BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Persediaan
2.1.1 Pengertian Persediaan Sesuai dengan PSAK No. 14 tahun 2012, persediaan adalah asset : 1. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa, 2. Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut, atau 3. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Menurut Baridwan (2004:19) istilah persediaan yang digunakan untuk menunjukkan produk yang dimiliki oleh suatu perusahaan akan tergantung pada jenis usaha perusahaan. Istilah yang digunakan dapat dibedakan untuk usaha dangang yaitu perusahaan yang membeli produk dan menjualnya kembali tanpa mengadakan perubahan bentuk produk, dan perusahaan manufaktur yaitu perusahaan yang membeli bahan dan mengubah bentuknya untuk dapat dijual. Secara umum istilah persediaan produk dipakai untuk menunjukkan produkproduk yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan untuk memproduksi produkproduk yang akan dijual.
2.1.2 Metode Pencatatan Persediaan
Menurut Mulyadi (2001:556) ada dua macam metode pencatatan persediaan yaitu metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik (physical inventory method). 1. Metode mutasi persediaan (perpetual inventory method)
Dalam metode ini, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan, sehingga jumlah persediaan sewaktu-waktu dapat diketahui. Untuk mengetahui harga pokok persediaan yang dipakai yaitu dengan menambah harga pokok persediaan awal dengan yang dibeli selama periode kemudian dikurangi harga pokok persediaan pada akhir periode. 2. Metode persediaan fisik (physical inventory method)
Dalam metode ini, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat. Sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. 2.1.3 Metode Penilaian Persediaan Penilaian persediaan adalah menentukan nilai persediaan yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Penilaian persediaan mempunyai pengaruh penting pada pendapatan yang dilaporkan pada posisi keuangan perusahaan. Oleh karena itu penilaian persediaan atas harus sesuai dengan kenyataan sehingga persediaan tersebut benar-benar menunjukkan jumlah atau nilai yang wajar dicantumkan dalam laporan keuangan. Dalam hubungannya dengan persediaan, harga pokok adalah jumlah semua pengeluaran-pengeluaran langsung atau tidak langsung yang berhubungan dengan perolehan, penyiapan dan penepatan persediaan tersebut agar dapat dijual. Untuk menentukan nilai persediaan ada banyak metode yang dipergunakan.
Menurut Zaki Baridwan (2004:158) menyatakan bahwa “untuk dapat menghitung harga pokok penjualan dan harga pokok persediaan akhir dapat digunakan berbagai cara yaitu identifikasi khusus, masuk pertama keluar pertama (MPKP atau FIFO), rata-rata tertimbang, masuk terakhir keluar pertama (MTKP atau LIFO), persediaan minimum, biaya standar, biaya rata-rata sederhana, harga beli terakhir, metode nilai penjualan relatif dan metode biaya variabel.” 1.
Metode Masuk Pertama Keluar Pertama (FIFO) Metode ini disebut juga dengan metode first in first out. Metode ini mengasumsikan bahwa produk yang terjual karena pesanan adalah produk yang mereka beli. Oleh karenanya, produk-produk yang dibeli pertama kali adalah produkproduk pertama yang dijual dan produk-produk sisa ditangan (persediaan akhir) diasumsikan untuk biaya akhir. Karenanya, untuk penentuan pendapatan, biaya-biaya sebelumnya dicocokkan dengan pendapatan dan biaya-biaya yang baru digunakan untuk penilaian laporan neraca. Metode ini konsisten dengan arus biaya aktual, sejak pemilik produk mencoba untuk menjual persediaan lama pertama kali. FIFO merupakan metode yang paling luas digunakan dalam persediaan. Harus dicatat bahwa sebagai metode yang menunjukkan biaya-biaya, FIFO dapat digunakan tanpa memperhatikan fisik aktual dari produk dagangan. Dalam periode kenaikan harga inflasi contohnya metode FIFO akan menghasilkan nilai persediaan tertinggi, kemudian menghasilkan pendapatan bersih dalam jumlah terbesar. Sebaliknya, metode FIFO menghasilkan harga pokok penjualan yang rendah karena biaya awal terentah ditetapkan kepada harga pokok penjualan. Karena
FIFO menunjukkan pembebanan ongkos terbaru persediaan, maka nilai persediaan akhir ditutup dengan biaya penggantinya. 2.
Metode Masuk Terakhir Keluar pertama (LIFO) Pada dasarnya metode ini disebut juga dengan metode last in first out untuk menetapkan harga pokok persediaan. Metode ini merupakan kebalikan dari metode masuk pertama keluar pertama (FIFO). Pada metode ini harga pokok per satuan dari produk-produk yang terakhir dibeli (diproduksi) justru dibebabankan kepada produkproduk yang pertama kali dijual (dipakai). Dengan demikian hasil penjualan yang sekarang diepertemukan dengan dengan harga pokok per satuan produk yang berlaku pada saat yang sama didalam proses penentuan laba rugi periodiknya. Sebaliknya terhadap produk-produk yang ada dalam persediaan akhir akan dinilai berdasarkan harga pokok per satuan yang terjadi pada awal periode. Pemakaian metode ini, seperti halnya pada metode masuk pertama keluar pertama menghendaki berlakunya harga pokok per satuan yang berbeda untuk berbagai jumlah produk yang ada dalam persediaan. Meskipun berlaku konsepsi yang sederhana seperti halnya pada metode MPKP tetapi pelaksanaan metode Masuk Terakhir Keluar Pertama (MTKP) sangat rumit. Metode MTKP memerlukan pencatatan detail dan sikap disiplin konsekuen dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk mencapai tujuan akuntansi terhadap persediaan. Tujuan utama metode LIFO adalah untuk mempertemukan hasil penjualan itu dengan harga poko per satuan produk yang dijual yang relatif baru, sehingga proses
penentuan laba rugi periodik lebih menggambarkan antara usaha (pengorbanan) dengan prestasi yang dihasilkan. 3.
