Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum 1146 Budapest, Városligeti krt.11. Telefon: 36-1/273-3840 Fax: 36-1/363-7822 E-mail:
[email protected]
MAGYAR MŰSZAKI ÉS KÖZLEKEDÉSI MÚZEUM SZÁMLAREND
2013.
Budapest
Tartalomjegyzék SZÁMLAREND..................................................................................................................................................004 1. SZÁMLAOSZTÁLY (BEFEKTETETT ESZKÖZÖK) ....................................................................008 11. IMMATERIÁLIS JAVAK................................................................................................. .............................010 12-13. TÁRGYI ESZKÖZÖK..............................................................................................................................014 15. KÖZPONTI BERUHÁZÁSI KIADÁSOK.....................................................................................................023 18. FELÚJÍTÁSOK, BERUHÁZÁSOK ÁLTALÁNOS FORGALMI ADÓJA..................................................024 19. TARTÓSAN ADOTT KÖLCSÖNÖK (VISSZTERHESEN ÁTADOTT PÉNZESZKÖZÖK)....................025 2. SZÁMLAOSZTÁLY.......................................................................................................................................0 29 KÉSZLETEK, KÖVETELÉSEK, ÉRTÉKPAPÍROK 21-23. KÉSZLETEK.............................................................................................................................................029 28. KÖVETELÉSEK.............................................................................................................. ...............................031 3. SZÁMLAOSZTÁLY.......................................................................................................................................035 PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSOK 31. PÉNZTÁRAK ÉS BETÉTKÖNYVEK..........................................................................................................035 33. ELSZÁMOLÁSI SZÁMLÁK.........................................................................................................................036 36. IDEGEN PÉNZESZKÖZÖK..........................................................................................................................037 39. FÜGGŐ, ÁTFUTÓ ÉS KIEGYENLÍTŐ KIADÁSOK..................................................................................038 4. SZÁMLAOSZTÁLY......................................................................................................................................040 FORRÁSOK (PASSZÍVÁK) 41. SAJÁT TŐKE............................................................................................................... ..................................041 42. TARTALÉKOK............................................................................................................... ...............................044 44. RÖVID LEJÁRATÚ KÖTELEZETTSÉGEK................................................................................................048 46. TÁMOGATÁSOK, KIEGÉSZÍTÉSEK ÉS MŰKÖDÉSI, FELHALMOZÁSI CÉLRA VÉGLEGESEN ÁTVETT PÉNZESZKÖZÖK ÉS FEJEZETI ELSZÁMOLÁSOK................................................................051 48. FÜGGŐ, ÁTFUTÓ ÉS KIEGYENLÍTŐ BEVÉTELEK................................................................................053 49. ÉVI MÉRLEGSZÁMLÁK................................................................................................ .............................056 5. SZÁMLAOSZTÁLY......................................................................................................................................056 KIADÁSOK ELŐIRÁNYZATA ÉS ELŐIRÁNYZAT TELJESÍTÉSE (KÖZGAZDASÁGI OSZTÁLYOZÁS SZERINT) 51-52. SZEMÉLYI JUTTATÁSOK.....................................................................................................................057 51. RENDSZERES ÉS NEM RENDSZERES SZEMÉLYI JUTTATÁSOK......................................................058 52. KÜLSŐ SZEMÉLYI JUTTATÁSOK............................................................................................................061 53. MUNKAADÓKAT TERHELŐ JÁRULÉKOK.............................................................................................063 54-56. DOLOGI KIADÁSOK..............................................................................................................................065 57. EGYÉB FOLYÓ KIADÁSOK.......................................................................................................................071 59. KÜLÖNFÉLE ELSZÁMOLÁSOK....................................................................................... .........................073 6. SZÁMLAOSZTÁLY.......................................................................................................................................075
2
7. SZÁMLAOSZTÁLY.......................................................................................................................................076 TEVÉKENYSÉGEK KIADÁSI ELŐIRÁNYZATA ÉS ELŐIRÁNYZAT TELJESÍTÉSE (FUNKCIONÁLIS OSZTÁLYOZÁS SZERINT) 9. SZÁMLAOSZTÁLY.......................................................................................................................................077 BEVÉTELEK ELŐIRÁNYZATA ÉS ELŐIRÁNYZAT TELJESÍTÉSE 91. INTÉZMÉNYI MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK................................................................................................080 93. FELHALMOZÁSI ÉS TŐKEJELLEGŰ BEVÉTELEK................................................................................083 94. KÖZPONTI KÖLTSÉGVETÉSBŐL KAPOTT KÖLTSÉGVETÉSI TÁMOGATÁS.................................084 98. PÉNZFORGALOM NÉLKÜLI BEVÉTELEK..............................................................................................086 99. BEVÉTELEK FUNKCIONÁLIS OSZTÁLYOZÁS SZERINTI ELSZÁMOLÁSA....................................087 0. SZÁMLAOSZTÁLY......................................................................................................................................088 NYILVÁNTARTÁSI SZÁMLÁK 01. BEFEKTETETT ESZKÖZÖK NYILVÁNTARTÁSI SZÁMLÁJA.............................................................088 07. KÖTELEZETTSÉGEK NYILVÁNTARTÁSI SZÁMLÁJA........................................................................089 09. NYILVÁNTARTÁSI ELLENSZÁMLÁK.....................................................................................................090 BIZONYLATI REND...........................................................................................................................................090 KÖNYVVITELI ZÁRLATI FELADATOK……………………………………………….……………………093 ZÁRÓ RENDELKEZÉS…………………..……………………………………………….……………………095
3
SZÁMLAREND A Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum (továbbiakban: Múzeum) vagyoni és pénzügyi helyzetére ható eseményekről a kettős könyvvitel rendszerében módosított teljesítés szemléletű nyilvántartást vezet, melyet a naptári év végével lezár. A számlarend összeállításának jogszabályi alapjai (a többször módosított): A számvitelről szóló többször módosított 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Sztv.), Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, (továbbiakban: Áht.), Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Korm.rendelet (Ávr.), Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló többször módosított 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet (továbbiakban: Áhsz), A kincstári elszmolások beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajáttosságairól szóló 240/2003.(XII.3) Korm.rendelet (továbbiakban: Kszr.) 56/2011.(XII.31.) NGM rendelet a szakfeladatrendről és az államháztartási szakágazati rendről, Az általános forgalmi adóról szóló 2007.évi CXXVII. törvény (továbbiakban: Áfa tv.), A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet, (továbbiakban: Ber), Az állami vagyonról szóló 2007. évi CVI. törvény 254/2007.(X.4.) Korm.r. az állami vagyonnal való gazdálkodásról, A nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. tv., Magyarország stabilitásáról szóló 2010. évi LXXXVII. törvény, Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art) A nemzetgazdasági miniszter 10/2013. (III. 13.) NGM rendelete az elemi költségvetésről kimondja, hogy intézményünk elemi költségvetését az „A) Elemi költségvetés” megnevezésű nyomtatványgarnitúra 1. melléklet szerinti űrlapjainak kitöltésével kell elkészíteni, valamint azt, hogy a költségvetési szerv elemi költségvetése magában foglalja a) a kiadásokat, bevételeket és támogatásokat kiemelt előirányzatokon belül tételenként részletezve, b) a költségvetési szerv személyi juttatásainak és létszámának összetételét. Az intézmény könyvviteli nyilvántartási rendszere a pénzfogalmi gazdasági műveleteket és ezeknek az eszközökre és forrásokra gyakorolt hatását a valóságnak megfelelően, folyamatosan, áttekinthetően, zárt rendszerben mutatja be. Az egyéb gazdasági műveleteknek az eszközökben és forrásokban bekövetkezett hatását a könyvviteli nyilvántartásban negyedévenként – az analitikus nyilvántartásokból készített összesítő bizonylat (feladás) alapján – rögzíti. A főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatát (összesítő bizonylatok elkészítésének idejét, felelősét) az intézményi számlarend tartalmazza. Az analitikus nyilvántartásoknak szoros kapcsolatban kell lenniük a főkönyvi könyveléssel, és a kettő 4
között az értékadatok számszerű egyeztetésének lehetőségét biztosítani kell. Az analitikus nyilvántartás formáját, tartalmát, azok vezetésének módját az intézmény saját hatáskörben szabályozza (munkaköri leírásban ki kell jelölni az analitika vezetéséért, a feladás elkészítéséért és az egyeztetésért felelős személyt). Az intézmény vezetője, a főigazgató felelős a számlarend összeállításáért, folyamatos karbantartásáért, a naprakész könyvvezetés helyességéért. E feladat ellátásának felelősségével a gazdasági igazgatót ruházta fel. Az intézmény a könyvviteli nyilvántartásaiban a gazdasági műveleteket idősorosan és számlasorosan jegyzi fel. A könyvviteli mérlegben a Múzeum valamennyi eszközét ki mutatja befektetett eszközök és forgóeszközök csoportosításban. A pénzforgalmat érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, bankszámla, előirányzatfelhasználási keretszámla forgalomnál a Kincstár értesítésének megérkezésekor a könyvekben rögzíti. Az egyéb gazdasági műveletek adatait a folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartásból készített összesítő bizonylat (feladás) alapján a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hónap 15. napjáig kell a könyvekben rögzíteni. Az egyéb gazdasági műveletek, események rögzítésének rendjét úgy kell kialakítani, hogy az intézmény eleget tudjon tenni a jogszabályokban előírt adatszolgáltatatási kötelezettségnek. Az intézmény alaptevékenységet folytat, de vállalkozási tevékenységet is folytathat Alapító okirata szerint. A feljegyzési kötelezettség kiterjed a költségvetési előirányzatokra és az előirányzatok teljesítésére is. A könyvviteli nyilvántartásokban az előirányzatokat és azok teljesítését teljes körűen közgazdasági és funkcionális osztályozás szerint kell feljegyezni. A közgazdasági osztályozás a kiadások és a bevételek nemenkénti, fajtánkénti nyilvántartását, elkülönítését szolgálja. A funkcionális osztályozás tevékenységekhez (szakfeladatokhoz) rendelten mutatja be a jóváhagyott költségvetési előirányzatokat és a teljesített kiadásokat, illetve bevételeket. Fentiekből következően a Múzeum által vezetett számlák csoportjai: állományi számlák előirányzat számlák előirányzat-teljesítési számlák technikai számlák. A Múzeum mérlegének összeállításához szükséges információkat tartalmazó költségvetési beszámolók tartalmi azonosságát a számlakeret-tükör biztosítja. (1.sz.melléklet) A számlatükör főkönyvi számláinak alábontása – az irányítói, vezetői információs igények kielégítése érdekében – a fejezettel azonos elveken és azonos könyvviteli módszereken nyugszik.
5
A részletezést, alábontást szolgáló információ-hordozók jelentése és logikai kapcsolata: szervezeti egység
forráskód keretgazda munkaszám
Az alábontás egyes kategóriáinak általános tartalma, fogalmak: Szervezeti egység: szakmai és egyéb szervezeti egységek A számviteli elszámolások tekintetében a pénzforgalmi gazdasági műveletek könyvelése mind az előirányzatok, mind a teljesítési adatok vonatkozásában egy szervezeti egységhez rendelten történik. Forráskód: a szervezeti egységek bevételeinek eredetére, forrására, jogcímére utal (pl. működési bevételek, átvett pénzeszközök, költségvetési támogatás stb.). A forráskód használata a gazdasági eseményekkel kapcsolatban felmerült költségvetési kiadások esetében kötelező. Ebből következően tehát egy szervezeti egység felmerült, pénzügyileg rendezendő kiadásainál meg kell jelölni, hogy mely forrásból származó bevételből nyer kiegyenlítést. Keretgazda: az a szervezeti egység (illetve személy), mely a gazdálkodási keretből megvalósítandó feladat előkészítését, (kötelezettségvállalását), felhasználását végzi. A gazdálkodási keret a költségvetési gazdálkodás szabályai szerint használható fel. A számviteli nyilvántartási és elszámolási rendben a gazdálkodási keretek és felhasználásaik elkülönítésre kerülnek. Így biztosítható pl. a pályázatokon elnyert pénzeszközök igénybevételének, felhasználásának követése. Munkaszám: az alaptevékenységen és vállalkozási tevékenységen belül egyedi, konkrét feladat megkülönböztetése és elkülönített nyilvántartása, a feladat tényleges ráfordításainak felmérése elszámolása céljából. A főkönyvi számlák fentiek szerinti bontását kódok szolgálják. I. Szervezeti egység kódok: A Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum Alapító okiratában megfogalmazott szakmai alapfeladatok az intézmény sajátosságainak megfelelő bontásban történik az alábbiak szerint: Szakmai feladatok,
6
Igazgatási feladatok, Informatika,Üzemeltetés, Egyéb. II. Forráskódok 1. Átvett pénzeszköz 11. Átvett pénzeszköz működéshez 12. Átvett pénzeszköz felhalmozáshoz 2. Egyéb saját bevétel 21. Egyéb saját bevétel működéhez 22. Egyéb saját bevétel felhalmozáshoz 3. Állami támogatás 31. Állami támogatás működéshez 32. Állami támogatás felhalmozásához 4. Előző év(ek) pénz- előirányzat maradványa működéshez 41. Előző év(ek) pénz- előirányzat maradványa működéshez 42. Előző év(ek) pénz- előirányzat maradványa felhalmozáshoz A forráskódok teljes körét a Tatigazd program tartalmazza. III. Keretgazda A Múzeum főigazgatója (pályázatoknál a pályázati felelős). IV. Munkaszám A kódok kialakításának rendszerét a Múzeum – az elemző kódok által nyújtott lehetőségeken belül – folyamatosan alakítja. Kincstári egyeztetési feladatok Az intézmény a Magyar Államkincstár által megküldött PJ-02 jelű kimutatással egyeztet kötelezően minden hónapban, a félévi és az éves beszámolóhoz kapcsolódóan. Az egyeztetés módja az intézmény sajátosságainak figyelembevételével került kialakításra. Általános szabály, hogy minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve források állományát, összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani, és a szabályszerűen kiállított bizonylatok adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. A jogszabály csak a pénzforgalmi bizonylatokkal kapcsolatban tartalmaz kötelező előírást, a többit saját hatáskörben kell eldönteni. Költségvetés alapján gazdálkodó szerv a pénzforgalmi gazdasági műveletek adatait kincstári értesítés alapján, annak megérkezésekor, késedelem nélkül köteles könyvviteli számláin feljegyezni. A kincstárral történő egyeztetés kiterjed kincstári számláinak egyenlegére és forgalmára, valamint a kincstári költségvetés kiemelt előirányzatainak aktuális összegére és az előirányzatok teljesítésének összegére vonatkozik. Eltérés esetén a kincstári költségvetéssel rendelkező az elemi beszámolójában a saját könyvvezetésének megfelelő adatokat szerepelteti és indokolásban tételesen rögzíti az eltérést. Az eltérés dokumentumát az elemi beszámoló benyújtásával egyidejűleg megküldi felügyeleti szerve részére. Egyéb rendelkezést a Belső ellenőrzési nyomvonal tartalmaz.
