Inhoudsopgave
Pagina 1 van 19
1.
VERDELING PLANNINGSUREN PER WEEK OP BASIS VAN INGEVOERDE BEGIN- EN EINDDATUM .......... 3
2.
EXTRA SECTIES/VELDEN TONEN OP DE PROJECTKAART .............................................. 4
3.
OPNEMEN PROJECTVERGOEDINGEN ................................................................. 5
4.
INSTELLINGEN PROJECT ALERTS .................................................................... 6
5.
ALERT KLEUR IN PROJECTLIJST VOOR NIET GETEKENDE PROJECTEN ................................. 8
6.
PROCENTUELE AFWIJKING BTW BEREKENING ....................................................... 8
7.
MATERIALENSELECTIE OP PROJECTKOSTEN INVOERSCHERM ........................................10
8.
PERIODE (MAAND) VAN BOEKING IN BOEKHOUDING WIJZIGBAAR....................................11
9.
VALIDATIE OP JUISTE FIRMA BIJ DOORBELASTEN KOSTEN OP PROJECT ..............................11
10.
DATUM VERZONDEN EN GETEKEND VAN PROJECT..................................................12
11.
RIBBON ...........................................................................................12
12.
KOSTENACCORDERING (INGEBOEKT VANUIT KOSTENMODULE) ......................................12
13.
RESTBUDGETBEREKENING IN PROJECTLIJST VOOR NIET GETEKENDE PROJECTEN ....................13
14.
PER MEDEWERKER INSTELLEN WIE ZIJN/HAAR UREN ADMINISTRATIEF DIENT TE ACCORDEREN .......13
15.
INHOUDELIJK DEACCORDEREN VAN UREN DOOR ADMINISTRATIEVE ACCORDEUR .....................14
16.
IN TELEBANKIEREN KNOP VOOR GENEREREN SEPA-BETALINGSBESTAND ............................14
17.
E-MAILNOTIFICATIES (MOGELIJK VANAF EXCHANGE SERVER 2007) ................................15
18.
DEBITEURENBEHEER ...............................................................................16
19.
STANDAARDURENITEM INSTELLEN PER MEDEWERKER T.B.V. ASSISTANCE WEB PORTAL ............18
20.
FACTUURREGELS VAN PROJECT ....................................................................18
21.
PROJECTSTATENHISTORIE .........................................................................18
Upgradebrief: Assistance PSO 2013 v.4.0.01.43 (augustus 2013)
Geachte Assistance PSO-gebruiker, Assistance Software brengt in augustus 2013 een nieuwe versie uit van Assistance PSO for Microsoft Dynamics: 4.0.01.43. In dit document beschrijven we nieuwe functionaliteiten en verbeteringen die u zult aantreffen in deze versie.
Met vriendelijke groet, Assistance Software
Pagina 2 van 19
VERDELING PLANNINGSUREN PER WEEK OP BASIS VAN INGEVOERDE BEGIN- EN EINDDATUM
1.
In het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Projecten kunt u de optie ‘Verdeling planningsuren per week op basis van ingevoerde begin- en einddatum’ activeren. Hierdoor worden de geplande uren ‘eerlijker’ per week verdeeld, berekend per dag in plaats van per week. Een voorbeeld: er is een planning van 12 uur werk met ingang van een vrijdag tot en met de vrijdag van de volgende week (periode van 6 dagen). Dit kan worden ingevoerd met:
-
Weeknummer tot en met weeknummer
-
Eerste dag tot en met laatste dag
Als men de instelling niet activeert, dan is de weekplanning van beide wijzen van invoeren hierboven als volgt (verdeeld per week):
Pagina 3 van 19
Mét de geactiveerde instelling moet men met een start- en einddatum plannen en wordt dezelfde planning van 12 uur als hieronder (verdeeld per week):
2.
EXTRA SECTIES/VELDEN TONEN OP DE PROJECTKAART
In het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Projecten kunt u de optie ‘Extra secties/velden tonen op de projectkaart’ activeren. Hierdoor verschijnen meer invoervelden in Projectinformatie van een project, verdeeld over 3 secties.
