ÚČETNÍCTVÍ A OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ Směrnice o účetnictví
Obec: Adresa: Směrnici zpracovala: Projednáno a schváleno v ZO: Směrnice nebývá účinností:
Rousměrov Rousměrov 16,591 01 Žd´ár nad Sázavou Martina Smejkalová 26.1.2009 26.2.2009
Obsah směrnice: I. II. III. IV:
Úvodní ustanovení Oběh účetních dokladů Ostatní neúčetní doklady Harmonogram účetní uzávěrky a závěrka za kalendářní rok V. Podpisové vzory VI. Archivace a skartace VII. Závěrečná ustanovení
Část I. Úvodní ustanovení ČI. 1 Legislativní rámec Hospodaření a z toho vyplývající hospodářské operace a účetnictví je upraveno následujícími základními předpisy: -zákonem o účetnictví č.563/1991 Sb.,v platném znění -vyhláška č.505/2002 Sb.,v platném znění -zákonem č.250/2000 Sb.,o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění -zákonem č. 119/1992 Sb.,o cestovních náhradách v platném znění -obecně závaznými předpisy (obchodním a občanským zákoníkem) -zákon o finančním kontrole 320/2001. ČI.2 Závaznost směrnice 2.1. Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují všichni pracovní organizace. Ostatní pracovníci organizace, kteří se v rámci plnění svých úkolů stanou účastníky realizovaných účetních případů, jsou povinni plnit pokyny ve smyslu zásad stanovených směrnici o oběhu účetních dokladů.
2.2 Kontrolu dodržování směrnic o oběhu účetních dokladů zabezpečuje starosta obce. Čl.3 Předmětem úpravy 3.1.Druhy účetních dokladů Ustanovení této směrnice se vztahuje na oběh vnějších a vnitřních (interních)dokladů ověřujících provedeni hospodářských výdajových a příjmových operací , nichž se účtuje v účetnictví: -dospělé faktury -doklady k ostatním platbám (bez faktur) -doklady k výplatě mezd,odvodů pojistného na sociální a zdravotní pojištění , daní z příjmu a k srážkám z mezd -vydané faktury externím fyzickým a právnickým příjmům -doklady při pracovních cestách -pokladní doklady -výpisy z účtu
3.2Jiné důležité účetní písemnosti,které se přímo můžou stát účetním dokladem , nebo jsou účetní případy důležité (kopie se přidávají k účetnímu dokladu, nebo se na ně odvolat) např. -zápis z inventury -nájemní,kupní nebo jiná smlouva -vyúčtování pracovní cesty -potvrzení o vkladu do katastru -směrnice. ČI.4 Náležitost účetních dokladů 4.1.Náležitosti účetních dokladů V souladu s § 11 zákona o účetnictví č.563/1991 Sb. v platném znění je účetní doklad označen jako průkazný účetní záznam , který musí obsahovat zákonem stanovené náležitosti: a) označení účetního dokladu b) obsah účetního případu a jeho účastníky c)peněžní částku nebo informací o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství d) okamžik vyhotovení účetního dokladu – organizace za okamžik považuje den uskutečnění účetního odpadu -přijaté faktury- písemné značení dne, kdy byla faktura doručena do organizace -výdaje faktury- dne vystavení -úhrady v hotovosti- dne úhrady z pokladny -inkaso(telefon, elektrika)-den úhrady z bankovního účtu -den podání návrhu na vklad- při převodu vlastnictví k nemovitostem
f)podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
4.2 Účetní je povinna vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečnosti,které se jimi zachycují,a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu.
4.3.Součástí této směrnice jsou podpisové vzory osob ,které odpovídají za věcnou nebo formální správnost účetních dokladů.
