No title

Vážení obchodní partneøi, jak se stalo v posledních letech již tradicí, vydáváme u pøíležitosti veletrhu INVEX'98 firemní èasopis, který pøedstavuje naše hlavní aktivity v uplynulém roce. Rádi bychom Vás informovali o nìkterých nových produktech a umožnili nahlédnout do výsledkù práce vývojového týmu. Slovo jsme dali také našim zákazníkùm a obchodním partnerùm, kteøí se s Vámi podìlí o své zkušenosti získané pøi zavádìní a využívání produktù spoleènosti VEMA. Zkratka G2, která oznaèuje novou generaci informaèního systému naší spoleènosti, se dostává do povìdomí nejen našich zákazníkù. Právì systému G2 jsou vìnovány úvodní èlánky magazínu. V druhé polovinì roku 1997 jsme ohlásili zmìnu systémové orientace vývoje G2. Dùvodem byl rozvoj základních systémových technologií a vývojových prostøedí na takovou úroveò, která odpovídala našim koncepèním zámìrùm. Bylo by proto nerozumné nevyužít vzniklé informaèní standardy. Pøizpùsobili jsme naše øešení tøíúrovòové architektuøe na bázi COM a jako I když naše hlavní úsilí je zamìøeno na vývoj nové gezákladní aplikaèní programovací jazyk jsme zvolili VISUAL BASIC firmy MICROSOFT. I po nerace informaèního systému, pøipravili jsme pro uživatele tomto zásahu do koncepce G2 zùstává zachován konceptuální objektový databázový souèasných aplikací øadu novinek. Úspìšnì pokraèujeme model, který pøedstavuje hlavní výsledek nìkolikaletého firemního vývoje. v nasazování manažerského systému Media v oblasti mezd Zájemci se mohou seznámit s globální analýzou informaèního systému G2. Základní a personalistiky, zájem je o Systemizaci – poslední modul pøehled naleznete v tomto magazínu a k dispozici je také hypertextový dokument, který poz rodiny modulù pro øízení lidských zdrojù a do oblasti vzdìdrobnì pøedstaví systém G2. Nabízí se otázka. Komu bude systém G2 urèen? Protože jedním lávání zaøazujeme možnost plánování vzdìlávacího procesu. z hlavních rysù nového systému je kvalitní modularita, dokážeme nabídnout libovolnì obDíky vysoké obecnosti jsou naše aplikace zaøazovány jasáhlou škálu modulù pro rozmanité typy organizací. Pøesto nejvìtší pøínos ze systému G2 ko dílèí komponenty do informaèních systémù organizací nejbudou mít ti uživatelé, kteøí se rozhodnou pro komplexní nasazení. Ocení ho pak zejména rùznìjších typù. Zde pak vznikají potøeby vytváøení vazebních ty organizace, které se budou inspirovat novými trendy ve vývoji informaèních systémù a naa konverzních modulù. V souèasné dobì jich máme v nabídce sadí moduly pro øízení pracovních procesù (tzv. workflow), moduly pracovních èinností, øízenìkolik desítek a máme ovìøenu spolupráci s øadou systémù ní kvality a také ti, kteøí pokryjí celou svou èinnost jednotným logistickým øetìzcem. (napø. systém SAP, nemocnièní informaèní systémy). Jsme si vìdomi, že budování tak nároèného a ambiciózního projektu, jakým systém Ekonomická èást informaèního systému EKOS byla v poG2 bezesporu je, se neobejde bez širší spolupráce s partnerskými organizacemi. Jeden lovinì roku inovována verzí 12.00. Novinky jsou zamìøeny na z èlánkù tohoto magazínu se zabývá partnerskou politikou pro systém G2. Velmi uvítáme zvýšení komfortu zpracování (napø. generování opravných pøispolupráci na každé z úrovní partnerství G2. znání DPH), možnosti vnitøních kalkulací a zkvalitnìní struktury datové základny s ohledem na pøechod do systému G2. Rozšíøili jsme naše aktivity také do oblasti podpory docházkových systémù a systémù zpracování èárového kódu. Naše dceøiná spoleènost VEMA COMPUTERS & SYSTEMS S.R.O. již dodává a instaluje veškerá potøebná zaøízení. Návštìvníkùm výstavy INVEX'98 jsme tedy pøipraveni pøedvést nejen konkrétní programové øešení, ale i technické øešení. Každý rok implementujeme nová komplexní øešení informaèních systémù. Mezi èlánky naleznete popis pravdìpodobnì jedné z nejvìtších distribuovaných instalací komplexního øízení lidských zdrojù, které øešíme pro ministerstvo financí na úrovni jednotlivých finanèních øeditelství. Vìøím, že Vám tento èasopis pøinese nové inspirace pro Vaši práci a prohloubí Vᚠzájem o naše produkty a služby.

Ing. Michal Máèel, CSc. øeditel spoleènosti

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

Technologie používané v G2 ing. Karel Obluk, vedoucí vývoje [email protected]

Ty, kteøí pøi slovì „programování“ ožívají, citují nazpamì výpisy deset let starých programù a okolní svìt znají jen z vyprávìní pøíbuzných, asi zklamu. Pøestože tento èlánek má v názvu slovo „technologie“, nebude podrobnì rozebírat jednotlivé technické detaily systému G2. Rád bych se totiž pokusil co nejsrozumitelnìjší formou pøiblížit, z èeho jsme pøi tvorbì G2 vycházeli a co tyto postupy a technologie pøinesou pøedevším Vám, našim zákazníkùm. Jak pravdìpodobnì víte, stávající aplikace VEMA øady G1 jsou založeny na tzv. jednovrstvém relaèním databázovém modelu. To zjednodušenì znamená, že (relativnì) samostatné poèítaèe zpracovávají data, která sice mohou být umístìna na síti, veškerá èinnost a pøístup k nim je však soustøedìn na jednotlivé pracovní stanice. Pøípadný síový server poskytuje pouze funkce sdíleného pøístupu k datovým souborùm. S mohutným rozvojem sítí tento model stále více pøestává staèit – zejména pro rozsáhlejší sítì s vyšším provozem. Jako protiklad jednovrstvé architektuøe stojí dnes zøejmì nejrozšíøenìjší model dvouvrstvý – tzv. technologie klient-server. To znamená, že v síti existuje jeden databázový server, který zajišuje veškeré databázové operace, a øada klientù – pracovních stanic, které slouží pro zpracování, výpoèty i prezentaci dat uživatelùm. Server bývá vìtšinou patøiènì výkonný (èasto nìkolik procesorù a stovky MB pamìti, desítky GB diskového prostoru), jako stanice poslouží bìžné stolní poèítaèe. Objem dat pøenášených mezi serverem a stanicemi je výraznì menší než v pøedchozím modelu. Ani toto øešení však není ideální, nebo vyžaduje velmi výkonné databázové servery, a také

4

koncové poèítaèe musí poskytovat alespoò základní výpoèetní výkon. Proto se stále více prosazuje tzv. tøívrstvá architektura, která navíc zavádí tzv. aplikaèní server. Aplikaèní server poskytuje pøevážnou èást výpoèetního výkonu a zajišuje vykonání samotné logiky aplikace – tedy programu, který má být provádìn. Pøevedením výpoètù na aplikaèní server je možné ve funkci koncových stanic použít i velmi jednoduché (a levné) poèítaèe, jako jsou napøíklad terminály nebo pøenosné „poèítaèe do dlanì“ (palmtops). Také nároky na pøenosové linky ke koncovým poèítaèùm jsou minimální. Tøívrstvá architektura tedy oddìluje vrstvu databázovou, aplikaèní a prezentaèní. Každá vrstva je tvoøena sadou komponent, které zajišují její funkce. Tak existují komponenty pro pøístup k databázi, komponenty pro aplikaèní logiku programu a komponenty poskytující funkce prezentaèní. Proto také hovoøíme o komponentové architektuøe. Je tøeba zdùraznit, že v tøívrstvé architektuøe samozøejmì nemusí být každá vrstva soustøedìna na jeden poèítaè. Naopak je možné libovolnì mìnit konfiguraci sítì a podle aktuální potøeby a technických možností soustøedit na jeden poèítaè komponenty z více vrstev (napø. databázové a aplikaèní) nebo naopak komponenty jedné vrstvy rozdìlit na více poèítaèù. Aby toto vše fungovalo, navíc v prostøedí lokálních i rozlehlých sítí a s rùznými operaèními systémy, je samozøejmì potøeba definovat urèitý komponentový model. Takovýto model poskytuje závazná pravidla tvorby komponent a komunikace mezi nimi, jakási „pravidla hry“. V souèasné dobì

existují dva velmi rozšíøené komponentové modely: model COM firmy MICROSOFT a model CORBA konsorcia OBJECT MANAGEMENT GROUP. My jsme pro systém G2 zvolili model COM a to z nìkolika dùvodù. Pøedevším je to model, který je základním stavebním kamenem operaèních systémù rodiny MICROSOFT WINDOWS. A protože naprostá vìtšina našich klientù používá právì tyto operaèní systémy, bylo jen logické použít COM. V prostøedí operaèních systémù MICROSOFT WINDOWS nabízí nejvyšší výkon a nejlepší vazbu na okolí, tedy i na programy jiných výrobcù. Dále si myslíme, že pro potøeby našeho objektového modelu vyhovuje COM lépe než CORBA také svými vlastnostmi. COM je také již pøenášen na operaèní systémy jiných výrobcù, zejména na rùzné platformy UNIX. A v neposlední øadì jsme pøesvìdèeni, že COM i CORBA se budou vzájemnì sbližovat a bude možné je vzájemnì propojit, jak o tom svìdèí již nyní existující èásteèné pokusy o podobná øešení. Jak jsem již uvedl v pøedchozím odstavci, COM – Component Object Model – vznikl ve vývojových laboratoøích firmy MICROSOFT. Komponenty COM jsou vlastnì programové moduly, které vykonávají pouze urèitou specializovanou funkci. Podstatné je, že model COM nepøedepisuje zpùsob tvorby komponent (tedy jaké algoritmy použít a jaké vývojové prostøedí použít); definuje pouze zpùsob aktivace komponent a jednotný popis rozhraní. To je velmi dùležité hned z nìkolika dùvodù. Pøedevším je možné vytváøet nové komponenty v libovolném programovacím jazyce. Program napsaný napøíklad ve VISUAL BASICU tedy mùže bez problémù využívat komponenty napsané tøe-

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

ba v prostøedí DELPHI nebo POWER BUILDER. Díky jednotné, binárnì pøenositelné definici rozhraní, je možné dokonce i aktivovat komponenty na jiném poèítaèi. Je tedy napøíklad možné spustit komponentu nároènou na numerické operace na (vzdáleném) superpoèítaèi nebo komponentu realizující databázovì nároèné operace umístit pøímo na databázový server. Jednotné rozhraní navíc pøináší i snadnou zamìnitelnost komponent. Je tedy mnohem snazší aktualizace systému, jeho rozšiøování èi rùzné zmìny konfigurace. Stávající komponenty je možné bez problémù nahradit jejich novìjšími verzemi nebo tøeba i zcela jinými komponentami s výraznì rozšíøenou funkèností, a to i od jiných výrobcù.

Velikou výhodu modelu COM pro nás pøi tvorbì systému G2 pøedstavovala také jeho tìsná vazba na operaèní systém WINDOWS. Velká èást operaèního systému je tvoøena komponentami s jednotnì popsaným a pevnì definovaným rozhraním, stejnì tak využívá model COM i naprostá vìtšina aplikaèních programù. To v praxi znamená, že prvky G2, které jsou plnohodnotnými COM komponentami, mohou nejen využívat služeb jiných programù, ale dokonce samy jednoduše poskytovat služby jiným. Pøíkladem mùže být volání aplikaèní komponenty G2 z programu MICROSOFT EXCEL nebo M ICROSOFT W ORD; velmi snadné je i použití v nejrùznìjších vývojových prostøedích. To vše navíc vèetnì distri-

buovaného zpracování v lokálních i rozlehlých sítích, tedy napøíklad i po síti Internet. Všechny tyto dùvody nás vedou k pøesvìdèení, že volba komponentového modelu a technologie COM byla tím správným øešením, a to jak pro nás, tak pro naše zákazníky. O systému G2 naleznete øadu dalších pøíspìvku v tomto magazínu. Chcete-li získat další informace, naleznete je na adrese http://www.vema.cz/g2 nebo nás kontaktujte na adrese [email protected]. Více informací o technologii COM naleznete na adrese http://www.microsoft.com/com a o technologii CORBA na adrese http://www.omg.org.

Systémová architektura G2

ing. Michal Máèel, CSc., øeditel spoleènosti [email protected]

Tento èlánek rozebírá obecnou systémovou architekturu G2. Koncepce øešení vychází ze souèasných trendù v této oblasti a je založena na komponentovém pøístupu a tøíúrovòové struktuøe (podrobnìji jsou tyto pojmy rozebrány v pøedcházejícím èlánku). I když je systém G2 koncipován podle standardních principù, je v mnohém ohledu unikátní a pøináší na každé úrovni nové zajímavé pøístupy. Celkové schéma architektury G2 vidíte na obrázku uvedeném na další stranì. Plné šipky zde znaèí standardnì využívané vazby, slabší èárkované šipky oznaèují možná aplikaèní rozšíøení. Prezentaèní vrstva zajišuje styk systému s okolím – prezentaèním prostøedím. Typicky se jedná o dialog na obrazovce uživatele, tiskové sestavy, ale také pøístup pøes Internet resp. rùzná

datová rozhraní. Na rozdíl od obvyklého pøístupu, kdy jsou komponenty této vrstvy programovány individuálnì pro každý aplikaèní objekt, v systému G2 øeší prezentaci univerzální komponenta nazývaná ERMA (External Representation Manager). Jedná se o zobecnìní úspìšného datového editoru používaného v souèasných aplikacích VEMA. Zobecnìní se týká pøedevším nezávislosti vìcného obsahu prezentace na prezentaèním prostøedí. Pro prezentaci libovolného objektu staèí jeho typová definice. Komponenta ERMA automaticky vytvoøí optimální vzhled prezentace pro libovolné prezentaèní prostøedí – vytvoøí vzhled obrazovky pro dialog, navrhne tvar tiskové sestavy nebo vygeneruje dynamicky HTML pro komunikaci v Internetu. Uživatel má proto možnost kdykoliv pøepínat prezen-

taèní prostøedí – napø. prohlíženou sestavu lze pøepnout do tvaru zpracovatelného tabulkovým procesorem nebo opravit data pøi tisku faktury. Protože se vše realizuje dynamicky, je možné vytváøet kvalitní prezentace i pro pøedem neznámé datové struktury napø. výsledky uživatelských výbìrù. Máte jistotu, že lze libovolné údaje prezentovat v každém prezentaèním prostøedí. Zkušenosti s datovým editorem nás vedly k doplnìní možnosti selektivnì ovlivòovat algoritmus navrhování prezentací. Doplnit lze dílèí prezentaèní atributy (napø. typ písma), ale také úplnì ovlivnit rozmístìní prvkù v prezentaci. Tak lze pomìrnì snadno pøizpùsobit vzhled prezentace individuálním požadavkùm. Metoda modifikace prezentací je založena na obecné definici prezentaèních atributù a principu dìdiènosti.

5

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

Uživateli staèí pøepnout aktuální prezentaci do režimu návrhu a upravit zvolené detaily. Pøi uložení je dotázán, zda požaduje zmìnu upravované prezentace nebo vytvoøení nové prezentace založené na pùvodní. Tato metoda se s výhodou používá k nastavení rùzných pohledù na stejná data pro rùzné skupiny uživatelù (napø. personalista vidí jiné údaje osobní karty zamìstnance než mzdová úèetní). Princip dìdiènosti se vyplatí v okamžiku, kdy dojde pøechodem na vyšší verzi systému k doplnìní obsahu prezentace. Vaše úpravy se uplatní automaticky i v nové prezentaci. Za zmínku stojí ještì jeden dùsledek této koncepce. Pokud napø. upravíte vzhled adresy pøi prezentaci v sestavì, mohou se uplatnit nastavené zmìny okamžitì ve všech sestavách, které potøebují tisk adresy. Koncepce prezentací vychází z dominantního postavení definice obsahu prezentace a v maximální míøe automatizuje formální prvky prezentací. Snižují se tak nároky na programování pøi tvorbì aplikací a posiluje možnost individuálního pøizpùsobení jednotlivým uživatelùm. V maximální míøe se uplatòuje princip modularity. Protože rozhraní mezi prezentaèní a aplikaèní vrstvou se opírá o standardní technologie, je možné využít pro tvorbu vlastních prezentací také bìžné vývojové nástroje (napø. generátory sestav a formuláøù). Tato skuteènost je ve schématu znázornìna èárkovanou vazbou mezi prvky prezentaèního prostøedí a koncepty. Aplikaèní vrstva øeší vlastní logiku aplikace. Skládá se z komponent, které pøímo popisují aplikaèní objekty/tøídy informaèního systému (napø. zamìstnanec, faktura). I když v koneèném dùsledku jsou jednotlivé tøídy programovány jako standardní binární komponenty, jejich definice vychází z metodiky objektového modelu konceptù G2, který je

6

výsledkem nìkolikaletého firemního vývoje. Základním prvkem modelu je tzv. koncept. Jde o element modelu, který zahrnuje popis jednoho vìcného pojmu z nìkolika hledisek – popis objektu, množin objektù i celé tøídy. Model je typovaný a kromì pojmu vícenásobné dìdiènosti konceptù obsahuje také princip vícetypovosti. Pro podporu aplikaèního programování poskytuje model definici rozhraní øady systémových objektù a pøedepisuje systémové chování aplikaèních konceptù. Komponenty aplikaèní vrstvy lze psát v libovolném jazyce, pokud podporuje technologii COM. Pøi programování musí být dodržena všechna stanovená rozhraní konceptù G2. Aèkoliv existuje nìkolik programovacích jazykù, které vyhovují technologii COM, zpùsobem integrace COM se výraznì liší. Jako základní programovací jazyk pro aplikaèní programování jsme zvolili programovací jazyk firmy MICROSOFT VISUAL BASIC ve verzi 5.0 a vyšší. Kromì nejlepší inte-

grace s COM jsme vzali v úvahu také skuteènost, že jde díky své integraci v programech MICROSOFT OFFICE v souèasnosti o nejrozšíøenìjší a nejdostupnìjší aplikaèní jazyk. Systém G2 obsahuje doplnìk do vývojového prostøedí (Add-In komponenta), který dokáže transformovat definici objektového modelu konceptù G2 do programovacího jazyka ve formì tøíd. Transformace zajistí automaticky realizaci všech systémových rozhraní a aplikaèní programátor pouze vytváøí fragmenty kódu, které øeší sémantiku konceptu. Standardnì generované komponenty øeší ukládání dat konceptù pøes rozhraní databázové vrstvy v objektovém tvaru a programátor se zpùsobem uložení dat nemusí zabývat. Lze však nestandardnì øešit uložení dat i v jiném zdroji dat (relaèní databáze, Internet apod.). Pøíkladem mùže být koncept popisující kurzy jednotlivých mìn, které jsou pøebírány pøímo z informaèních zdrojù na Internetu. Tyto nestandardní

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

vazby jsou ve schématu oznaèeny èárkovanou šipkou. Úkolem databázové vrstvy je zajistit uložení trvalých informací obsažených v konceptech. V pøedchozím odstavci je uvedeno, že z hlediska celkové architektury systému mùže být použit libovolný zdroj dat a pøístup øídit libovolnou technikou (ODBC, ADO, OLE DB apod.). Jde o privátní záležitost konceptù, jakou zvolí metodu uložení dat. Pøesto jako základní metodu využíváme uložení dat ve formì objektové databáze. Pøístup k objektovému uložení dat je øízen komponentou IRMA (Internal Representation Manager). Model uložení dat odpovídá objektovému modelu konceptù G2. Programátor proto není nucen aplikaèní model transformovat do relaèního modelu dat a øešit konverzi pøístupových metod objektová-relaèní v samostatných komponentách, jak to uvádí standardní metodika. V objektové databázi je struktura uložení dat ve shodì se strukturou jejich využití. To je pøedpo-

klad pro vìtší výkon systému a usnadòuje øešení nìkterých systémových funkcí (oprávnìní pøístupu, synchronizace u distribuovaných databází apod.). Komponenta IRMA na jedné stranì nabízí objektový pøístup k údajùm pro aplikaèní vrstvu a na druhé stranì musí øešit fyzické uložení dat. V oblasti fyzického uložení dat jsou realizovány dvì varianty. IRMA G2 je varianta, kdy jsou data ukládána pøímo do souborového systému poèítaèe. IRMA ADO øeší uložení dat službami rozhraní ADO, které zobecòuje pøístup k relaèním databázím. V konfiguraci lze nastavit vazbu na konkrétní databázový systém (implicitnì jde o databázi MICROSOFT ACCESS). První varianta je obecnì výkonnìjší a nevyžaduje zakoupení licence relaèního databázového systému. Druhou variantu nabízíme uživatelùm, kteøí provozují relaèní databázová systém (MS SQL, ORACLE, INFORMIX apod.) a mají zájem z provozních dùvodù integrovat správu dat do jediného systému.

Dùsledné uplatnìní víceúrovòové architektury a komponentového pøístupu pøi návrhu systému G2 mìní jeho postavení v systému. Systém G2 nelze chápat jen jako aplikaci, ale jako soubor objektù dostupných všude tam, kde je to pøirozené. Odkazy na jednotlivé aplikaèní objekty lze umístit do složek souborového systému, textových i HTML dokumentù. Odkaz je uložen ve tvaru URL adresy. Uživatel není nucen nejprve spustit program G2 (i když je takový postup rovnìž možný) a v rámci jeho funkcí pracovat s aplikaèními objekty. V souladu s koncepcí systému WINDOWS mùže aktivovat prezentaci objektu pøímo ze složky nebo dokumentu pøes uložený odkaz. Nalezení požadovaného objektu je možné dvojím zpùsobem – klasickým pøístupem v hierarchickém menu (napø. Svìt – Fyzické osoby – Jan Pøikryl) nebo vyhledáním podle oznaèení objektu (hledej: Jan Pøikryl). Zajímavé pro uživatele je zaøazení hierarchického menu pøímo do prùzkumníka systému na úroveò pracovní plochy (tzv. name space – viz obrázek). Zdùrazòuje to skuteènost, že aplikaèní objekt není spjat s konkrétním programem ani s konkrétním místem v souborovém systému. Všechny funkce aplikací G2 jsou pøístupné v programech M ICROSOFT OFFICE. Dostupnost je zajištìna existencí jazyka VISUAL BASIC pøímo v jeho programech. Tak lze snadno øešit tvorbu hromadné korespondence, vytváøet zprávy v programu Word nebo provádìt rozbory výsledkù pøímo v programu EXCEL. Aplikace MICROSOFT OUTLOOK získá údaje o kontaktech pøímo z databáze G2 a plánované úkoly lze graficky analyzovat v programu MICROSOFT PROJECT. Dùsledná integrace údajù uložených v objektech G2 do aplikací MICROSOFT OFFICE je jednou z priorit systému G2.

