Doelmatig inkopen méér dan de som der delen !
22 november 2011 Vereniging van Administratief Personeel
bij het onderwijs “Aristo”, Utrecht
Agenda Inleiding Doelmatig inkopen Definities Mogelijkheden Compliance
Afsluiting
VAP, Doelmatig inkopen
2
DUO 2011
Kennismaking Dienst Uitvoering Onderwijs en PIANOo Samenwerking project: Inkoopprofessionalisering Onderwijsinstellingen
Utrecht, 22 november 2011 Herman J. Bunt Lokatie: “Aristo” te Utrecht
Adviseur Inkoop
Sander Beek Accountmanager/Projectleider
VAP, Doelmatig inkopen
3
DUO 2011
DUO, project Inkoopprofessionalisering Onderwijsinstellingen Doel Het project levert een bijdrage aan de professionalisering van de inkoop van producten en diensten door scholen waardoor onderwijsgelden effectiever worden ingezet Via 1. Creëren van bewustwording 2. Kennis opsporen en verspreiden 3. Samenwerking bevorderen Door Voorlichting en Informatie Advies Training
VAP, Doelmatig inkopen
4
DUO 2011
Uw verwachtingen ?
Doelmatig inkopen VAP, Doelmatig inkopen
5
DUO 2011
Definities Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat ! Vrij naar oorspronkelijke bron: Jan Telgen
Inkoopfunctie is iedereen die een rol of taak heeft te vervullen als het over inkoop gaat !
Inkoopprofessionalisering
6
Herman J. Bunt, 2011
Doelmatig inkopen Stellingen Samen inkopen levert géén positieve bijdrage aan de verbetering van de bedrijfsvoering binnen onze school ! Willen wij voordeel halen uit inkopen, dan moet het College van Bestuur zich er persoonlijk mee bemoeien ! Grootste opbrengst bij inkopen ligt in het boeken van schaalvoordelen, massa = kassa !
VAP, Doelmatig inkopen
7
DUO 2011
Invloed op het inkoopproces mate waarin specificaties vastliggen
hoog
(kosten)besparingsmogelijkheden laag operationeel inkoopproces
tactisch inkoopproces
klant
specificeren
selecteren
bestellen
contracteren
bewaken
nazorg
leverancier
aanbestedingsproces Vrij naar oorspronkelijke bron: Arjan van Weele (1992)
Inkoopprofessionalisering
8
Herman J. Bunt, 2011
Inkoopdriehoek
Compliance
Beïnvloeden van overige kosten Optimalisatie totale supply chain kosten
Beperking Total Cost of Ownership
Reductie / eliminatie transactiekosten
Vrij naar: Martin Putters, Capgemini Consulting 2011
Inkoopprofessionalisering
9
Herman J. Bunt 2011
Beïnvloeden vraag
Compliance
Beïnvloeden van overige kosten Optimalisatie totale supply chain kosten
Inkoopprofessionalisering
Beperking Total Cost of Ownership
10
Reductie / eliminatie transactiekosten
Herman J. Bunt 2011
Beïnvloeden van de vraag Eliminatie van de behoefte hebben we dit wel nodig ?
Consolidatie van de vraag harmonisering/standaardisatie van specificatie ! samenvoegen afzonderlijke volumes !
Verbetering van de specificatie goed is goed genoeg ! kan het ook anders ?
VAP, Doelmatig inkopen
11
DUO 2011
Het begint met de spendanalyse ........... Wie geeft Hoe vaak Waaraan Hoeveel geld uit op Welk moment en Waar gaat dat geld heen ? bedrag
rek.nr
naam
kostenplaats
kostensoort
nr
overig
732
12345
Putten, van BV
Unit 21
schoonmaak
1
Datum, behandeld door, ….
ontdubbelen
Indelen in afdelingen
toewijzen aan inkooppakketten
controleren op juistheid en volledigheid Vrij naar oorspronkelijke bron: Jan Telgen et al
Dat staat allemaal in het crediteurenboek ! Inkoopprofessionalisering
12
Herman J. Bunt, 2011
Ke Kostenbesparing
Delen van informatie
O n a f h a n k e l ij k h e i d
hoog
Consolidatie van vraag
Ko Delen van informatie en volume
C
Onafhankelijkheid
laag
Delen van informatie volume en resources
F1 laag
Inkoopprofessionalisering
Kostenbesparing
13
hoog
Herman J. Bunt, 2011
Enkele verbeter mogelijkheden……..….. Begin met emotieloze inkooppakketten Pluk eerst het laaghangend fruit Aansluiten bij inkoopcontracten gemeente, provincie, … VOS/ABB, KBO, Besturenraad .. (energie, verzekeringen, opleiding, ….) Niet klakkeloos accepteren jaarlijkse prijsverhogingen Alle abonnementen opzeggen (daarna piepsysteem) Van decentraal netwerk per school naar centraal Digitalisering leermiddelen Herzie de „stille post“ verzekeringen etcetera,, etcetera etcetera etcetera,, ………………………… VAP, Doelmatig inkopen
14
DUO 2011
Recente resultaten onderwijsinstellingen ....... BHV
-/- 68 68% % (wijziging specificatie, eliminatie behoefte)
Afvalverwerking
-/- 33%
Schoonmaak
-/- 30 30% %
Telefonie + infrastruct.
-/- 30%
Kantoorartikelen
-/- 30%
Installatieonderhoud
-/- 25%
Multifunctionals
-/- 25%
Onderwijsleerpakket
-/- 11%
ICT--werkplekken ICT
-/- 10%
(resultaatgericht contracteren)
(samenwerking 4 besturen in het PO)
……………………….. VAP, Doelmatig inkopen
15
DUO 2011
Beïnvloeden aanbod
Compliance
Beïnvloeden van overige kosten Optimalisatie totale supply chain kosten
Inkoopprofessionalisering
Beperking Total Cost of Ownership
16
Reductie / eliminatie transactiekosten
Herman J. Bunt 2011
Beïnvloeden van het aanbod Herstructureren leveranciersrelaties kostenvoordeel halen uit duurzame samenwerking
Concurrentie bevorderen door continue concurrentiestelling door wijziging vraag, voorbeeld: Leermiddelen VO
Optimaliseren leveranciersbestand differentiëren (niet alle inkooppakketten en leveranciers gelijk behandelen) op de (wereld)markt is uw euro ……
VAP, Doelmatig inkopen
17
DUO 2011
Beïnvloeden aanbod: vier basisstrategieën Financieel belang (mate van invloed op bedrijfsvoering) bedrijfsvoering) hoog
Hefboom
Strategisch
maximaliseren inkoopvoordeel;
strategische samenwerking; early supplier involvement; partnerships
Verdeel en heers
Routine
Knelpunt
simplificeer inkoopprocessen; system contracting
levering en beschikbaarheid zeker stellen
laag laag
(veel)
Inkoopprofessionalisering
Complexiteit aanbodzijde (en/of veel of weinig leveranciers) leveranciers) hoog
(weinig)
18
Herman J. Bunt, 2011
Visie leverancier op inkopende organisatie Belang verkoopwaarde (omzet) (variabel per leverancier) hoog
Exploitabel
Core business
prijsgericht;; prijsgericht
vertroetel de klant klant;; omzetvergroting;; omzetvergroting referentiewaarde
korte termijn voordeel zoeken
(Over)last
Ontwikkeling
weinig aandacht; aandacht;
koester de klant klant;; omzetvergroting;; zoek kansen; omzetvergroting kansen; referentiewaarde
verlies klant is geen probleem
laag laag
Inkoopprofessionalisering
Aantrekkelijkheid om aan u te leveren
19
hoog
Herman J. Bunt, 2011
Beïnvloeden overige kosten
Compliance
Beïnvloeden van overige kosten Optimalisatie totale supply chain kosten
Inkoopprofessionalisering
Beperking Total Cost of Ownership
20
Reductie / eliminatie transactiekosten
Herman J. Bunt 2011
Beïnvloeden overige kosten Optimalisatie totale kosten in de supply chain JIT JIT,, KANBAN, KAIZEN, ……..
Beperking Total Cost of Ownership van de wieg tot het graf BTW niet altijd een kostenpost !
Reductie of eliminatie van transactiekosten vermindering aantal facturen (bijv. Atlantic Telecom ipv KPN) Procurement Card e-Procurement Order to Pay proces (e(e-procurement incl. facturering en betaling)
VAP, Doelmatig inkopen
21
DUO 2011
Compliance
Compliance
Beïnvloeden van overige kosten Optimalisatie totale supply chain kosten
Inkoopprofessionalisering
Beperking Total Cost of Ownership
22
Reductie / eliminatie transactiekosten
Herman J. Bunt 2011
Compliance Contractbeheer & contractmanagement Inkoopgovernance Effectief meten
VAP, Doelmatig inkopen
23
DUO 2011
Contractmanagement & -beheer Contractmanagement: beheren van alle contractuele afspraken; doel: risico’s vermijden, kosten bewaken èn reduceren, ondersteunen inkoopbeleid
Contractbeheer: de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats doel: ondersteuning van het gehele contractmanagementcontractmanagement-proces
VAP, Doelmatig inkopen
24
DUO 2011
Inkoopgovernance (1) Inkoop bij uitstek gevoelig voor fraude gebrek aan controle gelegenheid intentie, ethiek
Toezicht op en beschrijving van inkoopprocessen Verantwoordelijkheid voor inrichting inkoopprocessen
Inkoopprofessionalisering
25
Herman J. Bunt, 2011
Inkoopgovernance (2) College van Bestuur Introductie inkoopleiderschap. Regie van het samenspel. Inkoopgovernance. Stakeholders sturen op hun waardecreatie en procesrol.
Directeur Financiën Inkoopprestaties transparant en bestuurbaar maken. Resultaten naar bottom line. Impact op budgetten, KPI´s en investeringen.
Inkoopmanager (-coördinator) Initiator & regie van de transformatie. Invulling inkoopleiderschap. Inkoop businessgedreven maken. Kostenmanagement. Competentieontwikkeling.
toelichting op positionering en structuur
Directeur Bedrijfsvoering Verantwoordelijk voor indirect sourcing. Overheadkosten reduceren. Uitbesteding van niet-kerntaken.
Vrij naar oorspronkelijke bron: Gerco Rietveld Inkoop, een nieuw paradigma
Inkoopprofessionalisering
Schooldirecties Verantwoordelijk voor direct sourcing. Business inkoopgedreven maken. Inkoopwaardedrijvers activeren en exploiteren.
Controller Draagt zorg voor goede uitvoering en naleving van inkoopbeleid, wettelijke en instellings-procedures
26
Herman J. Bunt, 2011
Checklist signalen inkoopfraude Offerte vaak bij dezelfde leverancier aanvragen Offerte accepteren na sluitingsdatum Offerte aanvragen bij leverancier die niet aan de spec’s kan voldoen Een leverancier geeft vaker dan gemiddeld meest gunstige offerte af Klachten en andere signalen van afgewezen leveranciers Ongevouwen facturen zijn meestal nooit in een envelop verzonden Leverancier heeft enkel een postbusadres Leverancier gevestigd op het adres van een werknemer Onduidelijke redenen voor bepaalde leveringen Facturen met een onduidelijke omschrijving Leverancier = leveranciers
Inkoopprofessionalisering
27
Herman J. Bunt, 2011
Effectief meten (1) Discussie Waarom inkoopprestaties beoordelen ? Wanneer mag een verbetering geclaimd worden ? Wanneer leiden goede bedoelingen tot resultaat ?
VAP, Doelmatig inkopen
28
DUO 2011
Effectief meten (2) Inkoopbesparingen Aandachtspunten Taakstellingen voor inkoopbesparingen Elimineer invloeden waar inkoop geen greep op heeft Onderscheid verwachte en feitelijke besparing Onafhankelijke verificatie van inkoopbesparingen
Maverick Buying Gebruikers/budgethouders werken om interne afspraken heen
Compliance rate Percentage inkoopvolume dat daadwerkelijk onder contract wordt ingekocht
VAP, Doelmatig inkopen
29
DUO 2011
Enkele voorbeelden Meting gericht op Inkoopkosten voor produkten en diensten
Continu (C) / Incidenteel (I)
Beheersing ven controle van inkoopkosten Reductie van inkoopkosten
C
C Kwaliteit van ingekochte produkten en diensten
Betrokkenheid van inkoop in voortraject Toezicht op kwaliteit geleverde produkten en diensten
Inkooplogistiek
Toezicht op tijdig indienen van bestelaanvragen Toezicht op tijdige levering Toezicht op geleverde hoeveelheden
I C I
C C
Inkooporganisatie
Training en motivatie inkoopmedewerkers Inkoopmanagement
I
Inkoopinformatie-systemen en – research Inkoopprocedures en –richtlijnen VAP, Doelmatig inkopen
Inkoopbudgetten, verschillenrapportages, prijsontwikkelingen Ontwikkeling inkoopomzet, kostenbesparingen, effect op ROI Aantal wijzigings-/herstelopdrachten Kwaliteitsindices per leverancier, kwaliteitskosten per leverancier Orderdoorlooptijd binnen inkoopafdeling, achterstanden per inkoper, spoedorders Leveringsbetrouwbaarheidsindex per leverancier, aantal manco’s Aantal kleine orders, onder- en meerleveringen, omloopsnelheid voorraden
I/C
Tijdbestedingsanalyse, workloadanalyse, ziekteverzuim Inkoopafdelingsbudget, inkoopaudit
I/C
Inkoopaudit
I 30
Voorbeelden
Inkoopaudit, aantal nieuwe/geëlimineerde procedures DUO 2011
Aanpak doelmatig inkopen
find it
get it
keep it
tip: gewoon aan de slag, gewoon doen ! VAP, Doelmatig inkopen
31
DUO 2011
failure
success
Herman J. Bunt Adviseur Inkoop Dienst Uitvoering Onderwijs T 06 461 110 42
Doelmatig inkopen VAP, Doelmatig inkopen
32
DUO 2011
