No title

© KROS A.S.

Vážený používateľ, zakúpili ste si program ALFA, jeden z produktov softvérovej firmy KROS a.s. Program

ALFA

obsahuje

všetky

náležitosti

pre vedenie

agendy

jednoduchého

účtovníctva fyzických osôb, skladu, fakturácie, majetku, jázd a cestovných príkazov a ostatných podporných evidencií pre neplatiteľov i platiteľov DPH. Môžete v ňom viesť účtovníctvo pre jednu alebo viac účtovných jednotiek súčasne. Program ALFA je nielen prostriedkom na vedenie účtovníctva, ale aj nástrojom, s ktorým môžete komplexne sledovať finančný a ekonomický vývoj účtovanej firmy.

Ďakujeme za dôveru, s ktorou ste sa na našu firmu obrátili. Veríme, že budete s týmto produktom a službami, ktoré poskytujeme, spokojní.

Autori

4

ALFA – JEDNODUCHÉ ÚČTOVNÍCTVO

ALFA – JEDNODUCHÉ ÚČTOVNÍCTVO PRÍRUČKA UŽÍVATEĽA

© KROS A.S., A. RUDNAYA 21, 010 01 ŽILINA, HTTP://WWW.KROS.SK JÚN 2011, UPRAVENÉ A ROZŠÍRENÉ VYDANIE PRÍRUČKY K VERZII 17.50 AUTORI PRÍRUČKY: VNÚTORNÁ ÚPRAVA: GRAFICKÁ ÚPRAVA:

ZUZANA KORTMANOVÁ, MARTIN NORAC ZUZANA KORTMANOVÁ, MARTIN NORAC ZUZANA KORTMANOVÁ, MARTIN NORAC

UPOZORNENIE: UZÁVIERKA VYDANIA PRÍRUČKY: 24.06.2011. V PRÍRUČKE SÚ SPRACOVANÉ VŠETKY INFORMÁCIE TÝKAJÚCE SA ÚČTOVANIA A DAŇOVEJ LEGISLATÍVY DOSTUPNÉ KU DŇU 24.06.2011. VAŠE PRIPOMIENKY K TEJTO PRÍRUČKE POSIELAJTE NA ADRESU: [email protected] UPR-ALF0611-K-1

OBSAH

OBSAH OBSAH .................................................................................................. 5 1

INŠTALÁCIA PROGRAMU ALFA .................................................... 11 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

2

INŠTALÁCIA PROGRAMU Z CD – ROMU.............................................................. 13 INŠTALÁCIA PROGRAMU Z PEVNÉHO DISKU ...................................................... 16 ĎALŠIA INŠTALÁCIA......................................................................................... 17 INŠTALÁCIA SIEŤOVEJ VERZIE ......................................................................... 18 REGISTRÁCIA PROGRAMU ................................................................................ 19 UPGRADE PROGRAMU ...................................................................................... 19 INŠTALÁCIA HARDVÉROVÉHO KĽÚČA ................................................................ 22

OVLÁDANIE PROGRAMU .............................................................. 23 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

HLAVNÝ FORMULÁR PROGRAMU ....................................................................... 25 VZHĽAD PROGRAMU ........................................................................................ 26 OVLÁDACIE PRVKY PROGRAMU......................................................................... 27 KLÁVESNICA, MYŠ ........................................................................................... 29 OVLÁDANIE TABULIEK ..................................................................................... 30 2.5.1 2.5.2

2.6

VYHĽADÁVANIE EXISTUJÚCICH ZÁZNAMOV ....................................................... 34 2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.6.4

2.7 2.8 2.9

3

DATABÁZOVÁ TABUĽKA .........................................................................................30 TEXTOVÁ TABUĽKA................................................................................................32 VYHĽADÁVANIE PODĽA ZAČIATOČNÉHO TEXTU ......................................................34 VYHĽADÁVANIE PODĽA ČASTI TEXTU S POUŽITÍM ZÁSTUPNÝCH ZNAKOV ...............36 VYHĽADÁVANIE PODĽA DÁTUMU ALEBO SUMY .......................................................37 RÝCHLE FILTRE .....................................................................................................38

DÁTUMOVÉ POLIA ........................................................................................... 39 RÝCHLY VSTUP DO ČÍSELNÍKOV – F7 ................................................................ 39 OZNAČOVANIE ZÁZNAMOV ............................................................................... 39

SKÔR AKO ZAČNETE ÚČTOVAŤ .................................................... 41 3.1 3.2

VYTVORENIE NOVEJ FIRMY .............................................................................. 43 NASTAVENIA (REŽIM ÚČTOVANIA) .................................................................... 45 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.2.8 3.2.9 3.2.10 3.2.11

3.3 3.4 3.5

ZÁLOŽKA ZÁLOŽKA ZÁLOŽKA ZÁLOŽKA ZÁLOŽKA ZÁLOŽKA ZÁLOŽKA ZÁLOŽKA ZÁLOŽKA ZÁLOŽKA ZÁLOŽKA

VŠEOBECNÉ............................................................................................45 ÚČTOVNÍCTVO .......................................................................................47 DPH .......................................................................................................47 DLHODOBÝ MAJETOK .............................................................................48 POHĽADÁVKY A ZÁVÄZKY ........................................................................48 FAKTURÁCIA ..........................................................................................48 PREVODNÉ PRÍKAZY ...............................................................................49 DOŠLÁ A ODOSLANÁ POŠTA ....................................................................49 REGISTRAČNÉ POKLADNICE ....................................................................49 KONTROLA .............................................................................................50 DUÁLNE ZOBRAZOVANIE.........................................................................50

FIREMNÉ ÚDAJE .............................................................................................. 51 ZAČIATOČNÉ ZOSTATKY .................................................................................. 51 ČLENENIE (ANALYTIKA) ................................................................................... 53

5

6


3.6

ČÍSELNÍKY ...................................................................................................... 54 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.6.5 3.6.6 3.6.7 3.6.8 3.6.9 3.6.10 3.6.11

3.7 3.8 3.9 3.10 3.11

4

STREDISKÁ ...........................................................................................................54 BANKOVÉ ÚČTY (DEVÍZOVÉ, EUR) ..........................................................................55 POKLADNICE (VALUTOVÉ, EUR) .............................................................................57 CENNÍK SLUŽIEB ...................................................................................................59 PARTNERI .............................................................................................................59 AUTÁ ....................................................................................................................63 ŠTÁTY A STRAVNÉ .................................................................................................65 MESTÁ A OBCE ......................................................................................................66 UŽÍVATEĽSKÉ VZDIALENOSTI ................................................................................67 DAŇOVÉ ÚRADY ....................................................................................................68 KURZOVÝ LÍSTOK ..................................................................................................68

HESLÁ ............................................................................................................. 69 ÚČELY – STĹPCE PEŇAŽNÉHO DENNÍKA ............................................................ 69 UŽÍVATEĽSKÉ ČÍSLOVANIE DOKLADOV.............................................................. 71 SADZBY DANE Z MOTOROVÝCH VOZIDIEL ......................................................... 75 PEŇAŽNÉ ÚSTAVY ............................................................................................ 75

ÚČTOVANIE V PRIEBEHU ROKA ................................................... 77 4.1 4.2

OTVORENIE EXISTUJÚCEHO ÚČTOVNÍCTVA....................................................... 79 PEŇAŽNÝ DENNÍK ............................................................................................ 79 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.2.8

4.3

EVIDENCIA POHĽADÁVOK............................................................................... 105 4.3.1 4.3.2 4.3.3

4.4 4.5

UNIVERZÁLNY PRÍJMOVO – VÝDAVKOVÝ FORMULÁR ..............................................87 VOĽBA ÚČELU .......................................................................................................88 VLOŽENIE SUMY ....................................................................................................89 ČLENENIE V PEŇAŽNOM DENNÍKU ....................................................................... 100 STREDISKO V PEŇAŽNOM DENNÍKU ..................................................................... 101 POPIS PEŇAŽNEJ OPERÁCIE................................................................................. 103 POLOAUTOMATICKÉ FUNKCIE .............................................................................. 103 NEKONTROLOVAŤ ............................................................................................... 104 TUZEMSKÁ ODOSLANÁ FAKTÚRA ......................................................................... 106 ZAHRANIČNÁ ODOSLANÁ FAKTÚRA ...................................................................... 109 TUZEMSKÝ ODOSLANÝ DOBROPIS ALEBO ŤARCHOPIS .......................................... 111

UPOMIENKY .................................................................................................. 112 EVIDENCIA ZÁVÄZKOV ................................................................................... 114 4.5.1 DÁTUMY V EVIDENCII ZÁVÄZKOV ........................................................................ 116 4.5.2 TUZEMSKÁ DOŠLÁ FAKTÚRA ................................................................................ 117 4.5.3 ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ FAKTÚRA ............................................................................ 121 4.5.4 TUZEMSKÝ DOŠLÝ DOBROPIS ALEBO ŤARCHOPIS................................................. 126 4.5.5 ZAHRANIČNÝ DOŠLÝ DOBROPIS ALEBO ŤARCHOPIS ............................................. 127 4.5.6 DOŠLÝ DOBROPIS A ŤARCHOPIS S PREPOČÍTANÍM ODPOČÍTANEJ DANE KOEFICIENTOM................................................................................................................ 129 4.5.7 TLAČ PREVODNÉHO PRÍKAZU .............................................................................. 130 4.5.8 IMPORT ÚDAJOV Z PROGRAMU OLYMP ................................................................ 131

4.6 4.7 4.8

ODSÚHLASENIE POHĽADÁVOK A ZÁVÄZKOV .................................................... 131 TROJSTRANNÝ OBCHOD................................................................................. 132 HROMADNÝ PRÍKAZ NA ÚHRADU .................................................................... 135 4.8.1 4.8.2

4.9

POLOŽKY HROMADNÉHO PREVODNÉHO PRÍKAZU ................................................. 136 HOMEBANKING ................................................................................................... 138

EVIDENCIA DPH............................................................................................. 138 4.9.1

ZDANITEĽNÉ OBCHODY ....................................................................................... 139

OBSAH

4.9.2 4.9.3 4.9.4 4.9.5 4.9.6

4.10 4.11 4.12 4.13 4.14

CENINY ......................................................................................................... 156 SOCIÁLNY FOND ............................................................................................ 157 KRÁTKODOBÝ MAJETOK ................................................................................. 159 DLHODOBÝ MAJETOK ..................................................................................... 160 EVIDENCIA JÁZD ........................................................................................... 165 4.14.1 4.14.2 4.14.3 4.14.4 4.14.5 4.14.6

4.15

VYSTAVENIE CESTOVNÉHO PRÍKAZU ................................................................... 183 VYÚČTOVANIE TUZEMSKEJ PRACOVNEJ CESTY ..................................................... 184 VYÚČTOVANIE ZAHRANIČNEJ PRACOVNEJ CESTY ................................................. 187 IMPORT Z KNIHY JÁZD ........................................................................................ 191

DOŠLÁ A ODOSLANÁ POŠTA ........................................................................... 192 4.16.1 4.16.2 4.16.3 4.16.4

4.17 4.18

JEDNODUCHÁ TUZEMSKÁ JAZDA .......................................................................... 166 ZLOŽITÁ TUZEMSKÁ JAZDA.................................................................................. 171 ZAHRANIČNÁ JAZDA ............................................................................................ 174 ŠTANDARDNÉ JAZDY ........................................................................................... 178 FUNKCIE V EVIDENCII JÁZD................................................................................. 180 EXPORT, IMPORT V EVIDENCII JÁZD .................................................................... 181

CESTOVNÉ PRÍKAZY ....................................................................................... 182 4.15.1 4.15.2 4.15.3 4.15.4

4.16

ODPOČÍTANIE DANE............................................................................................ 142 PREPOČET ODPOČÍTANEJ DANE KOEFICIENTOM .................................................. 146 VYTVORENIE DAŇOVÉHO PRIZNANIA K DPH ........................................................ 150 SÚHRNNÝ VÝKAZ K DPH ...................................................................................... 155 NEKONTROLOVAŤ V EVIDENCII DPH .................................................................... 155

RUČNÉ PRIDÁVANIE ZÁZNAMOV .......................................................................... 194 POLOAUTOMATICKÉ PRIDÁVANIE ZÁZNAMOV ...................................................... 195 AUTOMATICKÉ PRIDÁVANIE ZÁZNAMOV............................................................... 196 TLAČ Z EVIDENCIE POŠTY ................................................................................... 196

SVB – SPOLOČENSTVÁ VLASTNÍKOV BYTOV .................................................... 197 OSTATNÉ EVIDENCIE ..................................................................................... 200 4.18.1 KALENDÁR ÚLOH ................................................................................................. 200

5

FAKTURÁCIA .............................................................................. 203 5.1

FAKTÚRY....................................................................................................... 205 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6

5.2 5.3 5.4 5.5

6

PRIDANIE NOVEJ FAKTÚRY .................................................................................. 207 PRIDANIE POLOŽKY DO FAKTÚRY ........................................................................ 212 FUNKCIE VO FAKTURÁCII .................................................................................... 216 NASTAVENIE VO FAKTURÁCII .............................................................................. 217 TLAČ POŠTOVÉHO PEŇAŽNÉHO POUKAZU ............................................................ 218 ÚHRADA FAKTÚRY ............................................................................................... 219

PREDDAVKOVÉ FAKTÚRY................................................................................ 220 OBJEDNÁVKY................................................................................................. 221 DODACIE LISTY ............................................................................................. 221 EXPORT, IMPORT VO FAKTURÁCII .................................................................. 222

SKLADOVÉ HOSPODÁRSTVO A REGISTRAČNÉ POKLADNICE ..... 223 6.1 6.2

SKLADY ......................................................................................................... 225 SKLADOVÉ KARTY .......................................................................................... 227 6.2.1 6.2.2

6.3 6.4

POČIATOČNÉ STAVY NA SKLADOVÝCH KARTÁCH .................................................. 230 PREPOČÍTAJ ZOSTATKY NA SKLADOVÝCH KARTÁCH ............................................. 230

SKLADOVÉ POHYBY ....................................................................................... 230 INVENTÚRA SKLADU ...................................................................................... 236

7

8


6.5

PREDAJ CEZ REGISTRAČNÚ POKLADNICU A FISKÁLNU TLAČIAREŇ ................... 237 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.2.6 6.2.7

7

TLAČOVÉ ZOSTAVY A ŠTATISTICKÉ PREHĽADY ......................... 249 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9

TLAČOVÉ ZOSTAVY ........................................................................................ 251 PREVOD DO INÝCH VÝSTUPNÝCH FORMÁTOV.................................................. 252 EXPORT DO TEXTOVÉHO SÚBORU .................................................................. 252 EXPORT DO SÚBORU XML .............................................................................. 253 IMPORT ZO SÚBORU XML ............................................................................... 254 TLAČ ADRIES PARTNEROV NA OBÁLKY A ŠTÍTKY ............................................. 255 TLAČ TITULNÝCH STRÁNOK............................................................................ 257 TLAČ ORIGINÁLNYCH TLAČÍV DAŇOVÉHO ÚRADU ............................................ 258 EDITOVATEĽNÉ VÝSTUPNÉ ZOSTAVY .............................................................. 259 7.9.1 7.9.2 7.9.3

7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15

FINANČNÝ STAV FIRMY – OKAMŽITÝ.................................................................... 269 FINANČNÝ STAV FIRMY – ZA OBDOBIE................................................................. 269 ÚSPEŠNOSŤ OBCHODOVANIA – TOP 10 SKLADOVÉ KARTY .................................... 269 ÚSPEŠNOSŤ OBCHODOVANIA – TOP 10 ODBERATELIA ......................................... 270

KONTROLA A ARCHIVOVANIE ÚČTOVNÍCTVA ........................... 271 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7

9

FORMÁT ZOSTÁV ................................................................................................. 262 MOŽNOSTI EDITÁCIE .......................................................................................... 263 PRAVIDLÁ PRI VYTVÁRANÍ NÁZVOV SÚBOROV A NÁZVOV ŠABLÓN ........................ 263

PRÍJMY – GRAFICKY ....................................................................................... 263 VÝDAVKY – GRAFICKY .................................................................................... 265 PRÍJMY, VÝDAVKY – TEXTOVO ........................................................................ 265 POHĽADÁVKY A ZÁVÄZKY ............................................................................... 267 SALDOKONTO................................................................................................ 267 MANAŽÉRSKE FUNKCIE .................................................................................. 268 7.15.1 7.15.2 7.15.3 7.15.4

8

NASTAVENIE PARAMETROV POKLADNICE ............................................................. 238 NASTAVENIE PROGRAMU PRE PRÁCU S POKLADNICOU ......................................... 238 FISKÁLNA TLAČIAREŇ.......................................................................................... 240 KOMUNIKÁCIA OFF – LINE ................................................................................... 243 KOMUNIKÁCIA ON – LINE .................................................................................... 248

VŠEOBECNÁ KONTROLA ................................................................................. 273 KONTROLA EVIDENCIE DPH A DAŇOVÉHO PRIZNANIA K DPH ........................... 274 KONTROLA DAŇOVÉHO PRIZNANIA K DANI Z PRÍJMOV .................................... 276 ARCHIVOVANIE – AUTOMATICKÉ .................................................................... 277 ARCHIVOVANIE – MANUÁLNE ......................................................................... 279 OBNOVA DÁT Z ARCHÍVU ............................................................................... 280 VYMAZANIE ÚČTOVNÍCTVA ............................................................................ 281

UZATVORENIE ÚČTOVNÉHO OBDOBIA ...................................... 283 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7

UZÁVIERKOVÉ OPERÁCIE ............................................................................... 285 INVENTARIZÁCIA MAJETKU A ZÁVÄZKOV ........................................................ 286 INVENTARIZÁCIA PEŇAŽ. PROSTRIEDKOV ....................................................... 287 DAŇOVÁ TABUĽKA ......................................................................................... 288 DAŇOVÉ PRIZNANIE K DANI Z PRÍJMOV FO ..................................................... 291 VÝKAZY ......................................................................................................... 294 DAŇ Z MOTOROVÝCH VOZIDIEL ..................................................................... 296

OBSAH

9.8

PRECHOD DO ĎALŠIEHO ROKA ....................................................................... 296

10 PRÍKLADY .................................................................................. 299 10.1

PRÍKLADY – ÚČTOVNÍCTVO ............................................................................ 301 10.1.1 10.1.2 10.1.3 10.1.4 10.1.5 10.1.6

10.2

ČIASTOČNÉ ÚHRADY ........................................................................................... 301 POSKYTNUTÝ PREDDAVOK A ZAÚČTOVANIE DAŇOVÉHO DOKLADU................... 304 PRIJATÝ PREDDAVOK A ZAÚČTOVANIE DAŇOVÉHO DOKLADU .............................. 306 STRAVNÉ LÍSTKY ................................................................................................. 308 VZÁJOMNÉ VYSPORIADANIE NEUHRADENEJ OF A OD ........................................... 310 VZÁJOMNÉ VYSPORIADANIE NEUHRADENEJ DF A DD ........................................... 310

PRÍKLADY – TUZEMSKO, ZAHRANIČIE ............................................................. 311 10.2.1 TUZEMSKÁ DOŠLÁ FAKTÚRA PRI ROZDIELNYCH ZDAŇOVACÍCH OBDOBIACH ........ 311 10.2.2 ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ FAKTÚRA Z EÚ (TOVAR) PRI ROZDIELNYCH ZDAŇOVACÍCH OBDOBIACH..................................................................................................................... 313 10.2.3 ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ FAKTÚRA Z EÚ (SLUŽBA) PRI ROZDIELNYCH ZDAŇOVACÍCH OBDOBIACH..................................................................................................................... 315 10.2.4 ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ FAKTÚRA – DOVOZ TOVARU Z TRETIEHO ŠTÁTU.................. 316 10.2.5 PRIDANIE JCD DO EVIDENCIE ZÁVÄZKOV ............................................................. 317 10.2.6 NADOBUDNUTIE TOVARU Z EÚ, AK NIE JE K DISPOZÍCII FAKTÚRA ....................... 318 10.2.7 KURZOVÉ ROZDIELY NEUHRADENÝCH POHĽADÁVOK A ZÁVÄZKOV V PRIEBEHU ROKA 321 10.2.8 KURZOVÉ ROZDIELY NEUHRADENÝCH POHĽADÁVOK A ZÁVÄZKOV K 31.12. .......... 322 10.2.9 KURZOVÉ ROZDIELY V PD K 31.12., AK JE ZOSTATOK NENULOVÝ ......................... 322 10.2.10 KURZOVÉ ROZDIELY V PD K 31.12., AK JE ZOSTATOK NULOVÝ ............................. 324

10.3

PRÍKLADY – FAKTURÁCIA ............................................................................... 325 10.3.1 VYSTAVENIE DOBROPISU (ŤARCHOPISU) ............................................................. 325 10.3.2 PREDĹŽENIE ZÁVEREČNÉHO TEXTU ..................................................................... 326

10.4

PRÍKLADY – MAJETOK .................................................................................... 326 10.4.1 PREDPOKLADANÉ ODPISY MAJETKU V ĎALŠÍCH ROKOCH ..................................... 326 10.4.2 DLHODOBÝ MAJETOK V DANOM ROKU NEODPISOVAŤ .......................................... 326

10.5

PRÍKLADY – JAZDY ........................................................................................ 327 10.5.1 ÚČTOVANIE SPOTREBY PHL ................................................................................. 327

11 REGISTER .................................................................................. 328

9

10


1 INŠTALÁCIA PROGRAMU ALFA


V úvodnej kapitole popíšeme postup inštalácie programu ALFA z CD – ROMu alebo z pevného disku, inštaláciu ďalšej ALFY, zaregistrovanie programu, upgrade a použitie hardvérového kľúča.

1.1 Inštalácia programu z CD – ROMu ................. 13 1.2 Inštalácia programu z pevného disku ............ 16 1.3 Ďalšia inštalácia ............................................. 17 1.4 Inštalácia sieťovej verzie .............................. 18 1.5 Registrácia programu .................................... 19 1.6 Upgrade programu......................................... 19 1.7 Inštalácia hardvérového kľúča ...................... 22

11

1

12



1.1 INŠTALÁCIA PROGRAMU Z CD – ROMU Skôr ako začnete inštalovať, skontrolujte si, či váš počítač spĺňa technické požiadavky, ktoré sú potrebné pre nainštalovanie a ďalšiu prácu s programom ALFA. Odporúčaná konfigurácia vášho počítača pre prácu s programom ALFA je nasledovná:

procesor 2,0 GHz OS Windows XP SP2, Windows Vista (32 aj 64 bitový) alebo Windows 7 (32 aj 64 bitový) 512 MB RAM minimálne 250 MB voľného priestoru na pevnom disku (časť tohto priestoru musí byť na disku, na ktorom sa nachádza Windows) 17" monitor (rozlíšenie min. 1024x768) pre tlač výstupných zostáv laserová tlačiareň s minimálne 4 MB vnútornej pamäte sieť 100 MBit, protokol TCP/IP pre prácu s editovateľnými tlačovými zostavami nainštalovaný MS Excel 2000 a vyšší

Pri veľmi náročných operáciách, ako je napríklad tlač peňažného denníka na konci roku, alebo pri zostavovaní rôznych zložitých štatistík pre rozsiahle účtovníctva, sa možno budete stretávať s určitými časovými odozvami. Takýto problém potom vyrieši zvýšenie výkonu počítača výmenou procesora a zväčšenie operačnej pamäte. Pred samotnou inštaláciou programu najskôr vypnite prípadné spustené aplikácie vo Windows – vyhnete sa tým potenciálnym problémom. Ak program ALFA inštalujete z CD, postup inštalácie je nasledovný: 1.

Do mechaniky CD – ROM vložte inštalačné CD. Ak je vo Windows nastavené automatické spúšťanie programu AUTORUN.INF z CD – ROMu (bezprostredne po zasunutí CD do mechaniky), po chvíli sa objaví nasledujúce okno:

13

1

14


TIP: Ak je automatické spúšťanie CD – ROMu vypnuté, držte počas zasúvania CD do mechaniky CD – ROMu stlačený kláves Shift. Pridržaním klávesu Shift sa dočasne zapne automatické spúšťanie CD – ROMu. 2.

Vyberte program ALFA (kliknite naň). Zobrazí sa ponuka pre inštaláciu:

3.

Vyberte príslušnú možnosť podľa toho, či idete inštalovať ostrú verziu, testovaciu verziu alebo upgrade programu ALFA. POZOR: Testovacia verzia (štart verzia) je bezplatná verzia programu. Je bez časového obmedzenia, má však obmedzenia v počte zápisov v jednotlivých evidenciách. Pri kúpe ostrej verzie zostávajú všetky dáta zachované. TIP: V prípade, že chcete spustiť inštaláciu priamo z CD – ROMu (bez použitia úvodnej obrazovky firmy KROS a.s.), stlačte tlačidlo Štart, ktoré sa nachádza na spodnej lište vašich Windows. Z ponúknutého menu vyberte položku Spustiť.... Do formulára, ktorý sa objaví napíšte: "X:\ALFA\INSTALL\OSTRA\SETUP.EXE". Pre nainštalovanie ŠTART VERZIE, napíšte: "X:\ALFA\INSTALL\DEMO\SETUP.EXE". Pre nainštalovanie UPGRADE, napíšte: "X:\ALFA \INSTALL\UPDATE\ALFAUPGRADE.EXE". POZOR! "X" na začiatku cesty predstavuje písmeno pre zariadenie vášho CD – ROMu. Môže to byť napríklad: "D", "E" a pod. Záleží to od vášho počítača. TIP: Inštaláciu môžete z inštalačného CD spustiť aj pomocou Prieskumníka alebo Total Commandera alebo iného prehliadača súborov. Inštaláciu programu ALFA môžete spustiť aj cez sieť.

4.

Po kliknutí na príslušnú možnosť (čo idete inštalovať) sa spustí inštalácia. Na monitore sa objaví okno s nápisom Pripravuje sa inštalácia.... Po ňom sa zobrazí inštalátor programu ALFA:


15

1 5.

Po stlačení tlačidla Ďalej vám inštalátor ponúkne text licenčnej zmluvy. Po jej akceptovaní (voľba Súhlasím s podmienkami licenčnej zmluvy) stlačte tlačidlo Ďalej. V nasledujúcom okne je zobrazený adresár, do ktorého sa bude program ALFA inštalovať:

6.

Preddefinované zariadenie a cesta je: C:\ALFA. Pokiaľ súhlasíte s uvedenou cestou, stlačte tlačidlo Ďalej. Ak chcete zvoliť inú cestu, stlačte tlačidlo Zmeniť..., vyberte inú cestu (iný adresár) pre inštaláciu programu a stlačte tlačidlo Ok. Zmenená cesta sa prenesie aj do formulára "Sprievodca inštaláciou", kde potom stlačte Ďalej. POZOR! Ak používate operačný systém Windows Vista, neodporúčame vám inštalovať program ALFA do adresára Program Files, pretože pri práci viacerých užívateľov by to mohlo spôsobiť nesprávnu funkčnosť programu. POZOR! Ak na zvolenom disku nie je dostatok miesta, program vás na to upozorní.

7.

Zobrazí sa formulár inštalácie systémových komponentov programu ALFA. Stlačte tlačidlo Inštalovať v dolnej časti tohto formulára:

8.

Prebehne inštalácia systémových komponentov programu. Po jej skončení sa zobrazí správa o úspešnosti tohto kroku. Stlačte tlačidlo Pokračuj, začne druhá fáza inštalácie – inštalácia ostatných komponentov programu ALFA.

9.

Po jej skončení sa zobrazí výsledok inštalácie. Môžete ho uložiť pomocou tlačidla Uložiť (uloží sa v podobe log súboru priamo do adresára, v ktorom máte nainštalovanú ALFU). Potom stlačte tlačidlo Ďalej.

10. Na záver sa zobrazí oznam o úspešnej inštalácii programu. Tlačidlom Spusti môžete hneď spustiť práve nainštalovaný program ALFA, alebo tlačidlom Koniec ukončiť inštaláciu a program ALFA spustiť iným vhodným spôsobom.

16


Inštalátor ešte skontroluje, či je na vašom počítači nainštalovaný program Adobe Reader, ktorý je v programe ALFA potrebný pre tlač niektorých dokumentov daňového úradu. Ak ho nenájde, ponúkne ho nainštalovať z inštalačného CD. Na inštalačnom CD sa okrem samotného programu ALFA (prípadne upgrade) nachádzajú ďalšie podporné programy alebo dokumenty. Po spustení inštalačného CD a výbere Alfa → Príručky máte na výber užívateľskú príručku k programu vo formáte .PDF a príručku k testovacej verzii. Po výbere Alfa → Podpora užívateľom máte prístup k informáciám ohľadom cenníka, služieb, kontaktov a pod. Zároveň sa tu nachádzajú aj ďalšie podporné dokumenty. Po výbere Alfa → Servis si môžete nainštalovať rôzne podporné programy, napr. Adobe Reader, program na vyhľadávanie PSČ a pod.

1.2 INŠTALÁCIA PROGRAMU Z PEVNÉHO DISKU Inštaláciu je možné previesť aj priamo z pevného disku lokálneho alebo sieťového počítača. Najskôr si vytvorte vo svojom alebo sieťovom počítači samostatný adresár pre inštaláciu, napríklad C:\ALFAINS. Potom prekopírujte všetky súbory z inštalačného CD do adresára C:\ALFAINS a spustite z neho inštalačný program SETUP.EXE, prípadne pri UPGRADE súbor SETUPRUN.EXE. TIP: Inštalácia spustená priamo z pevného disku býva vždy rýchlejšia ako inštalácia z CD a oplatí sa hlavne vtedy, ak chcete program ALFA nainštalovať do viacerých počítačov z jedného zdroja (napr. zo sieťového počítača).


17

1.3 ĎALŠIA INŠTALÁCIA Vo vašom počítači máte nainštalovaný program ALFA v adresári C:\ALFA. Pre nainštalovanie ďalšej ALFY z CD postupujte rovnako, ako keby ste chceli nainštalovať novú ALFU. POZOR! Inštalátor vám ponúkne ďalšiu inštaláciu iba vtedy, ak spustíte inštaláciu rovnakej verzie, akú máte nainštalovanú vo vašom počítači. Ak sa verzia nezhoduje, najskôr uskutočnite klasický upgrade existujúcej verzie v počítači (kapitola 1.6 Upgrade programu [str.19]) na takú verziu, v akej chcete nainštalovať ďalšiu inštaláciu ALFY. Postup inštalácie: 1.

Do mechaniky CD – ROM vložte inštalačné CD. Po chvíli sa zobrazí formulár ponuky pre inštaláciu.

2.

Vyberte program ALFA a následne vyberte možnosť Ostrá verzia. Po kliknutí na túto možnosť sa spustí inštalácia programu.

3.

Na monitore sa zobrazí okno s nápisom Pripravuje sa inštalácia.... Po ňom sa zobrazí inštalátor programu ALFA.

4.

Po stlačení tlačidla Ďalej v dolnej časti vám inštalátor ponúkne preinštalovanie, odinštalovanie a ďalšiu inštaláciu programu ALFA (kópiu):

5.

Zapnite vami požadovanú voľbu (v tomto prípade Ďalšia inštalácia) a stlačte tlačidlo Ďalej (na obrázku nie je znázornené).

6.

Vyberte cieľový adresár, do ktorého chcete nainštalovať kópiu ALFY (ešte pred inštaláciou ste si mohli vytvoriť prázdny adresár, napr. ALFA2). Aj v tomto kroku môžete vytvoriť nový adresár. Ak ponecháte preddefinovanú cestu (adresár, v ktorom už je ALFA nainštalovaná), inštalátor vykoná iba preinštalovanie.

7.

Po stlačení tlačidla Pokračuj sa vykoná inštalácia systémových komponentov programu ALFA aj s oznamom o jej ukončení.

8.

Po ďalšom stlačení tlačidla Pokračuj sa vykoná inštalácia ostatných komponentov programu ALFA.

1

18


9.

Po jej ukončení sa zobrazí výsledok inštalácie, ktorý môžete uložiť pomocou tlačidla Uložiť. Potom stlačte Ďalej.

10. Na záver sa objaví oznam o úspešnej inštalácii. Program môžete spustiť pomocou tlačidla Spusti, alebo po ukončení inštalátora (Koniec) iným vhodným spôsobom. POZOR! Ak budete používať program na viacerých počítačoch, je nutné nainštalovať ho lokálne na každom počítači. POZOR! Súbory programu ALFA, ktorý ste na vašom počítači inštalovali ako prvý (prvá inštalácia), nikdy nepremiestňujte ani nevymazávajte! POZOR! V prípade, že dôjde ku strate nejakých údajov v systéme, ktoré sú potrebné pre fungovanie programu ALFA (napr. pri inštalácii iného programu sa omylom vymažú), program postupuje nasledovne: pri spustení program kontroluje potrebné systémové súbory a ak nejaký chýba, spustí sa automatická oprava. Môže sa stať, že si program vyžiada CD, z ktorého bola ALFA inštalovaná.

1.4 INŠTALÁCIA SIEŤOVEJ VERZIE Sieťová verzia programu umožňuje viacerým užívateľom pracovať s údajmi tej istej firmy. V programe ALFA na to slúži modul Sieť. Program ALFA s týmto modulom je potrebné mať nainštalovaný lokálne na všetkých počítačoch, kde sa bude používať sieťové pripojenie. Z počítačov v sieti je potrebné určiť jeden, na ktorom bude uložená databáza. Odporúčame, aby to bol najrýchlejší počítač, na ktorom sa bude najviac pracovať s programom. Môže to byť počítač, na ktorom nebude nainštalovaná ALFA – počítač bude využívaný ako server. Databáza ALFY musí byť uložená na disku alebo v adresári, ktorý je zdieľaný s úplným prístupom (na čítanie aj zápis). Cestu k databáze nastavíte pomocou formulára Sieťový adresár, ktorý vyvoláte výberom z hlavného menu programu Firma → Sieťový adresár…. Po prepnutí sa na voľbu Sieťový vyberte pomocou tlačidla F7 cestu, kde je uložená databáza, s ktorou chcete pracovať po sieti. Potom stlačte Ok.

Po otvorení formulára Otvorenie existujúceho účtovníctva vám program ponúkne všetky databázové súbory z adresára, ktorý ste zvolili vo formulári Sieťový adresár…. POZOR! Podpora sieťového spracovania dát je v programe ALFA iba čiastočná. Umožňuje pripojiť databázu, ktorá sa nachádza na sieti, ale nie je možné, aby s ňou pracovalo viac užívateľov súčasne.


19

1.5 REGISTRÁCIA PROGRAMU POZOR! Táto kapitola je určená len pre "OSTRÉ" a ŠTART+ verzie programu ALFA (nie pre ŠTART VERZIE)! Ak sa v adresári (napríklad C:\ALFA), z ktorého spúšťate program ALFA32.EXE, nachádza platný licenčný súbor LICENCIA.LIC, ide o "ostrú" verziu programu. Ak ešte nie je program ALFA vo Windows zaregistrovaný, musí sa najskôr zaregistrovať. Registrácia prebieha automaticky. Pri inštalácii "ostrej verzie" z CD sa súbor LICENCIA.LIC nachádza priamo na CD. Pri inštalácii z internetu je potrebné tento súbor ručne vložiť z iného zdroja. Najrýchlejším spôsobom je požiadať, aby bol licenčný súbor poslaný emailom. V takomto prípade ho musíte z emailu uložiť do adresára, v ktorom je nainštalovaná ALFA. Ďalším spôsobom ako získať licenčný súbor je prostredníctvom Zóny pre klienta (odkaz sa nachádza v hlavnom okne programu Alfa). Ak chcete iba stiahnuť nový licenčný súbor, môžete to urobiť cez menu Alfa → Stiahnutie licenčného súboru. Po prvom spustení programu sa tento automaticky zaregistruje a vytvorí sa informačný súbor LICENCIA.KEY (C:\ALFA). POZOR! Licenčný súbor LICENCIA.LIC sa nachádza v tom adresári, kde máte nainštalovaný program ALFA (napríklad C:\ALFA). Každý takýto súbor je jedinečný a je vytvorený pre konkrétneho užívateľa a konkrétnu verziu programu. S registrovaným upgradom dostanete vždy nový súbor LICENCIA.LIC. POZOR! Ak odstránite súbor LICENCIA.LIC z adresára C:\ALFA, degradujete váš registrovaný program ALFA na ŠTART VERZIU!

1.6 UPGRADE PROGRAMU Program ALFA sa neustále vyvíja a prispôsobuje aktuálne platnej legislatíve. KROS a.s. poskytuje všetkým užívateľom nové verzie (upgrade) programu ALFA, do ktorých sú zapracovávané aktuálne zmeny v legislatíve a vylepšenia v programe. Nové verzie je možné získať stiahnutím z internetu alebo zaslaním na CD za manipulačný poplatok. Užívateľ má nárok na nové verzie programu, ak má platný Balík podpory. BALÍK PODPORY

Predajca poskytuje užívateľovi Balík podpory. V rámci neho môžete:

aktualizovať program (upgrade) bezplatným stiahnutím z internetovej stránky alebo za cenu manipulačného poplatku prostredníctvom CD, využívať služby HOT-LINE – poradenstvo pri akýchkoľvek otázkach k programu.

Balík podpory platí vždy 1 rok, pričom pri zakúpení programu sa poskytuje na prvý rok bezplatne. Ak nemáte platný Balík podpory, môžete program aj naďalej používať, ale dočasne ho nemôžete aktualizovať a využívať služby HOT-LINE.

1

20


Váš Balík podpory platí do dátumu uvedenom v pravej dolnej časti okna hlavnej obrazovky programu ALFA v časti podpora. Užívateľ zostavy ALFA ŠTART má platnosť Balíka podpory neobmedzenú. UPGRADE Z INTERNETU

V programe je zakomponovaná automatická funkcia na overenie a stiahnutie upgrade programu, helpu k programu a databázy vzdialeností z internetu. Pomocou tejto funkcie jednoducho priamo z programu zistíte, či už je k dispozícii nová verzia a môžete ju hneď aj stiahnuť a nainštalovať. Funkcia je dostupná výberom z hlavného menu programu Alfa → Over/Stiahnutie upgrade z internetu. Po výbere tejto voľby sa zobrazí dialógové okno s číslom verzie nainštalovanej vo vašom počítači a s číslom verzie na internete. Pokiaľ je na internete dostupná novšia verzia programu, ponúkne sa jej stiahnutie pomocou tlačidla Stiahni. Sťahovanie prebieha na pozadí, takže môžete ďalej pracovať v programe. Program kontroluje aj verziu helpu a databázu vzdialeností, ktoré sa po stiahnutí automaticky uložia do hlavného adresára Alfy. Ak máte neplatnú licenciu, tak sa zobrazí červený text: Nie je možné stiahnuť novú verziu, pretože skončila platnosť vášho Balíka podpory. Obnovu Balíka podpory si môžete objednať on-line cez Zónu pre klienta alebo na telefónnom čísle 041/707 10 15.

Počas sťahovania je v pravom dolnom rohu zobrazený program na sťahovanie:

Ak zaškrtnete check Po dokončení sťahovania vypnúť počítač, a ak počas sťahovania ukončíte prácu s programom Alfa, po stiahnutí aktualizácie sa počítač vypne. V prípade, ak sa vyskytne chyba pri sťahovaní, tak sa sťahovaný súbor odstráni, aby nedošlo k chybnej inštalácii. Po úspešnom stiahnutí sa zobrazí hláška, že nová verzia je stiahnutá a

pripravená na inštaláciu. Ak sa rozhodnete novú verziu nainštalovať hneď, stlačte Áno. Program sa zatvorí a inštalácia prebehne rovnako ako pri inštalácii z CD. Ak upgrade nechcete inštalovať hneď, opustite formulár pomocou tlačidla Nie a pri ďalšom spustení programu ALFA vám bude opäť ponúknutá možnosť nainštalovať novšiu verziu.


V menu Alfa → Nastavenia - Automatické aktualizácie si môžete naplánovať automatickú aktualizáciu, kde sú na výber tieto možnosti:

Pri štarte programu sa potom podľa nastavenia periodicity aktualizácie overí dostupnosť novej verzie, a pokiaľ je dostupná nová verzia, zobrazí sa okno aktualizácie rovnaké ako pri spustení z menu Alfa → Over/Stiahnutie upgrade z internetu, ale namiesto tlačidla Návrat je tlačidlo Teraz nie, na ktoré keď kliknete, inštalácia sa nespustí, a pri najbližšom spustení sa okno znova zobrazí. Tiež sa tu nachádza checkbox Na verziu xy.xy už viac neupozorňovať, ktorý keď zaškrtnete, automatická aktualizácia nebude viac upozorňovať na aktuálnu verziu.

Novú verziu spolu s helpom a databázou vzdialeností si môžete stiahnuť aj ručne zo stránky firmy Kros a. s., kde v sekcii Upgrade vyberte ALFA – jednoduché účtovníctvo → Aktuálna verzia (www.kros.sk/alfa/upgrade). Na tejto stránke nájdete zoznam súborov na stiahnutie, a tiež popis inštalácie upgradu. Zároveň sa tu nachádza aj zoznam všetkých noviniek, ktoré sú v upgrade zakomponované. Je to z toho dôvodu, aby ste sa ešte pred stiahnutím upgradu rozhodli, či si novú verziu nainštalujete alebo nie. Pre nainštalovanie aktuálnej verzie programu musíte mať platný Balík podpory. Ak chcete dostávať oznam o nových verziách programu, prihláste sa k bezplatnému odberu emailových noviniek na stránke www.kros.sk/odbernoviniek. UPGRADE Z

CD

Všetkým užívateľom, ktorí majú zakúpený program ALFA (okrem verzie ALFA ŠTART) je posielaná obvykle dvakrát ročne poštou ponuka na upgrade. Ponuka obsahuje preddavkovú faktúru na upgrade a zoznam noviniek v aktuálnej verzii. Po zaplatení preddavkovej faktúry je užívateľovi

21

1

22


zaslané CD obsahujúce aktuálnu verziu, príp. ďalšie informačné materiály. Upgrade na CD je možné kedykoľvek poslať aj na požiadanie, za cenu manipulačného poplatku. Ak máte zakúpený Balík podpory, za upgrade zaslaný na CD zaplatíte len manipulačný poplatok. V opačnom prípade je potrebné si zakúpiť Balík podpory.

1.7 INŠTALÁCIA HARDVÉROVÉHO KĽÚČA Hardvérový kľúč slúži na zamedzenie zobrazovania údajov o vašej licencii, mena a IČO vlastníka licencie na tlačových zostavách. Platí to len pre ostré verzie programu ALFA. USB hardvérový kľúč je potrebné objednať u vášho predajcu alebo priamo vo firme KROS a.s. Po vložení kľúča do mechaniky počítača, program ALFA pripojený hardvérový kľúč zaregistruje, a na výstupných zostavách bude namiesto vašej licencie zobrazovať údaje o výrobcovi programu. POZNÁMKA: V prípade, že pracujete pod operačným systémom MS Windows XP, pri prvom zapojení USB hardvérového kľúča sa zobrazí sprievodca novým hardvérom. Stlačte tlačidlo Ďalej a nechajte doviesť inštaláciu ovládača pre USB hardvérový kľúč do konca. Počas inštalácie sa zobrazí len upozorňujúce okno, ktoré informuje o tom, že daný ovládač nie je certifikovaný. Stlačte Pokračovať pre dokončenie inštalácie.

2 OVLÁDANIE PROGRAMU

23


V tejto kapitole vás oboznámime so základnými ovládacími prvkami v programe, s ovládaním textových aj databázových tabuliek a vyhľadávaním záznamov.

2.1 Hlavný formulár programu ............................ 25 2.2 Vzhľad programu ........................................... 26 2.3 Ovládacie prvky programu ............................. 27 2.4 Klávesnica, myš ............................................. 29 2.5 Ovládanie tabuliek ......................................... 30 2.6 Vyhľadávanie existujúcich záznamov ............ 34 2.7 Dátumové polia.............................................. 39 2.8 Rýchly vstup do číselníkov – f7 ...................... 39 2.9 Označovanie záznamov ................................. 39

2

24



25

2.1 HLAVNÝ FORMULÁR PROGRAMU Po spustení programu ALFA je hlavný formulár trvalo zobrazený na obrazovke vášho monitora. Plní niekoľko základných funkcií. Pomocou hlavného menu, ktoré sa nachádza v hornej časti formulára, je možné otvárať ďalšie okná programu – pomocou neho sa sprístupňujú všetky funkcie programu.

V strednej časti hlavného formulára sa nachádzajú základné informácie o vašej licencii, o verzii programu, o prístupných moduloch a o platnosti zakúpeného balíka služieb zákazníckej podpory. TIP: Farbu úvodnej obrazovky si môžete zvoliť výberom z hlavného menu programu Alfa → Farebná škála úvodnej obrazovky.

V pravej hornej časti sa nachádza číslo aktuálnej verzie. Vedľa nej je odkaz na zoznam noviniek zapracovaných vo verzii. V časti licencia programu sú uvedené údaje o vlastníkovi licencie a zákazníckom čísle. Po kliknutí na nápis licencia programu sa zobrazí text licenčných podmienok. Pod zákazníckym číslom je odkaz Zóna pre klienta. Zóna pre klienta slúži na stiahnutie licenčného súboru, doobjednanie nových modulov alebo služieb. Takáto možnosť je aj v hlavnom menu Alfa → Zóna pre klienta. V obidvoch prípadoch môžete priamo z programu vyvolať prihlasovací formulár na prihlásenie sa do Zóny pre klienta. Kliknutím na odkaz Zóna pre klienta program

2

26


spustí internetovú stránku a zobrazí sa formulár na prihlásenie. Prihlásenie do Zóny pre klienta je prístupné len pre existujúcich zákazníkov. Ak máte zakúpenú licenciu, zákaznícke číslo bude zapísané v licenčnom súbore a program ho automaticky doplní do poľa zákaznícke číslo alebo prihlasovacie meno. Do poľa heslo doplníte vaše prístupové heslo, ktoré obdržíte pri kúpe programu. Ak chcete iba stiahnuť nový licenčný súbor, môžete to urobiť cez menu Alfa → Stiahnutie licenčného súboru. V časti moduly programu sú uvedené moduly, z ktorých sa skladá program. Zakúpené moduly sú zvýraznené zeleným pásikom, nezakúpené červeným. V časti zákaznícka podpora je uvedené, do akého dátumu máte zakúpený balík podpory. Po kliknutí na odkaz Informácie pre užívateľov sa zobrazia rôzne užitočné informácie o cenníku programu, upgrade, podpore a pod. V pravej dolnej časti je telefónne číslo na službu HOTLINE. Spodná časť obsahuje základný prehľad o firme. V hornej časti prehľadu sa nachádzajú tlačidlá na prepínanie zobrazovania súm v EUR a SKK (pokiaľ je v Číselníku → Nastavenia (Režim účtovania) → v záložke Duálne zobrazovanie zapnuté Duálne zobrazovanie súm v 2 menách). Vedľa sa nachádza ikonka (kľúč), pomocou ktorej otvoríme okno Nastavenia prehľadu o firme a ikonka (krížik), ktorou je možné prehľad o firme vypnúť. Prehľad sa dá opäť zapnúť v menu Číselník → Nastavenia (Režim účtovania) → Všeobecné → Zapnúť prehľad o firme. V záložke Pohľadávky/Záväzky/Fakturácia sa nachádza prehľad pohľadávok a záväzkov, informácia o ich splatnosti a stav dennej a mesačnej fakturácie. Zobrazenie počtu dní splatnosti sa dá zmeniť v nastaveniach prehľadu o firme. V záložke Pokladnice/Banky sa zobrazujú zostatky pokladníc, bankových účtov a ich súčty. Ďalšou záložkou je záložka Príjmy/Výdavky/Výsl. hospodárenia a poslednou záložkou je Evidencia DPH v ktorej sa zobrazuje daňová povinnosť. V nastaveniach prehľadu o firme je k tejto záložke možné nastaviť, či ste mesačný alebo štvrťročný platiteľ DPH. Spodná časť formulára je len informačná.

Obsahuje názov práve otvorenej firmy vrátane cesty k databázovému súboru a indikátor toho, či je firma platiteľom DPH alebo nie, prípadne či sa spracováva účtovníctvo typu SVB – Spoločenstvo vlastníkov bytov. Posledné pole zobrazuje aktuálny systémový dátum počítača:

2.2 VZHĽAD PROGRAMU Vzhľad programu ALFA si môžete prispôsobiť podľa vašich preferencií výberom jedného zo štyroch štýlov zobrazenia, tzv. tém. Zmenu vzhľadu uskutočníte výberom z menu programu Alfa → Vzhľad programu. Pre zachovanie doterajšieho zobrazenia vyberte možnosť Bez témy.


27

2 V prípade, ak chcete zmeniť vzhľad programu farebne, resp. farebne označiť záznamy, kliknite pravým tlačidlom myši v databázovej tabuľke. Zobrazí sa menu s možnosťou výberu Nastavenia farby. Potvrdením funkcie vlastné nastavenie zvoľte nepárny alebo párny riadok kde túto zmenu uskutočníte.

2.3 OVLÁDACIE PRVKY PROGRAMU Ovládacími prvkami budeme nazývať všetko to v programe, čo budete používať na jeho ovládanie. Sú to tieto základné prvky: TLAČIDLO

Stlačením tlačidla alebo stlačením vhodnej kombinácie klávesov (v tomto prípade Alt + N) sa začne vykonávať akcia. Akcia, ktorá sa vykoná, je vyjadrená krátkym názvom na tlačidle.

TLAČIDLO

F7

Tlačidlá F7 majú v programe ALFA jedinú funkciu – otvoriť príslušný číselník alebo evidenciu, z ktorej sa preberie údaj do textového poľa, prípadne sa preberú viaceré údaje do niekoľkých textových polí z číselníka súčasne. Z tohto dôvodu je tlačidlo F7 vždy zviazané s nejakým textovým poľom.

TEXTOVÉ POLE

Textové pole slúži na zadanie textu, dátumu alebo číselnej hodnoty do programu pomocou klávesnice.

28


TIP: Pri zadávaní partnera, mesta, štátu a položiek faktúry program pomáha automatickým dopĺňaním textu z príslušného číselníka. Keď vám program ponúkne žiadaný údaj, stačí ho potvrdiť klávesom Enter. Automaticky sa doplnia aj ďalšie dostupné údaje z číselníka (pri dopĺňaní partnera je to napríklad ulica, IČO a pod.). Funkciu je možné pre daný údaj vypnúť/zapnúť pri jeho zadávaní stlačením klávesu F6. Toto nastavenie sa potom prejaví vo všetkých evidenciách, kde je táto funkcia dostupná (t.j. číselník partnerov, evidencia záväzkov, pohľadávok a skladových pohybov a fakturácia). ROZBAĽOVACÍ ZOZNAM

Rozbaľovací zoznam ponúka výber z niekoľkých možností. Po stlačení šípky, ktorá sa nachádza v pravej časti zoznamu, vyberiete pomocou klávesnice alebo myši požadovanú možnosť z ponuky.

ROZBAĽOVACÍ ZOZNAM EDITOVATEĽNÝ

Rozbaľovací zoznam editovateľný ponúka výber z niekoľkých možností, pričom nemusíte zo zoznamu vybrať žiadnu položku, ale môžete túto doplniť tak ako pri textovom poli, pomocou klávesnice. VOĽBA

Pomocou myši alebo klávesom medzera zapnete (označíte) voľbu, ktorá má byť aktívna. Súčasne môžu byť aktívne viaceré voľby alebo nemusí byť aktívna ani jedna voľba.

VOĽBA

– PREPÍNAČ

Tento ovládací prvok slúži na výber práve jednej z ponúkaných možností.

Pomocou myši alebo pomocou klávesu medzera zapnite požadovanú voľbu. V jednom zozname volieb musí byť aktívna práve jedna voľba (v zobrazenom prípade je zapnutá voľba Fyzická osoba). Nemôžu byť aktívne dve alebo viac volieb súčasne – to je hlavný rozdiel medzi ovládacím prvkom Voľba - prepínač a predchádzajúcim ovládacím prvkom Voľba. ZÁLOŽKY

Tento prvok predstavuje niekoľko formulárov, uložených akoby za sebou. Používa sa na úsporu miesta vo formulároch a ich sprehľadnenie. Požadovanú záložku sprístupníte tak, že na ňu kliknete ľavým tlačidlom myši.


29

ZVISLÁ A VODOROVNÁ POSUVNÁ LIŠTA

Zvislá a vodorovná lišta obvykle býva súčasťou tabuliek. Slúži na zobrazenie tých častí tabuľky, ktoré presahujú formulár (nezmestia sa do formulára). Stlačením šípky možno obsah formulára posúvať v ľubovoľnom smere (doľava, doprava, nahor, nadol). Okrem toho možno obsah formulára presúvať i ťahaním obdĺžnika na lište pomocou ľavého tlačidla myši.

DATABÁZOVÁ TABUĽKA

S týmto prvkom sa budete v programe ALFA stretávať najčastejšie. Je to tabuľka, v ktorej sú zobrazené údaje z databázy – účtovníctva danej firmy. V programe ALFA môžete pomocou databázovej tabuľky zadávať nové údaje, opravovať ich, mazať alebo vyhľadávať. Všetky tieto funkcie sú popísané v kapitole 2.5.1 Databázová tabuľka [str.30].

TEXTOVÁ TABUĽKA

Tabuľka tohto typu predstavuje skupinu textových polí, ktoré sa ovládajú pomocou myši a klávesnice súčasne. Program používa takúto tabuľku v prípadoch, kedy skupina textových polí tvorí jeden logický celok. Ovládanie tejto tabuľky je popísané v kapitole 2.5.2 Textová tabuľka [str.32].

V programe sa stretnete so všetkými prvkami uvedenými vyššie. Niektoré budú mať viac podôb. Napríklad ovládací prvok Tlačidlo má v programe ALFA rôzne funkcie. Databázová tabuľka tiež mení svoju podobu v každom formulári. Raz zobrazuje zápisy peňažného denníka, inokedy neuhradené pohľadávky alebo vaše bankové účty.

2.4 KLÁVESNICA, MYŠ Ovládanie klávesnicou je nasledovné: Tab

Posun na ďalší prvok vo formulári (ďalšie textové okno, tlačidlo, rozbaľovací zoznam…).

Shift + Tab

Posun na predchádzajúci prvok vo formulári (predchádzajúce textové okno, tlačidlo, rozbaľovací zoznam…).

Enter

Posun na ďalší prvok vo formulári, pričom preskakuje tlačidlá (s výnimkou tlačidla Ok).

2

30


TIP: Pri presune z jedného poľa do druhého používajte namiesto klávesu Tab alebo myši kláves Enter. Pridávanie nových aj opravovanie existujúcich údajov bude rýchlejšie. Ovládanie myšou je pod Windows to najlepšie, čo môžeme odporučiť. Ovládanie sa stane po chvíli práce jednoduché a rýchle. Výhodou je, že môžete ľubovoľne preskakovať jednotlivé prvky vo formulári. Kurzor myši nastavíte vždy priamo na požadovaný prvok. Po stlačení ľavého tlačidla vyvoláte príslušnú akciu alebo sprístupníte príslušný prvok – prvok sa stane aktívnym.

2.5 OVLÁDANIE TABULIEK Program pracuje s dvomi druhmi tabuliek – textovou a databázovou tabuľkou.

2.5.1 DATABÁZOVÁ TABUĽKA Databázová tabuľka vždy zobrazuje vybraté údaje z databázy.

Jej základné ovládacie prvky sú vždy rovnaké. Pomocou ľavej hornej časti formulára definujete, aké údaje majú byť v databázovej tabuľke zobrazené. V uvedenom prípade v číselníku Partneri môžete definovať, či sa majú zobraziť všetci partneri, odberatelia alebo dodávatelia (výberom z rozbaľovacieho zoznamu) a zároveň či sa majú zobraziť aktívni alebo neaktívni partneri (príp. všetci – vtedy zapnite obidve voľby). Pomocou pravej časti môžete vyhľadávať konkrétne záznamy podľa tej položky, ktorá je nastavená v rozbaľovacom zozname Zotriedené podľa…. V strednej časti formulára sa nachádzajú samotné údaje z databázy. V spodnej časti nájdete vždy tlačidlá Pridaj, Oprav a Vymaž. Pomocou nich môžete do databázovej tabuľky pridávať nové záznamy, opravovať alebo vymazávať existujúce. Tlačidlom Pridaj bude vždy vyvolaný príslušný formulár pre pridanie nového záznamu. Po stlačení tlačidla Ok v takomto pridávanom formulári budú údaje skontrolované programom a uložené do databázy. Kedykoľvek môžete v pridávanom formulári použiť tlačidlo Zruš. Tlačidlom Oprav bude vyvolaný príslušný formulár pre opravu existujúceho záznamu. Ak vykonáte zmeny v tomto formulári, stlačte v opravovanom formulári tlačidlo Ok. Údaje budú skontrolované programom a uložené do databázy. Kedykoľvek môžete v opravovanom formulári použiť tlačidlo Zruš.


31

Tlačidlom Vymaž bude vždy vyvolaný formulár s otázkou "Vymazať?". Program ALFA sa vás pýta, či chcete naozaj vymazať označený záznam z databázy. Zvoľte Áno alebo Nie. Ak zvolíte Áno, tento záznam bude vymazaný. Na začiatok a koniec evidencie sa môžete presúvať kombináciou kláves Ctrl + Home / End. Vo všetkých záznamových formulároch sa po stlačení pravého tlačidla myši vyroluje tzv. rýchle menu. Toto menu obsahuje rovnaké funkcie ako tlačidlá vo formulári. Funkcie ako Zobraz (filtre) alebo Vstup do iných evidencií sa v rýchlom menu nenachádzajú. V hlavnom menu pravého tlačidla myši sú definované základné funkcie: Pridaj, Kópia, Oprav (pokiaľ sa nachádzajú vo formulári ako tlačidlá), Export a Nastavenie vzhľadu, ktoré obsahuje Nastavenie farby a Nastavenie písma tabuľky. Hlavné menu je upravené podľa použiteľnosti tlačidiel vo formulári (napr. vo Faktúrach sa nachádza v hlavnom menu pravého tlačidla myši aj tlačidlo Uhraď faktúru alebo tlačidlo Tlač, v Peňažnom denníku sa nachádzajú tlačidlá Banka, Pokladnica alebo Úpravy).

Funkcia Export obsahuje možnosť exportu do niekoľkých formátov:

Export do programu Excel

Export do formátovaného textového súboru

Export do neformátovaného textového súboru s údajmi oddelenými tabulátorom (môžete ho použiť na importovanie do iného softvéru)

Po výbere jednej z možností sa otvorí príslušná aplikácia (Excel alebo poznámkový blok), kde je možné exportované údaje ďalej upravovať príp. uložiť pod iným názvom ako je výrobcom preddefinovaný. Poslednou funkciou rýchleho menu je funkcia Prispôsobiť, ktorá obsahuje ďalšie tlačidlá nachádzajúce sa vo formulári. Zaškrtnutím si môžete vybrať tie, ktoré chcete, aby sa zobrazovali v hlavnom menu pravého tlačidla myši.

2

32


2.5.2 TEXTOVÁ TABUĽKA Ovládanie textovej tabuľky sa líši od ovládania databázovej tabuľky v niektorých základných bodoch. Keďže nie je potrebné používať ďalšie ovládacie prvky, je postup vloženia údajov do tabuľky iný ako pri databázovej tabuľke. Pri vkladaní používajte klávesnicu alebo kombináciu klávesnice a myši.

Rozdiel medzi textovou a databázovou tabuľkou je ten, že textová tabuľka nikdy priamo nemení údaje, ktoré sú zapísané v databáze. Pracuje vždy len s programovými údajmi, ktoré je potrebné zadať ako podklad pre vytvorenie alebo zmenu databázových údajov. Takáto tabuľka neobsahuje ovládacie prvky ako sú: Pridaj, Oprav, Vymaž alebo iné. POSTUP PRE ZADANIE HODNOTY:

1.

Nastavte sa pomocou myši alebo klávesu Tab a šípok na požadované políčko textovej tabuľky.

2.

Ak ste nastavenie previedli klávesom Tab a šípkami, stlačte kláves Enter, ak pomocou myši, kliknite na políčko. Z tabuľky "vystúpi" textové pole, v ktorom bude nulová hodnota:

3.

Do tohto textového poľa vpíšte pomocou klávesnice požadovanú sumu:


4.

Ak ste s údajom spokojní, stlačte kláves Enter. Je to jediná možnosť ako sa táto hodnota dostane do textovej tabuľky!

POZOR! V uvedenom prípade je použitá textová tabuľka Rozpis DPH, kde je zapnutá voľba Automaticky dopočítavať Spolu, Základ a DPH. Preto sa vyplnili aj zvyšné polia! POSTUP PRE OPRAVU HODNOTY:

1.

Ak chcete opraviť hodnotu v textovej tabuľke, nastavte sa pomocou myši alebo klávesu Tab a šípok na požadované políčko textovej tabuľky.

2.

Ak ste nastavenie previedli klávesom Tab a šípkami, stlačte kláves Enter. Z tabuľky "vystúpi" textové pole, v ktorom je hodnota, ktorú chcete opraviť.

3.

Pomocou klávesnice zmeňte požadovanú hodnotu:

4.

Ak ste s údajom spokojní, stlačte kláves Enter. Je to jediná možnosť ako sa môže táto hodnota v textovej tabuľke zmeniť!

TIP: Pokiaľ ste omylom prepísali niektorú hodnotu v textovej tabuľke alebo ste omylom myšou klikli na niektoré textové pole, a to vystúpilo z tabuľky, čím sa stalo aktívne, stačí stlačiť kláves Esc, alebo kliknúť pravým tlačidlom myši, prípadne kliknúť myšou do inej časti formulára. Po týchto akciách nebudú zmeny akceptované.

33

2

34


2.6 VYHĽADÁVANIE EXISTUJÚCICH ZÁZNAMOV V programoch, ktoré pracujú s veľkým množstvom údajov, sa často stretnete s požiadavkou spätne vyhľadať existujúce záznamy. Takéto záznamy väčšinou chcete skontrolovať, opraviť alebo vymazať. V programe ALFA je možné vyhľadať existujúce záznamy pomocou prvkov, ktoré sa nachádzajú v pravej hornej časti formulára. Kombináciou týchto prvkov sa pre vás stane vyhľadávanie rýchle a jednoduché. Ak sa už v programe nachádza veľké množstvo údajov, môžete použiť pruh s prepínačmi alebo zapnite voľbu, ktorá špecifikuje určitú skupinu údajov. Príslušnou voľbou sa zobrazia všetky údaje rovnakého charakteru.

Okrem toho môžete vyhľadávať údaje pomocou rozbaľovacieho zoznamu Zotriedené podľa... a podľa textového poľa Hľadaj.

V rozbaľovacom zozname Zotriedené podľa… zvoľte, podľa ktorej položky má byť databázová tabuľka zotriedená (nastavte tú položku, podľa ktorej chcete vyhľadávať). V ďalšom kroku sa pomocou myši alebo klávesu Tab prepnite do textového poľa Hľadaj a za pomoci klávesnice zadajte celý, prípadne len časť hľadaného údaju. Potom stlačte kláves Enter. V tejto chvíli program ALFA nájde prvý výskyt hľadaného údaju alebo údaj, ktorý je mu najviac podobný. Zotriediť údaje vo Fakturácii a v Číselníku partnerov je možné aj kliknutím na hlavičku daného stĺpca, kedy sa údaje podľa neho zoradia vzostupne, príp. zostupne. Ak zapnete voľbu Hľadaj priebežne, vyhľadávanie sa uskutočňuje už počas písania tohto textu. Program nájde prvé mesto v abecede, ktoré sa začína na zadané písmeno. Môžete špecifikovať ďalšie hľadanie doplnením ďalšieho písmena v poradí. Ak nie je voľba zapnutá, text je vyhľadaný až po stlačení klávesu Enter. Zapnutie tejto voľby si program zapamätá aj po zatvorení príslušnej evidencie (databázovej tabuľky) prípadne celého programu. V niektorých formulároch je možné využiť aj tzv. rýchle filtre - prázdny riadok nad záhlavím databázovej tabuľky, pomocou ktorého môžete rýchlo vyhľadať záznamy, vyhovujúce zadanému kritériu.

2.6.1 VYHĽADÁVANIE PODĽA ZAČIATOČNÉHO TEXTU Postup si predvedieme na príklade, v ktorom chcete nájsť v číselníku partnerov partnera s názvom UNIVERZÁL SLOVAKIA podľa začiatočných písmen z jeho názvu. 1.

Budete vyhľadávať podľa názvu partnera, preto si databázovú tabuľku dajte zotriediť podľa "Názvu":


35

2 2.

Presuňte sa na textové pole Hľadaj Meno partnera.

3.

Pomocou klávesnice vpíšte do tohto poľa aspoň začiatočné písmená názvu: "UN".

4.

Stlačte kláves Enter. TIP: Kláves Enter môžete stlačiť kedykoľvek, aj keď ste údaj ešte nezadali celý. Program ALFA sa pokúsi nájsť hľadaný záznam podľa začiatočných písmen.

5.

Program ALFA nájde prvý údaj, ktorý sa začína písmenami "UN".

6.

Kurzor databázovej tabuľky ale nestojí na partnerovi, ktorého ste chceli vyhľadať. Pre úspešné dohľadanie môžete postupovať tromi spôsobmi: Dopíšte do poľa Hľadaj Meno partnera ďalšie písmená a opäť stlačte Enter. Stláčajte kláves Enter dovtedy, kým sa databázová tabuľka nenastaví na požadovaný záznam. (Program bude postupne "preskakovať" medzi takými záznamami, ktoré začínajú textom, ktorý je napísaný v poli Hľadaj Meno partnera – v našom prípade by program po stlačení klávesu Enter skočil na záznam "UNIVEL" a po ďalšom stlačení tlačidla Enter na záznam, ktorý hľadáme). Pomocou myši a posuvnej lišty dohľadajte záznam priamo v tabuľke.

TIP: Ak zapnete voľbu Hľadaj priebežne, nemusíte po každom zápise stláčať kláves Enter. Program to akoby urobí za vás. TIP: Pokiaľ budete vyhľadávať dátumy a číselné hodnoty, je vhodné do poľa Hľadaj zadať tieto hodnoty kompletné. Postup zadávania hodnôt nájdete v kapitole 2.6.3 Vyhľadávanie podľa dátumu alebo [str. 37].

36


Tento spôsob môžete využiť pri hľadaní ktorejkoľvek textovej položky z databázy. Môže sa jednať napríklad o text peňažného denníka, položku faktúry a pod.

2.6.2 VYHĽADÁVANIE PODĽA ZÁSTUPNÝCH ZNAKOV

ČASTI

TEXTU

S POUŽITÍM

Rovnako ako v predchádzajúcom príklade, budete hľadať v číselníku partnerov partnera s názvom UNIVERZÁL SLOVAKIA, pričom si ale neviete spomenúť na kompletný názov, ale viete, že sa v názve nachádza postupnosť písmen "VER". Popíšeme len rozdiely oproti postupu, ktorý sme popísali v predchádzajúcej kapitole. Vykonajte prvé dva body podľa predchádzajúceho postupu. V bode 3 napíšte namiesto textu "UN" text "*VER" (hviezdička + text "VER"). Hviezdička je zástupný znak a hovorí o tom, že začiatok textu môže byť ľubovoľný, dokonca ľubovoľnej dĺžky. Stlačte kláves Enter.

Program sa teraz môže nastaviť napríklad na záznam s partnerom "ASTVERPAK", pretože sa v názve nachádza postupnosť znakov "VER". Ďalej postupujte rovnako. Buď budete stláčať kláves Enter, až kým sa program nenastaví na záznam s partnerom UNIVERZÁL SLOVAKIA alebo dopíšte ďalšie znaky, aby ste programu trocha pomohli a opäť stlačíte Enter. Poslednou možnosťou je dohľadanie záznamu ručne – pomocou myši a klávesnice. PRINCÍP ZÁSTUPNÝCH ZNAKOV:

Už ste použili zástupný znak "*" (hviezdička), ktorý nahrádza ľubovoľný text. Existuje ešte jeden zástupný znak. Je to "?" (otáznik). Tento, na rozdiel od hviezdičky, vždy nahrádza len jeden znak. Opäť využijeme názov firmy UNIVERZÁL SLOVAKIA, na ktorom si predvedieme názorné príklady použitia týchto znakov. Pri vyhľadávaní bude textu "*VER", v poli Hľadaj vyhovovať názov: " UNIVERZÁL SLOVAKIA ", ale aj názvy: "ASTVERPAK", EVER, "MROVERA", SVERET, VERAMAT a veľa ďalších. Všimnite si, že názov firmy môže začínať ľubovoľným textom s ľubovoľnou dĺžkou, aj nulovou. Ak použijete zástupný znak "?" a napíšete "?VER", tak by z vyššie spomenutých názvov pripadali do úvahy: "EVER", SVERET". (Prvý znak je ľubovoľný, pričom tam nejaký musí byť, ďalej text pokračuje naším "VER" a končí ľubovoľným iným textom, aj žiadnym.) TIP: Zástupné znaky môžete navzájom kombinovať. Môžete napísať napríklad "U??VER" a program by vyhľadal firmu s názvom UNIVERZÁL SLOVAKIA. POZOR! Program pri vyhľadávaní nerozlišuje malé a veľké písmená.


37

TIP: Program pri vyhľadávaní textových položiek, pomocou poľa Hľadaj, automaticky na koniec textu, ktorý sa má hľadať, pripojí zástupný znak "*" (hviezdička), preto ho nie je potrebné na koniec dopisovať ručne. (Nemá zmysel napísať napríklad "TER*", lebo hviezdičku na koniec textu pripája program automaticky – len to nevidno).

2.6.3 VYHĽADÁVANIE PODĽA DÁTUMU ALEBO SUMY Pre vyhľadanie dátumu stačí dátum do programu ALFA zadať tak, ako je uvedené na obrázku a stlačiť kláves Enter:

Ak nebude zadaný rok, program ALFA si vnútorne doplní aktuálny rok, pre ktorý sa práve účtuje. Ak nebude zadaný mesiac, program ALFA si vnútorne doplní aktuálny mesiac.

Pre vyhľadanie sumy, rovnako ako pri dátume, tiež nie je potrebné zadávať celú sumu.

POZOR! Desatinný oddeľovač je možné zadať ako "." alebo ","!

2

38


2.6.4 RÝCHLE FILTRE Pre zrýchlené vyberanie záznamov, ktoré majú byť zobrazené, je možné použiť takzvané rýchle filtre. Rýchle filtre sú v podstate filtrovacie textové polia, ktoré sú umiestnené nad záhlavím databázovej tabuľky. V programe ich môžete použiť v evidencii pohľadávok a záväzkov, v číselnku partnerov, v číselníku daňových úradov a vo fakturácii.

POZOR! V niektorých stĺpcoch tabuľky nie je možné použiť rýchle filtre, v týchto stĺpcoch je pole rýchleho filtra neprístupné. Vyhľadávanie podľa rýchlych filtrov pracuje rovnako ako vyhľadávanie podľa poľa Hľadaj. Nemusíte však mať zotriedené záznamy podľa žiadneho stĺpca, ale hľadaný text napíšete priamo do rýchleho filtra toho stĺpca, v ktorom má program hľadať. Po napísaní hľadaného textu do rýchleho filtra a stlačení klávesu Enter budú zobrazené záznamy vyhovujúce zadanému textu a ostatným, predtým zadaným výberovým podmienkam (označené / neoznačené / všetky a pod.). Ak si napríklad chcete vyfiltrovať iba doklady pre niektorého partnera, napíšte do textového poľa nad stĺpcom Partner jeho názov a stlačte Enter, zobrazia sa iba doklady daného partnera:

TIP: Pri filtrovaní číselných a dátumových polí je možné použiť aj znamienka <, >,<= a >=. Pomocou rýchlych filtrov môžete vyhľadávať aj časti záznamov, pričom si môžete nastaviť, či chcete zadaný text hľadať od začiatku záznamu alebo kdekoľvek v jeho časti. Urobíte tak po kliknutí pravým tlačidlom myši v riadku rýchlych filtrov a výberom voľby Nastavenie filtrovania:

Druhá voľba je výhodná v prípade, ak si napríklad nepamätáte presný názov partnera, ale iba jeho časť. Použitím tejto voľby tak zobrazíte všetkých partnerov, ktorí v názve obsahujú zadanú časť textu. Odporúčame používať túto druhú možnosť. Ďalšou voľbou v tejto ponuke je Obnov dáta - táto funkcia opätovne zobrazí tabuľku s použitím zadaných filtrov. Môžete ju použiť v prípade, keď si nie ste istý, či sú zadané filtre v tabuľke zohľadnené. Zrušiť použitý filter možno vymazaním zadanej hodnoty a opätovným stlačením klávesu Enter alebo použitím funkcie Vyčisti filtre, ktorá sa tiež nachádza v ponuke zobrazenej po kliknutí pravým tlačidlom myši. Napravo od rýchlych filtrov sa nachádza malé tlačidlo C. Jeho stlačením sa tiež vymažú všetky rýchle filtre a obnoví sa databázová tabuľka.


39

Pri otvorení firmy sú rýchle filtre v daných evidenciách zapnuté – nad databázovými tabuľkami je prázdny riadok. Vypnúť ich môžete pomocou voľby Rýchle filtre, dostupnej po kliknutí pravým tlačidlom myši v databázovej tabuľke.

2.7 DÁTUMOVÉ POLIA Dátumové polia sa v programe ALFA vyskytujú na viacerých miestach. Tieto polia sa skladajú z troch textových polí: deň, mesiac a rok. Ich ovládanie je jednoduché – možno zadávať iba dve čísla do každého z nich. Pri nesprávne zadanom dátume program ALFA ohlási chybu a ponúkne opravu príslušnej položky.

POZOR! V programe sa do poľa Rok zadávajú vždy len dve posledné čísla príslušného roku. Tento údaj program konvertuje a do databázy ukladá v plnom dátumovom tvare s formátom DD.MM.RRRR (DD = Deň, MM = Mesiac, RRRR = Rok). Pre rok 1999 zadáte 99, pre rok 2000 zadáte 00, pre rok 2001 zadáte 01, pre rok 2010 zadáte 10 a pod. Ak zadáte koncovku 00 až 78, program predpokladá 21. storočie. Ak zadáte koncovku 79 až 99, program predpokladá 20. storočie.

2.8 RÝCHLY VSTUP DO ČÍSELNÍKOV – F7 Všade tam, kde sa dá pomocou tlačidla F7 alebo pomocou tlačidla Výber partnera prebrať informácia z číselníka do zdrojového formulára, je možné použiť (priamo v textovom poli) kláves F7 na vašej klávesnici. Program sa bude pri jeho stlačení chovať tak, ako keby ste myšou klikli na tlačidlo F7 alebo Výber partnera. Táto funkcia vie zrýchliť zadávanie údajov do programu hlavne s kombináciou, kedy používate kláves Enter na presun medzi jednotlivými poliami formulárov.

2.9 OZNAČOVANIE ZÁZNAMOV V niektorých formulároch programu je možné označovať jednotlivé záznamy databázovej tabuľky. Označovanie môžete previesť ručne záznam po zázname alebo hromadne podľa aktuálneho výberu. Typický príklad nájdete vo formulári Číselník partnerov, ktorý je zobrazený na nasledujúcom obrázku:

Po otvorení záložky Označovanie sa zobrazí šesť tlačidiel. Tri pre označenie a tri pre odznačenie záznamov. Tlačidlom Záznam môžete označiť alebo odznačiť len jeden záznam – riadok evidencie. Ak budete chcieť označiť alebo odznačiť ďalší záznam, budete sa musieť presunúť na požadovaný záznam a opäť použiť tlačidlo Záznam.

2

40


TIP: Jednotlivé záznamy je možné označiť (odznačiť) priamo v databázovej tabuľke pomocou klávesu INS. Podstatne sa tým urýchli označovanie jednotlivých záznamov. Tlačidlo Výber slúži na to, ak chcete označiť alebo odznačiť tie záznamy, ktoré sa v databázovej tabuľke nachádzajú po použití filtrov v záložke Zobraz. Ak si napríklad v záložke Zobraz vyberiete len dodávateľov a potom použijete tlačidlo Výber, program hromadne označí alebo odznačí všetkých dodávateľov. Tlačidlo Všetko slúži na to, ak chcete označiť alebo odznačiť všetky záznamy databázovej tabuľky bez ohľadu na to, či sa v aktuálnom výbere nachádzajú alebo nie. Označené záznamy v databázovej tabuľke sú vždy viditeľne odlíšené žltým podfarbením. Takto označené záznamy môžete potom využiť napríklad pri tlači. Ak si chcete vytlačiť len niektoré príjmové pokladničné doklady peňažného denníka, označte si ich priamo v peňažnom denníku a pri tlači potom zvoľte prepínač Len označené záznamy. Takýto postup vás ušetrí od tlačenia celého peňažného denníka. Ďalší príklad môže byť pri tlači pohľadávok, či záväzkov len k vybratým partnerom. Označte si partnerov v číselníku partnerov.

Pri tlači evidencie pohľadávok alebo záväzkov potom zapnite voľbu Len partneri označení v číselníku Partnerov. Program vám požadovanú evidenciu vytlačí len s vybratými partnermi:

Ak chcete mať v tlačovej zostave zobrazené aj preddavky s úhradami, je potrebné zapnúť voľbu Započítavať preddavky.

3 SKÔR AKO ZAČNETE ÚČTOVAŤ

41


V tejto kapitole popíšeme všetky základné úkony, ktoré je potrebné vykonať pred zaúčtovaním prvého dokladu. Správanie programu je vždy dané nastavením určitých parametrov. Zároveň v tejto kapitole popíšeme základné vlastnosti a použitie číselníkov v programe.

3.1 Vytvorenie novej firmy .................................. 43 3.2 Nastavenia (Režim účtovania) ....................... 45 3.3 Firemné údaje ............................................... 51 3.4 Začiatočné zostatky ....................................... 51 3.5 Členenie (analytika) ...................................... 53 3.6 Číselníky ........................................................ 54 3.7 Heslá .............................................................. 69 3.8 Účely – stĺpce peňažného denníka ................. 69 3.9 Užívateľské číslovanie dokladov .................... 71 3.10 Sadzby dane z motorových vozidiel ............... 75

3

42



43

3.1 VYTVORENIE NOVEJ FIRMY Ak databáza pre firmu, s ktorou chcete pracovať, ešte neexistuje, musíte ju najskôr vytvoriť. Ak vlastníte multiverziu, môžete založiť účtovníctva pre ľubovoľný počet firiem. Ukážeme si postup ako to vykonať: 1.

Z hlavného menu programu vyberte voľbu: Firma → Nová:

3

2.

Do poľa Obchodné meno firmy napíšte celý obchodný názov firmy.

3.

V časti Typ účtovnej jednotky zvoľte typ účtovnej jednotky: Fyzická osoba – podnikateľ: jednoduché účtovníctvo alebo Spoločenstvo vlastníkov bytov (SVB). Ak ste zvolili Fyzická osoba – podnikateľ: daňová evidencia, spôsob výpočtu daňového priznania bude B. POZOR! Pre typ účtovnej jednotky Spoločenstvo vlastníkov bytov nie je program legislatívne aktualizovaný, ani poradensky podporovaný. V programe sú pre tento typ účtovnej jednotky zapracované iba odlišnosti popísané v tejto kapitole.

4.

Nastavte položku Účtovný rok. Zadáva sa len koncovka roku, ktorá sa prenesie do názvu databázového súboru nižšie. Týmto sa odlíšia jednotlivé účtovné roky danej firmy vedené programom ALFA.

5.

Zvoľte, ako sa má vytvoriť názov databázového súboru. Prednastavené je ručné vytvorenie názvu. Program ho generuje z obchodného mena firmy, a to z prvých 5

44


znakov. Ak vám nevyhovuje programom vytvorený názov súboru, môžete ho zmeniť. Môžete použiť aj automatické vytvorenie, názov súboru bude zložený prevažne z čísel. Tento spôsob je menej vhodný, pretože pohľadom na databázový súbor v ľubovoľnom prehliadači (Total Commander…) nebude okamžite jasné, o ktorú firmu sa jedná. 6.

V poli Použije sa adresár je zobrazená cesta, kde sa vytvorí nový databázový súbor. Ak vaša verzia neobsahuje modul Sieť, bude adresár vždy rovnaký, napríklad C:\ALFA\DATA, pretože umiestnenie databázových súborov nie je možné meniť. Ak máte modul Sieť zakúpený a chcete pracovať s databázou v sieti, nastavte si pred vytvorením novej firmy aktuálny databázový adresár výberom z hlavného menu programu Firma → Sieťový adresár. Tento je vždy zobrazený aj v poli Použije sa adresár.

7.

Ak máte všetko správne vyplnené, stlačte tlačidlo Ok.

8.

Program skontroluje údaje a ak vlastníte verziu pre platiteľov DPH alebo MULTIVERZIU a zvolili ste typ účtovnej jednotky Fyzická osoba – podnikateľ, program ALFA sa vás v ďalšom kroku opýta, či firma bude platiteľom DPH alebo nie. Stlačte jedno z tlačidiel Áno alebo Nie.

9.

Ak je všetko správne vyplnené, program začne automaticky generovať nové účtovníctvo. Tento priebeh môžete vizuálne sledovať na percentuálnom ukazovateli, ktorý sa bude nachádzať v strede obrazovky. Objaví sa trikrát: generovanie, príprava a otvorenie nového účtovníctva.

10. Po vygenerovaní a otvorení nového účtovníctva sa objaví formulár, v ktorom je potrebné zadať základné údaje firmy, väčšinou zo živnostenského listu alebo inej adekvátnej listiny.


45

V tomto formulári vyplňte všetky potrebné údaje o novozaloženej firme a stlačte tlačidlo Ok. Údaje môžu byť doplnené alebo zmenené kedykoľvek neskôr. Nevyplnené údaje budú ale neskôr chýbať pri niektorých tlačových zostavách, predovšetkým vo fakturácii. Odporúčame preto vo vlastnom záujme všetko správne vyplniť už na začiatku. Do formulára je možné doplniť aj logo, pečiatku alebo podpis firmy, ktoré sa tlačia vo všetkých výstupných zostavách fakturácie. Podpis a pečiatku firmy je možné tlačiť aj na príjmových a výdavkových pokladničných dokladoch. Zobrazenie týchto údajov na dokladoch sa dá zapnúť alebo vypnúť v Nastavení pred tlačou. Logo, pečiatka a podpis firmy sa zadávajú importom z grafického súboru (pomocou tlačidla Importuj logo zo súboru…), pričom sú podporené všetky bežné grafické formáty (napr. BMP, GIF, JPG…). Po naimportovaní už nie je potrebné udržiavať zdrojový súbor s údajmi na disku, kópia bude uložená vo vnútri databázy. Vo výstupných zostavách sa dajú tlačiť dvoma spôsobmi:

Prispôsobiť rozmery výstupnej zostave

Tlač v pôvodných rozmeroch

Odporúčame použiť prvý spôsob pre tie obrázky, ktoré majú pomer šírka : výška približne 3 : 2. Ak má zdrojový obrázok väčšie rozmery, pri zmenšení vo výstupnej zostave sa dosahuje vyššia kvalita tlače hlavne na laserových tlačiarňach. Druhý spôsob odporúčame pri obrázkoch neštandardných rozmerov, kedy sa údaje tlačia v pôvodných rozmeroch. Pri druhom spôsobe môže byť kvalita tlače obrázku nižšia. TIP: Medzi jednotlivými poliami sa môžete presúvať pomocou klávesu Enter. Kláves Enter na presun medzi jednotlivými poliami formulárov funguje na ktoromkoľvek mieste programu, takže vám to môže podstatne zrýchliť prácu s programom ALFA. 11. Ak ste s vyplnenými údajmi spokojní, stlačte tlačidlo Ok. V tejto chvíli je program ALFA pripravený spracovávať nové účtovníctvo. Väčšina číselníkov je však prázdna. Program nevie, či má alebo nemá automaticky číslovať jednotlivé doklady, ako chcete označovať dokladové rady a pod. Ako to všetko nastavíte a naplníte je popísané v ďalších kapitolách.

3.2 NASTAVENIA (REŽIM ÚČTOVANIA) V tomto formulári je možné nastaviť základný režim účtovania pre každú firmu vytvorenú programom ALFA. Z hlavného menu programu vyberte Číselník → Nastavenia (Režim účtovania).

3.2.1 ZÁLOŽKA VŠEOBECNÉ Záložka Všeobecné obsahuje tieto nastavenia:

3

46


AUTOMATICKY DOPĹŇAŤ POLOŽKU VYSTAVIL

Pri vystavení nového dokladu (Účtovníctvo – banka, pokladnica, interný doklad, Sklad – príjemka, výdajka, Fakturácia – objednávka, faktúra, preddavková faktúra a dodací list) program automaticky doplní pole Vystavil touto prednastavenou hodnotou.

ZAPNÚŤ PREHĽAD O FIRME Aktivovaním tejto možnosti sa na úvodnej obrazovke zobrazí prehľad o firme.

POVOLIŤ IMPORT Z PROGRAMU MEMO Zapnutím tejto voľby sa v menu Evidencia zobrazí položka Import z MEMO a sprístupní sa funkcia importovania údajov z programu MEMO.

UMIESTNENIE PROGRAMU ADOBE READER V záložke Všeobecné je možné nastaviť umiestnenie programu Adobe Reader vo vašom počítači, ktorý je potrebný pri tlači originálnych tlačív daňového úradu. Viac informácii o tlači týchto výkazov nájdete v kapitole 7.8 Tlač originálnych tlačív daňového úradu [str. 258] alebo po stlačení tlačidla Info v tejto záložke.


47

POZNÁMKA: V prípade, že na počítači je nainštalovaných viac Adobe Readerov, pri tlači daňového priznania bude uprednostnený ten, ktorý je nastavený v tlačovom formulári (kapitola 7.8 Tlač originálnych tlačív daňového úradu [str. 258]), pri tlači ostatných dokumentov v programe ALFA bude uprednostnený ten, ku ktorému je nastavená cesta v režime účtovania. Ak v uvedených prípadoch nebude nastavená cesta, bude použitý Adobe Reader predvolený systémovým nastavením počítača.

3.2.2 ZÁLOŽKA ÚČTOVNÍCTVO PRACOVAŤ V REŽIME DAŇOVÁ EVIDENCIA

Voľbu "Pracovať v režime Daňová evidencia" môžete zvoliť aj v prípade, že v stĺpcoch peňažného denníka bude zaúčtovaná položka, ktorá je pre daňovú evidenciu vypnutá. Tieto čiastky v stĺpcoch zostanú zachované a aj tieto stĺpce zostanú zobrazené, ale vo voľbe účel v príjmoch a výdavkoch nebudú prístupné. Bližšie informácie nájdete v elektronickom HELPe k programu.

AUTOMATICKÉ ČÍSLOVANIE POKLADNIČNÝCH DOKLADOV Pomocou tlačidiel Nastavenie vstúpite do formulárov Oprava číselného radu, kde môžete nastaviť číslovanie príjmových, výdavkových a interných dokladov (všeobecný postup pre nastavenie číslovania dokladov nájdete v kapitole 3.9 Užívateľské číslovanie dokladov [str.71]). Zapnutím voľby Všetky pokladnice číslovať podľa horeuvedených nastavení nastavíte pre všetky pokladnice rovnaké číslovanie (všetky príjmové doklady sa vo všetkých pokladniciach budú považovať za jeden číselný rad, rovnako aj všetky výdavkové doklady sa vo všetkých pokladniciach budú považovať za jeden číselný rad). Ak túto voľbu nezapnete, môžete si nastaviť osobitné číslovanie pre každú pokladnicu (postup pre nastavenie číslovania dokladov nájdete v už spomínanej kapitole 3.9 Užívateľské číslovanie dokladov [str.71]). Ďalšou voľbou nastavíte číslovanie interných dokladov. Nastavenie číslovania interných dokladov je rovnaké ako pri príjmových a výdavkových dokladoch.

3.2.3 ZÁLOŽKA DPH PLATITEĽ DPH

Ak vlastníte verziu pre platiteľov DPH alebo multiverziu a firma, ktorú idete spracovávať je platiteľom DPH, zapnite voľbu Platiteľ DPH. Pri vygenerovaní novej firmy je sadzba DPH prednastavená na 20% a 10% (platné sadzby DPH od 1.1.2011). Rozbaľovací zoznam Preferovať sadzbu DPH obsahuje dve možnosti: 20% a Nulovú. Nastavte tú, ktorú budete používať častejšie. Pri zápisoch do peňažného denníka, evidencií pohľadávok a záväzkov, pri vystavovaní faktúr, bude táto sadzba nastavená automaticky. Zmena prednastavenej sadzby v týchto evidenciách je samozrejme kedykoľvek možná. TIP: Program ALFA umožňuje viesť súčasne firmy pre platiteľov aj neplatiteľov DPH. TIP: Ak sa platiteľ DPH počas účtovania v programe ALFA stane neplatiteľom, resp. ak sa neplatiteľ DPH stane platiteľom, stačí zapnúť, resp. vypnúť voľbu Platiteľ DPH.

3

48


3.2.4 ZÁLOŽKA DLHODOBÝ MAJETOK POUŽÍVAŤ ÚČTOVNÉ ODPISY DLHODOBÉHO MAJETKU Pri vygenerovaní novej firmy sa zaokrúhľovanie účtovných odpisov prednastaví na 0,01 EUR a spôsob zaokrúhlenia na Prirodzene. Tieto údaje môžete v tejto časti zmeniť.

3.2.5 ZÁLOŽKA POHĽADÁVKY A ZÁVÄZKY V tejto časti automatického číslovania môžete nastaviť, či má program pri automatickom číslovaní pohľadávok alebo záväzkov rozlišovať jednotlivé doklady podľa typu. Ak zapnete príslušnú voľbu, program použije pre každý typ dokladu samostatný číselný rad. Ak príslušnú voľbu nezapnete, bude celú evidenciu číslovať jedným číselným radom.

