/ verslag ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Voorzitter Bart Bautmans
Verslaggever Koen Schoeters
Datum 13.01.2016
Onderwerp Verslag eerste infovergadering oproep partnerorganisatie milieugezondheidszorg 13/01/2016 ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Inleiding: Dit is de eerste van twee infosessies. De eerste infosessie gaat uitsluitend over de procedurele kant van de oproep. Tijdens de tweede infosessie zal er dieper op de inhoudelijke aspecten van de oproep kunnen worden ingegaan. De verslagen van de infosessies worden op de website van het agentschap geplaatst. Buiten deze infosessies zal er niet op vragen ingegaan worden. Er wordt een korte inleiding gegeven over de partnerorganisatie, de preventieve gezondheidszorg en de werking van het team milieugezondheidszorg (5 kernthema’s). Deze informatie is ook in de oproep terug te vinden. Het is belangrijk om te onderstrepen dat deze partnerorganisatie specifiek wordt opgericht voor de operationele ondersteuning van het Vlaams Medisch Milieukundig Netwerk. Het is dus geenszins de bedoeling dat er fundamenteel wetenschappelijk onderzoek gebeurd. In het dossier wordt een beleidsplan verwacht tot en met 2020. Het beleidsplan gaat in op de verschillende delen van de oproep. Een jaarplan voor 2017 moet beschikbaar zijn. Voor 2016 wordt geen jaarplan verwacht aangezien het hier maar over maximaal 1 werkingsmaand gaat. Een jaarplan wordt ingevuld vanuit de programma’s van de oproep. Bij de opmaak van de (meerjaren)begrotingen en bij het opmaken van financiële verslagen wordt er over gewaakt dat er operationeel gewerkt wordt en dus tenminste 70% van de middelen (personeel en werking) ingezet wordt voor de operationele aspecten beschreven in de 4 delen van de oproep. Hiervoor wordt per deel de focus voor de verdeling op de resultaatsgebieden ‘methodiekontwikkeling’, ‘uitvoering van methodieken’ en ‘ondersteuning van de implementatie’ gelegd. De overige 30% wordt ingezet op de resterende en breder ondersteunende resultaatsgebieden ‘informatie, documentatie en advies’ en ‘operationaliseren van methodieken’.
Het agentschap hecht veel belang aan samenwerking. Een duidelijk uitgeschreven taakafbakening binnen de partnerorganisatie, indien de partnerorganisatie uit meerdere organisaties bestaat is wenselijk. Wat betreft de profilering van de partnerorganisatie benadrukt het agentschap dat de domeinnaam www.milieugezondheidszorg.be ter beschikking staat van de partnerorganisatie. Vragen: 1. Wordt 2016 als een werkingsjaar beschouwd? Ja, 2016 is het eerste werkingsjaar. Op deze manier wordt de mogelijkheid gegeven om reserves op te bouwen voor bv. hotspotbiomonitoring. Voor 2016 wordt € 180.000 voorzien. 2016 wordt beschouwd als een opstartjaar. 2.
Kan de beheersovereenkomst verlengd worden? De verlenging van de beheersovereenkomst is mogelijk. Als het Agentschap Zorg en Gezondheid de uitvoering van de beheersovereenkomst en de financiële verantwoording voor de duur van de beheersovereenkomst als voldoende heeft geëvalueerd, kan de minister, na goedkeuring door de Vlaamse Regering, beslissen de beheersovereenkomst een keer te verlengen voor een periode van ten hoogste drie jaar, zonder een nieuwe oproep te lanceren. Bij een verlening van de beheersovereenkomst gelden de bepalingen van de oorspronkelijke oproep.
3.
Er wordt aangegeven dat het budget kan variëren van € 180.000 tot € 540.000. Moeten er dan twee scenario’s worden ingediend, afhankelijk van het budget? De budgettering zal afhangen van een begrotingsakkoord dat in de loop van 2016 zal verkregen worden. Er zal dan ook een maximaal scenario en een minimaal scenario moeten worden ingediend.
4.
Is de BTW inbegrepen in het totaalbedrag? Het betreft een forfaitaire subsidie met mogelijke uitzondering voor de activiteiten onder resultaatsgebied 5, waarbij het deel voor de prestaties van staalname en analyse kan gefinancierd worden op basis van een variabele subsidie. Hiervoor verwijzen we ook naar artikels 10 tot en met 16 van het besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 20091. De kosten voor centraal beheer en algemene exploitatie (overhead) bedragen worden besproken in artikel 12.. In het financieel plan wordt het deel van de variabele subsidie apart toegelicht.
5.
Is er verdeelsleutel over de beleids- en preventieprogramma’s die gehanteerd moet worden? Neen. Er is geen verdeelsleutel beschikbaar.
6.
