.I
Sajtókonfcrencia vagy sajtótájékoztató? saJtótájekozlatók
. .
és sajtókon|erenciák
között
két nag\ kúlönbség \'an:
Lényeges. hog]' sajtótáiékoztató a kjsebb. a sajtótáiékoztatót egvet]en hj\'atalos beje]entés kóz]éSe \.egett is összeh j\ halnak. Fontos, hog]' a sajtótá]ékoztaló a kisebb. a sajtókonferencia a nag1obb nyillánosságot. nagy'obb kor nlozgósitását j e jenti (a meghi\ott ujságjrók szán1a' valaIninl ama
szociális rétegek száma és összetéteIe sz.mpontjából' amelyekhez rajtuk ke.esztÚl tálékoztatásunk elér), Ha osak egyetlen hirt' dontést. új kŐriillI.n\t.ielcntülnk be. a.ra sajtótá.jékoztató keretében kelül sor' és az esemén\ \árhatóan igen ró\ id 1e|o1yására tekintettel A táJékoztatást adó is. a résztl er ók iS a tájékoztató során llindvégig állnak: Nincs idó a vendégeket káreral kinálni. vagy más rrródon vendégül látni' Ha nem csupán eg],.etlen htr bqelentésere kerü] sor' akkor rész]eteit tekint\.e a sajtótájékoztató lényegében a sajtókont.erenciahoz hasonló rnódon és keretek kÖzött zajlik' ezéft a ."...i megeuY-eznek a sajtókonferencia e1ókészitésének
. o
:?i!|H}|íli:ffii?."ffi|'t|nbi'
A szen'ezés főhb részei Mivel a sajtókon|erencia a protokol1os Szempontjából ew rendezvényen beluli (vagv ahhoz kapcsolódó) rendezvény. szen,ezésének és iebonvolitásának íőbb részeit már a l.ent máÍ alkalmazott szempontok szerint részletezzrik'
Az e|őkészítésszakaszai Döntés a rendezvény vállalásáról A sajtó képviselőil kongrcsszusok után csaknem mindig. konltrenciák utárr pedig gyakran összehivják és tájékoztatják, mig vál]alatok' közhjVatalok ilyet akkor szen'eznet' ha a nyllvánosság 5zámára hiÍéÍtékű rnondanivaló.juk van' Ilyen alkalmak lehetnek pl nemzetkőzi tárg'}alások' vásárok. kiállitások. szakrnai bemutatók. vállalati évÍbrduló' az éles mérlegről sZóló beszámoló stb
A Íófelelós
és a szen'ezóbizottság kIe]ölése FófcleIós kijelölését és szen''ezőbizottság é]etre hivásátjobbára csak nagy nemzeiköZi rendezvénvek aikaitnából tartott sajtókont.erenciák előkészitésc tesz szűkségesse. ]nas esetekben a szervezés (de legalábbis annak koordináiása) a protokollosra és,/vagy a saJtó1élelósre hárul.
A szervezés fázisai A kö1tség'^ etés e]készitése' jóváhagyása Az ütemterv és a ÍbÍgatókön!'v e lk ész itése. 1óváhagl ása' A főeseménvt megelóző szervezés' A főeseménv. A sajtókonf.erencia zárása' \.isszhangjainak' eledményejnek kiéíéke]ése
Sa.jtókonfcrencia kö|tségei' költsógvctése A sa.jtókon|erencia előzetes koltség\etésénéI.a rendezlénycknól islncrtetctt szcnponlokat kell tiglclembe venni A sa]tókonferencia beféjeztéve1 a rendezvénn)'eI kapcsolatos osszes számla kifize|ése csak a szervező .jol áhag]'ása után keÍülhet sor A protokollos fcladatai közé taÍtoziL ehhcz bizositani aZ elózetcs fcltételcke1, ,{ szervezés főbb szakaszai
'\z időpont megvá|asztása A saJtókon1.erencia idópontiának megválasztásakor fig}elembe kel] venni
a ]apzárták időpontjart. a napilapok. heli1apok át|utási idelét' a rádiórovalok és a tv-]niisoÍok mrrnkarend1ét ( A napilapoknál l8 00 órakor van lapzáÍa)' Lehető]eg kerű]j|:ik aZ o]\'an napokat. an1elvekcn lIas fontos események \'árhatók' ( E celbó]jó1 hasznáiható p]' az MTl
