BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN
3.1 Komunikasi 3.1.1 Profile Perusahaan PT. Anugerah Pharmindo Lestari adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi. Banyaknya produk yang didistribusikan menuntut kecepatan dalam pemenuhan barang-barang yang dipesan oleh para pelanggan. Berdasarkan pengalaman hampir tiga dasawarsa, APL berhasil membantu semua petugas kesehatan memenuhi kebutuhan saat ini dan masa depan, memperluas akses dan memperbaiki setiap aspek layanan kesehatan. Kami menyediakan solusi berbasis sasaran dan dampak tinggi berdasarkan akumulasi pengetahuan dan pengalaman untuk pasar spesifik Indonesia. Layanan kami memfasilitasi keterkaitan semua area perawatan kesehatan di Indonesia; Dari membantu produsen menavigasi saluran distribusi yang menantang dan sering membingungkan untuk menyampaikan program yang disesuaikan dan dipusatkan pada penjualan, pemasaran dan pengelolaan apotek masyarakat individu. Fokus kami secara keseluruhan adalah membantu klien menemukan area ekspansi baru di pasar, menerapkan praktik terbaik untuk mencapai kesuksesan dan mencapai tingkat pertumbuhan yang tinggi di area peluang ini.
PT. Anugerah Pharmindo Lestari telah berhasil melayani pasar kesehatan Indonesia sejak tahun 1985. Di bidang bisnis, jangkauan dan layanan pelanggan PT Anugerah pharmindo lestari jelas merupakan salah satu kompetensi inti organisasi kami yang terpenting. Jaringan distribusi kami berkembang pesat untuk memenuhi kebutuhan pasar di 34 provinsi. PT. APL mengoperasikan 33 gudang di 28 kota di seluruh Indonesia dan tenaga penjualan kami hadir di 104 kota. Selanjutnya, tim penjualan mengunjungi pelanggan di kotakota sekunder dan tersier di wilayah mereka sehingga jumlah kota tercakup menjadi 434 dan jumlah pelanggan yang dilayani langsung menjadi sekitar 28.000. PT. APL selalu berupaya memberikan solusi yang sesuai, layanan bernilai tambah dan wawasan pasar yang kritis kepada mitra layanan kesehatan kami agar mereka dapat terhubung dengan sebaik-baiknya dan mewujudkan potensi pasar penuh dari pasar Indonesia yang tumbuh cepat dan beragam.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.1.2 Struktur Organisasi
Gambar 3. 1 Struktur Ogranisasi
3.2 Perencanaan Pada tahap ini dilakukan analisa perencanaan aplikasi sistem pemesanan berdasarkan kebutuhan pengguna yang didapat dari hasil pengumpulan data yang dilakukan. Sehingga hasil analisa ini akan mempermudah tahap perancangan dan implementasi untuk aplikasi
http://digilib.mercubuana.ac.id/
sistem yang akan dibuat. Berikut adalah tahapan dalam perencanaan pembuatan aplikasi dalam penelitian ini. Proses Sistem Berjalan
Analisa Masalah
Analisa Kebutuhan
Perancangan Sistem Usulan
Pembuatan Aplikasi
Pengujian
Gambar 3. 2 perencanaan pembuatan aplikasi pemesanan
Tahapan perencanaan pengembangan sistem 1. Proses Sistem Berjalan Pada tahap ini bertujuan untuk mengenali bagaimana proses bisnis yang berjalan pada perusahaan yang menjadi bahan penelitian.
2. Analisa Masalah Pada tahap ini akan mencari data yang ada pada perusahaan untuk ditemukan masalah yang dapat terjadi pada sistem berjalan.
3. Analisa Kebutuhan Pada tahap ini dilakukan analisa mengenai kebutuhan yang diperlukan untuk pemecahan dari masalah yang sudah ditemukan pada tahap sebelumnya.