7
1. SZÁMLAOSZTÁLY BEFEKTETETT ESZKÖZÖK Az 1. számlaosztály a befektetett eszközök főkönyvi számláit tartalmazza. A befektetett eszközök fogalma, csoportosítása A befektetett eszközök a vagyon mindazon eszközei, amelyek a Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum tevékenységét tartósan, legalább egy éven túl szolgálják. A befektetett eszközök minősítésekor kizárólag azok használhatóságának, rendeltetésének időtartamát kell figyelembe venni. A befektetett eszközök csoportjai: immateriális javak, tárgyi eszközök, befektetett pénzügyi eszközök és az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott eszközök. A térítésmentesen átvett eszközöket az átadó által közölt nyilvántartási értéken, legfeljebb piaci, forgalmi értéken kell a nyilvántartásba felvenni. Az átadó nyilvántartási értéknek a bruttó érték és az elszámolt értékcsökkenés különbözetét kell tekinteni. Amennyiben az eszköz térítés nélküli átadás – átvétele azonos felügyeleti szerv alá tartozó államháztartási szervezetek között történik, az átvevő szervezetnek az adott eszközt az átadó által közölt – az átadó könyveiben szereplő – bruttó értéken kell nyilvántartásba venni. Ezzel egyidejűleg az átvevőnek az eszköz átadás időpontjáig – az átadónál időarányosan – elszámolt értékcsökkenés összegét is nyilvántartásba kell venni. A befektetett eszközök értékelése A befektetett eszközök könyvviteli nyilvántartásba vétele az alábbi értéken történik: a vásárolt befektetett eszközöket beszerzési áron, a saját előállítású befektetett eszközöket előállítási költségen, a térítésmentes munkával létrehozott, ajándékként, hagyatékként kapott eszközöket, valamint a többletként fellelt eszközöket az állományba vétel időpontjában érvényes piaci, forgalmi értéken, a térítésmentesen átvett immateriális javakat és tárgyi eszközöket az átadó által közölt nyilvántartási értéken (bruttó érték és az elszámolt értékcsökkenés különbözete), de legfeljebb azok piaci, forgalmi értékén, amennyiben az eszköz térítésnélküli átadás-átvétele azonos felügyeleti szerv alá tartozó államháztartási szervezetek között történik, az átvevő szervezetnek az adott eszközt az átadó által közölt bruttó értéken és az elszámolt értékcsökkenést is nyilvántartásba kell venni, Piaci értéken történő értékelés nem kötelező, a pénzügyi ellenőrzés megvalósításáig a felügyeleti szerv nem írja elő. 8
Az eszközök értékcsökkenése Az értékcsökkenés az immateriális javak, a tárgyi eszközök és üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott, vagyonkezelésbe vett eszközök üzembe helyezése (használatbavétele) után negyedévenként a meghatározott leírási kulcsok alapján (terv szerinti értékcsökkenés) a tényleges használatnak megfelelően időarányosan kell elszámolni. Az üzembe helyezést – a számviteli politika részeként kialakított belső szabályozás szerint – hitelt érdemlően dokumentálni kell. Az értékcsökkenés mértékét a hatályos kormányrendelet szabályozza. Nem számolható el értékcsökkenés: műemléki védettségű épületeknél, üzembe nem helyezett beruházásoknál, teljesen „0”-ig leírt immateriális javaknál és tárgyi eszközöknél, képzőművészeti alkotásoknál. A számlaösszefüggések lásd az 593. főkönyvi számlánál. A befektetett eszközök főkönyvi nyilvántartása A Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum a befektetett eszközök főkönyvi nyilvántartására a 11-15. és a 19. számlacsoportok főkönyvi számláit alkalmazza. A nyilvántartást szolgáló főkönyvi számlák eszközszámlák, amelyek használata az alábbiak szerint történik: az eszközállományban bekövetkezett növekedéseket a megfelelő számla Tartozik oldalán, az eszközállományban bekövetkezett csökkenéseket a megfelelő számla Követel oldalán kell könyvelni. A számlaosztályon belül az értékcsökkenés elszámolására szolgáló számlák alkalmazása: az elszámolt értékcsökkenésben bekövetkezett növekedéseket a megfelelő számla Követel oldalán, az elszámolt értékcsökkenésben bekövetkezett csökkenéseket a megfelelő számla Tartozik oldalán kell könyvelni. A számlacsoportokon belül külön számlán kell kimutatni az immateriális javak és tárgyi eszközök bruttó értékét, valamint elszámolt értékcsökkenését. Az éves költségvetési beszámoló kiegészítő mellékletében előírt adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése érdekében külön be kell mutatni a(z) nyitó bruttó értéket, bruttó érték növekedését (tárgyévi pénzforgalmi és tárgyévi pénzforgalom nélküli növekedések belső bontása szerint), bruttó érték csökkenését (selejtezés, megsemmisülés, térítésmentes átadás, értékesítés, egyéb csökkenés, nem aktivált beruházás), és az elszámolt értékcsökkenést. 9
A számlaosztály számláinak általános építkezése A Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum alkalmazott főkönyvi számlaszámok egyes pozícióinak tartalma: 1. pozíció: a befektetett eszközöket, mint számlaosztályt jelöli, 2. pozíció: a befektetett eszközök csoportjait, fajtáit, mint számlacsoportokat azonosítja, 3. pozíció: egyes befektetett eszközök állományát, állományváltozásait és előirányzatait mutató főkönyvi számlák, 4. pozíció: eszközféleségenkénti elkülönítést szolgál, 5-8. pozíció: a Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum számviteli információs igényének megfelelő alábontást jelzi.
11. IMMATERIÁLIS JAVAK Az immateriális javak között kell kimutatni az alapítás-átszervezés aktivált értékét, a kísérleti fejlesztés aktivált értékét, a vagyoni értékű jogokat, nem anyagi eszközöket, így a vagyoni értékű jogokat- az ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok kivételével-, a szellemi termékeket, az egyéb immateriális javakat, az immateriális javakra adott előlegeket, továbbá az immateriális javak értékhelyesbítését. Az alapítás-átszervezés aktivált értékeként a minőségbiztosítási rendszer bevezetésével kapcsolatos tevékenység kiadásai vehetők figyelembe. Az 100 ezer forint egyedi bekerülési (beszerzési és előállítási) érték alatti (kis értékű) vagyoni értékű jogok, szellemi termék bekerülési értéke beszerzéskor- az államháztartás szervezete döntésétől függően- dologi kiadásként egy összegben elszámolható. A költségvetési év végén használatba nem vett kis értékű szellemi terméket aktiválni kell és a mérlegben be kell mutatni. Az üzembe helyezést hitelt érdemlően dokumentálni kell. A Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum számviteli politikájában rögzítette, hogy az immateriális javak és tárgyi eszközök esetében értékvesztést nem számol el, valamint értékhelyesbítést nem alkalmaz. Az értékmeghatározás, a nyilvántartásba vétel és elszámolás alapjait a vonatkozó dokumentációk – szerződés, számla, önköltségszámítás – képezik. A beszerzett vagy előállított immateriális javakat beszerzési áron vagy előállítási költségen kell állományba venni. Az állományba vett javakról értékben vezetett részletező nyilvántartást kell felfektetni. Vagyoni értékű jogok A Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum által megvásárolt, nem tulajdonból származó jogok. Vagyoni értékű jogként kell kezelni a bérleti jogot, használati jogot, koncessziós jogot, 10
védjegyet, valamint távközlési vonalak megvásárlását. Szellemi termékek A szellemi termékek közé tartoznak az intézmény tevékenységét tartósan szolgáló szellemi alkotások. A szellemi termékek között kell elszámolni a(z) szoftvereket: ha a számítógépbe be nem épített, önálló szellemi termékként jelennek meg. Ezen szoftverek körét a s Számítástechnikai-alkalmazási Termékek Jegyzéke határozza meg, szerzői jogvédelemben részesülő javakat, találmányt, mint műszaki-szellemi alkotást, szabadalmat, amely a találmány védelmét biztosító jog. Szolgálati találmány esetén a szabadalom a Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeumat, mint munkáltatót illeti meg. Az immateriális javak bruttó értéke után negyedévente értékcsökkenést kell elszámolni, a meghatározott leírási kulcsok alapján a tényleges használatnak megfelelően, időarányosan kell elszámolni. Jelenleg alkalmazandó éves értékcsökkenési leírási kulcsok: Értékcsökkenés elszámolása negyedévenként , minden negyedév utolsó napjával történik, napra pontosan a Korm. rendelet 30.§.(2) bekezdésében meghatározott éves leírási kulcsok szerint: alapítás-átszervezés, illetve kísérleti fejlesztés aktivált értéke 20 % vagyonértékű jogok 16 % szellemi termékek 33 % épületek és kapcsolódó vagyoni értékű jogok 2 % építmények és kapcsolódó vagyoni értékű jogok 3 % ültetvények 10 %, gépek, berendezések és felszerelések, (kivéve a számítástechnikai és ügyvitel-technikai eszközöket) 14.5% számítástechnikai és ügyvitel-technikai eszközök 33 % járművek 20 % veszélyes hulladék tárolására igénybe vett földterület, telek 2 %, bányaművelésre igénybe vett földterület 5 %, tenyészállatok: értékcsökkenését saját hatáskörben kell megállapítani. Nem lehet értékcsökkenést elszámolni: a földterület, a telek (a bányaművelésre, veszélyes hulladék tárolására igénybe vett földterület, telek kivételével), az erdő, a képzőművészeti alkotás, a régészeti lelet, az állami készletek, tartalékok bekerülési (beszerzési) értéke után és az üzembe nem helyezett beruházásoknál, valamint a már teljesen (0-ig) leírt immateriális javaknál, tárgyi eszközöknél.
11
Nem szabad terv szerinti értékcsökkenést elszámolni az olyan eszköznél (többek között az olyan kép- és hangarchívumnál, műemléki védettségű épületnél, egyéb gyűjteménynél), amely értékéből a használat során sem veszít, illetve amelynek értéke – különleges helyzetéből, egyedi mivoltából adódóan – évről évre nő. Az értékcsökkenés szabályszerű végrehajtásáért a gazdasági osztályvezető felelős A számlacsoport főkönyvi számláinak tartalma: 111. Immateriális javak aktivált állományának értéke Állományi számla, amelyen az immateriális javak nyitó állományát, valamint az abban bekövetkezett változásokat kell könyvelni. A számla a mérlegben rögzítendő nettó érték meghatározásának alapjául szolgál. 112. Immateriális javak értékcsökkenése Kontra aktív állományi számla, amely az elszámolt értékcsökkenés, valamint az ebben bekövetkezett változások nyilvántartására szolgál. Az immateriális javak mérlegértékének nyilvántartott bruttó értéket.
meghatározásakor csökkenti
a
113. Immateriális javak vásárlása Forgalmi számla, amelyen a tárgyévben az immateriális állománynövekedésének ténylegesen teljesített kiadásait kell könyvelni.
javak
115. Immateriális javak vásárlásának előirányzata A számlán a felhalmozási kiadási előirányzatok között az immateriális javak beszerzésére felhasználható előirányzat összege, és módosításai kerülnek feljegyzésre. 1991. Immateriális javak állományának átvezetési számlája Technikai számla, amely az immateriális javak állománynövekedését érintő pénzforgalmi kiadások 7. számlaosztályba történő átvezetésére szolgál. A számlának év végén nem lehet egyenlege. A legfontosabb főkönyvi számlaösszefüggések A vonatkozó költségvetési kiadási előirányzatok főkönyvi könyvelésének elvei a 351. Előirányzat elszámolási számla tartalmi ismertetésénél kerültek rögzítésre.
12
I. A főkönyvi számlák nyitása 1. Immateriális javak és a folyamatban lévő beruházások január 1-i nyitó egyenlegének könyvelése
T111 – K491
5. Immateriális javak értékcsökkenése, január 1-jei nyitó egyenlegének könyvelése
T491 – K112
II. Immateriális javak jóváhagyott költségvetés szerinti eredeti vásárlási előirányzata a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T498 – K115 T498 – K711
III. Immateriális javak vásárlása 1. A beszerzési számla nettó összegének kiegyenlítése
T113 – K3311
2. A beszerzési számla ÁFA összegének kiegyenlítése (ha az ÁFA része a beszerzési árnak, és ha a beszerzési árba be nem számítható)
T1822 – K3311 T1823 – K3311
3. A beszerzés kiadásainak feljegyzése tevékenységenként a megfelelő szakfeladat számlára
T712 – K1991 és 1998
4. A használatba vett immateriális javak állományba vétele
T111 – 4122
5. A beszerzéssel kapcsolatos utólag kapott engedmény nettó összegének könyvelése a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T3311 – K113 T1991 – K712
6. Az utólag kapott engedmény ÁFA értékének feljegyzése a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T3311 – K1822 T1998 – K712
IV. Immateriális javak értékesítése 1. Az értékesített immateriális javak bruttó értékének kivezetése 2. Az értékesített immateriális javak értékcsökkenésének kivezetése 3. Az eladási ár vevő általi kiegyenlítése a) nettó eladási ár b) fizetendő ÁFA
T4122 – K111 T112 – K4122
4. A jóváírt eladási ár szakfeladatra történő könyvelése
T999 – K9921
T3311 – K9312 T3311 – K9192
13
V. Immateriális javak pénzforgalom nélküli állománynövekedése 1. Térítésmentes átvét az átadónál kimutatott nyilvántartási értéken, de legfeljebb piaci, forgalmi értéke 2. Többletként talált, ajándékba kapott immateriális javak állományba vétele, a fellelés, az átvét időpontjában meglévő aktuális piaci forgalmi értéken
T111 – K41231 T111 – K41232
VI. Zárlati műveletek 1. Az előirányzat számla zárása
T115 – K496
2. Forgalmi számlák zárása a) vásárlás után b) vásárlás utáni ÁFA c) értékesítés után d) értékesítés utáni ÁFA
T1991 – K113 T1998 – K1822,1823 T9312 – K999 T9192 – K999
3. Értékcsökkenés könyvelése a) értékcsökkenés elszámolása b) értékcsökkenés tőkeváltozásként
T593 – K112 41233, T412 – K593
4. Funkcionális kiadási számlák zárása
T425 – K712
VII. Az állományi számlák év végi zárása 1. Immateriális javak állományi számlájának zárása 2. Értékcsökkenési számla zárása
T493 – K111 T112 – K493
12-13. TÁRGYI ESZKÖZÖK A tárgyi eszközök között a könyvviteli mérlegben azokat a használatba vett, üzembe helyezett anyagi eszközöket (földterület, telek, telepítés, épület, építmény, gép, berendezés és felszerelés, jármű, ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok), kell kimutatni, amelyek tartósan - legalább egy éven túl - szolgálják az intézményt, függetlenül attól, hogy azokat üzembe helyezték vagy sem, továbbá az ezen eszközök beszerzésére és felújításra adott előlegeket, a beruházásokat. A Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum értékelést és értékhelyesbítést nem alkalmaz a tárgyi eszközök esetében. A tárgyi eszközök közé történő minősítéskor az adott eszköz tartósságát, rendeltetését kell mérlegelni. Gépek, berendezések és felszerelések között kell kimutatni a rendeltetésszerűen használatba vett, üzembe helyezett eszközöket, valamint az itt felsorolt eszközökön, bérbe vett eszközökön végzett és aktivált beruházásokat, felújításokat.
14
A kis értékű tárgyi eszközök értékhatárának kijelölésekor a számviteli törvény szellemében, a vonatkozó kormányrendelet alapján kell eljárni. Jelenleg a kis értékű tárgyi eszközök felső határaként egyedileg 100 ezer Ft-ot alkalmaznak, amely magába foglalja a le nem vonható előzetesen felszámított általános forgalmi adót is. A kis értékű tárgyi eszközök beszerzését folyó kiadásként kell könyvelni az 5. számlaosztályban. Az üzembe nem helyezett, illetve használatba nem vett tárgyi eszközöket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. A tárgyi eszközökről analitikus nyilvántartást kell vezetni. A tárgyi eszközöket nyilvántarthatják egyedileg és csoportosan is. A tárgyi eszközök csoportjait alkotják: ingatlan és a kapcsolódó vagyoni értékű jogok, gépek, berendezések és felszerelések, járművek, beruházások, felújítások, beruházásra adott előlegek. Ingatlanok Az ingatlan a föld és minden anyagi eszköz, amelyet a földdel tartós kapcsolatban létesítenek. Az ingatlanok közé tartozik: földterület (termőföld) telek, telkesítés, épületek, épületrészek, tulajdoni hányadok, egyéb építmények, és a hozzájuk kapcsolódó vagyoni értékű jogok, pl. földhasználat, haszonélvezet, használat, bérleti és szolgalmi jog, hozzájárulások (víz, csatorna, gáz vezeték). Az ingatlanokat a gazdálkodó szerveknek a megszerzésükért fizetett ellenértéken, vagy a tényleges előállítási költségnek megfelelő értéken kell nyilvántartani. Főkönyvi nyilvántartásuk a 12. számlacsoportban történik. Az állományban lévő aktivált ingatlanok után az alábbi – jelenleg hatályos – éves leírási kulcsok alkalmazásával kell az értékcsökkenést a tényleges használatnak megfelelően időarányosan számolni negyedévente: épületek építmények kapcsolódó vagyoni értékű jogok épülethez építményhez
2% 3% 2% 3%
Nem lehet elszámolni értékcsökkenést a földterületek, a telkek, a műemléki védettségű épületek és a folyamatban lévő beruházások után.
15
Gépek, berendezések, és felszerelések A Múzeum alaptevékenységét és vállalkozási tartósan szolgáló, a feladatok ellátását biztosító kommunikációs-, sokszorosítási gépek, bútorok valamint egyéb ügyviteli- és számítástechnikai eszközök tartoznak ebbe a tárgyi eszköz körbe. Kommunikációs eszköznek minősülnek: távíró készülékek, távbeszélő központ, adatátviteli berendezések, videó, vezeték nélküli hírközlő készülékek és berendezések (például: műsorszóró adóberendezés, rádió adó-vevő, antenna, rádiótelefon...), erősítő-, stúdió-berendezés, vevő- és lejátszó berendezés (például: rádió, televízió, zeneszekrény, hi-fi torony, lemezjátszó, magnetofon, erősítő...), mágneses hang- és jelrögzítő (például: diktafon, videó magnetofon...), egyéb vevő- és lejátszó berendezések. E körbe tehát egyaránt bele tartoznak a vezetékes és a vezeték nélküli hírközlő eszközök, az erősítő- és stúdió berendezések. Sokszorosítási eszköznek minősülnek: fénymásolók, egyéb másoló és sokszorosító berendezések, valamint további nyomdai gépek. Bútornak minősülnek: szekrény, asztal, ülőbútor, fekvőbútor, kiegészítő bútorok, könyvespolc, könyvállvány, virágállvány, fogas, iratpolc, iratállvány, konyhabútorok, oktatási célt szolgáló bútor, számítógép állvány stb. Az igényt bejelentő szervezeti egységhez rendelendő a teljesített kiadásai. Egyéb gépek, berendezések: a Múzeum tevékenységének ellátást szolgáló szakmai és egyéb berendezések, felszerelések. Pl.: mikrofilm leolvasó, iratszállító kocsi, nagyító-, előhívó stb) Ügyviteli gépnek minősülnek: írógépek és szövegfeldolgozó gépek, számológépek és kalkulátorok, könyvelő- és számlázó gépek, pénztárgép és pénztárgéprendszerű berendezés, iratmegsemmisítő készülékek, iratcsomagoló berendezés, dátumozó, számozó- és pecsételő gép. A számítástechnikai eszközök: magukba foglalják a számítógépeket, a monitorokat, a kiírókat, a szünetmentes tápegységeket, a központi egységeket, a nyomtatókat, a laptopokat, a note-bookokat stb. –
Szakmai egységekhez rendelendő pénzforgalmi műveletek az MMKM esetében a köziratok és maradandó értékű magánokiratok gyűjtésével, őrzésével,, védelmével közvetlenül összefüggő gépek, berendezések és felszerelések; a Múzeumi anyagok másolásának, tartalmi kivonatkészítésének gépei; az iratkezelési szabályzatkészítést, az irattári selejtezéssel, valamint az iratkezelés rendjével összefüggő ellenőrzést közvetlen szolgáló berendezési, felszerelési tárgyak, a biztonsági másolatkészítés, a biztonsági filmtár gépei, berendezései; a kutatások eredményeinek közzétételéhez, a kiadványok megjelentetéséhez igénybevételre kerülő gépi eszközök, a szaktanácsadás, szakképzés felszerelései, berendezései.