3.2.6 ZÁLOŽKA FAKTURÁCIA ODSTUP SPLATNOSTI Ak pri vystavovaní faktúry, prípadne iného dokladu vyplníte dátum vystavenia, program automaticky doplní dátum splatnosti. Táto hodnota vyjadruje, aký veľký odstup má byť medzi týmito dvoma dátumami (koľko dní). Tento predpripravený dátum splatnosti je samozrejme možné kedykoľvek zmeniť a užívateľ ho nemusí vo formulároch akceptovať.

ZAOKRÚHĽOVANIE FAKTÚR, ZAOKRÚHĽOVANIE PREDAJNÝCH CIEN Ďalšou možnosťou tejto záložky je nastavenie globálneho zaokrúhľovania faktúr a zaokrúhľovania predajných cien. Pri vygenerovaní novej firmy sa zaokrúhľovanie prednastaví na 0,01 EUR a spôsob zaokrúhľovania na Prirodzene.

AUTOMATICKÉ VYTVÁRANIE VÝDAJKY/PRÍJEMKY Ak vytvoríte faktúru vo fakturácii, ktorá bude obsahovať položky zo skladu, po uložení faktúry vám program automaticky vytvorí výdajku, resp. príjemku zo skladu. Voľbou Nevytvárať sa výdajky/príjemky automaticky generovať nebudú.

AUTOMATICKÝ ZÁPIS DO EVIDENCIE POHĽADÁVOK Pri zapnutej voľbe Zapisovať program pri uložení dokladu automaticky tento zapíše do evidencie pohľadávok. Voľbou Nezapisovať automatický zápis nebude realizovaný. V prípade zapnutia voľby Ak je vo fakturácii celková suma nulová, vo výstupnej zostave tlačiť prázdne pole sa polia "Celková suma bez DPH" a "Celková suma" na tlačových zostavách


49

budú tlačiť ako prázdne polia. Ak ju nezapnete (také je aj prednastavenie v prípade založenia novej firmy), tieto polia budú v tvare "0,00".

ÚDAJE NA FAKTÚRE Súčasťou záložky Fakturácia je nastavenie údajov na faktúre. V záložke Údaje na faktúre nebudeme jednotlivé položky bližšie opisovať. Ich jednoduchá funkcia je rovnaká ako v časti Automaticky dopĺňať položku Vystavil, pole Fakturácia. Jednoducho povedané – čo si tu nastavíte, to sa v príslušných poliach formulára pri pridaní novej faktúry objaví automaticky. Prednastavené položky je možné v novom doklade (faktúre) zmeniť.

3.2.7 ZÁLOŽKA PREVODNÉ PRÍKAZY V PREVODNOM PRÍKAZE POUŽIŤ ÚČET Zadajte bankový účet, ktorý sa má automaticky prednastaviť pri tlači prevodných príkazov.

3.2.8 ZÁLOŽKA DOŠLÁ A ODOSLANÁ POŠTA Záložka Došlá a odoslaná pošta slúži pre nastavenie automatického zápisu dokladov z evidencie záväzkov, pohľadávok a z fakturácie do evidencie došlej a odoslanej pošty (kapitola 4.16 Došlá a odoslaná pošta [str. 192]). Ak je zapnutá voľba pri príslušnom type dokladov, program automaticky pri uložení takého dokladu v danej evidencii zapíše tento doklad zároveň aj do evidencie došlej a odoslanej pošty. Tiež si tu môžete nastaviť spôsob číslovania záznamov v evidencii pošty (pomocou tlačidla Nastavenie) alebo tak môžete urobiť priamo v evidencii pošty pri pridávaní dokladu (pomocou tlačidla F7 vedľa poľa Číslo záznamu).

3.2.9 ZÁLOŽKA REGISTRAČNÉ POKLADNICE NASTAVENIE PLATBY PRI TLAČI DOKLADU Z ECR Zaškrtnutím voľby Pýtať sa na platenú sumu, sa pri tlači dokladu z ECR otvorí okno Údaje o platbe zákazníka za doklad (suma dokladu, koľko zákazník zaplatil a akú sumu je potrebné zákazníkovi vydať) a zároveň sa sprístupní voľba Platbu rozčleniť podľa spôsobu platby, čo znamená, že v okne údajov sa môže platba rozčleniť na hotovosť, kredit a šek.

3

50


3.2.10

ZÁLOŽKA KONTROLA

POVOLENÁ ODCHÝLKA PRI KONTROLE

Vstupných hodnôt DPH: Táto hodnota je výrobcom programu nastavená na minimálnu hodnotu, ktorú program akceptuje. Je to 0,01 EUR. Pokiaľ ručne zadáte základ, DPH a sumu spolu vo formulároch, ktoré to umožňujú, budú tieto hodnoty skontrolované a maximálna odchýlka, ktorú program povolí, je táto nastavená hodnota. V našom prípade 0,01 EUR. Túto hodnotu nie je potrebné meniť, pokiaľ si to nevyžadujú výnimočné okolnosti. Túto hodnotu je vhodné dočasne zmeniť (zväčšiť) napríklad pri pridávaní JCD (jednotná colná deklarácia) do peňažného denníka. Doklady z colnice – JCD často nespĺňajú podmienky zaokrúhľovania. TIP: Pri práci v peňažnom denníku je možné tento formulár vyvolať priamo z formulára, pomocou ktorého sa zadáva nový doklad do peňažného denníka, po stlačení tlačidla Vstup do a výbere položky Režim účtovania:

POZOR! Program pri nastavení povolenej odchýlky neakceptuje nižšiu hodnotu ako je 0,01 EUR! Na celkovú úhradu (pohľadávok / záväzkov): Táto hodnota je nastavená na 0,01 EUR. Funkciu využijete, ak má nejaký subjekt voči vám záväzok, napríklad 3 303,01 EUR a platba bola len 3 303,00 EUR. Program ALFA bude túto pohľadávku evidovať ako uhradenú, pričom nebude v žiadnej štatistike zobrazená a na žiadnom mieste evidovaná ako pohľadávka ešte 0,01 EUR. Takúto pohľadávku bude program považovať za uhradenú (rovnako platí aj pre záväzky). Ak bude rozdiel medzi požadovanou a skutočnou platbou väčší ako je v našom prípade 0,01 EUR, bude program príslušný záväzok alebo pohľadávku označovať ako ešte neuhradenú. Toto nastavenie sa prejavuje aj pri prechode účtovníctva do ďalšieho roka – prenesú sa len tie (neuhradené) pohľadávky alebo záväzky, ktoré vyhovujú tejto podmienke.

3.2.11

ZÁLOŽKA DUÁLNE ZOBRAZOVANIE

V tejto záložke máte možnosť nastaviť duálne zobrazovanie súm v účtovnej mene. Ak budete mať túto voľbu zapnutú, budú sa duálne sumy zobrazovať na všetkých tlačových zostavách z modulu Fakturácia, v Pokladničnej knihe, Knihe účet v banke, zostave Peňažného denníka, Evidencii pohľadávok a záväzkov, v niektorých ďalších výkazoch a dokladoch. Podrobný


51

zoznam všetkých zostáv nájdete v elektronickom HELPe k programu. Štandardne je duálne zobrazovanie vypnuté. Pri zapnutej voľbe Duálne zobrazovať sumy vo formulároch sa budú vo formulároch peňažného denníka, evidencie pohľadávok a záväzkov a formulároch modulu Fakturácia zobrazovať sumy v SKK informačne zelenou farbou pod sumou v EUR. Ďalšou voľbou je zaokrúhľovanie sumy v druhej mene.

V časti Upresňujúci text k duálnemu zobrazovaniu zadávate text, ktorý môžete následne vytlačiť na dokladoch fakturácie pod prepočtom sumy na duálnu menu. Tlač textu si pre jednotlivé doklady môžete zapnúť/vypnúť v tlačovom formulári cez tlačidlo Nastavenia. Podrobné informácie o zapracovaní podpory prechodu na euro v programe ALFA nájdete v elektronickom HELPe k programu alebo na internetovej adrese www.kros.sk/euro.

3.3 FIREMNÉ ÚDAJE Formulár Firemné údaje slúži pre zadefinovanie základných identifikačných údajov o firme, prevzatých prevažne zo živnostenského listu, príp. inej listiny oprávňujúcej pre podnikateľskú činnosť. Tento formulár sa vám prvý krát zobrazil pri zakladaní novej firmy (kapitola 3.1 Vytvorenie novej firmy [str.43]), kde ste už mohli doplniť údaje o firme. Okrem týchto údajov je možné do formulára naimportovať logo, pečiatku a podpis firmy, ktoré sa budú zobrazovať vo všetkých tlačových zostavách fakturácie a na pokladničných dokladoch. Keď ich potrebujete zmeniť, prípadne doplniť ďalšie, vyvolajte ho výberom z hlavného menu programu Číselník → Firemné údaje.

3.4 ZAČIATOČNÉ ZOSTATKY Formulár umožňuje na začiatku účtovného obdobia nadefinovať začiatočné zostatky firmy. Začiatočné zostatky sa v tomto formulári ručne nastavujú väčšinou iba raz a to pri vytvorení nového účtovníctva. V ďalších rokoch bude program ALFA tieto zostatky prenášať na požiadanie automaticky pri prechode z jedného účtovného roku do ďalšieho účtovného roku. Z hlavného menu programu vyberte Číselník → Začiatočné zostatky:

3

52


CENINY

Nastavenie ovplyvní konečný zostatok evidencie cenín (Evidencia → Ceniny), v ktorej je možné ceniny členiť presne podľa zobrazených typov: Stravné lístky, Poštové známky, Kolky, Telefónne karty, Karty PHL a Ostatné. EUROVÁ POKLADNICA

Táto pokladnica tvorí súčet tuzemskej a všetkých pokladníc vyjadrených v tuzemskej mene. V peňažnom denníku sa nachádza v rozbaľovacom zozname Pokladníc ako prvá - Eurová pokladnica. Môžete ju využiť dvoma spôsobmi: 1. Ak účtujete len v jednej tuzemskej pokladnici, vtedy ju budete používať ako tuzemskú pokladnicu a začiatočný zostatok doplníte cez Číselník → Začiatočné zostatky v poli Tuzemská pokladnica. V peňažnom denníku v rozbaľovacom zozname bude definovaná ako Eurová pokladnica. 2. Ak účtujete vo viacerých pokladniciach (napr. valutové s menou CZK, PLN, príp. v inej mene, alebo viac pokladníc s menou EUR), budete túto pokladnicu používať len ako súčtovú. Ostatné pokladnice a ich začiatočné zostatky budete evidovať cez Číselník → Pokladnice(valutové, EUR) (v tomto prípade musíte mať zakúpený modul Pokladnice). V Číselníku → Začiatočné zostatky v poli Tuzemská pokladnica začiatočný zostatok neuvádzate. V peňažnom denníku sa v rozbaľovacom zozname okrem súčtovej eurovej pokladnice zobrazia aj ďalšie pokladnice. Na súčtovej eurovej pokladnici nebudú žiadne pohyby.

Konečný stav tejto pokladnice sa dopĺňa pri vytváraní koncoročného výkazu o majetku a záväzkoch (Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Výkaz o majetku a záväzkoch) do riadku 10 - Peniaze a ceniny. Ako sme už spomenuli, hodnota tejto položky je súčtom položiek Tuzemskej pokladnice a Valutových pokladníc. TUZEMSKÁ POKLADNICA

Ak budete viesť len jednu tuzemskú pokladnicu, nastavte požadovaný zostatok z predchádzajúceho roka. Ak máte zakúpený modul Pokladnice (Valutové, EUR) a chcete evidovať viacero tuzemských pokladníc, zadefinujte ich v číselníku, ktorý vyvoláte výberom z hlavného menu programu Číselník → Pokladnice (Valutové, EUR) s použitím meny EUR. Program ich bude považovať za valutové pokladnice s menou EUR. Začiatočný zostatok každej z nich nastavte priamo v tomto číselníku. Súčet začiatočných zostatkov týchto pokladníc bude automaticky premietnutý do položky Valutové pokladnice, a tým pádom aj do položky Eurová pokladnica, ktorá je súčtom všetkých pokladníc. VALUTOVÉ POKLADNICE

Položka sa nedá zmeniť priamo v tomto formulári. Hodnota sa automaticky preberá z formulára Pokladnice (Valutové, EUR) z položky Začiatočný zostatok [EUR].


53

SOCIÁLNY FOND

Nastavenie ovplyvní konečný zostatok evidencie sociálneho fondu (Evidencia → Sociálny fond). PRIEBEŽNÁ POLOŽKA

Táto položka ovplyvní koncoročný výkaz o majetku a záväzkoch (Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Výkaz o majetku a záväzkoch), konkrétne riadok 13 – Priebežné položky (+/-). Rovnako sa prejaví vo formulári Prehľad príjmov a výdavkov za zvolené obdobie (Prehľady → Príjmy, Výdavky – textovo). POZOR! Ak zmeníte niektorú hodnotu z tohto formulára v priebehu účtovného roka, budú programom ALFA automaticky prepočítané všetky zostatky príslušnej evidencie! POZOR! Začiatočné zostatky bankových účtov a valutových pokladníc sa nastavujú priamo v číselníku bankových účtov alebo pokladníc!

3.5 ČLENENIE (ANALYTIKA) Táto časť programu umožňuje užívateľovi definovať vlastné analytické členenie pre každý stĺpec peňažného denníka. Program ALFA tým poskytuje možnosť detailne sledovať všetky finančné pohyby vo firme a to pomocou prehľadných štatistík. Z hlavného menu programu vyberte Číselník → Členenie (Analytika):

1.

Pomocou prepínačov vyberte, aký druh účelu chcete rozčleniť (Príjem, Výdavok).

2.

V zozname Účel – stĺpec peňažného denníka vyberte požadovaný účel.

3.

V tabuľke vpravo sa objavia všetky definované členenia pre vybratý účel. Ak ešte nemáte zadefinované žiadne členenie, tabuľka bude prázdna.

4.

Stlačte tlačidlo Pridaj.

3

54


5.

Objaví sa príslušný formulár pre pridanie novej položky. Napíšte názov ďalšieho členenia a stlačte tlačidlo Ok.

6.

Tento postup môžete opakovať, program umožňuje zadefinovať spolu až 400 členení. Tlačidlá Oprav a Vymaž sú neustále k dispozícii pre členenia, ktoré ste sami definovali. Nie je možné vymazať, ani opraviť členenie s názvom "(Nečlenené)", ktoré definuje program ALFA. Toto členenie môžete v programe využívať na také položky, ktoré nechcete v účtovníctve detailne sledovať.

7.

Ak ste s analytikou, ktorú ste vykonali spokojní, stlačte vo formulári Definovanie členení účelu tlačidlo Ok. Stlačením tlačidla Zruš nebudú zmeny akceptované!

POZOR! Položka Číslo stĺpca vo výstupnej zostave vo formulári Pridanie Členenia je prístupná len pre typ účtovníctva SVB!

3.6 ČÍSELNÍKY Číselníky vám uľahčujú a zrýchľujú prácu s programom. Údaje, ktoré ste už raz vložili do programu môžete kedykoľvek vybrať na miesta, kde ich chcete opäť použiť. Číselníky naplňte pomocou databázových tabuliek, ktoré sme opísali v kapitole 2.5.1 Databázová tabuľka [str.30], ešte pred samotným začatím účtovania v programe. Číselníky nájdete po výbere z hlavného menu programu Číselník.

3.6.1 STREDISKÁ Pokiaľ je firma rozdelená na viac logických celkov, ako sú napríklad: sklad, predajňa, dielňa a podobne, hovoríme o strediskách firmy. Program takéto detailné delenie firmy na strediská umožňuje. Ak sa rozhodnete, že budete sledovať firmu z pohľadu jednotlivých samostatných častí – stredísk, z hlavného menu programu vyberte Číselník → Strediská. Po stlačení tlačidla Pridaj vo formulári Strediská nadefinujte názov strediska. Takýchto stredísk si môžete zadefinovať až 200. TIP: Delenie firmy na strediská nie je povinné. Pokiaľ však príslušné delenie vykonáte, máte možnosť sledovať všetky finančné toky ako z pohľadu celej firmy, tak aj z pohľadu jednotlivých samostatných stredísk, pomocou prehľadných štatistík. Navyše je možné niektoré výstupné zostavy tlačiť tiež podľa tohto kritéria. V programe ALFA budete strediská vyberať z rozbaľovacieho zoznamu. Tento bude vždy zotriedený podľa názvu, preto je niekedy vhodné zadávať názvy stredísk tak, ako je zobrazené na tomto obrázku – pomocou čísel. Uvedený obrázok je z peňažného denníka, z formulára pre príjem do pokladnice:

Stlačením klávesu 1 až 6 sa automaticky nastaví príslušné stredisko.


55

Číslom 1 až 6 pred samotným názvom strediska dosiahnete to, že usporiadanie bude vykonané podľa "priority", ktorú ste týmto číslom sami určili každému stredisku (1 – najvyššia priorita, 6 – najnižšia priorita).

3.6.2 BANKOVÉ ÚČTY (DEVÍZOVÉ, EUR) Často sa stretávame s požiadavkou evidovať niekoľko bankových účtov v rôznych menách súčasne. Program je pre vás prispôsobený aj po tejto stránke. V programe ALFA je možné súčasne pracovať s neobmedzeným počtom tuzemských a devízových bankových účtov. Z hlavného menu programu vyberte Číselník → Bankové účty (Devízové, EUR). Po stlačení tlačidla Pridaj sa objaví formulár pre pridanie nového účtu, v ktorom môžete nový účet zadefinovať. V hornej časti formulára zadajte základné údaje vzťahujúce sa k bankovému účtu:

Kód účtu je jednoznačná identifikácia každého účtu. Používa sa pri automatickom číslovaní bankových dokladov v peňažnom denníku. Program v tomto formulári vždy zvolí najmenšie voľné nepoužité číslo v rozsahu 00 – 99. Toto číslo môžete podľa vlastného uváženia zmeniť. Textové polia Číslo účtu, Kód banky, SWIFT, IBAN, Názov účtu, Vybavuje / telefón, Identifikácia príkazcu, Názov banky, Pobočka a Číslo klienta doplňte podľa potreby – najlepšie zo zmluvy, ktorú s bankou máte. POZNÁMKA: SWIFT kód je celosvetovo platný kód banky, ktorý jednoznačne identifikuje banku a príslušnú pobočku banky. POZNÁMKA: Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady Európy č. 2560/2001 zo dňa 19.12.2001 týkajúce sa cezhraničných platieb v rámci EÚ a Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP) sa od 01.05.2004 stalo súčasťou slovenského právneho poriadku. Nariadenie stanovuje povinnosť uvádzať pri cezhraničných platbách v rámci EÚ a EHP číslo bankového účtu v tvare IBAN. IBAN je medzinárodný bankový identifikátor umožňujúci jednoznačné identifikovanie čísla účtu a finančnej inštitúcie v danej krajine. TIP: Položky: Názov účtu, Vybavuje / telefón, Identifikácia príkazcu a Číslo klienta sa využívajú pri tlači prevodných príkazov pre TATRA BANKU. Položka Identifikácia príkazcu sa využíva aj v štandardných prevodných príkazoch.

3

56


V strednej časti formulára nájdete nasledovné možnosti nastavenia:

Devízový účet Túto voľbu zapnite len vtedy, ak sa jedná o účet vedený v inej mene ako je EUR. Po zapnutí tejto voľby sa zneprístupní pole Začiatočný zostatok a naopak sprístupní sa pole Mena. Ak sa mena, ktorú požadujete (napríklad Somálsky šiling) v číselníku mien nenachádza, dopíšte ju tam ručne. Množstvo jednotiek je nastavené automaticky na 1. Toto nastavenie bude program používať pri prepočte na jednotku účtovanej meny (EUR) v peňažnom denníku. Devízový účet je možné zadať iba v prípade, ak máte zakúpený modul Valutové pokladnice a devízové účty.

Číslo zmluvy Pole Číslo zmluvy sa využíva len pri generovaní exportného súboru pre home banking a jeho vyplnenie nie je povinné. Začiatočný zostatok Suma, ktorú zadáte pre EUR účty, bude pre program ALFA odrazovým mostíkom pre výpočet všetkých zostatkov príslušného bankového účtu. Túto hodnotu môžete počas účtovného roku kedykoľvek zmeniť. Program ALFA zostatky automaticky prepočíta. Pri prechode do ďalších účtovných rokov budú zostatky na požiadanie prenesené automaticky. Ak máte zapnutú voľbu Devízový účet, v dolnej časti formulára je prístupné tlačidlo Zmeniť, ktorým môžete nastaviť začiatočný zostatok pre devízové účty, prípadne ho v priebehu účtovného roku zmeniť.

Po stlačení tlačidla Zmeniť sa objaví formulár Začiatočný zostatok, ktorý definuje začiatočný zostatok. Obvykle sa hodnota zadá jediným zápisom pomocou tlačidla Pridaj. Vo formulári, ktorý sa objaví, je možné zadať tri položky:


57

Hodnotu do textového poľa Poradové číslo program doplní automaticky. Do textového poľa Množstvo (zostatok devíz na bankovom účte) opíšte hodnotu z posledného bankového výpisu z minulého roku. Hodnotu do poľa Kurz pre príslušnú menu zadajte takú, ako ho v predchádzajúcom roku vyhlásila ECB (Európska Centrálna Banka) k 31.12. SYSTÉM UŽÍVATEĽSKÉHO ČÍSLOVANIA BANKOVÝCH VÝPISOV

Ak ste nezmenili programom nastavené užívateľské číslovanie bankových výpisov, potom program ALFA bude bankové výpisy číslovať napríklad takto:

B03 / 021 / 003

Programom definované označenie bankových výpisov. Kód účtu, ktorý ste zvolili v číselníku účtov. Pevný znak Číslo bankového výpisu. Pevný znak Číslo položky na bankovom výpise.

Program ALFA vygeneruje ďalšie číslo nasledovne: Pokiaľ sa dátum nemení, zvyšuje v príslušnom dni len číslo položky: B-03/021/004, B-03/021/005, B-03/021/006 … Ak program ALFA zaregistruje zmenu dátumu, vždy zvýši číslo výpisu: B-03/022/001 (číslo položky nastaví vždy na hodnotu 001). POZOR! Pri vytvorení nového bankového účtu program ALFA nastaví vždy denné číslovanie bankových výpisov. Ak dostávate bankový výpis mesačne, štvrťročne alebo týždenne, musíte spôsob automatického číslovania ručne zmeniť pomocou formulára Oprava číselného radu. Dá sa vyvolať priamo z formulára Bankové účty (Devízové, EUR) pomocou tlačidla Nastavenie užívateľského číslovania alebo pomocou tlačidla F7, ktoré sa nachádza vedľa položky Číslo dokladu priamo pri účtovaní banky v peňažnom denníku. Nastavenie číselného radu je detailne popísané v kapitole 3.9 Užívateľské číslovanie dokladov [str.71].

3.6.3 POKLADNICE (VALUTOVÉ, EUR) Číselník pokladníc má rovnaký charakter ako má číselník bankových účtov, popísaný v predchádzajúcej kapitole. V programe ALFA, ak máte zakúpený tento modul, je možné súčasne pracovať s neobmedzeným počtom pokladníc. Z hlavného menu programu vyberte Číselník → Pokladnice (Valutové, EUR): Po stlačení tlačidla Pridaj sa zobrazí formulár pre pridanie.

V tomto formulári zadávate len názov pokladnice, menu a začiatočný zostatok. Neurčuje sa, či sa jedná o valutovú pokladnicu alebo EUR pokladnicu. Každú pokladnicu chápe program ALFA ako valutovú. EUR pokladnicu preto nadefinujte rovnako ako valutovú, pričom zadáte menu EUR. Pri účtovaní potom vždy používate kurz 1,000.

3

58


TIP: Ak sa v zozname nenachádza požadovaná mena, napíšte ju ručne do príslušného textového poľa. TIP: Ak vediete vo svojom účtovníctve valutové pokladnice, odporúčame vám aj pre tuzemskú menu vytvoriť si valutovú pokladnicu s menou EUR. V tomto prípade začiatočný zostatok v Číselníku → Začiatočné zostatky v poli Tuzemská pokladnica nevypĺňajte, prípadne vymažte, ak už bol vyplnený. Inak by bol začiatočný zostatok pre tuzemskú pokladnicu duplicitný. Hlavná eurová pokladnica v peňažnom denníku bude slúžiť len ako súčtová pre všetky pokladnice, ktoré sú v Číselníku → Pokladnice, teda aj pre pokladnicu s menou EUR. Po stlačení tlačidla Zmeniť sa zobrazí formulár Začiatočný zostatok, v ktorom sa počiatočný stav zadá pomocou tlačidla Pridaj:

Hodnotu do textového poľa Poradové číslo program doplní automaticky. Do textového poľa Množstvo zadajte hodnotu valút v pokladnici z minulého roku. Hodnotu do poľa Kurz pre príslušnú menu zadajte takú, ako ho v predchádzajúcom roku vyhlásila ECB (Európska centrálna podrobný výpočet vzdia banka) k 31.12. Začiatočný zostatok tuzemskej pokladnice zadávate v Číselniku → Začiatočné zostatky. V hlavnom formulári pokladníc je ešte zaujímavá položka Začiatočný zostatok [EUR]. Tá zobrazuje súčet všetkých začiatočných zostatkov prepočítaných na EUR a pripočítava sa k začiatočnému zostatku globálnej eurovej pokladnice. Viac informácií nájdete v kapitole 3.4 Začiatočné zostatky [str.51]. SYSTÉM UŽÍVATEĽSKÉHO ČÍSLOVANIA POKLADNIČNÝCH DOKLADOV

Základné nastavenie programu čísluje samostatne príjmové a samostatne výdavkové pokladničné doklady jednotným formátom X-00000, kde je písmeno X pri príjmových dokladoch nahradené písmenom "P" a pri výdavkových písmenom "V". Číslo pokladničného dokladu je definované na päť miest a čísluje sa kontinuálne zvlášť pre príjmové a zvlášť pre výdavkové doklady. Spôsob automatického číslovania môžete zmeniť pomocou formulára Oprava číselného radu. Do tohto formulára sa dostanete tromi spôsobmi: pomocou tlačidla Nastavenie užívateľského číslovania v číselníku pokladníc, pomocou tlačidla Nastavenie v režime účtovania v záložke Účtovníctvo alebo pomocou tlačidla F7, ktoré sa nachádza vedľa poľa Číslo dokladu priamo pri účtovaní pokladnice v peňažnom denníku. Nastavenie číselného radu je detailne popísané v kapitole 3.9 Užívateľské číslovanie dokladov [str.71].


59

3.6.4 CENNÍK SLUŽIEB Často sa stretávate s potrebou vlastniť firemný cenník výrobkov a služieb. Ak tento vlastníte, používate ho zväčša pre informovanosť okolia. Program ALFA ho však vie efektívne využiť aj pri vystavovaní faktúr a tým zjednodušiť túto operáciu. Z hlavného menu programu vyberte Číselník → Cenník služieb. Po stlačení tlačidla Pridaj v tomto formulári program zobrazí formulár pre pridanie novej položky cenníka:

3 Tento jednoduchý formulár umožňuje zadať základné údaje o cenníkovej položke. Do položky Kód môžete napísať ľubovoľnú kombináciu znakov a číslic. Táto položka sa bude prenášať aj do tlačových zostáv, napríklad do faktúr. Do poľa Cena s DPH zadajte celkovú cenu s DPH a v poli DPH [%] nastavte sadzbu, ktorá sa bude prenášať aj do fakturácie – na základe týchto údajov program vypočíta cenu bez DPH.

3.6.5 PARTNERI Táto časť programu vám umožňuje uchovávať informácie o jednotlivých odberateľoch, dodávateľoch alebo iných subjektoch spolupracujúcich s vašou firmou (ďalej len partneri). Sú to: obchodný názov, adresa, IČO, IČ DPH a pod. Všetky tieto informácie program ALFA ďalej využíva pri vystavovaní dokladov alebo výstupných zostáv a to formou číselníka, z ktorého môžete vyberať. Z hlavného menu programu vyberte Číselník → Partneri. Po stlačení tlačidla Pridaj v tomto formulári sa zobrazí formulár pre pridanie nového partnera:

60


Vo všetkých evidenciách, kde je možné pridávať nového partnera priamo na doklade, existuje tlačidlo Pridaj do partnerov. Tak sa nemusí vstupovať do číselníka partnerov, ale partner sa pridá do číselníka priamo v evidencii dokladov (Peňažný denník, Záväzky, Pohľadávky, Fakturácia, Príjem na sklad, Výdaj zo skladu). ZÁLOŽKA "ZÁKLADNÉ ÚDAJE"

V záložke Základné údaje je potrebné zadať predovšetkým názov partnera. Ak chcete svojich partnerov deliť na dodávateľov a odberateľov, použite voľby Dodávateľ, Odberateľ. Môže vám to pomôcť pri neskoršom vyhľadávaní. Prepínač Fyzická osoba, Právnická osoba má len informačnú funkciu a nič sa nestane, ak ju nebudete nastavovať správne. Ak máte voľbu Platiteľ DPH vypnutú (daný partner je neplatiteľ), v pravej časti v záložke od 01.05.2004 budete zadávať jeho DIČ. Ak budete mať túto voľbu zapnutú (daný partner je platiteľ), budete mať v tejto záložke jeho IČ DPH a DIČ. Pri zadávaní IČ DPH vášho partnera si môžete toto číslo overiť na internetovej stránke, na ktorú sa dostanete priamo z tejto časti programu po stlačení modrého nápisu http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do. Do poľa Číslo DÚ si môžete zadať číslo daňového úradu partnera. Na základe zadaného čísla sa do hlásenia platieb fyzickým osobám doplní adresa daňového úradu. Po stlačení tlačidla F7 sa dostanete do Číselníka daňových úradov, v ktorom si môžete zvoliť konkrétny daňový úrad. Do číselníka partnerov si môžete pridať aj zamestnancov (slúži zároveň aj ako číselník pracovníkov). Vtedy zapnite voľbu Zamestnanec. Všetky polia v pravej časti formulára sa zneprístupnia (nemá význam pri zamestnancovi zadávať IČO, DIČ a podobne). Ak je zamestnanec súčasne aj partnerom, pridajte ho do číselníka aj druhý krát ako bežného partnera. V dolnej časti formulára sa nachádzajú dve záložky pre adresy partnera: prvou záložkou je Fakturačná adresa:

V tejto časti sa vypĺňajú polia Ulica až E-mail, ktoré sa týkajú fakturačnej adresy. Stredisko a prevádzku fakturačnej adresy je možné doplniť do buniek nachádzajúcich sa pod názvom partnera. Druhou záložkou pre adresy partnera je Poštová adresa (v prípade, že má partner inú poštovú adresu ako je adresa fakturačná):


Tu sa vypĺňajú údaje týkajúce sa poštovej adresy. Stredisko a prevádzka poštovej adresy sa dopĺňajú priamo v tejto záložke. Doplnením poštovej adresy je možné túto vytlačiť na štítok a obálku (v prípade, ak sa bude faktúra zasielať na poštovú adresu). Poštová adresa sa zobrazí aj v tlačových zostavách Fakturácie. Ak poštová adresa nebude vyplnená, tak sa do zostavy bude tlačiť adresa fakturačná, ale bez IČO, DIČ a IČ DPH. V pravej dolnej časti zadajte pole Číslo bežného účtu a Kód banky, SWIFT a IBAN, ak je to potrebné – nastavuje sa hlavne pre vašich dodávateľov, ďalej pre daňový úrad, úrad práce a pod. – jednoducho pre všetkých, ktorým budete niečo platiť (vystavovať prevodné príkazy z evidencie záväzkov). Pre každého partnera si môžete zadať až tri rôzne bankové účty. Pri vystavovaní prevodného príkazu si potom môžete s rozbaľovacieho zoznamu vybrať, ktorý z týchto účtov použijete.

TIP: SWIFT kód je celosvetovo platný kód banky, ktorý jednoznačne identifikuje banku a príslušnú pobočku banky. TIP: Od 01.05.2004 je povinnosť uvádzať pri cezhraničných platbách v rámci EÚ a EHP číslo bankového účtu v tvare IBAN. IBAN je medzinárodný bankový identifikátor umožňujúci jednoznačné identifikovanie čísla účtu a finančnej inštitúcie v danej krajine. TIP: Ak sú položky VS, KS, ŠS a Suma zadané, budú sa automaticky prenášať do nových bankových prevodných príkazov a do nových dokladov evidencie záväzkov. Má to význam pri úhradách poisťovniam, do fondu zamestnanosti, nájomného a pod. V dolnej časti formulára je možné už "nepotrebnému" partnerovi nastaviť príznak Neaktívny partner. Takýto partner sa už v číselníku partnerov nebude zobrazovať. V prípade potreby však môžete v číselníku na záložke Zobraz zapnúť aj zobrazovanie neaktívnych partnerov. Označenie neaktívnych partnerov vám umožní jednoduché odfiltrovanie starých, nepotrebných kontaktov, pričom údaje v databáze ostávajú zachované.

61

3

62


ZÁLOŽKA "NASTAVENIE FAKTURÁCIE"

V záložke Nastavenie fakturácie môžete partnerovi nastaviť individuálny spôsob vytvorenia predajnej ceny pre skladové alebo cenníkové položky. Pre skladové položky možno nastaviť použitie ceny 1, 2, 3, zvýšenie / zníženie o x% oproti skladovej cene alebo zvýšenie / zníženie predajnej ceny oproti cene 1, 2, 3 o x%.

Pri cenníkových položkách možno nastaviť zvýšenie / zníženie o x% oproti cenníkovej cene. Nezabudnite v pravej časti tejto záložky určiť, v ktorých častiach programu sa majú tieto nastavenia akceptovať. POZOR! Ak príslušný partner nemá nastavenie predajných cien definované alebo sa partner nenachádza v číselníku partnerov, program v sklade použije poslednú použitú cenu 1, 2 alebo 3. Položky z časti Splatnosť program využíva pri fakturácii a v evidencii záväzkov (pridanie nového dokladu). Ak nie sú tieto položky zadané, program použije globálne nastavenie z formulára Nastavenie (Režim účtovania). V záložke Poznámka sa okrem poľa Poznámka nachádza pole Príznaky. Sem si môžete uviesť príznak daného partnera (napr. si partnerov kategorizujete do určitých skupín podľa toho, čo vám dodávajú: nápoje, drogéria, potraviny a pod.). Podľa tohto príznaku je potom možné v evidencii partnerov ich triediť a vyhľadávať. EXPORT A IMPORT PARTNEROV

Číselník partnerov môžete exportovať a importovať dvomi spôsobmi. Jedným je export do súboru XML a následný import z tohto súboru (kapitoly 7.4 Export do súboru XML [str. 253] a 7.5 Import zo súboru XML [str. 254]). Druhou možnosťou je využiť vstavanú funkciu priamo v číselníku partnerov. Výhodou použitia XML súboru je širšia použiteľnosť tohto formátu pre import do a z rôznych databáz, ktoré môžu byť aj vzájomne nekompatibilné. Na druhej strane využitie druhej možnosti ponúka väčšiu variabilitu vo výbere exportovaných dát a využijete ho najmä pri prenášaní údajov medzi dvomi inštaláciami, prípadne databázami programu ALFA. Export a import z číselníka partnerov popisuje nasledujúci postup. V spodnej časti formulára Číselník partnerov nájdete ešte dve tlačidlá: Export a Import.

Slúžia na jednoduché "skopírovanie" údajov (partnerov) z číselníka z jednej databázy programu do druhej, pričom databázy nemusia patriť tej istej firme. Po stlačení tlačidla Export sa zobrazí formulár, v ktorom je potrebné nastaviť cestu a názov súboru, do ktorého má program ALFA vyexportovať číselník partnerov. Pomocou voľby Len označené záznamy je možné vyexportovať len označené záznamy. Tie sa dajú v hlavnom


63

formulári označiť jednotlivo klávesom Ins alebo sa dajú označiť hromadne pomocou záložky Označovanie, ktorú nájdete v hornej časti formulára.

Po stlačení tlačidla Import sa zobrazí formulár, v ktorom je potrebné nastaviť, z ktorého súboru sa majú údaje prekopírovať do aktuálne otvorenej databázy (firmy).

Pomocou prvej voľby Aktualizuj existujúcich partnerov môžete programu prikázať, aby v záznamoch s rovnakými partnermi (nachádzajú sa aj v aktuálne otvorenej databáze aj v súbore, z ktorého sa budú do tejto databázy importovať) aktualizoval všetky údaje (okrem IČA a Názvu, lebo tie budú rovnaké). Pomocou druhej voľby Pridaj neexistujúcich partnerov nastavte, či sa majú do aktuálnej databázy pridať všetci noví partneri zo zvoleného súboru. TLAČ ADRIES NA OBÁLKY A ŠTÍTKY (ČÍSELNÍK PARTNEROV)

V hornej časti formulára Číselník partnerov sa v záložke Tlač nachádza tlačidlo Adresy partnerov na obálky / štítky. Pomocou tohto tlačidla je možné jednoducho vytlačiť adresy partnerov na obálky alebo štítky. Bližšie informácie nájdete v kapitole 7.6 Tlač titulných stránok [str. 257]. Ďalšie tlačidlo Číselník partnerov slúži na vytlačenie zoznamu partnerov formou evidencie. Po stlačení tohto tlačidla sa zobrazí formulár, v ktorom je možné zvoliť, ktoré záznamy sa majú tlačiť a prípadné triedenie.

3.6.6 AUTÁ Tento číselník umožňuje evidovať neobmedzený počet služobných (firemných) alebo vlastných (súkromných) áut. Úzko spolupracuje s evidenciou jázd (kapitola 4.14 Evidencia jázd [str. 165]), v ktorej môžete evidovať všetky jazdy týmito autami a s cestovnými príkazmi (kapitola 4.15 Cestovné príkazy [str. 182]). Z hlavného menu programu vyberte Číselník → Autá:

Po stlačení tlačidla Pridaj sa objaví formulár pre pridanie nového auta. V jeho hornej časti sa nachádzajú nasledovné polia:

3

64


Do textového poľa Typové označenie a EČV zadajte príslušné údaje. Z rozbaľovacieho zoznamu Druh vozidla vyberte, o aký druh ide. POZOR! Prepínač vlastné, služobné nastavte podľa toho, či je auto vlastné (súkromné) a využíva sa na firemné účely alebo je služobné (firemné) a teda je majetkom firmy. Ak zvolíte auto ako vlastné, pri pridávaní jazdy v evidencii jázd budete zadávať aj údaje pre výpočet náhrady za jazdu.

Z rozbaľovacieho zoznamu Typ PHL vyberte tú pohonnú látku, akú používate vo vašom vozidle. V záložke Spotreba PHL uveďte údaje o spotrebe podľa vášho technického preukazu. Najskôr určite, aké spotreby máte uvedené vo vašom technickom preukaze: podľa STN, podľa EHK mesto, 90, 120 km/h, podľa cyklov, §7 o.6 p. c), bez cyklov, §7 o.6 p. d). Podľa toho sa vám budú sprístupňovať jednotlivé polia pre zadanie spotreby. V dolnej časti tejto záložky si program uvedené spotreby prepočíta tak, ako bude s nimi pracovať pri výpočtoch v knihe jázd. Tento prepočet je v súlade s legislatívou:

V prípade spotreby "STN" zadávate len kombinovanú spotrebu, spotrebu v meste si program vypočíta ako 40%-ný násobok kombinovanej spotreby (od 1.1.2011 sa v prípade služobného vozidla zadáva iba kombinovaná spotreba, spotreba v meste sa neuvádza)

V prípade spotreby "EHK mesto, 90, 120 km/h" zadávate spotrebu v meste a pri rýchlostiach 90 km/h a 120 km/h. Program vo výpočtoch preberá spotrebu v meste, kombinovanú spotrebu vypočíta ako priemer zo všetkých troch spotrieb (od 1.1.2011 v prípade služobného vozidla spotreba podľa EHK používa spotrebu zadanú podľa cyklov)

V prípade spotreby "Podľa cyklov, §7 o. 6 p. c)" zadávate spotrebu v meste, mimo mesta a kombinovanú a presne s týmito pracuje aj program a v prípade "Bez cyklov, §7 o. 6 p. d)" nezadávate spotrebu v meste, mimo mesta a kombinovanú.

Ak vozidlo jazdí na dva typy PHL, zapnite v hornej časti formulára voľbu vozidlo používa 2 typy PHL. Sprístupní sa ďalší rozbaľovací zoznam pre zadanie typu druhej PHL a ďalšia záložka pre zadefinovanie spotreby druhej PHL.


65

V časti Nastavenia vo formulári Pridanie nového auta sa nachádzajú predovšetkým voľby pre uplatnenie paušálnej náhrady. Tie sú prístupné iba vtedy, ak ste si zvolili auto ako vlastné:

3 Ak k vozidlu budete mať natrvalo pripojený prívesný vozík, zapnite voľbu Auto ťahá príves v každej pridávanej jazde. Pri použití tohto vozidla v knihe jázd program automaticky zapne túto voľbu pri každej jazde. Zároveň automaticky nastaví hodnotu zvýšenia paušálnej náhrady o 15% pri vlastnom vozidle. Ak budete príves využívať len na niektoré jazdy, nastavíte to až priamo v príslušnej jazde (kapitola 4.14.1 Jednoduchá tuzemská jazda [str. 166]). Doplnením hodnoty v časti Upraviť priemernú spotrebu o si môžete zvýšiť priemernú spotrebu. POZOR! Hodnota zvýšenia priemernej spotreby PHL o určité % nie je podľa § 19 zákona 595/2003 o dani z príjmov daňovo uznaným výdavkom. Výdavky na PHL program uplatňuje v 100% - nej výške. Zapnutím voľby Uplatniť výdavky na PHL len a doplnením príslušnej hodnoty v % môžete určiť inú výšku uplatňovaných výdavkoch na PHL. Prostredníctvom voľby Uplatniť paušálnu náhradu za použitie tohto vozidla v každej pridávanej jazde zabezpečíte, aby pri každej pridanej jazde v evidencii jázd program automaticky zapol voľbu Uplatňovať paušálnu náhradu za použitie vozidla a počítal aj náhradu za použitie vozidla. Hodnotu paušálnej náhrady môžete stanoviť štandardnú alebo vlastnú (stanovíte úplne novú hodnotu alebo štandardnú upravíte o určité %). POZOR! Hodnota paušálnej náhrady je podľa zákona o dani z príjmov daňovým výdavkom len pri osobných automobiloch! Pri pridávaní auta je tiež dôležité zadať počiatočný stav PHL v nádrži a cenu za liter PHL v deň zaevidovania auta. Ak používate dva typy PHL, zadajte tieto údaje pre oba. Ďalej je potrebné uviesť počiatočný stav tachometra. Počiatočný stav tachometra sa povinne zadáva iba pre služobné vozidlá. Ak chcete stav tachometra sledovať aj pre vlastné vozidlo, zapnite príslušnú voľbu, čím sprístupníte aj toto pole.

3.6.7 ŠTÁTY A STRAVNÉ Číselník Štáty a stravné je čiastočne naplnený výrobcom programu. Vyvoláte ho výberom z hlavného menu programu Číselník → Štáty a stravné. Obsahuje všetky štáty, ktoré sú členom EÚ a niektoré ďalšie štáty. Tie, ktoré sú členom EÚ, zároveň obsahujú aj kód štátu pre číslo DPH, ktorý je súčasťou IČ DPH (pole Kód štátu pre IČ DPH sa sprístupní, ak zapnete voľbu Štát je členom Európskej únie).

66


Pre jednotlivé štáty môžete zadať aj stravné – náhrady pri služobnej ceste do daného štátu. Tie využijete v evidencii cestovných príkazov (kapitola 4.15 Cestovné príkazy [str. 182]). Pre štáty EÚ sú údaje zadefinované výrobcom programu podľa aktuálnej legislatívy, neodporúčame vám ich meniť. Pri ostatných štátoch si ich môžete pridať pomocou tlačidla Pridaj. Zobrazí sa formulár, v ktorom uveďte platnosť, menu a pomocou prepínačov v pravej časti zapnite ten, ktorý predstavuje posledné časové pásmo pre danú krajinu (obvykle je to tretí prepínač – vo väčšine štátov sú tri časové pásma). Ďalej uveďte hodinové rozhranie časových pásiem a sumy platné pre tieto časové pásma:

Z uvedeného vyplýva: Česká republika má tri časové pásma. Prvé je do 6 hodín s hodnotou stravého 150 CZK, druhé je od 6 do 12 hodín s hodnotou stravného 300 CZK a posledné časové pásmo je od 12 hodín s hodnotou stravného 600 CZK.

3.6.8 MESTÁ A OBCE Číselník miest a obcí využijete na iných miestach v programe, napr. v číselníku partnerov alebo v evidencii jázd. Vyvoláte ho výberom z hlavného menu programu Číselník → Mestá a obce. Tento číselník je naplnený výrobcom programu. Obsahuje mestá a obce v Slovenskej republike. Ďalšie mestá a obce si môžete pridávať pomocou tlačidla Pridaj.


67

3.6.9 UŽÍVATEĽSKÉ VZDIALENOSTI Súčasťou evidencie jázd je databáza vzdialeností dodávaná výrobcom programu (kapitola 4.14 Evidencia jázd [str. 165]). Môžete však využívať aj vlastné vzdialenosti a trasy, ktoré si zadefinujete v číselníku užívateľských vzdialeností. Vyvoláte ho výberom z hlavného menu programu Číselník → Užívateľské vzdialenosti. Z knihy jázd je vstup do tohto číselníka pomocou tlačidla F7 z formulára Podrobný výpočet vzdialeností, ktorý sa vyvolá pomocou šípky vedľa údaju Kombinovane v časti Počet prejdených kilometrov. Po stlačení tlačidla Pridaj sa zobrazí jednoduchý formulár, kde je potrebné zadať mestá tvoriace trasu a vzdialenosť. Pri automatickom dopĺňaní vzdialeností v knihe jázd potom program berie do úvahy túto užívateľsky zadefinovanú vzdialenosť.

Ďalšia možnosť ako pridať užívateľské vzdialenosti je pomocou tlačidla Import, kedy sa po jeho stlačení načítajú užívateľské vzdialenosti zo zvoleného exportného súboru. Exportný súbor musí obsahovať údaje: Mesto1, Mesto2 a Vzdialenosť. Pomocou tlačidla Export môžeme vygenerovať nový exportný súbor, do ktorého sa prekopírujú užívateľské vzdialenosti zadefinované v číselníku. Po stlačení tlačidla Export sa zobrazí formulár, v ktorom je potrebné nastaviť cestu a názov súboru, do ktorého má program ALFA vyexportovať číselník užívateľských vzdialeností.

Po stlačení tlačidla Import sa zobrazí formulár, v ktorom je potrebné nastaviť, z ktorého súboru sa majú údaje prekopírovať do aktuálne otvorenej databázy. V prípade, že v databáze, do ktorej chceme importovať údaje, už existuje rovnaký údaj ako importovaný – zhoda musí byť vo všetkých troch importovaných údajoch (Mesto1, Mesto2, Vzdialenosť), bude tento údaj iba prepísaný novým údajom (nepridá sa ako nový).

3

68


3.6.10

DAŇOVÉ ÚRADY

Tento jednoduchý číselník vyvoláte výberom z hlavného menu programu Číselník → Daňové úrady. Celý číselník je naplnený už pri vytvorení novej firmy s údajmi, ktoré boli v čase kompilovania danej verzie programu aktuálne (a prístupné). Pri upgrade programu sa zmenené adresy automaticky opravujú, prípadne sa dopĺňajú nové a odstraňujú nepotrebné. Údaje o daňových úradoch si však môžete opravovať aj ručne. Údaje z tohto číselníka slúžia výhradne pre vytvorenie výkazu pre hlásenie platieb fyzickým osobám, ktorý vyvoláte výberom z hlavného menu programu Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Hlásenie platieb fyzickým osobám. V číselníku sa nachádzajú aj tzv. rýchle filtre (kapitola 2.6.4 Rýchle filtre [str. 38]) prázdny riadok nad záhlavím databázovej tabuľky, pomocou ktorého môžete rýchlo vyhľadať záznamy, vyhovujúce zadanému kritériu.

3.6.11

KURZOVÝ LÍSTOK

Číselník Kurzový lístok slúži na zadefinovanie kurzov pre jednotlivé meny. Vyberiete ho z hlavného menu programu Číselník → Kurzový lístok. Pri práci s kurzovým lístkom môžete vyfiltrovať kurzy iba pre meny, ktoré sú v účtovníctve použité. Urobíte tak zapnutím voľby Iba meny používané v účtovníctve. Kurzy do číselníka môžete pridávať ručne alebo stiahnutím kurzového lístka z internetu (program stiahne kurzy ECB stred z internetovej stránky Európskej centrálnej banky). Pri ručnom pridávaní kurzu je potrebné zadať dátum, príslušnú cudziu menu a kurz. Pri pridávaní kurzov z internetu použijete tlačidlo Aktualizuj z internetu, ktoré sa nachádza v dolnej časti číselníka. Po jeho stlačení sa zobrazí formulár Aktualizácia kurzu, v ktorom zadáte obdobie (za ktoré sa majú kurzy stiahnuť), prípadne pre uľahčenie môžete použiť tlačidlo Nastav obdobie (jednoduchým spôsobom vyberiete aktuálny alebo predchádzajúce deň, aktuálny alebo predchádzajúci celý mesiac a aktuálny alebo predchádzajúci celý rok). Funkciu spustíte tlačidlom Aktualizuj z internetu. Program stiahne pre zvolené obdobie kurzy pre všetky meny. Použitím filtrov v hornej časti číselníka si môžete dať zobraziť len kurzy z určitého dátumu alebo len pre určitú menu. Pomocou tlačidla Prehľady zobrazíte v podobe grafu vývoj kurzu príslušnej meny za určité obdobie. Kurzový lístok sa následne využíva napr. v peňažnom denníku, kde program podľa zadaného dátumu automaticky prevezme kurz pre tento deň z kurzového lístka, ak sa tam nachádza.


69

3.7 HESLÁ Program umožňuje zaheslovať celý program tak, aby doň nemala nepovolaná osoba žiaden prístup alebo umožňuje zaheslovať len jednotlivé roky každého účtovníctva tak, aby sa nedali otvoriť. V programe môžete súčasne využiť obe heslá. HESLO PROGRAMU

Toto heslo sa nastavuje výberom z hlavného menu programu Firma → Heslo programu…. Zobrazí sa malý formulár, v ktorom je potrebné zadať heslo zložené zo znakov alebo číslic. Namiesto napísaných znakov a číslic program vypisuje hviezdičky preto, aby nebolo možné zistiť aké heslo používate. Odstránenie hesla je jednoduché. Po prihlásení do zaheslovaného programu zadajte prístupové heslo a vyvolajte tento formulár výberom z hlavného menu programu Firma → Heslo programu…. Hviezdičky jednoducho vymažte a zmenu potvrďte tlačidlom Ok. Pri najbližšom otvorení programu už nebude potrebné zadávať heslo. Rovnaký postup použite aj pri zmene hesla. Otvorte tento formulár, vymažte pôvodné heslo, napíšte nové a zmenu potvrďte tlačidlom Ok. TIP: Ak ste zabudli heslo programu, môžete ho z programu odstrániť nasledovným spôsobom: postupujte cez Štart → Programy → KROS → Alfa → Oprava databáz. Zobrazí sa formulár Oprava databáz. V záložke Iné zapnite voľbu Odstránenie hesla programu a stlačte Vykonať. HESLO ÚČTOVNÍCTVA

Heslo účtovníctva sa zadáva a edituje rovnakým spôsobom ako heslo programu. Vyvoláte ho výberom z hlavného menu programu Číselník → Heslo účtovníctva…. Ak je heslo účtovníctva zadané, tak sa pri každom otváraní firmy výberom z hlavného menu programu Firma → Otvor (aj pri automatickom otváraní posledného spracovávaného účtovníctva) zobrazí formulár Heslo, do ktorého je potrebné zadať príslušné prístupové heslo. Ak nezadáte správne heslo, program účtovníctvo neotvorí. Heslo je zapamätané priamo v databáze účtovníctva, je potrebné ho zadávať aj po skopírovaní databázy na iný počítač. Inak je to pri hesle programu. TIP: Všeobecne platí, že heslo účtovníctva je účinnejšie ako heslo programu. Heslo programu sa totižto dá jednoduchým spôsobom vyradiť z prevádzky. POZOR! Hesla účtovníctva sa nie je možné zbaviť takým jednoduchým spôsobom ako hesla programu. Ak teda zabudnete heslo účtovníctva, je potrebné príslušnú databázu zaslať do firmy KROS a.s., kde vám za manipulačný poplatok heslo z databázy odstránime.

3.8 ÚČELY – STĹPCE PEŇAŽNÉHO DENNÍKA Týmto číselníkom definujete, ktoré ďalšie evidencie majú byť použité pri zápise nového dokladu do peňažného denníka. Môžu to byť: evidencia pohľadávok, záväzkov, evidencia DPH alebo evidencia majetku. Vstup do týchto evidencií definujete pre každý účel osobitne. Z hlavného menu programu vyberte Číselník → Účely – stĺpce peňažného denníka:

3

70


Formulár má prístupné len tlačidlo Oprav, pomocou ktorého môžete zmeniť nastavenie účelu. Po jeho stlačení sa zobrazí nasledujúci formulár:

Jednotlivé polia majú nasledovný význam: KÓD

Toto pole je od výrobcu programu nastavené tak, aby bola jeho hodnota zhodná s číslom príslušného stĺpca z peňažného denníka. Číslo vždy vidíte pri práci na obrazovke a rovnako sa zobrazuje pri tlači výstupnej zostavy peňažného denníka. Toto nastavenie sa dá využiť aj pri pridávaní dokladov do peňažného denníka. Nemusíte myšou vybrať požadovaný účel, ale stačí, ak do textového poľa Kód účelu napíšete príslušný kód – účel sa nastaví automaticky:

Ak vám nerobí problém zapamätať si kódy účelov peňažného denníka, zadávajte účel (pri pridávaní nového dokladu do peňažného denníka) pomocou zapamätaného kódu. Práca bude rýchlejšia. NÁZOV ÚČELU

Názov je možné zmeniť, ale všeobecne je známe, že nastavenie od výrobcu je dobré. Tento názov sa prenáša napríklad do výstupnej zostavy Prehľad príjmov a výdavkov (Prehľady → Príjmy, Výdavky – textovo).


71

NÁZOV STĹPCA PD

Nastavenie sa prenáša do názvov jednotlivých stĺpcov peňažného denníka na všetkých miestach programu, vrátane výstupných zostáv. POZOR! Nastavenie názvov stĺpcov pre účtovné jednotky typu SVB sa robí v samostatnom formulári, do ktorého sa dostanete výberom z hlavného menu programu Číselník → SVB – Názvy stĺpcov PD…. NASTAVENIE

V tejto časti môžete nastaviť automatické funkcie pre každý stĺpec peňažného denníka. Program potom pri každom novom zápise do peňažného denníka nastaví vami zvolené automatické funkcie pre každý účel – stĺpec peňažného denníka osobitne. V peňažnom denníku to vyzerá nasledovne:

Voľby, ktoré sú zapnuté sa vykonajú automaticky, po stlačení tlačidla Ok. Môžete ich samozrejme kedykoľvek zmeniť podľa aktuálnej požiadavky.

3.9 UŽÍVATEĽSKÉ ČÍSLOVANIE DOKLADOV Spôsob číslovania dokladov si môžete zvoliť ako automatický alebo užívateľský. Možnosť voľby nájdete vo formulári Číslovanie dokladov, ktorý vyvoláte po stlačení tlačidla F7 vedľa poľa s číslovaním príslušnej evidencie. Napr. spôsob číslovania faktúr nastavíte po stlačení tlačidla F7, ktoré sa nachádza vedľa poľa Číslo faktúry (daňový doklad):

Po stlačení tlačidla F7 sa zobrazí formulár Číslovanie dokladov, pomocou ktorého si vyberiete požadovanú voľbu:

Zapnutím voľby Užívateľsky a stlačením tlačidla Pridaj príp. Oprav sa zobrazí formulár Číselný rad príp. Oprava číselného radu. V tomto formulári nastavujete formát a konkrétne parametre pre číslovanie dokladov. Tieto sa v plnej miere využijú pri evidenciách, ktoré majú nastavený typ číslovania na užívateľsky.

3

72


V hornej časti formulára je potrebné zadať Kód a Názov číselného radu (len kvôli jednoznačnej identifikácii). V časti Formát číselného radu nastavujete formát čísla. Pomocou tlačidla Pridaj pridajte taký počet buniek, z ktorých bude zložené samotné číslo dokladu, v uvedenom prípade číslo zahraničnej odoslanej faktúry bude zložené z piatich buniek:

POZOR! Číslo môže mať maximálne osem buniek a súčet znakov zo všetkých buniek môže byť maximálne 20! Tlačidlom Vymaž odstránite aktuálnu bunku (aktuálna bunka je tá, ktorá je vysvietená). Tlačidlami (doprava) presúvate aktuálnu bunku o jednu pozíciu vpred alebo o jednu pozíciu vzad. Bunka sa stane aktívnou, ak na ňu kliknete myšou. Okamžite sa aktualizujú údaje v časti Formát aktuálnej bunky. V časti Formát aktuálnej bunky určíte charakter príslušnej aktívnej bunky. Bunka môže mať formát Text alebo Počítadlo. Ak zapnete voľbu Text, v časti Inicializačné hodnoty máte prístupné pole Text, v ktorom nadefinujte požadovaný text. Textová bunka môže obsahovať znaky aj číslice. Zároveň sa v poli Počet znakov aktualizuje hodnota podľa toho, koľko znakov definujete:

Ak zapnete voľbu Text a zároveň zapnete voľbu Užívateľ môže meniť text bunky znamená to, že v prideľovaných číslach (už pri samotnej práci s programom) môžete meniť obsah tejto bunky bez toho, aby vás program upozornil na zmenu. Poslednú potvrdzovanú hodnotu si program zapamätá pre ďalšie. Ak zapnete voľbu Počítadlo, môžete vybrať jeden z deviatich typov počítadiel pre danú bunku: 1.

"+1 vždy (dátumovo nezávislé)": Bunka automaticky zvýši svoju hodnotu o +1 pri každej požiadavke o pridelenie nového čísla pre pridávaný (nový) doklad. Bunka nemá žiadnu závislosť na poslednom použitom dátume.

2.

"+1 pri zmene dátumu, inak ponecháva": Bunka automaticky zvýši svoju hodnotu o +1 len vtedy, ak je dátum na pridávanom (novom) doklade väčší ako dátum na predošlom pridávanom doklade. Ak bude dátum na novom doklade rovnaký ako dátum na predošlom pridávanom doklade, tak sa hodnota tejto bunky nezmení. TIP: Tento typ bunky môžete použiť pre číslovanie bankových výpisov zasielaných po každom obrate (denne).


3.

73

"+1 pri nezmenenom dátume, inak 1": Bunka automaticky zvýši svoju hodnotu o +1 len vtedy, ak je dátum na pridávanom (novom) doklade rovnaký ako dátum na predošlom pridávanom doklade. Ak bude dátum na novom doklade väčší ako dátum na predošlom pridávanom doklade, tak sa hodnota tejto bunky vždy nastaví na 1. TIP: Tento typ bunky môžete použiť pre číslovanie položiek bankového výpisu zasielaných po každom obrate (denne).

4.

"+1 pri zmene týždňa, inak ponecháva": Bunka automaticky zvýši svoju hodnotu o +1 len vtedy, ak je týždeň z dátumu na pridávanom (novom) doklade väčší ako týždeň z dátumu na predošlom pridávanom doklade. Ak bude týždeň z dátumu na novom doklade rovnaký ako týždeň z dátumu na predošlom pridávanom doklade, tak sa hodnota tejto bunky nezmení. TIP: Tento typ bunky môžete použiť pre číslovanie bankových výpisov zasielaných týždenne.

5.

"+1 pri nezmenenom týždni, inak 1": Bunka automaticky zvýši svoju hodnotu o +1 len vtedy, ak je týždeň z dátumu na pridávanom (novom) doklade rovnaký ako týždeň z dátumu na predošlom pridávanom doklade. Ak bude týždeň z dátumu na novom doklade väčší ako týždeň z dátumu na predošlom pridávanom doklade, tak sa hodnota tejto bunky vždy nastaví na 1. TIP: Tento typ bunky môžete použiť pre číslovanie položiek bankového výpisu zasielaného týždenne.

6.

"+1 pri zmene mesiaca, inak ponecháva": Bunka automaticky zvýši svoju hodnotu o +1 len vtedy, ak je mesiac z dátumu na pridávanom (novom) doklade väčší ako mesiac z dátumu na predošlom pridávanom doklade. Ak bude mesiac z dátumu na novom doklade rovnaký ako mesiac z dátumu na predošlom pridávanom doklade, tak sa hodnota tejto bunky nezmení. TIP: Tento typ bunky môžete použiť pre číslovanie bankových výpisov zasielaných mesačne.

7.

"+1 pri nezmenenom mesiaci, inak 1": Bunka automaticky zvýši svoju hodnotu o +1 len vtedy, ak je mesiac z dátumu na pridávanom (novom) doklade rovnaký ako mesiac z dátumu na predošlom pridávanom doklade. Ak bude mesiac z dátumu na novom doklade väčší ako mesiac z dátumu na predošlom pridávanom doklade, tak sa hodnota tejto bunky vždy nastaví na 1. TIP: Tento typ bunky môžete použiť pre číslovanie položiek bankového výpisu zasielaného mesačne.

8.

"+1 pri zmene štvrťroku, inak ponecháva": Bunka automaticky zvýši svoju hodnotu o +1 len vtedy, ak je štvrťrok z dátumu na pridávanom (novom) doklade väčší ako štvrťrok z dátumu na predošlom pridávanom doklade. Ak bude štvrťrok z dátumu na novom doklade rovnaký ako štvrťrok z dátumu na predošlom pridávanom doklade, tak sa hodnota tejto bunky nezmení.

3

74


TIP: Tento typ bunky môžete použiť pre číslovanie bankových výpisov zasielaných štvrťročne. 9.

"+1 pri nezmenenom štvrťroku, inak 1": Bunka automaticky zvýši svoju hodnotu o +1 len vtedy, ak je štvrťrok z dátumu na pridávanom (novom) doklade rovnaký ako štvrťrok z dátumu na predošlom pridávanom doklade. Ak bude štvrťrok z dátumu na novom doklade väčší ako štvrťrok z dátumu na predošlom pridávanom doklade, tak sa hodnota tejto bunky vždy nastaví na 1. TIP: Tento typ bunky môžete použiť pre číslovanie položiek bankového výpisu zasielaného štvrťročne.

Posledných osem typov využíva hodnotu z poľa Posledný použitý dátum, pomocou ktorej program určí hodnotu bunky pre ďalšie číslo. Túto hodnotu môžete samozrejme kedykoľvek zmeniť, čím ovplyvníte pridelenie nového čísla. Typy 2 a 3, 4 a 5, 6 a 7, 8 a 9 pri číslovaní bankových výpisov logicky patria k sebe. Nie je ale nijako vylúčené použiť tieto typy v inom spojení alebo dokonca samostatne. POZOR! Položka Posledný použitý dátum a niektoré hodnoty z časti Inicializačné hodnoty sa automaticky aktualizujú po uložení pridávaného (nového) dokladu. Tieto hodnoty sa využijú na odvodenie čísla ďalšieho pridávaného dokladu. Typ bunky môžete zvoliť aj ako Deň, Týždeň, Mesiac a Rok. Sú to bunky s fixnou dĺžkou dva znaky. Do prideľovaného čísla program doplní deň, týždeň, mesiac alebo rok z dátumu, ktorý sa už nachádza na konkrétnom doklade. (Ak sa na formulári nachádza viac dátumov, tak sa vyberie dátum automaticky podľa nastavenia programu). TIP: Ak chcete do čísla zakomponovať rok v plnom tvare, napríklad 2010, potom použite dve bunky. Prvú typu Text s textom "20" a druhú typu Rok. Bunky budú nadefinované ako "20RR". Pomocou hodnôt Text, Číslo a Počet znakov v časti Inicializačné hodnoty nastavujete začiatočné hodnoty pre číselný rad. Pre typ Text je prístupné iba pole Text, do ktorého napíšte text, ktorý má byť v čísle zobrazený. Pre typ Počítadlo je prístupné pole Číslo a Počet znakov. Číslo vždy predstavuje posledné použité číslo a nové číslo bude napríklad pre typ "+1 vždy (dátumovo nezávislé)" vždy o jeden viac. Počet znakov predstavuje, na koľko znakov má byť toto číslo zobrazené. Ak je nastavené napríklad 4, tak číslo 63 sa zobrazí ako 0063 (chýbajúce znaky sa vždy doplnia nulami na požadovaný počet znakov). V uvedenom príklade bolo použitých 5 buniek: zOF / RR / 0000

typ Text "zOF" typ Text "/" typ Rok typ Text "/" typ Počítadlo "+1 vždy (dátumovo nezávislé)", počet znakov 4


75

3 V každom pridávanom doklade sa bude meniť len posledná bunka typu Počítadlo. Ak by sa v dátume vyhotovenia faktúry zmenil rok, tak sa zmení aj tretia bunka typu Rok. Ostatné bunky budú vždy rovnaké.

3.10 SADZBY DANE Z MOTOROVÝCH VOZIDIEL Tento číselník vyvoláte výberom z hlavného menu programu Číselník → Sadzby dane z motorových vozidiel. Sadzby dane sú rozdelené na osobné a úžitkové, ktoré vyvoláte kliknutím na záložku v čísleníku. Celý číselník je naplnený už pri vytvorení novej firmy s údajmi, ktoré boli v čase kompilovania danej verzie programu aktuálne (a prístupné). Pri upgrade programu sa sadzby dane z motorových vozidiel automaticky opravujú, prípadne sa dopĺňajú nové a odstraňujú nepotrebné. V prípade potreby si údaje môžete pridávať, opravovať, vymazať aj ručne. Údaje z tohto číselníka slúžia pre výpočet dane z motorových vozidiel.

3.11 PEŇAŽNÉ ÚSTAVY Číselník Peňažné ústavy slúži na zadefinovanie peňažných ústavov v programe. Vyberiete ho z hlavného menu programu Číselník → Peňažné ústavy. Tento číselník je naplnený výrobcom programu. Obsahuje názvy peňažných ústavov, kód banky, swift kód. Ďalšie údaje si môžete pridávať pomocou tlačidla Pridaj.

76


4 ÚČTOVANIE V PRIEBEHU ROKA

77


Počas celého účtovného roku neustále pracujete s peňažným denníkom, evidenciou pohľadávok, záväzkov, DPH a inými evidenciami. V tejto kapitole popíšeme, ako pracovať s týmito evidenciami.

4.1 Otvorenie existujúceho účtovníctva .............. 79 4.2 Peňažný denník ............................................. 79 4.3 Evidencia pohľadávok ................................. 105 4.4 Upomienky................................................... 112 4.5 Evidencia záväzkov ...................................... 114 4.6 Odsúhlasenie pohľadávok a záväzkov ......... 131 4.7 Trojstranný obchod...................................... 132 4.8 Hromadný príkaz na úhradu ........................ 135 4.9 Evidencia DPH.............................................. 138 4.10 Ceniny .......................................................... 156 4.11 Sociálny fond ............................................... 157 4.12 Krátkodobý majetok .................................... 159 4.13 Dlhodobý majetok ....................................... 160 4.14 Evidencia jázd .............................................. 165 4.15 Cestovné príkazy ......................................... 182 4.16 Došlá a odoslaná pošta ................................ 192 4.17 Spoločenstvá vlastníkov bytov .................... 197 4.18 Ostatné evidencie ........................................ 200

4

78



79

4.1 OTVORENIE EXISTUJÚCEHO ÚČTOVNÍCTVA V programe ALFA je možné vytvoriť neobmedzený počet účtovníctiev. Pre každé účtovníctvo môže existovať niekoľko účtovných rokov. Keďže nemôžete pracovať so všetkými súčasne, musí byť možnosť otvoriť vždy len jedno účtovníctvo pre jeden účtovný rok. Na tento účel slúži formulár Otvorenie existujúceho účtovníctva. Z hlavného menu programu vyberte Firma → Otvor:

4

Tabuľka vo formulári obsahuje všetky účtovníctva, ktoré sú pre program ALFA dostupné. Vo vrchnej časti formulára vás program pomocou položky Aktuálny databázový adresár informuje, z ktorého adresára načítal zoznam firiem. Ak chcete otvoriť konkrétne účtovníctvo, nastavte sa pomocou myši alebo klávesnice na požadovanú firmu a stlačte tlačidlo Otvor účtovníctvo. Program ALFA otvorí zvolené účtovníctvo. TIP: Program ALFA si pamätá účtovníctvo, ktoré bolo spracovávané naposledy. Ak ukončíte a opäť spustíte program ALFA, bude naposledy spracovávané účtovníctvo pri štarte programu otvorené automaticky. Toto účtovníctvo už nie je potrebné otvárať cez formulár Otvorenie existujúceho účtovníctva.

4.2 PEŇAŽNÝ DENNÍK Peňažný denník je základná evidencia vášho účtovníctva. Zaznamenávate sem všetky príjmy a výdavky. Formulár vám umožňuje pomocou posuvných líšt kedykoľvek nahliadnuť do ľubovoľnej časti peňažného denníka a tak vizuálne skontrolovať správnosť zápisu. Flexibilne manipulovať s novými alebo už existujúcimi údajmi vám zasa umožňujú jednotlivé časti alebo tlačidlá formulára popísané postupne v kapitole. Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Peňažný denník. Zobrazí sa formulár, ktorý popíšeme po častiach.

80


V hornej časti formulára nájdete okrem štandardných ovládacích prvkov aj niektoré ďalšie, ktoré vám uľahčia prácu pri zobrazovaní a výbere požadovaných dokladov. Popíšeme len rozdiely oproti štandardu. Pomocou nastavení v záložke Zobraz môžete peňažný denník na obrazovke prehliadať kompletný so všetkými dokladmi, ale taktiež len so samotnými pokladničnými dokladmi, bankovými výpismi, internými dokladmi alebo dokladmi, ktoré tvoria priebežné položky (požadovanú skupinu dokladov vyberiete z rozbaľovacieho zoznamu). Môžete pritom pomocou volieb Príjmy a Výdavky vybrať príjmy, výdavky alebo oboje.

Ak je aktívna voľba Mini info, zobrazí sa malý formulár, ktorý vás informuje o základných údajoch dokladu, na ktorom sa práve nachádzate.

Dá sa to využiť napríklad vtedy, ak sa nachádzate v pravej časti peňažného denníka a prvé stĺpce nie sú viditeľné. Údaje, ktoré sú v tomto formulári, sa nedajú meniť. Po zapnutí voľby Zobraziť rozpis sa formulár rozvinie – zobrazí sa nová tabuľka s rozpisom na členenie, stredisko a sumu. TIP: Jediná hodnota, ktorá sa dá zmeniť, je zapnutie voľby Nekontrolovať. Stlačením tlačidla so šípkou, ktoré sa nachádza vedľa voľby Mini info, rozšírite kritériá pre zobrazenie. Záložka Zobraz sa rozvinie do nasledovnej podoby:

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Stredisko a Členenie môžete nechať v peňažnom denníku zobraziť len tie doklady, pri ktorých bolo v zaúčtovaní použité konkrétne stredisko a členenie. Pomocou textového poľa Text je možné nechať zobraziť tie doklady, v ktorých je v popise peňažnej operácie obsiahnutý požadovaný text. Ak chcete napríklad vyhľadať všetky doklady, ktoré majú v popise text "vklad", napíšte do tohto poľa "*vklad*" a stlačte kláves Enter. Pomocou rozbaľovacích zoznamov Mes. môžete v peňažnom denníku nechať zobraziť len určité


81

mesiace. Tlačidlo Zruš filtre slúži na rýchle zrušenie všetkých použitých filtrov. Voľba Panel pokladnice doľava slúži na prehodenie panelu pokladnice a banky v spodnej časti formulára Peňažný denník. Ak ste menili šírku stĺpcov peňažného denníka, tlačidlo Štandardná šírka stĺpcov slúži na obnovenie pôvodnej šírky stĺpcov, ktorá je nastavená výrobcom. Stredná časť formulára obsahuje databázovú tabuľku, ktorá zobrazuje zaúčtované doklady v peňažnom denníku. Pomocou posuvných líšt môžete nahliadnuť do každého stĺpca peňažného denníka.

4 POZOR! Poradie stĺpcov nie je možné v tomto formulári upravovať . Spodná časť formulára obsahuje okrem ovládacích prvkov, pomocou ktorých pridávate, opravujete a vymazávate doklady z peňažného denníka aj ďalšie ovládacie prvky, ktoré popíšeme v ďalšom texte. Spodná časť formulára vyzerá nasledovne:

Najskôr popíšeme časti: Banka, Pokladnica a Interný doklad. Každá časť obsahuje dve tlačidlá – Príjem a Výdavok. Každé tlačidlo slúži na pridanie nového dokladu do peňažného denníka. Spolu sú tri príjmové a tri výdavkové tlačidlá. Týchto šesť tlačidiel nahrádza tlačidlo Pridaj používané vo všetkých ostatných evidenciách. Ľubovoľný príjem alebo výdavok vyvoláte stlačením príslušného tlačidla alebo pomocou stlačenia klávesu Alt a príslušného rýchleho klávesu (napríklad príjem na bankový účet: Alt + P). BANKA

Pokiaľ nemáte zadefinovaný žiaden účet v číselníku bankových účtov, zobrazí sa vám text Banka, pokiaľ máte zadefinovaný účet, zobrazí sa názov konkrétneho bankového účtu (ako na vyššie uvedenom obrázku). Ak sú v číselníku bankových účtov (Číselník → Bankové účty (Devízové, EUR)) zadefinované dva alebo viac účtov, bude sprístupnený rozbaľovací zoznam, v ktorom zvoľte účet, s ktorým chcete pracovať. Táto časť obsahuje žlté informačné pole, ktoré zobrazuje aktuálny stav peňažných prostriedkov na vybratom bankovom účte. POZOR! Ak v číselníku bankových účtov nie je zadaný žiadny účet, táto časť nie je prístupná! Tlačidlá Príjem a Výdavok slúžia na pridávanie nových dokladov do peňažného denníka. Po stlačení niektorého z týchto tlačidiel program zobrazí formulár na pridanie nového dokladu do peňažného denníka. Tlačidlo Kurzové rozdiely… je prístupné len pre devízové účty a slúži

82


na zaúčtovanie kurzového rozdielu do peňažného denníka (kapitola 10.2.9 Kurzové rozdiely v PD k 31.12., ak je zostatok nenulový [str. 322] a kapitola 10.2.10 Kurzové rozdiely v PD k 31.12., ak je zostatok nulový [str. 324]). Formulár Kurzové rozdiely obsahuje aj presný návod zaúčtovania koncoročného kurzového rozdielu do peňažného denníka. POKLADNICA

Rovnako ako v časti Banka, aj tu sa nachádza rozbaľovací zoznam, z ktorého je potrebné vybrať pokladnicu, s ktorou chcete pracovať, ďalej žlté informačné pole s aktuálnym stavom v pokladnici, tlačidlá Príjem, Výdavok a tlačidlo Kurzové rozdiely. V rozbaľovacom zozname sa nachádza zoznam pokladníc, ktoré sú nadefinované v číselníku pokladníc (Číselník → Pokladnice (Valutové, EUR)). Výnimku tvorí prvá položka z tohto zoznamu "Eurová pokladnica". Je to základná pokladnica programu, ktorá je výrobcom programu nadefinovaná napevno a nedá sa z programu odstrániť. Predstavuje súčet tuzemských pokladníc a valutových pokladníc prepočítaných na tuzemskú menu. Viac informácií o eurovej pokladnici nájdete v kapitole 3.4 Začiatočné zostatky [str. 51]. Tlačidlá Príjem, Výdavok a Kurzové rozdiely… majú rovnakú funkciu ako pri bankových účtoch. Postup zaúčtovania kurzových rozdielov nájdete v kapitolách (kapitola 10.2.9 Kurzové rozdiely v PD k 31.12., ak je zostatok nenulový [str. 322] a 10.2.10 Kurzové rozdiely v PD k 31.12., ak je zostatok nulový [str. 324]). POZOR! Ak vyberiete z hlavného menu programu Tlač → Pokladnica a banka → Pokladničná kniha a z rozbaľovacieho zoznamu Pokladnica vyberiete položku Eurová pokladnica, vytlačíte zoznam dokladov len z tuzemskej pokladnice! V tomto prípade sa táto pokladnica nezhoduje s eurovou pokladnicou z peňažného denníka, ktorá obsahuje aj valutové pokladnice prepočítané na tuzemskú menu! TIP: Ak si chcete skontrolovať stav v eurovej pokladnici vytlačenej cez Tlač → Pokladnica a banka → Pokladničná kniha so stavom v peňažnom denníku, v peňažnom denníku z rozbaľovacieho zoznamu Pokladnica vyberte položku Eurová pokladnica a stlačte tlačidlo Stav bez valút (zakrúžkovaná časť na obrázku vľavo). Program vám ponúkne informačné okno s údajom o stave peňažných prostriedkov len v tuzemskej mene:

INTERNÝ DOKLAD

Táto časť slúži na vkladanie nepeňažných operácií do peňažného denníka, s výnimkou začiatočných zostatkov. Sú to doklady, ktoré nespôsobia žiadny pohyb finančných prostriedkov v pokladnici ani na bankovom účte. Z tohto dôvodu nevpisujú žiadnu hodnotu do stĺpcov denníka – príjem, výdavok a zostatok v hotovosti alebo na bankových účtoch, pričom


83

do ostatných stĺpcov je možné zapísať pomocou tlačidla Príjem a Výdavok čokoľvek. V tom nechávame užívateľovi plnú moc a absolútnu voľnosť. Stlačením tlačidla Príjem alebo Výdavok v ktorejkoľvek časti: Banka, Pokladnica a Interný doklad program ALFA zobrazí univerzálny príjmovo – výdavkový formulár, pomocou ktorého sa zadávajú nové a opravujú existujúce doklady peňažného denníka. Pomocou tohto formulára je možné do peňažného denníka zadať všetky potrebné údaje, súčasne použiť vlastnú analytiku a rozdeliť príjem alebo výdavok na strediská. Ďalej môžete previesť automatické úhrady v evidencii pohľadávok a záväzkov, zápis do evidencie DPH a zápis do evidencie krátkodobého majetku. Podrobný popis ovládania je popísaný v kapitole 4.2.1 Univerzálny príjmovo – výdavkový formulár [str. 87]. Teraz popíšeme ostatné tlačidlá zo spodnej časti formulára. Sú to: Kópia, Oprav, Škrtni, Vymaž, Úpravy, Tlač doklad a Platba FO. KÓPIA

Po stlačení tlačidla Kópia sa otvorí univerzálny príjmovo – výdavkový formulár, v ktorom už budú predvyplnené údaje podľa aktuálneho záznamu v peňažnom denníku. Aktualizujú sa polia dátumu, kurzov a samozrejme číslo dokladu. V tomto formulári môžete dodatočne zmeniť ktorýkoľvek údaj. OPRAV

Stlačením tlačidla Oprav vyvoláte univerzálny príjmovo – výdavkový formulár, pomocou ktorého môžete opraviť ktorýkoľvek údaj v už existujúcom doklade peňažného denníka. TIP: Doklad pre opravu vyvoláte aj dvojklikom myši na požadovanom doklade v peňažnom denníku. Pri oprave dokladu z peňažného denníka, ktorý je previazaný s evidenciou pohľadávok / záväzkov alebo s evidenciou DPH, program automaticky zapne voľby Úhrada pohľadávky / Úhrada záväzku alebo Zápis do evidencie DPH. Týmto sa zabezpečí aktualizácia údajov aj v previazaných evidenciách. ŠKRTNI

Stlačením tlačidla Škrtni bude preškrtnutý aktuálny riadok peňažného denníka, čo sa vo formulári prejaví červenou farbou a vo výstupnej zostave, ktorá bude vytlačená na tlačiarni, preškrtnutým riadkom. POZOR! Takýto zásah je potrebné previesť v súlade so zásadami účtovníctva a príslušný riadok stornovať rovnakým záznamom, ale so zápornými hodnotami. VYMAŽ

Stlačením tlačidla Vymaž bude príslušný riadok peňažného denníka vymazaný z účtovníctva.

4

84


POZOR! Ak mal vymazaný riadok peňažného denníka nadväznosť aj na iné evidencie, bude vás o tom program informovať a ponúkne automatické odstránenie príslušných záznamov. Ak nepotvrdíte automatické odstránenie, je možné vykonať potrebné opravy aj ručne. ÚPRAVY

Stlačením tlačidla Úpravy sa zobrazí zoznam funkcií. Kliknutím myši na niektorú z položiek vyvoláte príslušnú funkciu. Každú z nich postupne popíšeme v ďalšom texte. Ak nechcete vyvolať žiadnu z ponúknutých funkcií, stlačte kláves Esc alebo kliknite napríklad na databázovú tabuľku peňažného denníka alebo inú časť formulára Peňažný denník. Zotrieď Denník podľa dátumu Program natrvalo zotriedi peňažný denník chronologicky podľa dátumu a času, pričom prepočíta konečné zostatky bankových účtov a pokladníc. Ak napríklad zaúčtovávate doklady do peňažného denníka po dávkach, povedzme raz za týždeň tak, že najskôr zaúčtujete bankové výpisy potom pokladničné doklady a nakoniec interné doklady, budú dátumy v peňažnom denníku na "preskáčku" – doklady sa do peňažného denníka ukladajú v takom poradí, v akom ste ich nahadzovali. Rovnaký prípad môže vzniknúť aj vtedy, ak ste niektorý doklad do peňažného denníka jednoducho zabudli nahodiť a nahadzujete ho dodatočne. V takýchto prípadoch je potrebné použiť túto funkciu – pri nej sa celý peňažný denník nanovo zotriedi podľa dátumu a času zaúčtovania. POZOR! Pred použitím tejto operácie odporúčame archivovať účtovníctvo, pretože táto operácia nie je vratná! Prečísluj Príjmové pokladničné doklady Táto operácia prečísluje všetky príjmové pokladničné doklady od poradového čísla, ktoré je možné zvoliť vo formulári Prečíslovať… (zobrazí sa po vyvolaní tejto funkcie):

Okrem poradového čísla je možné v tomto formulári nastaviť aj formát čísla dokladu, ktorý má byť použitý, pričom je možné nechať prečíslovať len označené doklady. Po dokončení tejto operácie program oznámi počet prečíslovaných dokladov a ponúkne možnosť aktualizovať prepojenia prečíslovaných dokladov s evidenciami, s ktorými mali súvis (príklad: príjmový pokladničný doklad P00022 automaticky prečíslovaný napríklad na P-00033, ktorý figuroval v úhradách odoslanej faktúry – evidencia pohľadávok, bude v tejto evidencii prečíslovaný tiež na P-00033. Ak by ste prepojenia nezaktualizovali, úhrada by ostala stále s číslom P-00022). Evidencie, medzi ktorými vie program aktualizovať prepojenia, sú: pohľadávky, záväzky a evidencia DPH.


85

POZOR! Pred použitím tejto operácie odporúčame archivovať účtovníctvo, pretože táto operácia nie je vratná. Rovnako postupujte aj pri prečíslovaní výdavkových a interných dokladov. Prečísluj Výdavkové pokladničné doklady Táto operácia je rovnaká ako predchádzajúca, len sa prečíslujú výdavkové doklady. Prečísluj položky bankového výpisu Prečíslovanie položiek bankového výpisu funguje rovnako ako prečíslovanie pokladničných dokladov. V upresňujúcom formulári si môžete zvoliť bankový účet, ktorého položky chcete prečíslovať. Prečísluj Interné doklady Táto operácia je rovnaká ako operácia Prečísluj Príjmové pokladničné doklady, len sa prečíslujú interné doklady. Prepočítaj všetky zostatky Táto operácia prepočíta všetky zostatky na bankových účtoch a v pokladniciach. Aktualizuje aj posledný zostatok, ktorý je zobrazovaný v žltom poli. POZOR! Pred použitím tejto operácie odporúčame archivovať účtovníctvo, pretože táto operácia nie je vratná. Túto funkciu má zmysel použiť vtedy, ak sa niektorý údaj zobrazujúci zostatok peňažných prostriedkov na bankovom účte alebo v pokladnici (žlté polia v peňažnom denníku) poškodí, napríklad vplyvom výpadku prúdu, keď počítač práve pracoval. Aktualizuj prepojenia BÚ – Evidencie Ak v peňažnom denníku ručne prepíšete čísla bankových výpisov, môže nastať takýto problém: v evidenciách ako sú pohľadávky, záväzky a DPH môže byť použité pôvodné číslo bankového dokladu, napríklad pri úhrade (pohľadávka, záväzok) alebo ako číslo dokladu priamo v evidencii DPH. Museli by ste postupne vstúpiť do týchto evidencií a opraviť príslušný záznam (číslo dokladu) ručne. Aby ste toto nemuseli robiť manuálne, stačí vyvolať túto funkciu a ona to vykoná za vás. POZOR! Pred použitím tejto operácie odporúčame archivovať účtovníctvo, pretože táto operácia nie je vratná.

4

86


TLAČ DOKLAD

Pomocou tohto tlačidla je možné vytlačiť príjmový a výdavkový pokladničný doklad alebo interný doklad priamo z peňažného denníka. Ak stojí kurzor databázovej tabuľky na pokladničnom alebo internom doklade a stlačíte tlačidlo Tlač doklad, zobrazí sa nasledovný formulár:

Ak máte partnera evidovaného v číselníku partnerov, vyberte ho pomocou tlačidla F7 v časti Vyplatené (komu) (resp. Prijaté od). Údaje o partnerovi môžete zadať aj ručne z klávesnice. Vo formulári môžete zmeniť ktorúkoľvek informáciu alebo hodnotu, ktorá je prístupná. Voľbou Platba FO zabezpečíte, aby sa táto platba zahrnula do výkazu Hlásenie platieb fyzickým osobám. Ak stlačíte tlačidlo Tlač >, je možné doklad okamžite vytlačiť na tlačiarni. Pred samotnou tlačou si môžete v tlačidle Nastavenie zvoliť, či chcete na doklade tlačiť pečiatku alebo podpis firmy (v prípade, ak máte tieto naimportované vo Firemných údajoch). Stlačením tlačidla Ok sa všetky údaje zapamätajú napríklad pre neskoršiu hromadnú tlač pokladničných alebo interných dokladov. Hromadnú tlač pokladničných dokladov je možné vyvolať výberom z hlavného menu programu Tlač → Príjmové (Interné) doklady. Stlačením tlačidla Zruš bude celá akcia zrušená. PLATBA FO

Pomocou tohto tlačidla je možné priamo v peňažnom denníku označiť všetky platby, ktoré boli vykonané fyzickým osobám. V zobrazenom formulári je potrebné vyplniť údaje o fyzickej osobe (prípadne ju vybrať z číselníka partnerov) a zapnúť voľbu Platba FO. Informácie o takýchto platbách zúročíte pri zostrojovaní výkazu, ktorý vyvoláte výberom z hlavného menu programu Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Hlásenie platieb fyzickým osobám. Program dokáže tento výkaz vygenerovať úplne automaticky. Využije pri tom číselník partnerov, číselník daňových úradov (Číselník → Daňové úrady) a informácie z peňažného denníka. TIP: Na označenie platby ako Platba FO ste mohli použiť aj voľbu Platba FO pri tlači dokladu (predchádzajúca časť, tlačidlo Tlač doklad), ktorá sa nachádza vedľa poľa Vystavil.


87

4.2.1 UNIVERZÁLNY PRÍJMOVO – VÝDAVKOVÝ FORMULÁR Tento formulár budete v programe ALFA používať najčastejšie, preto budú v tejto kapitole vysvetlené všetky jeho funkcie. Ako sme už spomenuli v predchádzajúcej kapitole, slúži na zadávanie nových dokladov do peňažného denníka, ale aj na opravu ktoréhokoľvek dokladu – riadku peňažného denníka. Ešte raz pripomíname, že vyvolanie tohto formulára spôsobí stlačenie niektorého z tlačidiel Príjem alebo Výdavok alebo stlačenie tlačidla Oprav (pri oprave ktoréhokoľvek dokladu v peňažnom denníku). Formulár pre zaúčtovanie príjmu a výdavku z valutovej pokladnice a devízového účtu sa v niektorých častiach odlišuje od formulára pre zaúčtovania príjmu a výdavku z tuzemskej pokladnice a bankového účtu. V nasledujúcom texte pri popise formulára budeme vychádzať z tuzemskej pokladnice. Na odlišnosti pre valutové pokladnice a devízové účty upozorníme. Formulár pre príjem – výdavok vyzerá nasledovne:

Krátky názov formulára sa mení podľa toho, ktoré tlačidlo bolo na jeho vyvolanie z peňažného denníka použité (v uvedenom prípade Pokladnica príjem – Nový). V časti Pokladnica (v prípade bankového účtu bude zobrazený názov účtu a názov banky) si môžete vybrať pokladnicu, s ktorou chcete pracovať. Prednastavená bude pokladnica, ktorá je vybraná v spodnej časti formulára Peňažný denník. Po výbere inej pokladnice vo formulári Pokladnica príjem/výdaj, a potvrdení tohto formulára, sa zmení aj pokladnica vo výbere v

4

88


spodnej časti formulára Peňažný denník. Rovnaké podmienky platia aj pre výber bankového účtu. Označením voľby Vyplniť partnera sa sprístupní tlačidlo Výber partnera a môžete priamo vo formulári vybrať partnera z Číselníka partnerov. Pokiaľ partnera nevyplníte, po výbere pohľadávky/záväzku cez tlačidlo F7 program automaticky doplní partnera z uhrádzaného dokladu. Funkcia výberu partnera umožňuje využiť hromadnú tlač dokladov pre rôznych partnerov pre pokladničné a interné doklady. Ak máte zapnutú voľbu Vyplniť partnera a formulár zatvoríte alebo program vypnete, tak po opätovnom otvorení formulára voľba zostane zapnutá a opačne. V prípade, že vyplníte údaje partnera, ktorý sa nenachádza v Číselníku partnerov, tlačidlom Pridaj do partnerov program automaticky vytvorí kartu partnera: otvorí sa menu Číselník – Partneri formulár Pridanie nového Partnera/Zamestnanca do databázy. Údaje, ktoré budú vo formulári vyplnené, sa prenesú do karty partnera. Po stlačení tlačidla OK sa karta partnera uloží do číselníka, pričom je možné doplniť ďalšie údaje do karty. Ak sa potom niektorý údaj vo formulári zmení, tak na karte partnera sa zmena nevykoná. Povinným údajom na pridanie partnera do Číselníka partnerov je vyplnenie Názvu partnera. Do dátumového poľa Deň, Mes., Rok vpíšte dátum účtovnej operácie. Pri bankových výpisoch je to dátum uvedený na výpise z banky, pri pokladničných dokladoch je to dátum vystavenia pokladničného dokladu. Program ALFA si pamätá posledný použitý dátum, ktorý automaticky doplní. Podľa potreby ho môžete zmeniť. Do textového poľa Číslo dokladu vpíšte číslo vystaveného dokladu. Ak máte zapnuté automatické číslovanie, bude program ALFA toto textové pole dopĺňať automaticky. Spôsob číslovania pokladničných dokladov si nastavíte vo formulári Nastavenia (Režim účtovania) (kapitola 3.2 Nastavenia (NASTAVENIA (Režim účtovania) [str. 45]), v prípade potreby ho môžete zmeniť aj po stlačení tlačidla F7 nachádzajúceho sa vedľa poľa Číslo dokladu. Spôsob číslovania bankových výpisov si nastavíte pre jednotlivé bankové výpisy vo formulári Číselník → Bankové účty (Devízové, EUR), po stlačení tlačidla Nastavenie užívateľského číslovania. Viac informácií nájdete v kapitole 3.6.2 Bankové účty (devízové, EUR) [str. 55], prípadne priamo v kapitole 3.9 Užívateľské číslovanie dokladov [str. 71]. TIP: Pomocou položky Čas zaúčtovania sa pri funkcii zotriedenia denníka podľa dátumu (tlačidlo Úpravy v peňažnom denníku) dá prehadzovať postupnosť dokladov v rámci toho istého dňa. Položka Čas zaúčtovania rozhodne o postupnosti dokladov v rámci toho istého dňa – môžete si napríklad dodatočne v peňažnom denníku zaradiť príjmové pokladničné doklady skôr ako výdavkové. Ďalšie funkcie a možnosti tohto formulára sú popísané v nasledujúcich kapitolách.