7

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

Aplikaèní architektura G2

ing. Jaroslav Šmarda, technický øeditel [email protected]

Informaèní systém vždy modeluje urèitou realitu, která je složitá a tak vzájemnì provázaná, že nakonec tvoøí jeden integrovaný celek. Z øady dùvodù, ke kterým patøí napøíklad potøeba pøehledné orientace v informaèním systému a komunikace s uživateli, je tøeba zvolit èlenìní informaèního systému do jednotlivých aplikaèních oblastí a aplikaèních prvkù. Toto èlenìní vèetnì vazeb, které vznikají mezi aplikaèními prvky a oblastmi, budu nazývat aplikaèní architektura.

Požadavky na aplikaèní architekturu G2 Dobøe vytvoøená aplikaèní architektura musí respektovat øadu požadavkù. Základním požadavkem je splnìní individuálních informaèních potøeb zákazníkù. Doby, kdy všem zákazníkùm staèila malá èerná fordka nebo velký modrý poèítaè, jsou pryè a pro obor informaèních systémù to platí víc než v jiných oborech. Mùže v nìm být úspìšná jen ta firma, která nabízí zákazníkùm právì takový informaèní systém, který jim vyhovuje co do rozsahu a aplikaèních oblastí, které chtìjí automatizovat. Z tohoto požadavku vyplývá nutnost velmi jemného dìlení jednotlivých oblastí tak, aby zákazník dostal právì to, co potøebuje. Také podle oborù podnikání a èinností mají zákazníci jiné požadavky na informaèní systém. Nìkteré aplikaèní oblasti jsou øešeny odlišnì pro rozdílné obory, napøíklad úèetnictví je jiné pro podnikatele a pro rozpoètové a pøíspìvkové organizace. Pro nìkteré obory existují výluèné aplikaèní oblasti, které nemají význam pro jiné obory.

8

Pøirozeným požadavkem na aplikaèní architekturu je pøehlednost, které nejlépe vyhovuje pøístup shora dolù. Ten se odráží v hierarchickém uspoøádání aplikaèních oblastí. Protože jedinou správnou volbou pro zákazníka je takový systém, u kterého je zajištìn rozvoj a možnost doplòování dalších aplikaèních oblastí podle potøeb zákazníkù, je dùležitým požadavkem otevøenost aplikaèní architektury. Pod otevøeností chápeme možnost kdykoliv doplnit nové aplikaèní oblasti bez nutnosti pøekonávání bariér mezi existujícími a novou oblastí. Protože v reálném svìtì neexistují žádné ostré hranice mezi oblastmi (pøíkladem mohou být oblasti mzdového úèetnictví a personalistiky), je dalším požadavkem na aplikaèní architekturu, aby pro uživatele byly pokud možno neviditelné hranice mezi aplikaèními oblastmi, aby uživatel mohl mezi nimi plynule pøecházet.

Hierarchické uspoøádání Nyní se na uspoøádání aplikaèních oblastí a prvkù podíváme pohledem shora dolù.

Segmenty Na nejvyšší úrovni mùžeme všechny aplikaèní oblasti rozdìlit do segmentù, jejichž èlenìní odpovídá základním pohledùm na organizaci. Základním pøirozeným dìlením je rozdìlení na vnitøní a vnìjší prostøedí organizace. Vnìjšímu prostøedí organizace odpovídá segment Svìt. Mezi základní pohledy na vnitøní prostøedí organizace, které odpovídají segmentùm v aplikaèní architektuøe, patøí Finance, Lidské zdroje, Logistika a Marketing. Pro ty

aplikaèní oblasti, které neodpovídají jednoznaènì jednomu z pøedchozích pohledù, existuje segment Organizace a øízení. Pro vnitøní potøeby samotného informaèního systému existuje segment Systém, který tvoøí nezbytný základ pro všechny ostatní segmenty.

Oblasti Na druhé úrovni hierarchie aplikaèní architektury se jednotlivé segmenty skládají z pøíslušných aplikaèních oblastí, pøíkladem oblasti pro segment finance je oblast podvojného úèetnictví. Èlenìní na této úrovni je pøedevším podle druhù èinností v organizaci, které mají být danou aplikaèní oblastí automatizovány.

Moduly Na tøetí úrovni se jednotlivé aplikaèní oblasti skládají z modulù, tedy aplikaèních prvkù, které jsou nejmenšími samostatnými jednotkami v nabídce zákazníkùm. Zákazník si z nabídky modulù vybírá ty, které pøesnì pokrývají jeho potøeby v dané aplikaèní oblasti. Moduly obsahují prvky, které nazýváme v terminologii G2 koncepty. Koncepty obvykle pøedstavují pojmy z reálného svìta jako je úèetní kniha, zamìstnanec nebo právnická osoba. Èlenìní aplikaèní oblasti do modulù mùže být velmi rozmanité a závisí na aplikaèní oblasti. Mìlo by odrážet pøirozené èlenìní oblasti. Vazby mezi moduly Mezi moduly jedné aplikaèní oblasti a stejnì tak mezi moduly z rùzných aplikaèních oblastí existuje mnoho vazeb, napøíklad tak, že na koncepty, které pøináší jeden modul, navazují koncepty jiného modulu.

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

Nyní se budu zabývat pouze vazbami dùležitými z hlediska aplikaèní architektury G2. Pøirozené rozèlenìní aplikaèní oblasti do modulù mùže být podle hloubky øešené problematiky dané oblasti. Zpravidla jeden modul obsahuje základní øešení pro danou oblast a další moduly pøedstavují rozšíøené nebo specializované øešení. Modul jako doplnìk Jedním ze základních pravidel platných v aplikaèní architektuøe je, že modul, který pøináší rozšíøené nebo specializované øešení v aplikaèní oblasti, je øešen jako doplnìk k základnímu modulu. Specializovaný modul tedy neobsahuje znovu koncepty ze základního modulu, ale jen nové koncepty, které mohou být odvozeny ze základních. Základní vazbou mezi moduly v aplikaèní architektuøe je tedy vazba typu „modul B je doplòkem modulu A“. Modul, který je doplòkem jiného modulu, nemùže v informaèním systému existovat bez základního modulu. Pokud si zákazník vybere z nabídky modul, který je doplòkem jiného modulu, musí obdržet, pokud ještì nemá, také základní modul. Tato vazba bude zajišována automaticky pøi prodeji.

Varianty modulù Rozdìlení aplikaèní oblasti do modulù musí øešit také situaci, kdy stejná oblast je øešena pro rùzné obory èinnosti a podnikání úplnì odlišnì. Variantní moduly mohou obsahovat nìkteré koncepty stejné, protože nìkteré pojmy v dané aplikaèní oblasti mohou být stejné. Zákazník si zpravidla vybírá z více variant modulù jeden, který odpovídá jeho oboru. Není ale vylouèena možnost, že si vybere i více variant. Instalace modulu s koncepty, které jsou již v informaèním systému obsaženy, tyto koncepty vynechá a instaluje pouze koncepty, které dosud nejsou nainstalovány. Na funkènost modulù to nemá žádný vliv.

Zákaznický informaèní systém Výsledný informaèní systém u zákazníka je vytvoøen pøesnì podle jeho požadavkù. Zákaznický informaèní systém se skládá z tìch modulù, které øeší aplikaèní oblasti tak, jak to vyžaduje zákazník. V jádru systému jsou moduly ze segmentu systém, které se instalují souèasnì se systémem G2 a bez kterých nelze informaèní systém G2 provozovat.

Aplikaèní moduly si zákazník vybírá z nabídky a instaluje je do zákaznického informaèního systému. V prùbìhu využívání systému mùže zákazník kdykoliv doplòovat další moduly, takže informaèní systém se rozvíjí podle rozvoje informaèních potøeb zákazníka.

Automatizovaná nabídka modulù Pøedpokládáme rychlý rùst nabídky modulù z mnoha oblastí. Mezi moduly existuje vazba, kdy jeden modul je doplòkem jiného, takže doplòující modul nelze samostatnì instalovat. Z toho vyplývá nutnost automatizace nabídky modulù programem pro výbìr z nabídky. Do budoucna pøedpokládáme pøedevším umístìní programu, který bude podporovat výbìr modulù z nabídky, na Internetu. Na základì parametrù zadaných zákazníkem se vytvoøí nabídka vhodných modulù. Do výbìru se automaticky zahrnou i ty moduly, které zákazník explicitnì nevybral, ale jsou potøebné pro fungování zákaznického informaèního systému.

Programování G2

Doc. ing. TomᚠHruška, CSc., Ústav informatiky a výpoèetní techniky, FE VUT Brno [email protected]

Uživatele G2 bude zejména zajímat pøívìtivost systému z hlediska zvýšení komfortu a produktivity jeho práce. S tímto rysem systému souvisí zejména snadná ovladatelnost, pøehlednost obrazovek a rychlost. Pøedevším však jej bude zajímat zpùsob, jakým budou informace, s kterými pracuje, dostupné

v poèítaèi, jak kvalitnì budou zobrazovat a podporovat jeho reálnou èinnost v podniku. Zpùsob a tvar zobrazení informací v systému urèuje aplikaèní programátor programováním aplikací. Pro systém G2 není omezen poèet aplikaèních programátorù na pouze úz-

kou skupinu zasvìcených. Systém je koncipován jako uživatelsky i programátorsky otevøený. Znamená to, že uživatel mùže jednak doplòovat a rozšiøovat stávající øešení (nejèastìji využitím principu dìdiènosti). Poèítá se však i se specializovanìjšími uživateli nebo firmami, které bu-

9

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

dou vytváøet nové aplikace pro informaèní podporu nových obchodních a výrobních procesù, které se v budoucnu vyskytnou. Z toho hlediska je tedy zajímavý další rys systému G2, který umožòuje uživateli programovat aplikace. Tento èlánek se Vás pokusí struènì seznámit se základními pojmy programování v G2. Programováním rozumíme vytvoøení poèítaèového modelu toho procesu, který chceme informaèním systémem G2 øídit. Protože v pøípadì G2 jde o objektovì orientovaný systém, budou všechny skuteènosti modelovány v poèítaèi jako objekty. Jsou to samostatné jednotky, které jsou charakterizovány svými vlastnostmi. Souhrn všech vlastností, které má k dispozici uživatel objektu se nazývá rozhraní (interface). Kromì toho je tøeba popsat chování objektu, což se obvykle nazývá popisem implementace objektu.

Koncepty Krátce øeèeno se tedy programování v G2 skládá ze dvou základních krokù; z popisu rozhraní a z popisu implementace. V G2 jsou obì tyto èásti popisovány v definièním prvku nazvaném koncept. Pojem konceptu vychází z pøedpokladu, že v informaèním systému se nevyskytují jednotlivé objekty pouze samostatnì, nýbrž èasto vytváøejí skupiny spoleèných vlastností (pro takové množiny sdružených objektù se vžil název kolekce). Navíc existují rùzné typy kolekcí. Jedním ze speciálních typù kolekcí jsou napø. kolekce všech objektù daného datového typu nazývané èasto obor hodnot, resp. extent. Objekt chápaný z rùzných hledisek jako jediný výskyt, kolekce objektù, resp. obor hodnot mùže mít samozøej-

10

mì v každém z tìchto hledisek rùzné vlastnosti. Napø. Zamìstnanec jako jediný objekt má vlastnost Plat. Kolekce zamìstnancù jednoho pracovištì mùže mít zajímavé vlastnosti Prùmìrný plat, Maximální plat, Celkový plat a pod. Koncept je v G2 prvek, který popisuje chování objektu komplexnì, tj. jako jedince, jako kolekci i jako obor hodnot. Koncept je vlastnì popis všech vlastností objektu i kolekcí tohoto objektu. Všechny definované vlastnosti mohou mít parametry, pøípadnì další atributy. Aplikaèní programátor tedy zadává systému G2 jednotlivé koncepty, které tvoøí jím zamýšlený model. Jak již bylo øeèeno v èlánku popisujícím architekturu G2, je celá koncepce systému založená na technologii COM firmy M ICROSOFT . Proto vlastní zadávání konceptù je øešeno technologiemi spolupracujícími s COM. Implementace aplikací je provádìna vesmìs v jazyce VISUAL BASIC. Reprezentace konceptù v systému G2 odpovídá rovnìž použité technologii. Pro zadávání konceptù je vytvoøena Add-In komponenta. V dialogových oknech této

komponenty aplikaèní programátor popíše rozhraní i implementaci konceptu a následnì jsou automaticky vygenerovány veškeré komponenty COM potøebné pro reprezentaci definovaného objektu. Existuje rovnìž textový tvar definièního jazyka pro rozhraní (IDL - interface definition language), který slouží zejména pro návrhové, komunikaèní a publikaèní úèely. Definice konceptù podporuje vícenásobnou dìdiènost jak rozhraní, tak implementací. Implementace všech vlastností konceptu jsou zapisovány pøímo v jazyce Visual Basic. Díky tomu, že jde o objektový model a navíc VISUAL BASIC sám obsahuje kolekce jako svùj základní datový typ, je popis implementací struèný a pøehledný. Objektový model umožòuje navigaci v modelu definovanými vztahy a prostøedky pro práci s kolekcemi zestruèòují popis operací s nimi. Program tak neobsahuje „databázové“ pøíkazy známé z ovládání jazykem SQL nebo následný nepohodlný pøevod kolekcí na pole známý z jazykù, které pojem kolekce neznají, pod pojmem impedance.

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

Pøístup ke G2 standardními nástroji Použití standardní technologie a obecnì rozšíøeného programovacího jazyka má mnoho výhod. Veškeré objekty v G2 jsou standardními komponentami systému COM. Jako takové mohou být zpøístupnìny libovolným programem, který je touto technologií vybaven, napø. C++. Apli-

kaèní programátor mùže (pokud má zájem) pøistupovat ke komponentám G2 z libovolného jeho èi systémového programu. Aplikaèní programátor má k dispozici veškerý ladící komfort prostøedí VISUAL BASICU. VISUAL BASIC je dále standardním nástrojem pro uživatelské programování programù typu WORD, resp. EXCEL. V této koncepci je velmi jednoduché v tìchto programech vytvá-

øet makra pøímo zpøístupòující komponenty G2. Použití standardních technologií COM spoleènì s VISUAL BASICEM dává systému G2 programátorskou dynamiku podpoøenou standardním programovým i vývojovým vybavením. Systém G2 se tak stává pøirozenou souèástí stávajících operaèních systémù s možnou úzkou návazností na již využívané programy.

Partnerská politika pro G2

RNDr. Vìra Burdová, vedoucí obchodního oddìlení [email protected]

S nástupem nové generace produktù VEMA pøicházíme i se zmìnou partnerské politiky. Firma VEMA má zájem v maximální míøe umožnit svým obchodním partnerùm široké možnosti spolupráce. Proto jsme definovali rùzné typy partnerství, které umožní širšímu okruhu spolupracovníkù rozvíjet, nabízet a u uživatelù zavádìt produkty VEMA. Pro klasické obchodníky nabízíme partnerství v oblasti prodeje. Obchodník se musí seznámit s moduly, které již jsou vytvoøeny, znát jejich možnosti a logické návaznosti. Musí mít základní pøehled o cenách jednotlivých modulù a službách, které jsme schopni zákazníkovi nabídnout. Za zprostøedkované prodeje mu bude náležet jednorázová provize podle rozsahu uzavøené objednávky. Naším pøáním je, aby tìch, kteøí budou nabízet produkty VEMA bylo podstatnì více než v souèasné dobì. Moduly VEMA musí být dobøe známy širokému okruhu stávajících i potenciálních uživatelù.

K tomu, aby byl jakýkoliv SW co nejefektivnìji využíván, je doporuèováno, aby byl zavádìn kvalifikovanou osobou. Efekt, který se touto cestou dosáhne, je podstatnì vyšší, než pomalé zkoumání možností uživatelem. Ne vždy se mu podaøí nasadit SW zcela korektnì a nìkdy problémy, které vzniknou nedostateènými znalostmi, vedou až k odstoupení od zakoupeného SW. Projekty VEMA nikdy nepatøily k SW jednoduchým. Poskytují uživatelùm široké možnosti, pružnì reagují na zmìny legislativy, umí mnohem více než projekty podobnì vyhlížející, ale jejich prvotní zavedení a seznámení se s nimi bývá obtížné. U modulù G2 chceme uživatele pøesvìdèit o tom, že nejefektivnìjší cesta zavedení modulù je spolupráce s kvalifikovanými odborníky, kterými budou naši implementaèní partneøi. Implementaèní partner bude zavádìt komponenty u našich klientù, asistovat u zpracování, øešit aplikaèní problémy, pokud se u uživatele vyskytnou. Za poskytnuté služby obdrží úhradu v plné výši, jak ji bude hradit

klient. K tomu, aby tyto služby mohl poskytovat, musí dobøe znát produkty VEMA a znalosti prokázat složením atestaèních zkoušek. Nìkdo z partnerù dá pøednost operativnìjšímu øešení problémù, èinnosti rùznorodìjší. Jiný se radìji specializuje na výuku, na školení klientù VEMA. Tento typ partnerství nazýváme vzdìlávací. Vzdìlávací partner bude poskytovat školení zákazníkùm dle závazných školicích materiálù s definovaným obsahem školení. Jistì velmi atraktivní a pro mnohé pøitažlivé bude partnerství vývojové. Mít možnost nabízet vlastní produkty prostøednictvím firmy VEMA, rozšiøovat nabídku VEMA, podílet se na vývoji modulù u zavedené firmy. Koho z programátorù by toto nelákalo. Ano, tuto možnost nyní nabízíme, Jsme si vìdomi toho, že jedna firma nemùže plnì pokrýt požadavky klientù, které jsou široké a nìkdy velmi specifické. Otevíráme dveøe pro potenciální spolupracovníky, kteøí mohou naším prostøednictvím nabídnout svoje produkty a nabídku VEMA roz-

11

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

šíøit. Samozøejmì, že budou existovat striktní pravidla, definující základní vztahy. Vyvíjené moduly budou muset splòovat pravidla pro tvorbu. Budou psány v definovaném programátorském prostøedí a rozšiøovat základní moduly VEMA. Pokud modul získá certifikaci VEMA, bude zaøazen do nabídky VEMA a spoleènì s ostatními moduly nabízen k využívání. Autor se již nemusí starat o jeho pro-

dej a zavádìní a mùže se plnì vìnovat vývoji dalších produktù. Z každého prodeje modulu získává autor provizi. Vìøíme, že možnosti, které partnerùm nabízíme, budou pro nì natolik pøitažlivé, že poèet našich spolupracovníkù podstatným zpùsobem vzroste. Na každý typ partnerství bude mezi firmou VEMA a partnerem uzavøena smlouva, definující vzájemné vztahy.

Jeden partner mùže mít uzavøeno více partnerských smluv. Pokud Vás naše nabídka zaujala a dosud nepatøíte k našim obchodním partnerùm, mùžete získat bližší informace na obchodním oddìlení firmy VEMA v sídle firmy v Brnì. Tìšíme se na vzájemnou spolupráci, která povede k rozšíøení produktù VEMA na trhu Èeské i Slovenské republiky.

Struktura aplikací G2

ing. Libor Procházka, vedoucí aplikant EKOS; ing. Martina Tinzlová, aplikant EKOS [email protected], [email protected]

Nový informaèní systém, který nabízíme pod oznaèením G2, využívá objektovì orientované databázové technologie v grafickém prostøedí. Kromì výhod, které s sebou pøináší již sama technologie, nový systém odstraòuje pøípadné nedostatky stávajícího informaèního systému G1, obohacuje jeho moduly o nové možnosti a navíc je celý systém rozšíøen o další prvky, které jsou pøínosem pro efektivní øízení firem. Informaèní systém G2 je otevøeným strukturovaným systémem, který se skládá z rùzných segmentù øešení. Segmenty se èlení na oblasti a ty dále na jednotlivé moduly, které jsou nejmenší prodávanou jednotkou. Pro jednotlivé typy organizací jsou moduly nabízeny ve variantách, které se snaží vystihnout co nejlépe potøeby každé kategorie zákazníkù (podrobnìji viz. èlánek od ing. Šmardy – Aplikaèní architektura G2). Ve zbývající èásti èlánku je podán pøehled o šíøi zábìru informaèního systému G2. Jedná se o analytický pohled na jednotlivé komponenty systé-

12

mu, které budou postupnì uvádìny na trh v prùbìhu roku 1999.

Svìt Segment Svìt poskytuje podporu komunikace s vnìjším svìtem. Segment se èlení na oblast Zemìpis, která ve svých modulech popisuje obecné pojmy ze zemìpisu jako je stát, region, kraj, okres, obec, atd. Oblast Osoby a organizace poskytuje podrobné informace o partnerských osobách a firmách s možnou vazbou na obchodní rejstøík. Oblast Spojení obsahuje základní typy spojení s podporou pøímého vytáèení telefonu a vazbou na telefonní seznam i možnost propojení na Internet Existuje zde možnost propojení na platné právní normy, které je realizováno oblastí Legislativa. Poslední oblast – Standardy a jednotky – poskytuje informace o používaných mìrných jednotkách a zahranièních mìnách.

Organizace a øízení První oblastí segmentu je Naše organizace, kde jsou definovány podrobné údaje související s naší organizací. Jde zejména o vytvoøení struktury organizace, jejího funkèního pokrytí, definování øad dokumentù, dokladù apod. Zajímavou novinkou je možnost zadání více hierarchických struktur popisující rùzné aspekty pohledu na èlenìní organizace, resp. procesù v organizaci probíhajících. Oblast Vrcholové øízení je urèena pro vrcholový management. Poskytuje nástroje pro definici vlastních ukazatelù i již definované ukazatele, napøíklad ukazatele finanèní, ukazatele oblasti lidských zdrojù, logistiky a majetku. Obsahuje též nástroje pro rozbory a pro plánování. Øízení pracovních procesù poskytuje rùzné prostøedky od jednoduché evidence úkolù až po øízení složitìjších pracovních procesù s využitím katalogu èinností. Tato oblast rovnìž umožòuje spolupráci s MS OUTLOOK a MS PROJECT.

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

Oblast Øízení kvality zachycuje prùbìh procesu øízení kvality od naplánování vlastní kvality pøes její kontrolu až po odborné certifikáty kvality. Oblast Pøedmìty nabízí specifické evidence jako je evidence mechanizmù, evidence motorových vozidel, nemovitostí a také evidenci hardwarového a softwarového vybavení firmy. Oblast Správa dokumentù podává pøehled o dokumentech firmy, které jsou evidovány v modulech Korespondence, Knihovna a Spisová služba.

