Tájékoztató Az Államreform Operatív Program, illetve az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program pénzügyi lebonyolításáról
2010. június 14.
Tartalomjegyzék 1
Kifizetési igénylések típusai: előleg, időközi, záró................................................ 3 1.1 Előleg ..................................................................................................... 3 1.2 Időközi kifizetési igénylés .......................................................................... 4 1.3 Záró kifizetési igénylés ............................................................................. 6 2 Finanszírozási módok ...................................................................................... 8 2.1 Finanszírozási módok típusai ..................................................................... 8 2.2 Engedményezés ....................................................................................... 9 2.3 Késedelmi Kamat ....................................................................................10 2.4 A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok (2003. évi XCII. Törvény 36/A. §-ának értelmében) ..............................................10 2.5 Köztartozás ............................................................................................10 3 Elszámolható költségek ..................................................................................11 3.1 Általános tudnivalók ................................................................................11 3.1.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek ...................11 3.1.2 Piaci ár igazolása ..............................................................................12 3.1.3 Általános Forgalmi Adó......................................................................12 3.1.4 Bevétel ...........................................................................................13 3.1.5 Árfolyam .........................................................................................13 3.1.6 Átjárhatóság ....................................................................................14 3.1.7 Vállalkozói előleg elszámolása ............................................................14 3.1.8 Dokumentumok hitelesítése ...............................................................14 3.1.9 Számlával szembeni követelmények ...................................................15 3.1.10 Számlakitöltő................................................................................16 3.2 Benyújtandó dokumentumok ....................................................................18 3.2.1 Igénybe vett szolgáltatás költségeihez benyújtandó dokumentumok .......20 3.2.2 Saját teljesítés .................................................................................22 3.2.3 Bérleti díjak .....................................................................................23 3.2.4 Személy jellegű költségek..................................................................23 3.2.5 Útiköltség, kiküldetés ........................................................................25 3.2.6 Általános (rezsi) költségek .................................................................25 3.2.7 Eszközök, immateriális javak beszerzése .............................................26 3.2.8 Beruházások, építés-felújítás elszámolásához szükséges dokumentumok.27 3.2.9 Vagyonbiztosítás EKOP projektek esetében ..........................................27 3.2.10 Projekt előkészítés ........................................................................27 3.3 Hasznosulás ...........................................................................................28 3.4 Kifizetések felfüggesztése.........................................................................29 4 Költségek - Költségkategóriák átcsoportosítása..................................................30 4.1 Szerződésmódosítás nélküli átcsoportosítás Költségkategóriák között/belül változás bejelenéssel .........................................................................................30 4.1.1 Költségkategórián belüli átcsoportosítás ..............................................30 4.1.2 Költségkategóriák közötti átcsoportosítás ............................................30 4.2 Szerződésmódosítással járó költségátcsoportosítás......................................31 5 Költségek évek szerinti bontása .......................................................................31 6 A kedvezményezettek elkülönített nyilvántartási kötelezettségei EU támogatások esetén.................................................................................................................32
2
1
Kifizetési igénylések típusai: előleg, időközi, záró
A kifizetések a projekt terhére folyamatosan történnek forintban, a támogatási szerződés megkötése után. A projekt sikeres megkezdése érdekében lehetőség van előleget igényelni. Az időközi és a záró kifizetési igényeket számlák, illetve a projekt tevékenységek elvégzését, a költségek felmerülését igazoló egyéb dokumentumok alapján kell összeállítani. Több partner esetén a finanszírozás folyamata a Konzorciumi együttműködési megállapodásban rögzített feltételek valamint a konzorciumi formában megvalósuló projektek kezelésére készített útmutató alapján történik.
1.1 Előleg
A 292/2009 (XII. 19.) Kormány rendelet 150.§ (3) bekezdés alapján, valamint ha a pályázati felhívás engedi a Kedvezményezett jogosult előleget igényelni Közreműködő Szervezetnél a megítélt támogatás utófinanszírozással érintett rész 25 százalékának erejéig, de legfeljebb 300 millió forintig a Projekt elindításához a Szerződés hatályba lépésének napjától számított három hónapon belül az első kifizetési igénylés benyújtását megelőzően. Előleg csak azon projektelem(ek)re vehető igénybe, amelyek esetében nincs mód a közvetlenül a szállító(k) részére történő kifizetésre. Az előleg igénylés folyósításának feltétele, hogy a Szerződésben meghatározott biztosítékok rendelkezésre álljanak. Amennyiben a Kedvezményezett igénybe vett előleget, azonban az előleg kifizetését követő 6 hónapon belül - 2009. december 31-ig megjelentetett pályázati kiírásokra, valamint az ezek alapján biztosított támogatásokra nézve 8 hónapon belül – nem nyújtotta be az első kifizetési igénylést, illetve a benyújtott kifizetési igénylés a támogatás nem rendeltetésének megfelelő használatát bizonyítja, a Kedvezményezet köteles a korábban kifizetett előleget visszafizetni. Az előlegnyújtáshoz kapcsolódó kötelezettségek nem teljesítése esetén a releváns jogszabályok szerinti ügyleti kamat felszámítására kerülhet sor. A visszafizetés teljesítéséig időközi kifizetésre a Kedvezményezett nem jogosult. Kedvezményezett időközi kifizetési igénylés benyújtására van lehetősége, de a feldolgozása felfüggesztésre kerül a visszafizetés teljesítéséig. Az előleg maximális mértéke a pályázati felhívásban kerül rögzítésre. A Kedvezményezett a támogatás összegéből előleget azon projektelemekre igényelhet – a projektelemre megítélt támogatás fent meghatározott %-ának mértékében –, amelyeknél nem kíván élni a szállítói finanszírozás lehetőségével. Az előleg kifizetésének feltételei a szerződés hatályba lépése, szabályszerűen kitöltött Előlegigénylésről szóló nyilatkozat az előírt biztosítékok megléte, köztartozás mentesség Szerződéskötés során a támogatási szerződés 1. sz. mellékletében az Elszámolható költségek részletező táblázatában jelöli kedvezményezett, hogy előleg igénybevételére igényt tart vagy sem. A támogatási szerződés hatályba lépését követően kedvezményezett megküldi az előlegigénylésről szóló nyilatkozatát közreműködő szervezetnek. Az előlegigénylésről
3
szóló nyilatkozat formanyomtatvány elérhető az NFÜ honlapján (hasznos információk pályázóknak) vagy a Váti honlap, megvalósítás link alatt vagy az UMFT pályázó tájékoztató felületről. Amennyiben a projekt tevékenység ütemezése nem esik egybe az előlegigénylés lehetőségének rendelkezésre álló időtartamával, Kedvezményezett igényelhet előleget a Szerződés hatályba lépését követő harmadik hónapon túl is. Szerződéskötés során a támogatási szerződés 2. sz. mellékletében a Kifizetési igénylés ütemezése táblázatban jelöli kedvezményezett, az előleg igénybevételének időpontját. Amennyiben már történt kifizetési igénylés benyújtása és azt követően nyújt be kedvezményezett előlegigényt a következő feltételek teljesülése mellett, van lehetőség az előleg folyósítására szerződés módosítás keretében: - a teljes támogatás utófinanszírozású módban történő elszámolása esetén, az elszámolásra eddig benyújtott utófinanszírozású időközi kifizetési igénylések együttesen nem haladhatják meg a megítélt támogatás 75%-át. − utófinanszírozású projektelemek esetében az egyes projektelemekre benyújtott támogatási igények nem haladhatják meg a projektelemekre jutó megítélt támogatás 75%-át. − azon projektelemeknél, amelyeknél szállítói finanszírozási igénylés benyújtására már sor került, előleg igénylésére nincs lehetőség. azon eredetileg szállítói finanszírozású projektelemeknél, ahol még nem került sor szállítói finanszírozási igénylés benyújtására, a finanszírozás utófinanszírozási móddá változtatható és az adott projektelemre 25% előleg igényelhető. A Közreműködő Szervezet az előleg összegét az előleg igénylési kérelem megfelelő beérkezésétől számított 15 napon belül folyósítja a Kedvezményezett Szerződésben megjelölt bankszámlájára. Az előleg több részletben történő folyósítására nincs lehetőség. A kedvezményezett köteles az előlegnek a projekt céljai felhasználásáról gondoskodni.
és
szabályai
szerinti
Az előleg és az időközi kifizetés együttes értéke nem haladhatja meg a támogatási összeg 100 százalékát. Az előleg felhasználásával a kedvezményezett legkésőbb a projekt zárásakor köteles elszámolni.
1.2 Időközi kifizetési igénylés Előleg folyósítás esetén a Kedvezményezett az előlegből kifizetett számlák alapján időközi és záró kifizetési igényléseket nyújthat be. Előlegfizetés esetén az utó vagy vegyes finanszírozású időközi kifizetésre vonatkozó igénylést legkésőbb az előleg fizetésétől számított 6 hónapon belül - 2009. december 31-ig megjelentetett pályázati kiírásokra, valamint az ezek alapján biztosított támogatásokra nézve 8 hónapon belül – be kell nyújtani. Ebben az esetben a kifizetési igénylésnek tartalmaznia kell utófinanszírozású tételeket is! Az időközi fizetésnek nem előfeltétele a folyósított előleg teljes összeg felhasználásának igazolása, és az azzal történő elszámolása. Amennyiben Pályázó nem igényelt előleget, a Támogatási Szerződés szerinti biztosíték eredeti példányát legkésőbb az első kifizetési igényléshez csatolnia kell.
4
Amennyiben nem nyújtotta be a támogatási szerződés megkötésekor, a 16/2006 (XII.28.) MeHVM-PM együttes rendelet 15.§ (2) által előírt dokumentumokat kedvezményezettnek legkésőbb a kifizetés igénylés benyújtásával egyidejűleg (az előleg igénylés esetén az előleg igénylés benyújtásával egyidejűleg) szükséges csatolnia, A támogatási szerződés aláírását követő 12 hónapon belül a Kedvezményezettnek időközi kifizetési igénylés benyújtásával a megítélt támogatás legalább 10%-ának felhasználását igazolnia szükséges abban az esetben is, ha nem élt az előleg felvételének lehetőségével, kivéve, ha a megvalósítás érdekében harmadik féltől megvásárolandó szolgáltatásokat, árukat, építési munkákat legalább azok tervezett összértékének 50%-át elérő mértékben - esetleges közbeszerzési kötelezettségének teljesítése mellett – megrendeli, illetve az erre irányuló szerződést harmadik féllel megköti.
A kifizetési igénylés kezdeményezésének első lépése, mikor a Kedvezményezett a számlák rögzítését támogató elektronikus alkalmazásokon, a számlakitöltő felületen keresztül rögzíti az elszámolása kapcsán felmerült számlák adatait, illetve kitölti a kifizetési igényléshez kapcsolódó dokumentumokat. A kifizetési igénylést a Közreműködő Szervezet tartalmilag és formailag is ellenőrzi. A kérelemnek meg kell felelnie a Támogatási Szerződésben rögzített követelményeknek, valamint mellékelni kell a jelen tájékoztató 3.2. fejezetében rögzített dokumentumokat. A kifizetési igényléssel egyidejűleg a kifizetési igény ütemezésére rendszeresített táblázat, frissítendő, amennyiben az adott kifizetés igénylés benyújtásának időpontja és összege eltér az eredeti tervektől. A kifizetési igény ütemezésének változása bejelentési kötelezettséget von maga után. A változást a változás bejelentő formanyomtatvánnyal és az aktualizált kifizetési tervvel együtt kell benyújtani legkésőbb a kifizetési igénylés beküldésével egy időben. Ha a benyújtott kifizetési igénylés formailag, tartalmilag hiányos, hibás és/vagy az ellenőrzés eredményei alapján nem támasztja alá kellő mértékben a támogatás igénylését, akkor a Közreműködő Szervezet a kifogás megjelölésével egy alkalommal hiánypótlást és kiegészítést kér, a beérkezéstől számított legfeljebb 30 – szállító részére történő közvetlen kifizetés esetén 15 – naptári napon belül. Ezt követően a Kedvezményezettnek pótolnia kell a hiányt. A hiánypótlás teljesítésére 30 nap áll a Kedvezményezett rendelkezésére. A hiánypótláshoz szükséges idő azonban nem része a Közreműködő Szervezet által vállalt 30 napos szállítói kifizetési, illetve a 60 napos utólagos kifizetési időszaknak. Hiánypótlás idejére a 281/2006. (XII. 23.) kormányrendelet 20. § (7) pontja szerinti késedelmi kamat nem jár. A Közreműködő Szervezet alapvető hibák, hiányosságok esetén a kifizetési igénylést elutasíthatja és azt mellékleteivel együtt visszaküldheti a kedvezményezettnek. Alapvető hibának, hiányosságnak tekintendőek többek között következők: Az utófinanszírozásra benyújtott időközi kifizetési igénylés támogatástartalma nem éri el a 2.1. pontban meghatározott százalékos arányt; Szállítói finanszírozásra benyújtott számlák egyedi támogatástartalma nem éri el a 2.1 pontban meghatározott minimális támogatási értéket; A támogató által rendszeresített kifizetési kérelem formanyomtatvány mellőzése; Az elszámolásra benyújtott tételek számlakitöltőben nem kerültek rögzítésre.