4. Perancangan Sistem Usulan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Pada proses ini akan dilakukan perancangan sistem usulan berdasarkan kebutuhan yang diperlukan untuk mengatasi masalah yang ada.
5. Pembuatan Aplikasi Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan aplikasi sistem berdasarkan perancangan yang sudah dibuat pada tahap sebelumnya.
6. Pengujian Pada tahap ini akan dilakukan pengujian setiap fungsi yang ada pada aplikasi, agar sesuai dengan rancangan yang sudah dibuat.
3.3 Pemodelan 3.3.1 Analisa Sistem PT. Anugerah pharmindo lestari sebagai perusahaan distirbutor alat kesehatan diharuskan memberikan pelayan yang terbaik dalam pemenuhan pemesanan alat kesehatan dari berbagai rumah sakit jantung yang ada di Jakarta khususnya rumah sakit harapan kita sebagai pusat rujukan nasional untuk penyakit jantung.
Flowchart sistem berjalan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Gambar 3. 3 flowchart sistem berjalan
Prosedur flowchart sistem berjalan 1. Mencatat Permintaan Sales mencatat permintaan barang dirumah sakit berdasarkan data yang diberikan oleh rumah sakit.
2. Membuat Daftar Pesanan Sales membuat daftar barang yang dipesan dan mengirimkannya kepada bagian gudang agar dicek persediaan barang yang dipesan. 3. Menerima Data Pemesanan Admin gudang menerima data pesanan dari sales yang kemudian akan diperiksa persediaan barang yang dipesan.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
4. Cek Ketersediaan Barang Admin gudang memeriksa persediaan barang yang dipesan berdasarkan data yang dikirm oleh sales.
5. Menerima Konfirmasi Permintaan Sales menerima konfirmasi bahwa barang yang dipesan tidak tersedia atau tidak disetujui, kemudian sales akan menginformasikannya kepada pihak rumah sakit.
6. Membuat Picking List Apabila barang yang dipesan tersedia maka admin gudang segera memproses pesanan agar bisa segera dikirimkan ke rumah sakit.
7. Menyetujui List Pesanan Pesanan yang akan dikirimkan harus disetujui terlebih dahulu oleh supervisor.
8. Menyerahkan Dokumen Picking List Setelah disetujui maka dokumen picking list barang diserahkan kepada picker agar segera disiapkan barangnya.
Data yang didapatkan dari alur sistem yang berjalan saat ini dilakukan analisa masalah dan kemudian ditemukan pemecahan masalah yang ada menggunakan metode analisis PIECES. Dalam melakukan analisa ini terdapat beberapa aspek, berikut hasil analisa yang dilakukan dalam peniltian ini.
Tabel 3.1 analisis PIECES Aspek
Masalah
Solusi
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Performance
Banyak pesananan tidak terpenuhi Dibuatkan tabel dikarenakan mengetahui
sales jumlah
tidak persediaan stok
informasi
barang
untuk
saat melihat jumlah stok
memesan barang Information
Admin gudang tidak mengetahui Dibuatkan notifikasi untuk pesanan pada hari yang sama
admin gudang apabila ada sales
yang
melakukan
pemesanan dan sudah di approve oleh supervisor Economy
Dokumen approval pesanan masih Dibuatkan melalui media kertas
approval
form
untuk
pesanan
yang
dilakukan oleh supervisor Control
Data
pesanan
tidak
dapat Dibuatkan notifikasi berupa
terkontrol oleh supervisor
email
yang
berisi
link
pesanan Eficiency
Sales
tidak
dapat
melakukan Dibuatkan form order untuk
pemesanan secara langsung
Service
entry data pesanan
Barang yang dipesan tidak ada Dibuatkan pemberitahuan waktu pengiriman
laman
status
