−
− − − −
− −
−
BIJLAGE II
-
-
-
-
-
Type overheidsorg anisatie
Organisatori sche eenheid Verantwoord elijke afdeling
Type organisatie dat verantwoordelijk is voor creatie van de inhoud van de overheidsbron. De waarde van dit element blijft normaliter gelijk voor alle documenten op de website van een organisatie. Alleen als een website documenten toont die onder de verantwoordelijkheid van een andere overheidsorganisatie gemaakt zijn, kan de waarde veranderen. Dit is bijvoorbeeld aan de orde bij een kenniscentrum dat documenten publiceert op de website die door andere overheidsorganisaties gemaakt zijn. Het is ook aan de orde als een gemeente op haar website documenten publiceert die door een ministerie zijn geschreven. Naam van de dienst van de gemeente Groningen. Naam van de verantwoordelijke afdeling
5. Cluster Locatie Naam van Omschrijving van het veld het veld geografische Maakt het de burger mogelijk plaatsbepaling overheidsbronnen te vinden op basis van geografische kenmerken, zoals een wijk-of straatnaam of via een kaart. Bij voorbeeld: plaats van een evenement.
Ja
gemeente
Ja
SZ
Ja
Zie bijlage 4; Afdelingen en werkvoorraden in het DMS
Opnemen ja/nee Nee
Waarde
Opmerking Bij voorbeeld coördinaten of postcode
6. Cluster inrichting Records management module Hummingbird (in te vullen door DIV) Naam van Omschrijving van het veld Opnemen Waarde het veld ja/nee Hoofdterm De hoofdterm bevat de naam van het proces. Ja Schuldhulparchief Bij voorbeeld: (verplicht) verlening ordening in Factuurafhandeling RM-module Klachtenafhandeling
Opmerking
Hummingbird
Subterm archiefordenin g in RMmodule Hummingbird
dossiernaam
dossiermappe n Categorie selectielijst
Vergunningverlening Subsidieverlening Tip: kijk naar het huidige ordeningsplan in Hummingbird en sluit daar bij aan. De subterm bevat de naam van het product: Bij voorbeeld: De term ‘vergunningverlening’ heeft als subtermen ‘bouwvergunning’, ‘evenementenvergunning’, ‘milieuvergunning’
Voor de indeling in dossiers is de bewaartermijn bepalend: binnen een bepaald proces worden alle documenten met dezelfde bewaartermijn in hetzelfde dossier gearchiveerd. Bijvoorbeeld: Verleende evenementenvergunning (bewaartermijn is 1 jaar na vervallen vergunning) Geweigerde evenementenvergunning (bewaartermijn is 3 jaar) Dossiers zijn weer onderverdeeld in dossiermappen. Hiervoor worden altijd jaarmappen gebruikt (dus 2009, 2010 etc.) Geef aan tot welke categorie van de selectielijst een dossier behoort. Het handigst kun je dit doen door de juiste verwijderbron uit de RM-module van Hummingbird te vermelden
Gearchiveerd op Gearchiveerd door
7. Cluster zaak/koppeling Naam van Omschrijving van het veld het veld Naam Naam procesapplicatie Backoffice applicatie Zaaknummer Nummer dat koppeling moet backoffice vormen tussen Hummingbird en applicatie procesapplicatie, is vaak het zaaknummer Omschrijving Omschrijving van zaak of naam cliënt
Ja (verplicht)
Beschermingsbewind
Ja (verplicht)
Cliënten-dossiers
Ja (verplicht)
2011 2012 …. L05 / 2.3 (2) V 7 JR
(jaar van beëindiging cliëntendossier )
Ja
Datum
Automatisch gevuld
Ja
Tekst
Automatisch gevuld
Ja (verplicht)
Opnemen ja/nee
Waarde
Ja
Allegro
Ja
Klantnummer+ zaaknummer
Ja
Klantnaam
Zie opmerking in toelichting. Het deel Budgetbeheer wordt als zelfstandig product weggezet onder product Budgetbeheer.
Opmerking
Het nr. bestaat uit clientnummer en zaaknummer (bijvoorbeeld 11111.01) Weergave: 1 achternaam, 2 initialen 3 toevoeging bijv.: Werf, J. van den
Naam Basisregistratie
Is van belang in het werkproces (ja/nee) Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee
Burger Service Nummer (BSN) Bedrijven- en instellingennummer (BIN) Gemeentelijke Basisregistratie Persoonsgegevens (GBA) Basis Gebouwen Registratie (BGR) Basisregistratie Adressen (BRA) Nieuw Handelsregister (NHR) Basisregistratie Topografie (BRT) Basisregistratie Kadaster (BRU) Kentekenregistratie Basisregistratie Lonen, Arbeidsverhoudingen en Uitkeringsverhoudingen Basisregistratie Inkomen Basisregistratie WOZ 9. Cluster rollen Naam van Omschrijving van het veld het veld rollen Het begrip rollen gebruik je in de situatie dat er naast de cliënt, aanvrager vergunning, indiener bezwaarschrift etc. nog andere partijen een rol spelen in het proces. Als bijvoorbeeld een advocaat namens een burger een bezwaarschrift indient, wil je in Hummingbird wel de naam van de bezwaarde kunnen terugvinden. Hetzelfde geldt voor het proces schuldhulpverlening. Als daar de correspondentie door een bewindvoerder wordt verzorgd, moet ook de naam van de cliënt in Hummingbird worden opgenomen. Geef hier aan welke rollen van belang zijn in het proces
Nee Nee
Opnemen ja/nee Nee
10. Cluster aanvullende metadata Naam van Omschrijving van het veld het veld Aanvullende Vanuit het proces is het mogelijk dat er extra metadata processpecifieke metadata in Hummingbird moeten worden opgenomen. Deze kunnen hier worden ingevuld. Tip: neem alleen extra processpecifieke metadata op als dit bijvoorbeeld relevant is voor internetpublicatie. De mensen van het proces kunnen immers in de procesapplicatie zoeken.
Waarde
Waarde nvt
Opmerking
Opmerking
-
Invulschema metadata
-
-
-
-
-
Goedgekeurd door (bestuursorga an)
Het bestuursorgaan dat een besluit tot vaststelling van de inhoud van de bron heeft genomen, bijvoorbeeld bij wetgeving of een vergunning
Nee
gemeente
Termijnsoort
Nvt