4.2.2 VOĽBA ÚČELU Každý záznam peňažného denníka je zaradený do niektorého zo stĺpcov 1 – 33 peňažného denníka. Stĺpce 1 – 12 program ALFA dopĺňa automaticky (sú to stĺpce hotovosť – príjem, výdavok, zostatok, bankové účty – príjem, výdavok, zostatok, priebežné položky – príjem, výdavok). Zápis do jednotlivých stĺpcov, členených v peňažnom denníku na "Príjmy podliehajúce dane", "Príjmy neovplyvňujúce základ dane", "Výdavky odpočítateľné od základu dane", "Výdavky neovplyvňujúce základ dane" (stĺpce 13 – 33), volíte pomocou textového poľa Kód alebo pomocou rozbaľovacieho zoznamu Účel – stĺpec peňažného denníka, ktorý slovne vyjadruje názov stĺpca. Tieto dva ovládacie prvky sú si úplne rovnocenné a záleží len na užívateľovi, ktorý


89

v danej chvíli použije. Ak je pre vás výhodnejšie zapamätať si kód pre každý stĺpec peňažného denníka, potom je jednoduchšie napísať tento do poľa Kód.

Program ALFA automaticky nastaví príslušný účel. Ak nechcete používať pole Kód, musíte vybrať príslušný stĺpec peňažného denníka z rozbaľovacieho zoznamu Účel – stĺpec peňažného denníka pomocou klávesnice alebo myši. TIP: Ak nezmeníte kódy v nastavení účelov po výbere z hlavného menu programu Číselník → Účely – stĺpce peňažného denníka, tak kód predstavuje číslo stĺpca v peňažnom denníku – tak je to nastavené výrobcom programu. TIP: Ovládacie prvky Kód a Účel – stĺpec peňažného denníka sú si navzájom rovnocenné. Záleží len na vás, ktorý budete používať.

4.2.3 VLOŽENIE SUMY V tejto kapitole popíšeme, ako v univerzálnom príjmovo – výdavkovom formulári zadať sumu čo najefektívnejšie a aké sú rozdiely medzi platiteľmi a neplatiteľmi DPH. Dozviete sa, ako správne zadať sumu v cudzej mene pri devízových účtoch a valutových pokladniciach a aký algoritmus je použitý pri prepočte na menu EUR. PLATITELIA DPH

Platitelia DPH používajú pre zadanie sumy všetky ovládacie prvky v strednej časti univerzálneho príjmovo – výdavkového formulára, ktoré vidíte na nasledovnom obrázku:

Program ALFA je prispôsobený tak, že po vložení sumy do textového poľa Suma, automaticky doplní textové polia Základ a DPH, pričom bude predpokladať, že chcete použiť tú sadzbu DPH, ktorá je nastavená vo formulári Nastavenia (Režim účtovania), rozbaľovací zoznam Preferuj sadzbu DPH (formulár vyvoláte výberom z hlavného menu programu Číselník → Nastavenia (Režim účtovania) v záložke Účtovníctvo alebo priamo z tohto formulára po stlačení tlačidla Vstup do, v ľavej hornej časti a po výbere položky Nastavenia (Režim účtovania). Pri zadaní sumy, napríklad 100,00 EUR (rozbaľovací zoznam Preferuj sadzbu DPH vo formulári Nastavenia (Režim účtovania) je nastavený na položku 20%), program automaticky dopočíta polia Základ a DPH pre 20%.

4

90


TIP: Program vpravo nad textovým poľom Základ a DPH zobrazuje malými modrými písmenami, aká sadzba DPH je práve použitá. Ak je použitých viac sadzieb DPH súčasne (sumy s viacerými sadzbami DPH môžete zadať po stlačení tlačidla Podrobný rozpis DPH), program postupne vypíše všetky použité sadzby DPH. Ak sa presuniete na pole Základ, program vám ponúkne všetky vypočítané základy pre zadanú sumu, napríklad našu hodnotu 100,00 EUR.

Z ponúknutého zoznamu môžete pomocou klávesnice alebo myši vybrať ktorýkoľvek základ. Od 01.01.2011 je možné vybrať základ pre 20%-nú a 10%-nú sadzbu, alebo pre oslobodené plnenia. Pole DPH program dopĺňa automaticky, pričom ho vždy zaokrúhli na dve desatinne miesta. Prípadný rozdiel dopíše do poľa Rozdiel. POZOR! Ak nebude súčet základu a DPH rovný celkovej sume, bude vás program ALFA informovať o vzniknutom rozdiele v poli Rozdiel. Pri ukladaní dokladu v peňažnom denníku program kontroluje, či je Suma spolu zhodná so súčtom základu dane a DPH. V prípade odlišnosti na to upozorní. Ak sa rozhodnete takýto doklad uložiť, bude rozdiel zapísaný do stĺpca Iný podliehajúci dani (v prípade príjmu) alebo Iný odpočítateľný od základu dane (v prípade výdavku). POZOR! Tieto ovládacie prvky budú prístupné a akceptované len pri účeloch, ktoré majú aktívnu voľbu Umožňuje rozpis na Základ a DPH vo formulári Oprava účelu (formulár vyvoláte výberom z hlavného menu programu Číselník → Účely – stĺpce peňažného denníka, tlačidlo Oprav). Pri účeloch, ako je napríklad "Osobný vklad podnikateľa", nebudú tieto ovládacie prvky prístupné a v žiadnom prípade nebudú akceptované. Ak je potrebné zadať viac základov v rôznych sadzbách DPH súčasne alebo chcete zadať ako prvý údaj základ dane a nie celú sumu spolu, použite tlačidlo Podrobný rozpis DPH. Po jeho stlačení sa zobrazí formulár Rozpis DPH. Do bunky Spolu alebo Základ zadajte požadovaný údaj (zadávanie údajov do textovej tabuľky je popísané v kapitole 2.5.2 Textová tabuľka [str. 32]).


91

Ak bude voľba Automaticky dopočítavať Spolu, Základ a DPH zapnutá, budú pri zadaní údajov Spolu alebo Základ automaticky dopočítané ostatné hodnoty. Ak táto voľba zapnutá nebude, je potrebné všetky údaje doplniť ručne pomocou klávesnice. V ľavom hornom rohu formulára Rozpis DPH je položka Sadzby DPH. Po jej stlačení sa vám zobrazí ponuka sadzieb DPH vrátane sadzieb platných v predchádzajúcich účtovných obdobiach. Zvoľte si potrebnú dvojicu sadzieb, napr. 19% a 10%:

4 Formulár sa vám automaticky aktualizuje, môžete zadávať sumy (základ dane), z ktorých sa vypočíta príslušná DPH:

NEPLATITELIA DPH

Neplatitelia DPH používajú iba textové pole Suma. Do tohto poľa zadajte sumu, ktorá má byť predmetom zápisu do peňažného denníka.

Ostatné ovládacie prvky sú síce viditeľné, ale nie sú prístupné – program ich dopĺňa tak, ako keby ste boli platiteľom DPH a používali by ste stále nulovú sadzbu DPH. Ak by sa vaša firma v budúcnosti stala platiteľom DPH, budú aj záznamy, ktoré ste zapísali ako neplatiteľ DPH v peňažnom denníku zapísané korektne.

92


CUDZIA MENA

Ak sú nadefinované príslušné devízové účty alebo valutové pokladnice, môžete ich používať pri účtovaní v peňažnom denníku. Devízové účty nadefinujte v číselníku bankových účtov (Číselník → Bankové účty (Devízové, EUR)) a valutové pokladnice v číselníku pokladníc (Pokladnice (Valutové, EUR)). V peňažnom denníku si potom budete môcť vybrať z rozbaľovacieho zoznamu v časti Banka príslušný devízový účet a v časti Pokladnica príslušnú valutovú pokladnicu:

V paneli (žlté pole) je vždy zobrazený aj zostatok peňažných prostriedkov na príslušnom devízovom účte, prípadne pokladnici, spolu s menou, ktorú používate. Tlačidlami Príjem a Výdavok realizujete jednotlivé príjmy a výdavky tak, ako pri tuzemskom účte alebo tuzemskej pokladnici. TIP: Ako prvá položka v rozbaľovacom zozname pokladníc je vždy systémová základná eurová pokladnica. Ďalšie položky v zozname sú prebraté z číselníka pokladníc. Pri príjme alebo výdavku bude zobrazený (čiastočne zmenený – doplnený) univerzálny príjmovo – výdavkový formulár peňažného denníka. Zmeny nastanú v strednej časti formulára, pri zadávaní sumy a sú nasledovné:


93

V poli Mena je uvedená mena príslušného devízového bankového účtu alebo príslušnej valutovej pokladnice. Do poľa Suma CZK zadávate príjem alebo výdaj v zahraničnej mene. Názov poľa sa bude meniť podľa toho, aká mena sa použije. Do poľa ECB stred zadávate kurz pre danú menu, tak ako ho vyhlásila ECB – Európska centrálna banka pre príslušný deň. Do poľa Kurz banka zadávate kurz banky. Pole ECB stred využijete v prípade pokladničných dokladov. V tomto prípade do poľa Kurz banka zadajte rovnaký kurz, aby nevznikali kurzové rozdiely! Prípadný kurzový rozdiel sa zobrazí v žltom poli Kurz. rozdiel vedľa textového poľa Suma.

4 Pole Kurz banka využijete v prípade bankových položiek. V tomto prípade do poľa ECB stred zadajte rovnaký kurz, aby nevznikali kurzové rozdiely! TIP: Kurzy program automaticky dopĺňa z kurzového lístka, pokiaľ v ňom sú zadefinované kurzy pre príslušný deň (kapitola 3.6.11 Kurzový lístok [str. 68]). Ak je voľba Menu označiť v texte zapnutá, bude program automaticky pred text v peňažnom denníku dopĺňať symbol meny. Pre hore uvedený príklad bude text v peňažnom denníku po stlačení tlačidla Ok vyzerať napríklad takto: "(CZK) Príjem za tovar". Ostatné položky tohto formulára majú rovnaký význam ako pri bežnom účtovaní v mene EUR. Výnimku tvorí iba textové pole Suma (EUR), ktoré nie je možné editovať. Po stlačení tlačidla Ok budú vykonané vstupy do príslušných evidencií a samotný zápis do peňažného denníka. ÚHRADA POHĽADÁVKY, ZÁVÄZKU

– TLAČIDLO F7

Z formulára príjmového alebo výdavkového dokladu môžete priamo naviazať úhradu na príslušnú pohľadávku alebo záväzok. V programe ALFA je možné realizovať:

úhrady tuzemských dokladov z tuzemskej pokladnice (resp. z tuzemského bankového účtu),

úhrady dokladov v cudzej mene z tuzemskej pokladnice (resp. z tuzemského bankového účtu),

úhrady dokladov v cudzej mene (resp. z devízového bankového účtu),

úhrady dokladov v cudzej mene (resp. z devízového bankového účtu).

z valutovej z valutovej

pokladnice pokladnice

tej inej

istej

meny

cudzej

meny

Zároveň je možné realizovať úhrady dokladov obsahujúcich rozpis DPH a tiež je možné uskutočniť aj čiastočné úhrady tuzemských dokladov aj dokladov v cudzej mene. Program za každých okolností správne vypočíta vzniknutý kurzový rozdiel pri úhrade a ten zapíše do príslušného dokladu v evidencii pohľadávok alebo záväzkov do tabuľky úhrad (nemusíte ho počítať a zapisovať ručne).

94


TIP: Ak by ste z nejakého dôvodu zapisovali kurzový rozdiel na uhrádzané doklady ručne, nezabudnite vo formulári Pridanie novej úhrady zapnúť voľbu Kurzový rozdiel, aby program vedel rozlíšiť klasickú úhradu od kurzového rozdielu. Pri úhrade dokladu z evidencie pohľadávok alebo záväzkov postupujte nasledovne: Ak ste nastavení v textovom poli Suma, použite tlačidlo F7, ktoré sa nachádza vedľa tohto poľa (alebo kláves F7).

Dostanete sa do evidencie pohľadávok alebo do evidencie záväzkov (podľa toho, či účtujete príjem alebo výdavok). Z danej evidencie vyberte príslušný doklad a stlačte tlačidlo Vyber sumu v pravom dolnom rohu evidencie pohľadávok (záväzkov). Uhrádzaná suma sa prenesie do príjmového alebo výdavkového dokladu peňažného denníka, do poľa Suma, aj s prípadným rozpisom na základ a DPH (ak bola pohľadávka alebo záväzok s rozpisom DPH). TIP: Táto funkcia je zvlášť vhodná pre platiteľov DPH, kedy podľa bankového výpisu viete sumu, ale neviete, aké sadzby DPH boli použité. Ak príslušná pohľadávka alebo záväzok obsahovali sumu zloženú z viacerých sadzieb DPH, budú automaticky prenesené do formulára Rozpis DPH. V niektorých prípadoch úhrad sa pri potvrdení výberu pohľadávky resp. záväzku pomocou tlačidla Vyber sumu zobrazí ešte jeden formulár (tzv. "medziformulár"), v ktorom je potrebné zadať hodnotu uhrádzanej sumy v cudzej mene (môže byť aj čiastočná), prípadne aj kurz, ak ho program neprevzal z kurzového lístka (kapitola 3.6.11 Kurzový lístok [str. 68]). To sa týka úhrad dokladov z valutovej pokladnice resp. devízového účtu, v určitých prípadoch aj úhrad zahraničných dokladov z tuzemskej pokladnice alebo bankového účtu. Pri vymazaní úhrady z peňažného denníka sa automaticky vymaže aj prepojená úhrada v evidencii pohľadávok (záväzkov), vrátane príslušného kurzového rozdielu ak existuje. Pri oprave úhrady v peňažnom denníku program aktualizuje existujúcu úhradu aj v evidencii pohľadávok (záväzkov), vrátane príslušného kurzového rozdielu, ak existuje. Pri oprave vám však odporúčame, aby ste najskôr vymazali starú úhradu a až potom pridali novú. V nasledujúcich príkladoch uvedieme základné prípady, ktoré môžu nastať. Prípady sú prezentované na príklade pokladnice, ale rovnako postupujete aj v prípade úhrad z bankového účtu.


95

POSTUP ÚHRADY TUZEMSKÉHO ZÁVÄZKU Z TUZEMSKEJ POKLADNICE

POZNÁMKA: Za tuzemskú pokladnicu v tomto príklade považujeme Eurovú pokladnicu, t.j. tú, ktorá je systémová. Tuzemská pokladnica, ktorú ste si pridali v číselníku pokladníc už program považuje za valutovú pokladnicu s menou EUR(úhrada záväzku z valutovej pokladnice je vysvetlená na príklade CZK pokladnice). Nastavte sa do poľa Suma a stlačte tlačidlo F7. Dostanete sa do evidencie záväzkov. Vyhľadajte príslušný záväzok a stlačte tlačidlo Vyber sumu v pravom dolnom rohu. Ak ste platiteľ DPH a vybratý záväzok obsahuje rozpis na základ a DPH, program následne zobrazí formulár, v ktorom zadajte sumu úhrady (vyberte Všetko, hodnotu DPH alebo Inú sumu):

4

Podľa výšky zvolenej úhrady program automaticky v peňažnom denníku uvedie príslušnú sumu DPH do stĺpca DPH a základ do niektorého zo stĺpcov pre základ, napr. výdavok za tovar. TIP: Ak už z tohto dokladu bola nejaká suma uhradená, a táto uhradená suma je väčšia ako hodnota DPH, program tento "medziformulár" už neponúkne. Celú douhrádzavanú sumu prenesie priamo do formulára výdavku z peňažného denníka do poľa pre základ. Rovnako to platí aj v prípade, ak uhrádzaný záväzok neobsahuje rozpis DPH, prípadne ak ste neplatiteľ DPH. Vo výdavkovom doklade peňažného denníka sa prenesená suma z dokladu zapíše aj s prípadným rozpisom na Základ a DPH podľa toho, ako ste sa rozhodli v predchádzajúcom kroku (a len vtedy, ak je spracovávaná firma platiteľom DPH).

Ak ste neplatiteľ DPH alebo je doklad už čiastočne uhradený minimálne vo výške DPH, program prenesie neuhradenú sumu len do základu, pričom použije 0% sadzbu DPH (hodnota v poli Suma je rovná hodnote v poli Základ, pričom je nastavená 0% sadzba DPH). V zobrazenom príklade je z pôvodnej pohľadávky 96,68 EUR uhradené už 50,00 EUR. Program preniesol len sumu, ktorá sa má uhradiť a to je 46,68 EUR.

96


Vo výdavkovom formulári sa zároveň automaticky zapne voľba Úhrada záväzku.

Táto voľba spôsobí to, že po uložení výdavkového dokladu po stlačení tlačidla Ok program opäť otvorí evidenciu záväzkov a bude čakať na potvrdenie úhrady, pričom už bude stáť na požadovanom doklade. Po potvrdení tlačidlom Uhraď záväzok program automaticky zapíše túto úhradu nielen do peňažného denníka ale aj do tabuľky úhrad príslušného záväzku. Takýto záznam o úhrade bude program vypisovať vo výstupných zostavách pohľadávok a záväzkov. POZOR! Pri poslednom kroku (Uhraď záväzok) si program vytvorí pevné vnútorné prepojenie dokladu z peňažného denníka a dokladu z evidencie záväzkov alebo evidencie DPH. Ak neskôr v peňažnom denníku prečíslujete doklady, program na základe tohto vnútorného prepojenia (na vašu žiadosť) prečísluje aj príslušné prepojenia (úhrady, číslo dokladu v DPH). Pokladničnému dokladu v peňažnom denníku sa zároveň automaticky pripojí partner z evidencie záväzkov (nemusíte partnera nadefinovať dodatočne pomocou tlačidla Tlač doklad). POZOR! Odporúčame vám vždy pri úhrade dokladu z evidencie záväzkov pomocou dokladu z peňažného denníka použiť voľbu Úhrada záväzku s následným potvrdením tlačidlom Uhraď záväzok v príslušnej evidencii. Rovnakým spôsobom postupujete aj v prípade úhrady pohľadávky. Zároveň môžete zadávať aj čiastočné úhrady pohľadávok a záväzkov. Pri každej ďalšej úhrade vám program ponúkne uhradiť už len zostávajúcu časť. POSTUP ÚHRADY ZAHRANIČNÉHO ZÁVÄZKU Z TUZEMSKEJ POKLADNICE

POZNÁMKA: Rovnako ako v predchádzajúcom príklade, za tuzemskú pokladnicu v tomto príklade považujeme Eurovú pokladnicu, t.j. tú, ktorá je systémová. Keď sa z výdavkového dokladu dostanete cez tlačidlo F7 do evidencie záväzkov, vyberte príslušný záväzok v cudzej mene a stlačte tlačidlo Vyber sumu v pravom dolnom rohu. Predpokladáme, že záväzok nie je s rozpisom DPH (je v 0%-nej sadzbe DPH). Vo výdavkovom doklade peňažného denníka sa zobrazia sivé polia pre cudziu menu, v ktorých je uvedená mena uhrádzaného dokladu, suma v cudzej mene a prepočítací kurz ECB (ten dotiahne program z kurzového lístka, prípadne ho napíšte ručne). V poli Suma je uvedená uhrádzaná suma prepočítaná na EUR.


97

4 Sumu v poli Suma CZK môžete prepísať na čiastočnú úhradu, prípadne môžete zmeniť dodatočne kurz, program automaticky prepočíta sumu v EUR. Vo výdavkovom formulári sa zároveň automaticky zapne voľba Úhrada záväzku, čím sa po potvrdení dokladu zabezpečí previazanie tejto úhrady s príslušným dokladom v evidencii záväzkov. V prípade, že uhrádzaný doklad obsahuje rozpis DPH (napr. ide o doklad vyhotovený v tuzemsku s rozpisom DPH ale v cudzej mene), po potvrdení výberu tohto dokladu sa zobrazí už spomínaný medziformulár Zadajte sumu úhrady…, v ktorom je potrebné zadať, resp. potvrdiť kurz meny dokladu (v uvedenom prípade CZK) a sumu úhrady (v mene dokladu, t.j. CZK alebo v mene pokladnice, t.j. EUR, program automaticky dopočíta zvyšný údaj):

98


Príslušný rozpis na základ a DPH sa prenesie aj do formulára výdavkového pokladničného dokladu.

POZOR! Akonáhle vo výdavkovom doklade zmeníte sumu alebo kurz, program zruší rozpis na základ a DPH. Ak chcete rozpis zachovať, musíte uhrádzaný záväzok znovu vybrať z evidencie záväzkov a tieto hodnoty (sumu alebo kurz) zmeniť v medziformulári Zadajte sumu úhrady… Po potvrdení dokladu program vypočíta správny kurzový rozdiel, ktorý zároveň zapíše aj do tabuľky úhrad príslušného záväzku v evidencii záväzkov. Rovnakým spôsobom postupujete aj v prípade úhrady pohľadávky. Zároveň môžete zadávať aj čiastočné úhrady pohľadávok a záväzkov. Pri každej ďalšej úhrade vám program ponúkne uhradiť už len zostávajúcu časť. POSTUP ÚHRADY ZAHRANIČNÉHO ZÁVÄZKU Z VALUTOVEJ POKLADNICE

Najskôr predpokladáme úhradu dokladu v cudzej mene z valutovej pokladnice rovnakej cudzej meny. Keď sa z výdavkového dokladu dostanete cez tlačidlo F7 do evidencie záväzkov, vyberte príslušný záväzok v cudzej mene a stlačte tlačidlo Vyber sumu v pravom dolnom rohu. Predpokladáme, že záväzok nie je s rozpisom DPH (je v 0%-nej sadzbe DPH). Vo výdavkovom doklade peňažného denníka sa rovnako ako v predchádzajúcom prípade zobrazia sivé polia pre cudziu menu, v ktorých je uvedená mena uhrádzaného dokladu, suma v cudzej mene a prepočítací kurz ECB. V poli Suma je uvedená uhrádzaná suma prepočítaná na EUR. V prípade, že uhrádzaný doklad obsahuje rozpis DPH, po potvrdení výberu tohto záväzku sa zobrazí už spomínaný medziformulár Zadajte sumu úhrady…, v ktorom je potrebné zadať, resp. potvrdiť kurz meny dokladu (v uvedenom prípade CZK) a sumu úhrady (v mene dokladu, t.j. CZK):


Príslušný rozpis na základ a DPH sa prenesie aj do formulára výdavkového pokladničného dokladu. Platia tu rovnaké upozornenia ohľadom opravy sumy alebo kurzu ako v predchádzajúcom prípade. Rovnako program vypočíta správny kurzový rozdiel. Teraz predpokladáme úhradu dokladu v cudzej mene z valutovej pokladnice inej cudzej meny. Keď sa z výdavkového dokladu dostanete cez tlačidlo F7 do evidencie záväzkov, vyberte príslušný záväzok v cudzej mene a stlačte tlačidlo Vyber sumu v pravom dolnom rohu. V tomto prípade nezáleží na tom, či je záväzok s rozpisom alebo bez rozpisu DPH, program po potvrdení výberu tohto záväzku vždy zobrazí medziformulár Zadajte sumu úhrady…, v ktorom je potrebné zadať, resp. potvrdiť kurz meny dokladu (v uvedenom prípade CZK) a sumu úhrady (v mene pokladnice, t.j. USD alebo v mene dokladu, t.j. CZK, program automaticky dopočíta zvyšný údaj):

Vo výdavkovom doklade peňažného denníka sa budú nachádzať sivé polia pre menu dokladu (CZK) aj pre menu valutovej pokladnice (USD). V poli Suma je uvedená uhrádzaná suma prepočítaná na EUR.

99

4

100


TIP: Kurz pre menu pokladnice v tomto prípade je fiktívny kurz, ktorý nič neovplyvňuje, je vypočítaný na základe kurzu meny dokladu a uhrádzanej sumy. PRIEBEŽNÉ POLOŽKY

Priebežné položky slúžia v peňažnom denníku na účtovanie toku peňažných prostriedkov medzi bankovým účtom a pokladnicou, medzi dvoma bankovými účtami, prípadne medzi dvoma pokladnicami. Príkladom účtovania na priebežných položkách je výber z účtu do pokladnice (dotácia pokladnice). Jedným účtovným zápisom v peňažnom denníku zapíšete príjem do pokladnice, pričom ako Účel – stĺpec peňažného denníka použijete "Príjem z priebežnej položky", druhým účtovným zápisom zapíšete výdavok z účtu, pričom ako Účel – stĺpec peňažného denníka použijete "Výdavok na priebežnú položku". Pri zápise výdavku na priebežnú položku program automaticky doplní sumu, podľa toho, aká suma bola zaúčtovaná ako "Príjem z priebežnej položky". V prípade, že výdavok na priebežnú položku nie je v ten istý deň ako bol príjem z priebežnej položky, program automaticky vypočíta rozdiel medzi príjmami a výdavkami na priebežných položkách v celom peňažnom denníku až do dátumu práve účtovaného výdavku na priebežnú položku.

4.2.4 ČLENENIE V PEŇAŽNOM DENNÍKU Každý Účel – stĺpec peňažného denníka môže byť v programe ALFA rozčlenený na viac samostatných analytických členení. Toto delenie vykonáte pomocou formulára Definovanie členení účelu. Vyvoláte ho výberom z hlavného menu programu Číselník → Členenie (Analytika). Podrobný popis nájdete v kapitole 3.5 Členenie (analytika) [str. 53]. Pripravenú analytiku je potom možné použiť v dokladoch peňažného denníka. Rozčlenenie dokladov na jednotlivé analytické členenia nakoniec zúročíte pri štatistických výstupoch (výber z hlavného menu programu Prehľady a následné tri položky). Ak chcete príjem alebo výdavok začleniť na jediné analytické členenie, použite rozbaľovací zoznam Členenie:


101

Ak chcete príjem alebo výdavok rozpísať na viac analytických členení, potom použite tlačidlo Rozpis, ktoré je umiestnené pri rozbaľovacom zozname vpravo. Program po stlačení tlačidla Rozpis zobrazí nasledovný formulár:

4

Údaje do formulára zadávate ako do textovej tabuľky (kapitola 2.5.2 Textová tabuľka [str. 32]. Informačné pole Zostáva rozčleniť zobrazuje sumu, ktorú je ešte potrebné rozčleniť. Informačné pole Rozčlenené spolu zobrazuje sumu, ktorá je už rozčlenená. TIP: Vo formulári Rozpis členenia môžete jednu čiastku rozpísať na viac analytických členení. POZOR! Vždy sa rozpisuje len suma z textového poľa Základ, ktorú je potrebné rozpísať vždy celú. Sumu z poľa DPH program automaticky priradí na analytické členenie "(Nečlenené)". POZOR! Formulár sa objaví len vtedy, ak je v poli Suma nenulová hodnota – nejaká suma musí byť zadaná a daný účel obsahuje aspoň dve definované analytické členenia.

4.2.5 STREDISKO V PEŇAŽNOM DENNÍKU Každý pohyb finančných prostriedkov môže byť v programe ALFA pridelený celý jednému alebo po častiach viacerým strediskám. Ak chcete príjem alebo výdavok prideliť jedinému stredisku, použite rozbaľovací zoznam Stredisko:

102


Ak chcete príjem alebo výdavok rozpísať na viac stredísk, potom použite tlačidlo Rozpis, ktoré je umiestnené pri rozbaľovacom zozname vpravo. Aby sa vám sprístupnilo tlačidlo Rozpis, je potrebné, aby ste mali zadefinované minimálne dve strediská (kapitola 3.6.1 Strediská [str. 54]). Program po stlačení tlačidla Rozpis zobrazí formulár, v ktorom v hornej časti nájdete dve tabuľky. Vľavo je tabuľka, ktorá zobrazuje, ako je príslušná suma rozpísaná na analytických účtoch (Členenie). Ak ste použili tlačidlo Rozpis (na strediská), pričom bolo z rozbaľovacieho zoznamu Členenie použité iba jedno analytické členenie, zobrazí sa v tejto tabuľke iba jedna položka v časti Názov členenia. V uvedenom príklade bolo použité iba členenie "Drogéria". V pravej časti sa nachádza tabuľka, v ktorej je potrebné vykonať rozčlenenie sumy na jednotlivé strediská. V uvedenom príklade je potrebné rozčleniť položku "Drogéria" na ponúknuté strediská. Informačné pole Zostáva rozčleniť zobrazuje sumu, ktorú je ešte potrebné rozčleniť. V spodnej časti formulára je zaujímavé iba informačné pole Rozčlenené spolu. Zobrazuje sumu, ktorá je už rozčlenená.

Ak bolo pred použitím tlačidla Rozpis (Stredisko) použité tlačidlo Rozpis (Členenie) a bolo vykonané príslušné členenie na viac analytických členení, zobrazí sa formulár, ktorý obsahuje viac položiek v časti Názov členenia. V tomto prípade vykonáte osobitne rozčlenenie položky "Drogéria" na jednotlivé strediská a osobitne položky "Hračky". Pre každú položku sa aktualizujú hodnoty v textových poliach Zostáva rozčleniť a Rozčlenené spolu.


103

TIP: Postup pri rozpisovaní jednotlivých súm na strediská je rovnaký ako pri rozpise na viac členení (predchádzajúca kapitola). Rozpis musí byť správne prevedený pre všetky členenia, ktoré boli pred tým použité. V opačnom prípade je možné použiť iba tlačidlo Zruš.

4.2.6 POPIS PEŇAŽNEJ OPERÁCIE Na každom doklade v peňažnom denníku by mal byť jednoduchý popis, ktorý hovorí, o čom bolo účtované. V univerzálnom príjmovo – výdavkovom formulári na to slúži textové pole Popis peňažnej operácie. Program je prednastavený tak, aby do tohto poľa vždy skopíroval text z poľa Účel – stĺpec peňažného denníka. Samozrejme je možné ho ručne prepísať, pričom môžete použiť aj výber z užívateľských textov (pomocou tlačidla F7 alebo jednoducho výberom z rozbaľovacieho zoznamu):

Pri výbere sumy pomocou tlačidla F7 z evidencie záväzkov alebo pohľadávok sa do poľa Popis peňažnej operácie dopĺňa číslo uhrádzaného dokladu (interné číslo v prípade záväzkov a číslo daňového dokladu v prípade pohľadávok) a názov partnera. TIP: Pri písaní textu v tomto poli vám program pomáha tým, že po napísaní prvých písmen automaticky dopĺňa slovo, ak sa také nachádza v číselníku užívateľských textov.

4.2.7 POLOAUTOMATICKÉ FUNKCIE Táto časť univerzálneho príjmovo – výdavkového formulára umožňuje po vložení príslušných údajov do peňažného denníka vstúpiť do ďalších evidencií:

Prvá voľba Úhrada pohľadávky alebo Úhrada záväzku (mení sa podľa toho, či ide o príjem alebo výdavok) spôsobí to, že po stlačení tlačidla Ok bude zobrazená evidencia pohľadávok alebo záväzkov. V tejto evidencii je potom možné po vyhľadaní príslušného dokladu pomocou tlačidla Uhraď pohľadávku alebo Uhraď záväzok pridať pohľadávke alebo záväzku novú úhradu. Postup a princíp tejto funkcie nájdete v kapitole 4.2.3 Vloženie sumy [str. 89].

4

104


Ak bude aktívna voľba Zápis do evidencie DPH, bude po stlačení tlačidla Ok umožnený zápis nového záznamu do evidencie DPH. Program ALFA automaticky rozlíši, či ide o prijaté alebo uskutočnené zdaniteľné plnenie. Voľba Zápis do evidencie DPH sa pri pridaní nového príjmového alebo výdavkového dokladu automaticky zapne podľa toho, ako je to pre konkrétny účel nastavené v číselníku Účely – stĺpce peňažného denníka. Pri úhrade pohľadávky alebo záväzku program zároveň kontroluje, či už pohľadávka (záväzok) bola zapísaná do evidencie DPH. Ak už bola (napr. po jej uložení v evidencii pohľadávok / záväzkov), voľba Zápis do evidencie DPH sa vypne, a to bez ohľadu na to, čo je pre príslušný účel nastavené. Pri úhrade dokladov prenesených z predchádzajúceho účtovného obdobia je voľba automaticky vypnutá. Táto voľba je prístupná len pre firmu, ktorá je platiteľom DPH. Evidencia DPH je detailne popísaná v kapitole 4.9 Evidencia DPH [str. 138]. POZOR! Ak opravujete doklad z peňažného denníka, ktorý už má vytvorené vnútorné prepojenie s iným dokladom z evidencie pohľadávok, evidencie záväzkov alebo evidencie DPH a opäť použijete niektorú z prvých dvoch poloautomatických funkcií, program ponúkne prepísanie – zaktualizovanie existujúceho prepojenia (zaktualizuje položky číslo dokladu, suma a pod.). POZOR! Ak uskutočňujete z peňažného denníka zápis do evidencie DPH, skontrolujte si vo formulároch Zdaniteľné obchody (Pridaj) a Odpočítanie dane (Pridaj) správne smerovanie súm do jednotlivých riadkov daňového priznania k DPH! Posledné dve voľby Zápis do evidencie krátkodobého majetku a Zápis do evidencie sociálneho fondu vyvolajú po stlačení tlačidla Ok formulár pre pridanie nového záznamu do príslušnej evidencie. Formulár si automaticky preberie potrebné informácie z dokladu, ktorý ste práve uložili do peňažného denníka. Tieto údaje môžete ľubovoľne zmeniť. Operáciu dokončite tlačidlom Ok alebo Zruš.

4.2.8 NEKONTROLOVAŤ Táto voľba má priamy súvis s modulom kontroly (Firma → Kontrola…). Viac informácií nájdete v kapitole 8.1 Všeobecná kontrola [str. 273]. Ak bude zapnutá táto voľba, tak sa doklad z peňažného denníka pri kontrole preskočí. Zapnite túto voľbu napríklad v týchto prípadoch: 1.

Pri príjmových pokladničných dokladoch z elektronickej registračnej pokladnice, ktoré majú zadané hodnoty suma spolu, základ a DPH väčšinou mimo povolenú toleranciu. Modul kontroly by takýto doklad označil ako chybný, pričom v skutočnosti chybný nie je a zadanie v peňažnom denníku je správne. Tolerancia sa nastavuje vo formulári Nastavenia (Režim účtovania).

2.

Pri úhrade JCD (doklad jednotnej colnej deklarácie, ktorý vystavuje colnica). Zadané hodnoty suma spolu, základ a DPH sú po matematickej stránke väčšinou mimo povolenú toleranciu, pričom doklad ako taký je správny.

3.

Zaúčtovanie zaplatenia daňovej povinnosti DPH alebo vrátenia preplatku DPH.

4.

Odvod DPH za príjem za stravné lístky.


105

4.3 EVIDENCIA POHĽADÁVOK Odoslané pohľadávky (tuzemské aj zahraničné), príp. ďalšie pohľadávky, evidujete v evidencii pohľadávok. Prevažnú časť pohľadávok tvoria pohľadávky voči odberateľom, ďalej pohľadávky voči zamestnancom, voči štátu a pod. Tieto pohľadávky zapisujte do evidencie pohľadávok ručne alebo automaticky cez fakturáciu. Ak chcete novú pohľadávku zapísať ručne, z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Pohľadávky. Zobrazí sa formulár so zoznamom pohľadávok. Tento formulár, rovnako ako formulár Evidencia záväzkov, obsahuje aj tzv. rýchle filtre (kapitola 2.6.4 Rýchle filtre [str. 38]) - prázdny riadok nad záhlavím databázovej tabuľky, pomocou ktorého môžete rýchlo vyhľadať záznamy, vyhovujúce zadanému kritériu.

4

V dolnej časti formulára sa nachádzajú tlačidlá Pridaj, Kópia, Oprav a Vymaž. Tlačidlo Kurzové rozdiely slúži na automatický výpočet koncoročných kurzových rozdielov pre neuhradené doklady. Program po jeho stlačení skontroluje všetky neuhradené doklady a vyžiada si kurzy mien, ktoré sú použité v neuhradených dokladoch a ktoré nemá pre potrebný dátum (31.12.) zadané v kurzovom lístku. Ak 31.12. pripadne na sobotu alebo nedeľu, vyžiada si kurz posledného pracovného dňa daného roka. Po zadaní kurzu sa zobrazí formulár s vypočítanými kurzovými rozdielmi pre jednotlivé doklady. Údaje v tomto formulári nie je možné editovať. Kurzové rozdiely sa zapíšu na jednotlivé doklady do časti Úhrady s textom "Koncoročný kurzový rozdiel – strata/zisk". Zároveň tieto záznamy dostanú príznak kurzového rozdielu, aby program vedel správne vyrátať následné kurzové rozdiely aj pri čiastočných úhradách. Tento príznak nie je možné zrušiť. Pri výpočte kurzového rozdielu vzniknutom pri úhrade takéhoto dokladu v ďalšom roku počíta s týmto kurzovým rozdielom ako s čiastočnou úhradou. Ak chcete vypočítané a zapísané kurzové rozdiely z dokladov vymazať, môžete to urobiť jednotlivo vymazaním konkrétneho riadku z úhrad daného dokladu alebo hromadne pomocou formulára Kurzové rozdiely, ktorý sa zobrazí po stlačení tlačidla Kurzové rozdiely. V tomto formulári stlačte tlačidlo Vymaž všetky KR, čím vymažete všetky automaticky vytvorené koncoročné kurzové rozdiely. Po zapnutí voľby Úhrady sa zobrazí mini info, v ktorom sú všetky úhrady týkajúce sa dokladu, na ktorom sa práve nachádzate. Po zapnutí voľby Info EUR/SKK sa zobrazí mini info, v ktorom

106


môžete vidieť sumy z dokladu v EUR a prepočítané na SKK (táto voľba je prístupná iba v prípade, že v režime účtovania v záložke Duálne zobrazovanie máte zapnuté duálne zobrazovanie súm vo formulároch). Po stlačení tlačidla Prepočet dôjde k prepočítaniu všetkých úhrad na všetkých dokladoch, čo môžete využiť v prípade, ak máte pochybnosti o správnosti úhrady (napr. došlo k výpadku prúdu počas jej zaúčtovania a pod.). Štandardne pridávate nové pohľadávky pomocou tlačidla Pridaj. V zobrazenom formulári zadávate tuzemské aj zahraničné faktúry, ako aj faktúry zvyšujúce alebo znižujúce cenu – dobropisy a ťarchopisy. Novú pohľadávku môžete pridať aj pomocou tlačidla Kópia, čím sa vytvorí taký istý doklad ako je ten, na ktorom ste sa nachádzali, s rovnakými údajmi. Výnimku predstavuje číslo dokladu, ktoré program automaticky pridelí nasledujúce, podľa nastavenia číslovania, a dátum Vystavené dňa, ktorý doplní podľa systémového dátumu počítača (a následne na to zmení aj ostatné dátumy). TIP: Pri tlači evidencie pohľadávok si môžete zvoliť tlačiť všetky pohľadávky, len vyrovnané alebo len nevyrovnané (medzi nevyrovnané program zahrnie aj preplatené), ďalej si môžete zvoliť tlačiť označené v evidencii pohľadávok, alebo všetky od konkrétneho partnera označeného v číselníku partnerov. Pri tlači vyrovnaných a nevyrovnaných pohľadávok program zisťuje, či sú niektoré úhrady realizované až po dátume, do ktorého sa má evidencia pohľadávok vytlačiť. Pokiaľ takéto úhrady program nájde, môžete sa rozhodnúť, či tieto úhrady do tlače zahrniete alebo nie. Zároveň si môžete dať vytlačiť aj nevyrovnané pohľadávky po lehote splatnosti, slúži na to tlačová zostava Neuhradené pohľadávky po lehote splatnosti. V sprístupnených poliach zadajte počet dní po splatnosti.

4.3.1 TUZEMSKÁ ODOSLANÁ FAKTÚRA Horná časť formulára Pridanie novej pohľadávky vyzerá nasledovne:

Pre zadanie partnera použite tlačidlo Výber partnera alebo dopíšte partnera ručne. Podľa toho, či váš partner je neplatiteľ alebo platiteľ DPH, napĺňa sa pole IČ DPH/DIČ. Ak ide o platiteľa, vypíše sa identifikačné číslo pre DPH pridelené daňovým úradom vrátane kódu štátu pre DPH (napr. SK). V prípade, že vyplníte údaje partnera, ktorý sa nenachádza v Číselníku partnerov, tlačidlom Pridaj do partnerov program automaticky vytvorí kartu partnera: otvorí sa menu Číselník – Partneri - formulár Pridanie nového Partnera/Zamestnanca do databázy. Údaje, ktoré budú vo formulári vyplnené, sa prenesú do karty partnera. Po stlačení tlačidla OK sa karta partnera uloží do číselníka, pričom je možné doplniť ďalšie údaje do karty. Ak sa potom niektorý údaj vo formulári zmení, tak na karte partnera sa zmena nevykoná. Povinným údajom na pridanie partnera do Číselníka partnerov je vyplnenie Názvu partnera.


107

Ďalej dopíšte predmet fakturácie a stĺpec peňažného denníka, do ktorého sa má úhrada tohto dokladu zaúčtovať. TIP: Predmet fakturácie môžete vybrať z číselníka užívateľských textov. V tomto číselníku môžete zároveň ku každému textu zadefinovať aj Stĺpec peňažného denníka, ktorý sa potom bude do dokladu dopĺňať spolu s textom. Z rozbaľovacieho zoznamu Typ dokladu vyberte, o aký typ dokladu ide, v uvedenom prípade vyberte typ dokladu Faktúra. Zadajte číslo daňového dokladu a dátumy. TIP: Dátum splatnosti program dopĺňa automaticky podľa nastavenia Odstup splatnosti, ktoré nájdete vo formulári Nastavenia (Režim účtovania). Vyvoláte ho výberom z hlavného menu programu Číselník → Nastavenia (Režim účtovania). TIP: Pri zadaní dátumu vystavenia alebo dátumu vzniku daňovej povinnosti program kontroluje, či sa tento dátum nevzťahuje k nasledujúcemu účtovnému obdobiu. Ak áno, upozorní na to. TIP: Program nevyžaduje, aby sa partner z pohľadávky nachádzal v číselníku partnerov – môže byť použitý aj jednorázovo. Ak však partnera použijete častejšie ako dva – tri krát, pridajte ho do číselníka partnerov: Stlačte tlačidlo Výber partnera. Objaví sa formulár Výber partnera. V tomto formulári stlačte tlačidlo Pridaj a zadefinujte nového partnera. Stlačte tlačidlo Ok a následne tlačidlo Výber partnera. Zadajte sumu pohľadávky:

Ak sa vo formulári presúvate pomocou klávesu Enter a v poli Mena nič nenapíšete, kurzor sa presunie po ďalšom stlačení klávesu Enter automaticky na pole Suma (EUR) – program predpokladá, že nechcete pridať pohľadávku v cudzej mene. Zadávanie sumy pomocou tlačidla Rozpis je rovnaké ako pri zadávaní sumy v dokladoch peňažného denníka (kapitola 4.2.3 Vloženie sumy [str. 89]). Spodnú časť formulára Pridanie novej pohľadávky tvorí tabuľka úhrad s informáciou o celkovej úhrade pohľadávky. Program ALFA podporuje čiastočné úhrady pohľadávok i záväzkov. Tieto sa evidujú v tabuľke Úhrady. Úhrada s príznakom v stĺpci KR znamená, že ide o kurzový rozdiel.

Úhrady príslušnej pohľadávky sa pridávajú tromi rôznymi spôsobmi. Prvým je, že sa automaticky prenášajú z peňažného denníka, ak realizujete úhradu pohľadávky jej výberom z evidencie pohľadávok a máte zapnutú voľbu Úhrada pohľadávky.

4

108


Druhým spôsobom je ručné pridávanie úhrad pomocou tlačidiel Pridaj, Oprav a Vymaž. To využijete napríklad vtedy, keď začínate pracovať s programom ALFA a potrebujete do účtovníctva zaevidovať všetky pohľadávky z predchádzajúceho účtovného obdobia také, ktoré už mali nejaké úhrady. Takéto ručne zadané úhrady sú rovnocenné úhradám pridaným automaticky pri účtovaní v peňažnom denníku a zobrazia sa vo všetkých tlačových výstupoch a prehľadoch. Tretí spôsob využijete pri vystavovaní faktúry, ktorá už bola predtým uhradená (platba vopred, napr. na základe preddavkovej faktúry, už je zapísaná v peňažnom denníku). Úhradu z peňažného denníka napojíte priamo na faktúru vo fakturácii a pri zápise tejto faktúry do evidencie pohľadávok sa automaticky prenesie aj táto jej úhrada (viac informácií nájdete v kapitole 5.1.1 Pridanie novej faktúry [str. 207]). Po stlačení tlačidla Ok program zobrazí otázku, či sa má pohľadávka zapísať do evidencie DPH alebo nie. Vyberte jednu z možností Áno alebo Nie. Túto otázku vám program položí len pri pridávaní novej pohľadávky. Pri oprave pohľadávky program túto otázku nepoloží. POZOR! Ak opravujete pohľadávku, ktorá bola predtým zapísaná do evidencie DPH a chcete, aby sa aj táto oprava zapísala do evidencie DPH, musíte to uskutočniť ručne. V evidencii pohľadávok sa opraví len pohľadávka. Výberom z hlavného menu programu Evidencia → DPH vyhľadajte príslušnú pohľadávku a opravte jej zápis aj v evidencii DPH. Po potvrdení zápisu pohľadávky do evidencie DPH sa vám zobrazí formulár Zdaniteľné obchody, kde musíte správne určiť, do ktorého riadku daňového priznania sa má daná pohľadávka nasmerovať. Riadky v tomto formulári sú označené rovnako ako riadky v tlačive daňového priznania k DPH. Prednastavené je smerovanie do riadkov 01 alebo 03 (základ) a 02 alebo 04 (DPH) podľa príslušnej sadzby DPH, do ktorých sa zapisuje dodanie tovarov a služieb v tuzemsku podľa §8 a 9:

Voľbu Nepoužiť pri výpočte koeficientu zapnite vtedy, ak ide o také dodanie, ktoré sa podľa §50 ods.2 zákona 222/2004 o DPH nepoužíva pri výpočte koeficientu (ak ste účtovná jednotka, ktorá má povinnosť prepočítavať odpočítanú daň koeficientom). Ďalší riadok, ktorý využijete pri tuzemskej odoslanej faktúre – pohľadávke, je riadok 15. Do tohto riadku vchádza dodanie tovarov a služieb bez možnosti odpočítania dane (§28 až 41). Oslobodené dodania automaticky vchádzajú do výpočtu koeficientu. Tie oslobodené dodania, ktoré do výpočtu nevchádzajú, musia mať preto zároveň zapnutú voľbu Nepoužiť pri výpočte koeficientu.


109

TIP: V evidencii pohľadávok je možné nastaviť farbu pre uhradené, neuhradené a čiastočne uhradené doklady – stačí myšou kliknúť na príslušnú legendu farby (nachádza sa v hornej časti formulára Evidencia pohľadávok). Zobrazí sa formulár Windows (farebná paleta), z ktorého je potrebné vybrať požadovanú farbu.

4.3.2 ZAHRANIČNÁ ODOSLANÁ FAKTÚRA Hornú časť formulára Pridanie novej pohľadávky vypĺňate podobne ako pri tuzemskej odoslanej faktúre – pohľadávke:

4 Pre zadanie partnera použite tlačidlo Výber partnera alebo dopíšte partnera ručne. Podľa toho, či váš partner má pridelené IČ DPH, napĺňa sa pole IČ DPH/DIČ. Ďalej dopíšte predmet fakturácie a stĺpec peňažného denníka, do ktorého sa má úhrada tohto dokladu zaúčtovať. TIP: Predmet fakturácie môžete vybrať z číselníka užívateľských textov. V tomto číselníku môžete zároveň ku každému textu zadefinovať aj Stĺpec peňažného denníka, ktorý sa potom bude do dokladu dopĺňať spolu s textom. Z rozbaľovacieho zoznamu Typ dokladu vyberte, o aký typ dokladu ide, v uvedenom prípade vyberte typ dokladu Faktúra EÚ (tovar). V strednej časti formulára zadajte sumu pohľadávky:

110


Keďže je pohľadávka v cudzej mene, vo formulári Pridanie novej pohľadávky použite polia Mena, Suma (CM) a Kurz (pohľadávka/záväzok). Po stlačení klávesu Enter program automaticky dopočíta sumu v EUR. Rovnaký výsledok dosiahnete ak stlačíte tlačidlo EUR!. Ak v poli Mena vyberiete príslušnú menu z rozbaľovacieho zoznamu, tak sa po stlačení klávesu Enter kurzor presunie na pole Suma (CM), Kurz (pohľadávka/záväzok) až na pole Suma (EUR). TIP: Pri zadávaní kurzu do poľa Kurz pohľadávka/záväzok vám program pomáha tým, že vysvieti dátum, z ktorého kurz použijete pre prepočet pohľadávky. Je to kurz platný k predchádzajúcemu dňu vzniku daňovej povinnosti, ktorý je vo väčšine prípadov totožný s dátumom vyhotovenia. TIP: Kurzy program automaticky dopĺňa z kurzového lístka, pokiaľ v ňom sú zadefinované kurzy pre príslušný deň (kapitola 3.6.11 Kurzový lístok [str. 68]). Spodnú časť formulára Pridanie novej pohľadávky tvorí tabuľka úhrad s informáciou o celkovej úhrade pohľadávky, rovnako ako pri tuzemskej pohľadávke. Po potvrdení zápisu pohľadávky do evidencie DPH sa vám zobrazí formulár Zdaniteľné obchody, kde musíte správne určiť, do ktorého riadku daňového priznania sa má daná pohľadávka nasmerovať. Pri zahraničnej pohľadávke je prednastavené smerovanie do riadku 16, do ktorého sa zapisuje dodanie tovarov a služieb s možnosťou odpočítania dane (§43) – ide o dodanie tovarov a služieb do členských štátov EÚ, dodanie tovaru prvým dodávateľom v rámci trojstranného obchodu a dodanie v rámci premiestnenia.

TIP: Ak ste v pozícii prvého dodávateľa, suma sa zapíše do riadku 16 a vchádza do daňového priznania k DPH. Ak ste v pozícii druhého dodávateľa, suma sa zapíše do riadku 35 a tiež vchádza do daňového priznania. Viac informácií o trojstrannom obchode nájdete v kapitole 4.7 Trojstranný obchod [str. 132]. Ďalšie riadky, ktoré využijete pri zahraničnej odoslanej faktúre – pohľadávke sú riadky 17 a N. Do riadku 17t a 17s (príznak t a s určuje, či ide o tovar alebo službu) smeruje dodanie tovarov a služieb s možnosťou odpočítania dane (§46, 47) – ide o dodanie tovarov a služieb do tretích štátov, dodanie tovarov spojených s montážou alebo inštaláciou do tretích štátov (v tomto prípade


111

použijete typ dokladu Faktúra 3.š (tovar) alebo Faktúra 3.š (služba)) aj do členských štátov EÚ. Pri vývoze tovaru do tretích štátov zapnite voľbu Potvrdené JCD, aby sa hodnota vývozu dostala do daňového priznania k DPH. Do riadku N smerujú prepravné služby v EÚ a ostatné oslobodené plnenia podľa §15 a 16. Oslobodené dodania automaticky vchádzajú do výpočtu koeficientu. Tie oslobodené dodania, ktoré do výpočtu nevchádzajú, musia mať preto zároveň zapnutú voľbu Nepoužiť pri výpočte koeficientu. Oslobodené dodania z riadku N, ktoré pri výpočte koeficientu ovplyvňujú iba menovateľ, musia mať zapnutú voľbu Použiť pri výpočte koeficientu len menovateľ.

4.3.3 TUZEMSKÝ ODOSLANÝ DOBROPIS ALEBO ŤARCHOPIS Hornú časť formulára Pridanie novej pohľadávky vypĺňate rovnako pri tuzemskej alebo zahraničnej odoslanej faktúre – pohľadávke. Pre zadanie partnera použite tlačidlo Výber partnera alebo dopíšte partnera ručne. Podľa toho, či váš partner je neplatiteľ alebo platiteľ DPH, napĺňa sa pole IČ DPH/DIČ. Ďalej dopíšte predmet fakturácie a stĺpec peňažného denníka, do ktorého sa má úhrada tohto dokladu zaúčtovať. TIP: Predmet fakturácie môžete vybrať z číselníka užívateľských textov. V tomto číselníku môžete zároveň ku každému textu zadefinovať aj Stĺpec peňažného denníka, ktorý sa potom bude do dokladu dopĺňať spolu s textom. Z rozbaľovacieho zoznamu Typ dokladu vyberte, o aký typ dokladu ide, v uvedenom prípade vyberte typ dokladu Oprava faktúry D/Ť. V strednej časti formulára zadajte sumu pohľadávky – ťarchopisovanú alebo dobropisovanú sumu. POZOR! V prípade dobropisu (zníženie ceny) zadávate zápornú hodnotu a v prípade ťarchopisu (zvýšenie ceny) kladnú! S rovnakými znamienkami sa potom správne zapíšu aj do evidencie DPH.

Pri zápise do evidencie DPH sa zobrazí formulár Zdaniteľné obchody, kde musíte správne určiť, do ktorého riadku daňového priznania sa má daná pohľadávka nasmerovať. Prednastavené je, tak ako pri faktúre, smerovanie do riadkov 01 alebo 03 (základ) a 02 alebo 04 (daň) podľa príslušnej sadzby DPH. Zároveň je zapnutá aj voľba Oprava základu dane a dane D/Ť, keďže ide o dobropis, resp. ťarchopis.

4

112


4.4 UPOMIENKY Program dokáže generovať upomienky priamo z evidencie pohľadávok na základe viacerých parametrov. Pri hromadnej tlači upomienok je možné nastaviť ďalšie doplňujúce informácie – úvodný i záverečný text. Evidenciu upomienok sprístupníte výberom z hlavného menu programu Tlač → Pohľadávky → Upomienky. Zobrazí sa nasledovný formulár:

Po stlačení tlačidla Pridaj sa zobrazí formulár s voľbami, ktoré sú zobrazené na nasledujúcom obrázku:


113

4 Pomocou tlačidla Nastavenie číslovania môžete nastaviť spôsob číslovania upomienok podobne ako je to pri iných evidenciách. Spôsob nastavenia číslovania dokladov je popísaný v kapitole 3.9 Užívateľské číslovanie dokladov [str. 71]. Prepínačom Označené zvolíte vytvorenie upomienok ku konkrétnym vami zvoleným pohľadávkam. Prepínačom Neuhradené zvolíte vytvorenie upomienok ku všetkým neuhradeným pohľadávkam. Ďalej môžete zvoliť typ dokladu, od akej neuhradenej sumy má program uvažovať a s akým dátumom má porovnať dátum splatnosti. Voľby v dolnej časti vám pomôžu odlíšiť nové upomienky od starých. Po stlačení tlačidla Tlač > vo formulári Upomienky sa zobrazí formulár, v ktorom je možné zmeniť štandardne nadefinované texty pre úvodný i záverečný text a ďalšie doplňujúce informácie nachádzajúce sa v hlavičke upomienky.

114


4.5 EVIDENCIA ZÁVÄZKOV Prijaté faktúry (tuzemské aj zahraničné), príp. ďalšie záväzky, evidujete v evidencii záväzkov. Prevažnú časť záväzkov tvoria faktúry od dodávateľov, ďalej záväzky voči zamestnancom, voči štátu a pod. Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Záväzky. Zobrazí sa formulár so zoznamom záväzkov. Tento formulár, rovnako ako formulár Evidencia pohľadávok, obsahuje aj tzv. rýchle filtre (kapitola 2.6.4 Rýchle filtre [str. 38]) - prázdny riadok nad záhlavím databázovej tabuľky, pomocou ktorého môžete rýchlo vyhľadať záznamy, vyhovujúce zadanému kritériu.

V dolnej časti formulára sa nachádzajú tlačidlá Pridaj, Kópia, Oprav a Vymaž. Funkcia Tlač prevodný príkaz > je popísaná v kapitole 4.5.7 Tlač prevodného príkazu [str. 130]. Funkcia Import údajov z programu Olymp je popísaná v kapitole 4.5.8 Import údajov z programu Olymp [str. 131]. Tlačidlo Kurzové rozdiely slúži na automatický výpočet koncoročných kurzových rozdielov pre neuhradené doklady. Program po jeho stlačení skontroluje všetky neuhradené doklady a vyžiada si kurzy mien, ktoré sú použité v neuhradených dokladoch a ktoré nemá pre potrebný dátum (31.12.) zadané v kurzovom lístku. Ak 31.12. pripadne na sobotu alebo nedeľu, vyžiada si kurz posledného pracovného dňa daného roka. Po zadaní kurzu sa zobrazí formulár s vypočítanými kurzovými rozdielmi pre jednotlivé doklady. Údaje v tomto formulári nie je možné editovať. Kurzové rozdiely sa zapíšu na jednotlivé doklady do časti Úhrady s textom "Koncoročný kurzový rozdiel – strata/zisk". Zároveň tieto záznamy dostanú príznak kurzového rozdielu, aby program vedel správne vyrátať následné kurzové rozdiely aj pri čiastočných úhradách. Tento príznak nie je možné zrušiť. Pri výpočte kurzového rozdielu vzniknutom pri úhrade takéhoto dokladu v ďalšom roku počíta s týmto kurzovým rozdielom ako s čiastočnou úhradou. Ak chcete vypočítané a zapísané kurzové rozdiely z dokladov vymazať, môžete to urobiť jednotlivo vymazaním konkrétneho riadku z úhrad daného dokladu alebo hromadne pomocou formulára Kurzové rozdiely, ktorý sa zobrazí po stlačení tlačidla Kurzové rozdiely. V tomto


115

formulári stlačte tlačidlo Vymaž všetky KR, čím vymažete všetky automaticky vytvorené koncoročné kurzové rozdiely. Tlačidlom Export je možné exportovať záväzky do súboru a vzápätí ich naimporotvať do Alfy, čo môžete využiť pri prechode do ďalšieho účtovného obdobia, prípadne pri prenose údajov medzi viacerými Alfami. Stlačením tohoto tlačidla vygenerujete exportný súbor (v tomto prípade "ZAVAZ000.MDB"), do ktorého sa prekopírujú doklady vybraných záväzkov (označením voľby zvolíte, ktoré doklady chcete exportovať). Tlačidlom Import sa tieto doklady načítajú do evidencie záväzkov. V tomto kroku je možné zapnúť voľbu Importované označ, ostatné odznač, čím sa pre sprehľadnenie označia všetky práve naimportované doklady. Export/Import záväzkov sa realizuje spolu s úhradami, ktoré môžu záväzky obsahovať. V prípade, že sa v evidencii záväzkov nachádza doklad, ktorý je (čiastočne) uhradený, a v exportnom súbore sa bude nachádzať rovnaký záväzok, ktorý ale úhradu obsahovať nebude, po importe úhrada dokladu v evidencii záväzkov bude zachovaná, nevymaže sa. Po zapnutí voľby Úhrady sa zobrazí mini info, v ktorom sú všetky úhrady týkajúce sa dokladu, na ktorom sa práve nachádzate. Po zapnutí voľby Info EUR/SKK sa zobrazí mini info, v ktorom môžete vidieť sumy z dokladu v EUR a prepočítané na SKK (táto voľba je prístupná iba v prípade, že v režime účtovania v záložke Duálne zobrazovanie máte zapnuté duálne zobrazovanie súm vo formulároch). Po stlačení tlačidla Prepočet dôjde k prepočítaniu všetkých úhrad na všetkých dokladoch, čo môžete využiť v prípade, ak máte pochybnosti o správnosti úhrady (napr. došlo k výpadku prúdu počas jej zaúčtovania a pod.). Pomocou tlačidla Prečíslovanie môžete na všetkých alebo len označených dokladoch (záväzkoch) hromadne prečíslovať položku Interné číslo. Funkciu využijete napr. pri dodatočnom zaevidovaní záväzku alebo pri potrebe zmeniť spôsob (formát) číslovania záväzkov. V zobrazenom formulári určíte, podľa ktorého číselného radu sa má nastaviť interné číslo (pozor, neznamená to, že sa prečíslujú záväzky len z tohto číselného radu!) a určíte dátum, od ktorého sa majú záväzky prečíslovať. Prečíslujú sa všetky záväzky. Pokiaľ chcete prečíslovať len niektoré záväzky, najskôr si ich označte a dajte prečíslovať Len označené. Po použití tejto funkcie už nie je potrebné čísla meniť ručne na každom doklade. Interné čísla všetkých prečíslovaných dokladov sa zaktualizujú aj v evidencii DPH a v peňažnom denníku. Štandardne pridávate nové záväzky pomocou tlačidla Pridaj. V zobrazenom formulári zadávate tuzemské aj zahraničné faktúry, ako aj faktúry zvyšujúce alebo znižujúce cenu – dobropisy a ťarchopisy. Nový záväzok môžete pridať aj pomocou tlačidla Kópia, čím sa vytvorí taký istý doklad ako je ten, na ktorom ste sa nachádzali, s rovnakými údajmi. Výnimku predstavuje interné číslo dokladu, ktoré program automaticky pridelí nasledujúce, podľa nastavenia číslovania, a dátum Vystavené dňa, ktorý doplní podľa systémového dátumu počítača (a následne na to zmení aj ostatné dátumy). TIP: Ak bolo pôvodné interné číslo záväzku použité napr. v peňažnom denníku v textovom poli Popis peňažnej operácie (pri úhrade záväzku), prečíslovaním sa interné číslo aktualizuje aj v tomto popise. Uvedená funkcia platí len v prípade, ak v popise peňažnej operácie v peňažnom denníku bol ako text použitý jeden z prvých troch textov v rozbaľovacom zozname (tie obsahujú interné číslo záväzku). POZOR! Pri zadávaní došlých faktúr do evidencie záväzkov postupujte podľa platnej daňovej legislatívy. Pri evidovaní záväzku, na ktorom je dátum vzniku daňovej povinnosti do 30.04.2004 vrátane, postupujete podľa zákona 289/1995 Z.z. o DPH v znení neskorších predpisov. Pri evidovaní záväzku, na ktorom je dátum vzniku daňovej povinnosti po 01.05.2004 vrátane, postupujete podľa zákona 222/2004 o DPH.

4

116


TIP: Pri tlači evidencie záväzkov si môžete zvoliť tlačiť všetky záväzky, len vyrovnané alebo len nevyrovnané (medzi nevyrovnané program zahrnie aj preplatené), ďalej si môžete zvoliť tlačiť označené v evidencii záväzkov, alebo všetky od konkrétneho partnera označeného v číselníku partnerov. Pri tlači vyrovnaných alebo nevyrovnaných záväzkov program zisťuje, či sú niektoré úhrady realizované až po dátume, do ktorého sa má evidencia záväzkov vytlačiť. Pokiaľ takéto úhrady program nájde, môžete sa rozhodnúť, či tieto úhrady do tlače zahrniete alebo nie. Zároveň si môžete dať vytlačiť aj nevyrovnané záväzky po lehote splatnosti, slúži na to tlačová zostava Neuhradené záväzky po lehote splatnosti. V sprístupnených poliach zadajte počet dní po splatnosti.

4.5.1 DÁTUMY V EVIDENCII ZÁVÄZKOV Význam a dôležitosť dátumov v evidencii záväzkov sú nasledovné: DÁTUM VZNIKU DAŇOVEJ POVINNOSTI UVEDENÝ NA DOŠLEJ FAKTÚRE

Dátum vzniku daňovej povinnosti je dôležitý pri:

tuzemských došlých faktúrach – tovar

tuzemských došlých faktúrach – služba

Podľa tohto dátumu sa záväzok zapisuje do evidencie DPH, pokiaľ ešte nebolo podané daňové priznanie. Napr. dátum vzniku daňovej povinnosti na tuzemskej došlej faktúre je 31.01.2011: 1.

Ak prišla faktúra do dňa, ktorý sa považuje za najneskorší termín na podanie daňového priznania za mesiac január (t.j. do 25.02.2011) a zároveň daňové priznanie podané ešte nebolo, zaúčtuje sa táto faktúra pre účely odpočítania dane do mesiaca JANUÁR. Vtedy sa do tohto poľa napíše skutočný dátum vzniku daňovej povinnosti, ktorý je uvedený na faktúre.

2.

Ak prišla faktúra po dni, ktorý sa považuje za najneskorší termín na podanie daňového priznania za mesiac január (t.j. po 25.02.2011), zaúčtuje sa táto faktúra pre účely odpočítania dane do mesiaca FEBRUÁR. Vtedy sa do tohto poľa napíše dátum prijatia faktúry.

3.

Ak prišla faktúra do dňa, ktorý sa považuje za najneskorší termín na podanie daňového priznania za mesiac január (t.j. do 25.02.2011) a zároveň daňové priznanie už podané bolo, zaúčtuje sa táto faktúra pre účely odpočítania dane do mesiaca FEBRUÁR. Vtedy sa do tohto poľa napíše dátum prijatia faktúry.

TIP: Postup zaevidovania tuzemských došlých faktúr nájdete v kapitole 4.5.2 Tuzemská došlá faktúra [str. 117]. Ďalšie príklady tuzemských došlých faktúr nájdete v kapitole 10.2 Príklady – tuzemsko, zahraničie [str. 311]. DÁTUM PRIJATIA

Dátum prijatia je dôležitý pri:

tuzemských došlých ťarchopisoch – tovar aj služba

tuzemských došlých dobropisoch – tovar aj služba


zahraničných došlých ťarchopisoch z EÚ – tovar aj služba

zahraničných došlých dobropisoch z EÚ – tovar aj služba

zahraničných došlých ťarchopisoch z tretích štátov – tovar aj služba

zahraničných došlých dobropisoch z tretích štátov – tovar aj služba

117

Podľa tohto dátumu sa ťarchopis alebo dobropis zapisuje do evidencie DPH. Vtedy sa do dátumu vzniku daňovej povinnosti napíše dátum prijatia. TIP: Postup zaevidovania tuzemských došlých dobropisov a ťarchopisov nájdete v kapitole 4.5.4 Tuzemský došlý dobropis alebo ťarchopis [str. 126]. Postup zaevidovania zahraničných došlých dobropisov a ťarchopisov nájdete v kapitole 4.5.5 Zahraničný došlý dobropis alebo ťarchopis [str. 127]. DÁTUM VYHOTOVENIA UVEDENÝ NA DOŠLEJ FAKTÚRE

Dátum vyhotovenia je dôležitý pri:

zahraničných došlých faktúrach z EÚ – tovar

zahraničných došlých faktúrach z EÚ – služba

zahraničných došlých faktúrach z tretích štátov – služba

Podľa neho je potrebné nastaviť dátum vzniku daňovej povinnosti a podľa toho sa faktúra zaeviduje do evidencie DPH. Zároveň je tento dátum potrebný pri zadávaní kurzu pre prepočet základu dane a dane pri zápise do evidencie DPH. TIP: Postup zaevidovania zahraničných došlých faktúr z EÚ nájdete v kapitole 4.5.3 Zahraničná došlá faktúra [str. 121]. Ďalšie príklady zahraničných došlých faktúr nájdete v kapitole 10.2 Príklady – tuzemsko, zahraničie [str. 311].

4.5.2 TUZEMSKÁ DOŠLÁ FAKTÚRA V hornej časti formulára Pridanie nového záväzku sa nachádzajú nasledovné ovládacie prvky:

Pre zadanie partnera použite tlačidlo Výber partnera alebo dopíšte partnera ručne. Podľa toho, či váš partner je neplatiteľ alebo platiteľ DPH, napĺňa sa pole IČ DPH/DIČ. Ak ide o platiteľa,

4

118


vypíše sa identifikačné číslo pre DPH pridelené daňovým úradom vrátane kódu štátu pre DPH (napr. SK). V prípade, že vyplníte údaje partnera, ktorý sa nenachádza v Číselníku partnerov, tlačidlom Pridaj do partnerov program automaticky vytvorí kartu partnera: otvorí sa menu Číselník – Partneri - formulár Pridanie nového Partnera/Zamestnanca do databázy. Údaje, ktoré budú vo formulári vyplnené, sa prenesú do karty partnera. Po stlačení tlačidla OK sa karta partnera uloží do číselníka, pričom je možné doplniť ďalšie údaje do karty. Ak sa potom niektorý údaj vo formulári zmení, tak na karte partnera sa zmena nevykoná. Povinným údajom na pridanie partnera do Číselníka partnerov je vyplnenie Názvu partnera. Ďalej dopíšte predmet fakturácie a stĺpec peňažného denníka, do ktorého sa má úhrada tohto dokladu zaúčtovať. TIP: Predmet fakturácie môžete vybrať z číselníka užívateľských textov. V tomto číselníku môžete zároveň ku každému textu zadefinovať aj Stĺpec peňažného denníka, ktorý sa potom bude do dokladu dopĺňať spolu s textom. Pole Interné číslo program prideľuje podľa prednastaveného číslovania (postup nastavenia užívateľského číslovania nájdete v kapitole 3.9 Užívateľské číslovanie dokladov [str. 71]). TIP: Pri zadaní dátumu vystavenia alebo dátumu vzniku daňovej povinnosti program kontroluje, či sa tento dátum nevzťahuje k nasledujúcemu účtovnému obdobiu. Ak áno, upozorní na to. TIP: Program nevyžaduje, aby sa partner zo záväzku nachádzal v číselníku partnerov – môže byť použitý aj jednorázovo. Ak však partnera použijete častejšie ako dva – tri krát, pridajte si ho do číselníka partnerov. Z rozbaľovacieho zoznamu Typ dokladu vyberte, o aký typ dokladu ide, v uvedenom prípade vyberte typ dokladu Faktúra:

POZOR! Podľa toho, aký typ dokladu vyberiete, už čiastočne určujete, do ktorých riadkov daňového priznania budú jednotlivé sumy smerovať. Polia Vystavené dňa, Došlo dňa a Dátum splatn. vyplňte podľa skutočnosti. Pole Dát.vzn.d.pov. vyplňte podľa toho, o aký typ dokladu – záväzku ide (informácie o dôležitosti dátumov nájdete v kapitole (4.5.1 Dátumy v evidencii záväzkov [str. 116]). V strednej časti formulára Pridanie nového záväzku je potrebné zadať sumu záväzku:


119

Ak sa vo formulári presúvate pomocou klávesu Enter a prídete na pole Mena, do ktorého nič nenapíšete, kurzor sa presunie po ďalšom stlačení klávesu Enter automaticky na pole Suma (EUR) – program predpokladá, že nechcete pridať záväzok v cudzej mene. Zadávanie sumy pomocou tlačidla Rozpis je rovnaké ako pri zadávaní sumy v dokladoch peňažného denníka (kapitola 4.2.3 Vloženie sumy [str. 89]). Spodnú časť formulára Pridanie nového záväzku tvorí tabuľka úhrad s informáciou o celkovej úhrade záväzku. Program ALFA podporuje aj čiastočné úhrady. Tieto sa evidujú práve v tabuľke Úhrady. Prenášajú sa tam automaticky z peňažného denníka. Úhrada s príznakom v stĺpci KR znamená, že ide o kurzový rozdiel.

4 Pomocou tlačidiel Pridaj, Oprav a Vymaž môžete do tabuľky úhrad dopĺňať úhrady aj ručne, napríklad ak začínate pracovať s programom ALFA a potrebujete do účtovníctva nahodiť všetky záväzky z predchádzajúceho účtovného obdobia také, ktoré už mali nejaké úhrady. Takéto ručne nahodené úhrady sú rovnocenné systémovým úhradám (pridané automaticky pri účtovaní v peňažnom denníku – voľba Úhrada záväzku) a zobrazia sa vo všetkých tlačových výstupoch a prehľadoch. POZOR! Pokiaľ by ste omylom zadávali do programu ten istý záväzok viac krát, program vás na to upozorní (doklad je ale možné uložiť pre toho istého partnera aj s duplicitným číslom). Táto kontrola na duplicitu sa vždy prevádza na základe zadaných údajov IČO a Číslo daň. dokladu. Položka IČO je pritom nepovinná – nemusíte ju zadávať. Ak ale pri pridávaní záväzku IČO nezadáte, program neprevedie kontrolu na duplicitne zadaný záväzok. Po potvrdení záväzku tlačidlom Ok sa automaticky zobrazí formulár, v ktorom je potrebné zadať informácie, ktoré využijete pri tlači jednoduchého, prípadne hromadného prevodného príkazu. Ak bol partner pri pridávaní nového záväzku vybratý z číselníka partnerov a súčasne mal prednastavený niektorý z údajov, ktoré obsahuje formulár Peňažný ústav partnera, tak sa do tohto formulára prenesie prednastavený údaj automaticky. Ten je možné podľa potreby zmeniť. Nakoniec sa vás program spýta, či zapísať záväzok do evidencie DPH tak ako pri evidencii pohľadávok. Vyberte jednu z možností Áno alebo Nie. Podľa zákona 222/2004 o DPH a podľa daňového priznania k DPH sa tuzemské záväzky zapisujú do evidencie DPH – odpočítanie dane. Pri potvrdení zápisu takéhoto záväzku do evidencie DPH sa vám zobrazí formulár Odpočítanie dane. Riadky v tomto formulári sú označené rovnako ako riadky v tlačive daňového priznania k DPH. Ak ste si vo formulári Pridanie nového záväzku zvolili typ dokladu Faktúra (ide o tuzemské došlé faktúry), program vám prenesie sumy do evidencie DPH do riadkov X (základ) a 20 alebo 21 (daň) podľa príslušnej sadzby DPH.

120


TIP: Riadok s označením "X" do daňového priznania nevchádza, ale je potrebný pre výpočet dane, ktorá do daňového priznania vchádza. Okrem toho je predmetom záznamovej povinnosti. Ak máte podľa §49 ods.4 povinnosť prepočítať odpočítanú daň koeficientom, zapnite zároveň voľbu Odpočet prepočítať koeficientom (§49 ods.4). Do polí pod touto voľbou zadajte tú časť z riadkov X a 20 alebo 21, ktorú je potrebné prepočítať koeficientom.

Ak podľa §49 ods.3 nemáte nárok na odpočet dane, zapnite voľbu Bez možnosti odpočtu dane (§49 ods.3) a opäť zadajte tú časť sumy, ktorú si nemôžete odpočítať.


121

4.5.3 ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ FAKTÚRA Hornú časť formulára Pridanie nového záväzku vypĺňate rovnako ako pri tuzemskej došlej faktúre – záväzku:

4 Pre zadanie partnera použite tlačidlo Výber partnera alebo dopíšte partnera ručne. Podľa toho, či váš partner má pridelené IČ DPH, napĺňa sa pole IČ DPH/DIČ. Ďalej dopíšte predmet fakturácie a stĺpec peňažného denníka, do ktorého sa má úhrada tohto dokladu zaúčtovať. TIP: Predmet fakturácie môžete vybrať z číselníka užívateľských textov. V tomto číselníku môžete zároveň ku každému textu zadefinovať aj Stĺpec peňažného denníka, ktorý sa potom bude do dokladu dopĺňať spolu s textom. Pole Interné číslo program prideľuje podľa prednastaveného číslovania (postup nastavenia užívateľského číslovania nájdete v kapitole 3.9 Užívateľské číslovanie dokladov [str. 71]). Z rozbaľovacieho zoznamu Typ dokladu vyberte, o aký typ dokladu ide, v uvedenom prípade vyberte typ dokladu Faktúra EÚ (tovar) alebo Faktúra EÚ (služba). Polia Vystavené dňa, Došlo dňa a Dátum splatn. vyplňte podľa skutočnosti. Pole Dát.vzn.d.pov. vyplňte podľa toho, o aký typ dokladu – záväzku ide (informácie o dôležitosti dátumov nájdete v kapitole (4.5.1 Dátumy v evidencii záväzkov [str. 116]). V strednej časti formulára zadajte sumu záväzku:

122


Ak je záväzok v cudzej mene, vo formulári Pridanie nového záväzku je potrebné z rozbaľovacieho zoznamu Mena vybrať príslušnú menu, do poľa Suma (CM) zadať sumu v zahraničnej mene (napr. 125 PLN) a vyplniť polia Kurz pre ev. DPH a Kurz (pohľadávka/záväzok). Po stlačení klávesu Enter program dopočíta sumu v EUR. Rovnaký výsledok dosiahnete ak stlačíte tlačidlo EUR!. POZOR! Kurzom pre DPH (pole Kurz pre ev. DPH) sa prepočíta základ dane (a následne daň) pre účely zápisu do evidencie DPH. Tento kurz zadávate pri všetkých zahraničných došlých faktúrach okrem zahraničných došlých faktúr z tretích štátov – tovar. Je to kurz ECB platný k predchádzajúcemu dňu vzniku daňovej povinnosti (v uvedenom prípade kurz platný k predchádzajúcemu dňu vyhotovenia danej zahraničnej faktúry). Podľa tohto kurzu sa zapíše faktúra do evidencie DPH. POZOR! Kurzom záväzku (pole Kurz (pohľadávka/záväzok)) sa prepočíta základ dane pre účely zápisu do evidencie záväzkov. Tento kurz zadávate pri všetkých zahraničných došlých faktúrach. Je to kurz ECB platný k predchádzajúcemu dňu uskutočnenia účtovného prípadu (v uvedenom prípade kurz platný k predchádzajúcemu dňu prijatia danej zahraničnej faktúry). Podľa tohto kurzu sa zapíše faktúra do evidencie záväzkov. TIP: Pri zadávaní týchto kurzov vám program pomáha tým, že keď sa presuniete na dané pole, vysvieti dátum, z ktorého kurz je potrebné použiť. TIP: Kurzy program automaticky dopĺňa z kurzového lístka, pokiaľ v ňom sú zadefinované kurzy pre príslušný deň (kapitola 3.6.11 Kurzový lístok [str. 68]). Spodnú časť formulára Pridanie nového záväzku tvorí tabuľka úhrad s informáciou o celkovej úhrade záväzku, rovnako ako pri tuzemskom záväzku. Po potvrdení záväzku tlačidlom Ok sa automaticky zobrazí formulár, v ktorom je potrebné zadať informácie, ktoré využijete pri tlači jednoduchého, prípadne hromadného prevodného príkazu, rovnako ako pri tuzemských záväzkoch. Nakoniec sa vás program spýta, či zapísať záväzok do evidencie DPH tak ako pri evidencii pohľadávok. Vyberte jednu z možností Áno alebo Nie. Podľa zákona 222/2004 o DPH a podľa daňového priznania k DPH sa zahraničné došlé faktúry z EÚ (tovar aj služba) zapisujú aj do evidencie DPH – zdaniteľné obchody aj do evidencie DPH – odpočítanie dane. Pri potvrdení zápisu takéhoto záväzku do evidencie DPH sa vám najskôr zobrazí formulár Zdaniteľné obchody a následne aj formulár Odpočítanie dane. Riadky v týchto formulároch sú označené rovnako ako riadky v tlačive daňového priznania k DPH. ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ FAKTÚRA Z EÚ (TOVAR)

Ak ste si vo formulári Pridanie nového záväzku zvolili typ dokladu Faktúra z EÚ (tovar), program zapíše sumy vo formulári Zdaniteľné obchodydo riadkov 07 (základ) a 08 (daň) a vo formulári Odpočítanie dane do riadkov X (základ) a 20 alebo 21 (daň) podľa príslušnej sadzby DPH (správne musí byť zapnutá voľba EÚ a zo zoznamu vybraný Tovar):


123

4 Ak máte podľa §49 ods.4 povinnosť prepočítať odpočítanú daň koeficientom, postupujte ako pri tuzemsku. Vo formulári Odpočítanie dane zapnite voľbu Odpočet prepočítať koeficientom (§49 ods.4), do polí pod touto voľbou zadajte tú časť z riadkov X a 20 alebo 21, ktorú je potrebné prepočítať koeficientom. Ak podľa §49 ods.3 nemáte nárok na odpočet dane, zapnite voľbu Bez možnosti odpočtu dane (§49 ods.3) a opäť zadajte tú časť sumy, ktorú si nemôžete odpočítať. ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ FAKTÚRA Z EÚ (SLUŽBA)

Ak ste si vo formulári Pridanie nového záväzku zvolili typ dokladu Faktúra z EÚ (služba), program zapíše sumy vo formulári Zdaniteľné obchody do riadkov 11 (základ) a 12 (daň) a vo formulári Odpočítanie dane do riadkov X (základ) a 20 alebo 21 (daň) podľa príslušnej sadzby DPH (správne musí byť zapnutá voľba EÚ a zo zoznamu vybraná položka Služba (vrát. 3.kraj.)):

124


Do riadku 9 (základ) a 10 (daň) sa zapíšu sumy v prípade tovaru a služieb, pri ktorých daň platí príjemca podľa §69 ods.2,9-12. Nezapíšu sa však automaticky, je potrebné prepísať hodnoty z riadkov 11,12 ručne.

Ak máte povinnosť podľa §49 ods.4 prepočítať odpočítanú daň koeficientom, vo formulári Odpočítanie dane zapnite voľbu Odpočet prepočítať koeficientom (§49 ods.4) a do polí pod touto voľbou zadajte tú časť z riadkov X a 20 alebo 21, ktorú je potrebné prepočítať koeficientom. Ak podľa §49 ods.3 nemáte nárok na odpočet dane, zapnite voľbu Bez možnosti odpočtu dane (§49 ods.3) a opäť zadajte tú časť sumy, ktorú si nemôžete odpočítať. ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ FAKTÚRA Z TRETÍCH ŠTÁTOV (SLUŽBA)

Pri evidovaní zahraničnej došlej faktúry z tretieho štátu (služba) postupujete rovnako ako pri evidovaní zahraničnej došlej faktúry z EÚ (služba). Takéto nadobudnutie upravuje v zákone o DPH rovnako, ako aj nadobudnutie služieb z EÚ, §69 ods. 2-4, 9 a rovnako sa aj vykazuje. Preto vo formulári Pridanie nového záväzku zvoľte typ dokladu Faktúra z EÚ (služba). Program pri potvrdení zápisu do evidencie DPH zapíše sumy vo formulári Zdaniteľné obchody do riadkov 11 (základ) a 12 (daň) a vo formulári Odpočítanie dane do riadkov X (základ) a 20 alebo 21 (daň) podľa príslušnej sadzby DPH. V prípade tohto typu dokladu je potrebné sumy z riadkov 11,12 prepísať ručne do riadkov 9 (základ) a 10 (daň).


125

POZOR! V tomto prípade musíte vo formulári Odpočítanie dane opäť zapnúť voľbu EÚ a zo zoznamu vybrať položku Služba (vrát. 3.kraj.)! Aj v tomto prípade podľa potreby zapnite voľbu Odpočet prepočítať koeficientom (§49 ods.4) pri prepočte koeficientom, prípadne voľbu Bez možnosti odpočtu dane (§49 ods.3), ak nemáte nárok na odpočet dane. ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ FAKTÚRA Z TRETÍCH ŠTÁTOV (DOVOZ TOVARU)

Pri evidovaní dovozu tovaru z tretích štátov postupujete tak, že najskôr pridávate do evidencie záväzkov konkrétnu zahraničnú došlú faktúru, ktorá do evidencie DPH nevchádza. Potom do evidencie záväzkov zaevidujete JCD, ktoré tiež v tejto fáze nevchádza do evidencie DPH. Pri úhrade JCD v peňažnom denníku zapnite voľbu Zápis do evidencie DPH, kde potom zadajte daň a jej prislúchajúci základ do riadkov X (základ) a 20 alebo 21 (daň) podľa príslušnej sadzby DPH. TIP: Ak chcete zaevidovať záväzok typu JCD – jednotná colná deklarácia, použite postup, ktorý je popísaný v kapitole 11.2.5 Pridanie JCD do evidencie záväzkov [str. 317]. Ak máte povinnosť podľa §49 ods.4 prepočítať odpočítanú daň koeficientom, vo formulári Odpočítanie dane zapnite voľbu Odpočet prepočítať koeficientom (§49 ods.4) a do polí pod touto voľbou zadajte tú časť z riadkov X a 20 alebo 21, ktorú je potrebné prepočítať koeficientom. Ak podľa §49 ods.3 nemáte nárok na odpočet dane, zapnite voľbu Bez možnosti odpočtu dane (§49 ods.3) a opäť zadajte tú časť sumy, ktorú si nemôžete odpočítať.

ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ FAKTÚRA - § 69 ods. 2, 9-12 Tento typ dokladu ošetruje viacero prípadov. Ako príklad uvedieme tieto: podľa § 69 ods. 2 za dodanie služieb podľa § 16 ods. 1-4, 10 a 11 zdaniteľnou osobou z 3.štátu alebo z iného čl.štátu EÚ, za dodanie tovaru s montážou alebo inštaláciou zdaniteľnou osobou z 3.štátu alebo z iného čl.štátu EÚ, podľa § 69 ods. 9 za tovar, ktorým je plyn a elektrina, dodaný cez rozvodný systém, podľa § 69 ods. 10 za dodanie zlata ako suroviny, podľa § 69 ods. 11 za dodanie investičného zlata alebo podľa § 69 ods. 12 za kovový odpad alebo šrot. Pre tento typ dokladu musí byť zadaná suma dokladu v cudzej mene a kurz. Ak zvolíte sumu v nulovej sadzbe, automaticky sa ponúkne Zápis do evidencie DPH - Zdaniteľné obchody do riadku 09/10 v 19% sadzbe a následne sa ponúkne formulár Odpočítanie dane s voľbou EÚ tovar a sumy sa vyplnia do riadku 21.

ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ FAKTÚRA - LEN DAŇ Použitie: neplatiteľ DPH registrovaný podľa § 7 alebo § 7a je povinný platiť daň pri prijatí tovaru alebo služby z EÚ, ale keďže nie je platiteľom, nemôže si DPH zároveň odpočítať. Môže ísť napríklad o tieto prípady: došlá faktúra z EÚ za službu, pri ktorej podľa § 69 ods. 3 platí daň príjemca a príjemca nie je platiteľom DPH, je len registrovaný na prijímanie služieb z EÚ podľa

4

126


§ 7a, došlá faktúra z EÚ za tovar, pri ktorej podľa § 69 ods. 6 platí daň príjemca a príjemca nie je platiteľom DPH, je len registrovaný na prijímanie tovaru z EÚ podľa § 7 alebo nadobudnutie tovaru z EÚ platiteľom DPH od iného platiteľa DPH z EÚ, ale nadobúdateľ nemá k dispozícii faktúru. Pri tomto type dokladu sa urobí Zápis do evidencie DPH - Zdaniteľné obchody, ale neponúkne sa formulár pre odpočítanie dane. Default sa zapíše základ sumy a DPH do riadkov 09/10, ale s možnosťou presunúť tieto na riadky 11/12.

4.5.4 TUZEMSKÝ DOŠLÝ DOBROPIS ALEBO ŤARCHOPIS Hornú časť formulára Pridanie nového záväzku vypĺňate rovnako ako pri tuzemskej došlej faktúre – záväzku. Pre zadanie partnera použite tlačidlo Výber partnera alebo dopíšte partnera ručne. Podľa toho, či váš partner má pridelené IČ DPH, napĺňa sa pole IČ DPH/DIČ. Ďalej dopíšte predmet fakturácie a stĺpec peňažného denníka, do ktorého sa má úhrada tohto dokladu zaúčtovať. TIP: Predmet fakturácie môžete vybrať z číselníka užívateľských textov. V tomto číselníku môžete zároveň ku každému textu zadefinovať aj Stĺpec peňažného denníka, ktorý sa potom bude do dokladu dopĺňať spolu s textom. Pole Interné číslo program prideľuje podľa prednastaveného číslovania (postup nastavenia užívateľského číslovania nájdete v kapitole 3.9 Užívateľské číslovanie dokladov [str. 71]). Z rozbaľovacieho zoznamu Typ dokladu vyberte, o aký typ dokladu ide, v uvedenom prípade vyberte typ dokladu Oprava faktúry (D/Ť).