Finance Segment informaèního systému, který eviduje, zpracovává a vyhodnocuje ekonomické informace organizace, je segment Finance. Základním kamenem je oblast Podvojné úèetnictví, kde je soustøedìno zaúètování všech úèetních pøípadù, a která je standardnì nabízena ve variantách pro rùzné typy organizací. Jednotlivé úèty mohou být provázány s knihami analytické evidence. Oblast také umožòuje práci s hierarchickou úèetní strukturou. Rovnìž lze provádìt i pøevody do jiných úètových rozvrhù. Další možností je úètování z rùzných pohledù, které jsou specifikovány úèetními okruhy, pøíkladem je samostatný okruh manažerský èi daòový. Neménì významnou oblastí segmentu je Fakturace, øešící zpracování dokladù, které souvisí s dodavatelskoodbìratelskými vztahy. Jsou to pøedevším faktury, dobropisy, upomínky a penále, dodací listy a platby, a to i v zahranièní mìnì. Platby je speciální oblast pro vlastní provádìní bezhotovostních i hotovostních plateb s podporou elektronického platebního styku s více penìžními ústavy. Øešena je též evidence cenin. V oblasti Majetek je komplexnì øešena evidence majetku vèetnì jeho po-

hybù a odpisù. Problematika pronájmu a leasingu majetku je pøedmìtem samostatných modulù. Obsahem oblasti Sazebníky jsou moduly Celní sazebník, SKP a Spotøební daò. Finanèní plánování, Finanèní ukazatelé a analýzy a Øízení Cash flow, jsou moduly oblasti Finanèní øízení, která je urèena zejména finanèním manažerùm. Manažerùm je urèena i oblast Controlling, obsahující nástroje pro úèinné provádìní controllingu. Dovoluje pohlížet na finanèní toky v organizaci z rùzných pohledù. Umožòuje definici dalších sledovaných dimenzí, jako je napøíklad jednotlivý výrobek. Souèástí oblasti je i modul Rozpoèetnictví.

Lidské zdroje Segment Lidské zdroje se zabývá øízením lidských zdrojù. Jsou zde k dispozici všechny potøebné osobní údaje, informace o dosaženém vzdìlání a finanèní ohodnocení zamìstnancù firmy. Oblast Personalistika eviduje stávající i bývalé zamìstnance firmy, jejich osobní údaje, pracovní zaøazení a pøíslušnost k urèitému pracovnímu týmu. Umožòuje pravidelné hodnocení zamìstnancù i pracovních týmù. Dále eviduje sociální výhody zamìstnancù a ostatní závazky zamìstnavatele. Komplexní zpracování oblasti mezd pro všechny typy organizací v Èeské i Slovenské republice poskytuje oblast Platy a mzdy. Oblast Systemizace je urèena pro analýzu a plánování pracovních míst vèetnì podmínek výkonu práce a mzdových nákladù s vazbou na organizaèní strukturu. Ekonomika práce obsahuje dva moduly: Plánování mzdových nákladù a Osobní úèty, který je urèen pro organizace, ve kterých èást mzdy zamìst-

nance není vyplacena pøímo, ale pøevádí se na jeho osobní úèet. Podrobnou evidenci uchazeèù o zamìstnání a personální marketing, který umožòuje sestavit podmínky pro nábor, eviduje a vyhodnocuje náborové akce, obsahuje oblast Personální marketing. Oblast Øízení znalostí obsahuje kromì modulu Evidence kurzù modul Výchova a vzdìlávání, který podrobnì eviduje vzdìlávací akce na zvyšování kvalifikace pracovníkù. Evidenci bezpeènostních pomùcek, jejich èerpání, požadavky na vzdìlání v oboru BOZP a vyhodnocení jejich úèinnosti poskytuje oblast Bezpeènost práce. Oblast Docházka a výkony zpracovává informace o docházce pracovníkù získaných z technických zaøízení registrujících prùchody. V návaznosti na nì sleduje pracovní výkony jednotlivých zamìstnancù s vazbou na mzdové ohodnocení. Oblast Cestovní pøíkazy øeší problematiku služebních cest, která obsahuje kromì nákladù spojených s jejich uskuteènìním i evidenci zpráv ze služebních cest a jejich výsledné vyhodnocení. Evidence pøedmìtù, napøíklad ochranných pomùcek, pracovních nástrojù, svìøených urèitým pracovníkùm, je náplní oblasti Evidence výdajù pracovníkùm.

Logistika Logistika øeší problematiku tokù materiálu a výrobkù od dodavatele do organizace, uvnitø organizace a od organizace k odbìrateli. Oblast Nákup poskytuje informace o veškerém nákupu vstupù do organizace, a to v úrovni operativní – modul Øízení nákupu i v úrovni øídící – Plánování nákupu. Pøedmìtem oblasti Odbyt je podpora èinností souvisejících s pøíjmem

13

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

a vyøizováním objednávek. Moduly zde obsažené se zabývají tvorbou nabídek, odbytovou zakázkou a fakturací, expedicí zboží, dopravním dispeèinkem a vyøizováním reklamací zboží. Tzv. „pultový“ prodej je pøedmìtem modulu Prodejna. Èinnosti spojené se skladováním materiálu a zboží jsou pøedmìtem oblasti Sklad. Základní modul je možno rozšíøit o další moduly, které øeší problematiku inventur, záruèních lhùt, automatických objednávek, rezervací, obalù, základní fakturace a úètování. Oblast Zakázková výroba se zabývá pøípravou, plánováním, realizací a vyhodnocením individuálních zakázek. Umožòuje sestavit rozpoèet a kalkulaci zakázky s vazbou na normativní základnu. Dále pak sestavení a sledování plnìní harmonogramu v návaznosti na plánované kapacity s výslednou fakturací zakázky. Oblast Údržba slouží v organizaci k evidenci veškeré údržby tìch zaøízení, která údržbu vyžadují. Specifickou problematiku vozidel a mechanizmù øeší modul Autopark.

Marketing Novým prvkem informaèního systému G2 je segment Marketing, který pøedstavuje specifickou èást marketingového informaèního systému. Segment obsahuje ètyøi prvky marketingového mixu, které jsou øešeny v oblastech v následujících oblastech. Oblast Produkt pøedstavuje první z prvkù marketingového mixu. Je tvoøena katalogem produktù s uvedením charakteristik, jako je jakost, technická úroveò, progresivita, servis apod. Oblast Cena øeší systém slev, rabatù, platebních a úvìrových podmínek, ovlivòuje výši katalogové prodejní ceny, což je umožnìno i v zahranièních mìnách. Oblast Distribuce je zamìøena na volbu zpùsobu doruèení zboží nebo služby k zákazníkovi. Organizace se rozhoduje o velikosti a umístìní skladù, pøepravních prostøedcích, èlánkovitosti odbytových a prodejních cest, velikosti zásob apod. Oblast Propagace je ètvrtým prvkem marketingového mixu. Jejím úkolem je podnìcování prodeje, napøíklad formou reklamy a direct marketingu.

V oblasti Zákazníci a konkurence se shromažïují informace o zákaznících i konkurenci organizace, které jsou dùležitým podkladem pro stanovení marketingových cílù. Klíèovou oblastí marketingu je Analýza trhu. Bez znalosti trhu je každé uvedení nového výrobku na trh riskantním hazardem. V zájmu vlastního pøežití by tuto èinnost mìla provádìt každá organizace.

Systém Segment øeší správu systému a èinnosti spojené s uživatelskými nastaveními. Oblast Správa systému shrnuje èinnosti spojené s prací správce systému. Oblast Uživatelé systému souvisí se správou uživatelských nastavení systému. Systém G2 je øešen tak, aby jednotlivé segmenty, oblasti i moduly byly flexibilní a mohly pracovat jak na samostatném poèítaèi u malé organizace, tak i v rozsáhlých poèítaèových sítích velké organizace.

Úèetnictví v G2

ing. Dagmar Hrušková, analytik G2 [email protected]

Podvojné úèetnictví je jednou ze základních aplikaèních oblastí systému G2. Je souèástí segmentu Finance, který pokrývá zpracování údajù souvisejících s finanèními toky v organizaci. Na stranì vstupù navazuje na všechny oblasti systému, kde jsou poøizovány doklady, které mají svùj obraz v úèetnictví. V oblasti Úèetnictví jsou tyto údaje zpracovávány v souladu s platnou legislativou a vnitropodnikovými smìrnicemi tak, aby byly efektivním podkla-

14

dem pro ty èinnosti, které pracují s úèetním obsahem prvotních dokladù. Výstupem jsou pro externí úèely veškeré sestavy definované legislativou a dalšími vnìjšími požadavky, pro interní úèely potom zejména podklady pro oblast øízení v nejširším smyslu.

Základní pojmy a principy Vìnujme se nyní krátce popisu objektù, které modelují základními pojmy

v oblasti úèetnictví. Jsou to pøedevším úèetní jednotka a objekty, které s úèetní jednotkou bezprostøednì souvisejí. Úèetní jednotka pøedstavuje základní objekt, ve kterém nalezneme platný úètový rozvrh, seznam k ní patøících úèetních dokladù, její hlavní knihu, úèetní deník a knihy analytické evidence a vnitøní úèetní smìrnici organizace. Úètový rozvrh je mimo jiné tvoøen seznamem úètù, se kterými organizace

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

pracuje. Úèet má ve své syntetické èásti vztah k pøíslušnému úètu legislativou pøedepsané úètové osnovy, analytika jej potom definuje v rámci organizace. Významnou vlastností úètu je jeho pøímá vazba na knihy analytické evidence, kde najdeme podrobné informace o jednotlivých položkách úètu s ohledem na rùzná hlediska, podle kterých je analytická evidence vedena (napø. u majetkových úètù je typická vazba na majetkové karty). Úèetní doklady jsou modelovány jako objekt, který rozšiøuje vlastnosti prvotního dokladu o úèetní údaje, jako jsou vztah k úèetní jednotce, datum zaúètování, osobu zodpovìdnou za úèetní pøípad a zejména o vztah k samotnému zaúètování. U objektu zaúètování bych se krátce zastavila, protože s ním souvisí jeden ze základních principù úèetnictví v systému G2. Zatímco prvotní doklady obsahují rùznorodé informace tak, jak s ohledem na typ dokladu a jeho rùznorodé funkce do systému vstoupily, objekt zaúètování v sobì nese èistou úèetní informaci (na který úèet, na kterou jeho stranu, jakou èástku, kdo za zaúètování zodpovídá, ke kterému dokladu se vztahuje atp.). Tu lze potom efektivnì využívat pro další úèely, kdy se pracuje pouze s úèetními informacemi. Hlavní kniha je koncipována jako seznam inventur úètù. V inventuøe úètu se shromažïují úèetní zápisy, vztahující se k danému úètu. S jednotlivými inventurami je možné nakládat samostatnì, tedy napø. po provìøení aplikovat rùzné stupnì ochrany proti neoprávnìným zásahùm aj. Úèetní deník je tvoøen seznamem jednotlivých úèetních zápisù. Knihy analytické evidence si zasluhují podrobnìjší poznámku. Tam, kde zákon nebo potøeby organizace vyžadují podrobnìjší evidenci, než kterou poskytují úèty (vèetnì analy-

tik), jsou v organizacích vedeny knihy, ve kterých jsou tyto informace uvedeny. Jedná se napø. o karty majetku, skladové karty atd. Systém G2 nabízí možnost využít pøímých vazeb mezi úètem a analytickou evidencí, která s ním souvisí. Napø. potøebuji-li si prohlédnout podrobnìji úèet Budovy, mohu ho vidìt pøes karty budov (s rùznými možnostmi tøídìní apod.) a mít tím k dispozici i všechny informace, které jsou souèástí tìchto karet. Vnitøní úèetní smìrnice tvoøí podporu pro definování nìkterých zákonných i pouze praktických náležitostí – zejména øady dokladù a používané zkratky, závazné interní postupy atd.

Základní moduly oblasti Úèetnictví Základní úèetnictví V tomto modulu jsou øešeny èinnosti spojené s definováním úèetní struktury organizace (od nejjednodušší až po složité hierarchické struktury støedisek), základních pravidel úètování v organizaci (zejména úètového rozvrhu, vnitøní úèetní smìrnice, øad úèetních dokladù, knih analytické evidence apod. ), se zaúètováváním dokladù (každý doklad, který má náležitosti úèetního dokladu, mùže být zaúètován) a správou úètù a úèetních knih. Je kladen dùraz na maximálnì pohodlnou a efektivní práci, a to jednak pøi zadávání dat (každý údaj se zásadnì zadává jednou), jednak pøi jejich zpracování (údaj je k dispozici všude, kde je to úèelné, lze používat volitelnì sofistikovaný systém automatických èinností), a v neposlední øadì pøi využívání úèetních informací (nejen pro výkaznictví, ale zejména pro øízení). Modul je k dispozici ve ètyøech variantách, které jsou odrazem legislativního dì-

lení ekonomických subjektù a jejich odlišných potøeb – organizace úètující podle úètové osnovy a postupù úètování pro podnikatele, pro rozpoètové organizace, pro pøíspìvkové organizace a pro politické strany, hnutí, obèanská sdružení a jiné nevýdìleèné organizace.

Pøevody do jiných úètových rozvrhù Tento modul je užiteèný pro organizace, které potøebují úèetní výstupy vidìt i pøes další úètové rozvrhy. Týká se to napø. organizací, jejichž nadøízený pracuje s jiným úètovým rozvrhem (napø. zahranièní vlastník) a potøebuje vidìt úèetní výstupy transformované do jeho úètového rozvrhu.

Úètárny Úkolem tohoto modulu je vytvoøit podporu pro efektivní úèetní práci v tìch organizacích, které úètují ve více finanèních úètárnách, jejichž struktura mùže být obecnì jiná, než je úèetní struktura organizace (nekopíruje strukturu nákladových støedisek).

DPH Modul DPH obsahuje propracovaný systém urèený pro plátce danì z pøidané hodnoty. Pracuje s pojmy jako daòový doklad, daòový dobropis a vrubopis, opravný daòový doklad, pøiznání k dani z pøidané hodnoty, dodateèné pøiznání k dani z pøidané hodnoty a pokrývá bohatou škálu èinností s tìmito pojmy spojenými.

Úèetní okruhy Tento modul umožòuje zaúètovávat jednotlivé úèetní pøípady zároveò do rùzných úèetních okruhù podle potøeb organizace. Úèetní pøípad tedy mùže mít jiný obraz v základním úèetním okruhu, jiný v manažerském, jiný v daòovém apod.

15

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

Správné informace pro správné lidi ing. Jaroslav Šmarda, technický øeditel [email protected]

Informaèní systémy v organizacích slouží k uspokojování informaèních potøeb managementu. Podle oblastí, které øídí, rozlišujeme tøi úrovnì managementu – operativní, taktický a strategický. Protože informaèní potøeby na rùzných úrovních øízení jsou rùzné, odpovídají jim také odlišné vlastnosti informaèních systémù pro podporu operativního, taktického a strategického øízení. Vztah informaèních systémù a úrovní øízení mùžeme znázornit informaèní pyramidou, která je na prvním obrázku.

Na operativní úrovni se øeší každodenní úkoly organizace, je to úroveò nejvíce vhodná pro automatizaci. Rozhodnutí na této úrovni jsou vìtšinou algoritmizovatelná, øízení vyžaduje detailní informace o nedávné minulosti a blízké budoucnosti. Pøedevším pro podporu øízení lidských zdrojù, finanèní øízení a øízení logistiky jsou urèeny projekty VEMA (PAM, PER, VZD, EKOS), kde lze s úspìchem využít funkcí zpracovávajících velké množství detailních údajù a bohatých detailních sestav. Pro taktické øízení je charakteristický širší èasový pohled na informace, pro rozhodnutí jsou potøebné pøedevším agregované údaje. I na této úrovni je øada èinností algoritmizovatelná. Pro podporu øízení na této úrovni lze také úspìšnì použít projekty VEMA.

16

Informace lze èerpat z výstupních agregovaných souborù, které se ukládají v mìsíèních intervalech a ze sestav, kde je podle potøeby možno nastavit rùzné stupnì agregace. Základním nástrojem na této úrovni je GENERÁTOR SESTAV, umožòující vytváøet vlastní prezentace údajù. Také nìkteré projekty jako je FINANÈNÍ ANALÝZA (FIN) a SYSTEMIZACE PRACOVNÍCH MÍST (STM) jsou pøedevším urèeny pro tuto úroveò øízení. Na strategické úrovni se provádí celá øada neopakovatelných a nealgoritmizovatelných rozhodnutí, pro která jsou tøeba pøedevším agregované informace z mnoha oblastí. Pro strategické analýzy potøebujeme nejširší èasový horizont informací do minulosti i do budoucnosti. Pro podporu strategického øízení slouží specializované manažerské informaèní systémy (zkratka EIS z Executive Information Systems). Rozsah používání tìchto systémù se neustále zvìtšuje. V souèasné dobì se èasto oznaèují jako systémy Business Intelligence a využívají se i pro urèitou èást taktického øízení (viz obr. 1). Nejrozšíøenìjším systémem u nás je manažerský rozhodovací systém MEDIA kanadské firmy SPEEDWARE. Systémy pro strategické øízení jsou zpravidla samostatné informaèní systémy s vlastní databází údajù, které jsou øešeny jako otevøené systémy, do kterých je možno vkládat údaje z jiných systémù pro operativní øízení.

Nejlepším øešením pro uživatele je integrovaný informaèní systém, který automatizuje propojení mezi informaèními systémy pro operativní, taktické a strategické øízení. Informace, které vznikají v systému pro operativní øízení, jsou agregovány a pøedávány do manažerského informaèního systému, kde se ukládají do datového skladu a jsou využívány pro strategická rozhodnutí. Integrace by mìla zajišovat nejen pøedávání vlastních údajù, ale také koordinaci na úrovni datových modelù tìchto informaèních systémù, aby každý údaj byl skuteènì poøízen jen jednou a mìl tedy jediný zdroj. Takovým øešením je integrovaný informaèní systém VEMA, který elegantnì øeší propojení libovolného projektu VEMA s manažerským rozhodovacím systémem M EDIA. Struktura tohoto systému je na druhém obrázku. Základem propojení je modul VxM, který zajišuje nejen pøenosy vlastních dat, ale také naplnìní datového slovníku MEDIÍ údaji definovanými a používanými v projektech VEMA. Integrovaný informaèní systém VEMA je cesta jak dosáhnout, aby manažeøi na úrovni operativní, taktické i strategické mìli k dispozici takové informace, které aktuálnì potøebují pro rozhodování.

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

Nástroj pro podporu rozhodování a øízení lidských zdrojù ing. Milan Horváth, vedoucí programátor HR [email protected]

Aplikace MPAM (Manažerská analýza PAM) je urèena vrcholovým manažerùm a pracovníkùm personálních oddìlení, kteøí potøebují rychlé a pøehledné vyhodnocení mzdové a personální agendy. Je propojením primárního informaèního systému s manažerským do integrovaného systému. Koncentruje na jediné obrazovce v pøíVýhody aplikace MPAM: • možnost prezentace v pøehledné grafické a tabulkové formì; • zabezpeèení dostupnosti pøesných mzdových a personálních ukazatelù pro management organizace; • snížení administrativní nároènosti pøípravy rùzných analytických podkladù pro management; • agregace, konsolidace a integrace mzdových a personálních údajù; • interaktivní možnosti zpracování strategických informací pro manažery v oblasti mzdové a personální; • komplexní zobrazení mzdových a personálních údajù; • agregace dat za libovolné období, rozborové hledisko, pohlaví, vìkovou kategorii, kategorii zamìstnance, stupeò vzdìlání, tarifní tøídu; • možnost pøizpùsobovat úroveò zobrazených informací podle požadavku na analýzu; • identifikace problému, upozornìní nebo pøíležitosti pomocí definice pravidla pro analýzu; • porovnávat a vyhodnocovat trendy bez nutnosti znalosti programování nebo struktury informaèních systémù.

jemném grafickém prostøedí Windows pøehled základních ukazatelù z projektu PAM pøevedených do manažerského rozhodovacího systému MEDIA firmy SPEEDWARE CORPORATION INC. Všechny ukazatele získáte v pøehledné grafické i tabulkové formì. Každá složka tabulky nebo grafu má pøiøazen detailní pohled s možností zadání dalších požadavkù – následnì se pak objeví nový graf nebo tabulka, který rozebírá vybranou skuteènost novým pohledem. Aplikace obsahuje 20 rùzných ukazatelù ze tøí základních oblastí: • evidenèní poèty, • dny a hodiny, • odmìny a náhrady. Na obrázku 1 jsou zobrazeny tabulky ukazatelù z oblasti odmìn a náhrad za organizaci celkem po jednotlivých mìsících. V dolní èásti po ètvrtletích a za rok celkem. Tabulka umožòuje souèasný výbìr ukazatele a èasového období. Nastavením kurzoru na øádek ukazatele Prùmìrná mìsíèní mzda na zamìstnance za 01. 98 (hodnota

7680) a stiskem levého tlaèítka myši vyberete detailní pohled. Na obrazovce se objeví obsah znázornìný na obrázku 2. Na obrázku 2 jsou podrobné pohledy na prùmìrnou mìsíèní mzdu v 01. 98. První graf ukazuje výši mzdy dle vìkových kategorií, druhý dle pohlaví a tøetí dle rozborových hledisek (Závod 1, Závod 2, Závod 3). Povšimnìte si zmìny popisu na titulkové lištì okna, které ohranièuje tyto tøi grafy. Zde je vidìt, že jde skuteènì o 01. 98. Nastavením kurzoru na tlaèítko Další kategorie a stiskem levého tlaèítka myši vyberete další pohledy. Na obrazovce se objeví obsah znázornìný na obrázku 3.

17

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

Na obrázku 3 jsou další pohledy na prùmìrnou mìsíèní mzdu v 01. 98. První graf ukazuje výši mzdy dle stupnì vzdìlání, druhý dle kategorie zamìstnání a tøetí dle tarifních tøíd. Nyní se vrátíme k obrázku 2. Pokud Vás zajímá podrobnì situace na Závodì 1 staèí kurzorem najet na práh Závod 1 spodního grafu a stisknout levé tlaèítko myši. Na obrazovce se objeví obsah znázornìný na obrázku 4. Na obrázku 4 jsou další podrobné pohledy na prùmìrnou mìsíèní mzdu v 01. 98 za Závod 1. První graf ukazuje výši mzdy dle vìkových kategorií, druhý dle pohlaví a tøetí dle rozborových hledisek (sekretariát, výroba OV, støíbøení OV, malírna, výroba

1, výroba 2). Povšimnìte si zmìnu popisu na titulkové lištì okna, které ohranièuje tyto tøi grafy. Zde je vidìt, že jde o 01. 98 a Závod 1. Uvnitø prvního grafu vìkové kategorie byl kliknutím na hodnotu 6185 vyvolán další detailní pohled. Tento pohled ukazuje prùmìrnou mìsíèní mzdu v 01. 98, za Závod 1, pro zamìstnance ve vìkové kategorii 36 až 45 let dle pohlaví. Tímto elegantním zpùsobem má manažer možnost rychle získat odpovìdi i na pomìrnì složité dotazy. Pracovní panel aplikace MPAM je oknem do mzdových a personálních údajù celé organizace.

Manažer mùže objevovat a sledovat rùzné trendy v organizaci. Pøi rozhodování mùže brát na tyto trendy ohled. Místo neustálého shánìní rùzných typù údajù z mzdového a personálního oddìlení se mùže plnì zamìøit na analýzu a øešení skuteèných problémù. Pokud se výjimeènì objeví potøeba zodpovìdìt požadavek, který není definován v pracovním panelu MPAM, je možné jej doplnit. Tvorba požadavkù je intuitivní a také pomìrnì nezkušený uživatel dokáže definovat svùj požadavek na zpracování grafu nebo tabulky s jeho pohledem na existující ukazatele.