Als er een dossier wordt ingediend met een groepering van organisaties, moet er dan een samenwerkingsovereenkomst gesloten worden? Bij een groepering van rechtspersonen worden alle betrokken rechtspersonen bij de kandidaatstelling vermeld en wordt aangeduid welke rechtspersoon als penvoerende organisatie zal optreden. Bij een samenwerkingsverband wordt de taakverdeling duidelijk vermeld (inhoudelijk, personeel en
1
Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de subsidiëring en erkenning van partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking via een beheersovereenkomst
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 13.01.2016
Verslag eerste infovergadering oproep partnerorganisatie milieugezondheidszorg 13/01/2016
2/7
budgettair). Het is aan te raden dat er minstens een intentieverklaring van samenwerking wordt bijgevoegd. In het dossier moet de manier van samenwerken duidelijk worden toegelicht. 7.
Hoe wordt er omgegaan met eigendomsrechten? Moet dit in het dossier worden vermeld? Hiervoor wordt verwezen naar artikel 17 van het besluit van 9 juni 2009: Art. 17. §1. Iedere mediacampagne over de activiteiten, vermeld in de beheersovereenkomst, wordt minimaal veertien dagen vooraf gemeld aan het agentschap. §2. Resultaten van activiteiten die gefinancierd worden in het kader van de beheersovereenkomst, mogen allen openbaar gemaakt worden of gepubliceerd worden nadat ze bezorgd zijn aan het agentschap. §3. De steun van de Vlaamse overheid moet vermeld worden bij publicaties, presentaties en andere mededelingen over de activiteiten, vermeld in de beheersovereenkomst. Die publicaties, presentaties en mededelingen worden, bij voorkeur elektronisch, bezorgd aan het agentschap. Als dat niet mogelijk is, wordt het agentschap daarover geïnformeerd. §4. De Vlaamse overheid en de organisaties of personen die zij zelf aanwijst, mogen, zonder dat ze eventuele kosten moeten betalen of aan andere verplichtingen moeten voldoen, gebruikmaken van alle gegevens, producten, documenten en materialen, zoals ontwikkelde software en bijbehorende broncodes, logo’s foto’s en publicaties die in het kader van de beheersovereenkomst zijn ontwikkeld en waarvan de begunstigde, of zijn onderaannemer, de rechten bezit. §5. Het agentschap kan twee vertegenwoordigers kosteloos laten deelnemen aan vorming- of studiedagen die door de partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking worden georganiseerd ter uitvoering van de beheersovereenkomst. De kosten voor de deelname aan intensieve trainingen en de reis- en verblijfskosten blijven ten laste van het agentschap.
8.
Is het agentschap ook uitvoerder in het kader van de beheersovereenkomst? Het agentschap zal in de praktijk veel mee aan tafel zitten. Zo zal het agentschap kunnen meewerken aan de jaarplannen, de contacten verzorgen met het departement Leefmilieu, Natuur en Energie en het 4de generatie steunpunt ‘Milieu en Gezondheid’. Het is belangrijk om op voorhand te bepalen welke informatie nodig zal zijn vanuit de externe partners. De eerste lijn van het VMMN is tevens een belangrijke bron van input voor de partnerorganisatie. De interactie tussen de 3de trap en de 1ste trap zal groter zijn in de steunpunten.
9.
Hoe wordt het verband tussen methodiekontwikkeling2 in het kader van de partnerorganisatie Algemene Ondersteuning Logo’s (AOL) en de partnerorganisatie milieugezondheidszorg (MGZ) gezien? In de beheersovereenkomst AOL wordt 20% voorzien voor externe methodiekontwikkeling en 80% voor interne methodiekontwikkeling (voor de MMK-werking). In de beheersovereenkomst MGZ zal enkel externe methodiekontwikkeling opgenomen worden in het kader van de MMK-werking. Er moet dus zeker een goede afstemming zijn tussen AOL en MGZ in het kader van externe methodiekontwikkeling.