TIP: Ani v tomto prípade program nevyžaduje, aby sa partner zo záväzku nachádzal v číselníku partnerov – môže byť použitý jednorázovo. Ak však partnera použijete častejšie ako dva – tri krát, pridajte ho do číselníka partnerov. Polia Vystavené dňa, Došlo dňa a Dátum splatn. vyplňte podľa skutočnosti. Pole Dát.vzn.d.pov. vyplňte podľa toho, o aký typ dokladu – záväzku ide (informácie o dôležitosti dátumov nájdete v kapitole 4.5.1 Dátumy v evidencii záväzkov [str. 116]). TIP: Pri vypĺňaní dátumov vám program pomáha tým, že do poľa Dát.vzn.d.pov. automaticky skopíruje dátum z poľa Došlo dňa. V strednej časti formulára zadajte sumu záväzku – ťarchopisovanú alebo dobropisovanú sumu.


127

POZOR! V prípade dobropisu (zníženie ceny) zadávate zápornú hodnotu a v prípade ťarchopisu (zvýšenie ceny) kladnú! S rovnakými znamienkami sa potom správne zapíšu aj do evidencie DPH.

Pri zápise do evidencie DPH sa zobrazí formulár Odpočítanie dane, v ktorom sa sumy opäť zapíšu do riadkov X (základ) a 20 alebo 21 (daň) podľa príslušnej sadzby DPH, zároveň sa však zapne aj voľba Oprava základu dane a dane D/Ť, keďže dobropisy a ťarchopisy oproti daňovému priznaniu, ktoré platilo do 31.09.2007, smerujú do tých istých riadkov ako pôvodné sumy:

4.5.5 ZAHRANIČNÝ DOŠLÝ DOBROPIS ALEBO ŤARCHOPIS Hornú časť formulára Pridanie nového záväzku vypĺňate rovnako ako pri zahraničnej došlej faktúre – záväzku. Z rozbaľovacieho zoznamu Typ dokladu vyberte, o aký typ dokladu ide, v uvedenom prípade vyberte typ dokladu Oprava faktúry EÚ (D/Ť).

V strednej časti formulára zadajte sumu záväzku – hodnotu ťarchopisovanej alebo dobropisovanej sumy. Z rozbaľovacieho zoznamu Mena vyberte príslušnú menu, do poľa Suma (CM) zadajte sumu v zahraničnej mene (napr. 250 USD) a vyplňte polia Kurz pre ev. DPH a Kurz

4

128


(pohľadávka/záväzok). Po stlačení klávesu Enter program dopočíta sumu v EUR. Rovnaký výsledok dosiahnete, ak stlačíte tlačidlo EUR!. Polia Vystavené dňa, Došlo dňa a Dátum splatn. vyplňte podľa skutočnosti. Pole Dát.vzn.d.pov. vyplňte podľa toho, o aký typ dokladu – záväzku ide (informácie o dôležitosti dátumov nájdete v kapitole 4.5.1 Dátumy v evidencii záväzkov [str. 116]). POZOR! Kurzom pre DPH (pole Kurz pre ev. DPH) sa prepočíta základ dane (a následne daň) pre účely zápisu do evidencie DPH. Je to kurz ECB platný v deň, kedy pri tomto plnení vznikla daňová povinnosť (v uvedenom prípade kurz platný v deň vyhotovenia pôvodnej zahraničnej faktúry). Podľa tohto kurzu sa zapíše faktúra do evidencie DPH. POZOR! Kurzom záväzku (pole Kurz (pohľadávka/záväzok)) sa prepočíta základ dane pre účely zápisu do evidencie záväzkov. Je to kurz ECB platný v deň uskutočnenia účtovného prípadu (v uvedenom prípade kurz platný v deň prijatia danej zahraničnej faktúry). Podľa tohto kurzu sa zapíše faktúra do evidencie záväzkov. TIP: Pri vypĺňaní dátumov vám program pomáha tým, že do poľa Dát.vzn.d.pov. automaticky skopíruje dátum z poľa Došlo dňa. TIP: Pri zadávaní kurzov vám program pomáha tým, že keď sa presuniete na dané pole, vysvieti dátum, z ktorého kurz použijete.

POZOR! V prípade dobropisu (zníženie ceny) zadávate zápornú hodnotu a v prípade ťarchopisu (zvýšenie ceny) kladnú! S rovnakými znamienkami sa potom správne zapíšu aj do evidencie DPH. Pri zápise do evidencie DPH sa rovnako ako pri došlej faktúre z EÚ zobrazia dva formuláre, najskôr formulár Zdaniteľné obchody (oprava daňovej povinnosti) a následne formulár Odpočítanie dane (oprava odpočítanej dane). Vo formulári Zdaniteľné obchody sa sumy zapíšu do riadkov 05 alebo 07 (základ) a 06 alebo 08 (daň). Tento zápis ponechajte, pokiaľ sa dobropis/ťarchopis týka tovaru. Ak sa dobropis/ťarchopis týka služby, prepíšte sumy dane do riadkov 09 alebo 10 podľa príslušnej sadzby dane. Ak sa dobropis/ťarchopis týka trojstranného obchodu a vy ste v pozícii 2.odberateľa, prepíšte sumy do riadkov 13 (10%-ná daň) alebo 14 (20%-ná daň). Vo formulári Odpočítanie dane sa sumy zapíšu do riadkov X (základ) a 20 alebo 21 (daň) podľa príslušnej sadzby DPH. Je potrebné, aby bola správne zapnutá voľba EÚ a zo zoznamu vybraný tovar alebo služba podľa toho, čoho sa dobropis/ťarchopis týka. Zároveň musíte mať v oboch formulároch zapnutú voľbu Oprava základu dane a dane D/Ť.


129

4

4.5.6 DOŠLÝ DOBROPIS A ŤARCHOPIS ODPOČÍTANEJ DANE KOEFICIENTOM

S PREPOČÍTANÍM

Ak ste daňovník, ktorý musí prepočítavať odpočítanú daň koeficientom podľa § 49 ods. 4, povinnosť sa vzťahuje aj na daň z došlých dobropisov (ťarchopisov), tuzemských aj zahraničných. Ak ste z pôvodnej faktúry odpočítali daň v pomernej výške (prepočítali ste ju koeficientom), aj pri oprave odpočítanej dane použijete koeficient, ktorý ste pôvodne uplatnili pri odpočítaní dane. POZOR! Ak sa oprava odpočítanej dane vykoná v rámci toho istého kalendárneho roka, ako bola pôvodne odpočítaná daň, použijete pri oprave odpočítanej dane predbežný koeficient (mesačný alebo štvrťročný), ktorý ste použili pri pôvodnom odpočítaní dane. Pri vysporiadaní dane v daňovom priznaní za posledné zdaňovacie obdobie kalendárneho roka opravenú odpočítateľnú daň prepočítate ročným koeficientom príslušného roka. V prípade, že sa oprava odpočítanej dane vykoná v rámci toho istého kalendárneho roka, ako bola pôvodne odpočítaná daň, postupujte nasledovne: Formulár Pridanie nového záväzku vyplňte rovnako ako v prípade klasického dobropisu, resp. ťarchopisu (pri ktorých nie je povinnosť prepočítavať odpočítanú daň koeficientom). Pri vypĺňaní tohto formulára pri tuzemských dobropisoch, resp. ťarchopisoch postupujte podľa kapitoly 4.5.4 Tuzemský došlý dobropis alebo ťarchopis [str. 126]. Pri zahraničných dobropisoch, resp. ťarchopisoch postupujte podľa kapitoly 4.5.5 Zahraničný došlý dobropis alebo ťarchopis [str. 127].

130


Pri zápise do evidencie DPH postupujte rovnako, ako pri došlých faktúrach. Vo formulári Odpočítanie dane, resp Zdaniteľné obchody pri zahraničných dobropisoch/ťarchopisoch, zapnite voľbu Odpočet prepočítať koeficientom (§ 49 ods. 4) a do polí pod touto voľbou zadajte tú časť z riadkov X a 20 alebo 21, ktorú je potrebné prepočítať koeficientom. Ak podľa §49 ods.3 nemáte nárok na odpočet dane, zapnite voľbu Bez možnosti odpočtu dane (§49 ods.3) a opäť zadajte tú časť sumy, ktorú si nemôžete odpočítať. POZOR! Ak sa oprava odpočítanej dane vykoná po uplynutí kalendárneho roka, v ktorom ste pôvodne odpočítali daň, použijete pri oprave odpočítanej dane ročný koeficient kalendárneho roka, v ktorom bola daň pôvodne odpočítaná. Prepočet koeficientom urobte mimo účtovníctva a do evidencie DPH zapíšte do riadkov 20 a 21 priamo túto prepočítanú čiastku. V tomto prípade nezapínajte voľbu Odpočet prepočítať koeficientom (§ 49 ods. 4).

4.5.7 TLAČ PREVODNÉHO PRÍKAZU Vo formulári Evidencia záväzkov sa v dolnej časti nachádza tlačidlo Tlač prevodný príkaz >. Po jeho stlačení program zobrazí formulár, do ktorého preberie všetky údaje z formulára Peňažný ústav partnera:

Formulár obsahuje polia, ktoré vás informujú o celkovej výške záväzku, DPH, koľko je uhradené a koľko je ešte potrebné uhradiť. TIP: Sumu k úhrade je možné zmeniť, a tak vykonať čiastkovú úhradu záväzku. Po vyplnení údajov stlačte tlačidlo Pokračuj >. V ďalšom kroku program zobrazí formulár Účet platiteľa:

Ak máte viac bankových účtov, vyberte účet, z ktorého budete uhrádzať, doplňte dátum splatnosti, prípadne ostatné údaje pre prevodný príkaz. Nakoniec stlačte tlačidlo Pokračuj >.


131

Zobrazí sa formulár, v ktorom je potrebné zvoliť typ výstupnej zostavy a smer tlače (obrazovka alebo tlačiareň). POZOR! Ak chcete záväzok uhradiť pomocou hromadného prevodného príkazu, použite postup, ktorý je popísaný v kapitole 4.8 Hromadný príkaz na úhradu [str. 135]. TIP: Dátum do stĺpca Dátum PP vo formulári Evidencia záväzkov program dopĺňa automaticky systémovým dátumom výberu záväzku do prevodného príkazu. Podľa tohto stĺpca viete, či už bol na záväzok podaný príkaz na úhradu, aj keď ešte nie je zaúčtovaný.

4.5.8 IMPORT ÚDAJOV Z PROGRAMU OLYMP V dolnej časti formulára Evidencia záväzkov sa nachádza aj tlačidlo Import údajov z programu Olymp. Slúži na hromadné naimportovanie záväzkov, ktoré vznikli v programe OLYMP – mzdy a personalistika. Program ALFA hľadá súbor ALFAMZDY.$$$ v adresári (Adresár Windows)\TEMP\. Po stlačení tlačidla Import údajov z programu Olymp program zobrazí formulár, v ktorom je potrebné vybrať firmu (ak s programom OLYMP počítate mzdy pre viac ako jednu firmu) a obdobie, za ktoré chcete záväzky naimportovať. Ako posledný parameter zadajte prvé číslo záväzku, ktoré sa objaví v evidencii záväzkov (ostatné čísla program ALFA doplní automaticky). Pri importovaní miezd sa automaticky doplní členenie jednotlivých importovaných položiek v bunke Stĺpec peňažného denníka podľa postupov účtovania.

4.6 ODSÚHLASENIE POHĽADÁVOK A ZÁVÄZKOV Na konci roka je potrebné vytlačiť odsúhlasenie nevyrovnaných pohľadávok a záväzkov. Slúži na to tlačová zostava, ktorú vyvoláte výberom z hlavného menu programu Tlač → List na odsúhlasenie pohľ./záv.:

Výsledkom tejto funkcie bude séria listov (pre každého partnera jeden) so zoznamom nevyrovnaných pohľadávok a záväzkov. Do textového poľa Vybavuje program prenáša údaj z režimu účtovania (Automaticky dopĺňať položku Vystavil – Účtovníctvo).

4

132


Do poľa K dátumu program automaticky doplní posledný deň príslušného zdaňovacieho obdobia, t.j. 31.12. Tento dátum si môžete zmeniť. Program následne "vyhodnocuje", či sú pohľadávky a záväzky zaplatené k tomuto dátumu. Zároveň sa tento dátum zobrazí aj na samotnej tlačovej zostave. Odsúhlasenie nevyrovnaných pohľadávok a záväzkov si môžete dať tlačiť za všetkých partnerov, alebo len za označených partnerov v číselníku partnerov. Slúžia na to voľby Tlačiť doklady v dolnej časti formulára. Pri druhej voľbe môžete pomocou tlačidla F7 vstúpiť do číselníka partnerov a označiť potrebných partnerov, pre ktorých chcete tlačiť odsúhlasenie. TIP: Pri zostavovaní tejto tlačovej zostavy program vyhľadá partnera použitého v pohľadávke (záväzku) v číselníku partnerov, pričom ho kontroluje podľa názvu a IČA. Následne mu priradí adresu.

4.7 TROJSTRANNÝ OBCHOD Trojstranný obchod je obchod medzi tromi firmami z členských štátov EÚ: Prvý dodávateľ Prvý odberateľ (druhý dodávateľ) Druhý dodávateľ Druhý odberateľ

oslobodené dodanie (do riadku 16 daňového priznania) oslobodené nadobudnutie (do riadku 34 daňového priznania) oslobodené dodanie (do riadku 35 daňového priznania) musí si vypočítať daň a odviesť ju, zároveň si ju môže odpočítať.

Trojstranný obchod nás môže zaujímať tak z pohľadu evidencie záväzkov, ako aj z pohľadu evidencie pohľadávok. PRVÝ ODBERATEĽ, DRUHÝ ODBERATEĽ

Z pohľadu evidencie záväzkov nás zaujíma pozícia prvého a druhého odberateľa. Hornú časť formulára Pridanie nového záväzku vypĺňate rovnako ako pri zahraničnej došlej faktúre – záväzku. Z rozbaľovacieho zoznamu Typ dokladu vyberte, o aký typ dokladu ide, v uvedenom prípade vyberte typ dokladu Fakt.EÚ (1.odb.-3S) alebo Fakt.EÚ (2.odb.-3S). V strednej časti formulára Pridanie nového záväzku vyplňte sumu záväzku. Z rozbaľovacieho zoznamu Mena vyberte príslušnú menu, do poľa Suma (CM) zadajte sumu v zahraničnej mene (napr. 250 USD) a vyplňte polia Kurz pre ev.DPH a Kurz (pohľadávka/záväzok). Po stlačení klávesu Enter program dopočíta sumu v EUR. Rovnaký výsledok dosiahnete, ak stlačíte tlačidlo EUR!. POZOR! Kurzom pre DPH (pole Kurz pre ev.DPH) sa prepočíta základ dane (a následne daň) pre účely zápisu do evidencie DPH. Je to kurz ECB platný v deň vzniku daňovej povinnosti (v uvedenom prípade kurz platný v deň vyhotovenia danej zahraničnej faktúry). Podľa tohto kurzu sa zapíše faktúra do evidencie DPH. POZOR! Kurzom záväzku (pole Kurz (pohľadávka/záväzok)) sa prepočíta základ dane pre účely zápisu do evidencie záväzkov. Je to kurz ECB platný v deň uskutočnenia účtovného prípadu (v uvedenom prípade kurz platný v deň prijatia danej zahraničnej faktúry). Podľa tohto kurzu sa zapíše faktúra do evidencie záväzkov. Pri prvom odberateľovi uveďte rovnaký kurz, ako ste uviedli Kurz pre ev.DPH.


133

Ak ste zvolili vo formulári Pridanie nového záväzku typ dokladu Fakt.EÚ (1.odb.-3S), program zapíše sumy vo formulári Zdaniteľné obchody do riadku 34. Ide o oslobodené nadobudnutie:

4

Ak ste zvolili vo formulári Pridanie nového záväzku typ dokladu Fakt.EÚ (2.odb.-3S), program zapíše sumy vo formulári Zdaniteľné obchody do riadkov 13 (základ) a 14 (daň) a vo formulári Odpočítanie dane do riadkov X (základ) a 20 alebo 21 (daň) podľa príslušnej sadzby DPH:

134


PRVÝ DODÁVATEĽ, DRUHÝ DODÁVATEĽ

Z pohľadu evidencie pohľadávok nás zaujíma pozícia prvého dodávateľa a pozícia druhého dodávateľa. Hornú časť formulára Pridanie novej pohľadávky vypĺňate rovnako ako pri zahraničnej odoslanej faktúre – pohľadávke. Z rozbaľovacieho zoznamu Typ dokladu vyberte, o aký typ dokladu ide, v uvedenom prípade vyberte typ dokladu Faktúra. V strednej časti formulára Pridanie novej pohľadávky vyplňte sumu pohľadávky. Z rozbaľovacieho zoznamu Mena vyberte príslušnú menu, do poľa Suma (CM) zadajte sumu v zahraničnej mene a vyplňte pole Kurz (pohľadávka/záväzok). Po stlačení klávesu Enter program dopočíta sumu v EUR. Rovnaký výsledok dosiahnete, ak stlačíte tlačidlo EUR!. Po potvrdení zápisu do evidencie DPH sa suma automaticky prenesie do riadku 16. Ak ste v pozícii prvého dodávateľa, suma vchádza do daňového priznania k DPH do riadku 16. Ak ste v pozícii druhého dodávateľa, vymažte túto sumu z riadku 16 a zapíšte ju do riadku 35 (sumu z riadku 16 jednoducho presuniete do riadku 35 opakovaným stláčaním tlačidla 15>...N>). Táto suma sa do daňového priznania dostane do riadku 35.


135

4

4.8 HROMADNÝ PRÍKAZ NA ÚHRADU Okrem možnosti tlačenia jednoduchých prevodných príkazov z evidencie záväzkov, program podporuje aj tlač hromadných prevodných príkazov. Z hlavného menu programu vyberte Tlač → Záväzky → Hromadný príkaz na úhradu. Zobrazí sa formulár Hromadné prevodné príkazy:

V spodnej časti formulára sa nachádzajú okrem štandardných tlačidiel Pridaj, Oprav, Vymaž a Tlač > aj nové tlačidlá Kópia, HB a Stav. Stlačením tlačidla Pridaj sa otvorí formulár pre zadávanie údajov nového hromadného prevodného príkazu. Formulár popíšeme v ďalšom texte.

136


Tlačidlom Kópia je možné vytvoriť kópiu toho hromadného prevodného príkazu, na ktorom práve stojí kurzor v databázovej tabuľke. Vytvorená kópia bude obsahovať okrem základných informácií aj kópie jednotlivých položiek prevodného príkazu – prevezmú sa z originálneho hromadného prevodného príkazu. Údaje, ktoré sa zmenia, sú dátum vystavenia a dátum splatnosti – nastavia sa na aktuálny dátum prevzatý z vášho PC. Tlačidlom Oprav je možné upraviť údaje existujúceho hromadného prevodného príkazu. Stlačením tlačidla Vymaž bude príslušný prevodný príkaz vymazaný zo zoznamu. Pomocou tlačidla Tlač > môžete vytlačiť ktorýkoľvek hromadný prevodný príkaz na obrazovku alebo tlačiareň. K dispozícii je zostava pre štandardný hromadný prevodný príkaz, ale aj zostavy pre všetky najznámejšie banky na Slovensku. TIP: Ak vo formulári Hromadné prevodné príkazy vytvoríte jednoduchý prevodný príkaz, program automaticky vytlačí jednoduchý príkaz na úhradu, a to buď do štandardnej zostavy, alebo do vami vybranej zostavy konkrétnej banky. Pomocou tlačidla HB je možné exportovať zvolený hromadný prevodný príkaz do súboru určeného pre home banking, ktorý je možné následne importovať do vášho programu pre home banking. Týmto tlačidlom je možné zmeniť aktuálnemu hromadnému prevodnému príkazu stav na jeden z troch možných: "Vystavený", "Prijatý bankou" alebo "Zaplatený". Novovytvorený prevodný príkaz má automaticky nastavený stav "Vystavený". Po stlačení tlačidla Stav sa zobrazí menu, v ktorom je aktuálny stav príkazu označený. Výber sa uskutoční kliknutím ľavým tlačidlom myši na jednu z ponúknutých možností. Pomocou tohto príznaku sa dá sledovať, ktoré prevodné príkazy sú vystavené, prijaté bankou a ktoré už zaplatené. TIP: Dátum do stĺpca Dátum PP vo formulári Evidencia záväzkov program dopĺňa automaticky systémovým dátumom výberu záväzku do prevodného príkazu. Podľa tohto stĺpca viete, či už bol na záväzok podaný prevodný príkaz na úhradu, aj keď ešte nie je zaúčtovaný.

4.8.1 POLOŽKY HROMADNÉHO PREVODNÉHO PRÍKAZU Formulár pre pridanie nového prevodného príkazu vyvoláte po stlačení tlačidla Pridaj alebo Kópia v dolnej časti formulára Hromadné prevodné príkazy. Zobrazí sa formulár Prevodné príkazy – nový prevodný príkaz:


137

V hornej časti sa nachádzajú polia pre vyplnenie informácií týkajúcich sa celého hromadného prevodného príkazu: informácie o účte, dátume vystavenia a splatnosti, celkovej sume a osobe vystavujúcej prevodný príkaz. V spodnej polovici formulára sa nachádza databázová tabuľka obsahujúca jednotlivé položky – požadované platby hromadného prevodného príkazu. V prípade pridávania nového prevodného príkazu je táto tabuľka pri otvorení formulára prázdna. Spodná časť formulára obsahuje štandardné tlačidlá: Pridaj, Oprav a Vymaž. Pomocou týchto tlačidiel pridávate, editujete a vymazávate jednotlivé položky patriace do aktuálneho hromadného prevodného príkazu. Stlačením tlačidla Pridaj alebo Oprav sa zobrazí formulár Prevodný príkaz, ktorý obsahuje informácie o konkrétnom prevodnom príkaze:

4

V ľavom hornom rohu formulára si môžete pomocou prepínača zvoliť, či budete sumu k úhrade preberať z evidencie záväzkov alebo z evidencie pohľadávok. V pravej časti sa nachádzajú informácie o príjemcovi a jeho účte. Detaily platby v spodnej polovici formulára obsahujú údaje suma, účel a jednotlivé symboly platby. Vedľa textového poľa Suma sa nachádza tlačidlo F7, pomocou ktorého môžete vybrať pohľadávku alebo záväzok z príslušnej evidencie (podľa voľby v ľavej hornej časti formulára), ktorého údajmi majú byť textové polia vyplnené. Tlačidlom F7 vedľa poľa Číslo bežného účtu partnera sa otvorí číselník partnerov, z ktorého je možné preniesť číslo účtu zvoleného partnera. Po zadaní potrebných údajov potvrďte formulár tlačidlom Ok, čím sa tento prevodný príkaz dostane do databázovej tabuľky vo formulári Prevodné príkazy – nový prevodný príkaz. Ďalšou možnosťou je pridať položky do hromadného príkazu aj hromadne z evidencie záväzkov. Slúži na to tlačidlo Pridaj hromadne. Dostanete sa do formulára Výber záväzku do hromadného príkazu na úhradu. Pomocou tejto funkcie môžete preniesť len označené záväzky, preto si najskôr označte tie, ktoré chcete preniesť a potom stlačte tlačidlo Vyber záväzky. Program každý záväzok pridá ako položku prevodného príkazu, prípadne vás vyzve na doplnenie chýbajúcich údajov. Informácie o tlači jednoduchého prevodného príkazu priamo z evidencie záväzkov nájdete v kapitole 4.5.7 Tlač prevodného príkazu [str. 130].

138


4.8.2 HOMEBANKING Ak nechcete vytlačiť hromadný príkaz na tlačiarni, ale chcete ho naimportovať do vášho programu pre HB (home banking), stlačte vo formulári Hromadné prevodné príkazy tlačidlo HB. Zobrazí sa formulár, v ktorom je potrebné zadať typ výstupného súboru, účet, ktorý bude na úhradu použitý, dátum splatnosti a súbor na HD (pevnom disku), do ktorého má program export uložiť:

4.9 EVIDENCIA DPH Evidencia DPH má prepojenie na peňažný denník, fakturáciu, evidenciu pohľadávok a evidenciu záväzkov. Formulár Evidencia DPH vyvoláte výberom z hlavného menu programu Evidencia → DPH:

Ide o štandardnú databázovú tabuľku, ktorá obsahuje všetky základné údaje týkajúce sa konkrétneho zápisu. Nové záznamy sa do tejto evidencie dostávajú pri účtovaní v peňažnom denníku, ak je zapnutá voľba Zápis do evidencie DPH (kapitola 4.2.7 Poloautomatické funkcie [str. 103]), ďalej pri vystavovaní faktúr (kapitola 5.1 Faktúry [str. 205]), pri evidovaní pohľadávok (kapitola 4.3 Evidencia pohľadávok [str. 105]), pri evidovaní záväzkov (kapitola 4.5 Evidencia záväzkov [str. 114]) alebo priamo zápisom do tejto evidencie cez tlačidlo Pridaj. V nasledujúcich kapitolách sa zameriame na ručný zápis do tejto evidencie.


139

Pomocou tlačidla Pridaj môžete pridať chýbajúci daňový doklad do evidencie DPH. Pridaný doklad by mal mať nadväznosť na konkrétny doklad z peňažného denníka, z evidencie pohľadávok alebo z evidencie záväzkov. POZOR! Od 01.01.2007 platia dve sadzby DPH, čomu je prispôsobená aj evidencia DPH. V databáze firmy 2007 a vyššej sú jednotlivé stĺpce základov a DPH rozdelené samostatne pre nižšiu DPH a samostatne pre vyššiu DPH. Tlačidlo Oprav umožňuje opravovať daňové doklady v súlade s opravou v peňažnom denníku, v evidencii pohľadávok alebo v evidencii záväzkov. Pomocou neho tiež potvrdzujete uskutočnený vývoz na základe potvrdeného JCD.

4.9.1 ZDANITEĽNÉ OBCHODY Od 01.05.2004 v súlade so zákonom 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty sa už nepoužíva pojem výstup ani uskutočnené zdaniteľné plnenie. Novým pojmom je pojem zdaniteľné obchody. Tie zodpovedajú takým obchodom, ktoré sú v daňovom priznaní k DPH uvedené v časti Zdaniteľné obchody. Ak chcete pridať do evidencie DPH takýto zápis, zapnite voľbu Zdaniteľné obchody v hornej časti formulára Evidencia DPH:

Stlačte tlačidlo Pridaj v dolnej časti formulára. Zobrazí sa formulár pre pridanie zdaniteľného obchodu, ktorý si popíšeme postupne po častiach. V ľavej časti formulára Zdaniteľné obchody sa nachádzajú textové polia, ktoré slúžia pre zaradenie dokladu do zdaňovacieho obdobia:

POZOR! Mesiac a rok z poľa Dát. vzn. daň. pov. je veľmi dôležitý. Doklad sa na základe zadaného mesiaca a roku dostane vždy len do jedného daňového priznania k DPH. Daňové priznanie k DPH program ALFA vytvára za zvolené obdobie (mesiac, prípadne viac po sebe idúcich mesiacov)! V tejto časti sa nachádza aj pole pre zadanie IČ DPH partnera (môžete ho preniesť pomocou tlačidla F7 z číselníka partnerov), pričom ak pri vytváraní dokladov v Peňažnom denníku, Záväzkoch, Pohľadávkach a Faktúrach zaškrtnete políčko "Zápis do evidencie DPH", tak sa políčko IČ DPH pri zápise vyplní podľa partnera, na ktorého sa doklad vystavuje.

4

140


TIP: Partner nemusí byť nadefinovaný v číselníku partnerov. IČ DPH môže byť zadané aj jednorázovo. TIP: Ak použijete tlačidlo F7 pre výber partnera z číselníka, do poľa Poznámka sa vám prenesie ako informačný údaj názov partnera. Ak zapnete voľbu Nekontrolovať, vynechá sa tento záznam pri automatickej kontrole účtovníctva (Firma → Kontrola…). Pravá časť slúži pre nasmerovanie súm do jednotlivých riadkov daňového priznania. Označenia riadkov v tomto formulári zodpovedajú označeniam riadkov v tlačive daňového priznania k DPH:

Najčastejšie budete pravdepodobne zadávať dodanie tovaru alebo služby v tuzemsku. V takom prípade základ zapíšte do riadku 01 alebo 03 a daň do riadku 02 alebo 04 podľa príslušnej sadzby DPH. Ak ide o také dodanie, ktoré sa podľa §50 ods.2 zákona 222/2004 o DPH nepoužíva pri výpočte koeficientu (ak ste účtovná jednotka, ktorá má povinnosť prepočítavať odpočítanú daň koeficientom), zapnite aj voľbu Nepoužiť pri výpočte koeficientu. Hodnota dodania vtedy nevchádza do výpočtu koeficientu. Podľa zákona 222/2004 o DPH od 01.05.2004 je povinný každý platiteľ DPH, ktorý nadobudne tovar alebo službu z členského štátu EÚ, vypočítať si z takto nadobudnutého tovaru alebo služby daň, odviesť ju do štátneho rozpočtu ako daňovú povinnosť a zároveň si ju odpočítať (po splnení podmienok pre odpočítanie dane uvedených v §49 tohto zákona). Vo formulári Zdaniteľné obchody uvádzate práve vami vypočítanú daňovú povinnosť z nadobudnutých tovarov a služieb z EÚ. V prípade tovaru uvádzate základ v riadku 05 alebo 07 a daň v riadku 06 alebo 08 podľa príslušnej sadzby DPH. V prípade služby podľa §69 ods.2, 9-12 uvádzate základ v riadku 09 a daň v riadku 10. V riadkoch 09 a 10 uvádzate tiež nadobudnutie služieb z tretích štátov aj nadobudnutie


141

tovaru spojeného s montážou alebo inštaláciou z EÚ aj z tretích štátov. Dodanie služby podľa §15 ods.1 sa uvádza do riadku 11,12 (nadobudnutie služby z EU a tretích štátov). Pre dodanie tovarov a služieb s oslobodením od dane využijete riadky 15, 16, 17, 35 a N. V tom, do ktorého riadku čo zapísať, vám pomáhajú nadpisy jednotlivých riadkov. Do riadku 15 sa zapisuje dodanie tovarov a služieb bez možnosti odpočítania dane (§28 až 41). Ide o dodanie oslobodených plnení v tuzemsku. Oslobodené plnenia z tohto riadku automaticky vchádzajú do výpočtu koeficientu. V prípade, že ide o náhodné dodanie oslobodené od dane, ktoré nemá vstupovať do výpočtu koeficientu, zapnite voľbu Nepoužiť pri výpočte koeficientu.

POZOR! Oslobodené plnenia sú teraz zahrňované do výpočtu koeficientu automaticky. Iba v prípade, že konkrétne plnenie výpočet koeficientu ovplyvňovať nemá, zapnite voľbu Nepoužiť pri výpočte koeficientu. Do riadku 16 sa zapisuje dodanie s možnosťou odpočítania dane (§43). Ide o dodanie tovaru do členských štátov EÚ, dodanie tovaru v rámci premiestnenia a dodanie tovaru v rámci trojstranného obchodu. Ak ste v pozícii prvého dodávateľa, sumu zapíšte do riadku 16, ktorý vchádza do Súhrnného výkazu. V prípade dodanie dopravného prostriedku podľa §43 zapnite aj voľbu Dodanie automobilu z r. 15..., pretože toto dodanie nevchádza do Súhrnného výkazu. Ak ste v pozícii druhého dodávateľa, sumu zapíšte do riadku 35. Riadok 17 je rozdelený na tovar a službu (príznak t a s za číslom riadku). Do tohto riadku sa zapisuje dodanie tovaru a služieb s možnosťou odpočítania dane (§46 a 47). Ide o vývoz do tretích štátov, pričom ak ide o vývoz tovaru, musí byť pre zápis do evidencie DPH zároveň potvrdené JCD. Po potvrdení JCD zapnite voľbu Potvrdené JCD. Pri vývoze služieb do tretích štátov sa tento vývoz dostáva do daňového priznania okamžite. Riadok 18 použijete na zaevidovanie daňovej povinnosti pri zrušení registrácie podľa §81. Novým pojmom, ktorý zaviedol zákon 222/2004 o DPH, je pojem "trojstranný obchod". Princíp trojstranného obchodu je vysvetlený v kapitole 4.7 Trojstranný obchod [str. 132]. Ak ste v pozícii prvého odberateľa, nadobudnutie tovaru je oslobodené od dane, uvádzate ho v riadku 34. Ak ste v pozícii druhého odberateľa, postupujete ako pri klasickom nadobudnutí tovaru z EÚ, tzn. musíte si vypočítať daň, odviesť ju do štátneho rozpočtu a zároveň si ju môžete odpočítať. Vo formulári Zdaniteľné obchody uvádzate práve vami vypočítanú daňovú povinnosť v riadku 13 (základ) a 14 (daň) podľa príslušnej sadzby DPH: Do riadku N sa zapisuje dodanie prepravných služieb a služieb oslobodených od dane (§15, 16). Takéto dodanie nevchádza do daňového priznania, je len predmetom záznamovej povinnosti. Dodania uvádzané v riadku N vchádzajú automaticky aj do výpočtu koeficientu. V prípade, že takéto dodanie má ovplyvniť pri výpočte iba menovateľ, musíte zapnúť voľbu Použiť pri výpočte koeficientu len menovateľ. Do výpočtu koeficientu vchádza aj riadok Nsv (vchádza do súhrnného výkazu), v ktorom sú evidované služby, pri ktorých daň platí príjemca podľa §69 ods. 3 (miesto dodania služby podľa §15 ods.1). TIP: Ak vstupujete do formulára Zdaniteľné obchody z evidencie Pohľadávky, pričom ide o zahraničnú pohľadávku, program prenesie zadanú sumu primárne do riadku 16. Ak ju chcete zapísať do iného riadku, môžete použiť tlačidlo 15 > ... N >. Pomocou tohto tlačidla sa bude zadaná suma presúvať medzi jednotlivými riadkami.

4

142


V novom tlačive daňového priznania k DPH (platné od 01.10.2007) vchádzajú opravy jednotlivých základov dane a dane do tých istých riadkov ako pôvodná suma. Pri oprave základu dane a k nemu zodpovedajúcej dani pri zvýšení alebo znížení ceny (dobropisy alebo ťarchopisy) teda vpíšte sumy do tých istých riadkov ako normálnu faktúru (pre dobropis zadajte zápornú čiastku a pre ťarchopis kladnú), zapnite ale aj voľbu Oprava základu dane a dane (D/Ť).

4.9.2 ODPOČÍTANIE DANE Od 01.05.2004 v súlade so zákonom 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty sa už nepoužíva pojem vstup ani prijaté zdaniteľné plnenie. Novým pojmom je pojem odpočítanie dane. Ak chcete pridať do evidencie DPH takýto zápis, zapnite voľbu Odpočítanie dane v hornej časti formulára Evidencia DPH:

Stlačte tlačidlo Pridaj v dolnej časti formulára. Zobrazí sa formulár pre pridanie odpočítania dane, ktorý si popíšeme postupne po častiach. V ľavej hornej časti formulára Odpočítanie dane sa nachádzajú textové polia, ktoré slúžia pre zaradenie dokladu do zdaňovacieho obdobia:

POZOR! Mesiac a rok z poľa Dát. vzn. daň. pov. je veľmi dôležitý. Doklad sa na základe zadaného mesiaca a roku dostane vždy len do jedného daňového priznania DPH. Program ALFA ho vytvára za zvolené obdobie (mesiac, prípadne viac po sebe idúcich mesiacov)! V tejto časti sa nachádza aj pole pre zadanie IČ DPH partnera (môžete ho preniesť pomocou tlačidla F7 z číselníka partnerov), pričom ak pri vytváraní dokladov v Peňažnom denníku, Záväzkoch, Pohľadávkach a Faktúrach zaškrtnete políčko "Zápis do evidencie DPH", tak sa políčko IČ DPH pri zápise vyplní podľa partnera, na ktorého sa doklad vystavuje. TIP: Partner nemusí byť nadefinovaný v číselníku partnerov. IČ DPH môže byť zadané aj jednorázovo. TIP: Ak použijete tlačidlo F7 pre výber partnera z číselníka, do poľa Poznámka sa vám prenesie ako informačný údaj názov partnera.


143

Prvú voľbu Povoliť zápis bez IČ DPH zapnite vtedy, ak chcete vedome uložiť tento doklad aj bez zadania IČ DPH. Ak zapnete voľbu Nekontrolovať, vynechá sa tento záznam pri automatickej kontrole účtovníctva (Firma → Kontrola…). V ľavej spodnej časti sa nachádza aj informačný rozpis súm zadaných vo formulári. Pravá časť slúži pre nasmerovanie súm do jednotlivých riadkov daňového priznania. Označenia riadkov v tomto formulári zodpovedajú označeniam riadkov v tlačive daňového priznania k DPH. TIP: Riadky s označením X nevchádzajú do daňového priznania, ale sú potrebné pre výpočet daní, ktoré do daňového priznania vchádzajú. V novom tlačive daňového priznania k DPH (platné od 01.10.2007) vchádza celá odpočítaná daň aj s opravami sumárne do riadkov 20 (10%-ná) a 21 (20%-ná). Z týchto riadkov je potom v samostatných riadkoch vyčlenená suma dane z nadobudnutia tovaru v tuzemsku (riadky 22 a 23) a suma dane z dovozu tovaru z tretích krajín (riadky 24 a 25), tieto riadky už ale nezohľadňujú opravy. Týmto zásadám je prispôsobený aj formulár Odpočítanie dane. Pravá časť formulára sa mení v závislosti od toho, či ide o tuzemsko, EÚ alebo tretie štáty (zapnutá príslušná voľba). Najčastejšie budete pravdepodobne zadávať odpočítanie dane z tovarov a služieb kúpených v tuzemsku:

Zapnite voľbu Tuzemsko, základ zapíšte do riadkov X a daň do riadkov 20 alebo 21 podľa príslušnej sadzby DPH. Tieto sumy sa automaticky skopírujú aj do riadkov 22 a 23 a príslušných riadkov X, pretože do týchto riadkov vstupujú aj v daňovom priznaní k DPH. Pri oprave základu dane a k nemu zodpovedajúcej dani pri zvýšení alebo znížení ceny (dobropisy alebo ťarchopisy), zapnite voľbu Oprava základu dane a dane (D/Ť). V tomto prípade sa sumy z riadkov 22 a 23 z príslušných riadkov X vymažú, pretože opravy do týchto riadkov daňového priznania k DPH nevstupujú. Ak máte povinnosť podľa §49 ods.4 prepočítať odpočítanú daň koeficientom, zapnite zároveň voľbu Odpočet prepočítať koeficientom (§49 ods.4). Sumy z prvých dvoch riadkov sa skopírujú do riadkov pod touto voľbou (hnedé polia X pre základ 20 a 21 pre daň). Ak potrebujete prepočítať koeficientom iba časť pôvodnej hodnoty, opravte sumy v týchto riadkoch na takú výšku, ktorú je potrebné koeficientovať:

4

144


Ak podľa §49 ods.3 nemáte nárok na odpočet dane, zapnite voľbu Bez možnosti odpočtu dane (§49 ods.3) a opäť zadajte tú časť sumy, ktorú si nemôžete odpočítať (v našom prípade celú).

POZNÁMKA: Podľa postupov na vypĺňanie nového výkazu DPH sa daň, ktorú si nemôžete odpočítať, v daňovom priznaní neuvádza, je však predmetom záznamovej povinnosti. Vo formulári Odpočítanie dane je síce uvedená aj v riadku 20 alebo 21, zapnutím voľby Bez možnosti odpočtu dane (§49 ods. 4) však zabezpečíte práve to, aby nevošla do daňového priznania, ale iba do záznamovej povinnosti. Pri zapnutej voľbe Úprava dane odpočítanej pri dlhodobom majetku podľa §54 (+/-) sa sprístupní iba pole riadku 21, do ktorého zadajte hodnotu odpočítanej dane pri dlhodobom majetku podľa §54 zákona 222/2004 o DPH. Pri dodaní nového dopravného prostriedku podľa §52 zákona 222/2004 o DPH zapnite voľbu Odpočítanie dane pri dodaní nového dopr. prostriedku podľa §52. Teraz sa sprístupnia iba riadky X a 21, do ktorých zadajte príslušné hodnoty. Ďalej sa v tomto formulári nachádzajú polia riadkov 26 a 27. Do riadku 26 zapíšete hodnotu odpočítanej dane pri registrácii podľa §55 zákona 222/2004 o DPH. Riadok 27 použijete pre zápis vrátenej dane cestujúcim pri vývoze tovaru (§60 zákona 222/2004 o DPH). Podľa zákona 222/2004 o DPH od 01.05.2004 je povinný každý platiteľ DPH, ktorý nadobudne tovar alebo službu z členského štátu EÚ, vypočítať si z takto nadobudnutého tovaru alebo služby daň, odviesť ju do štátneho rozpočtu ako daňovú povinnosť a zároveň si ju odpočítať (po splnení


145

podmienok pre odpočítanie dane uvedených v §49 tohto zákona). Daňovú povinnosť ste uviedli vo formulári Zdaniteľné obchody (kapitola 4.9.1 Zdaniteľné obchody [str. 139]). Vo formulári Odpočítanie dane uvádzate práve daň, ktorú idete odpočítať. Zapnite voľbu EÚ a zo zoznamu vyberte, či ide o tovar alebo službu. Ďalej uveďte daň v riadku 20 alebo 21 a základ v prislúchajúcom riadku X podľa príslušnej sadzby DPH.

Rovnako ako službu z EÚ zadajte aj odpočet dane z nadobudnutia služieb z tretích štátov, ďalej odpočet dane z nadobudnutia tovaru spojeného s montážou alebo inštaláciou z EÚ alebo z tretích štátov a hodnotu odpočítanej dane pri trojstrannom obchode, ak ste v pozícii druhého odberateľa (informácie o trojstrannom obchode nájdete v kapitole 4.7 Trojstranný obchod [str. 132]. POZNÁMKA: Ak chcete vytlačiť v Evidencii DPH odpočet za takéto obchody, zvoľte filter ako pre EÚ – služby. Pri oprave základu dane a k nemu zodpovedajúcej dani pri zvýšení alebo znížení ceny (dobropisy alebo ťarchopisy), zapnite voľbu Oprava základu dane a dane (D/Ť). POZOR! Odpočet dane z nadobudnutia služieb z tretích štátov a z nadobudnutia tovaru spojeného s montážou alebo inštaláciou z tretích štátov zadajte rovnako ako pri EÚ, teda so zapnutou voľbou EÚ – Služba (vrát. 3. kraj.) (vykazujú sa rovnako podľa §69 ods. 2-4, 9 a rovnako sú uvádzané aj v záznamovej povinnosti). Pre odpočítanie dane zaplatenej pri dovoze tovaru colnému orgánu (dovoz tovaru z tretích štátov) zapnite voľbu 3. krajiny a opäť uveďte daň v riadkoch 20 a 21 a základ v prislúchajúcich riadkoch X. Tieto sumy sa automaticky skopírujú aj do riadkov 24 a 25 a príslušných riadkov X, pretože do týchto riadkov vstupujú aj v daňovom priznaní k DPH.

Pri oprave základu dane a k nemu zodpovedajúcej dani pri zvýšení alebo znížení ceny (dobropisy alebo ťarchopisy), zapnite voľbu Oprava základu dane a dane (D/Ť). V tomto prípade sa sumy z riadkov 24 a 25 a príslušných riadkov X vymažú, pretože opravy do týchto riadkov daňového priznania k DPH nevstupujú. Ak máte povinnosť podľa §49 ods.4 prepočítať odpočítanú daň koeficientom, postupujte pri EÚ aj pri 3. krajinách rovnako ako pri tuzemsku. Zapnite voľbu Odpočet prepočítať koeficientom (§49 ods.4). Sumy z prvých dvoch riadkov sa skopírujú do riadkov pod touto voľbou (hnedé polia X pre základ a 20 a 21 pre daň). Ak potrebujete prepočítať koeficientom iba časť pôvodnej hodnoty, opravte sumy v týchto riadkoch na takú výšku, ktorú je potrebné koeficientovať.

4

146


Ak podľa §49 ods.3 nemáte nárok na odpočet dane, zapnite voľbu Bez možnosti odpočtu dane (§49 ods.3) a opäť zadajte tú časť sumy, ktorú si nemôžete odpočítať. Ak sa doklady do evidencie DPH pridávajú účtovaním v peňažnom denníku pomocou poloautomatických funkcií (kapitola 4.2.7 Poloautomatické funkcie [str. 103]), budú sa všetky údaje do tohto formulára dopĺňať automaticky (polia IČ DPH a Poznámka sa doplnia len vtedy, ak bola pred vstupom do evidencie DPH použitá voľba Úhrada záväzku). Doplnené údaje potom stačí len skontrolovať a potvrdiť tlačidlom Ok. Ak ste daňovník, ktorý má povinnosť prepočítavať odpočítanú daň podľa § 49 ods. 4 zákona 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty, uvedená povinnosť sa vzťahuje aj na daň z došlých dobropisov, resp. ťarchopisov, tuzemských aj zahraničných. Postup, ako takéto dobropisy, resp. ťarchopisy zaevidujete do evidencie DPH, nájdete v kapitole 4.5.6 Došlý dobropis a ťarchopis s prepočítaním odpočítanej dane koeficientom [str. 129].

4.9.3 PREPOČET ODPOČÍTANEJ DANE KOEFICIENTOM Ak ste platiteľ DPH, môžu vám pri odpočítaní DPH nastať tieto tri možnosti: 1.

Platiteľ môže odpočítať daň v plnej výške. Podľa § 49 ods. 2 platiteľ môže odpočítať od dane, ktorú je povinný zaplatiť, daň z tovarov a služieb, ktoré použije na účely podnikania. Platiteľ môže odpočítať daň, ak je daň: voči nemu uplatnená iným platiteľom v tuzemsku z tovarov a služieb, ktoré sú alebo majú byť platiteľom dodané, ním uplatnená zo služieb a z tovarov dodaných s inštaláciou alebo montážou dodávateľom alebo na jeho účet, pri ktorých je povinný platiť daň podľa § 69, ods. 2 až 4 a ním uplatnená z tovaru, pri ktorom je povinný platiť daň podľa § 69 ods. 7 a 9, ním uplatnená pri nadobudnutí tovaru v tuzemsku z iného členského štátu podľa § 11 a § 11a, zaplatená správcovi dane v tuzemsku pri dovoze tovaru. Podľa § 49 ods. 6 môže platiteľ odpočítať daň aj v prípade, ak tovary a služby použije na podnikanie v zahraničí, ak by táto daň bola odpočítateľná, keby táto činnosť bola vykonávaná v tuzemsku.

2.

Platiteľ nemôže odpočítať daň vôbec. Podľa § 49 ods. 3 platiteľ nemôže odpočítať daň z tovarov a služieb, ktoré použije na dodávky tovarov a služieb, ktoré sú oslobodené od dane podľa § 28 až 41, s výnimkou poisťovacích služieb podľa § 37 a finančných služieb podľa § 39, ak sú poskytnuté zákazníkovi, ktorý nemá sídlo, miesto podnikania, prevádzkareň ani bydlisko na území EÚ, alebo ak sú tieto služby priamo spojené s vývozom tovaru mimo územia EÚ.

3.

Platiteľ môže odpočítať daň čiastočne → prepočítanú koeficientom. Podľa § 49 ods. 4, ak platiteľ použije tovary a služby pre dodávky tovarov a služieb, pri ktorých môže odpočítať daň, a súčasne pre dodávky tovarov a služieb, pri ktorých nemôže odpočítať daň podľa odseku 3, je povinný postupovať pri výpočte pomernej výšky dane, ktorú môže odpočítať, podľa § 50 (prepočítava daň koeficientom).

Na prepočet dane je potrebné použiť koeficient z predchádzajúceho kalendárneho roka. Ak nemožno použiť koeficient z predchádzajúceho kalendárneho roka, je možné ho určiť


147

pre príslušný kalendárny rok odhadom so súhlasom správcu dane (§ 53, ods. 3). Hodnota koeficientu je uvedená vo formulári Tlač daňového priznania k DPH (Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Daňové priznanie k DPH) v časti Koeficient:

4

HISTÓRIA KOEFICIENTU

Tlačidlom História v časti Koeficient zobrazíte formulár s hodnotami odpočítania dane a použitého koeficientu za obdobia, za ktoré ste vytlačili daňové priznania k DPH. Záznamy sa do histórie koeficientu zapisujú pri tlači daňového priznania k DPH. POZOR! Záznamy v histórii koeficientu sa automaticky aktualizujú pri opakovanej tlači toho istého daňového priznania (za to isté obdobie) iba v tom prípade, že za nimi nenasledujú novšie záznamy. TIP: Pokiaľ potrebujete aktualizovať starší záznam, vymažte všetky novšie záznamy a opätovne vytlačte daňové priznanie za potrebné obdobie a následne aj za všetky vymazané obdobia. Záznamy v histórii koeficientu je možné pridávať alebo upravovať aj ručne, pomocou tlačidiel Pridaj a Oprav. Pri práci so záznamami však musíte dodržať časovú následnosť, tzn. že napríklad nemôžete vymazať prvý záznam, ak za ním nasledujú ďalšie. Takisto pridať nový záznam môžete iba bezprostredne za posledný záznam v tabuľke. Pomocou tlačidla Tlač vytlačíte údaje zobrazené vo formulári (tlačová zostava História a medzivýsledky) alebo údaje, z ktorých program vypočítal zobrazený koeficient (tlačová zostava Výpočet koeficientu).

148


VÝPOČET KOEFICIENTU V PROGRAME ALFA

Program prepočíta odpočítavanú DPH daným koeficientom automaticky. Aby program správne vypočítal koeficient, ktorým sa bude prepočítavať odpočítavaná DPH, je potrebné, aby ste dodržiavali nasledovné podmienky: 1.

Pri zaúčtovaní dodania tovaru a služieb: Pri dodaní tovarov a služieb oslobodených od dane (§ 28 až 41 zákona 222/2004 o DPH) správne určite smerovanie sumy do riadku 15 daňového priznania. Pokiaľ vystavujete faktúry v module Fakturácia, z rozbaľovacieho zoznamu vyberte "15", aby sa toto dodanie dostalo vo výkaze DPH do riadku 15 s tým, že ovplyvní výpočet koeficientu:

Takto postupujte aj v ostatných prípadoch fakturácie, ak vystavujete príslušnú faktúru v module Fakturácia, vždy si zvoľte príslušný typ sumy už pri vystavovaní faktúry. POZOR! Ak ide o činnosti uvedené v § 50 ods. 2, ktoré nevchádzajú do výpočtu koeficientu, zvoľte "15 NK"! Pokiaľ nevystavujete faktúry v module Fakturácia (evidujete ich výberom z hlavného menu programu Evidencia → Pohľadávky), program sumy v riadku 15 automaticky zahrnie do výpočtu koeficientu (nie je potrebné zapínať žiadnu voľbu). Pri dodaní služieb oslobodených od dane (§ 15 a 16 zákona 222/2004 o DPH) správne určite "N", čo znamená, že toto dodanie nevchádza do daňového priznania k DPH, ale ovplyvňuje výpočet koeficientu. Oslobodené dodania z riadku N, ktoré pri výpočte koeficientu ovplyvňujú iba menovateľ, musia mať vo formulári Odpočítanie dane zapnutú voľbu Použiť pri výpočte koeficientu len menovateľ. Do výpočtu koeficientu vchádza aj riadok Nsv, v ktorom sú evidované služby, pri ktorých daň platí príjemca podľa §69 ods. 3 (miesto dodania služby podľa §15 ods.1). Pri dodaní tovarov a služieb v tuzemsku (§ 8 a 9 zákona o 222/2004 o DPH) správne určite "01/02" alebo "03/04" podľa príslušnej sadzby DPH. Toto dodanie sa dostane v daňovom priznaní k DPH do riadku 01, resp. 03 (základ) s tým, že ovplyvní výpočet koeficientu. Pri dodaní tovarov a služieb oslobodených od dane do členských štátov Európskej únie, správne určite "16", aby sa toto dodanie dostalo v daňovom priznaní k DPH do riadku 16. Tieto dodania sa dostanú do riadku 16 s tým, že ovplyvnia výpočet koeficientu. Tento typ sumy zvoľte aj pri premiestnení tovaru a pri trojstrannom obchode, ak ste v pozícii prvého dodávateľa.


149

Pri vývoze tovaru a služieb do tretích štátov (§ 46 a 47) správne určite "17". V prípade služby sa dodanie automaticky dostane do daňového priznania k DPH. V prípade tovaru je potrebné pri zápise do evidencie DPH zapnúť voľbu Potvrdené JCD. Tieto vývozy ovplyvňujú výpočet koeficientu. Ak ste v pozícii druhého dodávateľa pri trojstrannom obchode, správne určite "35 (3S obch.)". Do daňového priznania k DPH sa toto dodanie dostane do riadku 35 s tým, že ovplyvní výpočet koeficientu. Pri oprave základu dane v dôsledku zvýšenia, resp. zníženia ceny (ťarchopis, resp. dobropis) pri dodaní tovarov a služieb v tuzemsku správne určite "01/02 D/Ť" alebo "03/04 D/Ť". Oprava sa dostane v daňovom priznaní do riadku 01, resp. 03 (základ) s tým, že ovplyvní výpočet koeficientu. 2.

Pri zaúčtovaní nadobudnutia tovaru a služieb: Pri odpočítaní DPH z nadobudnutého tovaru a služieb v evidencii DPH (formulár Odpočítanie dane) správne určite, či sa má suma prepočítať koeficientom. Ak si môžete odpočítať celú daň, zapíšte ju do riadku 20, resp. 21 (základ dane bude v riadku X) podľa príslušnej sadzby DPH:

Ak budete daň prepočítavať koeficientom, zapnite voľbu Odpočet prepočítať koeficientom (§ 49 ods. 4). Sumy z prvých dvoch riadkov sa skopírujú do riadkov pod touto voľbou (hnedé polia X pre základ a 20 a 21 pre daň). Ak potrebujete prepočítať koeficientom iba časť pôvodnej hodnoty, opravte sumy v týchto riadkoch na takú výšku, ktorú je potrebné koeficientovať (zakrúžkovaná časť).

4

150


Ak si nemôžete daň odpočítať, zapnite voľbu Bez možnosti odpočtu dane (§ 49 ods. 3) a do polí pod touto voľbou zadajte tú časť sumu (základ + DPH), ktorú si nemôžete odpočítať:

Pri oprave odpočítanej DPH (ťarchopis, resp. dobropis) pri nadobudnutí tovarov a služieb v evidencii DPH (formulár Odpočítanie dane) správne určite, či sa má suma prepočítať koeficientom. V uvedenom prípade dobropisy, resp. ťarchopisy zaevidujte podľa postupu uvedenom v kapitole 4.5.6 Došlý dobropis a ťarchopis s prepočítaním odpočítanej dane koeficientom [str. 129]. Po tomto nastavení program pri tlači daňového priznania k DPH sám prepočíta odpočítanú DPH vypočítaným (resp. zadaným) koeficientom a zostaví správny výkaz.

4.9.4 VYTVORENIE DAŇOVÉHO PRIZNANIA K DPH Ak ste platiteľ DPH, potom je vašou povinnosťou vystavovať daňové priznanie DPH za príslušné obdobie (mesačne alebo štvrťročne) spolu s podkladmi - Evidenciou DPH (položkovitým zoznamom jednotlivých údajov, ktoré boli zahrnuté do tohto priznania).


151

Daňové priznanie k DPH program vytvára len z evidencie DPH. Základným parametrom pre výber každého záznamu do výkazu je dátum vzniku daňovej povinnosti. Výber sa uskutočňuje len na základe mesiaca z tohto dátumu. Program postupne sčíta všetky základy a DPH pre jednotlivé riadky daňového priznania zo záznamov z príslušného obdobia. Ďalším krokom je výpočet koeficientu (v prípade, že máte podľa zákona o DPH povinnosť prepočítavať odpočítavanú daň koeficientom). Zaokrúhľovanie je prispôsobené platnej legislatíve v jednotlivých rokoch. Nakoniec sa vypočíta rozdiel medzi daňou zo zdaniteľných obchodov a odpočítanou daňou. Výsledky sa doplnia do pripravenej tlačovej zostavy alebo exportného súboru TLAČ A EXPORT RIADNEHO A OPRAVNÉHO DAŇOVÉHO PRIZNANIA

Pre tlač alebo export daňového priznania k DPH vyberte z hlavného menu programu Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Daňové priznanie k DPH. Zobrazí sa formulár, v ktorom je potrebné zvoliť mesiace, za ktoré má program daňové priznanie vypracovať:

Označte mesiace, ktoré chcete zahrnúť do daňového priznania k DPH. Ďalej zvoľte Typ daňového priznania – riadne alebo opravné (zakrúžkovaná časť). Ak idete toto daňové priznanie odovzdať na daňový úrad, zapnite aj voľbu Uložiť daňové priznanie do histórie DP a zadajte Dátum podania. V prípade, že vám v minulom období vznikol nadmerný odpočet, ktorý si chcete uplatniť v tomto zdaňovacom období, zadajte sumu odpočtu do príslušného poľa (označené číslom 32). Podobne, ak máte povinnosť platiť preddavok na daň podľa § 78a zákona o DPH, zadajte sumu preddavku v príslušnom poli (Preddavok na daň). Pri tlači výkazu sa toto daňové priznanie uloží aj do histórie daňových priznaní a bude ho možné použiť pri tvorbe prípadného dodatočného daňového priznania. TIP: Ak si daňové priznanie chcete pozrieť iba informatívne ešte pred jeho podaním, voľbu Uložiť daňové priznanie do histórie DP vypnite.

4

152


POZOR! Program vyberá všetky doklady z evidencie DPH (zdaniteľné a odpočítanie dane) podľa položky mesiac a rok z poľa Dátum vzn.daň.pov.

obchody

TIP: Program na základe vypĺňaných hodnôt v daňovom priznaní automaticky vyznačí políčko na prvej strane "V zdaňovacom období nevznikla daňová povinnosť ani nárok na odpočítanie dane" v prípade, že nastane takáto situácia. Po stlačení tlačidla Tlač > vo formulári Tlač daňového priznania k DPH je možné zvoliť smer tlače na obrazovku, resp. priamo do tlačiarne. Daňové priznanie k DPH môžete vytlačiť ako jednoduché tlačové zostavy dodávané výrobcom programu ALFA (zostavy "Informatívne tlačivo 1. strana" a "Informatívne tlačivo - 2. strana") alebo priamo ako Originálne tlačivo daňového úradu. Originálne tlačivo je vo formáte PDF. Pre použitie tejto tlače je potrebné mať v počítači nainštalovaný program Adobe Reader verzie 5.x alebo vyšší, s lokalizáciou pre Stredoeurópske jazyky (CE). Z programu môžete vytlačiť aj Potvrdenie o podaní daňového priznania k DPH výberom tejto zostavy z rozbaľovacieho zoznamu Druh zostavy. POZOR! Daňové úrady akceptujú iba daňové priznanie vytlačené ako Originálne tlačivo daňového úradu. Po stlačení tlačidla Eport do XML a vyplnení údajov 1. strany sa v adresári EXPORT vytvorí súbor DanovePriznanieDPH.xml. Pri štandardnej inštalácii sa teda súbor vyexportuje do C:\Alfa\Export\DanovePriznanieDPH.xml. Daňové priznanie následne môžete naimportovať na internetových stránkach Daňového riaditeľstva SR www.drsr.sk. HISTÓRIA DP

Daňové priznanie sa zapíše do histórie DP, keď vo formulári Tlač daňového priznania k DPH voľbu Uložiť daňové priznanie do histórie DP a potvrdíte tlač alebo export. Výkazy uložené v histórii zobrazíte po stlačení tlačidla História DP a môžete si ich neskôr kedykoľvek vytlačiť tak, ako ste ich odovzdali na daňový úrad.

Výkaz vytlačíte stlačením tlačidla Tlač, tlačidlom Vymaž aktuálny záznam v histórii vymažete.


153

TIP: Ak ste si do histórie DP uložili aj informatívnu tlač daňového priznania, odporúčame vám vymazať prípadné duplicitné záznamy tak, aby v histórii boli evidované iba tie daňové priznania, ktoré ste na daňový úrad naozaj odovzdali. K výkazom, ktoré ste uložili do histórie DP, môžete v prípade potreby vytvárať aj dodatočné daňové priznania. Dodatočné daňové priznanie sa do histórie DP zapíše tiež, pokiaľ máte zapnutú príslušnú voľbu. DODATOČNÉ DAŇOVÉ PRIZNANIE

Ak ste po uplynutí doby na odovzdanie daňového priznania zistili, že vaša daňová povinnosť alebo nadmerný odpočet za dané obdobie má byť vyššia alebo nižšia, je potrebné podať dodatočné daňové priznanie. Najskôr je ale potrebné vykonať potrebné zmeny v evidencii DPH v príslušnom období, ktoré opravujete. Pre vytvorenie daňového priznania k DPH vyberte z hlavného menu programu Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Daňové priznanie k DPH. Zobrazí sa formulár, v ktorom opäť zvoľte mesiace, za ktoré chcete vytvoriť dodatočné daňové priznanie. Z rozbaľovacieho zoznamu Typ DP vyberte položku Dodatočné a stlačte tlačidlo Tlač> alebo Export do XML. Zobrazí sa upresňujúci formulár Tlač/Export dodatočného DP k DPH so zoznamom daňových priznaní, ktoré už boli podané v zvolenom období. Zoznam obsahuje iba daňové priznania zaradené do histórie DP (predchádzajúca časť kapitoly). Z tohto zoznamu vyberte to daňové priznanie, ku ktorému podávate dodatočné priznanie. Program porovná aktuálne hodnoty dane a základov dane s hodnotami na vybranom daňovom priznaní a podľa toho vyplní dodatočné daňové priznanie a vypočíta rozdiel v daňovej povinnosti oproti pôvodnému priznaniu. Ak chcete tento rozdiel zapísať aj do riadku 37 daňového priznania, zapnite voľbu Daň na úhradu (r.37). Ak v dôsledku opráv nevznikol žiaden rozdiel, program vytlačí v riadku 36 nulu. V tomto formulári máte opäť možnosť uložiť vytvárané dodatočné daňové priznanie do histórie DP. POZOR! Dodatočné daňové priznanie môže mať vplyv na výpočet koeficientu a tým aj na vypočítané koncoročné rozdiely z prepočtu koeficientom. Ak ste už podali daňové priznanie za posledné zdaňovacie obdobie roka a idete podávať dodatočné daňové priznanie za skoršie obdobie, je potrebné vytvoriť a odovzdať aj dodatočné daňové priznanie za posledné zdaňovacie obdobie. Aby program správne vypočítal koncoročný rozdiel z prepočtu koeficientom aj po zmene v staršom období, je potrebné vymazať všetky záznamy z histórie koeficientu až do obdobia, kedy nastala zmena. Následne postupne vytlačte daňové priznania za toto obdobie aj za všetky nasledujúce obdobia. Tým sa opätovne naplní história koeficientu a správne sa vypočíta aj rozdiel z prepočtu koeficientom. PODKLADY K DAŇOVÉMU PRIZNANIU

Ako podklad k daňovému priznaniu vytlačte tlačovú zostavu Evidencia DPH – položkovitý zoznam jednotlivých dokladov, ktoré boli zahrnuté do priznania DPH. Vytlačíte ju výberom z hlavného menu programu Tlač → Evidencia DPH. Objaví sa formulár, v ktorom je potrebné nastaviť príslušné voľby. V prvom rade je potrebné určiť obdobie, za ktoré sa má evidencia DPH vytlačiť. Prepínačom Odpočítanie dane a Zdaniteľné obchody určíte, o akú zostavu pôjde:

4

154


V obidvoch prípadoch (odpočítanie dane aj zdaniteľné obchody) máte možnosť pomocou jednotlivých volieb zvoliť si tlačové zostavy len za jednotlivé riadky, v prípade zdaniteľných obchodov len nadobudnutie alebo len dodanie, príp. oboje. Po stlačení tlačidla Tlač> sa vám zobrazí príslušná evidencia DPH. POZOR! Pri zobrazení tlačovej zostavy príslušnej evidencie DPH (odpočítanie dane alebo zdaniteľné obchody) sa zároveň zobrazí aj ďalšia tlačová zostava Rekapitulácia DPH – Odpočítanie dane, resp. Rekapitulácia DPH – Zdaniteľné obchody. V náhľade tlačovej zostavy sa v ľavej časti zobrazí zoznam obidvoch spustených zostáv. TIP: Pri prípadnej kontrole zo strany daňového úradu je potrebné vytlačiť dve zostavy. Prvú pre odpočítanie dane a druhú pre zdaniteľné obchody. Priložte si ich ku kópii daňového priznania, ktoré ste odovzdali na daňový úrad. POZOR! Pred podaním daňového priznania k DPH vykonajte kontrolu podľa postupu uvedenom v kapitole 8.2 Kontrola evidencie DPH a daňového priznania k DPH [str. 274].


155

4.9.5 SÚHRNNÝ VÝKAZ K DPH Zákonom 222/2004 o DPH vznikla povinnosť vyplňovania štvrťročného výkazu o dodaní tovarov do členských štátov EÚ. Tento výkaz má názov "Súhrnný výkaz daň z pridanej hodnoty". Od 1.1.2010 sa súhrnný výkaz podáva mesačne, pričom po splnení kritérií vymedzených v zákone o DPH sa bude môcť podávať aj naďalej štvrťročne. V tomto výkaze sa uvádza celková hodnota tovaru dodaného každému nadobúdateľovi, hodnota tovaru dodaného podľa § 8 ods. 4 zákona o DPH (premiestnenie) a hodnota tovaru dodaného v rámci trojstranného obchodu do iného členského štátu v príslušnom kalendárnom štvrťroku. Všetky dodávky tovaru pre jedného nadobúdateľa sa zapisujú ako celková hodnota dodaného tovaru v jednom riadku. Rovnakým spôsobom sa zapisujú údaje o hodnote dodaného tovaru pri premiestnení tovaru podľa § 8 ods.4 zákona o DPH a pri tovare dodanom v rámci trojstranného obchodu. Dodávky tovaru z tuzemska do iných členských štátov, ktoré sa uskutočnia v prvých dvoch mesiacoch príslušného kalendárneho štvrťroka, sa uvádzajú v súhrnnom výkaze tohto kalendárneho štvrťroka bez ohľadu na dátum vyhotovenia faktúry. V prípade dodávok tovaru, ktoré sa uskutočnia v poslednom mesiaci kalendárneho štvrťroka, je dôležitý dátum vyhotovenia faktúry. Ak je faktúra za takúto dodávku tovaru vyhotovená v príslušnom kalendárnom štvrťroku, uvádza sa v súhrnnom výkaze v tomto kalendárnom štvrťroku. Ak je faktúra za takúto dodávku vyhotovená až po uplynutí príslušného kalendárneho štvrťroka, uvádza sa v súhrnnom výkaze za kalendárny štvrťrok, v ktorom bola faktúra vyhotovená. Všetky dodávky, ktoré sa uskutočnia jednému nadobúdateľovi, sa spočítavajú podľa druhu dodávky. Dodávky tovaru v rámci trojstranného obchodu sa uvádzajú s kódom 1. Súhrnný výkaz je možné vytlačiť aj vyexportovať z hlavného menu programu Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Súhrnný výkaz DPH. Pri exporte sa vytvorí súbor SuhrnnyVykazDPH.xml v adresári EXPORT. Pri štandardnej inštalácii sa teda súbor vyexportuje do C:\Alfa\Export\SuhrnnyVykazDPH.xml. Výkaz následne môžete naimportovať na internetových stránkach Daňového riaditeľstva SR www.drsr.sk.

4.9.6 NEKONTROLOVAŤ V EVIDENCII DPH Voľba Nekontrolovať je použitá okrem peňažného denníka aj pri evidencii DPH – Odpočítanie dane a DPH – Zdaniteľné obchody. Bolo spomenuté, že ak je táto voľba zapnutá, záznam sa z evidencie DPH pri automatickej kontrole účtovníctva vynechá (Firma → Kontrola…). Kedy to má význam? Program pre evidenciu DPH prevádza tri základné kontroly: 1.

Pre každý záznam DPH – Odpočítanie dane program hľadá nadväznosť na konkrétny doklad v evidencii záväzkov. Nadväznosť nemusí existovať, ak si evidenciu DPH naplníte ručne ešte pred samotnou úhradou (napríklad leasing).

2.

Pre každý záznam DPH – Zdaniteľné obchody program hľadá nadväznosť na konkrétny doklad v evidencii pohľadávok. Typický príklad, kedy to neplatí, je pri príjme z ECR (elektronickej registračnej pokladnice). Neexistuje doklad v evidencii pohľadávok (to by bol nezmysel) a často býva prekročená tolerancia pri výpočte základov a DPH.

3.

V evidencii DPH testuje toleranciu pri zadaní základu a DPH. Matematicky neprípustné hodnoty vznikajú napríklad pri príjme z ECR a pri dokladoch JCD (jednotná colná deklarácia, ktoré vystavuje colnica).

Záznamom, ktoré by modul kontroly označil ako chybné, a vy viete že sú správne, zapnite voľbu Nekontrolovať. Budú z kontroly vylúčené, aj keď by sa nič nestalo, ak by sa v kontrole objavili

4

156


ako chybné. Vy by ste vedeli, že sú správne. Je však lepšie, ak sa tam objavovať nebudú. Prehľad tak bude obsahovať vždy len skutočné chyby.

4.10 CENINY Ceniny predstavujú finančný majetok firmy. Sú to tiež peniaze, tak ako peniaze na bankovom účte alebo v pokladnici. Stretávate sa s nimi vo forme stravných lístkov, poštových známok, telefónnych kariet a pod. Z účtovného hľadiska sa približujú skôr k peniazom v pokladnici, a preto k nim budeme pristupovať veľmi podobne. Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Ceniny. Rozbaľovacie zoznamy Príjem a Výdaj vám dávajú možnosť zobraziť samostatné skupiny cenín.

Po stlačení tlačidla Pridaj program zobrazí formulár pre pridanie nového záznamu. Formulár je veľmi jednoduchý. V hornej časti obsahuje položky: Číslo dokladu, Dátum, Cena a Množstvo, ktoré je potrebné vyplniť:

POZOR! Do poľa Cena nezadávajte mínusové hodnoty! Program ALFA rozpozná automaticky podľa strednej časti formulára, či sa jedná o príjem alebo výdaj. V strednej časti formulára nájdete sadu šiestich prepínačov samostatne pre príjem a samostatne pre výdaj. Pomocou prepínačov zvolíte, o aký druh príjmu alebo výdaja pôjde. Vždy je možné vybrať len jeden druh z príjmu alebo výdaja:


157

V spodnej časti formulára nájdete tlačidlo Doplň a textové pole Text. Ak stlačíte tlačidlo Doplň, program automaticky doplní textové pole Text textom, ktorý je uvedený na zvolenom prepínači a podľa príjmu alebo výdaja ďalej doplní písmeno "P" alebo "V":

NÁKUP CENÍN

Nákup cenín do peňažného denníka zaúčtujte dvomi samostatnými dokladmi. Prvý doklad ako výdavok (napr. z pokladnice) do stĺpca Výdavok na priebežnú položku (kúpili ste si napríklad poštové známky a máte na to doklad). Druhý doklad bude príjmový. Bude hovoriť o tom, že ste do svojho účtovníctva prijali ceniny (v našom príklade poštové známky). Zaúčtujte ho ako príjem do pokladnice, do stĺpca Príjem z priebežnej položky. Všimnite si, že tieto operácie nemenia daňový základ podnikateľa. V evidencii cenín potom túto operáciu zaevidujte jedným záznamom ako príjem cenín. VÝDAJ CENÍN (SPOTREBA)

Spotrebu (úbytok) cenín zaúčtujte v peňažnom denníku ako výdavok na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov, napr. do stĺpca Prevádzková réžia (výdavkový pokladničný doklad). V evidencii cenín zaevidujte úbytok na základe výdavkového dokladu.

4.11 SOCIÁLNY FOND Evidencia sociálneho fondu má, čo sa týka ovládania a možností programu, rovnaké funkcie ako evidencia cenín, ktorá je popísaná v predchádzajúcej kapitole. Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Sociálny fond:

Rozbaľovacie zoznamy Tvorba a Čerpanie, ktoré nájdete v hornej časti formulára, vám dávajú možnosť zobraziť samostatné skupiny sociálneho fondu. Po stlačení tlačidla Pridaj v dolnej časti formulára (tlačidlo nie je zobrazené) program zobrazí formulár pre pridanie nového záznamu. Formulár je veľmi jednoduchý:

4

158


V hornej časti sa nachádzajú položky: Číslo dokladu, Dátum a Suma, ktoré je potrebné vyplniť. POZOR! Do poľa Suma nezadávajte mínusové hodnoty. Program ALFA rozpozná automaticky podľa strednej časti formulára, či sa jedná o tvorbu alebo čerpanie. V strednej časti formulára nájdete sadu štyroch prepínačov pre tvorbu a troch pre čerpanie. Pomocou prepínačov zvoľte, o aký druh tvorby alebo čerpania pôjde. Vždy je možné vybrať len jeden druh z tvorby alebo čerpania:

V spodnej časti formulára nájdete tlačidlo Doplň a textové pole Text. Ak stlačíte tlačidlo Doplň, program automaticky doplní textové pole Text textom, ktorý je uvedený na zvolenom prepínači.

Povinný prídel do sociálneho fondu sa považuje za výdavok na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov. Pre prostriedky sociálneho fondu vám odporúčame mať zriadený samostatný bankový účet. V peňažnom denníku tvorbu sociálneho fondu zaúčtujte ako výdavok z bežného bankového účtu (účel Tvorba sociálneho fondu – daňový výdavok). Tvorbu sociálneho fondu zároveň zaevidujte aj v evidencii sociálneho fondu, buď ručne, alebo priamo z peňažného denníka, keď vo formulári Banka výdavok zapnete voľbu Zápis do evidencie sociálneho fondu. Ďalej zaúčtujte príjem na bankový účet sociálneho fondu (účel Iný nezdaniteľný príjem). Pre účel Iný nezdaniteľný príjem si vytvorte samostatné členenie – analytiku pre sociálny fond (kapitola 3.5 Členenie (analytika) [str. 53]). Pri čerpaní sociálneho fondu v peňažnom denníku zaúčtujete výdavok z bankového účtu sociálneho fondu (účel Iný neovplyvňujúci daň z príjmu). Súčasne musíte túto operáciu zaevidovať aj do evidencie sociálneho fondu ako čerpanie. Jednoduchý príklad čerpania sociálneho fondu nájdete v kapitole 10.1.4 Stravné lístky [str. 308]. V prípade, že nemáte zriadený samostatný bankový účet sociálneho fondu, postupujte nasledovne: Tvorbu sociálneho fondu zaúčtujte interným dokladom (účel Tvorba sociálneho fondu – daňový výdavok) a zároveň ju zaevidujte aj do evidencie sociálneho fondu (voľba Zápis do evidencie sociálneho fondu). Čerpanie zaúčtujte z peňažného denníka z pokladnice alebo banky ako Iný neovplyvňujúci daň z príjmu. Toto čerpanie zaevidujte do evidencie sociálneho fondu ručne.


159

4.12 KRÁTKODOBÝ MAJETOK Krátkodobý majetok firmy evidujete v operatívnej evidencii krátkodobého majetku. Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Krátkodobý majetok. Po stlačení tlačidla Pridaj program zobrazí formulár pre pridanie nového krátkodobého majetku.

4 V hornej časti nájdete dve textové polia. Inventúrne číslo vám program prednastaví automaticky (nájde posledné číslo v evidencii a pripočíta k nemu jednotku). Tento údaj môžete zmeniť. Názov doplňte podľa potreby. V strednej časti formulára je potrebné zadať Doklad obstarania, Dátum obstarania a Cenu, prípadne Stredisko. TIP: Pri automatickom vyvolaní tohto formulára (pri účtovaní v peňažnom denníku – poloautomatická funkcia Zápis do evidencie krátkodobého majetku) z peňažného denníka sa všetky hodnoty v strednej časti doplnia automaticky. Je ich možné zmeniť, aj keď to väčšinou nie je potrebné. Informácie v spodnej časti formulára slúžia len na vyradenie krátkodobého majetku z účtovníctva. Ak vo formulári uvediete Dátum vyradenia, bude tento krátkodobý majetok program pokladať za vyradený. V opačnom prípade musí byť celé dátumové pole prázdne. Tlačidlo C slúži na vyčistenie celého dátumového poľa. Ak je celé dátumové pole prázdne, program eviduje krátkodobý majetok ako aktívny (v užívaní). POZOR! Majetok sa považuje za vyradený, ak je uvedený Dátum vyradenia. V evidencii krátkodobého majetku sa nachádzajú tlačidlá Export a Import, ktoré slúžia na jednoduché skopírovanie krátkodobého majetku z jednej databázy programu do druhej, pričom databázy nemusia patriť tej istej firme. Pri exporte je potrebné zadať názov exportného súboru a cestu, kde bude uložený. Pri importe je potrebné zadať názov súboru, z ktorého sa má majetok naimportovať a tiež cestu, kde je uložený. Zároveň určíte, čo má program urobiť s novými položkami krátkodobého majetku a čo má urobiť s položkami, ktoré sa už v cieľovej databáze nachádzajú. Pri prechode do ďalších rokov bude tento majetok na požiadanie prenesený programom automaticky. Do ďalších rokov sa však nikdy neprenesie krátkodobý majetok, ktorý je vyradený.

160


4.13 DLHODOBÝ MAJETOK V evidencii dlhodobého majetku evidujete všetok dlhodobý majetok firmy. Z hlavného menu programu vyberte položku Evidencia → Dlhodobý majetok. Zobrazí sa formulár, ktorý obsahuje všetky karty dlhodobého majetku:

V spodnej časti nájdete okrem základných tlačidiel aj ďalšie tlačidlá. Sú to: Odpisový plán, Výpočet odpisov a Zrušenie odpisov. Ich funkcie postupne popíšeme v ďalšom texte.

Tlačidlá Export a Import slúžia na jednoduché skopírovanie dlhodobého majetku z jednej databázy programu do druhej, pričom databázy nemusia patriť tej istej firme. Pri exporte je potrebné zadať názov exportného súboru a cestu, kde bude uložený. Pri importe je potrebné zadať názov súboru, z ktorého sa má majetok naimportovať a tiež cestu, kde je uložený. Tlačidlom Pridaj vyvoláte formulár pre pridanie nového dlhodobého majetku. Tlačidlá Oprav, Vymaž a Tlač pracujú rovnako ako v ktorejkoľvek inej časti programu. Evidencia dlhodobého majetku umožňuje evidovať aj majetok, ktorý ste nadobudli v minulosti. Pridáte ho štandardne pomocou tlačidla Pridaj. V časti Účtovné prípady vo formulári Dlhodobý majetok, zadajte jednotlivé odpisy, technické zhodnotenia a zníženie ceny napríklad nasledovne:

Odpisy, technické zhodnotenie alebo zníženie cien je možné zadať sumárne (napr. odpisy za dva roky zadáte len jednou sumou – jedným zápisom). Takto zadané údaje sú ale časom neprehľadné. Pri použití zrýchleného odpisovania je potrebné prepísať do karty dlhodobého majetku všetky pohyby (účtovné prípady) s dátumom ako boli uvedené na pôvodnej karte. Ďalšie informácie o pridaní dlhodobého majetku, ktorý bol nadobudnutý v predchádzajúcich účtovných obdobiach, nájdete v časti odpisy minulých období [str. 164]. Okrem daňových odpisov je možné sledovať účtovné odpisovanie. Použitie účtovných odpisov si užívateľ nastaví vo formulári Číselník → Nastavenia (Režim účtovania), záložka Dlhodobý majetok.


161

Odpisovať dlhodobý majetok účtovne je možné nasledujúcimi spôsobmi: časovo, lineárne, fixnou čiastkou, ručným zadaním, neodpisovať a spôsobom, kedy sa účtovné odpisy rovnajú daňovým odpisom, teda pri účtovných odpisoch sa zohľadňujú nastavenia v záložke daňové odpisy. Tlačové zostavy týkajúce sa evidencie dlhodobého majetku zohľadňujú aj účtové odpisy vrátane koncoročného výkazu o majetku o záväzkoch. Stlačením tlačidla Pridaj alebo Oprav vo formulári Evidencia dlhodobého majetku bude zobrazený nasledovný formulár:

4

V hornej časti formulára zadajte všetky potrebné údaje. POZNÁMKA: Pri pridávaní dlhodobého majetku od roku 2004 takého, ktorý bol zaradený pred rokom 2004, sme umožnili nastaviť hodnotu pre voľbu Maximálny daňový odpis z, ktorý platil v roku 2003. Túto možnosť využijú všetci tí, ktorí začínajú viesť jednoduché účtovníctvo v programe ALFA od roku 2004 a vyššieho, a potrebujú spätne pridať do evidencie dlhodobého majetku majetok s limitom odpisovania z roku 2003 a nižších. Limit je potrebné zadať taký, ktorý platil pre daný majetok v roku 2003. V rozbaľovacom zozname Odpis je potrebné zvoliť konkrétny typ odpisu. Nachádzajú sa tu zákonom stanovené spôsoby odpisovania. Okrem toho je tu položka Ručne zadaný odpis, pomocou ktorej je možné odpísať napríklad nehmotný dlhodobý majetok za dva roky – program nebude počítať odpisy automaticky, ale očakáva, že ich zadáte do programu ručne do sprístupneného textového poľa vedľa tejto voľby.

TIP: Pri použití typu odpisu časový (leasing) program pri vyradení takéhoto majetku vypočíta odpis vo výške alikvótnej časti pripadajúcej na každý mesiac používania príslušného majetku. Ďalšia zaujímavá funkcia je voľba Doodpisovať v roku. Táto voľba umožňuje jednorázové odpísanie majetku na základe zvýšenia obstarávacích cien hmotného a nehmotného dlhodobého majetku, v súlade s § 58c ods. 5 a 6 zákona 366/1999 Z.z. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov.

162


Posledná zaujímavá voľba je V aktuálnom roku neodpisuj. Ak je zapnutá, posunie sa odpis z aktuálneho účtovného roku do ďalšieho účtovného roku, pričom sa celková doba odpisovania dlhodobého majetku predĺži práve o jeden rok. Túto voľbu môže využívať daňovník v súlade s § 22 ods.9 zákona 595/2003 Z.z. o dani z príjmov. Túto možnosť nemá daňovník, ktorý uplatňuje výdavky podľa § 6 ods.10 zákona 595/2003 Z.z. o dani z príjmov. Túto voľbu je potrebné zapnúť pre každý rok osobitne. Časť Účtovné prípady použite, ak ste dlhodobý majetok zhodnocovali, znižovali jeho hodnotu alebo opravujete existujúce odpisy cez ručne zadaný odpis. Do tejto tabuľky pridáte nový záznam pomocou tlačidla Pridaj. Zobrazí sa menu, z ktorého vyberte niektorú z položiek (Odpisy za predchádzajúce roky, Technické zhodnotenie, Zníženie ceny, Zvýšenie ceny (napr. §81 Zák. o DPH) ). Po výbere jednej z položiek sa objaví nasledovný formulár:

V tomto formulári zadajte príslušné údaje a stlačte tlačidlo Ok. Pri dopĺňaní do poľa Obsah zápisu môžete použiť tlačidlo F7 a vybrať text z Užívateľských textov. POZOR! Neodporúčame vkladať do existujúcich účtovných prípadov záznamy, ktorých dátum je skorší ako posledný dátum odpisu vypočítaný programom ALFA. Takýto programom vypočítaný odpis je lepšie najskôr zrušiť a po vložení alebo oprave spomínaného prípadu znova nechať vypočítať odpisy programom. Ak ste vložili všetky potrebné údaje, potvrďte ich tlačidlom Ok. Nová karta sa zaradí do evidencie dlhodobého majetku. Pri oprave postupujte rovnako. Ak chcete vytlačiť kartu dlhodobého majetku, použite tlačidlo Tlač > vo formulári Evidencia dlhodobého majetku.


163

ODPISOVÝ PLÁN

Ak chcete zistiť, aké odpisy budú použité pre aktuálny dlhodobý majetok v ďalších rokoch, použite tlačidlo Odpisový plán vo formulári Evidencia dlhodobého majetku. Program vytvorí prehľad, v ktorom budú zobrazené všetky odpisy budúcich období. Zobrazí sa nasledovný formulár:

4 Pomocou tlačidiel s dvojitými šípkami (>> a <<) môžete priamo v tomto formulári meniť dlhodobý majetok, ktorého odpisy chcete zobraziť. TIP: Ak chcete zistiť sumárne odpisy budúcich období za všetok dlhodobý majetok, použite voľbu Súčet odpisov za všetok majetok. Tento výpočet môže trvať niekoľko sekúnd. Program postupne vypočítava odpisy pre každý rok a každý dlhodobý majetok. Tieto nakoniec zosumarizuje. Výsledkom bude zaktualizovaná tabuľka v tomto formulári. Výsledky si môžete vytlačiť na obrazovku alebo na tlačiarni pomocou tlačidla Tlač >. VÝPOČET ODPISOV

Tlačidlo Výpočet odpisov vo formulári Evidencia dlhodobého majetku použite vtedy, ak chcete, aby program ALFA vypočítal ročné odpisy pre dlhodobý majetok. Program vždy nanovo prepočíta všetky odpisy príslušného roku pre každý dlhodobý majetok.

Tlačidlo Zapíš ročné odpisy na karty majetku > vyvolá formulár Zápis ročných odpisov na karty DM:

164


Tento obsahuje voľbu Zapíš ako interný doklad do PD, číslo. Ak bude zapnutá, program vygeneruje interný doklad v Peňažnom denníku a zároveň sa automaticky vytvorí interný doklad pre úhrn odpisov majetku zaradeného v triede "Pasívna opravná položka k nadobudnutému majetku". Potvrdením tlačidla Ok sa vypočítané odpisy fyzicky zapíšu na karty dlhodobého majetku (všetky existujúce odpisy na kartách dlhodobého majetku budú prepísané aktuálnymi údajmi) a zároveň sa v Peňažnom denníku vytvoria príslušné interné doklady. Tieto odpisy budú mať štandardne dátum 31.12. a text "Odpis za rok RRRR" (RRRR = aktuálny účtovný rok). Pred opätovným použitím funkcie Výpočet odpisov v tom istom roku odporúčame najskôr pôvodné odpisy zrušiť pomocou funkcie Zrušenie odpisov. Ak chcete výsledok výpočtu vytlačiť, použite tlačidlo Tlač >. Môžete si vybrať z dvoch tlačových zostáv a odpisy vytlačiť za určité stredisko, príp. za všetky. Voľbu Pri návrate z formulára prenes súčet odpisov do formulára Daňová tabuľka zapnite vtedy, ak ešte v peňažnom denníku neexistuje interný doklad, pomocou ktorého sú zaúčtované odpisy dlhodobého majetku (daňový základ ešte nie je ponížený o výšku odpisov dlhodobého majetku z peňažného denníka) a chcete, aby sa celková suma odpisov automaticky preniesla do formulára, ktorý slúži na predbežný výpočet daňového základu a daňovej povinnosti (odpisy sa odpočítajú od daňového základu).

ZRUŠENIE ODPISOV

Ak potrebujete na karty dlhodobého majetku dopísať chýbajúce údaje (zníženie ceny, technické zhodnotenia a pod.), pričom sú už na kartách zaúčtované ročné odpisy, použite tlačidlo Zrušenie odpisov. Programom vypočítané odpisy budú zrušené. Nový výpočet potom opäť uskutočnite tlačidlom Výpočet odpisov. ODPISY MINULÝCH OBDOBÍ

Ak potrebujete zadať odpisy za predchádzajúce obdobie, vždy stlačte tlačidlo Pridaj, ktoré sa nachádza pod tabuľkou Účtovné prípady vo formulári Dlhodobý majetok. Z ponúknutého menu vyberte Odpis za predchádzajúce roky.

Do zobrazeného formulára zadajte všetky údaje a potvrďte tlačidlom Ok. Program povolí zadať dátum z minulých účtovných období. Ak začínate spracovávať účtovníctvo napríklad v roku 2007, môžete zapísať dva nové záznamy: Dátum 31.12.05, Číslo dokladu I-0001, Suma 320,00


165

a Obsah zápisu "Odpis za rok 2005". Druhý záznam by bol: 31.12.06, I-0001, 840,00 a text "Odpis za rok 2006". Rovnako zadajte technické zhodnotenia minulých období (po stlačení tlačidla Pridaj z menu vyberte Technické zhodnotenie). Môžete zadať jediný súhrnný záznam alebo viac samostatných záznamov. To isté platí aj pre zníženie a zvýšenie cien minulých období. Po stlačení tlačidla Pridaj vyberte z menu položku "Zníženie ceny" alebo Zvýšenie ceny (napr. § 81 Zák. o DPH).

