Seminář pro příjemce OP LZZ – fi finanční č í čá část MZ Praha 27. 5. 2010/22.6.2010
Obsah prezentace •
Příl h monitorovací Přílohy it í zprávy á
• • • • • • • • •
- 1) Podpisové vzory - 2) Soupiska účetních dokladů - 3) Předkládané účetní doklady - 4) Pracovní výkazy - 5) Rozpis mzdových nákladů - 6) Rozpis cestovních náhrad - 7) Výpisy z bankovního účtu - 8) Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu - 9) Auditorská zpráva
• •
Zjednodušená žádost o platbu Vyúčtování dotace dle vyhlášky MF ČR
Přílohy monitorovací zprávy No.
dokument
počty
vzory
1
P d i Podpisové é vzory – přikládáno řikládá k ZZRP
1 x originál i i ál
www.esfcr.cz f
2
Soupiska účetních dokladů
1 x originál
www.esfcr.cz
3
Kopie účetních dokladů nad 10 tis. Kč
1 x kopie
Ne
4
Pracovní výkazy
1 x originál
www.esfcr.cz
5
Rozpis mzdových nákladů
1 x originál
www.esfcr.cz
6
Rozpis cestovních náhrad
1 x originál
www.esfcr.cz
7
Odpisy
1 x originál
www.esfcr.cz
8
Výpisy z bank. účtu
1 x kopie
Ne
9
Přehled čerpání
1 x originál
www.esfcr.cz
10
Auditorská zpráva
1 x originál
Ne
…
Další přílohy – např. prezenční listiny, programy akcí, letáky, inzeráty, tisk. zprávy, publikace a jiné výstupy projektu
1 x originál nebo kopie
Ne
1 Podpisové vzory 1. •
St t tá í zástupce Statutární á t – podepisuje MZ a ZjŽoP Ž
•
Oprávněná osoba – osoba oprávněná podepisovat přílohy MZ, event. jednat jménem příjemce, tzn. přebírá oprávnění od statutárního zástupce (podepisuje MZ a ZjŽoP - nutno doložit notářsky ověřenou plnou mocí od statutárního zástupce)
•
Osoba odpovědná za účetní případy – osoba odpovědná dle vnitřních postupů organizace
Funkce
1
S ta tu tá r n í z á s tu p c e O p rá vn ě n á o so b a O s o b a o d p o v ě d n á z a ú č e tn í p ř íp a d y
2 Soupiska účetních dokladů (1/2) 2. • •
Pořadové číslo dokladu – na každé soupisce vždy znovu od č. 1 P l žk kapitoly Položka k it l rozpočtu čt projektu j kt – musí být totožné s číslem a názvem kapitoly ze schváleného aktuálního rozpočtu projektu
•
Popis p výdaje ý j – ppopis p musí jjednoznačně identifikovat,, že danýý výdaj ý j lze hradit z příslušné kapitolu rozpočtu, resp. je způsobilý k financování z OP LZZ (v případě účasti partnerů s finančním příspěvkem vždy uvádět název subjektu, který výdaj uskutečnil nebo lze řešit samostatnou soupiskou vystavenou na každého z partnerů), uvedeny d b budou d i příjmy říj a tto s minusem i
•
Částka uvedená na dokladu v Kč – celková částka, na kterou je doklad vystaven (tzn. v případě, nárokování jedné položky z vícepoložkové faktury bude uvedena d čá částka tk celé lé ffaktury) kt )
•
Částka zahrnutá k proplacení z OP LZZ v Kč (veřejné zdroje) – vyúčtovaná částka připadající na přidělenou dotaci (příjmy s minusem) Pořadové číslo dokladu
Položka kapitoly rozpočtu projektu
Popis výdaje
Částka uvedená na dokladu v Kč
Částka zahrnutá k proplacení z OP LZZ v Kč (veřejné zdroje)
2 Soupiska účetních dokladů (2/2) 2. •
Z toho částka připadající na investiční výdaje v Kč (veřejné zdroje) – vyplňováno pouze v případě případě, že se jedná o investiční výdaj (bude uvedena stejná částka jako ve sloupci předchozím)
•
Datum úhrady výdaje – datum dle úhrady uvedené na výpisu z bankovního účtu nebo pokladním výdajovém dokladu
• •
Druh účetního dokladu – faktura, pokladní doklad, interní doklad Číslo účetního dokladu v účetnictví – interní označení dokladu dle evidence organizace i ((musíí být jednoznačně j d č ě identifikovatelný id tifik t l ý na projekt) j kt)
•
Číslo smlouvy (objednávky), ke které se doklad vztahuje – uváděno v případě, že existuje písemná smlouvy či objednávka
