/ vacature
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap Zorg en Gezondheid werft aan in contractueel dienstverband (contract bepaalde duur):
FINANCIEEL EN LOGISTIEK DESKUNDIGE (m/v) Beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin
Niveau B
Graad Deskundige (B1)
Standplaats Paleis der Academiën, Hertogsstraat 1, 1000 Brussel
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Functiecontext Zorg en Gezondheid werkt elke dag aan de gezondheid en het welzijn van alle Vlamingen, van jong tot oud. We zorgen ervoor dat er voldoende en kwaliteitsvolle zorgvoorzieningen zijn in de thuiszorg, de ouderenzorg, de algemene en de geestelijke gezondheidszorg. Dat doen we bijvoorbeeld door erkenningen te geven aan woonzorgcentra (de rusthuizen) en subsidies voor gezinszorg aan huis. We helpen Vlamingen ook om gezond te leven. Samen met partners die we subsidiëren, geven we bijvoorbeeld advies over gezonde voeding, drinkbaar water, giftige stoffen in huis of buitenshuis, organiseren we grootschalige preventieve onderzoeken naar kankers, helpen we mensen van hun verslaving af, enzovoorts. We redden levens door gevaarlijke en besmettelijke ziektes te bestrijden, met vaccinaties voor kinderen en volwassenen, maar ook door op het terrein in te grijpen bij lokale “epidemieën”. En we helpen de mensen om hun zorg betaalbaar te houden. Voor de Vlaamse zorgverzekering die we hier organiseren, betaalt elke Vlaming een bijdrage, maar in ruil krijgen ze geld terug als ze veel zorgen nodig hebben. Er zijn nog duizend-en-één dingen die we doen, van zwembaden controleren, cijfermateriaal verzamelen tot innoveren met slimme IT-oplossingen, maar allemaal met één doel: het leven en welzijn van elke Vlaming gezonder maken. Het team “Academie Geneeskunde” is een onderdeel van de afdeling Informatie en Zorgberoepen. Dit team zorgt voor de ondersteuning van de werking van de Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België (KAGB). De KAGB heeft twee belangrijke opdrachten: Adviesverlening op het gebied van de gezondheidszorg (om deze adviezen voor te bereiden worden wetenschappelijke bijeenkomsten georganiseerd) Bevordering van het biomedisch wetenschappelijk onderzoek, in hoofdzaak door de uitreiking van prijzen Het team “Academie Geneeskunde” is een klein team dat bestaat uit vier personen (teamverantwoordelijke, biomedisch beleidsondersteuner, financieel en logistiek deskundige, administratief ondersteunend medewerker). Het team is gevestigd in het Paleis der Academiën in het centrum van Brussel. De meeste personeelsleden van Zorg en Gezondheid hebben een werkplek in het Ellipsgebouw aan het Noordstation van
Brussel. De KAGB heeft een maandelijkse algemene vergadering op zaterdag. Ook avondactiviteiten zijn mogelijk. Je bent dus bereid om 1/maand op zaterdag te werken en een 2-tal/maand ook ’s avonds te werken.
Doel van de functie 1. Beheren en behandelen van dossiers en gegevens met betrekking tot de financiën, het materiële patrimonium en de uitrusting voor de KAGB de adviezen, de prijzen, de organisatie van wetenschappelijke bijeenkomsten en de leden van de KAGB teneinde ervoor te zorgen dat interne (*) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures en regelgeving worden gerespecteerd. (*) Intern moet opgevat worden als de hele Vlaamse overheid en daaraan verbonden organisaties zoals scholen, ziekenhuizen. Interne processen sluiten niet uit dat er externe gevolgen zijn, externe input of externe doelgroepen zijn.
2. Bijdragen tot de ontwikkeling en het uitbouwen van specifieke dienstverlening aan de KAGB in verband met communicatie-instrumenten (zoals website, grafische vormgeving) teneinde ertoe bij te dragen dat de KAGB haar activiteiten zo optimaal en efficiënt mogelijk naar buiten kan brengen. 3. Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan KAGB teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de KAGB.