4.14 EVIDENCIA JÁZD Evidencia jázd a cestovné príkazy spolu úzko súvisia. Pri správnom vypĺňaní údajov v evidencii jázd je potom možné priamo z nej vytvoriť cestovný príkaz, čím je výrazne uľahčená vaša práca (kapitola 4.15 Cestovné príkazy [str. 182]). Evidencia jázd slúži na evidovanie jázd služobným (firemným) alebo vlastným (súkromným) vozidlom. Evidenciu jázd vyvoláte výberom z hlavného menu programu Evidencia → Jazdy. Zobrazí sa nasledovný formulár:

V hornej časti formulára sa nachádzajú dva rozbaľovacie zoznamy Typové označenie a EČV. Pomocou nich je možné vybrať konkrétne vozidlo, s ktorým chcete pracovať. Zároveň sa informačne zobrazí typ vlastníctva (či ide o služobné alebo vlastné vozidlo). V pravej hornej časti sa nachádzajú polia, ktoré informujú, akú spotrebu má príslušné vozidlo zadefinované v číselníku áut a stav PHL, ktorý by mal byť podľa normy v nádrži. Ak máte vybraté vozidlo, ktoré má zadefinované dva typy PHL (napr. benzín a plyn), zobrazia sa tu údaje o normovanej spotrebe pre oba typy PHL. Zoznam vozidiel, ktoré je možné vybrať, preberá program z číselníka áut, ktorý vyvoláte výberom z hlavného menu programu Číselník → Autá. Tu sa definujú aj ostatné parametre vozidla ako napr. typové označenie, EČV, typ vlastníctva, spotreba, počiatočné stavy PHL a tachometra a pod. (kapitola 3.6.6 Autá [str. 63]). V spodnej časti formulára nájdete tlačidlá Pridaj, Kópia, Oprav, Vymaž. Ďalej sa tu nachádzajú tlačidlá Import, Export, Funkcie a tlačidlo Tlač. Funkcia exportovania a importovania v knihe jázd je popísaná v kapitole 4.14.6 Export, import v evidencii jázd [str. 181]. Použitie funkcií, ktoré vyvoláte stlačením tlačidla Funkcie, je popísané v kapitole 4.14.5 Funkcie v evidencii jázd [str. 180]. Ďalej sa tu nachádzajú tri informačné polia: Spotreb. PHL, Ubehnuté km, Priem. spotreba. Sú to celkové súčty z evidencie jázd pre konkrétne vybraté vozidlo.

4

166


Tlač evidencie jázd vyvoláte výberom z hlavného menu programu Tlač → Jazdy. V zobrazenom formulári upresnite, pre aké vozidlo chcete vytlačiť knihu jázd, uveďte obdobie a potvrďte tlačidlom Tlač >. K dispozícii máte nielen štandardné tlačové zostavy, ale aj editovateľné. Podľa spôsobu zadávania jázd by sme ich mohli rozdeliť do troch skupín:

Jednoduché tuzemské jazdy. To sú také, v ktorých je jedna medzizastávka (miesto rokovania), napr. Žilina – Považská Bystrica – Žilina.

Zložité tuzemské jazdy. To sú také, v ktorých sú minimálne dve medzizastávky (miesta rokovania), napr. Žilina – Trenčín – Trnava – Bratislava – Žilina.

Zahraničné jazdy. To sú také, v ktorých minimálne jeden úsek prebieha v inom štáte ako Slovenská republika, napr. Žilina – Ostrava – Žilina.

4.14.1

JEDNODUCHÁ TUZEMSKÁ JAZDA

Po stlačení tlačidla Pridaj vo formulári Evidencia jázd sa zobrazí formulár pre pridanie jazdy. Tento formulár sa bude zobrazovať po častiach (vždy po stlačení tlačidla Ďalej) a takto si ho aj popíšeme. TIP: Postupné zobrazovanie jednotlivých častí formulára pre pridanie novej jazdy môžete "vypnúť" pomocou tlačidla Funkcie vo formulári Evidencia jázd.

Časť Štandardná jazda slúži na rýchle doplnenie väčšiny textových polí tohto formulára podľa už nadefinovanej jazdy. Štandardnú jazdu môžete vybrať pomocou poľa Kód alebo výberom z rozbaľovacieho zoznamu Názov. TIP: Štandardné jazdy si môžete zadefinovať v číselníku štandardných jázd, ktorý sa zobrazí po stlačení tlačidla F7. Viac informácií nájdete v kapitole 4.14.4 Štandardné jazdy [str. 178]. Ďalej zadajte Začiatok jazdy, Miesto rokovania / medzizastávka, Koniec jazdy, príslušné dátumy a časy.


167

TIP: Mestá v poliach Začiatok jazdy, Miesto rokovania / medzizastávka a Koniec jazdy môžete vybrať z číselníka miest a obcí pomocou tlačidla F7. Ak v tomto číselníku máte zapnutú voľbu Automatické dopĺňanie, pri písaní názvu mesta alebo obce vám program bude pomáhať automatickým dopĺňaním. Jednoduchá tuzemská jazda je taká, v ktorej jazdu začnete aj ukončíte, t.j. nebude mať žiadne pokračovanie. Takáto jazda má len jednu medzizastávku, a to je miesto rokovania, začiatok jazdy je rovnaký ako koniec jazdy. Príkladom je jazda zo Žiliny do Považskej Bystrice za účelom napr. obchodného rokovania a späť. V tomto prípade do poľa Začiatok jazdy uveďte "Žilina", do poľa Miesto rokovania / medzizastávka uveďte "Považská Bystrica" a do poľa Koniec jazdy uveďte "Žilina" (to je skutočný koniec jazdy). Zároveň vyplňte príslušné dátumy a časy: odchod zo Žiliny, príchod do Považskej Bystrice, odchod z Považskej Bystrice a príchod do Žiliny. V pravej časti zadajte len účel jazdy (napr. obchodné rokovanie), príp. meno vodiča. Ak idete uskutočniť jazdu vozidlom, ku ktorému je pripevnený prívesný vozík (a takto to máte zadefinované v číselníku áut), automaticky sa pri pridaní jazdy zapne voľba Jazda s prívesom. Pri vlastnom aute bude program upravovať vo výpočtoch paušálnu náhradu za 1 km o 15% podľa zákona o cestovných náhradách. Túto sumu si môžete zmeniť v záložke Paušál, ktorá je prístupná len pri vlastnom aute (kapitola vlastné vozidlo [str. 177]). Ostatné polia nevypĺňajte.

Stlačte tlačidlo Ďalej >. Zobrazí sa časť, v ktorej je potrebné zadať počet prejdených kilometrov a príp. aj počet načerpaných litrov a cenu za liter PHL. Údaje o PHL zadajte v časti Pohonné látky. Ak ste platiteľ DPH, môžete do textového poľa Cena za l uviesť cenu s DPH a stlačením tlačidla F7 program vypočíta cenu bez DPH. Údaje o prejdených kilometroch uveďte v časti Počet prejdených kilometrov. Užitočná je funkcia automatického doplnenia kilometrov, ktorú vyvoláte stlačením tlačidla so šípkou – zakrúžkovaná časť:

Zobrazí sa pomocný formulár, ktorý udáva trasu a vzdialenosť medzi začiatkom jazdy, miestom rokovania a koncom jazdy. Tieto údaje program preberá z vlastnej databázy vzdialeností miest a obcí (obrázok vľavo). Ak túto hodnotu nechcete zmeniť, stlačte tlačidlo Prenes hodnotu.

4

168


Program do formulára pre pridanie novej jazdy prenesie počet kilometrov do poľa Kombinovane. Ak chcete trasu upraviť (napr. zo Žiliny do Považskej Bystrice nejdete štandardnou trasou priamo, ale cez Svederník a Bytču), uveďte do poľa Ďalšia zastávka mesto alebo obec, ktoré predstavuje odklon z cesty a môže ovplyvniť celkový počet prejdených kilometrov. Potom stlačte tlačidlo Vlož. Program zároveň prepočíta vzdialenosť s ohľadom na novú zastávku (obrázok vpravo). Až potom stlačte tlačidlo Prenes hodnotu.

TIP: Tlačidlo F7 v stĺpci Vzdialenosť [km] slúži pre vstup do číselníka užívateľských vzdialeností. V ňom si môžete zadefinovať vlastnú vzdialenosť pre už existujúce mestá v číselníku miest a obcí, alebo úplne novú trasu (vzdialenosť) s mestami, ktoré sa v číselníku miest nenachádzajú (kapitola 3.6.9 Užívateľské vzdialenosti [str. 67]). Pri zadefinovaní vlastnej vzdialenosti potom program uprednostňuje túto vzdialenosť pri dopĺňaní v evidencii jázd. TIP: Údaje o zastávkach program použije len pre výpočet vzdialeností, tieto zastávky sa žiadnym spôsobom neprenášajú do jazdy. Údaj o prejdených kilometroch môžete samozrejme vo formulári Pridanie novej jazdy zmeniť. Voľbu Uplatniť paušálnu náhr. za použitie vozidla zapnite len v prípade jazdy vlastným vozidlom. V informačných poliach Celková náhrada sú uvedené údaje o celkovej náhrade za túto jednoduchú jazdu, pričom sú rozdelené na 100%-né a Upravené (upravené sú náhrady po všetkých úpravách: po zvýšení spotreby, po zvýšení paušálnej náhrady). Pri služobnom aute je to údaj o spotrebe PHL, pri vlastnom aute sú to údaje o paušálnej náhrade a náhrade za PHL. Ak chcete vedieť podrobnosti o celkovej náhrade, prípadne ju ešte upraviť, zapnite voľbu


169

Podrobnosti o náhrade za jazdu. Zobrazí sa ďalšia časť formulára, ktorá je odlišná podľa toho, či sa jedná o služobné (firemné) alebo vlastné (súkromné) vozidlo. SLUŽOBNÉ VOZIDLO

Pre služobné vozidlo je prístupná len záložka PHL.

V prvej tabuľke je uvedená priemerná spotreba PHL v jazde (prevzatá z číselníka áut), prípadne v druhom stĺpci je upravená o percento, ktoré zadáte v poli Upraviť priemernú spotrebu PHL. POZOR! Hodnota zvýšenia priemernej spotreby PHL o určité % nie je podľa § 19 zákona 595/2003 o dani z príjmov daňovo uznaným výdavkom. V druhej tabuľke program vypočíta spotrebu PHL v EUR, ktorá prislúcha počtu prejdených kilometrov, už aj po prípadných úpravách. Túto spotrebu program počíta metódou FIFO: postupne "spotrebúva" litre PHL od prvých načerpaných po posledné načerpané, to znamená, že spotrebúva PHL podľa času. Podľa toho preberá cenu za liter PHL. TIP: Ak je v číselníku áut pri tomto vozidle zapnutá voľba Uplatniť výdavky na PHL len, tak sa táto voľba aj s hodnotou zobrazí aj v pridávanej jazde. Podľa zadanej hodnoty program upraví výdavky na PHL (spotrebu PHL v EUR). Celú jazdu potvrďte tlačidlom Ok. VLASTNÉ VOZIDLO

Pre vlastné vozidlo sú prístupné obe záložky, PHL a Paušál.

V záložke PHL je uvedená priemerná spotreba PHL v jazde (prevzatá z číselníka áut), prípadne v druhom stĺpci je upravená o percento, ktoré zadáte v poli Upraviť priemernú spotrebu PHL o. POZOR! Rovnako, ako to platí pri služobných vozidlách, hodnota zvýšenia priemernej spotreby nie je daňovo uznaným výdavkom.

4

170


V druhej časti tejto tabuľky (Náhrada za PHL) program vypočíta náhradu za spotrebu PHL v EUR, ktorá prislúcha počtu prejdených kilometrov. POZOR! Pre výpočet tejto náhrady je potrebné, aby bola v strednej časti formulára Pridanie novej jazdy v časti Pohonné látky uvedená cena za liter PHL! Uveďte túto hodnotu aj keď ste v skutočnosti nečerpali! Túto náhradu program vypočíta nasledovným spôsobom: (spotreba * počet ubehnutých km) * cena za liter PHL / 100 (7,8 * 20) * 1,2 / 100 = 1,87 (6,73 * 470) * 1,2 / 100 = 37,96 Spolu = 39,83 EUR. TIP: Ak je v číselníku áut pri tomto vozidle zapnutá voľba Uplatniť výdavky na PHL len, tak sa táto voľba aj s hodnotou zobrazí aj v pridávanej jazde. Podľa zadanej hodnoty program upraví výdavky na PHL (spotrebu PHL v EUR). Záložka Paušál je prístupná len pri vlastnom vozidle.

Je však prístupná len vtedy, ak máte zapnutú voľbu Uplatniť paušálnu náhr. za použitie vozidla. Túto voľbu zapnite ručne, alebo sa zapne automaticky, ak to tak máte nastavené v číselníku áut (kapitola 3.6.6 Autá [str. 63]). V tejto záložke program počíta hodnotu paušálnej náhrady, ktorá prislúcha pri jazde vlastným vozidlom podľa zákona o cestovných náhradách. Paušálnu náhradu za 1 km program preberá podľa dátumu jazdy z číselníka paušálnych náhrad, ktorý je naplnený výrobcom programu. Dostanete sa do neho po stlačení tlačidla F7 vedľa poľa Paušálna náhrada za 1 km. Výšku paušálnej náhrady nie je možné ručne zmeniť. POZOR! Hodnota paušálnej náhrady je podľa zákona o dani z príjmov daňovým výdavkom len pri osobných automobiloch! Túto paušálnu náhradu môžete upraviť o určité percento. Slúži na to pole Upraviť náhradu za 1 km o. Ak máte zapnutú voľbu Jazda s prívesom, automaticky sa sem doplní hodnota z číselníka áut (štandardná 15% alebo vlastná hodnota). POZOR! Zvýšenie paušálnej náhrady je daňovo uznaným výdavkom len v prípade zvýšenia maximálne o 15%, aj to len v prípade jazdy s prívesom! Celú jazdu potvrďte tlačidlom Ok.


4.14.2

171

ZLOŽITÁ TUZEMSKÁ JAZDA

Zložitú tuzemskú jazdu budeme nazývať aj zlúčená jazda. Je to jazda, ktorá má minimálne dve medzizastávky (miesta rokovania) a pomocou nich je rozdelená na úseky. Jednotlivé úseky predstavujú čiastkové jazdy (každý úsek bude vo formulári Evidencia jázd zaznamenaný jedným riadkom) a spolu tvoria zlúčenú jazdu (jazda zlúčená z viacerých čiastkových jázd). Príkladom je jazda zo Žiliny do Bratislavy a späť, pričom sa cestou do Bratislavy zastavíte na obchodné rokovanie v Trenčíne, v ten istý deň aj v Trnave, tam prespíte, nasledujúci deň prídete do Bratislavy a večer sa vrátite naspäť do Žiliny. V tomto prípade bude celková jazda rozdelená na niekoľko úsekov: 1. 2. 3. 4.

Žilina – Trenčín Trenčín – Trnava Trnava – Bratislava Bratislava – Žilina

Tie budú spolu tvoriť zlúčenú jazdu. Pri pridávaní takejto jazdy postupujte nasledovne: Pridajte prvý úsek, vyplňte Začiatok jazdy ("Žilina") a do poľa Miesto rokovania / medzizastávka uveďte prvú medzizastávku "Trenčín". POZOR! Pole Koniec jazdy nevypĺňajte! POZOR! Pri potvrdení poľa Miesto rokovania / medzizastávka klávesom Enter program automaticky do poľa Koniec jazdy vyplní údaj z poľa Začiatok jazdy. Vymažte ho! Zároveň vyplňte príslušné dátumy a časy: odchod zo Žiliny a príchod do Trenčína. Polia dátum a čas pre odchod z miesta rokovania a dátum a čas pre koniec jazdy sú neprístupné. Ďalej zadajte účel jazdy, príp. vodiča.

Údaje o počte prejdených kilometrov a o pohonných látkach vyplňte rovnako ako pri jednoduchej jazde (kapitola 4.14.1 Jednoduchá tuzemská jazda [str. 166]). Keďže ste nevyplnili Koniec jazdy, je zrejmé, že táto jazda – úsek bude mať pokračovanie. Sprístupní sa tlačidlo Ďalší úsek (zakrúžkovaná časť):

Po jeho stlačení vám program ponúkne zadefinovanie ďalšieho úseku zlúčenej jazdy (stlačením tohto tlačidla zabezpečíte uloženie tohto úseku a automatické pridanie ďalšieho úseku – akoby ste

4

172


stlačili Pridaj vo formulári Evidencia jázd). Program zároveň v ďalšom úseku zapne voľbu Jazda je pokračovaním predošlej, čím sa zabezpečí previazanosť týchto úsekov. Ďalej sa vyplní pole Začiatok jazdy údajom z predchádzajúceho úseku (z poľa Miesto rokovania / medzizastávka), v uvedenom prípade "Trenčín". Vy doplníte dátum a čas. Do poľa Miesto rokovania / medzizastávka uveďte druhú medzizastávku "Trnava", vrátane dátumu a času príchodu. POZOR! Opäť nevypĺňajte Koniec jazdy!

Ostatné údaje tohto úseku vyplňte podľa potreby: účel, vodiča, počet prejdených kilometrov, pohonné látky. Aj v tomto prípade je prístupné tlačidlo Ďalší úsek (nevyplnili ste Koniec jazdy). Po jeho stlačení pridajte tretí úsek: Ako Začiatok jazdy je vyplnené "Trnava" z predchádzajúceho úseku, do poľa Miesto rokovania / medzizastávka uveďte tretiu medzizastávku "Bratislava", vyplňte príslušné údaje o dátumoch a časoch. POZOR! Opäť nevypĺňajte Koniec jazdy!

Ostatné údaje zadajte podľa potreby. Opäť sa tu nachádza tlačidlo Ďalší úsek, pridajte štvrtý (posledný) úsek. Ako začiatok jazdy je vyplnené "Bratislava" z predchádzajúcej jazdy. POZOR! V tomto prípade nevypĺňajte pole Miesto rokovania / medzizastávka, pretože idete ukončiť jazdu. Vyplňte pole Koniec jazdy údajom "Žilina"!


Ostatné údaje vyplňte podľa potreby. V tomto prípade už nie je zobrazené tlačidlo Ďalší úsek. Keďže ste vyplnili pole Koniec jazdy je zrejmé, že jazda už nebude mať žiadne pokračovanie, ukončíte ju tlačidlom Ok. Informácie o náhrade uvidíte po zapnutí voľby Podrobnosti o náhrade za jazdu. Pri výpočte náhrad v zložitej tuzemskej jazde program odlišne postupuje pri služobnom (firemnom) vozidle a pri vlastnom (súkromnom) vozidle. SLUŽOBNÉ VOZIDLO

Pri zložitej tuzemskej jazde služobným vozidlom sa v každom úseku nachádza informačné pole Celková náhrada, v ktorom sú uvedené údaje o celkovej náhrade v tomto úseku jazdy, pričom údaje sú rozdelené na 100% - né a Upravené (po zvýšení spotreby). Po zapnutí voľby Podrobnosti o náhrade za jazdu sa zobrazia podrobnejšie informácie o tejto náhrade v príslušnom úseku jazdy. Pre služobné vozidlo je prístupná len záložka PHL. Program pre služobné vozidlo vypočíta len spotrebu PHL v EUR. Túto spotrebu počíta metódou "FIFO" (kapitola 4.14.1 Jednoduchá tuzemská jazda na strane [str. 166]). Údaje o spotrebe sú uvedené v tabuľke Spotreba PHL v EUR v záložke PHL. VLASTNÉ VOZIDLO

Pri zložitej tuzemskej jazde vlastným vozidlom sa v každom úseku nachádza informačné pole Paušálna náhrada, v ktorom sú uvedené údaje len o paušálnej náhrade v tomto úseku jazdy, pričom údaje sú rozdelené na 100%-né a Upravené (po zvýšení paušálnej náhrady). Po zapnutí voľby Podrobnosti o náhrade za jazdu sa zobrazia podrobnejšie informácie o tejto náhrade v príslušnom úseku jazdy. Záložka Paušál je prístupná len vtedy, ak je zároveň v jazde zapnutá voľba Uplatniť paušálnu náhr. za použitie vozidla. V tejto záložke program vypočíta hodnotu paušálnej náhrady, ktorá prislúcha pri jazde vlastným vozidlom podľa zákona o cestovných náhradách. Táto hodnota sa potom prenáša do spomenutého informačného poľa Paušálna náhrada. Záložka PHL je síce prístupná, ale nie sú v nej uvedené údaje o náhrade za PHL. Z dôvodu postupu výpočtu sa náhrady za spotrebované PHL pri jazde vlastným autom vypočítajú až po uložení celej jazdy a to tak, ako o tom hovorí modrý informačný text v záložke PHL po stlačení tlačidla Prepočet náhrad vo formulári Evidencia jázd. Údaje o náhrade zobrazíte zapnutím voľby Mini info o náhradách. POZOR! Tlačidlo Prepočet náhrad aj miniinfo o náhradách sú prístupné len pre zložité jazdy (tuzemské aj zahraničné), nie pre jednoduché jazdy!

173

4

174


Pri dodatočnej oprave niektorého z úsekov tejto jazdy vám odporúčame znovu prepočítať náhrady z dôvodu správnosti výsledkov. V evidencii jázd sa všetky čiastkové jazdy podfarbia rovnakou farbou, pričom sa môžete nachádzať na ktorejkoľvek z týchto čiastkových jázd.

Farebné zobrazovanie zlúčených jázd si môžete vypnúť pomocou tlačidla Funkcie vo formulári Evidencia jázd. Program dokáže doplniť zlúčenú jazdu (ako aj ktorúkoľvek inú jazdu) dodatočne aj medzi už existujúce jazdy. Podľa dátumu, ktorý v nej zadáte, ju zaradí medzi existujúce jazdy. Môžete dokonca k existujúcej jednoduchej jazde v evidencii jázd pridať ďalší úsek. Vtedy postupujte nasledovne: Nastavte sa na príslušnú jazdu, stlačte Oprav, vymažte údaje z poľa Koniec jazdy (aj dátum a čas) a údaje o dátume a čase odchodu z miesta rokovania. Vtedy sa sprístupní tlačidlo Ďalší úsek. Pomocou neho pridajte ďalší chýbajúci úsek (postupujte rovnako ako je popísané v tejto kapitole).

4.14.3

ZAHRANIČNÁ JAZDA

Zahraničná jazda je v podstate zložitá jazda, t.j. zlúčená jazda pozostávajúca z niekoľkých čiastkových jázd – úsekov. Rozdelenie na jednotlivé úseky sa vykoná pomocou miest rokovania a medzizastávok, ktorými sú hraničné prechody, pretože jeden úsek môže prebiehať len v jednom štáte. Príkladom je jazda zo Žiliny do Ostravy a späť. V tomto prípade bude celková jazda rozdelená na niekoľko úsekov: 1. 2. 3. 4.

Žilina – Makov (začiatok jazdy – hraničný prechod) Makov – Ostrava (hraničný prechod – miesto rokovania) Ostrava – Makov (miesto rokovania – hraničný prechod) Makov – Žilina (hraničný prechod – koniec jazdy)

Tie budú spolu tvoriť zlúčenú jazdu. Pri pridávaní takejto jazdy budete postupovať rovnako ako pri zložitej tuzemskej jazde (kapitola 4.14.2 Zložitá tuzemská jazda [str. 171), pričom budete zadávať niektoré ďalšie údaje. Pridajte prvý úsek, vyplňte Začiatok jazdy (uveďte "Žilina") a do poľa rokovania / medzizastávka uveďte prvú medzizastávku – hraničný prechod "Makov". POZOR! Pole Koniec jazdy nevypĺňajte!

Miesto


175

POZOR! Pri potvrdení poľa Miesto rokovania / medzizastávka klávesom Enter program automaticky do poľa Koniec jazdy vyplní údaj z poľa Začiatok jazdy. Vymažte ho! Zároveň vyplňte príslušné dátumy a časy: odchod zo Žiliny a príchod do Makova. Polia dátum a čas pre odchod z medzizastávky a dátum a čas pre koniec jazdy sú neprístupné. Ďalej zadajte účel, prípadne vodiča.

4 Údaje o počte prejdených kilometrov a o pohonných látkach vyplňte rovnako ako je popísané pri jednoduchej jazde (kapitola 4.14.1 Jednoduchá tuzemská jazda [str. 166]). Keďže ste nevyplnili Koniec jazdy, je zrejmé, že táto jazda – úsek bude mať pokračovanie. Sprístupní sa tlačidlo Ďalší úsek. Po jeho stlačení vám program ponúkne zadefinovanie ďalšieho úseku zlúčenej jazdy. Program zároveň v ďalšom úseku zapne voľbu Jazda je pokračovaním predošlej, čím sa zabezpečí previazanosť týchto úsekov. Ďalej sa vyplní pole Začiatok jazdy údajom z predchádzajúceho úseku (z poľa Miesto rokovania / medzizastávka), v uvedenom prípade "Makov". Vy doplníte dátum a čas. Do poľa Miesto rokovania / medzizastávka uveďte druhú medzizastávku "Ostrava", vrátane dátumu a času príchodu. POZOR! Opäť nevypĺňajte Koniec jazdy! Ďalej zapnite voľbu Prechod cez hranice. POZOR! Táto voľba musí byť zapnutá v každom úseku zahraničnej jazdy, kde Začiatok jazdy je hraničný prechod! V poli Štát uveďte štát, do ktorého vchádzate, v podstate uvediete štát, v ktorom bude prebiehať celý úsek. Štát môžete vybrať len z číselníka pomocou tlačidla F7. Ostatné údaje tohto úseku vyplňte podľa potreby: účel, vodiča, počet prejdených kilometrov (tie už program automaticky nevypočíta, pretože v databáze vzdialeností sú uvedené len slovenské mestá a obce). V časti Pohonné látky je možné uviesť aj čerpanie v zahraničí (keďže úsek prebieha v zahraničí). Pri čerpaní v zahraničí uveďte menu a kurz ECB, platný v deň nákupu PHL. Tento údaj je dôležitý pri vyhotovení cestovného príkazu (kapitola 4.15 Cestovné príkazy [str. 182]). V evidencii jázd program pri výpočtoch spotreby PHL prepočítava zahraničné čerpanie na EUR. Od 1.1.2009 bola zrušená hranica prejdených 350 km v zahraničí pri jazde vlastným autom. Spotreba PHL sa prepočítavala poslednou cenou PHL zadanou v tuzemskej mene. Náhradu za spotrebované PHL môžete poskytnúť v cudzej mene. V cudzej mene poskytnete náhradu za spotrebované PHL aj za prejdené kilometre na ceste späť od hranice do miesta vyslania.

176


Aj v tomto prípade je prístupné tlačidlo Ďalší úsek (nevyplnili ste Koniec jazdy). Po jeho stlačení pridajte tretí úsek: Ako Začiatok jazdy je vyplnené "Ostrava" z predchádzajúceho úseku, do poľa Miesto rokovania / medzizastávka uveďte tretiu medzizastávku "Makov", vyplňte príslušné údaje o dátumoch a časoch. POZOR! Opäť nevypĺňajte Koniec jazdy! Ako štát uveďte ten, v ktorom prebieha úsek.

Ostatné údaje zadajte podľa potreby. Opäť sa tu nachádza tlačidlo Ďalší úsek, pridajte štvrtý (posledný) úsek. Ako začiatok jazdy je vyplnené "Makov" z predchádzajúcej jazdy. POZOR! V tomto prípade nevypĺňajte pole Miesto rokovania / medzizastávka, pretože idete ukončiť jazdu. Vyplňte pole Koniec jazdy údajom "Žilina"! Ďalej zapnite voľbu Prechod cez hranice, pretože začiatok tohto úseku je hraničný prechod. Zároveň uveďte štát, v ktorom prebieha úsek:


Ostatné údaje vyplňte podľa potreby. V tomto prípade už nie je zobrazené tlačidlo Ďalší úsek. Keďže ste vyplnili pole Koniec jazdy je zrejmé, že jazda už nebude mať žiadne pokračovanie, ukončíte ju tlačidlom Ok. Informácie o náhrade uvidíte po zapnutí voľby Podrobnosti o náhrade za jazdu. Pri výpočte náhrad v zahraničnej jazde program odlišne postupuje pri služobnom (firemnom) vozidle a pri vlastnom (súkromnom) vozidle. SLUŽOBNÉ VOZIDLO

Pri zahraničnej jazde služobným vozidlom sa v každom úseku nachádza informačné pole Celková náhrada, v ktorom sú uvedené údaje o celkovej náhrade v tomto úseku jazdy, pričom údaje sú rozdelené na 100% - né a Upravené (po zvýšení spotreby). Po zapnutí voľby Podrobnosti o náhrade za jazdu sa zobrazia podrobnejšie informácie o tejto náhrade v príslušnom úseku jazdy. Pre služobné vozidlo je prístupná len záložka PHL. Program pre služobné vozidlo vypočíta len spotrebu PHL v EUR. Ak ste čerpali PHL aj v zahraničí, toto čerpanie sa prepočíta na EUR kurzom, ktorý ste zadali v príslušnom úseku jazdy. Pri výpočte spotreby metódou "FIFO" potom uvažuje aj s týmito načerpanými PHL. Údaje o spotrebe sú uvedené v tabuľke Spotreba PHL v EUR v záložke PHL. VLASTNÉ VOZIDLO

Pri zahraničnej jazde vlastným vozidlom sa v každom úseku nachádza informačné pole Paušálna náhrada, v ktorom sú uvedené údaje len o paušálnej náhrade v tomto úseku jazdy, pričom údaje sú rozdelené na 100%-né a Upravené (po zvýšení paušálnej náhrady). Po zapnutí voľby Podrobnosti o náhrade za jazdu sa zobrazia podrobnejšie informácie o tejto náhrade v príslušnom úseku jazdy. Záložka Paušál je prístupná len vtedy, ak je zároveň v jazde zapnutá voľba Uplatniť paušálnu náhr. za použitie vozidla. V tejto záložke program vypočíta hodnotu paušálnej náhrady, ktorá prislúcha jazde vlastným vozidlom podľa zákona o cestovných náhradách. Táto hodnota sa potom prenáša do spomenutého informačného poľa Paušálna náhrada. Záložka PHL je síce prístupná, ale nie sú v nej uvedené údaje o náhrade za PHL. Z dôvodu zložitosti výpočtu náhrad za spotrebované PHL pri zahraničnej jazde vlastným autom sa tieto vypočítajú až po uložení celej jazdy, a to rovnako ako pri tuzemskej zložitej jazde, vo formulári Evidencia jázd po stlačení tlačidla Prepočet náhrad. Údaje o náhrade zobrazíte zapnutím voľby Info o náhradách.

177

4

178


Po zapnutí voľby Info o náhradách sa zobrazí mininfo, v ktorom sú náhrady za spotrebované PHL rozdelené podľa jednotlivých mien. Pri dodatočnej oprave niektorého z úsekov tejto jazdy vám odporúčame znovu prepočítať náhrady z dôvodu správnosti výsledkov.

4.14.4

ŠTANDARDNÉ JAZDY

Štandardné jazdy slúžia na zrýchlenie práce pri pridávaní nových záznamov do evidencie jázd. TIP: Štandardné jazdy môžete exportovať a importovať medzi počítačmi. Po stlačení tlačidla Import sa načítajú jazdy vybraného motorového vozidla zo zvoleného exportného súboru. Po stlačení tlačidla Export program vygeneruje nový exportný súbor, do ktorého sa prekopírujú jazdy vybraného motorého vozidla. Užívateľ tu má možnosť nadefinovať všetky jazdy, ktoré sa opakujú častejšie ako jeden krát ročne. Celý princíp si predvedieme na príklade, v ktorom si chceme zjednodušiť pridávanie jazdy z firmy do banky a naspäť, za účelom napríklad prevzatia bankových výpisov. 1.

Otvorte formulár pre pridanie novej jazdy (z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Jazdy a v zobrazenom formulári stlačte tlačidlo Pridaj). Zobrazí sa formulár, ktorého horná časť vyzerá nasledovne:

2.

Stlačte tlačidlo F7 v časti Štandardná jazda (zakrúžkovaná časť). Dostanete sa do číselníka štandardných jázd. V tomto formulári stlačte tlačidlo Pridaj.

3.

Zobrazí sa formulár Pridanie novej štandardnej jazdy. V hornej časti zadajte položku Kód a Názov pre štandardnú jazdu. Ďalej zadajte údaje, ktoré majú byť automaticky doplnené pri vyvolaní štandardnej jazdy: Účel (napr. "Prevzatie bankových výpisov"), Začiatok jazdy ("Žilina"), Miesto rokovania / medzizastávka ("Žilina – banka"), Koniec jazdy ("Žilina"). Môžete zadať aj hodinu odchodu a príchodu. Zároveň zvoľte počet prejdených kilometrov v meste, mimo mesta, prípadne kombinovane. Rovnako ako vo formulári Pridanie novej jazdy, aj tu je možné pomocou tlačidla so šípkou vedľa poľa Kombinovane vojsť do pomocného formulára Podrobný výpočet vzdialenosti, v ktorom upresníte trasu a program automaticky vypočíta a doplní kilometre z databázy vzdialeností.


Polia Počet dní od začiatku jazdy vyplňte len v prípade, ak táto štandardná jazda trvá viac ako jeden deň, napríklad, ak by odchod z miesta rokovania bol štandardne na druhý deň po príchode, formulár by vyzeral nasledovne:

Znamená to, že odchod zo Žiliny a príchod do Martina je v ten istý deň (prvý deň jazdy) a odchod z Martina a návrat do Žiliny je na druhý deň. Formulár potvrďte tlačidlom Ok. 4.

Vo formulári Číselník štandardných jázd pribudne nový záznam.

5.

Vo formulári Číselník štandardných jázd stlačte tlačidlo Vyber jazdu alebo Návrat (v pravej dolnej časti). Ak stlačíte tlačidlo Vyber jazdu, okamžite sa vyplnia všetky položky vo formulári Pridanie novej jazdy. Ak stlačíte tlačidlo Návrat, položky sa nevyplnia.

6.

Nadefinovanú štandardnú jazdu môžete využiť kedykoľvek pri pridávaní novej jazdy do evidencie jázd. Ak pridávate jazdu, ktorú ste si nadefinovali ako štandardnú jazdu (napr. vyššie spomínaná jazda "Žilina – banka" s kódom "B"), môžete ju vyvolať výberom z rozbaľovacieho zoznamu Názov alebo priamym vpísaním kódu "B" do textového poľa Kód:

179

4

180


7.

4.14.5

Pri pridávaní podobnej novej jazdy môžete takýmto spôsobom rýchlo doplniť položky formulára priamo z preddefinovanej jazdy. Všetky položky, ktoré program automaticky doplnil z preddefinovanej jazdy, môžete ľubovoľne zmeniť.

FUNKCIE V EVIDENCII JÁZD

Po stlačení tlačidla Funkcie vo formulári Evidencia jázd vám program ponúkne niekoľko užitočných funkcií: ZOBRAZENÉ STĹPCE

Vo formulári Evidencia jázd sú zobrazené len niektoré stĺpce. Pomocou tejto funkcie si môžete dať zobraziť aj ďalšie, prípadne môžete aj vypnúť zobrazovanie existujúcich. POSTUPNÉ ZOBRAZOVANIE DETAILOV JAZDY

Ak je táto funkcia zapnutá, pri pridávaní jazdy sa vám bude formulár postupne zobrazovať. To isté platí pre opravovanie jazdy. ZVÝRAZNENIE ZLÚČENÝCH JÁZD

Zlúčená jazda pozostáva z čiastkových jázd, ktoré majú zapnutú voľbu Jazda je pokračovaním predošlej. Ak sa vo formulári Evidencia jázd nastavíte na akúkoľvek čiastkovú jazdu, farebne sa zvýraznia všetky čiastkové jazdy, ktoré tvoria zlúčenú jazdu. OBNOVENIE PÔVODNÉHO VZHĽADU TABUĽKY

V databázovej tabuľke evidencie jázd je možné ľubovoľne nastaviť usporiadanie stĺpcov aj ich šírku (pomocou myši). Takéto usporiadanie stĺpcov môžete nastaviť nezávisle pre služobné a pre vlastné autá (pre všetky služobné autá bude rovnaké, pre všetky vlastné autá bude rovnaké). Nastavenie sa uloží aj po odchode z formulára. Ak sa chcete vrátiť k pôvodnému štandardnému výrobcom zadefinovanému nastaveniu, použite funkciu Obnovenie pôvodného vzhľadu tabuľky. PREPOČÍTANIE JÁZD

Pomocou tejto funkcie môžete dať prepočítať jazdy všetkých áut, alebo len konkrétneho vybratého vozidla. Program prepočíta predovšetkým stav tachometra a priemernú spotrebu PHL podľa normy. VYPNUTIE AUTOMATICKÉHO PREPOČÍTANIA JÁZD

Po každej oprave údajov v evidencii jázd program prepočítava všetky jazdy nasledujúce za jazdou, ktorú opravujete. Táto operácia môže byť zdĺhavá, ak potrebujete opraviť viac jázd, alebo ak vkladáte jazdy na začiatok a za nimi nasleduje veľký počet už zadefinovaných jázd. Preto si môžete tento automatický prepočet vypnúť pomocou uvedenej funkcie. Po všetkých uskutočnených opravách zvoľte funkciu Prepočítanie jázd.


181

KONTROLA JÁZD

Pomocou tejto funkcie môžete dať skontrolovať jazdy všetkých áut alebo len konkrétneho vybratého vozidla. Program kontroluje predovšetkým nezrovnalosti v časoch a miestach, stav nádrže podľa normy, pri prechode cez hranice musí byť zadaný štát, kontroly pri zlúčených jazdách a pod. Po ukončení tejto funkcie program vygeneruje textový súbor so zoznamom a popisom chýb, prípadne aj s ich opravou, ak bola automaticky vykonaná.

4.14.6

EXPORT, IMPORT V EVIDENCII JÁZD

V evidencii jázd je možné exportovať a importovať jazdy vybratého motorového vozidla. Slúžia na to tlačidlá Export a Import, ktoré sa nachádzajú vo formulári Evidencia jázd (formulár vyvoláte výberom z hlavného menu programu Evidencia → Jazdy). Pomocou týchto funkcií môžete posielať údaje z jedného počítača do druhého. Podmienkou je, aby sa v oboch počítačoch nachádzal program ALFA. Jazdy je možné exportovať a importovať aj medzi rôznymi databázami programu ALFA.

Stlačením tlačidla Export vygenerujete exportný súbor (v tomto prípade "JZA770BA.MDB"). Exportný súbor má všeobecný tvar "JXXYYYZZ.MDB", kde "XXYYYZZ" je EČV motorového vozidla, ktorého jazdy idete exportovať. V "prijímajúcom" počítači potom vo formulári Evidencia jázd stlačíte tlačidlo Import a naimportujete údaje z odosielajúceho počítača práve z takto vytvoreného súboru. Pokiaľ sa budú importovať jazdy auta, ktoré sa nenachádza v číselníku áut, program ponúkne pridanie neexistujúceho auta aj s kompletným nastavením do číselníka áut a následne importuje jazdy do evidencie jázd.

4

182


4.15 CESTOVNÉ PRÍKAZY Evidenciu cestovných príkazov Evidencia → Cestovné príkazy:

vyvoláte

výberom

z hlavného

menu

programu

Tabuľka obsahuje všetky vami vytvorené cestovné príkazy. Označovanie a odznačovanie uskutočníte v záložke Označovanie. Záložka Tlač slúži na hromadnú tlač označených záznamov. V pravej hornej časti tabuľky sa nachádza možnosť zotriedenia existujúcich cestovných príkazov. V prípade ich veľkého počtu môžete použiť vyhľadávač Hľadaj. V pravej dolnej časti tabuľky sa nachádza možnosť voľby prečíslovania cestovných príkazov. Voľba Prečíslovanie umožňuje prečíslovať cestovné príkazy pri dodatočnom zaevidovaní dokladov alebo pri požiadavke hromadnej zmeny formátu použitého čísla. Časovo správny postup pri vyhotovení cestovného príkazu je nasledovný: pred cestou vyhotovíte cestovný príkaz, v ktorom uvediete, kto ide na pracovnú cestu, za akým účelom, akým dopravným prostriedkom, kedy a kam, či bol poskytnutý preddavok a pri zahraničných cestovných príkazoch prípadné devízové nároky. Všetky tieto údaje vyplníte v prvej časti cestovného príkazu (vo formulári Pridanie cestovného príkazu, kapitola 4.15.1 Vystavenie cestovného príkazu [str. 183]). Takto vyplnený cestovný príkaz potvrdíte (stlačíte Ďalej >> a potom Ok) a vytlačíte ako Príkaz na vyslanie. Po návrate z pracovnej cesty sa vrátite do tohto cestovného príkazu cez Oprav a doplníte vyúčtovanie. Vo väčšine prípadov však pravdepodobne budete oba kroky robiť naraz, t.j. aj vyplnenie údajov pred pracovnou cestou aj vyúčtovanie po pracovnej ceste. Takto budeme postupovať pri vysvetlení vypĺňania cestovného príkazu. Cestovný príkaz je možné vytvoriť tromi spôsobmi:

ručným vyplnením všetkých položiek

kópiou z iného cestovného príkazu

načítaním (importom) z evidencie jázd

Ručné vypĺňanie všetkých položiek je oveľa prácnejší spôsob, preto ak už máte podobný cestovný príkaz vytvorený, využite možnosť vytvoriť nový cestovný príkaz kópiou z existujúceho, príp. ak už máte záznam o ceste v evidencii jázd, je jednoduchšie cestovný príkaz vytvoriť importom.


183

Pri vystavovaní cestovného príkazu vám odporúčame, aby ste dodržali zásadu: jedna jazda (jednoduchá alebo zložitá) = jeden cestovný príkaz, t.j. na každú jazdu vám odporúčame vystaviť samostatný cestovný príkaz. V prípade tuzemských cestovných príkazov však program umožňuje vystaviť aj jeden cestovný príkaz z viacerých tuzemských jázd (napr. ak chcete spojiť viac menších jázd za určité časové obdobie do jedného cestovného príkazu). Cestovné príkazy vám odporúčame vystavovať importom z knihy jázd (kapitola 4.15.4 Import z knihy jázd [str. 191]). Pre pochopenie formulára, v ktorom sa zadávajú údaje do cestovného príkazu, vám však popíšeme tento formulár použitím prácnejšieho – ručného spôsobu vypĺňania. Cestovné príkazy sa dajú rozdeliť na dve veľké skupiny: tuzemské cestovné príkazy a zahraničné cestovné príkazy.

4.15.1

VYSTAVENIE CESTOVNÉHO PRÍKAZU

Formulár pre vystavenie cestovného príkazu vyvoláte po stlačení tlačidla Pridaj vo formulári Cestovné príkazy. Tento pozostáva z niekoľkých častí, ktoré si postupne popíšeme:

V časti Základné údaje vyplňte osobu a účel. Číslo program dopĺňa automaticky podľa nastavenia číslovania. Osobu môžete vybrať z číselníka partnerov (pomocou tlačidla F7), kde už budete mať vyfiltrovaných len zamestnancov, alebo ju zadajte ručne iba pre tento cestovný príkaz. Tlačidlo Spolujazdci slúži na uvedenie prípadných ďalších spolucestujúcich. V zobrazenom formulári pomocou tlačidla Pridaj pridajte všetkých spolucestujúcich. Môže to byť pracovník vašej firmy, vtedy vyplňte len textové pole Meno a priezvisko, alebo to môže byť pracovník inej firmy, vtedy zapnite voľbu Pracovník inej organizácie a uveďte organizáciu. Po návrate do formulára Pridanie cestovného príkazu bude nad tlačidlom Spolujazdci informačne uvedený počet spolujazdcov. V časti Dopravné prostriedky uveďte, akým vozidlom bude cesta vykonaná. V rozbaľovacom zozname sú uvedené všetky autá, ktoré máte zadefinované v číselníku áut. Okrem auta môžete pomocou tlačidla Ďalšie dopr. pr. vybrať ďalší dopravný prostriedok, ak bol použitý. V zobrazenom formulári uveďte do textového poľa Názov dopravného prostriedku použitý

4

184


dopravný prostriedok a stlačte Pridaj. Po návrate bude vedľa dopr. pr. informačne uvedený počet ďalších dopravných prostriedkov.

tlačidla

Ďalšie

V časti Ďalšie údaje vyplňte dátumové polia. Dátum vyslania na SC je dátum podpisu príkazu na služobnú cestu (napr. deň pred služobnou cestou). Dátum Správa podaná dňa je dátum, kedy bol cestovný príkaz odovzdaný (napr. deň po služobnej ceste). Dátum podpisu správy je dátum, kedy nadriadený podpísal správu zo služobnej cesty. Pri vytváraní nového cestovného príkazu je vypĺňanie dátumov "Správa podaná dňa" a "Dátum podpisu správy" automatické: do týchto buniek sa doplní dátum z bunky Koniec v časti Jazda. Aj v prípade, že je cestovný príkaz vytvorený importom z knihy jázd, sa tieto dátumy vyplnia podľa dátumu konca cestovného príkazu. Textové pole Preddavok v EUR vyplňte v prípade, ak vám bol na služobnú cestu poskytnutý preddavok v EUR. Voľbu Zahraničný CP zapnite, ak idete vyhotoviť cestovný príkaz do zahraničia (kapitola 4.15.3 Vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty [str. 187]). V časti Jazda zadefinujte údaje o začiatku a konci jazdy, vrátane dátumu. V poli Miesto rokovania môžete uviesť aj viac miest, kde ste sa počas služobnej cesty zastavili. Napr. idete uskutočniť jazdu zo Žiliny do Trnavy a späť a idete ju vyúčtovať v jednom cestovnom príkaze. Do poľa Začiatok uveďte "Žilina", do poľa Miesto rokovania uveďte "Trnava" a do poľa Koniec uveďte "Žilina" (celú jazdu ste ukončili v Žiline). V tejto časti sa nachádza aj jedno veľmi užitočné tlačidlo Import z knihy jázd. Pomocou neho môžete vytvoriť cestovný príkaz jednoducho skopírovaním údajov z knihy jázd, ak už tam máte príslušnú jazdu zadefinovanú (kapitola 4.15.4 Import z knihy jázd [str. 191]). Odporúčame vám vytvárať cestovné príkazy práve týmto spôsobom. Po stlačení tlačidla Ďalej >> vyvoláte formulár Dokončenie cestovného príkazu, v ktorom vyúčtujete celú jazdu.

4.15.2

VYÚČTOVANIE TUZEMSKEJ PRACOVNEJ CESTY

Vo formulári Dokončenie cestovného príkazu sa nachádzajú dve záložky: Vyúčtovanie a Cestovné náhrady. Zároveň sa tu nachádzajú aj tlačidlá Prepočítaj Stravné a vreckové (to použijete na výpočet stravného a vreckového) a Prepočítaj Cest. náhrady (to použijete na výpočet cestovných náhrad pri jazde vlastným autom). V dolnej časti formulára môžete do textového poľa Poznámka uviesť ľubovoľnú poznámku a do poľa Cestovná správa správu zo služobnej cesty (pri tlači je k dispozícii samostatná tlačová zostava Cestovná správa). Najdôležitejšou je záložka Vyúčtovanie. Túto záložku budete vypĺňať vždy, či pôjde o služobné alebo vlastné auto, o tuzemskú alebo zahraničnú jazdu. Databázová tabuľka je centrom cestovného príkazu. Do nej zapisujete jednotlivé úseky jazdy, ako aj výdavky vynaložené na týchto úsekoch. Jazdu rozdeľte na jednotlivé úseky napr. podľa miest rokovania počas pracovnej cesty. V prípade ručného vypĺňania cestovného príkazu vypĺňate jednotlivé úseky pomocou tlačidla Pridaj. Okrem toho môžete úseky zadať aj naimportovaním z knihy jázd, na čo slúži tlačidlo Import z knihy jázd (rovnaké tlačidlo a funkcia sa nachádza aj v predchádzajúcej časti cestovného príkazu, vo formulári Pridanie cestovného príkazu) a voľba Ponechaj už naplnené jazdy a pridaj ako ďalšiu jazdu. Obe tieto funkcie sú popísané v kapitole 4.15.4 Import z knihy jázd [str. 191]. Formulár Pridanie úseku jazdy má niekoľko častí:


185

4 Pri ručnom pridávaní cestovného príkazu je voľba Importované z knihy jázd neprístupná. Túto voľbu vysvetlíme v kapitole 4.15.4 Import z knihy jázd [str. 191]. V časti Použitý dopravný prostriedok uveďte, akým dopravným prostriedkom bol tento úsek jazdy prejdený. Program tu automaticky vypĺňa vozidlo, ktoré ste uviedli v prvej časti vypĺňania cestovného príkazu (vo formulári Pridanie cestovného príkazu). Úsek však mohol byť prejdený iným dopravným prostriedkom, vtedy zapnite Iný dopravný prostriedok a vyberte ho pomocou tlačidla F7. V časti Trasa uveďte Začiatok úseku a Koniec úseku, vrátane dátumov a časov. Pri vypĺňaní vám pomáha program automatickým dopĺňaním údajov, ktoré pozná. Do poľa Vzdialenosť uveďte dĺžku daného úseku v kilometroch. Pomocou tlačidla Vypočítaj program automaticky vypočíta vzdialenosť, pričom údaje čerpá z databázy vzdialeností. Pri tuzemských cestovných príkazoch je pole Štát neprístupné, každý úsek bude prebiehať v Slovenskej republike. Voľba Prvý úsek jazdy má význam v prípadoch, keď do jedného cestovného príkazu chcete spojiť viac samostatných jázd. Pomocou tejto voľby vždy označíte začiatok jazdy (zapnite ju v prvom úseku danej samostatnej jazdy). V záložke Vyúčtovanie cestovného príkazu bude tak každá samostatná jazda oddelená farebne (tmavšou sivou) a pomocou krížika v prvom stĺpci. Pri tuzemských príkazoch je prístupná len záložka Výdavky, zadajte tu výdavky súvisiace s príslušným úsekom len v EUR: cestovné a miestna preprava (napr. hodnotu cestovného lístka pri ceste vlakom), stravné (túto hodnotu vypočíta program aj automaticky použitím funkcie Prepočítaj Stravné a vreck. vo formulári Dokončenie cestovného príkazu), nocľažné (napr. hotelový účet za ubytovanie), prípadne iné nutné vedľajšie výdavky. Všetky tieto výdavky je možné zapísať len v EUR. V pravej dolnej časti sa nachádza voľba Krátenie poskytnutého stravného. Po jej zapnutí sa zobrazia možnosti krátenia stravného. Krátenie vykonajte v súlade so zákonom 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách: Ak má zamestnanec na pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie v celom rozsahu, zamestnávateľ mu stravné neposkytuje. Ak má

186


zamestnanec poskytnuté stravovanie čiastočne, stravné sa mu kráti o 25% za bezplatne poskytnuté raňajky, o 40% za bezplatne poskytnutý obed a o 35% za bezplatne poskytnutú večeru. Krátenie sa vykoná zo sumy maximálneho stravného. Ak je pri pracovnej ceste v účtovnom doklade (v hotelovom účte) vyčíslená hodnota poskytnutia raňajok, stravné, na ktoré má zamestnanec nárok sa kráti o sumu raňajok alebo o 25% (ak je hodnota raňajok vyššia ako 25% zo stravného, alebo ak hodnota raňajok nie je vyčíslená).

TIP: Miera krátenia stravného sa nezaokrúhľuje (napr. 25 % zo sumy 7,7 €), zaokrúhľuje sa až výsledná suma kráteného stravného na eurocenty nahor. Do textového poľa Poznámka môžete uviesť ľubovoľnú poznámku. Po vyplnení jednotlivých úsekov v cestovnom príkaze a po výpočte stravného (pomocou tlačidla Prepočítaj Stravné a vreck.) bude tabuľka Vyúčtovanie vyzerať napr. nasledovne:

Do stĺpcov v zobrazenej tabuľke sa prenesú údaje z jednotlivých úsekov, všetky výdavky sú len v EUR. Ak by ste do jedného cestovného príkazu spojili viac samostatných tuzemských jázd, tieto jazdy budú odlíšené farebne a krížikom v prvom stĺpci:

Pomocou volieb Info o stravnom a zahraničných výdavkoch a Sumárne informácie môžete zapnúť mini info s týmito informáciami. POZOR! Zadávanie viacerých samostatných jázd do jedného cestovného príkazu je možné len v prípade tuzemského cestovného príkazu. TIP: Suma stravného je ustanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni (zákon 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách).


VLASTNÉ AUTO

187

– ŠPECIFICKÉ ÚDAJE

Záložka Cestovné náhrady je prístupná len pri ceste vlastným autom. Pre správny výpočet náhrad je potrebné zadať cenu za PHL zo dňa začiatku jazdy (túto cenu zadajte, aj keď ste nečerpali PHL). Náhradu za km program preberá z číselníka paušálnych náhrad, do ktorého sa dostanete po stlačení tlačidla F7 vedľa tohto poľa. Po stlačení tlačidla Prepočítaj Cest. náhrady program doplní do tabuľky údaje o celkovej paušálnej náhrade (stĺpec Základná náhrada) a o celkovej náhrade za spotrebované PHL (stĺpec Náhrada za PHL). Súčet týchto dvoch stĺpcov predstavuje celkovú náhradu za jazdu vlastným autom.

4 POZNÁMKA: Ak je cestovný príkaz vytvorený ručne, údaje o základnej náhrade a náhrade za PHL budú zobrazené v samostatných riadkoch. Pri cestovnom príkaze vytvorenom importom z knihy jázd (import jednoduchej jazdy, kapitola 4.14.1 Jednoduchá tuzemská jazda na strane 166) budú údaje uvedené v jednom riadku. Zároveň budú importom z jazdy prevzaté všetky potrebné údaje (spotreba, cena PHL, náhrada za km). Údaje môžete podľa potreby opraviť, prípade pridať nové, či vymazať existujúce. Pri pridaní nových náhrad zadajte vo formulári Pridanie náhrady údaje Vzdialenosť, Cena PHL, Pauš. náhrada a Priem. spotreba a program prepočíta celkovú paušálnu náhradu a náhradu za PHL. Pri oprave vypočítaných náhrad je potrebné zrušiť príznak Programom vypočítaná položka. Keď potom opätovne stlačíte tlačidlo Prepočítaj Cest. náhrady, program po potvrdení vymaže ručne zadané údaje a "dosadí" vlastné. POZOR! Vypočítané cestovné náhrady pri vlastnom vozidle sa automaticky skopírujú aj do stĺpca Cestovné v záložke Vyúčtovanie, a to do posledného úseku. Ak ste si predtým uviedli vlastné cestovné v tomto úseku (napr. hodnotu cestovného lístka autobusom), program tento údaj vymazal a nahradil hodnotou vypočítaných cestovných náhrad. Akékoľvek ďalšie cestovné výdavky musíte k tejto hodnote ešte pripočítať. Celý cestovný príkaz potvrďte tlačidlom Ok.

4.15.3

VYÚČTOVANIE ZAHRANIČNEJ PRACOVNEJ CESTY

Pri vyúčtovaní zahraničného cestového príkazu budete postupovať rovnako ako pri tuzemskom, pričom budete zadávať ďalšie údaje. Pri zahraničnom cestovnom príkaze je potrebné, aby vo formulári Pridanie cestovného príkazu (po stlačení Pridaj v evidencii cestovných príkazov) bola zapnutá voľba Zahraničný CP. Po jej zapnutí sa sprístupnia niektoré nastavenia špecifické práve pre zahraničné CP:

188


Tlačidlo Devízové nároky slúži pre vyplnenie údajov ešte pred odchodom na zahraničnú pracovnú cestu (tieto údaje nie sú povinné). Uveďte miesto pobytu a to, či hostiteľ bude hradiť cestujúcemu nejaké výdavky. V tabuľke zadajte predpokladané výdavky v cudzej mene za stravovanie, ubytovanie a pod. Tieto výdavky nie sú skutočné, sú to iba preddavky v zahraničnej mene na očakávané výdavky v zahraničí. Vo formulári, ktorý sa zobrazí po stlačení tlačidla Pridaj vyberte z rozbaľovacieho zoznamu Typ devízového nároku príslušnú položku, uveďte čiastku a menu, prípadne počet dní (suma spolu je potom počítaná ako súčin čiastky a počtu dní). Po návrate bude nad tlačidlom Devízové nároky informačne uvedený počet položiek. V poli Vreckové je prednastavená hodnota 0%. Ak zvolíte maximálnu hodnotu vreckového 40%, znamená to, že za každý deň pracovnej cesty v zahraničí vám prináleží vreckové v hodnote 40% z nárokovaného stravného. Napríklad ste strávili v Českej republike 7 hodín, za tento pobyt vám prináleží stravné v hodnote 300 CZK a k tomu ešte 120 CZK vreckové (40% z 300). Túto hodnotu si môžete zmeniť, pričom postupujte podľa zákona o cestovných náhradách. Podľa tohto údaja program počíta vreckové. Po stlačení tlačidla Ďalej >> sa dostanete do ďalšej časti vystavenia cestovného príkazu (formulár Dokončenie cestovného príkazu), v ktorej sa nachádzajú dve záložky Vyúčtovanie a Cestovné náhrady. Najdôležitejšia je záložka Vyúčtovanie, do nej zapisujete jednotlivé úseky pracovnej cesty, ako aj výdavky vynaložené na týchto úsekoch. Zahraničnú pracovnú cestu rozdeľte na jednotlivé úseky v prvom rade podľa hraničných prechodov (jeden úsek môže prebiehať len v jednom štáte) a ďalej aj podľa miest rokovania. V prípade ručného vypĺňania cestovného príkazu vypĺňate jednotlivé úseky pomocou tlačidla Pridaj. Okrem toho môžete úseky zadať aj naimportovaním z knihy jázd, na čo slúži tlačidlo Import z knihy jázd (rovnaké tlačidlo a funkcia sa nachádza aj v predchádzajúcej časti cestovného príkazu, vo formulári Pridanie cestovného príkazu). Táto funkcia je popísaná v kapitole 4.15.4 Import z knihy jázd [str. 191]. Po stlačení Pridaj v záložke Vyúčtovanie sa zobrazí formulár Pridanie úseku jazdy. V porovnaní s tuzemskou pracovnou cestou (kapitola 4.15.2 Vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty [str. 184]) budete vypĺňať ďalšie údaje. Keďže ste pri pridávaní cestovného príkazu zvolili, že ide o zahraničný, v každom úseku jazdy bude sprístupnená voľba Prechod cez hranice a možnosť pomocou tlačidla F7 vybrať z číselníka štátov iný štát ako Slovenská republika. POZOR! Voľbu Prechod cez hranice zapnite vtedy, ak začiatok úseku je hraničný prechod. Na obrázku vľavo je zobrazený prvý úsek zahraničnej pracovnej cesty, zo Žiliny do Makova, t.j. po hranice s Českou republikou. Tento úsek sa celý nachádza na území Slovenskej republiky. Na obrázku vpravo je zobrazený druhý úsek zahraničnej pracovnej cesty, z Makova do Ostravy, t.j. z hraníc s Českou republikou do miesta rokovania. Makov je hraničný prechod, zapnite voľbu Prechod cez hranice, celý úsek prebieha v Českej republike:


189

V zahraničnom cestovnom príkaze sa nenachádza voľba Prvý úsek jazdy, pretože do zahraničného cestovného príkazu nie je možné spojiť viac samostatných jázd (ako je to v tuzemskom príkaze). V pravej hornej časti sa nachádzajú záložky Výdavky, Výdavky CM a Čerp. v zahr.. Záložku Výdavky budete vypĺňať len pri úsekoch, ktoré prebiehajú v Slovenskej republike, pretože tu zadávate výdavky len v EUR (kapitola 4.15.2 Vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty [str. 184]). V úseku, ktorý prebieha v inom štáte ako Slovenská republika, sú prístupné aj záložky Výdavky CM a Čerp. v zahr..

Do záložky Výdavky CM (CM = cudzia mena) uveďte všetky výdavky v zahraničnej mene, ktoré boli vynaložené na príslušnom zahraničnom úseku. Tieto výdavky potom porovnáte s devízovými nárokmi (tie sa vypĺňajú v prvej časti cestovného príkazu) a určíte doplatok, resp. preplatok v cudzej mene. Hodnotu stravného program vypočíta aj automaticky použitím funkcie Prepočítaj Stravné a vreck.. Suma stravného je ustanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni (zákon 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách). Stravné v cudzej mene za kalendárny deň poskytne zamestnávateľ zamestnancovi v mene a vo výške stravného ustanoveného pre krajinu, v ktorej zamestnanec strávi v kalendárnom dni najviac hodín. Ak zamestnanec strávi v kalendárnom dni rovnaký počet hodín vo viacerých krajinách, zamestnávateľ mu poskytne stravné v cudzej mene, ktorá je výhodnejšia pre zamestnanca. Ak program pri výpočte stravného zistí, že v jednom kalendárnom dni prebiehala pracovná cesta vo viacerých krajinách rovnaký počet hodín, zobrazí formulár, v ktorom ponúkne na výber stravné vo všetkých menách a vy sa rozhodnete, ktoré je pre vás výhodnejšie. Údaje v záložke Čerp. v zahr. zadajte, pokiaľ ste čerpali PHL v zahraničí. POZOR! Pri zahraničných cestovných príkazoch služobným vozidlom môžete výdavky na čerpanie PHL vyplatiť dvomi spôsobmi. Prvým je samostatný výdavkový doklad z peňažného denníka, v tomto prípade do cestovného príkazu čerpanie nezadávate. Druhým spôsobom je uvedenie čerpania ako súčasť cestovného príkazu, v tomto prípade musí byť čerpanie PHL v zahraničí uvedené ako výdavok v záložke Výdavky CM (ako nutné vedľajšie výdavky). Do peňažného denníka už znovu čerpanie nezadávajte. Údaje o krátení poskytnutého stravného vyplňte rovnakým spôsobom ako v tuzemskom cestovnom príkaze. Posledným údajom vo vyúčtovaní, ktorý sa nachádza v zahraničných pracovných cestách naviac oproti tuzemským, je informačný údaj o vreckovom. Táto hodnota sa prenáša z prvej časti vypĺňania cestovného príkazu.

4

190


Po vyplnení jednotlivých úsekov v zahraničnom cestovnom príkaze a po výpočte stravného (pomocou tlačidla Prepočítaj Stravné a vreck.) bude tabuľka Vyúčtovanie vyzerať napr. nasledovne:

Do stĺpcov v zobrazenej tabuľke sa prenesú údaje len z úsekov prebiehajúcich v Slovenskej republike, všetky výdavky sú len v EUR. Ak chcete vedieť údaje o zahraničných výdavkoch (tie, ktoré ste vypĺňali v záložke Výdavky CM) a údaje o stravnom, zapnite voľbu Info o stravnom a zahraničných výdavkoch. V tomto mininfe sa údaje aktualizujú podľa toho, na ktorom riadku v záložke Vyúčtovanie sa práve nachádzate. V prvej tabuľke Tuzemské a zahraničné stravné – rozpis sú zobrazené údaje o stravnom, ktoré vám prislúcha, sú to údaje aj o tuzemskom aj o zahraničnom stravnom. Tieto údaje o stravnom sa zároveň prenášajú: pri tuzemskom stravnom do stĺpca Stravné v záložke Vyúčtovanie, pri zahraničnom stravnom do poľa Stravné v tomto miniinfe:

V druhej časti miniinfa sú okrem už spomínaného stravného aj údaje a vreckovom a ostatných výdavkoch prenášaných zo záložky Vyúčtovanie CM z jednotlivých úsekov. V uvedenom prípade sme sa vo vyúčtovaní nachádzali na treťom riadku, kde boli výdavky na nocľažné 680 CZK a iné vedľajšie výdavky 150 CZK. Vreckové a stravné program automaticky vypočítal. VLASTNÉ AUTO

– ŠPECIFICKÉ ÚDAJE

Pri zahraničnej ceste vlastným autom sú dôležité údaje v záložke Čerp. v zahr. vo vyúčtovaní jednotlivých úsekov cesty. V prípade použitia vlastného vozidla máte nárok na náhradu za spotrebované PHL v tuzemskej mene. Náhradu za spotrebované PHL v zahraničí môžete poskytnúť v cudzej mene. V cudzej mene poskytnete náhradu za spotrebované PHL aj za prejdené kilometre na ceste späť od hranice do miesta vyslania. Pri výpočte týchto náhrad v cudzej mene v záložke Cest. náhrady program čerpá údaje práve zo záložky Čerp. v zahr.. POZOR! Od 1.1.2009 bola zrušená hranica prejdených 350 km v zahraničí pri jazde vlastným autom. Spotreba PHL sa prepočítavala poslednou cenou PHL zadanou v tuzemskej mene. Záložka Cestovné náhrady je prístupná len pri ceste vlastným autom. Pre správny výpočet náhrad je potrebné zadať cenu za PHL zo dňa začiatku jazdy (túto cenu zadajte, aj keď ste nečerpali PHL). Po stlačení tlačidla Prepočítaj Cest. náhrady program doplní údaje o celkovej


191

paušálnej náhrade a o celkovej náhrade za spotrebované PHL (rovnako ako pri tuzemských pracovných cestách, kapitola 4.15.2 Vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty [str. 184]).

4.15.4

IMPORT Z KNIHY JÁZD

Cestovný príkaz môžete veľmi jednoducho vytvoriť, pokiaľ už máte príslušnú jazdu zaevidovanú v evidencii jázd. Importovať môžete jednoduché aj zložité jazdy (zlúčené), tuzemské aj zahraničné, služobným aj vlastným vozidlom. Vo formulári Pridaj cestovný príkaz najskôr vyberte auto v časti Dopravné prostriedky. Potom stlačte tlačidlo Import z knihy jázd (zakrúžkovaná časť):

4

Program vám ponúkne na výber jazdy len toho auta, ktoré ste vybrali. Zvoľte jazdu, ktorú chcete importovať a stlačte Vyber. Všetky údaje, ktoré program dokáže z príslušnej jazdy prebrať, doplní do cestovného príkazu: účel, začiatok a koniec jazdy (vrátane dátumov), ako aj všetky údaje v záložkách Vyúčtovanie a Cestovné náhrady. Pole Miesto rokovania v prvej časti cestovného príkazu program vyplní len v prípade jednoduchej jazdy, kde je jednoznačné miesto rokovania (pri zlúčenej jazde ich je viac). Pri zahraničnej jazde sa tiež automaticky zapne voľba Zahraničný CP. Pri takejto naimportovanej jazde vám stačí doplniť len chýbajúce údaje (napr. spomínané miesto rokovania pri zlúčených jazdách, dátum vyslania na SC, dátum podania a podpisu správy, osobu a spolujazdcov a pod.). Pri použití tlačidiel Prepočítaj Stravné a vreck. a Prepočítaj Cest. náhrady (pri vlastnom aute) program vypočíta uvedené hodnoty a celý cestovný príkaz môžete uložiť pomocou Ok. Stravné a vreckové program prepočíta aj pri uložení cestovného príkazu. V každom úseku takejto naimportovanej jazdy je zapnutá voľba Importované z knihy jázd:

Údaje týkajúce sa trasy sú neprístupné – nie je možné ich zmeniť. Ak chcete dodatočne tieto údaje upraviť, musíte túto voľbu vypnúť, vtedy sa sprístupnia príslušné polia. Pri uložení cestovného príkazu program kontroluje, či bola aspoň v jednom úseku importovanej jazdy

192


vypnutá voľba Importované z knihy jázd. Ak zistí že bola, automaticky ju vypne aj v ostatných úsekoch a celý cestovný príkaz sa bude javiť že nie je importovaný z knihy jázd. V záložke Vyúčtovanie (vo formulári Dokončenie cestovného príkazu) sa tiež nachádza tlačidlo Import z knihy jázd. Toto tlačidlo spĺňa rovnakú funkciu ako tlačidlo v predchádzajúcej časti vystavenia cestovného príkazu. Pomocou neho môžete naimportovať už existujúcu jazdu z knihy jázd. Ak už máte nejakú jazdu v cestovnom príkaze v záložke Vyúčtovanie zadefinovanú, touto funkciou sa v prípade zahraničných cestovných príkazov pôvodná existujúca jazda nahradí (prepíše), t.j. vždy budete mať v cestovnom príkaze len jednu jazdu. V prípade tuzemských cestovných príkazov môžete zároveň zapnúť voľbu Ponechaj už naplnené jazdy a pridaj ako ďalšiu jazdu. Tým sa ponechá pôvodná existujúca jazda a nová naimportovaná sa pridá ako ďalšia a zároveň sa odlíši farebne a krížikom v prvom stĺpci.

4.16 DOŠLÁ A ODOSLANÁ POŠTA Evidenciu došlej a odoslanej pošty vyvoláte výberom z hlavného menu programu Evidencia → Došlá a odoslaná pošta. Slúži na evidovanie prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty (listy, faktúry, objednávky, reklamácie a pod.). Formulár Evidencia došlej a odoslanej pošty obsahuje zoznam všetkých prijatých a odoslaných dokumentov. Nachádzajú sa tu údaje o obsahu pošty (vec, predmet), o dátume zaevidovania pošty (odoslania, prijatia), o partnerovi, pridelení, vybavení a pod.


193

4 Zaujímavé sú stĺpce VB, DO, Značka: VB

V tomto stĺpci sa zobrazí príznak výkričníka na červenom podklade v prípade, ak je záznamu pošty pridelený termín vybavenia a ten je skorší ako aktuálny dátum (systémový dátum počítača), t.j. pošta už mala byť vybavená.

DO

Ak má záznam príznak "D" ide o došlú poštu, ak "O" ide o odoslanú poštu.

Značka

Značka je vo väčšine prípadov číslo príslušnej pošty (ktoré je na nej napísané), napríklad pre odoslanú faktúru je to interné číslo faktúry, pre došlú faktúru je to externé číslo (variabilný symbol). V prípade, ak je zobrazené zelenou farbou, znamená to, že tento záznam je spárovaný s niektorým dokladom z účtovníctva.

Záznamy do evidencie pošty môžete pridávať:

ručne (kapitola 4.16.1 Ručné pridávanie záznamov [str. 194]),

poloautomaticky (4.16.2 Poloautomatické pridávanie záznamov [str. 195]),

automaticky (4.16.3 Automatické pridávanie záznamov [str. 196]).

V hornej časti formulára sa nachádzajú dve záložky. Záložka Zobraz slúži pre zobrazenie, resp. vyfiltrovanie záznamov v tabuľke. Pomocou prvého rozbaľovacieho zoznamu si môžete dať zobraziť označené, resp. neoznačené záznamy, pomocou druhého došlú alebo odoslanú poštu. Stlačením tlačidla Filter sa zobrazia ďalšie možnosti filtrovania: podľa mesiaca, partnera prípadne podľa toho, kto vybavuje (rozbaľovacie zoznamy obsahujú len tých partnerov z celého číselníka partnerov, ktorí sú použití aspoň v jednom zázname evidencie pošty). Záložka Označovanie obsahuje klasické možnosti označovania. Zároveň sa tu nachádza miniinfo Legenda, v ktorom sú vysvetlené farebné príznaky používané v evidencii došlej a odoslanej pošty. V dolnej časti sa okrem tlačidiel pre pridanie, opravu, vymazanie a tlač nachádza aj tlačidlo Kópia. To slúži pre vytvorenie rovnakého záznamu ako je ten, na ktorom sa práve nachádzate (vytvorenie kópie). Pod tlačidlom Funkcie sa nachádzajú dve užitočné funkcie. Prvou je možnosť hromadne prečíslovať záznamy v evidencii došlej a odoslanej pošty. Druhou je možnosť

194


hromadne pridať označené doklady z evidencie záväzkov, pohľadávok alebo z fakturácie (kapitola 4.16.2 Poloautomatické pridávanie záznamov [str. 195]).

4.16.1

RUČNÉ PRIDÁVANIE ZÁZNAMOV

Ručne budete pridávať také záznamy, ktoré zároveň iným spôsobom NEZAZNAMENÁVATE v programe (vo fakturácii alebo v evidencii pohľadávok a záväzkov), predovšetkým listy (korešpondenciu). Pre odoslanú poštu platí rovnaký formulár ako pre došlú (na jednu malú výnimku, ktorú popíšeme neskôr). Po stlačení tlačidla Pridaj došlú vyberte Nová došlá pošta. V hornej časti sa nachádza číslo záznamu v evidencii pošty. Každý záznam má toto číslo jedinečné, nemôžu sa vyskytnúť dva záznamy s rovnakým číslom. Číslovanie záznamov nastavíte v režime účtovania v záložke Došlá a odoslaná pošta, prípadne priamo v tomto formulári po stlačení tlačidla F7.

Do poľa Vec / Obsah stručne popíšte obsah došlej pošty. Do poľa Dátum prijatia uveďte dátum prijatia pošty. V prípade odoslanej pošty sa tento dátum zmení na Dátum vyhotovenia. Do poľa Forma pošty môžete pre informáciu uviesť, akou formou bola pošta doručená (obyčajne, doporučene). Pole Výplatné sa zobrazuje len v odoslanej pošte. Uveďte v ňom informatívne hodnotu poštovného (hodnotu známok). Po vytlačení zoznamu odoslanej pošty s výplatným to môže slúžiť ako podklad pre výdaj známok z evidencie cenín. V poli Pripojené k môžete pomocou tlačidla F7 vybrať iný záznam v evidencii pošty, ku ktorému ho môžete pripojiť (ak spolu súvisia, nadväzujú na seba, jeden je odpoveďou druhého a pod.). Oba záznamy budú v evidencii pošty znázornené ružovým písmom (v stĺpci Reg. číslo).


195

Ak si záznam vyžaduje vybavenie, v časti Potrebné vybaviť určite termín pridelenia, termín vybavenia, komu bol záznam pridelený, akým spôsobom má byť vybavený. Ak bude vybavený, vrátite sa cez Oprav a vyplníte aj pole Vybavené dňa. Porovnaním dátumov Termín (vybaviť do) a systémového dátumu počítača program prideľuje záznamu príznak výkričníka v stĺpci VB (vybavená pošta s prekročenou lehotou vybavenia). V záložke Adresa partnera uveďte partnera, ktorého sa záznam týka (komu bude odoslaný, alebo od koho je prijatý). V záložke Údaje o dokumente uveďte Značku / číslo (napr. pri došlých faktúrach je to číslo faktúry), počet príloh a dátum vyhotovenia príslušného dokumentu.

4 4.16.2

POLOAUTOMATICKÉ PRIDÁVANIE ZÁZNAMOV

Druhým spôsobom pridávania záznamov do evidencie pošty je kopírovanie záznamov z evidencie záväzkov (v prípade došlej pošty) alebo z evidencie pohľadávok, z objednávok, preddavkových faktúr, faktúr a dodacích listov (v prípade odoslanej pošty). Doklady môžete do evidencie pošty kopírovať po jednom alebo hromadne. V prvom prípade po stlačení tlačidla Pridaj došlú vyberte Kópia zo záväzkov. Dostanete sa do formulára, v ktorom sú zobrazené všetky záväzky. Po výbere jedného stlačte tlačidlo Vyber. Jednotlivé polia vo formulári pre pridanie pošty sa vyplnia dostupnými údajmi z príslušného záväzku. Rovnako postupujte pri vytvorení záznamu odoslanej pošty kópiou z pohľadávok, objednávok, preddavkových faktúr, faktúr a dodacích listov. Po takomto vytvorení záznamu v evidencii pošty sa príslušný záväzok, pohľadávka, faktúra, spáruje so záznamom v pošte. Táto informácia sa zapíše do konkrétneho záznamu do záložky Údaje o dokumente.

Hromadne skopírujete doklady pomocou tlačidla Funkcie a výberom položky Hrom. pridanie označ. dokladov z. Dostanete sa do príslušnej evidencie dokladov, kde pomocou záložky Označovanie označíte príslušné doklady a pomocou tlačidla Hrom. vyber ich hromadne prenesiete do evidencie pošty. Pri hromadnom prenose dokladov z evidencie pohľadávok alebo z fakturácie sa zobrazí formulár, v ktorom zadajte dátum odoslania spoločný pre všetky pridávané doklady. Ak nezadáte žiaden dátum, pre každý záznam sa preberie dátum vyhotovenia dokladu ako dátum odoslania.

196


4.16.3

AUTOMATICKÉ PRIDÁVANIE ZÁZNAMOV

Tretím spôsobom pridávania záznamov do evidencie pošty je automatický zápis dokladov z evidencie záväzkov, z evidencie pohľadávok a z dokladov fakturácie (objednávky, preddavkové faktúry, faktúry, dodacie listy). Predpokladom automatického zápisu uvedených dokladov je nastavenie tejto funkcie v režime účtovania, v záložke Došlá a odoslaná pošta.

Pri uložení napr. záväzku – faktúry v evidencii záväzkov sa automaticky vytvorí príslušný záznam v evidencii pošty. Do záložky Údaje o dokumente sa do poľa Značka / číslo doplní číslo daňového dokladu (v prípade pohľadávok a záväzkov), resp. číslo dokladu z fakturácie. Zároveň sa v tejto záložke zobrazí oznam "Záznam je spárovaný s účtovným dokladom". Špecifickým prípadom je nasledovný kolobeh dokladov: najskôr zapíšete došlú faktúru do evidencie došlej pošty, kde v záložke Údaje o dokumente uvediete číslo faktúry do poľa Značka / číslo. Potom túto faktúru zapíšete do evidencie záväzkov. V tomto prípade stačí vyplniť číslo faktúry v poli Číslo daňového dokladu. Program nájde príslušný záznam zapísaný v evidencii pošty a spýta sa, či chcete k dokladu pripojiť uvedený záznam. Po potvrdení Áno vyplní v záväzku všetko, čo vie prevziať z evidencie pošty: partnera, dátumy vyhotovenia a prijatia. POZOR! Upozornenia pri zápise dokladov do evidencie došlej pošty: Pri oprave údajov v evidencii záväzkov, pohľadávok a vo fakturácii, sa príslušné údaje opravia aj v spárovanom zázname v evidencii pošty. Pri oprave údajov v evidencii pošty sa príslušné údaje neopravia v evidencii záväzkov, pohľadávok a vo fakturácii. Do evidencie pošty nie je možné automaticky z evidencie záväzkov, pohľadávok alebo fakturácie zapísať doklad, ktorý sa tam už pod tým istým číslom (Značka / číslo) nachádza. Môžete to urobiť ručne ale len v prípade záväzkov (v evidencii pošty pomocou tlačidla Pridaj došlú).

4.16.4

TLAČ Z EVIDENCIE POŠTY

Pre tlač z evidencie pošty máte k dispozícii niekoľko tlačových zostáv. Po stlačení tlačidla Tlač > sa zobrazí formulár, ktorý sa skladá z dvoch častí. Horná časť slúži pre poštový podací hárok, dolná časť je spoločná pre všetky tlačové zostavy z evidencie pošty (triedenie záznamov, obdobie). Zároveň je možné tlačiť len označené záznamy. Po stlačení tlačidla Tlač vyberte príslušnú tlačovú zostavu: Došlá a odoslaná pošta (slúži ako súhrnná tlačová zostava evidencie


197

pošty), Poštový podací hárok (zoznam odoslanej doporučenej pošty, ktorý je potrebné potvrdiť na pošte), Odoslaná pošta s výplatným (môže slúžiť ako podklad pre výdaj z evidencie cenín). POZOR! Jednotlivé záznamy sa do tlačových zostáv preberajú len na základe vášho výberu (buď podľa obdobia, alebo ako označené)! Program sám nerozlišuje, či ide o doporučenú alebo obyčajnú poštu!

4.17 SVB – SPOLOČENSTVÁ VLASTNÍKOV BYTOV V programe ALFA je možné spracovávať aj účtovníctva typu SVB – Spoločenstvá vlastníkov bytov. POZOR! Pre typ účtovnej jednotky Spoločenstvo vlastníkov bytov nie je program legislatívne aktualizovaný, ani poradensky podporovaný. V programe sú pre tento typ účtovnej jednotky zapracované iba odlišnosti popísané v tejto kapitole. Tieto účtovníctva sú veľmi podobné klasickým, ale určité odlišnosti sa v nich predsa len nájdu. Pri vygenerovaní novej firmy je potrebné vo formulári Nové účtovníctvo… (Firma → Nová) nastaviť Typ účtovnej jednotky nasledovne:

Ostatné parametre nastavte tak, ako je uvedené v kapitole 3.1 Vytvorenie novej firmy [str. 43]. Program automaticky vytvorí novú firmu typu SVB, ktorá nie je platiteľom DPH. Hlavné rozdiely sú:

Automaticky preddefinované členenie (analytika), ktoré si môžete pozrieť vo formulári Definovanie členení účelu (Číselník → Členenie (Analytika)).

Nastavenie účelov – stĺpcov peňažného denníka (Číselník → Účely – stĺpce peňažného denníka). Používa sa menej stĺpcov ako v klasickom jednoduchom účtovníctve a ich nastavenie je tiež odlišné, je však možné ho zmeniť.

Stĺpce peňažného denníka, ktoré sa v SVB využívajú sú nasledovné (nájdete ich v spomínanom číselníku Účely – stĺpce peňažného denníka): Príjmy:

Príjem podliehajúci dani

Prevádzka domu – služby

Správa domu

4

198


Fond opráv a údržby

Príjem z priebežnej položky

Výdavky:

Výdaj odpočítateľný od základu dane

Prevádzka domu – služby

Správa domu

Fond opráv a údržby

Výdaj na priebežnú položku

Z členenia vyplýva, že SVB používa menej stĺpcov ako jednoduché účtovníctvo, no nie je to až tak pravda. Ak si dáte vytlačiť zostavu peňažného denníka pre SVB, zistíte, že obsahuje omnoho viac stĺpcov ako klasické jednoduché účtovníctvo. Pri SVB sa jeden stĺpec peňažného denníka skladá z viacerých "podstĺpcov". Tieto "podstĺpce" sú v podstate zadefinované členenia. Členenia nastavíte výberom z hlavného menu programu Číselník → Členenie (Analytika). Nastavíte sa napr. na Účel – stĺpec peňažného denníka "Správa domu" a v pravej časti sa zobrazí jeho rozdelenie na členenia – "podstĺpce" peňažného denníka.

Každý "podstĺpec" má svoje číslo. Pomocou neho ho program priradí príslušnému účelu – stĺpcu. V uvedenom prípade účel – stĺpec "Správa domu" zastrešuje stĺpce 34 až 37. POZNÁMKA: Zhrnutie: SVB používa menej účelov – stĺpcov, ale pre každý účel môžete nadefinovať viac členení – podstĺpcov. Členenia, ktoré budú mať rovnaké číslo stĺpca, sa vo výstupnej zostave peňažného denníka spočítajú do jedného stĺpca. Celý princíp účtovania do peňažného denníka je založený na rozúčtovaní sumy na samostatné členenia. Postupujte nasledovne: 1.

V peňažnom denníku, v príjmovom alebo výdavkovom doklade vyberte Účel – stĺpec peňažného denníka (napríklad Správa domu). Do poľa Suma zadajte sumu (napr. 500,00):


2.

Stlačte tlačidlo Rozpis, ktoré sa nachádza vedľa rozbaľovacieho zoznamu Členenie.

3.

Zobrazí sa formulár, v ktorom je potrebné vykonať rozdelenie celej sumy. Práca s týmto formulárom je popísaná v kapitole 4.2.4 Členenie v peňažnom denníku [str. 100]. Rozdelenie sumy môže byť napríklad nasledovné:

4.

Po rozdelení celej sumy stlačte tlačidlo Ok.

5.

Vo formulári pre pridanie nového dokladu do peňažného denníka sa rozsvieti tlačidlo Rozpis, ktoré sa nachádza vedľa rozbaľovacieho zoznamu Členenie. Rozsvietením signalizuje, že je použitý rozpis.

6.

Vyplňte ostatné údaje a uložte pomocou tlačidla Ok. Do peňažného denníka sa pridá jeden nový doklad, ktorý si môžete skontrolovať priamo na obrazovke. Neľakajte sa ak zistíte, že program zapísal sumu 500 EUR len do jedného stĺpca a to do stĺpca 19

199

4

200


Správa. V skutočnosti je suma zapísaná do štyroch stĺpcov, ale vo formulári peňažného denníka to nie je vidieť, až pri tlači. Týmto postupom ste zaúčtovali jednu sumu do peňažného denníka, ktorá sa v zostave peňažného denníka pre SVB zobrazí v štyroch samostatných stĺpcoch 34 až 37. Ak by ste si dali vytlačiť peňažný denník pre klasický typ jednoduchého účtovníctva, tak by program do zostavy peňažného denníka doplnil jedinú sumu do stĺpca 19 Osobný vklad podnikateľa, skratka: "Vklad". Môžete si to vyskúšať, lebo program povoľuje pre typ účtovníctva tlačiť dva typy peňažného denníka. Jeden pre SVB a druhý pre klasické jednoduché účtovníctvo (stačí zmeniť Druh zostavy vo formulári Tlač). Možno vás bude zaujímať, kde sa nastavujú názvy stĺpcov výstupnej zostavy (tej, ktorá sa tlačí priamo na tlačiareň), lebo zatiaľ sme sa s takým nastavením nestretli. Stačí, ak z hlavného menu programu vyberiete Číselník → SVB – Názvy stĺpcov PD…. Formulár obsahuje dve rovnaké sekcie. Jednu zelenú pre príjmy (prvá a druhá tabuľka) a druhú červenú pre výdavky (tretia a štvrtá tabuľka). Údaje v bielych poliach môžete ľubovoľne zmeniť. Treba dávať pozor hlavne na dĺžku použitých textov.

Po nastavení stlačte tlačidlo Ok. Zmeny si môžete skontrolovať pri vytlačení výstupnej zostavy.

4.18 OSTATNÉ EVIDENCIE 4.18.1

KALENDÁR ÚLOH

Táto časť programu je len pomôcka, ktorá vám má pri vedení účtovníctva pomáhať. Slúži na jednoduché evidovanie úloh, ktoré máte v najbližšej budúcnosti vybaviť. Formulár vyvoláte výberom z hlavného menu programu Pomôcky → Kalendár úloh. V hornej časti formulára sa nachádzajú dva rozbaľovacie zoznamy Zobraz a Úloha. Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Zobraz určujete, ktoré úlohy budú zobrazené ("Všetky", "Vybavené" a "Nevybavené"). Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Úloha zasa určujete, aké typy úloh majú byť zobrazené. Vedľa neho je tlačidlo R, ktoré slúži na obnovenie údajov v tomto zozname. Použite ho vtedy, ak ste pri pridávaní alebo oprave konkrétnej úlohy pridali ďalšiu štandardnú úlohu, prípadne ste editovali existujúcu alebo niektorú vymazali. Ak je voľba Pri otvorení firmy


201

pripomenúť nevybavené úlohy aktívna, tak sa pri otvorení firmy automaticky zobrazí tento formulár so všetkými doteraz nevybavenými úlohami – to už určite na nič nezabudnete. Po stlačení tlačidla Pridaj program zobrazí formulár pre pridanie novej úlohy:

Položky formulára sú jednoduché a nebudeme ich bližšie popisovať. Zaujímavá je voľba Úloha je vybavená v spodnej časti tohto formulára. Ak je táto voľba zapnutá, daná úloha sa považuje za vybavenú. Voľbu je možné prepínať z jedného stavu do druhého bez akýchkoľvek obmedzení.

4

202


5 FAKTURÁCIA

203

5 FAKTURÁCIA

Program ALFA prostredníctvom menu Fakturácia umožňuje vytváranie a tlač faktúr, preddavkových faktúr, ale aj objednávok a dodacích listov. Nasledujúce strany budú venované práve týmto dokladom. Okrem uvedeného, Fakturácia ponúka aj ďalšie funkcie a to opravu a vymazanie existujúcich objednávok, preddavkových faktúr, faktúr a dodacích listov, priame prepojenie na evidenciu pohľadávok, záväzkov, DPH a dlhodobého majetku.

5.1 Faktúry ........................................................ 205 5.2 Preddavkové faktúry ................................... 220 5.3 Objednávky.................................................. 221 5.4 Dodacie listy ................................................ 221 5.5 Export, import fakturácie ............................ 222

5

204


5 FAKTURÁCIA

205

5.1 FAKTÚRY Systém pracovania s jednotlivými dokladmi je veľmi podobný, niektoré formuláre, resp. časti formulárov, sa opakujú. Ako prvé vysvetlíme prácu s faktúrami, keďže sú najbohatšie, čo sa týka množstva údajov, ktoré obsahujú, a aj sa najviac používajú. Výberom z hlavného menu programu Fakturácia → Faktúry sa zobrazí nasledovná databázová tabuľka (kapitola 2.5.1 Databázová tabuľka [str. 30]):

5 Tabuľka obsahuje všetky vami vytvorené faktúry. V tejto evidencii sa podľa nastavení v záložke Zobraz zobrazia faktúry označené, neoznačené alebo všetky. Označovanie a odznačovanie uskutočníte v záložke Označovanie. Taktiež je možné špecifikovať zobrazenie faktúr iba za určité mesiace vo vybranom roku (od do). V prípade, že chcete mať zobrazené všetky faktúry, v rozbaľovacom zozname pre rok je aj možnosť "Všetky". V pravej hornej časti tabuľky sa nachádza ďalšia možnosť zotriedenia existujúcich faktúr. V prípade ich veľkého počtu môžete použiť vyhľadávač Hľadaj (informácie o jeho použití nájdete v kapitole 2.6 Vyhľadávanie existujúcich záznamov [str. 34]). V záložke Zobraz sa nachádza aj voľba Mini info. Je to formulár, v ktorom získate rýchle a prehľadné základné informácie o aktuálnom doklade. Zobrazujú sa čísla súvisiacich dokladov, údaje o partnerovi, sumy na doklade, úhrady v evidencii pohľadávok, preddavky a položky dokladu.

Mini info nie je potrebné zatvárať, ak chcete pracovať s položkami vo formulári faktúr. Pri posúvaní sa po dokladoch, poprípade pri ich pridávaní a oprave sa údaje aktualizujú a zobrazia sa informácie aktuálneho dokladu.

206


Použitím záložky Evidencie môžete otvárať ďalšie evidencie (pohľadávky, záväzky, evidencia DPH, dlhodobý majetok). Záložka ECR slúži na prepojenie s elektronickou registračnou pokladnicou. Po stlačení tlačidla Vytlač doklad z ECR sa na pripojenej pokladnici vytlačí pokladničný doklad. Stlačením tlačidla Zruš príznak vytlačenia môžete vytlačiť pokladničný doklad ešte raz (kapitola 6.2.7 Komunikácia on – line [str. 248]).