–
Pénzügyi egységekhez tartozóként kell könyvelni, mindazon kommunikációs, ügyviteli, sokszorosítási eszközbeszerzéseket (felújításokat) bútorzat, irodai felszerelési tárgyak
16
vásárlásait (felújításait), amelyek a pénzügyi, számviteli feladatok ellátásának gépi, felszerelési hátterét, infrastruktúráját biztosítják. –
Informatikai egység pénzforgalmi kiadásaiként (Műszaki Osztály) kell feljegyezni a számítástechnikai hardver eszközök beszerzéseit, a szakmai és a vezetői információs rendszerek működtetésének gép, felszerelési igényeit. Ugyancsak ide tartoznak a működő informatikai rendszer továbbfejlesztésének, illetve az új informatikai programok megvalósításának gépi, technikai kiadásai.
–
Épületüzemeltetési, fenntartási egység (Műszaki Osztály) vonatkozó előirányzatai és teljesített kiadásai az épület működtetését szolgáló (nem beépített) berendezések, felszerelések felújításával, cseréjével illetve fejlesztésével kapcsolatosak. Ezek a kiadások az épületnek, mint szerkezetileg önálló építménynek a működtetésével, fenntartásával kapcsolatosak, az épületüzemeltetéshez tartoznak a víz-, villany-, gáz, csatornázási vezetékek, a központi fűtési-, szellőzési rendszerek, klímaberendezések átalakításának, bővítéséhez, fejlesztésének és felújításának kiadásai. Itt számolandók el azok a kiadások, amelyek nem rendelhetők a fentiekben bemutatott szervezeti egységekhez (pl. folyosók, közös helyiségek, aulák világító berendezései, felszerelései stb.). Ugyancsak ide tartoznak ezen szervezeti egység részére vásárolt szakmai gépek, bútorok, kommunikációs eszközök, ügyviteli gépek. -
Egyéb szervezeti egységhez rendelten számolandók el azon gépek, berendezések, felszerelések fejlesztési és felújítási előirányzatai illetve teljesített kiadásai, amelyek a költségvetési központi irányításához tartoznak. A kisegítő, illetve az irányító feladatellátást szolgáló gépek, berendezések, felszerelések körébe a szakmai eszközök mellett a bútorzat, a kommunikációs eszközök, az ügyviteli gépek is beletartoznak.
A gépek, berendezések és felszerelések főkönyvi nyilvántartására a 131. számlacsoport számait kell használni. Az érvényben lévő kormányrendelet előírása szerint az állományban lévő aktivált gépek, berendezések és felszerelések bruttó értéke után kerül elszámolásra az értékcsökkenés. Járművek Járművek között kell kimutatni a rendeltetésszerűen használatba vett, üzembe helyezett forgalmi rendszámmal ellátott közúti járműveket, áruszállító eszközöket, valamint az itt felsorolt eszközökön, bérbe vett járműveken végzett és aktivált beruházásokat, felújításokat. A járművek főkönyvi nyilvántartására 132. számlacsoport számláit kell alkalmazni. Beruházások, felújítások A beruházások, felújítások értékében az üzembe nem helyezett tárgyi eszközök beszerzésére, létesítésére és saját vállalkozásban történő előállítására fordított kiadás nem aktivált értékét kell feltüntetni. Ezen értékek az immateriális javak, és tárgyi eszközök egyes számlacsoportjain belül az ecélra megnyitott és vezetett számlaszámokon kerül nyilvántartásra. A folyamatban lévő beruházások, felújítások főkönyvi nyilvántartása a 117-1327 számla csoportokban történik.
17
Beruházásnak minősül a meglévő tárgyi eszköz bővítését, rendeltetés megváltoztatását, átalakítását, élettartamának, teljesítőképességének közvetlen növelését eredményező tevékenység is az újonnan történő tárgyi eszköz beszerzés mellett. A felújítás az elhasználódott tárgyi eszköz eredeti állaga (kapacitása, pontossága) helyreállíátsát szolgáló, időszakonként visszatérő olyan tevékenység, amelynek eredményeként az adott eszköz élettartama megnövekszik, eredeti műszaki állapota, teljesítőképessége megközelítően vagy teljesen visszaáll, vagy használata jelentősen javul és így a felújítás pótlólagos ráfordításából a jövőben gazdasági előnyök származnak. Beruházásra adott előlegek A beruházásra adott előlegek értékét az immateriális javak és tárgyi eszközök egyes számlacsoportjain belül az e-célra megnyitott és vezetett főkönyvi számlákon kerül nyilvántartásra. Ezen érték a beruházási szállítóknak adott – a levonható általános forgalmi adót nem tartalmazó – előleg összege. A tárgyi eszközök főkönyvi nyilvántartása A tárgyi eszközök könyvviteli nyilvántartását a 12-13. számlacsoportban kell végrehajtani. A 12-13. számlacsoportokban vezetett főkönyvi számlák rendszere azonos. A főkönyvi számlaszámok harmadik pozíciója tükrözi az adott számla tartalmát, működését. A főkönyvi számlák harmadik pozíciója szerinti tartalom: 1:tárgyi eszközök aktivált állományának értéke Állományi számla, amelyen a használatba vett tárgyi eszközök bruttó értékét, valamint az állományban bekövetkezett változásokat kell kimutatni. A számla év végi egyenlege alapul szolgál a tárgyi eszközök mérlegbeni nettó értékének meghatározásához. 2: tárgyi eszköz értékcsökkenése Állományi számla, amelyen a tárgyi eszközök bruttó értéke után elszámolt értékcsökkenés, valamint az állományváltozáshoz tartozó értékcsökkenést változások jelennek meg. A tárgyi eszköz mérlegben szereplő nettó értékének meghatározásánál a számla év végi állománya csökkenti a bruttó értéket. 3:tárgyi eszköz vásárlása, létesítése Forgalmi számla, amelyen a Múzeum felhalmozási kiadásai között megtervezett előirányzatok felhasználását, azaz a pénzforgalmilag teljesített, tényleges kiadásokat kell könyvelni. A számlára könyvelt kiadások a beszámoló pénzforgalmi jelentés részébe épülnek be. 4:tárgyi eszköz felújítása Forgalmi számla, amelyen az intézmény tulajdonában és kezelésében lévő tárgyi eszközökön végzett felújítás ténylegesen teljesített kiadásait kell könyvelni. A számlára feljegyzett kiadások a beszámoló pénzforgalmi jelentés részébe épülnek be.
18
5:tárgyi eszköz vásárlásának, létesítésének előirányzata Előirányzat számla, amelyen a költségvetés felhalmozási kiadási előirányzatai között ilyen céllal megtervezett előirányzatot és annak módosítását kell könyvelni. A számlán feljegyzett előirányzati adatok a pénzforgalmi jelentés összeállításához szükségesek. Ezen túl a számla tartalma információt szolgáltat a következő évi költségvetés tervezéséhez is. 6:tárgyi eszköz felújításának előirányzata Előirányzat számla, amelyen a Múzeum költségvetésében a felhalmozási kiadási előirányzatok között ilyen céllal megtervezett előirányzatot és annak módosításait kell könyvelni. A számlán feljegyzett előirányzati adatok a beszámoló pénzforgalmi jelentés részének összeállításához szükségesek. Ezen túl a számla információt szolgáltat a következő évi költségvetés tervezéséhez is. 7:tárgyi eszköz folyamatban lévő beruházása Állományi számla, amelyen a vásárolt, létesített, felújított de év végéig használatba nem vett tárgyi eszközök állományi értékét kell könyvelni. A számla év végi egyenlege beépül a mérlegbe. 8:tárgyi eszköz beruházására adott előleg Állományi számla, amelyre a beruházási szállítónak előleg jogcímen átutalt összeget kell könyvelni. A számla év végi egyenlege beépül a mérlegbe. 9:tárgyi eszközök átvezetési számla Technikai számla, amely a tárgyi eszközök állományban bekövetkezett pénzforgalmi változások funkcionális feljegyzés szerinti könyveléséhez szolgál átvezetési számlaként. A számlának év végén nem lehet egyenlege. 10 A vállalkozási tevékenység esetében a tárgyi eszközök beszerzésénél a 712 és a 711 funkcionális bontás helyett a 781 és a 791 funkcionálist alkalmazzuk. A legfontosabb főkönyvi számlaösszefüggések I. A főkönyvi számlák nyitása 1. Tárgyi eszközök aktivált állományi számláinak nyitása
T121, 1311, 1321 – K491
2. Tárgyi eszközök értékcsökkenése számlák nyitása
T491 – K122, 1312, 1322
3. Tárgyi eszközök folyamatban lévő beruházásai számlák nyitása
T127, 1317, 1327 – K491
4. Tárgyi eszközök kiadási előirányzatainak könyvelése a jóváhagyott költségvetés alapján Vásárlás, létesítés előirányzata a) közgazdasági osztályozás szerint T498 – K125, 1315, 1325 Felújítás előirányzata a) közgazdasági osztályozás szerint T498 – K126, 146, 1316, 1326
19
II. Tárgyi eszköz beszerzés költségvetési előirányzat terhére 1. A szállítói számla kiegyenlítésének feljegyzése közgazdasági osztályozás szerint a kincstár értesítése alapján a) nettó érték kiegyenlítése b) ÁFA kiegyenlítése
T123, 1313, 1323– K3311 T1822 – K3311
2. A beszerzés kiadásainak feljegyzése tevékenységenként, funkcionális osztályozás szerint
T712 – K1992, 1993, 1998
3. A beszerzett és használatba vett tárgyi eszköz állományba vétele
T121, 1311, 1321 – K4122
III. Meglévő tárgyi eszköz bővítése, rendeltetésének megváltoztatása, átalakítása költségvetési előirányzat terhére A könyvelési tételek megegyeznek a II. pont alatt ismertetettekkel. IV. Tárgyi eszköz beszerzés, létesítés folyamatban lévő beruházásként, költségvetési előirányzat terhére Az 1. és 2. könyvelési tétel megegyezik a II. pont alatti azonos számú tételekkel. 3. A vásárolt, létesített de használatba nem vett tárgyi eszköz állományba vétele
T127, 1317, 1327 – K4122
4. A befejezetlen beruházás értékének átvezetése aktiváláskor, használatba vételkor
T121, 1311, 1321 – K127, 1317, 1327
V. Tárgyi eszközök felújítása 1. A felújítási számla kiegyenlítése közgazdasági osztályozás szerint, a Kincstár értesítése alapján a) nettó érték feljegyzése b) ÁFA (nem levonható) feljegyzése 2. A felújítási kiadások könyvelése funkcionális osztályozás szerint, tevékenységenként
T124,144, 13132, 1325 – K3311 T1812 – K3311 T712 – K1992, 1993, 1998
3. A felújítási érték állományba vétele használatba vételkor T121, 1311, 1321 – K4122 4. A felújítási érték állományba vétele, amennyiben a használatba vétel nem történt meg
T127, 1317, 1327 –K4122
20
VI. Tárgyi eszköz átvét lízingszerződés alapján (gépekre, berendezésekre és felszerelések, járművekre vonatkoztatva) Az átvett tárgyi eszköz állományba vétele a lízingbe adó által számlázott összegben használatba vételkor
T1311, 1321 – K438
VII. Tárgyi eszköz térítésmentes átvétele Az átvett tárgyi eszköz állományba vétele az átadó által közölt nyilvántartási értéken, de legfeljebb piaci értéken, használatba vételkor
T121, 1311, 1321– K41232
VIII. Tárgyi eszköz leltári többlete (gépekre, berendezésekre, felszerelésekre és járművekre vonatkoztatva) A többletként fellelt tárgyi eszköz állományba vétele a fellelés időpontjában az aktuális piaci forgalmi értéken T1311, 1321 – K41232 IX. Tárgyi eszköz térítés nélküli átadása 1. Térítésmentesen átadott tárgyi eszköz bruttó értékének kivezetése
T41232– K121, 1311, 1321
2. Térítésmentesen átadott tárgyi eszköz előző negyedév végéig elszámolt értékcsökkenésének kivezetése
T122, 1312, 1322– K41232
X. Tárgyi eszköz selejtezése 1. Tárgyi eszköz bruttó értékének kivezetése
T41232– K121, 1311, 1321
2. Selejtezett tárgyi eszköz előző negyedév végéig elszámolt értékcsökkenésének kivezetése
T122, 1312, 1322– K41232
XI. Tárgyi eszköz leltárhiánya 1. Hiányzó tárgyi eszköz bruttó értékének kivezetése 1321 2. Hiányzó tárgyi eszköz előző negyedév végéig elszámolt értékcsökkenésének kivezetése 3. Felelős dolgozóra áthárított kártérítési kötelezettség előírása
T41232–K121,
1311,
T122, 1312,1322–K41232 Könyvelés csak analitikában
XII. Tárgyi eszköz értékesítése 1. értékesített tárgyi eszköz bruttó értékének kivezetése
T41231–K121, 1311,1321
2. Értékesített tárgyi eszköz előző negyedév végéig elszámolt értékcsökkenésének kivezetése
T122,1312,1322–K41231
21
3. Értékesített tárgyi eszköz eladási árának beérkezése a) eszköz eladási ára b) kiszámlázott ÁFA beérkezése c) funkcionális osztályozás szerint (számla végösszeggel)
T3311 – K9312 T3311 – K9192 T999 – K9921
XIII. Kis értékű tárgyi eszközök elszámolása 1. Kis értékű tárgyi eszközök beszerzési számlája kiegyenlítésének könyvelése, közgazdasági osztályozás szerint, Kincstári értesítés alapján a) nettó érték kiegyenlítése
T5472 – K3311
b) ÁFA kiegyenlítése
T5612 – K3311
2. A kis értékű tárgyi eszköz beszerzés kiadásainak feljegyzése funkcionális osztályozás szerint, tevékenységenként, szakfeladathoz rendelve
T712 – K599
XIV. Zárlati műveletek 1. Előirányzat számlák zárása a) közgazdasági osztályozás szerint
T125, 1315, 1325 – K496 T126, 146, 1316, 1326 – K496
2. Forgalmi számlák zárása a) vásárlás, létesítés után b) vásárlás utáni ÁFA c) felújítás után d) felújítás utáni ÁFA e) értékesítés után f) értékesítés utáni ÁFA
T1992, 1993 – K123, 1313, 1323 T1998 – K1822 T1992, 1993 – K124, 144,1313, 1325 T1998 – K1812 T9312 – K999 T9192 – K999
3. Negyedéves értékcsökkenés feljegyzése a) értékcsökkenés elszámolása b) értékcsökkenés tőkeváltozásként 4. Funkcionális kiadási számlák zárása
T593 – K122, 1312, 1322 T412 – K593 T425 – K712
XV. Az állományi számlák év végi zárása a) Tárgyi eszközök aktivált állományi számlájának zárása b) Tárgyi eszközök értékcsökkenési számláinak zárása c) Tárgyi eszköz folyamatban lévő beruházási számlák zárása d) Beruházásra adott előlegek számlák zárása
T493 – K121, 1311, 1321 T122, 1312, 1322 – K493 T493 – K127, 1317, 1327 T493 – K128
22
15. KÖZPONTI BERUHÁZÁSI KIADÁSOK Központi beruházás: Olyan beruházási célú – egészében vagy részben – költségvetési előirányzatból megvalósuló fejlesztés, amelynek alapokmány-tervezetét a költségvetési fejezet felügyeletét ellátó szerv vezetője (vagy megbízottja) jóváhagyásra előterjeszti, illetve konkrét anyagi, műszaki tartalmát meghatározza és engedélyezi a rendelkezésre álló előirányzatból. A központi beruházás körébe tartozik: A központi beruházások előkészítésére és megvalósítására szolgáló, a központi költségvetésben a fejezeti kezelésű előirányzatok között Beruházás alcímen megtervezett előirányzat, amelynek célját a felügyeleti szerv jelöli meg az ágazati fejlesztési koncepciókkal összhangban. A beruházásokról, beruházásokra adott előlegekről beruházásonként elkülönítve egyedi nyilvántartást kell vezetni. A számlacsoport főkönyvi számláinak rendszere A számlacsoportban a központi beruházási kiadásokra szolgáló előirányzati, és forgalmi (teljesítési) számlák találhatók. A harmadik pozícióban páratlan számú főkönyvi számlákra az immateriális javak, ingatlanok, gépek, berendezések és felszerelések, valamint a járművek központi beruházási kiadási előirányzatait, míg páros számú főkönyvi számlákra az immateriális javak, ingatlanok, gépek, berendezések és felszerelések, valamint a járművek ténylegesen teljesített központi beruházási kiadásait kell könyvelni. A legfontosabb főkönyvi számlaösszefüggések I. A központi beruházás előirányzatainak könyvelése 1. A központi beruházási kiadások előirányzatának feljegyzése a) közgazdasági osztályozás szerint T497 – K151, 153, 155, 157 b) funkcionális osztályozás szerint T497 – K711 2. A költségvetési támogatási előirányzat feljegyzése a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T9411 – K497 T9911 – K497
23
II. A központi beruházás kiadásainak könyvelése 1. A beruházási szállítói számla kiegyenlítése, közgazdasági osztályozás szerint, a Kincstár értesítése alapján
T152, 154, 156, 158 (182) –K3312
2. A központi beruházás kiadásainak feljegyzése, funkcionális osztályozás szerint T712 – K1991, 1992, 1993, (1998) 3. Az állományváltozás könyvelése
T111, 121, 1311, 1321 vagy 117, 127, 1317, 1327 vagy 118, 128, 1318, 1328 – K4122
4. A költségvetési támogatás rendelkezésre bocsátása a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T3312 – K9412 T999 – K9921
III. A főkönyvi számlák év végi zárása a) előirányzati számlák b) forgalmi számlák
T151, 153, 155, 157 – K496 T1991, 1992, 1993 K152, 154, 156, 158
18. FELÚJÍTÁSOK, BERUHÁZÁSOK ÁFÁ-JA Ebben a számlacsoportban a felhalmozási kiadások (beruházások, felújítások) előzetesen felszámított általános forgalmi adó kiadási előirányzatait, valamint a beruházási (felújítási) szállító számlájának kiegyenlítésekor pénzforgalmilag teljesített előzetesen felszámított általános forgalmi adó összegét kell könyvelni. A számlacsoporthoz analitikus nyilvántartást kell vezetni. A számlacsoport főkönyvi számláinak rendszere A számlacsoporton belül külön kell nyilvántartani a felújítások és beruházások, valamint a beszerzési árba beszámítandó, illetve a beszerzési árba be nem számítandó előzetesen felszámított általános forgalmi adót.