Je takenpakket 1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Voorbeelden van activiteiten: Pro-actief verzamelen van technische en financiële informatie om toe te laten in functie van de behoeften de goederen, diensten en werken voor de werking van de KAGB aan te schaffen in overeenstemming met de regelgeving op de overheidsopdrachten Facturen ontvangen, ingeven en verwerken in het elektronische boekhoudsysteem Orafin Verzamelen, vervolledigen en invoeren van gegevens in een gegevensbank in verband met de uitgaven ten laste van de werkingsmiddelen voor de KAGB teneinde de uitvoering van de begroting in functie van de activiteiten van de KAGB te kunnen opvolgen Gegevens over het vermogensbeheer van het patrimonium van de KAGB verzamelen, ingeven en verwerken in het elektronische boekhoudsysteem Orafin Verzamelen, vervolledigen en invoeren van gegevens in een gegevensbank als werkinstrument en ten behoeve van de beschikbaarstelling van de gegevens op het web in verband met o de adviezen van de KAGB o de prijzen van de KAGB (laureaten, bekroonde werken, prijzen) ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 2/8
o de publicaties van de KAGB (auteurs, titels, onderwerpen) o de leden van de KAGB (teksten en iconografisch materiaal) Verzamelen en vervolledigen van de documenten voor de samenstelling van het Jaarboek en Verslagen van de KAGB …
2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Voorbeelden van activiteiten: Controle van o de opstelling en uitvoering van contracten in het kader van de levering van goederen, diensten en werken o de teksten en drukproeven in het kader van de publicatie van het Jaarboek en Verslagen Beheren van de contracten i.v.m. de uitrusting van het Paleis der Academiën teneinde de tijdige en correcte uitvoering van onderhoud, herstelling en vervanging van de apparatuur te waarborgen … 3. VERWERKEN EN ANALYSEREN VAN GEGEVENS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Voorbeelden van activiteiten: Verwerken en analyseren van offertes voor de levering van goederen, diensten en werken teneinde het mogelijk te maken in functie van de behoeften de beste keuze te maken Opmaken van bestekken in het kader van overheidsopdrachten Voorbereiden van financiële verrichtingen door het opmaken van de betalingsdossiers van de facturen en schuldvorderingen in het elektronische boekhoudsysteem Orafin Verwerken van de beleggingen in het elektronische boekhoudsysteem Orafin Opstellen van de begroting voor de basisallocaties i.v.m. de werking van de KAGB Opstellen van de rekening en de begroting van het patrimonium van de KAGB … 4. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Voorbeelden van activiteiten: Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren, wat betreft o dossiers inzake de levering van goederen, diensten en werken, o de organisatie van wetenschappelijke bijeenkomsten, o het gebruik van de technische uitrusting van de zalen, Fungeren als aanspreekpunt voor klanten ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 3/8
…
5. OPTIMALISATIE VAN DE WERKING Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening in verband met communicatie-instrumenten (zoals website, grafische vormgeving) teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorbeelden van activiteiten: Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de dienstverlening De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Actieplan mede opstellen, werkmethode mede definiëren, procedures en richtlijnen mede ontwikkelen Mede definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, … … 6. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Voorbeelden van activiteiten: Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. boekhouding departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, departement Financiën en Begroting, de beheerder van het vermogen van de KAGB, bedrijfsrevisor, andere academies (in het Frans), faculteiten geneeskunde, farmaceutische wetenschappen en diergeneeskunde van de Vlaamse universiteiten Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen binnen de KAGB en binnen het Agentschap Zorg en Gezondheid Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier 7. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst. Voorbeelden van activiteiten: Administratie uitvoeren die bij de functie hoort Materiële en logistieke ondersteuning bieden Post behandelen Telefoonverkeer beheren Agenda’s beheren
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 4/8
Je profiel DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je bent in het bezit van een bachelorsdiploma, bij voorkeur in een financiële en/of boekhoudkundige richting Schoolverlaters kunnen zich kandidaat stellen.
JE TECHNISCHE COMPETENTIES
Je werkt graag met cijfers. Je kan dit ook aantonen in je motivatie. Je hebt kennis van een elektronisch boekhoudsysteem of je bent bereid deze kennis snel te verwerven. (De Vlaamse Overheid werkt met OraFin. Voorkennis strekt tot aanbeveling; in opleiding wordt voorzien). Je hebt kennis van de procedures en regels inzake overheidsopdrachten of je bent bereid deze kennis snel te verwerven. Je hebt een goede kennis van Word (tekstverwerking), Excel (rekenbladen), PowerPoint (presentaties). Je hebt (een behoorlijke) mondelinge en schriftelijke taalvaardigheid Frans en Engels. Je bent vertrouwd met het plaatsen van content op websites en met het verzorgen van de opmaak van webpagina’s, of bent bereid deze kennis snel te verwerven. Je hebt talent voor het ontwikkelen van aantrekkelijke elektronische lay-outs.
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden …). Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen …). Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk. Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden. Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort Blijft beleefd bij klachten Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 5/8
Stelt zich hulpvaardig op Reageert snel en gepast op vragen van klanten Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken)
Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen. Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep. Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen. Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht. Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe). Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau. Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen. Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken. Probleemanalyse (analytisch denken) = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. I. Ziet de essentie van het probleem Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem Flexibel gedrag = De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen I. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 6/8
Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen III. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Levert onder druk kwaliteitsvol werk af Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Combineert kwantiteit met kwaliteit Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk Plannen = Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda …) Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk
Hoe solliciteren? Solliciteren kan tot en met donderdag 14 augustus 2014. Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan uiterlijk op donderdag 14 augustus 2014 online via de site van Jobpunt Vlaanderen (www.jobpunt.be - klikken op de knop 'Solliciteer nu').
Selectieprocedure
Screening van cv's: week van 25 augustus (onder voorbehoud) Case + interviews: week van 1 september (onder voorbehoud)
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 7/8
Ons aanbod
Je krijgt een contract van bepaalde duur (12 maanden, eventueel verlengbaar met 6 maanden). Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Het agentschap voorziet een tussenkomst voor je breedbandaansluiting thuis. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen vanaf 1 juli 2007 maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal € 26 828,11 (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan € 2 235,68 euro. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.
Meer weten ? Indien je bijkomende uitleg wenst over de inhoud van de functie, dan kan je contact opnemen met: Herwig Deumens, teamverantwoordelijke team Ondersteuning Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België Tel. 02 550 23 09 - e-mail:
[email protected] Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden en selectieprocedure kan je contact opnemen met: Liesbeth De Beyter, HR-verantwoordelijke Rekrutering en Selectie Tel. : 02 553 35 66 - e-mail :
[email protected] Neem ook eens een kijkje op: http://www.werkenvoorvlaanderen.be/
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 8/8