Prostredníctvom záložky Hromadné funkcie môžete faktúry hromadne zapísať do evidencie pohľadávok a evidencie DPH. Slúži na to tlačidlo Zápis do pohľ. a DPH. Po jeho stlačení si môžete vybrať, či chcete zapísať aktuálny záznam, označené záznamy alebo všetky zobrazené záznamy (voľba Celý výber). Funkciu využijete napríklad pri importovaní faktúr a následnom zapisovaní faktúr do týchto evidencií. V ľavej dolnej časti formulára sa nachádzajú štandardné tlačidlá Pridaj, Kópia, Oprav a Vymaž. Tlačidlo Tlač slúži na vytlačenie faktúry, na ktorej je užívateľ práve nastavený. Pomocou šípky nachádzajúcej sa na tomto tlačidle je možné rozbaliť tieto možnosti: tlačiť dodací list, tlačiť poštový poukaz U (kapitola 5.1.5 Tlač poštového peňažného poukazu [str. 218]), adresy partnerov na obálky alebo štítky a tlačiť označené faktúry. Ďalším tlačidlom nachádzajúcim sa v tejto časti formulára je tlačidlo Uhraď faktúru (kapitola 5.1.6 Úhrada faktúry [str. 2184]).

V pravej dolnej časti je štandardné tlačidlo Návrat (namiesto neho je možné použiť kláves Esc). Okrem toho je možné priamo v evidencii faktúr sledovať celkovú sumu faktúr, ktorá sa zobrazí po zapnutí voľby Faktúry spolu. Voľbou Doklady zo skladu sa zobrazí okno, kde je uvedený zoznam dokladov zo skladu, s ktorými je faktúra prepojená (príjemky, výdajky). Zobrazovanie platí pre faktúru, na ktorej je užívateľ aktuálne nastavený.

Po stlačení tlačidla Pridaj máte možnosť pridať nový doklad. Objaví sa čistý formulár faktúry. Pridať nový doklad môžete aj pomocou tlačidla Kópia, kedy program ponúkne niekoľko možností:

5 FAKTURÁCIA

207

Výberom položky Kópia z faktúry sa urýchli vaša práca v prípade, že často vystavujete rovnaké alebo podobné faktúry určitému odberateľovi. Zobrazí sa tá faktúra, na ktorej ste sa nachádzali v databázovej tabuľke faktúr. V tomto prípade nemusíte nanovo vypisovať celý formulár novej faktúry, stačí ak v "skopírovaných" formulároch zmeníte potrebné údaje. Ak pôjde o položky Kópia z preddavkovej faktúry, Kópia z dodacieho listu alebo Kópia z výdajky, zobrazia sa formuláre príslušných evidencií, kde si vyberiete konkrétnu preddavkovú faktúru, dodací list, resp. výdajku a potvrdíte tlačidlom Vyber… v pravom dolnom rohu formulára. Výberom položky Kópia z príjemky si uľahčíte prácu pri vystavovaní dobropisov. Formulár sa naplní údajmi z príjemky so zápornými znamienkami.

5.1.1 PRIDANIE NOVEJ FAKTÚRY Po stlačení tlačidla Pridaj vo formulári Faktúry sa zobrazí formulár pre pridanie novej faktúry. Pri vypĺňaní formulára sa nemusíte obávať, že na niečo zabudnete. Kurzor sa najskôr nastaví na textové pole pre zadanie čísla dokladu a po každom stlačení klávesu Enter alebo Tab sa presunie na ďalší údaj, ktorý je potrebné zadať. Medzi jednotlivými textovými poliami sa môžete presúvať aj pomocou myši. Niektoré položky si môžete prednastaviť ešte v hlavnom menu programu, pomocou Číselník → Nastavenie (Režim účtovania) v záložke Fakturácia. Tieto položky budú automaticky nastavené vo formulári faktúry, ale môžete ich ručne zmeniť priamo v danom formulári. Najskôr si vysvetlíme hornú polovicu formulára:

Ako prvé je potrebné zadať číslo faktúry. Program ho nastavuje automaticky, podľa čísla poslednej faktúry. Je však možné ho zadať aj ručne, príp. môžete použiť tlačidlo F7 a špecifikovať spôsob číslovania faktúr (viac informácií o číslovaní dokladov sa dočítate v kapitole 3.9 Užívateľské číslovanie dokladov [str. 71]). Záložka Firma už obsahuje všetky údaje o vašej firme, ktoré budú na faktúre uvedené v časti "Dodávateľ". Tieto údaje sa prenášajú z firemných údajov. Ak dodatočne zmeníte niektoré údaje vo firemných údajoch, už sa neaktualizujú vo faktúrach, ktoré boli vyhotovené pred touto zmenou. Preto je dôležité ich vyplniť správne na začiatku. TIP: Číslo účtu program preberá z Číselníka bankových účtov, pričom implicitne je nastavený účet, ktorý je zadefinovaný v režime účtovania, v záložke Fakturácia / Údaje na faktúre/Pri vystavení novej faktúry použiť. Môžete si ho ručne zmeniť. Názov odberateľa v záložke Partner a jeho údaje (adresu, IČO, DIČ, IČ DPH) môžete zadať ručne alebo stlačením tlačidla Výber partnera, čím sa presuniete do číselníka partnerov. (Ak sa kurzorom nachádzate v poli pre zadanie názvu partnera a máte aktivované automatické dopĺňanie partnerov pomocou klávesu F6, stačí ak zadáte začiatočné písmená názvu

5

208


partnera, ktorého chcete vybrať. Tento sa automaticky doplní a po stlačení klávesu Enter sa doplnia ostatné údaje partnera.) V tabuľke sa nastavíte na partnera, ktorému má byť faktúra adresovaná a prenesenie údajov do formulára faktúry potvrdíte tlačidlom Výber partnera. V prípade, že vyplníte údaje partnera, ktorý sa nenachádza v Číselníku partnerov, tlačidlom Pridaj do partnerov program automaticky vytvorí kartu partnera: otvorí sa menu Číselník – Partneri formulár Pridanie nového Partnera/Zamestnanca do databázy. Údaje, ktoré budú vo formulári vyplnené, sa prenesú do karty partnera. Po stlačení tlačidla OK sa karta partnera uloží do číselníka, pričom je možné doplniť ďalšie údaje do karty. Ak sa potom niektorý údaj vo formulári zmení, tak na karte partnera sa zmena nevykoná. Povinným údajom na pridanie partnera do Číselníka partnerov je vyplnenie Názvu partnera. TIP: Pole DIČ sa mení na pole IČ DPH/DIČ podľa dátumu vyhotovenia faktúry. Všetkým platiteľom DPH bolo pridelené identifikačné číslo pre daň z pridanej hodnoty (IČ DPH), ktoré je potrebné od 01.05.2004 uvádzať na faktúrach. TIP: Pole IČ DPH/DIČ sa napĺňa podľa toho, či váš partner je platiteľom DPH alebo nie je. Dátum vyhotovenia v poradí: deň, mesiac, rok je nastavený automaticky podľa dátumu vo vašom počítači. Dátum splatnosti je dátum, dokedy má odberateľ faktúru uhradiť. Počet dní splatnosti si môžete nastaviť v režime účtovania (Číselník → Nastavenia (Režim účtovania)) v záložke Fakturácia. Dátum vzniku daňovej povinnosti program nastaví zhodne s dátumom vyhotovenia. Môžete ho ručne zmeniť na iný dátum. V rozbaľovacích zoznamoch Forma úhrady, Spôsob dopravy, Konšt.symbol si môžete vybrať z existujúcich položiek, resp. túto doplniť ručne. Pre sprehľadnenie vašej evidencie je tiež vhodné vyplniť polia Objednávka číslo (ak fakturujete na základe objednávky od odberateľa) a Dodací list číslo (ak faktúra neslúži zároveň ako dodací list). Presunieme sa do dolnej polovice formulára:

Po doplnení poslednej položky v hornej časti formulára (Dodací list číslo) a stlačení klávesu Enter sa kurzor presunie na záložku Úvod. Na tomto mieste napíšte úvodné slová, ktoré bude faktúra obsahovať, napr. "Fakturujeme Vám:". Úvodný text je možné prednastaviť aj v spomínanom režime účtovania (Číselník → Nastavenia (Režim účtovania)), záložka Fakturácia → Údaje na faktúre (časť Úvodný text). Tiež je možné vybrať si text z vami vytvorenej databázovej tabuľky užívateľských textov, pomocou tlačidla F7. Z databázy textov si jeden vyberiete a stlačením tlačidla Prenes text ho prenesiete do formulára faktúry.

5 FAKTURÁCIA

209

Potom sa presuňte na záložku Položky a stlačte tlačidlo Pridaj. Objaví sa formulár pre pridanie novej položky do faktúry (kapitola 5.1.2 Pridanie položky do faktúry [str. 212]). Ďalej sa tu nachádzajú štandardné tlačidlá Oprav, Vymaž a tlačidlá Zľava, Funkcie a Nastavenie. Po stlačení tlačidla Zľava sa zobrazí okno s možnosťou zadať zľavu za doklad.

V poli Text si zadáte názov zľavy. V poli Zľava za doklad [%] zadáte výšku zľavy v percentách. Ak máte nastavený Spôsob výpočtu DPH, ktorého základom je cena bez DPH, tak sa zľava vypočíta z celkovej ceny bez DPH, ak máte nastavený Spôsob výpočtu DPH, ktorého základom je cena s DPH, v tom prípade sa zľava vypočíta z celkovej ceny s DPH. V poli Zľava sa vám zobrazí vypočítaná zľava v EUR a v poli Celkom bez DPH suma dokladu po poskytnutej zľave. Po potvrdení formulára tlačidlom OK sa zľava zapíše ako posledná v zozname položiek faktúry. Ak sú v doklade položky s rôznymi sadzbami DPH aj zľava sa rozpíše podľa použitých sadzieb DPH. Zľavu môžete opraviť opätovným stlačením tlačidla Zľava. TIP: Ak máte na doklade zadanú zľavu za doklad, pri pridávaní, oprave a vymazávaní položiek dokladu sa zľava automaticky prepočíta. Ak chcete použiť zľavy len na niektoré položky dokladu, použite zľavy za položky, ktoré je možné zadať pri oprave jednotlivých položiek. Tlačidlo Nastavenie obsahuje voľby Sadzby DPH, Zaokrúhľovanie a Spôsob výpočtu DPH. Špecifickým nastavením je Spôsob výpočtu DPH podľa § 22 odst. 1.

Kliknutím na nastavenie Spôsob výpočtu DPH sa vám otvorí nasledujúce okno:

5

210


Ak označíte prvú voľbu, základom výpočtu bude položková cena bez DPH. Daň sa pripočíta k sume spolu za celý doklad. Druhou voľbou zvolíte výpočet DPH, kde základom výpočtu je položková cena s DPH. Daň sa vypočíta zrážkou zo sumy spolu za celý doklad. Týmto spôsobom počítajú registračné pokladnice. Zaokrúhlenie jednotkovej ceny s DPH si môžete vybrať z rozbaľovacieho zoznamu kliknutím na šípku. Zaokrúhlenie 0,001 vyberiete v prípade, že registračná pokladnica používa 3 desatinné miesta pre jednotkovú cenu s DPH. Pri voľbe druhého spôsobu výpočtu DPH sa zneprístupní voľba Zaokrúhľovanie (Nom. hodnota a Spôsob) a zaokrúhlenie sa automaticky nastaví na 0,01 prirodzene. TIP: Spôsob výpočtu DPH môžete zvoliť aj vo Fakturácii → Objednávky, Preddavkové faktúry, Dodacie listy. Keď faktúra obsahuje všetky žiadané položky, môžete sa presunúť na záložku Záver, kde naformulujete záverečný text, ktorým bude faktúra ukončená. Na doplnenie tu môžete uviesť dodacie a platobné podmienky, vrátane osoby zodpovednej za vystavenie faktúry. Opäť je tu možnosť výberu z užívateľských textov, prípadne nastavenie prostredníctvom režimu účtovania. TIP: Vo všetkých dokladoch z modulu Fakturácia (nielen vo faktúrach) je možné zadávať úvodný aj záverečný text vo viacerých riadkoch, ktoré nemusia byť ucelené. Pre odriadkovanie sa v príslušných textových poliach používa kláves Enter. V prípade, že odberateľ zaplatil preddavok (platba vopred), využijete aj záložku Preddavok. V tejto záložke uveďte sumu zaplateného preddavku, ktorá sa následne prenesie aj do tlačovej zostavy. V tabuľke môžete zároveň uviesť číslo dokladu (prípadne dokladov, ak bolo uskutočnených viac platieb vopred), ktorým bola faktúra už zaplatená. Slúži na to tlačidlo Pridaj. Úhradu môžete vybrať priamo z peňažného denníka (možnosť Úhrady dokladu v PD), alebo pridáte úhrady niektorej konkrétnej pohľadávky z evidencie pohľadávok (tá istá úhrada sa viaže už napr. k preddavkovej faktúre, možnosť Úhrady dokladu v evid.pohľ.). Celková suma sa zároveň automaticky napočíta do poľa Suma preddavku.

5 FAKTURÁCIA

TIP: V prípade, že vystavujete faktúru ako kópiu z preddavkovej faktúry, úhrady preddavkovej faktúry zapísané v evidencii pohľadávok (v tabuľke úhrad), sa už automaticky prenesú aj do tejto vystavovanej faktúry, do záložky Preddavok. Pri zápise faktúry do evidencie pohľadávok sa automaticky zapíšu aj tieto jej úhrady do tabuľky úhrad, už ich nebudete musieť pridávať ručne (kapitola 4.3.1 Tuzemská odoslaná faktúra [str. 106]). Pohľadávka sa bude javiť ako uhradená (úplne alebo čiastočne). V ľavom dolnom rohu formulára môžete z rozbaľovacích zoznamov vybrať Predmet fakturácie, ktorý sa použije ako text v evidencii Pohľadávok, a Stĺpec peňažného denníka, do ktorého sa má zapísať úhrada tohto dokladu. TIP: Predmet fakturácie môžete vybrať z číselníka užívateľských textov. V tomto číselníku môžete zároveň ku každému textu zadefinovať aj Stĺpec peňažného denníka, ktorý sa potom bude do dokladu dopĺňať spolu s textom. V pravom dolnom rohu formulára Pridanie novej faktúry sa nachádzajú informačné polia:

Tieto polia sa budú postupne aktualizovať: Základ 20%, Základ 10%, Základ 0%, Spolu bez DPH, DPH 20%, DPH 10%, Centové vyrovnanie+ / -0,01 a Celkom. Celková suma bude členená na uvedené položky len v prípade, ak ste platiteľom DPH. Ak idete vyhotoviť faktúru v cudzej mene, najskôr si zvoľte príslušnú cudziu menu v textovom poli, ktoré sa nachádza vedľa sumy Celkom (na predchádzajúcom obrázku posledný riadok), prípadne pomocou tlačidla F7 ju vyberte z číselníka užívateľských textov. Mena, ktorú vyberiete, sa samozrejme prenáša aj do výstupných zostáv. Následne pridajte položky do faktúry v sumách vyjadrených v príslušnej cudzej mene. Nakoniec potvrďte celú faktúru tlačidlom Ok. Pokiaľ máte v režime účtovania zvolený Automatický zápis do evidencie pohľadávok, faktúra bude automaticky do tejto evidencie zapísaná (kapitola 4.3 Evidencia pohľadávok [str. 105]).

211

5

212


POZOR! Ak ste vystavovali faktúru v zahraničnej mene, pri zápise do evidencie pohľadávok bude od vás program vyžadovať aj zadanie kurzu ECB. TIP: Kurzy program automaticky dopĺňa z kurzového lístka, pokiaľ v ňom sú zadefinované kurzy pre príslušný deň (kapitola 3.6.11 Kurzový lístok [str. 68]). Ak ste platiteľom DPH, zobrazí sa formulár evidencie DPH. Keďže jednotlivé riadky daňového priznania volíte už pri vystavovaní faktúry, väčšinou stačí potvrdiť tlačidlom Ok a faktúra sa do evidencie DPH zapíše. Samozrejme, ak nie ste platiteľom DPH, tento krok vám odpadá. Pri voľbe Vytvárať automaticky výdajky/príjemky v režime účtovania, sa ponúkne formulár výdajky/príjemky. Tlačidlom Ok bude automaticky vytvorená výdajka/príjemka zo skladu. Po zápise faktúry do uvedených evidencií ju môžete vytlačiť pomocou tlačidla Tlač faktúru. Pred tlačou každej zostavy pod tlačidlom Nastavenie sú tieto možnosti: Formát čísel pri tlači, Duálna tlač SKK/EUR (táto je prístupná iba v prípade, ak máte v režime účtovania v záložke Duálne zobrazovanie zapnutú voľbu Duálne zobrazovanie súm v 2 menách), Nastaviť jazyk, v ktorom sa zostava vytlačí (Slovenský, Anglický, Nemecký) a možnosti Tlačiť pečiatku, Tlačiť podpis a Tlačiť logo firmy. Toto Nastavenie sa nachádza vo všetkých dokladoch Fakturácie. Nastavenie, týkajúce sa tlače celkovej nulovej sumy, nájdete v režime účtovania v záložke Fakturácia. Program ponúka aj možnosť zobrazenia dokladu na obrazovke, aby ste ho mohli ešte raz skontrolovať. Potom stlačte tlačidlo znázorňujúce tlačiareň v dolnej časti náhľadu, vrátane počtu kópií. TIP: Pri oprave existujúcich faktúr, ak vykonáte nejaké zmeny a potvrdíte ich tlačidlom Ok vo formulári faktúry, program zistí, že faktúra s rovnakým číslom sa už v evidencii pohľadávok nachádza (ak ste neopravovali aj číslo faktúry), preto vám ponúkne možnosť prepísať existujúci zápis. Potvrdením Áno sa faktúra v evidencii pohľadávok prepíše, potvrdením Nie sa neprepíše, zostane pôvodná. V prípade, že ste vo faktúre opravovali aj číslo faktúry, program ju považuje za novú, a automaticky ju zapíše do evidencie pohľadávok. Záložku Vyfakturované preddavky použite v nasledovnom prípade: prijali ste preddavok (platbu vopred), k prijatému preddavku ste vyhotovili faktúru a teraz idete po dodaní tovaru vyhotoviť konečnú faktúru. Vo fakturácii vytvorte preddavkovú faktúru, zapíšte ju do evidencie pohľadávok. Následne ju uhraďte v peňažnom denníku. Vo fakturácii vytvorte faktúru k prijatej platbe ako kópiu z preddavkovej faktúry. Program vám automaticky vyplní záložku Preddavok, zapíšte ju do evidencie pohľadávok a DPH. Vytvorte faktúru s vyfakturovaným preddavkom ako kópiu z faktúry k prijatej platbe, vymažte obsah záložky Preddavok a cez tlačidlo Pridaj pridajte úhradu z evidencie pohľadávok. Následne túto faktúru zapíšte do evidencie pohľadávok a DPH a môžete faktúru vytlačiť.

5.1.2 PRIDANIE POLOŽKY DO FAKTÚRY Po stlačení tlačidla Pridaj v záložke Položky vo formulári Pridanie novej faktúry sa zobrazí formulár pre pridanie novej položky. V tomto formulári vyplňte všetky údaje o fakturovanom tovare alebo službe (najmä názov a druh tovaru alebo služby, jednotku, fakturované množstvo, cenu, príp. poskytovanú zľavu).

5 FAKTURÁCIA

Tieto údaje môžete zadať ručne alebo pomocou rozbaľovacích zoznamov. Pre prenos údajov zo skladovej karty alebo z cenníka služieb môžete použiť tlačidlo F7. Po jeho stlačení sa objaví databázová tabuľka obsahujúca skladové karty, resp. služby. Potvrdením Vyber… v pravom dolnom rohu tabuľky sa údaje prenesú do formulára pre pridanie novej položky do faktúry. Kurzor sa po tomto prenesení automaticky nastaví do poľa Množstvo. Po jeho zadaní sa prepočítajú polia Spolu bez DPH a DPH. Zelené texty pod poľami súm sa zobrazujú, iba ak máte v režime účtovania zapnutú voľbu duálneho zobrazovania súm vo formulároch. Informujú o prepočte konkrétnej čiastky na euro. TIP: Pre výber skladovej karty môžete použiť aj kombináciu klávesov Alt + S, pre výber cenníkovej položky kombináciu klávesov Alt + C. TIP: Namiesto použitia tlačidiel F7 je možné potrebnú skladovú kartu alebo cenníkovú položku vyvolať aj pomocou jej kódu. Napíšte ho do poľa Kód a stlačte kláves Enter. Informácie sa do formulára doplnia automaticky. Ak máte ku klávesnici pripojenú čítačku čiarových kódov, ktorá po prečítaní kódu simuluje stlačenie klávesu Enter automaticky, môžete si prácu ešte urýchliť. POZOR! Vo fakturácii je možnosť zadania jednotkovej ceny až na štyri desatinné miesta (ak ich zadáte viac, program sumu zaokrúhli najviac na štyri desatinné miesta). Celková suma DPH sa zaokrúhli na dve desatinné miesta. Zaokrúhlenie výslednej sumy spolu je možné nastaviť pomocou tlačidla Nastavenie vo formulári Pridanie novej faktúry. POZOR! Ak vystavujete faktúru v cudzej mene, pri pridávaní položky do faktúry je potrebné do poľa Cena za j. bez DPH (resp. Cena za j. s DPH) zadať cenu v cudzej mene. Zaškrtávacie pole Zľava [%] slúži na zapnutie/vypnutie zľavy za položku. Toto nastavenie si program zapamätá, takže ak pridávate novú položku vo fakturácii a vypnete zľavu, tá sa vám pri pridávaní ďalšej položky už nezobrazí a opačne. Zľava sa zadáva v percentách a vypočítava sa z ceny za j. bez DPH. Výška zľavy v EUR sa zobrazí v poli Zľava za j., Jednotková cena po zľave sa zobrazí v poli Cena za j. po zľave. Pri tlači dokladu, na ktorom ste zadefinovali zľavu za položku vám program automaticky ponúkne tlačovú zostavu Profesionál so zľavou. Na nej bude zobrazená výška poskytnutej zľavy v percentách a aj cena po zľave.

213

5

214


TIP: Okrem zľavy za položku môžete vo fakturácii zadať aj zľavu za doklad. Tá sa zadáva tlačidlom Zľava vo formulári Pridanie novej faktúry. V pravej dolnej časti formulára sa nachádzajú dva rozbaľovacie zoznamy: Tovar a Služba:

Údaje, ktoré vyberiete v týchto rozbaľovacích zoznamoch, sú dôležité pre správne smerovanie jednotlivých súm do daňového priznania k DPH. Sú ponúkané na základe zvolenej sadzby DPH (v našom prípade 0%-ná DPH). V prvom rade je potrebné zapnúť jednu z volieb, podľa toho, či ide o tovar alebo službu. Ak vyberáte skladovú kartu z číselníka skladových kariet, automaticky sa zapne voľba Tovar. Ak vyberáte položku z cenníka služieb, automaticky sa zapne voľba Služba. Jednotlivé čísla v oboch rozbaľovacích zoznamoch zodpovedajú číslam riadkov daňového priznania k DPH. Napr. ak zapnete Tovar a vyberiete "03/04", suma bude v daňovom priznaní smerovať do riadkov 03 (základ) a 04 (daň). POZOR! Keďže už priamo pri vystavovaní faktúry určujete, do ktorého riadku daňového priznania k DPH bude daná suma smerovať, je dôležité, aby ste poznali tlačivo daňového priznania k DPH a zákon o DPH! Zadávanie súm je vo faktúrach takto vyriešené z toho dôvodu, že v programe nie je inak rozlíšené, či vystavovaná faktúra je tuzemská alebo zahraničná a v prípade, že je zahraničná, či je vystavená pre partnera z členského štátu Európskej únie alebo pre partnera z tretieho štátu a taktiež, či ide o faktúru zvyšujúcu cenu (ťarchopis) alebo znižujúcu cenu (dobropis). V programe sa všetko zadáva v jednom formulári, preto musíte nasmerovať jednotlivé sumy do správnych riadkov daňového priznania. Ako pomôcka pre výber jednotlivých položiek z rozbaľovacích zoznamov vám môže poslúžiť nasledujúca tabuľka: Položka 01/02 a 03/04

Dodanie tovaru a služieb podľa § 8 a 9 – dodanie tovaru a služieb v tuzemsku. Toto dodanie zároveň vchádza do výpočtu koeficientu.

01/02 D/Ť a 03/04 D/Ť

Zvýšenie alebo zníženie ceny (ťarchopis alebo dobropis) tovaru a služieb dodaných v tuzemsku podľa § 8 a 9. Toto dodanie vchádza do výpočtu koeficientu.

01/02 NK a 03/04 NK

Dodanie tovaru a služieb podľa § 8 a 9 – dodanie tovaru a služieb v tuzemsku. Toto dodanie nevchádza do výpočtu koeficientu podľa § 50 ods.2, napr. predaj majetku, ktorý sa používa na účely podnikania alebo príležitostný prenájom nehnuteľností, pri ktorom sa prenajímateľ rozhodne, že nebude oslobodené od dane.

15

Dodanie služieb s oslobodením od dane bez možnosti odpočítania dane podľa § 28 až 41 – dodanie služieb v tuzemsku. Toto dodanie vchádza do výpočtu koeficientu.

15 D/Ť K

Zvýšenie alebo zníženie ceny služieb s oslobodením od dane bez možnosti

5 FAKTURÁCIA

215

odpočítania podľa § 28 až 41. Toto dodanie vchádza do výpočtu koeficientu.

15 NK

Dodanie služieb s oslobodením od dane bez možnosti odpočítania dane podľa § 28 až 41 – dodanie služieb v tuzemsku. Toto dodanie nevchádza do výpočtu koeficientu podľa § 50 ods.2, napr. príležitostný prenájom nehnuteľností, ktorý je poskytovaný bez dane.

16

Dodanie tovaru s oslobodením od dane s možnosťou odpočítania dane podľa § 43 – dodanie tovaru z tuzemska do iného členského štátu EÚ. Ďalej túto položku zvoľte aj v prípade, ak ide o premiestnenie tovaru a ak ste v pozícii prvého dodávateľa pri trojstrannom obchode (kapitola 4.7 Trojstranný obchod [str. 132]).

16 D/Ť

Zvýšenie alebo zníženie ceny tovaru s oslobodením od dane s možnosťou odpočítania dane podľa § 43. Ďalej zvýšenie alebo zníženie ceny v prípade premiestnenia tovaru alebo ak ste v pozícii prvého dodávateľa pri trojstrannom obchode.

16 NK

Rovnaké ako položka 14, ale nevchádza do výpočtu koeficientu.

35 (3Sobch.)

Dodanie tovaru, ak ste v pozícii druhého dodávateľa pri trojstrannom obchode. Pri zápise do evidencie DPH sa zároveň automaticky zapne voľba Trojstranný obchod.

17

Vývoz tovaru a služieb do tretích štátov podľa § 46 a 47. Vývoz sa do daňového priznania dostane až po zapnutí voľby Potvrdené JCD v evidencii DPH.

17 D/Ť

Zvýšenie alebo zníženie ceny pri vývoze tovaru a služieb do tretích štátov podľa § 46 a 47.

17 NK

Rovnaké ako položka 15, ale nevchádza do výpočtu koeficientu.

N

Dodanie služieb oslobodených od dane podľa § 15, 16, napr. reklamné služby, prepravné služby.

NK

Dodanie služieb oslobodených od dane podľa § 15 a 16. Toto dodanie vchádza pri výpočte koeficientu iba do menovateľa.

Nsv

Služby, pri ktorých daň platí príjemca podľa § 69 ods. 3 - súhrnný výkaz.

V ľavom hornom rohu formulára Pridanie novej položky sa nachádza voľba Nastavenie. Môžete ňou určiť, na ktorom poli ako prvom sa má kurzor nachádzať pri otvorení formulára, pričom samostatne to zadávate pri pridávaní a samostatne pri oprave položky:

Po zadaní všetkých údajov potvrdením tlačidlom Ok ich program skontroluje a automaticky zapíše do zoznamu položiek formulára Pridanie novej faktúry pod príslušným poradovým číslom. Opätovným výberom Pridaj môžete pridávať ďalšie položky do faktúry. Ak ste nevyužili možnosť vytvorenia faktúry kópiou z výdajky (Fakturácia → Faktúry, tlačidlo Kópia a výber položky Kópia z výdajky), máte znovu možnosť urobiť tak pri vypĺňaní samotnej faktúry, pomocou tlačidla Funkcie (kapitola 5.1.3 Funkcie vo fakturácii [str. 216]). Jednotlivé položky vo faktúre môžete v prípade potreby opraviť (Oprav) alebo vymazať (Vymaž).

5

216


5.1.3 FUNKCIE VO FAKTURÁCII Po stlačení tlačidla Funkcie vo formulári Pridanie novej faktúry sa zobrazia nasledovné položky:

Pomocou funkcie Pridaj položky z výdajky môžete skopírovať hromadne údaje z výdajky do faktúry. V tomto prípade je vhodné vo formulári najskôr zadať partnera a jeho údaje. Na základe týchto údajov sa potom po stlačení tlačidla Funkcie a výbere položky Pridaj položky z výdajky zobrazia výdajky podľa tejto položky, t.j. len tie, ktoré prislúchajú zvolenému partnerovi. Ak ste nevyužili skopírovanie údajov z príjemky napr. pri vystavovaní dobropisu (Fakturácia → Faktúry, následné tlačidlo Pridaj a výber položky Kópia z príjemky), po stlačení tlačidla Funkcie vo formulári Pridanie novej faktúry vyberte položku Pridaj položky z príjemky. Rovnako postupujte aj v prípade, ak chcete pridať položky z dodacieho listu, prípadne viacerých dodacích listov. Po stlačení tlačidla Pridaj položky z dodacieho listu sa zobrazí evidencia dodacích listov, kde je možné pomocou tlačidla Vyber doklad vybrať aktuálny dodací list, označené dodacie listy alebo zobrazené dodacie listy (na rozdiel od výdajok a príjemiek, kde sa dá vybrať iba aktuálny, a teda iba jediný doklad). V prípade, že sa vo faktúre vyskytuje niekoľko rovnakých položiek (rovnaký názov a merná jednotka), je možné zlúčiť ich do jednej položky. Slúži na to funkcia Zlúčenie rovnakých položiek, ktorú spustíte vo formulári Pridanie novej faktúry po stlačení tlačidla Funkcie a výbere položky Zlúčenie rovnakých položiek. Môžu nastať tri prípady:

Položky, ktoré chcete zlúčiť, majú rovnakú jednotkovú cenu. V tomto prípade program jednoducho zlúči množstvá a ponechá danú jednotkovú cenu. Po skončení sa zobrazí výsledok zlúčenia.

Položky, ktoré chcete zlúčiť, majú rozdielne jednotkové ceny. V tomto prípade sa vás program spýta, či má položky zlúčiť prepočítaním jednotkovej ceny (vypočíta priemer z jednotlivých cien). Opäť sa po skončení zobrazí výsledok zlúčenia.

Položky, ktoré chcete zlúčiť, majú rozdielne jednotkové ceny, ceny je viac položiek (na faktúre máte niekoľko krát zadaný 10 EUR a plech v hodnote 12 EUR). V tomto prípade program ktoré majú rovnaké jednotkové ceny a potom sa hneď pokúša (s rozdielnymi jednotkovými položkami).

pričom v rámci jednej napr. plech v hodnote najskôr zlúči položky, zlúčiť aj tieto položky

Poslednou funkciou je zotriedenie položiek vo faktúre podľa abecedy. TIP: Poradie položiek na faktúre je možné meniť aj pomocou textového poľa P.č. priamym prepísaním aktuálneho poradového čísla na iné ľubovoľné číslo. Program automaticky upraví ostatné čísla položiek podľa potreby.

5 FAKTURÁCIA

217

5.1.4 NASTAVENIE VO FAKTURÁCII Vo formulári Pridanie novej faktúry sa nachádza ešte jedno dôležité tlačidlo – Nastavenie. Toto tlačidlo slúži na nastavenie zaokrúhľovania, na výber požadovaných sadzieb DPH a na výber spôsobu výpočtu DPH. SADZBY DPH

Modul Fakturácia pracuje vždy s aktuálnou sadzbou DPH podľa legislatívy. Žlté polia vo formulári Pridanie novej faktúry sa tak aktualizujú podľa tejto sadzby. Je však možné použiť aj iné sadzby DPH. Sadzby DPH si vo formulári Pridanie novej faktúry môžete zmeniť po stlačení tlačidla Nastavenie a výbere položky Sadzby DPH (tlačidlo Nastavenie sa nachádza v dolnej polovici tohto formulára):

5 Po zmene sadzieb napr. na 20% a 10% sa aktualizuje žlté informatívne pole vo formulári Pridanie novej faktúry (obrázok vľavo) aj rozbaľovací zoznam %DPH vo formulári Pridanie novej položky (obrázok vpravo):

POZOR! Nastavenie sadzieb je možné zmeniť len v prípade, ak ešte nemáte pridanú žiadnu položku! ZAOKRÚHĽOVANIE

Prednastavené zaokrúhľovanie si môžete zmeniť vo formulári Nastavenia (Režim účtovania), v záložke Fakturácia. Ak pri vystavovaní jednej konkrétnej faktúry chcete použiť iné zaokrúhlenie ako je prednastavené v režime účtovania, uskutočníte to priamo vo formulári Pridanie novej faktúry. Slúži na to tlačidlo Nastavenie. Po jeho stlačení vyberte položku Zaokrúhľovanie a určite si, na akú hodnotu ("Nom.hodnota") a akým spôsobom ("Spôsob") sa má výsledná suma zaokrúhliť:

218


SPÔSOB VÝPOČTU DPH Kliknutím na nastavenie Spôsob výpočtu DPH sa vám otvorí nasledujúce okno:

Ak označíte prvú voľbu, základom výpočtu bude položková cena bez DPH. Daň sa pripočíta k sume spolu za celý doklad. Druhou voľbou zvolíte výpočet DPH, kde základom výpočtu je položková cena s DPH. Daň sa vypočíta zrážkou zo sumy spolu za celý doklad. Týmto spôsobom počítajú registračné pokladnice. Zaokrúhlenie jednotkovej ceny s DPH si môžete vybrať z rozbaľovacieho zoznamu kliknutím na šípku. Zaokrúhlenie 0,001 vyberiete v prípade, že registračná pokladnica používa 3 desatinné miesta pre jednotkovú cenu s DPH. Pri voľbe druhého spôsobu výpočtu DPH sa zneprístupní voľba Zaokrúhľovanie (Nom. hodnota a Spôsob) a zaokrúhlenie sa automaticky nastaví na 0,01 prirodzene.

5.1.5 TLAČ POŠTOVÉHO PEŇAŽNÉHO POUKAZU K faktúre je možné vytlačiť poštový peňažný poukaz typu U s označením S a to priamo do originálneho tlačiva a poslať ho spolu s faktúrou. Po výbere možnosti Tlač poštový poukaz U z rozbaľovacieho menu na tlačidle Tlač zapnite v zobrazenom formulári Tlač voľbu Do originálu, pri ktorej sa nachádza tlačová zostava "Poštový peňažný poukaz U" (zároveň je zapnutá voľba Tlačiareň). Ďalej pokračujte vo formulári Poštový peňažný poukaz U, ktorý má tvar originálneho tlačiva. Do tohto formulára program prenesie údaje z faktúry: adresáta (to ste vy – vám budú platiť), odosielateľa (to je váš odberateľ – on vám bude platiť), sumu, číslo účtu, variabilný symbol (číslo faktúry), konštantný symbol. Tieto údaje môžete ešte zmeniť – prepísať priamo v tomto formulári. V dolnej časti je zobrazený pomocný formulár Vlastnosti tlače. V ňom nastavíte, ktoré údaje z vyplneného poštového peňažného poukazu sa nemajú tlačiť (zapnutím príslušnej voľby), tieto údaje sa potom vo formulári zašedia. To sa môže vyskytnúť v prípade, ak na originálnych tlačivách poukazov máte niektoré údaje predtlačené. TIP: Pri prvej tlači poštového poukazu je potrebné nastaviť kalibráciu tlačiarne (nastavenie parametrov tlače pre tlačiareň). Program vás na to vyzve a bude vás vyzývať až kým kalibráciu nenastavíte. Pri kalibrácii postupujte presne podľa pokynov programu: najskôr vytlačte skúšobnú stranu. Na nej je vytlačený znak "x". Podľa pokynov odmerajte vzdialenosť tohto znaku od horného a ľavého okraja papiera a zapíšte tieto hodnoty do zobrazených polí. Znovu vytlačte skúšobnú stranu so znakom "x". Obe vzdialenosti musia byť 50mm. Ak tomu tak nie je, ručne nastavte posunutie tlače po stlačení tlačidla Manuál. Kalibráciu tlačiarne je možné vykonať opakovane (napríklad pri zmene tlačiarne), výberom z menu formulára Kalibrácia. Druhým spôsobom je použitie tlačidla K vo formulári Tlač (ešte pred zobrazením formulára Poštový peňažný poukaz U).

5 FAKTURÁCIA

219

POZOR! Vzhľadom na technické parametre niektorých tlačiarní, môžu byť kolónky na pravej strane poštového peňažného poukazu nevyplnené (kolónka pre poslednú číslicu čísla účtu a variabilného symbolu). Po uskutočnení kalibrácie tlačiarne (program vás vyzve na uskutočnenie kalibrácie, ak ešte nebola na tlačiarni vykonaná) vytlačte skúšobne jeden poštový poukaz. Ak sú kolónky pri pravom okraji poukazu nevyplnené úplne alebo čiastočne, pokúste sa nastaviť posunutie číslic manuálne (z menu vyberte Nastavenia/Kalibrácia tlače a potom použite tlačidlo Manuál, kde ručne nastavte o koľko milimetrov sa má tlač posunúť, ale tak aby sa číslice zmestili do kolóniek). Potom znovu vytlačte skúšobne poštový poukaz. Ak aj po tomto nastavení budú kolónky na pravom okraji nevyplnené, je potrebné ich vyplniť dodatočne. POZOR! Ak manuálne nastavíte posunutie tlače (cez tlačidlo Manuál), ovplyvní to tlač aj pri ostatných zostavách tlačených do originálneho tlačiva (napr. daňové priznanie k DPH)! POZOR! Môže sa stať, že údaje na poukaze program vytlačí vertikálne (akoby na šírku). To je možné v prípade, ak ste predtým tlačili nejakú zostavu na šírku – program si zapamätal tento smer tlače. Jednoduchým riešením je, že v tlačovom formulári nastavíte smer tlače na výšku: vo formulári Tlač stlačte tlačidlo Tlačiareň a potom Vlastnosti (vedľa názvu tlačiarne). V zobrazenom formulári nastavte tlač na výšku.

5.1.6 ÚHRADA FAKTÚRY V niektorých prípadoch nie je potrebné kvôli úhrade faktúry vstupovať do peňažného denníka, ale túto úhradu je možné realizovať priamo v evidencii faktúr prostredníctvom tlačidla Uhraď faktúru. V zozname dokladov sa nastavíme na doklad, ktorý chceme uhradiť a po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí okno Úhrada faktúry:

Do Čísla dokladu program automaticky doplní číslo príjmového pokladničného dokladu, pod ktorým bude úhrada zapísaná do peňažného denníka. Kód účelu sa dopĺňa podľa Účelu stĺpca peňažného denníka, kde sa ťahá údaj priamo zo stĺpca peňažného denníka definovanom na pohľadávke zapísanej do evidencie pohľadávok po vytvorení faktúry. Pokiaľ je na pohľadávke stĺpec peňažného denníka ako Neurčený, v okne Úhrada faktúry bude definovaný ako Príjem za tovar. Cez combo bude možné účel zmeniť. V rozbaľovacom menu

5

220


položky Pokladnica je nastavená pokladnica (prípadne pokladnice) zodpovedajúca mene na doklade. Výber pokladne s inou menou nie je možný, pretože realizovať úhradu v inej mene ako je mena faktúry je možné iba v Peňažnom denníku. Mena sa zobrazuje pre doklady v cudzej mene aj pre tuzemské doklady a nie je editovateľná. Keďže tuzemské doklady sa dajú uhrádzať iba z tuzemskej pokladnice (pokladníc), v tomto prípade sú na výber v combe Pokladnica iba pokladnice s tuzemskou menou. Pre doklady v cudzej mene sa Mena doplní podľa príslušnej meny pokladnice, ktorá je navolená v combe Pokladnica a zodpovedá mene na doklade, ktorý sa uhrádza. Kurz meny musí byť zadaný a dá sa vybrať cez Vstup do kurzového lístka, ktorý sa zobrazí, ak myšou prejdete na text ECB stred.

V prípade, že faktúra je vystavená v mene, pokladnica ktorej nie je zadefinovaná v Číselníku pokladníc, nie je možné v evidencii faktúr doklad uhradiť. Uhrádzaná suma zodpovedá celkovej sume na doklade, ktorý sa uhrádza, a tiež nie je editovateľná, pretože čiastočné úhrady sú možné len v Peňažnom denníku. Do Popisu peňažnej operácie sa dopĺňa číslo dokladu a názov partnera z uhrádzanej pohľadávky. Check Vytlač pokladničný doklad slúži na vytlačenie príjmového pokladničného dokladu. Po stlačení tlačidla OK vo formulári, program vytvorí v Peňažnom denníku doklad o úhrade. Pokiaľ je zaškrtnutý check Vytlač pokladničný doklad, najprv sa otvorí okno Tlač pokladničného dokladu a je možné doklad vytlačiť. V prípade, že faktúra, ktorú chcete uhrádzať, nebude zapísaná v evidencii pohľadávok, systém úhradu nedovolí realizovať a zobrazí sa okno s upozornením, že doklad nie je možné uhradiť, a zároveň sa ponúkne možnosť vytvoriť pohľadávku. Pokiaľ zvolíte Áno, faktúra sa zapíše do pohľadávok a následne bude možné faktúru uhradiť. Ak použijete tlačidlo Uhraď faktúru na doklade, ktorý už bol uhradený (prípadne čiastočne uhradený), zobrazí sa hláška: „Doklad už bol uhradený. V evidencii faktúr nie je možné doklad uhradiť ešte raz. Úhradu dokladu je možné realizovať v peňažnom denníku.“ Úhrada faktúry nie je možná ani v prípade, ak už bola realizovaná v Peňažnom denníku, prípadne ručne v evidencii pohľadávok.

5.2 PREDDAVKOVÉ FAKTÚRY Vystavovanie preddavkových faktúr je založené na rovnakom princípe ako vystavovanie klasických faktúr (kapitola 5.1 Faktúry [str. 205]). Preddavkovú faktúru vystavíte po výbere z hlavného menu programu Fakturácia → Preddavkové faktúry. Po stlačení tlačidla Pridaj program ponúka len dve možnosti: Nová preddavková faktúra a Kópia z preddavkovej faktúry. Vo formulároch sa nachádzajú aj polia pre sadzby DPH a sumy s DPH a bez DPH. Ich zadávanie už pri vystavovaní preddavkových faktúr sa potom zužitkuje pri vytváraní faktúry ako kópie z preddavkovej faktúry, kde potom nie je potrebné znovu zadávať percentá pre DPH.

5 FAKTURÁCIA

221

TIP: Rozpis DPH v preddavkovej faktúre program zároveň využije pri tlačovej zostave Preddavková faktúra profi s rozpisom. Pri tlači je možné v rámci výberu výstupnej zostavy zvoliť niekoľko druhov zostáv, a to aj zostavy v angličtine alebo nemčine ako aj zostavy s logom, pečiatkou alebo podpisom firmy. Pomocou voľby Označené predd. faktúry v záložke Tlač môžete vytlačiť aj viac dokladov naraz.

5.3 OBJEDNÁVKY Aj vystavovanie objednávok je principiálne zhodné s vystavovaním faktúr. Evidenciu objednávok vyvoláte výberom z hlavného menu programu Fakturácia → Objednávky. Kliknutím na tlačidlo Pridaj v ľavom dolnom rohu evidencie vám program ponúkne pridanie novej objednávky. Jeho napĺňanie údajmi je zhodné s faktúrou (kapitola 5.1 Faktúry [str. 205]), zmeny sú tu minimálne. Vzhľadom na to, že ide o vami vystavené objednávky, údaje o vašej firme budú na objednávke uvedené v časti Odberateľ, údaje o vašom partnerovi budú uvedené v časti Dodávateľ. Tiež sa tu nachádzajú odlišné dátumy: dátum vystavenia a termín dodania. POZOR! Platí, že dátum vystavenia nemôže byť neskôr ako termín dodania. Po vyplnení všetkých údajov vo formulári Pridanie novej objednávky potvrďte objednávku tlačidlom Ok. V tomto prípade sa program nepýta, či ju má zapísať do evidencie pohľadávok ani do evidencie DPH, keďže samotná objednávka nie je podkladom pre zápisy do uvedených evidencií. Pri oprave taktiež nevzniká problém s možnou duplicitou dokladov. Stlačením tlačidla Oprav sa objaví formulár objednávky, na ktorej sa nachádzate v evidencii objednávok. Akúkoľvek opravu, ktorú vykonáte, nakoniec potvrďte tlačidlom Ok a "obnovená" objednávka prepíše "starú" objednávku. Tlačidlom Kópia v ľavom dolnom rohu evidencie vám program ponúkne možnosti: Kópia z objednávky, Kópia z preddavkovej faktúry a Kópia z výdajky. Pri tlači objednávok vám program ponúka možnosť vytlačiť objednávku aj vo formáte A5, naležato, príp. v anglickom alebo v nemeckom jazyku ako aj zostavy s logom, pečiatkou alebo podpisom firmy. Objednávky, takisto ako faktúry, môžete tlačiť aj hromadne výberom príslušnej voľby v záložke Tlač.

5.4 DODACIE LISTY Podrobný popis vystavenia dodacieho listu nie je potrebný. Ak zvládnete vystavenie objednávky a faktúry, vystavenie dodacieho listu je už len rutinnou záležitosťou. Postupujete rovnako. Štandardnou cestou je výber z hlavného menu programu Fakturácia → Dodacie listy, tlačidlo Pridaj. Pre urýchlenie práce sú aj iné možnosti. V evidencii dodacích listov stlačením tlačidla Kópia existujú možnosti výberu: Kópia z dodacieho listu, Kópia z preddavkovej faktúry, Kópia z výdajky, Kópia z faktúry. Ak máte vystavenú faktúru a chcete k nej vytvoriť dodací list, použite tlačidlo Kópia z faktúry. Dostanete sa do evidencie faktúr, kde vyberiete príslušnú faktúru a svoj výber potvrdíte tlačidlom Vyber faktúru. Formulár dodacieho listu sa naplní údajmi z vybratej faktúry. Zo všetkých spomínaných dátumov sa tu nachádza len Dátum vyhotovenia. Ďalej sú tu polia Objednávka číslo a Faktúra číslo. Potvrdením Ok sa dodací list zapíše do evidencie. Stlačením tlačidla Tlač

5

222


dodací list opäť program ponúkne možnosť smeru tlače na obrazovku alebo už priamo do tlačiarne. Ak chcete vytlačiť dodací list bez cien, umožní vám to rozbaľovací zoznam Druh zostavy. Pred tlačou každej zostavy pod tlačidlom Nastavenie si môžete zvoliť jazyk, v ktorom sa zostava vytlačí (Slovenský, Anglický, Nemecký) a zvoliť si možnosť vytlačiť na každej zostave logo, pečiatku a podpis firmy. Ďalšou možnosťou rýchleho vytlačenia dodacieho listu je urobiť to zároveň s faktúrou. Po vytvorení faktúry (kapitola 5.1 Faktúry [str. 205]) a po jej zápise do evidencie faktúr, môžete pomocou rozbaľovacieho menu na tlačidle Tlač vo formulári Faktúry jednoducho hneď vytlačiť aj dodací list k tej faktúre, na ktorej sa v evidencii nachádzate. V zozname dodacích listov sa v záložke Tlač nachádzajú tlačidlá Sumárny a Položkovitý. Tie slúžia na vytlačenie dokladu z registračnej pokladnice (kapitola 6.2.7 Komunikácia on – line [str. 248]). Tiež tu môžete vytlačiť adresy partnerov, napr. na obálky alebo štítky, alebo hromadne vytlačiť označené dodacie listy.

5.5 EXPORT, IMPORT VO FAKTURÁCII Výberom z hlavného menu programu Fakturácia → Export môžete zasielať údaje o vystavených faktúrach, preddavkových faktúrach, objednávkach a dodacích listoch z jedného počítača do druhého. Podmienkou je, aby sa v oboch počítačoch nachádzal program ALFA:

Stlačením tlačidla Export vygenerujete exportný súbor (v tomto prípade "FAKTU000.MDB"), do ktorého sa prekopíruje fakturácia (voľbou zapnite, ktoré doklady chcete exportovať). V "prijímajúcom" počítači potom výberom z hlavného menu programu Fakturácia → Import importujete údaje z "odosielajúceho" počítača, práve z takto vytvoreného súboru:

V tomto kroku je možné zapnúť voľbu Importované označ, ostatné odznač, čím sa pre sprehľadnenie označia všetky práve naimportované doklady.

6 SKLADOVÉ HOSPODÁRSTVO A REGISTRAČNÉ POKLADNICE pokkla

223

6 SKLADOVÉ HOSPODÁRSTVO A REGISTRAČNÉ POKLADNICE

Sklad slúži na evidenciu tovaru alebo materiálu firmy. Pre začatím práce so skladom je potrebné nadefinovať jednotlivé sklady do číselníka skladov a pre každý sklad nadefinovať skladové karty. V nasledujúcich kapitolách popíšeme vytvorenie jednotlivých skladov, nadefinovanie skladových kariet a pohyby, ktoré môžu na skladových kartách nastať. Pre prácu so skladom je spojené aj používanie elektronickej registračnej pokladnice. Program ALFA umožňuje prepojiť skladové hospodárstvo a modul fakturácie s elektronickými registračnými pokladnicami. Skôr ako budete pokračovať v čítaní tejto časti príručky, je potrebné, aby ste si dôkladne preštudovali užívateľskú príručku k ECR (výrobca ju vždy dodáva spolu s ECR) a aby ste si osvojili jednotlivé pojmy a naučili sa ju obsluhovať!

6.1 Sklady .......................................................... 225 6.2 Skladové karty ............................................. 227 6.3 Skladové pohyby.......................................... 230 6.4 Inventúra skladu ......................................... 236 6.5 Predaj cez elektr. registr. pokladnicu .......... 237

6

224



225

6.1 SKLADY Program ALFA umožňuje viesť sklady v cenovom režime FIFO alebo priemerovaním ceny. Ak z hlavného menu programu vyberiete Sklad → Sklady, zobrazí sa nasledovný formulár so zoznamom všetkých doteraz zadefinovaných skladov (ak začínate účtovať v programe, táto ponuka bude prázdna):

V spodnej časti nájdete štandardné tlačidlá pre pridanie, opravu a vymazanie skladov. Nájdete tu, rovnako ako v číselníku partnerov, aj tlačidlá Export a Import. Slúžia na vyexportovanie a naimportovanie kompletného skladu (sklad, skladové karty a ich pohyby) z jednej do druhej databázy, ktorá nemusí patriť rovnakej firme. Ak potrebujete pridať nový sklad, stlačte tlačidlo Pridaj. Zobrazí sa formulár, v ktorom je potrebné zadať základné informácie o sklade a nastaviť jeho parametre. V hornej časti formulára je potrebné zadať názov skladu, určiť typ skladu, spôsob výpočtu skladovej ceny, najčastejšie používané prirážky a cenu pre ECR:

Do textového poľa Názov skladu zadajte názov skladu podľa vlastného uváženia. Odporúčame nedeliť jeden sklad firmy v programe na viac fyzických podskladov. Jednotlivé položky skladu je lepšie logicky rozčleniť pomocou kódu – čísel skladových kariet alebo pomocou doplňujúceho kódu JK. Takto evidovaný sklad je potom lepšie ovládateľný z fakturácie. Odporúčame vyskúšať si viac variantov rozdelenia skladov pri fakturácii. Zapnutím príslušnej voľby vyberte typ skladu – Tovarový alebo Materiálový. Tieto voľby určujú smerovanie do výkazu o majetku a záväzkoch, v ktorom je samostatný riadok pre Tovar a pre Materiál. Túto položku môžete v priebehu účtovania meniť. Toto nastavenie je len informačné a nijako neovplyvňuje výpočty programu. Podľa spôsobu, akým vediete cenovú politiku skladu, zapnite voľbu Priemerovaná alebo FIFO. Meniť spôsob výpočtu skladovej ceny počas roka vám neodporúčame, program pri zmene automaticky prepočíta celú skladovú evidenciu a zmení všetky skladové ceny na existujúcich príjemkách a výdajkách. Takúto zmenu môžete vykonať napr. na začiatku účtovného obdobia.

6

226


Priemerovaná cena Predajné ceny sa pri každom príjme skladovej karty na sklad prepočítajú metódou vážených priemerov. PRÍKLAD: Nakúpite tovar v takomto poradí: 1 1 1 1

ks ks ks ks

za za za za

10,00 11,00 12,00 10,00

EUR EUR EUR EUR

Priemerná cena tovaru je (10+11+12+10) / 4 = 10,75 EUR. Ak predáte 1 ks tohto tovaru, jednotková cena bude 10,75 EUR + prirážka. Ak predáte 3 ks tohto tovaru, jednotková cena bude opäť 10,75 EUR + prirážka. Program jednotkovú cenu nezmení až do tej chvíle, kým neprijmete ďalšie kusy na sklad. FIFO Predajné ceny sa budú vypočítavať metódou FIFO – ten tovar, ktorý prišiel prvý do skladu, pôjde aj prvý zo skladu. Jednotlivé položky skladu si pritom pamätajú svoje nákupné ceny, z ktorých sa vždy vypočíta predajná cena pre jednotlivé predajné ceny. PRÍKLAD: Nakúpite tovar v takomto poradí: 1 1 1 1

ks ks ks ks

za za za za

10,00 11,00 12,00 10,00

EUR EUR EUR EUR

Ak predáte 1 ks tohto tovaru, jednotková cena bude 10,00 EUR + prirážka. Ak predáte 3 ks tohto tovaru, jednotková cena bude (10+11+12) / 3 = 11,00 EUR + prirážka. Nadefinujte najčastejšie používané prirážky v %. Nadefinované prirážky sa budú automaticky prenášať do novozaloženej skladovej karty. Tieto prirážky je možné na skladových kartách kedykoľvek zmeniť. Prirážky je potom možné využiť pri vystavovaní výdajok zo skladu a vo fakturácii. Stanovte, aké ceny budete používať pre elektronickú registračnú pokladnicu. V číselníku skladových kariet je možné zadať pre každú skladovú kartu cenu, ktorá bude použitá pre elektronické registračné pokladnice. Týmto nastavením definujete, aké ceny pre ECR používate – ceny s DPH alebo bez DPH (môžete si vybrať). Nastavenie má význam len pre platiteľov DPH a využije sa pri prenose skladových kariet do ECR – program ALFA musí jednoznačne vedieť, o aké ceny ide.


227

V dolnej polovici formulára Pridanie nového skladu nastavte automatické číslovanie vybratých položiek:

Vyberte položky, ktoré chcete, aby program ALFA čísloval automaticky. Označenie umožňuje prideliť každému číslu prefix zložený maximálne z dvoch znakov. Stav počítadla udáva aktuálne číslo, ktoré bude najbližšie použité. Môžete ho kedykoľvek zmeniť. Program bude automaticky číslovať a pokračovať od zadaného čísla. Voľba Dopĺňať vedúce nuly je úzko spojená s položkou Počet miest autom. čísl. (počet miest automatického číslovania). Pri zapnutí tejto voľby bude program do vytváraných čísiel automaticky dopĺňať vedúce nuly. PRÍKLAD: Číslo 21, ak bude táto hodnota nastavená na hodnotu 5, vytvorí ako číslo 00021. Táto voľba zaručí rovnakú dĺžku každého čísla vo výstupných zostavách a vo formulároch. Rovnako pri usporadúvaní alebo triedení bude program pracovať korektne. Parameter Počet miest autom. čísl. udáva, na koľko miest sa má číslo vytvoriť. PRÍKLAD: Ak zadáte napríklad hodnotu 5, číslo 21 sa vytvorí ako 00021 – na päť miest. Ak použijete aj označenie, napríklad KR, vytvorí sa číslo 21 ako KR00021.

6.2 SKLADOVÉ KARTY Ak máte nadefinovaný určitý počet skladov, môžete pre každý sklad nadefinovať skladové karty. Z hlavného menu programu vyberte Sklad → Skladové karty:

V hornej časti formulára v záložke Zobraz vyberte sklad, s ktorým chcete pracovať, a prípadné ďalšie kritéria, ktoré sa majú použiť pri zobrazení skladových kariet.

6

228


TIP: V číselníku skladových kariet je možné použiť tlačidlo Filter. Pomocou neho sa dajú ľahko zobraziť skladové karty od konkrétneho dodávateľa alebo od dodávateľov z konkrétneho mesta. Pomocou záložky Označovanie môžete označovať skladové karty, a potom si dať zobraziť len označené (voľba Zobraziť iba označené skladové karty). Tiež si môžete dať zobraziť len karty, ktoré majú nenulový zostatok (voľba Nezobraziť skladové karty s nulovým množstvom). Spodná časť formulára obsahuje okrem základných tlačidiel aj ďalšie tlačidlá. Sú zobrazené na nasledujúcom obrázku:

Pomocou tlačidla Kópia môžete rýchlo vytvoriť novú skladovú kartu s rovnakými parametrami, ako má skladová karta, na ktorej sa práve nachádzate. Po stlačení tlačidla Tlač je možné vytlačiť skladovú kartu, na ktorej sa práve nachádzate. Tlačový výstup bude v hornej časti obsahovať základné informácie o skladovej karte a v dolnej časti jej pohyby. Vo formulári Tlač si môžete vybrať aj tlačové zostavy "Všetky skladové karty" (vygeneruje sa toľko tlačových zostáv, koľko je zobrazených kariet vo formulári Skladové karty), prípadne "Iba označené skladové karty". Z rozbaľovacieho menu na tlačidle Tlač je možné vytlačiť cenovky a cenník skladových kariet. Tlačidlo Export slúži na vyexportovanie skladových kariet (bez pohybov) z aktuálneho skladu, aktuálnej databázy do exportného súboru. Import je opačná funkcia k funkcii export a slúži na naimportovanie skladových kariet (bez pohybov) z exportného súboru do aktuálneho skladu, aktuálnej databázy. Skladové karty môžu byť aj z inej databázy – nemusia patriť rovnakej firme. Po stlačení tlačidla Pridaj v hlavnom formulári skladových kariet program zobrazí formulár pre pridanie novej skladovej karty. Pole Kód program automaticky doplní podľa automatického nastavenia v sklade (kapitola 6.1 Sklady, str. 216). Udáva jednoznačné označenie každej skladovej položky – karty. Polia Názov, Jednotka, %DPH a Dátum zavedenia vyplňte podľa aktuálnej potreby. Pri názve môžete použiť tlačidlo F7 – otvorí sa vlastná databáza užívateľských textov. Textové pole pod poľom Kód slúži pre zadanie doplňujúceho kódu, ktorým je štandardne kód JK. TIP: Pole %DPH je prístupné aj pre neplatiteľov DPH. Informácia o sadzbe DPH sa dá využiť pri výpočte nákupnej ceny – pri príjme na sklad od platiteľa DPH.


229

V dolnej časti formulára sa nachádzajú záložky Doplňujúce údaje a Údaje pre ECR a časť Predajné ceny – prirážky:

Údaje v záložke Doplňujúce údaje sú nepovinné. Ak zadáte hodnotu do poľa Minimum a Maximum, pri klesnutí stavu pod minimum alebo stúpnutí stavu nad maximum vás program pri vytváraní príjemky alebo výdajky upozorní. Pri pridávaní položky zo skladu sa hodnota Min alebo Max na položke v takomto prípade vysvieti načerveno:

6 Polia Mj pre jedn. cenu a Počet merných j. slúžia pre výpočet jednotkovej ceny, ktorá sa zobrazuje pri tlači cenoviek (voľba Tlač → Cenník → Cenovky). Do prvého poľa zadáte mernú jednotku, ku ktorej sa má prepočítať základná jednotková cena, napr. kilogram. Do druhého poľa potom zadáte počet merných jednotiek skladovej karty obsiahnutých v mernej jednotke pre jednotkovú cenu (v našom prípade 250 g = 0,25 kg). Ostatné údaje na tejto záložke sú len informatívne a neovplyvňujú výpočty programu. Malou výnimkou sú len polia Dovozná prirážka a Clo. Hodnoty z týchto polí sa automaticky prenesú do príjemky na sklad zo zahraničia do príslušných textových polí – uľahčia vám tak prácu pri zápise. V záložke Údaje pre ECR nastavte ďalšie parametre – týkajúce sa elektronickej registračnej pokladnice (kapitola 6.2.6 Komunikácia off – line [str. 243]). V časti Predajné ceny – prirážky je možné predajnú cenu zadať dvoma spôsobmi. Po zapnutí voľby Predajné ceny vždy vypočítať zo zadaných prirážok, program pri každej zmene skladovej ceny prepočíta predajné ceny podľa aktuálnych prirážok. Ak nezapnete voľbu Predajné ceny vždy vypočítať zo zadaných prirážok, program bude používať vždy také ceny, ktoré uvediete v poliach Predajná cena. Nikdy vám tieto ceny program sám nezmení. Každú zmenu predajnej ceny vykonávate ručne. TIP: Režim tvorby cien môžete počas účtovania ľubovoľne meniť.

230


6.2.1 POČIATOČNÉ STAVY NA SKLADOVÝCH KARTÁCH Všetky počiatočné stavy na jednotlivých skladových kartách zadajte cez príjemky na sklad. Z hlavného menu programu vyberte Sklad → Príjem na sklad. Zobrazí sa formulár Príjemky na sklad. Po stlačení tlačidla Pridaj vyberte položku Počiatočný stav:

Ďalší postup pri zápise nových príjemok nájdete v kapitole 6.3 Skladové pohyby [str. 230].

6.2.2 PREPOČÍTAJ ZOSTATKY NA SKLADOVÝCH KARTÁCH Túto funkciu vyvoláte výberom z hlavného menu programu Sklad → Prepočítaj zostatky skladových kariet. Slúži na kompletné obnovenie porušených zostatkov skladu, ktoré môžu vzniknúť chybou hardvéru, náhlym výpadkom prúdu alebo inou nepredvídateľnou poruchou. Pred touto operáciou odporúčame účtovníctvo zálohovať, aby ste sa prípadne mohli vrátiť k pôvodnému stavu.

6.3 SKLADOVÉ POHYBY Hlavné operácie so skladom sú príjem na sklad a výdaj zo skladu. Predpokladom pre vykonanie týchto operácií je existencia aspoň jedného skladu v programe. Sklady sa definujú pomocou formulára Sklady, ktorý vyvoláte výberom z hlavného menu programu Sklad → Sklady (kapitola 6.1 Sklady [str. 225]). Príjemky na sklad a výdajky zo skladu pridávate pomocou formulára Príjemky na sklad a Výdajky zo skladu. Tieto formuláre vyvoláte výberom z hlavného menu programu Sklad → Príjem na sklad resp. Sklad → Výdaj zo skladu. Obidva formuláre majú vo svojej vrchnej časti dva rozbaľovacie zoznamy Sklad a Príjemky (Výdajky):

Nájdete tu ešte textové pole IČO. Slúži na vyfiltrovanie všetkých príjemok (výdajok) len pre zvoleného partnera podľa položky IČO. Tlačidlom F7 môžete vybrať IČO priamo z číselníka partnerov. Tlačidlo C slúži na vyčistenie poľa IČO. Tlačidlo ! slúži na obnovenie údajov vo formulári (ak napíšete IČO ručne, je potrebné stlačiť toto tlačidlo alebo je potrebné stlačiť kláves Enter). V rozbaľovacom zozname Sklad vyberte sklad, s ktorým chcete pracovať.


231

Pomocou voľby Mini info zobrazíte formulár, v ktorom získate rýchle a prehľadné základné informácie o aktuálnom doklade. Zobrazujú sa čísla súvisiacich dokladov, typ pohybu, údaje o partnerovi, sumy na doklade, položky a v prípade výdajok aj zisk.

Mini info nie je potrebné zatvárať, ak chcete pracovať s položkami vo formulári príjemky alebo výdajky. Pri posúvaní sa po dokladoch, poprípade pri ich pridávaní a opravovaní sa údaje aktualizujú a zobrazia sa informácie aktuálneho dokladu. Formulár umožňuje rovnako ako celý program, pridanie, opravu a vymazanie príjemky alebo výdajky. Slúžia na to tlačidlá v dolnej časti formulára. Vo formulári Príjemky na sklad sa nachádza tlačidlo Tlač príjemku, ktoré umožňuje vytlačiť príjemku, na ktorej sa práve nachádzate. Vo formulári Výdajky zo skladu má rovnakú funkciu tlačidlo Tlač výdajku (vytlačí príslušnú výdajku). Tlačidlo Tlač dodací list umožňuje z výdajky vytlačiť dodací list. Vo formulári Výdajky zo skladu sa ešte nachádzajú ďalšie dve tlačidlá Sumárny a Položkovitý, ktoré slúžia na vytlačenie dokladu cez registračnú pokladnicu (kapitola 6.2.7 Komunikácia on – line [str. 248]) Pridávať nové príjemky (výdajky) môžete pomocou tlačidla Pridaj alebo kópiou z už existujúceho dokladu (tlačidlo Kópia). Pri kopírovaní dokladov sa automaticky predvyplnia všetky údaje podľa pôvodného dokladu (okrem polí dátum a čas, ktoré sú vždy aktuálne podľa dátumu a času vytvorenia nového dokladu). Všetky položky môžete ľubovoľne zmeniť. Ak vytvárate nový doklad pomocou tlačidla Pridaj, vyberte po jeho stlačení niektorú z ponúknutých položiek:

Príjemka:

Výdajka:

Po výbere niektorej z položiek sa objaví formulár pre pridanie novej príjemky (výdajky). Vyplňte všetky potrebné údaje.

6

232


POZOR! Správne vyplnenie položiek dátum a čas v časti Vystavenie je veľmi dôležité – podľa nich program zoradí jednotlivé pohyby na skladovej karte za sebou. Zmena týchto údajov je možná pri pridávaní alebo oprave príjemky / výdajky pred stlačením tlačidla Pokračuj >. TIP: Pomocou tlačidla F7 vedľa poľa Faktúra číslo sa prenesiete do evidencie záväzkov (pri príjemke) alebo evidencie pohľadávok (pri výdajke). Vyberiete si príslušný doklad a jeho potvrdením (stlačením tlačidla Vyber sumu) prenesiete údaje o partnerovi. V prípade, že vyplníte údaje partnera, ktorý sa nenachádza v Číselníku partnerov, tlačidlom Pridaj do partnerov program automaticky vytvorí kartu partnera: otvorí sa menu Číselník – Partneri formulár Pridanie nového Partnera/Zamestnanca do databázy. Údaje, ktoré budú vo formulári vyplnené, sa prenesú do karty partnera. Po stlačení tlačidla OK sa karta partnera uloží do číselníka, pričom je možné doplniť ďalšie údaje do karty. Ak sa potom niektorý údaj vo formulári zmení, tak na karte partnera sa zmena nevykoná. Povinným údajom na pridanie partnera do Číselníka partnerov je vyplnenie Názvu partnera. Po vyplnení všetkých potrebných údajov stlačte tlačidlo Pokračuj >. Formulár na obrazovke sa predĺži o časť, do ktorej sa zadávajú jednotlivé skladové položky. Položka dátum a čas v časti Vystavenie sa od tejto chvíle stanú neprístupné. V rozvinutej časti sa objaví časť Položky v skladových cenách:

Vo formulári Pridanie novej Výdajky sa v dolnej časti v porovnaní s príjemkou nachádzajú informačné polia o celkovej predajnej cene bez DPH a s DPH a tiež o zisku z predaja. Ďalej sú prístupné dve voľby: Skryť skladové ceny a Zobraziť zisk:


233

Ďalším tlačidlom, ktoré sa nachádza vo výdajke, je tlačidlo Nastavenia, pomocou ktorého zadefinujeme Spôsob výpočtu DPH:

6 Ak označíte prvú voľbu, základom výpočtu bude položková cena bez DPH. Daň sa pripočíta k sume spolu za celý doklad. Druhou voľbou zvolíte výpočet DPH, kde základom výpočtu je položková cena s DPH. Daň sa vypočíta zrážkou zo sumy spolu za celý doklad. Týmto spôsobom počítajú registračné pokladnice. Zaokrúhlenie jednotkovej ceny s DPH si môžete vybrať z rozbaľovacieho zoznamu kliknutím na šípku. Zaokrúhlenie 0,001 vyberiete v prípade, že registračná pokladnica používa 3 desatinné miesta pre jednotkovú cenu s DPH. Pomocou tlačidla Pridaj vyvoláte formulár Výber skladovej karty, v ktorom je potrebné vybrať príslušnú skladovú kartu a výber potvrdiť tlačidlom Vyber skladovú kartu – kartu, s ktorou chcete na príjemke (resp. výdajke) pracovať. TIP: Ak sa príslušná skladová karta v zozname skladových kariet nenachádza, môžete ju pridať pomocou tlačidla Pridaj a následne po vyplnení uložiť a vybrať do príjemky (výdajky) tlačidlom Vyber skladovú kartu. TIP: Výber skladovej karty vo formulári Výber skladovej karty je možné realizovať aj pomocou štandardnej čítačky čiarových kódov. Pre správnu funkciu musí mať čítačka nastavený ako zakončovací znak Enter. Po načítaní čiarového kódu je tento vložený do textového poľa Hľadaj. Pokiaľ sa v sklade nachádza skladová karta s načítaným čiarovým kódom, bude následne vyvolaný formulár Pridanie novej položky s údajmi o vybratej skladovej karte. Po použití tlačidla Vyber skladovú kartu sa objaví formulár Pridanie novej položky. V hornej časti tohto formulára sa informatívne zobrazujú základné údaje o vybratej skladovej karte.

234


Príjemka

Výdajka

V príjemke do textového poľa Prijaté zadajte množstvo, ktoré chcete prijať na sklad, vo výdajke túto funkciu spĺňa textové pole Vydané – zadajte množstvo, ktoré chcete vydať. Automaticky sa prepočíta informačné pole Zostatok, ktoré vyjadruje zostatok na sklade. POZOR! Pri výdajkách zo skladu nie je možné zo skladu vydať viac ako je na sklade. Ak pridávate výdajku spätne, nie je možné vydať viac, ako bolo na sklade k dátumu, kedy vystavujete výdajku. Program si to vie spätne prepočítať. Stredná časť formulára je pre príjemku aj výdajku rovnaká:

Táto časť formulára vám pomôže pri výpočte nákupných i predajných cien. Vpíšte do príslušnej položky sumu a stlačte kláves Enter na vašej klávesnici. POZNÁMKA! Pri pridávaní príjemky zo zahraničia sa na tomto mieste objavia pomôcky na prepočet zahraničnej meny na menu EUR. Prvý kurz slúži na prepočet nákupnej ceny pre zaevidovanie do skladu, druhý kurz slúži na prepočet nákupnej ceny pre účely výpočtu dovoznej prirážky a cla.


235

Dolná časť formulára vyzerá nasledovne: Príjemka

Výdajka

Do poľa Nákupná cena, resp. Predajná cena, zadajte potrebnú hodnotu. Ak zapnete voľbu Zľava [%], program automaticky vypočíta Cenu po zľave. Vo výdajkách sa Zľava a Predajná cena zaokrúhľujú podľa nastavenia cez Číselník → Nastavenia (Režim účtovania) v záložke Fakturácia. Ak máte vo výdajkách zapnutú voľbu Zisk, zobrazí sa vám aktuálny zisk zo skladovej karty. V príjemkách sa v ľavej časti zobrazujú informácie o budúcom zisku za jednotku. TIP: Nákupnú (predajnú) cenu môžete vybrať priamo z rozbaľovacieho zoznamu. Ak ste s údajmi spokojní, stlačte tlačidlo Ok. Údaje sa automaticky prenesú do vytváranej príjemky alebo výdajky. Celú príjemku (výdajku) postupne naplňte takýmto spôsobom. Nakoniec stlačte tlačidlo Ok, ktorým uložíte príjemku (výdajku) medzi už existujúce príjemky (výdajky). POZOR! Sklad dokáže pracovať až na 4 desatinné miesta s množstvom aj cenou. POZOR! Ak vyberiete zo skladovej karty všetko, program pre ďalšie použitie ponechá takú priemernú skladovú cenu, aká bola posledná a také predajné ceny, aké boli posledné. SPOLUPRÁCA S FAKTURÁCIOU

Skladové výdajky a príjemky možno prenášať priamo do fakturácie. Musíte sa nachádzať priamo vo fakturácii, kde vyberiete pri pridávaní novej faktúry položku Kópia z výdajky alebo Kópia z príjemky. OPRAVY PRÍJEMOK A VÝDAJOK

Program ALFA umožňuje opravovať príjemky, výdajky aj prevodky spätne, pokiaľ zmenou niektorých údajov nedôjde k stavu nemožnému. Stav nemožný je taký, ktorý by zmenou niektorého údaju zapríčinil záporné množstvá na sklade v ktoromkoľvek, aj minulom období. Pokiaľ spätne opravíte množstvo, dátum alebo čas na príjemke alebo výdajke, program automaticky prepočíta všetky zostatky a skladové ceny na všetkých skladových kartách, ktorých sa táto zmena týka. Samozrejme, že takáto operácia je veľmi riskantná, pretože už existujúce

6

236


vytlačené príjemky alebo výdajky sa stávajú vplyvom zmeny množstva alebo skladovej ceny neplatné – bude treba tlačiť nové. PREVODKY MEDZI SKLADMI

V sklade je možné na základe výdajky zo skladu spraviť identickú príjemku. Túto funkciu odporúčame použiť práve pri vytváraní prevodiek medzi skladmi. Najskôr vystavte výdajku zo skladu "A" (Výdaj na iný sklad) a následne vystavte príjemku do skladu "B" (Príjem z iného skladu), pričom vo formulári Pridanie novej Príjemky použijete tlačidlo Pridaj položky z výdajky…:

POZOR! Program kontroluje čísla skladových kariet, ktoré sa musia na jednotlivých skladoch zhodovať.

6.4 INVENTÚRA SKLADU Ak potrebujete urobiť inventúru skladu, postupujte nasledovne: 1.

Pre každý sklad si vytlačte tlačovú zostavu: "PODKLAD K INVENTÚRE SKLADU" výberom z hlavného menu programu Tlač → Sklad → Podklad k inventúre.

2.

Fyzickou kontrolou v sklade zistite skutočné množstvá jednotlivých skladových kariet a zapíšte ich do vytlačenej výstupnej zostavy "PODKLAD K INVENTÚRE SKLADU". Nakoniec vypočítajte a dopíšte rozdiel oproti evidovanému stavu do stĺpca Rozdiel + / -.

3.

Pre skladové karty, kde sa vyskytol prebytok, je potrebné vystaviť príjemku na sklad. Po stlačení tlačidla Pridaj vo formulári Príjemky na sklad je potrebné z ponúknutého menu vybrať položku Prebytok pri inventúre.

4.

Pre skladové karty, kde sa vyskytlo manko, je potrebné vystaviť výdajku zo skladu. Po stlačení tlačidla Pridaj vo formulári Výdajky zo skladu je potrebné z ponúknutého menu vybrať položku Manko pri inventúre. POZOR! Program pracuje s príjemkou typu Prebytok pri inventúre alebo výdajkou typu Manko pri inventúre inak ako s klasickou príjemkou alebo výdajkou. Príjemky a výdajky takéhoto typu sa prejavia v zostave, ktorú budete tlačiť v nasledujúcom bode. Pohyby takéhoto typu navyše korektne upravujú evidovaný stav na sklade so skutočným stavom.

5.

Vytlačte tlačovú zostavu: "INVENTÚRNY SÚPIS SKLADU" (výberom z hlavného menu programu Tlač → Sklad → Inventúrny súpis). Tá bude odzrkadľovať vykonanú inventúru a skutočný stav na sklade.

6.

Na záver nezabudnite podpísať všetky vytlačené výstupné zostavy, čím je inventúra kompletná.


237

Pri tlači podkladu k inventúre skladu aj inventúrneho súpisu skladu je možné zadať ľubovoľný dátum, ku ktorému sa má príslušná zostava vytlačiť. Tento dátum uvádzate v upresňujúcom tlačovom formulári Tlačové zostavy – Podklad k inventúre skladu (resp. Tlačové zostavy – Inventúrny súpis skladu) v poli Ku dňu. Tento dátum program automaticky skopíruje do dátumu Do. TIP: Pokiaľ zadáte dátum, ku ktorému sa zostava má vytlačiť, nižší ako posledný známy dátum pohybu na danom sklade, program fyzicky prepočíta zostatky aj skladové ceny a zostavu vytlačí k zadanému dátumu.

6.5 PREDAJ CEZ REGISTRAČNÚ A FISKÁLNU TLAČIAREŇ

POKLADNICU

Program ALFA umožňuje komunikovať a predávať aj cez elektronickú registračnú pokladnicu a fiskálnu tlačiareň. Pre komunikáciu pokladnice s počítačom je potrebné použiť originálny kábel, ktorý zabezpečí vzájomné fyzické prepojenie ECR s počítačom. Prepojenie vám umožní tlačiť doklady, "naprogramovať" pokladnicu priamo z počítača, čítať z nej údaje o predaji tovarových položiek, čítať nastavenie pokladnice a pod. Jeden koniec kábla zasuňte do pokladnice (konektor býva na pokladnici označený ako "PC"). Druhý koniec zasuňte do USB alebo sériového portu počítača (sériový port býva na počítači označený ako "COM 1" alebo "COM 2"). Ak máte na počítači k dispozícii oba konektory, vyberte prvý voľný. Je dôležité zapamätať si, do ktorého portu ("COM 1" alebo "COM 2") ste sériový kábel zasunuli, podľa toho bude potrebné nastaviť program ALFA – popis je uvedený v nasledujúcej kapitole. Ak k pripojeniu používate USB kábel, je potrebné mať v počítači nainštalovaný ovládač USB portu alebo ovládač k prevodníku USB na RS-232 (sériový port).

POZOR! Prepojovací kábel odporúčame pripájať pri vypnutej pokladnici a súčasne pri vypnutom počítači. Používajte pritom originálne káble a tiež originálne redukcie (ak sú potrebné).

6

238


6.2.3 NASTAVENIE PARAMETROV POKLADNICE Program ALFA umožňuje prepojenie s elektronickými registračnými pokladnicami a fiskálnymi tlačiarňami od firmy ELCOM s.r.o. a fiskálnymi modulmi a fiskálnymi tlačiarňami od firmy Varos, s.r.o.. Nastavenie parametrov registračnej pokladnice a fiskálnej tlačiarne sa realizuje pomocou softvéru dodaného s pokladnicou a priloženého manuálu. Je to jednorazový úkon, parametre sa nastavia pred prvým použitím pokladnice a potom sa menia len zriedkavo. So samotným nastavovaním a prípadnými problémami vám pomôžu servisní technici firmy, u ktorej ste pokladnicu zakúpili.

6.2.4 NASTAVENIE PROGRAMU PRE PRÁCU S POKLADNICOU Pre prácu s elektronickou registračnou pokladnicou je potrebné najskôr pridať pokladnicu do zoznamu registračných pokladníc. Uskutočníte to výberom z hlavného menu programu Sklad → Zoznam ECR.

Formulár obsahuje zoznam nastavených registračných pokladníc. Pri prvom spustení bude zoznam prázdny. V dolnej časti formulára sa nachádzajú štandardné tlačidlá Pridaj, Oprav, Vymaž, tlačidlo Predvolená, ktorým sa nastavuje predvolená pokladnica a tlačidlo Označ pre označovanie pokladníc. Označené pokladnice sú zvýraznené žltou farbou, tieto sú využívané pri hromadnej komunikácii viacerých pokladníc. Tlačidlom Nastavenia sa otvorí formulár Nastavenia (Režim účtovania), kde je možné zaškrtnúť voľbu, či sa má program pri tlači dokladu z ECR spýtať na platenú sumu (v tomto prípade je možné uskutočniť aj čiastočnú úhradu dokladu prepísaním sumy v poli Suma dokladu), a či v tomto prípade má program platbu rozčleniť na hotovosť, kredit a šek. Stlačením tlačidla Pridaj sa zobrazí formulár Parametre ECR, umožňujúci nastavenie pokladnice pre prácu s programom ALFA:


239

Jeho horná časť obsahuje základné parametre pokladnice ako sú typ pokladnice, číslo pokladnice (pridelené daňovým úradom), sériový port, na ktorý je pripojená a rýchlosť prenosu. AUTODETEKCIA

V tejto verzii programu nie je funkcia autodetekcie pokladnice prístupná, pretože program nedokáže rozlíšiť verziu softvéru, ktorú pokladnica používa. REŽIM ON

– LINE A OFF – LINE

Pole Režim online vo formulári Parametre ECR zobrazuje, či nastavený typ registračnej pokladnice podporuje alebo nepodporuje režim komunikácie online. Ak pokladnica nepodporuje komunikáciu online, znamená to, že túto pokladnicu nie je možné používať na tlač výdajok a faktúr. Pri práci s registračnou pokladnicou v režime On-Line je pokladnica stále spojená s počítačom pomocou kábla, blokované položky posiela počítač do pokladnice cez kábel. Príkladom takejto komunikácie za pomoci programu ALFA je tlač sumárneho alebo položkovitého dokladu k výdajke alebo tlač dokladu k faktúre na registračnej pokladnici (kapitola 6.2.7 Komunikácia on – line [str. 248]). V tomto prípade sa registračná pokladnica správa ako fiskálna tlačiareň, vnútorná pamäť tlačiarne určená pre programované položky nie je využívaná. Nie všetky registračné pokladnice podporujú tento režim, o tom informuje spomínané textové pole Režim online. Pri použití v režime Off-Line sa najskôr prenesú položky cez kábel z počítača do registračnej pokladnice. Potom je možné aj bez prepojenia káblom (offline) predávať naprogramované položky zadaním PLU kódu na klávesnici pokladnice. Údaje o predaných položkách nakoniec prenesiete opäť po pripojení pokladnice k počítaču káblom. Z týchto údajov následne môžete spraviť výdajku zo skladu. Tento režim komunikácie podporujú všetky nami podporované registračné pokladnice. Podrobnejší popis prenosu položiek medzi počítačom a registračnou pokladnicou sa nachádza v kapitole 6.2.6 Komunikácia off – line [str. 243]. PRIRADENÝ SKLAD

V rozbaľovacom zozname Priradený sklad sa nastavuje sklad, ktorý bude používaný pri prenose položiek medzi editovanou registračnou pokladnicou a počítačom. Štandardne je tu nastavená hodnota "Všetky sklady". Vtedy je možné do zvolenej pokladnice preniesť ktorýkoľvek z nadefinovaných skladov a pri prenose z ECR budú načítané predané položky párované so skladovými kartami vo všetkých skladoch. Pokiaľ nastavíte ako priradený sklad jeden konkrétny sklad, budú pre prenos používané iba položky tohto jedného skladu a pri načítaní údajov z pokladnice budú položky párované len so skladovými kartami v tomto sklade. Takéto nastavenie

6

240


má využitie hlavne pri používaní viacerých registračných pokladníc, keď môže každá slúžiť na predaj položiek jedného konkrétneho skladu. V tomto prípade je možné použiť na viacerých skladoch položky s rovnakým číslom PLU, bez problémov s duplicitou a priraďovaním skladových kariet ku načítaným predaným položkám. PREDVOLENÁ POKLADNICA

V dolnej časti formulára sa nachádza voľba Predvolená pokladnica, ktorej zapnutie nastaví editovanú pokladnicu ako predvolenú.

Namiesto toho môžete použiť tlačidlo Predvolená vo formulári Zoznam ECR, spĺňa rovnakú funkciu (nastaví vybratú pokladnicu ako predvolenú pre tlač dokladov). Predvolaná pokladnica nadobudne príznak X v prvom stĺpci zoznamu ECR. Pokladnica, ktorá bola pridaná do zoznamu ako prvá, je automaticky nastavená ako predvolená, to znamená, že bude používaná pre všetky operácie realizované registračnými pokladnicami. Pokiaľ je v zozname nastavených viac pokladníc, je možné označiť ako predvolenú ktorúkoľvek z nich. Ako predvolená môže byť nastavená vždy len jedna pokladnica, takže príznak X sa presunie na vami zvolenú pokladnicu. TEST

Tlačidlo Test slúži na overenie správnosti nastavených parametrov pokladnice pripojenej k počítaču. Po stlačení tlačidla sa program ALFA pokúsi nadviazať komunikáciu s pokladnicou. O úspešnosti akcie vás bude informovať okno s oznamom. V prípade, že test nedopadne úspešne, čiže sa nepodarí nadviazať komunikáciu s registračnou pokladnicou, skontrolujte pripojenie pokladnice k počítaču a nastavené parametre. Pri prípadných problémoch sa obráťte na vášho servisného technika alebo na predajcu pokladnice.

6.2.5 FISKÁLNA TLAČIAREŇ Program ALFA podporuje komunikáciu s typmi fiskálnych modulov J&V Safe FM 2000 a FM 3000 a fiskálnych tlačiarní EURO 500 FP, Varos FM 4000 Fiscal Printer a Elcom EFox Fiscal Printer. POZOR! Fiskálny modul a fiskálnu tlačiareň je možné používať len v On – Line režime. V prípade, že pridávate fiskálnu tlačiareň, postupujte rovnako ako v prípade elektronickej registračnej pokladnice. Vo formulári Pokladnica z rozbaľovacieho zoznamu vyberte Typ fiskálnej tlačiarne. V poli Číslo pokladnice máte možnosť zadať poradové číslo pokladnice.


241

V dolnej časti formulára sa nachádza voľba Predvolená pokladnica, ktorej zapnutie nastaví editovanú pokladnicu ako predvolenú. Namiesto toho môžete použiť tlačidlo Predvolená vo formulári Zoznam ECR, spĺňa rovnakú funkciu (nastaví vybratú pokladnicu ako predvolenú pre tlač dokladov). Predvolaná pokladnica nadobudne príznak X v prvom stĺpci zoznamu ECR. Pokladnica, ktorá bola pridaná do zoznamu ako prvá, je automaticky nastavená ako predvolená, to znamená, že bude používaná pre všetky operácie realizované registračnými pokladnicami. Pokiaľ je v zozname nastavených viac pokladníc, je možné označiť ako predvolenú ktorúkoľvek z nich. Ako predvolená môže byť nastavená vždy len jedna pokladnica, takže príznak X sa presunie na vami zvolenú pokladnicu. Tlačidlo Test slúži na overenie správnosti nastavených parametrov pokladnice pripojenej k počítaču. Po stlačení tlačidla sa program ALFA pokúsi nadviazať komunikáciu s pokladnicou. O úspešnosti akcie vás bude informovať okno s oznamom. V prípade, že test nedopadne úspešne, čiže sa nepodarí nadviazať komunikáciu s registračnou pokladnicou, skontrolujte pripojenie pokladnice k počítaču a nastavené parametre. Pri prípadných problémoch sa obráťte na vášho servisného technika alebo na predajcu pokladnice. V záložke Parametre a funkcie FM zadefinujete parametre pre prácu s fiskálnym modulom.

Tlač dokladu s diakritikou - ak zapnete túto voľbu, tlačiareň musí mať nastavenú znakovú sadu 852.

6

242


Tlačiť číslo zdrojového dokladu - zapnutie tejto voľby zabezpečí, aby sa medzi hlavičkou dokladu a jej položkami vytlačil text "Hotov. doklad k dodaciemu listu č. XXXXX" alebo "Hotov. doklad k výdajke č. XXXXX" podľa toho, odkiaľ bol doklad vytlačený (zo skladových pohybov alebo z dodacích listov). Šírka dokladu (počet znakov) - keďže k fiskálnemu modulu môžete pripojiť viac typov tlačiarní, je potrebné uviesť, na akú šírku (počet znakov) má program vytlačiť doklad. Minimálna hodnota je 40, maximálna 80 znakov. Na fiskálnej tlačiarni je napevno osadená tlačiareň a nedá sa meniť. V tomto prípade je takisto potrebné nastaviť šírku dokladu podľa konkrétneho modelu fiskálnej tlačiarne. Prednastavené je 40 znakov. Počet riadkov päty dokladu - v tomto poli uveďte, na koľko riadkov sa bude tlačiť záverečný text na doklade - v následných riadkoch zadajte text, ktorý sa takto vytlačí na doklade, napr. "Ďakujeme Vám za návštevu." a pod. Podľa zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice je daňový subjekt povinný každý deň, počas ktorého bol uskutočnený predaj cez registračnú pokladnicu, vykonať dennú finančnú uzávierku. Túto je povinný archivovať v knihe pokladnice. Pri niektorých typoch fiskálnych modulov a tlačiarní je možné vytlačiť uzávierky prostredníctvom programu. Na to slúžia tlačidlá v pravej časti záložky Parametre a funkcie FM: Prehľadová uzávierka a Denná uzávierka. Vklad hotovosti - slúži na zadanie sumy vloženej do pokladnice podľa zákona 289/2008. Takto vytlačený doklad je označený textom VKLAD a jeho suma sa prenesie do uzávierky. Pri modely fiskálnej tlačiarne Elcom EFox Fiscal Printer sú navyše tlačidlá Export žurnálu na SD kartu. Tieto tlačidlá zabezpečia skopírovanie žurnálu fiskálnej tlačiarne na pamäťovú kartu SD, ktorú musíte mať vloženú vo fiskálnej tlačiarni. Funkciu je potrebné použiť na archiváciu žurnálov podľa požiadaviek zákona. KOMUNIKAČNÝ PROGRAM Pri spustení tlače dokladu na fiskálnej tlačiarni Varos FM 4000 Fiscal Printer alebo fiskálnych moduloch J&V Safe FM 2000 a FM 3000 sa otvorí komunikačný program. Po jeho spustení sa na lište v pravom dolnom rohu zobrazí zelená ikona, ktorá signalizuje, že komunikačný program je spustený. Ak je červenej farby, signalizuje to, že je vypnutý alebo nesprávne nastavený. V tomto prípade alebo v prípade ak sa nevytlačí doklad, kliknite pravým tlačidlom myši na spomínanú ikonu na lište a vyberte položku Konfigurácia. Po zadaní hesla "fmservis" sa zobrazí formulár Konfigurácia tlačového manažéra:


243

V textovom poli Vstupný adresár (vstupný bloček) uveďte cestu podľa toho, kde máte program Alfa nainštalovaný, štandardne C:\Alfa\ERP\blocek.txt. Podobne v textovom poli Výstupný adresár (vyčítaný bloček) uveďte cestu, štandardne C:\Alfa\ERP\blocek_out.txt. Je dôležité, aby v oboch poliach bola zadaná úplná cesta. Ak je ikona komunikačného programu červená, tak v rozbaľovacom zozname Port nastavte číslo portu, na ktorom je pripojená fiskálna tlačiareň. Nastavenie uložíte tlačidlom Uloz nastavenie.

