No title

Dagelijks Bestuur RWA d.d. 23-09-15 Agendapunt 5

CONCEPT NOTULEN van de vergadering van het Algemeen Bestuur RWA op 9 juli 2015 in het hoofdkantoor van Amfors te Amersfoort Aanwezig: Algemeen Bestuur RWA: De heer M. Tigelaar, gemeente Amersfoort (voorzitter) De heer J. Baerends, gemeente Baarn De heer A. Dragt, gemeente Leusden De heer P. van der Torre, gemeente Soest Namens RWA: De heer R. de Koning, algemeen directeur De heer G. Willemsen, concerncontroller De heer R. Haasnoot, directie-assistent Ambtelijk toehoorder: Mevrouw C. Bokhove, gemeente Amersfoort Verslaglegging: Mevrouw G. van Weerd Met kennisgeving afwezig De heer B. Koops, gemeente Bunschoten De heer P. de Kruif, gemeente Woudenberg ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering met een woord van welkom. De agenda wordt vervolgens vastgesteld. Geconstateerd wordt dat het quorum aanwezig is. 1.a Benoeming directeur RWA In het kader van de continuïteit en stabiliteit van de onderneming, heeft de Raad van Commissarissen van Amfors Holding B.V. het initiatief genomen tot een voordracht voor de benoeming van de heer drs. R.M. de Koning per 1 juli 2015 tot algemeen directeur van de Amfors groep. In dit proces heeft de voorzitter van de Raad van Commissarissen een consultatieronde gehouden onder de aandeelhouders en de voorzitter van het Algemeen en het Dagelijks bestuur van het RWA. De OR van Amfors/RWA heeft positief geadviseerd op de adviesaanvraag over de aanstelling van de heer De Koning. In een extra Algemene Vergadering van Aandeelhouders op 29 juni jl. is unaniem besloten de heer De Koning te benoemen tot algemeen directeur van de Amfors Groep. Besluit Conform artikel 17, lid 1 van de Gemeenschappelijke regeling RWA, besluit het Algemeen Bestuur de heer drs. R.M. de Koning per 1 juli 2015 te benoemen tot algemeen directeur RWA. Het AB feliciteert de heer De Koning met deze benoeming. 2. Ingekomen stukken 01-06-2015 Brief en jaarverslag 2014 Cliëntenraad WSW Concept verslag AB RWA d.d. 09-07-15