Túkor ). A sajtokonlérencia időpont]át ce1szerűbb a délelő|ti óÍákra kitíizni ( l0'00 \'a$/ ] i'00 órára]' hoJ\ a tcJekoztn elhan']7ottíkbol I.lpzárláig cikket lehessen irnj. s az a ]násnapi újságokban tllegletan nesscn Meglehet. a konf!Íencta szárnos téma emlitésre ken]I é5 az újságirók lehetóséget kapnak arra is, hog]'kérdezzenek'. az osszejT\'etcl tervezett idóurtal!a lnégsem több általában 35-4L) percné] csak a lénYegre szabad szolitkozni: mind a tájékoztatást n-n-újtó szakemberek. lnind az újság1rók nag1on elÍbg]alt elnberek Szünctrc nem kerü]hel sor, mive] fe]]azitiir a fig'velmet, és |Dert tá!ozási lehetóséget .jelent az olvan ú]ságjÍók számáÍa. akik csak ..beesnek.. eg,v'.-egy tendezvényre. de ritkán maradnak annak végéig. Sok isszetevólű. hivatalos témáka1tagla]ó sa.]tókonférenciát nem cé]szeÍű pénteken tarta]li. nen a hélvégeken újságot 01vasók köre bizonr' os mértéki!r inás mint a hétkCjznapokon' ' Terrnészetesen a cél határozza meg az eszközt. vagyis ha terrnékbemutatóm kerlil sor' ós az péntekre esik' lehetsé!.es. hog} a lapokban ]negielenő cikknek |ontos híréftékelesz a rekIám szempontjából' Mjndig szálnítani kell aÍra' hog} Nem jönnek el azok. akik ígéÍték (a rneghivottaknak á]talában csak az egyharmada lelenik meg); Olyanok is eljonlek. akik nern is jeleztek. Sokan késnj fognak; 'Iobben korábban tá\'oznak (még akkoÍ is elmennek ha nern tartunk szünelet )
.
. o o
Forgatókönvv A sajtókonferenciák lbÍgatókönwei olvan mélységig kell részJetezzékaz eg}es mozzanatok, hog)'a Íendezvénvgördü1ékeny lebonvolítása során az egyes szakterületek vezetói kÓZ|il senki ne t-e]edkezhessen meg az olyan, e]őre ten'ezhető Í.cladatokról. anelyek elr.égzése után ..kipipálhatók., Miként a nagyobb rendezvénJ.ek esetén' a saJtókonfeÍenciákra is kétféle |orgatókinY\'et szoktak kósziteni' AZ eg)'ik az ún technikai forgatókÖn,r"l a rendezók munkájának összehangolását segili A másikat viszont amel1'a technikai forgatókr]ny''"
erősen röviditett és tömórített derivá]tja a rendezvényekkel ellentétben nem a részt\'e\'ők, haneln a ]e\'ezetó eInÖk kapja, Ha külföldi vendégek is jelen vannak. akkor az e1nök áltai használt ÍbrgatókönYv erősen röVidített, tőlnóíitett, több nye]\'en elkószitett változata ls
kiosztásra kerlil, nem utolsósoÍban azén, hogy kiszámithato legyen. mennYi idő ma.ad lapzátá1g'
A helyszín kiYá|asztása l:.é1 sikernek szám]t, ha a sajtókont.erenciát megi.eleló körúlmen\'eket biztositó he]yszínen rendezzük Tervezett létszálnon' a g.voÍs megközeljtesen ki\ úl \annak más szenrpontok ls igr például'. küIönősen akkor, ha annak kozelében nliikCjdólpek. ter]nékbemutatot stb teklnthetnek meg az újságirók a sajtókonferencia celjábo] a bejelentésl téVő vállalat valame]y tanácstermét is választhatjuk' MáS esetekben ünnepélyesebb helyszin lehet valame]v' e]eve \'endégfogadásra készürlt (disZl terern A leglÖbb szállodában vannak saJtókonferenciára' de Iegalább is sajtótájékoztatóra a]kal]Ias he]Yiségek' számos étteremben is találunk erre az alkalomra külin telmet Fontos, hogy a kivá]asztott he]vszin külÖnÖsen akkor. ha nincs biztos lehetőség parkolásra tő]negkózlekedési eszközökkel isjól megköZe]íthetó Iegven' Ha van elegendő parkolóhelr'' azt el kell keríteni a gépkocsivaI érkezőknek'
Kikn€k Mig
keII j€|en
lenniük?