4.4.Volba a označení dokladových řad - Přijaté faktury : číselná řada: 710001,zkratkaFP - Pokladní doklady:používají se příjmové a výdejové pokladní deníky,pokladnu účtuje účetní,pokladna se do účetnictví zaúčtuje jednou měsíčně ( číselná řada.490001) ,zkratka VPD,PPD -Bankovní výpisy :číselná řada : 110001,zkratka BV -Vydané faktury :číselná řad :250001 , zkratka FV -Opravné doklady :číselná řada :920001 , -Ostatní doklady :číselná řada :610001, -Regulace :číselná řada :910001, Úplatnost dokladových řad : V případě ,že v průběhu roku číslo účetní vynechá,napíše dvakrát stejné apod., to znamená, že se nějakým způsobem naruší běžný sled, je nutno v komentáři tyto nesrovnalosti uvést.
ČI.5 Fáze oběhu účetních dokladů Fáze oběhu účetních dokladů jsou: -vznik účetního dokladu -příprava k účtování -zaúčtování účetního dokladu -archivace -skartace 5.1. Vznik účetního dokladu 5.1.1. Den vzniku účetního dokladu -externí doklady,pro potřeby k zúčtování v organizaci,vznikají dnem přijetí do organizace
-interní doklady,vznikají dnem vystavení vlastní účetní jednotkou.Musí obsahovat všechny předepsané náležitosti. 5.1.2.Kontrola formální správnosti Představuje kontrolu náležitostí účetního dokladu dle zákona o účetnictví ,jak je uvedeno v bodě 4.1. této směrnice.Kontrolu formální správnosti provádí účetní. 5.1.3.Kontrola věcné správnosti Znamená přezkoušení správnosti údajů uvedených v dokladech.Provádí jí starosta nebo zástupce starosty.
5.2.Příprava k zaúčtování 5.2.1.Došlé externí doklady se opatří písemným označením dne přijetí do organizace v návaznosti na den uskutečnění účetního případu,kterým si organizace u došlých faktur stanovuje den přijetí. 5.2.2.Každý doklad se opatří číslem z číselné řady. 5.2.3.Doklad se opatří účtovacím předpisem.Účetní předepíše na účetní doklad ,případně na průvodku k účetnímu dokladu účtovací přepis. 5.2.4.Opravy v účetních dokladech, účetních knihách i v ostatních účetních písemnostech nesmějí vést k neúplnosti,neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví. 5.2.5.Odpovědnost za správné označování účetních dokladů a za jejich případné opravy nese účetní.
5.3.Zaúčtování dokladu Účetní doklady se zaúčtují do deníku. V zaúčtovaném dokladu je třeba zajistit ověření tohoto kroku a učinit poznámku o zaúčtování s podpisem odpovědné osoby.
5.4.Archivace Zaúčtované účetní doklady se uloží podle druhů v návaznosti na číselné řady.Po uzavření účetního období se doklady založí podle archivačního plánu.
5.5.Skartace Skartace znamená stanovení způsobu vyřazení účetních dokladů podle skartačního plánu.
Část II Oběh účetních dokladů ČI.6 Dodavatelské faktury 6.1.Dodavatelské faktury Faktury došlé do organizace přímá a písemně označí zástupce starosty. Přijaté faktury jsou: -ihned předány účetní-označeny číselnou řadou vzestupně vždy za kalendářní rok -zapsání do knihy došlých faktur -opatřeny průvodkou -neprodleně předloženy starostovi,který ověří věcnou správnost -omylem dodaná faktura musí být neprodleně vrácená vystavovateli. 6.2.Formální správnost -zkontroluje a potvrzuje svým podpisem účetní 6.3.Účetní -neprovede vydání příkazu,dokud není přípustnost potvrzená podpisem starosty
ČI.7 Doklady k účtování o dlouhodobém majetku 7.1.Zařazení do operativní evidence majetku osvědčuje účetní nebo starosta v příslušném oddíle účetního dokladu. Při pořízení majetku vyhotoví protokol o převzetí DM a přidělí evidenční číslo,pod kterým je majetek evidován. Starosta vede inventární knihy a zodpovídá za to ,že inventární knihy mají náležitosti podle zákona o účetnictví tj.: -inventární číslo,název ,pořizovací cenu,datum pořízení,způsob nabytí, odkaz na čísla dokladů k nabytí,datum a způsob vyřazení -inventární knihy jsou k datu inventarizace minimálně 1x ročně uzavírají,tj:zapsáno datum , stav v jednotlivých skupinách a podpis zodpovědné osoby. 7.2.Protokol o převzetí dlouhodobého majetku vyhotovuje účetní při převzetí DM do evidenčního stavu majetku.Protokol schvaluje starosta nebo zástupce starosty.Účetní současně provádí kontrolu správnosti a opatřuje doklad podpisem.Protokol tedy slouží jako doklad pro vyhotovení inventární karty DM.