•
Křížové financování celkem – součet částek těch dokladů soupisky, které spadají do kapitol rozpočtu hrazených v rámci křížového financování (kapitola 7)
•
Procento nepřímých nákladů % Nepřímých nákladů dle Rozhodnutí o poskytnutí dotace Křížové financování celkem
0%
Z toho částka připadající na investiční výdaje v Kč (veřejné zdroje)
Datum úhrady výdaje
Druh účetního dokladu3)
Číslo účetního dokladu v učetnictví
Číslo smlouvy (objednávky), ke které se doklad vztahuje
3. Předkládané účetní doklady (1/2) spolu se ZjŽoP •
Kapitola 01 – Osobní náklady – Výkazy práce – Rozpis mzdových nákladů (příloha č. 5 MZ) – Kopie K i výpisu ý i zb bankovního k íh účt účtu (nutná ( t á identifikace id tifik plateb) l t b)
•
Kapitola 02 – 08 – Pouze kopie dokladů na částku vyšší jak 10.000,00 Kč (i v případě, že je v rámci dokladu nárokována částka nižší) – Rozpis cestovních náhrad (příloha č. 6 MZ) – Odpisy (příloha č. 7 MZ) – Doklady v částce 10.000,00 Kč a nižší mohou být vyžádány při administrativní kontrole či kontrole na místě – Podklady k provedeným výběrovým řízením, smlouvy, objednávky (pouze j d jednou, při ři prvním í nárokování) á k á í) – Kopie výpisu z bankovního účtu (nutná identifikace plateb)
3. Předkládané účetní doklady (2/2) na vyžádání či kontrole na místě • •
Veškeré podklady k jednoznačnému prokázání způsobilosti uskutečněného výdaje Kapitola 01 – Osobní náklady – Originály veškerých dokladů (zejména doklady, které nebyly součástí předložené ZjŽoP) – Pracovní smlouvy – Mzdové listy – Výplatní pásky
•
Kapitola 02 – 08 – Originály veškerých dokladů (zejména doklady, které nebyly součástí předložené ZjŽoP – např. doklady v částce 10.000,00 Kč a nižší) – Cestovní C t í příkazy, řík pozvánky, á k prezenční č í listiny, li ti kknihy ih jíjízd, d úč účetní t í evidence id atd. td
4 Pracovní výkazy (1/2) 4. • • •
Pro každého pracovníka a měsíc jeden výkaz práce R l v projektu Role j kt – název a číslo pozice dle rozpočtu projektu Druh pracovního poměru – pracovní smlouva, dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce
• •
Výše úvazku – výše úvazku dle smlouvy/dohody (v hodinách či podílem) Úvazek v dalších projektech – úvazky na jiných projektech ESF vč. uvedení čísla projektu a úvazku připadající na každý z projektů
•
Počet odpracovaných hodin – údaj týkající se pouze projektu (vč. poměrné části připadající na státní svátky, neuvádí se dovolená a nemoc)
•
P i vykonávaných Popis k á ý h aktivit kti it – podrobně (nestačí pouze „administrativní práce“), musí být zřejmá souvislost s aktivitami projektu Jméno a příjmení Role v projektu Vykazovaný měsíc Vykazovaný rok Den v měsíci 1.
Počet odprac. hodin
Druh pracovního poměru Výše úvazku Úvazek v dalších projektech
Popis vykonaných aktivit
4 Pracovní výkazy (2/2) 4. • •
Dovolená – Počet dní celkem – údaj vč. dovolené nepřipadající na projekt Počet hodin dovolené odpovídající zapojení do projektu – údaj o výši dovolené připadající na projekt (musí odpovídat poměrné výši úvazku pro projekt)
•
Placená p pracovní neschopnost p – Počet dní celkem – údajj vč. ppracovní neschopnosti nepřipadající na projekt (4-10 pracovní den)
•
Počet hodin neschopnosti odpovídající zapojení do projektu – údaj o ýš p pracovní aco neschopnosti esc op ost připadající p padaj c na ap projekt oje t ((musí us odpo odpovídat dat po poměrné ě é výši ýš výši úvazku pro projekt)
•