köÍél olykor magunk választhatjuk ]neg. aligha r'an be]eszólási néJkri1 nem jtihet ]étre eg'\, adott témáiú sajtókonferencja. Az intézménvek. szenezetek. vállalatok be]ső iigve és aktuális teendője. hogv eg\ adott sajtókonferencia kapcsán kitjelül ki Válaszadásra' lntézménvek'országos va5- regioná]is szeÍ!ezete. naglr vállaiatok ré5zéról folyamatos, hivatalos kapcsolatot a sajtóval és a hi.közlő szervekke] általában a sajtóosztál}' tart. míg a középvá]]alatok tobbnyire sajtóre|erensl munkakÖú létes jtettek' Mivel a sajtó nyilvánossága e]é többnyire a legátfogóbb összeÍ.üggéseket tartják az tntézmények. szen,'ezetek' vállalatok, úgy helyes' ha az iJyen összelüggéseket Jól ismerő vezet(íik közüijelölik ki azt (azokat), aki(k) a tá.jékoztatást adják' Uj találrnány ber,ezetésekor' vagy amikor nrúszaki kérdésekmegvitatása (is) várnalo. a téltaláIó (vag1' a cégnéldolgozó szakértő)je]en]éte is kivánatok. hogv szakszerű vá]aszokka] szoJgálhasson a részkérdésekiránt érdeklődő újságiróknak' A sa1tórtunka nem protokoll feladat' de sokféle protokolláris vonatkozása van' ezért elengedhetetlen a p.otokoll és a sajtóosztály köZötti konkrét egvúttlnÍíködéskialakitása' a meghivható újságírók
1ehetőségúnk abba'
ho$ kik
Kiket |ehct meghívni? SajtókonÍérencia szer.vezésekoÍ a téma Jelentőségétől ttggően (külÖnösen nag.vhoÍdeÍejű kérdéseknél)a meghívottak köré te.jedten ki az MTI, az MTV szerkesztóség, a Magyar Rádió. az oÍszágos napi- és hetilapok' továbbá a \'állatok tevékenységi profilja szempontjából illetékes szakmai és társadalmi szervezeÍek képviseiője, A szakrnai j el]egtól Íiiggően meghivhatunk .'téma-speciÍjkus'. úiságírót is' illetve azokat a rádió- és tévéállomásokat' alnelyek profiljában az adott rendezvény leginkább iIlik'
.!.
Meghívók' tájékoztatók Meghívók A meghívók legyenek mindig névre szólóakl Az esztétikus meghívók szövege rövid, tóinö. és célratörö' Akár levélben, akár faxon továbbitják, altalában 7'10 nappal a sajtókonferencia te.Vezet időpontja előtt ki kell kíi|d€ni' vagyis akkor, amikor a címzettek még programjukba iktathatják. Egy-két nappal a rendezvény előtt célszeútelefonon lákérdeznj, hogy az érintettek megkapták-e a meghívót (nem feiedkeztek.e meg ró]a)' szá]nítsunk-e részvételtikle' Előzetes í.ásos tájékoztató A meghívóban (vagy ahhoz csatoltan) célszerű lÓviden közölni, hogy a sajtókonferencián vélhetően szóba kerülő kérdésekrne|y témakÓrhöz taÍtoznak, milyen új köíülmén\'t' aktuaIitást jelentenek'
Helyszíni iIásos tájékoáatók N
vál]alkozás stb, imázsát, termékeink ismertségét,ha a sajtókonferencia he|yszínén(az ún. ,'info.mációs asztalon'') háttér infonnációs anyagot vagy es'éb írásos dokumentumokat helyezünk el' Ezek összességükben legf€ljebb 3-6 gépelt oldalt kitevő gondosan szerkesáett' sok információt kínáló anyagok a legfontosabb tényeket, számadatokat foglalják össze, hogy azok k.'zül az újságiró saját elhatáíozása alapján emelhesse ki az általa legfontosabbnak vélt részeket. ( A tapasáalat Sze nt ilyenkor minden általunk pozitívnak taÍtott információt közkincsé ke]] tenni, mivel előre nejn tudható' hogy nit ragad majd ki a sajtó.) Egy témáIól szükség esetén kétféleszöveget is készíthetünk: egyet a szaksajtónak és €gyet a naDi saitónak'
az
,E
A sajtókonfe rencia napja Rekvizitumok Ttibbnr'ire heIvszini döntes kérdése. hog\' ho\ a kerül az e]nökségi asztal. Tanácsos úg}' elhelyezni. hogy a késők (és a korábban tár'ozok1 rlinél ker'ésbézavarhassak a löesemény menetét, A sok (legalább félszáz) meghívott várható. célszer|i az elnőkségi asztalt dolrogóra. pódiumra emclni. Hagyjunk elegendó helyet (legalább 2,5.3 métert) az elnökség és az elsó sor között. lnég akkoÍ is. ha kicsi a tere]n] Az asztaIra t€gJiink teritőt {lehetőleg semleges szinűt). melvnek a hallgatósággal szemközti oldalon hosszan lelógó széle különösen pódiuÍj esetén . aIig láttat többet' mint az elnökség tagiainak cipőit' Az asztalon csak diszitést szo|gáló virágok Iehetnek' harnulanó nem' mert amig az elnökség munká,ja nem ér. taÚainak netn illik dohánvozni' Ne féledjünk az e|nokség tagjai és a r.á|aszo|ók keze ügvébe tiditóket (és az azokhoz tartozó poharakat' nvitókat ) tenni' Us célszerű. ha a cég |ogója az asaal hatteÍében látható' A helt.szinen a vendégek (zömének) érkezéseelótt. tnindenki áltai hozzáférhető hel1'en el kelI
hellezni:
. . .
