BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Profile Perusahaan Kementerian Perumahan Rakyat adalah unsur pelaksana Pemerintah dan dipimpin oleh Menteri Negara Perumahan Rakyat yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Kementerian Perumahan Rakyat menyelenggarakan fungsi: a.
Perumusan dan penetapan kebijakan di bidang perumahan rakyat;
b.
Koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang perumahan rakyat;
c.
Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Perumahan Rakyat;
d.
Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Perumahan Rakyat; dan
e.
Penyelenggaraan fungsi operasionalisasi kebijakan penyediaan rumah dan pengembangan lingkungan perumahan sebagai bagian dari permukiman termasuk penyediaan rumah susun dan penyediaan prasarana dan sarana lingkungannya sesuai dengan undang-undang di bidang perumahan dan permukiman, dan rumah susun.
3.1.1
Struktur Organisasi
Struktur organisasi Kementerian Perumahan Rakyat sebagai berikut: 1.
Sekretariat Kementerian;
2.
Deputi Bidang Pembiayaan;
3.
Deputi Bidang Pengembangan Kawasan;
4.
Deputi Bidang Perumahan Swadaya;
5.
Deputi Bidang Perumahan Formal;
6.
Staf Ahli, yang terdiri dari: - Staf Ahli Bidang Ekonomi dan Keuangan; - Staf Ahli Bidang Kemitraan dan Hubungan Antar Lembaga; - Staf Ahli Bidang Peran Serta Masyarakat dan Pemberdayaan; - Staf Ahli Bidang Ilmu Pengetahuan dan Teknologi dan Industri; dan - Staf Ahli Bidang Tata Ruang, Pertanahan, dan Permukiman.
21
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kementerian Perumahan Rakyat Adapun untuk tugas dan fungsi dari masing-masing jabatan sebagai berikut: 1. Sekretaris Kementerian Perumahan Rakyat a. Koordinasi kegiatan Kementerian Perumahan Rakyat b. Koordinasi dan penyusunan rencana dan program Kemnetrian Perumahan Rakyat c. Pembinaan
dan
pemberian
dukungan
administrasi
yang
meliputi
ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, arsip, dan dokumentasi Kementerian Perumahan Rakyat d. Pembinaan dan penyelenggaraan organisasi dan tata laksana, kerja sama, dan hubungan masyarakat e. Koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum f.
Penyelenggaraan barang milik/kekayaan Negara
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Menteri Perumahan Rakyat 2. Kepala Biro Perencanaan dan Anggaran Biro Perencanaan dan Anggaran mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan penyusunan rencana program dan anggaran serta pengolahan data, dan kerja sama
22
http://digilib.mercubuana.ac.id/
kelembagaan di bidang Perumahan Rakyat. Menyelenggranakan fungsinya sebagai beriku: a. penyiapan koordinasi dan penyusunan rencana dan program serta pelaksanaan kerja sama di bidang perumahan rakyat; b. penyusunan anggaran dan evaluasi anggaran c. pengelolaan data dan informasi di bidang perumahan rakyat. 3. Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan koordinasi dan penyusunan perundang-undangan, bantuan hukum dan perjanjian, seta kepegawaian organisasi dan tata laksana. Menyelenggarakan fungsinya sebagai berikut: a. Penyiapan koordinasi dan penyusunan perturan perundang-undangan b. Pelaksanaan bantuan hukum dan perjanjian c. Pelaksanaan urusan kepegawaian, organisasi dan tata laksana. 4. Kepala Biro Umum Biro Umum melaksanakan tugas urusan keuangan, perlengkapan, administrasi dan hubungan masyarakat dan protocol dan menyelenggarakan fungsi sebagai pelaksanaan keuangan, pelaksanaan perlengkapan,
pelaksanaan urusan
administrasi, dan pelaksanaan urusan hubungan masyarakat dan protocol. a. TU Sekretariat Subbagian
Tata
Usaha
Sekretariat
Kementerian
mempunyai
tugas
melaksanakan urusan tata persuratan, kearsipan dan rumah tangga Sekretariat Kementerian Perumahan Rakyat 3.1.2
Visi, Misi, Sasaran, dan Tujuan
A. Visi Dengan memperhatikan amanat peraturan perundangan, hasil pencapaian pembangunan perumahan pada periode sebelumnya, potensi dan permasalahan yang dihadapi serta aspirasi berbagai pemangku kepentingan, maka ditetapkan Visi Kementerian Perumahan Rakyat Tahun 2010 - 2014 yaitu: “Setiap Keluarga Indonesia Menempati Rumah Yang Layak Huni” Untuk mencapai visi tersebut di atas, memerlukan komitmen dari seluruh pemangku kepentingan di bidang perumahan dan permukiman mengingat intensitas dan kompleksitas permasalahan yang harus ditangani. Perlu dirancang
23
http://digilib.mercubuana.ac.id/
dan disusun misi yang dapat mengakomodasikan seluruh kapasitas dan kapabilitas dengan melaksanakan jejaring nasional dan internasional. Upaya perbaikan dan peningkatan kualitas hasil pembangunan dan pengembangan yang telah dikuasai terus dilakukan untuk meningkatkan tingkat kepuasan pengguna dan optimalisasi hasil. Upaya itu dilakukan dengan melakukan pengembangan rancang bangun secara komprehensif termasuk diantaranya pengembangan dan penyempurnaan metoda untuk menghasilkan produk yang lebih baik. Kementerian Perumahan Rakyat sebagai salah satu pemangku kepentingan dalam pencapaian visi tersebut memiliki kewenangan sebagai regulator, fasilitator maupun pelaksana pembangunan perumahan sehingga terpenuhi kebutuhan rumah yang layak huni bagi setiap keluarga Indonesia. B.