5
„Jó tételek szabálya” Amennyiben a kifizetési igényléssel kapcsolatban olyan hiánypótlás merül fel, amely vonatkozásában kizárólag egyes számlákhoz kapcsolódóan szükséges a hiánypótlás lefolytatása, a hiánypótlással nem érintett tételekre jutó támogatás 30/60 napon belül kifizetésre kerülnek, míg a hiánypótlással érintett tételek új elszámolási ütembe kerülnek átemelésre. A 281/2006. (XII. 23.) kormányrendelet 20. § (5) pontja alapján a szállítói és utólagos megtérítésű finanszírozást vegyesen tartalmazó kifizetési igénylés esetében közreműködő szervezetnek teljesítenie kell a szállító részére 30 naptári napon belül történő kifizetést. Ez esetben közreműködő szervezet dönthet, a vegyes finanszírozású igénylések szállítói és utófinanszírozású részekre történő bontásáról ezáltal teljesítve a szállító részére a 30 naptári napon belül történő kifizetést.
A kifizetési igénylés ellenőrzését követően a kifizetési igénylés jóváhagyásáról illetve a támogatás folyósításáról a Kedvezményezettet levélben értesíti a Közreműködő Szervezet. A kifizetési igénylés jóváhagyását követően, Közreműködő Szervezet intézkedik a támogatás folyósításáról a Magyar Államkincstáron keresztül. A kifizetéseket a Magyar Államkincstár a rá vonatkozó eljárásrendnek megfelelően teljesíti. A szállító részére történő kifizetés teljesítéséről szóló bankkivonat (terhelési értesítő) másolatát Közreműködő Szervezet levélben megküldi kedvezményezett részére. Azon tételeket, amelyek a hiánypótlás ellenére sem befogadhatóak a Közreműködő Szervezetnek jogában áll elutasítani. Amennyiben a kedvezményezett önhibáján kívüli okból nem tudta a hiánypótlást időben teljesíteni vagy egyes számlák elutasításra kerültek, lehetősége van a soron következő, azaz új kifizetési kérelembe az érintett számlát és kapcsolódó dokumentumokat ismét benyújtani. Amennyiben a hiánypótlás érinti a kifizetési kérelmet formai illetve tartalmi szempontból, (pl. a kifizetési kérelmen hiányzik a jóváírandó bankszámlaszám, vagy változik a költségvetési sor száma, vagy a projektelem típusa, számszaki eltérés stb…) úgy kérjük, a hiánypótlás során ismételten benyújtani a kifizetési kérelem dokumentumot mely tartalmazza már a hiánypótlással egyidejűleg elvégzett javításokat is. Kedvezményezett egy időszakban több kifizetési igénylést is benyújthat elszámolásra, nem szükséges megvárnia, hogy a korábban beküldött elszámolás ksz által jóváhagyásra kerüljön, azonban a záró kifizetési igénylés esetében célszerű megvárni az időközi kifizetési igénylés jóváhagyását ugyanis az elszámolás ellenőrzése során az elutasításra került számlákat Kedvezményezett ismételt benyújtással elszámolhatja még az utolsó azaz a záró kifizetési igénylésében.
1.3 Záró kifizetési igénylés A záró kifizetési igénylés elszámolásának szabályozása megegyezik az időközi kifizetési igénylés elszámolásaira vonatkozó szabályokkal kivéve az itt részletezetteket. Továbbá a záró kifizetési igényléshez benyújtandó alátámasztó dokumentumok köre főszabály szerint megegyezik az időközi kifizetési igényléshez benyújtandó dokumentumokkal, azonban mellékelni kell még a projekt megvalósításának előrehaladásáról szóló zárójelentést (ZPEJ), valamint egyéb, a pályázati útmutató által előírt specifikus dokumentációt. Amennyiben a kedvezményezett a projekt megvalósítása során csak egy kifizetési igénylést nyújt be, abban az esetben záró kifizetési igénylést köteles benyújtani.
6
A záró kifizetési igénylés keretében nyújtható be az összes korábban elszámolásra még be nem adott, de a projekt megvalósításához kapcsolódó számla, valamint kötelező mellékleteként a projekt megvalósításának előrehaladásáról szóló zárójelentés (ZPEJ). Ezt követően a projekt keretében további számlák elszámolására, illetve támogatás kifizetésére már nincs lehetőség. Záró kifizetési igény és a Záró projekt előrehaladási jelentés együtt kezelendő, a benyújtandó teljes dokumentációt összefoglalóan záró elszámolási csomagnak nevezzük. Amennyiben kötelező volt a felhívás alapján a könyvvizsgálói igazolást is be kell nyújtani a záró elszámolási csomaghoz. A záró elszámolási csomaghoz benyújtandó dokumentumok köre az időközi igényléshez benyújtandó dokumentumokon kívül: Záró projektelőrehaladási jelentés Könyvvizsgálói igazolás Egyéb, az útmutató által előírt alátámasztó dokumentumok (pl.:indikátorok és horizontális vállalások alátámasztására szolgáló dokumentumok); Amennyiben a projekt megvalósítása során bevételek keletkeznek, e bevételekről szóló nyilatkozat.
A projekt megvalósításához felvett előleggel ugyancsak legkésőbb a záró kifizetési igénylésben el kell számolni. A Kedvezményezett tehát köteles a még el nem számolt előleg összegének megfelelő támogatás tartalmú számlákat benyújtani elszámolásra, amelyeket már teljes egészében kifizetett, de ezekre támogatást már nem igényelhet, hiszen az a megvalósítás elején előlegként már átutalásra került. A záró elszámolási csomag benyújtásának határideje a támogatási szerződésben meghatározott, a Projekt fizikai megvalósításának határidejét követő a támogatási szerződésben rögzített időpont. A záró elszámolási csomag ellenőrzése és a rá vonatkozó határidők megegyeznek az időközi kifizetési igénylés ellenőrzésével. A szállítói és utólagos megtérítésű finanszírozást vegyesen tartalmazó kifizetési igénylés esetében a kifizetési igénylés benyújtását követő 30 napon belül kerül sor a támogatás folyósításra, hiánypótlás idejét nem beleértve. Amennyiben a hiánypótlás nem jár sikerrel, a kifizetés és/vagy a záró projekt előrehaladási jelentés felfüggesztésre kerül (ami ebben az esetben nem jelenti a záró kifizetési igénylés automatikus elutasítását), de lehetőség van a záró elszámolási csomag korrekciójára, Korrekcióra főszabály szerint 40 munkanap áll rendelkezésre, ez idő alatt a kedvezményezett akár több alkalommal is korrigálhatja a benyújtott záró kifizetési igénylést. Amennyiben a 40 munkanap eredménytelen elteltét követő 8 napon belül sem érkezik válasz a kedvezményezettől, a záró kifizetési igénylést a rendelkezésre álló anyagok alapján bírálja el közreműködő szervezet. A támogatási összeg kifizetésére a záró kifizetési igénylés és a záró projekt előrehaladási jelentés együttes elfogadását követően kerül sor. A záró elszámolási csomag ellenőrzése során a “jó tételek szabálya” nem alkalmazható.
7
Könyvvizsgálat 100 millió forintot meghaladó támogatásban részesülő projektek esetében a záró kifizetési igényléshez könyvvizsgálói hitelesítő nyilatkozat eredeti példányát kell csatolni. A Főkedvezményezett köteles a projekt keretében a fentiek szerinti feladatok ellátásával független könyvvizsgálót megbízni. A könyvvizsgálati igazolás elkészítése során az auditor igazolja, hogy a benyújtott elszámolás, könyvelés (mind a bevételek, mind a kiadások tekintetében) hiteles, megbízható és megfelelő háttér-dokumentációval alátámasztott. Igazolja továbbá, hogy az csak a támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelő, támogatható, elismerhető költségeket tartalmazza. Amennyiben az auditor megállapítása szerint a könyvelésben, elszámolásban nemcsak az előbbiek szerinti támogatható, elszámolható költségek szerepelnek, akkor a jelentését korlátozó záradékkal kell ellátnia. A Projekt akkor tekinthető befejezettnek, ha a Közreműködő Szervezet a projektgazda zárójelentését és utolsó kifizetési igénylését elfogadta. A kifizetési igénylések benyújtásának végső határideje a támogatási szerződésben meghatározott, projekt fizikai megvalósulását (utolsó projekttevékenységet) követő nap.
A könyvvizsgálat ellenőrzése során az auditorok figyelmébe ajánljuk a Magyar Könyvvizsgálói Kamara web oldalán található Az Uniós támogatások könyvvizsgálói ellenőrzése” című módszertani útmutatót, amely segítséget nyújt az uniós támogatások könyvvizsgálati ellenőrzéséhez. A módszertani útmutató elérhető a http://www.mkvk.hu/tudastar/utmutatok/EUmdsztan oldalon.
2
Finanszírozási módok
2.1 Finanszírozási módok típusai Utófinanszírozás A támogatás folyósítása közvetlenül a Kedvezményezettnek – illetve engedményezés esetén az engedményesnek – a Szerződésben megjelölt bankszámlájára történő utalással történik, a közlemény rovatban az azonosító szám feltűntetésével; A projekt során felmerülő költségek utólagos támogatási formája, minden számla, vagy egyéb, az elszámolást alátámasztó dokumentum (a továbbiakban: számla) teljes összegének kiegyenlítését igazolni szükséges. Ebben az esetben a kifizetési igénylés benyújtását követő 60 napon belül kerül sor a támogatás folyósításra, hiánypótlás idejét nem beleértve. 10 milliárd forintot meghaladó támogatási összeg esetén kizárólag utófinanszírozás céljából időközi kifizetési igénylés benyújtásának gyakoriságáról a támogatási szerződés rendelkezik. 1 milliárd forintot meghaladó támogatás esetén kizárólag utófinanszírozású számlát tartalmazó időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha abban az igényelt támogatás összege meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 2 %-át. 1 milliárd forintot meg nem haladó támogatás esetén kizárólag utófinanszírozású számlát tartalmazó időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 10 %-át.
8
Szállítói finanszírozás A támogatás folyósítása közvetlenül a szállító részére történő kifizetéssel – illetve engedményezés esetén az engedményesnek – történik a Kedvezményezettet terhelő, a számla támogatáson felüli összege kifizetésének igazolása mellett; Ebben a finanszírozási formában a számla, támogatásra eső része közvetlenül a szállítónak – illetve engedményezés esetén az engedményesnek – kerül kifizetésre az önerő kifizetésének igazolása után, és a teljesítésigazolás kiállítása után, a benyújtást követő 30 napon belül, hiánypótlás idejét nem beleértve. Kizárólag szállítói finanszírozású, kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha a szállítói számla támogatási értéke meghaladja a (országos kihatású projektek esetében a prioritások közötti megosztást, azaz a számlabontást megelőzően) nettó egymillió forintot.