1


01-06-2015 Brief gemeente Woudenberg, geen zienswijze jaarrekening en geen bezwaar MJB 10-06-2015 Brief gemeente Bunschoten, geen zienswijze MJB en jaarrekening 11-06-2015 Brief gemeente Baarn, voorgenomen besluit instemming jaarrekening en MJB 18-06-2015 Brief gemeente Soest, geen bezwaar tegen ingediende jaarstukken 19-06-2015 Brief gemeente Amersfoort, geen bezwaar jaarrekening en geen zienswijze MJB Inmiddels heeft ook de gemeente Leusden schriftelijk laten weten geen bezwaar te hebben tegen de jaarrekening en de MJB. De jaarrekening 2014 en de MJB 2016-2020 zijn voorgelegd aan de provincie Utrecht. De provincie heeft deze documenten in orde bevonden en reeds aan het ministerie van Binnenlandse Zaken aangeboden. 3. Mededelingen a. Pilot GoOV Gemeld wordt dat er op dit moment zeventien medewerkers structureel gebruik maken van de Regiotaxi op kosten van Amfors. Na onderzoek is gebleken dat negen medewerkers niet in staat zijn zelfstandig te reizen en zij blijven gebruik maken van de regiotaxi. Na de zomer worden alternatieve mogelijkheden onderzocht. De overige acht medewerkers gaan met GoOV aan de slag. De totale kosten daarvan voor 2015 bedragen € 7595,-, uitgaande van een pilot van zes maanden. Tegenover deze kosten staat een besparing van € 9738, daar acht deelnemers aan de pilot geen gebruik meer maken van de regiotaxi. Overigens gebruiken meerdere RWA-medewerkers met hun WMO pas de regiotaxi. Hoeveel dat er precies zijn is nog niet bekend. Ook voor deze medewerkers zal t.z.t. worden onderzocht of zij van het openbaar vervoer gebruik kunnen gaan maken. Eerst wordt er gestart met een pilot waar 17 medewerkers deel aan nemen en later zal breed in de organisatie kenbaar worden gemaakt dat er een goed alternatief is voor de regiotaxi, nl. GoOV. Tevens komt het volgende naar voren:  De bushalte Argonweg is onveilig. Het College van Amersfoort heeft besloten deze aan te passen en veiliger te maken.  De directie onderschrijft de opmerking van de heer Dragt dat de beoogde kostenbesparing lager zal uitvallen, wanneer er uiteindelijk toch minder medewerkers aan GoOV kunnen deelnemen dan verwacht. Om die reden wordt er eerst met een pilot gestart. De voortgang daarvan wordt nauwlettend gemonitord. Daarbij wordt aangetekend dat een deel van de kosten GoOV eenmalig zijn. b. Verloop ambtenaren binnen RWA De heer De Koning licht het overzicht toe van het verloop van alle ambtenaren op de loonlijst van RWA/Amfors in de periode 2015-2021. Globaal kan worden gesteld dat 30 ambtenaren van de gemeente Amersfoort en 5 ambtenaren van de gemeente Soest in het groen werken. De overige 12 ambtenaren kunnen niet aan één van de RWA-gemeenten worden toegewezen, daar zij met een ambtelijk contract in dienst zijn van de Gemeenschappelijke Regeling RWA. c. Overzicht aantal SW-ers op minimumloon De heer Willemsen licht dit overzicht toe. Uit onderzoek is gebleken dat 20 SW-medewerkers vanwege hun leeftijd in de jeugdschalen van het WML vallen. Voorts verdient driekwart van de SWpopulatie van RWA meer dan het WML. Een deel van deze medewerkers is reeds voor 1998 ingestroomd naar hogere functies, zoals praktijkbegeleider. De verklaring daarvoor is dat er in die periode minder streng werd getoetst op de WSW-voorwaarden; medewerkers konden makkelijker instromen dan nu het geval is. Concept verslag AB RWA d.d. 09-07-15

2


Het beeld dat SW-medewerkers minder dan het WML zouden verdienen wordt veroorzaakt door het feit dat velen een deeltijdfunctie hebben, en daardoor een inkomen onder de full-time WML grens. d. Terugkoppeling uit het DB 18 juni 2015 Alle behandelde punten komen in deze A.B.-vergadering terug. e. Informele bijeenkomst personeel De heer De Koning deelt mede dat hij de RWA/Amfors-medewerkers op 23 juni jl. voor een informele bijeenkomst heeft uitgenodigd om ze bij te praten over de actuele ontwikkelingen in de organisatie, de resultaten tot dit moment en de verwachtingen voor de toekomst. Er waren ca. 350 medewerkers aanwezig. Een en ander is plezierig verlopen. De onrust naar aanleiding van de berichten in de media kon zo worden weggenomen, waarna de medewerkers gerustgesteld de zomer tegemoet zijn ingegaan. 4. Conceptverslag van de A.B.-vergadering RWA d.d. 20 mei 2015 Het verslag van deze vergadering wordt vastgesteld. Naar aanleiding van:  Evaluatie aanbesteding schoonmaak PCBO Op de vraag van de heer Baerends, antwoordt de heer De Koning dat de uitkomsten van de evaluatie ‘misgelopen aanbesteding schoonmaak PCBO’ door het onderzoeksbureau worden meegenomen in de toekomstvisie voor Amfors. Deze rapportage wordt t.z.t. met het A.B. besproken. De voorzitter merkt in dit verband op dat hij binnen zijn eigen organisatie heeft gevraagd dit punt met het PCBO te bespreken. Besluitenlijst: Toegevoegd wordt:  Het AB stelt het reglement van orde AB en DB vast, zij het dat het reglement op enkele onderdelen zal worden aangepast. Afsprakenlijst  Punt 3: het thema SROI wordt in de toekomstvisie van Amfors/RWA meegenomen.  Punt 6: het standpunt van de OR RWA/Amfors, dat er ook regelmatig contact met het AB RWA moet worden onderhouden, zal bij de nieuwe governance structuur worden betrokken. 5. Jaarverslag Cliëntenraad De Cliëntenraad Wsw heeft op 1 juni jl. haar jaarverslag 2014 met begeleidende brief aan het bestuur van het RWA aangeboden. Ter voorbereiding op de bespreking hiervan in de vergadering van het AB, is in de vergadering van het DB d.d. 18 juni afgesproken een concept reactie op te stellen. Het DB stelt voor een afspraak met de Cliëntenraad te maken om de onderwerpen voor 2015 (rol en positie Cliëntenraad Wsw in relatie tot de Participatiewet en de toekomstvisie sociale werkvoorziening in de regio) door te spreken, alsmede de brief nader toe te lichten. Het AB stemt in met de brief aan de Cliëntenraad en met het plannen van een gesprek tussen AB en Cliëntenraad. In de brief zal worden vermeld dat het AB RWA heeft kennisgenomen van het jaarverslag 2014 van de Cliëntenraad. Op verzoek van de heer Dragt zal in het gesprek ook aandacht worden besteed aan de samenhang en de overlap tussen de Cliëntenraad Wsw en andere cliëntenraden in het sociale domein.