Systemizace

Sylvie Fuèíková, aplikant HR [email protected]

Jedním z novì nabízených modulù v oblasti lidských zdrojù je modul STM – Systemizace. Slouží v personální práci pro optimální využívání lidského potenciálu v plnìní nároèných úkolù organizace. Umožòuje plánování pracovních míst v rámci celé organizace na jednotlivých pracovních úsecích, porovnání se skuteèností se provádí na základì po-

18

tøebných dat pøenesených ze mzdového modulu PAM. Vyhodnocují se rozdíly mezi plánem a skuteèností v poètu pracovníkù, kde se projeví nadbytek nebo zase nedostatek zamìstnancù na jednotlivých pracovištích. Pro personální práci jsou dùležité také informace o zamìstnancích, kteøí jsou doèasnì v mimoevidenèním stavu (napø. na mateøské

dovolené) a tvoøí rezervu na jednotlivá pracovní místa. Ve vazbì na plánovaná pracovní místa se definují pøedpokládané mzdové náklady ve formì tarifních mzdových složek. Srovnání se skuteènými mzdovými složkami je øešeno podle jednotlivých složek – tarifù, konkrétních trvalých složek a celkové. Kromì

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

porovnávání plánovaných a skuteèných tarifních mzdových nákladù v rámci rozborové struktury organizace, umožòuje projekt definovat parametry pro mzdovou regulaci. Jde o regulaci, kterou si organizace urèila sama podle svých potøeb. Údaje plánu i skuteènosti se uchovávají v èasové øadì, v mìsíèních obdobích s možností nadefinovat poèet rokù uchovávání a práce s tìmito daty. Pøechod mezi obdobími do minulosti

i budoucnosti je v této linii plynulý. Plánování lze uskuteèòovat i do vzdálenìjší budoucnosti, porovnávání tìchto plánovaných pracovních míst se pak provádí se skuteèným souèasným stavem. Kromì celkového pohledu na údaje plánu a skuteènosti, se nabízí také zjednodušený soubor zmìn – zobrazení veškerých zmìn oproti pøedchozímu

období. Standardní sestavy jsou definované pomocí tzv. maket, které si uživatel mùže pøizpùsobit.

Podpora plánování v projektu Vzdìlávání ing. Milan Horváth, vedoucí programátor HR [email protected]

Lidské zdroje v sobì skrývají netušené možnosti a jsou v Èeské republice na solidní úrovni. Problémem je nedostateèné využívání jejich potenciálu v organizacích. To má za následek nízkou produktivitu práce. Pøitom zamìstnanci jsou tím nejcennìjším, co každá organizace má, protože právì oni vytváøejí hodnoty. Všichni z praxe víme, že jeden kvalitní zamìstnanec je schopen zastat práci i za nìkolik ménì kvalitních zamìstnancù. Ze støednìdobého a dlouhodobého hlediska mùže nedostatek schopných zamìstnancù vést k zániku organizace jako celku. V ideálním pøípadì by mìli být všichni zamìstnanci stejnì kvalitní. To je ovšem obtížné docílit, protože kvalitu zamìstnancù ovlivòují objektivní faktory (zdravotní stav, vìk, praxe apod.) a subjektivní faktory (vzdìlání, motivace, individuální schopnosti, odolnost vùèi zátìži apod.). Plnìní úkolù v organizaci musí být zabezpeèeno pøimìøeným poètem zamìstnancù s dostateènými schopnostmi. Za plnìní úkolù zodpovídá zpravidla vedení organizace. Vedení organizace je tedy zodpovìdné za vytvoøení

takových podmínek, aby zamìstnanci mohli dosáhnout požadovaných schopností. Vedení organizace by si mìlo tuto odpovìdnost uvìdomit a pøijmout. Jednou z cest, která umožní zamìstnancùm dosáhnout požadovaných schopností, je vybudování systému vzdìlávání v organizaci. Investice do vybudování systému vzdìlávání mùže krátkodobì znamenat zvýšení nákladù. Ze støednìdobého a dlouhodobého hlediska jde o investici s vysokou mírou návratnosti, která v koneèném dùsledku zásadním zpùsobem ovlivní zvýšení produktivity práce zamìstnancù a tím i celé organizace. Sebelepší systém vzdìlávání však muže vyjít naprázdno, pokud nebude efektivnì využíván. Pokud zamìstnanec absolvuje školení, které se netýká jeho pracovní náplnì nebo absolvuje bezdùvodnì nìkolikrát za sebou stejné školení, pak jsou to vyhozené peníze. Nᚠprojekt VZD (Vzdìlávání) umožòuje vést pøesnou evidenci vzdìlávacích akcí absolvovaných jednotlivými zamìstnanci. Dále umožòuje sledování nákladù na tyto akce, jejich zúètování na jednotlivá nákladová

støediska a jednotlivé zamìstnance. Projekt se do verze 3.00 zabýval pouze akcemi již uskuteènìnými v minulosti. V nové verzi 3.01 se otvírá nový pohled smìrem do budoucnosti – vzdìlávací akce je možné plánovat. Toto plánování vzdìlávacích akcí má v projektu rozsáhlou podporu, která pomùže odhalit a vylouèit negativní jevy uvedené v pøedchozím odstavci. Projekt umí podle zadaných podmínek pro jednotlivé typy vzdìlávacích akcí vybrat a nabídnout poèty vhodných zamìstnancù (nebo jejich jmenovitý seznam). Umí provìøit, zda vybraní úèastníci plánované nebo probíhající akce splòují podmínky pro absolvování kurzu zadané v katalogu vzdìlávacích akcí. Projekt zahrnuje podporu práce vzdìlávacích zaøízení. Evidence využití školících místností, ubytovacích a stravovacích kapacit, požadavkù na dopravu. K rozšíøení došlo také v oblasti odmìòování lektorù. Pokud máte dojem, že nᚠprodukt VZD by mohl být užiteèným pomocníkem pøi zavádìní a využívání systému vzdìlávání ve Vaší organizaci, obrate se s dùvìrou na nás.

19

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

Øízení lidských zdrojù na Ministerstvu financí ÈR Alena Novotná, vedoucí aplikant HR [email protected]

Na základì zkušeností s používáním projektu PAM na všech finanèních øeditelstvích Ministerstva financí ÈR (dále MF) byla firma VEMA vybrána jako dodavatel integrovaného informaèního systému pro øízení lidských zdrojù (HR = human resources) pro Ministerstvo financí ÈR. Tím se naše firma stala øešitelem zøejmì jednoho z nejrozsáhlejších informaèních systémù v této oblasti, který zahrnuje distribuované zpracování informací pro zhruba 14 000 zamìstnancù. Databáze systému pro øízení lidských zdrojù jsou rozmístìny v centru na MF, ve všech finanèních øeditelstvích a ve vzdìlávacích zaøízeních. Pro potøeby øízení implementace tohoto rozsáhlého systému byl vytvoøen implementaèní tým, ve kterém jsou odpovìdní øídící pracovníci MF ÈR a firmy VEMA. Z pohledu standardních modulù dodávaných firmou VEMA systém zahrnuje tyto základní oblasti: • • • •

pracovníci a mzdy (PAM), personalistika (PER), vzdìlávání (VZD), systemizace (STM).

Abychom pokryli specifické informaèní potøeby vrcholového øízení na MF ÈR, vytvoøili jsme modul HRF, ve

20

kterém probíhá centrální zpracování informací z oblastí PAM a personalistiky. Souèástí øešení je také manažerský rozhodovací systém EIS MEDIA firmy SPEEDWARE CORPORATION INC. urèený pro analýzu a strategické rozhodování a naší firmou vytvoøená aplikace tohoto systému MANAŽERSKÉ ANALÝZY PAM s možností využití sady definovaných ukazatelù.

Databáze na úrovni FØ Základní zpracování informací probíhá automatizovanì na úrovni finanèních øeditelství (FØ) s využitím modulù PAM, PER a VZD. V budoucnu se poèítá s nasazením modulu STM. Na všech finanèních øeditelstvích jsou moduly PAM, PER a VZD integrovány do jediné provozní databáze, která je provozována ve sdíleném režimu zpracování. Pøístup k ní mají všichni zpracovatelé podle pøidìlených oprávnìní. Zahrnuje údaje o všech zamìstnancích celého FØ vèetnì podøízených finanèních úøadù. Pøedávání informací do centra (úroveò MF) je zabezpeèeno automaticky prostøednictvím pøenosových souborù. Na úrovni FØ je rovnìž využíván manažerský informaèní systém EIS MEDIA s využitím kategorií a ukazatelù pøizpùsobených potøebám FØ.

Databáze na úrovni MF Pro zpracování dat na nejvyšší úrovni – úrovni MF – je urèen modul HRF. Tato databáze umožòuje centrální správu èíselníkù a tabulek modulù PAM a PER a snadné sehrávání údajù tìchto modulù z úrovnì FØ. Tyto údaje jsou pak využívány pro rùzné analýzy a celorezortní šetøení. Na úrovni MF je databáze VZD vedená samostatnì. Obsahuje základní osobní údaje o zamìstnancích všech FØ a FÚ a údaje o vzdìlávacích akcích. Umožòuje poøizovat vzdìlávací akce s celorezortní pùsobností.

Databáze na úrovni VZ Pro oblast vzdìlávání zamìstnancù je speciálnì zøízena na úrovni vzdìlávacích zaøízení (VZ) databáze pouze s modulem VZD. Obsahuje údaje o zamìstnancích všech FÚ a údaje o poøádaných vzdìlávacích akcích. Pøedávání informací do centra (úroveò MF) je zabezpeèeno automaticky.

1

personální charakteristiky zamìstnancù

2, 4, 6 konfiguraèní tabulky a èíselníky 3

PAM charakteristiky zamìstnancù

5, 7

vzdìlávací charakteristiky zamìstnancù

8

nabídky vzdìlávacích akcí, charakteristiky uskuteènìných vzdìlávacích akcí

9

nabídky vzdìlávacích akcí, potvrzené požadavky na vzdìlávací akce

10

požadavky na vzdìlávací akce

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

Struktura uživatelù projektù VEMA RNDr. Vìra Burdová, vedoucí obchodního oddìlení [email protected]

S rozvojem trhu a stále se zvyšující konkurenceschopností podobných produktù se stává nezbytností se pøi øízení firem vìnovat oblasti marketingu. Marketing se stává alfou i omegou pro úspìšný rozvoj firmy. AMERICKÁ MARKETINGOVÁ SPOLEÈNOST (AMA) definuje marketing jako proces plánování a naplòování koncepce, oceòování, propagace a distribuce myšlenek, výrobkù a služeb, který smìøuje k uskuteènìní vzájemné výmìny, uspokojení potøeby jedincù a organizací. Základní úlohy marketingu mùžeme definovat v následujících bodech: • uspokojit potøeby zákazníka, • získat výhody pøed konkurencí, • zvýšit podíl našeho produktu na trhu, • zajistit rùst segmentu trhu. K tomu, abychom se tìmto cílùm pøiblížili, provedli jsme analýzu rozložení firem na trhu dle oborù zamìøení jejich èinnosti a vyhodnocení, které

z nich, z hlediska oborového èlenìní, produkty VEMA využívají. Pøi analýze jsme použili údajù uvedených v INFORM KATALOGU. Pro rozložení firem je využito èlenìní do deseti hlavních oborù: • • • • • • • • • •

zemìdìlství, lesnictví a rybáøství, tìžba, stavebnictví, výroba, doprava, spoje, dodávky elektøiny a plynu, velkoobchod, maloobchod, finanènictví, pojišovnictví a nemovitosti, služby, veøejná administrativa.

Zjištìní pro nás bylo pøíznivé. Pouze v jediném resortu jsme nenašli uživatele projektù VEMA, a to v resortu „tìžba surovin“. Ve všech ostatních oborech jsou naši uživatelé zastoupeni. Samozøejmì, že èetnost zastoupení je rùzná, daná charakterem oboru a ta-

ké podmínìna tím, jaké firmy jsou v katalogu, který jsme si pro porovnání vybrali, zastoupeny. Dalším faktorem je obecné využívání SW v resortech. Napø. „zemìdìlství“ patøí ještì stále k oborùm, kde využití výpoèetní techniky je na podstatnì nižší úrovni. Protikladem k tomu je napø. „finanènictví“, kde využití PC je na vysoké úrovni, ale má velmi specifické požadavky. Je pro nì obvykle vyvíjen speciální SW. I v tomto oboru najdete naše uživatele – INVESTIÈNÍ A POŠTOVNÍ BANKA A.S., Praha, M ORAVIA BANKA A.S., FrýdekMístek. Velice dobrou pozici má VEMA ve školství, zdravotnictví. Najdete ji ve výrobních organizacích – TEPLÁRNY BRNO, A. S., METAL ÚSTÍ NAD LABEM, A.S., ve stavebnictví – VHS TEPLICE, S.R.O., BÁÒSKÉ STAVBY MOST, S.R.O., v obchodních organizacích – JULIUS MEINL PRAHA, S.R.O., TTI BRNO, S.R.O. Zjištìné výsledky nám slouží pro urèování dalšího rozvoje firmy, a už z pohledu získávání nových klientù, tak i pro urèení zamìøení nových produktù.

Docházkové systémy

ing. Jan Tomíšek, øeditel VEMA Computers & Systems s. r. o. [email protected]

V poslední dobì je ve všech podnicích zøejmý sílící tlak na vnitøní efektivnost. Tento tlak se pochopitelnì promítá i do oblasti øízení lidských zdrojù, nebo mzdové náklady jsou mnohdy vùbec nejvìtšími náklady celé organizace. V rámci plného využívání dostupných lidských zdrojù logicky pøichází požadavek na pøesné sledování èerpání fondu pracovní doby u jednotlivých zamìstnancù.

Existuje mnoho zpùsobù vedení docházkové evidence. Pomìrnì obvyklá prezenèní kniha je asi nejnáchylnìjší k chybám, a již úmyslným èi neúmyslným. Nemá totiž vlastní zdroj pøesného èasu. O nìco lépe jsou na tom klasické „píchaèky“ – èasové razítko je tìžké zmìnit. Oba systémy však mají zásadní nedostatek – získaná data je pro mzdové a kontrolní úèely nejprve potøeba pøepsat do poèítaèe, kde dnes

prakticky výhradnì probíhá jejich další zpracování. Rovnìž nelze snadno od stolu zjistit, kdo je, èi není pøítomen. Je nutno jít nahlédnout do papírových podkladù umístìných zpravidla ve vstupu do objektu. Problematická je evidence vícenásobného pøerušení pracovní doby. Výše uvedené nectnosti jsou dnes snadno øešitelné s pomocí elektronických docházkových systémù, které

21

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

znamenají zásadní prùlom do spolehlivosti nasbíraných dat, a rovnìž pøinášejí tolik žádanou úsporu režijních pracovních sil.

Principy Obvyklý docházkový systém je tvoøen technickým vybavením pro sbìr prùchodù kontrolním místem resp. místy, prostøedky pro pøenos nasbíraných údajù a programovým vybavením pro vyhodnocení dat. Technické vybavení se skládá ze snímaèù identifikaèních pøedmìtù, terminálù pro vkládání pomocných údajù a z vlastních osobních identifikaèních pøedmìtù. Sbìr dat je realizován prostøednictvím metalických vedení, pøípadnì modemù a pøenosem po telefonních linkách. Souèástí systému sbìru dat jsou specializované ústøedny nebo lépe poèítaè, který celý systém øídí. Aplikaèní software potom poskytuje podklady pro výpoèet mezd, pro kontrolu dodržování a èerpání pracovní doby, pøípadnì okamžité zjišování pøítomnosti. Pokud je systém propojen se systémem øízení pøístupu, jsou souèásti technického vybavení i otvíraèe dveøí, turnikety nebo závory. Snímaè s pøípadným terminálem je umístìn zpravidla u vchodu (vchodù) do objektu organizace. Je vhodné jej umístit tak, aby nemohl být snadno poškozen nebo zcizen a nebyl pøímo vystaven povìtrnostním vlivùm, zejména dešti. Terminál je vybaven jednoduchou klávesnicí a displejem pomocí nichž se zadává zejména kód dùvodu pøerušení pracovní doby (odchod k lékaøi, obìd, soukromì…). Terminál spolu se snímaèem produkuje následující údaje: identifikace osoby, datum a èas prùchodu, smìr (pøíchod/odchod), èíslo terminálu (brány, vchodu) a kód dùvodu odchodu. Smìr prùchodu mùže být zjišován dle snímaèe (jeden pro pøíchod, druhý pro odchod), zadáním z klávesnice nebo jen

22

prostým poèítáním (liché prùchody pøíchod, sudé odchod). U organizací s vysokým nasycením výpoèetní technikou lze zadávat kódy dùvodu zpìtnì z poèítaèe každého pracovníka a u vchodu pak nemusí být terminál, postaèí snímaè. Tento režim pøedpokládá snadný pøístup k poèítaèi pro všechny zamìstnance a rovnìž jejich vysokou poèítaèovou gramotnost. Je tedy použitelný napø. pro programátorské firmy nebo úøady a je zcela nevhodný pro výrobní organizace apod. Aplikaèní software automatizovanì nebo na vyžádání pøebírá data od terminálù a provádí jejich zpracování. Mùže pracovat ve tøech režimech. Režim on-line prùbìžnì sleduje prùchody a v terminálech se žádná data nehromadí. Režim semi on-line zajišuje pøenos dat v pravidelných, dostateènì èetných okamžicích (napø. jedenkrát za pìt minut), takže chování systému se velmi blíží režimu on-line, je však technicky ménì nároèné. Poslední režim je režim off-line, kdy k pøenosu dat dochází zpravidla na manuální vyžádání napø. jednou dennì, nejménì však jedenkrát mìsíènì. Èetnost je dána jednak požadavky uživatelù na systém a dále kapacitou pamìti terminálu (nesmí dojít k zahlcení uchovávanými prùchody). Na základì takto pøijatých dat jsou automatizovanì vypoèteny údaje pro zpracování mezd. Vznikají kumulované údaje o celkové odpracované èi neodpracované pracovní dobì, o èerpání dovolené, o omluvených èi neomluvených absencích, o pøesèasech, pozdních pøíchodech a podobnì. Vyšší verze aplikaèního software v režimu on-line nebo semi on-line umožòují okamžitou kontrolu pøítomnosti. Pokud systém souèasnì plní funkci kontroly pøístupu, je nutné, aby terminály udržovaly ve své pamìti seznam oprávnìných osob. Napøíklad pøi pøíchodu do zamìstnání je nejen zaevi-

dován pøíchod, ale rovnìž se otevøou vstupní dveøe nebo se odblokuje turniket. Obdobnì pøi odchodu. Je zøejmé že, v tomto režimu musí být ošetøeny pøíchody a odchody návštìv a havarijní situace (požár, úraz), kdy by mohlo dojít k uvìznìní ohrožených osob v uzavøených zónách. Rovnìž aplikaèní software musí mít funkce pro správu seznamù oprávnìných osob a jejich nahrávání do jednotlivých terminálù. Životnost takového docházkového systému je odhadována nejménì na 15 let.

Technické prostøedky Identifikaèní pøedmìty Identifikaèní pøedmìty jsou tvoøeny zejména kartami lišícími se zpùsobem uložení identifikaèní informace (médiem) a zpùsobem snímání této informace. Rozlišujeme uložení identifikace v magnetické vrstvì, v pamìti èipu nebo formou natisknutého èárového kódu. Snímání probíhá kontaktnì u magnetické vrstvy (protažení karty štìrbinou snímaèe), kontaktnì nebo bezkontaktnì u èárových kódù a èipových karet. Identifikaèní údaj je zpravidla jen unikátní èíslo, ostatní údaje, jako je napø. držitel karty, jsou uloženy v databázi docházkového systému. Zabezpeèení karet pøed duplikací je rozdílné u rùzných typù karet. Nejlépe jsou zabezpeèeny karty èipové, kde pøímo výrobce garantuje unikátnost èísla karty a jejichž falzifikace je proto nejobtížnìjší. Karty lze opatøit potiskem obsahujícím údaje dle požadavku organizace, fotografii držitele nevyjímaje. Rozmìrovì karty odpovídají bìžným kreditním kartám (norma ISO). Ceny karet se pohybují v rozsahu cca 10 až 120 Kè dle typu a poètu kusù.

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

Magnetické karty Jsou nejbìžnìjší identifikaèní pøedmìt. Jedná se o technologii zcela shodnou s kreditními kartami. Vlastní identifikace je uložena v proužku magnetického materiálu na zadní stranì karty. Výhodou magnetických karet je jejich velmi nízká poøizovací cena cca 15 Kè/ks. Výmìna pøi ztrátì èi poškození není pøíliš finanènì nároèná. Životnost karet je pøi dobrém zacházení i 10 000 protažení snímaèem. Vzhledem ke kontaktnímu snímání je nutno snímaèe pravidelnì èistit. Karty je nutno chránit pøed nadmìrným teplem, magnetickým polem, nadmìrnou deformací a mechanickým poškozením (poškrábáním) magnetické vrstvy. Jsou však velmi tenké a tudíž nezabírají napø. mezi doklady mnoho místa. Zaøízení pro záznam karet je cenovì dostupné i pro velké firmy. Vzhledem k relativnì snadné dostupnosti záznamového zaøízení však hrozí falzifikace karty. Karty s èárovým kódem V plastovém pouzdøe je zataven papír s natisknutým èárovým kódem. Na pouzdøe je v místì kódu nanesena krycí vrstva prùsvitná pouze v infraèerveném spektru. Tak je zajištìno, že kartu nelze zfalšovat prostým okopírováním v kopírce. Karty s nekrytým kódem se

prakticky nepoužívají. Výhodou je velmi nízká cena a možnost výroby prakticky na každé laserové tiskárnì vèetnì tisku libovolných dalších informací. Vytisknutá karta se následnì zataví do pouzdra na jednoduchém zaøízení (obdobnì jako nový typ obèanských a øidièských prùkazù). Snímání mùže být kontaktní nebo bezkontaktní na vzdálenost až nìkolika desítek cm. Kartu je nutné vyjmout a „ukázat“. Jsou nejsnáze zfalšovatelné. Èipové bezkontaktní karty Èipové karty jsou nejprogresivnìjším médiem. Pro úèely docházkových a pøístupových systémù se používají témìø výluènì v bezkontaktním pasivním provedení. Elektronika karty je napájena ze snímaèe indukènì magnetickým polem. Je-li napájena, vysílá kódovanì svou identifikaci. Karty staèí pouze pøiblížit ke snímaèi, není nutné je vyjímat z pouzdra. Zpravidla staèí ke spolehlivému sejmutí pøiblížení na cca 10 cm. Díky tomu má karta prakticky neomezenou životnost. Snímaèe není nutné udržovat. Karty jsou mechanicky i tepelnì odolné. Obsah je kartì dán již výrobcem, který garantuje unikátnost všech vyrobených karet. Karty rùzných výrobcù nejsou kompatibilní. Z tìchto dùvodù je falzifikace velmi obtížná. Poøizovací cena karty èiní cca 100 Kè/ks. Existují i èipy zapouzdøené v pøívìsku. Jsou snímány bezkontaktnì a jejich funkce a vlastnosti jsou zcela shodné s kartami. Hodí se pro nejnároènìjší prostøedí. Dallas èipy V pouzdøe pøipomínajícím knoflíkovou baterii o prùmìru zhruba 1 cm je ukryt èip nesoucí identifikaèní údaje. Vlastnosti jsou podobné jako u èipových karet, pouze snímání je kontaktní. Pøi snímání je èip pøitisknut ke kontak-

tùm snímaèe, odkud je zároveò i napájen. V tom okamžiku vysílá opìt kontaktnì identifikaci. Dallas èipy jsou o nìco levnìjší než èipové karty.