Vegyes finanszírozás A kedvezményezett a szállítói számláinak közvetlen kifizetése mellett kérheti bizonyos költségei utólagos megtérítését. A szállítói finanszírozási mód keretében elszámolható költségek típusát és összegét a támogatási szerződés tartalmazza A szállítói finanszírozást és utófinanszírozást vegyesen tartalmazó kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha a szállítói számla támogatási értéke meghaladja a (országos kihatású projektek esetében a prioritások közötti megosztást, azaz a számlabontást megelőzően) nettó egymillió forintot. Előleg csak az utófinanszírozásással érintett projektelemekre folyósítható a következőképpen: Előleg csak azon projektelemekre vehető igénybe, ahol utólagos megtérítésre kerül sor. A projektelemenként igényelhető előleg összegének az adott projektelemre jutó támogatás 25%-ának kell lennie. A projektelemenként igényelt előlegek együttes összege nem haladhatja meg a pályázati felhívásban rögzített igénybe vehető előleg maximális értéket. A szállítói kifizetésű projektelemeket a támogatási szerződésben meg kell határozni. Amennyiben az egész projektre vonatkozóan igényel a Kedvezményezett előleget, csak utólagos finanszírozási forma választható a projekt lebonyolítása alatt.
2.2 Engedményezés Az engedményezés során az engedményező (utófinanszírozás esetén: Kedvezményezett, Szállítói finanszírozás esetén:a szállító) a kötelezettel (jelen esetben a Közreműködő Szervezettel) szembeni követelését az engedményesre (hitelintézményre, szállítóra) ruházza át, így a követelés új jogosultja az engedményes. Kedvezményezett az engedményezés tényéről a Közreműködő Szervezetet értesítenie kell, az engedményezési szerződés benyújtásával. A kötelezett, azaz a Közreműködő Szervezet mindaddig, amíg őt nem értesítették, teljesíthet az engedményezőnek, vagyis a régi jogosultnak, függetlenül attól, hogy már létrejött egy engedményezési szerződés. Onnantól kezdve, hogy a Közreműködő Szervezet megkapja az értesítést – az engedményezésről szóló szerződést – már csak az engedményesnek, vagyis az új jogosultnak teljesít. Kedvezményezettnek a kifizetési igényléshez csatolnia szükséges az engedményezésről szóló szerződést. A szerződést elegendő egyszer, illetve változás esetén csatolnia.
9
2.3 Késedelmi Kamat Amennyiben a lebonyolító szervezet utófinanszírozás esetén a kifizetési igénylés beérkezésétől számított 60 naptári napon belül, illetve szállító részére történő kifizetés esetén 30 naptári napon belül történő kifizetést, a szervezetnek felróható okokból elmulasztja, úgy a késedelmének időtartamára a határidő lejáratának napján érvényes jegybanki alapkamat mértékének megfelelő késedelmi kamatot köteles fizetni annak a jogosultnak, akinek vonatkozásában a késedelemmel érintett kifizetési igénylésre jutó késedelmi kamat összege meghaladja a tízezer forintot. A késedelemi kamat alapja a késedelemmel érintett számla támogatás tartalma
2.4 A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok (2003. évi XCII. Törvény 36/A. §-ának értelmében) 2009. február 14-től a közbeszerzési eljárás nyertese és a közreműködő alvállalkozók között megkötött vállalkozási szerződések, valamint a Kbt. szerinti ajánlatkérő, illetve a nevében eljáró más személy és a nyertes ajánlattevő között létrejött szerződések alapján havonta nettó módon (forgalmi adót nem tartalmaz) 200 ezer forintot meghaladó kifizetés csak abban az esetben teljesíthető, ha a kifizetést megelőzően a kifizetés jogosultja bemutat/átad/megküld egy 30 napnál nem régebbi együttes, nemleges adóigazolást, vagy a kifizetés időpontjában szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban amellyel igazolja, hogy az állami adóhatóságnál és a vámhatóságnál nyilvántartott köztartozása nincs. Ennek érdekében a Közreműködő Szervezet fenntartja a jogot, hogy az elszámolások jóváhagyását követően, a közbeszerzés során megkötött szerződésekből eredő szállítói kifizetések esetében a szállítókra vonatkozó köztartozás mentességet alátámasztó igazolást kérjen be, - abban az esetben ha a szállító nem szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban – , továbbá az igazolás beérkezéséig a kifizetéseket visszatartsa.
2.5 Köztartozás A támogatás folyósításának feltétele, hogy Kedvezményezett nem rendelkezik meg nem fizetett köztartozással. A Magyar Államkincstár figyeli a köztartozásokat és a támogatáshalmozódásokat. Lejárt esedékességű meg nem fizetett köztartozás esetén, a köztartozás megfizetéséig a támogatás nem illeti meg, az esedékes támogatások folyósítása felfüggesztésre, illetve visszatartásra kerül, amíg kedvezményezett nem igazolja köztartozás mentességét. Közreműködő Szervezet az elszámolások jóváhagyását követően, az értesítés a kifizetési igénylés elfogadásáról tárgyú levélben értesíti Kedvezményezetett a köztartozás fenn állásáról és egyben kéri a köztartozás mentességet alátámasztó igazolást, a Kedvezményezett részéről felmerülő köztartozás esetén és/vagy a közbeszerzésekhez kapcsolódó szállítói kifizetések a szállítókra vonatkozó köztartozás - ha a szállító nem szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban –esetén is.
10
3
Elszámolható költségek
A projekt lebonyolítása során csak olyan költségek számolhatóak el, melyekre a pályázati felhívás és útmutató lehetőséget nyújt, és a pályázatban betervezésre kerültek. A költségek elszámolása mindig a hatályos, vonatkozó jogszabályok alapján történhet.
3.1 Általános tudnivalók 3.1.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek Csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek megfelelnek a következő feltételeknek:
A kedvezményezetteknél ténylegesen felmerült költségek, fizikailag teljesített tehát valós munkára alapozottak, melyek teljesülése – kivéve előleg, átalány – (számlával, vagy egyéb, azonos bizonyító erejű számviteli bizonylattal)1 és jogalapjuk (szerződéssel, megrendelővel, közigazgatási határozattal, stb.) igazolható (valós költség alapú elszámolás).
Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez, hozzájárulnak a projekt céljainak eléréséhez, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy végrehajtásához, és a projekt elfogadott költségvetésében, illetve annak hatályos módosításában betervezésre kerültek.
A költségszámítás alapjául szolgáló egységárak nem haladják meg a szokásos piaci árat (a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződésben rögzített árat, vagy az IH által előzetesen meghatározott fajlagos mutatókat). A projekt költségvetésének megfelelően részletezettnek és ily módon ellenőrizhetőnek kell lenni ahhoz, hogy meghatározható legyen az elszámolható költség besorolása és mértéke.
A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, ill. amilyen mértékben annak célját szolgálják.
Az egyes költségek finanszírozás.
A pályázati felhívásban meghatározott földrajzi területen a projekt végrehajtása érdekében merültek fel.
Az adott projektben elszámolható költségek körét (az akcióterv, illetve a vonatkozó jogcím-rendelet alapján készített) pályázati felhívás tartalmazza, és a költségek nem szerepelnek jogszabály/pályázati felhívás/jelen Útmutató által nem elszámolhatónak minősített költségek között.
Az elszámolhatóság időszakában, és a támogatási szerződés szerint a projekt megvalósítására rendelkezésre álló időszakban merültek fel.
elszámolása
alkalmával
nem
valósulhat
meg
kettős
Egyéb feltételek:
1
Csak olyan vállalkozói szerződések számolhatóak el, amelyek projekt előkészítéséhez és/vagy végrehajtáshoz feltétlenül szükségesek és arányos hozzáadott értéket képviselnek.
Nem számolhatóak el az olyan közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kötött vállalkozási szerződéssel kapcsolatban felmerült költségek, amely szerződés a kifizetést a tevékenység összköltségének százalékos arányában határozza meg, kivéve, ha a részteljesítés lehetőségét a szerződés vagy hatályos módosítása tartalmazza, és az ilyen ténylegesen felmerült és kiegyenlített részköltségeket a
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 166.§-a szerint 11
végső kedvezményezett alátámasztja a munka vagy a szolgáltatás tartalmára és valóságos értékére való hivatkozással, részletes teljesítésigazolással.
Az elszámolható személyi jellegű költség mértéke nem haladhatja meg az adott intézményben szokásos értéket, valamint igazodnia kell az alkalmazásban állók esetén a szokásos jövedelmi viszonyokhoz.
3.1.2 Piaci ár igazolása Az elszámolásra kerülő egységárak nem haladhatják meg a szokásos piaci árat. A piaci ár igazolására főszabály szerint közbeszerzési eljárásban, vagy más jogszabályban meghatározott eljárástípus (különös tekintettel a 143/2004 Korm. rendelet) szabályozása mentén beszerzett javak és szolgáltatások esetén maga az eljárás dokumentációja szolgál. A közbeszerzés, vagy a beszerzés esetén tapasztalt nem valódi verseny esetén ez nem használható fel a piaci ár igazolásra. Közbeszerzési értékhatár alatt vagy közbeszerzési kötelezettség hiányában az egy szállítótól (vállalkozótól), nettó 1.000.000,- Ft feletti megrendelő/vállalkozói szerződések esetén a szállító kiválasztásához, a piaci árnak való megfelelés biztosításához, legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű, írásos ajánlatot kell bekérni. A kereskedelmi forgalomban kapható (üzletben, a kereskedelemről szóló 2005. évi CLXIV. Tv. 3. § (1) – (3) bekezdései szerint) eszközök esetén az írásos ajánlat kiváltható hivatalos árajánlatok bemutatásával (pl: forgalmazó cégek honlapja). Az alátámasztó dokumentumok (árajánlatok, kimutatások) nem lehetnek a megrendelő/vállalkozói szerződés időpontjához képest 6 hónapnál régebbiek. Amennyiben az ajánlatok a piaci ár igazolására alkalmatlanok (különösen: nem összehasonlíthatóak, nem azonos tárgyúak, nem egymástól független piaci szereplőktől származnak, a tényleges piaci árat jelentősen meghaladják), a felmerült költségek a projekt terhére nem elszámolhatóak. A bérszint, és a szakértői díjak egységárának megalapozására elfogadható még független statisztika, kimutatás csatolása (különös tekintettel hivatalos központi pl. KSH adatokra, kamarai díjszabásokra). A három árajánlat benyújtásától eltérni csak a Közreműködő Szervezet által adott egyedi engedély alapján, a beszerzendő eszköz vagy szolgáltatás egyedi jellegének alátámasztásával lehet (pl. hatósági, monopolium, közüzemi szolgáltatás). A piaci ár bizonyítása a Kedvezményezett feladata és felelőssége.
3.1.3 Általános Forgalmi Adó Az ÁFA elszámolhatósága kapcsán alapszabályként az Államháztartás működési rendjéről szóló Kormány rendeletben foglaltakat kell alkalmazni, ennek értelmében a továbbhárított ÁFA csak akkor elszámolható kiadás, amennyiben a kedvezményezett a projekttel érintett tevékenysége tekintetében nem jogosult azt levonni. A levonható ÁFA nem elszámolható költség, még abban az esetben sem, ha a kedvezményezett ténylegesen nem él a levonás, illetve visszaigénylés lehetőségével. A hatályos magyar Áfa törvény (2007. évi CXXVII. Tv.) rendelkezései természetesen szintén betartandók. A 2009. július 1-től az Áfa mérték emeléséből jelentkező költségnövekmény kompenzációjára vonatkozó szabályokat külön eljárásrend tartalmazza.