pesanan untuk melihat waktu pengiriman pesanan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.3.2 Peran canga n Sistem Usula n
Folow chart sitem usulan
Gambar 3. 4 flowchart sistem usulan
Prosedur flowchart sistem usulan 1. Mencatat permintaan Sales menerima dan mencatat data pesanan sesuai data yang dipesan oleh pihak rumah sakit. 2. Melihat data barang Sales melihat stok persediaan barang yang dipesan apakah tersedia atau tidak pada gudang sebelum melakukan input data pesanan. 3. Input data pesanan Jika barang yang dipesan tersedia maka sales melakukan input data pesanan sesuai dengan permintaan pelanggan.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
4. Konfirmasi pesanan Data pesanan yang sudah diinputkan sales akan dikonfirmasi oleh supervisor apakah disetujui atau tidak untuk proses selanjutnya. 5. Menerima konfirmasi Jika permintaan tidak disetujui oleh supervisor karena suatu hal maka sales dapat melihat status permintaan yang dipesan bahwa pesanan tidak disetujui. 6. Proses data pesanan Pesanan yang sudah disetujui oleh supervisor akan segera di proses oleh admin gudang sebelum dibuatkan picking list pesanan. 7. Membuat picking list pesanan Setelah pesanan diproses maka admin gudang membuatkan picking list pesanan barang yang akan dikirim ke pelanggan.
Gambar 3. 5 Use case usulan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Deskripsi dari use case usulan Tabel 3.2 Deskripsi use case mencatat pengecekan tok Nama use case
Pengecekan Stok
Aktor
Sales dan Admin gudang
Deskripsi
Melihat jumlah persediaan barang yang ada di gudang
Tabel 3.3 Deskripsi use case melihat Entry pesanan Nama Use Case
Entry pesanan
Aktor
Sales
Deskripsi
Sales memasukan data barang yang dipesan
Tabel 3.4 Deskripsi use case Menyetujui pesanan Nama Use Case
Melihat data pesanan
Aktor
Supervisor
Deskripsi
Pesanan akan disetejui terlebih dahulu oleh supervisor
Tabel 3.5 Deskripsi use case melihat data pesanan Nama Use Case
Melihat data pesanan
Aktor
Admin gudang
Deskripsi
Melihat data pesanan yang dilakukan oleh sales dan telah disetujui supervisor
Tabel 3.6 Deskripsi use case membuat picking list pesanan Nama Use Case
Membuat picking list pesanan
Aktor
Admin gudang
Deskripsi
Admin gudang membuatkan data barang yang akan dikirim
Tabel 3.7 Deskripsi use case Menerima laporan Nama Use Case
Menerima laporan
Aktor
Supervisor
Deskripsi
Supervisor dapat melihat laporan barang yang belum terpenuhi dan yang sudah terpenuhi
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Activity Diagram 1. Activity diagram login
Gambar 3. 6 activity diagram login
Tabel 3.8 Deskripsi activity login Nama Activity
Login
Aktor
Sales, Admin gudang dan supervisor
Pra Kondisi
User sudah terdaftar
Deskripsi
Memasukan data username dan password
http://digilib.mercubuana.ac.id/
2. Activity diagram melihat pengecekan stok
Gambar 3. 7 Activity diagram pengecekan stok
Tabel 3.9 Deskripsi activity diagram melihat stok persediaan Nama Activity
Pengecekan stok
Aktor
Sales dan Admin gudang
Pra kondisi
Sudah login
Deskripsi
User melihat jumlah stok persediaan yang ada di gudang
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3. Activity diagram entry pesanan
Gambar 3. 8 Activity diagram Entry pesanan
Tabel 3.10 Deskripsi activity diagram Entry pesanan Nama Activity
Entry pesanan
Aktor
Sales
Pra kondisi
Sales sudah menerima permintaan barang dari rumah sakit
Deskripsi