Součet hodin související s projektem – automatický součet hodin p p připadajících j na p projekt j ((odpracované p + dovolená + p pracovní neschopnost), p ), tento údaj bude dále uveden na rozpise mzdových nákladů – příloha č. 5 MZ, sloupec „Počet odpracovaných hodin na projektu …“
C e lk e m D o v o le n á T e r m ín y d o v o le n é P o č e t d n í c e lk e m P o č e t h o d in d o v o le n é o d p o v íd a jíc íc h z a p o je n í d o p r o je k t u S o u č e t h o d in s o u v is e jíc íc h s p r o je k t e m
0 h o d in P la c e n á p r a c o v n í n e s c h o p n o s t ( m a x p r v n íc h 1 4 d n ů t r v á n í) T e r m ín y n e s c h o p n o s t i P o č e t d n í c e lk e m P o č e t h o d in n e s c h o p n o s t i o d p o v íd a jíc íc h z a p o je n í d o p r o je k t u 0 h o d in
5 Rozpis mzdových nákladů (1/2) 5. • • •
Pro každý měsíc jeden rozpis Číslo položky rozpočtu – musí odpovídat položce platného rozpočtu Druh pracovněprávního vztahu – rozlišeno dle toho, zda zaměstnavatel za zaměstnance hradí sociální a zdravotní pojištění (PS, DPČ Č x DPP)
•
Zúčtovaná hrubá mzda v daném měsíci – dle výplatní pásky (tj. vč. odměn a příplatků, dovolené, nejsou zahrnuty nemocenské dávky)
•
Měsíční fond pracovní doby v hodinách – časový fond u zaměstnavatele v daném měsíci celkem (vč. hodin mimo projekt)
•
Hodinová mzda v Kč – orientační hodinová mzda vzhledem k hrubé mzdě a časovému fondu monitorovaného měsíce (automatický výpočet) Č Číslo položky rozpočtu kapitoly 1. Osobní náklady O
P Pořadové číslo
Jméno a příjmení zaměstnance
Druh pracovně právního vztahu
Zúčtovaná hrubá mzda v daném měsíci v Kč
Měsíční fond pracovní doby v hodinách
Hodinová mzda v Kč3)
5 Rozpis mzdových nákladů (2/2) 5. •
Počet odpracovaných hodin na projektu dle výkazu práce – údaj o p počtu hodin připadajících p p j na p projekt j (j (jedná se o údajj z výkazu ý p práce „„Součet hodin souvisejících s projektem“)
•
Mzdový příspěvek – automatický výpočet zúčtované hrubé mzdy připadající na p j projekt ((součinem p průměrné hodinové mzdyy v měsíci a p počtu hodin p připadajících p j na projekt)
•
Pojistné na sociální a zdravotní pojištění – automatický výpočet pojistného hrazeného zaměstnavatelem ((PS, DPČ))
•
Jiné - výdaje, které nejsou zahrnuty v zúčtované hrubé mzdě (poměrná část nemocenských dávek, slevy na pojistném s minusem a další)
•
Způsobilé osobní náklady – automatický výpočet „superhrubé superhrubé“ mzdy připadající na projekt (tj. vč. odvodů na soc. a zdr. poj. hrazené zaměstnavatelem)
•
Datum uskutečnění úhrady mzdy – dle výpisu z bankovního účtu, pokladny Počet o d p ra c o v . h o d in n a p ro je k tu d le v ýk a z u p rá c e
M zdový p řís p ě v ě k v Kč
P o jis tn é n a s o c iá ln í a z d ra v o tn í p o jiš tě n í v Kč
J in é v K č
0
Z p ů s o b ilé o s o b n í D a tu m n á k la d y u s k u te č n ě n í v Kč ú h ra d y m z d y
6 Rozpis cestovních náhrad 6. • •
Číslo položky rozpočtu - musí odpovídat položce platného rozpočtu Účel pracovní cesty – popis musí jednoznačně prokázat souvislost cesty s aktivitami projektu (náklady spojené s vnitrostátními pracovními cestami patří do nepřímých nákladů – zde tedy nebudou vykazovány)
• •
Pracovní cesta – rozlišení tuzemské (T) a zahraniční (Z) služební cesty Skutečné výdaje na pracovní cestu – výše způsobilých výdajů vynaložených na pracovníí cestu t v souladu l d se zákoníkem ák ík práce á a vyhláškou hlášk MPSV a MF upravující jí í sazby náhrad pro aktuální rok. V případě zahraničních expertů v ČR se uplatňují náhrady, tzv. „per diems“. Eventuelně další prokázané nutné vedlejší výdaje (telefon, parkovné atd.). Výpočet bude vycházet z vyúčtování schváleného cestovního příkazu.