Metode Rata-Rata Tertimbang Pada metode ini produk-produk baik yang telah dijual kembali maupun yang masih ada dalam persediaan, dinilai atas dasar harga pokok reta-rata yang berlaku dalam periode akuntansi yang bersangkutan. Pemakaian metode harga pokok ratarata tergantung pada sistem pencatatan terhadap persediaan. Dalam hal sistem pencatatan yang dipaka adalah sistem phisik (periodik), harga pokok rata-rata dihitung dari jumlah kuantitas dan harga pokok produk yang tersedia untuk dijual dalam tahun buku yang bersangkutan. Dengan demikian baik untuk produk-produk yang terjual maupun yang ada dalam persediaan diperlakukan harga pokok per satuan yang sama. Metode ini dikenal sebagai rata-rata tertimbang (weighted average cost method). Didalam sistem permanen (perpetual), harga pokok rata-rata per satua dihitung setiap kali terjadi pembelian produk dengan harga berbeda dari harga pokok rata-rata sebelumnya. Dengan demikian utuk produk-produk yang terjual berlaku beberapa harga pokok per satuan yang berbeda-beda pada tiap-tiap kali transaksi penjualan. Sedang untuk produk-produk yang ada dalam persediaan akhir periode berlaku satu harga pokok rata-rata paling akhir yang besar kemungkinannya berbeda dari harga pokok rata-rata untuk produk-produk yang dijual. Prosedur perhitungan harga pokok rata-rata demikian disebut sebagai rata-rata bergerak.
Oleh karena itu terdapat kemungkinan perbedaan hasil akhir yang diperoleh dari kedua sistem pencatatan terhadap persediaan, sebagai akibat perbedaan konsep dan cara perthitungan harga pokok rata-rata per satuan. Pada metode ini harga pokok rata-rata per satuan, dihitung pada akhir periode tahun buku berdasarkan jumlah kuantitas produk dan harga pokok produk-produk yang dimiliki dalam periode tahun buku yang bersangkutan. Harga pokok rata-rata itu kemudian dipakai sebagai dasar penentuan nilai produk-produk yang masih dalam persediaan pada akhir periode dan produk-produk yang terjual (untuk menentukan harga pokok penjualannya). 2.1.4 Sistem dan Prosedur Persediaan 1. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli 1) Deskripsi Prosedur Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli. 2) Dokumen Laporan penerimaan produk digunakan oleh Bagian Gudang sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas produk dari pembelian ke dalam kartu gudang. Bukti kas keluar yang dilampiri dengan laporan penerimaan produk, surat order pembelian, dan faktur dari pemasok dipakai sebagai dokumen sumber dalam pencatatan harga pokok persediaanyang dibeli dalam register bukti kas keluar atau voucher register kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan. Bukti kas keluar juga dipakai sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan.
3) Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli Pada Gambar 1.1 terlihat Bagian Utang membuat bukti kas keluar sebagai dokumen sumber pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli berdasarkan dokumen pendukung: surat order pembelian yang diterima dari Bagian Pembelian, laporan penerimaan produk yang diterima dari Bagian Penerimaan, dan faktur dari pemasok yang diterima dari pemasok melalui Bagian Pembelian. Oleh Bagian Utang, bukti kas keluar dicatat di dalam register bukti kas keluar dengan jurnal: Persediaan
xxx
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar
xxx
Berdasarkan bukti kas keluar, Bagian Kartu Persediaan mencatat rincian persediaan yang dibeli di dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Bagian Gudang mancatat tambahan kuantitas persediaan yang dibeli di dalam kartu gudang berdasarkan laporan penerimaan produk yang diterima oleh Bagian Gudang dari Bagian Pengiriman.