24
A legfontosabb számlaösszefüggések I. Az előzetesen felszámított általános forgalmi adó kiadási előirányzatának nyilvántartásba vétele 1. Felújítások előzetesen felszámított ÁFA előirányzata a) közgazdasági osztályozás szerint T497 – K1811 b) funkcionális osztályozás szerint T497 – K711 2. Beruházások előzetesen felszámított ÁFA előirányzata a) közgazdasági osztályozás szerint T497 – K1821 b) funkcionális osztályozás szerint T497 – K711 II. A beruházási szállítói számla ÁFA összegének kiegyenlítése 1. Felújítási számla előzetesen felszámított ÁFA összegének kiegyenlítése a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T1812 – K3311 T712 – K1998
2. Beruházási számla előzetesen felszámított ÁFA összegének kiegyenlítése a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T1822 – K3311 T712 – K1998
III. Zárlati műveletek könyvelése 1. ÁFA előirányzati számlák zárása a) közgazdasági osztályozás szerint
T1811, 1821 – K496
2. ÁFA forgalmi számlák zárása a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T1998 – K1812, 1822 T425 – K712
19. TARTÓSAN ADOTT KÖLCSÖNÖK (VISSZTERHESEN ÁTADOTT PÉNZESZKÖZÖK) A számlacsoport hosszú lejáratra, éven túli visszafizetési kötelezettség mellett, államháztartáson belülre és kívülre éven túli lejárattal átadott, felhalmozási, fejlesztési és működési célra adott kölcsönök, követelések nyilvántartására szolgál. 25
A számlacsoporton belül, a főkönyvi számlák szintjén el kell különíteni a működési célú, illetve a felhalmozási célú támogatási kölcsönöket, valamint az államháztartáson belüli, illetve az államháztartáson kívüli irány szerint is. A hosszú lejáratra adott pénzeszközöket, kölcsönöket bruttó módon kell a 19. számlacsoportban kimutatni, ezért a kölcsönök nyújtását és azok megtérülését is a számlacsoport főkönyvi számláin kell könyvelni. Egyéb tartósan adott kölcsönként kell kimutatni a részletre, a halasztott fizetéssel történő értékesítés miatti követeléseket is. Ezen a jogcímen nyújtunk a) saját dolgozóinknak lakásépítés, vásárlás támogatására kölcsönt, kölcsönszerződés alapján. Az adott kölcsönökről analitikus nyilvántartást kell vezetni. Az analitikus nyilvántartásnak – részletezettségével – biztosítania kell a következő évben esedékes törlesztések számbavételét. Az intézmény által a dolgozóknak lakásépítésre, vásárlásra nyújtott kölcsönök főkönyvi nyilvántartását szolgáló számlák: 194141.
Dolgozóknak adott kölcsönök állománya Állományi számla, amelynek Tartozik oldalán a kölcsönök január 1-jei állományát, a kölcsönfolyósítás miatti állománynövekedést, a dolgozóra áthárított kezelési költség, késedelmi kamat, Követel oldalán a kölcsön visszafizetése, törlesztése miatti állománycsökkenést, a behajthatatlan kölcsönök törlését, a kölcsönök december 31-i záró állományát kell könyvelni. A számla év végi záró állományát a mérleg Befektetett pénzügyi eszközök csoportjának, Adott kölcsönök mérlegtételén kell feltüntetni.
194241.
Dolgozóknak adott kölcsönök nyújtásának előirányzata „K” Kiadási előirányzat-számla, amely a dolgozók részére adott felhalmozási célú kölcsönök eredeti előirányzatának és módosításainak könyvelésére szolgál.
26
A számla a féléves és az éves beszámoló pénzforgalmi jelentéshez nyújt adatokat. 194341.
Dolgozóknak adott kölcsön visszatérülésének előirányzata „T” Bevételi előirányzat-számla, amely az adott kölcsönök törlesztésével, visszatérülésével kapcsolatos eredeti bevételi előirányzatot, és annak évközi módosításait tartalmazza. A számlán könyvelt tételekből kell a féléves és éves beszámoló pénzforgalmi jelentésének vonatkozó sorait kitölteni.
194451.
Dolgozók lakásépítésére, vásárlására folyósított kölcsönök „T” Kiadási forgalmi számla, amelyen a felhalmozási célú kölcsönfolyósítás pénzforgalmi kiadásait kell feljegyezni. Ez az alszámla szolgál a felhalmozási kiadások között tervezett lakástámogatás kiemelt előirányzat csoport terhére teljesített támogatások, valamint a 365. Lakásépítés és vásárlás munkáltatói támogatása számláról közvetlenül folyósított kölcsönök feljegyzésére. A számla tételei alapul szolgálnak a költségvetési beszámolók kapcsolódó adatainak kitöltéséhez.
194541.
Dolgozók lakásépítésére, vásárlására folyósított kölcsönök megtérülése „K” Bevételi forgalmi számla, amelyen a kölcsönadott pénzeszközök törlesztéseként, visszatérüléseként jóváírt összegeket kell könyvelni. A számla tételei a költségvetési beszámolók kapcsolódó adatainak kitöltéséhez szolgálnak alapul.
Legfontosabb főkönyvi számlakapcsolatok I. A főkönyvi számla év eleji nyitása Dolgozóknak adott kölcsönök állományi számla megnyitása
T194141 – K491
II. Előirányzatok felvezetése 1. Kölcsönnyújtás előirányzata a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T497 – K194241 T497 – K711
27
2. Kölcsöntörlesztés visszatérülés előirányzata a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T194341 – K497 T9911 – K497
III. Lakásépítés-, vásárlás céljára nyújtott támogatás elszámolása 1. A dolgozóknak nyújtott lakásépítési kölcsönök állományi számla nyitása
T194141 – K491
2. A lakásépítési kölcsön állomány növekedés (kölcsön jóváírás a dolgozó egyéni számláján)
T194141 – K365
3. A dolgozóra áthárított kezelési költség, késedelmi kamat feljegyzése
T194141 – K412
4. A folyósított kölcsön törlesztése, visszatérülése
T365 – K194141
5. A lakásépítési kölcsön elengedése miatti állománycsökkenés
T412 – K194141
6. A visszafizetett kölcsön terhére folyósított kölcsönök könyvelése, ha visszautalása a költségvetési körbe nem történt meg a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T194451 – K499 T712 – K199
7. A törlesztő részletekből folyósított kölcsön összegével egyező értékű visszatérülés elszámolása belső bizonylat alapján a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T499 – K194541 T199 – K9921
8. A dolgozóknak nyújtott lakáskölcsön állomány növekedés könyvelése (kezelési költség dolgozót terhelő része, késedelmi kamat)
T194141 – K365
9. Kezelési költség munkáltatót terhelő része
T4122 – K365
10. Kölcsön átutalása a számlát vezető OTP fiókhoz
T194451 – K3311 T72, 791 – K1999 T365 – K4122
11. OTP számlán jóváírás IV. Zárlati műveletek 1. Előirányzati számlák zárása a) kölcsönnyújtás előirányzati számla b) kölcsöntörlesztés, visszatérülés előirányzati számla
T194241 – K496 T496 – K194341
28
2. Előirányzat-teljesítési számlák zárása a) folyósított kölcsönök számla zárása b) törlesztés, visszatérülés számla zárása
T199 – K194451 T194541 – K199
V. Állományi számla év végi zárása Dolgozóknak folyósított kölcsönök állományi számla zárása
T493 – K194141
A kölcsönök számbavétele és könyvviteli elszámolása bruttó módon történik, tehát a kiadásokat és a megtérüléseket (visszatérüléseket) egymástól elkülönítetten, teljes összegükben kell könyvelni.
2. SZÁMLAOSZTÁLY KÉSZLETEK, KÖVETELÉSEK, ÉRTÉKPAPÍROK A 2. számlaosztályban a forgóeszközök közül a készleteket, követeléseket, kell kimutatni. Ezen eszközcsoportok közös jellemzője, hogy az intézmény tevékenységét nem tartósan, éven belül szolgálják.
21-23. KÉSZLETEK A készletek a Múzeum tevékenységét közvetlenül vagy közvetve szolgáló olyan eszközök, amelyek általában egyetlen tevékenységi folyamatban vesznek részt, eredeti alakjukat elveszítik. A készletek közé sorolandók azok az anyagi eszközök is, amelyek nemcsak egyetlen tevékenységi folyamatban vesznek részt, de az intézmény munkáját egy évnél rövidebb ideig szolgálják. A vállalkozási tevékenység készleteit is ezen a főkönyvi számlaszámokon tartjuk nyilván. A készletek csoportjába tartoznak a(z) vásárolt és saját előállítású anyagok, tárgyi eszközök közül a forgóeszközök közé átsorolt raktárra vett eszközök, áruk.
29
Negyedévente az analitikus nyilvántartás alapján a nyilvántartott készletet meg kell állapítani és az állományváltozásnak megfelelően a különbözetet könyvelni kell. Vásárolt anyagok Az anyagokat a Múzeum tevékenységének ellátáshoz való felhasználás céljából szerezzük be. A vásárolt anyagokon belül szakmai anyagként kell kezelni a szakmai feladatok megvalósítását szolgáló eszközöket. A szakmai anyagok jellemző fajtáit a számlarend az 547. főkönyvi számlánál rögzíti. Főkönyvi nyilvántartásuk a 21. számlacsoportban történik. Kötelező belső tagolása, részletezése: irodaszerek, nyomtatványok, papíranyagok nyomtatványok irodaszerek sokszorosítási anyagok – papír nélkül számítástechnikai papíranyagok (leporelló) számítástechnikai segédanyagok hajtó- és kenőanyagok, szakmai anyagok filmnyersanyagok, fotópapírok, fotóégők restaurálási anyagok könyvkötészeti anyagok szakmai vegyes- és segédanyagok munkaruha, védőruha, formaruha, egyéb készletek karbantartási anyagok (épület, gép) jármű karbantartási anyagok tisztítószerek egyéb készletek. A vásárolt készletek alábontása összhangban van az 54. Készletbeszerzések számlacsoport készletbeszerzési számláival. A készletféleségek tartalmi leírása az 54. számlacsoport bemutatásával történik meg. Áruk, közvetített szolgáltatások, követelés fejében átvett eszközök, készletek Áruk: változatlan állapotban, tovább eladás céljából beszerzett termékek. Követelés fejében átvett eszközök, készletek: A Múzeum részéről adósokkal, vevőkkel szemben fennálló követelésállomány pénzügyi kiegyenlítés helyetti eszköz, készlet átvétele. Főkönyvi nyilvántartásuk a 23. számlacsoportban történik. (Múzeumi kiadványok)
30
A készletek főkönyvi számláinak vezetése A készletszámlák vezetésének sajátosságai: év közben a készletbeszerzések, visszáruk és készletfelhasználások gazdasági műveleteit a főkönyvi számlákon könyvelni nem kell, negyedévente állományváltozást kell rögzíteni, negyedévenkénti összesítő feladás alapján. A mérlegben készletként a raktárban lévő új készleteket kell mutatni. A készletekre vonatkozó értékelési szabályokat és módszereket Értékelési szabályzat tartalmazza. A legfontosabb számlaösszefüggések I. A készletszámlák év eleji nyitása A főkönyvi számlák nyitása
T21-23 – K491
II. Állományváltozás feljegyzése negyedévenként 1. Készletbeszerzések miatti állományváltozás 2. Készletfelhasználás miatti állományváltozás
T21-23 – K4122 T4123 – K21-23
III. Készletszámlák zárása Főkönyvi számlák zárása év végén
T493 – K21-23
28. KÖVETELÉSEK A követelés a Múzeum részéről fennálló fizetési igény, amely adósokkal, vevőkkel, munkavállalókkal szemben, illetve egyéb rövid lejáratú követelésként jelenhet meg. Ennek alapján követelésként kell kezelni a jogszabályok alapján előírt befizetési kötelezettségeket, valamint a teljesített szolgáltatás, értékesítés – általános forgalmi adót is tartalmazó – ellenértékével kapcsolatos fizetési igényt. A követelésekkel kapcsolatban tehát fontos ismérv, hogy az vagy jogszabály alapján előírható – tehát a másik felet tételes jog kötelezi a fizetésre – vagy a Múzeum által teljesített szolgáltatás ellenértékeként – tehát a polgári jog szabályai szerint – követelhető, illetve a munkavállalóknak az intézménnyel szemben fennálló tartozásai, amelyek általában a munkajog keretei között kerülnek megállapításra.
31
Behajthatatlan követelést a könyvviteli mérlegben nem lehet kimutatni, azt hitelezési veszteségként a saját tőkével szemben le kell írni. A követeléseknél megállapított értékvesztés a saját tőkét csökkenti, az értékvesztés visszaírása a saját tőkét növeli. Egyéb követelések között történik a bírság tartozások könyvviteli elszámolása. A követelésekről év közben analitikus nyilvántartást kell vezetni. A követelések leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani. A leltározás szabályait az intézmény saját hatáskörben állapítja meg. 282. Vevők A számla áruszállításból, szolgáltatásteljesítésből származó vevőkkel szembeni általános forgalmi adót tartalmazó követelés negyedévenkénti; év végi állományának kimutatására szolgál. Vevőkkel szemben követelésként csak olyan követelés mutatható ki, amelynek alapjául szolgáló teljesítés megtörtént és amelyet a vevő nem kifogásolt, azaz elismert. A vevőkkel szembeni követelések kimutatásának alapbizonylata a teljesítésről kiállított és a vevő által elismert számla. Elismertnek, elfogadottnak tekinthető az a követelés, amelynél a vevő a teljesítéssel kapcsolatosan nem emelt (sem mennyiségi, sem pedig minőségi) kifogást, a tartozás összegével kapcsolatosan kifogással nem élt, és az elfogadásról a Múzeumat - az átvételt igazoló dokumentumok aláírásával, vagy - az elfogadásról szóló nyilatkozat megküldésével értesítette. A Múzeum által végzett és kiszámlázott termék értékesítés és szolgáltatásnyújtás utáni adófizetési kötelezettség teljesítésének – az ÁFA törvényben megfogalmazottak szerint – halasztásra jogosult. A halasztás legkésőbb addig az időpontig tart, ameddig ez ellenértéket a vevő meg nem fizeti, de a halasztás haladéktalanul lejár, ha a költségvetési szerv adóalanyisága megszűnik, a költségvetési szerv adóalanyi státusza megváltozik, az ellenértéket egészben vagy részben az adófizetési kötelezettség keletkezésének időpontjától számított 60 napon belül nem fizette meg a vevő. Ebben az esetben a gazdálkodó szervnek – függetlenül attól, hogy a számlát nem egyenlítette ki, vagy csak részben egyenlítette ki – az általános forgalmi adót meg kell fizetnie az adóhatóságnak, a számára meg nem fizetett összeg után is. Az általános forgalmi adó törvény előírásai szerint a vevő meghatározott esetekben kezesként felel az eladó tartozásáért. Ez akkor következhet be, ha a vevő a számlát még nem fizette ki, de adólevonási joga már megnyílt. A követelések leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani, ami a vevőkkel szembeni követelés esetén a vonatkozó számlákkal való egyeztetést jelenti.