Misi Untuk mewujudkan Visi tersebut, maka dirumuskan Misi Kementerian Perumahan Rakyat Tahun 2010 - 2014 sebagai berikut: 1.
Meningkatkan iklim yang kondusif dan koordinasi pelaksanaan kebijakan pembangunan perumahan dan kawasan permukiman;
2.
Meningkatkan ketersediaan rumah layak huni dan terjangkau dalam lingkungan yang sehat dan aman serta didukung oleh prasarana, sarana dan utilitas yang memadai;
3.
Mengembangkan sistem pembiayaan perumahan jangka panjang yang efisien, akuntabel dan berkelanjutan;
4.
Meningkatkan pendayagunaan sumberdaya perumahan dan kawasan permukiman secara optimal;
5.
Meningkatkan peran pemerintah daerah dan pemangku kepentingan lainnya dalam pembangunan perumahan dan kawasan permukiman.
C. Sasaran Strategis Berdasarkan tujuan tersebut dijabaran sasaran yang lebih spesifik dan terukur, yang menggambarkan sesuatu yang akan dihasilkan dalam kurun waktu 5 (lima) tahun dan dialokasikan dalam 5 (lima) periode secara tahunan melalui serangkaian program dan kegiatan yang akan dijabarkan lebih lanjut dalam suatu Rencana Kinerja (Performance Plan). Penetapan sasaran strategis ini diperlukan untuk memberikan fokus pada penyusunan program, kegiatan dan alokasi sumber
24
http://digilib.mercubuana.ac.id/
daya organisasi dalam kegiatan atau operasional organisasi tiap-tiap tahun untuk kurun waktu 5 (lima) tahun. Dalam Renstra Kementerian Perumahan Rakyat, secara khusus, sasaran-sasaran strategis Kementerian Perumahan Rakyat yang hendak dicapai selama 2010 - 2014 adalah: 1.
Meningkatnya pengembangan kebijakan dan koordinasi pelaksanaan kebijakan pembangunan perumahan dan kawasan permukiman;
2.
Terlaksana
penataan dan pengelolaan lahan
untuk pembangunan
perumahan dan kawasan permukiman; 3.
Terlaksana fasilitasi PSU kawasan perumahan dan permukiman;
4.
Terlaksana penataan lingkungan perumahan dan permukiman kumuh;
5.
Terlaksana pembangunan rumah susun sewa (rusun sewa);
6.
Terlaksana pembangunan rumah khusus termasuk rumah umum sewa dan rumah pasca bencana;
7.
Terlaksana fasilitasi perumahan swadaya berupa pembangunan baru;
8.
Terlaksana fasilitasi perumahan swadaya berupa peningkatan kualitas;
9.
Terlaksana fasilitasi penyediaan PSU perumahan swadaya berupa bantuan stimulan PSU swadaya;
10.
Terlaksana fasilitasi pra-sertifikasi dan pendampingan pasca-sertifikasi lahan dan bangunan rumah bagi MBR;
11.
Meningkatnya pemanfaatan sumber daya pembangunan perumahan dan kawasan permukiman serta pengembangan dan pemanfaatan hasil-hasil penelitian dan pengembangan teknologi maupun sumber daya dan kearifan lokal;
12.
Terlaksana penyaluran bantuan pembiayaan perumahan;
13.
Meningkatnya mobilisasi dan pemanfaatan sumber pembiayaan untuk mendukung pembangunan perumahan dan kawasan permukiman;
14.