Gambar 1.1 Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli
Sumber: Sistem Akuntansi Edisi Ketiga, 2001
2. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok 1) Deskripsi Prosedur Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggrakan oleh Bagian Gudang dan mengurangi kuantitas dan harga pokok persediaan yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem retur pembelian. 2) Dokumen Laporan Pengiriman Barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang dikirimkan kembali kepada pemasok ke dalam kartu gudang. Memo Debit yang diterima dari Bagian Pembelian digunakan oleh
Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok ke dalam kartu persediaan. 3) Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok Pada Gambar 1.2 terlihat pencatatan transaksi retur pembelian didasarkan dokumen memo debit yang diterbitkan oleh Bagian Pembeliaan. Bagian Gudang mencatat berkurangnya persediaan karena transaksi retur pembelian berdasarkan dokumen memo debit yang diterima dari Bagian Pembelian. Memo debit ini dicatat oleh Bagian Gudang di dalam kartu gudang. Bagian Utang mencatat berkurangnya utang sebagai akibat dari retur pembelian dengan
cara mengarsipkan memo debit (yang dilampiri dengan
laporan pengiriman barang) di dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file). Karena perusahaan menggunakan voucher payable system dalam pencatatan utangnya, catatan utang diselenggarakan dalam bentuk arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. Oleh karena itu, jika terjadi pengurangan utang akibat transaksi retur pembelian, pengurangan utang ini dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit di dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. Bagian Kartu Persediaan mencatat berkurangnya persediaan akibat retur pembelian di dalam kartu persediaan berdasarkan memo debit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang. Bagian jurnal mencatat berkurangnya utang dan persediaan sebagai akibat retur pembelian di dalam jurnal retur pembelian berdasarkan memo debit yang telah diisi harga pokok per satuan dan harga pokok total oleh Bagian Kartu Persediaan. Gambar 1.2
Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang
Dikembalikan kepada Pemasok
Sumber: Sistem Akuntansi Edisi Ketiga, 2001 Gambar 1.2 Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok (Lanjutan)
Sumber: Sistem Akuntansi Edisi Ketiga, 2001
3. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
1) Deskripsi Prosedur Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi. 2) Dokumen Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan pemakaian persediaan ke dalam jurnal pemakaian bahan baku atau jurnal umum. 3) Bagan Alir Dokumen Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Pada gambar 1.3, Bagian Jurnal mencatat pemakaian bahan baku di dalam Jurnal Pemakaian Bahan Baku berdasarkan bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang yang telah diisi dengan harga pokok oleh Bagian Kartu Persediaan. Jurnal yang dibuat oleh Bagian Jurnal untuk mencatat pemakaian bahan baku adalah sebagai berikut: Barang dalam Proses Persediaan Bahan Baku
xxx xxx
Posting ke dalam rekening Barang dalam Proses dirinci oleh Bagian kartu Biaya ke dalam kartu harga pokok produk yang bersangkutan. Posting ke dalam
rekening Persediaan Bahan Baku dirinci oleh Bagian Kartu Persediaan ke dalam kartu persediaan.
Gambar 1.3 Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
Sumber: Sistem Akuntansi, 2001
4. Prosedur Pengembalian Barang Gudang 1) Deskripsi Prosedur Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang. Jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi tersebut dalam jurnal umum adalah : Persediaan Bahan Baku
xxx
Persediaan Bahan Penolong
xxx
Persediaan Bahan Habis Pakai Pabrik
xxx
Persediaan Suku Cadang
xxx
Barang Dalam Proses
xxx
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya
xxx
Biaya Administrasi dan Umum
xxx
Biaya Pemasaran
xxx
2) Dokumen Bukti Pengembalian Barang Gudang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. Dokumen ini juga dipakai oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan, untuk mencatat berkurangnya biaya ke dalam kartu biaya, dan untuk mencatat pengembalian barang gudang tersebut ke dalam jurnal umum. 3) Bagan Alir Dokumen Prosedur Pengembalian Barang Gudang Pada gambar 1.4, Bagian Jurnal mencatat pengembalian bahan baku dari Bagian Produksi ke Bagian Gudang ke dalam Jurnal Umum berdasarkan bukti pengembalian barang gudang. Jurnal yang dibuat oleh Bagian Jurnal untuk mencatat pengembalian bahan baku adalah sebagai berikut: Persediaan Bahan Baku Barang dalam Proses
xxx xxx
Pendebitan rekening Persediaan Bahan Baku dirinci oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu persediaan berdasarkan bukti pengembalian barang
gudang. Pengkreditan rekening Barang dalam Proses dirinci oleh Bagian Kartu Biaya ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang bersangkutan berdasarkan bukti pengembalian barang gudang.
Gambar 1.4 Prosedur Pengembalian Barang Gudang
Sumber: Sistem Akuntansi, 2001
5. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan 1) Deskripsi Kegiatan Dalam sistem akuntansi persediaan dengan metode mutasi persediaan (perpectual inventory), di Bagian Kartu Persediaan diselenggarakan catatan akuntansi berupa kartu persediaan (inventory ledger) yang digunakan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di Bagian Gudang, Bagian Kartu Persediaan bertanggung jawab atas terselenggaranya catatan akuntansi yang dapat diandalkan (reliable) mengenai persediaan yang disimpan di Bagian Gudang, sedangkan
Bagian Gudang bertanggung jawab atas penyimpanan fisik persediaan di gudang. Karena kondisi barang yang kemungkinan terjadinya pencurian terhadap barang yang disimpan di gudang, maka secara periodic catatan persediaan yang secara fisik ada di gudang. Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban Bagian kartu
Persediaan
mengenai
keandalan
catatan
persediaan
yang
diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan. Dalam bagian ini diuraikan sistem penghitungan fisik persediaan yang merupakan salah satu unsur pengendalian intern melekat terhadap persediaan. 2) Dokumen a. Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag) digunakan untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung (counter) dan pengecek (checker). Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, bagian ke-3 kartu penghitungan fisik disediakan untuk merekam data hasil penghitungan oleh penghitung pertama. Bagian ke-2 digunakan untuk merekam hasil penghitunganyang dilakukan oleh penghitung kedua (pengecek) kemudian dicatat ke dalam daftar hasil penghitungan fisik setelah diperiksa kecocokannya dengan data yang tercatat dalam bagian ke-3. Bagian
ke-1 digunakan untuk memberi tanda jenis persediaan yang telah dihitung dengan cara menggantungkan bagian kartu tersebut pada tempat penyimpanan barang yang bersangkutan. b. Daftar Hasil Penghitungan Fisik (Inventory Summary Sheet) digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. Data yang disalin adalah: nomor kartu penghitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas, dan satuan. Dokumen ini diisi dengan harga pokok per satuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan yang telah selesai diproses kemudian ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik dan diotorisasi oleh Direktur Utama. Daftar ini kemudian digunakan untuk meminta pertanggungjawaban dari Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan barang gudang dan pertanggungjawaban catatan akuntansi persediaan. Berdasarkan informasi yang tercantum dalam kolom harga pokok total pada daftar hasil penghitungan fisik dilakukan adjustment terhadap data kuantitas dan saldo harga pokok yang dicatat dalam kartu persediaan yang bersangkutan. c. Bukti Memorial digunakan untuk melakukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan memorial ini adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan. 3) Catatan Akuntansi
a. Kartu Persediaan digunakan untuk mencatat adjustment tarhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. b. Kartu Gudang digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan. c. Jurnal Umum digunakan untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut penghitungan fisik.
4) Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah: a. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan berfungsi untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan tersebut kepada Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. Panitia penghitungan fisik persediaan terdiri dari pemegang kartu penghitungan fisik, penghitung, dan pengecek. Pemegang kartu penghitungan fisik bertugas untuk menyimpan dan mendistribusikan kartu penghitungan fisik kepada para penghitung,
melakukan pembandingan hasil penghitungan fisik persediaan yang telah dilaksanakan oleh penghitung dengan pengecek, dan mencatat hasil penghitungan fisik persediaan dalam daftar hasil penghitungan fisik. Penghitung bertugas melakukan penghitungan pertama terhadap persediaan, dan mencatat hasil penghitungan tersebut ke dalam bagian ke-3 kartu penghitungan fisik, serta menyobek bagian kartu tersebut untuk diserahkan kepada pemegang kartu penghitungan fisik. Pengecek bertugas melakukan penghitungan kedua terhadap persediaan yang telah dihitung oleh penghitung dan mencatat hasil penghitungannya ke dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik serta menyobek bagian kartu tersebut untuk diserahkan kepada pemegang kartu penghitungan fisik. b. Fungsi Akuntansi bertanggung jawab untuk: (a) mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil penghitungan fisik, (b) mangalihkan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik, (c) mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik, (d) melakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasar data hasil penghitungan fisik persediaan, (e) membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. c. Fungsi Gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang diacatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
5) Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Gambar 1.5 Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
Gambar 1.5 Sistem Penghitungan Fisik Persediaan (Lanjutan)
Sumber: Sistem Akuntansi Edisi Ketiga, 2001
2.2
Pengendalian Intern
2.2.1 Pengertian Pengendalian Intern Suatu Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengendalian intern berlaku untuk semua perusahaan baik perusahaan yang pengolahan informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer. Menurut Mulyadi (2001:163) dari tujuannya, pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam. 1. Pengendalian Internal Akuntansi (Internal Accounting Control)
Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran – ukuran yang dikoordasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan dapat dipercayainya catatan akuntansi serta dirancang untuk meyakinkan hal – hal berikut ini. 1) Transaksi – transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan / wewenang manajemen. 2) Transaksi dicatat agar memudahkan penyiapan laporan keuangan yang sesuai dengan PABU dan dalam mengadakan pertanggungjawaban manajemen. 3) Penggunaan harta/aktiva diberikan atas persetujuan manajemen. 4) Jumlah aktiva yang terdapat dalam laporan keuangan sesuai dengan kenyataan yang ada. Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus mempunyai enam prinsip dasar, yaitu pemisahaan fungsi, prosedur pemberian wewenang, prosedur dokumentasi, prosedur dokumentasi, prosedur catatan dan akuntansi, pengawasan fisik atau aktiva dan catatan akuntansi, pemeriksaan intern secara bebas. Pengendalian internal akuntansi yang baik akan manajemen kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.
2. Pengendalian Internal Administrarif (Internal Administrative Control) Pengendalian internal administratif meliputi struktur organisasi metode dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan
dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengendalian administrasi berhubungan dengan proses pengambilan keputusan dan otorisasi transaksi. Tujuan pengendalian administrasi diutamakan pada pencapaian tujuan operasional seperti hubungan masyarakat, efisiensi operasi atau pabrik, efektivitas operasi dan efektivitas. Pengendalian internal administrasi mempunyai pengaruh langsung terhadap pengendalian akuntasi karena merupakan titik awal untuk menciptakan pengendalian akuntasi, meskipun pengaruhnya terhadap keandalan laporan keuangan kecil. 2.2.2 Unsur – Unsur Pengendalian Internal Menurut George & William (2006:133), unsur – unsur pengendalian internal terdiri dari sebagai berikut : 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor – faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu. Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah: 1) Integritas dan Nilai – Nilai Etika a. Etika dan Budaya Perusahaan Kode etik sering ditulis dengan gaya bahasa hukum, yang fokus pada hukum yang mungkin dilanggar. Kode seperti ini ada kalanya dikritik karena mengabaikan nilai – nilai etika umum, seperti “dengan sungguh – sungguh mengusahakan
keselamatan
karyawan”
atau
kebenaran saat berhadapan dengan pelanggan.”