1. De eerste sectie (Extra 1) heeft twee vrij invulbare tekstvelden 2. de tweede heeft twee datumvelden en decimaalvelden (Extra 2) 3. de derde heeft twee lookup(lijst)velden (Extra 3). De keuzelijst van de twee lookupvelden kan worden onderhouden in het Tabellenonderhoud, in het onderdeel Projecten: de tabellen Extra lookup 01 en Extra lookup 02. Onderstaande afbeelding toont een voorbeeld van het tabellenonderhoud voor de Extra lookupvelden.
De keuzelijstvelden zien er dan bijvoorbeeld als volgt uit.
De labels van de secties en velden kunt u aanpassen met de functionaliteit Rename labels (indien u de rechten heeft voor Vertalen in uw rol). Rename labels is een menu-optie die u krijgt als u een rechter muisklik geeft op de schermtitel van het geopende project.
Pagina 4 van 19
Hierna verschijnt het scherm Translate met een lijst van labels van Projectinformatie die u kunt wijzigen. In de linker kolom ziet u het huidige label, rechts voert u de nieuwe weergegeven naam in.
Na klikken op de knop Save ziet u direct de nieuwe weergegeven naam van het veld op het scherm.
3.
OPNEMEN PROJECTVERGOEDINGEN
In het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Projecten kunt u de optie ‘Opnemen projectvergoedingen’ activeren. Hierna verschijnt bij het projecttarievenonderhoud de extra optie ‘Vergoedingen’. Hiermee kunt u per project projectgerelateerde standaard te boeken kosten/vergoedingen, zoals voorrijkosten en dagvergoedingen, toevoegen. Deze kunnen vervolgens worden gekozen om te boeken op het project . Dit kunt u zien als standaardprojectkosten voor het betreffende project.
Bij het boeken van kosten op het betreffende project kunt u via de knop Vergoeding daar dan op boeken in aantallen, vergelijkbaar met een materiaal.
Pagina 5 van 19
4.
INSTELLINGEN PROJECT ALERTS
Ten opzichte van de vorige versies van Assistance PSO zijn de alertinstellingen als volgt aangepast en gereorganiseerd (In het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Projecten).
Toon projectitem-alerts Alerts kunnen worden geactiveerd voor afzonderlijke projectitems. Dit kan in de projectsjablonen in Tabellenonderhoud (Projectverdeling, Projectgroepen, items, kolom ‘Alert actief’) en op projectitemniveau van lopende projecten op het tabblad ‘Alerts’. Dit toont automatisch een alert in de projectlijst (uitgebreide en niet uitgebreide weergave). Dit is altijd een alert van het slechtst presterende item van de items waar het alert actief is.
Pagina 6 van 19
Tabellenonderhoud
Tabblad Alert van een projectitem
Pagina 7 van 19
Project-itemalerts houdt geen rekening met % gereed. Indien deze instelling aanstaat worden de alerts berekend aan de hand van een vergelijking tussen een honorarium of een begroot bedrag vergeleken met de bestede uren (tegen een intern of extern tarief) zonder rekening te houden met het percentage gereed. Staat deze instelling niet aan dan zal voor het afgeven van een alert de berekening als volgt gaan: Honorarium * % gereed minus bestede uren.
Project-alerts op basis van projecttotalen (houdt geen rekening met % gereed). Deze instelling is voor de uitgebreide weergave van de projectlijst. Deze instelling zorgt ervoor dat per project het totaalbedrag (honorarium of begroot) wordt vergeleken met het totaal besteed (intern of extern tarief) en op basis van dit totaal een alert afgeeft. Dit betreffende alert is op basis van de ingestelde alert-kleuren. Let op: Indien ook de instelling ‘Toon projectitem-alerts’ aanstaat wordt op projectniveau (in uitgebreide weergave) een projecttotaalalert gegeven. In de niet uitgebreide weergave wordt dan het alert in de projectlijst bepaald door het slechtst presterende item. De reeds bestaande instellingen voor kostenvergelijk KPI gelden nu ook voor de alerts. Hierbij wordt rekening gehouden met het projectkenmerk ‘fixed price’ of ‘regie’.
5.
ALERT KLEUR IN PROJECTLIJST VOOR NIET GETEKENDE PROJECTEN
In het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Projecten kunt u met behulp van de instelling ‘Alert kleur in projectlijst voor niet getekende projecten’ bepalen welke kleur de alerts bij niet getekende projecten in de projectlijst krijgen. Door hier een bepaalde kleur te kiezen zal een niet getekende project dit als alertkleur krijgen.