Snímaèe Snímaèe jsou závislé na typu identifikaèního pøedmìtu, pro které jsou urèeny. Mohou snímat i více typù (magnetické a souèasnì èipové karty). Snímaèe magnetických karet obsahují nutnì mechanické díly a kontaktní ètecí hlavu. Jsou proto potenciálnì nejnespolehlivìjší a vyžadují pravidelné èištìní. Funkènì nejspolehlivìjší a mechanicky nejjednodušší jsou snímaèe bezkontaktních èipových karet. Skládají se z øídící elektroniky a jednoduché antény ve formì nìkolika závitù drátu. Proto je snadné je integrovat pøímo do terminálù, resp. do jiných typù snímaèù. Nevyžadují žádnou údržbu. Pro Dallas èipy se používá velmi prostý snímaè umožòující pøitisknutím pouzdra èipu potøebný kontakt. Snímání je pomìrnì spolehlivé a snímaè vyžaduje minimální údržbu. Snímaèe èárových kódù jsou dnes velmi rozšíøené a jedná se o zvládnutou techniku. Snímaèe s prvkem CCD mají menší dosah (do 10 cm). Zato však nemají mechanické díly a jejich životnost je prakticky neomezená. Laserové snímaèe mají mechanické rozmítací zrcátko, které je relativnì snadno zranitelné (silným nárazem), nicménì životnost i tohoto snímaèe je velmi vysoká. Optika snímaèù vyžaduje pravidelné èištìní.

Terminály Terminály docházkových systémù jsou koncová zaøízení vybavená obvykle jedním nebo více snímaèi, klávesnicí a displejem pro zadávání pomocných údajù (kód dùvodu). Jeden snímaè bývá integrován pøímo do

23

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

terminálu. Zaøízení je vìtšinou programovatelné a programování probíhá buïto z jeho vlastní klávesnice nebo lépe pomocí poèítaèe po komunikaèní lince. Na klávesnici bývají uživatelsky definovatelné klávesy, vhodné napø. pro zadání nejèastìjších kódù dùvodu. Terminál je schopen spínat relé pro otevírání dveøí nebo turniketu. Dražší modely mají zabudované baterie pro zálohování napájení. Terminál sbírá a pøípadnì shromažïuje údaje o prùchodech a je-li to požadováno povoluje pøístup do chránìných zón. Nasbírané údaje jsou zasílány nadøízené jednotce, která je tvoøena buïto specializovanou ústøednou nebo stále èastìji pøímo poèítaèem. Terminál mùže být pøipojen jak on-line, tak off-line. On-line terminály zpravidla samy pøechází do režimu off-line, jestliže ztratí spojení s nadøízenou jednotkou napø. z dùvodu poškození pøívodního kabelu. V pøípadì práce off-line v krajním pøípadì nemusí být k terminálu veden žádný kabel, je možné jej prostì sejmout a pøenést k poèítaèi, kde z nìj budou po pøipojení bìžnou sériovou linkou bìhem nìkolika minut pøeèteny nasbírané údaje a terminál mùže být opìt vrácen na pùvodní místo. Nìkteré typy terminálù jsou urèeny èistì pro provoz on-line a mají pouze velmi malou nebo dokonce žádnou vyrovnávací pamì. Má-li objekt více vstupù, mùže být v systému nìkolik terminálù. Nìkteré nemusí sloužit docházkovému systému, ale jen pro øízení pøístupu. Od specializovaných ústøeden, které slouží pro øízení rozsáhlejších sítí terminálù a snímaèù se v poslední dobì upouští a funkce ústøedny jsou realizovány programovým vybavením napø. na bìžném firemním Windows NT serveru. Øízení docházkového systému znamená pro sever minimální nárùst zátìže a server tak bude zejména lépe využíván.

24

Komunikaèní prostøedky

Jednotlivé komponenty docházkového systému komunikují buïto po bìžné sériové lince (rozhraní RS 232), která je omezena dosahem cca 15 m, nebo lépe po sbìrnici RS 485, na kterou mùže být pøipojeno více zaøízení souèasnì a jejíž délka je omezena na cca 400 m. Jako fyzické vodièe lze použít kabely pro strukturované kabeláže (ètyøi kroucené dvojlinky), kde jeden nebo dva páry slouží pro pøenos dat a jeden pøivádí k terminálu napájení. Pro vzdálená pracovištì mùže být terminál pøipojován pro pøenos dat do nadøízeného poèítaèe modemem, se kterým je spojen pøes rozhraní RS 232. Lze použít i radiomodem.

Vazba na software Pøedmìtem tohoto èlánku není podrobný popis funkcí programového vybavení docházkového systému ani jeho vazeb na ostatní komponenty informaèního systému. Omezím se proto pøevážnì na technické údaje. Rozhraní mezi sbìrem a zpracováním dat je závislé na režimu komunikace. V pøípadì off-line komunikace zpravidla dostává aplikace soubor dat, který je zpracován. Pøi on-line komunikaci je nìkterými obvyklými prostøedky operaèního systému zajištìna synchronizace komunikace mezi ovladaèi terminálu a vlastním terminálem resp. terminály na stranì jedné a mezi ovladaèem a aplikaèním programem na stranì druhé. Tento režim umožòuje – mimo jiné – prùbìžné sledování pøítomnosti. On-line režim tedy umožòuje skuteènou práci v reálném èase. Programové vybavení musí mít funkce pro programování a dálkové øízení terminálù i funkce pro administraci systému. Øeší-li systém souèasnì i øízení pøístupu, je nutné, aby disponoval prostøedky pro údržbu pøístupo-

vých tabulek, které budou nahrávány do jednotlivých terminálù a prostøedky pro kontrolu a evidenci pohybu, pøípadnì evidenci neautorizovaných pokusù o vniknutí do zakázaných zón.

Instalace a zavedení systému Instalace docházkového systému se skládá z èásti technického vybavení a z èásti programové. Instalace technického vybavení spoèívá zejména v položení kabelù a v instalaci terminálù se snímaèi. Položení vodièù je výhodné realizovat napø. pøi stavbì strukturované kabeláže. S instalací docházkového systému je vhodné poèítat i na úrovni projektové pøípravy budov nebo prostor. Terminály a snímaèe je nutno instalovat na bezpeèná místa (ochrana pøed poškozením, zcizením, deštìm apod.), pøívodní kabely musí být rovnìž dobøe chránìny. Instalace programového vybavení sestává z instalace ovladaèù pro øízení terminálù, které umožní testování technických prostøedkù. Pokud jsou testy úspìšné, nic nebrání instalaci a provozu aplikací. Velmi dùležitá je i administrativnì organizaèní složka. Je nutno vést peèlivou evidenci identifikaèních pøedmìtù a vypracovat smìrnice pro používání docházkového systému. Smìrnice musí obsahovat jednak sankce za nesprávné používání systému a jednak postupy,

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

které budou uplatnìny v pøípadì nefunkènosti systému (napø. nezálohovaný výpadek napájení) nebo pøi poškození èi ztrátì identifikaèního pøedmìtu.

Závìrem Jelikož registrujeme Vᚠstále rostoucí zájem, VEMA COMPUTERS & SYS-

TEMS S.R.O. Vám nabízí ucelené øešení docházkového systému. Vybrali jsme pro Vás docházkový systém italské firmy TMC, který je velmi flexibilní a spolehlivý. K dispozici jsou všechny komponenty, které splòují požadavky definované v tomto èlánku. Jsme schopni systém vyprojektovat, zrealizovat i dohlédnout na jeho zavedení. Ostatnì ve

všech strukturovaných kabelážích, které jsme realizovali nebo projektovali v posledních letech jsou pøipraveny kabely vhodné ke snadné instalaci docházkového systému. Jednodušší systémy není problém vybudovat v cenì již od 30 000 Kè vèetnì programového vybavení a identifikaèních pøedmìtù.

Strukturovaná kabelហ– základ poèítaèové a telefonní sítì ing. Vladimír Volek, VEMA Computers & Systems s. r. o. [email protected]

Strukturovaná kabelហje souhrnný název pro homogenní hvìzdicovité univerzální síové rozvody. Takové kabeláže mohou sloužit jak k pøenosu dat v poèítaèové síti rychlostí podle typu sítì (napø. pro kabelហkategorie 5 je to 10 nebo 100 Mb/s), tak i k pøenosu telefonních hovorù. Na takovémto druhu kabeláže lze provozovat prakticky libovolný sériový pøenos informací v analogovém èi digitálním tvaru (napø. i docházkový systém, systém otvírání dveøí, dveøní hlásky apod.). V minulosti jsme se s takovouto sítí setkávali jen zøídka, poèítaèové sítì byly budovány na základì koaxiálního vedení, které nevynikalo pøenosovou rychlostí a vykazovalo vysokou nespolehlivost díky mnoha úsekùm propojeným do série konektory. Po zlevnìní materiálù vhodných pro výrobu strukturovaných kabeláží na pøijatelnou hranici jsme schopni nabízet a budovat cenovì pøijatelné sítì na bázi strukturované kabeláže. Velikost sítì je libovolná, prakticky od 6 dvojzásuvek do øádovì nìkolika set dvojzásuvek. Strukturovanou kabelហje možné pøizpùsobit velikosti budované firmy. Cena malých sítí (cca 12 dvojzásuvek) vèetnì aktivních prvkù a te-

lefonní ústøedny se v dnešní dobì pohybuje do 40 000 Kè. Dostateèným dimenzováním kabelových tras, ponecháním rezerv v rozvadìèích a pøedevším použitím vhodných komponent slaïujeme fyzickou a morální životnost kabeláže. Na kabeláže poskytujeme záruku v dobì trvání 15 let (což lze považovat i za hranici morální životnosti). Návrhy nových standardù vyšších pøenosových rychlostí naznaèují, že stávající kabeláže kategorie 5 bude možno používat podstatnì déle, než se pùvodnì oèekávalo.

Co to je strukturovaná kabelហZákladem celé kabeláže je vhodnì dimenzovaný rozvadìè. V souèasné dobì je na trhu velký výbìr rozvadìèù od nejmenších pro malé sítì, až po nejvìtší, pro velká datová centra. Dalším prvkem sítì je propojovací panel. Jedná se o panel, který má šíøku danou montážními rozmìry rozvadìèe (vìtšinou 19”) a obsahuje 16, 24, 32 nebo 48 konektorù RJ 45 (vìtší telefonní konektor). Na zadní stranì panelu je samoøezná svorkovnice, kde jsou naraženy pomocí speciálního nástroje jednotlivé vodièe sítì. Ètyøpárový krou-

cený metalický kabel zaèíná v propojovacím panelu v rozvadìèi a konèí v pøíslušné zásuvce v nìkteré z místností. Stoupání šroubovice kroucení páru vodièù je pøesnì stanoveno, kabel není možné spojovat, poèet konektorù na cestì od aktivního prvku k aktivnímu prvku je pøesnì stanoven, stejnì tak jako maximální délka jednotlivého kabelu je omezena na 100 m. Zásuvka popø. dvojzásuvka je umístìna na stìnì poblíž poèítaèe, nebo jiného koncového zaøízení. Zde konèí kabel nasvorkováním na samoøeznou svorkovnici. Krátké propojovací kabely slouží k propojení sítì s aktivními prvky v rozvadìèi; delší kabely jsou urèeny k propojení poèítaèù a zásuvek. Aktivní prvky sítì rozboèovaèe (HUB), smìrovaèe (router) a pøepínaèe (switch) slouží k pøenosu dat mezi jednotlivými stanicemi v síti. Jsou umístìny ve støedu sítì v rozvadìèi a propojují celou sí LAN (popøípadì spolu s WAN) do vhodného celku, který je pøizpùsoben potøebám zákazníka. Obvyklou souèástí strukturované kabeláže je telefonní sí s ústøednou. Na trhu je nepøeberné množství telefonních poboèkových ústøeden od malých 2 státní linky a 4 – 6 klapek až po velké s desítkami státních linek a stov-

25

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

kami klapek. Tyto ústøedny pøedstavují znaènou úsporu prostøedkù za telekomunikaèní služby (umožòují i tarifikaci a sledování hovorù) a jsou vybaveny komfortními funkcemi, které usnadòují život uživatelùm i jejich zákazníkùm jako je napø. tónová provolba. Strukturovaná kabelហsvou variabilitou umožòuje operativní zmìny uživatelských vlastností, napø. pøesunutí klapky, která konèí stále na stole téhož zamìstnance, i když se pøestìhuje do jiné kanceláøe. Pøepojení je otázkou nìkolika sekund. Nic nebrání využití strukturované kabeláže pro telefonní sí dle standardu ISDN. Názorným pøíkladem vybudování strukturované kabeláže vèetnì telefonní sítì je pøípad našeho zákazníka, firmy KOVOSLUŽBA – HASÍCÍ PØÍSTROJE PRAHA S.R.O. S pøechodem na Windows 95 a s provozem moderních informaèních systémù je potøeba pøenášet po síti stále vìtší objemy dat. Zákazník se dostal do situace, ve které sí založená na bázi koaxiálního vedení s rychlostí 10 Mb/s byla pomalá a nespolehlivá. Protože naše firma zde poskytuje komplexní služby nabídli jsme Kovoslužbì vybudování strukturované kabeláže. Po nìkolika jednáních si zákazník vybral sí co do velikosti dostateènou v cenì pro nìj pøijatelné s následujícími parametry: • • • • • • • •

poèet dvojzásuvek 50, celková délka kabelù 3000 m, rozvadìè stojanový 22U 19", HUB 10 Mb/s 8 portù + HUB 100 Mb/s 12 portù, poèítaèù v síti 16, ústøedna Panasonic KX-T 1232 – pouze pøepojení do nové sítì, 15 státních linek, 32 poboèkových linek – klapek.

Budování sítì je v podstatì stavební èinnost. Proto prvním úkolem byla projektová pøíprava – studie, provádìcí projekt. Na základì projektu byly

26

vybudovány kabelové trasy a byly nataženy kabely – cca 5 dní. Poté byl osazen rozvadìè, bìhem dvou dní byl zapojen, souèasnì probíhalo zapojování všech dvojzásuvek. Další den probìhlo mìøení pøenosových vlastností. Následovalo pøepojení telefonní sítì. Jednotlivé státní linky vedoucí pøímo na pracovištì byly postupnì pøepojeny ny do rozvadìèe a ihned propojeny propojeny do sítì; do zásuvek byly zapojeny stávající telefonní pøístroje – výluka každé linky cca 10 minut. Nyní bylo možné pøistoupit k vlastnímu pøepojování ústøedny. Do rozvadìèe byly vloženy propojovací panely a na nì byly pomocí speciálních kabelù pøipojeny vstupy i výstupy ústøedny. Poté byla zapojena dveøní hláska a otvíraè dveøí. Na závìr byla vypracována dokumentace skuteèného provedení a sí byla pøedána. Po pøedání kabeláže následovala výmìna síových karet, oživení a konfigurace sítì. Zákazník rovnìž využil naší nabídky ke zmodernizování jednotlivých poèítaèù tak, aby co nejlépe využil vysoké pøenosové rychlosti, kterou mu nabízí nová sí. Celá akce trvala cca dva týdny a byla provedena za plného provozu.

Samozøejmì každá realizace se pøípad od pøípadu liší, což záleží i na zpùsobu práce v té èi oné organizaci. Vždy vybíráme takové øešení, aby zákazník nakonec mohl øíci: „My jsme o Vás ani nevìdìli!“. To je cílem práce našich technikù, kteøí se starají nejen o plnou spokojenost zákazníkù, ale i o plnou spokojenost jejich zamìstnancù. Tohoto cíle dosahuje naše firma pøedevším komplexním pøístupem k øešení daného problému. Základem komplexního pøístupu je projektová èinnost. Postupem èasu jsme zjistili, že ani budování strukturovaných kabeláží, se bez projektové èinnosti neobejde. Jedná se o akce mnohdy znaèného rozsahu, kde je potøeba koordinovat èinnosti nìkolika firem. Základem této koordinace je právì dokonale zpracovaný a všemi zúèastnìnými stranami odsouhlasený projekt. Vypracovali jsme vlastní zpùsob projektování sítí, který je velmi podobný projektování stavebnímu. V tomto smìru mimo jiné spolupracujeme se stavebními projektanty. To nám umožòuje zaèlenit poèítaèovou a telefonní sí již do projektové dokumentace nové budovy. Strukturovaná

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

kabelហse tím pádem stává organickou souèástí budovy bez rušivých vlivù na koneèný vzhled prostor (z kabeláže jsou vidìt jen zásuvky a rozvadìè, vlastní rozvody jsou skryty pod omítkou). Kromì tìchto významných pøedností projekt výrazným zpùsobem ovlivòuje produktivitu práce pøi realizaci a snižuje cenu koneèného díla. Postup práce lze velmi snadno koordinovat a kontrolovat, cena díla je pøedem pøesnì známá. Dokumentace sku-

teèného provedení je velmi snadno zhotovitelná a je pøesná. Poslední, ale nikoliv nepodstatnou složkou naší práce, je vlastní vývoj. Zabýváme se vývojem nových druhù rozvadìèù, pomùcek pro zkoušení sítí, popisek pro zásuvky a rozvadìèe atd. Tyto vìci potom ve spolupráci s výrobci vyrábíme a ke spokojenosti našich zákazníkù dodáváme na trh. Z uvedeného vyplývá, že problematika strukturované kabeláže je znaènì rozsáhlá, výroba je pomìrnì nároèná

na inženýrskou èinnost a zhotovení. Nicménì takto vytvoøené kabeláže pøinášejí znaèné zefektivnìní práce a zejména zvýšení spolehlivosti poèítaèových a telefonních sítí. Firma VEMA COMPUTERS & SYSTEMS S.R.O. má dlouholeté zkušenosti s budováním strukturovaných kabeláží, o èemž svìdèí desítky realizací obvykle v rámci komplexních øešení. Nabízíme vám zùroèení tìchto zkušeností i ve vaší organizaci.

Systém EKOS a jeho nové možnosti

ing. Libor Procházka, vedoucí aplikant EKOS a kolektiv pracovníkù oddìlení EKOS [email protected]

Souèástí informaèního systému pro øízení firem, který již osmým rokem nabízí firma VEMA, je ekonomický systém EKOS. Je to modulární systém, jehož základem je deset podsystémù, které øeší relativnì samostatné oblasti. První oblastí je popis organizace, jako je její úèetní struktura, nastavení èítaèù dokladù, faktur apod., která je øešena podsystémem Organizace. Podsystém Partneøi podává informace o partnerských firmách. Fakturace slouží ke zpracování dokladù, které souvisí s dodavatelskoodbìratelskými vztahy pro tuzemský i zahranièní obchod. Banka umožòuje komunikaci s penìžními ústavy v tuzemské i zahranièní mìnì. Evidenci materiálu a zboží na skladech øeší podsystém Sklady. Investièní majetek eviduje investièní majetek vèetnì zaúètování jeho pohybù a odpisù. Drobný majetek eviduje drobný majetek dle inventárních úsekù, budov, místností a pracovníkù.

Kalkulaci prodejní ceny a sledování skuteèných nákladù na zakázky øeší podsystém Zakázka. Zpracování pokladních dokladù i v zahranièní mìnì je náplní podsystému Pokladna. Posledním podsystémem je podsystém Úèetnictví, který obsahuje zaúètování veškerých úèetních pøípadù z prvotní evidence. Na systém EKOS, kromì oblasti lidských zdrojù (HR), navazují další samostatné moduly, které mají úzké vazby na podsystémy projektu EKOS. Tyto vazby jsou realizovány sdílením spoleèných souborù a pøenosem zpráv. Takovým modulem jsou Režie, umožòující vlastní definici libovolného poètu nezávislých typù režií, které jsou dále rozpoèítávány na pracovištì nebo na zakázky. Výsledek je pak zaúètován v podsystému Úèetnictví. Modul Finanèní analýza pomocí standardních nebo vlastních ukazatelù umožòuje posouzení finanèního zdraví firmy. Posuzovanými vstupními hodnotami jsou data pøebíraná z podsystému Úèetnictví. Získané ukazatele je možno

dále prezentovat v manažerském systému Media firmy SPEEDWARE CORPORATION, LTD. Modulem urèeným organizacím, které vlastní vozový park, je modul Autodoprava, který øeší oblasti výkonù mechanismù, jejich technický stav i èinnosti pracovníkù. Dalším modulem, který je urèen pro specifickou èinnost autoservisù nebo jiných servisních organizací, je modul Servis. Integrovaný systém VYRIS – Výrobnì øídící systém stavebních firem øeší specifika stavebních firem – normotvornou základnu, rozpoèty, kalkulace, harmonogramy, sledování procesu výroby a podklady pro fakturaci, vyhodnocení staveb a vytýkací øízení. Systém EKOS a jeho navazující moduly se neustále vyvíjí. Reagujeme tak na požadavky zákazníkù, kteøí chtìjí stále komfortnìjší software. V následujícím textu uvádíme výbìr novinek, o které jsme systém EKOS v uplynulém roce rozšíøili. Nejzajímavìjší novinkou podsystémù Investièní majetek a Drobný

27

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

majetek je možnost využívat pro inventuru snímaèe èárového kódu. Zaøízení pro tisk etiket a pro snímání èárového kódu jsou souèástí nabídky naší dceøinné spoleènosti VEMA COMPUTERS & SYSTEMS, S.R.O. Èárový kód lze využít i pro efektivnìjší poøizování dokladù v podsystému Sklady. Podsystém Sklady umožòuje rozpoèítání vedlejších poøizovacích nákladù pøi provedení pøíjmu na sklad do ceny skladové. Toto rozpoèítání vedlejších poøizovacích nákladù lze provádìt jednak v závislosti na cenì, kdy se vedlejší poøizovací náklady rozdìlí podle celkových èástek za jednotlivé pøijímané pøedmìty, jednak v závislosti na hmotnosti, kdy se náklady rozpoèítají podle celkové hmotnosti pøijímaných pøedmìtù. Systém umožòuje rozpoèítání vedlejších poøizovacích nákladù na celý pøíjmový doklad, nebo na vybrané pøedmìty z uvedeného pøíjmového dokladu. Rovnìž podsystém Fakturace za uplynulý rok prošel nìkterými zmìnami, z nichž k nejdùležitìjším patøí možnost úhrady více faktur pøijatých od jednoho dodavatele pod stejným variabilním symbolem. Pøi evidenci faktury do poèítaèe se uvede variabilní symbol, pod kterým bude faktura pøijatá hrazena. Platby faktur se stejným variabilním symbolem se potom párují k fakturám pøijatým na základì èísla úèetního dokladu dané faktury. Další podstatnou zmìnou je úprava práce se zálohovými a vyúètovávacími fakturami. K vyúètovávací faktuøe je možné pøipojit jen èást z celkové výše èástky zálohové faktury. To znamená, že jednu zálohovou fakturu je možné pøipojit k více vyúètovávacím fakturám. Pøijaté dodací listy pøenesené z podsystému Sklady (MTZ) je možné pøipojit k fakturám pøijatým až v podsystému Fakturace. Ke každé faktuøe

28

pøijaté je pøipojen podsoubor, který nabízí dodací listy k pøipojení, a podsoubor, který obsahuje dodací listy již pøipojené k dané faktuøe. Novinkou je také zavedení nového typu dokladu pro faktury pøijaté. JCD – jednotná celní deklarace – je specifickým typem daòového dokladu, který úzce souvisí se zpracováním zahranièní mìny v podsystému Fakturace. Také v podsystému Úèetnictví došlo v uplynulém roce k nìkolika významnìjším úpravám. Pro zdokonalení inventury úètù byl vytvoøen okamžitý pøehled dokladù, ze kterých se obraty skládají. Pøímo v souboru Hlavní kniha je možné vstoupit do jednotlivých øádkù dokladù a doklady, které tvoøí konto hlavní knihy, prohlédnout, pøípadnì i opravit. Není tedy nutné tisknout sestavy a kontrolovat doklady s obraty, ale je možné kontrolovat a dohledávat pøípadné rozdíly pøímo v souboru. Dále byly znaènì rozšíøeny možnosti práce s daòovými doklady, vytvoøeny nové soubory pro uchování a tisk pøiznání k DPH. Nabízíme možnost uplat-

nit DPH v období rùzném od data zdanitelného plnìní v souladu se zákonem o DPH, tisknout pøímo vyplnìný formuláø pøiznání, a to i dodateèných, až dva roky zpìtnì vèetnì daòových dokladù, opravit pøípadné zmìny, odložit daòový odpoèet u pøijatých plnìní. Všechna daòová pøiznání vèetnì daòových dokladù se uchovávají s možností tisku za libovolné období. V pøípadì jakýchkoliv oprav již odevzdaných pøiznání, se automaticky generuje pøiznání dodateèné. V programu je pamatováno na rozlišení mìsíèních i ètvrtletních plátcù. Specifika pro Slovenskou republiku jsou pøitom respektována a možnosti výstupù sestav DPH jsou stejné jako pro ÈR. Z dùvodu stále se prohlubující odlišnosti legislativy pro rozpoètové organizace v Èeské a Slovenské republice byly pro rozpoètové organizace SR zcela pøepracovány výkazy a èíselníky rozpoètové skladby.