7.2.1. Inventární karty DDHM ,příp.DDNM vyhotovuje formou záznamu do počítače účetní v jednom vyhotovení při převzetí majetku do evidenčního stavu organizace.
ČI.8 Zásoby O zásobách naše organizace neúčtuje.
ČI.9 Doklady k účtování o mzdách 9.1.Podkladem pro účtování o mzdách včetně příslušenství jsou následující sestavy: -rekapitulace vyplacených mezd celkem -vyúčtování za výplatní období ,tj. měsíc -přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách -přehled odvodů na zdravotní pojištění dle pojišťoven -rekapitulace srážek -hromadné příkazy k úhradě 9.2.Podklady pro výplatu mezd vyhotovuje účetní ,podle organizačního řádu. 9.3.Pro zpracování mezd je nutno předkládat veškeré doklady se všemi potřebnými náležitostmi ke zpracování účetní do 15.dne v běžném měsíci. 9.4.Výplatní termín je 20.-tý den v měsíci.
ČI.10 Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách 10.1.Před započetím služební cesty musí mít pracovník vystaven a schválen cestovní příkaz.
10.2.Konání pracovní cesty povoluje a schvaluje starosta nebo zástupce starosty.
10.3.Po ukončení pracovní cesty je zaměstnanec povinen předložit účetní do 10-pracovních dnů vyúčtování pracovní cesty doložené příslušnými doklady. 10.4.Koncem roku je zaměstnanec je povinen předložit vyúčtování nejpozději 3 pracovní dny před posledním pracovním dnem ,aby výdaje uskutečněné ze záloh mohly být zahrnuty ještě do výdajů roku, v němž byla cesta vykonávána. 10.5.Řádně vyplněné cestovní příkazy se předávají účetní.Účetní provede kontrolu věcné správnosti,prověří formální náležitosti neprodleně od jeho převzetí vyúčtování pracovní cesty včetně přiložených dokladů a podpis starosty nebo místo starosty. 10.6.Poté účetní vyplatí cestovní náhrady. 10.7.Zastupitelé i zaměstnanci si u pracovních cest neúčtují stravné.
ČI.11 Doklady k ostatním platbám Pokyny k ostatním platbám obsahují pokyny týkající se: - záloh ,splátek nájemného - provozních záloh - úhrady seminářů a školení apod. 11.1.Pokyny k ostatním platbám vystavují účetní formou platebních příkazů.Pokyny předávají ke schválení vedoucím organizace a vystaví příkaz k úhradě pro peněžní ústav a zabezpečí proúčtování platby nebo výplatu zálohy z pokladny.
ČI.12 Doklady k účtování cenin Naše organizace o ceninách neúčtuje ,ale vede je v operativní evidenci.
ČI.13 Vydané faktury
13.1.Faktury za hmotné dodávky,služby, práce aj. které za úplatu organizace poskytuje, vystavuje účetní na základě podkladu,bezprostředně po uskutečnění služby nebo dodávky ve dvojím vyhotovení.
13.2.Faktura se zapíše do knihy odeslaných faktur. 13.3.Jedno vyhotovení faktury zašle odběrateli a druhé slouží účetní k vičenci a sledování platby. 13.4.Účetní faktury zaeviduje a sleduje dle splatnosti den úhrady.Dále provede: -zaúčtování pohledávky -založení faktury do rejstříku podle čísla -zapsání data úhrady do knihy odeslaných faktur -upomenutí odběratele po uplynutí lhůty splatnosti -postoupení podnětu právníkovi k vymáhání pohledávky soudní cestou 13.5.Vydané faktury kontroluje po formální stránce účetní ,po věcné stránce starosta .