Terselenggara
fungsi
pelayanan bidang perumahan dan kawasan
permukiman di tingkat pusat dan daerah; 15.
Terlaksana Dana Alokasi Khusus (DAK) Bidang Perumahan dan Kawasan Permukiman berupa fasilitasi PSU kawasan perumahan dan permukiman;
16.
Terlaksana kewajiban pelayanan publik (Public Service Obligation) bidang Perumahan dan Kawasan Permukiman; dan
25
http://digilib.mercubuana.ac.id/
17.
Terselenggara tugas dan fungsi Kementerian Perumahan Rakyat secara efektif dan efisien.
D. Tujuan Penetapan tujuan selain sebagai penjabaran dari misi, juga dimaksudkan sebagai kerangka dasar dan arah bagi pelaksanaan kebijakan, prioritas program dan kegiatan dalam mendukung pencapaian tujuan Kementerian Perumahan Rakyat. Kementerian Perumahan Rakyat menetapkan 10 (sepuluh) tujuan yang akan dicapai oleh organisasi dalam jangka waktu sampai tahun 2014, yaitu: 1.
Meningkatkan pengembangan kebijakan dan koordinasi pelaksanaan kebijakan untuk mendorong terciptanya iklim yang kondusif dalam pembangunan perumahan dan kawasan permukiman;
2.
Meningkatkan
akses
masyarakat
berpenghasilan
menengah-bawah
terhadap lahan untuk pembangunan perumahan dan kawasan permukiman; 3.
Meningkatkan pembangunan perumahan berbasis kawasan yang serasi dengan tata ruang, daya dukung lingkungan dan penyediaan infrastruktur;
4.
Memenuhi kebutuhan hunian yang layak dan terjangkau serta didukung dengan prasarana, sarana dan utilitas yang memadai;
5.
Mengurangi luas lingkungan permukiman kumuh;
6.
Meningkatkan akses Masyarakat Berpenghasilan Menengah (MBM) termasuk
Masyarakat
Berpenghasilan
Rendah
(MBR)
terhadap
pembiayaan perumahan; 7.
Meningkatkan
pendayagunaan
sumber-sumber
pembiayaan
untuk
pembangunan perumahan dan kawasan permukiman; 8.
Meningkatkan pemanfaatan sumber daya pembangunan perumahan dan kawasan permukiman;
9.
Mendorong peran dan peningkatan kapasitas pemerintah daerah dalam pembangunan perumahan dan kawasan permukiman;
10.
Menyelenggarakan tugas dan fungsi Kementerian Perumahan Rakyat dalam rangka memberikan pelayanan di bidang perumahan dan kawasan permukiman.
3.2 Proses Bisnis Sistem
pengelolaan
dokumen
yang
diterapakan
pada
Sekretariat
Kementerian Perumahan Rakyat sekarang ini masih belum sepenuhnya terkomputerisasi, artinya masih ada beberapa aktifitas kerja yang masih
26
http://digilib.mercubuana.ac.id/
menggunakan cara manual, seperti pada pengolahan surat masuk, disposisi pimpinan, sampai pengarispan surat keluar. Adapun proses bisnis persuratan pada Sekretariat Kementerian Perumahan Rakyat dalam sistem berjalan sebagai berikut: 1. Proses Pengelolaan Surat Masuk Surat
masuk
yang
sudah
diterima
oleh
staf,
selanjutnya
diagendakan/diadministrasikan menggunakan program microsoft excel dan selanjutnya disampaikan kepada pimpinan untuk di tindaklanjuti. 2. Proses disposisi Surat masuk yang sudah diterima pimpinan, selanjutnya akan dibaca dan dipelajari oleh pimpinan, jika surat tersebut perlu tindaklanjut ataupun jawaban maka pimpinan akan disposisi dengan mengisi form disposisi, selanjutnya surat dikembalikan ke staf untuk di proses dan diteruskan ke penerima disposisi. 3. Proses Administrasi Arsip Surat Keluar Staf hanya menyimpan foto copy surat keluar ke dalam ordner.