6.2.6 KOMUNIKÁCIA OFF – LINE Pri Off – line komunikácii nie je pokladnica pripojená k počítaču, predávate na nej nezávisle od programu a po skončení dňa prenesiete predané položky do počítača. Komunikácia medzi počítačom a pokladnicou pozostáva z dvoch častí:

Prenos údajov z programu ALFA do pokladnice.

Prenos údajov o predaji z pokladnice do programu ALFA.

POZOR! Tieto funkcie budú správne fungovať len pri správnom nastavení parametrov pokladnice a programu. Formulár pre komunikáciu medzi počítačom a pokladnicou vyberiete z hlavného menu programu menu Sklad → Prenos údajov PC < – > ECR. V hornej časti formulára je potrebné vybrať príslušnú registračnú pokladnicu (do ktorej alebo z ktorej idete realizovať prenos údajov). V rozbaľovacom zozname Registračná pokladnica je nastavená ako prvá tá pokladnica, ktorá je predvolená. Pokiaľ sú v zozname ECR označené viaceré registračné pokladnice, v zozname sa nachádza okrem pridaných pokladníc aj položka Označené pokladnice. Jej zvolením bude prenos položiek realizovaný so všetkými označenými pokladnicami naraz.

6

244


Ďalšia časť formulára je rozdelená na dve záložky. Prvú záložku použijete v prípade, ak idete prenášať údaje z počítača do pokladnice (PC → ECR). Túto záložku použijete pri Off – line komunikácii (musíte najskôr preniesť skladové položky do pokladnice). Druhá záložka slúži na prenos údajov z pokladnice do počítača (ECR → PC). Túto záložku použijete tiež iba pri Off – line komunikácii. PRENOS Z POČÍTAČA DO POKLADNICE

V záložke (PC → ECR) nastavujete parametre pre prenos skladových kariet do pokladnice. Pred prenosom skladových kariet je potrebné na každej skladovej karte zadefinovať údaje, ktoré sa do pokladnice prenesú. Nastavenia sú spoločné pre Off – line aj On – line komunikáciu. Nastavenia na skladovej karte Pokiaľ si otvoríte niektorú skladovú kartu (Sklad → Skladové karty, tlačidlo Oprav), tak sa tieto údaje nachádzajú v ľavej dolnej časti v záložke Údaje pre ECR:

POZOR! V jednom sklade sa nesmú vyskytovať skladové karty s rovnako nadefinovanou položkou PLU (číslo položky). Program vás na to upozorní. Ak zapnete voľbu Použiť naprogramovanú cenu, pri blokovaní na registračnej pokladnici budete používať cenu, nastavenú na príslušnej skladovej karte v rozbaľovacom zozname Cena bez DPH. Pri zapnutí voľby Možnosť zadania vlastnej ceny budete môcť zadať cenu až priamo na pokladnici. Voľba Popisné PLU (iba text bez ceny) znamená, že príslušná skladová položka sa na pokladnici vytlačí len ako text, bez uvedenia ceny. Do registračnej pokladnice budú prenesené len položky, ktoré majú zapnutú voľbu Exportovať položku do ECR. Význam ostatných hodnôt je vysvetlený v príručke k vašej registračnej pokladnici. POZOR! Po prenose položiek do pokladnice nevymazávajte prenesené skladové karty zo skladu, ani v nich nerobte žiadne zmeny! Prenos skladových kariet do pokladnice Po nastavení príslušných údajov na každej skladovej karte, ktorú budete prenášať, uskutočníte prenos skladových kariet (vo formulári Prenos údajov):


Rozbaľovací zoznam Sklad slúži na nastavenie názvu skladu, z ktorého sa bude realizovať prenos položiek do pokladnice. Voľba Ceny pre ECR sú v sklade zadané poskytuje informáciu o tom, či sú ceny na skladových kartách príslušného skladu zadané s DPH alebo bez DPH. Odporúčame vám, aby toto nastavenie bolo rovnaké ako je nastavenie na príslušnom sklade (Sklad → Sklady, Oprav príslušný sklad, nastavenie Ceny pre ECR budú na sklade uvedené). Prepínačom Preniesť iba zmenené položky zvolíte prenos iba tých položiek, v ktorých boli od posledného exportu (prenosu z PC do ECR) zmenené parametre pre ECR. Voľbou Všetky položky zabezpečíte prenos všetkých skladových položiek. Tlačidlom Prenášané PLU zobrazíte položky zo skladu, ktoré sú určené pre prenos do registračnej pokladnice. Samotný prenos sa zaháji stlačením tlačidla Exportuj. PRENOS Z POKLADNICE DO POČÍTAČA (KOMUNIKÁCIA OFF

– LINE)

V záložke (ECR → PC) nastavujete parametre pre prenos údajov z pokladnice do počítača. Najdôležitejšími údajmi, ktoré je možné z pokladnice získať, sú údaje o predaji tovarových položiek. Ďalej môžete prenášať uzávierku (dennú alebo mesačnú) a elektronický (textový a dátový) žurnál. Zapnite príslušnú voľbu a vyberte typ:

245

6

246


Pomocou tlačidla Položky v ECR zobrazíte zoznam položiek, ktoré sa v príslušnej registračnej pokladnici nachádzajú a ktoré je možné preniesť do počítača. Samotný prenos sa zaháji stlačením tlačidla Importuj. Jednotlivé možnosti prenosu údajov z registračnej pokladnice popíšeme v nasledujúcom texte. Prenos tovarových položiek Pri voľbe Tovarové položky sa po stlačení tlačidla Importuj spustí prenos všetkých tovarových položiek zo zvolenej registračnej pokladnice. TIP: Program ALFA si zároveň tento prenos uloží ako zálohu v podobe textového súboru (ten využijete neskôr napr. v prípade, ak došlo pri ukladaní stiahnutého predaja k nejakej technickej chybe). Táto záloha sa ukladá do adresára ALFA\ERP\Zalohy\Prenosov\ECR_c_XX, kde XX je číslo pokladnice. Program dovolí uložiť 100 záloh, každá ďalšia prepíše vždy tú najstaršiu. Pokiaľ pokladnicou nebola predaná žiadna z položiek, program vám túto skutočnosť oznámi a prenos bude ukončený. Ak boli nejaké položky predané, program vám oznámi počet predaných položiek prenesených z pokladnice a zobrazí ich zoznam vo formulári Predané PLU. POZOR! Po úspešnom stiahnutí predaných položiek z pokladnice do počítača sa tento zoznam predaných položiek v registračnej pokladnici vymaže. Ak chcete tieto údaje pridať neskôr do skladovej výdajky, je potrebné ich uložiť priamo do databázy firmy a to pomocou tlačidla Uložiť v dolnej časti formulára Predané PLU. Ku každému importu môžete napísať krátku poznámku, pomocou ktorej potom môžete import identifikovať pri jeho načítaní do skladovej výdajky. POZOR! Pri prenose môže nastať prípad, že niektoré prenesené položky z pokladnice sa nepodarilo identifikovať, čiže nepodarilo sa nájsť príslušnú skladovú kartu. Takýto prípad nastane, pokiaľ bola niektorá skladová karta prenesená do pokladnice a následne v počítači zmenená, vymazaná zo skladu, prípadne sa vo viacerých skladoch nachádza skladová karta s rovnakými údajmi. Ak bola takáto položka predaná pokladnicou, pri prenose údajov o predaji (prenos ECR → PC) sa vám nepodarí ju priradiť ku žiadnej zo skladových kariet. Pokiaľ sa takéto položky v exporte vyskytnú, program na to upozorní a v zozname prenesených položiek budú tieto "problémové" položky vyznačené červenou farbou. Pokiaľ bolo prenesených položiek viac, prepínačom Neidentifikované v časti Zobraz (vo formulári Predané PLU) budú zobrazené len problémové položky. Pre prípadnú opravu skladových kariet je možné tieto položky vytlačiť stlačením tlačidla Tlač >. TIP: V prípade, že pri naimportovaní údajov o predaji tovarových položiek z pokladnice do počítača došlo k nejakému technickému problému (napr. výpadok prúdu a pod.) a do databázy firmy nebolo možné uložiť predaj položiek, môžete ho znovu naimportovať zo zálohy, ktorú si program ALFA vytvoril hneď pri spustení importu. Uskutočníte to pomocou voľby Import zo zálohy, kde do sprístupneného poľa napíšete cestu k súboru, z ktorého sa majú údaje naimportovať (ALFA\ERP\Zalohy\Prenosov\ECR_c_XX, kde XX je číslo pokladnice). Následne môžete importované predané tovarové položky využiť na vytvorenie výdajky zo skladu. Pri jej vytváraní sa riaďte nasledujúcim postupom: 1.

Vráťte sa do hlavného menu programu a vyberte Sklad → Výdaj zo skladu. Vo formulári Výdajky zo skladu stlačte tlačidlo Pridaj (Tuzemsko, zahraničie).


247

Vo formulári Pridanie novej Výdajky stlačte tlačidlo Pokračuj > a potom tlačidlo Pridaj položky z ECR:

2.

Zobrazí sa formulár Pridaj položky z ECR. V tomto formulári sa nachádzajú všetky uložené stiahnuté predaje (tie, ktoré sú súčasťou databázy firmy, uložili ste ich vo formulári Predané PLU pomocou tlačidla Uložiť).

3.

Vyberte import, z ktorého chcete vytvoriť výdajku. Pre jeho identifikáciu vám slúži Poznámka, ktorú ste pri ukladaní importu uviedli.

4.

Stlačte tlačidlo Ok. Program pridá tovarové položky z importu do skladovej výdajky.

5.

Nakoniec stačí výdajku uložiť, čím sa fyzicky odpíše predané množstvo zo skladu

Prenos uzávierky Pri prenose uzávierky z elektronickej registračnej pokladnice program prenáša tzv. X uzávierku (to je len informatívna uzávierka – poskytuje prehľad o predaji bez toho, aby sa vynulovali údaje o predaji na pokladnici). Ak chcete vykonať prenos tejto uzávierky, musíte to uskutočniť ešte predtým, ako vykonáte konečnú finančnú Z uzávierku, ktorá vynuluje finančné údaje o predaji na pokladnici. Po vykonaní finančnej Z uzávierky je však ešte stále možné vykonať prenosť predaných tovarových položiek (predaje sa vynulujú až po ich prenose do počítača). Pri prenose finančnej uzávierky si môžete zvoliť prenos dennej alebo mesačnej finančnej uzávierky. Príslušné údaje sa po prenose zobrazia na monitore ako textový súbor (ide o súbor vo formáte .TXT). Súbor sa zároveň uloží do adresára ALFA\ERP pod názvom ECRComOu.txt. Po tomto prenose je potrebné urobiť finančnú Z uzávierku na pokladnici ručne. Prenos elektronického textového a dátového žurnálu Niektoré elektronické registračné pokladnice nemajú druhú tzv. kontrolnú pásku, ktorú je daňový subjekt povinný archivovať, ale majú tzv. elektronický textový a dátový žurnál, čo v praxi znamená, že v pamäti pokladnice sa ukladajú všetky údaje, ktoré boli tlačené na tlačiarni od posledného vynulovania elektronického žurnálu. V nastavení registračnej pokladnice je možné určiť, či sa má tento žurnál vytlačiť po vykonaní dennej finančnej uzávierky, t.j. na jednom doklade budú akoby znovu vytlačené všetky doklady (po jeho vytlačení sa na pokladnici vymaže), alebo sa nemá vytlačiť a vtedy si ho môžete naimportovať do počítača (po naimportovaní sa tiež na pokladnici vymaže). TIP: Importovanie žurnálu do počítača nemusíte vykonávať každý deň po uskutočnení finančnej uzávierky Z. Pokladnica má svoju pamäť a uchováva tieto žurnály až kým sa jej nezaplní. Podľa toho môžete prenášať žurnály napr. raz za týždeň (čím sa zároveň tieto žurnály na pokladnici vymažú). Žurnály sú ukladané do adresára programu ALFA v podadresári ERP\ZURNALY\ECR_C_xx, kde xx je číslo použitej pokladnice. Názov textového súboru žurnálu je vo formáte RRMMDDxx.TXT, kde RR, MM a DD je rok, mesiac a deň vytvorenia žurnálu. Dve číslice xx znamenajú poradové číslo žurnálu v ten deň. Napr. súbor elektronického textového žurnálu 10011502.TXT bol vytvorený 15. januára 2010 a bol to druhý vytvorený žurnál v ten deň.

6

248


Po vytvorení žurnálu programom ALFA bude textový súbor uložený na spomínané miesto a zobrazený štandardným textovým editorom systému Windows. V prípade potreby ho z tohto programu môžete vytlačiť. POZOR! Žurnál je po prenose do počítača z registračnej pokladnice vymazaný. Jediná kópia sa nachádza v uloženom textovom súbore.

6.2.7 KOMUNIKÁCIA ON – LINE Ako už bolo spomenuté, pri komunikácii On – line je potrebné, aby bola pokladnica pripojená k počítaču káblom. Pri predaji sa hneď posielajú údaje do registračnej pokladnice, z ktorej sa následne vytlačí doklad o úhrade. Aby bolo možné vytlačiť doklad o úhrade faktúry, dodacieho listu, resp. výdajky cez elektronickú registračnú pokladnicu alebo fiskálnu tlačiareň, je potrebné, aby boli v pokladnici správne naprogramované sadzby DPH. Pri tlači dokladu postupujte nasledovne: 1.

Z hlavného menu programu vyberte Fakturácia → Faktúry Fakturácia → Dodacie listy alebo Sklad → Výdaj zo skladu.

alebo

2.

V príslušnej evidencii (faktúr, dodacích listov, výdajok) sa nastavte na doklad, ktorý chcete nablokovať.

3.

Doklad z registračnej pokladnice o úhrade faktúry, dodacieho listu alebo výdajky vytlačíte nasledovným spôsobom: Faktúra: v záložke ECR po stlačení tlačidla Vytlač doklad z ECR. Dodací list: v záložke ECR po stlačení tlačidla Sumárny alebo Položkovitý. Výdajka: po stlačení tlačidla Sumárny alebo Položkovitý v dolnej časti formulára.

POZNÁMKA: Po stlačení tlačidla Sumárny program vytlačí na pokladnici sumárny bloček pre jednotlivé sadzby DPH. Po stlačení tlačidla Položkovitý sa vytlačia všetky položky z príslušného dokladu (dodacieho listu alebo výdajky).

7 TLAČOVÉ ZOSTAVY A ŠTATISTICKÉ PREHĽADY

249

7 TLAČOVÉ ZOSTAVY A ŠTATISTICKÉ PREHĽADY V tejto kapitole popíšeme, ako vytlačiť jednotlivé tlačové zostavy na tlačiarni. Predpokladom pre kvalitnú tlač je, ako sme už spomínali na začiatku príručky, vhodný typ tlačiarne. Úplne postačí atramentová tlačiareň formátu A4. Ideálne je použiť laserovú tlačiareň, na ktorej sú výsledky tlače výborné. Program ALFA vám pomocou grafov a iných štatistických informácií poskytuje pohľad na firmu a jej hospodárenie. Jednotlivé prehľady popíšeme v tejto kapitole. Ku všetkým prehľadom pristúpite po výbere z hlavného menu programu Prehľady. Niektoré prehľady sú grafické, iné textové. Postupne si ich popíšeme.

7.1 Tlačové zostavy ........................................... 251 7.2 Prevod do iných výstupných formátov ......... 252 7.3 Export do textového súboru ........................ 252 7.4 Export do súboru XML.................................. 253 7.5 Import zo súboru XML ................................. 254 7.6 Tlač adries partnerov na obálky a štítky ...... 255 7.7 Tlač titulných stránok .................................. 257 7.8 Tlač originálnych tlačív daňového úradu ..... 258 7.9 Editovateľné výstupné zostavy.................... 259 7.10 Príjmy – graficky ......................................... 263 7.11 Výdavky – graficky ...................................... 265 7.12 Príjmy, výdavky – textovo ........................... 265 7.13 Pohľadávky a záväzky ................................. 267 7.14 Saldokonto................................................... 267 7.15 Manažérske funkcie ..................................... 268

7

250



251

7.1 TLAČOVÉ ZOSTAVY Základný formulár tlačových zostáv, ktorý sa objaví pri požiadavke vytlačiť ktorúkoľvek zostavu z programu ALFA, vyzerá nasledovne:

V tomto formulári vyberte smer tlače. Ak zvolíte Obrazovka, bude celá tlač smerovaná na obrazovku vášho počítača, kde si môžete všetko vizuálne skontrolovať a až potom nechať vytlačiť zostavu na tlačiarni. Ak zvolíte Tlačiareň a nastavíte položku Počet kópií, bude zostava smerovaná priamo na tlačiareň. Formulár môže obsahovať (a vo väčšine prípadov aj obsahuje) v časti Zostava pri zapnutí voľby Štandardná rozbaľovací zoznam, z ktorého je možné vybrať si niektorú z ponúkaných zostáv. Program si použitý druh zostavy zapamätá a ponúkne ju vždy, keď budete chcieť opäť tlačiť konkrétny výstup. Tlačidlom Tlačiareň… môžete nastaviť, na ktorú tlačiareň sa má zostava tlačiť. Ak si zvolíte inú ako je predvolená v systéme Windows (položka Predvolená tlačiareň operačného systému), program si ju zapamätá a pri ďalšej tlači už ponúkne túto zmenenú. Ak ste zvolili smer tlače na obrazovku, zobrazí sa formulár, ktorý obsahuje takzvaný náhľad. Ten môžete priamo vytlačiť (ikonka zobrazujúca tlačiareň s názvom Tlač) alebo previesť do iných výstupných formátov (ikonka zobrazujúca červenú šípku s názvom Export – nasledujúca kapitola). Pomocou ikoniek šípok sa prepínate medzi stránkami a ikonky zobrazujúce lupu umožňujú náhľad zväčšovať a zmenšovať. Na zatvorenie tlačovej zostavy slúži krížik v pravom hornom rohu.

Ak náhľad nezatvoríte a spustíte tlač ďalšej tlačovej zostavy (program to dovoľuje), náhľad tejto ďalšej zostavy sa otvorí v tom istom formulári, pričom na ľavej strane sa vytvorí zoznam všetkých otvorených tlačových zostáv. Môžete sa medzi nimi ľubovoľne prepínať. Zároveň v pravom hornom rohu pribudne tlačidlo, ktorým zatvoríte všetky zostavy naraz.

7

252


7.2 PREVOD DO INÝCH VÝSTUPNÝCH FORMÁTOV Funkcia pre prevod tlačovej zostavy do iného formátu dovoľuje vyexportovať ľubovoľnú zostavu do súboru na disku počítača, prípadne ju hneď spustiť v príslušnom programe (podporovanej aplikácii). Slúži na to ikonka zobrazujúca červenú šípku s názvom Export v hornej časti náhľadu tlačovej zostavy.

Po stlačení tejto ikonky sa objaví formulár Export.

V tomto formulári vyberte formát výstupného súboru. Z ponúknutých možností si vyberte podľa toho, do akého programu budete súbor exportovať. Tlačovú zostavu môžete exportovať napr. do Wordu, Excelu, Rich Text formátu alebo aj do PDF formátu. Ďalej vyberte, či sa má zostava po prevode do zvoleného formátu hneď otvoriť v príslušnej aplikácii (napr. pri exporte do formátu Excel sa otvorí v programe Excel), poslať e-mailom (otvorí sa predvolený poštový klient) alebo sa má uložiť na disk do súboru a vy ju otvoríte neskôr. Ak ste zvolili uloženie na disk, po stlačení tlačidla Ok sa objaví formulár, v ktorom je potrebné zvoliť súbor, do ktorého bude export uložený. S týmto súborom môžete ďalej naložiť podľa vlastného uváženia. TIP: Tento export využijete napr. pri posielaní faktúr e-mailom, keď si vystavenú faktúru dáte exportovať do formátu PDF a ako cieľ zvolíte E-mail. V následnom formulári už stačí zadať iba adresu prijímateľa.

7.3 EXPORT DO TEXTOVÉHO SÚBORU Export do textového súboru môžete uskutočniť tromi spôsobmi. Prvý je popísaný v predchádzajúcej kapitole a je to export konkrétnej tlačovej zostavy pomocou tlačidla Export v náhľade. Druhým spôsobom je export celej evidencie, napr. zoznamu faktúr, a to priamo z tejto evidencie, pomocou pravého tlačidla myši. Tento spôsob je popísaný v kapitole 2.5.1 Databázová tabuľka [str. 30]. Tretím spôsobom je export do textového súboru prostredníctvom jednoduchej zabudovanej funkcie v programe ALFA. Z hlavného menu programu vyberte Tlač → Export do textového súboru. Zobrazí sa nasledovné menu:


253

Po výbere niektorej z položiek sa vás program ALFA ešte spýta, či sa má export uskutočniť. Exporty sa vždy ukladajú do podadresára EXPORT, ktorý sa nachádza v tom adresári, kde je nainštalovaný aj program ALFA, napríklad C:\ALFA\EXPORT. Názov exportného súboru je napevno definovaný programom ALFA, nie je možné ho meniť. Ak sa takýto súbor na disku už nachádza, bude najskôr vymazaný. Po úspešnom vyexportovaní údajov to program oznámi krátkou správou. Ak budete chcieť takýto súbor otvoriť v programe Excel, vyberte z jeho hlavného menu Súbor → Otvoriť, pričom zvoľte potrebnú koncovku ".txt" a stlačte tlačidlo Otvoriť. Excel štandardne ponúkne formulár Sprievodca importom textu. Ďalej postupujte podľa inštrukcií programu Excel.

7.4 EXPORT DO SÚBORU XML Export do súboru XML môžete urobiť dvomi spôsobmi. Prvým je export konkrétnej tlačovej zostavy pomocou tlačidla Export v náhľade, ktorý je popísaný v kapitole 7.2 Prevod do iných výstupných formátov [str. 252]. Druhým je export vybraných údajov pomocou samostatnej voľby Export do súboru XML, ktorá sa nachádza v menu Tlač. Súbor s takýmto formátom je vhodný pre import do rôznych databáz. Pomocou tejto voľby môžete exportovať číselník partnerov, cenník služieb a skladové karty. Po výbere z hlavného menu programu Tlač → Export do súboru XML sa zobrazí formulár Export do XML, v ktorom si v prvom kroku pomocou volieb vyberte, ktoré údaje chcete exportovať. Pri exporte skladových kariet môžete vybrať aj sklad, ktorého karty sa majú exportovať.

7

254


Po stlačení tlačidla Export sa zobrazí kontrolná otázka, po jej potvrdení sa vybrané údaje exportujú do súboru XML. Tento súbor sa uloží do podadresára Export, ktorý je umiestnený v hlavnom adresári programu (najčastejšie C:\Alfa\Export). Pri ďalšom rovnakom exporte sa pôvodný súbor vymaže, ak si ho chcete uchovať, zmeňte pred ďalším exportom jeho názov alebo ho premiestnite. O úspešnom exporte program vypíše oznam.

7.5 IMPORT ZO SÚBORU XML Pomocou importu zo súboru XML môžete do programu preniesť údaje z iných databáz. Import je, podobne ako export, umožnený pre číselník partnerov, cenník služieb a skladové karty. Import vyvoláte výberom z menu programu Tlač → Import zo súboru XML. Zobrazí sa formulár, v ktorom je potrebné zadať umiestnenie súboru, z ktorého chcete dáta naimportovať, a vybrať, ktoré údaje chcete importovať.

Pred importom môžete na zdrojový súbor aplikovať transformačnú šablónu. Transformačná šablóna je súbor s príponou XSL, ktorý zabezpečuje úpravu štruktúry importovaných dát. Používa sa pri preklápaní dát medzi jednotlivými vzájomne nekompatibilnými programami. Transformačnú šablónu môžete vybrať po zapnutí príslušnej voľby. Zobrazí sa ďalšia časť formulára, v ktorej zvolíte buď vnútornú šablónu programu ALFA (táto možnosť je momentálne prístupná iba pre import číselníka partnerov) alebo vlastnú šablónu. V prípade vlastnej šablóny zadajte jej umiestnenie na disku.

V časti Importované záznamy vyberte, ktoré záznamy chcete importovať, a stlačte tlačidlo Ďalej. Program overí, či zdrojový súbor obsahuje údaje, ktoré ste zvolili pre import. Ak sa


255

v zdrojovom súbore nachádzajú správne dáta v štruktúre, ktorá zodpovedá požiadavkám programu ALFA, zobrazí sa ďalšia časť formulára, v ktorom môžete nastaviť import. Prístupná je voľba Aktualizuj existujúci záznam. Po jej zapnutí sa v prípade rovnakého záznamu v databáze aj v importovanom súbore aktualizujú údaje tohto záznamu údajmi z importovaného súboru. Pri hľadaní rovnakých záznamov program pri číselníku partnerov kontroluje IČO partnera, pri cenníku služieb Kód služby a pri skladových kartách Číslo skladovej karty. Pre skladové karty je prístupná aj možnosť zvoliť kombináciu zdrojového a cieľového skladu pre import. Touto funkciou dokáže program pri importe zo súboru, ktorý obsahuje skladové karty viacerých skladov, vybrať iba karty jedného skladu a naimportovať ich do zvoleného cieľového skladu. Pri opakovanom importe z toho istého súboru môžete takto v rôznych kombináciách kopírovať skladové karty medzi zdrojovými a cieľovými skladmi.

Po nastavení všetkých parametrov stlačte tlačidlo Import. Zobrazí sa kontrolná otázka, po jej potvrdení sa spustí import. O úspešnom importe sa vypíše oznam a následne sa zobrazí súbor s informáciami o importovaných položkách. Tento súbor sa zároveň uloží do adresára Export.

7.6 TLAČ ADRIES PARTNEROV NA OBÁLKY A ŠTÍTKY Táto funkcia slúži na pohodlné vytlačenie adries partnerov na obálky alebo štítky. Túto funkciu vyvoláte dvoma spôsobmi: z číselníka partnerov alebo z fakturácie. V číselníku partnerov sa prepnite na záložku Tlač a stlačte tlačidlo Adresy partnerov na obálky / štítky (obrázok vľavo).

V dolnej časti formulára Faktúry pomocou rozbaľovacej šípky na tlačidle Tlač vyberiete Tlač adresy partnerov:

Zobrazí sa nasledujúci formulár:

7

256


V prvom rozbaľovacom zozname je možné nastaviť, z ktorých záznamov sa majú adresy vytlačiť. Možno vybrať zo štyroch možností: "z aktuálneho", "z označených", "z neoznačených" a "zo všetkých" záznamov. Ďalej je potrebné zvoliť, či sa bude tlačiť na obálky alebo štítky. Ak chcete tlačiť na obálky, je potrebné z rozbaľovacieho zoznamu vybrať typ obálky. Po zaškrtnutí Obálky sa sprístupnia optiony Fakturačná a Poštová adresa. Výberom jednej z možností sa bude na obálku tlačiť fakturačná alebo poštová adresa, ktorá sa naplní zo záložky adries v Základných údajoch partnera v Číselníku partnerov. Ak je zapnutý option Poštová adresa, ale táto nie je vyplnená na karte partnera, tlačí sa adresa fakturačná. V prípade, že chcete na obálku tlačiť aj vlastnú adresu – adresu odosielateľa, zapnite voľbu Tlačiť adresu odosielateľa. Údaje sa prenesú z formulára Firemné údaje. Ak chcete tlačiť adresy na štítky, zapnite voľbu Štítok:

Z rozbaľovacieho zoznamu potom vyberte typ štítkov. Okamžite sa zobrazia informácie o použitých štítkoch a jednoduchý náhľad. Aj tu je možné vybrať tlač fakturačnej alebo poštovej adresy. TIP: Ak potrebujete vytlačiť prvú adresu na iný ako prvý štítok, v náhľade myšou kliknite na ten štítok, ktorý sa má použiť ako prvý – vybratý štítok sa podfarbí na žlto. Spoločným nastavením pre obálky a štítky je, či sa má v adrese prijímateľa tlačiť stredisko a prevádzka (nastavenie sa zapamätáva aj pri vypnutí počítača a je pre každú položku zvlášť). Ak ste v hornej časti formulára vybrali tlač z označených, neoznačených alebo všetkých záznamov, sprístupnia sa rozbaľovacie zoznamy Zotriediť podľa… a a potom podľa…. Pomocou nich môžete nastaviť poradie tlačenia adries na obálky alebo štítky. Triedenie je závislé aj od toho, či je zvolená fakturačná alebo poštová adresa.


257

Ak ste všetko nastavili, stlačte tlačidlo Ok. Program sa štandardne spýta na smer tlače a adresy vytlačí podľa zvoleného nastavenia. POZNÁMKA: V niektorých prípadoch tlačiarní, ktoré nepodporujú tlač adries na obálky, budú adresy vytlačené nesprávne.

7.7 TLAČ TITULNÝCH STRÁNOK Pomocou tejto funkcie programu môžete pohodlne vytlačiť titulné strany pre jednotlivé zväzky vytlačených výstupných zostáv. Formulár pre tlač titulných stránok zobrazíte výberom z hlavného menu programu Tlač → Titulné stránky.

Zobrazený formulár obsahuje pri prvom spustení zoznam preddefinovaných titulných stránok, ktoré je možné okamžite vytlačiť stlačením tlačidla Tlač >. Všetky zostavy majú v stĺpci Rok aktuálny účtovný rok (údaje na obrázku sú už po vykonaní zmeny popísanej v ďalšom texte). Stĺpec Text titulnej stránky obsahuje text, ktorý bude vytlačený na titulnú stránku ako názov zväzku so zostavami. Stĺpec Rok zobrazuje text predstavujúci časové rozpätie dokumentov vo zväzku. V ľavom stĺpci sú krížikom označené titulné stránky, ktoré budú tlačené pri hromadnej tlači. V spodnej časti formulára sa nachádzajú štandardné tlačidlá Pridaj, Oprav a Vymaž, ďalej tlačidlo Označ pre označenie konkrétnej titulnej stránky a tlačidlo Tlač >. Po stlačení tlačidla Oprav môžete upraviť existujúcu titulnú stránku, tlačidlom Pridaj pridáte novú stránku.

V textových poliach Text je znenie nadpisu titulnej stránky, ktorý je možné rozpísať do dvoch riadkov. Nadpis bude pri tlači rozdelený do dvoch riadkov rovnako, ako je zapísaný v týchto poliach. Textové pole Rok a prepínače pod ním určujú rok uvedený na titulnej stránke. Je možné nastaviť aktuálny rok, rozpätie rokov alebo vlastný text. Text roku bude na titulnej stránke umiestnený pod jej názvom.

7

258


Po stlačení tlačidla Tlač > vo formulári Tlač titulných stránok sa zobrazí ponuka tlače aktuálnej titulnej stránky alebo tlače všetkých označených. Pri tlači aktuálnej stránky bude vytlačená tá stránka, na ktorej je umiestnený kurzor. Tlač všetkých označených vytlačí stránky označené v tabuľke znakom "X" v ľavom stĺpci. Označovanie jednotlivých záznamov je možné pomocou tlačidla Označ alebo dvojitým kliknutím myši v ľavom stĺpci tabuľky.

7.8 TLAČ ORIGINÁLNYCH TLAČÍV DAŇOVÉHO ÚRADU Daňové priznanie fyzických osôb je možné tlačiť priamo ako originálne tlačivo daňového úradu. Tieto tlačivá sú vo formáte .PDF. Využívajú sa pri tom oficiálne tlačivá Ústredia daňového riaditeľstva SR. Pre použitie tejto tlače je potrebné mať v počítači nainštalovaný program Adobe Reader verzie 5.x alebo vyšší, s lokalizáciou pre Stredoeurópske jazyky (CE). Tento program je možné si stiahnuť z internetovej stránky www.adobe.com. Takto vytlačené tlačivá sú plne akceptované všetkými daňovými úradmi v Slovenskej republike. Tlač vyvoláte výberom z hlavného menu programu Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Daňové priznanie k dani z príjmov FO typ B. Po doplnení údajov do daňového priznania a stlačení tlačidla Tlač v hornej časti sa zobrazí formulár Tlač daňového priznania, v ktorom upresníte ďalšie kritériá tlače:

Pre tlač originálnych tlačív slúži záložka Tlač, kde si môžete vybrať tlačovú zostavu (Daňové priznanie, Potvrdenie o podaní DP, Výpis z DPFO - od roku 2011 nie je táto položka prístupná, pretože od tohto roku sa výpis z DPFO nepodáva), ktorú chcete vytlačiť. V záložke Nastavenie zadajte do príslušného textového poľa cestu k nainštalovanému programu Adobe Reader, konkrétne k jeho spúšťaciemu súboru s príponou .EXE. Použite tlačidlo Nájdi ručne pre ručné nastavenie cesty k tomuto súboru. Tá môže byť odlišná v závislosti od verzie nainštalovaného programu Adobe Reader. POZNÁMKA: Ak cestu nenastavíte, program pre otvorenie tlačiva použije Adobe Reader prednastavený v režime účtovania, ak ani v režime účtovania nebude nastavená cesta, bude použitý Adobe Reader predvolený systémovým nastavením počítača. Informácie nájdete aj po stlačení tlačidla Viac info. Po stlačení tlačidla Tlač v dolnej časti formulára sa spustí program Adobe Reader s vyplnenými tlačivami daňového priznania. Z neho je možné vytlačiť tieto tlačivá na vašej tlačiarni


259

štandardným spôsobom. Viac informácií o tlači daňového priznania nájdete v kapitole 9.5 Daňové priznanie k dani z príjmov FO [str. 291]. POZNÁMKA: Vzhľad tlačív daňového priznania nie je dielom firmy KROS a.s., PDF súbory, do ktorých sú vypĺňané údaje vášho daňového priznania, sú dodávané Ústredným daňovým riaditeľstvom SR. Ako originálne tlačivo daňového úradu je možné vytlačiť aj výkaz o príjmoch a výdavkoch (Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Výkaz o príjmoch a výdavkoch) a výkaz o majetku a záväzkoch (Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Výkaz o majetku a záväzkoch). Po stlačení tlačidla Tlač sa vám zobrazí formulár Tlač. Z rozbaľovacieho zoznamu Druh zostavy vyberte položku Originálne tlačivo daňového úradu a stlačte tlačidlo Ok:

Rovnako ako v prípade tlače daňového priznania, pre úspešné vykonanie tejto funkcie je potrebné, aby bol v počítači nainštalovaný program Adobe Reader verzie 5.x alebo vyšší, s lokalizáciou pre Stredoeurópske jazyky (CE). Pri uvedených tlačivách program pre otvorenie použije Adobe Reader prednastavený v režime účtovania v záložke Všeobecné (kapitola 3.2 Nastavenia (NASTAVENIA (Režim účtovania) [str. 45]). Ak v režime účtovania nebude nastavená cesta, bude použitý Adobe Reader predvolený systémovým nastavením počítača.

7.9 EDITOVATEĽNÉ VÝSTUPNÉ ZOSTAVY Program ALFA dokáže pomocou editovateľných výstupných zostáv pripraviť a vytlačiť výstupné zostavy presne podľa vašich predstáv. Editovateľné výstupné zostavy program ALFA pripravuje vo formáte .XLS a je ich možné otvoriť priamo programom EXCEL 2000 alebo vyšším. Pri tom sa využívajú všetky výhody programu EXCEL. K dispozícii je niekoľko výrobcom nadefinovaných šablón, ktoré sú uložené v štandardnom .XLS formáte. Jednoduchým spôsobom je možné vytvoriť kópiu z už existujúcej šablóny, upraviť ju podľa vlastných predstáv, uložiť pod vlastným menom a potom používať pri tlači, prípadne uložiť do súboru vo formáte .XLS a zaslať emailom a pod. Ak príslušná evidencia umožňuje tlač do editovateľných výstupných zostáv, jadro formulára Tlač bude mať nasledovnú podobu:

7

260


Ak v časti Zostava zapnete voľbu Editovateľná, sprístupní sa rozbaľovací zoznam, z ktorého je možné vybrať príslušný vzor zostavy, tzv. šablónu, vedľa zoznamu sa zobrazí tlačidlo, kliknutím na ktoré môžete vytvoriť kópiu zostavy a ďalej s ňou pracovať, a v dolnej časti formulára sa zobrazí nová voľba EXCEL. Po stlačení tlačidla s trojuholníkom sa zobrazí menu, ktoré obsahuje päť položiek: Kópia:

Vytvorí kópiu z už existujúcej šablóny a uloží ju pod novým menom.

Upraviť:

Otvorí šablónu priamo v programe EXCEL. Túto je možné editovať a nakoniec uložiť.

Premenovať: Premenuje šablónu. Vymazať:

Vymaže šablónu.

Pomoc:

Zobrazí krátku informáciu o tom, ako používať editovateľné výstupné zostavy.

POZOR! Upravovať, premenovávať a vymazávať možno len vami vytvorené šablóny. POSTUP PRE VYTVORENIE VLASTNEJ ŠABLÓNY

1.

Nastavte sa na existujúcu šablónu a stlačte tlačidlo s trojuholníkom menu vyberte položku Kópia….

. Z ponúknutého

2.

Okamžite sa vytvorí kópia (nový vzor), ktorému program ALFA pridelí rovnaký názov s ďalším číslom ako mala šablóna, z ktorej ste kópiu vytvorili.

3.

Program ALFA sa vás spýta, či chcete novú zostavu ihneď upraviť. Stlačte Áno, ak chcete v programe EXCEL zmeniť vzhľad novej zostavy. Ak stlačíte Nie, môžete zostavu upraviť neskôr.

4.

Pokiaľ ste stlačili Áno, spustí sa program EXCEL, v ktorom sa otvorí práve skopírovaný vzor.


5.

261

Nový vzor teraz môžete upraviť podľa vašich predstáv priamo v prostredí programu EXCEL s využitím všetkých jeho výhod. Ak sa nastavíte na položku, ktorú chcete zmeniť, zobrazí sa vám v hornom riadku. Túto položku prepíšte podľa vašich predstáv a stlačte Enter, aby sa nový údaj uložil. Ak sa v zobrazenom príklade nastavíte napr. na pole Q2, v hornom riadku sa zobrazí text tejto položky "Faktúra číslo:":

Tento text si môžete prepísať napr. na "Číslo faktúry". Po stlačení klávesu Enter sa aj v zostave názov tejto položky zmení na "Číslo faktúry" a takto bude vyzerať aj výsledná výstupná zostava:

6.

Ovládanie programu EXCEL si naštudujte v užívateľskej príručke, ktorá sa dodáva k tomuto programu. Príručku je možné kúpiť aj v špecializovaných predajniach s počítačovou literatúrou. Čo sa týka formátu zostavy a možností editácie, tie sú popísané v ďalších kapitolách.

7.

Pokiaľ ste s úpravami spokojní, uložte zostavu štandardným spôsobom priamo cez menu programu EXCEL (Súbor → Uložiť).

7

262


7.9.1 FORMÁT ZOSTÁV Výstupné zostavy (šablóny) obsahujú niekoľko formátovacích značiek, ktoré sú potrebné pre bezchybné vytvorenie a vytlačenie výslednej výstupnej zostavy. Všetky značky sa začínajú znakom &, preto neodporúčame používať tento znak ako prvý znak textu inak, ako je popísané nižšie. &x

x = názov premennej, napríklad "Číslo dokladu" a pod. Značka začínajúca sa znakom & a pokračujúca textom (napríklad &Číslo dokladu), je premenná (dynamická položka), ktorú bude program ALFA pri generovaní zostavy zamieňať za skutočný údaj z databázy. TIP: Zoznam použiteľných premenných sa zobrazí po stlačení tlačidla Výber položky (nasledujúca kapitola 7.9.2 Možnosti editácie [str. 263]).

&H

H = HEADER (hlavička výstupnej zostavy). Značka definuje "správanie sa" celého riadku a znamená, že nadefinovaný riadok je statický a jeho vzhľad sa bude generovať presne 1 krát tak, ako je nadefinovaný (okrem premenných začínajúcich sa znakom &, ktoré sa pri generovaní zamenia za skutočné hodnoty).

&D

D = DETAIL (jedna položka výstupnej zostavy). Značka definuje "správanie sa" celého riadku a znamená, že nadefinovaný riadok je dynamický – pri generovaní sa vytvorí toľko riadkov, koľko položiek príslušná tlačová zostava obsahuje (faktúra môže mať napríklad 5 položiek – v tlačovej zostave sa teda objaví 5 riadkov). Rovnako ako pri značke &H platí, že zadefinované premenné začínajúce sa znakom &, sa pri generovaní zamenia za skutočné hodnoty z jednotlivých položiek databázy.

&KR

KR = koniec riadkov. Značka definuje riadok (automaticky aj všetky ďalšie), v ktorom sa už nebudú automaticky zamieňať premenné začínajúce sa znakom & za skutočné hodnoty.

&KS

KS = koniec stĺpcov. Značka definuje stĺpec (automaticky aj všetky ďalšie), v ktorom sa už nebudú automaticky zamieňať premenné začínajúce sa znakom & za skutočné hodnoty.

Značky &KR a &KS slúžia na optimalizáciu (zrýchlenie) algoritmu zamieňania premenných za skutočné hodnoty. Pokiaľ tieto značky odstránite, príprava tlačovej zostavy bude trvať rádovo niekoľko minút – algoritmus bude premenné hľadať vo všetkých bunkách listu. POZOR! Stĺpec A je vyhradený len pre formátovacie značky. Neodporúčame ho využívať na iné účely kvôli možným budúcim zmenám zo strany výrobcu.


263

7.9.2 MOŽNOSTI EDITÁCIE Počas editácie výstupnej zostavy môžete kedykoľvek použiť tlačidlo Výber položky. Po jeho stlačení sa zobrazí zoznam možných premenných.

V hornej časti formulára je možné zvoliť záložku Hlavička alebo Údaje. V záložke Hlavička sa nachádzajú premenné z hlavičky dokladu a v záložke Údaje premenné z položiek dokladu. Po stlačení tlačidla Ok sa názov premennej automaticky prenesie do bunky, na ktorej práve stojí kurzor.

7.9.3 PRAVIDLÁ PRI VYTVÁRANÍ NÁZVOV SÚBOROV A NÁZVOV ŠABLÓN Pri kopírovaní šablón v programe ALFA sa názvy súborov na harddisku tvoria automaticky vo formáte ZZZ-XX.RPT. ZZZ = číslo výstupnej zostavy (napríklad 212 = faktúry). Prvé trojčíslie neodporúčame meniť. Znak "-" (pomlčka) je definovaný napevno. Neodporúčame ho meniť. XX = číslo variantu príslušnej výstupnej zostavy. Čísla 00 až 49 sú rezervované pre zostavy dodávané výrobcom programu ALFA a sú pri každom UPGRADE prepísané, čísla 50 až 99 sú čísla určené pre vaše varianty a UPGRADE ich nemení. Je možné aj ručne skopírovať zostavu na vašom harddisku s tým, že musíte dodržať formát názvu súboru a číslo XX použiť z intervalu 50 až 99. Názov šablóny, ktorý sa zobrazuje v programe ALFA, je možné meniť priamo v programe ALFA. TIP: Zostavy odporúčame kopírovať, upravovať a premenovávať priamo v programe ALFA.

7.10 PRÍJMY – GRAFICKY Ak si chcete prezrieť príjmy za určité obdobie v grafickej podobe, vyberte z hlavného menu programu Prehľady → Príjmy – graficky. Zobrazí sa formulár, ktorý má vo svojej hornej časti rozbaľovací zoznam Stredisko, dvojicu dátumov Od a Do a tlačidlo Obnov:

7

264


V rozbaľovacom zozname Stredisko vyberte stredisko, pre ktoré chcete zobraziť štatistické informácie (graf). Pomocou dátumov Od a Do nastavte obdobie, ktoré vás zaujíma. Ak ste zmenili obdobie, stlačte tlačidlo Obnov. Grafy alebo štatistiky budú aktualizované.

Pomocou grafických tlačidiel nad grafom môžete vykonať s grafom rôzne úpravy. Najčastejšie budete pravdepodobne používať tlačidlá:

Otvoriť a uložiť. Pomocou funkcie Uložiť (disketa) môžete vytvorený graf uložiť na disk do zvoleného adresára vo formáte súboru s príponou .CHD. Pomocou funkcie Otvoriť môžete predtým uložený graf otvoriť a ďalej upravovať.

Typ grafu. Pomocou tejto funkcie si môžete zvoliť ľubovoľný typ grafu.

Trojrozmerný graf. Pomocou funkcie 3D/2D (okuliare) môžete prepínať zobrazenie grafu medzi dvoj a trojrozmerným.

Náhľad a tlač. Pomocou funkcie Náhľad zobrazíte ukážku grafu pred tlačou, pomocou funkcie Tlač môžete graf vytlačiť.

Dvojklikom myši na príslušný stĺpec bude zobrazený ďalší formulár, v ktorom nájdete graf analytického členenia a detailne rozpísané jednotlivé hodnoty analytických účtov pre tento stĺpec peňažného denníka. Ak stĺpec peňažného denníka nie je rozčlenený, zobrazí sa oznam o tom, že stĺpec nie je členený. V pravej časti formulára vedľa grafu sa nachádzajú popisy k jednotlivým stĺpcom. Ak sa myšou nastavíte na niektoré farebné políčko, zobrazí sa v modrom informačnom poli v spodnej časti formulára (nie je zobrazená) príslušná suma.


265

7.11 VÝDAVKY – GRAFICKY Z hlavného menu programu vyberte Prehľady → Výdavky – graficky. Funkcie aj ovládanie sú rovnaké ako v predchádzajúcej kapitole.

7.12 PRÍJMY, VÝDAVKY – TEXTOVO Tento prehľad spája prvé dva prehľady – príjmy a výdavky graficky – v jednom formulári, ktorý je orientovaný do textovej podoby. Z hlavného menu programu vyberte Prehľady → Príjmy, Výdavky – textovo.

V hornej časti formulára nájdete, rovnako ako v predchádzajúcich dvoch kapitolách, ovládacie prvky pre výber strediska, obdobie, za ktoré chcete prehľad vidieť a tlačidlo, pomocou ktorého obnovíte údaje vo formulári. Voľba Automaticky aktualizovať údaje pri otvorení formulára slúži na to, aby ste programu vedeli prikázať, že nemá ihneď pri otvorení formulára prepočítavať príjmy a výdaje, ale má čakať, kým stlačíte tlačidlo Obnov (takto to bude fungovať, ak je voľba vypnutá). Využijete to vtedy, ak sa v peňažnom denníku nachádza veľké množstvo údajov (cca 1 000 a viac zápisov) a vy chcete vidieť výsledky len za čiastkové obdobie (napríklad december). Ak by bola táto voľba zapnutá, museli by ste pri otvorení formulára dlho čakať na výpočet za celý rok, potom by ste zmenili obdobie a stlačili tlačidlo Obnov. Ak túto voľbu vypnete, vyhnete sa prvej fáze čakania, zadáte obdobie a stlačíte tlačidlo Obnov. Až potom program aktualizuje údaje v hlavnej časti formulára. SÚČTY ZA STĹPCE PEŇAŽNÉHO DENNÍKA

Pri aktívnej voľbe Stĺpce PD sa zobrazia nasledujúce údaje:

Ľavá tabuľka obsahuje súčty stĺpcov peňažného denníka za celú firmu alebo len za konkrétne stredisko (podľa upresnenia v rozbaľovacom zozname Stredisko) za zvolené obdobie. Pravá horná tabuľka obsahuje hodnoty jednotlivých analytických účtov za vybratý stĺpec peňažného

7

266


denníka za celú firmu alebo len za jednotlivé stredisko za zvolené obdobie. Mení sa v závislosti na pohybe v ľavej tabuľke. V pravej dolnej časti sú údaje o príjmoch v členení na zdaňované a nezdaňované, výdavkoch v členení na odpočítateľné a neodpočítateľné, výške prostriedkov na priebežnej položke a zdaniteľnej čiastke. Užitočné je tlačidlo Výpočet dane, ktorý umožňuje zistiť aktuálnu daňovú povinnosť. Po jeho stlačení sa zobrazí formulár, ktorý je popísaný v kapitole 9.4 Daňová tabuľka [str. 288]. Ak chcete tlačiť iba niektoré Účely – stĺpce Peňažného denníka, je možné tieto stĺpce označiť pomocou klávesu Insert, prípadne pomocou checkboxov nachádzajúcich sa v ľavej časti tabuľky. V oboch prípadoch sa v stĺpci Ozn. vyfarbí riadok vybraného stĺpca Peňažného denníka nažlto. SÚČTY ZA VYBRATÉ MESIACE

Pri aktívnej voľbe Vybraté mesiace sa zobrazia nasledujúce údaje:

Ľavá tabuľka obsahuje súčty po jednotlivých mesiacoch. Vpravo je zobrazený jednoduchý graf príjmov a výdavkov podľa jednotlivých mesiacov. V spodnej časti môžete zapnutím príslušnej voľby nastaviť, ktoré príjmy / výdavky sa majú zobraziť: príjmy zdaňované, nezdaňované, výdavky odpočítateľné, neodpočítateľné. TLAČ

Po stlačení tlačidla Tlač >> sa zobrazí formulár Voľba tlače, kde zadáte kritériá pre zobrazenie príjmov a výdavkov a ich súčtov:


267

Pomocou volieb nastavíte, ktoré skupiny majú byť vytlačené. Ak chcete, aby bola do tlačovej zostavy zahrnutá aj pravá tabuľka – analytické členenie, zapnite voľbu Tlač s podrobným členením. Pokiaľ bude zapnutá táto voľba, je možné zaškrtnúť aj voľbu Tlač doklady Peňažného denníka. Po zvolení tejto možnosti sa pod každým nenulovým členením zobrazia doklady Peňažného denníka s príslušným členením v sume, ktorá prislúcha konkrétnemu členeniu. Stlačením tlačidla Tlač > sa vytlačia nastavené skupiny na obrazovku počítača alebo na tlačiarni. Tlačová zostava môže byť vytlačená na niekoľkých stranách. Záleží na počte definovaných analytických členení a na zvolených skupinách, ktoré ste nechali vytlačiť.

7.13 POHĽADÁVKY A ZÁVÄZKY Tieto štatistiky slúžia na jednoduché zistenie celkového stavu pohľadávok alebo záväzkov. Z hlavného menu programu vyberte Prehľady → Pohľadávky alebo Prehľady → Záväzky. V pravej časti zobrazeného formulára nájdete dve dátumové polia Od a Do a tlačidlo Obnov údaje. Stlačte ho vždy, keď zmeníte interval dátumov. Pomocou dátumov Od Do určíte obdobie, za ktoré majú byť doklady posudzované, t.j. pre ktoré doklady má program zisťovať ich stav (uhradené, neuhradené, preplatené). Stav sa zisťuje k dátumu uvedenom v poli Do. Do kategórií Neuhradené pred splatnosťou a Neuhradené po splatnosti sa doklady zaraďujú podľa nasledovných pravidiel:

Ak je posudzovaná pohľadávka / záväzok z intervalu Od Do neuhradená (zvolené dátumy v hornej časti) a dátum splatnosti na tejto pohľadávke / záväzku je po dátume Do, bude zaradená do kategórie Neuhradené pred splatnosťou.

Ak je posudzovaná pohľadávka / záväzok z intervalu Od Do neuhradená (zvolené dátumy v hornej časti) a dátum splatnosti na tejto pohľadávke / záväzku je do dátumu Do, bude zaradená do kategórie Neuhradené po splatnosti.

Pri tomto prehľade sa ignorujú pohľadávky i záväzky, ktoré sú nedoplatené alebo sú preplatené a to maximálne o hodnotu, ktorá je nastavená v režime účtovania (v časti Povolená odchýlka pri kontrole). POZNÁMKA: Použitie tlačidiel pre úpravu grafu je rovnaké ako v príjmoch a výdavkoch graficky.

7.14 SALDOKONTO Ak chcete zistiť obojstranný finančný vzťah s partnerom, vyberte z hlavného menu programu Prehľady → Saldokonto. Na základe tohto prehľadu môžete uskutočniť napríklad zápočty, pretože vám dáva informáciu o tom, koľko dlhuje konkrétny partner vám a koľko dlhujete vy partnerovi. Formulár je pomerne jednoduchý:

7

268


V jeho hornej časti nájdete dve dátumové polia, pomocou ktorých zadávate, od ktorého po ktorý dátum má program vybrať pohľadávky a záväzky. Po zmene niektorého z dátumov vždy stlačte tlačidlo Obnov. Zapnutím voľby Ignoruj všetky preddavky vylúčite zo zoznamu všetky pohľadávky a záväzky s typom dokladu Preddavok. Zapnutím voľby Bez DPH očistíte sumy jednotlivých pohľadávok a záväzkov obsahujúcich DPH o hodnotu tejto DPH (túto voľbu majú prístupnú len platitelia DPH). POZOR! Program neberie do úvahy úhrady pohľadávok a záväzkov, ktoré sú realizované po zvolenom dátume v poli Do v časti Dátum vystavenia pohľ./záv. Ak existujú úhrady aj po uvedenom dátume, program na to upozorní červeným textom v spodnej časti formulára. V dolnej časti sa ďalej nachádzajú dve informatívne polia o celkovej výške vášho dlhu voči vašim partnerom a dlhu vašich partnerov voči vám:

Tlačidlom Tlač > môžete celú zostavu vytlačiť na tlačiarni. Triedenie sa preberie z rozbaľovacieho zoznamu Zotriedené podľa.

7.15 MANAŽÉRSKE FUNKCIE Modul Manažérske funkcie slúži na komplexné sledovanie dlhodobého finančného vývoja firmy a úspešnosti predaja. Formulár vyvoláte výberom z hlavného menu programu Prehľady → Manažérske funkcie. POZOR! Pre správnu funkčnosť modulu Manažérske funkcie je potrebné, aby bol v počítači nainštalovaný program MS EXCEL 2000 alebo vyšší. Manažérske funkcie sú rozdelené do dvoch kategórií. Kategória Finančný stav firmy obsahuje funkcie zobrazujúce finančný stav firmy k určitému dňu alebo za dané obdobie. V kategórii Úspešnosť obchodovania – Top 10 sú funkcie na sledovanie úspešnosti predaja a produktívnosti odberateľov. Požadovanú funkciu zapnete tak, že ju kliknutím myši označíte a potom stlačíte tlačidlo Pokračuj alebo dvakrát kliknite na názov funkcie.


7.15.1

269

FINANČNÝ STAV FIRMY – OKAMŽITÝ

Táto funkcia slúži na zobrazenie okamžitého finančného stavu firmy alebo finančného stavu firmy k určitému dátumu:

V zobrazenom formulári do poľa Finančný stav k dátumu zadajte dátum, ku ktorému chcete zobraziť stav firmy. Štandardne je tu nastavený systémový dátum počítača. Stlačením tlačidla Tlač sa spustí samotný výpočet.

7.15.2

FINANČNÝ STAV FIRMY – ZA OBDOBIE

Funkcia slúži na zobrazenie finančného stavu firmy za určité obdobie:

7 V rozbaľovacích zoznamoch Stav za obdobie od a do sa nastavuje interval vypočítavaného finančného stavu. Nachádzajú sa tu všetky účtovné roky otvorenej firmy, ktorých databázy sa nachádzajú v aktuálnom databázovom adresári. Výsledná zostava má podobu tabuľky a grafu priebehu finančného stavu počas vybratých účtovných rokov. Finančný stav je počítaný vždy ku poslednému dňu daného mesiaca. POZOR! Pri výpočtoch zahŕňajúcich štatistiky za určité obdobie sa využívajú aj údaje z predchádzajúcich rokov a preto je potrebné, aby databázy účtovníctiev za všetky predchádzajúce účtovné roky boli v aktuálnej verzii. To zabezpečíte tak, že každú z týchto databáz aspoň raz otvoríte v aktuálnej verzii programu ALFA.

7.15.3

ÚSPEŠNOSŤ OBCHODOVANIA – TOP 10 SKLADOVÉ KARTY

Pomocou tejto funkcie je možné zistiť, ktoré karty sú za dané obdobie najpredávanejšie:

270


V hornej časti zobrazeného formulára v zozname Zo skladu nastavte sklad, ktorého karty majú byť zahrnuté do štatistiky. Obdobie, za ktoré majú byť údaje o predaji vyhodnocované, zadajte do textových polí v strednej časti formulára Za obdobie od do. Aj tu je možné zisťovať údaje v rozpätí viacerých účtovných rokov. V rozbaľovacom zozname Triedené podľa nastavte kritérium vyhodnotenia a zotriedenia najpredávanejších kariet. Rozbaľovací zoznam Jednotka grafu umožňuje zvoliť mesiac alebo deň ako jednotku grafu a tabuľky vo výslednej zostave.

7.15.4

ÚSPEŠNOSŤ OBCHODOVANIA – TOP 10 ODBERATELIA

Touto funkciou zobrazíte 10 najproduktívnejších odberateľov.

V hornej časti okna pomocou rozbaľovacieho zoznamu Z údajov zvolíte, podľa ktorých údajov majú byť triedení a vyberaní najproduktívnejší odberatelia. Je možné vybrať triedenie podľa údajov z fakturácie, výdaja zo skladu a knihy pohľadávok. Nastavenie Mena je prístupné len pri zvolení fakturácie alebo knihy pohľadávok ako zdroja údajov. Po nastavení meny budú brané do úvahy len faktúry / pohľadávky vo zvolenej mene. Pri zobrazovaní okna sa do tohto rozbaľovacieho zoznamu naplnia len tie meny, ktoré sú vo fakturácii alebo v knihe pohľadávok použité.

8 KONTROLA A ARCHIVOVANIE ÚČTOVNÍCTVA

271


Základnou vlastnosťou programu ALFA je možnosť zmien a opráv v ktorejkoľvek evidencii. Znamená to, že užívateľ môže spätne meniť údaje, ktoré už boli zaúčtované. Táto možnosť spätných opráv však prináša aj isté riziká. Užívateľ môže nevedomky narušiť previazanosť alebo konzistenciu niektorých dokladov. Práve modul kontroly slúži na odhalenie a vyriešenie týchto problémov. Takisto vie odhaliť niektoré nepredvídateľné technické problémy súvisiace s fyzickým uložením údajov na disku. Po stránke ochrany údajov je program ALFA zabezpečený prepracovaným systémom. Má v sebe zapracované dva spôsoby archivácie: automatické a manuálne. Každý z nich má svoje výhody i nevýhody. Postupne si ich popíšeme v nasledujúcich kapitolách o archivácii.

8.1 Všeobecná kontrola ..................................... 273 8.2 Kontrola evidencie DPH a daňového priznania k DPH ........................................... 274 8.3 Kontrola daňového priznania k dani z príjmov ........................................... 276 8.4 Archivovanie – automatické ........................ 277 8.5 Archivovanie – manuálne ............................279 8.6 Obnova dát z archívu ................................... 280 8.7 Vymazanie účtovníctva ................................ 281

8

272



273

8.1 VŠEOBECNÁ KONTROLA Modul kontroly obsahuje veľké množstvo testov, ktoré automaticky kontrolujú správnosť a previazanosť zaúčtovaných údajov medzi jednotlivými evidenciami. Napríklad súlad peňažného denníka s evidenciou DPH a podobne. Je ale nutné správne pochopiť, čo to znamená, že kontrola prebehla správne. Z bezchybnej kontroly vyplýva, že údaje sú konzistentné len z hľadiska počítačového zápisu. Určite uznáte, že program nemôže automaticky kontrolovať, či položka má byť zapísaná v stĺpci neovplyvňujúcom alebo ovplyvňujúcom základ dane. Cieľom modulu Kontrola nie je zistiť ako a prečo chyba vznikla. Chyba ktoréhokoľvek technického modulu alebo programu sa môže nepredvídateľne prejaviť aj na iných programoch. POZOR! Ak kontrola účtovníctva prebehne v poriadku, neznamená to, že vaše účtovníctvo je bez chyby. Znamená to, že vaše účtovníctvo neobsahuje závažné chyby, čo sa týka previazanosti dokladov, ani vážne chyby technického charakteru. Samotné nastavenie parametrov programu má tiež vplyv na signalizovanie chýb. Napríklad, ak je povolená odchýlka pri účtovaní nastavená na 5 centov, potom každý zápis, ktorý nie je v tejto tolerancii, vyvolá chybové hlásenie. Ak nastavíte toleranciu na 1 euro, potom bude počet hlásených nepresných zápisov menší. Ak modul Kontrola zahlási chybu alebo podozrenie, je treba zvážiť, či skutočne ide o chybu alebo je to len podozrenie na váš úmyselný zásah. Kontrola účtovníctva sa spúšťa výberom z hlavného menu programu Firma → Kontrola…. Základný formulár slúži na nastavenie parametrov, na spustenie a na samotné zobrazenie výsledkov kontroly. Modul kontroly umožňuje zapnúť typy kontrol, ktoré vidíte na nasledujúcom obrázku:

8 Typy kontroly (Peňažný denník, Integrita PD a Evidencia DPH) hľadajú chyby v zaúčtovaní do peňažného denníka alebo evidencie DPH a chyby konzistencie dát. Každý zápis v peňažnom denníku sa skladá z dvoch častí. Prvou časťou sú základné údaje, v druhej časti sú uložené rozpisy DPH a členenia na strediská a na účely. Pri kontrole peňažného denníka sa zisťuje správna zviazanosť základných údajov a členenia. Vo všeobecnosti pri týchto chybách platí, že je potrebné nechať chybu automaticky opraviť, ak to program dovoľuje, potom znovu prezrieť zaúčtované dáta a opäť spustiť kontrolu. Ďalšie typy kontroly (Náväznosť PD na DPH, Náväznosť pohľ. / záv. na DPH a Fakturácia a náväznosti) sú zamerané na odhalenie chýb medzi jednotlivými evidenciami.

274


Stlačením tlačidla Štart spustíte samotnú kontrolu. Po jej skončení sa v databázovej tabuľke zobrazí zoznam chýb, ktoré kontrola našla.

Ich farebné rozlíšenie závisí od stupňa závažnosti: Podozrenie:

Podozrenie na chybu nemusí byť chybou, pokiaľ je uvedená hodnota alebo nastavenie zadané úmyselne. Odporúčame aspoň zbežne pozrieť aj podozrenia, pretože v mnohých prípadoch odhalia napríklad preklep v zadaní dátumu.

Chyba:

Bežné chyby nemajú zásadný vplyv na funkčnosť programu. Tieto chyby odporúčame skontrolovať a odstrániť pri uzávierkových operáciách a pri prechode do ďalšieho roka.

Závažná chyba:

Závažné chyby sú najviac nebezpečné, ich existencia môže spôsobiť nabaľovanie ďalších chýb, preto tieto chyby odporúčame pravidelne odstraňovať.

Ak je možné chybu opraviť automaticky (stĺpec Možnosť opravy), stlačte tlačidlo Opraviť všetky automaticky opraviteľné chyby. Program sa ich pokúsi odstrániť. Presný popis nájdenej chyby, typ chyby, ako sa príslušná chyba prejavuje a čo robiť, nájdete v záložke Výsledky kontroly. Stlačte tlačidlo Zoznam chýb s podrobným popisom….

Zobrazí sa textový súbor s úplným popisom všetkých chýb. Podľa čísla chyby určíte druh chyby, ktorú kontrola našla. Ak si neviete poradiť, kontaktujte predajcu, prípadne výrobcu programu.

8.2 KONTROLA EVIDENCIE PRIZNANIA K DPH

DPH

A DAŇOVÉHO

Pred podaním daňového priznania k DPH vykonajte kontrolu evidencie DPH a daňového priznania k DPH nasledovným spôsobom: 1.

Spustite kontrolu účtovníctva výberom z hlavného menu programu Firma → Kontrola…. Táto kontrola slúži predovšetkým na kontrolu integrity peňažného denníka a previazanosti dokladov.


2.

275

Vykonajte kontrolu evidencie DPH – odpočítania dane, evidencie DPH – zdaniteľných obchodov a daňového priznania k DPH.

KONTROLA EVIDENCIE DPH

– ODPOČÍTANIE DANE

Za príslušné zdaňovacie obdobie (ak ste mesačný platiteľ, tak za príslušný mesiac, ak ste štvrťročný platiteľ, tak za príslušný štvrťrok) vytlačte evidenciu DPH – odpočítanie dane výberom z hlavného menu programu Tlač → Evidencia DPH. Zapnite voľbu Odpočítanie dane, ak ste daňovníkom, ktorý koeficientuje svoje vstupy, vytlačte si ďalšie zostavy, postupne zapnutím príslušných volieb:

Za príslušné zdaňovacie obdobie vytlačte evidenciu záväzkov, výberom z hlavného menu programu Tlač → Záväzky → Evidencia. Ako vhodnú tlačovú zostavu vám odporúčame Štandard (Diel A) a Štandard (Diel B). Ostatné doklady, týkajúce sa DPH z nadobudnutých tovarov a služieb (odpočítanie dane) za príslušné zdaňovacie obdobie (napr. drobný nákup v hotovosti a pod.), si vytlačte vo forme tlačovej zostavy peňažného denníka (výberom z hlavného menu programu Tlač → Peňažný denník). Údaje z tlačovej zostavy "Evidencia DPH – Odpočítanie dane" porovnajte s údajmi z tlačových zostáv "Evidencia záväzkov" a "Peňažný denník". KONTROLA EVIDENCIE DPH

– ZDANITEĽNÉ OBCHODY

Za príslušné zdaňovacie obdobie (ak ste mesačný platiteľ, tak za príslušný mesiac, ak ste štvrťročný platiteľ, tak za príslušný štvrťrok) vytlačte evidenciu DPH – zdaniteľné obchody výberom z hlavného menu programu Tlač → Evidencia DPH. Zapnite voľby Zdaniteľné obchody, Nadobudnutie a Dodanie. Za príslušné zdaňovacie obdobie vytlačte evidenciu pohľadávok, výberom z hlavného menu programu Tlač → Pohľadávky → Evidencia. Ako vhodnú tlačovú zostavu vám odporúčame Štandard (Diel A) a Štandard (Diel B). Za príslušné zdaňovacie obdobie vytlačte evidenciu záväzkov výberom z hlavného menu programu Tlač → Záväzky → Evidencia. Z tejto evidencie vás budú zaujímať zahraničné došlé faktúry z EÚ – nadobudnutie tovarov a služieb, zahraničné došlé faktúry z tretích štátov – dovoz služieb a zahraničné došlé faktúry z EÚ – nadobudnutie tovaru druhým odberateľom pri trojstrannom obchode. Ako vhodnú tlačovú zostavu vám odporúčame Štandard (Diel A) a Štandard (Diel B).

8

276


Ostatné doklady, týkajúce sa DPH zdaniteľných obchodov za príslušné zdaňovacie obdobie (napr. príjmy z registračnej pokladnice), si vytlačte vo forme tlačovej zostavy peňažného denníka (výberom z hlavného menu programu Tlač → Peňažný denník). Údaje z tlačovej zostavy "Evidencia DPH – Zdaniteľné obchody" porovnajte s údajmi z tlačových zostáv "Evidencia pohľadávok", "Evidencia záväzkov" (zahraničné došlé faktúry spomenuté v bode 3) a "Peňažný denník". KONTROLA EVIDENCIE DPH A DAŇOVÉHO PRIZNANIA K

DPH

Za príslušné zdaňovacie obdobie (ak ste mesačný platiteľ, tak za príslušný mesiac, ak ste štvrťročný platiteľ, tak za príslušný štvrťrok) vytlačte evidenciu DPH – odpočítanie dane a evidenciu DPH – zdaniteľné obchody. Ak ste daňovníkom, ktorý koeficientuje svoje vstupy, môžete si vytlačiť aj ďalšie zostavy, postupne zapnutím príslušných volieb. Za príslušné zdaňovacie obdobie vytlačte daňové priznanie k DPH výberom z hlavného menu programu Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Daňové priznanie k DPH. Prekontrolujte jednotlivé riadky daňového priznania s hodnotami z tlačových zostáv "Evidencia DPH – Odpočítanie dane" a "Evidencia DPH – Zdaniteľné obchody". TIP: Pre kontrolu môžete použiť tlačové zostavy evidencia DPH podľa jednotlivých riadkov. Z hlavného menu programu vyberte Tlač → Evidencia DPH. Zapnite príslušnú voľbu, podľa toho, či chcete vytlačiť evidenciu DPH – odpočítanie dane alebo evidenciu DPH – zdaniteľné obchody. Zapnite voľbu Konkrétny riadok a z rozbaľovacieho zoznamu vyberte riadok daňového priznania k DPH, ktorý chcete vytlačiť. Hodnotu tohto riadku v tlačovej zostave potom skontrolujte s údajom v tomto riadku v daňovom priznaní k DPH. Takto môžete postupovať pri kontrole všetkých riadkov.

8.3 KONTROLA Z PRÍJMOV

DAŇOVÉHO

PRIZNANIA

K DANI

Pred podaním daňového priznania k dani z príjmov vykonajte kontrolu nasledovným spôsobom: 1.

Pred vykonaním uzávierkových operácií (t.j. pred zaúčtovaním interných dokladov ako sú napr. odpisy, tvorba sociálneho fondu a pod.) vykonajte kontrolu peňažného denníka podľa nasledovných vzorcov: príjem do pokladnice + príjem na bankové účty – výdaj na priebežnú položku = príjmy podliehajúce dani + príjmy neovplyvňujúce základ dane stĺpce peňažného denníka: 5 + 8 – 12 = súčet 14 až 20 výdavok z pokladnice + výdavok z bankových účtov – príjem na priebežnú položku = výdavky odpočítateľné od základu dane + výdavky neovplyvňujúce základ dane stĺpce peňažného denníka: 6 + 9 – 11 = súčet 22 až 33

2.

Po vykonaní uzávierkových operácií (pričom rovnako môžete tieto kontroly vykonať aj pred uzávierkovými operáciami) vykonajte nasledovné kontroly:


277

Spustite kontrolu účtovníctva výberom z hlavného menu programu Firma → Kontrola…. Táto kontrola slúži predovšetkým na kontrolu integrity peňažného denníka a previazanosti dokladov. Porovnajte údaje z jednotlivých stĺpcov peňažného denníka s údajmi z formulára Prehľad príjmov a výdavkov za zvolené obdobie. Peňažný denník si vytlačte výberom z hlavného menu programu Tlač → Peňažný denník, formulár Prehľad príjmov a výdavkov za zvolené obdobie vyvoláte výberom z hlavného menu programu Prehľady → Príjmy, Výdavky – textovo. Porovnajte údaje z formulára Prehľad príjmov a výdavkov za zvolené obdobie s údajmi vo výkaze "Výkaz o príjmoch a výdavkoch" (Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Výkaz o príjmoch a výdavkoch).

8.4 ARCHIVOVANIE – AUTOMATICKÉ Automatické archivovanie prebieha vždy pri ukončení práce s konkrétnou databázou (účtovníctvom), pri ukončení programu alebo pri otvorení účtovníctva inej firmy alebo iného účtovného roku tej istej firmy. Princíp archivácie je taký, že program ALFA vytvorí kópiu databázového súboru na pevnom disku (HD). Použije na to dynamicky sa meniacu podadresárovú štruktúru, ktorá sa nachádza v tom adresári, v ktorom je databázový súbor vedeného účtovníctva. Nastavenie automatického archivovania uskutočníte výberom z hlavného menu programu Alfa → Nastavenie:

8 Ak je voľba Automaticky archivovať minimálne zapnutá, program bude automaticky archivovať podľa nastavenia, ktoré je uvedené ďalej. Prvý rozbaľovací zoznam určuje, koľko posledných dní (tie, v ktorých bolo účtovníctvo spracovávané) má program udržiavať. Druhý rozbaľovací zoznam určuje, koľko kópií má byť uchovávaných pre každý archivovaný deň. Druhé nastavenie nemá význam vtedy, ak účtovníctvo v danom dni otvoríte len raz, prípadne menší počet krát ako je nastavené v druhom rozbaľovacom zozname, (napríklad ak si ráno účtovníctvo otvoríte a večer ho zatvoríte, program vytvorí len jednu kópiu dát, alebo ak je nastavené, aby boli vytvorené tri kópie a vy účtovníctvo otvoríte len dva krát – program vytvorí len dve kópie).

278


Na nasledujúcom obrázku je zobrazený príklad vytvorenia dynamickej adresárovej štruktúry:

Program má v tomto príklade aktuálne dáta (všetky spracovávané účtovníctva) uložené v adresári C:\ALFA\DATA. Podadresárová štruktúra sa teda vytvorí v tomto adresári. Vždy bude začínať adresárom ARCHIV. Na ďalšej úrovni sa budú nachádzať podadresáre, ktorých názov bude rovnaký, ako názvy databáz, ktoré program spracováva. V našom príklade je otvorený podadresár firmy, ktorá je uložená v databázovom súbore FASKUSKA.XRR (RR predstavuje koncovku roka). Je to skúšobný príklad, ktorý sa nainštaluje pri prvej inštalácii programu do počítača. Na ďalšej úrovni nájdete podadresáre ROK2008 a ROK2009. V našom príklade je otvorený rok 2009. Sú to adresáre pre jednotlivé spracovávané roky. Posledné dve úrovne sú zložené z adresárov, ktorých názov je zložený len z čísel. Predposledná úroveň (napríklad 20090115) udáva dátum zapísaný vo formáte v tvare RRRRMMDD (RRRR = rok, MM = mesiac a DD = deň), kvôli bezproblémovému zoradeniu podľa dátumov. Posledná úroveň predstavuje čas, kedy bolo účtovníctvo zaarchivované. Tvar je HHMMSS (HH = hodina, MM = minúta a SS = sekunda). Celý proces zmeny dynamickej štruktúry archivačných adresárov sa vykonáva na pozadí. Program udržuje len nastavený počet kópií. Staré kópie postupne nahradzuje novými, preto sa disk vášho počítača nemôže zahltiť. Celkový počet kópií, ktoré sú na disku, vypočítate veľmi ľahko. Jednoducho vynásobte hodnotu z prvého rozbaľovacieho zoznamu hodnotou z druhého rozbaľovacieho zoznamu. V našom príklade je to 10 * 2 = 20. program teda udržuje dvadsať posledných kópií. Ak potrebujete obnoviť dáta niektorej firmy, napríklad po páde systému, tak si musíte v dynamicky vytváranom adresári nájsť poslednú funkčnú databázu a tú ručne nakopírovať do adresára, z ktorého program toto účtovníctvo otvára (najčastejšie C:\ALFA\DATA). Poslednú funkčnú databázu hľadajte napríklad pomocou prieskumníka. Postup: 1.

Vždy začnite otvorením podadresára ARCHIV, ktorý sa nachádza v tom adresári, v ktorom sa nachádza databázový súbor firmy.

2.

Otvorte adresár, ktorého názov je rovnaký ako názov databázového súboru bez koncovky ([FASKUSKA]).

3.

Ďalej otvorte adresár príslušného účtovného roku ([ROK2009]), v ňom potom podadresár s najväčším dátumom (ak sa ich tam nachádza viac, býva väčšinou posledný) a nakoniec podadresár s najväčším časom.

4.

Mali by ste naraziť až na databázový súbor – archívnu kópiu, ktorý si prekopírujte do adresára, napr. C:\ALFA\DATA.


5.

279

Po otvorení programu ALFA by mala byť firma v tom stave, v akom bola pri poslednom ukončení.

POZOR! Pri každom otvorení konkrétneho účtovníctva program automaticky odstraňuje najstaršie zálohy z adresára ARCHIV, preto je výhodné pred samotným obnovovaním alebo hľadaním tých správnych dát ručne zaarchivovať celý adresár ARCHIV. Predídete tak nechcenému a hlavne samovoľnému prepísaniu cenných záložných dát. Pokiaľ nechcete archivovať adresár ARCHIV, aspoň dočasne vypnite voľbu Automaticky archivovať minimálne – program nebude odstraňovať staré zálohy, ale pozor – ani vytvárať nové. Po úspešnom obnovení dát si túto voľbu opäť zapnite.

8.5 ARCHIVOVANIE – MANUÁLNE Ak chcete manuálne zaarchivovať ktorékoľvek účtovníctvo vedené programom ALFA, vyberte z hlavného menu programu Firma → Zálohuj účtovníctvo. Zobrazí sa formulár, ktorý obsahuje všetky účtovníctva vedené programom ALFA. 1.

Vyberte účtovníctvo, ktoré chcete zaarchivovať.

2.

Stlačte tlačidlo Zálohuj účtovníctvo.

3.

Objaví sa formulár Archivácia. Vyberte v ňom jednu z ponúknutých možností, kam sa má záložná kópia účtovníctva uložiť.

8 4.

Stlačte tlačidlo Ok. Program vytvorí záložnú kópiu, ktorá sa uloží podľa príslušnej voľby. Ak ste vybrali mechaniku A:, program vás ďalej vyzve, aby ste vložili disketu, na ktorú sa nakopíruje vytvorená záloha.

Ak máte vo vašom počítači nainštalovaného poštového klienta, môžete poslať databázu e-mailom. Databáza sa najskôr skomprimuje a následne sa otvorí formulár pre odoslanie pošty vo vašom emailovom programe. Program ALFA plne spolupracuje s programami Outlook Express, Microsoft Outlook a Mozilla Thunderbird. Program podporuje kompresiu dát pri vytváraných archívoch. Tá umožňuje úspornejšie archivovať jednotlivé účtovníctva. Ak je zapnutá kompresia (zapnutá voľba Skomprimovať dáta), program vygeneruje dva súbory s rovnakým menom a koncovkami FA_meno.iRR a FA_meno.zRR (RR = koncovka roka, pre ktorý sa účtovníctvo spracováva). V súbore "i" (je to obyčajný textový súbor) sa nachádza na prvom riadku meno firmy a na druhom riadku rok, pre ktorý je účtovníctvo vygenerované. Podľa súboru "i" môže užívateľ rýchlo identifikovať (napríklad v NC, poznámkovom

280


bloku, prípadne inom prehliadači súborov), o ktorú firmu sa jedná. Pri obnovení účtovníctva musia byť tieto dva súbory ("i" a "z") v rovnakom adresári. TIP: Funkciu kompresie zapnete voľbou Skomprimovať dáta. Táto voľba skomprimuje dáta približne v pomere 1:4 vo formáte ZIP. Ak je účtovníctvo rozsiahle a je potrebné použiť ďalšiu disketu, program si ju vypýta. Po archivácii môžete diskety fyzicky uzamknúť prepínačom, ktorý nájdete na spodnej časti diskety. Obnovenie z archívu je pre oba spôsoby (s použitím kompresie alebo bez použitia kompresie) rovnaké. Pri archivovaní údajov môžete dať zaarchivovať aj vlastné upravené zostavy vo formáte .XLS (editovateľné zostavy) a importované údaje z registračnej pokladnice (žurnály). Slúžia na to voľby Pridať editovateľné zostavy a Pridať importované údaje z ECR. POZOR! Výrobca programu ALFA vám odporúča archivovať pravidelne. Budete mať stále istotu, že ak sa predsa len niečo stane, tak máte archív, z ktorého sa dá rýchlo obnoviť pôvodný stav a pokračovať ďalej.

8.6 OBNOVA DÁT Z ARCHÍVU Ak potrebujete z akéhokoľvek dôvodu obnoviť účtovníctvo z archívnej kópie do programu ALFA, z hlavného menu programu vyberte Firma → Obnov zo zálohy. Objaví sa formulár Obnova zo zálohy:

1.

Vyberte jednu z možností, ktorou určíte, kde sa nachádza archívna kópia účtovníctva, ktoré chcete obnoviť.

2.

Stlačte tlačidlo Ok. Stlačením tlačidla Zruš bude celá akcia zrušená.

3.

Ak ste vybrali odkiaľ sa má záložná kópia načítať, stlačte tlačidlo Ok.

4.

Ak ste zvolili disketovú mechaniku A:, program vás ďalej vyzve, aby ste vložili archívnu disketu.

5.

Objaví sa formulár Obnovenie účtovníctva zo zálohy. Do databázovej tabuľky, ktorú obsahuje, program načíta všetky nájdené archívne kópie zo zvolenej cesty.

6.

Vyberte účtovníctvo, ktoré chcete obnoviť.

7.

Stlačte tlačidlo Obnov zo zálohy.


8.

Program ALFA sa vás pred samotným obnovením spýta, či naozaj obnoviť účtovníctvo. Stlačte tlačidlo Áno alebo Nie.

9.

Ak takéto účtovníctvo v programe ALFA už existuje, program sa vás nakoniec spýta, či ho chcete prepísať. Podľa potreby stlačte tlačidlo Áno alebo Nie.

281

TIP: Obnovenie účtovníctva z automaticky vytváraných archivačných kópií (program ALFA ich vytvára automaticky na pozadí) nájdete v závere kapitoly 8.4 Archivovanie – automatické [str. 277]. POZOR! Dáta sa obnovujú vždy do aktuálneho databázového adresára. Najčastejšie je to C:\ALFA\DATA. Ak vlastníte modul Sieť, nastavte aktuálny databázový adresár výberom z hlavného menu programu Firma → Sieťový adresár.

8.7 VYMAZANIE ÚČTOVNÍCTVA Ak ste s programom experimentovali a vytvorili ste skúšobné účtovníctvá, ktoré chcete z programu ALFA odstrániť, vyberte z hlavného menu programu Firma → Vymaž. Objaví sa formulár Vymazanie existujúceho účtovníctva z programu ALFA, ktorý obsahuje zoznam všetkých účtovníctiev vedených programom ALFA. Stačí vybrať príslušné účtovníctvo a stlačiť tlačidlo Vymaž účtovníctvo. Po vymazaní je potrebné ešte dané účtovníctvo odstrániť z archívu C:\ALFA\DATA\ARCHIV (Pozor, aby ste neodstránili aj účtovníctvo, ktoré používate!)

8

282


9 UZATVORENIE ÚČTOVNÉHO OBDOBIA

283


Na konci účtovného obdobia je potrebné vykonať uzávierkové operácie, a to pomocou interných dokladov. Súčasťou uzávierkových operácií je aj inventarizácia. Potom môžete vyplniť daňové priznanie a vykonať prechod do ďalšieho roka.

9.1 Uzávierkové operácie .................................. 285 9.2 Inventarizácia majetku a záväzkov ............. 286 9.3 Inventarizácia peňažných prostriedkov ....... 287 9.4 Daňová tabuľka ........................................... 288 9.5 Daňové priznanie k dani z príjmov FO ......... 288 9.6 Výkazy ......................................................... 294 9.7 Prechod do ďalšieho roka ............................ 296

9

284



285

9.1 UZÁVIERKOVÉ OPERÁCIE Peňažný denník sa uzatvára vždy k 31. decembru každého roka alebo k poslednému dňu ukončenia podnikateľskej činnosti pomocou ID – interných dokladov. Interné doklady upravujú príjmy a výdavky na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov. Takéto doklady sa na základe otázky, ktorú vám program ALFA ponúkne, vždy uložia ako uzávierková operácia. POZOR! Uzávierkové interné doklady sa vždy dopĺňajú za posledný zápis peňažného denníka! 1.

Za posledný zápis peňažného denníka doplňte pomocou formulára Interný príjem – Nový alebo Interný výdavok – Nový uzávierkové účtovné operácie pre príjmy a výdavky nasledovne: zvýšite príjmy v peňažnom denníku o sumy doteraz nezaúčtované, ktoré sa zahŕňajú do daňových príjmov, znížite príjmy v peňažnom denníku o sumy doteraz zaúčtované, ktoré sa nezahŕňajú do daňových príjmov, zvýšite výdavky v peňažnom denníku o sumy doteraz nezaúčtované, ktoré sa zahŕňajú do daňových výdavkov, znížite výdavky v peňažnom denníku o sumy doteraz zaúčtované, ktoré sa nezahŕňajú do daňových výdavkov. Pri posudzovaní, ktoré príjmy a výdavky sú daňovo uznateľné a ktoré nie, postupujte podľa zákona 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.

2.

Súčasťou základu dane je aj poskytnutý alebo prijatý preddavok, a to v tom zdaňovacom období, v ktorom došlo k splneniu dodávky tovaru, služby alebo iných plnení, bez ohľadu na to, kedy bol preddavok poskytnutý alebo prijatý (§ 17, ods. 12 zákona 595/2003 Z.z. o dani z príjmov). K takýmto preddavkom vám ponúkame aj príklad v kapitole Chyba! Nenašiel sa žiaden zdroj odkazov. Chyba! Nenašiel sa žiaden zdroj odkazov. [str. Chyba! Záložka nie je definovaná.].

3.

Zistite súhrnné sumy sledovaných stĺpcov peňažného denníka a súhrnné sumy jednotlivých analytických členení. Z hlavného menu programu vyberte Prehľady → Príjmy, Výdavky – textovo. Nechajte si vytlačiť zostavu na tlačiarni a uložte si ju k pripravovaným podkladom pre vytvorenie daňového priznania.

4.

Zistite hospodársky výsledok (daňový základ). Vypočítate ho ako rozdiel medzi príjmami a výdavkami spolu, s výnimkou príjmov oslobodených od dane a výdavkov, ktoré nie sú výdavkami vynaloženými na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov. Z hlavného menu programu vyberte Prehľady → Príjmy, Výdavky – textovo. POZOR! Ak už máte zapísané odpisy dlhodobého majetku v peňažnom denníku, vo formulári Daňová tabuľka (vyvoláte ho stlačením tlačidla Výpočet dane vo formulári Prehľad príjmov a výdavkov za zvolené obdobie) zrušte pole Odpisy DM, aby neboli v štatistike zahrnuté dvakrát.

9

286


5.

Evidenciu pohľadávok a záväzkov, sociálny fond a ostatné pomocné evidencie program neuzatvára. Až do podania daňového priznania z príjmu fyzických osôb môžete v týchto evidenciách dopĺňať údaje, príp. vykonávať opravy. Ak ste už vykonali prechod do ďalšieho roka, je potrebné tieto zmeny aktualizovať ručne aj v databáze nového roka (nie je možný opakovaný prechod). Po podaní daňového priznania už takéto zmeny nevykonávajte.

6.

Pomocou formulára Prechod do ďalšieho účtovného roku (kapitola 9.8 Prechod do ďalšieho roka [str. 296]) sa prevedú: konečné zostatky peňažných prostriedkov v pokladniciach a na bankových účtoch a prípadný zostatok priebežných položiek ako začiatočný zostatok do nasledujúceho roka, konečný zostatok evidencie cenín a sociálneho fondu, neuhradené pohľadávky a záväzky.

POZOR! V programe ALFA je možné vykonať prechod do ďalšieho roka iba raz. Opakovaný prechod nie je možný, program všetky údaje ďalšieho účtovného roka vymaže a nahradí ich novým prechodom.

9.2 INVENTARIZÁCIA MAJETKU A ZÁVÄZKOV Aj účtovná jednotka, ktorá vedie jednoduché účtovníctvo, je povinná inventarizovať majetok a záväzky podľa zákona č. 431/2002 o účtovníctve. Majetok, ktorý musíte inventarizovať, predstavuje: 1.

Nehmotný a hmotný dlhodobý majetok – stav zistený fyzickou inventúrou porovnávate s evidenciou (inventárnymi kartami) nehmotného a hmotného majetku.

2.

Zásoby – stav zistený fyzickou inventúrou porovnávate s evidenciou zásob, prípadne skladovými kartami. Zistený rozdiel – manko zaúčtujete v rámci uzávierkových operácií ako storno výdavok.

3.

Pohľadávky a záväzky – stav zistený dokladovou inventúrou porovnávate s údajmi v evidencii pohľadávok a záväzkov. O zistené rozdiely upravíte údaje v evidencii pohľadávok a záväzkov.

4.

Peňažné prostriedky a ceniny – peňažné prostriedky v hotovosti ste povinní inventarizovať štyrikrát ročne. Inventúrnym súpisom je mincovka (súpis bankoviek a mincí), ktorú porovnávate s údajmi v peňažnom denníku. Peňažné prostriedky na bankových účtoch inventarizujete porovnaním bankových výpisov ku koncu roka s údajmi v peňažnom denníku. Bližšie informácie o inventarizácii pokladnice nájdete v kapitole 9.3 Inventarizácia peňaž. prostriedkov [str. 287].

5.

Finančný majetok – ak máte v podnikaní finančný majetok (akcie, dlhopisy a pod.), inventarizujete ho porovnaním skutočného stavu (napríklad výpis zo strediska cenných papierov) so stavom v pomocnej evidencii finančného majetku.

6.

Rezervy – pri inventarizácii rezerv treba posúdiť ich opodstatnenosť, prípadne opodstatnenosť ich výšky. Zníženie alebo zvýšenie rezerv zaúčtujete v rámci uzávierkových operácií.


7.

287

Sociálny fond – porovnávate stav podľa evidencie sociálneho fondu so stavom na osobitnom účte v peňažnom ústave.

POZOR! Inventarizáciu peňažných prostriedkov v pokladniciach musíte vykonať najmenej 4 krát ročne, najlepšie vždy na konci kvartálu. Inventarizáciu peňažných prostriedkov na bankových účtoch stačí vykonať len raz a to k 31.12.