12
3.1.4 Bevétel A projekt során keletkezett bevételek tervezéséről a pályázati felhívás, valamint az NFÜ honlapjáról letölthető „Módszertani útmutató az EKOP és az ÁROP keretében megvalósuló jövedelemtermő projekteknél a támogatási összeg kiszámításához” című dokumentum tartalmaz részletes szabályozást. A projektből származó bevételeket a projekt megvalósítási és utánkövetési időszaka a kedvezményezettnek elkülönítetten, dokumentumokkal alátámaszthatóan kell nyilvántartania és a nyilvántartást helyszíni ellenőrzés során be kell mutatnia az ellenőrzést végző szervezet munkatársának. Nem jövedelemtermelő projekt esetén A projekttel összefüggésben, az értékesítésből, szolgáltatásból, bérbeadásból regisztrációs díjból és egyéb bevételből a megvalósítás időszakát magába foglaló teljesítési időponttal számlázott nem tervezett bevétel a teljesítés időpontját is tartalmazó elszámolási időszakban a módszertani útmutatóban meghatározott számolási mód szerint csökkenti a projekt elszámolható költségeinek összegét. A bevételeket teljes összegükben vagy arányosan kell levonni a tevékenység elszámolható költségéből attól függően, hogy a bevétel teljes egészében vagy csak részben származott-e a támogatott tevékenységből. A bevételek kezelésekor is biztosítani kell a kettős finanszírozás elkerülését. Jövedelem termelő projekt esetén az elszámolható költségek csökkentése nem szükséges, amennyiben a jövedelemtermelő projekthez készített útmutató alapján a keletkezett bevétel már figyelembe vételre került támogatási összeg számításánál. A tervezetten felüli bevételek keletkezése esetén a pénzügyi számítást ismételten el kell végezni. Nem tartozik a bevételek közé:
kötbér,
támogatási előlegen realizált kamat,
a közbeszerzési dokumentumok eladásából származó bevétel (amennyiben a dokumentáció ellenértéke megfelel 2003. évi CXXIX törvény 54.§ (5) leírtaknak.
3.1.5 Árfolyam A támogatási szerződések forintban kerülnek megkötésre, a támogatás folyósítása is forintban valósul meg, függetlenül attól, hogy a kedvezményezett költsége forintban vagy devizában keletkezett-e. Amennyiben devizában kiállított szállítói számlát nyújt be a kedvezményezett, a kifizetési kérelemben, illetve az annak mellékletét képező költségösszesítőben a számlák értékét forintban kell megjelölni, a számlán szereplő devizát a gazdasági teljesítés napján érvényes MNB középárfolyamon kell átszámítani forintra. Ha a kedvezményezett, vagy közvetlenül szállítói számlára történő fizetés esetén a szállító nem forintban kéri a számla ellenértékének a kiegyenlítését, hanem devizában, a számla értékét a fent megadott árfolyamon átszámított forint összegben folyósítjuk.
13
3.1.6 Átjárhatóság A 2007-13-as programozási időszak egyik szabályozása az, hogy egy OP-t főszabályként csak egy Alap finanszírozhat (1083/2006/EK rendelet). Az ebből adódó rugalmatlanságok enyhítésére azonban az általános rendelet 34. cikk 2. bekezdése lehetőséget teremt arra, hogy főszabályként egy – prioritási tengely szintjén értelmezett – 10%-os határ erejéig a strukturális alapok (ERFA, ESZA) egymás tevékenységi körébe tartozó beavatkozásokat, (költségeket) finanszírozzanak („átjárhatóság”).
Az átjárhatóság lehetősége abban az esetben alkalmazható, amikor az adott Alap elszámolhatósági szabályai adott projekten belül nem teszik lehetővé olyan költségtétel elszámolását, amely az adott projekt sikerességéhez, megvalósításához feltétlenül szükséges. Az Államreform Operatív Program főszabályként az Európai Szociális Alapból van finanszírozva. Az átjárhatóság alkalmazásával az ÁROP esetében az eszközbeszerzés, építés, felújítási költségek elszámolhatóak. Az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program alapvetően egy beruházási ERFA finanszírozású operatív program. Alap esetben az ERFA rendelet nem zárja ki tisztán az ESZA típusú tevékenységek finanszírozását sem, amennyiben az szorosan köthető a projekt beruházásához. Pl.: Egy eszközbeszerzéshez kapcsolódó képzés Infrastrukturális fejlesztéshez kapcsolódó oktatás
3.1.7 Vállalkozói előleg elszámolása A vállalkozók részére fizetett előleg elszámolása utófinanszírozási módban történik. A kedvezményezett kifizeti a vállalkozó részére az előlegbekérő alapján a vállalkozói szerződés szerint járó előleget, amelynek maximális mértékére vonatkozóan nincs előírás. Az előlegbekérő nem kerül benyújtásra a kifizetési igénylés keretében, az elszámolás bizonylata az előlegszámla lesz, ami azonban csak a tényleges teljesítést követően, a rész és/vagy végszámlával együtt képezheti az elszámolás részét.
3.1.8 Dokumentumok hitelesítése A kifizetési kérelem és az elszámolást alátámasztó dokumentumok másolatainak igazolása a Kedvezményezett cégszerű aláírásával, vagy a cégszerűen aláíró(k) teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazása által megbízott személy(ek) aláírásával történik.
Mérlegképes könyvelő aláírása Mérlegképes könyvelői aláírással a pénzügyi szakmai megfelelés igazolása a cél. A 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet alapján az államháztartás szervezeteinél, azaz a költségvetési körben - kivéve községi, nagyközségi önkormányzat irányítása alá tartozó
14
költségvetési szerv esetén a gazdasági vezető tekintetében – nincs mentességi szabály a PM regisztráció tekintetében. Amennyiben az adott kedvezményezett a kivételi körbe tartozik, úgy a kifizetési kérelmen a PM regisztrálási számnál a jogszabályi hivatkozást kérjük feltüntetni (292/2009. korm. rendelet 18. § (3) bekezdése), amely alapján kedvezményezett a kivétel alá tartozik. Ennek megfelelően a kifizetési kérelmen mérlegképes könyvelő ellenjegyzése valamint PM regisztrálási szám megadása szükséges, a kivételi körbe tartozó kedvezményezett esetén elégséges a gazdasági vezető aláírása.
3.1.9 Számlával szembeni követelmények A Kedvezményezettnek a hatályos jogszabályok (ÁFA törvény) szerint a Kedvezményezett vagy a támogatási szerződésben megnevezett, a projekt végrehajtásában részt vevő szervezet nevére kiállított számlák hitelesített, másolati példányát. Az eredeti számlán vagy egyéb a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylaton rá kell vezetni a projekt regisztrációs számát, illetve a „támogatás elszámolására benyújtásra került” szöveget. Továbbá, kettő prioritásból (országos kihatású projekt) történő finanszírozás esetén a számlán fel kell tüntetni, hogy mely prioritásból kerül finanszírozásra a projekt. Amennyiben a számla összegéből nem a teljes összeget kívánja elszámoltatni kedvezményezett adott projektje terhére, kérjük a számlára felvezetni, hogy a számla teljes összegéből mekkora összeget kíván elszámolni, (Pl. Jelen számla összegéből << >>forint összeget kívánok elszámolni a <<projekt regisztrációs száma>> projekt terhére.) Valamint a számla benyújtásával egyidejűleg írásban indokolni is szükséges.
Országos kihatású projektek esetében a támogatás folyósítása két prioritásból (szakmaiKMR) történik, ezért minden költségtételt meg kell osztani ÁROP esetében 58-42% arányban, EKOP esetében 86.61-13.39% arányban! Ez a számlák esetében azt jelenti, hogy egy teljesítésről szállító által két számla kerül kiállításra, míg összesítő táblákból egy példány benyújtása szükséges, mivel az összesítő táblák utolsó két oszlopában kerül feltüntetésre a megosztási arány. Kifizetési igény benyújtására vonatkozó korlátok, számlabontás előtt értendőek. A számlának tartalmaznia kell az alábbi kötelező tartalmi elemeket: − számla kelte, − számla sorszáma, − teljesítés időpontja, − termék/szolgáltatás megnevezése, − az adó alapja, − az adó mértéke, − áthárított adó, − adómentesség. A számlán szereplő teljesítés dátuma nem lehet korábbi, mint a pályázati felhívás és útmutatóban részletezett projekt elszámolhatóságának kezdete - kivéve, ha a pályázati felhívás és útmutató erre engedélyt ad – valamint a számla teljesítés dátuma a projektmegvalósítás időtartamán belüli. (kivéve projektelőkészítés költségeihez tartozó számlák).
15
A záró elszámolási csomag keretében benyújtott könyvvizsgálói igazolás teljesítésének dátuma, nem lehet későbbi, mint a támogatási szerződésben meghatározott, a Projekt fizikai megvalósításának határideje. Külföldi számla esetén a számla fő tartalmi elemeiről a fordítás, a Kedvezményezett aláírásával hitelesítve kerül benyújtásra.
A Kifizetési kérelemhez a Kedvezményezettnek csatolnia kell a számlák hiteles másolatát (hitelesítés: a másolat és az eredeti példány megegyezik és ez a megállapítás a másolati példányra rávezetésre kerül), (amely a számla első eredeti példányáról készült) és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok általa hitelesített másolatát. A kifizetést igazoló bizonylatok lehetnek bankkivonatok, pénztárbizonylatok és elektronikus bankkivonatok. Szállítói finanszírozás esetén a számla nem támogatásból kiegyenlített részének kifizetését kell igazolni (önrész és az ÁFA). Ha a szállítói finanszírozású számlának egy bizonyos rész összege kerül elfogadásra ez esetben is szükséges a támogatásból nem elszámolható részt – a számla elutasított részét – kedvezményezettnek önrészként igazolnia. Amennyiben kedvezményezett nem kívánja az elutasított részt önrészként megfizetni szállító felé, kérheti a számla elutasítását, amelyet tartalmilag és formailag megfelelően javítva ismételten benyújthat egy következő igénylésben szállítói finanszírozásként megjelölve.
3.1.10
Számlakitöltő
A kedvezményezett elszámolási tevékenységét számlakitöltő program támogatja, mely biztosítja a kifizetési kérelemhez beadandó dokumentumok könnyű, hibamentes előállítását. Az elektronikus alkalmazás online megoldás, felépítésében követi az EMIR felépítését. A számlakitöltő kezelésének szabályait felhasználói kézikönyv tartalmazza, amelynek segítségével a Kedvezményezett egyszerű és érthető, ábrákkal alátámasztott leírás alapján tölti fel adatokkal a programot. Az országos kihatású projektek esetén a Kedvezményezetteknek két elszámolást kell rögzíteniük a rendszerben a finanszírozási alapok megosztása miatt. A számlakitöltővel kapcsolatban felmerült Kedvezményezetti kérdések kezelésére az NFÜ Helpdesk szolgáltatást üzemeltet. Kizárólag a Helpdesk szolgálat illetékes a számlakitöltő alkalmazásával kapcsolatban információt szolgáltatni a kedvezményezettnek. A számlakitöltő alkalmazás az NFÜ honlapján a Pályázói Tájékoztató felületről érhető el. A http://www.nfu.hu/kepzes weboldalról elérhető a számlakitöltő használatához rendelkezésre álló e-tananyag, melynek célja, hogy a pályázatok kedvezményezettjeinek segítséget nyújtson a Pályázó-tájékoztató felület megismeréséhez, elszámolásaik elektronikus úton történő benyújtásához. Kifizetési kérelemnek az online számlakitöltő által generált kifizetési kérelmet fogadjuk el! A hiánypótlás keretében kinyomtatott kifizetési kérelem nyomtatványt ellenőrzés céljából célszerű összeegyeztetni a rendszerbe rögzített adatokkal, ugyanis előfordulhat, hogy az adatáttöltés során a berögzített adatok és a kinyomtatott kifizetési kérelmen szereplő adatok eltérnek egymástól, nem egyeznek. Az észlelt eltéréseket kérjük, jelezzék elektronikus úton a Helpdesk szolgálat felé (pl.: print screen a berögzített adatokról, valamint a kifizetési kérelem csatolása).
16
Ha az online számlakitöltőből nyomtatott kifizetési kérelmen szereplő adatok nem egyeznek a számlakitöltőbe rögzített adatokkal, kérjük az online számlakitöltő által generált hibákat a kifizetési kérelmen (áttekinthető, egyértelmű módon) kijavítani, valamint a javítást elvégző személy aláírásával ellátni és a javítás dátumát feltüntetni. Továbbá kérjük a kifizetési kérelem mellé csatolni nyilatkozatát, amelyben nyilatkozik a felmerült hibákról, illetve a kifizetési kérelmen milyen jellegű javításokat végzett el.