Concept verslag AB RWA d.d. 09-07-15

3


Op verzoek van de gemeenteraad van Amersfoort zal ook het thema “klachtenregeling” onderwerp van gesprek zijn. Afspraak: Het overleg tussen A.B. en de Cliëntenraad zal zo mogelijk aansluitend aan de volgende ABvergadering (in september) worden georganiseerd. 6. Gang van zaken t/m mei 2015 De heer Willemsen deelt het volgende mede:  T/m mei 2015 komt het operationeel resultaat van Amfors € 1,5 ton boven de begroting uit. Deze positieve ontwikkeling zet zich door. In de 1e halfjaar cijfers 2015 komt het operationeel resultaat € 2,5 ton boven begroting uit.  De kosten en het subsidieresultaat blijven in lijn met de begroting maar vragen wel om een strakke aansturing. Rekening wordt gehouden met een SW uitstroom van 4%, een percentage dat realistisch lijkt te zijn.  De verwachting is dat de omzet en het operationeel resultaat in het 2 e halfjaar 2015 verder aantrekken, met name bij Eemfors en Plaatsingen. Wel moet rekening worden gehouden met een eenmalige CAO verhoging in de maand oktober voor gemeenteambtenaren. De kosten daarvan bedragen ca.€ 70.000,-.  In het komende halfjaar wordt intern een speciale focus gelegd bij Plaatsingen maar ook van het WSP wordt hiervoor speciale aandacht gevraagd. Er staat inmiddels veel op de rol en de verwachting is dat dit in het komende halfjaar tot meer resultaten in Plaatsingen zal gaan leiden.  De omzet in Eemfors verloopt op zich naar wens. Om de kosten nog beter te kunnen beheersen, worden er met gemeenten goede afspraken gemaakt over het tijdig(er) plannen van werkzaamheden.  In juli zal er een opnieuw een halfjaarbericht naar de gemeenten uitgaan, met daarin ook een prognose voor het resultaat over 2015. De heer Dragt memoreert dat zich in de laatste twee maanden van 2014 een negatieve ombuiging ten opzichte van de begroting manifesteerde. Hij vraagt of er reden is om aan te nemen dat dit fenomeen zich niet in 2015 gaat voordoen. De heren De Koning en Willemsen antwoorden dat de resultaten in de laatste maanden 2014 sterk werden beïnvloed door incidentele lasten, m.n. de vertrekregeling van de vorige algemeen directeur. Zij onderschrijven dat de marges dun zijn en dat een voortdurende monitor van de bedrijfsresultaten van het grootste belang is. 7. Verzuim (presentatie van de heer Paul Naus) In 2013 is het verzuimpercentage gedaald van 17 naar 14%. Na een aanvankelijke stagnatie in 2014 is er inmiddels weer sprake van een daling. In de begroting is het voornemen om het verzuim naar minimaal het branchegemiddelde van 12% terug te dringen. Om deze doelstelling te realiseren is extra inspanning nodig. Om die reden is er een projectteam in het leven geroepen onder leiding van de heer Paul Naus, unitmanager Cleanfors. Aan de hand van sheets licht de heer Naus de veranderstrategie voor het verzuimbeleid toe. O.a. komt het volgende naar voren:  De focus ligt op wat medewerkers kunnen en niet op wat zij (door ziekte) niet meer kunnen.  Het verzuimbeleid wordt organisatie-breed aangepakt, met de nodige uniformiteit maar met oog voor de verschillen. Concept verslag AB RWA d.d. 09-07-15