Menerima surat masuk Menerima surat
Mengagendakan/ administrasi surat
Menyampaikan ke pimpinan
Staff
Mencatat disposisi
Disposisi surat
Mengembalikan surat ke staff
Menerima report
Sekretaris Kementerian
Menggandakan surat
Mendistribusikan disposisi
Membuat Arsip
Memberi nomor surat keluar
Menerima disposisi
Menindaklanjuti disposisi
Membuat laporan
Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat
Foto copy surat keluar
Menyimpan dalam odner
Gambar 3.2 Usecase Diagram Sistem Berjalan
27
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Tabel 3.1 Deskripsi Usecase Menerima Surat Masuk Nama Usecase
Menerima Surat Masuk
Aktor
Staff
Deskripsi Singkat
Staff menerima surat masuk baik internal maupun eksternal yang ditujukan kepada Pimpinan
Tabel 3.2 Deskripsi Usecase Mengagendakan/administrasi surat Nama Usecase
Mengagendakan/administrasi surat
Aktor
Staff
Deskripsi Singkat
Staff mengagendakan/mengadministrasikan surat masuk dengan program microsoft excel.
Table 3.3 Deskripsi Usecase Menyampaikan ke Pimpinan Nama Usecase
Menyampaikan ke Pimpinan
Aktor
Staf
Deskripsi Singkat
Surat
masuk
yang
sudah
diagendakan selanjutnya oleh staf disampaikan ke Pimpinan untuk ditindaklanjuti
Table 3.4 Deskripsi Usecase Mencatat Disposisi Nama Usecase
Mencatat Disposisi
Aktor
Staff
Deskripsi Singkat
Staff mencatat isi disposisi surat masuk untuk mengetahui bahwa surat
sudah
di
respon
oleh
Sekretaris.
Table 3.5 Deskrispi Usecase Menggandakan Surat Nama Usecase
Menggandakan Surat
Aktor
Staff
Deskripsi Singkat
Staff menggandakan disposisi surat masuk untuk didistribusikan kepada penerima disposisi
28
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Table 3.6 Deskripsi Usecase Mendistibusikan Disposisi Nama Usecase
Mendistribusikan Disposisi
Aktor
Staff
Deskripsi Singkat
Staff mendistribusikan/menyampaikan disposisi
Pimpinan
ke
pejabat
penerima disposisi
Table 3.7 Deskripsi Usecase Membuat Arsip Nama Usecase
Membuat Arsip
Aktor
Staff
Deskripsi Singkat
Staff
mengarsip
disposisi
surat
masuk ke dalam ordner
Table 3.8 Deskripsi Usecase Memberi Nomor Surat Keluar Nama Usecase
Memberi Nomor Surat Keluar
Aktor
Staff
Deskripsi Singkat
Staff mengagendakan surat keluar yang sudah di tanda tangani Sekretaris, yaitu dengan memberi nomor surat, sebelum surta tersebut dikirim.
Table 3.9 Deskripsi Usecase Foto Copy Surat Keluar Nama Usecase
Foto Copy Surat Keluar
Aktor
Staff
Deskripsi Singkat
Staff memfoto copy surat asli untuk disimpan sebagai dokumnetasi (arsip).
Table 3.10 Deskripsi Usecase Menyimpan dalam Odner Nama Usecase
Menyimpan dalam Odner
Aktor
Staff
Deskripsi Singkat
Staff menyimpan foto copy surat keluar ke dalam odner sebagai dokumentasi (arsip).
29
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Table 3.11 Deskrispi Menerima Surat Nama Usecase
Menerima Surat
Aktor
Sekretaris
Deskripsi Singkat
Sekretaris menerima surat masuk dari staff untuk proses disposisi.
Table 3.12 Deskripsi Usecase Disposisi Surat Nama Usecase
Disposisi Surat
Aktor
Sekretaris
Deskripsi Singkat
Sekretaris terlebih dahulu membaca dan mempelajari
isi
surat
masuk tersebut
kemudian menindaklanjuti dengan mengisi lembar disposisi yang sudah disediakan oleh staff. Table 3.13 Deskripsi Usecase Mengembalikan Surat ke Staff Nama Usecase
Mengembalikan Surat ke Staff
Aktor
Sekretaris
Deskrispi Singkat
Sekretaris mengembalikan disposisi surat masuk ke staff untuk selanjutnya diteruskan ke pejabat dibawahnya yang menerima disposisi.
Tabel 3.14 Deskripsi Usecase Menerima Report Nama Usecase
Menerima Report
Aktor
Sekretaris
Deskripsi Singkat
Sekretaris akan menerima report dari pejabat (Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat) terkait tindaklanjut dari disposisi yang diinstruksikan.
Table 3.15 Deskripsi Usecase Menerima Disposisi Nama Usecase
Menerima Disposisi
Aktor
Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat
Deskripsi Singkat
Deputi, Kepala Biro, dan Kepala Pusat
30
http://digilib.mercubuana.ac.id/
menerima disposisi dari Sekretaris berupa perintah atau instruksi terkait surat tersebut.