ČI.14 Pokladní operace 14.1.Pokladní doklady se pro účely této směrnice rozumějí: -pokladní kniha -příjmové pokladní doklady (PPD) -výdajové pokladní doklady (VPD) -přílohy příjmových a výdajových pokladních dokladů 14.2.Pokladní knihu vede účetní. Celkem 4x do měsíce předá originál zápisu opatřený podpisem ke kontrole věcné správnosti starostovi nebo zástupci. 14.3.Limit pokladny je stanoven ve výši 50.000,00 Kč. 14.4.Účetní má tyto povinnosti: -zabezpečuje,prověřuje a odpovídá za to,aby pokladní doklady k výplatě měly stanovené náležitosti( název a číslo ,název organizace,datum vyhotovení jméno plátce nebo příjemce, částku platby číslicí a slovy,účel platby,podpisy oprávněných osob ) -vede chronologicky záznamy v pokladní knize -dodržuje stanovený pokladní limit -sečtením příjmu a výdajů s připočtením zůstatku z minulého dne odsouhlasí pokladní hotovost-
-po překontrolování dokladů doplní účtovací předpis na všechny příjmové a výdajové doklady a zaúčtuje na příslušné účty
ČI.15 Oběh bankovních dokladů 15.1.Bankovní doklady se pro účely této směrnice rozumějí příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů. 15.2.Příkazy k úhradě peněžnímu ústavu vystavuje na pokyn starosty účetní. 15.3.Výpisy z účtu doručuje peněžní ústav účtárně 1x měsíčně ke kontrole realizovaných plateb dle příkazu a k proúčtování. V případě závad způsobených neprovedením platby provádí účetní šetření příčiny a vydává opravený příkaz k úhradě. 15.4.Naše organizace využívá ve styku s bankou elektronický podpis. Komerční banka,a.s., Velké Meziříčí 22324751/0100
Část III Ostatní (neúčetní )doklady ČI.17 Harmonogram účetní uzávěrky a závěrky za kalendářní rok Zaúčtování všech účetních případů příslušného období,za které bude účetní závěrka sestavena,se týká: 1. všech účetních případů podle výpisu z účtu u peněžního ústavu, 2. zaúčtování inventarizačních rozdílů zjištěných při inventarizaci majetku a závazku, 3.zaúčtování údajů ze zúčtovacích a výplatních listin sestavených za prosinec příslušného účetního období. Řádná účetní závěrka –tzn. uzavření účetního období (kalendářního roku)-zahrnuje postup prací ,které zabezpečují: -správnost a úplnost údajů zaúčtovaných do účetních knih příslušného účetního období, -výpočet a zaúčtování daně z příjmů, -sestavení účetních případů
Účetní závěrka musí dále obsahovat: -název účetní jednotky a sídlo účetní jednotky, -identifikační číslo -právní formu účetní jednotky -rozvahový den nebo okamžik ,k němuž se účetní závěrka sestavuje -okamžik sestavení účetní závěrky A musí k ní být připojen podpisový záznam statutárního orgánu účetní jednotky.Účetní jednotka sestavuje účetní závěrku v plném rozsahu k rozvahovému dni,kterým je den, kdy se uzavírají účetní knihy.Řádnou účetní závěrku sestavuje účetní jednotka k poslednímu dni účetního období v peněžních jednotkách české měny a vykazuje se v korunách s přesností na dvě desetinná místa. Účetní závěrka je nedílný celek a tvoří ji : a) rozvaha (bilance) b) výkaz zisku a ztráty c)příloha ,která vysvětluje a doplńuje informace obsažené v částech uvedených pod písmeny a) a b) ,zejména naplněním § 7 odst . 