4


      

De verzuimpatronen moeten worden doorbroken en de leidinggevenden hebben daarin een essentiële rol alsmede voorbeeldgedrag. Medewerkers worden bewust gemaakt van de verzuimkeuzes Van verzuim naar vitaliteit: in 2016 zal er nog meer aandacht aan preventie worden besteed. Amfors heeft voor een half jaar twee verzuimcoaches aangetrokken die zich vooral bezighouden met de langdurig verzuim dossiers. Ook begeleiden zij, als het gaat om de uitvoering van het verzuimbeleid, de leidinggevenden. Het verzuimproces wordt ook ingericht op ondersteuning als het gaat om adequate signalering. De verzuimanalyse wordt een structureel onderdeel van de managementrapportages. Doelstelling voor 2015 is verzuimreductie naar tenminste 12%, het gemiddelde verzuimpercentage in de branche.

Op vragen van het AB komt het volgende naar voren:  Steeds opnieuw blijkt dat gericht aandacht voor de (zieke) medewerker van essentieel belang is. De leidinggevenden moeten daarvoor tools in handen krijgen. Gekozen is voor een positieve insteek: medewerkers moeten weten dat ze gemist worden en dat er op ze gewacht wordt.  De verandering begint bij de leidinggevenden. Soms moeten medewerkers worden “opgevoed”, in de zin dat er tegenover het salaris een prestatie wordt verwacht. De leidinggevenden moeten het zelfvertrouwen krijgen om het verzuimbeleid op de werkvloer handen en voeten te geven.  Het verzuimbeleid is succesvol wanneer het maximale is gedaan om het verzuim te beïnvloeden. De heer Naus vindt die inspanning nog belangrijker dan het uiteindelijk bereikte verzuimpercentage.  Onvoldoende inzicht is er om een goed antwoord te kunnen geven op de vraag of het verzuim van SW-ers specifiek gerelateerd kan worden aan hun beperking. Dat lijkt niet het geval te zijn. Wel wordt zichtbaar dat steeds meer (jonge) SW-medewerkers psychische handicaps hebben met spanningsklachten, vaak gecombineerd met een andere beperking.  Actief wordt gestuurd op terugdringing van het verlofstuwmeer. Het komt voor dat medewerkers melden dat ze overspannen zijn terwijl naderhand blijkt dat ze een of twee jaar geen enkele dag verlof hebben opgenomen. Dat mag niet meer voorkomen. 8. Reglement van orde AB en DB Dit reglement is in de vorige vergadering vastgesteld maar moest op enkele onderdelen nader worden uitgewerkt. Een en ander is besproken in de DB-vergadering van 18 juni jl. Eerder is afgesproken dat de AB-vergaderstukken twee weken voorafgaand aan de vergaderingen via de site van Amfors worden gepubliceerd (de zgn. openbare ter inzage legging). Uiteraard worden vertrouwelijke documenten niet gepubliceerd. Voorgesteld wordt de secretaris van het AB, in casu de algemeen directeur, te mandateren de voor de vergaderingen van het AB benodigde stukken te verzorgen. Indien een onderwerp daartoe aanleiding geeft, zal het vergaderstuk eerst worden geagendeerd in de vergadering van het DB. Besluit Het AB besluit in te stemmen met deze aanvulling op het reglement van orde AB en DB.