Table 3.16 Deskripsi Usecase Menindaklanjuti Disposisi Nama Usecase
Menindaklanjuti Disposisi
Aktor
Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat
Deskripsi Singkat
Deputi, Kepala Biro, dan Kepala Pusat menindaklanjuti disposisi/perintah Sekretaris terhadap surat yang diterima sampai dengan proses selesai.
Table 3.17 Deskripsi Usecase Membuat Laporan Nama Usecase
Membuat Laporan
Aktor
Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat
Deskripsi Singkat
Deputi, Kepala Biro, dan Kepala Pusat membuat laporan kepada Sekretaris bahwa disposisi telah dijalankan dengan baik.
Analisa Data
<
>
>
<< in
e>
ud
lud
Sekretaris Disposisi
cl
inc
Input Data
in
Melihat Laporan
Melihat Laporan
Melihat Disposisi
<
clu
Cetak file
de
>>
Login
<<
c e> lud > e> >
Melihat Data
> e> lud inc < <<< inc lud e> >
>> de
lud e> >
lu inc <<
i nc
<<
Staff
<<
>
Melihat Disposisi
> de
lu
<< inc lud
c in <<
e> >
Input Data
Kelola Disposisi
Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat
Gambar 3.3 Usescase Diagram Sistem Usulan
31
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Table 3.18 Deskripsi Usecase Login Nama Usecase
Login
Aktor
Staff, Sekretaris, Deputi, Kepala Biro, dan Kepala Pusat
Deskripsi
Pengguna melakukan login
Tindakan
Pengguna melakukan login untuk masuk ke menu utama
Tabel 3.19 Deskripsi Usecase Input Data Nama Usecase
Input Data
Aktor
Staff
Deskripsi
Input Data Surat Masuk dan arsip surat keluar
Tindakan
Staff menginput data surat masuk dan arsip surat keluar
Table 3.20 Deskripsi Usecase Melihat Disposisi Nama Usecase
Melihat Disposisi
Aktor
Staff
Deskripsi
Melihat disposisi surat masuk pimpinan
Tindakan
Staff melihat data disposisi suarat masuk untuk memastikan surat masuk yang dinput direspon oleh Sekretaris atau tidak
Tabel 3.21 Deskripsi Usecase Melihat Data Nama Usecase
Melihat Data
Aktor
Staff
Deskripsi
Melihat data surat masuk dan arsip surat keluar
Tindakan
Staff melihat data surat masuk atau surat keluar, bisa dilakukan beberapa pencarian melalui perihal, nomor surat, dan tanggal masuk surat, dan surat masuk atau surat keluar dapat disimpan dan di cetak
32
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Table 3.22 Deskripsi Usecase Melihat Laporan Nama Usecase
Meilihat Laporan
Aktor
Staff
Deskripsi
Meliahat Laporan disposisi
Tindakan
Staff melihat laporan dari Deputi, Kepala Biro, dan Kepala Pusat dari disposisi yang diberikan oleh Sekretaris.
Table 3.23 Deskripsi Usecase Cetak File Nama Usecase
Cetak File
Aktor
Staff
Deskrispi
Cetak file yang dibutuhkan
Tindakan
Staff mencetak file baik surat masuk ataupun arsip surat keluar dengan melihat lampiran surat.
Table 3.24 Deskripsi Usecase Analisa Data Nama Usecase
Analisa Data
Aktor
Sekretaris
Deskripsi
Analisa Data Surat Masuk
Tindakan
Sekretaris menganalisa atau membaca surat untuk disposisi.
Table 3.25 Deskripsi Usecase Input Data Nama Usecase
Input Data
Aktor
Sekretaris
Deskripsi
Input Data Disposisi
Tindakan
Sekretaris menginput data disposisi untuk menindaklanjuti surat masuk.
Table 3.26 Usecase Disposisi Nama usecase
Disposisi
Aktor
Sekretaris
33
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Deskripsi
Disposisi Surat Masuk
Tindakan
Sekretaris disposisi surat kepada Deputi, Kepala Biro, atau Kepala Pusat
Tabel 3.27 Deskripsi Usecase Melihat Laporan Nama Usecase
Melihat Laporan
Aktor
Sekretaris
Deskripsi
Melihat Laporan dari Deputi, Kepala Biro atau Kepala Pusat
Tindakan
Sekretaris akan melihat laporan dari Deputi, Kepala Biro atau Kepala Pusat dari disposisi yang diberikan, untuk mengetahui respon selanjutnya.
Table 3.28 Deskripsi Usecase Melihat Disposisi Nama Usecase
Melihat Disposisi
Aktor
Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat
Deskripsi
Melihat disposisi dari Sekretaris
Tindakan
Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat, melihat disposisi dari Sekretaris dan mengisi komentar untuk menyatkan disposisi/perintah akan dilaksankan.