Kifizetésre benyújtott bizonylatok dátum rögzítései az On-line számlakitöltő rendszerben A számla típusa befolyásolja, hogy mely mezőket kötelező kitölteni a számla/bizonylat adatai felületen és melyek azok, amelyek nem értelmezhetőek. A számla típus kiválasztását követően jelennek meg az adott számlatípusra vonatkozó kötelezően töltendő dátum mezők. Amennyiben aktívak az egyes dátum mezők akkor a papír alapú összesítőkön/átalány alapú fizetési kérelmeken szereplő dátumokkal egyezően szükséges berögzíteni a számla/bizonylat adatai felületen. Teljesítés dátuma: az összesítőn szereplő tételek közül az utolsó teljesítési dátum Fizetési határidő: az összesítőn szereplő tételek közül az utolsó teljesítési dátumhoz kapcsolódó fizetési határidő Számla kelte: az összesítő/átalány alapú fizetési kérelem kelt (készítésének) dátuma Kiegyenlítés dátuma: az összesítőn szereplő tételek közül az utolsó kifizetés dátuma Elszámolási időszak kezdete: az összesítőn/ átalány alapú fizetési kérelem jelölt elszámolási időszak kezdete Elszámolási időszak vége: az összesítőn/ átalány alapú fizetési kérelem jelölt elszámolási időszak vége Egyéb rögzítések Kifizetési kérelem 4. sz. táblázata: közbeszerzési eljárás ismertetése Igen válasz bejelölése szükséges a Kbt. alapján lefolytatott közbeszerzési eljárások esetében, továbbá központosított közbeszerzés, valamint a 143/2006. korm. rendelet alapján lefolytatott beszerzések esetében is. Számla sorszáma: sorszám/összesítő v. átalány alapú fizetési kérelem megnevezése (pl. 1/átalány alapú ált.ktgek) Kifizetést igazoló bizonylat száma: a rendelkezésre álló karakterek függvényében valamennyi kifizetést igazoló bizonylat szám feltüntetése szükséges Az alátámasztáshoz benyújtott dokumentumok megnevezése/megjegyzések: valamennyi melléklet felsorolása szükséges a rendelkezésre álló karakterek függvényében Ha a számla/összesítő tételek egy számviteli kategóriát és tevékenységet érintenek ez esetben a számlatétel adatai felületen az egy elszámolható költség alá tartozó számla/összesítő tételek egy összegben rögzíthetőek, nem szükséges számlatételenként külön-külön felrögzíteni az azonos elszámolható költség kategória alá tartozó számla/összesítő tételeket. Azon elszámolás, amely egy számlát tartalmaz, az egy kifizetési igénylésnek minősül (Gyakori hiba, hogy Kedvezményezett egy időszak számláit külön-külön elszámolásba rögzíti fel, nem egy elszámolási ütembe kerülnek bele). Így fenn állhat az a probléma, hogy a benyújtott elszámolás nem éri el az időközi kifizetési igénylésre vonatkozó minimum korlátokat, ezáltal a benyújtott időközi kifizetési igénylés elutasításra kerül.
17
Elszámolás visszaküldése számlakitöltőbe A számlakitöltőn keresztül beérkezett elszámolásokat Közreműködő Szervezetnek csak egy alkalommal van lehetősége a számlakitöltő felületre visszaküldenie kedvezményezett részére. Ezáltal az elszámolás visszaküldése a számlakitöltő alkalmazásba a hiánypótlásból adódó pályázó általi módosítás céljából lehetséges. Kedvezményezett írásbeli kérésére indoklással, a számlakitöltőn keresztül beérkezett de fizikailag (papíron) még be nem érkezett elszámolásokat, Közreműködő Szervezet sztornózza. (Ha csak bizonyos számlák sztornózását kérik az elszámolásból, kérjük pontosan jelöljék meg azokat.) Ha az elszámolás már fizikailag is beérkezett Közreműködő Szervezethez ez esetben már csak a teljes elszámolás elutasítására van lehetőség kedvezményezett írásbeli kérésére!
3.2 Benyújtandó dokumentumok A közreműködő szervezet fenntartja a jogot arra, hogy a kötelezően beküldendő dokumentumok mellett az egyes projekt tevékenységhez kapcsolódó, további alátámasztó bizonylatokat kérjen be a kedvezményezettől. Abban az esetben, ha az alábbiakban részletezett dokumentumok (pl. megbízási szerződés, szállítói szerződés, stb.) valamelyikével kapcsolatban a projekt megvalósítási és elszámolási ideje alatt több alkalommal folyósítható támogatás, a dokumentumokat elegendő egyetlen alkalommal benyújtani azon kifizetési kérelem mellé, amelyben az adott költség először felmerül. A kedvezményezettek által benyújtott kifizetési kérelemhez a dokumentumok eredetivel megegyező, másolati példányát kell csatolni. A másolati példányokat a kedvezményezett vagy a kedvezményezett jelen projektben aláírási joggal bíró képviselőjének ellenjegyzésével kell ellátni. Az iratok megőrzési kötelezettsége 2020. december 31-ig áll fenn. Az alábbi dokumentumok esetében eredeti példány benyújtása szükséges: - a Támogatási Szerződésben rögzített biztosítékok iratanyaga, - Kifizetési kérelem formanyomtatvány, - Összesítő táblázatok (számlaösszesítő, valamint az összes olyan összesítő táblázat, amely egyben nyilatkozatokat is tartalmaz), - Záró kifizetési igénylés esetén a könyvvizsgálói igazolás, záró projekt előre haladási jelentés Az országos kihatású projektek estén a finanszírozási források megosztásának megfelelően támogatás igénylésekor két kifizetési kérelmet kell benyújtani. Az összesítőkből a költségeket alátámasztó dokumentumokból (pl.: szerződések, bankszámla kivonatok) elégséges egy példány benyújtása. Az összetartozó kérelmeket egyidejűleg kell benyújtani!
18
Kifizetés bizonylata A számlák mellé csatolni kell a számla teljes ellenértékének, azaz a számla támogatáson felüli összegének megfizetését igazoló bankszámla kivonat, elektronikus banki tranzakció igazoló kimutatás (pl. banki forgalmi kimutatás,) nyomtatott példányát, kiadási pénztárbizonylat (készpénzes számla esetén) hiteles másolatát. A támogatást megelőlegező pénzügyi intézmény (pl.: bank) számlájára való átutalás esetén be kell mutatni a vonatkozó engedményezési szerződést. Amennyiben a benyújtott bankszámlakivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó számla kiegyenlítését igazoló tételt egyértelmű, a beazonosítást elősegítő jelzéssel kell ellátni.
Összesítő táblák A kedvezményezettnek az egyes költség fajtákra vonatkozó összesítő táblákat a Kedvezményezetti Tájékoztató mellékletében, illetve a számlakitöltőben elérhető meghatározott formában kell benyújtania. Az összesítő táblák adatait a kedvezményezettnek a számviteli nyilvántartásában megtalálható, számviteli és adótörvényeknek megfelelő alátámasztó dokumentáció alapján kell összeállítania. A kedvezményezett az alátámasztó dokumentációt helyszíni ellenőrzés alkalmával köteles az ellenőrzést végző szervezet munkatársának bemutatni illetve megtekinthetőségéről gondoskodni. Az összesítő táblákat Kedvezményezettnek országos kihatású projektek esetén elégséges egy példányban benyújtania,az országos projektekre kialakított formanyomtatványon, ahol a táblának részét képezi a prioritásonkénti bontás. Az összesítő táblákat a könnyebb ellenőrizhetőség céljából kérjük, hogy elektronikus változatban is szíveskedjenek megküldeni. Az összesítő táblákban szereplő számlák illetve az átalány alapú elszámolások összegének megtérítése utófinanszírozási módban történik, azaz közvetlenül a kedvezményezett pénzforgalmi számlájára.
Számlaösszesítő Amennyiben a megítélt támogatás összege meghaladja a 25 millió forintot, elegendő az 500 ezer forintot meg nem haladó támogatási igényű számlák esetén a számlák hitelesített másolatát kiváltó számlaösszesítőt benyújtani a Közreműködő Szervezetnek. Amennyiben a megítélt támogatás összege nem haladja meg a 25 millió forintot elegendő a 100 ezer forintot meg nem haladó támogatási igényű számlák esetén a számlák hitelesített másolatát kiváltó számlaösszesítőt benyújtani a Közreműködő Szervezetnek.
Közbeszerzési dokumentumok A benyújtott számlák kifizetésének feltétele, hogy a kedvezményezett a támogatási szerződés megkötéséig, de legkésőbb a kifizetési igénylések benyújtása előtt a felhívásban előírt határidőre a kifizetési igénylésekkel érintett beszerzésekhez tartozó közbeszerzési dokumentumokat megküldi a Közreműködő Szervezet részére.
19
Központosított közbeszerzés eljárás keretében az alábbi dokumentumok benyújtása szükséges: -
Keretszerződés (a szállító és a KSZF között létrejött) keretszerződésre hivatkozva megkötött szállítói/egyszerűsített szerződés (a szerződésben pontos hivatkozás a projektre) megrendelt szolgáltatás/termékek listája (ez általában a szállítói szerződés melléklete) keretszerződésből történő megrendelés a megrendelésre érkezett visszaigazolás nyilatkozat, hogy a szállító kiválasztása mely szempontok alapján történt (legelőnyösebb, legkedvezőbb ajánlat) szolgáltatás esetén a pályázati útmutató által megjelölt esetekben a verseny újraindításának dokumentációja, vagy ilyen előírás hiányában a piaci ár alátámasztása, amennyiben szükséges.
AZ EGYES PÁLYÁZATI FELHÍVÁSOK HATÁROZZÁK MEG AZ ELSZÁMOLHATÓ KÖLSTÉGEK KÖRÉT, EGY ADOTT PROJEKT KERETÉBEN CSAK AZON KÖLTSÉGEK SZÁMOLHATÓAK EL, AMIKET A FELHÍVÁS NEVESÍT. 3.2.1 Igénybe vett szolgáltatás költségeihez benyújtandó dokumentumok
− Kedvezményezett általi árajánlat kérő Piaci ár igazolása (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) amennyiben a közbeszerzési dokumentumok már benyújtásra kerültek, szükséges hivatkozással megjelölni annak pontos helyét és idejét − Számla − Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést, - Kifizetés bizonylata - Teljesítésigazolás, Kedvezményezett általi igazolás a vállalkozó által elvégzett/nyújtott szolgáltatásról. - Számlaösszesítő (100 ezer illetve 500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani) −
Egyes elszámolható költségekhez további alátámasztó dokumentumok Tanulmány Elektronikus példány Szakértői díjak Beszámoló az elvégzett tevékenységről Projektmenedzsment Beszámoló a tárgyidőszaki tevékenységről Képzés (tréning), Rendezvény Részt vevő által aláírt jelenléti ív Képzés (tréning) Képzési program, (ha a szerződés, megrendelő nem tartalmazza), tananyag elektronikus példánya, beszámoló a képzésről Étkezés, szállás költségek Részt vevő által aláírt jelenléti ív Nyilvánosság Köteles példány (pl. brosúra, plakát, stb..) Amennyiben a projekt előrehaladási jelentésben már benyújtásra került, elegendő a hivatkozás és megjelölni, hogy mely jelentésben került csatolásra. Minőségbiztosítás Minőségellenőrzési jelentés elektronikus példánya Amennyiben a projekt megvalósítás időszaka alatt már benyújtásra került, elegendő a hivatkozás és megjelölni, hogy a jelentés hol került becsatolásra
20
A képzés és rendezvényszervezés során felmerülő költségek esetében kizárólag a tételes, aláírt jelenléti íveken nyugvó résztvevői szám után számolhatók el a költségek. A képzésben résztvevő személy(ek)nek a képzés alkalmainak részt kell vennie. Amennyiben a részvételi arány 75 százalék képzési költségei csak a képzésen történő részvétel mértékéig alatti részvétel részleges elszámolhatósága tekintetében tartalmazhat elszámolhatóságot kizáró feltételt.