3 až 5 a §19 odst.5 zákona 563/91 Sb.,o účetnictví,ve znění pozdějších předpisů ,příloha obsahuje též informace o výši splatných závazků pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,o výši splatných závazků veřejného zdravotního pojištění a o výši evidovaných dańových nedoplatků u místně příslušných finančních orgánů. Obsahové vymezení některých položek rozvahy, položek výkazů zisku a ztráty a uspořádání a obsahové vymezení vysvětlujících a doplňujících informací v příloze v účetní závěrce je stanoveno vyhláškou č. 505/2002 Sb. , ve znění pozdějších předpisů. Termíny k účetní závěrce jsou stanoveny vyhláškou 16/2001 Sb. o způsobu,termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění státního rozpočtu,rozpočtů státních fondů a rozpočtů územních samosprávních celků, ve znění pozdějších předpisů. Obce předkládají Min. financí účetní a finanční výkazy za vlastní hospodaření obce prostřednictvím krajského úřadu. a) měsíčně-výkaz pro hodnocení plnění rozpočtu ÚSC a DSO Fin 2 -12 M -zůstatky peněžních prostředků rozpis dotací, rozpis příjmových konsolidačních po Položek,rozpis výdajových konsolidačních položek, b)čtvrtletně- rozvahu ÚSC c)pololetně – výkaz zisku a ztráty -příloha účetní závěrky ÚSC. Pro obec dle § 43 zák.č. 128/2000Sb. o obcích, ve znění pozdějších předpisů,vyplývá povinnost projednat na zasedání zastupitelstva závěrečný účet spolu se zprávou o výsledcích přezkoumání hospodaření obce za uplynulý kalendářní rok do 30. června následujícího roku a přijmout opatření k nápravě nedostatků. Tím je dán i termín pro přezkoumáním hospodaření auditorem.
V. Podpisové vzory ČI.18 18.1.Podpisový vzory charakterizuje oprávnění ,resp. povinnost pracovníků podepisovat jednotlivé druhy účetních i jiných písemností v účetní jednotce. 18.2.Schéma podpisového vzoru Jméno a příjmení
funkce
věcná správnost
Marie Slabá
starosta
faktury přijaté objednávky faktury vydané pokladní doklady dokl.k ost. platbám dokl.k výpl.mezd dokl. při prac. cestách interní doklady
Dana Šikulová
místostarosta
Martina Smejkalová
účetní
formální správnost
podpis
faktury přijaté objednávky faktury vydané pokladní doklady dokl.k ost. platbám dokl.k výpl. mezd dokl. při prac. cestách interní doklady
Za aktualizaci podpisového vzoru odpovídá: účetní
faktury přijaté faktury vydané pokladní doklady dokl.k ost.platbám dokl.k výpl. mezd dokl.při prac.cestách interní doklady
Část VI. Archivace a skartace ČI.19 Úschova účetních dokladů 19.1Účetní písemnosti a záznamy dat budou podle předem stanoveného pořádku do archivu a budou uschovány po dobu stanovenou uschovacími lhůtami. Před uložením do archivu musí být písemnosti uspořádány pracovníky,kteří je používali ke své práci a zabezpečeny proti ztrátě,zničení nebo poškození. 19.2.Archivaci dokladů upravuje zákon o účetnictví v platném znění takto : a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu deseti let počínajících koncem účetního období,kterého se týkají. b)účetní doklady, účetní knihy , inventurní soupisy, účtový rozvrh-po dobu pěti let počínajících koncem účetního období,kterého se týkají. c)účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví (§33 ods.2),po dobu pěti let počínajících koncem účetního období .kterého se týkají. d)mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 let následujících po roce ,kterého se týkají. e) účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného po dobu deseti let následující po roce,kterého se týkají. 19.3.Organizace doposud žádné doklady neskartovala.
Část VI. Závěrečné ustanovení I. Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému organizace. II. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle daných potřeb a změn kompetencí a Odpovědností vyplývajících ze změn organizačního řádu. III.Ustanoveními směrnice jsou povinni se řídit se všichni zaměstnanci organizace. IV.Návrhy na novelizaci směrnic podávají účetní a schvaluje zastupitelstvo obce. V.Doplňování a případné změny uvedených ustanovení směrnice provádí starosta.
V Rousměrově dne 26.1.2009 Podpis :