Table 3.29 Deskripsi Usecase Kelola Disposisi Nama Usecase
Kelola Disposisi
Aktor
Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat
Deskripsi
Kelola Disposisi surat dari Sekretaris
Tindakan
Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat, mengelola disposisi yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan instruksi yang diberikan sampai proses akhir.
34
http://digilib.mercubuana.ac.id/
User
Login Apliasi
Sistem
Verifikasi Login
Menampilkan pesan gagal
Masukkan username dan Password
Menampilkan halaman utama
Gamabar 3.4 Aktivity Diagram Login User Table 3. 30 Deskripsi Activity Diagram Login User Nama Activity
Login User
Deskripsi
User dapat menginput data (username, dan Password) pada form yang sudah disediakan pada menu login untuk masuk ke aplikasi, apabila terpenuhi data tersebut maka user akan masuk ke dalam aplikasi, apabila tidak cocok kembali lagi ke menu login
Staff
Masuk ke halaman utama
Sistem
Menampilkan halaman utama
Pilih menu input
Menampilkan menu input
Pilih form surat masuk
Menampilkan halaman form surat masuk
Input Data Surat Masuk
Simpan
Gambar 3.5 Activity Diagaram Input Surat Masuk 35
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Table 3.31 Deskripsi Aktivity Diagram Input Surat Masuk Nama Activity
Input Surat Masuk
Deskripsi
Staff masuk ke halaman utama dan memilih menu input untuk memasukan data surat masuk ke dalam field-filed data yang disediakan dan menyimpan data.
Sistem
Staff
Pilih Menu Utama
Menampilkan menu utama
Pilih menu input
Menampilkan menu input
Pilih form arsip surat keluar
Menampilkan form arsip surat keluar
Input Data
Simpan
Gambar 3.6 Activity Diagram Input Arsip Surat Keluar
Table 3.32 Deskripsi Aktivity Diagaram Mengelola Surat Keluar Nama Aktivity
Input Arsip Surat Keluar
Deskripsi
Staff login dan memilih menu input untuk memasukan data arsip surat keluar ke dalam field-filed yang disediakan dan simpan data.
36
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Sistem
Sekretaris
Pilih Menu input
Menampilkan menu input
Pilih form disposisi
Menampilkan form disposisi
Input Data
Simpan
Gambar 3.7 Activity Diagram Input Disposisi Tabel 3.33 Deskripsi Aktivity Diagram Input Disposisi Nama Activity
Input Disposisi
Deskripsi
Sekretaris memilih menu input untuk memasukan data disposisi surat masuk ke dalam field-filed yang disediakan dan simpan data.
37
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Sequence Diagram Surat Masuk
Menu Utama
Menu Input Data
Daftar Data
Pencarian Data
Laporan Data
staff Masuk Buka menu input Menambahkan data surat masuk Menambahkan data jenis surat Melihat data surat masuk Disposisi surat masuk Melihat data jenis-jenis surat Melakukan pencarian surat masuk yang belum terdisposisi
Melihat laporan disposisi
Simpan
Keluar
Batal Keluar
Gambar 3.8 Sequence Diagram Surat Masuk
Berikut skenario sequence diagram surat masuk, setelah staff sudah sukses login, masuk ke menu utama, pilih menu input data, input data surat, database akan menampilkan data surat, simpan data surat yang telah diinput. Data yang sudah tersimapan dapat diedit ataupun dihapus, Pilih Daftar Data untuk melihat data yang sudah masuk ke database, atau mengecek disposisi surat masuk serta data sesuai jenis surat. Pilih Pencarian Data untuk melakukan pencarian surat masuk yang belum terdisposisi, pilih Laporan Data untuk mengetahui laporan disposisi surat masuk yang sudah tersimpan disistem, kemudaian keluar dari sistem.
38
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Sequence Diagram Disposisi Pimpinan Menu Utama
Surat Masuk
Disposisi
Data Surat Masuk
Pimpinan Buka Surat Masuk
1. Login
2. Edit Data
5. Tampilan data disposisi
3. Simpan 4. Batal
Gambar 3.9 Sequence diagram Disposisi Surat Masuk Skenario dari sequence diagram disposisi suarat masuk, dengan kondisi Pimpinan sudah sukses login, masuk ke menu utama, pilih surat masuk , pilih disposisi edit data kemudian simpan atau batal, tampilan data disposisi akan tersimpan dalam sistem data surat masuk.