Bij de keuze
wordt geen alert weergegeven. Bij de keuze ‘Op basis van de ingestelde parameters’ werken de alerts als bij getekende projecten.
6.
PROCENTUELE AFWIJKING BTW BEREKENING
In het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Boekhouding kunt u de optie ‘Procentuele afwijking BTW berekening’ activeren. Hierdoor komt er in het Tabellenonderhoud, Projecten, in de tabel BTW tarieven een extra kolom bij: ‘% afwijking’. Door bij een BTW-code gekenmerkt als Inkoop ‘% afwijking’ aan te vinken geeft u aan dat er voor die BTW-code een afwijkend percentage BTW dient te worden berekend. Ook verschijnt er een nieuwe tabel met de naam ‘BTW percentage afwijkingen’. Hierin kunt u per BTW-code (de niet inclusieve met kenmerk ‘% afwijking’) het percentage afwijking invoeren. Deze instellingen zijn bedoeld voor organisaties die te maken hebben met een beperkte invordering BTW op inkopen. Indien de beperkte invordering BTW op uw organisatie van toepassing is, dan neemt u de volgende stappen:
Pagina 8 van 19
1.
U activeert de instelling
2.
In de tabel BTW tarieven zet u bij een BTW code, gekenmerkt als Inkoop, een vinkje in de kolom ‘% afwijking’
3.
In de tabel BTW percentage afwijkingen voert u een nieuwe regel in voor dezelfde BTW code, voor een bepaalde periode, een afwijkpercentage in
4.
In de inkoopboeking selecteert u de betreffende BTW-code
Pagina 9 van 19
5.
Na het accepteren van de boeking zijn de volgende boekingsregels aangemaakt
In dit voorbeeld is het bedrag 15,54 (=74% van 21,00) op het grootboek voor BTW geboekt en 5,46 is geboekt (=26% van 21,00) op het geselecteerde grootboek in de boekingsregel in het inkoopboek. Op de BTW-aangifte worden de bedragen ook vermeld:
7.
MATERIALENSELECTIE OP PROJECTKOSTEN INVOERSCHERM
In het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Boekhouding kunt u de optie ‘Materialenselectie op projectkosten invoerscherm’ activeren. Na activering kunt u in de boekhouding, bij het doorbelasten van een boeking aan een project, een materiaal selecteren. De te selecteren materialen komen uit de reeds bestaande materialentabel.
In de omschrijving van de boeking worden automatisch het aantal, materiaalomschrijving en de prijs van het materiaal gezet.
Pagina 10 van 19
8.
PERIODE (MAAND) VAN BOEKING IN BOEKHOUDING WIJZIGBAAR
Het is mogelijk om na het opslaan van een boeking in de boekhouding de periode (maand) te wijzigen.
NB.: het wijzigen van de periode (afwijkend van factuurdatum) is alleen mogelijk als de algemene boekhoudinstelling ‘Datum afwijkend van bijbehorende periodedatum’ is geactiveerd.
9.
VALIDATIE OP JUISTE FIRMA BIJ DOORBELASTEN KOSTEN OP PROJECT
Als u bij het doorbelasten van een boeking in de boekhouding aan een project een project van een andere firma kiest, dan wordt u daarop attent gemaakt met de volgende melding die verschijnt:
Pagina 11 van 19
10.
DATUM VERZONDEN EN GETEKEND VAN PROJECT
U kunt aangeven op welke datum een project is verzonden en getekend.
11.
RIBBON
Geopende records van de onderdelen Accounts, Medewerkers, Projecten en Facturen hebben een vernieuwde knoppenbalk voor reeds bestaande functionaliteiten, navigatie en informatie; deze zijn opgenomen in een ribbon (lint). Onder de knop ‘Projectinformatie’ van een geopend project vindt u het invoerformulier dat zich in vorige versies op het tabblad ‘Algemeen’ bevond.
12.
KOSTENACCORDERING (INGEBOEKT VANUIT KOSTENMODULE)
Wanneer u in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Kosten de optie Kosten accordering (ingeboekt vanuit kostenmodule) activeert, dan dienen kosten, die in het onderdeel Kosten zijn ingevoerd, geaccordeerd te worden. Het is één accordeerslag. In het onderdeel Kosten bevindt zich de taak Accorderen kosten (niet urengerelateerd). Deze taak verschijnt als u het recht heeft voor Kosten accordering (ingeboekt vanuit kostenmodule). U kunt instellen of u dit mag voor projecten waarvan u projectleider bent of van uw eigen afdeling, firma of van het hele bedrijf.
