Bagian Pokok yang harus ada pada sebuah proposal : Halaman cover I. Pendahuluan Berisi latar belakang diadakan suatu kegiatan II. Tujuan Menjelaskan tujuan diadakannya kegiatan III. Output Berisi harapan/hasil yang ingin diwujudkan dari tujuan acara IV. Nama kegiatan dan bentuk kegiatan Mencakup nama, tema dan bentuk kegiatan V. Pelaksanaan kegiatan Mencakup hari, tanggal, waktu dan tempat kegiatan VI. Sasaran kegiatan VII. Susunan Acara Rundown acara dipaparkan secara jelas dalam bentuk tabel. Bila kegiatan berlangsung lebih dari satu hari, maka dicantumkan seluruh kegiatan apa saja yang dilakukan (rundown acara) dari hari pertama sampai hari terakhir dan dicantumkan beserta jamnya.
Commented [B1]:
Contoh: Waktu
Kegiatan
08.00-08.05
Pembukaan
08.05-08.10
Tilawah dan seterusnya…
Commented [B2]:
VIII. Susunan Kepanitiaan (berisi daftar susunan panitia inti) IX.
Estimasi Biaya Rencana Pemasukan: (dijabarkan sumber dana dan jumlahnya dengan jelas) Contoh: Kas BEM Kemafar Unpad
= Rp
500.000
Penjualan Kelebihan Makanan
= Rp
5.000
Total pemasukan
= Rp
505.000
Rencana Pengeluaran : (dalam bentuk tabel) Belanja Pegawai adalah anggaran dana yang dikeluarkan untuk orang-orang yang terkait secara langsung ataupun tidak langsung dalam kegiatan, antara lain Honor pembicara, Honor satpam, dll
Belanja Barang / ATK adalah anggaran-anggaran yang dikeluarkan guna membeli keperluan-keperluan Alat Tulis Kerja, seperti print, jilid, fotocopy, cetak poster, name tag, sertifikat (pubdok) dll Belanja Lainnya adalah belanja untuk keperluan selain diatas, di antaranya konsumsi, logistik dll Saldo
X.
Pemasukan
Rp.
Pengeluaran
Rp. -
Penutup (Lembar tersendiri dan digabungkan dengan lembar pengesahan/ttd) Merupakan bagian akhir proposal, biasanya berupa harapan agar acara dapat berlangsung dengan baik Commented [B3]:
Tempat, Tanggal Bulan Tahun Ketua BEM Kemafar Universitas Padjadjaran
Ketua Pelaksana
(4x enter)
(4x enter)
Prasetyo Dwi Anugrah Putro NPM260110130135
(Nama Jelas) NPM
Commented [B4]:
Timeline alur proposal Tanggal 5 di bulan sebelum kegiatan Revisi soft file proposal ke email
[email protected]
Commented [B5]:
Tanggal 8 di bulan sebelum kegiatan Pengembalian revisi soft file proposal Tanggal 10 di bulan sebelum kegiatan Revisi hard file proposal
Commented [B6]:
Tanggal 13 di bulan sebelum kegiatan Proposal fix + tanda tangan ybs. Tanggal 17 di bulan sebelum kegiatan Proposal telah diserahkan ke Manajer Kemahasiswaan dan Hubungan Alumni o Pengiriman
proposal
sudah
fix
ke
email
BEM
Kemafar
[email protected]
dan
email
Commented [B7]:
BPM
[email protected] dengan format PROPOSAL_NAMA KEGIATAN dalam bentuk pdf. o Jika proposal belum masuk pada tanggal yang ditentukan, maka uang tidak akan diberikan oleh pihak fakultas
Commented [B8]:
Bagian Pokok pada LK-LPJ ada dua: Laporan Kegiatan dan Laporan Pertanggungjawaban - Format Laporan Kegiatan (poin I-VI Isinya disamakan dengan yang ada di dalam proposal) Pendahuluan I.
Tujuan
II.
Output
III.
Nama dan Bentuk Kegiatan
IV.
Sasaran Kegiatan
V.
Susunan Kepanitiaan
VI.
Laporan Kegiatan
Realisasi kegiatan Evaluasi dan Kendala Saran (Laporan kegiatan ini dijelaskan secara umum bukan per seksi) VII. Laporan Keuangan Pemasukan: (dijabarkan sumber dana dan jumlahnya dengan jelas) Pengeluaran: (dalam tabel sesuai format)
Saldo Pemasukan
Rp.
Pengeluaran
Rp. Rp.
VIII.
Penutup (lembar tersendiri dan digabungkan dengan lembar pengesahan) Merupakan bagian akhir LPJ, biasanya berupa harapan agar pertimbangan serta bahan evaluasi berbagai pihak
Tempat, Tanggal Bulan Tahun Ketua BEM Kemafar Universitas Padjadjaran
Ketua Pelaksana
(4x enter)
(4x enter)
Prasetyo Dwi Anugrah Putro NPM260110130135
(Nama Jelas) NPM
Commented [B9]:
Commented [B10]:
- Format Laporan Pertanggungjawaban : Prakata yang dibuat oleh Ketua Pelaksana Kegiatan. Disertai lembar pengesahan yang mencakup tempat, tanggal bulan tahun pembuatan prakata, tanda tangan, nama lengkap dan NPM
Laporan pertanggungjawaban panitia acara BIDANG/ REALISASI EVALUASI DAN DESKRIPSI KERJA SARAN SEKSI KERJA KENDALA 1 Sekretaris ……………………… …………………… ……………………… ………………….. (Nama)
NO.