2
Methodieken kan men opdelen in externe en interne methodieken. ‘Externe methodieken’ zijn gericht op de lokale organisaties met terreinwerking die de Logo’s bedienen en die de methodieken uitvoeren met het oog op het beschermen of het behoud van de gezondheid van de einddoelgroep. De externe methodieken zijn steeds een meerwaarde voor de lokale werking van de medisch milieukundigen. ‘Interne methodieken’ zijn strategieën, inzichten, werkprocedures, tool, protocollen, … die bijdragen aan een kwaliteitsvolle werking van het agentschap zodat de tweedelijnswerking van het VMMN organisatorisch en inhoudelijk kwaliteitsvol wordt uitgevoerd.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 13.01.2016
Verslag eerste infovergadering oproep partnerorganisatie milieugezondheidszorg 13/01/2016
3/7
10. Wat is het verschil tussen interne en externe methodiekontwikkeling? Methodieken kan men opdelen in externe en interne methodieken. ‘Externe methodieken’ zijn gericht op de lokale organisaties met terreinwerking die de Logo’s bedienen en die de methodieken uitvoeren met het oog op het beschermen of het behoud van de gezondheid van de einddoelgroep. De externe methodieken zijn steeds een meerwaarde voor de lokale werking van de medisch milieukundigen. ‘Interne methodieken’ zijn strategieën, inzichten, werkprocedures, tool, protocollen, … die bijdragen aan een kwaliteitsvolle werking van het agentschap zodat de tweedelijnswerking van het VMMN organisatorisch en inhoudelijk kwaliteitsvol wordt uitgevoerd.Interne methodieken zijn de voor eigen werking te verbeteren. Een voorbeeld van een externe methodiek is de actieweek Gezond Binnen die gericht is naar de einddoelgroep. In de beheersovereenkomst wordt voor de tweede trap van het VMMN beide methodieken voorzien, voor de eerste trap (MMK-werking) enkel externe methodiekontwikkeling. 11. Moeten alle resultaatsgebieden voor alle delen en voor alle programma’s ingevuld worden? Ja, tenzij een bepaald resultaatsgebied niet van toepassing zou kunnen zijn. In het dossier wordt een verantwoording opgegeven. 12. Moet elk programma elk jaar terugkomen? Niet noodzakelijk, maar dit is wel aan te raden. De focus kan per jaar wel variëren. 13. Kan de methodiek Actieweek gezond binnen worden voorgezet binnen de partnerorganisatie? Dit is mogelijk vanaf 2017 wanneer de beheersovereenkomst effectief loopt. In 2016 zal dit worden voortgezet via een overheidsopdracht. 14. Indien er een probleem opduikt dat niet kan opgelost worden binnen de partnerorganisatie, kan hiervoor dan nog een andere onderaannemer gezocht worden? Indien dit binnen het vooropgestelde budget gebeurt, is dit ok. Wanneer dit niet binnen het budget kan gebeuren, wordt een oplossing gezocht samen met het agentschap. 15. Moeten onderaannemers (subcontracting) reeds in dossier opgenomen worden? Dit moet zeker voor het eerste volledige werkjaar. Voor de andere jaren is het plan van aanpak belangrijk zonder dat er reeds overeenkomsten zijn. Kwaliteitseisen zijn belangrijk in het dossier. 16. De doelgroepen omschreven op pagina 4 van de oproep zijn beperkter omschreven dan deze op pagina 11. Welke zijn de juiste? De doelgroepen van pagina 4 zijn de kerngroepen die omschreven worden in het kader van het Vlaams Medisch Milieukundig Netwerk. Deze op pagina 11 zijn ruimer omdat het hier gaat om de doelgroepen waar (externe) methodieken voor ontwikkeld moeten of kunnen worden. 17. In welke taal moet het dossier worden opgemaakt? Het Nederlands is de taal die voor alles binnen de beheersovereenkomst gebruikt moet worden. Uitzonderingen hierop moeten met het agentschap overlegd worden. ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 13.01.2016
Verslag eerste infovergadering oproep partnerorganisatie milieugezondheidszorg 13/01/2016
4/7
18. Moet de matrix op pagina 10 van de oproep gebruikt worden? De matrix is vooral een verduidelijking, visualisering uit welke facetten een beleidsplan en een jaarplan moeten bestaan. Deze mag onder deze vorm gebruikt worden, maar dat is niet noodzakelijk. 19. Op pagina 20 uit de oproep wordt gesproken over ‘interventie door ondersteuning van de MMK’s van de Logo’s’. Klopt deze term? Dit is inderdaad niet juist. Het moet ‘externe methodiekontwikkeling voor de 1e trap van het Vlaams Medisch Milieukundige Netwerk’ worden. 20. In de huidige biomonitoring (steunpunt) wordt voor de financiering beroep gedaan op de oprichting van een fonds dat door overheden, industrie,… wordt opgericht. Is dit ook een optie voor de hotspotbiomonitoring binnen deze oproep? Ja. Dit is een mogelijkheid die absoluut open blijft. Belangrijk is wel dat de lokale overheden absoluut noodzakelijk zijn binnen dit gegeven. [toegevoegd in het verslag doch niet mondeling vermeld in de infovergadering: De oprichting van een fonds ligt volledig in de geest van artikel 54 §3 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid (preventiedecreet).] 21. Kan er meer uitleg gegeven worden bij de variabele subsidie? Een variabele subsidie wordt berekend op basis van vooraf bepaalde prestaties of prestatieniveaus en de bijbehorende financieringsparameters. Voor resultaatsgebied 5 kan gewerkt worden via een variabele subsidie. Het gaat hier over het deel voor de prestaties van staalname en analyse in het kader van binnenmilieumetingen en hotspotbiomonitoring. Indien er minder metingen worden uitgevoerd of het budget niet gebruikt wordt kan de overschot in de reserve worden gestoken of worden teruggevorderd door het agentschap. 22. Hoe moeten een jaarverslag en jaarplan er uit zien? Hiervoor verwijzen we naar artikels 7, 8 en 9 die de inhoud van een beheersovereenkomst, beleidsplan, jaarplan, jaarverslag en financieel verslag duidelijk omschrijven. 23. Deel 4 van de oproep focust op externe methodiekontwikkeling voor de 1ste trap van het VMMN. Wat betekent dit voor de huidige werking van de MMK’s, die nu participeren aan deze methodiekontwikkeling? De tijd dat de MMK’s nu in externe methodiekontwikkeling investeren zal verminderen. 24. Kan een samenwerking met buitenlandse partners/instellingen binnen deze oproep? Ja, maar de partner moet wel een rechtspersoon zijn en voldoen aan de eisen die gesteld worden in de oproep. 25. Kan er met bijvoorbeeld het kankerregister worden samengewerkt?