minimum 75 százalékán alatti, az adott személy érvényesíthetők. A 75% a pályázati útmutató
A képzési költség igazolásához szükséges dokumentum a jelenléti ív hitelesített másolata az adott képzésről, amelyből egyértelműen megállapítható a képzés megnevezése, helyszíne, időtartama (pl.: alkalom, nap, óra), a képzésben résztvevők neve, munkahelye, elérhetősége és a képzésben résztvevők aláírása. Amennyiben a pályázati felhívás és útmutató másként nem rendelkezik vagy speciális rendelkezést erre vonatkozóan nem tartalmaz, jelen pénzügyi tájékoztató kibocsátása után megindított beszerzések tekintetében minden esetben a képzésre vonatkozó ajánlatokat képzendő személyenkénti létszámra lebontva kell megadni, illetve kérni. Továbbá a vállalkozói szerződésnek is szükséges részleteznie az 1 főre eső felmerülő költségek díját. A személyenkénti létszámra lebontott árnak tartalmaznia kell a képzés során felmerülő valamennyi képzési költség összességét (amibe nem számít bele a tananyagfejlesztés és előállítás költsége). Csoportalapú elszámolás csak jelen pénzügyi tájékoztató kibocsátása előtt megindított beszerzések eredményeképpen megkötött szerződések esetében a Közreműködő Szervezet javasolja, hogy a csoportlétszám minimum, illetve maximum fő/csoport meghatározásánál legyenek figyelemmel a képzettek száma indikátor során vállalt értékre. Az indikátor alátámasztását a képzésen megjelentek létszáma jelenti. A csoportalapú szerződések esetében is érvényes a fenti képzési költségek elszámolási szabálya. Az étkezés és szállás költségek esetében a meghívott személyek minimum 90 százaléka után számolhatóak el teljes mértékben az étkezés és szállás költségek. Amennyiben a részvételi arány 90 százalék alatti, az étkezés és szállás költségek csak az aláírt jelenléti íveken nyugvó résztvevői szám után számolhatók el. Jelen pénzügyi tájékoztató kibocsátása után megindított beszerzések tekintetében az étkezési és szállás költségeket a személyekre levetített költségnek tartalmaznia kell. Amennyiben az étkezés vagy szállás költségek meghaladják a megrendelőben/szerződésben meghatározott étkezési vagy szállás költségeket, a felmerült többletköltségek elszámolhatóak pótrendeléssel/szerződés módosítással/kiegészítéssel alátámasztva. A felmerült többletköltségek nem haladhatják meg a megrendelőben/szerződésben meghatározott étkezési vagy szállás költségek 20%-át. Szállás és étkezési költségek elszámolása során a jelenléti ív – a részt vevői létszám alapján – összesítő táblázat elkészítése szükséges, amely bemutatja, hogy a szállás és étkezés költségei és létszámai, összhangban vannak a számla összegével.
Amennyiben, a képzés végbizonyítvány vagy sikeres elvégzését igazoló dokumentumok kiállításával zárul a képző intézmény által kiállított végbizonyítványokat vagy a képzés sikeres elvégzését igazoló dokumentumokat az elszámoláshoz szükséges kedvezményezettnek csatolni.
Szoftver beszerzéshez kapcsolódó képzés/betanítás/oktatás Szoftver beszerzéshez kapcsolódó képzés/betanítás/oktatás esetén elegendő a képzésen/betanításon/oktatáson résztvevők által aláírt tételes jelenléti ív valamint a képzés/betanítás/oktatásról szóló beszámoló benyújtása.
21
Szolgáltatás Központosított közbeszerzésből történő megrendelése esetében Szolgáltatás központosított közbeszerzésből történő megrendelésénél figyelemmel kell lenni arra, hogy a pályázati útmutató tartalmazott-e különleges feltételt a szolgáltatások központosított közbeszerzésből történő megrendelésére. Amennyiben igen, akkor központosított közbeszerzésből lerendelt szolgáltatások elszámolása csak a pályázati útmutató által megjelölt esetekben és módokon lehetséges. Amennyiben a pályázati útmutató nem tartalmazott erre vonatkozóan különleges feltételt, a beszerzett szolgáltatás piaci árának bizonyítása attól függetlenül, hogy a szolgáltatás központosított közbeszerzésből kerül megrendelésre, fennálló kötelezettség, amennyiben a szolgáltatás a beszerezni kívánt eszköz/immateriális jószághoz nem közvetlenül kapcsolódik és/vagy meghaladja a szolgáltatás komponens a megrendelés értékének 20%-át. A piaci ár igazolására alkalmasak lehetnek bekért ajánlatok azon cégektől, mely cégek az adott megrendelni kívánt szolgáltatás keretében a központosított közbeszerzés listáján szerepelnek.
3.2.2 Saját teljesítés Saját teljesítésnek kell tekinteni, ha a Kedvezményezett bizonyos szolgáltatásokat nem szerez be, hanem saját maga nyújtja, vagy bizonyos tevékenységeket saját maga végez. E tevékenység elszámolható értéke nem haladhatja meg a szokásos piaci értéket, nem haladhatja meg a pénzügyileg rendezett tételek alapján kimutatott közvetlen önköltséget,2 nem haladhatja meg továbbá az irányadó közbeszerzési értékhatárt. Saját teljesítésként csak azon közvetlen költségek számolhatóak el, amelyek a Tervezési Felhívás és Útmutatóban az elszámolható költségek körénél megnevezésre került, mint saját teljesítésként nevesített tevékenységek közvetlen önköltségei. A saját teljesítés elszámolásának a Kedvezményezett szervezet belső szabályzatai alapján szabályosan kiállított belső bizonylatokon, számlákon, kimutatásokon kell alapulnia. Az önköltség számítási szabályzat alapján számított, és bizonylatokkal igazolt közvetlen önköltség számolható el. A saját teljesítés elszámolásához benyújtandó dokumentumok: - Saját teljesítés összesítő táblázat, - az önköltség számítási szabályzat alapján készült önköltség kalkuláció a tárgyidőszakra vonatkozóan - Igazolás, hogy a saját teljesítésbe bevont eszköz a Kedvezményezett tulajdona. - Nyilatkozat saját teljesítésről - Részletes feladat meghatározás - Teljesítésigazolás Feladat meghatározás: Saját teljesítés esetén a költségkategóriát érintő első elszámolás benyújtása előtt vagy azzal egyidejűleg (a 2009. december 31-ig megjelentetett kiírások esetében a soron következő kifizetési igényléssel egyidejűleg) a kedvezményezett köteles részletes feladat meghatározást készíteni a saját teljesítés keretében elvégezni kívánt feladatokról, amely illeszkedik a projekt adatlap mellékleteként szereplő projekt részletező adataival. A feladat-meghatározásban megjelölt ellátandó feladatokhoz tervezett kapacitást, valamint időbeli ütemezést kell rendelni. Teljesítésigazolás: Az egyes elszámolások beadásakor szükséges az elvégzett feladat, funkció, vagy mérföldkő teljesülését igazolnia a feladathoz tartozó, és elszámolni kívánt összeg 2
A közvetlen önköltség pontos meghatározását a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 51§ (1) és (2) 22
kifizethetősége érdekében. A teljesítésigazolásban szükséges bemutatni az elszámolni kívánt költségek tételes beazonosítását a feladat-meghatározás keretében leírt feladatok valamelyikéhez. Amennyiben a pályázati felhívás és útmutató alapján csak személyjellegű költségek és járulékaik számolhatóak el saját teljesítésként, úgy a személy jellegű költségek elszámolásához benyújtandó dokumentumok szükségesek valamint a személy jellegű költségekre vonatkozó feltételek alapján számolhatóak el a költségek.
3.2.3 Bérleti díjak Bérleti díjak abban az esetben számolható el, ha a felhívás lehetővé tette, és a projekt megvalósításához szükséges. Amennyiben nem a teljes bérlemény kerül a projekt terhére elszámolásra, a bérleti díjat arányosítani szükséges. Az elszámoláshoz benyújtandó dokumentumok: − Kedvezményezett általi árajánlat kérő − Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) - Számla, - Bérleti szerződés, - Arányosítás módszertana, (ha arányosítással kerül meghatározásra az elszámolás; benyújtása egyszer, az 1. elszámoláskor, ill. változás esetén) - Kifizetés bizonylata, - Számlaösszesítő (100 ezer illetve 500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani)
3.2.4 Személy jellegű költségek A projekt céljának megvalósításban és a projektmenedzsmentben közvetlenül közreműködő munkatársak bére és járulékai illetve egyéb juttatások elszámolhatók, amennyiben a projekt költségvetésében eredetileg is fel voltak tüntetve. A személy jellegű költségek alapja munkaszerződés, kinevezés, megbízási szerződés, célfeladat kiírás lehet. Amennyiben a munkavállaló munkaidejének csak egy részében foglalkozik a projekttel, a munkabérének az arányos része számolható el. Ebben az esetben a munkaköri leírásából ki kell derülnie, hogy a munkaidejének mekkora hányadát fordítja a projektre. Az elszámoláshoz munkaidő nyilvántartást kell csatolni, amelyből egyértelműen megállapítható az adott időszakra eső költségek, valamint a projektre fordított idő aránya. Nem elszámolható a jutalom. Egyéb személyi jellegű juttatások között az alábbiak számolhatóak el: - A Törvény által előírt kötelezően adandó és a vonatkozó belső szabályzat által biztosított juttatások adótartamával együtt, az adható juttatások a szervezet béren kívüli juttatásokra vonatkozó belső szabályzat által biztosított keretösszege erejéig. A béren kívüli juttatások, csak a munkaszerződéssel/kinevezéssel rendelkező munkatársak után számolhatóak el, a projektre fordított munkaidő arányában. A személy jellegű költségek elszámolásához benyújtandó dokumentumok:
23
- Összesítő tábla, - személyi jellegű költségek (bér és járulékai, étkezési hozzájárulás) - Kifizetést igazoló bizonylatok (minden járuléktípusra és a nettó bérre vonatkozóan), - Munkaszerződés/kinevezés/megbízási szerződés/célfeladat kiírás, - Munkaszerződés/kinevezés esetén munkaköri leírás, (projekt megvalósítók esetén egyszer, az 1. elszámoláskor, ill változás esetén) - Munkaidő nyilvántartás, munkabér arányos elszámolása esetén, ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra - Részletes feladat meghatározás - Teljesítésigazolás
Feladat meghatározás: Saját teljesítés esetén a költségkategóriát érintő első elszámolás benyújtása előtt vagy azzal egyidejűleg (a 2009. december 31-ig megjelentetett kiírások esetében a soron következő kifizetési igényléssel egyidejűleg) a kedvezményezett köteles részletes feladat meghatározást készíteni a saját teljesítés keretében elvégezni kívánt feladatokról, amely illeszkedik a projekt adatlap mellékleteként szereplő projekt részletező adataival. A feladat-meghatározásban megjelölt ellátandó feladatokhoz tervezett kapacitást, valamint időbeli ütemezést kell rendelni. Teljesítésigazolás: Az egyes elszámolások beadásakor szükséges az elvégzett feladat, funkció, vagy mérföldkő teljesülését igazolnia a feladathoz tartozó, és elszámolni kívánt összeg kifizethetősége érdekében. A teljesítésigazolásban szükséges bemutatni az elszámolni kívánt költségek tételes beazonosítását a feladat-meghatározás keretében leírt feladatok valamelyikéhez.