32
Az egyeztetéskor mutatkozó különbözeteket az éves beszámoló elkészítése előtt tisztázni kell. A tisztázás érdekében, lehetőség szerint ismételten meg kell keresni a vevőt írásban vagy szóban. A behajthatatlanná vált vevőkövetelésekkel kapcsolatosan, azokat az adósokat, illetőleg azok tartozását, amelyek behajthatatlanná válnak év végén, jogszabályban előírt módon törölni kell. Behajthatatlannak minősül: az a követelés, amelyet sem bíróság előtt, sem egyéb peres eljárással érvényesíteni, vagy a megítélt követelést behajtani nem lehet, a követelés, ha az adós ellen vezetett végrehajtás során nincs fedezet, vagy a talált fedezet a követelést csak részben fedezi, a követelés, ha az adós vagyoni állapota miatt (például: csőd, eladósodás) a követelés behajtása nem látszik valószínűnek, az a követelés, amelynek nagyságával nem arányos annak behajtási költsége, ezért azt nem célszerű behajtani, a magánszemélyekkel szembeni követelés, ha a követelés nagysága és a magánszemély fizetőképessége miatt, annak törlesztésére nincs lehetőség, az a követelés, amelyet a hatályos jogszabályok elévültnek tekintenek. A behajthatatlanság nem jelent egyidejű feljogosítást a törlésre. A költségvetési szervek követeléseikről kizárólag törvényben meghatározott módon mondhatnak le. 284. Államháztartáson kívülre továbbszámlázott (közvetített) szolgáltatásokhoz kapcsolódó követelések A számla a továbbszámlázott szolgáltatáshoz kapcsolódó követelés negyedévenkénti, év végi állományának kimutatására szolgál. Csak olyan követelés mutatható ki, amelyet a költségvetési szerv saját nevében vásárolt, de azt teljes egészében, vagy részben változatlan formában államháztartáson kívülre továbbértékesít(ett) és azt még nem fizették meg részére. (pl.: egy épületen belüli – közös – elhelyezésből adódóan, vagy más formában nyújtott szolgáltatás továbbszámlázása (közüzemi díj stb.) 286. Munkavállalókkal szemben előírt különféle követelések A főkönyvi számla a Minisztérium gazdálkodó szervei által munkavállalókkal szemben előírt különféle követelések, tartozások és a teljesített befizetések különbségét, mint állományt mutatja. Munkavállalókkal szemben keletkezett különféle követelés: anyagi felelősség érvényesítése címén a leltározás során megállapított hiányért felelős munkavállaló kártérítési kötelezettsége, jogerős határozat alapján, káresemény során megsemmisült eszközökkel kapcsolatban a felelős károkozóra áthárított összeg a jogerős határozat alapján, selejtet okozó munkavállaló kártérítési kötelezettsége, jogerős határozat alapján, egyéb károk miatt a munkavállalóra áthárított összeg (például: vállalt kötelezettség nem teljesítése, tanulmányi szerződés megszegése) a jogerős határozat alapján, pénztárhiányért felelős munkavállaló előírt tartozása, 33
kilépett dolgozók tartozása (például: vissza nem szolgáltatott munkaruháért, amelyeknek juttatási ideje még nem járt le), a munkavállalóknak más gazdálkodóval (személlyel) szembeni tartozása, amennyiben azt a munkáltató költségvetési szerv már kifizette. Ilyenek például: pecsétnyomó, belépőkártya, stb. elvesztése miatti kártérítés előírása, leszerelt munkavállalók előírt tartozásai. A főkönyvi számlák vezetése A 282., 284. és 286. főkönyvi számlák alszámlákra történő bontása a még fennálló követelésnek, mint hátraléknak a keletkezési (felmerülési) idejével kapcsolatos. Ebből következően belső tagolással kell kifejezni, hogy az adott követelésállomány az előző évi illetve a folyó évi követelésből származik-e. Ezen adatszolgáltatási követelményt és információs igényt az alszámlák alábbi köre biztosítja: hátralék előző évi követelésből, hátralék folyó évi követelésből. A számlacsoporton belüli főkönyvi számlák vezetésének sajátosságai: év közben a követelések előírását, valamint a pénzügyi teljesítéseket e számlákon könyvelni nem kell, negyedévente állományváltozást kell feljegyezni a negyedéves mérleg-jelentés összeállításához az analitikus nyilvántartásokból készített feladás alapján, év végén a leltár alapján. A legfontosabb számlaösszefüggések I. A főkönyvi számlák megnyitása év elején A követelések főkönyvi számlák nyitása
T282, 284, 286 – K491
II. Állományváltozások feljegyzése negyedévenként 1. Vevői tartozás előírása 2. Vevői tartozás kiegyenlítése
T282, 284, 286 – K41231 T4122 – K282, 284, 286
III. Követelés törlése Jogszabályban meghatározott esetekben a ki nem egyenlített követelés törlése
T4123, K282, 284, 286
IV. Követelés számlák zárása A főkönyvi számlák zárása év végén T493 – K282, 284, 286 Negyedévente az analitikus nyilvántartás alapján a nyilvántartott követeléseket meg kell állapítani és az állományváltozásnak megfelelően a különbözetet könyvelni kell. Év végén a követelés állományát leltározás alapján kell megállapítani.
34
3. SZÁMLAOSZTÁLY PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSOK 31. PÉNZTÁRAK ÉS BETÉTKÖNYVEK Ebben a számlacsoportban a Múzeumnál bonyolódó forint pénzforgalom követésére szolgáló főkönyvi számla található. A készpénzállományról és a készpénzforgalomról analitikus nyilvántartást kell vezetni. Az analitikus nyilvántartás a pénztárszámla részletezését is szolgálja. A kifizetések jogcímeit a nyilvántartás vezetésének részletes szabályait a Pénzkezelési szabályzat tartalmazza. 311. Pénztár A Múzeum, mint kincstári ügyfél, vonatkoznak a kincstári körbe tartozók készpénzkezelési szabályai. Ennek értelmében, a házipénztári keretet figyelembe véve, készpénzt vehet fel a Kincstáron keresztül amelyből teljesíti kiadását. A számlacsoport legfontosabb számlaösszefüggései I. A főkönyvi számlák nyitása 1. Pénztár számla nyitása
T311 – K491
II. Készpénz felvét az előirányzat-felhasználási keretszámláról 1. A készpénz felvét könyvelése bevételi pénztárbizonylat alapján T311 – K4832 2. A felvét könyvelése kincstári értesítés alapján
T4832 – K3311
III. Munkavállalóknak elszámolásra kiadott előlegek könyvelése 1. Elszámolásra kiadott előlegek feljegyzése kiadási pénztárbizonylat alapján T3922 – K311 2. Az előleg elszámolásakor a bruttó összeg visszavételezése bevételi pénztárbizonylat alapján
T311 – K3922
3. A ténylegesen felhasznált előleg könyvelése a felhasználás jogcímének megfelelően, közgazdasági osztályozás szerint
T54-57, K311
4. A teljesített kiadás könyvelése funkcionális osztályozás szerint
T712 – K599
35
IV. Készpénzes vásárlások könyvelése 1. A vásárlás kiadásainak könyvelése közgazdasági osztályozás szerint 2. A kiadások elszámolása funkcionális osztályozás szerint
T54-57 – K311 T712 – K599
V. A pénztári ellenőrzés során megállapított eltérések könyvelése 1. A pénztártöbblet feljegyzése közgazdasági osztályozás szerint
T311 – K9132
2. A pénztártöbblet könyvelése funkcionális osztályozás szerint
T999 – K9921
3. A feltárt pénztárhiány feljegyzése közgazdasági osztályozás szerint
T5632 – K311
4. A pénztárhiány könyvelése funkcionális osztályozás szerint
T712 – K599
33. ELSZÁMOLÁSI SZÁMLÁK 3311. Előirányzat-felhasználási keretszámla A Múzeum kincstári forgalmának lebonyolítására szolgáló számla. A számla Tartozik oldalán a Múzeumot megillető bevételeket, Követel oldalán terheléseket kell könyvelni. A könyvelés alapbizonylata a Kincstár értesítése. Az Előirányzat-felhasználási keretszámla év végi egyenlege a mérleg Pénzeszközök mérlegcsoport, Elszámolási számlák tételén kerül kimutatásra. 3312. Központi beruházások előirányzat-felhasználási keretszámla A számla a központi beruházások pénzügyi lebonyolításának könyvviteli feladatait szolgálja. A központi beruházások finanszírozását szolgáló előirányzat keretet a Kincstár kezeli. A számlára benyújtott átutalási megbízás teljesítésének könyvelésével egyidejűleg könyvelni kell a kiadás fedezetésül szolgáló költségvetési támogatást is. A számlacsoportot érintő gazdasági események számlaösszefüggései a kapcsolódó főkönyvi számláknál kerülnek bemutatásra.
3319. Fedezetbiztosítási számla A fedezetbiztosítási számla a kötelezettet terhelő, a fedezetigazolásnak megfelelő összegű pénzügyi biztosítékok elkülönített kezelésére szolgál. A fejezet részére több fedezetbiztosítási
36
számla is vezethető. A számlára fedezet az előirányzat-felhasználási keretszámla és a célelszámolási számla terhére különíthető el. A számláról közvetlen kifizetés a külön jogszabályban meghatározott előírásoknak megfelelően teljesíthető.
3315. Célelszámolási forintszámla Az európai uniós programok célelszámolási forintszámla a pénzügyminiszter engedélyével nyitható. A számla az Európai Uniótól kapott támogatások felhasználásának elkülönített kezelésére szolgál.
35. IDEGEN PÉNZESZKÖZÖK A Múzeum idegen pénzeszközként kezeli mindazon pénzforgalmat, amely közvetlenül nem kapcsolódik alaptevékenységéhez, de sajátos feladatot képez. Ilyen sajátos feladatként jelenik meg a 365. lakásépítés és vásárlás munkáltatói támogatása. A bankszámla egyenlegét az előirányzat-maradvány elszámolásnál nem lehet figyelembe venni. A főkönyvi összefüggéseket a 19. számlacsoportnál a lakásépítési kölcsönökkel kapcsolatos könyvelési tételek tartalmazzák. 355. Lakásépítés és vásárlás munkáltatói támogatása A főkönyvi számla a Múzeum dolgozóinak lakásépítését, illetve vásárlását szolgáló támogatási célú pénzeszközök nyilvántartását szolgálja. A munkáltatói kölcsönökkel kapcsolatos számlát az OTP Rt. vezeti. A munkáltatói támogatás forrása lehet a folyó évi költségvetés, az előirányzat-maradvány, illetve átvett pénzeszköz. A 355. számla működése a számla tartozik oldalán kell könyvelni: január 1-jei nyitó állományát, az előirányzat-felhasználási keretszámláról átutalt összeget, más munkáltató által megtérített kölcsön összegét, a törlesztő részletek, késedelmi kamatok, kezelési költség befizetett összegét, jóváírt kamatot; a számla követel oldalán kell könyvelni: a dolgozó részére folyósított kölcsön összegét, a dolgozótól átvállalt kezelési költség összegét, kölcsön utalását, más munkáltatótól áthelyezett dolgozóval kapcsolatban, a számla megszüntetésekor, vagy meghatározott esetben az előirányzat-felhasználási keretszámlára történő visszavezetést. A számlán könyvelt kiadások és bevételek nem képezik részét a Múzeum költségvetése végrehajtásának. Ezen bevételek és kiadások nem épülnek be a beszámolók pénzforgalmi jelentésébe, továbbá a számla év végi maradványa nem képezi részét az előirányzatmaradványnak.
37
A számlát érintő számlaösszefüggések 1. A lakásépítési számla év eleji nyitása
T355 – K491
2. Munkáltatói támogatás átutalása közgazdasági osztályozás szerint visszatérítendő
T194451 – K331
3. Munkáltatói támogatás feljegyzése funkcionális osztályozás szerint
T712 – K389
4. A pénzügyileg rendezett törlesztő részletek, kamatok, kezelési költségek könyvelése OTP értesítés alapján
T355 – K194141
5. A betétszámlát megillető kamatjóváírása
T355 – K4122
6. A támogatásban részesült, de áthelyezésre került dolgozó kölcsönének új munkáltató általi megtérítése
T355 – K194141
7. Az odaítélt kölcsönök átutalása a lakásépítés helye szerinti illetékes OTP fiókhoz, ha a kölcsönszerződést még nem kötötték meg
T389 – K355
8. A kölcsönszerződés megkötésekor a dolgozó terhelése
T194141 – K389
9. A dolgozótól átvállalt kezelési költség elszámolás
T4122 – 355
10. A más munkáltatótól áthelyezett dolgozónál a gazdálkodó szerv által átvállalt kölcsön összegének átutalása
T194141 – K355
11. A számlán lévő pénzeszköz visszautalása
T4122 – K355
12. A számla zárása
T493 – K355
39. FÜGGŐ, ÁTFUTÓ ÉS KIEGYENLÍTŐ KIADÁSOK Ez a számlacsoport azokat az elszámolási számlákat tartalmazza, amelyekkel kapcsolatban a teljesített kiadás tárgyévben nem végleges, azok a Múzeum részére a tárgyidőszakban vagy a tárgyidőszakot követően megtérülnek, vagy válnak végleges kiadássá. Az utóbbi esetben a tárgyévet követő évben a kiadást ezen számlacsoport és a megfelelő kiadási jogcím között kell elszámolni. A számlacsoporton belül külön főkönyvi számlán kell kimutatni a költségvetésen kívüli elszámolásokat. A számlacsoporton belül külön számlán kell kimutatni az elszámolások nyitóállományát, a tárgyidőszak forgalmát, valamint az előző évet érintő forgalmat.
38
Függő kiadások (költségvetési aktív függő elszámolások) Ebbe a csoportba olyan tételeket lehet besorolni, amelyekről a felmerüléskor még nem lehet megállapítani, hogy azokat milyen ellenszámlával szemben kell nyilvántartásba venni, azokat a teljesített kiadásokat, melyek tartalma ismeretlen, vagy már a felmerülése pillanatában megállapítható róla, hogy nem a Múzeumot terheli, illetőleg a pénzügyi teljesítés után derül ki, hogy az tévedésből vagy hibás elszámolás folytán keletkezett. A függő kiadás végleges rendezésekor térítményezéssel kell a számadási rendet helyreállítani. Valamennyi rendezést azzal a függő számlával szemben kell elszámolni, melyre eredetileg a függő tételt könyvelték, függetlenül attól, hogy a függő kiadás a tárgy évben vagy azt megelőzően keletkezett. Ilyen esetek lehetnek: a tévesen teljesített átutalás, a saját – intézményi – szállítói nyilvántartással való egyeztetés időbeli eltérése, a december hónapra járó, de a következő évi költségvetést terhelő személyi juttatások december hónapban – előre – történő kifizetése. Átfutó kiadások (költségvetési aktív átfutó elszámolások) Ebbe a csoportba olyan tételeket lehet besorolni, amelyek átmeneti és időlegesen megjelenő – lebonyolítás jellegű – kiadásokat és azok rendezését jelentik. Ide tartozik az olyan feladat pénzügyi lebonyolítása is, amely a Múzeum tevékenységével csak közvetett kapcsolatban van. Ilyenek lehetnek: a munkavállalóknak adott munkabérelőleg, az utólagos elszámolásra nyújtott különböző előlegek, a polgári szolgálatot teljesítőkkel kapcsolatos kifizetések, a szállítóknak adott előlegek (a beruházási előlegek kivételével), az államháztartás által folyósított (megelőlegezett) társadalombiztosítási és családtámogatási ellátások, a különféle megbízás alapján végzett rendezvények lebonyolításával kapcsolatban teljesített kiadások, ha azokat a megbízó a későbbiekben, a költségvetési szerv elszámolása alapján téríti meg, a központosított bérelszámolás esetén a területi igazgatóságok értesítése alapján a nettó személyi juttatások kifizetése és azok megtérülésének elszámolása. Kiegyenlítő kiadások (költségvetési aktív kiegyenlítő elszámolások) A számla az intézmény saját pénz-, és bankszámlái, előirányzat-felhasználási keretszámlái közötti pénzforgalom elszámolására szolgál. A kiegyenlítő kiadásokat mindig jellegüknél fogva kell könyvelni. Meghatározóként azt kell figyelembe venni, hogy először melyik gazdasági esemény teljesül. A Múzeum a 483. Költségvetési kiegyenlítő bevételek számlára könyvel, mivel először a bevétel teljesül a készpénzfelvétel esetén. A függő, átfutó és kiegyenlítő kiadások számlacsoport számláihoz olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amely: 39
tartalmazza az elszámolásra jellemző adatokat, és rögzíti az elszámolás érdekében tett intézkedéséket. A legfontosabb számlaösszefüggések I. Függő, átfutó kiadások megjelenése a kincstári értesítésben
T3912, 39212,-22,-32, -52 – K3311
II. Függő kiadás rendezése 1. A Múzeum kiadásaként a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint 2. Nem az intézményt terhelő kiadásként
T54-57 –K3912 T712 – K599 T3311 – K3912
III. Elszámolásra kiadott előlegek könyvelése 1. Munkavállalóknak elszámolásra kiadott előlegek könyvelése kiadási pénztárbizonylat alapján
T39222 – K311
2. Bruttó összeg visszavételezése az előleg elszámolásakor
T311 – K39222
IV. Év végi zárlati feladatok 1. A forgalmi számlák zárása a) függő kiadásoknál b) munkavállalókkal kapcsolatos egyéb kiadásoknál c) megelőlegezett ellátások d) szállítóknak adott előlegek
T3911 – K3912 T39221 – K39222 T39231 – K39232 T39251 – K39252
2. Állományi számlák zárása
T493 – K3911, 39221 39231, 39251 A függő kiadásokat az ÁHT 9. sz. melléklete alapján főkönyvi számonként elkülönítve vezetjük. Az elkülönítést szakfeladatonként végezzük.
4. SZÁMLAOSZTÁLY FORRÁSOK (PASSZÍVÁK) A 4. számlaosztály az eszközök forrását, eredetét, finanszírozási forrását nyilvántartó főkönyvi számlákat tartalmazza. Mind a saját, mind az idegen források kimutatására szolgáló könyvviteli számlák megjelennek benne. A saját tőke és a tartalékok testesítik meg a saját forrást a kötelezettségek pedig az idegen forrást.
40
A számlaosztály magába foglalja: a mérlegben szereplő saját tőkét, tartalékokat, kötelezettségeket, passzív pénzügyi elszámolásokat, a mérlegben nem szereplő tételeket, amelyek forrástartalmúak a működési és felhalmozási célra véglegesen átvett pénzeszközöket, technikai számlákat: az évi mérlegszámlák körét.