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

Technologie èárových kódù

ing. Jan Tomíšek, øeditel VEMA Computers & Systems s. r. o. [email protected]

S èárovými kódy se setkáváme dnes a dennì na obalech prakticky všech výrobkù. Jejich význam pro identifikaci zboží je znaèný. Eliminuje se velké množství manuálního zadávání identifikaèních èísel a tím i lidských chyb. Technologie èárových kódù je zcela zvládnutá jak na stranì generování a tisku, tak na stranì snímání a rozpoznávání.

Použití V souèasné nabídce ekonomických aplikací VEMA generace G1 je nìkolik oblastí, kde se používání èárových kódù jeví jako výhodné. Je to zejména oblast evidence majetku a skladového hospodáøství. Jako pilotní projekt byla zvolena evidence majetku. Základní cíl zavedení této technologie je zlepšit identifikaci jednotlivých evidovaných objektù a zefektivnit jejich inventarizaci. Všechny objekty se oznaèí nálepkami s èárovým kódem a pøi inventarizaci se sejmou inteligentním snímaèem s pamìtí, který posbírá jejich seznamy s pøíslušností k jednotlivým inventárním úsekùm. Nasbírané údaje se potom pøenesou do poèítaèe, kde probìhne jejich vyhodnocení a následná oprava dat v databázi. Èárové kódy se rovnìž zaèínají využívat i ve skladovém hospodáøství.

Tiskárny Tiskárny èárových kódù jsou dnes dostupné v rùzných

výkonových kategoriích a s rùznými technologiemi tisku. Jsou schopny tisknout velká množství kódù za jednotku èasu a již na nálepky rozlièných rozmìrù nebo pøímo na pøedmìty resp. jejich obaly. Zpravidla tisknou na principu tepelném nebo tryskovém. Pro uživatele našich aplikací jsme vybrali jako vhodnou tiskárnu japonské firmy SATO model CX200. Jedná se o tiskárnu s tzv. tepelným pøenosem, kdy se vosk nanesený na speciální fólii zahøívá a uvolòuje na nálepku. Tato technika je velmi tichá, tisk dosahuje vysoké kvality a je cenovì pøíznivý. Tiskátna tiskne rychlostí 75 mm/s,

což pøi doporuèené výšce nálepky znamená asi 3 nálepky/s. Maximální šíøka tisku je 104 mm. Cena tiskárny vèetnì programu na editaci a tisk nálepek nepøesahuje tøicet tisíc Kè. Zákazníkùm mùžeme nabídnout mnoho rozmìrù a materiálù nálepek vèetnì výroby na zakázku dle vlastních požadavkù. Doporuèujeme však jako optimální nálepky 20x50 mm v provedení metalizovaný plast. Materiál nálepky je velmi odolný a pøeèká i omývání saponáty. Pro ty, kteøí budou potøebovat menší poèty nálepek, jsme vybaveni vlastní tiskárnou a jsme schopni patøièné nálepky na zakázku v požadovaném množství a rozsahu èísel vytisknout. Mnoho organizací již této výhodné možnosti využilo.

Snímaèe Snímaèe èárových kódù lze klasifikovat dle nìkolika kritérií. Základním kritériem je kontaktní nebo bezkontaktní snímání. Kontaktní snímaèe jsou obvykle v provedení tužka a jsou urèeny pro snímání z rovných povrchù a proto nejsou pro naše úèely pøíliš vhodné. Bezkontaktní snímaèe jsou k dispozici ve dvojím provedení: CCD a laserové. CCD snímaèe mají velmi vysokou mechanickou odolnost a dostateènì široký zábìr – okolo 10 cm. Jistou nevýhodou je dosah jen asi 15 cm. Laserové snímaèe obsahují

29

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

rozmítací zrcátko, které je pomìrnì zranitelné (vìtší náraz), zato však mají dosah øádovì od desítek cm až mnohdy po jednotky metrù. Z hlediska pøipojení existují dva typy. První se pøipojuje do klávesnice PC a snímaè simuluje psaní znakù. Toto øešení je programátorsky nenároèné, je však problém zajistit, aby ètení probìhlo vždy jen tehdy, když je kurzor nastaven na správném políèku na obrazovce. Nelze totiž rozlišit, zda znaky pøicházejí z klávesnice nebo ze snímaèe. Lepším ale složitìjším øešením jsou snímaèe pøipojené pøes sériový port. Ètení je plnì pod kontrolou programu. Obvykle ještì rozlišujeme snímaèe ruèní a pevnì zabudované (napø. v pultu u pokladny). Existují i snímaèe bezdrátové s infraèerveným pøenosem s dosahem øádovì jednotky metrù. V naší nabídce naleznete nìkolik typù snímaèù v cenách sedm až deset tisíc Kè.

Inteligentní pøenosné terminály Klasické snímaèe jsou vhodné všude tam, kde snímaný pøedmìt prochází okolo snímaèe, jako jsou pøíjem a výdej ze skladu nebo pultový prodej. Pro úèely inventarizace (evidence majetku, sklad) však nejsou prosté snímaèe pøíliš vhodné. Inventarizace v principu vyžaduje mobilitu a souèasnì ukládání nasbíraných dat, což nelze zajistit bez jisté inteligence a autonomnosti snímaèe. Varianta ruèní snímaè a napø. notebook je pøedstavitelná jen obtížnì, øešení je velmi neobratné a navíc hrozí poškození notebooku pádem na zem. Na trhu je mnoho mobilních snímaèù s pamìtí, které se oznaèují jako inteligentní pøenosné terminály pro sbìr dat. Terminály vybavené snímaèem èárových kódù, pamìtí pro data a programem pro komunikaci s uživatelem jsou nepostradatelné všude tam, kde není

30

možné dopravit snímaný pøedmìt do dosahu bìžného snímaèe nebo by taková doprava byla neekonomická. V našem sortimentu zaøízení pro technologii èárových kódù proto naleznete inteligentní terminál BCP-710 americké firmy BIRCH TECHNOLOGY INC. s pamìtí 256 kB až 1,5 MB, který je vhodný pro daný úèel. Je vybaven velkým grafickým displejem (8x20 znakù), klávesnicí s definovatelnými klávesami a laserovým snímaèem s dosahem cca 50 cm. Terminál je programovatelný a je pro nìj napsána aplikace usnadòující sbìr dat pøi inventuøe. Operaèním systémem terminálu je MSDOS, lze proto pro nìj snadno vyvíjet další aplikace. Nasbíraná data lze pøenést do poèítaèe prostøednictvím bìžné sériové linky RS232. Celé zaøízení váží vèetnì baterií cca 450g a velmi pøíjemnì padne do ruky. Ètení èárových kódù je prakticky stoprocentnì spolehlivé. Cena zaøízení opìt nepøesahuje tøicet tisíc Kè. Stejnì tak jako tiskárnu ani tento terminál zákazník nemusí kupovat, ale mùže si jej za výhodných podmínek pro úèely inventury u nás zapùjèit.

Vazba na aplikace Vazba na aplikaèní programové vybavení je zprostøedkovaná pøenosem dat z terminálu nebo vstupem dat ze snímaèe. Ostatní funkce jsou již dány èistì vlastní aplikací. V systému G2 poèítáme s èárovými kódy jako s integrální souèástí systému. Postupnì budou nabízeny i zcela nové aplikace využívající èárové kódy.

Závìrem VEMA COMPUTERS & SYSTEMS S. R. O. Vám nabízí prodej nebo zapùjèení zde citovaných zaøízení, resp. tisk nálepek dle Vašich požadavkù. Ke snímaèi Vám poskytneme zaškolení a budete-li si to pøát, mùžeme Vám rovnou nabídnout souèinnost pøi provádìní inventury a samozøejmì pøi zavádìní technologie èárových kódù obecnì. Podrobné ceny naleznete v našem ceníku.

Využití èárových kódù v systému EKOS

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

ing. Libor Procházka, vedoucí aplikant EKOS, ing. Helena Ráèilová, aplikant EKOS [email protected], [email protected]

Stále rostoucí požadavky na zvyšování produktivity práce vyžadují i zkvalitòování informaèních systémù firem. Je tøeba, aby sbìr a zpracování informací se stávaly efektivnìjší, žádoucí je i minimalizace chyb lidského faktoru. Proto jednou z novinek, kterou jsme obohatili systém EKOS v uplynulém roce, je využívání èárových kódù pro evidenci majetku a zásob.

Evidence majetku Informace o jednotlivých majetcích firmy jsou evidovány na kartách. V kartách je obsažena celá øada údajù. Kromì informací hlavních (klíèových), které jednoznaènì identifikují majetek v rámci firmy a které jsou povinnì vyplnitelné, je možno v kartách zaznamenávat i údaje další, které umožòují detailnìjší sledování a vyhodnocování majetku. Pro dobrou evidenci majetku je vhodné mít jednotlivé majetky oznaèené štítky. V bìžné praxi se osvìdèilo oznaèování samolepícími štítky, na nichž jsou zpravidla uvedena evidenèní èísla majetku. Na základì údajù evidovaných v kartách majetku je možno ve tøech podsystémech ekonomického systému EKOS provádìt tisk tìchto štítkù. Jsou to tyto podsystémy: • Investièní majetek (INM), • Drobný majetek (DIM), • Skladové hospodáøství (MTZ). Evidenèní èísla, vèetnì pøípadných dalších urèujících informací, je možno tisknout na štítky buï dosavadním standardním zpùsobem bez èárového kódu (INM, DIM) nebo formou èárových kódù. Pro oba zpùsoby je spoleèné, že tvar i obsah výstupu je mož-

no modifikovat úpravou maket. Výbìr majetkù, pro které se tisk štítkù požaduje, je samozøejmým standardem produktù VEMA.

Inventarizace majetku Inventarizace je ovìøování, zda evidovaný majetek odpovídá skuteènosti. Provádí se prostøednictvím inventur. Inventarizace mohou být povinné nebo dobrovolné. Povinné inventarizace pak mohou být z hlediska úèetní závìrky provádìny v øádných nebo mimoøádných termínech. V podsystémech EKOS Investièní majetek a Drobný majetek je umožnìno provádìní všech tìchto uvedených druhù inventarizací. Zpùsob provádìní jednotlivých inventur se však v závislosti na použité formì štítkù liší. Pøi oznaèení majetku štítky bez èárového kódu se fyzická inventura provádí tak, že údaje ze štítkù na majetcích se ruènì porovnávají s vytištìným inventurním seznamem. Zjištìné rozdíly mezi skuteèností a evidencí se pak následnì øeší. Tento zpùsob inventarizace má, a zøejmì i nadále bude mít, svoje uplatnìní hlavnì v menších firmách. Pokud je majetek oznaèen štítky s èárovým kódem, zpùsob provádìní inventury se výraznì urychlí. Èárové kódy se z majetku snímají prostøednictvím snímaèe èárových kódù. Pøed vlastním snímáním kódù z majetkù je tøeba do snímaèe, který je inteligentním terminálem s pamìtí, nahrát z podsystému EKOS evidenèní seznam zvoleného inventárního úseku. Toto nahrání se provádí prostøednictvím konverzního modulu, což je komunikaèní SW pro konkrétní snímaè. Vlastní inventura probíhá tak, že osoba provádìjící inventuru zadá do sní-

maèe èárového kódu konkrétní budovu a místnost kde se nachází a postupnì snímá èárové kódy umístìné na majetcích. Pøi sejmutí každého kódu se na displeji snímaèe zobrazí pro kontrolu i struèný název majetku. Po naètení všech majetkù inventárního úseku se nasnímané údaje opìt pomocí konverzního modulu naètou zpìt do podsystému EKOS, kde lze výsledky inventury vyhodnotit pomocí k tomuto úèelu urèené výstupní sestavy.

Skladové doklady Èárový kód mùže zefektivnit i vystavování skladových dokladù. Pøi poøizování výdejek a pøíjemek se vyplní pouze hlavièka dokladu a øádky dokladu se již naplní ze snímaèe èárového kódu, do kterého se jednotlivé materiály nebo zboží nahrají sejmutím štítku èárového kódu, který je na nich umístìn. Komunikaci systému EKOS se snímaèem èárového kódu zajišuje opìt konverzní modul. Další rozšíøení práce s èárovými kódy plánujeme v oblasti provádìní inventur ve skladì.

Závìr Pøi rozhodování, zda pøistoupí uživatel k využívání èárových kódù, je tøeba si uvìdomit, že se jedná o celosvìtový trend, který v tomto konkrétním pøípadì pøináší zrychlení a zkvalitnìní nejen vlastního provádìní inventarizace, ale i celkové úrovnì sledování majetku a zásob. Bližší informace týkající se konkrétních zaøízení, jakož i nabídka jejich zapùjèení nebo prodeje a možnost tisku štítkù, naleznete v pøedešlém èlánku ing. Tomíška.

31

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

VYRIS/VEMA v oblasti plánování a sledování stavební výroby ing. Jiøí Šretr, DATACOM Teplice, spol. s r. o. [email protected]

Projekt VYRIS/VEMA je integrovaný balík aplikací sloužící k pøípravì, sledování a vyhodnocování procesu stavební výroby. Podstatnou souèástí projektu jsou i funkce pro plánování stavební výroby a jejího zpìtného vyhodnocování. Základem plánování výroby je postupový harmonogram prací, který se vytváøí již k hotovému rozpoètu stavebního objektu. Na základì tohoto harmonogramu aplikace automaticky vytvoøí harmonogram finanèní a technický (viz diagram vlevo dole). Finanèní harmonogram zobrazuje prùbìh plánovaných nákladù na stavbu v èase. Technický harmonogram slouží pro plánování kapacit a potøeby technických zdrojù (hmoty, profese, stroje, atd.) na jednotlivá stavební období. Kombinací tìchto tøí základních harmonogramù dosáhneme vysokého stupnì pøipravenosti stavby na proces výroby.

32

Zpìtná vazba pomocí postupového harmonogramu

Zpìtná vazba pomocí finanèního harmonogramu

Postupový harmonogram je základním podkladem pro podsystém stavební výroby. Pomocí tohoto podsystému se vytváøí tzv. doklady o provedené stavební èinnosti. Tyto doklady tvoøí základní zpìtnou vazbu na proces výroby. Zmiòovaný podsystém je možné organizaènì zaèlenit tak, že sledování plnìní harmonogramu je uskuteèòováno na nìkolika øídících úrovních.

Zatímco èerpání harmonogramu stavební výroby bývá obsaženo ve vìtšinì podobných programù, u finanèního harmonogramu tomu tak není. Finanèní harmonogram na rozdíl od postupového se zabývá výhradnì nákladovou a výnosovou složkou zakázky. Skuteèné náklady a výnosy se získávají pomocí pøenosu z existujícího úèetnictví. V podsystému finanèního controllingu se porovnává finanèní harmonogram se skuteèností. Tím je dána možnost sledovat nejen objemové plnìní zakázky, ale i porovnávat plánované kalkulace se skuteèností. Porovnávání je provádìno nejen po skonèení zakázky (to už mùže být pozdì), ale i v prùbìhu její realizace, a to v pravidelných úèetních cyklech. Finanèní harmonogramy mùžou pro stavební organizace znamenat konkurenèní výhodu oproti ostatním spoleènostem. Jejich význam nelze spatøovat pouze v možnosti porovnávání plánovaných a skuteèných nákladù na zakázku, ale i v možnosti budoucího zpøesòování plánovaných kalkulací. Tím je dána základní možnost pro vytváøení vlastních cen, které reprezentují skuteènì vynaložené náklady na stavbu a tím i získat vìtší šance ve výbìrových øízeních.

Základní úrovní je tzv. støedisková, kdy se pøedpokládá, že doklady o provedené stavební výrobì se poøizují pøímo na støedisku odpovìdném za realizaci stavby. Na této úrovni pak støední èlánek øízení spoleènosti mùže sledovat prùbìh vlastní stavby a porovnávat jej s harmonogramem. Dále je možné pøenášet doklady o realizaci do centra a tam provádìt vyhodnocení zakázek za celou spoleènost.

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

Autodoprava

ing. Miloslav Škorpík, FASTER reality, spol. s r.o. [email protected]

Projekt Autodoprava, který je již delší dobu vyvíjen ve spolupráci s nìkolika velkými dopravními firmami, pøedstavuje v souèasnosti ucelené øešení dopravní problematiky, které je vhodné pro široké spektrum uživatelù, od malých firem evidujících pouze nìkolik referentských vozidel, až po velké stavební a dopravní spoleènosti. Software pracuje v prostøedí VEMA/EKOS, se všemi vlastnostmi tohoto systému, tedy i s rozsáhlými možnostmi uživatelské modifikace (pøizpùsobení aktuálním podmínkám), sdílení dat s ostatními moduly tohoto systému, s pøímou návazností zejména na moduly Fakturace a Úèetnictví. Samozøejmostí je, stejnì jako u ostatních aplikací VEMA, síový režim. Program je organizaènì rozèlenìn do nìkolika logických oblastí (Doklady, Obchod, Dispeèink, Mechanizmy a Zdroje). Pro samotnou funkci projektu Autodoprava jsou nejdùležitìjší oblasti Mechanizmy – technické a ekonomické údaje o provozu jednotlivých mechanizmù, a Doklady – oblast pro vstup údajù o provozu mechanizmù.

Projekt Autodoprava dokáže, pøi využití všech jeho možností, výrazným zpùsobem zjednodušit a zautomatizovat práci obsluhy. Zde máme na mysli pøedevším využití elektronické knihy jízd Track System spoleènosti PROSTAR ELECTRONICS. Jedná se o jakýsi palubní poèítaè velikosti kalkulátoru, který sleduje prùbìh jízdy a zadáním minima údajù prakticky zcela nahrazuje klasickou knihu jízd, pøípadnì záznam o provozu vozidla. Získaná data jsou nahrána do programu Autodoprava, kde je možná jejich korekce a doplnìní dalších údajù. Následné zpracování probíhá stejnì jako u ruènì poøízených dat. Další výraznou úsporu èasu a lidské práce pøedstavuje možnost naèítání údajù o tankování a bezhotovostních nákupech od distributorù pohonných hmot z disket nebo datových souborù získaných prostøednictvím Internetu èi BBS. V souèasné verzi je možné tímto zpùsobem pracovat s daty od spoleèností CCS a Shell. Z údajù poøízených ruèním zápisem nebo prostøednictvím elektronických médií jsou vypoèítávány plánované

a prùmìrné spotøeby pohonných hmot mechanizmù (hlavní nádrž, agregát i alternativní palivo), sledován technický stav mechanizmù, plánovány technické prohlídky mechanizmù, kontrolován stav pneumatik atd. K dispozici je i operativní sklad, napø. pro evidenci nenasazených pneumatik, pohonných hmot. Souhrnné výsledky je možné získat z více než 50 standardních výstupních tiskových sestav, které jsou rozdìleny do skupin obdobnì jako samotný program. Dále je možné, stejnì jako u ostatních aplikací VEMA, mìnit zpùsoby tøídìní a stránkování podle nejrùznìjších hledisek, pøípadnì vytváøet vlastní uživatelské sestavy. V aktuální verzi programu je výraznìji propracována oblast odmìòování pracovníkù podle rùzných kritérií (odpracované hodiny, naježdìné kilometry, natoèené motohodiny, podíl na zisku), problematika množstevních slev a skladového hospodáøství. Další výrazný posun v kvalitì zpracování dat by mìl pøinést plánovaný pøechod na databázový systém G2.