Vezető megbízású köztisztviselő az alábbiak szerint számolhat el: A vezető megbízású köztisztviselő a munkáltatója megbízása alapján csak akkor láthatja el a projektmenedzsmenti, vagy a projekt megvalósításhoz kapcsolódó feladatokat, ha az szerepel a kinevezési okiratban, azonban ez esetben is csak az illetménye arányos része, vagy a projektre fordított túlórája számolható el a támogatásból. Amennyiben a munkáltató az általános munkaterhet jelentősen meghaladó feladattal bízza meg a vezető megbízású köztisztviselőt úgy, díjazásként a Köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. XXIII. tv. 78.§ (1) bekezdése szerint céljuttatás is elszámolható. A nem vezető megbízású köztisztviselő végezhet projektmenedzseri feladatokat de csak a munkáltatói jogkör gyakorlójának engedélyével. Ennek megfelelően díjazásban is részesülhet, ami szerepelhet a kinevezési okiratban, ebben az esetben is csak az illetménye arányos része, vagy a projektre fordított túlórája számolható el a támogatásból, vagy ettől eltérően lehet, megbízási díj, vagy a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. tv. 78.§ (1) bekezdése szerinti céljuttatás. Az összeférhetetlenség tekintetében a jegyző a vezető állású köztisztviselővel esik egy tekintet alá, a Ktv. 21.§ (5) bekezdésének kivételével. A feladatok ellátásának tekintetében a vezető köztisztviselőkre vonatkozó megállapításokat a jegyzőre is alkalmazni kell.
A projektmenedzsment költségek, elszámolása történhet átalány elszámolás alapján is, ha a pályázati felhívási és útmutató ezt lehetővé teszi. A projekt megvalósítási időtartam alatti időszakonként hívható le a projektmenedzsment költségek.
24
Az általány alapú elszámolás az „ÁTALÁNY ALAPÚ PROJEKT MENEDZSMENT KÖLTSÉGEK FIZETÉSI KÉRELEME” kérelem alapján, időarányosan történik. A kérelmen kívül, más alá támasztó dokumentumot kedvezményezettnek nem kell csatolnia DE helyszíni ellenőrzés során rendelkezésre kell állnia az elszámolás alátámasztásához szükséges dokumentumok.
3.2.5 Útiköltség, kiküldetés A projektben részt vevő munkatársaknak a projekt megvalósításához közvetlenül köthető, a támogatott tevékenységekhez kapcsolódó, külső helyszínen történő munkavégzése, a projekt megvalósításával összefüggő továbbképzése miatt felmerülő utazási és szállás költségei elszámolhatóak. Az utazási és napidíj költségek a magyar jogszabályok szerint járulékokkal együtt számolhatóak el. Az útiköltségek a 2. osztályú tömegközlekedés eszközök igénybevétele alapján, hivatali vagy saját gépkocsi használat esetén a megtett kilométerek alapján a tényleges benzinköltség/ vagy az APEH által közzétett elszámolható üzemanyag költség és a kilométerenkénti adómentes térítés figyelembe vételével számolhatók el. A napi utazási idő és a bekerülési költségek alapján kell dönteni a naponta való utaztatás és az egyszeri (több hetes távollét esetén, hetente egyszeri) utaztatás és a helyszínen való elszállásolás között. Amennyiben a napi utazási idő meghaladja a három órát, akkor célszerű az utóbbit választani, egyéb esetekben a költségek felmérését követően az alacsonyabb költséggel járó megoldást kell választani. Benyújtandó dokumentumok: - Útiköltség és kiküldetés összesítő, - Kiküldetési rendelvény - Kifizetés bizonylata.
A szállás költségek elszámolása esetén vendég-éjszakánként, ellátás nélkül, belföldi szállás esetében legfeljebb – áfa nélkül számított – tizenötezer forint, külföldi szállás esetében 150 Euró mértékű költség számolható el. Amennyiben ellátási költségeket is érvényesíteni kíván a kedvezményezett, a költségeket számlával kell igazolni, és az elszámolható költségek összege nem haladhatja meg a szállás költség 50%-t. Benyújtandó dokumentumok: − Kedvezményezett általi árajánlat kérő − Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) - Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést - Számla, - Kifizetés bizonylata - Számlaösszesítő (100 ezer illetve 500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani)
3.2.6 Általános (rezsi) költségek Az általános (közvetett, rezsi, dologi) költség nem kapcsolható teljes mértékben egy adott folyamathoz, vagy tevékenységhez azonban elengedhetetlenek a tevékenység végzéséhez.
25
Ilyen költségek pl.: közüzemi díjak és szolgáltatások (víz, gáz, elektromos áram, telefon, fax, internet, telekommunikációs költségek), postaköltségek, takarítás, szemétszállítás, őrzés, állagmegóvás/karbantartás stb. A telefonköltség magáncélú használata során keletkező költség nem elszámolható költségek. Kizárólag a projekt érdekében felmerült telefon költségek számolhatóak el. Kizárólag a pályázati útmutatóban nevesített számolhatóak el ebben a költségkategóriában.
általános
rezsi
költségek
Az általános költségek elszámolásának módja kétféleképpen történhet: - átalány alapján - arányosítással Amennyiben a pályázati útmutató nem határozza meg, hogy melyik elszámolási mód alapján kell kedvezményezettnek a költségekkel elszámolnia, akkor kedvezményezettnek nyilatkoznia kell, hogy mely elszámolás típust kívánja alkalmazni a projekt végrehajtása során. Azon projektek esetében, ahol a tervezett általános költségek nem haladják meg a tíz millió forintot, ott a pályázónak kötelező az átalány alapon történő elszámolást választania. Benyújtandó dokumentumok Átalány alapján történő elszámolás esetén: − Az átalány alapú általános (rezsi) költségek fizetési kérelme c. nyilatkozat − Átalány összesítő záró kifizetési igényléshez (ERFA-ból történő finanszírozás esetén) Benyújtandó dokumentumok Arányosítás alapján történő elszámolás esetén: - Rezsiköltség összesítő táblázat, - Kifizetés bizonylata, - Arányosítás módszertana (az első elszámoláshoz csatolandó). Az arányosítás alkalmazható módszere a költség jellegétől függően a következő lehet pl: − Munkaidő alapú, − Az igénybevett terület/tér nagyságán alapuló
3.2.7 Eszközök, immateriális javak beszerzése Beszerzések elszámolásához szükséges dokumentumok: − Kedvezményezett általi árajánlat kérő − Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) - Szállítói szerződés, megrendelő vagy nyilatkozat, hogy nem kötöttek szerződést, - Számla, Kifizetést igazoló bizonylatok, - Ha a beszerzés magánszemélytől történik, adás-vételi szerződés, - Teljesítésigazolás, Kedvezményezett általi igazolás a vállalkozó által elvégzett immateriális javakról (pl. szoftver fejlesztés) vagy a kereskedelmi forgalomban elérhető immateriális javak vagy a beszerzett eszközök átadás átvételi jegyzőkönyve. Az eszköz, immateriális javak átvételét igazoló átvételi jegyzőkönyv, tartalmazza az eszköz, szoftver azonosításául szolgáló azonosítót (pl: gyári szám), - .Szállítólevél (csak devizában kiállított számla esetén) - Vámáru nyilatkozat és vámhatározat (amennyiben az eszközt a kedvezményezett nem hazai forgalmazón keresztül, hanem közvetlenül külföldről szerzi be.) - Eredetigazolás az eladótól (használt eszközök esetén)
26
-
-
Használt eszköz esetén: nyilatkozat az eladótól, beszerzése az előző hét év során nem nemzeti igénybevételével történt. Számlaösszesítő (100 ezer illetve 500 ezer Ft számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt benyújtani)
hogy az eszköz korábbi vagy közösségi támogatás támogatás tartalom alatti dokumentumokat nem kell
3.2.8 Beruházások, építés-felújítás elszámolásához szükséges dokumentumok −
Kedvezményezett általi árajánlat kérő
− Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. -
-
vállalkozó általi ajánlat) Kivitelezői szerződés, Számla, Kifizetés bizonylata, Hatósági engedélyek, Vállalkozó nyilatkozata a teljesítésről – 5 millió Ft támogatási összeg alatt, Mérnök/műszaki ellenőri igazolása – 5 250 millió Ft támogatási összeg között (A műszaki, független szakterületi ellenőr a számla eredeti példányán is igazolhatja a teljesítést), Nem engedélyköteles építési beruházásnál kivitelezői nyilatkozat a kezdésről, Engedélyköteles építési beruházásnál, felújításnál építési napló az első kifizetési igényhez, független mérnök nyilatkozata - 250 millió Ft támogatási összeg fölött
3.2.9 Vagyonbiztosítás EKOP projektek esetében Amennyiben a pályázati felhívás és útmutató tartalmazza, a támogatásból beszerzett tárgyi eszközökre – amennyiben azok beszerzéskori összértéke meghaladja a bruttó 50 millió forintot − a kedvezményezettnek megfelelő értékű vagyonbiztosítást kell kötnie a fenntartási időszak végéig. A vagyonbiztosítás költségei elszámolhatóak a megvalósítási időszak végéig. A biztosításnak ki kell terjednie a beszerzett tárgyi eszközök elemi kár kockázatain kívül még betöréses kockázatokra is (lopás, rablás, vandalizmus). A biztosítás megkötésének időpontja a beszerzett tárgyi eszköz átadás-átvétel időpontjával egyezik, továbbá a vagyonbiztosítás kedvezményezettje a Kedvezményezett. A biztosítást a fenntartási időszak végéig hatályban kell tartani. A vagyonbiztosítás alátámasztására szolgáló dokumentumokat nem kell benyújtani a Közreműködő Szervezet felé, hanem a projekt befejezését megelőző záró helyszíni ellenőrzés során kell rendelkezésére állnia.
3.2.10 Projekt előkészítés A projekt előkészítése, kidolgozása kapcsán a pályázati felhívásban meghatározott legkorábbi időpont és a támogatási szerződésben rögzített a projekt kezdetéig számolhatóak el a felmerült költségek. Projekt előkészítése során, elszámolható költségek például: megvalósíthatósági tanulmány, környezeti hatásvizsgálat, egyéb szükséges háttértanulmányok, szakvélemények, szükséges engedélyezési dokumentumok, műszaki tervek, terület előkészítő munkák költségei, közbeszerzési költségek, előzetes igényfelmérés, célcsoport elemzés, piackutatás, előkészítéshez kapcsolódó tanácsadás.
27
3.3 Hasznosulás A jelen megállapítások az Államreform operatív program 1., 2. és 3. prioritási tengelyében megvalósuló összes projekt és a pályázat alábbi projektfeladataira terjed ki. Továbbá a már támogatási szerződéssel rendelkező, még le nem zárt projektek azon projektfeladataira is szükséges alkalmazni, melyek esetében a vállalkozóval a szerződést 2010. február 1. után köti meg kedvezményezett, illetve saját teljesítés esetében a teljesítés ezen időpontot követően indul el. -
jogszabályok módosítása kormányzati szakpolitikák, programok tartalmának alakítása módszertanok kidolgozása szervezetfejlesztés tananyagok kidolgozása
A projektfeladatok részletezése főszabály szerint a projekt adatlap meghatározott számú mellékletében történik a költségkategóriák összerendelésével. A költségkategóriát érintő projektfeladatok elszámolásának alátámasztásához szükséges dokumentumok körét jelen tájékoztató szabályozza. A projektfeladatok teljesülését követően, a projektfeladatok hasznosulásáról részletes és tételes beszámolót szükséges készíteni, melyet a záró elszámolási csomag keretében kell benyújtani. Amennyiben az elkészített beszámoló nem kellően támassza alá az érintett projektfeladatok hasznosulását, ezáltal az előírt projektfeladatok minimális feltételi nem megfelelően teljesülnek, Közreműködő Szervezetnek a Kedvezményezettel szemben az érintett projektfeladatokra követelése keletkezik. Az el nem számolhatóságot szabálytalansági eljárás eredményeként kerül kimondásra. A projektfeladatok teljesülésének minimális feltételei a következők: Projektfeladatok
jogszabályok módosítása
Projektfeladatok teljesülésének minimális feltételei (ezekről a beszámolóban tételesen számot kell adni) − konkrét normaszöveg és/vagy jogszabályi koncepció elkészítése; − a projekt által lefedett jogszabály által érintett külső partnerekkel való egyeztetés megtartása és annak dokumentálása, hogy a beérkezett véleményekre milyen választ adott a projektgazda; − a kidolgozott dokumentumnak az érintett közjogi szerv, illetve testület (pl. Kormány, Országgyűlés, önkormányzati képviselő-testület stb.) elé terjesztése a döntését kérve, mely magában foglalja a szerv, illetve testület elé terjeszthetőséghez szükséges összes eljárási lépés teljesítését
kormányzati szakpolitikák, programok tartalmának alakítása
− a projekt által lefedett szakpolitika, illetve program által érintett külső partnerekkel való egyeztetés megtartása és annak dokumentálása, hogy a beérkezett véleményekre milyen választ adott a projektgazda; − a kidolgozott dokumentumnak a hatáskörrel rendelkező szerv, illetve testület vezetője elé terjesztése a döntését kérve, mely magában foglalja a vezető elé terjeszthetőséghez szükséges összes belső eljárási lépés teljesítését
28
módszertanok kidolgozása
− a kidolgozott módszertan hatáskörrel rendelkező általi jóváhagyása
szervezetfejlesztés
− a projekt által érintett szervezet projekt által érintett belső eljárásrendjének vagy rendjeinek a módosításáról szóló döntés meghozatala
tananyagok kidolgozása
− a projekt által érintett tananyag hatáskörrel rendelkező szerv vagy személy általi jóváhagyása; − a projekt által érintett tananyag legalább 10 fő részére történő oktatása
3.4 Kifizetések felfüggesztése A Közreműködő Szervezet a jogszabályban illetve a Támogatási Szerződésben meghatározott esetekben köteles, illetve jogosult a kifizetéseket felfüggeszteni. A támogatás felfüggesztésének esetei: -
A Kedvezményezettnek az adóhatóságok tájékoztatása alapján lejárt esedékességű, meg nem fizetett köztartozása van; a köztartozás megfizetéséig a támogatás nem illeti meg, az esedékes támogatások folyósítása felfüggesztésre, illetve visszatartásra kerül
-
A Kedvezményezett által végzett tevékenység eltér a pályázatban foglalt céloktól, illetve a Szerződésben meghatározott célokhoz mért előrehaladás nem kielégítő és a Kedvezményezett az előírt korrekciót nem teljesíti, illetve az ehhez kapcsolódó szerződésmódosítás a Kedvezményezettnek felróható okból nem jön létre;
-
Amennyiben a Kedvezményezettel szemben szabálytalansági gyanú merül fel és annak alapján Közreműködő Szervezet szabálytalansági vizsgálatot rendel el és ezzel egyidejűleg dönt a kifizetések felfüggesztéséről
-
Amennyiben a projekt előrehaladási jelentés elutasításra kerül;
-
Amennyiben kifizetési igényléshez szerződésmódosítás van folyamatban;
-
Amennyiben kifizetési igényléshez vagy annak részéhez kapcsolódó változásbejelentés van folyamatban;
-
Rendkívüli helyszíni ellenőrzés esetén.
-
Helyszíni ellenőrzés során megállapított intézkedési terv megvalósulásáig
−
Ha azt a 292/2009 rendelet vagy más jogszabály előírja, illetve a támogatói okirat kiadását vagy a támogatási szerződés megkötését követően a kedvezményezett olyan nyilatkozatot tesz, vagy a támogatás folyósítója olyan körülményről szerez tudomást, amely a költségvetésből nyújtott támogatás visszavonását, a támogatási szerződés felmondását vagy az attól történő elállást teheti szükségessé. A felfüggesztésről és annak okáról a kedvezményezettet soron kívül tájékoztatni kell. A támogatási szerződés szerinti biztosítékok nem állnak rendelkezésre Az év végi zárási és év eleji számlanyitási folyamatok időtartama
− − −
vagy
annak
részéhez
kapcsolódó
Egyéb fel nem sorolt esetekben, a támogatási szerződésben részletezett és a vonatkozó jogszabályok alapján
29
4
Költségek - Költségkategóriák átcsoportosítása
(A költségkategóriák a Támogatási Szerződés mellékleteiben található a projekt elszámolható költségei táblájában, illetve az elszámolható költségek részletező táblájában nevesített tevékenységek. Ilyenek lehetnek pl. projekt előkészítés, projektmenedzsment, képzés, rendezvényszervezés, közbeszerzés költségei stb. továbbiakban: költségkategória) A támogatási szerződés kötésekor Közreműködő Szervezet vizsgálja, hogy a megvalósítani kívánt tevékenységek megfelelő költségkategóriához kerültek betervezésre. Amennyiben a tevékenységek nem megfelelő költségkategóriához és/vagy számviteli kategóriához kerültek betervezésre, hiánypótlás keretében a költségek átcsoportosítása szükséges. A támogatási szerződés módosításakor vagy változás-bejelentés esetén mindig az aktuális sablon mintákat szükséges használni.
4.1 Szerződésmódosítás nélküli átcsoportosítás Költségkategóriák között/belül változás bejelenéssel A támogatási szerződés módosítására vonatkozó rendelkezéseinek figyelembe vételével saját hatáskörben változás bejelentéssel jelezve, vagy a Közreműködő Szervezet előzetes hozzájárulásával a költségvetés átcsoportosítására a következő keretek között van lehetőség: 4.1.1 Költségkategórián belüli átcsoportosítás Az átcsoportosítás okai lehetnek: - a számviteli kategória sorain szereplő összegek alul illetve felül tervezése − nem megfelelő számviteli kategóriához történő rögzítés (pl. a számviteli kategória eredetileg nem volt betervezve) Ez esetben változás-bejelentővel szükséges jelezni az átcsoportosítás igényét Közreműködő Szervezet felé, amelyben jelöli Kedvezményezett, hogy mely számviteli kategóriákat érint, az átcsoportosítás, és mekkora összegben. Az átcsoportosítás során a költségkategóriák és a projekt elszámolható összköltsége nem változhat.
4.1.2 Költségkategóriák közötti átcsoportosítás Abban az esetben ha a projekt elszámolható összköltségének húsz százalékát meg nem haladó mértékben változik költségek – költségkategóriák szerinti bontása a támogatási szerződésben rögzítetthez képest a Kedvezményezett köteles változást a Közreműködő Szervezet részére bejelenteni. Az átcsoportosítás okai lehetnek: - a költségkategóriák alul illetve felül tervezése a ténylegesen felmerült költségekhez képest - az elszámolható költségek nem megfelelő költségkategóriához kerültek betervezésre Nem lehet olyan költségkategóriára átcsoportosítást végezni, amelyre korábban költség nem volt betervezve, továbbá a projekt részletes bemutatása során sem került nevesítésre!
30
Az átcsoportosítás igényét, változás-bejelentővel szükséges jelezni Közreműködő Szervezet felé, amelyben jelöli Kedvezményezett, hogy mely költségkategóriákat érint, az átcsoportosítás, mekkora összegben és százalékos mértékben. Az átcsoportosítás során a költségkategóriák és a projekt elszámolható összköltsége nem változhat! Ha a költségkategóriák közötti költség átcsoportosítások kumuláltan elérik a projekt elszámolható összköltségének húsz százalékát, ez esetben a szerződést módosítani kell.
4.2 Szerződésmódosítással járó költségátcsoportosítás Az alábbi esetekben kerülhet sor szerződésmódosítással járó költségátcsoportosításra: 1. a projekt elszámolható összköltségének húsz százalékát meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása a támogatási szerződésben rögzítetthez képest. 2. a változás bejelentéssel történő költség átcsoportosítások kumulálva meghaladják a húsz százalékos mértéket. Nem lehet olyan költségkategóriára átcsoportosítást végezni, amelyre korábban költség nem volt betervezve, továbbá a projekt részletes bemutatása során sem került nevesítésre! Ha az elszámolandó költségek nem a megfelelő költségkategóriához kerültek betervezésre és a Kedvezményezett az átcsoportosítást egy olyan költségkategóriára tervezi, amelyre a költségvetésben költség nem volt betervezve, az átcsoportosítás szerződésmódosítással akkor engedélyezhető, ha a projektadatlapban/pályázatban a költségkategóriáról (tevékenységről) már beszámolt, és a költségkategória egyértelműen nevesítésre került a projekt részletes bemutatása során. 4.2.1 Előleg nyilatkozat módosítása szerződésmódosítással -
-
5
Az előleg igénylése szerződésmódosítással jár, ha a támogatási szerződés megkötésekor Kedvezményezett a szerződés releváns mellékleteiben nem jelezte előleg igényét csak a szerződés megkötését követően Szerződésmódosítással jár, ha módosulnak a szerződésben rögzített azon projektelemek, amelyekre kedvezményezett előleg igényét jelezte. Amennyiben már történt kifizetési igénylés benyújtása és azt követően nyújt be kedvezményezett előlegigényt
Költségek évek szerinti bontása
Amennyiben a Projekt megvalósításának tervezett időtartama meghaladja a 2 évet vagy a támogatása meghaladja a 250 millió forintot / az 1 milliárd forintot, és a teljes támogatás értékének húsz százalékát / tíz százalékát meghaladó mértékben változik a költségek évek szerinti bontása a támogatási szerződés meghatározott számú mellékletében rögzített bontáshoz képest (kumuláltan), a szerződés módosítása szükséges. A Kedvezményezett köteles figyelemmel kísérni a kifizetési igény éves időbeni ütemezésének terv – tény összegeinek változását a Támogatási Szerződés értelmében, és amennyiben a változások a rögzített mértéket kumuláltan elérik a hatályos támogatási szerződéshez képest, köteles a szerződés módosítását kezdeményezni. Emellett a
31
Közreműködő Szervezet is vizsgálja a kifizetési igény éves időbeni ütemezését. A hatályos támogatási szerződésben rögzített éves időbeni ütemezést illetve a változásbejelentővel módosított ütemezések alapján összeveti az elszámolásra benyújtott kifizetési igényekkel, és amennyiben a fenti százalékos mértéket meghaladó eltérést tapasztal, erre a tényre felhívja a Kedvezményezett figyelmét. Amennyiben Kedvezményezett időszaki kifizetési igény ütemezése eltér a szerződésben rögzítettől, ezt a tényt köteles a Támogatási szerződésben foglalt határidőn belül változás bejelentővel illetve a kifizetési igény ütemezésére rendszeresített táblázat módosításával, jelenteni Közreműködő Szervezet felé .
6
A kedvezményezettek elkülönített nyilvántartási kötelezettségei EU támogatások esetén
Egyszeres könyvvezetés A projekt költségeiről elkülönített nyilvántartást kell vezetni. Ha ez megoldható a főkönyvben (egyszeres könyvvezetés esetén ritka), akkor lehetőleg kódszámok (munkaszámok) alkalmazásával. Ha nem, akkor külön analitikus nyilvántartás vezetésével, amely tartalmazza a projektre elszámolt költségek bizonylatainak (számlák, egyéb bizonylatok, szükség esetén az arányosítással megállapítható költségek elszámolható összegének számítását) adatait: számla vagy egyéb bizonylat száma, számla, bizonylat összege, –esetleg elszámolható költség összege külön – kifizetés dátuma. Ugyancsak célszerű nyilvántartást vezetni a benyújtott elszámolásokról és a kapott támogatásokról dátum és összeg (EU-s és hazai bontásban) szerint. Kettős könyvvezetés A projekt költségeiről elkülönített nyilvántartást kell vezetni. A projekt jellegétől függően a projekt költségeit külön főkönyvi számlára kell könyvelni (pl. beruházás esetén). Ha ez nem oldható meg, akkor lehetőleg kódszámok (pl. munkaszámok) alkalmazásával kell biztosítani az elkülönítést és lekérdezést. Ha egyik megoldás sem alkalmazható, akkor külön analitikus nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza a projektre elszámolt költségek bizonylatainak (számlák, egyéb bizonylatok, szükség esetén az arányosítással megállapítható költségek elszámolható összegének számítását, levezetését) adatait: számla vagy egyéb bizonylat száma vagy egyéb azonosítója, költség összege –ha szükséges, az elszámolható költség összege külön –, kifizetés dátuma. Ugyancsak célszerű nyilvántartást vezetni a benyújtott elszámolásokról és a kapott támogatásokról dátum és összeg (EU-s és hazai bontásban) szerint. A projektből származó bevételeket a projekt megvalósítási és utánkövetési időszaka a kedvezményezettnek elkülönítetten, dokumentumokkal alátámaszthatóan kell nyilvántartania és a nyilvántartást helyszíni ellenőrzés során be kell mutatnia az ellenőrzést végző szervezet munkatársának.
32