41. SAJÁT TŐKE A saját tőke a Múzeum tevékenységének ellátásához igénybe vett, kezelt kincstári vagyon eszközeinek forrását jelenti, amely állami tulajdonként áll rendelkezésre az eszközök finanszírozásaként. A saját tőke összetevői: a korábbi költségvetési, vagy egyéb felhalmozási juttatásból képződött induló tőke, valamint a folyamatos tőkeváltozás és értékelési tartalék. Az induló tőke a Múzeumnál a megalakulás időpontjában meglévő tartós források állományát mutatja, amelyet az alapító a tevékenység folytatásához véglegesen, időbeli korlátozás nélkül bocsátott rendelkezésre. Az induló tőke nagysága jelentős módosulás esetén változhat. (Megszűnés, átszervezés, beolvadás, kiválás, stb.) Nyilvántartására a 411. Induló tőke főkönyvi számla szolgál. Számlaösszefüggések 1. A számla év eleji nyitása 2. Az indulótőke évközi változása növekedés
csökkenés 3. A számla év végi zárása
T491 – K411 T megfelelő eszköz állományi számla - K411 T411 – K az érintett eszköz értékcsökkenési számlája T411 – K megfelelő eszköz állományi szla. - K411 T411 – K493
41
412. Tőkeváltozások (a számla alábontását a Múzeum számlatükre tartalmazza) Tőkeváltozás minden olyan gazdasági művelethatás, amely az induló tőke növekedését, vagy csökkenését okozza. A saját tőkét érintő minden változást 1993. január 1. után, illetve az alapítást követően tőkeváltozásként kell kezelni. A saját tőkét érintő csökkenések és növekedések nyilvántartására a 412. Tőkeváltozások főkönyvi számla szolgál. A számla bontása: pénzforgalommal, pénzforgalom nélkül, egyéb változások, értékeléssel, értékcsökkenéssel kapcsolatos változások elszámolása. Az alábbi jellemzőket az összevont számlára vonatkozóan kell értelmezni. A számla Követel oldalán tőkeváltozásként kell elszámolni azon gazdasági művelethatásokat, amelyek a saját tőkében növekedést eredményeztek, a Tartozik oldalon azon hatásokat, amelyek a saját tőke csökkenését okozzák. A főkönyvi számla Követel oldalára kell könyvelni, mint saját tőke növekedést: Az immateriális javak, tárgyi eszközök pénzforgalommal kapcsolatos vásárlás, létesítés, felújítás miatti bruttó érték növekedést, melynek forrása lehet: folyó évi költségvetés, előirányzat maradvány, központi beruházás pénzeszközei, az eszközök tartós forrásának növelésére felhasznált egyéb idegen pénzeszköz, illetve ebből képződött jóváhagyott előirányzat A befektetett eszközök pénzforgalom nélküli növekedését, amely lehet : saját kivitelezésben megvalósított beruházás és felújítás, térítésmentes átvétel, ajándék, adomány, többlet, fellelt eszköz, a kis értékű tárgyi eszközök, szellemi termékek, készletek, követelések állományváltozásának növekedése a rövid lejáratú (éven belüli) adott támogatási kölcsönök állománynövekedése külföldi pénzértékre való követelések és kötelezettségek mérleg-fordulónapi értékelésekor megállapított nyereségjellegű, deviza árfolyam-különbözetek elszámolása, amennyiben a számviteli politikában a meghatározott lényegesnek minősített értéket az összevont eltérés meghaladja, a Múzeum által vállalt kötelezettségek állományának csökkenése, elengedésének törlése. az immateriális javaknál és a tárgyi eszközöknél elszámolt terven felüli értékcsökkenés visszaírása miatt.
42
A főkönyvi számla Tartozik oldalára kell könyvelni, mint saját tőke csökkenést: Az immateriális javak, tárgyi eszközök bruttó értékének csökkenését, amely bekövetkezhet: értékcsökkenés elszámolás, értékesítés, hiány, selejtezés, térítésmentes átadás miatt, A kis értékű tárgyi eszközök, szellemi termékek, készletek, követelések állományváltozásának csökkenését: követelések leírása esetében a mindig aktuális vonatkozó jogszabályi előírások alapján, rövidlejáratú kölcsönök állományának csökkenését, külföldi pénzértékre szóló követelések és kötelezettségek mérleg-fordulónapi értékelésekor megállapított veszteség jellegű deviza árfolyam-különbözetek elszámolását, amennyiben a számviteli politika által lényegese eltérésként meghatározott összeget az összevont eltérés meghaladja, az immateriális javaknál és tárgyi eszközöknél elszámolt terven felüli értékcsökkenés miatt. A főkönyvi számlát meg kell bontani, hogy biztosítsa a módosított 217/1998. (XII.31) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről, 145. § (1) bekezdése és a 12. számú melléklet alapján a negyedévenkénti időközi mérlegjelentés összeállítását. Számlaösszefüggések 1. Január 1-jei nyitóérték könyvelése pozitív tőkeváltozás érték esetén
T491 – K412
2. Január 1-jei nyitóérték könyvelése negatív tőkeváltozás esetén
T412 – K 491
3. Az immateriális javak, tárgyi eszközök értékének növekedése, pénzforgalmi és pénzforgalom nélküli növekedés, (bruttó érték illetve térítésmentes átvétel esetében nyilvántartási érték, leltár T111, 121, 1311, 1321 többletnél, ajándék, adomány) K412 4. Térítésmentesen átvett immateriális javak és tárgyi eszközök átadóval kimutatott könyv szerint bruttó érték nyilvántartásba vétele
T111, 121, 1311, 1321 K412
5. Az értékcsökkenés nyilvántartásba vétele az átadónál kimutatott könyv szerinti értéken
T412 – K112, 122, 1312, 1322
6. Készletek állományváltozása, ha a záróérték nagyobb, mint a nyitóérték
T21-23, 25 – K412
7. Követelések állományváltozása, ha záróérték nagyobb, mint a nyitóérték
T28 – K412 43
8. Rövidlejáratú kötelezettségek állományváltozása, ha a záróérték kisebb, mint a nyitóérték
T441 – K412
9. Az immateriális javak, tárgyi eszközök bruttó értékének csökkenése T412 – K111, 121, 1311, 1321 10. Az immateriális javak, tárgyi eszközök értékcsökkenése
T412 – K112, 122, 1312, 1322
11. A készletek állományváltozása, ha a záróérték kisebb, mint a nyitóérték
T 412 – K21-23, 25
12. A követelések állományváltozása, a záróérték kisebb, mint a nyitóérték
T412 – K28
13. Behajthatatlan követelés tőkeváltozásként történő elszámolása
T412 – K596
14. Kötelezettségek állományváltozása, ha a záróérték nagyobb, mint a nyitóérték
T412 – K441
15. December 31-i záróérték könyvelése, pozitív tőkeváltozás esetén
T412 – K493
16. December 31-i záróérték könyvelése, negatív tőkeváltozás esetén
T493 – K412
A 412. Tőkeváltozás számla év végi egyenlege tartalmazza az alszámlák aggreált egyenlegét is. A könyvviteli mérlegben kimutatott tőkeváltozás meghatározásakor kell figyelembe venni minden olyan értékcsökkenést (immateriális javaknál, tárgyi eszközöknél a terven felüli értékcsökkenést is), és a terven felüli értékcsökkenés visszaírását, amely a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket érinti, és a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált.
42. TARTALÉKOK A tartalék a Múzeum előző évből, előző évekből származó pénzeszközeinek azon forrása, amelyet jóváhagyás után befektetett eszközök finanszírozására, illetve a folyó évi kiadások teljesítésére lehet fordítani. A Múzeum kincstári körbe tartozó központi költségvetési szerv, minek következtében költségvetési tartaléka előirányzat-maradvány. Az előirányzat-maradvány összetevői: Az előző években képződött maradvány fel nem használt része, valamint a felülvizsgálatkor jóváhagyott, nyilvántartásba vett maradvány.
44
-
A tárgyév előirányzat-maradványa a módosított előirányzatok és azok teljesítésének különbözeteként kimutatott kiadási megtakarítás (többlet), illetve bevételi lemaradás (többlet) összevonásának eredménye.
A felhasználható előirányzat-maradvány összegének megállapítása, a Kormányrendelet 3. számú mellékletében megadott módon történik, illetve a főkönyvi könyvelés adataiból származható. A minisztériumi szintű előirányzat-maradvány fejezeti felügyeleti jóváhagyása után, a felügyeleti szerv dönt a gazdálkodó szervek maradványáról. Ezen döntésben fenntartja az átcsoportosítás, elvonás jogát. A vállalkozási tevékenység maradványa is a tartalékok részét képezi, amelyet a Múzeum az alapító okirat megengedett százalékáig folytathat. (Jelenleg nem folytat vállalkozási tevékenységet.) A számlacsoporthoz tartozó számlák 424. 425. 426. 427. 428.
Előirányzat maradvány számla Alaptevékenység kiadási előirányzat teljesítésének elszámolása Alaptevékenység bevételi előirányzat teljesítésének elszámolása Vállalkozási tevékenység kiadási előirányzat teljesítésének elszámolása Vállalkozási tevékenység bevételi előirányzat teljesítésének elszámolása
424. Előirányzat-maradvány számla (Alap tevékenység, és kiegészítő) A főkönyvi számla az alaptevékenység ellátása során képződött előirányzat-maradvány kimutatására szolgál. Évszámmal ellátva kell vezetni. A tárgy évet követő év elején a 425. Alaptevékenység kiadási előirányzat teljesítésnek elszámolása és a 426. Alaptevékenység bevételi előirányzat teljesítésének elszámolás számlák egyenlegét a számlára át kell vezetni, jellegüknek megfelelően. A számla Követel oldalára könyvelendő: a nyitóegyenleg, a 425. Alaptevékenység kiadási előirányzat teljesítésének elszámolása számla Követel jellegű egyenlegének átvezetése, a 426. Alaptevékenység bevételi előirányzat teljesítésének elszámolása számla Követel jellegű egyenlegének átvezetése. A számla Tartozik oldalára könyvelendő: a 425. Alaptevékenység kiadási előirányzat teljesítésének elszámolása számla Tartozik jellegű egyenlegének átvezetése, a 426. Alaptevékenység bevételi előirányzat teljesítésének elszámolása számla Tartozik jellegű egyenlegének átvezetése, a felhasznált előirányzat-maradvány összege, különféle teljesítésére a tárgyévet követő évben,
45
a felhasznált előirányzat-maradvány befizetési kötelezettség teljesítése, teljesítést követően, év végén a számla egyenlegének zárása. Számlaösszefüggések 1. Január 1-jei nyitóérték 2. Alaptevékenység kiadási előirányzat teljesítésének elszámolása számla egyenlegének átvezetése. (Kiadási megtakarítás, illetve kiadási túlteljesítés esetén.) 3. Alaptevékenység bevételi előirányzat túlteljesítésének elszámolása számla egyenlegének átvezetése. (Bevételi túlteljesítés, illetve bevételi lemaradás esetén.) 4. Előirányzat-maradvány igénybevétele, pénzforgalom nélküli bevételként, közgazdasági osztályozás szerint 5. Előirányzat-maradvány igénybevétele pénzforgalom nélküli bevételként, funkcionális osztályozás szerint
T491 – K424 T425 – K424 vagy T424 – K425 T426 – K424 vagy T424 – K426 T424 – K9812 T999 – K9921
A tárgyévi előirányzat-maradvány megállapításához össze kell vetni: az alaptevékenység szakfeladataira tervezett módosított kiadási előirányzatot, a ténylegesen elszámolt, pénzforgalmilag teljesített kiadásokkal (kiadási megtakarítás), az alaptevékenység szakfeladataira tervezett módosított bevételi előirányzatot, a ténylegesen elszámolt, pénzforgalmilag teljesített bevételeket (bevételi lemaradás, bevételi túlteljesítés). 424. Előirányzat-maradvány számla (Vállalkozási tevékenység) A főkönyvi számla az vállalkozási tevékenység ellátása során képződött előirányzatmaradvány kimutatására szolgál. Évszámmal ellátva kell vezetni. A tárgy évet követő év elején a 427. Vállalkozási tevékenység kiadási előirányzat teljesítésnek elszámolása és a 428. Vállalkozási tevékenység bevételi előirányzat teljesítésének elszámolás számlák egyenlegét a számlára át kell vezetni, jellegüknek megfelelően. A számla Követel oldalára könyvelendő: a nyitóegyenleg, a 427. Vállalkozási tevékenység kiadási előirányzat teljesítésének elszámolása számla Követel jellegű egyenlegének átvezetése, a 428. Vállalkozási tevékenység bevételi előirányzat teljesítésének elszámolása számla Követel jellegű egyenlegének átvezetése. A számla Tartozik oldalára könyvelendő: a 427. Vállalkozási tevékenység kiadási előirányzat teljesítésének elszámolása számla Tartozik jellegű egyenlegének átvezetése,
46
a 428. Vállalkozási tevékenység bevételi előirányzat teljesítésének elszámolása számla Tartozik jellegű egyenlegének átvezetése, a felhasznált előirányzat-maradvány összege, különféle teljesítésére a tárgyévet követő évben, a felhasznált előirányzat-maradvány befizetési kötelezettség teljesítése, teljesítést követően, év végén a számla egyenlegének zárása. Számlaösszefüggések 1. Január 1-jei nyitóérték T491 – K424 2. Vállalkozási tev. kiadási előirányzat teljesítésének elszámolása számla egyenlegének átvezetése. T427 – K424 vagy (Kiadási megtakarítás, illetve kiadási túlteljesítés esetén.) T424 – K427 3. Vállalkozási tevékenység bevételi előirányzat túlteljesítésének elszámolása számla egyenlegének átvezetése. T428 – K424 vagy (Bevételi túlteljesítés, illetve bevételi lemaradás esetén.) T424 – K428 4. Előirányzat-maradvány igénybevétele, pénzforgalom nélküli bevételként, közgazdasági osztályozás szerint T424 – K9812 5. Előirányzat-maradvány igénybevétele pénzforgalom nélküli bevételként, funkcionális osztályozás szerint T999 – K9921 A tárgyévi előirányzat-maradvány megállapításához össze kell vetni: a vállalkozási tevékenység szakfeladataira tervezett módosított kiadási előirányzatot, a ténylegesen elszámolt, pénzforgalmilag teljesített kiadásokkal (kiadási megtakarítás), a vállalkozási tevékenység szakfeladataira tervezett módosított bevételi előirányzatot, a ténylegesen elszámolt, pénzforgalmilag teljesített bevételeket (bevételi lemaradás, bevételi túlteljesítés). 425. Alaptevékenység kiadási előirányzat teljesítésének elszámolása A főkönyvi számla vezetésének célja: a kiadási megtakarítás, a kiadási túlteljesítés elszámolása. A számla Tartozik oldalára könyvelendő a 712. Alaptevékenységek kiadási előirányzat teljesítése számlák, az alaptevékenység szakfeladatokra teljesített kiadások év végi egyenlege. Követel oldalára kell könyvelni a 711. Alaptevékenység kiadásainak funkcionális előirányzata számlák, az alaptevékenységi szakfeladatok előirányzatainak év végi egyenlegét. A vállalkozási tevékenységnél, ez a 2008. évtől kerül átvezetésre. Számlaösszefüggések 1. Alaptevékenységi szakfeladatok kiadási előirányzat számláinak év végi egyenleg átvezetése
T711 – K425 47
2. Alaptevékenység kiadásainak funkcionális előirányzat teljesítési számla év végi egyenleg átvezetése T425 – K712 3. Következő évben a számla egyenlegének átvezetése T425 – K424 vagy T424 – K425 426. Alaptevékenység bevételi előirányzat teljesítésének elszámolása A főkönyvi számla vezetésének célja: a bevételi lemaradás, a bevételi túlteljesítés elszámolása. A számla Tartozik oldalára kell könyvelni a 9911. Alaptevékenység bevételeinek funkcionális előirányzata számlák, az alaptevékenységi szakfeladatok előirányzatainak év végi egyenlegét. A számla Követel oldalán kell rögzíteni a 9921. Alaptevékenység bevételeinek funkcionális előirányzata teljesítés számlák, az alaptevékenység szakfeladatokra befolyt bevételek év végi egyenlegét. Számlaösszefüggések 1. Alaptevékenységi szakfeladatok bevételi előirányzat számláinak év végi egyenleg átvezetése 2. Alaptevékenységi szakfeladatok bevételi előirányzat teljesítési számláinak év végi egyenleg átvezetése 3. Következő évben átvezetés bevételi lemaradás esetén bevételi túlteljesítés esetén
T426 – K9911 T9921 – K426 T424 – K426 T426 – K424
44. RÖVID LEJÁRATÚ KÖTELEZETTSÉGEK A kötelezettség: szállítási, szolgáltatási, egyéb szerződésből eredő, a szállító, vállalkozó, szolgáltató által, azaz a szerződött fél által teljesített, a Múzeum által elismert, pénzbeli fizetési tartozás. A kötelezettségek idegen források, azaz olyan tartozások, amelyeknek fedezete a saját tőke. Az éves költségvetési beszámoló könyvviteli mérlegében az áruszállításból, a szolgáltatás teljesítésből származó, általános forgalmi adót is tartalmazó forintban teljesítendő kötelezettségeket az elismert, számlázott összegben, a devizában teljesítendő kötelezettségeket a számviteli törvény 60. §-a szerinti árfolyamon – forintra átszámított összegben kell kimutatni mindaddig, amíg azt ki nem egyenlítették. A kötelezettségek a számviteli előírások szerint lehetnek: -
egy éven túli lejárat esetén: hosszú lejáratúak, egy éven belüli lejárat esetén: rövid lejáratúak.
48
A kötelezettségekhez kapcsolódóan olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből naprakészen kiolvashatók azok legfőbb jellemzői. Negyedévente az analitikus nyilvántartás alapján a nyilvántartott kötelezettségeket meg kell állapítani és az állományváltozásnak megfelelően, a különbözetet könyvelni kell. Év végén a kötelezettség állományát leltározás alapján kell megállapítani. A rövid lejáratú kötelezettség a Múzeum által egy éven belüli kiegyenlítendő tartozásokat jelenti, így nem jelent tartós finanszírozási forrást. A rövidlejáratú kötelezettségek közül a belföldi és külföldi szállítókat, valamint az egyéb rövid lejáratú kötelezettségeket kell nyilvántartani. A vezetett számlák 441.