Zavádìní docházkového systému v Teplárny Brno a. s. ing. Jiøí Klika, vedoucí útvaru výpoèetní techniky [email protected]

V roce 1996 bylo rozhodnuto o zavedení docházkového systému v naší akciové spoleènosti. Dùvodem pro toto rozhodnutí byla snaha zlepšit zajištìní kontroly pøístupu do jednotlivých objektù a pøehled o pohybu pracovníkù (vlastních zamìstnancù i pracovníkù jiných firem) a vozidel. Ve vypsaném výbìrovém øízení zvítìzila firma

CAMBRIDGE TRADING COMPANY (CTC) z Hradce Králové. Technické øešení docházkového systému komplikovala skuteènost, že firma je rozmístìna v celkem šesti lokalitách v Brnì. Ve všech objektech byly instalovány pøíslušné technické prostøedky a komunikaèní zaøízení. Mezi tøemi nejvìtšími lokalitami je k

dispozici propojení LAN sítí s rychlostí 2 Mb/s, ostatní tøi menší lokality musely být propojeny modemy po komutovaných linkách. Data ze tøí menších lokalit jsou stahována komunikaèním programem od firmy CTC dávkovì a to jednou dennì anebo na vyžádání. Data z vìtších lokalit jsou pøedávána v reálném èase po LAN sí-

33

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

ti na server. Protože v té dobì nemìla firma CTC k dispozici vyhovující SW pro prezentaci informací o docházce, byl tento program vytvoøen vlastními silami v Teplárnách. Docházkový program zajišuje: • sehrání dat z jednotlivých lokalit po LAN síti, • výpis informací o prùchodech zvoleného pracovníka (vozidla) v aktuálním dni, • výpis informací o prùchodech zvoleného pracovníka (vozidla) v aktuálním nebo zvoleném mìsíci, • výpis informací o procházejících pracovnících (nebo projíždìjících vozidlech) pøes zvolenou vrátnici anebo všechny vrátnice. Zámìrem pøi zavádìní docházkového systému bylo samozøejmì i zajištìní pøenosu informací o prùchodech vlastních zamìstnancù do mzdového systému, kterým je od roku 1993 systém PAM firmy VEMA Brno. Po zavedení mezd byl Teplárnami Brno testován také docházkový subsystém VEMA/DCH, který se ale nepodaøilo zavést v situaci, kdy nebyly k dispozici informace o prùchodech zamìstnancù z technických prostøedkù (ruèní zadávání informací o prùchodech bylo pøíliš pracné).

Instalací technických prostøedkù se situace zmìnila, a proto bylo rozhodnuto o zavedení subsystému Docházka od firmy VEMA a ukonèení zpracování klasických papírových mìsíèních výkazù. Znamenalo to opìtovné podstatné rozšíøení okruhu pracovníkù, kteøí pøišli do styku s výpoèetní technikou a programy VEMA (dosud byl používán PAM a EKOS). Bylo zapotøebí proškolit cca 90 vedoucích pracovníkù, což byli kromì THP také napø. smìnoví mistøi, nemající s poèítaèi žádné zkušenosti. Bìhem nìkolika mìsícù paralelního zkušebního provozu bylo nutné odstranit rùzné nedostatky, napø. provést úpravy programu od fy VEMA tak, aby vyhovoval zvyklostem ve smìnném provozu, proškolit vedoucí pracovníky v oblasti mzdových pøedpisù (dodnes nìkteøí pracovníci zadávají nemoc na pracovní dny a ne dny kalendáøní apod.), zvýšit kázeò a disciplínu všech zamìstnancù (zapomnìl jsem si „štípnout“) i vedoucích pracovníkù pøi kontrole a doplòování docházky (dovolená, nemoc, svátky apod.) Pøes rùzné problémy se zpracování docházky podaøilo a postupnì se stalo pro vìtšinu vedoucích rutinní záležitostí. Výstupem ze subsystému VEMA/DCH je zatím pouze tisková sesta-

va mìsíèního výkazu, kterou pøíslušný vedoucí podepíše a pøedá mzdové úètárnì. Mzdové úèetní tyto výkazy poøizují do mezd ruènì. Dùvodù pro tuto dosud neutìšenou situaci je nìkolik: • konzervativní pøístup mzdových úèetních, • nedostatky v programu Docházka anebo vazbì programù DCH a PAM, • chyby v zadaných informacích od jednotlivých vedoucích (nejvíce problémù je se smìnovými pracovníky pøecházejícími mezi smìnami), • zmìna pravidel v organizaci (pøechod ze 4-smìnného režimu na 5 smìn, zrušení klouzavého volna apod.), • zavádìní informací o odpracované dobì na zakázky. V nejbližší dobì se pokusíme dotáhnout vazbu mezi Docházkou a PAM do stavu automatického pøedání dat a vylouèení zbyteèného tisku mìsíèního výkazu. Souèasnì se pøipravuje propojení LAN sítì i na tøi menší, dosud nepropojené lokality. To by pøineslo zmìnu zpùsobu zpracování a okamžitou informovanost o všech pracovnících ve všech lokalitách.

Zavedení systému VEMA ve spoleènosti HAVEX Ing. Petr Domácí, správce sítì HAVEX, s.r.o., Vrchlabí [email protected]

Firma HAVEX, SPOL. S R.O., byla založena v srpnu 1991. Navázala na èinnost sdružení HAVEX – OBCHODNÌ DOPRAVNÍ SLUŽBY a rozšíøila svou pùsobnost i na stavební práce, pøevážnì výstavbu malých a støedních èistíren odpadních vod a kanalizaèních øadù

34

na území Krkonošského národního parku. Významným mezníkem ve vývoji firmy byl podpis obchodní smlouvy s automobilovou akciovou spoleèností ŠKODA v kvìtnu 1992. HAVEX, SPOL. S R.O. se stala autorizovaným dea-

lerem osobních automobilù Škoda. Vzhledem k dynamickému rozvoji spoleènosti jsme k 1. 1. 1993 pøistoupili k následujícím organizaèním zmìnám. Stavební èinnost byla z firmy vyèlenìna do dceøinné firmy STAS, S.R.O. V listopadu 1993 byla založena HA-

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

VEX – AUTO S.R.O., poskytující služby pøi prodeji a opravách automobilù. V prosinci 1993 byla zapsána do obchodního rejstøíku spoleènost HAVEX – EKO, S.R.O., zabývající se ekologickou likvidací odpadù. Zájemce o bližší informace o firmì bych odkázal na naši WWW stránku na adrese http://www.havex.cz. Informaèní systém (dále jen IS) se vyvíjel v souvislosti s rùstem firmy od založení s.r.o. až po vznik dceøiných spoleèností. Jeho pilíø tvoøil zakoupený SW na bázi FOXPRO, který pokrýval oblast PAM, zakázky, MTZ, ekonomickou a úèetní agendu. Nìkteré specifické oblasti pokrýval SW vlastní produkce, psaný pro run time MS ACCESS, který s úspìchem umožòoval èerpat data z živých databází FOXPRO. Síové prostøedí zajišoval NOVELL NETWARE. Podle provozních zkušeností lze øíci, že takto vytvoøený IS vyhovoval vìtšinì potøeb uživatelù a pokrýval více èi ménì všechny oblasti. S rostoucími požadavky na rychlou dostupnost informací širokému spektru pracovníkù zaèal být silnì omezující fakt, že vìtšina SW byla v jednouživatelských verzích, nebo nešla omezit pøístupová práva. Dalším omezujícím faktorem byla provozní nároènost z hlediska støediska správy sítì, které v obsazení jednoho èlovìka mìlo na starosti krom 27 PC v LAN a 6 PC na poboèkách, vývoj speciálního SW a správu aplikací. Dalo by se øíci, že co modul, to jiné ovládání a to jiné èasto navzájem se potírající požadavky na konfiguraci HW a operaèního systému. V polovinì roku 1997 bylo vedením spoleènosti konstatováno, že je nutno nasadit IS, který umožní pokrýt co nejširší oblast èinností všech spoleèností firmy. Zároveò byla stanovena základní kritéria, která nový IS musí splòovat:

• síovost – tj. paralelní pøístup k datùm s možností jemného rozlišení pøístupových práv, • pokrytí požad. znaèkového servisu ŠKODA – použití èárového kódu v MTZ, pøehledy o materiálu vydaném na zakázky atd., • pøenos dat z poboèek – tj. pracoviš mimo LAN a to rùznými datovými médii, platforma Windows 95, • zobrazení hosp. výsledkù za celou spoleènost, • systémová podpora ze strany dodavatele IS, • cena. Od té chvíle dostaly vìci rychlý spád. Vytipovali jsme nìkolik dodavatelù, které jsme pak s vedoucími pracovníky dùležitých oddìlení navštívili v rámci výstavy Invex Computer. Definitivnì byla vybrána firma VEMA, pøestože nedisponovala èárovým kódem (pozdìji dopracován dle našich požadavkù) a nebyla na platformì W95 (již existovala verze G2 pøipravená pro zkušební provoz). Stanovili jsme si za cíl od 1. 1. 1998 nasadit SW VEMA v oblasti autoservisu a MTZ, které nás trápily nejvíce, s tím, že si vlastními silami vyvineme SW mùstky pro pøenos dat do stávajícího SW pro ekonomickou agendu. Než jsme navštívili referenèní znaèkový autoservis ŠKODA AUTOPARK BRATISLAVA, vypracovali jsme tzv. kompatibility list, ve kterém jsme vypsali všechny èinnosti provádìné v oblasti nasazení. Výsledek návštìvy, která se uskuteènila poèátkem prosince, pøedèil i nejsmìlejší oèekávání. Následovala ještì jedna návštìva obchodního zástupce a prezentace celého systému pro vedení spoleènosti. Po ní došlo k rozhodnutí o jeho zavedení v celém rozsahu projektu SRV, EKOS a PAM, nebo práce spojená

s tvorbou datových rozhraní se nám jevila jako neefektivní a toto úsilí jsme se rozhodli vìnovat realizaci IS. Pøes vánoèní svátky jsme pøipravili data nutná pro pøenesení do nového IS. Poèátek ledna jsme zpracovali ještì s nejnutnìjšími moduly starého IS s tím, že takto poøízená data budou v rámci zaškolení znovu ruènì poøízena v systému VEMA. Obchodní zástupce v prùbìhu tøí týdnù provedl základní nastavení a postupnì zaškolil pracovníky. Zde musím zdùraznit, že vše probíhalo bez pøerušení provozu. Pøestože v této etapì provedl obchodní zástupce dost práce, s rostoucí kvalifikací pracovníkù zodpovìdných za chod IS, nám bylo stále více jasné, že jeden èlovìk již nemùže problematiku zvládnout. V prùbìhu mìsíce bøezna byla proto navázána pøímá spolupráce s firmou VEMA. Zavádìní dostalo rychlejší tempo, pracovníci absolovovali doporuèená školení a jejich pocit jistoty zaèal sílit. Zhruba od mìsíce èervna používáme systém rutinnì ve tøech spoleènostech a na dvou poboèkách. V souèasné dobì probíhá pøíprava na rozšíøení systému ve firmì HAVEX – AUTO S.R.O. do oblasti prodeje nových vozù a problematiky autobazaru. Ve všech firmách zamýšlíme rozšíøit systém o evidenci investièního majetku a finanèní analýzu. Souèasnì ve spolupráci s firmou VEMA zapracováváme stále nové požadavky uživatelù. V budoucnu plánujeme rozšíøení o další moduly pro potøebu naší stavební firmy a modulu autodoprava pro firmu HAVEX - EKO S.R.O. V závìru tohoto èlánku bych chtìl podìkovat zejména pracovníkùm oddìlení EKOS za jejich bezmeznou trpìlivost a poskytování fundovaných informací. Pøípadným zájemcùm mohu po našich zkušenostech tento systém doporuèit.

35

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

Software VEMA v D.K.C., s.r.o., Zvolen

ing. Ján Bvoc, ekonomický námìstek D.K.C., s.r.o., Zvolen

Naša spoloènos D.K.C. S.R.O. ZVOLEN vznikla 1. 12. 1996 priamou kúpou v privatizaènom procese. Jej rozhodujúcou náplòou je vnútroštátna a medzinárodná doprava, opravárenský servis pre naše vozidlá, ktorých je 68, medzinárodný znaèkový servis pre automobily SCANIA a stanica technickej kontroly pre nákladné autá. Inventarizáciou softwaru pri prevzatí spoloènosti sme zistili, že každý podsystém má dodávate¾a, èo vyluèovalo kompatibilitu, ale aj rozvojové programy. Je nutné úprimne prizna, že rozhodovanie a vo¾ba jedného rozhodujúceho dodávate¾a software pre našu spoloènos, pod tlakom èasu jedného mesiaca, nebolo jednoduché a pritom riskantné. Rozhodnutie padlo na spoloènos VEMA, pretože predchádzajúcim podnikom bol využívaný podsystém PAM, ktorý pracoval štandardne a spo¾ahlivo dlhší èas, a je previazaný na ïalšie interné èinnosti. Naša cesta od myšlienky k realizácii tohoto zámeru bola strastiplná, spôsobená neskúsenosou rutinných pracovníkov, absenciou vlastného kvalifikovaného pracovníka pre koordináciu tejto èinnosti a pre implementáciu jednotlivých podsystémov do praxe. Žia¾, v rozpore s vlastným poznaním o dôležitosti prípravy projektu na nábeh znaèného poètu podsystémov v krátkom èase, museli rýchle kona. Daò z tejto skutoènosti bola znaèná, èo však nie podstatné. Spomínané dni sú už históriou a spomienkou. Dnes môžeme, a nie len pre seba samých, hodnoti úèinnos tak vážneho prvku riadenia, akým je informácia, ktorá je produktom software VEMA. Využívame podsystémy Úètovníctvo, Pokladòa, Fakturácia, HIM, DIM, Mzdy,

36

MTZ, normatívnu základòu pre servis D.K.C., odberate¾skú agendu. V blízkej budúcnosti by sme rozšírili záujem o software personalistiky a manažérskeho riadenia. Úzky priestor nášho príspevku neumožòuje podrobne hodnoti jednotlivé podsystémy, preto zovšeobecníme naše poznatky nasledovne. Software VEMA je nároèný systém na jeho poznanie a prevádzkovanie. Ži-

usporiadanie. Je škodou, že normatívny systém servisnej èinnosti a opravárenstva nemá kultivované tabu¾kové výstupy a nie je komplexný. Vytvorením èíselníka tarif. tried a mzdových sadzieb, by sa dal automaticky dosiahnu výpoèet mzdy na operáciu a tým aj mesaènú mzdu. Zadaním skutoèného FPD a jeho porovnaním sa s normoèasom, sa dá získa ve¾mi vzácny výstup, plnenie intenzity práce

a¾, ani dnes nemôžeme tvrdi, že ho dokonale poznáme a ovládame. Dôvody tejto skutoènosti spôsobuje krátkos èasu užívania projektov, ale i nedostatoèná kvalifikaèná dispozícia interných užívate¾ov. Rovnako na to vplýva skutoènos, že cena nájmu za software je prijate¾ná, ale hodina poradenstva znaène drahá, èo by ináè bola vítaná pomoc. K systémovému komfortu by mala existova možnos vo¾by jazyka, v ktorom sú výstupy také, aby sme neporušovali zákon o jazyku. Podsystém mzdy je štandardne dobrý a jeho výstupy nás uspokojujú, ale s pripomienkou, že tabu¾kový výstup postráda estetickejšie a logickejšie

a využitia disponibilného fondu pracovnej doby, ktorou sa prezentuje plnenie výkon. noriem. Nepoznám vzah Vašej spoloènosti s dcérskymi spoloènosami na Slovensku, ale aj v minulosti absentoval záujem dislokovaných pracovísk o užívate¾ov. Dnes je situácia ove¾a lepšia. Zároveò by som chcel úprimne neformálne skonštatova, že vo VEME Brno sme našli skvelých partnerov, ktorí nie len naèúvajú našim problémom a starostiam, ale ich aj promptne riešia. Úprimne si želáme, aby obojstranné vzahy našich spoloèností mali merate¾ný úžitok zo vzájomného, a nie len odborného, vzahu.

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

Spracovanie miezd projektom VEMA-PAM v rozpoètovej organizácii ing. Dušan Moša, informatik odboru školstva a kultúry OÚ Nitra

V roku 1993 vtedajšia školská správa Nitra h¾adala nový spôsob spracovania miezd, nako¾ko zadávanie podkladov cez kódovanie na kódové listy a ich zasielanie do softwérovej firmy na ïalšie spracovanie bolo už nevyhovujúce. Školská správa bola v tom období so 4500 osobnými èíslami najväèší „podnik“ v okrese Nitra. Po intenzívnych skúškach mzdových programov a po konzultáciach s UIP Bratislava sme sa rozhodli prejs na ostré spracovanie miezd programom VEMA PAM. Prechod na ostré spracovanie prebiehal v dvoch etapách: • zaškolenie informatikov do programu pracovníkmi VEMA nielen èo do úrovne správcu systému, ale i vecného správcu, ktorý ovládal i vzahy medzi jednotlivými formulármi, rešpektíve tabu¾kami, èo sa ve¾mi osvedèilo pri prvotnej inštalácii i neskoršom prevádzkovaní projektu; • zaškolenie pracovníèok PAM a podvojné spracovanie po dobu 4 mesiacov, ktoré umožnilo pra-

covníèkam PAM preorientova sa na nový program, jeho užívate¾ské prostredie, spôsob spracovania a výstupné zostavy; • prechod na ostré spracovanie miezd od 1. 8. 1993. Projekt bol inštalovaný v sieti NOVELL 3.11 a dátové prostredie bolo rozdelené do 18 adresárov pod¾a jednotlivých pracovníèok PAM. Toto nastavenie a inštalácia zostala bez zmien až dodnes. Poèas 5-roèného prevádzkovania projektu sa systém osvedèil aj napriek hárdvérovým zmenám, zmenám operaèného systému i samotnej štruktúry organizácie. Skúsenosti je možné zhrnú do nasledovných bodov: • projekt je možné inštalova a prevádzkova v sieti i mimo siete, vo všetkých sieových i operaèných systémoch; • je vysokostabilný voèi chybám užívate¾a, operaèného systému, výpadkom energie atd., kde pro-

jekt v sebe obsahuje chybovú správu pre užívate¾a, v logovom súbore informáciu pre správcu o chybe, a èo je podstatné pre pracovníèky PAM, porucha a pád sa neprejavuje stratou dát; • legislatívne zmeny boli i napriek niektorým šibenièným termínom zo strany zákonodarcov zavedené vèas a správne. Pri tomto bode by som rád vyzdvihol možnos spätného prepoètu i so zachovanou chronológiou legislatívnych zmien, èo má ve¾ký význam hlavne pri preverovaní sporných prípadov, rešp. rozporoch s kontrolnými orgánmi; • dátový editor umožòuje robi hromadné zmeny nad jednotlivými položkami, hromadnú tvorbu nových viet, má výstup do rôznych formátov ( DBASE, INFORMIX, EXCEL, CSV, TXT). Je možné zlúèi formuláre, vybra položky, zatriedi ich, vytvori neštandardnú zostavu pre jednorázové použitie. Všetky tieto funkcie umožòujú rýchlo a operatívne poskytova informácie pre èinnos vlastnej organizácie, rešp. pre poskytovanie dát nadriadeným alebo kontrolným orgánom. Samotný projekt má širokú škálu štandardných zostáv a vlastný generátor zostáv. Servis, ktorý je pre užívate¾a ve¾mi dôležitý, je prístupný 24 hodín èi už na telefóne, alebo na internete a môžem skonštatova, že väèšinu našich problémov boli pracovníci firmy schopní vyrieši telefonicky. Na záver možno jednoznaène poveda, že projekt VEMA PAM je projekt na vysokej profesionálnej úrovni, ktorý poskytuje užívate¾ovi vysoký štandard a spo¾ahlivos.

37

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

Ako nekupova ekonomický informaèný systém ing. Gejza Horváth, H-SOFT [email protected]

Denne sa stretávam s pracovníkmi rôznych firiem a témou našich rozhovorov je obèas aj využívanie ekonomických informaèných systémov (IS) v ich firme, spokojnos, prípadne nespokojnos s daným systémom bez oh¾adu na to, èi sú alebo nie sú užívate¾mi produktov VEMA. Snažím sa zisti, èo a akou mierou vplýva na vzah užívate¾ov k danému programu. Informácie k tejto problematike samozrejme získavam aj v praxi ako obchodný zástupca firmy VEMA pri zavedení a prevádzkovaní systému EKOS. V tých firmách, kde sa využívanie EKOSu stalo denným chlebíèkom pracovníkov a dodržali sa všeobecné pravidlá zavedenia nového informaèného systému, je charakteristické, že ¾udia sú s programom spokojní a tých je väèšina. Samozrejme nie každý pokus o zmenu, príp. zavedenie IS do danej firmy konèí oèakávaným efektom. V tomto príspevku chcem ukáza na prípade dvoch firiem, kde sú v tomto procese problematické úseky. Najprv definujme všeobecné pravidlá, ktoré by sa mali dodrža, príp. vedenie firmy by si ich malo uvedomi. Vychádzajme zo situácie, že firma už má IS, ktorý jej z urèitých dôvodov nevyhovuje. 1. Niekto sa musí rozhodnú o zmene IS. Vzh¾adom k tomu, že termín nasadenia nového IS býva obvykle 1. januára, toto rozhodnutie musí vzniknú vèas, t.j. aby sa zodpovedným pracovníkom poskytlo dostatoène dlhé èasové obdobie na výber a zavedenie nového IS. Tento èasový úsek je z praxe cca 3 až 6 mesiacov. 2. Treba definova, v ktorých funkciách èi vlastnostiach je stávajúci IS nevhodný, èo oèakávame od nového IS, èi budeme investova aj do hardwaro-

38

vého vybavenia, alebo nie (obvykle áno). Neuškodí, keï nadefinujeme aj sumu, ktorú sme ochotní alebo schopní na tento úèel venova. 3. Teraz už vieme èo, kedy a za ko¾ko chceme. Tu by som podotkol, že mnohí vedúci pracovníci firiem sú presvedèení, že nákupom programu konèia ich výdavky. Žia¾, opak je pravdou, nákup softwaru býva tá menšia položka. Musíme poèíta s tým, že v cene produktov obvykle nie sú zahrnuté inštalácia, užívate¾ské prispôsobenie programu a zaškolenie užívate¾ov, prevod údajov zo starého IS do nového, prípadne ïalšie asistenèné služby dodávate¾a pri prvých mesiacoch spracovania. Z praxe to zas vychádza tak, že cena týchto služieb je porovnate¾ná s cenou samotného programového vybavenia, u väèších firiem ju dokonca môže aj nieko¾kokrát prevyšova. 4. Po výbere vhodného IS nastupuje fáza realizácie, zaèína intenzívny kontakt s dodávate¾om. Osvedèil sa taký postup, že sa v obidvoch firmách urèia zodpovední pracovníci pre spoluprácu. Je dôležité vypracova presný harmonogram jednotlivých etáp zavedenia (príprava HW, OS, definícia štruktúry firmy, toku informácií, inštalácia a zaškolenie jednotlivých pracovísk, príp. podsystémov), urèi kto je zodpovedný za dodržanie konkrétneho termínu a za akých podmienok z druhej strany. Predídeme tak mnohým konfliktom typu „Nemohli sme oživi MTZ, keï ste nám nepovedali ani ko¾ko skladov budete evidova a kto na ktorú tlaèiareò bude tlaèi!“. Pokia¾ je to technicky a èasovo možné, odporúèa sa paralelne prevádzkova starý a nový IS nieko¾ko mesiacov.