9.3 INVENTARIZÁCIA PEŇAŽ. PROSTRIEDKOV Peňažné prostriedky v hotovosti ste povinní inventarizovať štyrikrát ročne. Inventúrnym súpisom je mincovka (súpis bankoviek a mincí), ktorá je porovnávaná s údajmi v peňažnom denníku. Formulár Inventarizácia pokladnice zobrazíte výberom z hlavného menu programu Tlač → Pokladnica a banka → Inventarizácia pokladnice:

V ľavej hornej časti formulára sa nachádza rozbaľovací zoznam Pokladnica, v ktorom sú na výber pokladnice pre inventarizáciu. V ďalšom rozbaľovacom menu Ku dňu sa nastavuje dátum inventarizácie. Ku tomuto dátumu je zobrazený zostatok na zvolenej pokladnici, ktorý sa prenáša z peňažného denníka. Pod týmito ovládacími prvkami sa nachádzajú voľby Automaticky vypočítať mincovku podľa účtovného zostatku a Automaticky dopĺňať poznámku. Prvá z volieb zaistí automatické rozpočítanie mincovky podľa účtovného zostatku, druhá voľba pri nulovom rozdiele automaticky doplní poznámku do textového poľa Poznámka:

9 V ľavej dolnej časti formulára sa nachádzajú číselné údaje o účtovnom zostatku vo zvolenej pokladnici ku nastavenému dátumu, výsledok mincovky a rozdiel. Ak je rozdiel záporný, znamená to, že v pokladnici zobrazená suma chýba, pri kladnom čísle je suma naviac. V pravej časti formulára je zobrazená mincovka. Jednotlivé používané nominálne hodnoty meny sa automaticky nastavujú podľa meny zvolenej pokladnice. V programe sú zadefinované nominálne hodnoty mincí všetkých najpoužívanejších mien. V prípade, že vami používanú menu

288


program ALFA nepozná, môžete v nej používané nominálne hodnoty nastaviť pomocou políčok na ľavej strane stĺpca mincovky. Tieto údaje o novej mene budú uložené pre budúce použitie.

9.4 DAŇOVÁ TABUĽKA Daňová tabuľka slúži na výpočet dane z príjmu fyzických osôb. Zobrazíte ju stlačením tlačidla Výpočet dane (vpravo dole) vo formulári Prehľad príjmov a výdavkov za zvolené obdobie (menu programu Prehľady → Príjmy, výdavky - textovo). Formulár daňovej tabuľky obsahuje štyri záložky - Daňová tabuľka, Daňovník, Manžel/ka a Deti. ZÁLOŽKA DAŇOVÁ TABUĽKA

Na tejto záložke prebieha celý výpočet dane. Prenášajú sa sem údaje z účtovníctva a z ostatných troch záložiek tohto formulára. Na základe týchto údajov sa automaticky vypočíta daňový základ, daňová povinnosť a nárok na daňový bonus. POZOR! Pomocou tohto formulára vypočítate daňovú povinnosť iba z príjmov zo živnosti (tie sú podchytené v účtovníctve programu). Ak máte aj iné príjmy (zo závislej činnosti a pod.), zadajte ich priamo vo formulári daňového priznania FO (kapitola 9.5 Daňové priznanie k dani z príjmov FO [str. 291]). Program vyráta správnu daňovú povinnosť v tomto výkaze.

Do poľa Základ dane a Odpisy DM program preberie údaje z účtovníctva. Pole Upravený základ dane je jednoduchým rozdielom predošlých dvoch polí. Ak ešte nie sú odpisy dlhodobého majetku zapísané v evidencii Peňažného denníka, aktivujte voľbu Odpisy DM. V tomto prípade polia Základ dane a Upravený základ dane budú mať rozdielnu hodnotu. Ak už sú odpisy dlhodobého majetku zaúčtované v evidencii Peňažného denníka, voľbu Odpisy DM odškrtnite. V tomto prípade hodnoty týchto polí budú rovnaké, pričom v nich bude zohľadnená výška vypočítaných odpisov. TIP: Pole Odpisy DM program dokáže automaticky aktualizovať z formulára Dlhodobý majetok, ktorý vyvoláte výberom z hlavného menu programu Evidencia → Dlhodobý majetok. Stlačte tlačidlo Výpočet odpisov – Daňové odpisy a zaškrtnite voľbu Pri návrate z formulára prenes súčet odpisov do formulára Daňová tabuľka. Túto hodnotu si program zapamätá a zobrazí ju aj pri ďalšom vstupe do tejto tabuľky.


289

Do polí v časti Nezdaniteľné časti program preberie údaje zo záložiek Daňovník a Manžel/ka. Vy sa môžete rozhodnúť, či si danú položku uplatníte ako nezdaniteľnú časť alebo nie (zapnutím, resp. vypnutím príslušnej voľby). Na základe týchto údajov program dynamicky počíta skutočný daňový základ, daňovú povinnosť a daňový bonus. Pole Daňový bonus sa vypĺňa na základe údajov zo záložky Deti. V poli Daň na úhradu, resp. Preplatok dane je vypočítaný orientačný zostatok peňažných prostriedkov za posledný rok (počíta sa ako Daňová povinnosť - Daňový bonus). Pokiaľ je výsledok kladný, pôjde o Daň na úhradu, pokiaľ je záporný, pôjde o Preplatok dane, pričom suma bude vždy kladná. Táto časť formulára Daňová tabuľka vyzerá nasledovne:

alebo:

9 Priamo vo formulári je možné pre porovnanie zmeniť spôsob výpočtu dane. Program pozná spôsoby platné od 01.01.1993. Túto možnosť chápte len ako informačnú – na porovnanie.

290


POZOR! Program pri otvorení tohto formulára vždy nastaví správnu daňovú tabuľku, preto pre daňové účely rozhodne nepoužívajte výsledky, ktoré nie sú platné pre dané účtovné obdobie. V spodnej časti formulára sa nachádza tlačidlo Import do DPFO. Po jeho stlačení sa zadané a vypočítané údaje prenesú do programu DPFO (kapitola 9.5 Daňové priznanie k dani z príjmov FO [str. 291]), kde s nimi môžete ďalej pracovať. Na ďalších troch záložkách zadávate údaje pre výpočet nezdaniteľných čiastok a daňového bonusu. Okrem toho, že sa na základe týchto údajov vypočítajú príslušné sumy vo výpočte daňovej povinnosti, zadané údaje sa prenášajú aj do daňového priznania FO (pri použití funkcie Import do DPFO). ZÁLOŽKA DAŇOVNÍK

V záložke Daňovník v prípade, že daňovník poberal na začiatku zdaňovacieho obdobia dôchodok (alebo mu bol spätne priznaný), zapnite príslušnú voľbu a zadajte sumu dôchodku.

Zadaný údaj program podľa platnej legislatívy zohľadní pri výpočte nezdaniteľnej časti za daňovníka a prenesie aj do výkazu Daňového priznania. Výslednú sumu môžete vidieť v záložke Daňová tabuľka. ZÁLOŽKA MANŽEL/KA

V záložke Manžel/ka zadávate údaje o manželke, na ktorú si uplatňujete nezdaniteľnú časť. Uveďte Priezvisko a Meno, Rodné číslo, Vlastné príjmy manžela/ky a Počet mesiacov, v ktorých sú splnené podmienky na uplatnenie nezdaniteľnej časti. Všetky uvedené údaje sa prenesú aj do výkazu Daňového priznania FO (po stlačení tlačidla Import do DPFO v prvej záložke).

Program opäť správne vypočíta nárok na zníženie daňového základu a výsledok prenesie na záložku Daňová tabuľka. Údaje o manželovi/manželke sa prenesú do daňového priznania FO pri použití funkcie Import do DPFO (tlačidlo na prvej záložke).


291

ZÁLOŽKA DETI

V tejto záložke zadávate údaje o deťoch, na ktoré si uplatňujete nárok na daňový bonus. Opäť zadajte Priezvisko a meno a rodné číslo (pole RČ). Mesiace, za ktoré si uplatňujete nárok, vyberte jednoduchým kliknutím na príslušný mesiac (zvolený mesiac bude podfarbený na červeno) alebo kliknite na voľbu celý rok (vtedy sa automaticky vyberú všetky mesiace v roku). Pokiaľ si uplatňujete nárok na viac ako štyri deti, zapnite aj príslušnú voľbu (zakrúžkovaná časť) a údaje o ďalších deťoch zadajte po stlačení tlačidla Ďalšia strana (v daňovom priznaní sa tieto údaje prenesú do Osobitných záznamov na konci výkazu).

Na základe týchto údajov program opäť správne vypočíta daňový bonus, ktorý prenesie na záložku Daňová tabuľka a pri importe do DPFO aj do tohto výkazu (spolu s ostatnými údajmi o deťoch).

9.5 DAŇOVÉ PRIZNANIE K DANI Z PRÍJMOV FO Na vytváranie daňových priznaní k dani z príjmu FO slúži program DPFO. Rozlišujú sa dva základné typy daňových priznaní: A a B/B1. POZOR! Pre správne fungovanie tlače daňového priznania z programu DPFO je potrebné, aby ste mali nainštalovaný program Adobe Reader verzie 5.x alebo vyšší s lokalizáciou pre Stredoeurópske jazyky (CE).

9

292


VYPLNENIE DAŇOVÉHO PRIZNANIA TYP "B/BI" (SPUSTENIE Z PROGRAMU ALFA)

Pokiaľ máte spustený program ALFA, účtujete v nejakej firme, môžete si otvoriť daňové priznanie typ B práve tejto firmy výberom z hlavného menu programu Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Daňové priznanie k dani fyzických osôb typ B . Zobrazí sa formulár pre vyplnenie daňového priznania. Do tohto formulára sa automaticky prenesú údaje o príjmoch a výdavkoch zo živnosti (riadok 2 tabuľky č. 1) podľa údajov z vášho účtovníctva (podľa Výkazu o príjmoch a výdavkoch). Ďalej si môžete v programe ALFA vyplniť údaje v daňovej tabuľke (kapitola 9.4 Daňová tabuľka [str. 288]) a tieto následne preniesť do daňového priznania použitím tlačidla Zapíš do DPFO. Ostatné údaje doplňte podľa poučenia na vypĺňanie DP (poučenie na vypĺňanie DP typ B nájdete vo formáte .PDF po výbere z hlavného menu programu DPFO Pomoc). Ak sa chcete presúvať medzi jednotlivými stránkami, použijete tlačidlá << Späť a Ďalej >>. Poslednou stranoui daňového priznania je Potvrdenie o podaní daňového priznania. TIP: V riadku 2 tabuľky č. 1 v daňovom priznaní typu B sa nachádza tlačidlo Naplň údaje z výkazu P a V. Pomocou tohto tlačidla môžete v tomto riadku aktualizovať údaje načítané z Výkazu o príjmoch a výdavkoch. POZOR! Takýmto spôsobom môžete spustiť len daňové priznanie typu B. Pre tlač vyberte z hlavného menu programu DPFO Tlač (kapitola 7.8 Tlač originálnych tlačív daňového úradu [str. 258]). Zobrazí sa formulár Tlač daňového priznania. V záložke Nastavenie zadajte, kde je na vašom počítači nainštalovaný program Adobe Reader. POZNÁMKA: Ak cestu nenastavíte, program pre otvorenie tlačiva použije Adobe Reader prednastavený v režime účtovania, ak ani v režime účtovania nebude nastavená cesta, bude použitý Adobe Reader predvolený systémovým nastavením počítača. Informácie nájdete aj po stlačení tlačidla Viac info.

V ZÁLOŽKE TLAČ SA NACHÁDZA TLAČOVÁ ZOSTAVA DAŇOVÉ PRIZNANIE, KTORÉ SA VYTLAČÍ AKO ORIGINÁLNE TLAČIVO, A JE PLNE AKCEPTOVANÉ VŠETKÝMI DAŇOVÝMI ÚRADMI V SLOVENSKEJ REPUBLIKE. OKREM DAŇOVÉHO PRIZNANIA SA V TEJTO ZÁLOŽKE NACHÁDZA AJ TLAČOVÁ ZOSTAVA POTVRDENIE O PODANÍ DP. PO STLAČENÍ TLAČIDLA TLAČ SA VŠETKY TLAČIVÁ NAJSKÔR OTVORIA V PROGRAME ADOBE READER, ODKIAĽ ICH VYTLAČÍTE ŠTANDARDNOU CESTOU. VYPLNENIE

DAŇOVÉHO

PRIZNANIA

TYP

"A" A "B/BI" (SPUSTENIE Z HLAVNEJ LIŠTY

WINDOWS)

Daňové priznanie môžete spustiť aj v prípade, ak nemáte spustený program ALFA, a to nasledovne: Na spodnej lište vášho Windows stlačte tlačidlo Štart. Následne vyberte Programy, potom KROS, ďalej ALFA, a nakoniec Daňové priznanie FO. Pri úplne prvom spustení programu DPFO sa zobrazí formulár DPFO. Nové daňové priznanie vytvoríte výberom z menu Súbor → Nové daňové priznanie. Z ponuky si vyberte typ daňového priznania, ktoré chcete vytvoriť: Typ A → daň z príjmov FO (zamestnanec) alebo Typ B/B1 → daň z príjmov FO (SZČO).


293

Ak si zvolíte typ A, v nasledujúcom formulári (Nové daňové priznanie) vyplníte len základné údaje. Zároveň určíte, ako sa bude volať súbor, v ktorom bude daňové priznanie uložené. Názov súboru sa vytvára z prvých šiestich písmen priezviska, môžete si ho prepísať. Po stlačení tlačidla Ok sa zobrazí samotné daňové priznanie, v ktorom doplníte údaje podľa poučenia na vypĺňanie DP (poučenie na vypĺňanie DP typ A nájdete vo formáte .PDF po výbere z hlavného menu programu DPFO Pomoc). Ak sa chcete presúvať medzi jednotlivými stranami, použijete tlačidlá << Späť a Ďalej >>. Poslednou stranou daňového priznania je Potvrdenie o podaní daňového priznania. Ak si zvolíte typ B, na pozadí sa spustí program ALFA, pričom vy budete prechádzať len formulármi potrebnými pre DPFO. Vo formulári Nové účtovníctvo… vyplníte len obchodné meno firmy (meno FO), zadáte účtovný rok, pre ktorý chcete vytvoriť daňové priznanie a určíte, ako sa bude volať súbor, v ktorom bude daňové priznanie uložené. Názov súboru sa vytvára zo znakov FA_ a prvých piatich znakov obchodného mena firmy, ktoré je možné zmeniť. Po stlačení tlačidla Ok sa "vygeneruje nová firma" a zobrazí sa formulár Firemné údaje. V ňom zadajte všetky potrebné údaje, tie sa potom prenesú do daňového priznania. Keď potvrdíte tento formulár tlačidlom Ok, zobrazí sa oznam o úspešnom vygenerovaní novej firmy a následne sa zobrazí samotné daňové priznanie. V ňom doplňte údaje podľa poučenia na vypĺňanie DP. Obe daňové priznania vytlačíte výberom Tlač z hlavného menu programu DPFO (ako pri daňovom priznaní typ B spustenom z programu ALFA). Pri oboch typoch je možné, pokiaľ je potrebné, vytlačiť dodatočné aj opravné daňové priznanie k dani z príjmov fyzických osôb (označením voľby pre Druh daňového priznania na tlačive). Pokiaľ vytvárate dodatočné daňové priznanie, všetky údaje týkajúce sa tohto dodatočného daňového priznania a rozdiel oproti pôvodnému daňovému priznaniu je potrebné vyplniť ručne. OPAKOVANÉ SPUSTENIE PROGRAMU DPFO

Pri opakovanom spustení programu DPFO (zo spodnej lišty programu Windows) sa vám najskôr zobrazí formulár Otvorenie existujúceho daňového priznania. V tejto chvíli je hlavné menu programu DPFO neprístupné.

9 Vyberte si príslušnú databázu daňového priznania a stlačte tlačidlo Otvor daňové priznanie. Ak chcete vytvoriť nové daňové priznanie, stlačíte tlačidlo Návrat a vtedy sa vám sprístupní menu programu DPFO. Postupujete rovnako, ako bolo popísané v predchádzajúcom texte.

294


TIP: Program DPFO vám pomáha pri dopĺňaní odpočítateľných položiek na daňovníka a na manželku (manžela) od základu dane. V daňovom priznaní typu A sa v riadku 37 a 38 nachádzajú voľby na daňovníka a na manželku (manžela). Po ich zapnutí program automaticky doplní príslušné sumy odpočtu od základu dane. V daňovom priznaní typu B sa tieto voľby nachádzajú v riadku 70 a 71. Ak chcete odpočítať od základu dane inú sumu, nastavíte to po výbere z hlavného menu programu DPFO Program → Nastavenie. V zobrazenom formulári zapnite voľbu Iná (vlastná suma) a doplňte vlastnú sumu. TIP: V niektorých riadkoch si môžete vyplniť vlastnú sumu, môžete prepísať sumu vypočítanú programom. Sú to napr. riadok pre uvedenie zaplatenia 2% dane, riadok pre uvedenie paušálnych výdavkov v riadku 11 tabuľky č.1 v daňovom priznaní typu B a pod.

9.6 VÝKAZY Spolu s daňovým priznaním k dani z príjmu fyzických osôb máte povinnosť odovzdávať aj Výkaz o príjmoch a výdavkoch a Výkaz o majetku a záväzkoch. TIP: Ak ste daňovníkom, ktorý si môže uplatniť výdavky percentom z príjmov, tieto výkazy nemusíte odovzdávať. VÝKAZ O PRÍJMOCH A VÝDAVKOCH

Tento výkaz vytlačíte výberom z hlavného menu programu Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Výkaz o príjmoch a výdavkoch. Výkaz sa vytvára len zo záznamov peňažného denníka takto (podľa čísla riadku):

01 – Predaj tovaru (príjem za tovar)

02 – Predaj výrobkov a služieb (príjem za výrobky a služby)

03 – Ostatné príjmy (iný zdaniteľný príjem)

05 – Nákup materiálu (výdaj za materiál)

06 – Nákup tovaru (výdaj za tovar)

07 – Mzdy

08 – Platby do fondov

09 – Prevádzková réžia (do tohto riadku sa zahŕňa aj "Iný výdavok odpočítateľný od základu dane")

Ostatné riadky sa matematicky dopočítajú a doplnia sa do pripravenej tlačovej zostavy, ktorú je možné nechať vytlačiť na obrazovke alebo tlačiarni. Zároveň je možné zadať obdobie, za ktoré sa výkaz tlačí. Toto obdobie sa zobrazí iba na 1. strane výkazu a nijako neovplyvňuje výpočet hodnôt na 2. strane.


295

VÝKAZ O MAJETKU A ZÁVÄZKOCH

Tento výkaz vytlačíte výberom z hlavného menu programu Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Výkaz o majetku a záväzkoch. Výsledky sa do tohto výkazu získavajú z viacerých evidencií programu. Sú to:

Dlhodobý majetok

Sklad

Evidencia pohľadávok

Evidencia záväzkov

Evidencia cenín

Evidencia sociálneho fondu

Peňažný denník

Pri tlači 1.strany Informatívneho tlačiva alebo Originálneho tlačiva Daňového úradu je možné zmeniť údaje tlačené na 1. strane výkazu. Ide o údaje automaticky napĺňané z firemných údajov. V tomto formulári ich môžete zmeniť alebo doplniť. POZOR! Riadky 07, 12, a 16 program nedopĺňa automaticky. Je ich potrebné doplniť ručne z operatívnych evidencií. POZOR! Pripomíname, že do riadku 17 program ALFA k zostatku z evidencie záväzkov správne pripočítava aj zostatok sociálneho fondu, a to podľa Postupov účtovania v sústave jednoduchého účtovníctva (4.11 Sociálny fond [str. 153]) POZOR! Do riadku 18 program ALFA správne zahŕňa aj zostatok kontokorentného úveru (záporný zostatok na bankovom účte) a zostatkovú hodnotu záväzku s typom dokladu „Úver“. HLÁSENIE PLATIEB FYZICKÝM OSOBÁM

Ďalší výkaz, ktorý program dokáže vygenerovať, je výkaz, ktorý sa odovzdáva na daňový úrad, tzv. "udavačka". Jeho generovanie je založené na základe údajov z peňažného denníka, číselníka partnerov a číselníka daňových úradov. Program generuje samostatné listy pre každý daňový úrad. Tento výkaz vytlačíte výberom z hlavného menu programu Tlač → Výkazy, daňové priznania, hlásenia → Hlásenie platieb fyzickým osobám. V zobrazenom formulári najskôr uvediete (resp. potvrdíte) základné údaje: dátum, ku ktorému sa hlásenie zostavuje, meno, sprievodný text. Zároveň určíte, či má program pri zostavení výkazu kontrolovať výšku hranice platieb stanovenú zákonom na partnera, čo je 3319,39 EUR. Ak túto voľbu zapnete, program zostaví hlásenie len pre tých partnerov, u ktorých prekročila suma platieb do zadaného dátumu túto hranicu. V samotnom tlačive je potom dátumom vyhotovenia reálny (systémový) dátum, kedy sa hlásenie vyhotovilo. Jednotlivé listy sú zoradené podľa daňových úradov. Pri priradení partnera daňovému úradu sa program riadi podľa Čísla daňového úradu zadaného v Číselníku partnerov, ak číslo daňového úradu nie je zadané tak podľa PSČ. Ak ani tento údaj nie je zadaný, tak všetkých takýchto partnerov uvedie na jednom spoločnom liste s "Nedefinovaným daňovým úradom".

9

296


Pri takýchto prípadoch je potrebné upresniť údaje v peňažnom denníku (tlačidlo Platba FO) alebo v Číselníku partnerov tak, aby sa údaje spárovali.

9.7 DAŇ Z MOTOROVÝCH VOZIDIEL Od 01.01.2008 sa daňové priznanie k dani z motorových vozidiel bude podávať každý rok, a to do 31.01. nasledujúceho roka, v ktorom sa využívali automobily na podnikanie, ktoré podliehajú dani z motorových vozidiel. Výška vypočítanej dane bude závisieť od počtu mesiacov používania auta na podnikanie. Z hlavného menu programu vyberte Číselník → Autá. Po stlačení tlačidla Pridaj alebo Oprav sa objaví formulár pre pridanie nového auta. V hornej časti sa nachádza záložka Údaje pre DP. Ak chcete zaradiť vozidlo do daňového priznania k dani z motorových vozidiel označte pole, ktoré je v hornej časti záložky. Výkaz Daňové priznanie k dani z motorových vozidiel je možné vytlačiť cez Tlač - Výkazy, daňové priznania, hlásenia - Daň z motorových vozidiel. Daňové priznanie je možné vytvoriť pre všetky typy vozidiel v každom kraji na Slovensku. Modul je možné používať bez obmedzení pri platnej licencii na modul Jazdy. V inom prípade nebude možné ukladať údaje tohoto daňového priznania. V súvislosti s týmto modulom pribudli nové položky do číselníka áut využívané v daňovom priznaní a nový číselník Sadzby dane motorových vozidiel.

9.8 PRECHOD DO ĎALŠIEHO ROKA Ak ste na konci účtovného obdobia vykonali všetky potrebné uzávierkové operácie, môžete v programe ALFA prejsť s ľubovoľnou firmou do ďalšieho účtovného roku. Základná filozofia programu je taká, že všetky predchádzajúce účtovné roky sú "zakonzervované" a navonok sa tvária ako samostatné nezávislé celky, ku ktorým sa môžete spätne kedykoľvek vrátiť. Ďalší účtovný rok preberie na požiadanie všetky zostatky príslušných evidencií, obsahy číselníkov, nevyradený majetok a pod. Z hlavného menu programu vyberte Firma → Prechod do ďalšieho roka. Objaví sa formulár, v ktorom sú prednastavene zapnuté všetky potrebné číselníky a evidencie, ktoré sa majú preniesť do ďalšieho roka. Keďže program ALFA neumožňuje vykonať opakovaný prechod, odporúčame ponechať ich všetky zapnuté:

Vo formulári zapnutím príslušnej voľby označte položky, ktoré chcete preniesť do ďalšieho roka. Po stlačení tlačidla Ok sa vás program spýta, či chcete naozaj vykonať prechod do ďalšieho roka, alebo ak účtovníctvo firmy pre ďalší rok v programe ALFA už existuje, či má byť prepísané. Ak


297

stlačíte Áno, bude vykonaný prechod do ďalšieho roka. Prechod prebieha automaticky bez nutnosti ďalších zásahov užívateľa. POZOR! Ak chcete vykonať prechod do ďalšieho účtovného roka, pričom tento ďalší účtovný rok je už vytvorený (chcete vykonať tzv. "opätovný prechod"), všetky dáta ďalšieho účtovného roka budú vymazané a nahradené novým prechodom. Na to vás program pri prechode upozorní otázkou "Pred spustením prechodu vymažem existujúci rok 2xxx. VYMAZAŤ?". TIP: Do existujúceho účtovného roka je lepšie previesť zostatky ručne a vymazať v ňom pohľadávky a záväzky, ktoré už boli medzičasom uhradené.

9

298


10 PRÍKLADY

10

299

PRÍKLADY

Na základe najčastejších otázok k programu ALFA sme vypracovali niekoľko príkladov zaúčtovania vybraných účtovných operácií a návodov, ako s programom pracovať čo najefektívnejšie.

10.1 Príklady – Účtovníctvo ................................. 301 10.2 Príklady – Tuzemsko, zahraničie ................. 311 10.3 Príklady – Fakturácia ................................... 325 10.4 Príklady – Majetok ....................................... 326 10.5 Príklady – Jazdy ........................................... 327

10

300


10 PRÍKLADY

301

10.1 PRÍKLADY – ÚČTOVNÍCTVO 10.1.1

ČIASTOČNÉ ÚHRADY

DODÁVATEĽSKÁ FAKTÚRA

Ako príklad uvedieme došlú faktúru za nájomné vo výške 1 800 EUR (z toho DPH = 300 EUR). Faktúra bola uhradená na dvakrát. Prvá úhrada čiastočne v sume 300 EUR, čo predstavuje práve sumu DPH a druhá úhrada bola 1 500 EUR, čo predstavuje základ. 1.

Faktúru zaevidujte do evidencie záväzkov. (Platitelia DPH s rozpisom na daňový základ = 1 500 EUR a 20% DPH = 300 EUR.)

2.

V peňažnom denníku stlačte tlačidlo Výdavok (v časti Banka alebo Pokladnica).

3.

Zobrazí sa formulár pre pridanie výdavku. Z rozbaľovacieho zoznamu Účel – stĺpec peňažného denníka vyberte položku Prevádzková réžia.

4.

Pomocou tlačidla F7 vyberte z evidencie záväzkov príslušnú faktúru, ktorú chcete uhrádzať:

5.

Po výbere príslušného záväzku (potvrdenie tlačidlom Vyber sumu vo formulári Výber sumy z evidencie záväzkov) sa zobrazí formulár Úhrada záväzku. V tomto formulári v časti Koľko chcete uhradiť? zapnite príslušnú voľbu, podľa toho, či chcete uhradiť celú faktúru, iba DPH, alebo inú sumu, ktorú potom vpíšte do sprístupneného textového poľa:

10

302


V prípade, že chcete napr. uhradiť len DPH, zapnite voľbu DPH:

6.

Po stlačení tlačidla Ok sa suma prenesie do formulára pre pridanie výdavku:

7.

Vyplňte všetky ostatné potrebné údaje a v dolnej časti zapnite voľbu Úhrada záväzku, v prípade že ju nemáte zapnutú.

8.

Stlačte tlačidlo Ok. Program zapíše doklad do peňažného denníka a otvorí evidenciu záväzkov, v ktorej vás vyzve, aby ste potvrdili úhradu záväzku, v uvedenom prípade 300 EUR. Stačí stlačiť tlačidlo Uhraď záväzok:

10 PRÍKLADY

9.

303

Doplatenie faktúry môžete zrealizovať pomocou banky alebo pokladnice. Vyberte neuhradený záväzok z evidencie záväzkov pomocou tlačidla F7 a preneste ho do formulára pre pridanie nového výdavku. Do formulára sa vám prenesie suma 1 500 EUR (suma, ktorú ešte treba uhradiť) ako suma bez DPH:

Rovnaký výsledok dosiahnete aj v prípade, keď po kroku 4. postupujete nasledovne: 4.1. Z evidencie záväzkov vyberte celú hodnotu záväzku a preneste ju do výdavkového formulára v celej čiastke. 4.2. Stlačte tlačidlo Rozpis a upravte úhradu tak, aby bol výsledný súčet spolu 300 EUR rovný súčtu DPH tak, ako je uvedené na obrázku:

4.3. Stlačte tlačidlo Ok v tomto formulári a potom tlačidlo Ok vo formulári pre pridanie výdavku z banky (pokladnice). Doklad sa zapíše do peňažného denníka. 4.4. V peňažnom denníku bude zaúčtovaný len výdaj 300 EUR a to v stĺpci DPH. 4.5. Doplatenie faktúry môžete zrealizovať pomocou banky alebo pokladnice, tak ako v bode 9. TIP: Tento postup je možné použiť aj pri úhrade celej DPH a časti základu. Rozdiel bude len v bode 4.2., kde nestornujete celý základ, ale len požadovanú časť. DODÁVATEĽSKÁ FAKTÚRA UHRADENÁ NA TRI KRÁT

1.

Prvú úhradu (napr. DPH v hodnote 300 EUR) vykonajte podľa predchádzajúceho postupu. Postupujte podľa krokov 1 až 8.

10

304


2.

Druhú úhradu (napr. polovicu základu dane = 750 EUR) zaúčtujte nasledovne: V peňažnom denníku stlačte tlačidlo Výdavok v časti Banka alebo Pokladnica. Vo formulári pre pridanie výdavku vyberte príslušný záväzok z evidencie záväzkov (po stlačení tlačidla F7). Program vám prenesie celú sumu ešte neuhradenej sumy záväzku do formulára pre pridanie výdavku:

3.

Stlačte tlačidlo Podrobný rozpis DPH a upravte sumu podľa vašej potreby – v našom prípade 750 EUR:

4.

Formulár potvrďte tlačidlom Ok a následne celý výdavkový doklad potvrďte tlačidlom Ok. Nezabudnite v dolnej časti zapnúť voľbu Úhrada záväzku, ak ju nemáte zapnutú.

5.

Tretiu úhradu zaúčtujte jednoducho tak, že pri pridaní ďalšieho výdavku vyberte príslušný záväzok z evidencie záväzkov a uhrádzanú sumu potvrďte.

ODBERATEĽSKÁ FAKTÚRA

Postup je rovnaký ako pri dodávateľskej faktúre.

10.1.2 POSKYTNUTÝ PREDDAVOK A ZAÚČTOVANIE DAŇOVÉHO DOKLADU V tejto kapitole popíšeme ako program pracuje s preddavkami. V podstate sú dve možnosti. Buď je preddavok vystavený v rovnakej výške ako bude záväzok – daňový doklad alebo je preddavok vystavený v inej výške ako faktúra – daňový doklad. 1.

Dodávateľ vám vystavil preddavkovú faktúru vo výške 240,- EUR. Túto faktúru si zaevidujte do evidencie záväzkov. Typ dokladu vyberte Preddavok a sumu 240,- EUR zaevidujte ako položku s nulovou sadzbou DPH.

2.

Zaevidujte úhradu požadovaného preddavku v sume 240,- EUR do peňažného denníka ako výdavok s účelom napr. Výdavok za tovar (pokladnica a banka). Príslušnú sumu vyberte z evidencie záväzkov pomocou tlačidla F7. POZOR! V prípade, že neevidujete preddavkové faktúry v programe, je potrebné dať vo výdavkovom doklade celú sumu v rozpise do riadku s nulovou sadzbou DPH.

10 PRÍKLADY

3.

Dodávateľ je povinný do 15 dní vystaviť daňový doklad k prijatej platbe na sumu 240,EUR spolu (základ 200,00 a DPH 40,00). Takúto faktúru zapíšte do evidencie záväzkov s rozpisom na základ a DPH. Pri potvrdení zápisu do DPH sa záväzok správne zapíše do príslušných riadkov daňového priznania k DPH.

4.

V peňažnom denníku je potrebné uskutočniť nasledovnú účtovnú operáciu: z výdavkov za tovar odúčtujte hodnotu DPH. V časti Interný doklad zvoľte Výdavok. Účel stĺpca zvoľte Výdavok za tovar, dátum uveďte dátum vzniku daňovej povinnosti z faktúry k prijatej platbe. Z evidencie záväzkov vyberte pomocou tlačidla F7 príslušnú faktúru k prijatej platbe. Podrobný rozpis je potrebné upraviť nasledovne: do poľa pre 20% sadzbu DPH uvediete hodnotu 240,- EUR, program automaticky rozúčtuje sumu na základ 200,- EUR a DPH 40,- EUR. Následne je potrebné odúčtovať v poli pre 0% sadzbu DPH sumu -240,- EUR.

Po potvrdení tohto rozpisu sa v poli Suma, zobrazí hodnota -40,- EUR v poli pre základ a hodnota 40,- EUR v poli pre DPH:

Voľbu Úhrada záväzku deaktivujte, úhradu vykonáte neskôr. Po potvrdení dokladu tlačidlom OK sa program spýta, či sa jedná o uzávierkovú operáciu, zvoľte Nie. 5.

Úhradu 240,- EUR zapíšte do evidencie záväzkov ručne. Vyberte príslušnú faktúru, otvorte ju pomocou tlačidla Oprav a pridajte úhradu pomocou tlačidla Pridaj v časti Úhrady.

6.

Ďalší mesiac vám dodávateľ pošle tovar spolu s konečnou faktúrou, v ktorej je celková hodnota dodávky uvedená 450,- EUR (základ 375,00 a DPH 75,00). Túto faktúru

305

10

306


zaevidujte do evidencie záväzkov, s rozpisom na základ a DPH, pričom zaevidujte len rozdiel, o ktorý vám dodávateľ vyfakturoval viac ako bolo vyfakturované faktúrou k prijatej platbe.

Túto faktúru dajte zapísať do evidencie DPH. 7.

Posledným krokom je douhradenie konečnej faktúry. Zaevidujte úhradu v sume 290,EUR do peňažného denníka ako Výdavok za tovar (pokladnica alebo banka), príslušnú sumu vyberte z evidencie záväzkov pomocou tlačidla F7.

10.1.3 PRIJATÝ DOKLADU

PREDDAVOK

A ZAÚČTOVANIE

DAŇOVÉHO

Rovnako ako v predchádzajúcej kapitole 10.1.2 Poskytnutý preddavok a zaúčtovanie daňového dokladu [str. 304] existujú dva prípady. Buď je preddavok vystavený v rovnakej výške ako bude pohľadávka – daňový doklad alebo je preddavok vystavený v inej výške ako bude výsledná pohľadávka – daňový doklad. 1.

Odberateľovi ste vystavili preddavkovú faktúru vo výške 300,- EUR. Túto faktúru ste zároveň zaevidovali do pohľadávok. Preddavková faktúra je v sume 300,- EUR v nulovej sadzbe DPH, typ dokladu je Preddavok.

2.

Zaevidujte inkaso požadovaného preddavku v sume 300,- EUR do peňažného denníka ako zdaniteľný príjem s účelom napr. Príjem za tovar. Príslušnú sumu vyberte z evidencie pohľadávok pomocou tlačidla F7. POZOR! V prípade, že neevidujete preddavkové faktúry v programe, je potrebné dať v príjmovom doklade celú sumu v rozpise do riadku s nulovou sadzbou DPH.

3.

Do 15 dní ste povinný vystaviť daňový doklad k prijatej platbe na sumu 300,- EUR spolu (základ 250,- a DPH 50,-). Faktúru vystavte ako Kópiu z preddavkovej faktúry, z ktorej sa automaticky odpočíta zaplatený preddavok a doplní sa úhrada z peňažného denníka do záložky Preddavok. Faktúru zapíšte do evidencie pohľadávok a evidencie DPH. Do evidencie pohľadávok sa zapíše už ako uhradená.

10 PRÍKLADY

4.

307

V peňažnom denníku uskutočníte ďalšiu operáciu a to sumu DPH 50,- EUR preúčtujete do stĺpca DPH. V časti Interný doklad zvoľte Príjem. Účel vyberte Príjem za tovar, dátum uveďte dátum vzniku daňovej povinnosti tzn. dátum prijatia platby. Sumu zadáte pomocou voľby Rozpis DPH, ktorý upravíte nasledovne:

Po potvrdení tohto rozpisu sa v poli Suma zobrazí hodnota 0,- EUR. Do poľa Základ sa doplní hodnota -50,- EUR, ktorá sa odúčtuje zo zdaniteľných príjmov zo stĺpca Príjem za tovar. Do poľa DPH sa doplní 50,- EUR, ktorá sa zobrazí v nezdaniteľných príjmoch v stĺpci DPH v peňažnom denníku.

Na otázku, či chcete zapísať doklad s 0,- hodnotou, odpovedzte Áno Potvrďte doklad. Na otázku, či uložiť doklad ako uzávierkový, odpovedzte Nie 5.

Ďalší mesiac odberateľovi pošlete tovar spolu s konečnou faktúrou, v ktorej je celková hodnota dodávky 540,- (450,- základ a 90,- DPH).

6.

Faktúru vystavte ako Kópiu z faktúry - daňový doklad. V záložke Preddavky vymažte sumu preddavku 300,- EUR. Prekliknite na záložku Vyfakturované preddavky a cez tlačidlo Pridaj zadefinujte úhradu faktúry z evidencie pohľadávok. Po uložení faktúry tlačidlom OK sa suma (iba rozdiel) zaeviduje do evidencie DPH aj do evidencie pohľadávok.

10

308


7.

10.1.4

V štandardnej tlačovej zostave "Profi s vyfakturovanými preddavkami" nájdete rozpis vyfakturovaného preddavku osobitne s rozpisom DPH.

STRAVNÉ LÍSTKY

Priamo na príklade ukážeme zaevidovanie a úhradu dodávateľskej faktúry za stravné lístky. Predpokladajme, že ste od dodávateľa obdržali faktúru za stravné lístky v sume 1200 EUR (1 000 EUR základ + 200 EUR DPH), ktorú je potrebné zaevidovať do evidencie záväzkov, uhradiť a zaúčtovať do peňažného denníka a evidencie sociálneho fondu. Predpokladajme že: 1.

Faktúru prijmete a zaevidujete dňa 04.01.2011 do evidencie záväzkov.

2.

Od zamestnanca požadujete uhradiť 360 EUR. Z tejto sumy spätne vypočítajte 300 EUR základ a 60 EUR DPH). POZOR! Zamestnanec platí DPH len z hodnoty stravných lístkov, ktoré zaplatil.

3.

Zo samostatného účtu sociálneho fondu uhradíte za stravné lístky 150 EUR.

4.

Uplatníte si náklad v prevádzkovej réžii v zákonom stanovenej výške 55%, a to v sume 550 EUR.

POSTUP ZÁPISU DO EVIDENCIÍ A PEŇAŽNÉHO DENNÍKA

Došlú faktúru za stravné lístky zapíšete do evidencie záväzkov (1000 EUR základ + 200 EUR DPH) tak, ako každý iný záväzok. Úhradu tejto faktúry musíte potom v peňažnom denníku zapísať dvoma samostatnými zápismi: 55% do prevádzkovej réžie a 45% do výdavkov neovplyvňujúcich základ dane takto: 1.

Zápis do prevádzkovej réžie 55%: Vyberte záväzok pomocou tlačidla F7. Vo formulári Úhrada dokladu nastavte prepínač na inú sumu a doplňte sumu 550 EUR + 200 EUR = 750 EUR.

10 PRÍKLADY

309

Po potvrdení bude suma rozdelená na základ dane 550 EUR a DPH 200 EUR. 2.

Zápis do výdavkov neovplyvňujúcich základ dane: Zostávajúcich 45% (450 EUR) výdavkov za stravné lístky zapíšte do peňažného denníka do stĺpca Iný nezdaniteľný výdavok už ako základ s nulovou sadzbou DPH.

Úhrada dokladu bude v peňažnom denníku zapísaná dvoma položkami 750 EUR + 450 EUR. ÚHRADA OD ZAMESTNANCA A ODVOD DPH NA VÝSTUPE

Zamestnanci zaplatili 360 EUR. Túto sumu je potrebné zapísať do peňažného denníka, pričom použite Účel –stĺpec peňažného denníka: Iný nezdaniteľný príjem. Vo formulári pre príjem stlačte tlačidlo Podrobný rozpis DPH. V rozpise zadajte do riadku pre 20% DPH sumu základu 300 EUR. Program doplní hodnotu DPH v sume 60 EUR:

Stlačte tlačidlo Ok a vo formulári pre príjem zapnite voľbu Zápis do evidencie DPH. Pri zápise do DPH bude zapísaná hodnota 300 EUR ako základ a 60 EUR ako DPH. ÚHRADA STRAVNÉHO ZO SOCIÁLNEHO FONDU

Pri zápise úhrady stravy zo sociálneho fondu je potrebné vykonať tieto tri operácie: 1.

Do peňažného denníka zapíšte výdavok z účtu SF (účet č. 1 – samostatný účet sociálneho fondu) v sume 150 EUR. Použite stĺpec Iný neovplyvňujúci daň z príjmu.

2.

Do peňažného denníka zapíšte príjem na bežný účet (účet č. 2 – bežný účet) v sume 150 EUR. Použite stĺpec Iný nezdaniteľný príjem.

3.

Do evidencie sociálneho fondu pridajte nový výdaj na stravu v sume 150 EUR.

10

310


10.1.5

VZÁJOMNÉ VYSPORIADANIE NEUHRADENEJ OF A OD

Vyhotovili ste faktúru za predaj tovaru, ktorú máte zároveň zaevidovanú v evidencii pohľadávok kladnou sumou (Evidencia → Pohľadávky). Časť tovaru bola reklamovaná, pričom odberateľ faktúru ešte nezaplatil. Vyhotovili ste čiastočný dobropis za reklamovaný tovar, ktorý máte zároveň zaevidovaný v evidencii pohľadávok zápornou sumou. Obidva doklady (faktúra aj dobropis) sa v evidencii pohľadávok javia ako neuhradené. Ich vzájomné vysporiadanie uskutočníte nasledovne: 1.

Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Peňažný denník. Vysporiadanie vykonáte pomocou interných dokladov.

2.

Najskôr vysporiadajte odoslanú faktúru. Vo formulári Peňažný denník stlačte tlačidlo Príjem v časti Interný doklad. Z rozbaľovacieho zoznamu Účel – stĺpec peňažného denníka vyberte príslušný typ príjmu, napr. "Príjem za tovar". Pomocou tlačidla F7 vyberte odoslanú faktúru z evidencie pohľadávok. Keďže dobropisovaná suma nezodpovedá výške faktúry (dobropisovaná suma je nižšia), musíte ju upraviť. Vo formulári Úhrada dokladu zapnite voľbu Inú sumu a do poľa napíšte dobropisovanú sumu:

Potvrďte tlačidlom Ok. V dolnej časti formulára Interný príjem – Nový musíte mať zapnutú voľbu Úhrada pohľadávky. Potvrďte tlačidlom Ok. Program sa vás opýta, či vložiť doklad ako uzávierkový. Zvoľte Áno. 3.

Potom vysporiadajte odoslaný dobropis. Vo formulári Peňažný denník stlačte tlačidlo Príjem v časti Interný doklad. Z rozbaľovacieho zoznamu Účel – stĺpec peňažného denníka vyberte príslušný typ príjmu, napr. "Príjem za tovar". Pomocou tlačidla F7 vyberte odoslaný dobropis z evidencie pohľadávok. V poli Suma bude záporná hodnota. V dolnej časti musíte mať zapnutú voľbu Úhrada pohľadávky. Potvrďte tlačidlom Ok. Program sa vás opýta, či vložiť doklad ako uzávierkový. Zvoľte Áno.

Po týchto operáciách bude v evidencii pohľadávok úplne vysporiadaný dobropis a čiastočne vysporiadaná faktúra. Zvyšnú sumu faktúry vám odberateľ uhradí na bežný účet (resp. v hotovosti).

10.1.6

VZÁJOMNÉ VYSPORIADANIE NEUHRADENEJ DF A DD

Prijali ste došlú faktúru za tovar, ktorú máte zároveň zaevidovanú v evidencii záväzkov kladnou sumou (Evidencia → Záväzky). Časť z tovaru ste reklamovali, pričom faktúru ste ešte nezaplatili. Prijali ste čiastočný došlý dobropis za reklamovaný tovar, ktorý máte zároveň zaevidovaný v evidencii záväzkov zápornou sumou. Obidva doklady (faktúra aj dobropis) sa v evidencii záväzkov javia ako neuhradené. Ich vzájomné vysporiadanie uskutočníte nasledovne:

10 PRÍKLADY

1.

Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Peňažný denník. Vysporiadanie vykonáte pomocou interných dokladov.

2.

Najskôr vysporiadajte došlú faktúru. Vo formulári Peňažný denník stlačte tlačidlo Výdavok v časti Interný doklad. Z rozbaľovacieho zoznamu Účel – stĺpec peňažného denníka vyberte príslušný typ výdavku, napr. "Výdavok za tovar". Pomocou tlačidla F7 vyberte došlú faktúru z evidencie záväzkov. Keďže dobropisovaná suma nezodpovedá výške faktúry (dobropisovaná suma je nižšia), musíte ju upraviť. Vo formulári Úhrada dokladu zapnite voľbu Inú sumu a do poľa napíšte dobropisovanú sumu:

311

Potvrďte tlačidlom Ok. V dolnej časti formulára Interný výdavok – Nový musíte mať zapnutú voľbu Úhrada záväzku. Potvrďte tlačidlom Ok. Program sa vás opýta, či vložiť doklad ako uzávierkový. Zvoľte Áno. 3.

Potom vysporiadajte došlý dobropis. Vo formulári Peňažný denník stlačte tlačidlo Výdavok v časti Interný doklad. Z rozbaľovacieho zoznamu Účel – stĺpec peňažného denníka vyberte príslušný typ výdavku, napr. "Výdavok za tovar". Pomocou tlačidla F7 vyberte došlý dobropis z evidencie záväzkov. V poli Suma bude záporná hodnota. V dolnej časti musíte mať zapnutú voľbu Úhrada záväzku. Potvrďte tlačidlom Ok. Program sa vás opýta, či vložiť doklad ako uzávierkový. Zvoľte Áno.

Po týchto operáciách bude v evidencii záväzkov úplne vysporiadaný dobropis a čiastočne vysporiadaná faktúra. Zvyšnú sumu faktúry uhradíte odberateľovi na bežný účet (resp. v hotovosti).

10.2 PRÍKLADY – TUZEMSKO, ZAHRANIČIE 10.2.1 TUZEMSKÁ DOŠLÁ FAKTÚRA ZDAŇOVACÍCH OBDOBIACH

PRI ROZDIELNYCH

Prišla vám tuzemská došlá faktúra za tovar dňa 11.02.2011. Na tejto faktúre je dátum vyhotovenia 09.02.2011 a dátum vzniku daňovej povinnosti 31.01.2011. Môžu nastať nasledovné prípady:

Daňové priznanie za mesiac január ste ešte nepodali. Faktúru zaevidujte do evidencie záväzkov nasledovne:

10

312


Do dátumových polí Vystavené dňa, Dátum splatn. a Dát.vzn.d.pov. vypíšte jednotlivé dátumy presne tak, ako sú na danej faktúre. Do poľa Došlo dňa vypíšte dátum, kedy vám daná faktúra prišla. Táto faktúra pôjde do daňového priznania k DPH ešte za mesiac január, podľa dátumu vzniku daňovej povinnosti na faktúre. Zápis do evidencie DPH bude vyzerať nasledovne:

Daňové priznanie za mesiac január ste už podali. Faktúru zaevidujte do evidencie záväzkov nasledovne:

10 PRÍKLADY

313

Do dátumových polí Vystavené dňa a Dátum splatn. vypíšte jednotlivé dátumy presne tak, ako sú na danej faktúre. Keďže faktúra vám prišla, keď už daňové priznanie podané bolo, do poľa Dát.vzn.d.pov. musíte napísať údaj z dátumu prijatia. Táto faktúra pôjde do daňového priznania k DPH už za mesiac február, podľa dátumu prijatia. Zápis do evidencie DPH bude vyzerať nasledovne:

Ak by faktúra prišla až po 25.02.2011, ktorý je najneskorším termínom na podanie daňového priznania za mesiac január, postupujete rovnako ako v druhom bode), pretože je zrejmé, že daňové priznanie ste už podali (uvažujeme, že ste mesačný platiteľ). Do dátumu vzniku daňovej povinnosti opäť napíšete údaj z dátumu prijatia, napr. 26.02.2011 a faktúra sa do evidencie DPH dostane v mesiaci február.

10.2.2 ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ FAKTÚRA Z EÚ PRI ROZDIELNYCH ZDAŇOVACÍCH OBDOBIACH

(TOVAR)

Prišla vám zahraničná došlá faktúra z Českej republiky (člen Európskej únie) za tovar dňa 07.02.2011. Dátum vyhotovenia na tejto faktúre je 31.01.2011. Tovar vám prišiel spolu s faktúrou. Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Záväzky. Stlačte tlačidlo Pridaj. Formulár Pridanie nového záväzku vyplňte nasledovne:

10

314


Z rozbaľovacieho zoznamu Typ dokladu vyberte položku Faktúra EÚ (tovar). Do poľa Dát.vzn.d.pov. vyplňte údaj z poľa Vystavené dňa, pretože práve tento deň vám vzniká daňová povinnosť. Do poľa Kurz pre ev.DPH zadajte kurz ECB platný v deň vyhotovenia tejto došlej faktúry, t.j. 31.01.2011. Týmto kurzom sa prepočíta záväzok pre účely zápisu do evidencie DPH. Do poľa Kurz pohľadávka/záväzok zadajte kurz ECB platný v deň uskutočnenia účtovného prípadu. Týmto kurzom sa prepočíta záväzok pre účely zápisu do evidencie záväzkov. Pri potvrdení zápisu do evidencie DPH sa vám zobrazia dva formuláre: Zdaniteľné obchody, do ktorého sa zapisuje daňová povinnosť a Odpočítanie dane, do ktorého sa zapisuje odpočítanie dane.

10 PRÍKLADY

10.2.3 ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ FAKTÚRA Z EÚ PRI ROZDIELNYCH ZDAŇOVACÍCH OBDOBIACH

315

(SLUŽBA)

Prišla vám zahraničná došlá faktúra z Českej republiky (člen Európskej únie) za službu dňa 07.02.2011. Dátum vyhotovenia na tejto faktúre je 31.01.2011, dátum vzniku daňovej povinnosti na faktúre je 25.01.2011 (vtedy bola služba uskutočnená). Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Záväzky. Stlačte tlačidlo Pridaj. Formulár Pridanie nového záväzku vyplňte nasledovne:

Z rozbaľovacieho zoznamu Typ dokladu vyberte položku Faktúra EÚ (služba). Do poľa Dát.vzn.d.pov. vyplňte údaj z poľa Vystavené dňa, pretože práve tento deň vám vzniká daňová povinnosť (bez ohľadu na to, kedy bola služba skutočne dodaná). Do poľa Kurz pre ev.DPH zadajte kurz ECB platný pre deň vyhotovenia tejto došlej faktúry. Týmto kurzom sa prepočíta záväzok pre účely zápisu do evidencie DPH. Do poľa Kurz pohľadávka/záväzok zadajte kurz ECB platný pre deň uskutočnenia účtovného prípadu, kedy bola služba uskutočnená. Týmto kurzom sa prepočíta záväzok pre účely zápisu do evidencie záväzkov. Pri potvrdení zápisu do evidencie DPH sa vám zobrazia dva formuláre: Zdaniteľné obchody, do ktorého sa zapisuje daňová povinnosť a Odpočítanie dane, do ktorého sa zapisuje odpočítanie dane.

10

316


10.2.4 ZAHRANIČNÁ DOŠLÁ Z TRETIEHO ŠTÁTU

FAKTÚRA – DOVOZ

TOVARU

Došlú zahraničnú faktúru z tretích štátov (tovar) zaevidujte do evidencie záväzkov prepočítanú kurzom ECB v deň zaúčtovania. V evidencii záväzkov použijete typ dokladu Faktúra. Táto faktúra sa nezapisuje do evidencie DPH, do textového poľa Kurz pre ev.DPH nemusíte zadávať žiaden kurz:

Úhradu faktúry zapíšte v peňažnom denníku tak ako tuzemskú faktúru, s tým rozdielom, že táto platba neobsahuje DPH. Kurzový rozdiel dopíšte ručne do evidencie záväzkov v príslušnom záväzku v časti Úhrady, nezabudnite pritom zapnúť voľbu Kurzový rozdiel.

10 PRÍKLADY

10.2.5

317

PRIDANIE JCD DO EVIDENCIE ZÁVÄZKOV

Tento príklad nadväzuje na predchádzajúci. K faktúre z tretieho štátu vám príde JCD, ktoré je potrebné zaevidovať v evidencii záväzkov. JCD obsahuje DPH v sume 3 240 EUR a clo + dovoznú prirážku v celkovej sume 100 EUR. Celkový colný dlh je 3 240 EUR + 100 EUR = 3 340 EUR. Pri zápise do evidencie záväzkov vyberte z rozbaľovacieho zoznamu Typ dokladu položku JCD. Pri zápise jednotlivých základov a DPH použite pri pridávaní takéhoto záväzku tlačidlo Rozpis, ktoré sa nachádza vľavo od poľa Suma. Zobrazí sa formulár Rozpis DPH, ktorý je potrebné podľa nášho príkladu vyplniť tak, ako na obrázku:

POZOR! Vo formulári Rozpis DPH je potrebné hneď na začiatku vypnúť voľbu Automaticky dopočítavať Spolu, Základ a DPH. Inak by sa hodnoty nedali zadať tak, ako je zobrazené na obrázku. Pri potvrdení rozpisu vás program upozorní na chyby v rozpise – ignorujte ich. Pri potvrdení JCD sa zápis so evidencie DPH nevykoná. Je to z toho dôvodu, že nárok na odpočet DPH z JCD máte až pri zaplatení. To znamená, že do evidencie DPH sa táto DPH dostane až pri úhrade JCD z peňažného denníka. Úhradu do peňažného denníka (pokladnica, banka) vykonajte do príslušného stĺpca napr. Tovar. Sumu preberte pomocou tlačidla F7 priamo z evidencie záväzkov. Vo formulári pre výdavok ešte nezabudnite zapnúť voľbu Úhrada záväzku a Zápis do evidencie DPH. Pri zápise do evidencie DPH vo formulári Odpočítanie dane je potrebné zapnúť voľbu 3. krajiny, základ z JCD zapísať do riadku "X" a daň do riadku "20" alebo "21" podľa príslušnej sadzby DPH.

10 TIP: Colný dlh odporúčame zapisovať pod samostatnou číselnou radou napr. JCD001 a pod.

318


10.2.6 NADOBUDNUTIE TOVARU Z EÚ, AK NIE JE K DISPOZÍCII FAKTÚRA Špecifickým prípadom nadobudnutia tovaru z EÚ je, ak nemáte k dispozícii faktúru. Dňa 31.01.2011 vám príde tovar z Českej republiky (člen Európskej únie) spolu s dodacím listom ale bez faktúry. Na dodacom liste je uvedená hodnota tovaru 15450 CZK. Je 25.02.2011, idete podávať daňové priznanie za mesiac fabruár a faktúru stále nemáte k dispozícii. Neviete, aký dátum vyhotovenia je na tejto faktúre, preto podľa §20 ods. 1 odvediete daňovú povinnosť 15.deň mesiaca nasledujúcom po mesiaci, kedy došlo k nadobudnutiu tovaru, t.j. 15.02.2011. S týmto dátumom musíte do evidencie DPH zaevidovať daňovú povinnosť. Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → DPH, zapnite voľbu Zdaniteľné obchody a stlačte tlačidlo Pridaj. Vo formulári Zdaniteľné obchody zadajte nadobudnutie tovaru z EÚ do príslušných riadkov daňového priznania k DPH:

Do poľa Číslo dokladu uveďte doklad, ktorý je podkladom pre daňovú povinnosť, napr. dodací list. Pozor! Dátum vyhotovenia aj Dátum vzn.daň.pov. uvádzajte vždy 15.deň mesiaca nasledujúcom po mesiaci, kedy došlo k nadobudnutiu tovaru, v uvedenom prípade 15.02.2011. V prípade prepočtu cudzej meny pre účely zápisu do evidencie DPH uskutočnite kurzom ECB platným deň vopred, t.j. pred dátumom vzniku daňovej povinnosti. Ďalej môžu nastať nasledovné prípady: PRÍKLAD Č.1

Faktúra vám prišla 28.02.2011. Dátum vyhotovenia na tejto faktúre je uvedený 29.01.2011. Podľa § 20 vzniká daňová povinnosť dňom vyhotovenia faktúry, ak bola vyhotovená pred 15.dňom mesiaca nasledujúcom po mesiaci, v ktorom došlo k nadobudnutiu tovaru. Keďže daňové priznanie za mesiac január ste už podali, musíte podať dodatočné daňové priznanie za mesiac január. Je to z toho dôvodu, že túto faktúru musíte zaevidovať do evidencie DPH v mesiaci január, s dátumom 29.01.2011 (dátum vyhotovenia). Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Záväzky a stlačte tlačidlo Pridaj pre pridanie nového záväzku. Formulár vyplňte nasledovne:

10 PRÍKLADY

319

Do poľa Vystavené dňa zadajte skutočný dátum vystavenia faktúry, t.j. 29.01.2011. Tento deň je zároveň dňom vzniku daňovej povinnosti, t.j. rovnaký údaj bude aj v poli Dát.vzn.d.pov. Po potvrdení zápisu do evidencie DPH sa vám zobrazí najskôr formulár Zdaniteľné obchody. Po stlačení Ok sa vám zobrazí formulár Odpočítanie dane. Hodnota v príslušných riadkoch zodpovedá prepočtu kurzom zo dňa 28.01.2011:

Napriek tomu, že v konečnom dôsledku sa suma vašej celkovej daňovej povinnosti (príp. celkového nadmerného odpočtu) za mesiac január nezmení, ste povinní podať dodatočné daňové priznanie (zmenia sa v ňom hodnoty v riadkoch 07, 08 a 21). Zápis do evidencie DPH – zdaniteľné obchody, ktorý ste vykonali 15.02.2011 , teraz stráca opodstatnenie, preto ho vymažte. Tento úkon vám nič nespôsobí, pretože tento zápis bol uskutočnený v mesiaci, za ktorý ste daňové priznanie ešte nepodávali.

10

320


PRÍKLAD Č.2

Faktúra vám prišla 28.02.2011. Dátum vyhotovenia na tejto faktúre je uvedený 10.02.2011. Podľa § 20 vzniká daňová povinnosť dňom vyhotovenia faktúry, ak bola vyhotovená pred 15.dňom mesiaca nasledujúcom po mesiaci, v ktorom došlo k nadobudnutiu tovaru. Z tohto dôvodu, faktúru musíte zaevidovať do evidencie DPH v mesiacifebruár, s dátumom 10.02.2011 (dátum vyhotovenia). Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Záväzky a stlačte tlačidlo Pridaj pre pridanie nového záväzku. Formulár vyplňte nasledovne:

Do poľa Vystavené dňa zadajte skutočný dátum vystavenia faktúry, t.j. 10.02.2011. Tento deň je zároveň dňom vzniku daňovej povinnosti, t.j. rovnaký údaj bude aj v poli Dát.vzn.d.pov. Po potvrdení zápisu do evidencie DPH sa vám zobrazí najskôr formulár Zdaniteľné obchody. Po stlačení Ok sa vám zobrazí formulár Odpočítanie dane. Hodnota v príslušných riadkoch zodpovedá prepočtu kurzom zo dňa 09.02.2011:

Zápis do evidencie DPH – zdaniteľné obchody, ktorý ste vykonali 15.02.2011 teraz stráca opodstatnenie, preto ho vymažte. Tento úkon vám nič nespôsobí, pretože tento zápis bol uskutočnený v mesiaci, za ktorý ste daňové priznanie ešte nepodávali.

10 PRÍKLADY

321

PRÍKLAD Č.3

Faktúra vám prišla 28.02.2011. Dátum vyhotovenia na tejto faktúre je uvedený 16.02.2011. Podľa § 20 vzniká daňová povinnosť dňom vyhotovenia faktúry, ak bola vyhotovená pred 15.dňom mesiaca nasledujúcom po mesiaci, v ktorom došlo k nadobudnutiu tovaru. Keďže faktúra bola vyhotovená po tomto dni, vzniká daňová povinnosť práve 15.deň mesiaca nasledujúcom po mesiaci, kedy došlo k nadobudnutiu tovaru. V uvedenom prípade je to 15.02.2011. Tento deň ste zaevidovali daňovú povinnosť. Teraz, keď máte k dispozícii faktúru, môžete si odpočítať daň. Najskôr zaevidujte faktúru do evidencie záväzkov. Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Záväzky a stlačte tlačidlo Pridaj pre pridanie nového záväzku. Formulár vyplňte nasledovne:

Do poľa Vystavené dňa zadajte skutočný dátum vystavenia faktúry, t.j. 16.02.2011. Tento deň je zároveň dňom vzniku daňovej povinnosti, t.j. rovnaký údaj bude aj v poli Dát.vzn.d.pov.. POZOR! Túto faktúru nezapisujete do evidencie DPH vstupom z evidencie záväzkov, zápis vykonajte osobitne! Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → DPH, zapnite voľbu Odpočítanie dane a stlačte tlačidlo Pridaj. Vo formulári Odpočítanie dane zadajte odpočet dane do príslušných riadkov daňového priznania k DPH:

10 POZOR! Zápis do evidencie DPH – zdaniteľné obchody, ktorý ste vykonali 15.02.2011 tentokrát nevymazávajte!

10.2.7 KURZOVÉ ROZDIELY NEUHRADENÝCH A ZÁVÄZKOV V PRIEBEHU ROKA

POHĽADÁVOK

Kurzové rozdiely program v priebehu roka pri úhrade zahraničných pohľadávok a záväzkov z valutovej pokladnice alebo devízového účtu vypočíta automaticky. Do príslušnej pohľadávky

322


alebo záväzku zapíše evidenčne tento kurzový rozdiel do tabuľky Úhrady (Evidencia → Pohľadávky alebo Evidencia → Záväzky, tlačidlo Oprav, tabuľka Úhrady). Rovnako program vypočíta aj kurzové rozdiely pri úhrade zahraničných pohľadávok (záväzkov) z tuzemského bankového účtu alebo pokladnice, prípadne aj pri akýchkoľvek čiastočných úhradách pohľadávok a záväzkov.

10.2.8 KURZOVÉ ROZDIELY A ZÁVÄZKOV K 31.12.

NEUHRADENÝCH

POHĽADÁVOK

Kurzové rozdiely k 31.12. účtovného roka sa pri neuhradených zahraničných pohľadávkach a záväzkoch vyrovnávajú vždy len evidenčne priamo v evidencii záväzkov (pohľadávok). Z hlavného menu programu vyberte Evidencia → Záväzky (resp. Evidencia → Pohľadávky) a stlačte tlačidlo Kurzové rozdiely. Program automaticky skontroluje všetky neuhradené doklady a a vyžiada si kurzy mien, ktoré sú použité v neuhradených dokladoch a ktoré nemá pre potrebný dátum (31.12.) zadané v kurzovom lístku. Ak 31.12. pripadne na sobotu alebo nedeľu, vyžiada si kurz posledného pracovného dňa daného roka. Po zadaní kurzu sa zobrazí formulár s vypočítanými kurzovými rozdielmi pre jednotlivé doklady. Údaje v tomto formulári nie je možné editovať. Kurzové rozdiely sa zapíšu na jednotlivé doklady do časti Úhrady s textom "Koncoročný kurzový rozdiel – strata/zisk". Pri výpočte kurzového rozdielu vzniknutom pri úhrade takéhoto dokladu v ďalšom roku počíta s týmto kurzovým rozdielom ako s čiastočnou úhradou. Ak chcete vypočítané a zapísané kurzové rozdiely z dokladov vymazať, môžete to urobiť jednotlivo vymazaním konkrétneho riadku z úhrad daného dokladu alebo hromadne pomocou formulára Kurzové rozdiely, ktorý sa zobrazí po stlačení tlačidla Kurzové rozdiely. V tomto formulári stlačte tlačidlo Vymaž všetky KR, čím vymažete všetky automaticky vytvorené koncoročné kurzové rozdiely.

10.2.9 KURZOVÉ ROZDIELY V PD K 31.12., AK JE ZOSTATOK NENULOVÝ Kurzové rozdiely v peňažnom denníku počítate k 31.12. účtovného obdobia. V dolnej časti formulára Peňažný denník sa v časti Pokladnica a po výbere príslušnej cudzej meny (ku ktorej idete vypočítať kurzový rozdiel – napr. CZK) sprístupní tlačidlo Kurzové rozdiely:

Po stlačení tohto tlačidla vyvoláte formulár Kurzové rozdiely. Zaúčtovanie kurzových rozdielov program vykoná automaticky, pričom postupuje podľa jednotlivých krokov 1. až 4. v tomto formulári. Vždy po vykonaní príslušného kroku sa tento "odfajkne" červenou fajkou. Výsledkom zaúčtovania kurzových rozdielov sú tri doklady v peňažnom denníku:

Výdavkový doklad v príslušnej valutovej pokladnici (bod č. 2 vo formulári Kurzové rozdiely), ktorým program vyberie celý zostatok v cudzej mene. Saldo v cudzej mene bude po tejto operácii nulové. Príjmový doklad v príslušnej valutovej pokladnici (bod č. 3 vo formulári Kurzové rozdiely), ktorým program vloží celý zostatok v cudzej mene, ktorý v predchádzajúcom bode vybral. Saldo v cudzej mene bude po tejto operácii opäť skutočné (skutočný

10 PRÍKLADY

323

zostatok vo valutovej pokladnici). Saldo v tuzemskej mene bude odzrkadľovať skutočný zostatok v tuzemskej mene, t.j. zostatok v cudzej mene prepočítaný kurzom k 31.12. Interný doklad, ktorým sa zaúčtuje samotný kurzový rozdiel (bod č. 4 vo formulári Kurzové rozdiely).

Príklad: K 31.12. bol zostatok vo valutovej pokladnici 8 240 CZK. Stlačte tlačidlo Kurzové rozdiely, čím sa vám zobrazí formulár Kurzové rozdiely: 1.

Pre menu CZK zadajte kurz ECB stred ku koncu účtovného obdobia (obvykle je to kurz k 31.12.). V našom prípade je to kurz 24,414:

2.

Potom stlačte tlačidlo Vypočítať, ktoré sa nachádza v dolnej časti formulára Kurzové rozdiely. Program postupne vykoná body 2 až 4 a zároveň do peňažného denníka postupne pridá spomenuté tri doklady. Najdôležitejší je interný doklad uložený ako uzávierkový doklad. Kurzový rozdiel je uvedený aj vo formulári Kurzové rozdiely v textovom poli v 4. bode.

Po tejto funkcii sa tlačidlo Vypočítať zmení na tlačidlo Zmazať. To slúži na vymazanie vypočítaného kurzového rozdielu, pričom budú zároveň vymazané aj všetky súvisiace doklady, t.j. výdavkový doklad, príjmový doklad a interný doklad. POZOR! Doklady v peňažnom denníku vytvorené výpočtom kurzových rozdielov nie je možné vymazať tlačidlom Vymaž vo formulári Peňažný denník. Môžete tak vykonať len vo formulári Kurzové rozdiely! Rovnako nemôžete tieto doklady opraviť. Po stlačení tlačidla Oprav si môžete doklad len pozrieť, ale nepotvrdíte ho tlačidlom Ok. TIP: Rovnakým spôsobom postupujete aj v prípade iných valutových pokladníc (USD a pod.), ako aj v prípade devízových účtov. POZOR! Vo valutovej pokladnici nemôže byť záporný zostatok, v takom prípade vám program nedovolí vypočítať kurzové rozdiely! TIP: Ak je zostatok na devízovom účte záporný, aj v takom prípade program vypočíta kurzové rozdiely. Doklady do peňažného denníka však zaúčtuje v poradí: Príjmový doklad na príslušnom devízovom účte, ktorým program vloží celý záporný zostatok v cudzej mene. Saldo v cudzej mene bude po tejto operácii nulové.

10

324


Výdavkový doklad na príslušnom devízovom účte, ktorým program vyberie celý záporný zostatok v cudzej mene, ktorý v predchádzajúcom bode vložil. Saldo v cudzej mene bude po tejto operácii opäť skutočné (skutočný záporný zostatok na devízovom účte). Saldo v tuzemskej mene bude odzrkadľovať skutočný zostatok v tuzemskej mene, t.j. záporný zostatok v cudzej mene prepočítaný kurzom k 31.12. Interný doklad, ktorým sa zaúčtuje samotný kurzový rozdiel.

10.2.10 KURZOVÉ ROZDIELY V PD K 31.12., AK JE ZOSTATOK NULOVÝ V niektorých prípadoch sa môže vyskytnúť, že zostatok vo valutovej pokladnici je nula. Aj v takomto prípade program automaticky vypočíta a zaúčtuje kurzový rozdiel. Výsledkom zaúčtovania budú dva doklady v peňažnom denníku:

Príjmový doklad alebo výdavkový doklad podľa toho, či pred vypočítaním kurzových rozdielov je saldo v tuzemskej mene kladné (výdavkový doklad) alebo záporné (príjmový doklad). Po tejto operácii bude saldo v cudzej aj v tuzemskej mene k 31.12. skutočné (skutočný zostatok vo valutovej pokladnici, t.j. nula).

Interný doklad, ktorým sa zaúčtuje samotný kurzový rozdiel (bod č. 4 vo formulári Kurzové rozdiely).

Opäť ako príklad použijeme CZK: K 31.12. bol zostatok vo valutovej pokladnici 0 CZK. Stlačte tlačidlo Kurzové rozdiely, čím sa vám zobrazí formulár Kurzové rozdiely: 1.

Pre menu CZK zadajte kurz ECB stred ku koncu účtovného obdobia (obvykle je to kurz k 31.12.).

2.

Potom stlačte tlačidlo Vypočítať, ktoré sa nachádza v dolnej časti formulára Kurzové rozdiely. Program postupne vykoná body 2 až 4 a zároveň do peňažného denníka postupne pridá spomenuté dva doklady: výdavkový a interný doklad. V uvedenom prípade bolo saldo v tuzemskej mene záporné 1 452,22 EUR, t.j. bol vytvorený príjmový doklad, ktorým program prijal nula CZK a 1 452,22 EUR. Táto hodnota zároveň predstavuje kurzový rozdiel (pri nulovom zostatku vo valutovej pokladnici je saldo v tuzemskej mene zároveň kurzovým rozdielom). Kurzový rozdiel je zaúčtovaný interným dokladom ako uzávierkový doklad. Kurzový rozdiel je uvedený aj vo formulári Kurzové rozdiely v textovom poli v 4. bode.

10 PRÍKLADY

3.

325

Po tejto funkcii sa tlačidlo Vypočítať zmení na tlačidlo Zmazať. To slúži na vymazanie vypočítaného kurzového rozdielu, pričom budú zároveň vymazané aj všetky súvisiace doklady, t.j. príjmový a interný doklad.

POZOR! Doklady v peňažnom denníku vytvorené výpočtom kurzových rozdielov nie je možné vymazať tlačidlom Vymaž vo formulári Peňažný denník. Môžete tak vykonať len vo formulári Kurzové rozdiely! Rovnako nemôžete tieto doklady opraviť. Po stlačení tlačidla Oprav si môžete doklad len pozrieť, ale nepotvrdíte ho tlačidlom Ok. TIP: Rovnakým spôsobom postupujete aj v prípade iných valutových pokladníc (USD a pod.), ako aj v prípade devízových účtov.

10.3 PRÍKLADY – FAKTURÁCIA 10.3.1

VYSTAVENIE DOBROPISU (ŤARCHOPISU)

Ťarchopis alebo dobropis vystavte ako bežnú faktúru výberom z hlavného menu programu Fakturácia → Faktúry. Po kliknutí na záložku Úvod si zmeňte úvodný text, napr.: Dobropisujeme Vám uvedenú čiastku... Pri dobropise musíte použiť mínusové hodnoty, pri ťarchopise naopak kladné. Vo formulári Pridaj položku do faktúry zapnite voľbu, podľa toho, či sa jedná o tovar alebo o službu a z rozbaľovacieho zoznamu vyberte príslušné číslo ako pri normálnej faktúre, ale s parametrom D/Ť.

10 POZOR! V súvislosti s daňovým priznaním k DPH platným od 01.10.2007 sa zmenil postup pre evidovanie dobropisov a ťarchopisov v DPH. Dobropisy a ťarchopisy teraz vstupujú do tých istých riadkov ako pôvodná faktúra, preto na ich rozlíšenie používame parameter D/Ť. Po potvrdení tlačidlom Ok s voľbou zápisu do evidencie pohľadávok a evidencie DPH v súlade so zákonom 222/2004 bude položka zapísaná do tých istých riadkov ako pôvodná faktúra, ale so zapnutou voľbou Oprava základu dane a dane (D/Ť). Pri zápise úhrady dobropisu na základe bankového výpisu alebo výdavkového pokladničného dokladu postupujte rovnako ako pri zápise úhrady faktúry. Po stlačení tlačidla Príjem (napriek tomu, že sa jedná vlastne

326


o výdavok) vyplňte obvyklý formulár. Výhodné je vybrať z evidencie pohľadávok pomocou tlačidla F7 dobropisovanú faktúru a túto preniesť do formulára. Po potvrdení sa zapíše táto úhrada do peňažného denníka mínusovou položkou v príjmovej časti.

10.3.2

PREDĹŽENIE ZÁVEREČNÉHO TEXTU

Ak potrebujete ďalší priestor na vloženie záverečného textu do faktúry, môžete použiť aj textové pole určené pre zaplatený preddavok. Nachádza sa v záložke Preddav. Pole Suma preddavku môže byť prázdne, prípadne môže obsahovať nulu. Vtedy sa nebude vo výstupnej zostave vôbec zobrazovať.

10.4 PRÍKLADY – MAJETOK 10.4.1

PREDPOKLADANÉ ODPISY MAJETKU V ĎALŠÍCH ROKOCH

Ak chcete zistiť, aké budú odpisy za jednotlivé položky majetku v ďalšom roku, vykonajte fiktívny prechod do ďalšieho roka a otvorte ho. Vstúpte do evidencie dlhodobého majetku a stlačte tlačidlo Výpočet odpisov. Zobrazia sa "predpokladané" odpisy v tomto (ďalšom) roku. Po zistení, prípadne vytlačení môžete tento prechod vymazať. Takýchto "fiktívnych" prechodov môžete vykonať neobmedzený počet.

10.4.2

DLHODOBÝ MAJETOK V DANOM ROKU NEODPISOVAŤ

Otvorte formulár pre opravu karty dlhodobého majetku a v kartách, ktoré nechcete odpisovať, zapnite voľbu V aktuálnom roku (XXXX) neodpisuj (XXXX predstavuje aktuálny účtovný rok). Po zakliknutí uvedenej voľby spustite Výpočet odpisov. Do karty majetku sa automaticky doplní informácia Odpis za rok XXXX (nepoužitý).

Ak začínate účtovať v programe ALFA a do evidencie dlhodobého majetku pridávate starší majetok, ktorý mal v niektorom z predchádzajúcich rokov prerušené odpisovanie, postupujte nasledovne: odpisy za minulé roky pridajte cez ručne zadaný odpis (kapitola 4.13 Dlhodobý majetok [str. 160]) a v prípade, že v niektorom roku bol prerušený odpis, zapnite voľbu Prerušený odpis (§26, ods. 9). Program automaticky do textového poľa Suma doplní "0,00":

10 PRÍKLADY

327

Program nebude tieto karty zahŕňať do odpisov, ale zabezpečí to, aby sa doba odpisovania príslušného dlhodobého majetku predĺžila o jeden rok.

10.5 PRÍKLADY – JAZDY 10.5.1

ÚČTOVANIE SPOTREBY PHL

Pre účtovanie PHL v peňažnom denníku si vytvorte nové analytické členenie stĺpca Prevádzková réžia, ktoré bude slúžiť pre zaúčtovanie nákupu PHL za jednotlivé služobné autá. Analytické členenie si nastavíte výberom z hlavného menu programu Číselník → Členenie (Analytika). Konkrétne výdavky na spotrebované PHL v plnej výške si v priebehu roka zaúčtujete ako úbytok peňažných prostriedkov (v hotovosti alebo na bankových účtoch) a v druhovom členení ako výdavky vynaložené na dosiahnutie a udržanie zdaniteľných príjmov do stĺpca Prevádzková réžia s analytickým členením na spotrebu PHL. Ak jazdíte menej úsporne ako je stanovené v technickom preukaze, vaša skutočná spotreba PHL je vyššia ako programom vypočítaná. V takom prípade je potrebné na konci zdaniteľného obdobia v rámci uzávierkových operácií v peňažnom denníku zaúčtovať rozdiel medzi výškou v priebehu roka zaúčtovaných výdavkov na spotrebované pohonné látky a normovanou spotrebou (vyjadrenou v EUR) ako storno výdavok prevádzkovej réžie s analytikou na spotrebu PHL. Zistený rozdiel zaúčtujete v internom doklade do stĺpca Iný neovplyvňujúci daň z príjmov. Zostavu za nakúpené PHL si na konci účtovného obdobia vytlačíte cez Prehľady → Príjmy, Výdavky – textovo. Po prechode do nového roka si aj v číselníku áut ručne upravte normovaný počiatočný stav PHL v nádrži na skutočný stav PHL. Ak jazdíte úspornejšie, ako je stanovené v technickom preukaze, vaša skutočná spotreba PHL je nižšia ako programom vypočítaná. V takom prípade môže v evidencii jázd vzniknúť záporný stav v nádrži (v stĺpci Stav nádrže na konci bude údaj podfarbený červenou farbou). V takomto prípade si pred takúto "červenú" jazdu vložte jazdu s fiktívnym čerpaním PHL tak, aby ste sa so stavom PHL dostali na skutočný stav PHL v nádrži. Jazda bude vyzerať nasledovne: počet km bude nula, cena za liter PHL bude nula a počet litrov bude taký, aby ste sa touto jazdou dostali na skutočný stav PHL v nádrži. Odporúčame vám vložiť takúto fiktívnu jazdu pred každú jazdu, ktorou sa dostávate do mínusu. Následne bude program správne počítať aj spotrebu PHL v Sk. Takéto fiktívne jazdy zaevidujte až po zaevidovaní všetkých skutočných jázd za určité obdobie, napr. za mesiac. V prípade, že sa rozhodnete ešte vložiť skutočnú jazdu pred takúto fiktívnu jazdu, je potrebné upraviť aj túto fiktívnu jazdu. V peňažnom denníku už neúčtujete žiadnu úpravu výdavkov na spotrebované PHL.

10

REGISTER

11

REGISTER

A

D

Acrobat Reader Aktuálny databázový adresár Analytické členenie stĺpcov PD Archivovanie automatické manuálne Autá Autodetekcia Automatické archivovanie Automatické číslovanie dokladov

258, 291 79 53 277 279 63, 165 239 277 71

B Balík služieb zákazníckej podpory Bankové účty číslovanie bankových výpisov devízový začiatočný zostatok Bankový výpis

19 55, 81 57 56 56 87

C Ceniny Cenník služieb Cestovné náhrady Cestovné príkazy Cudzia mena

156 59 66, 184, 187, 190, 191 63, 182 92

Č Číselníky autá bankové účty cenník služieb daňové úrady mestá a obce partneri pokladnice strediská štáty a stravné užívateľské vzdialenosti Číselný rad Číslovanie automaticky bankových výpisov pokladničných dokladov užívateľsky Členenie (analytika) Členenie v peňažnom denníku

54 63 55 59 68 66 59 57 54 65 67 71 71 71 57 58 71 53, 197 100

Ďalšia inštalácia 17 Daň z motorových vozidiel 296 Daňová tabuľka 288 Daňové priznanie fyzických osôb 258, 291 Daňové priznanie k DPH 150 Daňové úrady 68 Databázová tabuľka 30 Dátumové polia 39 Dátumy v záväzkoch 116 Denník 79 Devízové nároky 188 Devízový bankový účet 56 DIČ 60, 208 Dlhodobý majetok 160 Dobropis 111, 126, 127 Dodacie listy 221 Dodávateľ 207 Dopravné prostriedky 183 Došlá faktúra 117, 121 Došlá pošta 192 Došlý dobropis 126, 127 DPH 138, 150, 275

E ECR 225, 229, 237 EČV 64 Editácia výstupných zostáv 263 Editovateľné výstupné zostavy 259 Elektronické registračné pokladnice 237 Elektronický textový žurnál 247 Evidencia cenín 156 Evidencia DPH 138, 153 Evidencia jázd 63, 67, 165 Evidencia pohľadávok 105 Evidencia pošty 192 Evidencia sociálneho fondu 157 Evidencia záväzkov 114 Export do súboru XML 253 Export do textového súboru 252 Export partnerov 62 Export v evidencii jázd 181 Export vo fakturácii 222

F F7 tlačidlo Fakturácia Faktúry FIFO

39, 93 205 205 225

328

REGISTER

Finančný stav Firemné iniciály Fiškálny modul Forma pošty Formát bunky v číslovaní Formát číselného radu Formát editovateľných zostáv Funkcie vo fakturácii

269 44, 51 240 194 72 72 262 216

G Grafy

263

H Heslá heslo programu heslo účtovníctva Hlásenie platieb FO Hlavný formulár programu Homebanking Hraničný prechod Hromadný prevodný príkaz

69 69 69 68, 86, 295 25 136, 138 174, 188 135

Jednoduchá tuzemská jazda

166

K Kalendár úloh 200 Kalibrácia tlačiarne 218 Karty dlhodobého majetku 160 Kniha jázd 165 Koeficient pre DPH 120, 123, 129, 146 Komprimovanie dát 279 Komunikácia Off-line 239, 245 Komunikácia On-line 239, 243 Koniec jazdy 166 Kontrola 273 daňového priznania k dani z príjmov 276 daňového priznania k DPH 274 evidencie DPH 274 jázd 181 Korunová pokladnica 82 Krátenie poskytnutého stravného 185 Krátkodobý majetok 159 Kurz 110, 122, 128, 132 Kurzové rozdiely 81, 321 Kurzový lístok 68

C Chyby

273

I IBAN 55 IČ DPH 60, 65, 208 Import do súboru XML 254 Import jazdy do cestovného príkazu 191 Import partnerov 62 Import údajov z Olympu 131 Import v evidencii jázd 181 Import vo fakturácii 222 Inicializačné hodnoty 72 Inštalácia 13 ďalšia inštalácia 17 inštalácia hardvérového kľúča 22 inštalácia sieťovej verzie 18 inštalácia z CD - ROMu 13 inštalácia z pevného disku 16 inštalátor 14 licenčná zmluva 15 Interné doklady 82, 87 Inventarizácia majetku a záväzkov 286 Inventarizácia peňažných prostriedkov 287 Inventúra skladu 236 Inventúrne číslo 159 Inventúrny súpis 236

J Jazdy

165

L Licencia Licenčná zmluva Licenčný súbor

19 15 19

M Majetok dlhodobý krátkodobý Manažérske funkcie Manuálne archivovanie Medzizastávka Mestá a obce Miesto rokovania Mincovka

160 159 268 279 166, 171 66 166 287

N Náhrada za jazdu Náhrada za PHL Náhrada za použitie vozidla Nastavenie vo fakturácii Nekontrolovať v DPH Nekontrolovať v peňažnom denníku Nepeňažné operácie Neplatiteľ DPH Nová faktúra Nová firma

169 170 65 217 155 104 82 91 207 43

329

330


O Obálky 255 Objednávky 221 Obnova dát z archívu 280 Odoslaná faktúra 106, 109 Odoslaná pošta 192 Odoslaný dobropis 111 Odpisový plán 163 Odpisy majetku 161 Odpisy minulých období 164 Odpočítanie dane 142, 153, 275 Odsúhlasenie pohľadávok a záväzkov 131 Oprava údajov v tabuľke 30 Oprávky 162, 164 Opravovanie údajov v peňažnom denníku 83 Originálne tlačivá DÚ 46, 258 Otvorenie účtovníctva 79 Ovládacie prvky programu 27 Ovládanie tabuliek 30 databázová tabuľka 30 textová tabuľka 32 Označovanie záznamov 39

P Parametre ECR 238 Partneri 59, 207 export a import 62 nastavenie fakturácie 62 Paušál 170, 177 Paušálna náhrada 65, 170, 173, 177 PEňažné ústavy 75 Peňažný denník 79 členenie 100 miniinfo v PD 80 operácie s údajmi v PD 83 poloautomatické funkcie 103 popis peňažnej operácie 103 stredisko 101 tlač dokladu 86 úpravy v PD 84 vloženie sumy 89 zobrazovanie údajov v PD 80 Platba FO 86 Platiteľ DPH 47, 60, 89 Počiatočný stav 230 Počítadlo 72 Podklad k inventúre 236 Podrobný rozpis DPH 90 Podrobný výpočet vzdialenosti 167 Pohľadávky 105 Pohyby dlhodobého majetku 162 Pohyby na sklade 230 Pokladnica 57, 82 číslovanie pokladničných dokladov 58 tuzemská 52, 57

valutová 52, 57 začiatočný zostatok 57 Pokladničná kniha 82 Pokladničné doklady 82 Pokladničný doklad 87 Poloautomatické funkcie 103 Položkovitý bloček 248 Popis peňažnej operácie 103 Posuvná lišta 29 Poštový peňažný poukaz 218 Poštový podací hárok 196 Potvrdené JCD 111, 215 Pracovná cesta 182 Prečíslovanie interných dokladov 85 pokladničných dokladov 84 záväzkov 115 Predaj cez ECR 237 Predajná cena 229 Preddavkové faktúry 220 Preddavok 210 Predvolená registračná pokladnica 240 Prehľady 263, 265, 267 Prechod do ďalšieho roka 296 Prenos údajov 244 Prepínač 28 Prepočet koeficientom 146 Prepočítanie jázd 180 Prevodky 236 Prevodný príkaz 130, 135 Pridanie novej faktúry 207 Pridávanie údajov do tabuľky 30 Priebežné položky 100 Príjem do PD 87 Príjemky 230 Príjmovo – výdavkový formulár 83 Príjmy - graficky 263 Príjmy,výdavky - textovo 265 Príkaz na úhradu hromadný 135 jednoduchý 130 Príkaz na vyslanie 182 Príklady 299 fakturácia 325 jazdy 327 majetok 326 Stravné lístky 308 tuzemsko, zahraničie 311 Pripojený záznam 194 Prirážky 225, 229 Príves 65, 167

R Registrácia programu Registračná pokladnica

19 225, 229

REGISTER

Rekapitulácia DPH Režim Off-line Režim On-line Režim účtovania Rozbaľovací zoznam Rozpis DPH

154 239 239 45 28 90

Tuzemská došlá faktúra Tuzemská jazda Tuzemská odoslaná faktúra Tuzemský cestovný príkaz Tuzemský došlý dobropis Tuzemský odoslaný dobropis Typ PHL

117 166, 171 106 184 126 111 64

S Sadzby dane z motorových vozidiel 75 Sieť 18 Sieťová verzia 18 Sieťový adresár 18 Sklad 225 Skladové karty 227 Skladové pohyby 230 Služba 214 Služobná cesta 182 Služobný automobil 64 Sociálny fond 157 Spoločenstvá vlastníkov bytov 197 Spolujazdci 183 Spotreba PHL 64, 169, 173, 177 stravné 65 Stravné 184, 191 Strediská 54 Stredisko v peňažnom denníku 101 Súhrnný výkaz k DPH 155 Sumárny bloček 248 SVB 197 SWIFT 55

Š Šablóna Škrtnutie údajov v peňažnom denníku Štandardné jazdy Štáty Štítky

259 83 178 65 255

T Technické zhodnotenie Test registračnej pokladnice Textová tabuľka Textové pole Textový súbor Titulné stránky Tlač Tlač adries partnerov Tlač dokladu v peňažnom denníku Tlač originálnych tlačív DÚ Tlač titulných stránok Tlačové zostavy Tovar Triedenie záznamov Trojstranný obchod

162 240 32 27 252 257 251 255 86 46, 258 257 251 214 34 132, 141

U Účely (stĺpce) peňažného denníka 69, 197 kód účelu 70 voľba účelu v PD 88 Udavačka 68, 86 Úhrada pohľadávky 93 Úhrada záväzku 93 Úloha 200 Univerzálny príjmovo – výdavkový formulár 83, 87 Upgrade programu 19 upgrade z CD 21 Upomienky 112 Úpravy v peňažnom denníku 84 Úseky 171 Úspešnosť obchodovania 269 Uzávierka ECR 247 Uzávierkové operácie 285 Užívateľské číslovanie dokladov 71 číselný rad 71 formát bunky 72 formát číselného radu 72 incializačné hodnoty 72 počítadlo 72 Užívateľské vzdialenosti 67, 168

V Vlastný automobil 64 Vloženie sumy v peňažnom denníku 89 Voľba 28 Voľba účelu v peňažnom denníku 88 Vreckové 184, 188, 191 Všeobecná kontrola 273 Výdajky 230 Výdavky - graficky 265 Výdavok z PD 87 Vyhľadávanie záznamov 34 podľa časti textu 36 podľa čiastky 37 podľa dátumu 37 podľa začiatočného textu 34 Výkaz DPH 151, 153 Výkaz o majetku a záväzkoch 295 Výkaz o príjmoch a výdavkoch 294 Vymazanie účtovníctva 281 Vymazanie údajov v peňažnom denníku 83 Vymazanie údajov z tabuľky 30

331

332


Výplatné Výpočet dane Výpočet koeficientu Výpočet odpisov Výstupné zostavy Vytvorenie novej firmy Vyúčtovanie pracovnej cesty

194 266 148 163 251 43 184, 187

X XML súbor

253, 254

Z Začiatočné zostatky Začiatok jazdy Zahraničná došlá faktúra Zahraničná jazda Zahraničná odoslaná faktúra Zahraničný cestovný príkaz Zahraničný došlý dobropis

51 166 121 174 109 187 127

Zálohovanie Záložky Zamestnanec Zaokrúhľovanie Zástupné znaky Záväzky Záznamy pošty Zdaniteľné obchody Zložitá tuzemská jazda Zlúčená jazda Zlúčenie rovnakých položiek Zníženie ceny majetku Zotriedenie peňažného denníka Zrušenie odpisov Zvýšenie ceny majetku

277, 279 28 60 217 36 114 193 139, 153, 275 171 171 216 162 84 164 162

Ž Žurnál

247

No title

Recommend Documents