442.
Belföldi szállítók 441421
Tárgyévi költségvetést terhelő folyó évi felhalmozási szolgáltatáshoz kapcsolódó belföldi egyéb szállítók állománya
441422
Tárgyévi költségvetést terhelő folyó évi működési szolgáltatáshoz kapcsolódó belföldi egyéb szállítók állománya
Európai Uniós tagország szerinti (EU-s) külföldi szállítók 442420
443.
Tárgyévi költségvetést terhelő folyó évi EU-s külföldi egyéb szállítók állománya
Nem Európai Uniós ország szerinti (Nem EU-s) külföldi szállítók 443420
Tárgyévi költségvetést terhelő folyó évi nem EU-s külföldi egyéb szállítók állománya
441. Belföldi szállítók A főkönyvi számla a Múzeum beruházási és egyéb szállítókkal szembeni – áruszállításból, valamint szolgáltatásnyújtásból származó – elismert tartozásai állományának kimutatására szolgál. Ezen főkönyvi számlán: a) nem kell év közben tételesen, folyamatosan könyvelni, b) analitikus feladások alapján, negyedévenként kell a változásokat rögzíteni, c) a belföldi szállítók általános fogalmi adót is tartalmazó értékét kell állományváltozásként feljegyezni, d) a főkönyvi számlán belül elkülönítetten kell kimutatni a tárgyévi költségvetést terhelő (előző évi, folyó évi) és a tárgyévet követő évi költségvetést terhelő szállítói kötelezettségeket év végén, e) év végén az állományváltozást a negyedik negyedévi nyitó érték különbözete alapján kell feljegyezni.
49
A számla Követel oldalán kell feljegyezni: a nyitóegyenleget, negyedévenként, év végén az állományváltozást, ha az növekedés. A számla Tartozik oldalán kell feljegyezni: negyedévenként, év végén az állományváltozást, ha az csökkenés, év végén a számla egyenlegének zárását. Év végén a kiegyenlítetlen, de elismert számlákról célszerű kimutatást készíteni, amely legalább az alábbiakat tartalmazza: a számla sorszámát, a szállító megnevezése, a számla kelte, a számla általános forgalmi adót is tartalmazó összege, a számla kiegyenlítésének határideje, a számlák együttes összege. Év végén a mérleg összeállítását megelőzően a szállítókkal szembeni kötelezettséget leltározni kell. A kötelezettségek leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani, ami a szállítókkal szembeni kötelezettség esetén a vonatkozó számlákkal és az egyenlegközlő levelekkel való egyeztetést jelenti. Az egyeztetéskor mutatkozó különbözeteket az éves beszámoló elkészítése előtt tisztázni kell. A rendezés érdekében lehetőség szerint ismételten meg kell keresni a szállítót írásban vagy szóban. Számlaösszefüggések (összefoglaló jellegű ismertetés értelemszerűen alkalmazandó a jelzett alszámlákra) 1. Január 1-jei belföldi szállítói kötelezettségek nyitóértéke
T491 – K441
2. Negyedév végén, év végén az állományváltozás feljegyzése szállítói tartozás előírása T4123 – K441 3. Negyedév végén, év végén az állományváltozás feljegyzése szállítói tartozás kiegyenlítése T441 – K4122 4. December 31-én a számla zárása
T441 – K493
442. Európai Uniós tagország szerinti (EU-s) külföldi szállítók 443. Nem Európai Uniós ország szerinti (Nem EU-s) külföldi szállítók A számlán kell kimutatni a gazdálkodó szerveknek az import beszerzésekhez és az importszolgáltatás igénybevételéhez kapcsolódó, külföldi pénzértékre szóló tartozások forint értékét.
50
A külföldi pénzértékre szóló tartozások forintértékének meghatározásakor a deviza számlát kezelő – választott – hitelintézet által meghirdetett devizavételi és deviza eladási árfolyamának átlagán, vagy a Magyar Nemzeti Bank hivatalos – közzétett deviza árfolyamán kell figyelembe venni. A leírtakról eltérő árfolyam választása – a Számvitelről szóló tv. alapján – a számviteli politikában rögzítettek szerint történhet. A főkönyvi számla vezetésének általános szabályai megegyeznek a 441. Belföldi szállítók számla ismertetésénél leírtakkal. Az év végi mérleg fordulónapjára vonatkozó deviza árfolyamon átszámított forintértéken kell a kötelezettségeket a mérlegben kimutatni, amennyiben a külföldi pénzértékére szóló kötelezettségek mérleg fordulónapi devizaárfolyamon átszámított forintértéke közötti különbözetnek a külföldi pénzértékre szóló kötelezettségekre gyakorolt hatása a Múzeum számviteli politikájában meghatározottak szerint jelentős összegűnek minősül. A különbözeteket az egyes kötelezettségekre külön-külön kell kiszámítani, majd azok előjelhelyes összevont értéke alapján kell a jelentős összegnek megfeleltetni. Amennyiben a jelentős összeget meghaladja az együttes eltérés, kötelezettségként kell nyilvántartásba venni a 412. Tőkeváltozás számlával szemben. Számlaösszefüggések 1-3. pont értelemszerűen megegyezik a 441. Belföldi szállítók számlavezetésénél leírtakkal. 4. Külföldi pénzértékre szóló kötelezettségek mérleg fordulónapi devizaárfolyamon átszámított forintértéke és a könyv szerinti értéke közötti különbözet könyvelése, amennyiben a devizaárfolyam növekedett.
T412 – K442, K443
5. Árfolyam különbözet könyvelése ha a devizaárfolyam csökkent
T442, T443 – K412
6. December 31-én a számla zárása
T441 – K493 T442 – K493 T443 – K493
46.
TÁMOGATÁSOK, KIEGÉSZÍTÉSEK ÉS MŰKÖDÉSI, FELHALMOZÁSI CÉLRA VÉGLEGESEN ÁTVETT PÉNZESZKÖZÖK ÉS FEJEZETI ELSZÁMOLÁSOK
A számlacsoport számláin (463-464-465.számlák) tartja nyilván a Múzeum az államháztartáson belülről származó működési és felhalmozási célra véglegesen átvett pénzeszközöket. Ezen bevételek a 91-98. számlacsoportban nem jelennek meg. A számlacsoport főkönyvi számláit úgy kell megbontani, hogy a tagolás biztosítsa: a működési, felhalmozási célú támogatásértékű bevételek külön nyilvántartását (jelzése a 3. pozícióban), az előző évi előirányzat-maradvány támogatás (jelzése a 5. pozícóban) külön nyilvántartását,
51
az előirányzat és előirányzat teljesítési számlák elkülönült feljegyzését, jelzése a 4. pozícióban. Bár ezen pénzeszközökkel kapcsolatosan visszafizetési kötelezettség nincsen, részletező nyilvántartásukat vezetni kell. Vezetett számlák 463. 464. 465.
Előző évi előirányzat-maradvány, pénzmaradvány átvétele Működési célú támogatásértékű bevételek elszámolása Felhalmozási célú támogatásértékű bevételek elszámolása
A számlák belső bontása a számlatükörben részletezettek szerint – értelemszerűen – alkalmazandó. 479.
Támogatásértékű bevétel, átvett pénzeszköz, egyéb kiegészítések átvezetési számla
463. Előző évi előirányzat-maradvány, pénzmaradvány átvétele 464. Működési célú támogatásértékű bevételek elszámolása 465. Felhalmozási célú támogatásértékű bevételek elszámolása Az előirányzatok könyvelése, és azok teljesítésének nyilvántartásba vétele közgazdasági osztályozás szerinti rögzítést jelent ezeken a számlákon. Kapcsolódóan funkcionálisan a vonatkozó szakfeladatra is könyvelni kell mind az előirányzat, mind annak teljesítését. Jelzése a 4. pozícióban. A számlákat úgy kell tovább bontani, hogy az elemi költségvetés szerkezetének megfelelő tagolásban (jelzése az 5. pozícióban) mutassa a fejezeti kezelésű előirányzatból, elkülönített állami pénzalapoktól véglegesen átvett pénzeszközök értékét. Számlaösszefüggések 1. Működési és felhalmozási célra átvett pénzeszközök eredeti előirányzat közgazdasági osztályozás szerint 2. Bevételi előirányzatot növelő tételek, közgazdasági osztályozás szerint 3. Bevételi előirányzatot csökkentő tételek, közgazdasági osztályozás szerint
T4641, 4651 – K498
T4631, 4641, 4651 – K497
T497 –K4631, 4641, 4651
4. Működési és felhalmozási célra átvett pénzeszközök
52
előirányzatként funkcionális osztályozás szerint 5. Bevételi előirányzat számlák év végi zárása, közgazdasági osztályozás szerint
T9911 – K479
T496 – K4631, 4641, 4651
6. Működési és felhalmozási célra átvett pénzeszközök bevételként, közgazdasági osztályozás alapján való könyvelése
T3311 – K4632, 4642, 4652
7. Működési és felhalmozási célra átvett pénzeszközök bevételként, funkcionális osztályozás szerint
T479 – K9921
8. Év végi zárás, közgazdasági osztályozás szerint
479.
T4632, 4642, 4652 – K479
Támogatásértékű bevétel, átvett pénzeszköz, egyéb kiegészítések átvezetési számlája
Technikai számlaként szolgálja a 46. számlacsoport közgazdasági osztályozás szerint elszámolt bevételeinek az alaptevékenység megfelelő szakfeladati számlára vezetését. A bevételi számlák átvezetése után a számlának nem lehet egyenlege. Számlaösszefüggések 1. Véglegesen átvett pénzeszköz, működési, felhalmozási célra, államháztartáson belülről, kívülről
T479 – K9921
2. Átvett pénzeszközök előirányzat teljesítése számlák év végi zárása, az egyenleg átvezetése
T4632, 4642, 4652 – K479
48.
FÜGGŐ, ÁTFUTÓ ÉS KIEGYENLÍTŐ BEVÉTELEK
A függő, átfutó és kiegyenlítő bevételek számlacsoport számláin a Múzeumban olyan pénzeszközök elszámolását kell kimutatni, amelyeknek rendeltetése tisztázatlan, vagy olyan feladat ellátásával kapcsolatos, amelynek bevételi előirányzata – ide nem értve a nem társadalombiztosítási alapokat terhelő ellátásokat – nem szerepel a költségvetés bevételi jogcímei között. Amennyiben a rendezés a tárgyévet követő évben bevételként történik, akkor azt ezen számlacsoport és a megfelelő bevételi jogcím között kell könyvelni. A számlacsoport számláinak bontása elkülönítetten mutatja: az előirányzat-felhasználási keretszámlát, az idegen pénzeszközök bankszámláit érintő tételeket (481-483. Költségvetési elszámolásokat érintő függő, átfutó és kiegyenlítő bevételek), a függő, átfutó és kiegyenlítő bevételek állományát és forgalmát, a függő, átfutó és kiegyenlítő bevételek előző évet érintő és a tárgyévet érintő tételeit.
53
A forgalmi számlák Követel oldalán kell könyvelni a bevételek keletkezését, Tartozik oldalon azok rendezését, tisztázását, illetve jellegüknek megfelelően az év végi záróegyenleget az állományi számlára való étvezetéskor. Az állományi számlák Követel oldalán kell könyvelni a függő, átfutó, kiegyenlítő bevételek nyitó állományát, Tartozik oldalon az év végi záróállomány, illetve a zárlati munkák keretében a jellegének megfelelő forgalmi számlák egyenlegének étvezetését. A függő, átfutó, kiegyenlítő bevételek analitikus nyilvántartásainak kialakítási szempontjai a 39. számlacsoportnál megfogalmazottakkal kell összehangolni, úgy, hogy a havonkénti adatszolgáltatás információs igényét is kielégítse. Alkalmazott számlák 481. 482. 483.
Költségvetési függő bevételek Költségvetési átfutó bevételek Költségvetési kiegyenlítő bevételek
481. Költségvetési függő bevételek Függő bevételként kell elszámolni azon bevételt, amelynek: tartalma nem ismert, tartalma ismert, de tévedésből származó. A függő bevétel tisztázásakor visszautalással, vagy bevételi térítményezéssel kell a valós elszámolást kialakítani. A tisztázás főkönyvi könyvelésével egyidejűleg annak hatását az analitikus nyilvántartási rendszerben is rögzíteni kell. Függő bevételként kell könyvelni: téves, kétszeri átutalásokat, tisztázatlan, a felmerülése idejében nem azonosítható bevételeket. A főkönyvi elszámolása: a 48111. Költségvetési függő bevételek állománya és a 48112. Költségvetési függő bevételek forgalma alszámlák szolgálnak. Számlaösszefüggések I. Állományi számlát érintő események 1. Január 1-jén a költségvetési függő bevételek nyitóegyenlege T491 – K4811 2. A forgalmi számla egyenlegének átvezetése év végén
T48111 – K48112 vagy T48112 – K48111
3. Az állományi számla zárása
T48111 – K493
54
II. Forgalmi számlát érintő események 1. Beérkezett költségvetési függő bevétel
T3311 – K48112
2. Költségvetési függő bevétel elutalása
T48112 – K3311
3. Költségvetési függő bevétel elszámolása megfelelő bevételként, közgazdasági osztályozás szerint
T48112 – K46, 91-98
4. Költségvetési függő bevétel elszámolása megfelelő bevételként, funkcionális osztályozás szerint
T Megfelelő átvezetési számla - K9921
5. Költségvetési függő bevétel forgalmi számla egyenlegének állományi számlára való vezetése
T48111 – K48112 vagy T48112 – K48111
482. Költségvetési átfutó bevételek Átfutó bevételként kell elszámolni azon bevételt, amely lebonyolítás jellegű, traszfer tétel, vevőtől kapott előleg. Elszámolása a függő bevételek elszámolásával azonosan történik. 483. Költségvetési kiegyenlítő bevételek A számla az előirányzat-felhasználási keretszámla és a pénztár közötti tételek, valamint kincstári számlák közötti pénzmozgások elszámolását szolgálja. Alkalmazásra kerül: házipénztárba való készpénz felvét, egyéb költségvetési kiegyenlítő bevétel bontásban. Számlaösszefüggések I. Állományi számlákat érintő gazdasági események A 481. Költségvetési függő bevételek elszámolásával azonosan II. Forgalmi számlákat érintő gazdasági események 1. Készpénz felvét a házipénztárba előirányzat felhasználási keretszámláról
T311 – K48312
2. Kincstári értesítő megérkeztekor a készpénz felvét összegének megfelelően
T48312 – K3311
3. Év végén a számla egyenlegének állományi számlára való vezetése
T48312 – K48311 vagy T48311 – K48312
55
49. ÉVI MÉRLEGSZÁMLÁK A számlacsoport számlái technikai jellegűek: az év eleji nyitást segítők: 491. Nyitómérleg számla 492. Mérlegrendezési számla az év végi zárást segítők: 493. Zárómérleg számla 496. Előirányzatok zárlati számla 497. Előirányzatok évközi elszámolása 498. Eredeti előirányzatok nyitó elszámolása 499. Pénzforgalom nélküli költségvetési bevételek és kiadások sajátos elszámolása Számlaösszefüggések 1. Eszközök nyitó egyenlegének könyvelése
T1., 2., 3. – K491
2. Értékcsökkenés, források nyitó egyenlegének könyvelése
T491 – K1.(É.cs.), 4.
3. Eszközök záróegyenlegének könyvelése
T493 – K1., 2., 3.
4. Értékcsökkenés, források záróegyenlegének könyvelése
T1.(É.cs.), 4. – K493
5. Eredeti bevételi előirányzatok nyitó elszámolása közgazdasági osztályozás szerint
T4,9 – K498
6. Eredeti kiadási előirányzatok nyitó elszámolása közgazdasági osztályozás szerint
T498 – K1,5
7. A bevételi előirányzatok közgazdasági osztályozás szerinti zárása
T496 – K1-4., 91-98.
8. A kiadási előirányzatok közgazdasági osztályozás szerinti zárása
T1-5. – K496
5. SZÁMLAOSZTÁLY KIADÁSOK ELŐIRÁNYZATA ÉS ELŐIRÁNYZAT TELJESÍTÉSE (KÖZGAZDASÁGI OSZTÁLYOZÁS SZERINT) Az 5. számlaosztály tartalmazza a működési költségvetés előirányzat csoportban megtervezett előirányzatok és az előirányzatok terhére ténylegesen teljesített kiadások közül: a személyi juttatásokat a munkaadókat terhelő járulékokat a dologi kiadásokat kiemelt előirányzatokat.