5. Poèítajme s tým, že zavedenie nového IS spadá do obdobia, keï zároveò kulminujú aj práce na roènej úètovnej uzávierke predchádzajúceho roka, èo kladie mimoriadne vysoké nároky na zodpovedných pracovníkov, ktorí popri tom musia zvládnu aj prácu s novým IS a samozrejme zabezpeèi aj normálny chod firmy. Èasto sa vyskytuje potreba nadèasovej práce, noèných, prípadne víkendových smien. To by sme mali struène definované hlavné pravidlá zmeny IS. Pre tých, ktorí sa o túto problematiku zaujímajú, odporúèam èasopis COMPUTER, ktorý pravidelne prináša èlánky z praxe k tejto problematike. A teraz k prípadu zo života. Firma X cca 120 zamestnancov, 3 maloobchodné predajne, pekáreò, mlyn s predajom pre obyvate¾stvo a na faktúru, to všetko v okruhu 20 km, vedú jednoduché úètovníctvo, ktoré už nestaèí. Celé úètovníctvo a mzdy robí 5 pracovníkov. Prvý raz sme sa stretli v prvej dekáde októbra. Vtedy vedeli len to¾ko, že chcú nový IS, zisujú ponuku na trhu. Na predvádzaniach EKOSu sme sa stretli ešte dvakrát. Zdalo sa, že na všetky otázky dostali uspokojivú odpoveï. Po dlhšom èase (cca 3 týždne) sa ozvali, že si ako nový IS vybrali EKOS VEMA vzh¾adom k tomu, že je schopný zabezpeèova off-line komunikáciu modulov prevádzkovaných v jednotlivých predajniach s centrálnym úètovníctvom, má zabezpeèený servis v mieste nasadenia, vo ve¾kej miere vyhovuje ich požiadavkám a je pružne prispôsobitelný požiadavkám ich firmy. Termín spustenia ostrej prevádzky bol stanovený na 2. januára. Na tomto mieste by som poukázal na to, že sa nedodržalo pravidlo è.1. K definitívnemu výberu IS došlo až

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

koncom novembra a vtedy ešte nemali ani dodávate¾a potrebného HW. Spolu sme špecifikovali potrebné HW a sieové vybavenie, zaèal sa h¾ada dodávate¾ HW èasti. Vybraný dodávate¾ zaruèil termín odovzdania fungujúcej siete 15. 12., ktorý aj dodržal. K prvotnej inštalácii EKOS VEMA sme sa dostali v ten istý deò, t.j. nieko¾ko dní pred Vianocami. Okamžite sme zaèali so zaškolením ovládania systému, súèasne prebiehali práce na organizácii práce v novom IS. V tomto období sme už cítili dopad situácie popísanej v bode è. 5. „Koncoroèný nával práce, šéf chce okamžite výsledky k 31. decembra, a pri tom nás niekto otravuje s tým, ako sa má ovláda nový program, ktorý nám pridá len robotu, a vôbec – už o chví¾u budú Vianoce, ako sa uloží veta, F10? ...“ Aby sa dodržal stanovený termín, užívatelia zaèali naplòova saldokonto do fakturácie bez predchádzajúcej konzultácie s dodávate¾om o tom, ako v tejto fáze postupova. To sme zistili až po nahratí nieko¾ko stoviek faktúr. Výsledok – celodenná práca je stratená, h¾adá sa vinník. Ako prvý modul sa musí spusti MTZ v mlyne 2. januára. Tam to ide naostro – príjem obilia, výroba a výdaj múky, denne stovky dokladov. Narýchlo sa zostaví schéma pohybu materiálu, definujú sa pohyby, ich zaúètovanie, robí sa inventúra ku konci roka, zisujú sa skladové ceny výrobkov, tvorí sa úètová osnova. Druhého sa spustí MTZ – hurá! – dúfajme, že je správne nastavené a budú ho správne využíva. Nebolo a nedodržali spôsob zápisu dokladov, to sa ukázalo až po realizovaní prvých prenosov o nieko¾ko týždòov. Bolo treba ruène opravi zaúètovanie nieko¾ko sto dokladov. Toto obdobie bolo typickým dôsledkom toho, že sa k zavedeniu nového IS nepripravili žiadne podklady, všetko sa vymýš¾alo za pochodu.

V dôsledku ve¾kého množstva dokladov nahrávanie poèiatoèného stavu vo Fakturácii trvalo asi 4 týždne. Celú túto dobu sa bežné faktúry nemohli spracováva. Nikto nemá preh¾ad o ekonomickej situácii firmy. Medzitým sme uviedli do prevádzky podsystémy Pokladòa a Banka, taktiež v priebehu januára sa spustil MTZ v dvoch predajniach, pracovalo sa na HW riešení prenosov pomocou modemov. V tomto období boli obmedzené práce na EKOSu, lebo dve pracovníèky sa už venovali príprave a nahrávaniu údajov do PAM, aby sa stíhal termín výplaty zaèiatkom februára. V tejto oblasti sa vytvára nový systém odmeòovania pracovníkov na prevádzkach, testuje sa PAM. Vo firme narastá nespokojnos s novým IS. Už na òom pracujú viac ako mesiac, a žiadne hmatate¾né výsledky. Vzh¾adom na ve¾ké množstvo prác na jednotlivých subsystémoch sme sa ešte nedostali k tomu, aby hlavný úètovník získal preh¾ad o tom, ako funguje EKOS ako celok, kde èo vzniká, èo s èím súvisí, aký je smer a zmysel prenosu dát v systéme. Koncom januára sme sa dostali do štádia, že sme mohli spusti prvé prenosy, pokúšali sme sa skontrolova správnos nastavenia jednotlivých podsystémov. Samozrejme všade boli potrebné zásahy do nastavení, nesprávne nahraté alebo vygenerované doklady bolo treba ruène opravova. Pocítili sme tu absenciu zodpovednosti za jednotlivé podsystémy pod¾a bodu èíslo 4. Chýbala koncepcia toku informácií, neposlúchali rady dodávate¾a, ktoré sa bez znalosti systému ako celku zdali nelogické alebo zbytoèné. Zaèiatkom februára sme koneène zažili prvý úspech – výplaty boli hotové na termín a bez chýb. V tomto období sme sa dostali do situácie, keï sme zistili, že aktuálna verzia EKOSu nie je schopná do detailov splni všetky požiadavky užívate¾a, formulovali sme požiadavky VSS na rozšírenie a úpravu funkènosti programu,

s prís¾ubom z Brna, že sa naše požiadavky dostanú do ïalších verzií programu. Šes týždòov po plánovanom spustení programu sa ešte stále robili korekcie jednotlivých predkontácií, zaèala sa nahráva evidencia INM a súèasne sa pripravovalo prvé priznanie DPH, ktoré sa taktiež rodilo ve¾mi ažko. Nikto nevedel, èi sa tam dostali všetky doklady, alebo nie, na kontrolu už nebol èas. Tento magazín by som mohol naplni vyprávaním celého príbehu, ale to nie je cie¾om tohto èlánku. To, èo som uvádzal, je len vrcholom ¾adovca problémov, ktoré sa vynárali behom zavedenia. Spolu s množstvom problémov narastala aj nespokojnos pracovníkov a majite¾a firmy. Pritom nechápali ako je možné, že s týmto programom v inej firme na druhom konci mesta pracuje 20 užívate¾ov na sieti a každé ráno o 8.00 dávajú riadite¾ovi na stôl preh¾ad saldokonta, finanèných tokov a hospodárskeho výsledku k predchádzajúcemu dòu. Chyba asi nebude v programe. Celý prípad sa ahal až do konca mája, keï zákazník mal tri neuhradené faktúry od VEMA Bratislava a neplatil riadne ani za poskytnuté služby. Z tohto dôvodu mu bola pozastavená dodávka nových verzií a zároveò aj poskytovanie služieb spojených s prevádzkovaním systému. Jeho odpoveïou bolo vypovedanie zmluvy o využívaní projektu, zmenil dodávate¾a IS. O jedného užívate¾a menej(?). Pouèenie? Nekupujte neuvážnene IS, pokia¾ celý proces prechodu na nový systém nemáte perfektne pripravený a premyslený. Venujte dostatok èasu na zavedenie IS a zaškolenie zamestnancov, využívajte služby dodávate¾a, ktorý najlepšie vie ako pripravi pre Vás EKOS tak, aby ste z toho mali èo najväèší úžitok. Investície vložené do tejto fázy procesu sa Vám mnohonásobne vrátia nielen finanène, ale aj formou spokojných zamestnancov.

39

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

Program MAN PAM na Univerzitì J. E. P. v Ústí nad Labem Rudolf Dytrt, BC IVAR, a.s. [email protected]

Již záhy po setkání obchodních zástupcù PAM VEMA na podzim roku 1997 jsem nainstaloval a pøedvedl demonstraèní verzi programu MAN-PAM jednomu z mých nejvìtších uživatelù programu VEMA – UNIVERZITÌ JANA EVANGELISTY PURKYNÌ V ÚSTÍ NAD LABEM. Myslím, že zástupci uživatele byli pøíjemnì pøekvapeni již pøi ukázkách demoverze manažerské analýzy. Proto ještì pøed pražským setkáním uživatelù programù VEMA dospìli k rozhodnutí využít programu manažerské analýzy pro potøeby univerzity. Poèátkem roku 1998 tedy zaèaly pøípravné práce pro možnost použití programu MAN-PAM v návaznosti na mzdovou agendu. Bylo nutné ponechat v tabulkách jen využívané kategorie zamìstnancù a upravit – zkrátit texty tak, aby se „vešly na obrazovku“, což nebyl pøíliš velký problém. Trochu složitìjší bylo pøizpùsobit organizaèní strukturu tak, aby byla zobrazitelná v programu manažerské analýzy. Prakticky to znamenalo upravit (rozdìlit) poèet pracoviš pedagogické fakulty tak, aby se (opìt) daly zobrazit na obrazovce. Celkový poèet pracoviš (kateder pedagogické fakulty) je témìø 60 a to je najednou nezobrazitelné množství. Byla proto vytvoøena imaginární vyšší rozborová hlediska – katedry jazykù, katedry ostatní, rozpoètové granty a do tìchto skupin byla zaèlenìna pøíslušná pracovištì. Tak by-

40

lo dosaženo pøijatelného poètu pracoviš ve sledovaném vyšším rozborovém hledisku. Na závìr byla definována i pracovištì, která se nevyplatí sledovat v manažerské analýze, napø. nìkteré mimorozpoètové granty. Po instalaci a nahrání dat PAM do projektu manažerské analýzy se zaèalo s praktickým využíváním programu MAN-PAM. Byl konstatován znaèný rozdíl mezi prezentací výstupù v sestavách PAMu a prezentací kvalitních gra-

fických výstupù v programu manažerské analýzy, což je možná zbyteèné zdùrazòovat komukoliv, kdo nìkdy vidìl pro-

gram, èi alespoò demoverzi programu podobných kvalit. Oè je (ponìkud) nároènìjší instalace programového vybavení, o to je jednodušší ovládání programu. Na univerzitì je pøipraveno uveøejòování vybraných ukazatelù z programu MAN-PAM na stránkách Intranetu pro potøeby vedoucích kateder èi fakult. Urèitou výhodou je zde neexistence výstupù za jednotlivé zamìstnance pro potøeby obecné prezentace UJEP. Výstupy z MANPAMu jsou využívány též pro sledování limitù poètu zamìstnancù, výplat mezd a OON dle kateder. Pøedevším je ovšem program MAN-PAM využíván k tomu, k èemu je pøedurèen – pro názorné, rychlé a pøehledné rozbory mzdových ukazatelù, a již jde o èerpání mezd, OON, èi profesní nebo vìkovou strukturu zamìstnancù.

Magazín VEMA – 3. roèník firemního èasopisu

Domovní informaèní systém

ing. Miroslav Ondra, FASTER reality, spol. s r.o. [email protected]

Domovní informaèní systém pøedstavuje speciální aplikaci pro správce a majitele nemovitostí. Projekt je orientován k zaøazení mezi moduly VEMA/EKOS pøi využití spoleèné datové základny. Není však vylouèeno ani jeho samostatné nasazení v rámci jiných informaèních struktur. Obsažená problematika by mìla plnì pokrýt potøeby od základní evidence až po úroveò úèetních analýz na úrovni nájemníka nebo prostoru. Modul je organizován tak, aby jeho využití nebylo vázáno nasazením dalších modulù EKOSu, ale aby jejich pøípadná instalace rozšíøila možnosti DISu. Modul je schopen samostatné funkce až na úroveò výstupu do úèetnictví. Problematika je rozdìlena do nìkolika základních celkù: • • • •

evidence domù a prostor, evidence nájemníkù a firem, pøedpis nájmu a jeho sledování, náklady a vyúètování služeb.

Pøi analýze projektu autoøi vycházeli ze zkušeností bytových kanceláøí mìstské èásti Brno-støed a snažili se pøedevším využít možností existujících modulù systému VEMA/EKOS. Dalším hlediskem celého vývoje bylo obecné øešení problému tak, aby každý konkrétní uživatel disponoval možností jednoduché parametrizace v souladu s mìnící

se legislativou bez nutnosti zásahù do programového vybavení. Systém dovoluje dávkovou komunikaci mezi majiteli a správci nemovitostí i v pøípadech, kdy majitel má nìkolik správcù nemovitostí a správce spravuje nemovitosti nìkolika majitelù. V evidenci domù a prostor jsme vycházeli z praktických potøeb evidence na jedné stranì urèené oblastí, majitelem a na stranì druhé detailním pohledem na byt, prostor, místnost, vybavení apod. Možnosti rùzných nákladových hledisek a subjektivit vychází ze standardních možností EKOSu. Vzhledem k rùznorodým potøebám v evidenci údajù je zde rozšíøena možnost uživatelské definice vlastních položek databází. Pro manipulaci s tìmito položkami je implementován programovací jazyk. Tyto vlastnosti systému umožòují uživateli pøizpùsobit si systém vlastním potøebám. Evidence nájemníkù a firem je druhým pohledem na problematiku bytové a nebytové správy. Pro evidenci firem je využita standardní databáze EKOSu. Pro evidenci nájemníkù je vy-

tvoøena nová datová struktura v rámci modulu DIS. Vazbu mezi subjekty (firmy nebo nájemníci) a prostorami zajišuje databáze nájemních vztahù. Vztahy jsou evidovány i se svým vývojem v minulosti. Oblast pøedpisu nájmu umožòuje pøedepisovat nájemné a zálohy na služby a sledovat platby a dluhy. Výše pøedpisu mùže být spoètena automaticky, aby odpovídala legislativì a zvoleným kritériím (s využitím uživatelsky definovaných funkcí). Lze provádìt hromadné zmìny pøedpisu nad skupinami nájemních vztahù a zadávat dodateèné pøedpisy. Systém je schopen obousmìrnì komunikovat s inkasním støediskem prostøednictvím SIPO. V oblasti nákladù se evidují faktury pøijaté na jednotlivé domy pro úèely vyúètování služeb a sledování nákladù na opravy. Existuje zde možnost plánování nákladù do budoucnosti a vyhodnocování ekonomiky domu. Fakturace je napojena na další moduly EKOSu (Banka, Pokladna, Fakturace, Úèetnictví). Vyúètování pøedstavuje v programu vyvrcholení celkového poøizování dat v období a vzhledem k pevným vazbám na úèetní vztahy uzavírá jednotlivé kapitoly práce domovního systému nejen v oblasti bìžné evidence, ale i její pøesné zrcadlení do úèetních pøedpisù. Díky možnosti vlastních funkcí lze nadefinovat i velmi specifické zpùsoby vyúètování jednotlivých služeb.

41

©1998 VEMA poèítaèe a projektování s. r. o.

Dokumentace projektù VEMA

ing. František Molek, øeditel poboèky Olomouc [email protected]

MOTTO: Cahnùv axióm: „Když vše ostatní selže, pøeètìte si návod.“ Jeden ze známých Murphyho zákonù rozhodnì není radou uživatelùm projektù VEMA. Øíkám to jako osobní postøeh èlovìka, který dokumentaci k rùzným programùm obèas studuje, který dokumentaci v potu tváøe obèas píše a také èlovìka, který podle dokumentace obèas školí. Podívejme se tedy na písemnou podporu projektù VEMA oèima takového èlovìka. Již pøi obchodním jednání a prezentaci projektù VEMA se vždy musím zmínit o všeobecnì užívané klávese F1, která je branou do nejrozsáhlejší formy dokumentace – on-line interaktivní nápovìdy. Faktem je, že pøi prohlížení si èlovìk nemùže udìlat pøedstavu o rozsahu, ale jestliže je ke každé položce každého souboru, ke každé akci nìjaká nápovìda, pak se nelze divit, že napøíklad datová dokumentace našeho nejrozšíøenìjšího projektu PAM/VEMA má 590 stran A4 a 173730 slov! Aby se v tom ubohý uživatel vùbec vyznal, pomáháme mu systémem odkazù, pamatováním posledních prohlížených stránek a rejstøíkem akronymù. Na školeních pøíliš nedoporuèuji tisk tohoto molocha, ale kdyby si to pøesto chtìl nìkdo zkusit, má k dispozici 13 textových souborù v každé (i demonstraèní) instalaci. Tato dokumentace je s každou verzí prùbìžnì aktualizována, o èemž je uživatel informován. Souèástí nové verze jsou vždy mj. dva soubory s popisem novinek – jeden pro èeské a druhý pro slovenské uživatele. Ano, projekty VEMA jsou k dispozici i slo-

42

venským zákazníkùm. Vlastní ovládání, popis položek a nápovìda jsou sice èeské, ale sestavy a rozdílná nastavení a algoritmy jsou slovenské. Proto je i zvláštní soubor se „slovenskými“ novinkami. Nosnou formou dokumentace, kterou oceòují naši zákazníci nejvíce, jsou ovšem tištìné uživatelské pøíruèky. Ty k nejvìtším projektùm jsou novelizovány v pøibližnì dvouletém intervalu, ostatní podle potøeby. Velkým plusem našich pøíruèek je to, že se neomezují jen na ovládání programu, ale že i vedou uživatele mnohdy spletitými ulièkami právních a úèetních pøedpisù formou odvolávek na konkrétní pøedpisy a paragrafy. Tak se pøíruèky k projektùm EKOS/VEMA a PAM/VEMA staly èásteènì i odbornou metodickou pomùckou pro úèetní. Mnoho konkrétních pøíkladù z praxe jim umožní najít pøi zpracování øešení i pro ten svùj problém. A vzhledem k tomu, že pøíruèky vìtšinou tvoøí lidé, kteøí prošli praxí, jsou psány srozumitelnou formou a ne nesdìlným jazykem programátorù. Navíc pro lidi s vizuální pamìtí jsou texty doplnìny obrázky se sejmutými obrazovkami s konkrétními pøípady nastavení. Pøíruèka je vždy pro nové uživatele souèástí zakoupeného projektu. Další velmi oceòovanou dokumentací jsou texty ke školení. VEMA jako každá slušná softwarová firma školí svoje oveèky v ovládání zakoupených projektù a do ruky jim dá i školicí texty. Protože sám nìkteré

z tìchto textù zpracovávám a podle nich školím, kritika èi pochvala se snese na mou hlavu pøímo. A mohu øíci, že k nìkterým školicím textùm se nešastný uživatel s problémem uchýlí i po mnoha mìsících, protože tam najde v koncentrované podobì to, co hledá. A pokud nenajde pøímo øešení, pak jej pøi ètení urèitì nìco „trkne“ a problém vyøeší sám. Na tìchto textech se prùbìžnì intenzivnì pracuje a témìø s každou verzí jsou aktualizovány. Jistou formou dokumentace jsou i doprovodné texty ke každé infodisketì. Ta je nástrojem akutní aktualizace programu v pøípadì metodické nebo technické zmìny mezi verzemi. V infosouboru se zákazník dozví nejen o zmìnách v programu provedených, ale tøeba i o nových telefonních èíslech svého dealera, o øešení systémových technických problémù svého poèítaèe, o termínech a cenách našich školení a služeb a jiné užiteèné informace. Celý tento souhrn ve svém celku je výsledkem snahy mnoha lidí o naplnìní slov, kterými uklidòuji zaèínající uživatele: „VEMA vás nikdy nenechá o samotì!"

REFERENCE Informaèní systém VEMA využívá v Èeské republice pøes 2.200 organizací, ve Slovenské republice pøes 400 organizací. Mezi uživatele našeho systému patøí: Úøad vlády Èeské republiky, Praha Investièní a Poštovní banka a.s., Praha Moravia banka a.s., Frýdek-Místek Ministerstvo financí Èeské republiky, Praha Všeobecná zdravotní pojišovna ÈR, Praha Teplárny Brno a.s. Vodohospodáøské stavby spol. s r.o., Teplice Èeský hydrometeorologický ústav, Praha Najvyšší kontrolný úrad SR, Bratislava Julius Meinl Praha, spol. s r.o. TOS Kuøim – OS, spol. s r.o. Banské stavby a.s., Prievidza Group 4 Securitas a.s., Praha ENERGZET a.s., Brno MONTELA a.s., Èeské Budìjovice METAL Ústí nad Labem a.s. Centrum stavebního inženýrství, Praha Mìsto Ostrava Nemocnice Šumperk spol. s r.o. Slezská univerzita Opava Láznì Teplice nad Beèvou a.s. Školský úøad Ostrava ZETKA spol. s r.o., Mladá Boleslav EKOSTAVBY Brno a.s. Moravské autoopravny a.s., Olomouc Group 4 Securitas spol. s r.o., Bratislava Kysucké pekárne a.s., Èadca Agroservis spol. s r.o. Fakultná nemocnica s poliklinikou Košice FAB a.s., Rychnov nad Knìžnou SVUM Duslo a.s., Ša¾a Dopravná banka a.s., Banská Bystrica HAVEX spol. s r.o., Vrchlabí D.K.C. spol. s r.o., Zvolen Auto Park spol. s r.o., Bratislava Støedisko informatiky a služeb Nový Jièín a další ...

o firmì

VEMA, poèítaèe a projektování, spol. s ruèením omezeným, byla zalo ena 2. èervna 1990.

V souèasné dobì pro firmu pracuje 67 pracovníkù a 34 obchodních zástupcù.

Filozovií firmy je vytváøení komplexních informaèních systémù pro øízení organizací a poskytování komplexních slu eb pro jejich bezproblémové vyu ívání.

w

w

://

tp

ht

i

cz

a.

em

w .v

VE VE VE VE M M M Zv A Pri A Prù A Vý MA 97 olen – po 82 evo – po 10 bì – po 60 stav Brn 4 1 0 z tel 03 ská boè tel 09 ská boè tel 3 00 ní 1 o tel 87 ná boè . 0 B ce ka . 0 B 1 ka . 0 B 7/1 . 0 P 38 ka 04 an sta B 04 rat 4/A B 5-4 rno 9 2-7 rah 7/4 P r rat 21 ská 1 an 21 isl a 1 32 8 a ha 10 -88 B 4 ská -7- av i s 15 l av 17 52 a -43 ystr By 52 a 38 2 str 0 3 ica 4 23 ica 46 5 5 VE VE V EM Pa MA MA ve R n lac Co i eg – ám A – 6 m 7 ké mp 1 r p 08 . M po 72 ov ob 2 t el. 00 ho ute a@ tel 00 a 1 oè tel 0 01 ier boè 05 Br 121 rs . . 0 P u 1 ka 06 Olo 6 ka O &S -41 no 04 reš 8 ve m P l om yst 52 ou reš 21 ov 24 20 c em m -91 ou ov 0 0 c 3 s a. 82 73 34 21 cz 35

nformace o produktech

získáte na adresách: