No title

Opzoekingen Rijksregister via ActaLibra WebServices

ActaLibra Module WebServices - Integratie Rijksregister 1. Introductie Met deze integratie wordt de mogelijkheid voorzien om vanuit ActaLibra de gegevens van natuurlijke personen op te zoeken bij het rijksregister. De opzoeking kan verlopen op basis van het rijksregisternummer op basis van naam, voornaam en geboortedatum, of via het adres. De gegevens die worden ontvangen van het rijksregister worden vergeleken met persoonsgegevens in de ActaLibra databank. Voor nieuwe personen wordt automatisch een fiche toegevoegd. Van bestaande fiches worden de gegevens bijgewerkt. Naast het opzoeken van personen bij het openen van een dossier, kunnen ActaLibra fiches van personen ook automatisch worden gecontroleerd. Dit bijvoorbeeld wanneer een persoon als partij in een dossier wordt toegevoegd, of wanneer een nieuw document wordt opgemaakt voor een persoon (als correspondent). Het is ook mogelijk om voor alle partijen in een bepaald dossier de persoonsgegevens in het rijksregister op te zoeken en zonodig te actualiseren. Bij een opzoeking op het rijksregister kan – afhankelijk van het antwoord – de gezinssamenstelling worden afgeleid. ActaLibra zal u in dat geval de mogelijkheid bieden om ook voor de gezinsleden ActaLibra fiches toe te voegen of bij te werken. Ook na het inlezen van een eID kaart kan een automatische rijksregisterverificatie gebeuren. Deze integratie zorgt ervoor dat ActaLibra gebruikers weinig of geen tijd meer verliezen bij het opzoeken van correcte en volledige persoonsgegevens. Mede hierdoor kan een dossier veel sneller opgestart worden, en kan een kortere looptijd voor een dossier worden gerealiseerd.

2. Infrastructuur Behalve ActaLibra heeft u op uw PC’s of netwerk geen andere software of apparatuur nodig. Wel dient elke PC te beschikken over :  Windows XP SP2 (bijgewerkte versie)  ActaLibra versie 5.1 (vanaf 2 oktober 2007) 1  Een internetverbinding  Een werkende Smartcard reader configuratie (met bijhorende software voor eID en REAL) 2  Uw persoonlijke REAL-kaart

3. Authenticatie en beveiliging ActaLibra zorgt ervoor dat de identiteit van diegene die de opzoeking doet, onder de vorm van het digitaal certificaat dat zich op uw eigen eID-kaart of REAL-kaart bevindt, als sleutel voor de beveiligde communicatie wordt gebruikt. Op deze wijze kan de identiteit van de aanvrager door het rijksregister worden geverifieerd en gelogd.

1

De communicatie en de gegevensuitwisseling tussen ActaLibra en het Rijksregister verloopt via WebServices-gerelateerde softwaretechnologieën (waaronder SOAP) die verschillende computersystemen laat samenwerken overheen een beveiligde internetverbinding (http + SSL). 2 De specifieke webservices voor toegang tot het rijksregister, vereisen een beveiligde communicatie (SSL) tussen de cliënt (de PC van elke ActaLibra gebruiker) en de server (WebServices), die is gebaseerd op de eID kaart of de REAL kaart van elke gebruiker. ActaLibra – SDP nv © 2007

Bladzijde 1 van 1


4. De nieuwe module openen In de module Studie kan u het nieuwe venster “Opzoeking Rijksregister” openen via het icoonmenu, tabblad Favorieten :

In de module Boekhouding vindt u het nieuwe venster via het icoonmenu , tabblad Personen :

5. Stap 1 van 3 – Opzoeking(en) invoeren Wanneer u dit venster opent, kan u één of meerdere opzoekingen invoeren (Stap 1 van 3).

Voor elke opzoeking geeft u aan op welke wijze u de persoon wenst te zoeken. U kan : 1. zoeken op Rijksregister 2. zoeken op Naam en geboortedatum 3. zoeken op Adres (huidige officiële verblijfplaats)

ActaLibra – SDP nv © 2007

Bladzijde 2 van 2

Opzoekingen Rijksregister via ActaLibra WebServices Bij elke keuze staan de verplicht in te vullen zoekvelden aangegeven met een *-teken. Geef uw keuze aan door het bijhorende optieknopje aan te klikken. 5.1. Zoeken op Rijksregisternummer Geef in het tekstvak het op te zoeken rijksregisternummer in. Het volstaat om enkel cijfers in te tikken. ActaLibra zorgt voor de automatische controle en opmaak van het nummer.

5.2. Zoeken op Naam en geboortedatum Vul de naam, geslacht en een geboortedatum in (verplicht). De overige velden (zoals voornamen) zijn optioneel, maar zullen er wel voor zorgen dat u een kleiner aantal mogelijke personen zal krijgen.

Wanneer de exacte geboortedatum niet gekend is, kan u werken met een tolerantie (speling) van een aantal maanden of zelfs jaren. Let wel, hoe groter de tolerantie, hoe meer personen er kunnen worden gevonden. Slechts van de eerste 5 gevonden personen wordt de naam en het adres weergegeven (zie stap 2). Van de overige wordt enkel het rijksregisternummer getoond. Deze beperking wordt opgelegd door het Rijksregister zelf. 5.3. Zoeken op Adres Via dit type opzoeking kan u alle personen vinden die zijn ingeschreven op een bepaald adres.

Na het invullen van de postcode (of gemeente) kan u de beginletter(s) van de straatnaam ingeven. Automatisch worden alle straten (met die beginletters) opgehaald (ook dit verloopt via Online WebServices) en getoond in een keuzelijst. Achter de schermen wordt gewerkt met de straatcodes van het NIS. Merk op dat bij elk eerste gebruik van de ActaLibra WebServices (over het internet) uw REAL kaart wordt gevalideerd. Hierbij dient u uw pincode voor de REAL-kaart in te geven. Zolang ActaLibra actief blijft, hoeft u deze pincode niet opnieuw in te voeren.


Bladzijde 3 van 3

Opzoekingen Rijksregister via ActaLibra WebServices 5.4. Meerdere opzoekingen toevoegen U kan meerdere opzoekingen ineens aanvragen via de knop "Extra opzoeking". U krijgt dan een nieuw blanco invulblad, en bovenaan het aantal opzoekingen te zien.

U kan nu :  Navigeren tussen opzoekingen met de groene pijltjesknoppen (linksboven)  De taal voor elke opzoeking veranderen (zie verder 5.6)  Een opzoeking wegnemen mbv het vinkje links van “Opzoeking x van n”. 5.5. De opzoekingen starten Gebruik de knop “Verder” (onderaan rechts dit venster) om de gevraagde opzoekingen te starten. Indien u nog geen REAL Pincode had ingevoerd, wordt dat eerst gevraagd. Alle opzoekingen worden één voor één behandeld. U ziet de voortgang onderaan het venster. Zodra alle opzoekingen zijn gebeurd, komt u terecht op het volgende blad van dit venster : Stap 2 van 3. 5.6. De taal voor een opzoeking instellen Straatnamen en de gemeentenaam zijn tweetalig in tweetalige gemeenten. Daarom worden de straatnaam en de gemeentenamen (voor de adressen, de geboorte-, overlijdensen huwelijksgemeente) standaard in de taal van de persoon opgevraagd. Wanneer u een rijksregisteropzoeking doet voor een bestaande persoonsfiche, wordt standaard de taal van die persoon (zoals ingesteld rechts bovenaan de persoonsfiche) gebruikt voor die opzoeking. Naast de groene pijltjesknoppen (in “Stap 1 van 3”) staat de taal voor elke opzoeking aangegeven in de taalknop (“NL” of “FR”). Gebruik deze knop om de opzoeking in de andere landstaal te vragen. Ook in “Stap 3 van 3”, waar u het resultaat van de opzoeking te zien krijgt, kan u alsnog de taal van de opzoeking veranderen wanneer u bijvoorbeeld vaststelt dat de adresgegevens van de betreffende persoon in zijn fiche in de andere landstaal staan. Merk op : Dit heeft enkel belang voor tweetalige gemeenten. Eéntalige gemeenten (zoals Gent of Namur) worden altijd in hun eigen taal aangeduid, ongeacht de taal van de opzoeking. Standaard worden alle opzoekingen in de hoofdtaal van het kantoor gedaan. Wanneer de gekozen taal of de taal in de persoonsfiche niet de standaardtaal is, wordt de taalknop in het oranje gezet.


Bladzijde 4 van 4


6. Stap 2 van 3 – Resultaat van de opzoeking(en) Het overzicht onder "Stap 2 van 3 - Resultaat van de opzoeking(en)" toont de resultaten van de opzoekingen. De weergave is afhankelijk van de wijze waarop werd gezocht :

6.1. igv opzoeking via Rijksregisternummer Het volledige rijksregisterdossier werd reeds opgevraagd, en de persoon wordt direct aangevinkt voor opname in ActaLibra. De persoon wordt hier vermeld met naam, voornamen, adres, burg. staat en geboortedatum. De echtgeno(o)t(e) en evt. andere gezinsleden worden onder deze persoon opgesomd. Van de gezinsleden wordt de naam, voornamen, het gezinsverband (bv. “echtgenote” of “zoon”) en het rijksregisternummer weergegeven. Wanneer ook deze worden aangevinkt, wordt ook hun volledig rijksregisterdossier opgehaald. 6.2. igv opzoeking op Naam (evt. voornamen) en geboortedatum Deze opzoeking levert een lijst van één of meerdere personen die overeenstemmen met de opgegeven naam, voornamen, en geboortedatum. Slechts van de eerste 5 gevonden personen wordt de naam en het adres weergegeven. Igv meer dan 5 personen, worden de overige onder de subtak "Resterende resultaten ..." opgesomd via hun rijksregisternummer.


Bladzijde 5 van 5

Opzoekingen Rijksregister via ActaLibra WebServices Pas bij het aanvinken van deze personen wordt het volledige rijksregisterdossier opgehaald, en getoond als een opzoeking op Rijksregisternummer (zie 1.). 6.3. igv opzoeking op Adres Bij een opzoeking op adres worden alle op dat adres ingeschreven personen opgesomd met hun naam, rijksregisternummer en inschrijvingsdatum op dat adres. Bij het aanklikken van een bewoner, wordt het volledige rijksregisterdossier opgehaald en getoond als een opzoeking op rijksregisternummer (zie 1.). 6.4. Speciale vermeldingen Wanneer het volledige rijksregisterdossier wordt ontvangen, kunnen volgende speciale meldingen worden getoond (aangeduid via icoon met rood uitroepingsteken) :

Mogelijke vermeldingen zijn :  Opgelet : Deze persoon woont in het buitenland  Opgelet : Afvoering van ambtswege  Opgelet : Deze persoon is overleden te ... op ../../....  Opgelet : Adreswijziging naar in aanvraag ! (../../....)  Opgelet : Persoon is niet in België ingeschreven (igv fictief rijksregisternummer) Dergelijke gevallen worden met behulp van een opvallend rood uitroepingsteken en een oranje Infoknop aangegeven. (zie voorbeeld) 6.5. Personen selecteren In dit overzicht (Stap 2 van 3) dient u alle personen die u in ActaLibra wenst toe te voegen en/of bij te werken aan te vinken. Het is aanbevolen om ook steeds de echtgeno(o)t(e) aan te vinken. Op die manier worden beide fiches in ActaLibra toegevoegd en/of bijgewerkt, en op passende wijze aan elkaar gekoppeld (zie verder) Tot slot gebruikt u de knop “Verder” (onderaan rechts) om door te gaan naar de volgende en laatste stap.


Bladzijde 6 van 6


7. Stap 3 van 3 - Personen in ActaLibra toevoegen of bijwerken Zodra u op dit blad terecht komt ziet u het venster opgedeeld in twee kolommen. In de linker kolom wordt de informatie uit het rijksregisterdossier weergegeven. In de rechterkolom wordt de persoonsinformatie weergegeven van de in ActaLibra gevonden persoon. 7.1. Opzoekingen overlopen Met de groene pijltjesknoppen (linksboven) kan u alle opgehaalde rijksregisterdossiers (aangevinkte personen) overlopen

. Voor elk rijksregisterdossier wordt in ActaLibra automatisch een overeenstemmend persoon opgezocht (zie verder 7.2.). Gebruik de groene pijltjesknoppen (links bovenaan) om de vorige of volgende persoon (=rijksregisterdossier) te kiezen. Telkens wordt rechtsboven getoond hoeveel personen er werden gevonden in ActaLibra. Worden er meerdere personen gevonden (bv. met een zelfde naam en voornaam), dan kleurt het “gevonden”-vak rechts bovenaan oranje, en dan kunnen deze worden overlopen mbv de blauwe pijltjesknoppen rechts bovenaan het venster. In uitzonderlijk geval kan u zelf een willekeurig persoon opzoeken in ActaLibra (omdat bv. de fiche wel bestaat, maar de naam fout was geschreven). Hiervoor gebruikt u de zoekerknop rechts bovenaan het venster. Voor elke persoon (=rijksregisterdossier) kan u de overeenstemmende ActaLibra fiche bijwerken of er een toevoegen met behulp van de knoppen “Fiche bijwerken” en “Nieuwe fiche”, onderaan het venster (zie verder 7.3.). 7.2. Overeenstemmende fiche zoeken in ActaLibra Het zoeken naar een overeenkomstig persoon in ActaLibra verloopt volgens onderstaande iteraties: 1. rijksregisternummer gelijk ? 2. naam gelijk, voornaam gelijk en geboortedatum gelijk ? 3. naam gelijk en geboortedatum gelijk ? 4. naam gelijk en voornaam gelijk ? 5. naam begint met dezelfde letters, voornaam gelijk ? 6. naam gelijk, voornaam begint met dezelfde letters ? 7. [Naam + Voornaam] staan misschien als naam samen in de ActaLibra fiche ? Werd geen enkele fiche gevonden, dan kan er een nieuwe fiche worden toegevoegd (zie verder 7.4.). Werden er meerdere personen gevonden (bv. met een zelfde naam en voornaam), dan kunnen deze worden overlopen mbv de blauwe pijltjesknoppen rechts bovenaan het venster. In uitzonderlijk geval kan u zelf een willekeurig persoon opzoeken in ActaLibra (omdat bv. de fiche wel bestaat, maar de naam fout was geschreven). Hiervoor gebruikt u de zoekerknop rechts bovenaan het venster. Om u ervan te vergewissen of u wel de juiste fiche gaat bijwerken, kan u de getoonde fiche openen met behulp van de knop “Toon fiche”.


Bladzijde 7 van 7

Opzoekingen Rijksregister via ActaLibra WebServices 7.3. Verschillen en gelijkenissen Verschillen tussen beide (Rijksregister en ActaLibra) worden via kleuren weergegeven. De informatie in groene kleur zal de informatie in rode kleur vervangen of aanvullen.



Indien de persoon gehuwd is, wordt de naam van de echtgeno(o)t(e) in het veld "Burg.Staat" vermeld, en ook als hint getoond wanneer u de muiscursor boven het veld "naam" (of het Infoteken ernaast) houdt.



Indien het rijksregister een onvolledige geboortedatum aangeeft (bv. 1960-00-00), wordt dit toch als 01/01/1960 weergegeven. ActaLibra laat immers geen onvolledige geboortedatums toe.



Elk rijksregisternummer wordt automatisch opgemaakt volgens de ActaLibra-standaard opgemaakt, nl. "jj.mm.dd-xxx.xx"



Het rijksregisterdossier bevat GEEN informatie over de deelgemeente waar een persoon verblijft. Enkel de postcode en de hoofdgemeente zijn bekend.

Indien er meerdere deelgemeentes zijn met een zelfde postcode, zal ActaLibra proberen uit te maken welke de juiste deelgemeente is. 1. Indien er al een overeenstemmende persoonsfiche in ActaLibra zit, dan wordt de deelgemeente uit die persoonsfiche afgeleid,voor zover die dezelfde postcode heeft.


Bladzijde 8 van 8

Opzoekingen Rijksregister via ActaLibra WebServices 2. Het komt voor dat de eerste letters van de naam van de deelgemeente in het rijksregisterdossier staan vermeld in de straatnaam. bv. ZipCode : 9070 Town : Destelbergen Street : Ter Bunder(HEU) In zo een geval wordt de deelgemeente met deze beginletters voorgesteld (in dit vb. "Heusden") 3. Indien er toch nog twijfel bestaat, of de deelgemeente van de gevonden persoon verschilt, dan wordt de deelgemeente (links) oranje gekleurd (zie voorbeeld hogerop), om er zo uw aandacht op te vestigen dat hier een manuele keuze moet worden gemaakt. Dan volstaat het de juiste deelgemeente te kiezen uit de keuzelijst. 

Ook buitenlandse gemeenten worden automatisch verwerkt. Zo wordt, indien nodig, automatisch een buitenlandse gemeente in ActaLibra toegevoegd, inclusief de landcode en postcode.



Een vorige verblijfplaats wordt getoond wanneer u de muiscursor boven het (linker)veld "straat" (of het Info-teken ernaast) houdt.



De burgerlijke staat van een persoon wordt eveneens bijgewerkt. Hierbij worden de codes van het rijksregister omgevormd tot een overeenstemmende burgerlijke staat in ActaLibra. Rijksregister (Franstalig ; Nederlandstalig)

"Célibataire" ; "Ongehuwd" "Marié(e)" ; "Gehuwd" "Annulation du mariage" ; "Nietigverklaring van het huwelijk" "Mariage putatif" ; "Putatief huwelijk" "Veuf/veuve" ; "Weduwnaar /weduwe" "Divorcé(e)" ; "Gescheiden" "Divorcé(e)" ; "Echtscheiding uitgesproken met toepassing van de wet van 30 juni 1994" "Séparation de corps et de biens" ; "Scheiding van tafel en bed en van goederen" "Séparation de corps et de biens, prononcée en application de la loi du 30 juin 1994" ; "Scheiding van tafel en bed en van goederen uitgesproken met toepassing van de wet van 30 juni 1994" "Dissolution du mariage sous une forme particulière (par répudiation)" ; "Ontbinding van het huwelijk op een bijzondere wijze (verstoten)"

 ActaLibra

Ongehuwd Gehuwd Ongehuwd Ongehuwd Weduwe/weduwnaar Echtgescheiden Echtgescheiden Echtgescheiden Echtgescheiden Ongehuwd

Wanneer de burgerlijke staat in de persoonsfiche een specifiekere aanduiding is dan die in het rijksregister, worden die als gelijk beschouwd. Bv. Staat er in de fiche “Ongehuwd wettelijk samenwonend” terwijl het rijksregister “Ongehuwd” aangeeft, dan zal de specifiekere aanduiding in de fiche NIET worden overschreven. Indien de burgerlijke staat in de persoonsfiche volledig verschilt van die in het rijksregister, kan u er alsnog voor kiezen om uw eigen aanduiding NIET te laten bijwerken. Hiervoor kan u de knop met het hangslot gebruiken (tussen de velden burg. staat).

Wanneer deze knop is ingeklikt, wordt de burgerlijke staat niet meer bijgewerkt.

Een open hangslot geeft aan dat de burgerlijke staat in de persoonsfiche zal worden bijgewerkt. ActaLibra – SDP nv © 2007

Bladzijde 9 van 9

Opzoekingen Rijksregister via ActaLibra WebServices Een gesloten hangslot geeft aan dat de burgerlijke staat in de persoonsfiche zal behouden blijven, en dus NIET zal worden bijgewerkt. Merk op : Wanneer het rijksregister als burgerlijke.staat "Gehuwd" vermeldt, dan kan u het bijwerken in de persoonsfiche NIET voorkomen. “Gehuwd” is immers een ondubbelzinnige burgerlijke staat. De knop met het hangslot is ook in dit geval niet beschikbaar. 

Samen met de burgerlijke staat wordt ook de relatie met de echtgeno(o)t(e) automatisch in ActaLibra bijgewerkt. De fiche van de echtgenote wordt bepaald (gezocht) obv. het rijksregisternummer.



Indien beide gehuwde personen [1 en 2] gekend zijn in ActaLibra, worden ze automatisch aan mekaar gekoppeld als "echtgeno(o)t(e)". [1]= de persoon die in de rechterkolom wordt getoond, [2]= zijn partner (de persoon in ActaLibra met een rijksregisternummer dat overeenstemt met dat van de echtgeno(o)t(e) van persoon[1])



Indien een persoon niet (meer) gehuwd is, en ActaLibra vermeld (nog) een echtgeno(o)t(e), dan wordt die (vroegere) relatie automatisch aangepast tot "ex-echtgeno(o)t(e)".



Wanneer andere gezinsleden van een persoon ook werden aangevinkt (in stap 2 van 3), dan worden zij in ActaLibra eveneens gekoppeld aan de persoon. De volgende relatiesoorten worden automatisch door ActaLibra ingesteld : o "kind","enfant"  "ouder","parent" o "kleinkind","petit-enfant"  "grootouder","grand-parent" o "schoonzoon/-dochter"  "schoonvader/-moeder" o "gendre/belle-fille" "beau-père/belle-mère" o "broer/zuster","frère/soeur" o "bloedverwant(e)","apparenté(e)"

Merk op : Het is aanbevolen om in "stap 2 van 3 - Resultaat van de opzoeking(en)" ook steeds het rijksregisterdossier van de echtgeno(o)t(e) op te vragen (door ook de echtgeno(o)t(e) aan te vinken). Zodra beide personen zijn toegevoegd of bijgewerkt in ActaLibra, zijn ze ineens ook op correcte wijze gekoppeld met mekaar.

7.4. Taal van de opzoeking wijzigen in stap 3 van 3 

Ook in "stap 3 van 3" kan u alsnog de taal van een rijksregisteropzoeking veranderen via de knop 'NL' / 'FR' (links van het adres).



Wanneer u ziet dat de straatnaam in de bestaande persoonsfiche in de andere taal staat, kan u middels deze knop direct de anderstalige rijksregisteropzoeking doen. Bij een rijksregistercontrole voor een bestaande persoonsfiche wordt de taal voor de opzoeking uit de persoonsfiche overgenomen (zoals ingesteld bovenaan rechts in de persoonsfiche)




Bladzijde 10 van 10

Opzoekingen Rijksregister via ActaLibra WebServices    

Merk op dat alle andere info (zoals burg.staat, nationaliteit) steeds in de taal van de ActaLibragebruiker wordt weergegeven. Achter de schermen wordt die informatie immers tweetalig bewaard. Bij het toevoegen of bijwerken van de persoonsgegevens in ActaLibra wordt nu ook de taal in de persoonsfiche bijgewerkt volgens de taal van de laatste rijksregisteropzoeking. Merk op : ActaLibra voert alle rijksregisteropzoekingen standaard uit in de (hoofd)taal van het kantoor, tenzij in een persoonsfiche een andere taal staat, of wanneer men bij het uitvoeren van de rijksregisteropzoeking aangeeft de opzoeking in de andere taal te willen. Wanneer een opzoeking niet in de hoofdtaal wordt gevraagd, staat de taal-knop (NL/FR) in oranje kleur.

7.5. ActaLibra-fiche bijwerken of toevoegen Voor elke persoon (=Rijksregisterdossier) kan u de ActaLibra persoonsgegevens bijwerken of toevoegen. Hiervoor gebruikt u de knoppen “Nieuwe fiche” of “Fiche bijwerken” rechts onderaan het venster.