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 13.01.2016
Verslag eerste infovergadering oproep partnerorganisatie milieugezondheidszorg 13/01/2016
5/7
Samenwerking is belangrijk. Het agentschap kan helpen voor de ontsluiting van gegevens van andere organisaties. Op voorhand moeten deze samenwerkingen niet worden vastgelegd. Het netwerk van het Agentschap staat ter beschikking. Alles valt wel onder de voorwaarden die worden vastgelegd binnen de beheersovereenkomst. Het is belangrijk dat de jaarplannen van de verschillende organisatie op elkaar worden afgestemd. Het agentschap kan dit coördineren. 26. Mag de partnerorganisatie wetenschappelijke publicaties maken over bijvoorbeeld de vorm van methodieken? Het is niet de bedoeling dat de middelen van de partnerorganisatie gebruikt worden om strikt wetenschappelijke artikels te maken. Publicaties over de toepassing van de wetenschap kunnen wel. Deze vallen onder de bepalingen van artikel 17 van het besluit van 5 juni 2009. 27. Op pagina 11 van de oproep is er sprake van werkgroepen. Over welke werkgroepen gaat het hier? Het gaat hier over de interne werkgroepen binnen het team milieugezondheidszorg van het agentschap die inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor beleids- en preventieprogramma’s die in de beheersovereenkomst aan bod komen. 28. Zijn er bepaalde functieprofielen die binnen de partnerorganisatie beschikbaar moeten zijn? Volgende functieprofielen zijn wenselijk; arts, epidemioloog, expert meettechnieken, expert medische milieukunde, statisticus, expert preventie en gezondheidsbevordering … 29. Op pagina 22 van de oproep onder punt 7 worden de onderdelen van het in te dienen dossier beschreven. Punten f, g en h zijn voor interpretatie vatbaar. Kunnen deze verduidelijkt worden? Er wordt voor het dossier één beleidsplan met bijhorende meerjarenbegroting en één jaarplan voor 2017 met bijhorende begroting verwacht. Elk plan moet een samenvatting van maximaal 40 bladzijden (A4) bevatten. Het plan kan uitgebreider zijn. 30. Wat houdt een penvoerende organisatie in? De financiële middelen gaan naar de penvoerende organisatie. Deze is ook eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de beheersovereenkomst. Alle officiële communicatie wordt gevoerd met de penvoerende organisatie. 31. Mag je aan andere oproepen of subsidies meedoen wanneer onze organisatie deel uitmaakt van de partnerorganisatie MGZ? Ja, dat kan zeker. Er moet wel over gewaakt worden dat er geen dubbele financiering plaatsvindt! Een organisatie die een subsidie krijgt via een beheersovereenkomst is niet per definitie uitgesloten van andere mogelijke subsidies of erkenningen. 32. Welk organigram moet worden toegevoegd? Er wordt een organigram verwacht van de partnerorganisatie. Samenwerkingsverbanden moeten duidelijk worden aangegeven.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 13.01.2016
Verslag eerste infovergadering oproep partnerorganisatie milieugezondheidszorg 13/01/2016
6/7
33. Op pagina 24 van de oproep is er sprake van een collectief overleg. Wat houdt dit in? Dit gaat over een collectief overleg met alle indieners van een ontvankelijk dossier. Bedoeling is om elkaar te leren kennen, meer informatie te geven rond de dossiers en eventuele nieuwe samenwerkingsverbanden te stimuleren. Dit overleg kan resulteren in de indiening van een nieuw dossier door de kandidaten, dat het vorige vervangt.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 13.01.2016
Verslag eerste infovergadering oproep partnerorganisatie milieugezondheidszorg 13/01/2016
7/7