Sequence Diagram Arsip Surat Keluar
Menu Utama
Inpu Data
Daftar Data
Pencarian Data
staff Masuk
Buka Input Data
Menambahkan data surat keluar Menambahkan data jenis surat Melihat data surat keluar Melihat data jenis-jenis surat
Melakukan pencarian surat keluar
Simpan Batal 8. Logout
Gambar 3.10 Sequence Diagram Arsip Surat Keluar
39
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Skenario sequence diagram surat keluar, dengan kondisi staf sudah sukses login, masuk ke menu utama, pilih input data untuk menambahakan data surat keluar, menambahkan data jenis surat kemudian simpan data yang sudah diinput, data yang sudah terismpan dapat diedit ataupun dihapus. Pilih daftar data untuk melihat data surat keluar dan melihat data jenis-jenis surat, pilih pencarian data untuk melakukan pencarian arsip surat keluar kemudian keluar dari sistem. 1 1
Admin
1 Sekretaris
-username -jabatan -email -password
1 1
1..*
-id_surat -no_surat -tgl_surat -tgl_input -perihal -jenis_surat -sifat_surat -pengirim -kepada 1..* -file_upload -status_disposisi
+save() +edit() +add() +delete +search() +keluar()
1 1
+save() +edit() +add() +delete +search() +keluar()
1
1
1..*
+save() +edit() +add() +delete +search() +keluar()
-id_suratmasuk -no_surat -tgl_disposisi -kepada -isi_disposisi
1
+edit() +search() +save() +delete() +keluar()
1..*
1
1
Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat
1
Surat_keluar
1..* 1
-username -jabatan -email -password
disposisi
+save() +edit() +add() +delete() +search() +keluar()
staff -username -jabatan -email -password
1..*
Surat_masuk
-username -jabatan -email -password +save() +edit() +add() +delete +search() +keluar()
-no_surat -tgl_surat -perihal -kepada -pengirim -jenis_surat -sifat_surat -file_upload +save() +edit() +delete +add +search() +keluar()
Gambar 3.11 Class Diagram Spesifikasi Basis Data Nama Tabel
: Sekretaris
Primary Key
: username
Table 3.34 Spesifikasi Table Sekretaris No. Nama Field
Tipe Data
Length
Keterangan
1
username
Varchar
20
Primary key
2
Jabatan
Varchar
25
Jabatan user
3
Email
Varchar
25
Email user
4
Password
Varchar
6
Password user
40
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Nama Tabel
: Staff
Primary Key
: username
Table 3.35 Spesifikasi Tabel Staff No. Nama Field
Tipe Data
Length
Keterangan
1
username
Varchar
20
Primary key
2
Jabatan
Varchar
25
Jabatan user
3
Email
Varchar
25
Email user
4
Password
Varchar
6
Password user
Nama table
: Surat Masuk
Primary key
: id_surat
Table 3.36 Spesifikasi Tabel Surat Masuk No. Nama Field
Tipe Data
Length
Keterangan
1
Id_surat
Varchar
30
Primary key
2
No_surat
Varchar
25
Nomor surat
3
Tgl_surat
Date
-
Tanggal surat
4
Tgl_terima
Date
-
Tanggal terima surat
5
Asal_surat
Varchar
50
Asal surat
6
Pengirim_surat
Varchar
25
Pengirim surat
7
Perihal
Varchar
350
Perihal surat
8
Jenis_surat
Varchar
25
Jenis surat
9
Sifat_surat
Varchar
15
Sifat surat
10
Tgl_input
Datetime
-
Tanggal input surat
Nama table
: Surat Keluar
Primary key
: no_surat
Table 3.37 Spesifikasi Table Surat Keluar No. Nama field
Tipe Data
Length
Keterangan
1
No_surat
Varchar
25
Primary key
2
Tgl_surat
Date
-
Tanggal surat keluar
3
Perihal
Varchar
350
Perihal surat
41
http://digilib.mercubuana.ac.id/
keluar 4
Kepada
Varchar
50
Tujuan surat
5
Pengirim
Varchar
20
Pengirim surat
6
Jenis_surat
Varchar
25
Jenis surat keluar
7
Sifat_ssurat
Varchar
15
Sifat surat
Nama table
: Disposisi
Primary key
: id_surat
Table 3.38 Spesifikasi Tabel Disposisi Surat Masuk No. Nama field
Tipe Data
Length
Keterangan
1
Id_surat
Varchar
10
Primary key
2
No_surat
Varchar
25
Nomor surat masuk
2
Asal_disposisi
Varchar
30
Asal disposisi
3
Sifat_disposisi
Varchar
15
Sifat disposisi
4
Isi_disposisi
Varchar
50
Isi/instruksi disposisi
5
Tgl_disposisi
Datetime