Werd geen enkele fiche gevonden, dan kan er een nieuwe fiche worden toegevoegd mbv de knop "Nieuwe fiche" (onderaan het venster). Hierbij wordt de letter links van de deze knop als prefix van de nieuwe persoonscode gebruikt. Standaard is dat "P". Pas deze letter aan (bv. "E") indien nodig. Wanneer u kiest voor “Fiche bijwerken”, en de getoonde ActaLibra-persoon NIET werd gevonden op basis van een gelijk rijksregisternummer of gelijke naam, voornaam en geboortedatum, dan moet u deze bijwerking expliciet bevestigen :

Zodra de persoonsfiche in ActaLibra is bijgewerkt of toegevoegd, ziet u het (vernieuwde) resultaat in de rechterkolom. U kan snel bijkomende informatie aan de persoonsfiche toevoegen via de knop “naar Fiche” (rechts onderaan het venster).


Bladzijde 11 van 11


8. Buitenlands adres Wanneer een persoon een buitenlandse verblijfplaats heeft, kan de rijksregister-schrijfwijze van dat adres nogal sterk verschillen van de ene tot de andere opzoeking. Daarom krijgt u in het geval van een buitenlands adres steeds het volgende venster te zien.

Bovenin dit venster wordt de adresaanduiding uit het rijksregister getoond (in het vak “Adres in rijksregister”). In het vak “Te bewaren adres” wordt het ontvangen adres zo goed mogelijk ontrafeld in de verschillende adres-velden van de persoonsfiche. U dient het adres op de juiste wijze in te voeren in de velden onder “Te bewaren adres”. U kan daarbij gebruik maken van de standaard Ctrl+C (copiëren) en Ctrl+V (plakken) functies om de tekst uit “Adres in rijksregister” snel over te brengen naar de passende tekstvakken in “Te bewaren adres”. Merk op : Indien de persoonsfiche reeds in ActaLibra bestaat, en de adresgegevens in de persoonsfiche zijn afkomstig van een eerdere rijksregisteropzoeking, en het adres in het rijksregister is sindsdien niet meer gewijzigd, dan wordt het te bewaren buitenlands adres uit de persoonsfiche overgenomen. Dat bespaart u onnodig correctiewerk bij een volgende rijksregisteropzoeking.


Bladzijde 12 van 12


9. Opzoeking afdrukken Elke opzoeking kan worden afgedrukt met behulp van de “Print”-knop links onderaan het venster (in Stap 3 van 3).

   

Het vorig adres en de gezinssamenstelling zijn optioneel af te drukken. Bij elke afdruk van een rijksregisteropzoeking worden middels een automatisch extra RRopzoeking (type TX25) ook alle historische gegevens (adres, burg.staat, …) onderaan de afdruk toegevoegd. In geval van burg.staat “Echtgescheiden” wordt eveneens vermeld wanneer en voor welke rechtbank het vonnis werd uitgesproken, en wanneer en waar het werd overgeschreven. Indien u kiest voor afdruk via ActaLibra PDF Writer, en er werd reeds een persoonsfiche toegevoegd (of bijgewerkt), dan wordt deze PDF-afdruk in de documentenmap van de betreffende persoon geplaatst, en kan u die achteraf terugvinden via het tabblad “Docs” onderaan de persoonsfiche.

10. Creatie en wijziging van een persoonsfiche worden gelogd Elke wijziging aan een ActaLibra persoonsfiche wordt onderaan de persoonsfiche genoteerd :  de bron : M=manuele aanpassing E=ingevuld via inlezen van de eID


Bladzijde 13 van 13


 

R=ingevuld via opzoeking op het Rijksregister P=gewijzigd voor SoftwarePatch (door SDP) de wijzigingsdatum de gebruiker

Enkel wanneer u gegevens verandert die eerder via de eID of via een rijksregisteropzoeking werden bewaard (zoals adres of naam), wordt een manuele wijziging (type M) ingeschreven. Past iemand na een rijksregisteropzoeking een telefoonnummer aan, dan wordt dat niet als wijziging genoteerd, en blijft de wijzigingsbron op ‘R’ staan. Wanneer bij een rijksregisteropzoeking een identieke ActaLibra fiche wordt gevonden, wordt de wijzigingsdatum en -bron opnieuw bijgewerkt in de persoonsfiche (datum op vandaag). Op die manier is op de persoonsfiche duidelijk te zien wanneer de LAATSTE controle op het rijksregister gebeurde. Zodra de rijksregisteropzoeking ouder is dan drie maand, wordt de wijzigingsdatum in ORANJE weergeven.