].ájékoztatótátr|ák. AJelenléti i\'e1 vagy a né\j egykártya-g] fiitó serlegel. Az e1hangzó kérdések kihangositását szoIgáló mikrofonokat. (ilYeneket nagY létszám esetén a közönség kőzöft is célszeÍű felállitani') Ha külióldi iUságirók is megjelentek. akkor szinkrontolmács-berendezésre is szlikség \an' .\ hangositást \'ag}' technikai segédeszköá (irás\ etítőt. dia\etítőt stb. ) haszná|unk. tanácsos mindes\,iket akkor kipróbálni. amikor rnég lecseré|hetó|
Vendéglátás MiVe] sok újságiró egYik tájékoztatóról a másikra siet' illik részúkre ]egalább káVét. üditóitalt biztosítani A \'endégasztalon legyen hamutaÍtó, ásványviz. aprósÚtemény. eset|eg pogácsa. Ha a terert ..lTloziszeÍűen..berendezett' kÚlőn asztalra keriil a ].rissitó. a kávé. a tea' az apróstite[lény és a pogácsa' Igr a sajtókonferencia előtt vag1.tltán mindenki kiszo]gálhatja magát' Mindig az anvagi Iehetőségek |úggvénye. hogy rli|1'en szintű vendég|átást biztositunk a tájékoztalást adók és az újs.igirók részére'Az utóIagos félreértésehelkeÍülésére( i||et\ e azok tisáázására) mindent iíásban kell megrende|ni a r'endég|átóktól' illetve azoktól akiket feIkérttinl mindezek biztositásáraI Ha a meghjvottak szánra szerény. a sajtókont.eÍencia témáia pedig nem áiI kimondottan a ktzvélenénvközéppontjában. elfogadott lehet az ún. .'saiát szervezésű.'r'endéglátás. de ha a sajtókont.erenciát koktélpartj vagy fogadás követj. annak r'tregszervezését vendéglátásban jártas szakemberekre kell bízni
Az érkező vendégek fogadása A \.endégek kulturált fogadásáÍa
kell he|r,ezni, Ha a cég an1'agi lehetősége engedi, eg\'enruhában ö|tözött hostessek alkaltnazhatók' A hostessek (\ag]'a s7'erepÚket el|átó \'álla|ati dolgozók)a \,endégek érkezéseeltitt el kell he|yezkedjenek a heIyszin Iegfbntosabb. szátnukra kijelö|t pontjain' Feladatukat képezi a VIP vendégek kísóÍése'a Íegisztrációs üg]elet (névjegyálvétel. illetve a..jelen|éti iv..aIáiÍatása)' közreműködés az jnterjú szen'ezésében. fig.velmességi ajándékok kioszlás, valamr'nt az ad hoc feladatok rnegoldása' Az is fontos' hogy segitséget adJanak (például a nevek, hivata] rangok' ci]nek islnertetéséVel illetve kinyontozásával) az újságiróknak az intcrjútk elkészítésében' A sajtókont.erencia előtt a hostesseket mutas5uk be a tbgadás hazigazdáinak' A sajtókonferenciát adók a kezdési idópontnál l0- l5 perccel korábban érkezzenek a nag]- hangsúlrr
hel],szinre. AZ esetek többségében a saitófónÖk tbgadja a r.endégeket- il}'enkor Iehetóseg nYiIik inÍbrmációszerzésre is' NeUeg.\,'g\üj1ó
Íivid
seÍ|eg
Ha nincsenek hoslessek akkor helyezzünk ki né\.ieg\g}újtő seÍIegetI Az i!}' létrejött adatbázis Alapián megszen'ez}rető sajtókonf.erencia visszhangjának fe]mérése.a sajtófig].elés] Későbbi sajtókapcso]atokban is t.e]használható'
. o
A sajtókonferencia vezetése Az e|nökség összetéte|e Az e|nökség taglainak összeállitása
és a feIhasználók sorrendjének meghatározasa az