5


9. Rondvraag en sluiting De heer Van der Torre vraagt naar de gang van zaken wat betreft Beschut Werken, gelet op de problemen die in de vorige vergadering werden gesignaleerd rond de risicodekking loondoorbetaling, premies e.d. voor een medewerker die ziek uit dienst gaat. De heer De Koning antwoordt dat dit specifieke knelpunt rond de No Risk polis landelijk wordt opgepakt en uiteindelijk wettelijk zal worden geregeld. In Amfors gaat het in 2015 om 12 nieuwe SW-medewerkers Beschut Werken. Onderzocht wordt wat de financiële consequenties voor de organisatie zijn, wanneer Amfors voor deze medewerkers pensioenopbouw en reiskosten moet gaan betalen. De heer De Koning is er voorstander van deze 12 SW-medewerkers eerst een tijdelijk dienstverband aan te bieden, zoals voor alle nieuwe medewerkers te doen gebruikelijk is. Gedurende het tijdelijke dienstverband behoeft er nog geen pensioen te worden opgebouwd. De wens om deze medewerkers te laten deelnemen aan een pensioenregeling komt voort uit de Amersfoortse SP fractie. Die wens is begrijpelijk maar tegelijkertijd moet worden geconstateerd dat andere groepen uit het sociale domein (bijstand, Wajong) geen pensioen opbouwen. De heer Dragt vindt het belangrijk dat in het kader van dit specifieke pensioenvraagstuk het brede spectrum in ogenschouw wordt genomen en dat er zorgvuldige, niet willekeurige, afwegingen worden gemaakt. Afspraak: De vraag of er voor de 12 SW-ers (die in 2015 instromen in Beschut Werken) pensioen en reiskosten moet worden betaald, zal worden geagendeerd voor het Bestuurlijk Overleg Werk en Inkomen. De afwegingen dienaangaande zullen in een breder kader worden geplaatst. De heer De Koning meldt voorts dat het Innovatieplan van Amfors inzake in- door- en uitstroom inmiddels gereed is. Het AB zal daar vandaag een exemplaar van ontvangen. Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering.


6


BESLUITEN AB-VERGADERING 9 JULI 2015 

Conform artikel 17, lid 1 van de Gemeenschappelijke regeling RWA, besluit het Algemeen Bestuur de heer drs. R.M. de Koning per 1 juli 2015 te benoemen tot algemeen directeur RWA.



Het AB stelt het reglement van orde AB en DB vast. Ook besluit het AB in te stemmen met het voorstel de secretaris van het AB, in casu de algemeen directeur, te mandateren de voor de vergaderingen van het AB benodigde stukken te verzorgen. Indien een onderwerp daartoe aanleiding geeft, zal het vergaderstuk eerst worden geagendeerd in de vergadering van het DB.

AFSPRAKEN AB-VERGADERING 9 JULI 2015 1. Het thema SROI wordt in de toekomstvisie van Amfors/RWA meegenomen. 2. Het standpunt van de OR RWA/Amfors, dat er ook regelmatig contact met het AB RWA moet worden onderhouden, zal bij de nieuwe governance structuur worden betrokken. 3. Het overleg tussen A.B. en de Cliëntenraad zal zo mogelijk aansluitend aan de volgende ABvergadering (in september) worden georganiseerd. Onderwerpen van bespreking zijn o.a. de samenhang en de overlap tussen de Cliëntenraad Wsw en andere cliëntenraden in het sociale domein alsmede de “klachtenregeling”. 4. De vraag of er voor de 12 BW-ers (die in 2015 instromen in Beschut Werken) pensioen en reiskosten moet worden betaald, zal worden geagendeerd voor het Bestuurlijk Overleg Werk en Inkomen. De afwegingen dienaangaande zullen in een breder kader worden geplaatst. 5. Het AB zal een exemplaar ontvangen van het Innovatieplan van Amfors inzake in- door- en uitstroom.


7

No title

Recommend Documents