Pagina 12 van 19
RESTBUDGETBEREKENING IN PROJECTLIJST VOOR NIET GETEKENDE PROJECTEN
13.
Wanneer u in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Projecten de optie ‘Restbudgetberekening in projectlijst voor niet getekende projecten’ deactiveert, dan wordt het Restbudget niet berekend voor niet getekende projecten, het toont in plaats daarvan 0,00. Standaard is deze instelling geactiveerd. Assistance PSO gebruikt hiervoor de algemene instellingen voor Kostenvergelijking KPI (in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Projecten).
PER MEDEWERKER INSTELLEN WIE ZIJN/HAAR UREN ADMINISTRATIEF DIENT TE ACCORDEREN
14.
In een geopende medewerkerskaart kan men een gebruiker selecteren die de uren van de medewerker administratief dient te accorderen. Dit doet men met het veld ‘Uren adm. accorderen door’.
Hiermee zijn accordeurs toe te wijzen aan medewerkers. Als men voor een medewerker geen accordeur instelt, dan kan iedereen, met accordeerrechten voor de afdeling van die medewerker of met de rechten bedrijfsbreed administratief te accorderen, de uren van die medewerker administratief accorderen. Als men een accordeur toewijst aan een medewerker, dan mag alleen de ingestelde accordeur de uren van die medewerker administratief accorderen. Als u kiest voor ‘Afdeling conform standaard instelling’, dan accordeert u de uren per afdelingsselectie. Er zijn 3 niveaus van rechten om uren administratief te accorderen: -
Geen Uren van medewerkers van eigen afdeling (plus uren van medewerkers waarvan men accordeur is minus uren van medewerkers van eigen afdeling aan wie een andere accordeur is toegewezen) Uren van alle medewerkers bedrijfsbreed (minus uren van medewerkers aan wie een andere accordeur is toegewezen)
Pagina 13 van 19
15.
INHOUDELIJK DEACCORDEREN VAN UREN DOOR ADMINISTRATIEVE ACCORDEUR
In het scherm Administratief accorderen uren (in het onderdeel Uren, Mijn taken, Administratief accorderen) bestaat de mogelijkheid om uren inhoudelijk te deaccorderen door ze te selecteren en op de knop Deaccorderen PM te klikken. Dit is een standaardmogelijkheid voor iedereen die administratief mag accorderen.
16.
IN TELEBANKIEREN KNOP VOOR GENEREREN SEPA-BETALINGSBESTAND
Vanuit een betalingsbestand dat is gemaakt in Telebankieren kan men naast het genereren van een ClieOpbetalingsbestand ook een SEPA-betalingsbestand creëren ten behoeve van uw elektronisch bankieren-pakket.
Om een SEPA-XML-bestand te kunnen maken dienen in uw bankboek dat u gebruikt voor de betaling in Assistance PSO de IBAN-code BIC-code van de bankrekening te zijn ingevoerd. Bij de begunstige account (crediteur) in Assistance PSO dient op het tabblad Financieel de IBAN-code van de account ingevoerd te zijn. Ten behoeve van de omnummering van bankrekeningnummers in Assistance PSO naar IBAN-codes kunt u de procedure ‘Converteren bankrekeningnummers’ in het hulpprogramma PSOTools.exe draaien. Deze exporteert een lijst van de huidige bankrekeningnummers van accounts in Assistance PSO.
De lijst laat u converteren op de website https://www.ibanbicservice.nl. De geconverteerde lijst importeert u vervolgens met PSOTools.exe in Assistance PSO.
Pagina 14 van 19
E-MAILNOTIFICATIES (MOGELIJK VANAF EXCHANGE SERVER 2007)
17.