11. Controle van bestaande persoonsfiches via Rijksregisteropzoeking Om snel de gegevens van een persoonfiche te controleren via een opzoeking op het rijksregister, werd rechts onderaan de persoonfiche een extra knop "Controle RR" toegevoegd.

Bij het aanklikken van deze knop, wordt automatisch het venster “Opzoeken van personen op het Rijksregister” geopend, met daarin automatisch al de gegevens van de betreffende persoon.


Bladzijde 14 van 14

Opzoekingen Rijksregister via ActaLibra WebServices Indien er reeds een gekend rijksregisternummer was, wordt dit standaard als opzoekingswijze aangestipt. Is het rijksregisternummer niet gekend, dan wordt standaard op naam en geboortedatum gezocht. Ontbreekt de geboortedatum, dan wordt op adres gezocht. Aangezien ook de adresgegevens hier automatisch werden ingevuld, kan u zeer snel alle personen opzoeken die op dat adres zijn ingeschreven. Kies daarvoor optie “3. op adres”, en klikt op “Verder”.

12. Controle van alle partijen van een dossier Met de een extra knop "Controle RR" onderaan het tabblad "Partijen" van een dossier kunnen alle partijen (enkel particulieren) van het dossier automatisch worden opgezocht op het rijksregister.

Bij het aanklikken van deze knop wordt het venster Rijksregisteropzoeking geopend, en wordt voor elke (particuliere) partij een opzoeking toegevoegd, waarbij al de op te zoeken persoonsgegevens al ingevuld staan. Het volstaat om de knop “Verder” aan te klikken om al deze personen op het Rijksregister op te zoeken, en eventueel bij te werken in ActaLibra.


Bladzijde 15 van 15


13. Elk antwoord van het rijksregister wordt opgeslagen Wanneer een persoonsfiche wordt toegevoegd of bijgewerkt op basis van een rijksregisterdossier, wordt het antwoord van het rijksregister onder de vorm van een XML bestand opgeslagen in de map van de betreffende persoon. bv. 'RR 65.06.02-483.99 2007-09-26.xml' De bestandsnaam wordt als volgt opgebouwd : 'RR' gevolgd door het rijksregisternummer, gevolgd door de datum van opvraging. Hierdoor kunnen meerdere opzoekingen in de tijd naast elkaar blijven bestaan. U kan al deze XML-bestanden openen via het tabblad 'Docs' (onderaan de persoonsfiche) of via de persoonsmap (via de verkennerknop rechtboven op de persoonsfiche). Om snel de meest recente opzoekings-xml te kunnen openen, staat er steeds een snelkoppeling 'RR ' in de persoonsmap. bv. 'RR 65.06.02-483.99'. Door onderaan in de persoonsfiche te klikken op het woord 'Wijziging', wordt het laatste XML bestand automatisch geopend.

Een XML bestand wordt standaard geopend via uw Internet Explorer. U kan hierin de verschillende gegevensniveaus open op dichtklappen mbv de + en - tekens links van de alinea's.


Bladzijde 16 van 16


14. Log van alle opzoekingen Elke opzoeking van een rijksregisterdossier (gezocht via Rijksregisternummer, of bij het aanklikken van een persoon gevonden via opzoeking op naam of adres) wordt genoteerd in een LOG-tabel. Deze log kan via een zoeker worden geraadpleegd door gebruikers (met beheerderrechten). De zoeker "LOG Rijksregister" is te vinden via het module Studie  menu Zoekers  extra zoekers Personen  Overzicht rijksregisteropzoekingen.

Wanneer een overeenstemmende persoonsfiche bestaat (gelijk Rijksregisternummer), dan kan u de persoonsfiche openen door een lijn te selecteren (knop “Selecteer”). U kan deze resultaatlijst (net zoals alle resultaatlijsten van zoekers) gemakkelijk exporteren naar Excel.


Bladzijde 17 van 17

No title

Recommend Documents