“selalu
mengungkapkan
Banyak pihak berpendapat bahwa setiap perusahaan memiliki budaya sendiri dan budaya itu yang mendukung ataupun menghalangi perilaku etis di organisasi. Budaya perusahaan berhubungan dengan keyakinan umum, praktis, dan sikap karyawan. Perusahaan yang terlalu fokus pada kondisi internal dan tidak memberikan perhatian pada dunia luar akan cenderung bermasalah. Contoh dari fokus internal yang berlebihan adalah terlalu menekankan pada kuota penjualan, pemberian batas waktu yang tidak realistis, penekanan yang berlebihan pada sikap harus menyenangkan pimpinan dan lain sebagainya. Menciptakan budaya organisasi yang dapat mendukung perilaku yang etis dapat dicapai dengan pendidikan dan pelatihan melalui seminar untuk karyawan serta komitmen dengan menempatkan etika sebagai satu posisi legal dalam struktur oraganisasi perusahaan. Untuk memastikan setiap program etika berjalan dengan baik, perusahaan harus memiliki audit budaya untuk memeriksa budaya dan perilaku etis dalam organisasi. b. Pertimbangan Etika dalam Desain Pekerjaan Perlunya sistem pengendalian internal yang memadai dapat dipandang secara etis dan dapat juga dipandang sebagai pengelolaan yang efisien. Organisasi harus memiliki pengendalian yang memadai untuk mencegah tindakan kecurangan melalui usaha mengurangi godaan akibat rasa takut untuk tertangkap basah. Disisi lain pengendalian yang terlalu kaku dapat menghambat tindakan dan keputusan yang harus diambil karyawan, atau membatasi respons
karyawan untuk menjalankan berbagai tugas. Sistem pengendalian yang kaku dapat menstimulasi tindakan yang sebenarnya hendak dicegah dengan menggunakan pengendalian tersebut. 2) Komitmen Terhadap Kompetensi Kualitas dan kompetensi karyawan dapat memastikan terlaksananya proses pengendalian yang baik. Tidak ada proses pengendalian yang dapat berfungsi dengan baik tanpa karyawan yang berkompeten. 3) Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi Pengendalian dalam suatu organisasi dimulai dan diakhiri dengan filosofi manajemen. Jika manajemen percaya bahwa pengendalian penting, manajemen akan memastikan bahwa kebijakan dan prosedur pengendalian diterapkan secara efektif. Sikap yang menyadari pentingnya pengendalian akan terkomunikasikan pada para bawahannya melalui gaya operasi manajemen. 4) Struktur Organisasi Struktur organisasi mengindikasikan pola komunikasi formal dalam organisasi. Ada juga struktur organisasi informal yaitu pola komunikasinya tidak mengikuti alur sebagaimana tertulis dalam struktur organisasi.
5) Fungsi Dewan Direksi dan Komitenya Dewan direksi merupakan perantara yang menghubungkan pemegang saham selaku pemilik organisasi dengan manajemen yang bertanggung jawab menjalankan organisasi. Pemegang saham mengontrol manajemen melalui fungsi
dewan direksi dan komitenya. Komite audit harus menjaga komunikasi dengan fungsi internal audit organisasi serta dengan audit eksternal (akuntan publik). 6) Cara Memberikan Wewenang dan Tanggung Jawab Pada struktur organisasi formal, dokumen tertulis sering digunakan untuk mengidentifikasikan pemberian wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi yang dilengkapi dengan deskripsi pekerjaan formal. Memo tertulis, manual kebijakan, serta manual prosedur merupakan sarana lain yang juga digunakan untuk mengatur wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi. -
Pesanggaran Pesanggaran merupakan aktivitas utama manajemen yaitu proses pembuatan anggaran. Data anggaran digunakan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas
dalam
perusahaan
dengan
membandingkan
kegiatan
yang
dilaksanakan dengan anggaran setiap kegiatan yang terkait. Anggaran ditetapkan sebelum organisasi beraktivitas dan berperan sebagai alat kendali yang digunakan oleh manajemen untuk mengotorisasi aktivitas transaksi yang akan dijalankan oleh organisasi. 7) Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Personel merupakan komponen kunci dalam sistem pengendalian. Kualifikasi yang diisyaratkan untuk setiap posisi pekerjaan dalam suatu perusahaan harus menggambarkan tingkat tanggung jawab terkait dengan posisi tersebut. Kualifikasi ini mencakup pengalaman, inteligensi, karakter, dedikasi, dan kemampuan kepemimpinan. a. Pemisahaan Tugas
Pemisahan tugas yang efektif tergantung tingkat kerincian perencanaan prosedur dan kehati – hatian penugasan fungsi – fungsi pada berbagai orang dalam organisasi. Prosedur, instruksi, dan pembebanan tugas ke setiap individu karyawan dan departemen seacara tertulis akan mencegah duplikasi pekerjaan,
duplikasi
fungsi,
dan
terlewatnya
fungsi
yang
penting,
kesalahpahaman, serta situasi lain yang dapat melemahkan pengendalian akuntansi internal. b. Supervisi Supervisi merupakan pengawasan langsung konerja personel oleh seorang karyawan yang diberi tanggung jawab untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dipercayakan kepada karyawan dilaksanakan sesuai dengan semestinya. c. Rotasi Pekerjaan dan Vakasi Wajib Rotasi pekerjaan dan vakasi wajib memungkinkan pemberi kerja untuk mengecek dan memverifikasi pekerjaan karyawan lain pada saat mereka menjalankan tugas mereka selama kurun waktu tertentu. Rotasi kerja biasanya berfungsi sebagai cek umum atas efisiensi karyawan yang saat itu sedang cuti atau yang dipindahkan kepekerjaan lain. d. Pengendalian Ganda Salah satu yang terkait erat dengan supervisi langsung adalah konsep pengendalian ganda penugasan kepada dua individu untuk menjalankan suatu pekerjaan yang sama secara harmonis. Pengendlian ganda merupakan supervisi khusus yaitu satu karyawan secara konstan mengecek pekerjaan karyawan yang lain.