In het menu Systeembeheer, Assistance Engage instellingen kan men instellen in welke gevallen automatisch waarschuwingse-mails worden verstuurd aan medewerkers. Het betreft de 4 laatste taken in de lijst. Dit kan bij: -
een achterstand in uren boeken het moeten accorderen van verkoopfacturen het verschijnen van een projectalert (werkt op basis van projectitemalerts) het moeten accorderen van inkoopfacturen
De e-mails zullen respectievelijk naar het werke-mailadres van de urenboeker (als die als medewerker gekenmerkt is als Urenboeker op de medewerkerskaart ( )), verkoopfactuuraccordeur, projectleider en inkoopfactuuraccordeur worden verstuurd, behalve als er op het tabblad Email van een taak een afwijkend e-mailadres is ingevoerd in het veld To. De afzender van de e-mail alerts moet worden ingesteld door uw systeembeheerder in het configuratiebestand datasettings.xml (dit bestand bevindt zich in de programmadirectory van Assistance PSO en kan worden geopend met Kladblok). De instellingen dienen te worden gedaan tussen de volgende tags (met voorbeelden): URL van de mailserver: <exchange_server>https://exchange-server Windowsinlognaam van de e-mailgebruiker: <exchange_user>admin Wachtwoord van de e-mailgebruiker (wordt na herstarten van Assistance PSO automatisch versleuteld: <exchange_pwd>g6lylGF+7pTprqv6SQJffA==
Pagina 15 van 19
Het is per taak mogelijk verschillende e-mailberichten te configureren die in een bepaalde volgorde worden verzonden.
18.
DEBITEURENBEHEER
In het onderdeel Boekhouding vindt u onder Mijn taken de optie Maningen, als u daarvoor het gebruikersrecht heeft in uw rol (onder Boekhouding). Op het tabblad Instellingen kunt u 3 maningrondes configureren. U stelt per firma in na hoeveel dagen na de vervaldag de maning naar de klant moet worden verzonden en wat er in de brief moet worden geschreven.
Pagina 16 van 19
Op het tabblad Algemeen kunt u per firma een maningbatch voor openstaande verkoopfacturen genereren.
Dit doet u door op de knop ‘Nieuwe maningbatch’ te klikken. Het programma zal de openstaande verkoopfacturen van de betreffende firma tonen en selecteren op maningstatus en de duur van het openstaan. Assistance PSO houdt van elke factuur bij hoeveel maningen ervoor zijn geweest, met andere woorden wat de huidige maningstatus ervan is. U kunt bij het genereren van een maningbatch de ‘Nieuwe actie’ eventueel wijzigen door in het veld te klikken en met behulp van het pijltje de lijst van beschikbare acties op te roepen en een andere actie te selecteren.
Een maningronde is pas geregistreerd nadat u op ‘Bewaar maningbatch’ heeft geklikt. De maningbatch wordt dan opgeslagen met de aanmaakdatum van de batch in de naam. Eventueel kunt u een maningbatch verwijderen. Let op!: bij het verwijderen van een maningbatch is ook de geschiedenis van de maningen verdwenen. Hierdoor herkent Assistance PSO de voorgaande maningronde van een factuur niet. Er wordt een voorbeeld van een betalingsherinneringsbrief meegeleverd in Crystal Reports en in SQL Reporting Services-formaat is ie verkrijgbaar. Dit rapport kunt u selecteren als u afdrukt vanuit het tabblad Algemeen van het scherm Debiteurenbeheer.
Pagina 17 van 19
19.
STANDAARDURENITEM INSTELLEN PER MEDEWERKER T.B.V. ASSISTANCE WEB PORTAL
Op de medewerkerskaart van een medewerker kan men in het veld ‘Standaard(uren)item t.b.v. Web portal’ een itemcode invoeren die standaard wordt geselecteerd bij het invoeren van een nieuwe urenregel in Assistance Web Portal.
20.
FACTUURREGELS VAN PROJECT
In een geopend project, op het tabblad Facturen, bevindt zich het tabblad Factuurregels. Dit toont alle factuurregels van dat project. Dit kan bijvoorbeeld snel inzichtelijk maken met welke facturen en welke bedragen projectitems zijn gefactureerd. U hoeft niet alle verkoopfacturen afzonderlijk te openen.
21.
PROJECTSTATENHISTORIE
In het printselectiescherm van een projectstaat kunt u per printopdracht aanvinken dat u de projectstaatgegevens wilt loggen.
Pagina 18 van 19
Na deze printopdracht vindt u de projectstaatgegevens terug onder het tabblad Historie in de ribbon van het betreffende project.
Op het tabblad Projectstaten ziet u per printopdracht (JobId) de printselectiegegevens.
Pagina 19 van 19