Tanggal edit disposisi
Nama Tabel
: Admin
Primary Key
: username
Tabel 3.39 Spesifikasi Tabel Admin No. Nama Field
Tipe Data
Length
Keterangan
1
Username
Varchar
20
Primary key
2
Jabatan
Varchar
25
Jabatan user
3
Email
Varchar
25
Email user
4
Password
Varchar
6
Password user
42
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Nama Table
: Deputi, Kepala Biro , Kepala Pusat
Primary key
: username
Tabel 3.40 Spsesifikasi Tabel Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat No. Nama Field
Tipe Data
Length
Keterangan
1
Username
Varchar
20
Primary key
2
Jabatan
Varchar
25
Jabatan user
3
Email
Varchar
25
Email user
4
Password
Varchar
6
Password user
3.3 Rancangan Layar 3.3.1 Struktur Program Menu Utama
Home
Surat Masuk
Data Disposisi
Arsip Surat Keluar
Form Surat Masuk
Form Disposisi
Form Arsip Surat Keluar
Update disposisi
Data Arsip Surat Keluar
Data Surat Masuk
Pengguna
Logout
Form registrasi
Gambar 3.12 Struktur Program 3.3.2 Desain Layar Login
Silahkan Login Username: Password:
Masuk
Gambar 3.13 Desain Layar Login
43
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.3.3 Desain Layar Menu Utama Logo
Home
Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT
Surat Masuk
Data Disposisi
Arsip Surat Keluar
Pengguna
Logout
Gambar 3.14 Desain Layar Menu Utama 3.3.4 Desain Layar Form Input Surat Masuk Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT
Logo
Home
Surat Masuk
Data Disposisi
Arsip Surat Keluar
Pengguna
Logout
Form Input Surat Masuk Data Surat Masuk Input Data Surat Masuk
Asal Surat
No. Surat Tgl. Surat Tgl. Terima Perihal Sifat Surat Jenis Surat Pilih file
Upload File
Simpan
Gambar 3.15 Desain Layar Input Surat Masuk 3.3.5 Desain Layar Data Surat Masuk Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT
Logo
Home
Surat Masuk
Data Disposisi
Arsip Surat Keluar
Pengguna
Logout
Form Input Surat Masuk Data Surat Masuk
Input Surat Masuk
Data Surat Masuk
No. Urut No. Surat Tgl. Surat Tgl. Terima Asal Surat Perihal
Jenis Surat
Sifat Surat
Tgl. Input Lampiran Aksi
Gambar 3.16 Desain Layar Data Surat Masuk
44
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.3.6 Desain Layar Input Disposisi Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT
Logo
Home
Surat Masuk
Data Disposisi
Arsip Surat Keluar
Pengguna
Logout
Form Input Disposisi Data Surat Masuk Input Data Disposisi
No. Urut Asal Surat No. Surat Tgl. Terima Tgl Terima Tgl Disposisi Perihal Kepada Sifat Disposisi Isi Instruksi
Pilih File
Simpan
Gambar 3.17 Desain Layar Input Disposisi 3.3.7 Desain Layar Data Disposisi Surat Masuk Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT
Logo
Home
Surat Masuk
Data Disposisi
Arsip Surat Keluar
Pengguna
Logout
Form Input Disposisi Data Disposisi
Input Disposisi
Data Disposisi Surat Masuk
No. Urut No. Surat Tgl. Surat Tgl. Terima Tgl. Disposisi Perihal
Kepada
Instruksi Sifat Disposisi Asal Surat Lampiran Aksi
Gambar 3.18 Desain Layar Data Disposisi Surat Masuk 3.3.8 Desain Layar Form Input Arsip Surat Keluar Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT
Logo
Home
Surat Masuk
Data Disposisi
Arsip Surat Keluar
Pengguna
Logout
Form Input Arsip Data Arsip Surat Keluar
Input Data Disposisi
No. Urut No. Surat Perihal Sifat Surat Pengirim Tgl. Surat Kepada Jenis Surat Upload File
Pilih file
Simpan
Gambar 3.19 Desain Layar Form Input Arsip Surat Keluar
45
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.3.9 Desain Layar Form Registrasi Sistem Informasi Dokument Management System SEKRETARIS KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT
Logo
Home
Surat Masuk
Data Disposisi
Arsip Surat Keluar
Pengguna
Logout
Registrasi Data Pengguna
Form Registrasi
Username Jabatan Email Password
Daftar
Gambar 3.20 Desain Layar Form Registrasi
46
http://digilib.mercubuana.ac.id/