Sales mengisi form pemesanan barang
http://digilib.mercubuana.ac.id/
4. Activity Diagram menyetujui pesanan
Gambar 3. 9 Activity Diagram menyetujui pesanan
Tabel 3.11 Deskripsi activity diagram menyetujui pesanan Nama activity
Menyetujui pesanan
Aktor
Supervisor
Pra kondisi
Sales sudah entry data pesanan
Deskripsi
Supervisor menyetujui barang yang dipesan oleh sales
http://digilib.mercubuana.ac.id/
5. Activity Diagram melihat data pemesanan
Gambar 3. 10 Activity diagram Melihat data pemesanan
Tabel 3.12 Deskripsi activity diagram Pemesanan Nama Activity
Melihat data pemesanan
Aktor
Admin gudang
Pra kondisi
Ada permintaan barang
Deskripsi
Admin gudang melihat data pesanan barang yang dilakukan oleh sales
http://digilib.mercubuana.ac.id/
6. Activity Diagram membuat picking list pesanan
Gambar 3. 11 Activity Diagram membuat picking list pesanan
Tabel 3.13 Deskripsi activity diagram membuat picking list pesanan Nama Activity
Membuat picking list pesanan
Aktor
Admin gudang
Pra kondisi
Supervisor sudah menyetujui pesanan
Deskripsi
Admin gudang membuat picking list barang yang akan dikirim
http://digilib.mercubuana.ac.id/
7. Activity Diagram melihat laporan
Gambar 3. 12 Activity Diagram meliihat laporan
Nama Activity
Tabel 3.14 Deskripsi Activity diagram melihat laporan Melihat laporan
Aktor
Supervisor
Pra Kondisi
Pemesanan barang sudah ada yang diproses dan dikirimkan ke rumah sakit
Deskripsi
Supervisor melihat hasil kinerja pemenuhan permintaan barang
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Sequence Diagram
Gambar 3. 13 Sequence diagram login
Gambar 3. 14 Sequence diagram data barang
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Gambar 3. 15 Sequence diagram order barang
Gambar 3. 16 Sequence diagram approval pesanan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Gambar 3. 17 Sequence diagram cek pesanan
Gambar 3. 18 Sequence diagram membuat picking list
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Class Diagram
Gambar 3. 19 Class diagram sistem.
3.3.3 Rancangan Tabel Rancangan tabel adalah gambaran dari setiap tabel, field, type data dan ukuran data. Berikut adalah rancangan tabel-tabel yang akan digunakan dalam aplikasi sistem pemesanan alat kesehatan untuk rumah sakit jantung di Jakarta. 1.
Tabel user Nama tabel Isi Primary key
: user : data user : id_user
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Tabel 3.15 rancangan tabel user No Nama Field 1. Id_user
Int
Tipe data
Panjang 5
2.
Uname
Varchar
30
3.
Pass
Varchar
8
4.
Jabatan
Enum
keterangan Terisi otomatis dengan auto increment berisi nama user Akses password untuk login Plihan jabatan untuk menentukan hak akses : superadmin, supervisor, admin dan sales
2. Tabel barang
Nama tabel Isi Primary key
: barang : data barang : id_brg
2.
Nama_barang
Tabel 3.16 rancangan tabel barang Tipe data Panjang keterangan Int 5 Terisi otomatis dengan auto increment Varchar 50 Berisi nama barang
3.
Katalog
Varchar
20
Kode barang perusahaan
4.
no_lot
Varchar
20
Serial number barang
5.
expired_date
Date
-
Masa berlaku barang
6.
Jumlah
Int
5
Ketersediaan barang
No Nama field 1. id_brg
3.
Tabel pelanggan Nama tabel : pelanggan Isi : data pelanggan Primary key : id_pelanggan
2.
Tabel 3.17 rancangan tabel pelanggan Nama field Tipe data panjang Keterangan id_pelanggan Int 5 Terisi otomatis dengan auto increment nama_pelanggan Varchar 50 Berisi data pelanggan
3.
