No title

2. sz. melléklet

AJÁNLATKÉRÉSI DOKUMENTÁCIÓ

A „PÉCS 2010 – EURÓPA KULTURÁLIS FŐVÁROSA PROGRAM” KULCSPROJEKJEIHEZ KAPCSOLÓDÓ KOMMUNIKÁCIÓS FELADATOK ELLÁTÁSA.

Ajánlatkérő neve: Ajánlatkérő címe: Ajánlatkérő telefonszáma: Ajánlatkérő faxszáma:

Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata 7621, Pécs, Széchenyi tér 1. +36-72/533-800 +36-72/212-049

Tartalomjegyzék Eljárási információk az Ajánlattevők számára.............................................................................................3 I. Tájékoztatás az Ajánlattevők részére.........................................................................................................4 1. Bevezető..........................................................................................................................................................5 2. Eljárás nyelve..................................................................................................................................................5 3. Kiegészítő tájékoztatás.................................................................................................................................5 4. Ajánlati kötöttség ..........................................................................................................................................6 5. Kizáró okok, alkalmassági feltételek .........................................................................................................6 6. Ajánlat..............................................................................................................................................................7 7. Közös ajánlattétel..........................................................................................................................................7 8. Az Ajánlat formai feltételei .........................................................................................................................7 9. Ajánlatok leadása, bontása ........................................................................................................................12 10. Ajánlatok elbírálása...................................................................................................................................12 11. Ajánlatok értékelése..................................................................................................................................13 12. Eredményhirdetés.....................................................................................................................................16 13. Szerződéskötés...........................................................................................................................................17 14. közvetlen szállítói fizetés, fizetés feltételei ..........................................................................................17 II. Kitöltendő mellékletek..............................................................................................................................19 Nyilatkozatminták............................................................................................................................................20 III. Szerződéstervezet .....................................................................................................................................37 Általános szerződési feltételek (szerződés 1. sz. melléklete) ...................................................................... Feladatleírás (szerződés 2. sz. melléklete)....................................................................................................... IV. Feladatleírás ...................................................................................................................................................

-2-

Tisztelt Ajánlattevő! Az Ajánlatkérő, Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata nevében ezennel felkérem, hogy az Önök számára megküldött Ajánlati Felhívás, valamint az Ajánlatkérési Dokumentációban leírtak szerint tegyék meg ajánlatukat jelen közbeszerzés tárgyát képező szolgáltatás(ok) megvalósítására. Az eljárás típusa: Kbt. Második Rész, IV. fejezet, 3 cím szerinti nyílt közbeszerzési eljárás Főbb mennyiségek: A „Pécs 2010 – Európa Kulturális Fővárosa program Pécsi Konferencia és Koncertközpont, Közterek és parkok újjáélesztése I.-II. ütem, Zsolnay Kulturális Negyed, Nagy Kiállítótér valamint a Dél-Dunántúli Regionális Könyvtár és Tudásközpont kivitelezése” tárgyú projektjeihez kapcsolódó kommunikációs feladatok ellátása 16 hónapos időtartamban. A szolgáltatás magába foglalja stratégiai és kommunikációs tervezést, tájékoztató kiadványok készítését, tájékoztató anyagok megjelentetését elektronikus és írott médiában (médiavásárlás), rendezvények szervezését, honlaptervezést, -készítést –és üzemeltetést, valamint a szolgáltatáshoz kapcsolódó egyéb ügynökségi szolgáltatások ellátását. A szerződés időtartama: A szerződéskötéstől számított 16 hónap, a szerződés időtartama az építési beruházások befejezésének csúszása esetén a szerződés időtartama a Kbt. 50. § (2) bekezdése alapján 10 %-kal növekedhet. A közbeszerzésben résztvevők köre: Aki(k) az Ajánlati felhívás, valamint a hozzá tartozó ajánlatkérési dokumentációban leírtak alapján benyújtott érvényes ajánlat(uk) alapján a szerződés teljesítésére alkalmas(ak). Egyéb rendelkezések: Amennyiben az Ajánlati felhívás és jelen dokumentáció között ellentmondás merül föl, úgy az Ajánlati felhívásban közölteket kell mérvadónak tekinteni. Az eljárás során felmerülő, az Ajánlati felhívásban és jelen dokumentációban nem szabályozott kérdések tekintetében a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény az irányadó.

-3-

I. FEJEZET: TÁJÉKOZTATÁS AZ AJÁNLATTEVŐK RÉSZÉRE

-4-

1. BEVEZETŐ 1.1. Az Ajánlatkérőnek jelen dokumentáció kiadásával az a célja, hogy a Közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban Kbt.) alapelveinek legmesszebbmenőbb mértékig történő biztosításával elősegítse az Ajánlattevő(k) részére a sikeres Ajánlattétel lehetőségét. 2. AZ ELJÁRÁS NYELVE 2.1. Jelen közbeszerzési eljárás kizárólagos hivatalos nyelve: magyar. 2.2. Minden idegen nyelvű irat, dokumentum benyújtása esetén az idegen nyelvű dokumentummal együtt annak magyar nyelvű fordítását is be kell nyújtani. Az idegen nyelven benyújtott iratok közül az Ajánlati felhívás III.2.1., III.2.2., és a III.2.3. pontban jelölt, a kizáró okok és az alkalmassági követelmények igazolására szolgáló iratok esetében az idegen nyelvű irattal együtt az irat 24/1986. (VI:26.) MT rendelet szerint hiteles magyar nyelvű fordítást kell benyújtani. A fordítás tartalmának helyességéért az Ajánlattevő felelős. Ajánlatkérő kizárólag a fordítást vizsgálja. 3. KIEGÉSZÍTŐ TÁJÉKOZTATÁS 3.1. Ajánlattevőnek az ajánlattételi határidőt megelőző 10. napig lehetősége van az Ajánlati felhívással és az Ajánlatkérési Dokumentációval kapcsolatban magyar nyelven, kizárólag írásban kiegészítő tájékoztatást kérni. Ajánlattevő kiegészítő tájékoztatást a következő kapcsolattartási pontokon szerezhet: Szervezet neve: Dr. Turi Ákos egyéni ügyvéd Székhely: 7621, Pécs, Teréz u. 11-13. Kapcsolattartó személy neve: Moroné Lázár Zsófia Telefon: +36-72/511-436 Fax: +36-72/511-435 E-mail: [email protected] 3.2. Ajánlatkérő a válaszokat kiegészítő tájékoztatás keretében az ajánlattételi határidőt megelőző 6. napig az összes ajánlattevő számára írásban (faxon, e-mail-ben) megküldi. Kérjük a Tisztelt Ajánlattevőket, hogy a válaszok megérkezéséről a +36-72/511-435 faxszámra vagy az [email protected] e-mail címre küldjenek visszajelzést! 3.3. Ajánlatkérő a Kbt. 55.§ (3) bekezdésében előírt kötelezettségének eleget téve, felhívja a Tisztelt Ajánlattevő figyelmét arra, hogy megfelelő tájékoztatást kaphatnak a munkavállalók védelmére és a munkafeltételekre vonatkozó kötelezettségekről a következő szervezetektől, hatóságoktól: - MAGYAR BÁNYÁSZATI HIVATAL H-1051 Budapest, Arany János u. 25. Telefon: (36-1) 331-5728 Fax: (36-1) 269-0733 - ÁLLAMI NÉPEGÉSZSÉGÜGYI ÉS TISZTIORVOSI SZOLGÁLAT -5-

H-1097 Budapest, Gyáli út 2-6. 1437 Budapest, pf. 839. Telefon: (36-1) 476-1100 Fax: (36-1) 476-1390 - MUNKABIZTONSÁGI ÉS MUNKAÜGYI FŐFELÜGYELŐSÉG H-1051 Budapest, Roosevelt tér 7-8. Telefon: (36-1) 311-0200 Fax: (36-1) 311- 6014 - ADÓ- ÉS PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉSI HIVATAL H-1054 Budapest, Széchenyi u. 2. Telefon: (36-1) 428-5100, (36-40) 42-42-42 Fax: (36-1) 428-5382 - ORSZÁGOS KÖRNYEZETVÉDELMI, TERMÉSZETVÉDELMI ÉS VÍZÜGYI FŐFELÜGYELŐSÉG H-1016 Budapest, Mészáros u. 58/A. Telefon: (36-1) 224-9100 Fax: (36-1) 224-9262 3.4. Ajánlattevő a Kbt. 72. § alapján az ajánlatában köteles nyilatkozni arról, hogy az ajánlattétel során figyelembe vette-e a munkavállalók védelmére és a munkafeltételekre, valamint az akadálymentesítésre vonatkozó, a teljesítés helyén hatályos kötelezettségeket. 4. AJÁNLATI KÖTÖTTSÉG 4.1. Az ajánlati kötöttség időtartama: az ajánlattételi határidőtől számított 60 naptári nap. 5. KIZÁRÓ OKOK, ALKALMASSÁGI FELTÉTELEK 5.1. Ajánlattevő és a Kbt. 71. § (1) bekezdés szerinti alvállalkozója olyan személyes, gazdasági pénzügyi és műszaki -, szakmai kompetenciákkal kell, hogy rendelkezzen, amely alkalmas a jelen közbeszerzés tárgya szerinti szolgáltatás megvalósítására az Ajánlatkérő által meghatározott feltételekkel. E kompetenciákra vonatkozó előírásokat az Ajánlati felhívás III.2.1); III.2.2.) és III.2.3.) pontja tartalmazza. 5.2. Ajánlatkérő a Kbt. 60.§ (1) és a Kbt. 61. § (1)-(2) bekezdésében meghatározott kizáró okok hiányának / PÉNZÜGYI- ÉS GAZDASÁGI / MŰSZAKI- ÉS SZAKMAI alkalmasság igazolására a mellékletben nyilatkozatmintákat bocsát rendelkezésre, és egyben kötelezővé teszi ezek beépítését a beadandó ajánlati dokumentációba. 5.3. A Kbt. 60. § (1) bekezdése, illetőleg a Kbt. 61. § (1)-(2) bekezdése szerinti kizáró okok hiányával kapcsolatos igazolásokat, legkésőbb az eredményhirdetéstől számított 8 napon belül kell a nyertes ajánlattevőnek, a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozójának, illetőleg a szerződés teljesítéséhez erőforrást nyújtó szervezetnek csatolnia.

-6-

5.4. Az ajánlattevő, a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozója és az ajánlattevő számára erőforrást nyújtó szervezet dönthet arról, hogy az ajánlatában csupán nyilatkozik a kizáró okok fenn nem állásáról és nyertessége esetén az eredményhirdetést követő nyolc napon belül igazolja, hogy nem tartozik a 60. § (1) bekezdésének, valamint a Kbt. 61. § (1), illetőleg (2) bekezdésének hatálya alá, vagy az ajánlatában csatolja a szükséges igazolásokat. A fenitek alapján az ajánlattevő jogosult az igazolások egy részét az ajánlatban, más részét pedig az eredményhirdetést követően benyújtani. Amennyiben az ajánlattevő, a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozója és az ajánlattevő számára erőforrást nyújtó szervezet az ajánlatban igazolja a kizáró okok fenn nem állását, abban az esetben az igazolások vonatkozásában hiánypótlás lehetősége az igazolást benyújtó szervezetet teljes körben megilleti. 5.5. A kizáró okokkal kapcsolatos igazolási módok pontos meghatározását a Közbeszerzések Tanácsának tájékoztatói tartalmazzák (Közbeszerzési Értesítő (2009. VII. 10.) 80. szám). 6. AJÁNLAT: 6.1. Az ajánlatot az Ajánlati Felhívást, és a dokumentációt – különös tekintettel a részletes szerződési feltételekre – egymással összevetve, mindezek tanulmányozását követően, a jogszabályi rendelkezések (Közbeszerzési Törvény), és az Ajánlatkérő által támasztott követelmények teljes körű figyelembe vételével szükséges elkészíteni. 6.2. Minden olyan adat, információ beszerzése, - amely ajánlatuk elkészítéséhez és a szerződéses kötelezettségek elvállalásához szükségesek – saját költségükre és saját felelősségükre az Ajánlattevők feladata. 6.3. Az ajánlat elkészítésével, benyújtásával és egyébként a közbeszerzési eljárásban való részvétellel kapcsolatban felmerülő költségeket az ajánlattevők maguk viselik és ezek részben vagy egészben történő megtérítésére az ajánlatkérő nem kötelezhető. 7. KÖZÖS AJÁNLATTÉTEL 7.1. Amennyiben ajánlattevő nem egyedül, hanem más ajánlattevő(k)vel közösen nyújt be ajánlatot a közbeszerzési eljárásban, akkor az ajánlathoz csatolnia kell az erre vonatkozó konzorciumi megállapodást. 7.2. A konzorciumi megállapodásnak tartalmaznia kell: (a) a jelen közbeszerzési eljárásban nyilatkozattételre jogosult szervezet megnevezését; (b) jelen közbeszerzési eljárásban kapcsolattartásra kijelölt konzorciumi tag adatait; (c) szerződéskötésre jogosult képviselő kijelölését, (d) a szerződés teljesítéséért egyetemleges felelősségvállalást minden konzorciumi tag részéről; (e) ajánlatban vállalt kötelezettségek és a munka megosztásának ismertetését a konzorciumi tagok között; (f) a számlázás rendjét a konzorcium tagjai között. 8. AJÁNLAT TARTALMI, FORMAI FELTÉTELEI: 8.1. Az Ajánlati Dokumentáció fedőlapját követően az ajánlatnak az alábbi rendszer szerint kell felépülnie: -7-

1. Fejezet – Felolvasólap (csatolva a teljesítési határidőt részletező nyilatkozat) 2. Fejezet - Kizáró okokkal kapcsolatban előírt nyilatkozatok 3. Fejezet - Gazdasági és pénzügyi alkalmassággal kapcsolatban előírt nyilatkozatok, igazolások 4. Fejezet - Műszaki, illetve szakmai alkalmassággal kapcsolatban előírt nyilatkozatok, igazolások 5. Fejezet - Az ajánlati felhívásban előírt egyéb nyilatkozatok, igazolások 6. Fejezet - Az ajánlattevő által becsatolni kívánt dokumentumok (adott esetben) Az Ajánlati Dokumentációhoz az Ajánlattevő köteles tartalomjegyzéket csatolni, amely részletesen tartalmazza az ajánlati dokumentációban benyújtott igazolások, nyilatkozatok és egyéb dokumentumok listáját oldalszámmal megjelölve. 8.2. Az Ajánlati Dokumentációt cégszerűen aláírva kell benyújtani, az ajánlat információt tartalmazó oldalait folyamatos lapszámozással kell ellátni és példányonként összefűzve vagy kötve, kell beadni. 8.3. Az Ajánlati Dokumentációt öt (egy eredeti és az eredetiről készült négy másolati) példányban, zárt csomagban (borítékban), kérjük benyújtani, a csomagolást – a postai feladáshoz szükséges adatokon kívül – kizárólag az alábbi felirattal ellátva: „PÉCS 2010 – EURÓPA KULTURÁLIS FŐVÁROSA PROGRAM” KULCSPROJEKJEIHEZ KAPCSOLÓDÓ KOMMUNIKÁCIÓS FELADATOK ELLÁTÁSA” AJÁNLATTÉTELI HATÁRIDŐIG NEM BONTHATÓ FEL! 8.4. A dokumentációkon kérjük feltüntetni az „eredeti” ill. „másolat” megjelölést. 8.5. Jelen közbeszerzési eljárásban az ajánlat részeként benyújtandó igazolások és nyilatkozatok a következők: Igazolás, nyilatkozat megnevezése 1.

Felolvasólap (ajánlattevő részéről benyújtandó)

Melléklet száma 2. sz. melléklet

Kizáró okokkal kapcsolatos nyilatkozatok

2.

Nyilatkozat a Kbt. 60. § (1) bekezdése és a 61. § (1) bekezdés a)-d) pontjai és (2) bekezdése tekintetében (ajánlattevő, közös ajánlattevők, a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó és a szerződés teljesítéséhez erőforrást nyújtó szervezet részéről külön-külön benyújtandó)**

7. sz. melléklet

Gazdasági és pénzügyi alkalmassággal kapcsolatban előírt igazolások, nyilatkozatok

3.

Nyilatkozat a Kbt. 66. § (1) bekezdés a) pontja tekintetében (ajánlattevő vagy a szerződés teljesítéséhez erőforrást nyújtó szervezet*, közös ajánlattevők, a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó részéről külön-külön benyújtandó) -8-

8. sz. melléklet

4.

Pénzintézeti igazolás az ajánlati felhívás III.2.2. P.1. pontjában meghatározott alkalmassági követelmények igazolásaként (ajánlattevő vagy a szerződés teljesítéséhez erőforrást nyújtó szervezet*, közös ajánlattevők, a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó részéről külön-külön benyújtandó)

-

5.

Nyilatkozat a Kbt. 66. § (1) bekezdés b) pontja tekintetében (ajánlattevő vagy a szerződés teljesítéséhez erőforrást nyújtó szervezet*, közös ajánlattevők, a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó részéről külön-külön benyújtandó)**

9. sz. melléklet

6.

Az előző három lezárt üzleti év beszámolóinak egyszerű másolata az ajánlati felhívás III.2.2. P.2. pontjában meghatározott alkalmassági követelmények igazolásaként (ajánlattevő vagy a szerződés teljesítéséhez erőforrást nyújtó szervezet*, közös ajánlattevők, a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó részéről külön-külön benyújtandó)

-

Műszaki, illetve szakmai alkalmassággal kapcsolatban előírt nyilatkozatok, igazolások

7.

Referenciaigazolás(ok) vagy referencianyilatkozatok** az ajánlati felhívás III.2.3. M.1. pontjában meghatározott alkalmassági követelmények igazolásaként (ajánlattevő vagy a szerződés teljesítéséhez erőforrást nyújtó szervezet*, közös ajánlattevők, a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó részéről külön-külön benyújtandó)

10.sz. melléklet/11.sz. melléklet

8.

Nyilatkozat a Kbt. 67. § (3) bekezdés d) pontja tekintetében (ajánlattevő vagy a szerződés teljesítéséhez erőforrást nyújtó szervezet*, közös ajánlattevők, a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó részéről külön-külön benyújtandó)**

12. sz. melléklet

9.

1 fő felsőfokú végzettségű PR menedzser szakmai önéletrajza /Ajánlati Felhívás M.2) pont a) bekezdésében előírt alkalmassági feltétel igazolásaként/

13. sz. melléklet

10.

1 fő felsőfokú végzettségű PR menedzser végzettségét igazoló okirat egyszerű másolata /Ajánlati Felhívás M.2) pont a) bekezdésében előírt alkalmassági feltétel igazolásaként/

-

11.

1 fő felsőfokú végzettségű PR menedzser rendelkezésre állási nyilatkozata teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalva /Ajánlati Felhívás M.2) pont a) bekezdésében előírt alkalmassági feltétel igazolásaként/

-

-9-

12.

1 fő felsőfokú végzettségű PR munkatárs szakmai önéletrajza /Ajánlati Felhívás M.2) pont b) bekezdésében előírt alkalmassági feltétel igazolásaként/

13.sz. melléklet

13.

1 fő felsőfokú végzettségű PR munkatárs végzettségét igazoló okirat egyszerű másolata /Ajánlati Felhívás M.2) pont b) bekezdésében előírt alkalmassági feltétel igazolásaként/

-

14.

1 fő felsőfokú végzettségű PR munkatárs rendelkezésre állási nyilatkozata teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalva /Ajánlati Felhívás M.2) pont b) bekezdésében előírt alkalmassági feltétel igazolásaként/

-

15.

1 fő felsőfokú végzettségű médiatervező és médiavásárló szakmai önéletrajza /Ajánlati Felhívás M.2) pont c) bekezdésében előírt alkalmassági feltétel igazolásaként/

13.sz. melléklet

16.

1 fő felsőfokú végzettségű médiatervező és médiavásárló végzettségét igazoló okirat egyszerű másolata /Ajánlati Felhívás M.2) pont c) bekezdésében előírt alkalmassági feltétel igazolásaként/

-

17.

1 fő felsőfokú végzettségű médiatervező és médiavásárló rendelkezésre állási nyilatkozata teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalva /Ajánlati Felhívás M.2) pont c) bekezdésében előírt alkalmassági feltétel igazolásaként/

-

18.

1 fő, felsőfokú végzettségű sajtókapcsolatokért felelős szakértő szakmai önéletrajza /Ajánlati Felhívás M.2) pont d) bekezdésében előírt alkalmassági feltétel igazolásaként/

13. sz. melléklet

19.

1 fő, felsőfokú végzettségű sajtókapcsolatokért felelős szakértő végzettségét igazoló okirat egyszerű másolata /Ajánlati Felhívás M.2) pont d) bekezdésében előírt alkalmassági feltétel igazolásaként/

-

20.

1 fő, felsőfokú végzettségű sajtókapcsolatokért felelős szakértő rendelkezésre állási nyilatkozata teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalva /Ajánlati Felhívás M.2) pont d) bekezdésében előírt alkalmassági feltétel igazolásaként/

-

Az ajánlati felhívásban előírt egyéb nyilatkozatok, igazolások 21.

Ajánlattevői nyilatkozat a Kbt. 70. § (2) bekezdése tekintetében (ajánlattevő részéről benyújtandó)**

1. sz. melléklet

22.

Ajánlattevő nyilatkozata a Kbt. 71. § (1) bekezdés a) pontja tekintetében (ajánlattevő részéről benyújtandó)**

3 sz. melléklet

- 10 -

23.

Ajánlattevő nyilatkozata a Kbt. 71. § (1) bekezdés b) pontja tekintetében (ajánlattevő részéről benyújtandó)**

4. sz. melléklet

24.

Ajánlattevő nyilatkozata a Kbt. 71. § (1) bekezdés c) pontja tekintetében (ajánlattevő részéről benyújtandó)

5. sz. melléklet

25.

Ajánlattevő nyilatkozata a Kbt. 71. § (3) bekezdése tekintetében (ajánlattevő részéről benyújtandó)**

6. sz. melléklet

26.

Ajánlattevő nyilatkozata a Kbt. 72. § tekintetében

-

27.

A szerződés teljesítéséhez erőforrást biztosító szervezet nyilatkozata és/vagy igazolása a rendelkezésre állásról a Kbt. 65. § (4) bekezdése szerint**

-

28.

Az ajánlattételi határidőtől számított 60 napnál nem régebbi cégkivonat eredeti vagy hiteles másolata (ajánlattevő, közös ajánlattevők és a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó részéről benyújtandó)

-

29.

Változásbejegyzési (elektronikus) kérelem eredeti vagy hiteles másolata (adott esetben) (ajánlattevő, közös ajánlattevők és a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó részéről benyújtandó)

-

30.

Az ajánlatban szereplő bármilyen nyilatkozatot aláíró személy aláírási címpéldányának eredeti vagy hiteles másolata (ajánlattevő, közös ajánlattevők és a közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó részéről benyújtandó)

-

31.

50 millió HUF/év mértékű, a szolgáltatás megvalósítására vonatkozó felelősségbiztosítás kötvényének hiteles másolata vagy ajánlattevő szándéknyilatkozata arra irányulóan, hogy az eljárás elnyerése esetén az előírt biztosítást a szerződéskötés időpontjáig megköti (ajánlattevő részéről benyújtandó).

-

32.

Árazott költségvetés (az ajánlat részeként és elektronikusan .xls formátumban is benyújtandó)

14. sz. melléklet

33.

Tartalomjegyzék

-

* A szerződés teljesítéséhez erőforrást nyújtó szervezet ajánlattevői igénybevételére a Kbt. 4. § 3/E pontja irányadó. **-gal jelölt nyilatkozatok hamis adattartalom esetén a Kbt. 4. § 9/A pontja szerinti hamis nyilatkozatnak minősülnek.

- 11 -

9. AZ AJÁNLATOK LEADÁSA, BONTÁSA 9.1. Az ajánlatok beérkezésének határideje: 2009/__/__ 13:00 óra Helyszíne: Pécs2010 Menedzsmentközpont Közhasznú Nonprofit Kft. (7621, Pécs, Mária u. 9.) Zsolnay terem 9.2. Felhívjuk az ajánlattevők figyelmét, hogy az ajánlatok postai feladása vagy futárszolgálat igénybe vételével történő benyújtása esetén fennálló kockázatokat (az ajánlatot tartalmazó boríték elveszése, megsérülése, lezártságának megszűnése, a kézbesítés elkésettsége stb.) az ajánlattevők viselik. Késve érkezett ajánlatok a versenyben nem vehetnek részt. 9.3. Az ajánlatok bontásakor az Ajánlatkérő ismerteti az Ajánlattevő(k) nevét, címét (lakhelyét, székhelyét), valamint azokat a számszerűsíthető adatokat, amelyek az értékelés során számbavételre kerülnek. 9.4. Az ajánlatok bontásáról az Ajánlatkérő írásbeli jegyzőkönyvet készít, melyet öt napon belül az összes ajánlattevő részére postai úton és faxon megküld. 10. AZ AJÁNLATOK ELBÍRÁLÁSA 10.1. Az ajánlatok értékelésére az Ajánlatkérő Bíráló Bizottságot hozott létre. Az Ajánlati felhívásban illetőleg a dokumentációban meghatározott feltételeknek meg nem felelő ajánlatot az Ajánlatkérő a tartalmi értékelésből – amennyiben a hiánypótlási feltételeinek utólag sem felel meg – kizárja. 10.2. Felhívjuk az Ajánlattevők figyelmét, hogy az értelemszerűen kitöltött nyilatkozatminták ajánlathoz történő csatolása, csupán szükséges, de nem elégséges feltétele az érvényes ajánlattételnek. 10.3. Az ajánlati dokumentáció tartalmi vagy formai hiányainak pótlása jelen közbeszerzési eljárásban a Kbt. 83. § (2) bekezdése szerinti körben, több alkalommal biztosított az Ajánlattevő számára. A hiánypótlás tartalmáról az ajánlatkérő egyidejűleg, közvetlenül, írásban tájékoztatja az összes ajánlattevőt, megjelölve a hiánypótlás határidejét, formai feltételeit, valamint a hiánypótlási dokumentáció benyújtásának módját. A hiánypótlás nem eredményezheti az ajánlat értékelésre kerülő tartalmi elemeinek módosulását. 10.4. A Bíráló Bizottság az ajánlatok vizsgálata és értékelése során (az ajánlatokkal kapcsolatban) felmerült kérdéseit írásban (telefaxváltással) pontosítja. 10.5. Ez a kiegészítő információ az ajánlat lényegét nem módosíthatja, csak az ajánlat megértését célozhatja, segítheti, azonban a fentebb felsorolt (ajánlati ár, stb.) és jegyzőkönyvben rögzítendő adatok nem módosíthatók. 10.6. Az Ajánlatkérő az ajánlatok elbírálását követően érvénytelenné nyilvánítja az ajánlatot, ha: (a) azt az ajánlati felhívásban meghatározott ajánlattételi határidő lejárta után nyújtották be; (b) az ajánlattevő, illetőleg alvállalkozója nem felel meg az összeférhetetlenségi követelményeknek; (c) az ajánlattevőt, illetőleg alvállalkozóját az eljárásból kizárták;

- 12 -

(d) az ajánlattevő, illetőleg a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladóan igénybe vett alvállalkozója nem felel meg a szerződés teljesítéséhez szükséges alkalmassági követelményeknek; (e) egyéb módon nem felel meg az ajánlati felhívásban és a dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek; (f) kirívóan alacsony ellenszolgáltatást tartalmaz; (g) lehetetlen vagy túlzottan magas vagy alacsony mértékű, illetőleg kirívóan aránytalan kötelezettségvállalást tartalmaz; (h) az ajánlattevő és a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozója, továbbá az ajánlattevő számára erőforrást nyújtó szervezet az eredményhirdetést követő nyolc napon belül nem igazolta, hogy nem tartozik a 60. § (1) bekezdése, illetőleg - ha azt az ajánlatkérő előírta - a 61. § (1) és (2) bekezdése szerinti kizáró okok hatálya alá, vagy ennek kapcsán hamis nyilatkozatot tett. 11. AZ AJÁNLATOK BÍRÁLATI SZEMPONTJAI ,AZ AJÁNLATOK ÉRTÉKELÉSE 11.1. Az ajánlatok bírálati szempontja: az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása. 11.2. Az elbírálási részszempontok: Részszempont

Súlyszám

1. Nettó egyösszegű ajánlati ár (HUF)

5

2. Késedelmi kötbér mértéke (nettó ajánlati ár %-ában)

2

3. Valamennyi projektre vonatkozó egységes marketing-kommunikációs stratégia kidolgozottsága

4

1. bírálati részszempont - Nettó ajánlati ár (HUF): Az Ajánlat készítésekor az Ajánlattevőnek figyelembe kell vennie a feladatleírásban szereplő valamennyi költségtételt, a kifizetés feltételeit, valamint az infláció mértékét a Szerződés teljes időtartamára vonatkozóan, és az ajánlati árat forintban (HUF) kell megadnia. 2. bírálati részszempont – Késedelmi kötbér mértéke (nettó ajánlati ár %-ában): Ajánlatkérő a késedelmi körbér mértékére vonatkozó vállalás értékelésének felső határát a nettó ajánlati ár 3 %os mértékében határozta meg, melynek alapján a nettó ajánlati ár 3 %-át meghaladó késedelmi kötbérvállalás 100 pontot kap függetlenül a beérkezett más ajánlatoktól. Ajánlatkérő a nettó ajánlati ár 0,1 %-át el nem érő meghiúsulási kötbérre irányuló vállalást tartalmazó ajánlatot a Kbt. 88. § (1) bekezdés f) pontja alapján érvénytelenné nyilvánítja. 3. bírálati részszempont - Valamennyi projektre vonatkozó egységes marketing-kommunikációs stratégia kidolgozottsága (Szakmai Ajánlat: A bírálati szemponthoz kapcsolódóan Ajánlattevőnek Szakmai Ajánlatot szükséges készítenie, amelynek tartalmaznia kell: 1. Fejezet: Kommunikációs feladatokkal kapcsolatosan tervezett intézkedések. Ajánlattevőnek e fejezetben be kell mutatnia javaslatait a kommunikációs stratégia elkészítésére vonatkozóan (célok, célcsoportok, üzenetek, csatornák, javasolt kommunikációs eszközök), valamint a cselekvési ütemterv összeállítására. - 13 -

2. Fejezet: 3. Fejezet:

4. Fejezet: 5. Fejezet: 6. Fejezet:

(legalább az alábbi bontásban: kivitelezés kommunikációs feladatai, létesítmény átadásokkal kapcsolatos kommunikációs feladatok, létesítmények üzembe helyezését követően megvalósítandó feladatok) Javaslatok az arculattal, vizuális megjelenéssel kapcsolatban. Konfliktus és válságkezelési megoldási javaslatok. Ajánlattevőnek ismertetnie kell a lehetséges kommunikációs konfliktus helyzeteket a projektben, az egyes definiált konfliktusok, helyzetek lehetséges hatásait a projektre, valamint javaslatait a konfliktusok kezelésére (projektvezetők, menedzsment szervezet felkészítése, válságkezelési csapattagok, bevonni kívánt szakértők, javaslatok az egyes válsághelyzetek kezelésére (média kapcsolatok, felkészülés a válság helyzetek elkerülésére). Kötelező tájékoztatás feladataival kapcsolatos javaslatok. Sajtó és média kapcsolatok tervezett kiépítésére, fenntartására vonatkozó javaslatok, PR kapcsolattartási javaslatok (lakosság, önkormányzatok, Támogató Hatóság, egyéb érdekeltek) A teljesítés során alkalmazott monitoring rendszer és minőségbiztosítási intézkedések bemutatása. Ajánlattevőnek be kell mutatnia az általa a teljesítéshez igénybe vett alvállalkozók, szakemberek munkájának ellenőrzését, a Megrendelő vagy a szolgáltatásban érintett személyek részéről a beérkezett panaszok kezelését.

11.3. Az értékelés módszere az első bírálati részszempont esetében fordított arányosítás: a részszempontonkénti értékelés során a legjobb ajánlati tartalmi elem maximális pontot kap, a többi pedig, a legjobbhoz viszonyítva arányosítással kerül kiszámításra három tizedesjegy pontossággal, a kerekítés általános szabályai szerint. A pontszámítás képlete: Az értékelés során adható pontszám részszempontonként: 1-100 pont.

azaz

ahol: P: a vizsgált ajánlati elem adott szempontra vonatkozó pontszáma Pmax: a pontskála felső határa Pmin: a pontskála alsó határa Alegjobb: a legelőnyösebb ajánlat tartalmi eleme Avizsgált: a vizsgált ajánlat tartalmi eleme. 11.4. Az értékelés módszere a második bírálati részszempont esetében egyenes arányosítás: az értékelési szempont esetében a legmagasabb érték a legkedvezőbb, és kapja a legtöbb pontot. A legelőnyösebb Ajánlati tartalmi elem kapja a lehetséges maximális pontszámot, a többi Ajánlati elem a legkedvezőbb értékhez viszonyítva arányosan – 3 (három) tizedesjegy pontossággal és a kerekítés általános szabályai szerint számolva - kevesebb pontot kap. - 14 -

Ajánlatkérő a második bírálati részszempont értékelésekor az arányosítás során a megállapított felső határ feletti ajánlatok határ feletti értékét nem veszi figyelembe, ilyen esetben a legkedvezőbb ajánlati elem a nettó ajánlati ár 3 %-ának megfelelő mértékű vállalás, amelyhez viszonyítva kerül a többi ajánlat értékelésre. Pontszámítás képlete: Az értékelés során adható pontszám részszempontonként: 1-100 pont.

azaz

ahol: P: a vizsgált ajánlati elem adott szempontra vonatkozó pontszáma Pmax: a pontskála felső határa Pmin: a pontskála alsó határa Alegjobb: a legelőnyösebb ajánlat tartalmi eleme Avizsgált: a vizsgált ajánlat tartalmi eleme. 11.5. Az értékelés módszere a harmadik bírálati résszempont esetében: sorbarendezés, melynek során a marketing-kommunikációs stratégia tartalma a többi ajánlattevő marketingkommunikációs stratégiának kidolgozottságához viszonyított sorrendjében elfoglalt helye szerint külön-külön kapnak pontot. Az értékelés során elsőként háromfős szakmai zsűri értékeli különkülön a Szakmai ajánlat tartalmának minőségét, megfelelőségét és szakmai javaslatot készít a Bíráló Bizottság számára. A szakmai zsűri értékelése és javaslatai alapján a Bíráló Bizottság tagjai külön-külön sorba rendezik, majd az egyes ajánlattevők által elért helyezési számot összegzik. A legalacsonyabb helyezési számot elért ajánlat a résszempontra 100 pontot kap, a legmagasabb 1 pontot. A többi ajánlat pontszáma a helyezési számok összegeinek arányosításával kerül meghatározásra, az alábbi képlet alapján:

ahol: P: a vizsgált ajánlati elem adott szempontra vonatkozó pontszáma Pmax: a pontskála felső határa Pmin: a pontskála alsó határa Alegjobb: a legelőnyösebb ajánlat tartalmi eleme Alegrosszabb: a legkedvezőtlenebb ajánlat tartalmi eleme Avizsgált: a vizsgált ajánlat tartalmi eleme. A zsűri számára a marketing-kommunikációs stratégia kidolgozottságának főbb értékelési szempontjai, a Bíráló Bizottság számára a marketing-kommunikációs stratégia kidolgozottságának a főbb, a sorbarendezés alapját képező szempontjai a következők: - A javasolt kommunikációs stratégia elkészítésével kapcsolatosan javasolt intézkedések tartalmi megfelelősége (kommunikáció által elérni kívánt célok, az általános és az egyes - 15 -

-

-

-

-

célcsoportokra vonatkozó üzenetek, az üzenetek célba juttatását biztosító eszközök, médiumok; a költségtervezet, illetve az időzítés megalapozottsága). A „Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei”című útmutató I. számú kommunikációs csomagja szerinti és a projekthez közvetlen kapcsolódó kommunikációs feladatokon túlmenően a kommunikációs stratégia elkészítésével kapcsolatos intézkedések megfogalmazása során figyelembe veszi-e a feladatleírásba foglalt, az EKF projekthez kapcsolódó, a feladatleírásban meghatározott kommunikációs célokat, feladatokat. A stratégia részét képező cselekvési ütemterv kialakításával kapcsolatosan megfogalmazott intézkedések átláthatósága, az ütemezés logikája (Logikus, következetes ütemezés). A lehetséges konfliktus helyzetekből eredő veszélyek/kockázatok helyes felmérése, azonosítása (Ajánlattevő kitér a lehetséges konfliktusokra, számol azok fellépésével és figyelembe veszi az ad-hoc felmerülő válsághelyzeteket is), A konfliktushelyzetek várható hatásainak bemutatása (Ajánlattevő helyesen ismerteti, hogy a definiált konfliktushelyzetek milyen hatással vannak a projekt megvalósításra). Helyzetértékelés, megoldási javaslatok (módszerek és következtetések). (Mennyire releváns, alkalmazható megoldásokat javasol az egyes konfliktus helyzetek kezelésére, a projekt vezetőinek felkészítése, csapat kijelölése, esetleges szakemberek, szakértők bevonása vonatkozóan; a javaslatok között megadott kulcsüzenetek – kulcskérdések-kulcsválaszok, kommunikációs eszközök megalapozottsága; média bevonására; válsággá fajulásra való felkészülésére tett javaslatok projekt szempontjából való megfelelősége) A sajtó-, média kapcsolatok és PR témakörben tervezett akciók (sajtó, TV, rádió, PR film, fórumok, nyílt napok, stb.) mennyire vannak összhangban a projekt céljaival, a feladatleírásban ismertetekkel, az EKF projektek tájékoztatási útmutatójával, illetve a kommunikációs stratégiával és a cselekvési ütemtervvel kapcsolatosan tett javaslatokban megfogalmazottakkal. Az igénybe vett szakemberek, alvállalkozók ellenőrzésének módszertana, a gyors és hatékony panaszkezelés (a belső minőségbiztosítási rendszer, valamint a panaszkezelés mennyire garantálják a teljesítés hatékonyságát).

12. EREDMÉNYHIRDETÉS 12.1. Az eredményhirdetés tervezett időpontja: 2009/__/__ 10:00 óra helyszíne: Pécs2010 Menedzsmentközpont Közhasznú Nonprofit Kft. (7621, Pécs, Mária u. 9.) Zsolnay terem 12.2. Az eredményhirdetésre az Ajánlatkérő ezennel meghívja az ajánlattevőket és további külön értesítést, nem küld. Tekintettel az Ajánlati felhívásra és a dokumentációra, jelen értesítés minősül meghívásnak. 12.3. Az Ajánlatkérő a Kbt. 93. § (2) bekezdése alapján írásbeli összegezést készít az ajánlatokról és az ebben foglalt adatokat ismerteti az eredményhirdetésen. Az írásbeli összegzést az Ajánlatkérő a jelenlévő Ajánlattevőknek az eredményhirdetésen átadja, majd haladéktalanul megküldi a távollévő Ajánlattevőknek. 12.4. Sikeres eljárás esetén a kiíró a nyertes Ajánlattevővel köti meg a tervezési szerződést. Ha az ajánlatkérő eredményhirdetéskor a második legkedvezőbbnek minősített ajánlattevőt is meghatározza, az eljárás nyertesének visszalépése esetén a következő legkedvezőbb ajánlatot adó ajánlattevővel köt szerződést. 12.6. Jelen közbeszerzési eljárást az Ajánlatkérő eredménytelenné nyilvánítja, ha: - 16 -

(a) nem nyújtottak be ajánlatot; (b) kizárólag érvénytelen ajánlatokat nyújtottak be; (c) egyik ajánlattevő sem vagy az összességében legelőnyösebb ajánlatot tevő sem tett - az ajánlatkérő rendelkezésére álló anyagi fedezet mértékére tekintettel - megfelelő ajánlatot; (d) az ajánlatkérő az eljárást a szerződés megkötésére, illetőleg teljesítésére képtelenné válása miatt eredménytelenné nyilvánítja; (e) valamelyik ajánlattevőnek az eljárás tisztaságát vagy a többi ajánlattevő érdekeit súlyosan sértő cselekménye miatt az ajánlatkérő az eljárás érvénytelenítéséről dönt; (f) a békéltetési eljárás alapján az ajánlatkérő az eljárás érvénytelenítéséről dönt; (g) a Közbeszerzési Döntőbizottság megsemmisíti az ajánlatkérő valamely döntését, és az ajánlatkérő új közbeszerzési eljárás lefolytatását határozza el, vagy eláll az eljárás lefolytatásának szándékától; (h) több ajánlatot nyújtottak be, de a benyújtott ajánlatok között csak egyetlen érvényes ajánlat van. 12.7. Jelen közbeszerzési eljárást az Ajánlatkérő eredménytelenné nyilváníthatja, ha egyetlen ajánlatot nyújtottak be, akkor is, ha az egyetlen benyújtott ajánlat érvényes. 13. SZERZŐDÉSKÖTÉS 13.1. A szerződéskötés időpontja: 2009/__/__ 13.2. A nyertes Ajánlattevő köteles az Ajánlatkérővel szerződést kötni az Ajánlati felhívás szerinti időpontban a Kbt. 99.§ alapján, valamint az Ajánlati Dokumentációban megadott forma és az ajánlatának tartalma szerint. 13.2. Amennyiben az Ajánlattevő nem írja alá a szerződést a fenti időpontban, akkor ezt az Ajánlatkérő az Ajánlattevő visszalépésének tekinti, anélkül azonban, hogy az Ajánlatkérő fenntarthatna magának bármiféle kártérítési igényt az Ajánlattevő ezen mulasztásának tekintetében. 13.4. Amennyiben a nyertes Ajánlattevővel a szerződéskötés meghiúsul, akkor az Ajánlatkérő jogosult a következő – második – legkedvezőbb összegű Ajánlatot tevőnek minősített Ajánlattevővel szerződést kötni. 14. KÖZVETLEN SZÁLLÍTÓI KIFIZETÉS, FIZETÉS FELTÉTELEI 14.1. A megbízási díj kifizetése Kbt. 305.§ (1) bekezdésében foglaltak szerinti teljesítés igazolás kiadását követően, a Kbt. 305.§ (3) bekezdés szerint 60 napon belül – figyelemmel a Kbt. 305.§ (4) bekezdésére - utólagosan, a DDOP-2008-4.1.3 támogatási konstrukció szerinti közvetlen szállító kifizetés alapján, átutalással, forintban (HUF) történik. 14.2. A közvetlen szállítói kifizetéssel kapcsolatban az Ajánlatkérő és a Dél-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynökség Támogatási Szerződés mintájának előírásai a következők: Általános Szerződési Feltételek: „…7.2.2. A támogatás folyósítása A támogatások folyósítása a Kedvezményezett kérelmére az alábbi formában történhet: a) A támogatás folyósítása közvetlenül a Kedvezményezettnek a Szerződésben megjelölt bankszámlájára történő utalással történik, a közlemény rovatban az azonosító szám feltüntetésével;

- 17 -

b) A támogatás folyósítása közvetlenül a szállító részére történő kifizetéssel történik a Kedvezményezettet terhelő, a számla támogatáson felüli összege kifizetésének igazolása mellett; c) A támogatás folyósítása közvetlenül a támogatást megelőlegező intézmény bankszámlájára történik (ehhez az erre vonatkozó engedményezési szerződést be kell mutatni; az engedményezési szerződésnek tartalmaznia kell, hogy az engedményes tudomásul veszi, hogy a támogatási összegre vagy annak egy meghatározott részére szóló követelés hatályosságának feltétele a támogatási szerződés szerinti adott kifizetési igénylés támogató általi jóváhagyása.)…” „…7.2.4. A Közreműködő Szervezet a támogatást a kifizetési igénylés beérkezésétől számított 60 naptári napon belül – közvetlenül a szállító részére történő kifizetés esetén 30 naptári napon belül - fizeti ki. A kifizetés határidejébe a Kedvezményezett által hiánypótlásra igénybe vett időtartam nem számít be…”

- 18 -

II. FEJEZET: KITÖLTENDŐ MELLÉKLETEK

- 19 -

1. számú melléklet

Ajánlattevői nyilatkozat a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) 70. § (2) bekezdése tekintetében

Alulírott………………………………………… mint a(z)……………………………….. (székhely:………………………………………) cégjegyzésre jogosult képviselője – az ajánlati felhívásban foglalt valamennyi formai és tartalmi követelmény, utasítás, kikötés gondos áttekintése után – a Kbt. 70. § (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően ezennel kijelentem, hogy: -

-

az ajánlati felhívásban foglalt valamennyi feltételt megismertük, megértettük és azokat a jelen nyilatkozattal elfogadjuk, a szerződést – amennyiben, mint nyertes ajánlattevő kiválasztásra kerülünk – készek vagyunk teljesíteni, és e szerződés teljesítésének céljából vállaljuk a 305. § (1)-(3) bekezdése és a 306/A. § (1) és (2) bekezdése szerinti előírások érvényesítését. a kért ellenszolgáltatás összege: lásd az „Felolvasólap”-on

Alulírott………………………………………… mint a(z)……………………………….. (székhely:………………………………………) cégjegyzésre jogosult képviselője ezennel kijelentem, hogy társaságunk a kis- és középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról szóló 2004. évi XXXIV. törvény alapján mikro vállalkozásnak / kisvállalkozásnak / középvállalkozásnak minősül / nem tartozik a 2004. évi XXXIV. törvény hatálya alá.*

Keltezés (helység, év, hónap, nap)

………………………………….. (cégszerű aláírás) * Kérjük a nyilatkozat tartalmának megfelelő részt aláhúzni!

- 20 -

2.1. számú melléklet

Felolvasólap (önálló ajánlattétel esetén)

1. Ajánlattevő Név: .......................................................................................................................................................................... Székhelye: ................................................................................................................................................................ Telefon: .............................................................................Fax: .............................................................................. E-mail:.............................................................................. 2.

Ajánlattétel tárgya:

A „Pécs 2010 – Európa Kulturális Fővárosa Program” kulcsprojekjeihez kapcsolódó kommunikációs feladatok ellátása. 3.

Ellenszolgáltatás:

Egyösszegű nettó ajánlati ár ................................................................................................................... (HUF) Késedelmi kötbér mértéke................................................................................... (nettó ajánlati ár %-ában) Valamennyi projektre vonatkozó egységes marketing-kommunikációs stratégia kidolgozottsága ...........................................................NEM SZÁMSZERŰSÍTHETŐ ADAT

Keltezés (helység, év, hónap, nap) ………………………………. (cégszerű aláírás)

- 21 -

2.2. számú melléklet

Felolvasólap (közös ajánlattétel esetén)

1. Ajánlattevői konzorcium Név: .................................................................................................................................................................. Székhelye:........................................................................................................................................................ Telefon:.....................................................................Fax: .............................................................................. Tagok adatai (név, székhely): ...................................................................................................................... ...........................................................................................................................................................................

2.

Ajánlattétel tárgya:

A „Pécs 2010 – Európa Kulturális Fővárosa Program” kulcsprojekjeihez kapcsolódó kommunikációs feladatok ellátása.

3.

Ellenszolgáltatás:

Egyösszegű nettó ajánlati ár ................................................................................................................... (HUF) Késedelmi kötbér mértéke................................................................................... (nettó ajánlati ár %-ában) Valamennyi projektre vonatkozó egységes marketing-kommunikációs stratégia kidolgozottsága ............................................................NEM SZÁMSZERŰSÍTHETŐ ADAT

Keltezés (helység, év, hónap, nap) ………………………………. (cégszerű aláírás)

- 22 -


Ajánlattevői nyilatkozat a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) 71. § (1) bekezdés a) pontja tekintetében

Alulírott………………………………………… mint a(z)……………………………….. (székhely:………………………………………) cégjegyzésre jogosult képviselője – az ajánlatételi felhívásban foglalt valamennyi formai és tartalmi követelmény, utasítás, kikötés gondos áttekintése után – a Kbt. 71. § (1) bekezdés b.) pontban foglaltaknak megfelelően ezennel kijelentem, hogy a(z)…………………………………………… mint Ajánlattevő az alábbi – a közbeszerzés részét képező – területekre vonatkozóan kíván szerződést kötni harmadik személlyel: Munka egység, munkaterület megnevezése

Igénybevétel mértéke a beruházás értékének egészéhez mérten (%)

1. 2. 3. 4.

Keltezés (helység, év, hónap, nap) ……………………………………………. (cégszerű aláírás)

- 23 -


Ajánlattevői nyilatkozat a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) 71. § (1) bekezdés b) pontja tekintetében Alulírott………………………………………… mint a(z)……………………………….. (székhely:………………………………………) cégjegyzésre jogosult képviselője – az ajánlatételi felhívásban foglalt valamennyi formai és tartalmi követelmény, utasítás, kikötés gondos áttekintése után – a Kbt. 71. § (1) bekezdés b.) pontban foglaltaknak megfelelően ezennel megjelölöm a(z) Közbeszerzés értékének 10 %-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó megnevezése, székhelye

Igénybevételhez kapcsolódó munkaegység, munkaterület megnevezése

Igénybevétel mértéke a beruházás értékének egészéhez mérten (%)

1. 2. 3. céget, mint az ajánlattevő által a szerződés teljesítéséhez a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozót/nem veszek igénybe a szerződés teljesítéséhez a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben alvállalkozót.*

Keltezés (helység, év, hónap, nap) ……………………………………………. (cégszerű aláírás) *-gal jelölt szövegrészek közül a megfelelő tartalmú szakasz aláhúzandó!

- 24 -


Ajánlattevői nyilatkozat a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt) 71. § (1) bekezdés c) pontja tekintetében A(z)…………………………………………… mint a(z)…………………………………… cégjegyzésre jogosult képviselője – az ajánlattételi felhívásban foglalt valamennyi formai és tartalmi követelmény, utasítás, kikötés gondos áttekintése után – a Kbt. 71. § (1) bekezdés c) pontban foglaltaknak megfelelően ezennel megjelölöm a(z) A szerződés teljesítéséhez erőforrást nyújtó szervezet megnevezése, székhelye

Polgári Törvénykönyv szerinti többségi befolyás fennáll-e (igen/nem)

1. 2. 3. 4. céget, mint az ajánlattevő által a szerződés teljesítéséhez erőforrást nyújtó szervezetet/nem veszek igénybe a szerződés teljesítéséhez erőforrást nyújtó szervezetet*


*-gal jelölt szövegrészek közül a megfelelő tartalmú szakasz aláhúzandó!

- 25 -


Ajánlattevői nyilatkozat a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt) 71. § (3) bekezdése tekintetében

Alulírott………………………………………… mint a(z)……………………………….. (székhely:………………………………………) cégjegyzésre jogosult képviselője – az ajánlati felhívásban foglalt valamennyi formai és tartalmi követelmény, utasítás, kikötés gondos áttekintése után – a Kbt. 71. § (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelően ezennel kijelentem, hogy: - a szerződés teljesítéséhez nem veszek igénybe a közbeszerzés 10 %-át meg nem haladó mértékben olyan alvállalkozót aki, illetőleg amely a Kbt. 60. § (1) bekezdés valamint a Kbt. 61. § (1) és (2) bekezdés szerinti a kizáró okok hatálya alá esik.


……………………………………………. (cégszerű aláírás)

- 26 -


Nyilatkozat a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) 60. § (1) bekezdése, 61. § (1) és (2) bekezdése tekintetében Alulírott………………………………………… mint a(z)……………………………….. (székhely:………………………………………) cégjegyzésre jogosult képviselője ezennel kijelentem, hogy a(z)……………………………… mint Ajánlattevő / Kbt. 71. § (1) bekezdés b) pontja szerinti Alvállalkozó/Kbt. 71. § (1) bekezdés c) pontja szerinti szervezet nem áll a 60. § (1) bekezdése, valamint 61. § (1) és (2) bekezdése által meghatározott kizáró okok hatálya alatt. Ezek alapján a(z)………………………………………. mint Ajánlattevő / Kbt. 71. § (1) bekezdés b) pontja szerinti Alvállalkozó/Kbt. 71. § (1) bekezdés c) pontja szerinti szervezet: -

-

végelszámolás alatt nem áll, az ellene indított csődeljárás vagy felszámolási eljárás nincs folyamatban [Kbt. 60. § (1) bek. a) pont]; tevékenységét nem függesztette fel, tevékenységét nem függesztették fel [Kbt. 60. § (1) bek. b) pont]; gazdasági, illetőleg szakmai tevékenységével kapcsolatban jogerős bírósági ítéletben megállapított bűncselekményt nem követett el, illetőleg a jogi személlyel szemben alkalmazható büntetőjogi intézkedésekről szóló 2001. évi CIV. törvény 5. §-a (2) bekezdésének b), illetőleg g) pontja alapján tevékenységét a bíróság jogerős ítéletében nem korlátozta, illetőleg más bíróság hasonló okból és módon jogerősen nem korlátozta [Kbt. 60. § (1) bek. c) pont]; közbeszerzési eljárásoktól jogerősen eltiltásra nem került, a társasággal szemben eltiltás nem áll fenn [Kbt. 60. § (1) bek. d) pont];

-

egy évnél régebben lejárt adó-, vámfizetési vagy társadalombiztosítási járulékfizetési kötelezettsége – a letelepedése szerinti ország vagy az ajánlatkérő székhelye szerinti ország jogszabályai alapján – nincs, ilyen tárgyú fizetési kötelezettségeinek eleget tett [Kbt. 60. § (1) bek. e) pont];

-

korábbi – három évnél nem régebben lezárult – közbeszerzési eljárásban hamis adatot nem szolgáltatott, emiatt közbeszerzési eljárásból nem zárták ki, illetőleg hamis adat szolgáltatását jogerősen nem állapították meg [Kbt. 60. § (1) bek. f) pont];

-

az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (a továbbiakban: Áht.) 15. §-a (5) bekezdésének a) pontjában meghatározott, két évnél nem régebben meghozott, jogerős és végrehajtható közigazgatási, illetőleg bírósági határozatban megállapított és munkaügyi bírsággal vagy az adózás rendjéről szóló törvény szerinti mulasztási bírsággal sújtott jogszabálysértést nem követett el [Kbt. 60. § (1) bek. g) pont];

-

a büntető törvénykönyv szerinti bűnszervezetben részvétel – ideértve bűncselekmény bűnszervezetben történő elkövetését is – vesztegetés, vesztegetés nemzetközi kapcsolatokban, az európai közösségek pénzügyi érdekeinek megsértése, illetve pénzmosás bűncselekményt, vagy személyes joga szerinti hasonló bűncselekményt nem követett el [Kbt. 60. § (1) bek. h) pont];

- 27 -

-

gazdasági, illetőleg szakmai tevékenységével kapcsolatban – öt évnél nem régebben meghozott – jogerős bírósági ítéletben megállapított jogszabálysértést nem követett el [Kbt. 61. § (1) bek. a) pont];

-

a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény 11. §-a, vagy az Európai Közösséget létrehozó szerződés 81. cikke szerinti – öt évnél nem régebben meghozott – jogerős és végrehajtható versenyfelügyeleti határozatban vagy a versenyfelügyeleti határozat bírósági felülvizsgálata esetén a bíróság jogerős és végrehajtható határozatában megállapított és bírsággal sújtott jogszabálysértést nem követett el versenyeztetési eljárás során; illetőleg ilyen jogszabálysértését más versenyhatóság vagy bíróság – öt évnél nem régebben – jogerősen nem állapított meg, és bírságot nem szabott ki [Kbt. 61. § (1) bek. b) pont];

-

korábbi – öt évnél nem régebben lezárult – közbeszerzési eljárás alapján vállalt szerződéses kötelezettségének megszegését jogerős közigazgatási, illetőleg bírósági határozat nem állapította meg[Kbt. 61. § (1) bek. c) pont];

-

a letelepedése szerinti ország nyilvántartásában bejegyzett [Kbt. 61. § (1) bek. d) pont]; az ajánlatkérő székhelye szerinti önkormányzati adóhatóság által nyilvántartott, egy évnél régebben lejárt adófizetési kötelezettsége nincs, kivéve, ha a fizetésre halasztást kapott [Kbt. 61. § (2) bek.].


- 28 -


Nyilatkozat a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) 66. § (1) bekezdésének a) pontja tekintetében

Alulírott………………………………………… mint a(z)……………………………….. (székhely:………………………………………) cégjegyzésre jogosult képviselője ezennel kijelentem, hogy a(z)……………………………… mint Ajánlattevő/ Kbt. 71. § (1) bekezdés b) pontja szerinti Alvállalkozó/Kbt. 71. § (1) bekezdés c) pontja szerinti szervezet az alábbi bankszámlákkal rendelkezik:

1. 2. 3.

Pénzügyi intézmény neve

Pénzforgalmi számla száma

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

_________-_________-__________ _________-_________-__________ _________-_________-__________ _________-_________-__________ _________-_________-__________ _________-_________-__________

Ennek igazolásaként a nyilatkozat mellékleteit képezik: - pénzügyi intézmény(ek) igazolása(i) a megnevezett pénzforgalmi számlákról



- 29 -


Nyilatkozat a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) 66. § (1) bekezdésének b) pontja tekintetében

Alulírott………………………………………… mint a(z)……………………………….. (székhely:………………………………………) cégjegyzésre jogosult képviselője ezennel kijelentem, hogy a(z)……………………………… mint Ajánlattevő/ Kbt. 71. § (1) bekezdés b) pontja szerinti Alvállalkozó/Kbt. 71. § (1) bekezdés c) pontja szerinti szervezet mérleg szerinti eredménye az előző három lezárt üzleti évben a számviteli jogszabályoknak megfelelően elkészített beszámolók alapján pozitív vagy nulla volt. * Alulírott………………………………………… mint a(z)……………………………….. (székhely:………………………………………) cégjegyzésre jogosult képviselője továbbá kijelentem, hogy a(z)……………………………… mint Ajánlattevő/ Kbt. 71. § (1) bekezdés b) pontja szerinti Alvállalkozó/Kbt. 71. § (1) bekezdés c) pontja szerinti szervezet letelepedés szerinti országának joga előírja**/nem írja elő** beszámoló közzétételét. A nyilatkozat mellékletét képezi: előző három üzleti év számviteli jogszabályoknak megfelelően elkészített beszámolóinak egyszerű másolata.***



* Az első bekezdést csak abban az esetben szükséges kitölteni, ha a nyilatkozattevő szervezet letelepedés szerinti országának joga nem írja elő beszámoló közzétételét * Kérjük a nyilatkozat tartalmának megfelelő részt aláhúzni! ** Amennyiben a nyilatkozattevő szervezet letelepedés szerinti országának joga előírja beszámoló közzétételét.

- 30 -


Nyilatkozat a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) 67. § (3) bekezdésének a) pontja tekintetében Alulírott………………………………………… mint a(z)……………………………….. (székhely:………………………………………) cégjegyzésre jogosult képviselője ezennel kijelentem, hogy a(z)……………………………… mint Ajánlattevő/ Kbt. 71. § (1) bekezdés b) pontja szerinti Alvállalkozó/Kbt. 71. § (1) bekezdés c) pontja szerinti szervezet az ajánlati felhívás közzétételét megelőző 36 hónapban az alábbi közbeszerzés tárgya szerinti szolgáltatásokat szerződésszerűen teljesítette*: Szerződést kötő másik fél neve, székhelye

Teljesítés ideje (időtartama)

Szolgáltatás tárgya

Ellenszolgáltatás összege (nettó HUF)

Keltezés (helység, év, hónap, nap) ……………………………………………. (cégszerű aláírás) * Amennyiben a szerződést kötő másik fél Kbt. 22. § (1) bekezdésének a)–e) pontja szerinti szervezet, abban az esetben a referenciamunkát a szervezet által aláírt igazolással szükséges igazol

- 31 -


Referenciaigazolás (minta) Alulírott………………………………………… mint a(z)……………………………….. (székhely:………………………………………) cégjegyzésre jogosult képviselője aláírásommal igazolom, hogy a(z)………………………………... (székhely:…………………………….) az ajánlati felhívás közzétételét megelőző 36 hónap az alábbi közbeszerzés tárgya szerinti szolgáltatásokat végezte a teljesítésre irányadó jogszabályoknak és a szerződésnek megfelelő módon:

Teljesítés ideje (időtartama)

Szolgáltatás tárgya

Ellenszolgáltatás összege (nettó HUF)

Az igazolt referenciával/referenciákkal kapcsolatban információt nyújtó személy adatai: Kapcsolattartó neve:___________________________ Telefon:____________________________________ Fax:_______________________________________ E-mail:_____________________________________



- 32 -


Nyilatkozat a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) 67. § (3) bekezdésének d) pontja tekintetében Alulírott………………………………………… mint a(z)……………………………….. (székhely:………………………………………) cégjegyzésre jogosult képviselője ezennel kijelentem, hogy a(z) ……………………………… mint Ajánlattevő/ Kbt. 71. § (1) bekezdés b) pontja szerinti Alvállalkozó/Kbt. 71. § (1) bekezdés c) pontja szerinti szervezet rendelkezik az ajánlati felhívásban meghatározott alábbi szakemberekkel:

Szakember megnevezése

1 fő PR menedzser 1 fő PR munkatárs 1 fő médiatervező és médiavásárló 1 fő sajtókapcsolatokért felelős szakértő

Ennek igazolásaként a nyilatkozat mellékletét képezi: - a felsorolt szakemberek szakmai önéletrajzai, végzettségüket igazoló okiratok egyszerű másolata, - a szakemberek által aláírt eredeti rendelkezésre állási nyilatkozatok teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalva.



- 33 -


SZAKMAI ÖNÉLETRAJZ (MINTA)

SZEMÉLYES ADATOK Név: Születési idő: Állampolgárság:

ISKOLAI VÉGZETTSÉG, EGYÉB TANULMÁNYOK (Kezdje a legfrissebbel, és úgy haladjon az időben visszafelé!) Mettől meddig (év)

Intézmény megnevezése

Végzettség és szakirány

MUNKAHELYEK, MUNKAKÖRÖK (Kezdje az aktuálissal, és úgy haladjon az időben visszafelé!) Mettől meddig (év)

Munkahely

- 34 -

Munkakör

JELENTŐSEBB, AZ AJANLATI FELHÍVÁS III.2.3. M2) PONTBAN MEGJELÖLT FELADATOKKAL KAPCSOLATOS KORÁBBI MUNKÁK, TAPASZTALATOK, ISMERTETÉSE (Kezdje az aktuálissal, és úgy haladjon az időben visszafelé!) Korábbi projektek ismertetése, Ellátott funkciók és feladatok, kifejtett időpontjai, mettől meddig (év)

Magyar nyelv

Idegen nyelvek

tevékenység bemutatása

NYELVISMERET (gyenge-közepes-jó-kiváló-anyanyelv) Beszéd Olvasás

Beszéd

Olvasás

Írás

Írás

EGYÉB Szakmai testületi tagság: Egyéb képzettség (pl. számítógépes ismeretek, stb.): Egyéb, Ön által fontosnak tartott adat:


……………………………………………. (aláírás)

- 35 -


Árazatlan költségvetés (az árazott költségvetést a dokumentációhoz melléklet elektronikus melléklet tartalmazza, a költségvetést kérjük az ajánlat részeként nyomatott formában, valamint elektronikus .XLS formátumban CD/DVD-n az ajánlat eredeti példányához mellékeltve egy példányban benyújtani)

- 36 -

III. FEJEZET: SZERZŐDÉSTERVEZET

- 37 -

MEGBÍZÁSI SZERZŐDÉS

A „PÉCS 2010 – EURÓPA KULTURÁLIS FŐVÁROSA PROGRAM” KULCSPROJEKJEIHEZ KAPCSOLÓDÓ KOMMUNIKÁCIÓS FELADATOK ELLÁTÁSA.

amely létrejött egyrészről a Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata (7621 Pécs, Széchenyi tér 1.) és a Baranya Megyei Önkormányzat, (7621 Pécs, Széchenyi tér 9.), mint megbízó (a továbbiakban: „Megbízó”)

és

[*] (székhely: [*]; cjsz.: [*]; adószám: [*]; vagy természetes személy esetén állandó lakcím: [*]; értesítési cím: [*], anyja neve: [*]; adóazonosító jel: [*]) mint megbízott (a továbbiakban: „Megbízott”)

között az alulírott napon és helyen a következő feltételek mellett:

- 38 -

Jelen megbízási szerződés részeit az alábbi dokumentumok képezik: Különös szerződési feltételek (jelen dokumentum) 1. sz. melléklet: Általános szerződési feltételek 2. sz. melléklet: Feladat leírás 3. sz. melléklet: Marketing kommunikációs stratégia

- 39 -

KÜLÖNÖS SZERZŐDÉSI FELTÉTELEK Preambulum A Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata, valamint a Baranya Megyei Önkormányzat Megbízók „Pécs 2010 – Európa Kulturális Fővárosa program keretében Pécsi Konferencia és Koncertközpont, Közterek és parkok újjáélesztése I.-II. ütem, Zsolnay Kulturális Negyed, Nagy Kiállítótér valamint a Dél-Dunántúli Regionális Könyvtár és Tudásközpont kivitelezése” beruházásokat valósítja meg, mely beruházásokra vonatkozóan közbeszerzési eljárások eredményeként a nyertes ajánlattevővel Megbízók a vállalkozási szerződéseket már aláírták – (a továbbiakban: „Projekt”). A Szerződő felek a Szerződést a Projekthez kapcsolódó kommunikációs feladatok ellátása céljából a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: „Kbt.”) rendelkezései szerint lefolytatott 2009/S___-______ iktatószámon megjelent hirdetménnyel kiírt, közösségi értékhatár szerinti nyílt közbeszerzési eljárás eredményeként és arra tekintettel írják alá. A jelen Szerződés a Megbízó mint ajánlatkérő és a Megbízott mint nyertes ajánlattevő – vagy, amennyiben azt megjelölték, a nyertes ajánlattevő visszalépése esetén az eljárás eredményének kihirdetéskor a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített szervezet (személy) - között jött létre. 1.

A Szerződés tárgya

A „Pécs 2010 – Európa Kulturális Fővárosa program Pécsi Konferencia és Koncertközpont, Közterek és parkok újjáélesztése I.-II. ütem, Zsolnay Kulturális Negyed, Nagy Kiállítótér valamint a Dél-Dunántúli Regionális Könyvtár és Tudásközpont kivitelezése” tárgyú projektjeihez kapcsolódó kommunikációs feladatok ellátása 16 hónapos időtartamban. A szolgáltatás magába foglalja stratégiai és kommunikációs tervezést, tájékoztató kiadványok készítését, tájékoztató anyagok megjelentetését elektronikus és írott médiában (médiavásárlás), rendezvények szervezését, honlaptervezést, -készítést –és üzemeltetést, valamint a szolgáltatáshoz kapcsolódó egyéb ügynökségi szolgáltatások ellátását. A Megbízott által végzendő feladatok pontos körét és meghatározását az 2. sz. mellékletként csatolt Feladat leírás tartalmazza. 2.

A Szerződés struktúrája A Megbízott feladatait a jelen Különös szerződési feltételek és mellékletei, valamint a Szerződéshez kapcsolódó közbeszerzési eljárás teljes dokumentációja szerint köteles teljesíteni. A Különös szerződési feltételekben nem szabályozott kérdésekben az Általános szerződési feltételek, a Feladatok részletes leírása, az ekként sem szabályozott kérdésekben a Szerződés további mellékletei az irányadók. A jelen bekezdésben meghatározott dokumentumok egymást kiegészítik és kölcsönösen magyarázzák, de kétértelműség és eltérések esetén a jelen Különös szerződési feltételek, valamint a számozását tekintve előbb álló mellékletben foglaltak az irányadók.

- 40 -

3.

A Megbízott tevékenységének a kezdete A Szerződés hatályba lépésének feltételei a következők: • A jelen Szerződés valamennyi fél által aláírásra került; A Megbízott munkáját a Szerződés hatályba lépését követő első napon köteles megkezdeni.

4.

A Megbízott tevékenységének időtartama Szerződő felek megállapodnak, hogy a Megbízott a jelen Szerződésben meghatározott tevékenységét a szerződés hatályba lépését követő 16 hónap időtartamon keresztül köteles végezni. Ajánlattevő kiköti, hogy amennyiben releváns a 16 hónaphoz képest az eltérés lehetősége a Kbt. 50§ (2) bekezdése alapján 10% felfelé

5. 5.1

Megbízási díj, fizetési feltételek A Megbízási díj a Projekt részét képező beruházások szerint megbontva az alábbi:

5.1.1. Pécsi Konferencia és Koncert Központ kivitelezése tárgyú beruházáshoz kapcsolódóan: ………………….. HUF + ÁFA, azaz …………………………millió forint és az általános forgalmi adó. 5.1.2. Közterek és parkok újjáélesztése I. ütem kivitelezése tárgyú beruházáshoz kapcsolódóan: ………………….. HUF + ÁFA, azaz …………………………millió forint és az általános forgalmi adó. 5.1.3. Közterek és parkok újjáélesztése II. ütem kivitelezése tárgyú beruházáshoz kapcsolódóan: ………………….. HUF + ÁFA, azaz …………………………millió forint és az általános forgalmi adó. 5.1.4. Zsolnay Kulturális Negyed kivitelezése tárgyú beruházáshoz kapcsolódóan: ………………….. HUF + ÁFA, azaz …………………………millió forint és az általános forgalmi adó. 5.1.5. Nagy Kiállítótér kivitelezése tárgyú beruházáshoz kapcsolódóan: ………………….. HUF + ÁFA, azaz …………………………millió forint és az általános forgalmi adó. 5.1.6. Dél-Dunántúli Regionális Könyvtár és Tudásközpont beruházáshoz kapcsolódóan: ………………….. HUF …………………………millió forint és az általános forgalmi adó. - 41 -

kivitelezése tárgyú + ÁFA, azaz

5.2. A Megbízási díj tartalmaz minden, a Megbízott tevékenységével összefüggő, azzal járó költséget, járulékot és díjat (ideértve többek között az esetlegesen a Szerződés teljesítése során létrehozott mű(vek), védjegyek vagyoni jogainak megszerzéséért fizetendő díjat is). 5.3. A Megbízott felé történő kifizetések forintban kerülnek átutalásra a Megbízott Szerződésben meghatározott bankszámlájára. 5.4. A Megbízott a Szerződésben foglalt feladatok ellátásáért a teljesített és a Megbízó által leigazolt tevékenysége alapján havonta jogosult a díjazásra. A kifizetések havonta utólag történnek, minden esetben a havi előrehaladási jelentések, illetve a zárójelentés elfogadását követően kibocsátott, jogszabályoknak megfelelő számla alapján. A megbízási díj kifizetése Kbt. 305.§ (1) bekezdésében foglaltak szerinti teljesítés igazolás kiadását követően, a Kbt. 305.§ (3) bekezdés szerint 60 napon belül – figyelemmel a Kbt. 305.§ (4) bekezdésére - utólagosan, a DDOP-2008-4.1.3 támogatási konstrukció szerinti közvetlen szállító kifizetés alapján, átutalással, forintban (HUF) történik. A számlakiállítás feltétele a kapcsolódó jelentés Megbízó általi elfogadása. 5.5. A mindenkori december 15. és február 1. közötti időszakra esedékes számlák kifizetése a Magyar Államkincstár év végi zárására tekintettel csak február 1. után történik. 5.6. A Megbízott számlázás előtt a Munkakezdő jelentésben meghatározott tartalommal jelentést köteles készíteni, amelyben megjelöli a tárgyhónapra vonatkozó tevékenységét a a tárgyhó utolsó napjával, ill. a zárójelentés leadásával bezárólag. A Megbízott a Megbízó által jóváhagyott jelentés alapján köteles kibocsátani számláját, amelynek melléklete lesz a jóváhagyott jelentés. A fizetési határidő betartása érdekében a Megbízott köteles a szerződésszerű teljesítésről szóló igazolás kézhez vételét követő 5 napon belül eljuttatnia kiállított számláját a Megbízó részére. Amennyiben Megbízott a számlát a teljesítésről szóló igazolás kézhezvételét követő 5 napon belül nem juttatja el a Megbízó részére, a számla kifizetési határideje a késedelmes napok (a teljesítési igazolás Megbízott általi kézhez vételétől a számla Megbízóhoz történő eljuttatásáig számított napok száma mínusz 5 nap) számával meghosszabbodik. Megbízott tudomásul veszi, hogy díjazásra kizárólag a Projekttel kapcsolatos tényleges tevékenysége ellenében jogosult oly módon, hogy Megbízott saját teljesítésével a Megbízó fizetési kötelezettségének esedékessé válásához képest köteles elöljárni. Amennyiben Megbízó fizetési kötelezettsége a Pénzügyi ütemterv rendelkezései szerint már esedékessé válna, de a Megbízott időarányos díjára azért nem válna jogosulttá, mert a Projekt kivitelezése nem vagy nem a tervezett ütemben kerül sor, akkor a Megbízó jogosult a kifizetéseket mindaddig visszatartani, amíg a Projekt előrehaladása nincs arányban a Megbízott részére esedékessé vált megbízási díj mértékével. 5.7. A Megbízott köteles kibocsátásra kerülő számlája mellékleteként kimutatást csatolni, amelyben megjelöli a tárgyidőszakra vonatkozó tevékenységét a tárgyidőszak utolsó

- 42 -

napjával bezárólag és/vagy a Projekt megvalósításának a Pénzügyi ütemterv szerint díjazásra jogosító, megvalósult fázisát. Megbízott a szerződésszerű teljesítést követően kibocsátandó (rész)számlát 3 példányban köteles kiállítani, azon a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 167. §-ában meghatározott kötelező tartalmi elemeken, továbbá az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. törvény 13. § (1) bekezdése 16-17. pontjában meghatározottakon túl köteles feltüntetni 1) nemzetközi bankszámlaszámá(ai)t (IBAN), 2) a Projekt számát, 3) a szerződés számát, 4) a teljesítés jogcímét, illetve 5) a számla összegének az alábbi pénzügyi források szerinti megbontását is: 6) A számla mellé mellékelni kell az Irányító Hatóság és Közreműködő szervezet által elvárt mellékleteket. 5.8. Megbízott a saját tevékenységére vonatkozó zárójelentésének (Zárójelentés) Megbízó általi elfogadását követően végszámla benyújtására jogosult. 5.9. A szolgáltatások ÁFA tartalmára vonatkozóan a felek a mindenkori adójogszabályok szerint járnak el. 5.10. Szerződő felek rögzítik,hogy az 5.1.1. - 5.1.4. pontban meghatározott beruházásokhoz kapcsolódó feladatok ellátása vonatkozásában a Megbízó jogai és kötelezettségei Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzatot, míg az 5.1.5 – 5.1.6. pontban meghatározott beruházásokhoz kapcsolódó feladatok ellátása vonatkozásában a Baranya Megyei Önkormányzatot illetik,illetve terhelik. Megbízott tudomásul veszi, hogy a megbízási díjra vonatkozó számláját az 5.1.pontban meghatározott bontás szerint a Megbízó felé külön-külön kell benyújtania és a kötelezettségeit ily módon kell teljesítenie.

6.

A Szerződés biztosítékai, felelősség

6.1

A Megbízottat a jelen Szerződésben kötbérkötelesnek meghatározott bármely kötelezettségének, feladatának késedelmes teljesítése esetén késedelmi kötbér-fizetési kötelezettség terheli. A kötbér alapja a nettó Megbízási díj A kötbér mértéke a késedelem minden naptári napja után napi ...%. A kötbér mértéke összesen legfeljebb a nettó Megbízási díj …… %-a. A Megbízott egyes kötelezettségei elvégzésének határidejére a Megbízó által elfogadott Munkakezdő jelentésben (továbbá annak mindenkori módosításaiban), havi jelentésekben, illetőleg az abban sem szereplő időközi szolgáltatás megrendelésekben meghatározott határidők az irányadók.

6.2

Ha a közösségi támogatást vagy valamely társfinanszírozói támogatást illetően, a Megbízottnak felróható bármilyen okból a Megbízónak bármilyen visszafizetési, vagy kártérítési kötelezettsége keletkezik, akkor a Megbízott kártérítési felelőssége a visszafizetett támogatásokra és a Megbízót terhelő kártérítési kötelezettségek teljesítésére is kiterjed.

- 43 -

7.

Képviselet, Értesítések A felek közötti kapcsolattartás írásban, illetve szóban történik. Az írásban történő, felek közötti kapcsolattartás során fel kell tüntetni a szerződés megnevezését, az azonosító számát és azt postán, faxon, vagy e-mailen kell elküldeni vagy személyesen kézbesíteni a Megbízó illetve a Megbízott alábbiakban megadott címére: A Megbízott részére: Szervezet: Kapcsolattartó személy neve: Cím: Telefonszám: Fax:

A Megbízó részére: Szervezet: Kapcsolattartó személy neve: Cím: Telefonszám: Fax:

8.

Egyéb különös feltételek

8.1.

Szerződő felek magukra nézve kötelezőnek fogadják el, hogy a Kbt. és az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény szerinti illetékes ellenőrző szervezetek feladat- és hatáskörüknek megfelelően a közbeszerzési eljárásokat és az azok alapján megkötött szerződések teljesítését rendszeresen ellenőrizhetik, és hogy részükre a jogszabály szerinti információ megadása üzleti titokra való hivatkozással nem tagadható meg.

8.2.

A Megbízott számlavezető pénzintézete és számlaszáma: [*].

8.3.

A szerződés fedezetének részbeni elvonása vagy meg nem ítélése esetén a felek a Kbt. 303. §-a alapján járnak el, teljes körű elvonás esetén pedig a szerződés megszűnik.

- 44 -

Szerződési példányok A jelen Szerződés 5 példányban készült, amelyből 3 példány a Megbízót, 1 példány a Megbízottat, 1 példány a Közreműködő Szervezetet illeti. Mellékletek: 1. sz. melléklet: Általános szerződési feltételek 2. sz. melléklet: Feladat leírás 3. sz. melléklet: Marketing kommunikációs stratégia [hely], [dátum]

[hely], [dátum]

[*] Megbízott képviseletében: [*]

Megbízó képviseletében: Közreműködő Szervezet ellenjegyzése: [hely], [dátum]

- 45 -

1. SZ. MELLÉKLET

ÁLTALÁNOS SZERZŐDÉSI FELTÉTELEK

TARTALOM

ÁLTALÁNOS SZERZŐDÉSI FELTÉTELEK.............................................................- 47 1. 2.

Értelmező rendelkezések ..........................................................................................................- 47 Értesítések és írásbeli közlések ................................................................................................- 48 -

A MEGBÍZÓ JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI .........................................................- 48 3. 4. 5.

Általános jogok és kötelezettségek..........................................................................................- 48 Tájékoztatás .................................................................................................................................- 48 Megbízó együttműködési kötelezettsége ...............................................................................- 48 -

A MEGBÍZOTT JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI....................................................- 48 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Általános kötelezettségek..........................................................................................................- 49 Magatartási szabályok ................................................................................................................- 49 Összeférhetetlenség....................................................................................................................- 50 Információnyújtás.......................................................................................................................- 50 Közreműködők és felszerelések ..............................................................................................- 50 A Közreműködők megváltoztatása ........................................................................................- 51 A Megbízott felelőssége az igénybe vett Közreműködőkért ............................................- 51 -

A SZERZŐDÉS TELJESÍTÉSE....................................................................................- 51 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Pénzügyi elszámolások és nyilvántartások ............................................................................- 51 Közbenső jelentések és zárójelentés.......................................................................................- 52 A jelentések és egyéb dokumentumok jóváhagyása............................................................- 52 A Szerződés során készített jelentésekhez és dokumentumokhoz fűződő jogok ........- 52 Fizetés............................................................................................................................................- 53 A Megbízott tartozásainak visszafizetése ..............................................................................- 53 A Szerződés módosításai...........................................................................................................- 54 -

SZERZŐDÉSSZEGÉS ÉS A SZERZŐDÉS MEGSZŰNÉSE .....................................- 54 20. 21. 22. 23. 24. 25.

Szerződésszegés ..........................................................................................................................- 54 Késedelmes teljesítés..................................................................................................................- 54 A Szerződés felmondása a Megbízó részéről .......................................................................- 54 A Szerződés felmondása a Megbízott részéről ....................................................................- 55 Kártalanítás...................................................................................................................................- 55 Vis maior.......................................................................................................................................- 55 -

A VITÁK RENDEZÉSE ................................................................................................- 56 26.

A viták rendezése; irányadó jog ...............................................................................................- 56 -

- 46 -

ÁLTALÁNOS SZERZŐDÉSI FELTÉTELEK 1.

Értelmező rendelkezések

1.1

A Szerződésben szereplő alábbi kifejezésekre a következő meghatározások vonatkoznak:

Kbt.: a Közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény. Közreműködő: a Megbízott képviselői, alkalmazottai, megbízottai, alvállalkozói, teljesítési segédei és egyéb közreműködői. Közreműködő Szervezet: a Dél-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynökség. Megbízási díj: a Különös szerződési feltételek V. pontjában ilyenként megjelölt összeg. Megbízó: a Különös szerződési feltételekben ekként meghatározott , a szolgáltatásokat, ügyvitelt, stb. megrendelő személy. Megbízott: a Különös szerződési feltételekben ekként meghatározott, a Szolgáltatások teljesítésére köteles fél. Projekt: a Különös szerződési feltételek preambulumában ekként meghatározott beruházás. FIDIC szerinti Mérnök : a Megbízóval kötött szerződés alapján a Projekt megvalósításának érdekében kötött szerződések műszaki felügyeletéért felelős természetes vagy jogi személy. Szerződés: Jelen Szerződés, melynek szerves része a Különös szerződési feltételek és annak valamennyi melléklete. Szolgáltatások: a Megbízott által a Szerződés alapján és arra tekintettel teljesítendő feladatok, valamint a Megbízott által a Szerződés alapján nyújtott, valamint közvetlenül vagy közvetett módon keletkezett valamennyi szolgáltatás. Zárójelentés: A Megbízott által a Szerződés teljesítésének végén a tevékenységéről készített jelentés. Projekt Zárójelentés: A Projekt egészére vonatkozó, az Európai Bizottság számára benyújtandó zárójelentés. 1.2

A szövegösszefüggés függvényében az egyes szám magában foglalja a többes számot is, és fordítva.

1.3

Személy alatt mind természetes, mind pedig jogi személyek, továbbá jogi személyiség nélküli társaságok, gazdálkodó szervezetek is értendők.

1.4

Ha a Szerződést egynél több nyelven is aláírják, akkor a különböző nyelven aláírt változatok közötti ellentmondás esetén a magyar nyelvű változat az irányadó. A Megbízott és a Megbízó közötti írásbeli kommunikáció nyelve – amennyiben a jelen Szerződés másként nem rendelkezik – a magyar.

1.5

A Szerződés fejezetcímei és címei csak a könnyebb eligazodást szolgálják; a Szerződés értelmezésénél figyelmen kívül hagyandók.

1.6

Amennyiben a jelen Szerződés eltérően nem rendelkezik, nap alatt naptári nap értendő.

- 47 -

2.

Értesítések és írásbeli közlések

2.1

A Megbízott és a Megbízó közötti bármely írásos kommunikációt személyesen vagy postán kell eljuttatni a felek Különös szerződési feltételekben vagy az Általános szerződési feltételek 19.4. pontjában foglalt módon meghatározott címére. Amennyiben a felek egymásnak faxszámot vagy email címet megadtak, ezen kommunikációs eszköz is igénybe vehető. A tértivevényes ajánlott levél a feladása utáni ötödik napon akkor is átvettnek minősül, ha a másik fél, bármely okból is, nem veszi azt át. Valamennyi írásos kommunikációban fel kell tüntetni a Szerződés fedőlapon szereplő elnevezését és számát.

2.2

Amennyiben a Szerződés szerint valamely értesítés vagy más írásbeli dokumentáció megküldésére határidőt szabtak – az adott értesítés vagy írásbeli dokumentáció megküldési módja megjelölésének hiányában - a határidő betartottnak tekintendő, ha azt a határidő utolsó napján 24.00 óráig tértivevényes, ajánlott küldeményként feladták.

2.3

A napokban megadott határidők első napja az a nap, amely a határidő számítására okot adó esemény napját követi. Amennyiben a határidő utolsó napja nem magyarországi munkanap, a határidő az azt követő első magyarországi munkanapon jár le.

2.4

Eltérő rendelkezés hiányában a Szerződés szerint előírt bármilyen értesítést, hozzájárulást, jóváhagyást, igazolást vagy utasítást indokolt késedelem nélkül írásba kell foglalni.

2.5

A szóbeli közléseket utólagosan, indokolt késedelem nélkül írásban meg kell erősíteni.

A MEGBÍZÓ JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI 3.

Általános jogok és kötelezettségek

3.1

A Megbízó a Projekt megvalósítása során a szükséges állásfoglalásokat és döntéseket megadja és részt vehet a Megbízott által kezdeményezett eljárásokon és egyeztetéseken. Ezen túlmenően rendszeresen és folyamatosan ellenőrizheti a Szolgáltatások teljesítését.

3.2

A Megbízó a Projekt megvalósításához szükséges pénzügyi fedezet ütemezéséről saját hatáskörben dönt, a pénzügyi fedezet feletti rendelkezési jogot nem adja át a Megbízottnak.

4.

Tájékoztatás

4.1

A Megbízónak megfelelő időben át kell adnia a Megbízott részére a Szerződés teljesítéséhez szükséges és rendelkezésére álló információkat és/vagy dokumentációt. A Megbízott köteles az így kapott dokumentumokat a Szerződés megszűnésekor visszaadni a Megbízónak.

4.2

A Megbízónak lehetőség szerint együtt kell működnie a Megbízottal a Szerződés teljesítéséhez szükséges olyan információk megszerzésében, amelyeket az utóbbi indokoltan kérhet tőle.

5.

Megbízó együttműködési kötelezettsége

5.1

A Megbízó a Szerződés teljesítése érdekében együttműködik a Megbízottal.

A MEGBÍZOTT JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI

- 48 -

6.

Általános kötelezettségek

6.1

A Megbízottnak szakcégtől elvárható, fokozott gondossággal, a legjobb szakmai gyakorlat szerint kell teljesítenie a Szolgáltatásokat.

A Megbízott köteles minden, szakcégtől általában elvárható intézkedést megtenni a Projekt határidőre történő, műszakilag kifogástalan és költségeiben leggazdaságosabb megvalósítása érdekében. 6.2

A Megbízottnak be kell tartania a Megbízó által adott utasításokat. Ha a Megbízott megítélése szerint az adott utasítás túllépi a Szerződés kereteit vagy a Megbízó szakszerűtlen vagy jogellenes utasítást ad vagy azzal szemben egyéb fenntartása van, akkor az adott utasítás kézhezvételekor haladéktalanul értesítenie kell a Megbízót, feltárva az adott utasítással szembeni fenntartásait. Amennyiben a Megbízó az utasítást a Megbízott értesítésében foglaltak ellenére megerősíti, a Megbízott – jogszabályi kivételektől eltekintve - köteles az adott utasítást végrehajtani.

6.3

Ha a Szolgáltatásokat megbízottként több különböző, önálló személy látja el, azok felelőssége a Szerződés teljesítéséért egyetemleges. A jelen Szerződés értelmében a képviseletükre jogosult személy jogosult jognyilatkozatokat tenni és kötelezettséget vállalni valamennyi, a megbízotti oldalon álló személy képviseletében.

6.4

A munkakezdő jelentésben a Megbízott részletes, negyedévekre tagolt – ütemtervet is tartalmazó kommunikációs (cselekvési) tervet köteles készíteni a Szerződés teljesítése során elvégzendő feladatokról. Megbízott köteles minden elszámolási időszak (negyedéves/havi időtartam) elején a kommunikációs (cselekvési) terv és a Megbízó képviselőjével történt egyeztetés alapján az elszámolási időszakban tervezett tevékenységekre javaslatot tenni (negyedéves/havi terv). Az Szerződés teljesítésének első hónapjában elvégzendő tevékenységek köre a munkakezdő értekezleten kerül meghatározásra. Az első negyedévben elvégzendő tevékenységekre a Munkakezdő jelentésben, míg a következő negyedévi/havi tevékenységekre az – adott Hónapban/negyedévben leadandó, de a lezárt negyedévre vonatkozó - előrehaladási jelentésben tesz javasatot a Megbízott. Megbízó jóváhagyása esetén e terv és adott esetben az első elszámolási időszakban elkészített – szintén a Megbízó által jóváhagyott –kommunikációs (cselekvési)terv alapján köteles a Megbízott dolgozni. A Megbízó jóváhagyásával előre nem látott esemény bekövetkezése esetén e tervek – módosítási javaslat vagy időközi megrendelések formájában – a Megbízó előzetes írásbeli jóváhagyásával módosíthatók. A teljesítési igazolás kiadásának feltétele a számlázási időszak végén az említett tervekhez hűen elvégzett teljesítés, melyet a Megbízó képviselője ellenőriz. A Megbízott a számla kiállítására csak a teljesítési igazolás kézhez vétele esetén jogosult.

7.

Magatartási szabályok

7.1

A Megbízottnak mindenkor lojálisan, mint a Megbízó megbízható tanácsadója, szakmája etikai és egyéb szabályai szerint, megfelelő diszkréciót tanúsítva kell eljárnia. A Megbízó nevében kötelezettséget annak előzetes írásbeli hozzájárulása nélkül nem vállalhat.

7.2

A Megbízott és valamennyi Közreműködője titoktartási kötelezettséggel tartozik a Szerződéssel kapcsolatban tudomására jutott valamennyi információ, megoldás, adat és dokumentum vonatkozásában a Szerződés időtartama alatt és annak teljesítése után. Amennyiben a Megbízó nem adja előzetes írásbeli hozzájárulását, - jogszabályban előírt kötelezettség kivételével - sem a Megbízott, sem Közreműködői nem közölhetnek a Szerződéssel kapcsolatos, a fentiek szerinti információt harmadik személlyel. ill. nem hozhatják azokat nyilvánosságra. A Megbízott és Közreműködője a Szerződés keretein kívül nem használhatja fel a Szerződés teljesítése céljából készített tanulmányokat, terveket, az elvégzett tesztek és kutatások eredményeit.

- 49 -

8.

Összeférhetetlenség

8.1

A Megbízott és Közreműködője olyan tevékenység ellátását nem vállalhatja, amely sértheti vagy veszélyeztetheti a Megbízóval szembeni kötelezettségei teljesítését. E rendelkezés megsértése esetén a Megbízó a Szerződés azonnali hatályú felmondására jogosult.

8.2

A Megbízottnak minden szükséges intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy megakadályozza vagy megszüntesse azokat a helyzeteket, melyek lehetetlenné teszik vagy veszélyeztetik a Megbízott vagy Közreműködői részéről a Szerződés objektív és pártatlan teljesítését. Ennek keretében a Megbízott – a jelen Szerződésbe és/vagy a Kbt-ben foglalt egyéb rendelkezések betartásával - kártalanítási igény nélkül köteles összeférhetetlenné vált Közreműködőjét haladéktalanul kicserélni. A Szerződés időtartama alatt bármilyen összeférhetetlenségi körülmény felmerülése esetén haladéktalanul értesíteni kell a Megbízót.

8.3

A Megbízó megvizsgálhatja, hogy az összeférhetetlenség elhárítására tett intézkedések megfelelőeke, és előírhatja további intézkedések megtételét.

8.4

Amennyiben a Megbízott az összeférhetetlenséget a fenti rendelkezések ellenére nem szünteti meg, a Megbízó – a jelen Szerződésből fakadó egyéb jogainak sérelme nélkül – azonnali hatállyal felmondhatja a Szerződést.

8.5

A Megbízott és Közreműködője a Projekttel kapcsolatban csak a Szerződés keretein belül működhet közre. A Szerződés hatálya alatt a Megbízott és Közreműködői nem végezhetnek olyan üzleti, gazdasági tevékenységet, amely során kapcsolatba kerülnek a Projekt kivitelezésében, megvalósításában közreműködő vállalkozókkal, szállítókkal vagy azok bármelyik alvállalkozójával, egyéb közreműködőjével. Amennyiben a Megbízott vagy Közreműködői a vállalkozói, szállítói ajánlat Megbízó részére történő benyújtásakor, a Szerződés vagy a vállalkozási, szállítási szerződések aláírásakor az előbbiekkel üzleti kapcsolatban állnának, azt kötelesek írásban a Megbízónak bejelenteni és a Megbízó kérésére azt haladéktalanul megszüntetni. Megbízott sem a vállalkozóktól, szállítótól, sem az alvállalkozóktól vagy egyéb közreműködőktől semmifajta előnyt, szolgáltatást nem fogadhat el, és ezen rendelkezéseket köteles a Közreműködőivel betartatni. A jelen pontban foglaltak megsértése súlyos szerződésszegésnek minősül, amelyre tekintettel a Megbízó jogosult a Szerződést azonnali hatállyal felmondani.

9.

Információnyújtás

9.1

A Megbízó kérésére a Megbízott köteles haladéktalanul információkat adni a Szolgáltatásokról és a Projektről. A Megbízott a Projekttel kapcsolatos fontosabb eseményekről, nehézségekről – a rendszeres írásos jelentésein túlmenően is – folyamatosan tájékoztatja a Megbízót. A Megbízó bármilyen információt bekérhet a Megbízottól, és jogosult azokat ellenőrizni.

9.2

A Megbízott a Megbízó igényének megfelelő határidőben adatokat szolgáltat, illetve részt vesz a Projekttel összefüggésben a Megbízó által készítendő jelentések, tájékoztatók összeállításában.

9.3

A Megbízott a megbízás teljesítésekor köteles a Projektre és a Szolgáltatásra vonatkozó valamennyi tervet, iratot, dokumentációt, stb. jegyzék szerint átadni a Megbízónak, beleértve a saját és a Projekten dolgozó vállalkozó(k) és szállító(k) teljes körű pénzügyi elszámolását is.

10.

Közreműködők és felszerelések

10.1 A Megbízott köteles a szerződéskötést követő 8 napon belül írásban benyújtani a Megbízónak azon természetes személy Közreműködők életrajzát, akiket a Szolgáltatás teljesítésébe be kíván vonni. A Különös szerződési feltételek Preambulumában hivatkozott közbeszerzési eljárás ajánlati felhívása, amely eljárás eredményeképp a Szerződés létrejött, megadja e személyek szakképzettségének és gyakorlatának minimális szintjét. A Megbízottnak írásos jóváhagyásra be kell nyújtania a

- 50 -

Megbízóhoz a Közreműködők kijelölésére vonatkozó kérést. A Megbízó 30 napon belül köteles válaszolni a kérésre, elutasító válasz esetén döntését indokolni köteles. 10.2 A Megbízottnak biztosítania kell Közreműködői számára azon eszközöket és felszereléseket, amelyek leginkább elősegítik a Szolgáltatások hatékony teljesítését. 11.

A Közreműködők megváltoztatása

11.1 A Megbízott csak a Megbízó előzetes írásbeli jóváhagyásával és a Kbt. rendelkezései szerint változtathatja meg a Szolgáltatások körében eljáró Közreműködőit és az általuk a Szolgáltatások elvégzéséhez a Szerződésben kikötött hozzájárulás mértékét. E rendelkezés megsértése súlyos szerződésszegésnek minősül és azonnali hatályú felmondásra ad okot. 11.2 Amennyiben a Megbízó megítélése szerint valamely Közreműködő a Szolgáltatások teljesítését nem megfelelően végzi vagy valamely kötelezettségének nem tesz eleget, akkor is, ha cselekménye vagy mulasztása a Szerződés megszegésének körében még nem értékelhető, továbbá, ha kiválasztása nem a Szerződés rendelkezései szerint történt, írásban, indoklással kérheti a Megbízottól a Közreműködő leváltását. A Megbízott haladéktalanul köteles a kérésnek eleget tenni, és egyidejűleg köteles gondoskodni a leváltott Közreműködő megfelelő pótlásáról. 11.3 A Közreműködő helyébe lépő másik Közreműködőnek legalább ugyanolyan képesítéssel és gyakorlattal kell rendelkeznie, mint amilyennel a leváltott Közreműködőnek kellett rendelkeznie. 11.4 A Közreműködő leváltásával és pótlásával kapcsolatban felmerült költségeket a Megbízottnak kell viselni. 12.

A Megbízott felelőssége az igénybe vett Közreműködőkért

12.1 A Megbízott felelős Közreműködői magatartásáért és cselekményeiért, mintha azok a Megbízott magatartása vagy cselekedetei lettek volna. A Megbízónak valamely Közreműködő igénybevételéhez adott hozzájárulása nem mentesíti a Megbízottat a Szerződés szerinti kötelezettségei és felelőssége alól.

A SZERZŐDÉS TELJESÍTÉSE 13.

Pénzügyi elszámolások és nyilvántartások

13.1 A Megbízottnak pontos és rendszeres nyilvántartásokat és elszámolásokat kell vezetnie a Szolgáltatások vonatkozásában, olyan formában és részletességgel, amely elégséges annak pontos megállapításához, hogy a Megbízott számlájában szereplő számú szakértői napok és – amennyiben a Különös szerződési feltételek ilyenről rendelkeznek – a ténylegesen felmerült Elszámolható költségek valóban felmerültek a Szerződés teljesítése érdekében. 13.2 A Közreműködők által ledolgozott napokat rögzítő munkaidő-elszámolásokat kell vezetni. A Közreműködők által a Megbízott részére kiszámlázott összegnek meg kell felelnie a munkaidőelszámolásoknak. 13.3 A Szolgáltatás teljesítésével kapcsolatos nyilvántartásokat a Szerződés teljesítésétől számított 7 éven át (illetve amennyiben a hatályos számviteli törvény a nyilvántartás részét képező valamely dokumentumra hosszabb megőrzési kötelezettséget ír elő, a törvényben megjelölt időtartamon át) meg kell őrizni. A nyilvántartások megőrzésének elmulasztása súlyos szerződésszegésnek minősül. 13.4 Mind a Szerződés időtartama alatt, mind pedig a nyilvántartások megőrzési időtartama lejáratáig a Megbízottnak lehetővé kell tenni a Megbízó, az Állami Számvevőszék, az Európai Számvevőszék és az Európai Bizottság illetékes szervezetei, a Kormány által kijelölt belső ellenőrzési szerv, a

- 51 -

Kormányzati Ellenőrzési Hivatal, az 1992. évi XXXVIII. törvény szerinti fejezetek ellenőrzési szervezetei, a Kincstár, az Irányító Hatóság, a Közreműködő Szervezet, a kifizető hatóság, valamint a Kbt. és az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény szerinti bármely egyéb illetékes ellenőrző szervezet törvényes vagy meghatalmazott képviselőinek a Szolgáltatásokhoz kapcsolódó nyilvántartások, számlák, a Szolgáltatások megvalósítását igazoló okmányok, bizonylatok helyszínen történő ellenőrzését vagy könyvvizsgálatát, azokról másolatok készítését vagy rendelkezésre bocsátását. 14.

Közbenső jelentések és zárójelentés

14.1 A Megbízottnak a Szerződés teljesítése során előrehaladási jelentéseket kell készíteni, ezeket pénzügyi jelentéssel kell kiegészíteni. A jelentéseket olyan formában kell elkészíteni, ahogy azt a Megbízó kéri. 14.2 Közvetlenül a Szerződés teljesítési időszakának vége előtt a Megbízottnak Zárójelentést kell összeállítania. Amennyiben alkalmazható, a Zárójelentés mellé kritikai tanulmányt kell mellékelni azokról a jelentős problémákról, amelyek a Projekt megvalósítása során felmerültek. 14.3 A Zárójelentés végleges változatát a Szerződés teljesítési időszakát követő 15 napon belül kell eljuttatni a Megbízóhoz. 14.4 Ha a Szerződést több ütemben teljesítik, a Megbízottnak az egyes ütemek végrehajtása után is Zárójelentést kell készítenie. 15.

A jelentések és egyéb dokumentumok jóváhagyása

15.1 A Megbízó a Megbízott által összeállított és elküldött jelentések és egyéb dokumentumok jóváhagyásával igazolja azok Szerződésnek való megfelelését. 15.2 A Megbízónak a kézhezvételtől számított 15 napon belül értesítenie kell a Megbízottat a részére küldött dokumentumokat érintő döntéséről. A Megbízó a szerződés teljesítésének elismeréséről (teljesítés - igazolás) vagy az elismerés megtagadásáról - ha jogszabály másként nem rendelkezik legkésőbb a Megbízott teljesítésétől, vagy az erről szóló írásbeli értesítés kézhezvételétől számított tizenöt napon belül írásban köteles nyilatkozni. Elutasítás esetén döntését indokolni köteles. Ha a Megbízó az írásbeli kérés kézhezvételétől számított 15 napon belül nem tájékoztatja a Megbízottat észrevételéről, a dokumentumokat és jelentéseket elfogadottnak kell tekinteni. 15.3 Ha egy jelentést vagy dokumentumot a Megbízó a Megbízott által végrehajtandó módosításoktól függően hagy jóvá, a Megbízó a kért módosítások végrehajtására határidőt ír elő. 15.4 Ha a Szerződést több ütemben teljesítik, az egyes ütemek végrehajtása az előző ütem Megbízó általi jóváhagyásától függ, kivéve, ha az ütemeket párhuzamosan hajtják végre. 16.

A Szerződés során készített jelentésekhez és dokumentumokhoz fűződő jogok

16.1 Minden jelentés és dokumentum, így például a térképek, diagramok, rajzok, specifikációk, tervek, statisztikák, számítások, adatbázisok, szoftverek és az ezeket alátámasztó nyilvántartások, amelyeket a Megbízott a Szerződés teljesítése során állított össze, készített el vagy jutott a birtokába, a Megbízó kizárólagos tulajdonát képezik. A Megbízottnak a Szerződés bármilyen okból való megszűnésekor át kell adnia a fenti körbe tartozó minden dokumentumot a Megbízó részére. A Megbízó előzetes írásbeli jóváhagyása nélkül a Megbízott a Szerződés teljesítése során összeállított, készített vagy birtokába jutott dokumentumokat nem használhatja fel a Szerződés teljesítésétől eltérő célra. Megbízott minden, a jelen pontba foglaltak alapján esetlegesen megillető jogdíj és egyéb igényeiről kifejezetten lemond. Jelen joglemondás ellenértékét a felek a Megbízási díj, illetve az egyes szolgáltatások díjának meghatározásánál kifejezetten figyelembe vették, veszik.

- 52 -

16.2 A Megbízott nem publikálhat cikkeket a Szolgáltatásokkal kapcsolatban, nem hivatkozhat azokra a harmadik személyek részére nyújtott szolgáltatások során a Megbízó előzetes írásbeli jóváhagyása nélkül. 16.3 A Szerződés teljesítése során keletkező bármilyen szellemi alkotáshoz fűződő (szerzői jogi, iparjogvédelmi, stb.) jog a Megbízó kizárólagos tulajdonát képezi, a vagyoni jogok a Megbízót illetik meg, aki ezeket (fel)használhatja, közzéteheti, továbbadhatja, vagy belátása szerint átengedheti, átruházhatja földrajzi vagy bármely más korlát nélkül. 17.

Fizetés

17.1 A díjfizetés esetén követendő eljárásról a Különös szerződési feltételek rendelkezik. 17.2 A Megbízó fizetési kötelezettsége teljesítettnek minősül azon a napon, amikor a Megbízó számláját a bankja megterhelte. Amennyiben a Megbízó a kiszámlázott összeg bármely részét vitatja és erről a Megbízottat értesíti, a Megbízó további tájékoztatást vagy javítást kérhet, amelynek a Megbízott 30 napon belül eleget kell, hogy tegyen. A fizetési határidő az (adott esetben új) számla elfogadásától újrakezdődik. 17.3 A Megbízó a kifizetéseket forintban teljesíti. 17.4 A számla mellé csatolni kell a munkaidő-elszámolás megfelelő részének másolatát vagy kivonatát a 13.2 pontban írtak szerint. 17.5 A végszámla kifizetése a Megbízottnak valamennyi Szolgáltatás teljesítésétől és a Szolgáltatások befejező ütemének vagy utolsó részének a Megbízó általi jóváhagyásától függ. A végszámla kifizetését csak azután lehet teljesíteni, hogy a Megbízott benyújtotta a Zárójelentést és azt a Megbízó elfogadta. 17.6 A következő események bekövetkezése és fennállása esetén a Megbízó a Megbízott írásos értesítésével, részben vagy egészben visszatarthatja a Megbízottnak járó kifizetéseket: a)

a Megbízott valamely Szerződéses kötelezettségének nem tesz eleget;

b)

amennyiben a Szerződés alapján Megbízó felmondta a Szerződést a Megbízott súlyos szerződésszegése miatt;

c)

bármely egyéb, a Megbízott érdekkörében felmerülő körülmény, amely a Megbízó véleménye szerint akadályozza vagy veszélyezteti a Projekt vagy a Szerződés eredményes teljesítését.

17.7. Megbízó a szerződés alapján történő kifizetéseknél az Adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 36/A § (6) bekezdésében foglaltakat teljes körűen alkalmazza. 18.

A Megbízott tartozásainak visszafizetése

18.1 A Megbízott az ezirányú felszólítás kézhezvételétől számított 8 napon belül köteles visszafizetni azon összegeket, melyeket a Megbízótól a neki a Szerződés szerint járó összeg felett kapott. 18.2 Részletfizetés esetén a fizetés összege először a költségekre, azután a kamatra, végül a visszafizetendő összegre számolandó el. 18.3 A Megbízó Megbízottal szembeni követelését beszámíthatja bármely, a Megbízottnak fizetendő összegbe.

- 53 -

19.

A Szerződés módosításai

19.1 A Szerződés bármely módosítását kizárólag a Kbt. rendelkezéseivel összhangban, írásban, a Szerződéssel azonos módon lehet megkötni. 19.2 Ha a változtatás a Megbízott érdekkörében álló okból vagy szerződésszegése miatt szükséges, a változtatás okozta valamennyi költséget a Megbízottnak kell viselnie. 19.3 A módosított Szerződésre a Szerződésmódosítással nem érintett valamennyi rendelkezése megfelelően irányadó. 19.4 A Megbízott köteles írásban értesíteni a Megbízót a Különös szerződési feltételekben megadott kapcsolattartójának, ill. kapcsolattartója nevének vagy címének, továbbá bankszámlája számának megváltozásáról. 19.5 A szerződés módosítása jelen szerződés tárgyának megvalósításához hitelkeretet biztosító CIB Bank Zrt. előzetes írásbeli hozzájárulása szükséges.

SZERZŐDÉSSZEGÉS ÉS A SZERZŐDÉS MEGSZŰNÉSE 20.

Szerződésszegés

20.1 A fél szerződésszegést követ el, ha nem teljesíti a Szerződés szerinti kötelezettségeinek bármelyikét. 20.2 A feleket teljes körű kártérítési felelősség terheli a Szerződés megszegéséért. 20.3 Valamennyi olyan szerződésszegés, amely esetében a Szerződés azonnali hatályú felmondásra ad lehetőséget, súlyos szerződésszegésnek minősül és viszont. 21.

Késedelmes teljesítés

21.1 Késedelmes teljesítés esetén a Megbízottat a késedelem minden napja után a Különös Szerződési Feltételekben meghatározott mértékű kötbér megfizetésének kötelezettsége terheli. Ez a rendelkezés természetesen nem zárja ki a Ptk. késedelmes teljesítésre vonatkozó rendelkezéseinek megfelelő alkalmazását. 21.2 Amennyiben a fizetendő kötbér összege eléri, vagy meghaladja a nettó Megbízási díj 25%-át, a Megbízó azonnali hatállyal felmondhatja a Szerződést. 21.3 A Megbízó érvényesítheti kötbér feletti kárának megtérítésére vonatkozó igényét is. 22.

A Szerződés felmondása a Megbízó részéről

22.1 A Szerződésben meghatározott megszüntetési okok mellett a Megbízó a Megbízotthoz intézett nyilatkozattal, azonnali hatállyal felmondhatja a Szerződést, ha: a)

a Megbízott szerződéses kötelezettségeit súlyosan vagy ismételten megszegi (súlyosnak minősül az a szerződésszegés, amelyet a Szerződés maga ilyenként jelöl meg vagy amely a Projekt (határidőre történő) megvalósulását veszélyezteti);

b)

a Megbízott a Megbízó által megadott ésszerű határidőn belül nem tesz eleget a felhívásnak, hogy szerződésszerű kötelezettségeinek tegyen eleget;

c)

a Megbízott ismételt felszólítás ellenére nem teljesíti a Megbízó által adott utasításokat;

- 54 -

d)

a Megbízott konzorcium esetén annak bármely tagja - fizetésképtelenné válik, csőd-, felszámolási, végelszámolási eljárás indul vele szemben, felfüggeszti gazdasági tevékenységét, beszünteti kifizetéseit;

e)

jogerős elmarasztaló határozatot hoznak a Megbízott szakmai tevékenységét érintő szabálysértés vagy bűncselekmény miatt;

f)

más közbeszerzési eljárásban a Megbízott hamis adatokat közölt vagy az eljárás nyerteseként szerződéses kötelezettségeinek nem tett eleget.

22.2 A fenti esetekben történő felmondás esetén a Megbízó maga fejezheti be a Szolgáltatásokat, vagy azokat harmadik személlyel elvégeztetheti. A Megbízó ebből eredő többletköltségeit a Megbízott megtéríteni köteles. 22.3 A Szerződés megszűnésekor vagy az erre vonatkozó értesítés kézhezvételekor a Megbízott azonnal és oly módon köteles befejezni a Szolgáltatások teljesítését, hogy az ennek kapcsán felmerülő költségeket a lehető legkisebb szinten tartsa. 22.4 A Szerződés felmondása a fenti bekezdésekben leírt körülmények fennállta esetén is jelen szerződés tárgyának megvalósításához hitelkeretet biztosító CIB Bank Zrt. előzetes írásbeli hozzájárulása szükséges. 23.

A Szerződés felmondása a Megbízott részéről

23.1 A Megbízott a Megbízó részére küldött 90 napos felmondási idővel megszüntetheti a Szerződést, ha a Megbízó:

24.

a)

írásbeli felszólítás ellenére nem fizeti meg a Megbízó által elfogadott teljesítés után járó összegeket azok esedékessé válásától számított 90 nap eltelte után sem; vagy

b)

ismételten, felhívás ellenére sem teljesíti lényeges szerződéses kötelezettségeit.

Kártalanítás

24.1 A Megbízottnak kártalanítania és lehetőség szerint mentesíteni kell a Megbízót, annak megbízottjait és alkalmazottait minden perrel, igénnyel, veszteséggel és kárral szemben, amely a)

25.

a Megbízott tevékenységéből vagy mulasztásából ered a Szolgáltatások teljesítése során, és amely szabadalmakkal, védjegyekkel vagy a szellemi tulajdon egyéb formáival kapcsolatos jogszabályok, hatósági rendelkezések vagy további személyek jogai megsértéséből származik.

Vis maior

25.1 Egyik fél sem követ el szerződésszegést, ha kötelezettségei teljesítését vis maior akadályozza meg, amely a Szerződés aláírásának időpontja után következett be. 25.2 „Vis maior” alatt értendők különösen elemi csapások, sztrájkok vagy egyéb munkahelyi zavargások, hadüzenettel indított vagy anélküli háborúk, blokádok, zendülés, lázadás, járványok, földcsuszamlások, földrengések, viharok, villámcsapások, áradások, zavargások, robbantások, valamint egyéb hasonló, előre nem látható események, amelyek mindkét fél érdekkörén kívül merülnek fel és amelyeket a felek kellő gondossággal sem tudnak kiküszöbölni. 25.3 Ha az egyik fél „vis maior” miatt akadályoztatva van, mindent meg kell, hogy tegyen annak érdekében, hogy az akadályoztatás hatásait elhárítva minimális késedelemmel teljesíteni tudja szerződéses kötelezettségeit.

- 55 -

25.4 Ha valamelyik fél úgy véli, hogy olyan vis maior körülmények fordultak elő, amelyek kihathatnak kötelezettségei teljesítésére, azonnal értesítenie kell a másik felet, megadva a körülmények jellegét, feltehető időtartamát és valószínű hatását. Ha a Megbízó írásban másképp nem rendelkezett, a Megbízottnak folytatnia kell a Szerződés szerinti kötelezettségeinek a teljesítését, amennyire az a gyakorlatban ésszerűen megvalósítható. 25.5 Ha a Megbízottnál pótlólagos költségek merülnek fel azzal kapcsolatban, hogy vis maior esetén a szerződéses kötelezettségek teljesítésére a Megbízó által írásban jóváhagyott, alternatív teljesítési módokat alkalmaz, azokat a Megbízónak igazolnia kell, de a Megbízási díj ebben az esetben sem változik meg, kivéve ha az kirívóan hátrányos vagy méltánytalan a Megbízottra nézve. 25.6 Ha a vis maior körülmények 180 napon át megszakítatlanul fennállnak, bármelyik félnek jogában áll a Szerződést 30 napos felmondási idővel megszüntetni.

A VITÁK RENDEZÉSE 26.

A viták rendezése; irányadó jog

26.1 A Megbízónak és a Megbízottnak minden erőfeszítést meg kell tennie, hogy békés úton rendezzenek a Szerződéssel kapcsolatban bármely vitát, amely közöttük felmerül. 26.2 Ha vitás ügy merült fel, a szerződő felek írásban értesítik egymást a vitás ügyre vonatkozó véleményükről, valamint az általuk lehetségesnek tartott megoldásokról. Bármelyik fél kérheti, hogy a vita rendezése céljából egyeztessenek. Amennyiben a békés rendezésre irányuló kísérlet nem sikeres vagy a rendezési kérésre a fél nem válaszol a megadott határidőn belül, bármely fél jogosult a vita rendezése érdekében bírósághoz fordulni. 26.3 Bármely vita eldöntésére, amely a jelen Szerződésből vagy azzal összefüggésben, annak megszegésével, megszűnésével, érvényességével vagy értelmezésével kapcsolatban keletkezik, a Szerződő felek értékhatártól függően kikötik a Pécsi Városi Bíróság, vagy a Baranya Megyei Bíróság kizárólagos illetékességét. 26.4 A Szerződésre a magyar jog az irányadó.

- 56 -

IV. FEJEZET: FELADATLEÍRÁS

- 57 -

Az EKF-hez kapcsolódó, Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata és Baranya Megye Önkormányzata által indított beruházások Általános bemutatás A pályázattal érintett beruházások közvetlenül kapcsolódnak az Európa Kulturális Fővárosa 2010 – Pécs programsorozathoz. Miközben azonban szorosan kapcsolódnak funkciójukban, kivitelezésük befejezésének határidejében, célcsoportjaiban jelentősen el is térnek egymástól. Esetünkben azonban az EKF 2010 programsorozathoz való kapcsolódás alapvetően meghatározza a kommunikációs feladatokat, az összehangolt feladatellátást, a szinergiák kihasználását. Ennek érdekében, továbbá a gazdasági és szakmai ésszerűség is azt követeli meg, hogy a több projekt kommunikációja egységes és összefogott legyen. Fontos megjegyezni, hogy az EKF program sikeres megvalósulása több millió embert érint, beleértve Magyarország nemzetközi presztizsét, tovább Pécs és Baranya megye teljes lakosságát. A beruházással érintett projektek hosszú távon szolgálják az itt élők életminőségének javítását, korábbi, évtizedes hiányokat is pótolnak a kulturális infrastruktúra területén. A Megbízó a Projekt költségeit részben az Európai Unió támogatásaiból tervezi fedezni. A Megbízó ezen támogatással kapcsolatos kötelezettségeit a Nemzeti Fejlesztési Ügynökséggel kötött támogatási szerződése fogja tartalmazni. A beruházások elemei A pályázattal érintett beruházások: • Pécsi Koncert- és Konferenciaközpont •

Zsolnay Kulturális Negyed

•

Közterek és parkok felújítása (1-3.ütem)

•

Nagy Kiállítótér (Múzeumutca)

•

Dél-Dunántúli Regionális Könyvtár és Tudásközpont

A Projektek megvalósítása Jelen közbeszerzési eljárás tárgya az érintett beruházásokkal kapcsolatos kommunikációs feladatok ellátása.

- 58 -

A Szerződés tárgya és célja A Szerződés tárgya A támogatással kapcsolatos kötelezettségek meghatározására a Megbízó támogatási szerződést kíván kötni. Ez a szerződés a támogatás folyósítása feltételeként előírja, hogy az Európai Unió támogatásának tényét a Projekttel kapcsolatosan jelezni kell, továbbá a Projekt eredményeképpen létrejövő kulturális infrastruktúra működését olyan módon is biztosítani kell, hogy a rendszer használói megfelelően tájékozottak legyenek a szolgáltatások bővülésének és minőségi színvonaluk emelkedésének előnyeiről, és megvalósításuk módjairól. A fentiekkel összhangban a jelen közbeszerzési eljárás tárgya a beruházásokkal kapcsolatos kommunikációs feladatok ellátása.

A Szerződés célja A Szerződés céljai a következők: • Hosszú távú szakértői segítségnyújtás biztosítása a beruházások lefolytatásával, és az ezek eredményeként létrejövő intézményrendszer működtetésével kapcsolatos kommunikációs feladatok teljes körű ellátásához; •

A lakosság tájékoztatása a projektek lefolyásáról, a projektek elfogadtatásának biztosítása, az átláthatóság megteremtése;

•

A lakosság bevonása az intézményrendszer imázsának megteremtésébe;

•

Az Európai Unió és az illetékes hatóságok, önkormányzatok az EKF sikere és az életminőség javítása érdekében tett erőfeszítéseinek bemutatása;

•

A lakosság kultúra-fogyasztása tudatosságának, a tudás elérhetőségének növelése;

•

A létrejövő rendszer fenntartható működésének biztosítása kommunikációs szempontból a Szerződés befejezése után.

A Megbízott által elvégzendő feladatok

Általános előírások A Megbízott általános feladatai A Szerződés célja a Projekt megvalósítása során folyamatos kommunikációs tevékenység kifejtése annak érdekében, hogy az érintett célcsoportok, a potenciális és tényleges kedvezményezettek megismerhessék a Projekt célját, előkészítésének / megvalósításának szervezési, kivitelezési és finanszírozási folyamatait, valamint a Projekt eredményét. A Megbízott fő feladatait az uniós támogatású projektek megvalósítására vonatkozó, az NFÜ honlapján található „Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei” című útmutató I. számú kommunikációs csomagjában előírt feladatok képezik, melyet a Megbízottnak maradéktalanul teljesítenie kell, az útmutatóban leírtakkal összhangban. A Megbízott feladatát képezi még olyan – a jelen feladat leírásban meghatározott vagy a Szerződés teljesítése során

- 59 -

felmerülő - feladatok elvégzése, melyek nem szerepelnek az útmutatóban, azonban relevánsak a Projekt megvalósítása és/vagy a későbbi üzemeltetés szempontjából. A Megbízottnak élnie kell a jól tervezett és megfelelően kivitelezett kommunikációs kampány adta lehetőségekkel, az EKF témájában rejlő lehetőségekkel, összességében hozzá kell járuljon a társadalmi fejlődéshez szükséges szemléletmódbeli változás megvalósulásához. A kommunikációnak külön ki kell térnie: • a Projekt megvalósításával elérhető pozitív változásokra; •

az új infrastruktúra előnyeire;

•

a tudáshoz való hozzájutás esélyegyenlőségének megteremtésére;

•

a várható életminőség-javulásra;

•

a projektek mögött meghúzódó társadalomfilozófiára;

•

a szükséges kompromisszumok hangsúlyozására, a közösségi érdek érvényesüléséhez szükséges egyeztetések fontosságára.

A tevékenységek főbb feladatcsoportonként: •

Projekt-előkészítési munkák o Tervezési feladatok (kommunikációs stratégia, cselekvési terv – eseménynaptár készítése, folyamatos vezetése, arculattervezés, válságkommunikáció)

•

Sajtókapcsolati feladatok o Nyomtatott sajtó (sajtólista összeállítás, karbantartás; rendszeres sajtómegjelenés generálása, PR cikk készítés, szövegírás stb.) o TV (kommunikációs szerződések – műsoridő lekötés, TV spot készítés, interjúk, közlemények, beszélgetések stb.) o Rádió (kommunikációs szerződések – műsoridő lekötés, Rádió spot készítés, interjúk, közlemények, beszélgetések stb.) o PR film készítés o Közterületi hirdetések

•

Rendezvények szervezési és lebonyolítási feladatai o Szakmai fórumok; A projekt mérföldköveihez kapcsolódó sajtónyilvános események; Lakossági fórumok; Tanulmányút szervezése újságírók számára a létesítmények helyszíneire; Nyílt napok szervezése (szakmai szervezetek, lakosság, iskolák számára)

•

Online feladatok o Honlap készítés és folyamatos karbantartás

•

Kiadványok tervezése, elkészítése (célzottan az érintett lakosokat elérő kiadványok; rendezvényeken hozzáférhető, ingyenesen elvihető általános kiadványok, szóróanyagok; hírlevelek)

•

Rendezvényeket támogató, szemléltetést segítő eszközök tervezése, kivitelezése

- 60 -

o Szemléltető eszközök (pl. molinok, displayek stb.) o Reklám anyagok (pl. papírtáska, dosszié, jegyzettömb, toll stb.) o Hirdetőtáblák („A” és „B” típusú hirdetőtáblák fólianyomatainak elkészítése és elhelyezése) •

Ügynökségi feladatok o A fenti feladatokhoz kapcsolódó folyamatos ügynökségi szolgáltatások ellátása o Ügyfélszolgálat (iroda működtetés)

A fent ismertetett feladatok mind folyamatos, mind eseti ügynökségi szolgáltatásokat magukba foglalnak. Az eseti ügynökségi szolgáltatásokat a szerződés egy adott szakaszában – jellemzően egy, vagy néhány alkalommal – kell elvégezni, míg a folyamatos ügynökségi szolgáltatásokat a Szerződés teljes időtartama alatt folyamatosan kell végezni. A Szerződés teljesítése az alábbi három fő szakaszra bontható: • projekt-tevékenység tervezése: ebben a szakaszban kerül sor a marketing-kommunikációs stratégia alapján annak megvalósítását célzó cselekvési terv kidolgozására; •

a marketing-kommunikációs stratégia és cselekvési tervek végrehajtása: ebben a szakaszban kerül végrehajtásra az előző szakaszban meghatározott cselekvési terv, illetve kerülnek aktualizálásra a visszajelzések és az addig elért eredmények alapján.

•

Szerződés zárása és az azt követő tevékenység tervezése: ebben a szakaszban kerül sor a az előző fázisokban elért eredmények összefoglalására, értékelésére, a kommunikációs tudásbázis átadására, illetve a jelen Szerződés aláírását követő 36 hónap (Az eltérés lehetősége a Kbt. 50§ (2) bekezdése alapján 10% felfelé) kommunikációs feladatainak felmérésére, a szükséges cselekvési terv és dokumentumok elkészítésére.

Célcsoportok A Projekt célcsoportjai: 1. Lakosság (elsősorban érintett települések lakossága, másodsorban az ország lakossága) a. Belföldi turisták; b. Felnőtt lakosság (18 év felett); 2. Helyi, regionális és országos döntéshozók; 3. A projekteket megvalósító és majdan működtető intézmények munkatársai; 4. A kulturális intézményrendszer képviselői; 5. Véleményformálók; 6. Érintett hatóságok; 7. Helyi vállalkozások vezetői; 8. Civil szervezetek.

A Megbízás teljesítése során figyelembe veendő általános szempontok

- 61 -

A Megbízottnak teljesítenie kell azokat a tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó követelményeket, melyeket a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos EU jogszabályok, továbbá a 16/2006. MeHVM-PM együttes rendelet tartalmaz, valamint a projektekkel kapcsolatosan előírt tájékoztatási követelmények közül azokat, amelyeket a Közreműködő Szervezettel kötött támogatási szerződés alapján a Megbízó teljesíteni vállalt. A Megbízottnak eleget kell tennie a mindenkor érvényes Arculati Kézikönyv ÚMFT kedvezményezettek számára rendelkezéseinek is, és kapcsolatot kell tartania a Közreműködő Szervezet tájékoztatásért felelős szervezeti egységével. A feladatok tejesítése során a Megbízottnak figyelembe kell vennie az NFÜ honlapján található „Kommunikációs kézikönyv a kedvezményezettek számára” című útmutató előírásait is. A fentieken túl a kommunikációs tevékenységnek illeszkednie kell a mindenkori kommunikációs környezethez (EU Bizottság, Magyar Köztársaság Kormánya, Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata, Baranya megye Önkormányzata stb). Részletes előírások A kommunikációs feladatokat a Projekt megvalósításának időszaka alatt kell ellátni. Az alábbiakban ismertetendő feladatok egy része elvégzésének részletes meghatározására a Szerződés teljesítése során – főként a tervezési fázis végén – kerül sor, figyelembe véve az elérendő célokat, a rendelkezésre álló, feladatokhoz rendelt összegeket, valamint a költség-hatékonyság elvét. A kommunikáció – így a Szerződés teljesítésének - első lépése a tervezés. Egységes marketing stratégia készítése Tekintettel a beruházások sokféleségére, ugyanakkor az EKF programsorozatához kapcsolódó voltára, szükséges az egységes marketing-kommunikációs stratégia elkészítése, amely az érvényes és eredményes pályázat benyújtásának alapvető feltétele. Az elfogadott stratégiából kell a Megbízottnak a továbbiakban a cselekvési- és kommunikációs tervet elkészítenie. Korábbi média-megjelenések összegyűjtése és elemzése Megbízottnak a tervezés és előkészítés szakaszában a tartalomelemzés módszere alkalmazásával negyed évre visszamenő médiaelemzést kell végeznie. Össze kell gyűjteni azokat a megjelenéseket, amelyek a Projektről a Szerződéskötés időpontjáig születtek. Az elemzésnek ki kell térnie arra, hogy •

mely témacsoportok voltak a legérdekesebbek az újságírók számára;

•

mely médiumok tartották fontosnak a Projekt előkészítéséről való folyamatos tájékoztatást;

•

vannak-e botrányos / problémás elemei a Projektnek;

•

a kommunikációs célok elérése érdekében merre kell terelni a médiakommunikáció fő irányát.

Az alapozó médiaelemzés viszonyítási alapul szolgál a későbbiekben elvégzendő elemzések számára. Tervezés

- 62 -

A tervezés az alábbi feladatokat foglalja magába: •

Kockázatkezelés o Lehetséges kockázatok felmérése; o Válságkommunikációs terv készítése;

•

A projekt menetrendjének összeállítása, a kivitelezések befejezése várható időpontjainak összegyűjtése

•

Cselekvési (kommunikációs) terv o Célcsoportok meghatározása o A projekt kommunikációs tartalmának összeállítása: üzenetek meghatározása és az eszközök kiválasztása o Időzítés meghatározása

•

A kommunikációs terv egyeztetése a Közreműködő Szervezettel

•

Grafikai tervezés (arculat)

Kockázatkezelés Megbízott feladata a Megbízót és a Projektet érintő fontosabb belső és külső (műszaki, pénzügyi, társadalmi, környezeti, stb.) kockázatok, potenciális veszélyhelyzetek feltérképezése, valamint válságkommunikációs terv kidolgozása. Ennek ki kell térnie a javasolt kommunikációs eszközök és üzenetek meghatározására, a válságkezelés személyi és technikai feltételeinek meghatározására, a válságkezelés alapelveinek összeállítására. Cselekvési (kommunikációs) terv A Megbízottnak kommunikációs tervet kell készítenie, amelyben meghatározza a kommunikációs akciók által elérni kívánt célokat, az általános és az egyes célcsoportokra vonatkozó üzeneteket, az üzenetek célba juttatását biztosító eszközöket, a költségtervezetet és az időzítési tervet. A végrehajtandó tevékenységeknek összhangban kell lenniük a kampány céljaival. A Megbízottnak olyan hatékony akciótervet kell kidolgoznia, amely ösztönzi a lakosságot az EKF programsorozatában való részvételre, és a beruházások eredményeként létrejött intézmények használatára. A tervben különös hangsúlyt kell fektetni a következő elemekre: • A kampány - célkitűzésekkel összhangban álló - üzeneteinek megfogalmazása; •

Akcióterv kidolgozása az egyes célcsoportok kultúrafogyasztási szokásai tudatosságának növelésére és tájékoztatására;

•

A települési döntéshozók és vélemény-formálók támogatásának megnyerése és fenntartása;

•

A tervhez illeszkedő pro-aktív szemléletű konfliktuskezelési javaslat készítése.

A következő lista azokat az elvárásokat tartalmazza, amelyek köré a feladatokat és tevékenységeket tervezni kell, de a módszertant és a felhasználandó eszközöket a munkakezdő jelentésben kell véglegesíteni. - 63 -

A kommunikációs terv készítése során az alábbi szempontokat kell figyelembe venni: • Az EKF-hez kötődő beruházások sikere nagyban függ a beruházások befejezésétől, az intézmények létrejöttétől; •

a lakosság kulturális fogyasztási szokásainak megváltozása;

•

vállalkozó szellemű, a kulturális turizmust fontosnak tartó kereskedők és vállalkozók bevonása a kampányba;

•

a lakosság tájékoztatása a kulturális infrastruktúra jelentős bővüléséről, a következő generációk számára rendelkezésre álló megnövekedett lehetőségekről;

•

a lakosság tájékoztatása a tudás megszerzése esélyegyenlőségének lehetőségéről;

•

az ország és az önkormányzatok Pécs és a megye érdekében tett erőfeszítéseiről;

•

a lakosság tájékoztatása az EU tevékenységéről, külön hangsúlyozva az EKF jelentőségét a társadalom fejlődése szempontjából;

•

a közvélemény és a sajtó tájékoztatása a Projekt előrehaladásának eseményeiről;

•

annak biztosítása képzéssel és tudás-átadással, hogy a Megbízó alkalmas legyen a PRtevékenység folytatására a kivitelezés befejezése után is;

•

a Projekt befejezését követő tevékenységek azonosítása, a Szerződés befejezését követő fél évre vonatkozóan szükséges dokumentumok és anyagok elkészítése.

A kommunikációs terv tartalmi és formai követelményeinek meghatározása a „Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei” című útmutatóban található. A kommunikációs terv kidolgozása során figyelembe kell venni a rendelkezésre álló pénzügyi keretet (megbízási díj) és annak az egyes projektek közötti tervezett felosztását. A szerződés végrehajtása során a Megbízottnak saját megfigyelései, a közvélemény-kutatási adatok és a Megbízótól érkező visszajelzések alapján követnie kell a Projekt környezetében bekövetkező változásokat. Szükség esetén, de legalább hathavonta a kommunikációs terveket felül kell vizsgálni és aktualizálni kell. A zárójelentésben a Megbízottnak a Szerződés lejártát követő 6 hónapos időszakra vonatkozó kommunikációs terv javaslatot kell kidolgoznia. Ebben a javaslatban a feladatokat, a szükséges emberi és egyéb erőforrásokat, a költségvetési és a potenciális finanszírozási forrásokat kell megjelölni. A terv Megbízó általi elfogadása a zárójelentés jóváhagyásának előfeltétele. Grafikai tervezés (arculat) Megbízottnak a Projekt vizuális azonosítását lehetővé tévő – az ÚMFT arculati kézikönyvén alapuló - kisarculatot kell készíteni, amely összeköti a kampányelemeket, biztosítja az egyszerű azonosítást és a célcsoportok hatékony elérését. Amennyiben a Projekt korábbi arculata kerül alkalmazásra, abban az esetben azt frissíteni szükséges az NFÜ honlapjáról letölthető arculati kézikönyv előírásainak megfelelően. Az arculat betartását a Közreműködő Szervezet kommunikációs munkatársa ellenőrzi, akivel az előkészített anyagokat mind tartalmi, mind arculati szempontból jóvá kell hagyatni.

- 64 -

E feladaton túl, a költségvetésben meghatározott keretben az egyes projektekhez kapcsolódóan egyes, a beruházások lezárultát követően is alkalmazandó arculati elemeket kell tervezni.

A végzendő szolgáltatások általános jellemzése:

Sajtókapcsolati szolgáltatások A Megbízott feladata a Projektek megvalósításával kapcsolatos sajtómunka és publicitás szélesítése, az alábbiakban részletezett klasszikus PR eszközök és formák biztosítása mellett. A sajtóközlemények, megjelenések tartalmát, formáját, helyét előzetesen egyeztetni kell és jóvá kell hagyatni a Megbízóval. A sajtóval való kapcsolattartás szervezését részben előre, részben az aktuális fejleményekhez, témákhoz igazodóan kell megvalósítani. Folyamatos sajtófigyeléssel kell biztosítani azt, hogy az esetleges téves, félrevezető vagy pontatlan információ, rövid határidővel pontosításra kerüljön. Ennek biztosítása érdekében a Megbízottnak jó munkakapcsolattal kell rendelkeznie a releváns – elsősorban megyei – médiumokkal. A Megbízott feladata cikkek, sajtóközlemények megírása, interjúk szervezése illetékes vezetőkkel, a sajtó tájékoztatása és meghívása a Projekthez kapcsolódó jelentős eseményekre, cikkek, közlemények elhelyezése különböző médiumokban. Indokolt esetekben fizetett hirdetések alkalmazása is szükséges lehet, beleértve az ehhez kapcsolódó médiafelület vásárlást is (a médiafelület vásárlásának díja az „egyéb szolgáltatások”-on belül kerül elszámolásra). A sajtókapcsolati szolgáltatásokhoz kapcsolódó feladatok különösen: •

Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában;

•

Sajtóanyagok, közlemények, nyilatkozatok készítése (különösen sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról);

•

Szerkesztőségi anyagok, tartalmak előkészítése;

•

Sajtótájékoztatók,- konferenciák,- háttérbeszélgetések előkészítése és szervezése

•

Sajtóesemények szervezése: ünnepélyes eseményekhez (alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások) kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése);

•

Interjúk készítése és szervezése;

•

Sajtólista aktualizálás, címlista szerkesztés és összeállítás;

•

Sajtófigyelés, dokumentálás, nyilvántartás készítése (az egyes sajtómegjelenések tematikus rendezése, az eredeti szöveg archiválása, az adott médium és cikk információinak feltüntetése (lap neve, dátum, oldalszám, rovat stb.) elektronikus formátumban történő rögzítése);

•

Média-megjelenések összegyűjtése, rendszeres (havonta) tartalmi értékelése, archiválása, azokra reakció-javaslatok kidolgozása.

•

Sajtóelemzés készítése (az egyes sajtómegjelenések média csoportonkénti megoszlása, grafikus ábrázolása, elemzése. A publicitás tényleges adataira vonatkozó alapinformációk: olvasottsági adatok, egyéb mutatók elemzése.

- 65 -

Internetes honlap elkészítése és folyamatos frissítése Megbízott feladata a Projektekhez kapcsolódó honlapok regisztrálása, a honlapok elkészítése, tartalmi anyagaik összeállítása. A honlapok tartalmát magyar és angol nyelven is el kell elkészíteni. A honlapokon heti rendszerességgel frissíti a Projektekhez kapcsolódó információkat, a média képviselői részére külön felületeket hozni létre, amelynek célja, hogy friss híranyagot szolgáltasson a Projekektről. A honlapokon külön funkciót kell létrehozni a lakossági kérdések regisztrálására, valamint biztosítani, hogy a kérdéseket az azok beküldését követő 48 órán belül megválaszolják. Kockázatok folyamatos figyelése, értékelése A külső vagy belső kockázati tényezőket, potenciális veszélyhelyzetek folyamatos figyelemmel kísérése, értékelése. A válságkommunikációs terv rendszeres időközönként, de legalább negyedévente történő aktualizálása. Fotódokumentáció készítése Megbízott feladata a Projektek kiadványaihoz szükséges fotódokumentációk elkészítése (ideértve a megvalósítás és az ahhoz kapcsolódó események fotódokumentálását, a fotók archiválását és igény szerint azok csatolását a jelentésekhez. A fotókat digitális fényképezőgéppel (képfelbontás: 2048x1680 pixel, fájlméret: 10MB) kell elkészíteni. A fotódokumentációkat nyomtatott és elektronikus formában negyedéves gyakorisággal kell Megbízó rendelkezésére bocsátani. Archívum készítése Archívum készítése, amely rendezi és dokumentálja az összes tájékoztató anyagot, újságcikket, tvmegjelenést, eseményeket, stb. a Projektekhez kapcsolódóan. Az archívumnak tartalmaznia kell azokat a riportokat vagy egyéb outputokat is, amelyek a Projektek előkészítő – jelen Szerződést megelőző − szakaszában jelentek meg. Információs központ és információs zöld szám működtetése Megbízott feladata a Projektekkel kapcsolatos folyamatos tájékoztatás megszervezése és biztosítása Pécsett működő ügyfélszolgálat és információs telefonvonal formájában, a projektmenedzserrel együttműködve. Megbízott feladata továbbá a beérkező kérdések regisztrációja, azokról rendszeres összefoglalók készítése havi gyakorisággal. Az ügyfélszolgálat és információs telefonvonal működési ideje: munkanapokon reggel 9-től délután 3-ig. Projekt menedzsment feladatok ellátása A Megbízott feladata az alábbi, elsősorban a projekt menedzsmenttel, jelentéstétellel kapcsolatos feladatok elvégzése: • Munkaértekezletek szervezése és jegyzőkönyvezése. A munkaértekezleteken a Megbízott bemutatja az elért előrehaladást és a soron következő hónapra vonatkozó terveket; •

Beszámolók és jelentések készítése az Megbízó részére az elvégzett kommunikációs tevékenységekről a 8. pontban ismertetettek alapján.

Képzés A kommunikáció hatékony végrehajtása érdekében a Megbízott médiatréning keretében kommunikációs felkészítést tart a Megbízó képviselői számára. A tervezési szakaszban a Megbízott szükséglet-felmérést végez, hogy a személyzet kijelölt tagjainak milyen képzésre van szükségük ahhoz, hogy képesek legyen jövendő feladataik

- 66 -

ellátására. A Megbízott képzési tervet készít, amely formális (tanfolyami) és munka közbeni (gyakorlati) képzést egyaránt tartalmazhat. A formális képzést a Megbízott szervezi. A munka közbeni képzést a Megbízott valósítja meg, bevonva az érintett személyzetet a munkába, feladatokat kiosztva számukra, ellenőrizve és támogatva munkájukat. A képzési terv általános abban a tekintetben, hogy meghatározza azokat a funkciókat, amelyek általában szükségesek a tájékoztatási tevékenységek megvalósításához és meghatározza az ehhez szükséges szakértelmet. Másrészről specifikus, mert figyelembe veszi azoknak az embereknek a személyes hátterét és tapasztalatát, akik számára kidolgozzák a képzési tervet. Az EKF projekt megköveteli, hogy a tájékoztatási tevékenység a Szerződés vége után is folytatódjon. Ennek biztosítása érdekében a Megbízott a Szerződés vége előtt záró kommunikációs felkészítést tart a Megbízó képviselői számára. A Megbízó határoz a képzési tervről, és a javasolt formális képzés megvalósításáról. Konfliktuskezelés, krízismenedzsment A Megbízott feladata a szükség szerinti közösségi konfliktuskezelés és krízismenedzsment, beleértve a konfliktus kedvező eredménnyel történő megoldásához szükséges tevékenységek tervezését és végrehajtását, valamint a Megbízó támogatását ezen helyzetek pozitív eredménnyel történő megoldásában. Szöveg- és beszédírás A Megbízott feladatát képezheti • projekt ismertetők és bemutatkozó anyagok megírása; •

vezetői beszédek és nagy ívű, a Projektekhez kapcsolódó szakmai háttéranyagok közérthető stílusban történő elkészítése (szöveges és ppt. formátumban) magyar - és adott esetben angol - nyelven.

PR és Marketing anyagok elkészítése (papír alapú, digitális és on-line megjelenésekkel kapcsolatos feladatok ellátása) A Megbízott feladata különböző sajtómegjelenések tervezése, előkészítése és közléskész formában történő átadása, amely magába foglalja, különösen az alábbiakat: A megjelenés koncepciójának kialakítását; Szövegírást és korrektúrát; Nyomdai előkészítést; Képfeldolgozást; Banner készítést; Digitális adathordozóra történő elkészítést, másolást (pl.: CD). Kiadványok összeállítása és elkészítése A Projekt megvalósítása alatt Megbízott feladata az alábbi típusú nyomtatott kiadványok tervezése és elkészítése: • Információs anyagok, kiadványok (pl. brosúra, szórólap, plakát, leporelló); •

Projekt hírlevél;

•

Üdvözlőkártya.

- 67 -

A kiadványok tervezése és elkészítése magába foglalja a: • kiadvány koncepciójának kialakítását; •

grafikai tervezést és layout készítést;

•

szövegírást;

•

szerkesztést és lektoráltatást;

•

desk top publishing-et;

•

képfeldolgozást;

•

saját fotó készítést;

•

nyomdai előkészítést (fekete-fehér és színes print, nyomásra előkészített, ívre szerelt film, kromalin, proof);

•

korrektúrát;

•

gyártást.

Projekttáblák és emlékezető táblák elkészítése A beruházások fő helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú projekttáblák és emlékeztető táblák („A”, illetve „B” típus) elkészítése és elhelyezése. Rendezvények szervezése, lebonyolítása A Megbízott feladata különböző események / rendezvények megszervezése, teljes körű előkészítése és a lebonyolításban való közreműködés, különös tekintettel az alábbiakra: • A projektek mérföldköveihez kötődő eseményekhez (alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés befejeződése, stb.) kapcsolódó sajtó nyilvános rendezvények; •

Nyílt nap ügyfelek, partnerek, lakosság, iskolák stb. részére;

•

Igény szerint lakossági fórumok;

•

A Projektek indulásakor és befejezésekor 1-1 szakmai fórum megszervezése;

•

Közmeghallgatások szervezése a Projektek fő eseményeihez kapcsolódóan vagy konfliktushelyzetekben, amelyek az építés során merülhetnek fel. Ezeknek megelőző és konfliktuskezelő szerepe is lehet. A lehetséges helyszíneket a Megbízóval együttműködve kell meghatározni a munkakezdő jelentésben. Előre nem látható konfliktusok további közmeghallgatások szervezését igényelhetik.

•

Egyéb, a Szerződés teljesítése során javasolt / igényelt esemény.

A felsorolt események indikatív jellegűek. Az események körét a tervezési fázisban kell meghatározni és azokról eseménynaptárt kell készíteni, amelyet a Szerződés teljesítése során vezetni kell. Az egyes rendezvényekről részletes tervet kell készíteni. Mind az eseménynaptárt, mind pedig a rendezvények részletes tervét a Megbízóval előzetesen jóvá kell hagyatni. A Megbízott események szervezésével, lebonyolításával kapcsolatos általános feladatai: a szervezési munka, a szükséges tájékoztató anyagok megtervezése. A sajtó értesítése, sajtóanyag

- 68 -

készítése, meghívottak/előadók felkérése és szervezése, az esemény helyszínének biztosítása (kivéve olyan eseményeket, amelyeket a Megbízó helyiségében terveznek megtartani), engedélyek beszerzése, technikai feltételek biztosítása. Díszletek tervezése, kivitelezése és bontása, illetve a rendezvény helyszíni felügyelete, a rendezvényen való hostess és szervezői feladatok ellátása, esetleges vendéglátás szervezése, a rendezvényt követően sajtóvisszhang összegyűjtése, jelentés készítése a Megbízó részére. A rendezvényszervezéshez kapcsolódó feladatok különösen: • A Megbízó adatbázisa, valamint iránymutatása alapján a rendezvényekre meghívandók, értesítendők címlistájának összeállítása. A Megbízott feladatkörébe tartozik, hogy az összeállított listában szereplő elérhetőségeket ellenőrzi, és szükség esetén aktualizálja. •

A Megbízott regisztrálja, feldolgozza és összesíti a rendezvényekre történő visszajelzéseket, jelentkezéseket és továbbítja a Megbízónak. A beérkezett jelentkezések számáról, és a jelentkezési lapon jelzett igényekről rendszeresen tájékoztatja a Megbízót, egyeztet a szükséges, kiosztandó anyagok számáról. A Megbízott külön e-mail címet hoz létre a jelentkezések fogadására (az összes rendezvényhez egy e-mail cím elegendő), valamint lehetővé teszi, hogy a rendezvénnyel kapcsolatos jelentkezéseket faxon is megküldhessék ill. a rendezvényhez kapcsolódó kérdéseket telefonon is feltehessék az érdeklődők. Megbízott feladata a rendezvények szervezéséhez, a jelentkezéshez szükséges információk megadása az érdeklődők számára.

•

A Megbízott szükség esetén kezeli a túljelentkezést, erről tájékoztatást ad ill. egyeztet a Megbízóval. A Megbízó előzetesen iránymutatást ad arra vonatkozóan, hogy túljelentkezés esetén milyen teendők vannak.

•

Megbízott feladata a rendezvényekre közvetlenül meghívandó partnerek számára meghívó, jelentkezési lap és program megtervezése és elkészítése, valamint kiküldése a meghívottak részére postai úton és elektronikusan a Megbízó jóváhagyását követően. A meghívókat, kapcsolódó dokumentumokat amennyiben rendelkezésre áll e-mailes címlista, e-mailben is ki kell küldeni. A meghívó, a program és a jelentkezési lap terjedelme max. dokumentumonként 2-3 oldal.

•

Megbízó feladata a rendezvény helyszínének megfelelő előkészítése: eligazító táblák, plakátok, az előadók névtábláinak, a rendezvény végleges programjának elhelyezése, a regisztráció biztosítása: jelenléti ívek, kitűzők (badge-ek) elkészítése stb., továbbá a szükséges papíráru, a sokszorosításhoz és az irodai munkához szükséges eszközök, anyagok beszerzése.

•

Az anyagok, eszközök leszállítása a rendezvény helyszínére (beleértve az előzetesen a Megbízótól megkapott előadásanyagokat elektronikus formában), a megmaradt anyagok, eszközök visszaszállítása a Megbízóhoz a Megbízott feladata.

•

A helyszíneken legalább két fő (200 fős konferencia esetében legalább négy fő) asszisztens biztosítása szükséges a rendezvénnyel együtt járó adminisztrációs tevékenységek (regisztráció, mozgó mikrofon kezelése, a rendezvényt értékelő kérdőívek összegyűjtése a rendezvény végén, kérdéslapok összegyűjtése, hagyományos hostess tevékenységek stb.) elvégzésére.

•

Az eseményekre történő jelentkezési lapon beküldött előzetes kérdéseket összesíteni kell és a rendezvényt megelőzően 2 munkanappal meg kell küldeni a Megbízónak.

•

A Megbízó a rendezvényeken a közreműködők, előadók számára előzetes bejelentés/megrendelés szerint szállást biztosít - 4 csillagos belföldi szállodai igényeknek megfelelően- a rendezvény helyszínén vagy a helyszínhez közel, majd a Megbízóval - 69 -

történő egyeztetést követően lefoglalja a szállást, és a reggeli, igény esetén vacsora ellátást. Megbízott feladata a résztvevők szállásával kapcsolatos ügyintézés, beleértve a szállás biztosításával kapcsolatos regisztrációt, nyilvántartást, foglalást, egyeztetést a szállásadóval, szobabeosztás készítését, helyszíni ügyintézést, résztvevők tájékoztatását stb. •

A meghirdetett rendezvények esetében a Megbízott kiemelt feladata a média képviselőinek ösztönzése arra, hogy a rendezvényekről előzetesen hírt adjanak, és így minél többen értesüljenek a rendezvény(ek)ről.

•

A Megbízott feladata a kapcsolattartás a média érdeklődő képviselőivel, az érdeklődők tájékoztatása a lehetséges interjúalanyokról, a Megbízó médiához kapcsolódó elérhetőségeiről, interjúk megszervezése, folyamatos egyeztetés a Megbízóval. Megbízott interjút a rendezvényekhez kapcsolódóan nem adhat.

•

A programok helyszínének általános állaga, tisztasága, berendezése, a berendezés minősége, valamint a mosdók állapota minimum három csillagos szálloda minőségének megfelelő kell legyen.

•

A helyszíneknek a rendezvény tervezett létszámának befogadására alkalmasnak kell lennie

•

A helyszínek megfelelő hőmérsékletűek (fűtött vagy légkondicionált, szellőztethető) és legyen hozzá őrzött ruhatár (különösen télen, vagy hideg időszakban)

•

A helyszíneknek akadálymentesen (kerekes székkel is) megközelíthetőnek kell lennie (a terem, a mosdók és a catering-re kijelölt helyiség is)

•

A technikai szolgáltatásokhoz szükséges adottságokkal rendelkezik (valamint a kivetítő és az előadók a terem minden pontjáról láthatóak)

•

A rendezvény helyszínéül szolgáló teremmel egy épületben olyan helyiség található, ahol a kávészünetekben feltálalt frissítő és az esetlegesen igényelt ebéd elfogyasztása a rendezvényen résztvevők számára egyszerre is lehetséges, és kerekes székkel is megközelíthető.

•

A regisztrációhoz pult biztosítása, saját anyagok bemutatásához asztal.

•

A helyszínek az előadók számára előadói asztallal és az előadók számától függően megfelelő számú székkel rendelkezik

•

A helyszínekhez szükség esetén parkolót kell biztosítani az előadók, és a Megbízó képviselői számára legalább 5 parkolóhely erejéig.

•

Amennyiben a Megbízó külön igényli, a sajtótájékoztatóhoz szükséges termet a rendezvény helyszínéül szolgáló teremhez közel kell biztosítani széksoros elrendezéssel. A sajtótájékoztató termének min. 20 fő befogadására alkalmasnak kell lenni. A sajtótájékoztató termét annak időtartamára kell biztosítani.

•

A termek méretének megfelelő hangosítás biztosítása a Megbízott feladata.

•

Prezentációs technológia biztosítása minden terem esetében (nagyméretű vetítővászon; CD és floppy olvasására alkalmas laptop, projektor) a Megbízott feladata

•

Előadók számára szükséges mennyiségű mikrofon biztosítása a Megbízott feladata.

•

Szükség esetén flipchart biztosítása a megbízott feladata.

•

Az előadások anyagát a Megbízó előzetesen megküldi a Megbízottnak, akinek feladata azokat a laptopra másolni és a rendezvényen rendelkezésre bocsátani. - 70 -

•

A kávészünetek alkalmával a résztvevők számára elegendő mennyiségű frissítő (min. kétféle rostos és háromféle szénsavas üdítő, szénsavas és szénsavmentes ásványvíz), kávé és tea, valamint kétféle sós és kétféle édes sütemény biztosítása szükséges.

•

Szendvicsebéd esetén az ebédszünet alkalmával a feltálalt szendvicsek (vegetáriánus is) biztosítása elegendő mennyiségben a résztvevők számára, valamint elegendő mennyiségű frissítő (min. kétféle rostos és háromféle szénsavas üdítő, szénsavas és szénsavmentes ásványvíz), kávé és tea, valamint kétféle sós és kétféle édes sütemény biztosítása.

•

Svédasztalos ebéd esetén az ebédszünet alkalmával az előzetesen egyeztetett menü szerint feltálalt min. kétféle hideg előétel, péksütemény és kétféle meleg főétel (vegetáriánus is) körettel való biztosítása elegendő mennyiségben a résztvevők számára, valamint elegendő mennyiségű frissítő (min. kétféle rostos és háromféle szénsavas üdítő, szénsavas és szénsavmentes ásványvíz), kávé és tea, valamint kétféle sós és kétféle édes sütemény, valamint gyümölcs, édesség biztosítása állófogadásos rendszerben.

•

A kávészünetek és az ebéd során a frissítők és az ebéd kiszolgálása/tálalása a meghívottak és az előadók számára felszolgáló közreműködésével történhet.

•

Sajtótájékoztató esetén a sajtótájékoztatón résztvevőknek, közreműködőknek kávészünet biztosítása.

Rádióriportok készítése A Megbízott feladata igény szerinti PR rádióriportok (0,5 és 2 percesek) előállítása a Projektekről átadott információk, háttéranyagok felhasználásával. A feladat az alábbi tevékenységeket tartalmazza különösen: • Az egyes riportok szerkesztése, szinopszisok elkészítése; •

Szövegírás;

•

Produkció;

•

nyilatkozók felkérése és felkészítése;

•

audio és dat kazettán történő átadás.

TV riportok készítése A Megbízott feladata igény szerinti PR TV-riportok (1-3 percesek) előállítása a Projektekről átadott információk, háttéranyagok felhasználásával. A feladat az alábbi tevékenységeket tartalmazza különösen: • Az egyes riportok szerkesztése, szinopszisok elkészítése, storyboard készítése; •

Szövegírás;

•

Produkció;

•

nyilatkozók felkérése és felkészítése;

•

digitális adathordozón (DVD-n) történő átadás.

- 71 -

PR film elkészítése Ajánlattevő feladata egy (esetleg több) 4-5 perces projekt referenciafilm és egy 15-20 perces PR film elkészítése a Projektek megvalósulásáról, igény szerint negyedévente, illetve havonta történő forgatással, különös tekintettel a Projektek fontosabb állomásaira. Ajánlattevő feladata továbbá a már meglévő videó anyagok hasznosítása, illetve azok felhasználása a Projekteket bemutató film elkészítése során. A film egy másolatát az Előrehaladási Jelentéshez is csatolni kell, dokumentációs céllal. A PR filmet CD-ROM-on és VHS kivitelben, magyar és angol nyelven 2020 példányban reprodukálható formátumban (a CD-ROM lehet kétnyelvű) kell átadni a Megbízó számára. A PR film készítése magában foglalja különösen az alábbi tevékenységeket: • storyboard elkészítése; •

szövegírás;

•

produkció felügyelete;

•

szereplők kiválasztása és felkészítése;

•

díszlet és helyszín meghatározása;

•

a PR film megkívánt formában és példányban történő átadása Megbízó számára.

A film elkészítéséhez kapcsolódó díj végösszegének tartalmaznia kell a film teljes körű elkészítési díját, beleértve a kreatív koncepciót és annak kialakítását, valamint a mindenre kiterjedő gyártási munkálatokat. A filmek a Megrendelő tulajdonába kerülnek további teljes körű felhasználási joggal. Egyéb ügynökségi szolgáltatások Az egyéb ügynökségi szolgáltatásokat csak a Megbízó előzetes jóváhagyása esetén lehet elvégezni. Lehetséges egyedi ügynökségi szolgáltatások: • Belföldi tanulmányút szervezése újságírók számára igény esetén, •

Önkormányzatnál elhelyezett hirdetmények, képek, tájékoztatók;

•

Kisebb étékű promóciós és ajándéktárgyak készítése: A tárgyakkal szemben támasztott követelmény, hogy utaljon az EKF fontosságára, illetve népszerűsítse azt. Megbízó a munkakezdő jelentésben öt ajándéktárgyra tesz javaslatot, melyet a Megbízó és a Közreműködő Szervezet munkatársa véleményez, közülük közösen választanak.

•

Médiavásárlás;

•

Nyomtatott és közterületi hirdetések tervezése, nyomdai előkészítése;

•

Népszerű eseményeken stand felállítása és az érdeklődők informálása a projektről.

A fenti feladatokkal kapcsolatban a Részletes Megvalósíthatósági Tanulmány részeként az alábbi PR-feladat terv került benyújtásra és elfogadásra. Ajánlattevő feladata, hogy az alábbi PRfeladatterv felhasználásával figyelembevéve a Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei című útmutató 1. számú Kommunikációs Csomagjának előírásait és az Irányító Hatóság egyéb elvárásait kialakítsa a költségvetési keretnek megfelelő PR-stratégiát, illetve azt a gyakorlatban is megvalósítsa.

- 72 -

VÁRHATÓ TELJESÍTÉSI HATÁRIDŐK (TÁJÉKOZTATÓ JELLEGGEL) •

Sajtóanyagok, közlemények, riportok, interjúk előállítása a Megbízó által átadott háttéranyagok alapján – maximum 2 munkanap

•

Papíralapú kiadványok megtervezése és elkészítése (grafikai tervezés, szövegírás és dtp munkálatok vállalási ideje, legfeljebb 16. oldal terjedelemig) – maximum 10 munkanap

•

PR hirdetések megtervezése és elkészítése (grafikai tervezés, szövegírás és dtp munkálatok vállalási ideje) – maximum 3 munkanap

•

rádióriport megtervezés és elkészítése – maximum 5 munkanap

•

Rendezvényszervezés lebonyolítása – maximum 15 nap

A Megbízott feladatai elvégzéséhez igénybe veendő személyek Megbízottnak a megfelelő szakértelemmel és képzettséggel rendelkező szakértői csoportot kell összeállítania és munkáját koordinálnia. Megbízott a munkacsoport munkájáért, mint sajátjáért felel, még akkor is, ha a csoport egy-egy tagja alvállalkozóként teljesíti a fent nevezett feladatlista egyes elemét. szakértők A szakmai ajánlatban megnevezett szakértőkkel szemben támasztott követelményeket alkalmassági feltételként a jelen Szerződés alapjául szolgáló közbeszerzési eljárás ajánlati felhívása tartalmazza. Projektvezető PR menedzser (1 fő) Feladata különösen: • Stratégiai tanácsadás Tervezés, •

A szakmai feladatok és a teljesítésbe bevont szakértők irányítása, munkájuk koordinációja

•

Minőségellenőrzés

•

A szolgáltatások pénzügyi menedzselése, az egyes kommunikációs és PR aktivitások költségvetésének tervezése és összeállítása a megadott pénzügyi ajánlat alapján

•

a Megbízóval való folyamatos kapcsolattartás;

•

az elvárt és felsorolt jelentések elkészítésének felügyelete

•

beszámolók és jelentések,

PR munkatárs (1fő) Feladata különösen: • véleményvezér interjúk, •

kiadványszerkesztés,

•

beérkező kérdések megválaszolása, - 73 -

•

az ügyfélszolgálat irányítása

•

rendezvényszervezés,

•

szövegírás,

•

beszámolók és jelentések,

•

fotódokumentáció,

•

médiaelemzések,

•

ajándékötletek és promóciós tárgyak gyártása,

•

E-mailes megkeresések megválaszolása.

Sajtó kapcsolatokért felelős szakértő (1 fő) Feladata különösen: • Témagenerálás •

Sajtóanyagok, közlemények, nyilatkozatok készítése

•

Szerkesztőségi anyagok, tartalmak előkészítése

•

Sajtótájékoztatók,- konferenciák,- háttérbeszélgetések előkészítése és szervezése

•

Sajtó utak, study tour-ok szervezése újságírók részére egy-egy projekthelyszínre, a projekthelyszínek előkészítése, a nyilatkozó projektgazdák felkészítése

•

Interjúk előkészítése és szervezése

•

Sajtólista aktualizálás, címlista szerkesztés és összeállítás

•

Sajtófigyelés, dokumentálás, nyilvántartás készítése (az egyes sajtómegjelenések tematikus rendezése, az eredeti szöveg archiválása, az adott médium és cikk információinak feltüntetése (lap neve, dátum, oldalszám, rovat, stb) elektronikus formátumban történő rögzítése)

•

Sajtóelemzés készítése (az egyes sajtómegjelenések média csoportonkénti megoszlása, grafikus ábrázolása, elemzése. A publicitás tényleges adataira vonatkozó alapinformációk: olvasottsági adatok, egyéb mutatók elemzése)

•

Megrendelővel való folyamatos kapcsolattartás

Médiatervező és- vásárló szakember (1 fő) Feladata különösen: • Médiavásárlási koncepció kialakítása, •

médiamunka,

•

médiavásárlás, ehhez kapcsolódó adminisztratív tevékenységek.

Konfliktus-kezelési Szakértő (1 fő) Feladata különösen: • A szerződés megkötését követően, a feladatok teljesítésének kezdetekor a Konfliktuskezelési Szakértő felméri azokat a problémákat, melyek a megvalósítás során

- 74 -

felmerülhetnek, és gondoskodik arról, hogy minden vonatkozó információ folyamatosan rendelkezésre álljon. •

A végrehajtás során előforduló bármely konfliktus esetén a Konfliktus-kezelési Szakértőnek javaslatot kell kidolgoznia a megfelelő nyilatkozatokról és azok gyors nyilvánosságra hozataláról.

Egyéb szakértők A fenti szakértőkön kívül is szükséges lehet további szakértők alkalmazása a Szerződés keretében. E szakértők munkája esetenként kiegészítheti a fenti szakértők tevékenységét. A Megbízott által az egyéb szakértők vonatkozásában alkalmazott kiválasztási eljárásnak átláthatónak kell lenni. Alkalmazásukra a Megbízott (képviseletében eljárva a Csoportvezető) vagy a Megbízó tesz javaslatot, a javaslatot a Megbízó hagyja jóvá. Az egyéb szakértők alkalmazásának feltételeit esetenként kell rögzíteni (képzettségre és tapasztalatra vonatkozó elvárások az adott feladatnak megfelelően, feladatok pontos meghatározása, ütemezése, a szakértő munkájának díjazása, stb.)

Támogató személyzet A támogató személyzet feladata a Megbízott szakértői munkájának segítése. A Megbízott Szakmai ajánlata tartalmazza az adminisztratív, gyártási és rendezvényszervezési szolgáltatások biztosításának módját a Projekt szakmai szükségleteinek megfelelően. Az esetlegesen szükséges tolmácsolás és fordítás valamennyi költsége – csakúgy, mint a Szolgáltatások elvégzéséhez szükséges támogató és háttérszemélyzet fenntartásának valamennyi költsége – a Megbízási díjban benne foglaltatik.

A Megbízott részéről közreműködő személyek elhelyezése – Pécsi információs központ (irodafenntartás) Megfelelő minőségű és a zavartalan munkavégzést lehetővé tevő irodai elhelyezésről a Megbízottnak kell gondoskodnia a Megbízó székhely-településén. A Pécsett létesítendő és a Szerződés teljes időtartama alatt fenntartandó információs irodában (központban) a Megbízottnak biztosítania kell szakértői és közreműködői részére a munkavégzéshez szükséges feltételeket. Megbízott vállalja, hogy az irodát létrehozza.

A Megbízott által biztosítandó felszerelések A Megbízott gondoskodik a szakértők megfelelő szintű támogatásáról és felszereléséről. Ez különösen a megfelelő adminisztratív, titkársági, és fordítási-tolmácsolási szolgáltatások biztosítására vonatkozik, annak érdekében, hogy a szakértők elsődleges feladataikra koncentrálhassanak. A Megbízott Közreműködőinek munkájához szükséges fenti támogatás és felszerelés, továbbá az eszközök, fogyóeszközök biztosítása a Megbízott felelőssége és ezek költségét a szakértői díjak tartalmazzák.

- 75 -

A Megbízott Díjazása A tevékenységek díjazása az Ajánlati Felhívás III.1.2) pontja, valamint a Megbízási Szerződésben meghatározottak szerint, közvetlen szállítói kifizetés alapján történik.

A Megbízott által készítendő jelentések Készítendő jelentések A Megbízott a végrehajtás során a következő dokumentumokat és jelentéseket készíti el: Jelentés/dokumentum

Nyomtatott példányok száma és nyelve

Beadási határidő a munkakezdéstől számítva (tervezet)

Magyar Munkakezdő jelentés

2

1 hónap vége

Kommunikációs terv (részeként: cselekvési ütemterv, grafika, arculati terv)

2

4. hónap vége és onnan kezdve aktualizálás hathavonta

Válságkezelési és kockázatkezelési terv

2

4. hónap vége és onnan kezdve aktualizálás hathavonta

Előrehaladási jelentés

2

minden hónap vége

Zárójelentés

2

16. hónap

A fenti dokumentumok tartalmára vonatkozó javaslatot a Megbízott Munkakezdő jelentése tartalmazza. A Munkakezdő jelentésben a Megbízott részletes, havi ütemekre tagolt munkatervet készít a Szerződés teljesítése során elvégzendő feladatokról. A munkatervhez kapcsolódó ütemterv szolgál a részhatáridők meghatározására, amely alapján a Megbízott által végzendő feladatok határidőben való teljesítése ellenőrizhető. A Munkakezdő jelentés tartalmazza a Megbízott Szakmai ajánlatában nem szereplő alvállalkozók kiválasztására vonatkozó eljárásrendet, illetve a kiválasztott alvállalkozókkal kötendő szerződés mintáját. Az eljárásrend kialakításakor a vonatkozó jogszabályok, különösen a Kbt. rendelkezései figyelembe veendők. A havi jelentésekben a hátralévő időszakra vonatkozó ütemterv a munkaterv módosításával összhangban szükség szerint a Megbízó egyetértésével változtatható. A Munkakezdő jelentésben és a további előrehaladási jelentésekben a munka- és az ütemtervben foglaltak alapján: 1. Megbízott beszámol a jelentéstételig elvégzett tevékenységek teljesítéséről 2. A Megbízott előzetesen javaslatot tesz, a soron következő hónapra tervezett tevékenységekre melynek során legalább az alábbi elemeket kell feltüntetni: •

A Megbízott, illetve Közreműködői részéről végrehajtandó feladatok részletes felsorolása, megjelölve a feladat végrehajtásáért, irányításáért felelős szakértőt;

•

Az adott tevékenységhez tartozó költségvetés legalább a következő tartalommal:

- 76 -

o Az adott hónapra vonatkozóan javasolt eseti és egyszeri kommunikációs eszközök megnevezése, mennyisége •

a kommunikációs tervben bemutatott feladatok megvalósítására tervezett részletes ütemterv (eddig elvégzett és a jövőben elvégzendő feladatok szerinti bontásban összhangban az elköltött és rendelkezésre álló eseti és egyszeri kommunikációs költségvetésével).

3. A Megbízott a jelentéshez mellékletben köteles csatolni a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek jelentését igazoló dokumentumokat (ez a továbbiakban a PEJ 2. mellékleteként szolgál) A jelentést úgy kell elkészíteni, hogy az alkalmas legyen a Projekt Előrehaladási Jelentés formanyomtatvány PR szolgáltatásokra vonatkozó részeinek kitöltésére (lásd részletesen: http://www.nfu.hu/download/14643/2008-12-03-%28komm%29PEJ_sablon.doc) A jelentés jóváhagyásával a Megbízó jóváhagyja a Szolgáltatások teljesítése során tervezett tevékenységeket is, de azok elvégzésének igazolása csak a soron következő jelentés ill. a Különös szerződési feltételek szerinti teljesítésigazolás elfogadásával történik meg. A fent hivatkozott előrehaladási jelentések 2 magyar nyelvű nyomtatott és 1 elektronikus példányát a Megbízó nevében eljáró Projektmenedzser részére kell benyújtani. A jelentéseket a Megbízó vagy képviselője hagyja jóvá. A zárójelentés tartalmának alkalmasnak kell lennie arra, hogy a Megbízó az EU források utolsó részletének lehívásához szükséges jelentését el tudja készíteni. A Dél-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynökséggel kötött támogatási szerződésben a Megbízó vállalta, hogy indokolt esetekben soron kívüli jelentéseket nyújt be. Következésképpen előfordulhat, hogy a Megbízó írásbeli kérésére a Megbízottnak is soron kívüli jelentést kell benyújtani, amelynek tartalmát a Megbízó a kéréssel egyidejűleg jelzi. Az ilyen jelentéseket méltányos, a Megbízóval egyeztetett határidőn belül kell elkészíteni. A Megbízott a munkakezdő jelentésben tesz javaslatot a Projekt mutatóinak meghatározására (fizikai és pénzügyi). A mutatók meghatározásakor figyelembe kell venni a Megbízó beszámolási kötelezettségével kapcsolatos követelményeket is. A Projekt előrehaladásáról a Megbízónak legalább hathavonta (a későbbiekben lehetséges, hogy ennél is gyakrabban) jelentést kell készíteni (fizikai és pénzügyi teljesítés). A mutatók aktuális értékeiről a havi jelentésekben, illetve a célértékek eléréséről a zárójelentésben a Megbízottnak be kell számolnia. Ha a mutatók adott beszámolási időszakhoz tartozó tervezett értékei nem teljesülnek, az eltérés okait fel kell tárni. Lemaradás esetén javaslatot kell tenni annak behozására, illetve a lemaradást okozó tényezők kiküszöbölésére, csökkentésére.

A jelentések benyújtása és jóváhagyása A Megbízottnak a jelentéseit 2 nyomtatott példányban és 1 elektronikus dokumentumban (MS office, vagy pdf) kell a Megbízó által kinevezett Projektmenedzser részére benyújtania. A Megrendelő a jelentés kézhez vételétől számított 15 napon belül köteles értesíteni a Megbízottat a jelentés elfogadásáról, illetve az esetlegesen szükséges hiánypótlásról, pontosan megjelölve a hiányosságokat is.

- 77 -

A végrehajtás helyszínei A Projekt területe Pécs város közigazgatási területe. A Projektek megvalósítására az alábbi helyszíneken kerül sor:

Pécsi Konferencia és Koncertközpont kivitelezése projekt: Pécs, hrsz.: 40671, 40682, 40669, 40679, 40694/5, 40712/2, 40712/4, 40713/2, 40711, 19150/1, 19151/3, 19149/2, 19139, 19145, 40707.;

Zsolnay Kulturális Negyed felújítása projekt : Pécs, hrsz.: 35001, 40484, 40504/7, 40483, 40512/1, 40714/2, 40390/1, 40510, 40509, 40511/3 és 40714/6.;

Nagy Kiállítótér - Múzeum utca felújítása projekt: Pécs, hrsz.:

Közterek I. ütem: Pécs, Tettye park (Tettye park, Böck János utca északi része, Közpark), Uránváros központja (Szilárd Leó park, Uránbányász tér, Ybl Miklós tér), Megyer város központi területe (Csontváry utca, Csontváry tér, Nevelési Központ agora, Apáczai Csere János Körtér). Kertváros - Diana tér, Berek sétány; Köztársaság tér, Rókus sétány, Pécs belváros nyugati kapuja (Kórház tér, Szent István tér déli rész, Rákóczi út északi vége, Ferencesek utcája nyugati vége, Várady Antal utca);

Közterek II. ütem: Pécs, Balokány liget, Zsolnay Vilmos utca, 48-as tér, Egyetem utca, Király utca, Búza tér, Nagy Lajos utca, Lánc utca, Felsővámház utca, Universitas utca és Major utca, Zipernovszky oktatási épület, Szondi György sétány és a hozzá kapcsolódó közterületek, a Komját Aladár utca és a Fekete gyémánt tér tömbbelső. Széchenyi tér, a Hunyadi utca Aradi Vértanúk útjától délre eső szakasz, Szepesy I. utca, Irgalmasok utcája, Megye köz, valamint a Boldogságháza, Pécs Város Önkormányzati Irodaháza és a Munkácsy M. u. 2. klinika, Hal tér, a Kossuth tér és a Fürdő utca déli része. Pécs-Indóház tér, Domus park és Móricz Zsigmond tér. Pécs-Tettye II. ütem (Ágoston tér, Szathmári Palota romjainak területe, Vince utca, Tettye tér, Havihegyi járda, Átkötő út, Zerge utca és Panoráma sétány);

Dél-Dunántúli Regionális Könyvtár és Tudásközpont: Pécs, Universitas utca, hrsz.: 40712/3.

A Szerződés teljesítésének kritériumai A Szerződés akkor tekinthető teljesítettnek, ha az alábbi feltételek együttesen és teljes körűen teljesülnek: • Megvalósult a kutatás és a tervezés; •

Elkészült a kampány arculata;

•

Megvalósult a kommunikációs terv; a megvalósítás bizonyítékai (nyomtatványok, filmek, jelentések az eseményekről, stb.) rendelkezésre állnak;

•

Elkészült a PR-film a Projekt megvalósításáról;

•

Elkészült, működik és folyamatosan frissítve van a weboldal;

•

Készen van az archívum a Projekttel kapcsolatos tájékoztatási tevékenységekről;

- 78 -

•

Megfelelő helyeken felállították a Projekt és az emlékeztető táblákat;

A Megbízott feladatai és kötelezettsége A Megbízott feladatai a következők: • a szolgáltatási szerződés kiváló minőségben és határidőn belüli végrehajtása; •

a feladatok végrehajtásához szükséges szakértő és egyéb személyzet biztosítása;

•

a havi munkamegbeszélések megszervezése, dokumentálása, jegyzőkönyv-készítés;

•

az előírt jelentések elkészítése és határidőre történő benyújtása;

•

szükség szerint fordítás, tolmácsolás biztosítása.

A dokumentumok és akciók tervezésekor az alábbi szempontok figyelembe vétele: • A jóváhagyott kommunikációs tervnek való megfelelés, •

Megfelelés a szokásos szakmai standardoknak (marketing, PR, gyártás), a kitűzött célok elérésének hatékonysága;

•

Megfelelés a releváns vizuális megjelenésre vonatkozó előírásoknak;

•

Költség-hatékonyság.

A Megbízó feladatai és kötelezettsége •

Szóbeli és írásbeli információszolgáltatás a Projekttel kapcsolatosan felmerülő témákban; a Projekthez kapcsolódó dokumentációk átadása a Szerződés aláírását követően azon a nyelven és olyan formában, ahogy azok a Megbízó rendelkezésére állnak;

•

koordináció a Projekt megvalósításában közreműködő személyekkel. A döntések továbbítása a Megbízottnak;

•

a Megbízott jelentéseinek felülvizsgálata és jóváhagyása;

•

részvétel a Megbízott által szervezett havi monitoring megbeszéléseken nyilatkozattételre feljogosított képviselővel, az esemény helyszínének biztosítása;

•

a Megbízott benyújtott számláinak felülvizsgálata és jóváhagyás esetén továbbítása a Közreműködő Szervezetnek;

•

a Megbízott jelentéseinek felülvizsgálata és jóváhagyása.

- 79 -

No title

Recommend Documents