Dilanjutkan ke seksi berikutnya dengan format sama seperti diatas
Commented [B11]:
SOP ALUR LK/LPJ Program kerja yang menerima dana dari Fakultas dan BEM
Commented [B12]:
o Timeline alur LK/LPJ
Commented [B13]:
Tanggal 23 pada bulan pelaksanaan Revisi soft file LK-LPJ ke email
[email protected] dan hard file Commented [B14]:
lampiran nota/bon diberikan ke Biro Finansial Tanggal 26 pada bulan pelaksanaan Pengembalian revisi soft file LK-LPJ Tanggal 27 pada bulan pelaksanaan Revisi hard file proposal Tanggal 30 pada bulan pelaksanaan LK-LPJfix + tanda tangan ybs.+ nota Tanggal 1 pada bulan setelahnya
Commented [B15]:
LK/LPJ telah diserahkan ke Manajer Kemahasiswaan dan Hubungan Alumni
o Pengiriman
LK-LPJ
ke
email
BEM
Kemafar
[email protected]
dan
email
BPM
[email protected] format LK-LPJ_NAMA KEGIATAN dalam bentuk word dan proposal fix dalam bentuk pdf. o Jika LK-LPJ belum masuk pada tanggal yang ditentukan, maka uang untuk proker selanjutnya tidak bisa mengajukan proposal
Commented [B16]:
1. Koordinasi Kepanitiaan Biro Finansial berhak melakukan pengawasan dan intervensi terhadap penggunaan dana kepanitiaan Dana tidak diperkenankan untuk keperluan yang tidak berhubungan langsung dengan kegiatan (kaos panitia, syukuran kegiatan, dsb) 2. Profit dan Loss Sharing a. Apabila kegiatan Event mengalami surplus, surplus awal akan dipotong 2,5% untuk zakat (akan dihitung dan disimpan oleh biro finansial, dan akan dizakatkan di akhir kepengurusan). Diperoleh surplus bersih. Kemudian akan dialokasikan dengan ketentuan berikut : Perhitungan persentase surplus berdasarkan sumber pendapatan, yakni dari Internal (dana BEM, Universitas, Donasi dosen, dll) dan dari Eksternal (Danus, Eksternal, dll); Surplus pendapatan internal
: (dana internal/dana total) x 100 % = C% x surplus bersih
Surplus pendapatan eksternal : (dana eksternal/dana total) x 100 % = D% x surplus bersih b. Apabila kegiatan Event mengalami kerugian atau defisit, maka dilakukan loss sharing dengan ketentuan berikut: Kerugian atau defisit karena kesalahan panitia (menghilangkan uang, fasilitas rusak, tidak ada dana usaha, dll), BEM Kemafar Unpad tidak akan mengganti Kerugian atau defisit bukan karena kesalahan panitia (sudah ada usaha), BEM Kemafar Unpad akan menanggung 20 % dari defisit, dengan maksimal tanggungan Rp 200.000,c. Namun, jika terdapat ketidakjelasan dalam pembagiannya, dapat ditinjau kembali antara Wakil Ketua, Kepala Biro Finansial, dan Departemen bersangkutan
b. Kedua, hitung persentase surplus dari masing-masing pendapatan (kelompokkan menjadi pendapatan internal dan eksternal) berdasarkan rumus
Contoh Profit & Sharing
𝑅𝑝 15.500.000
PROKER EVENT PIMFI
Internal :
Diketahui pemasukan yang diperoleh sbb:
Eksternal :
Fakultas
Rp 15.000.000
Donasi dosen
Rp 500.000
Sponsorship
Rp 5.000.000
Dana Usaha
Rp 2.000.000 +
TOTAL
Rp 22.500.000
Setelah kegiatan berlangsung, ternyata panitia memiliki surplus Rp 2.000.000. Berapakah profit-sharing antara BEM dan Panitia? c. Pertama, hitung 2,5 % untuk zakat surplus bersih 2,5
x Rp 2.000.000 = Rp 50.000 (akan dizakatkan via Biro
100
Finansial) Maka surplus bersihnya adalah: Rp 2.000.000 – Rp 50.000 = Rp 1.950.000
x 100 % = 68,8 %
𝑅𝑝 22.500.000 𝑅𝑝 7.000.000
𝑅𝑝 22.500.000
68,8
x Rp 1.950.000 = Rp 1.343.000
100 31,11
x 100 % = 31,11 %
100
x Rp 1.950.000 = Rp 606.666
a. Ketiga, Lihat tabel persentase untuk mengetahui proporsi pembagian BEM dan Panitia Internal (Rp 1.343.000) BEM 75%, panitia 25 % o BEM =
75
x Rp 1.343.000 = Rp 1.007.250
100 25
o Panitia =
100
x Rp 1.343.000 = Rp 335.750
Eksternal (Rp 606.666) BEM 80 %, panitia 20 % o BEM =
80
x Rp 606.666 = Rp 485.332
100 20
o Panitia =
100
x Rp 606.000 = Rp 121.332
b. Keempat, memberikan dana yang akan diterima oleh BEM kepada Biro Finansial Jadi, dana yang diperoleh BEM dan panitia sebesar - BEM : Rp 1.007.250 + Rp 485.332 = Rp 1.429.582 + surplus yang dizakatkan (Rp 50.000) - Panitia : Rp 335.750 + Rp 121.332 = Rp 457.082