2. Penaksiran Risiko Penaksiran Risiko merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan. Contoh risiko yang relevan dengan proses pelaporan keuangan termasuk perubahan dalam lingkungan operasi organisasi, perubahan personel, perubahan sistem informasi, teknologi baru, perubahan dalam industri, lini produk yang baru, dan hukum atau peraturan akuntansi yang baru.
3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik. Aktivitas pengendalian akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal bahwa tujuan pengendalian tertentu tercapai untuk setiap sistem aplikasi yang material dalam organisasi :
Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari – hari mereka.
Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.
Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.
Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja.
Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.
1) Pemisahan Tugas Pemisahaan tugas diterapkan dengan cara memisahkan tanggung jawab wewenang pelaku transasksi dengan tanggung jawab pencatat transaksi dan juga dengan tanggung jawab penyimpanan kekayaan ke orang – orang yang berbeda. a. Pemisahaan Wewenang Pelaksanaan Transaksi dari Pencatatan Transaksi Dalam rangka memastikan bahwa informasi akuntansi yang dihasilkan tidak bias, fungsi pencatat transaksi biasanya dipusatkan dalam satu fungsi yang terpisah, di bawah kendali cotroller. b. Pemisahan Wewenang Pelaksana Transaksi dari Penyimpanan Kekayaan Otorisasi aktivitas akan dikomunikasikan kepada mereka yang bertanggung jawab menyimpan kekayaan organisasi dengan secara simultan juga akan dikomunikasikan ke bagian pencatat transaksi (akuntansi). c. Pemisahan Pencatat Transaksi dari Penyimpanan Kekayaan Jika tidak ada pemisahan tugas antara bagian pencatat transaksi dengan bagian penyimpan kekayaan, maka bagian penyimpan kekayaan akan bertanggung jawab atas kinerja dirinya sendiri. Tidak aka ada rekonsiliasi independen dan analisa aktivitas fungsi karena tidak ada garansi bahwa semua transaksi telah tercatat.
2) Dokumen dan Catatan yang Memadai Dokumen dan catatan merupakan media fisik yang digunakan untuk menyimpan informasi seperti order penjualan dan order pembelian untuk dokumen dan catatan berupa kertas, sedangkan media penyimpanan optikal dan magnetic, seperti tape magnetic dan optical disk. Dokumen dan catatan harus diberi nomor urut sebagai sarana akuntabilitas. Setiap formulir harus menyediaankan ruang khusus untuk tempat otorisasi dan persetujuan. 3) Akses Terbatas ke Harta Kekayaan Organisasi Akses ke kekayaan hanya diizinkan sesuai dengan otorisasi manajemen. Dalam rangka mewujudkan hal tersebut, dibutuhkan pengendalian dan penjagaan fisik yang memadai terhadap akses dan penggunaan harta kekayaan serta catatan seperti fasilitas yang aman dan otorisasi akses ke program komputer dan file data. 4) Pengecekan Akuntabilitas dan Tinjauan Kinerja oleh Pihak Independen Pengecekan independen atas kinerja dan penilaian ketepatan catatan harta kekayaan mencakup cek secara klerikal, rekonsiliasi, membandingkan aktiva dengan catatan, pengendalian program komputer, tinjauan manajemen atas laporan rincian saldo rekening, dan tinjauan pengguna atas laporan yang dihasilkan oleh komputer. Tinjauan kinerja dicapai dengan cara membandingkan hasil aktual dengan anggaran, ramalan, standar, dan kinerja periode sebelumnya. 5) Pengendalian Pengolahan Informasi a. Otorisasi mencegah terjadinya transaksi dan aktivitas tanpa otorisasi yang diperlukan untuk membantu manajemen mencapai tujuan pengendalian. Menyetujui satu anggaran pembangunan sebuah gudang merupakan contoh
otorisasi khusus. Penetapan reorder point yang otomatis, pembuatan satu peraturan umum untuk menentukan batas kredit pelanggan, dan pembuatan daftar harga untuk penjualan produk ke semua pelanggan merupakan contoh otorisasi umum. b. Persetujuan terjadi setelah otorisasi dan digunakan untuk mendeteksi transaksi dan aktivitas yang tanpa otorisasi. c. Kelengkapan dan keakuratan memastikan integritas data dan informasi dalam suatu sistem akuntansi. 4. Informasi dan Komunikasi Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan
yang
diciptakan
untuk
mengidentifikasi,
merangkai,
menganalisis,
mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait. Sistem informasi dirancang dan diterapkan untuk menghasilkan informasi operasional dan informasi guna mendukung pengendalian manajemen. 1) Dokumen Sistem Akuntansi Dokumen sistem akuntansi merupakan hal yang penting. Formulir yang dirancang dengan baik harus digunakan untuk melaporkan setiap transaksi. Buku pembantu harus digunakan untuk mengakumulasi detail informasi yang terangkum dalam buku besar harus dibuat dan direvisi sesuai kebutuhan. Kode rekening membantu terwujudnya konsistensi aplikasi kebijakan akuntansi dan pencatatan transaksi, serta memfasilitasi penyajian laporan keuangan. Rekening kontrol harus
digunakan secara ekstensif karena merupakan bukti keakuratan saldo rekening sebagai dampak dari pemisahan tugas dalam sistem akuntansi double-entry. 2) Sistem Akuntansi Double-Entry Sistem akuntansi double-entry memilki peran sebagai alat yang akan menghasilkan serangkaian catatan yang seimbang. Dalam menyembunyikan kecurangan dalam sistem akuntansi double-entry , pelaku menghapus data di kedua sisi rekening yang terkait dengan transaksi. Dengan demikian, double-entry tidak otomatis aman dari keasalahan. -