Pořadov Číslodokladuv Číslopoložky éčíslo účetnímsystému rozpočtu
Jménoapříjmení pracovníka
Účel pracovní cesty
Datum Počet dnů Pracovní ukončení pracovní cesty cesta pracovní cesty
Skutečnévýdaje napracovní cestu
7 Výpisy z bankovního účtu 7. • • • • • •
Minimálně 1 kopie výpisu měsíčně Elektronické výpisy musí být podepsány osobou uvedenou na podpisovém vzoru (příloha č. 1 MZ) Výdaje musí být jednoznačně identifikovatelné na soupisku dokladů (pořadové číslo dokladu event. jiné průkazné označení) Výdaje nesouvisející s projektem mohou být znečitelněny V případě speciálního účtu pro projekt je možné z tohoto účtu realizovat pouze výdaje související s projektem V případě speciálního účtu pro projekt jsou úroky příjmem projektu, které snižují způsobilé výdaje projektu
8 Přehled čerpání způsobilých výdajů (1/2) 8. • •
Druh výdajů rozpočtu – Položka rozpočtu (číslo + název) Platný rozpočet - Upravený příjemcem (přesun ze zdrojové kapitoly do 15-ti % původní výše rozpočtu kapitoly p y schválené v p právním aktu o p poskytnutí y p podpory) p y) - Schválený poskytovatelem (přesun ze zdrojové kapitoly nad 15 % původní výše rozpočtu kapitoly schválené v právním aktu o poskytnutí podpory)
•
Dosud prokázané výdaje (veřejné + soukromé) – Vyúčtované výdaje schválené poskytovatelem za předcházející ZjŽoP
•
Aktuálně prokazované výdaje (veřejné + soukromé) – Vyúčtované výdaje předkládané v aktuální ZjŽoP
•
Pořadová čísla účetních dokladů na soupisce – Čísla dokladů z aktuálně předkládané ZjŽoP (např. 52 – 68)
Druh výdajů rozpočtu
01 01 Pracovní smlouvy 01.01
Platný Dosud rozpočet prokázáno Dosud (schválený v % (vůči prokázané či upravený výdaje v Kč platnému příjemcem) rozpočtu) v Kč #DIV/0!
Aktuálně prokazované výdaje v Kč
Aktuálně Pořadová Součet prokazováno prokázaného a čísla účetních v % (vůči prokazovaného v dokladů na platnému soupisce % rozpočtu) #DIV/0!
#DIV/0!
8 Přehled čerpání způsobilých výdajů (2/2) 8. •
Přímé způsobilé náklady celkem – automatický součet plánovaných a vyúčtovaných přímých výdajů
•
Celkové nezpůsobilé náklady – výdaje neoprávněně nárokované v dřívějších MZ, příjmy projektu (příjmy snižují způsobilé veřejné výdaje, MZ výdaje resp. resp výši poskytnuté podpory)
• • •
Vlastní zdroje žadatele – automatický výpočet Plá Plánované é příjmy říj projektu j kt – údaj úd j o příjmech říj h ((plánované lá é a vykázané) ká é) Jiné spolufinancování žadatelem – případná výše soukromého spolufinancování příjemcem
08. Přímé způsobilé náklady celkem 9. Přímé způsobilé náklady bez křížového financování 10 C 10. Celkové lk é nezpůsobilé ů bilé náklady ákl d 11. Vlatní zdroje žadatele 11.1. Plánované příjmy projektu 11.2. Jiné spolufinancování žadatelem
% nepřímých nákladů (dle právního aktu o poskytnutí podpory) 14%
9 Auditorská zpráva 9. • Povinně grantové projekty od 3 mil. CZK výše, nebo projekty, u kterých toto stanoví poskytovatel v právním aktu o poskytnutí podpory • Předkládána pouze se závěrečnou monitorovací zprávou • Nejpozději 7 měsíců před ukončením projektu uzavřít smlouvu s auditorem • Náležitosti zprávy dle § 14, 14 zákona č. č 254/2000 Sb., Sb o auditorech
Zjednodušená žádost o platbu (ZjŽoP) • •
Předkládána za každých ý šest měsíců ((1-6,, 7-12,, 13-18 atd.)) Tvořena dvěma částmi - Vyúčtování předchozí části dotace – veškeré způsobilé výdaje vykázané v aktuálním monitorovacím období event. event nevykázané v dřívějších ZjŽoP (způsobilé výdaje je nutné ponížit o příjmy projektu – úroky, motivační poplatky aj.)
- Další část dotace – Nárok na další část dotace stanovená v právním aktu o
poskytnutí podpory ponížená o dosud nevyúčtovanou výši předchozích částí dotace (závěrečná MZ, resp. ZjŽoP Ž již neobsahuje částku další části dotace)
• • •
Povinnost předložit ZjŽoP, resp. mimořádnou MZ při vyčerpání 90-ti % všech dříve poskytnutých částí dotace Nárok na předložení ZjŽoP, resp. mimořádnou MZ při vyčerpání minimálně 60-ti % poslední části dotace a všech již dříve poskytnutých částí dotace Bude proplacena do 35 pracovních dnů od dodání kompletní MZ a ZjŽoP
Vyúčtování dotace dle vyhlášky MF ČR • Upraveno vyhláškou MF (aktuálně č. 52/2008 Sb.) • Předkládáno po schválení závěrečné MZ (nejpozději však do data uvedeného ve vyhlášce MF) • Zúčtování poskytnutých a vyúčtovaných finančních prostředků tř dků • Podrobnější pokyny budou poskytnuty spolu s informací o schválení závěrečné MZ
Děkuji za pozornost. pozornost
Ing. Jitka KOVÁŘÍKOVÁ e-mail: Ing
[email protected] Další informace: www.esfcr.cz