Alamat
Varchar
100
Alamat pelanggan
4.
no_telp
Varchar
15
Kontak pelanggan
No 1.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
4. Tabel orders
Nama tabel Isi Primari key
No. Nama Field 1. id_order 2.
Id_pelanggan
3.
: orders : data order : id_order Tabel 3.18 rancangan tabel orders Tipe data Panjang Keterangan Int 5 Merupakan primary key Int
5
Foreign key
Nama_pelanggan Varchar
100
Nama pelanggan yang pesan barang
4.
Nama_barang
Varchar
50
Nama barang yang dipesan
5.
Jml_pesanan
Int
5
Jumlah permintaan
6.
Jml_dipenuhi
Int
5
Jumlah yang di approve
7.
tgl_pesan
Date
Tanggal order dibuat
8.
tgl_kirim
Date
Tanggal pemenuhan yang diharapkan
5. Tabel t_pesanan
Nama tabel Isi Primary key
No. Nama field 1. Id_transaksi
: t_pesanan : order pesanan yang sudah disetujui : id_transaksi Tabel 3.19 rancangan tabel t_pesanan Tipe data Panjang Keterangan Int 5 Merupakan primary key
2.
Id_order
Int
5
Merupakan foreign key
3.
Id_barang
Int
5
Kode barang yang akan dikirim ke palanggan
4.
tgl_pesan
Date
Tanggal pesanan saat dibuat
5.
tgl_kirim
Date
Tanggal pemenuhan yang diharapkan
6.
nama_pelanggan Varchar
100
Nama pelanggan yang pesan barang
7.
nama_barang
Varchar
50
Nama barang yang dipesan
8.
Katalog
Varchar
20
Katalog barang
http://digilib.mercubuana.ac.id/
9.
no_lot
Varchar
20
Serial number barang
10.
expired_date
Date
11.
jml_dipenuhi
Int
5
Julah pesanan yang disetujui
12.
Status
Varchar
15
Status pesanan sudah diproses picking
Masa berlaku barang
3.3.4 Rancangan Tampilan Sebelum melakukan pembuatan aplikasi sistem dilakukan rancangan tampilan interface layar agar memudahkan pada saat iimplementasi. Berikut rancangan tampilan yang ada pada aplikasi sistem pemesanan alat kesehatan untuk rumah sakit jantung di Jakarta.
Gambar 3. 20 rancangan halaman login Pada halaman ini user melakukan login dengan memasukann username dan password yang benar untuk masuk ke halaman utama sesuai hak akses.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Gambar 3. 21 rancangan tampilan halaman utama Setelah melakukan login maka user akan masuk ke halaman utama situs yang memiliki konten berbeda-beda sesuai hak akses saat login.
Gambar 3. 22 rancangan tampilan data stok barang
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Halaman ini dapat diakses untuk semua user untuk melihat data stok barang yang tersedia dalam gudang. Halaman ini dapat menjadi refrensi sales dalam melakukan order barang.
Gambar 3. 23 rancangan tampilan form tambah barang Form tambah barang hanya dapat di akses oleh user admin gudang. Form ini menggunakan modal dalam html. Admin gudang dapat melakukan tambah barang langsung pada halaman data stok barang.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Gambar 3. 24 rancangan tampilan form order barang Form order ini hanya dapat di akses oleh sales saat akan melakukan pemesanan barang. Sales mengisi data barang yang dipesan dan waktu kirim yang diharapkan.
Gambar 3. 25 rancangan tampilan konfirmasi order
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Pada halaman ini di akses oleh supervisor untuk melakukan konfirmasi pesanan yang dilakukan oleh sales. Data pesanan ini akan di konfirmasi oleh supervisor sebelum dilanjutkan oleh admin gudang untuk diproses.
Gambar 3. 26 rancangan tampilan buat picking list Halaman ini diakses oleh admin gudang untuk memproses pesanan yang sudah dikonfirmasi oleh supervisor untuk dibuatkan picking list.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