Jejak Audit ada jika total nilai moneter yang tercantum dalam buku besar didukung dengan bukti-bukti berupa seluruh transaksi individu yang nilai totalnya sama dengan jumlah moneter tersebut. Konsep jejak audit merupakan dasar untuk merancang dan mengaudit sistem informasi akuntansi. Jejak audit mencakup bukti dokumentasi berbagai teknik pengendalian yang diterapkan atas suatu transaksi yang diproses.
3) Komunikasi Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain. Komunikasi yang efektif juga membutuhkan aliran arus informasi dalam organisasi yang memadai untuk mengevaluasi kinerja, membuat laporan perkecualian, dan lain sebagainya. 5. Pengawasan Pengawasan melibatkan proses yang berkelanjutan untuk menaksir kualitas pengendalian internal dari waktu serta untuk mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan. Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus menerus atau evaluasi terpisah, atau kombinasi keduanya. Aktivitas terus menerus mencakup aktivitas supervisi manajemen dan tindakan lain yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwa proses pengendalian internal secara kontinu berjalan dengan efektif. Meningkatnya ketergantungan atas data akuntansi yang dibutuhkan untuk mengelola organisasi besar, ditambah dengan meningkatnya peluang pencurian dan penyalahgunaan serta kesalahan pencatatan akuntansi dalam organisasi besar, telah memotivasi perlunya audit internal secara terus menerus. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti: -
Sistem informasi organisasi
-
Struktur pengendalian internal organisasi
-
Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana
-
Kualitas kinerja personel organisasi Keberadaan fungsi audit internal yang efektif tidak dapat menggantikan
auditor eksternal, sekalipun auditor internal dapat membantu auditor eksternal untuk menyusun dan mengakumulasi bukti audit. Auditor eksternal harus independen dari organisasi yang diaudit karena opini mereka akan diberikan kepada pihak ketiga sementara auditor internal harus independen dari manajemen yang aktivitasnya sedang ditinjau. 2.2.3 Pengendalian Intern Persediaan Pengendalian intern bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, serta mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:163). Sistem pengendalian intern persediaan bekaitan erat dengan prosedur pembelian (pengadaan) produk, prosedur retur pembeliaan dan prosedur penghitungan fisik persediaan. 1. Prosedur Pembeliaan ( Pengadaan) Produk Pembelian produk dagangan merupakan kegiatan pengadaan produk dagangan yang diperlukan bagi operasional perusahaan. Pembelian produk dagangan dapat dilakukan secara tunai maupun secara kredit. Menurut Mulyadi (2001) elemen pengendalian intern dalam prosedur pembelian produk yaitu: 1) Dokumen Dokumen yang digunakan dalam kegiatan pembeliaan produk dagangan adalah a. Surat Permintaan Pembelian. Dokumen ini digunakan oleh bagian gudang atau pemakai produk untuk meminta bagian pembelian melakukan
pembelian
produk dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tercantum dalam surat permintaan pembeliaan. Dokumen ini biasanya terdiri dari dua lembar, lembar asli untuk bagian pembelian dan lembar tembusan untuk arsip bagian gudang. b. Surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi produk yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. c. Surat order pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan produk kepada pemasok yang telah dipilih. d. Laporan penerimaan produk. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa produk yang diterima dari pemasok telah
memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembeliaan. e. Surat perubahan order. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan produk, spesifikasi atau penggantian yang berkaitan dengan perubahan desain atau bisnis. Perubahan order pembeliaan diberitahukan kepada pemasok secara resmi. f. Bukti kas keluar. Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembeliaan. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok serta cara pembayaran yang dilakukan. 2) Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang register bukti kas keluar, jurnal pembelian, kartu utang, kartu persediaan. 3) Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam transaksi pembeliaan adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Berikut ini dijelaskan tanggung jawab masing – masing fungsi : a. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian dan untuk menyimpan produk telah diterima dari fungsi penerimaan. b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab memperoleh informasi mengenai harga produk, menentukan pemasok dan mengeluarkan order pembelian kepada yang dipilih. c. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas produk yang diterima. d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dengan pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke dalam register
bukti kas keluar dan
menyelenggarakan arsip dokumen sumber sebagai catatan utang. Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok persediaan produk yang dibeli ke dalam kartu persediaan. 2. Prosedur Retur Pembelian Produk Retur pembelian dilakukan jika produk yang telah dibeli tidak sesuai dengan pesanan yang tercantum dalam surat order pembelian. Ketidaksesuaian itu bisa dikarenakan produk yang dikirim oleh pemasok tidak sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam order pemeblian, produk yang diterima mengalami kerusakan saat pengiriman, produk yang diterima melewati batas waktu pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok. 1) Dokumen Dokumen yang digunakan dalam transaksi retur pembelian antara lain:
a. Memo debit. Berupa formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali produk yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagian akuntansi bertugas mendebit rekening utang. b. Laporan pengiriman produk. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas produk yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian. 2) Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian a. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum. Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang. b. Kartu persediaan. Kartu persediaan digunakan untuk mencatat pengurangan harga pokok persediaan karena dikembalikannya produk yang telah dibeli. c. Kartu utang. Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang karena pengembalian produk yang telah dibeli. 3) Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dengan transaksi retur pembelian yaitu : a. Fungsi Pembelian Fungsi ini bertanggung jawab membuat memo debit untuk retur pembelian. b. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan produk yang dikembalikan kepada pemasok ke bagian pengiriman. c. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali produk yang telah dibeli kepada pemasok dengan perintah retur pembelian yang termuat dalam memo debit. d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi retur pembelian ke dalam jurnal umu, mencatat pengurangan harga pokok persediaan dalam kartu persediaan, mencatat berkurangnya utang dalam kartu utang. 3. Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan Penghitungan fisik persediaan digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang mengenai pelaksanaan penyimpanan dan pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan di bagian kartu persediaan (Mulyadi, 2001:575) Menurut Mulyadi (2001) elemen pengendalian intern dalam prosedur penghitungan fisik persediaan yaitu: 1) Dokumen Dokumen yang digunakan untuk mencatat hasil penghitungan fisik persediaan a. Kartu penghitungan fisik
Kartu penghitungan fisik merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam penghitungan fisik persediaan setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung dan pengecek. b. Daftar hasil penghitungan fisik Daftar hasil penghitungan fisik persediaan digunakan untuk meringkas data yang telah dicatat di bagian kedua kartu penghitungan fisik. Dokumen ini diisi dengan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh bagian kartu persediaan. Daftar hasil penghitungan fisik yang telah selesai diproses ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik dan diotorisasi oleh direktur utama. Dokumen ini kemudian digunakan untuk meminta pertanggungjawaban dari bagian gudang mengenai pelaksanaan penyimpanan produk dan pertanggungjawaban dari bagian kartu persediaan mengenai keandalan penyelenggaraan catatan akuntansi persediaan. c. Bukti Memorial Bukti memorial digunakan untuk membukukan penyesuaian rekening persediaan atas hasil penghitungan fisik persediaan sebagai dasar pembuatan bukti memorial adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik persediaan dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan. 2) Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan dalam perhitungan fisik persediaan adalah
a. Kartu persediaan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh bagian kartu persediaan. b. Kartu gudang. Catatan ini digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang dikelola oleh bagian gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. c. Jurnal umum. Jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal penyesuaian rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang terdapat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut penghitungan fisik persediaan. 3) Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam penghitungan fisik persediaan adalah a. Panitia penghitungan fisik persediaan Panitia
penghitungan
fisik
persediaan
berfungsi
untuk
melakukan
penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan fisik persediaan untuk digunakan sebagai dasar penyesuaian terhadap persediaan dalam kartu persediaan. Panitia penghitungan fisik persediaan terdiri dari : pemegang kartu penghitungan fisik bertugas untuk menyimpan dan mendistribusikan kartu penghitungan fisik kepada penghitung, melakukan pencocokan hasil penghitungan fisik persediaan
yang dilakukan oleh
penghitung dan pengecek dan mencatat hasil penghitungan fisik persediaan ke dalam daftar hasil penghitungan fisik. Penghitung bertugas melakukan penghitungan pertama dan mencatat hasilnya dalam bagian ketiga kartu
penghitungan fisik dan pengecek melakukan penghitungan yang kedua dan mencatat hasilnya ke dalam bagian kedua kartu penghitungan fisik. b. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab umtuk mencantumkan harga poko satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil penghitungan fisik, mengalihkan kuantitas dan harga poko pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik, mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitung fisik, melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasar data hasil penghitungan fisik persediaan, membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian data persediaan dalam jurnal umum berdasar hasil penghitungan fisik persediaan. c. Fungsi Gudang Dalam penghitungan fisik persediaan fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasar hasil penghitungan fisik persediaan.