intézmén\.vá||alat vezetóJének' menedzsmentjének feIadata' Az e|nökség tagiai elé ne\'ükel felltintctó. az újságíÍóká|tal is |eoIvasható né\,jeslkás'ákat kell helyezni' gondosan Ligr'elve a nevek. hivatali beosztások ésrvagy tudományos fokozatok hibátlan feltüntetésére' A sa]tókonf.erencia bevezető aktusaira kezdetének minden mozzanatára többek köztjtt azért is nagY hangsúlyt kell ttktetni' mivel a tévékhiradásaiaz ekkor elhangzo mondatokat. eseménveket rögzítik, mielőtt a következö helyszínre indulnának. Ha a kamerának lnegt.ele]ó helyet biztositunk, azzal hozzájárulunk ahhoz. hog1'jó minösegu kép. és hangfeIvétel készülhessen' A sajtókonfeÍencia eInöke levezetője álta|ában az inlézménv. \állaiat sajtóíónöke, Az ő fe|adata r endégek érkezesétkövetóen a sajtókonferencia meglvitása, amel}.nek során Hi\,ata|osan Üdvózli és protoko|l sorrendben bemutatja az elnokség tagjait és a vá|aszadásra felkért vendégeket: Röviden rsszefoglalja. hogy a rendezvény rnil1'en alkalomma] és célzatta| hivták
. . . .
é|etre:
Felkéri a nyilatkozatót adót a nyilatkozat nre$ételéíe; A n-vilatkozaÍ elhangzása után lÍegadja a szót' hogY a sajtó képviselői 1tltehessék kérdéseiket'
-
Kérdésekés vá|aszok
A nvilatkozatot követően az újságirók kérdéseirca szakrnai vezetók válaszoI|ak. atnl történhet kérdésenként,de töI1énhet eg}üttesen is (vagyis úgy' hog} több kérdéselhangzása után eg], összefoglaló válasz hangzik el)' Az eInók mindig a témától és a Várható kérdésektól
függően kell megvá|assza módszert A sajtókonferencia végén aiándék is adható. ha Annak énékene|n ha|adja rrreg a -.fig)elmességi a,jándékok'. szokon határát: Kapcso|ódik a beje|enlés tárg.'-ához vag\'a vá||alat tevékenvségéhez: Használati enékke| bir' Cégajándék küldhetó a kaÍácson!''újé\.jünnepek. valamint sajtónap alakalmából' végül az elnök megköszini a Íészvétet'és berekeszti a sajtókonfeIenciá1 Ha felkérik' interiú1 ad az elektronikus sajtónak is' Ezután lehet sajtóinterjúkat késziteni'
. . e
Az imázs
és a sajtó.a sajtókonf€rencia
kiértéke|ése
Eg)el|en \ezelő számára seln közömbös. hogr' a kőz\.éleménv.fonlÍá|ó médiumokban menn] i és mi1e|enik meg az állaIa (is] iÍán\.ított szenezet' \'á|lalatok üg}eiról. tennékeiról, Ez korábban is ig\'volt. dc az ezredváltás évérea piaci \.ersenv eÍősÖdése. a lózsdei árfolyanrokban is megelenö értékitélet kapcsán a szen'ezet imázsát még fontosabbnak itélik NemzelkÓzi' országos. de általában még a regionális intézrnénvek is, szcrvezetel tevékenységéhezis elengedhetetlen a jól múködri sajtó fig-"-elő szolgáIat ame|'n" gryÍi.jti a cikkeket: figyeli az elhangzó riportokat' kiváltképpen akkor, ha a szervezet' \'állalat kongresszus' konferencia. j ubiIeurn stb' kapcsán közvélemény fig]'elmének középpontJába keÍü|' A szakmaiiag ki\á|ó és hang\.ételében koÍÍektcikkeket i||ik az újságiÍóknak (szerkesáőnek) megkoszönni, EÍ o|!koÍ a több.kevesebb kivánni va|ót hag'"-ó cikkek. riponok esetén is megteszzük. mivel a fbnnális köszönet n},i]vánitáskoÍ az újságíró figyelmét f.e]hivhatjuk az apíóbb hibák.a Hiv]tlk meg az év végén(vag'v a vá|laIat l'alamely fontos eseményének idöpontjában) tinnepé|yes tbgadásra azokat az ú1ságirókat akik korrekt tlldósítást adtak folyamatosan a cég tnunkájárólI A sa.jtóíeferens fcladata a megfig}'elo cikkek Íjg}elése. összegyűjtése. ]9vé|tárba helyezése. esetleg fbtók beszerzése.