56
A kiemelt előirányzatok könyvelése – mind az előirányzatoké, mind azok teljesítéséé – kiadás nemenként, azaz közgazdasági osztályozás szerint történik a számlaosztályon belül. Az előirányzatokat és a kiadásokat az éves elemi költségvetésben meghatározott szerkezeti tagoláshoz illeszkedően kell kimutatni a közgazdasági osztályozási rendnek megfelelően. Az 1-5. számlaosztályokban és a 7. Tevékenységek kiadásai számlaosztályokban kimutatott kiadási előirányzatoknak, illetve teljesített kiadásoknak meg kell egyezniük, kivéve a függő, átfutó kiegyenlítő kiadásokat. A Múzeum döntése alapján a folyó (működési) kiadásokat először az 5. számlaosztályban könyveli a Múzeum, másodlagosan pedig a 7. számlaosztályban. Az előirányzat-módosításokról olyan analitikát kell vezetni, amely biztosítja az előirányzatmódosítások hatáskörönkénti kimutatását; Országgyűlés, Kormány, felügyeleti szerv, intézményi hatásköri bontásban. Az 5. számlaosztály előirányzati számláinak Követel oldalán kell feljegyezni az eredeti előirányzatot és a növelő hatású előirányzat módosításokat; Tartozik oldalán kell feljegyezni az előirányzat csökkenéseket, az előirányzati számla záró egyenlegét év végi átvezetésnél. Az 5. számlaosztály előirányzat teljesítési számláinak Tartozik oldalán kell feljegyezni a teljesített kiadásokat, Követel oldalán a kiadáshelyesbítő tételeket, valamint az év végi záróegyenlegét. (Az 59. technikai számlacsoport kivételével.) A számlaosztály főkönyvi számlaszám szerkezetének általános tagolása: 1. pozíció számlaosztály 2. pozíció kiemelt előirányzat 3. pozíció kiemelt előirányzaton belüli kiadás fajta 4. pozíció előirányzat („1”) vagy előirányzat teljesítés („2”) 5-8. pozíció a fejezeten belül kialakított egységes alábontás. A számlaosztály számláin a kiadásokat a Kincstár értesítése, pénztárbizonylat, belső bizonylat feladás alapján kell feljegyezni.
51-52. SZEMÉLYI JUTTATÁSOK A Múzeum által a munkavállalók részére kifizetett minden jövedelmet személyi juttatásként kell elszámolni.
57
A személyi juttatások magukba foglalják: a rendszeres és nem rendszeres személyi juttatások, és a külső személyi juttatások körét. A számlacsoportokban ki kell mutatni mind előirányzataikat, mind azok teljesítését. A személyi juttatásokhoz kapcsoltan olyan analitikus nyilvántartási rendet kell kialakítani, amely alkalmas munkavállalónként: az azonosító adatok rögzítésére, a számlatükörben kialakított mélységben a kifizetett jövedelemtípusok rögzítésére, alapot képez a feladások elkészítéséhez.
51. RENDSZERES ÉS NEM RENDSZERES SZEMÉLYI JUTTATÁSOK Teljes és részmunkaidőben (alap és vállalkozási tevékenység-amennyiben van ilyen) rendszeres személyi juttatásként kell elszámolni a törvényekben meghatározott: alapilletményét, illetmény kiegészítését, nyelvpótlékot, egyéb kötelező és feltételtől függő pótlékát, költségtérítését és juttatását, közalkalmazotti bérrendszer alá tartozó részletezés szerint. Nem rendszeres juttatásként kell elszámolni a teljes, illetve részmunkaidőben foglalkoztatottak számára jogszabályokban, kollektív szerződésben meghatározott juttatásokat: munkavégzéshez kapcsolódó juttatások (jutalom, túlóra, ügyeleti díj, stb.), kereset kiegészítés, sajátos juttatások (végkielégítés, jubileumi jutalom, napidíj, stb.), költségtérítések és hozzájárulások, szociális jellegű juttatások, állományba tartozók különféle nem rendszeres juttatásai. 511. Rendszeres személyi juttatások A számlacsoport számlái, alszámlái – a számlatükör szerinti bontásban – az alábbi rendszeres személyi juttatások nyilvántartására szolgálnak. Alapilletmény Besorolási fokozatnak megfelelő illetmény, munkáltatói döntésen alapuló illetmény, további végzettség alapján járó illetmény. Közalkalmazottaknak járó 13. havi illetmény
58
Illetménypótlék Jogszabály illetve Kollektív szerződés alapján (havi rendszerességgel) fizetendő. Ilyenek: Nyelvpótlék, címpótlék, tudományos, vezetői, egészségkockázati pótlék valamint egyéb feltételtől függő pótlékok és juttatások a Kjt-ben és a kapcsolódó jogszabályokban szabályozott egyéb feltételtől függő pótlékok. 512. Munkavégzéshez kapcsolódó juttatások A számlán kell elszámolni azon illetmény fajták előirányzatát és előirányzat teljesítését, amelyek nem rendszeres juttatásként minősülnek. Jutalom: normatív (jogszabályban biztosított jutalom) teljesítményhez kötött Tervezett előirányzatból fel nem használt felszabaduló előirányzatból, előirányzatmaradványból kifizetett juttatás feltételét és mértékét a Kollektív Szerződés rögzíti. Túlóra Többletszolgálat pénzbeni megváltása. Jogszabályban meghatározott esetekben és mértékben fizethető közalkalmazottak részére. Helyettesítés Jogszabályok által meghatározott módon fizethető. Egyéb munkavégzéshez kapcsolódó juttatások szabadság megváltás, itt kell elszámolni a közalkalmazottaknak jogszabály szerint fizetett kereset kiegészítés összegét, tervezni a kereset kiegészítés fedezete soron kell. 513. Foglalkoztatottak sajátos juttatásai A számlán kell elszámolni az alábbiakban jelzett kiadás tartalmak előirányzatát és előirányzat teljesítését az elemi költségvetés részletezésének megfelelő alszámla bontásban, illetve azon belüli részletezettséggel. Végkielégítés Jogszabályban meghatározottak szerint kell nyújtani.
Jubileumi jutalom Jogszabályban meghatározottak szerint kell nyújtani.
59
Napidíj A belföldi és a külföldi kiküldetés idejére szóló napidíj összege. A kiküldetéssel kapcsolatos egyéb kiadásokat nem itt, hanem a dologi kiadások között kell elszámolni. Bontani kell belföldi és külföldi napidíjra. Biztosítási díjak Ezen számlán kell elszámolni a munkavállalók javára a munkáltató által kötött (és fizetett) különböző típusú biztosítások díjait, az önkéntes kölcsönös biztosító pénztáraknak – a munkavállalók részére – átutalt munkáltatói hozzájárulás, adomány összegét, a magánnyugdíj rendszer keretében a munkavállaló magánnyugdíj tagdíjának kiegészítését. Egyéb sajátos juttatások A közalkalmazotti munkavállalót betegsége meghatározott idejére megillető juttatás (betegszabadság). 514. Személyhez kapcsolódó költségtérítések és hozzájárulások A főkönyvi számlát az alábbi alszámla bontásban az előirányzatok és azok teljesítésének feljegyzésével kell vezetni. A szakmai tevékenységhez kapcsolódó munka- és védőruha beszerzésének kiadásait a dologi kiadások között kell tervezni és elszámolni. Közlekedési költségtérítés Ezen a számlán kell tervezni és elszámolni a munkába-járással kapcsolatos utazási költségtérítéseket. Étkezési hozzájárulás Ezen a számlán a jogszabályban meghatározott étkezéshez nyújtott munkáltatói hozzájárulást kell tervezni és elszámolni. Ez Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeumban étkezési jegy formájában valósul meg. Egyéb költségtérítés és hozzájárulás Ezen a számlán kell elszámolni az állományba tartozó teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállalók részére fizetendő, az előzőekben nem nevesített költségtérítéseket és hozzájárulásokat. Lakossági folyószámlára utalt illetmény részbeni kiadásának megtérítése. 515. Szociális jellegű juttatások Ezen a számlán kell tervezni és elszámolni a munkavállalók részére kifizetett szociális jellegű juttatásokat, mint egyszeri szociális segély, temetési segély, beiskolázási segély, szülési segély, iskolakezdéshez adott munkáltatói támogatás.
60
516. Részmunkaidőben foglalkoztatottak juttatásai A nem teljes munkaidőben foglalkoztatottak juttatásait kell ezen a főkönyvi számlán tervezni és elszámolni. Részmunkaidőben foglalkoztatottnak az a dolgozó minősül, akinek a kötelező munkaideje a munkavállaló és a munkáltató közötti megállapodás szerint nem éri el a munkakörre egyébként előírt munkarend szerinti kötelező teljes munkaidőt. A főkönyvi számlát tovább kell bontani a teljes munkaidős foglalkoztatottak tartalmának megfelelően. 517. Állományba tartozók különféle nem rendszeres juttatásai Tiszteletdíj, szerzői díj, honorárium Ezen a számlán kell tervezni és elszámolni a saját munkavállalónak fizetett tiszteletdíjat, szerződi díjat, honoráriumot, stb. Egyéb különféle nem rendszeres személyi juttatás Ezen a számlán kell tervezni és elszámolni az előbbiekben nem nevesített, de a teljes munkaidőben foglalkoztatottak részére fizetendő – keresetbe nem tartozó – nem rendszeres személyi juttatásokat (például: pályakezdők támogatása, stb.).
52. KÜLSŐ SZEMÉLYI JUTTATÁSOK Ezen a soron kell tervezni és elszámolni: a saját dolgozónak nem a munkaköréhez tartozó munkavégzése keretében végzett tevékenységéért fizetett díjazást (megbízási díj), a nem saját dolgozónak munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében fizetett megbízási díjat, tiszteletdíjat, honoráriumot, stb, alkalmi munka keretében fizikai munkavállalók (külső munkavállaló) részére fizetett juttatásokat, felmentési idejét töltő munkavállaló részére a munka alóli tényleges felmentés napját követően a felmentési idő végéig kifizetett személyi juttatás összegét. Megbízási díj kifizetésére csak a költségvetési szerv és a megbízott között a feladatra vonatkozóan előzetesen kötött megbízási szerződés alapján kerülhet sor. Számlaösszefüggések A rendszeres és nem rendszeres valamint a külső személyi juttatások előirányzati és előirányzat teljesítési számláira vonatkozóan azonos számlaösszefüggések teljesülnek. Az alkalmazandó számlaösszefüggések az 51-52. számlacsoportok főkönyvi számláihoz kapcsoltan kerülnek bemutatásra alszámla mélységben tételes „ötös” elszámolás feltételezése mellett. Az összefüggéseket a számlatükör bontás mélységének megfelelően kell alkalmazni.
61
I. Előirányzatok könyvviteli feljegyzése 1. Rendszeres személyi juttatások eredeti előirányzat, az elemi költségvetés alapján, közgazdasági osztályozás szerint
T497 – K51-52
2. Rendszeres személyi juttatások eredeti előirányzat, az elemi költségvetés alapján, funkcionális osztályozás szerint
T497 – K711
3. Rendszeres személyi juttatások előirányzatának növekedése, közgazdasági osztályozás szerint
T497 – K51-52
4. Rendszeres személyi juttatások előirányzatának növekedése, funkcionális osztályozás szerint
T497 – K711
5. Rendszeres személyi juttatások előirányzat csökkentése, közgazdasági osztályozás szerint
T51-52 – K497
6. Rendszeres személyi juttatások előirányzat csökkentése, funkcionális osztályozás szerint
T711 – K497
7. Év végi zárás keretében az egyenleg átvezetése, közgazdasági osztályozás szerint
T51-52 – K496
8. Év végi zárás keretében az egyenleg átvezetése
T711 – K425
II. Előirányzatok teljesítésének könyvviteli feljegyzése A könyvviteli feljegyzések alapbizonylata a kincstári értesítő, pénztárbizonylat, belső bizonylat. 1. Rendszeres személyi juttatások kifizetése
T39212 – K3311
2. Egészségbiztosítási és nyugdíjjárulék elutalása
T39212 – K3311
3. Levont személyi jövedelemadó elutalása
T39212 – K3311
4. Levont szakszervezeti, érdekképviseleti tagdíj
T39212 – K3311
5. Különféle más, a rendszeres személyi juttatásokból levont jogcímek elutalása
T39212 – K3311
6. Illetményelőleg levonásának rendezése
T39212 – K39222
7. Bruttó személyi juttatás könyvelése feladás alapján közgazdasági osztályozás szerint
T51-52 – K39212
8. A dolgozó részére kifizetett utazási és étkezési költségtérítés 9. Bruttó személyi juttatás könyvelése
T514–K311
62
funkcionális osztályozás szerint
T712 – K599
10. Személyi juttatások számlák és végi zárása: a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T599 – K51-52 T425 – K712
53. MUNKAADÓKAT TERHELŐ JÁRULÉKOK A számlacsoportban kell kimutatni (alap és vállalkozási tevékenység) a személyi juttatások után elszámolt: társadalombiztosítási járulékot, munkaadói járulékot, egészségügyi hozzájárulást, táppénz hozzájárulást. Fenti tartalmak külön főkönyvi számlán való megjelenését biztosítani kell, mind előirányzat, mind előirányzat-teljesítés szempontjából. 531. Társadalombiztosítási járulék A Múzeum ezen a számlán tervezi és számolja el a foglalkoztatott biztosított részére a biztosítási kötelezettséggel járó jogviszonyalapján kifizetett, elszámolt, járulékalapot képező jövedelem után a kötelező társadalombiztosítási rendszerbe fizetett egészségbiztosítási és nyugdíjbiztosítási járulékot. 532. Munkaadói járulék A Múzeum ezen a számlán tervezi és számolja el a Munkaerőpiaci Alap részére az általa személyi juttatásként elszámolt, és a munkavállalónak munkaviszonya alapján kifizetett bruttó személyi juttatás meghatározott százalékát. A százalék rögzítése jogszabályban történik. 533. Egészségügyi hozzájárulás A főkönyvi számla a megnevezett adó jellegű fizetési kötelezettség előirányzatának és előirányzat teljesítésének nyilvántartására szolgál. Foglalkoztatottak száma és egyes jövedelmek után fizetendő. A fizetendő összeg alapját és mértékét a törvény határozza meg. 534. Táppénz hozzájárulás A foglalkoztatott biztosított keresőképtelensége, kórházi ápolása időtartamára folyósított táppénz egyharmadának előirányzata és annak teljesítése számolandó el a főkönyvi számlán. 63
Számlaösszefüggések Az 53. számlacsoporton belüli munkaadókat terhelő járulékok kötelező számlaösszefüggései azonosak, így bemutatásukra az 531. Társadalombiztosítási számla számlaösszefüggései szolgálnak. I. Előirányzatok könyvviteli feljegyzése 1. Társadalombiztosítási járulék eredeti előirányzata, elemi költségvetés alapján, közgazdasági osztályozás szerint
T498 – K5311
2. Társadalombiztosítási járulék eredeti előirányzata, elemi költségvetés alapján, funkcionális osztályozás szerint
T498 – K711
3. Társadalombiztosítási járulék eredeti előirányzatának növelése, közgazdasági osztályozás szerint
T497 – K5311
4. Társadalombiztosítási járulék eredeti előirányzatának növelése, funkcionális osztályozás szerint
T497 – K711
5. Társadalombiztosítási járulék eredeti előirányzatának csökkenése, közgazdasági osztályozás szerint
T5311 – K497
6. Társadalombiztosítási járulék eredeti előirányzatának csökkenése, funkcionális osztályozás szerint
T711 – K497
7. Év végi zárás keretében a számla egyenlegének átvezetése a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T5311 – K496 T711 – K425
II. Előirányzatok teljesítésének könyvviteli feljegyzése 1. A személyi juttatások után ténylegesen teljesített társadalombiztosítási járulék
T392122–K3311
2. Társadalombiztosítási járulék teljesített kiadásának elszámolása a feladás alapján közgazdasági osztályozás szerint
T5312– K392122
3. Társadalombiztosítási járulék teljesített kiadásainak elszámolása, funkcionális osztályozás szerint
T712 – K599
4. Év végi zárás keretében a számla egyenlegének átvezetése a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T599 – K5312 T425 – K712
64
54 - 56. DOLOGI KIADÁSOK A dologi kiadások számlacsoportokban kell elszámolni: minden anyag, áru, göngyöleg beszerzésére fordított kiadást, függetlenül attól, hogy azt a Múzeum azonnal felhasználja vagy későbbi felhasználás céljából raktározza, a 100 ezer forint egyedi beszerzési érték alatti tárgyi eszközöket és immateriális javak kiadását, az igénybevett kommunikációs szolgáltatások kiadásait, az energia-, közmű-, szállítási-, postai-, bérlet-, karbantartási és egyéb szolgáltatások ellenértékeként fizetett kiadásokat, vásárolt közszolgáltatásokat, vásárolt termékek és szolgáltatások előzetesen felszámított általános forgalmi adóját, a szolgáltatás nyújtással, a tárgyi eszköz értékesítéssel kapcsolatos általános forgalmi adót, a kiküldetéssel, reprezentációval kapcsolatos kiadásokat, egyéb dologi kiadásokat (ajánlati biztosíték – közbeszerzési törvény előírásai alapján. A számlacsoportok számláinak felépítésére, működésére a számlaosztálynál leírt általános jellemzőket kell vonatkoztatni. Az 54-56. számlacsoportokban elszámolt dologi kiadásokról az általános forgalmi adó kulcsok szerinti (5%, 20%) megbontásban analitikus nyilvántartást kell vezetni. A dologi kiadások kiemelt előirányzatán túl kell elszámolni az 57. Egyéb folyó kiadások számlacsoportban tervezett és teljesített kiadásokat. A készletek beszerzésénél, szolgáltatások igénybevételénél tekintettel kell lenni a vonatkozó jogszabályi előírásokra (törvények, kormányrendeletek). Fentiek figyelembevételével kell az előirányzatokat kialakítani, feljegyezni a főkönyvi számlákon, valamint a dologi kiadások teljesítését könyvelni.
54. Készletbeszerzés Ebben a számlacsoportban kell elszámolni azokat a kiadási előirányzatokat, illetve azok teljesítését, amelyek a Múzeum alaptevékenységének és vállalkozási tevékenységének ellátásához szükséges anyagok-, eszközök-, készletek beszerzéséhez kapcsolódnak, ideértve – a kis értékű tárgyi eszközöket is – a feladatellátáshoz kapcsolódó anyag és egyéb készlet beszerzéseket. Az 54. Készletbeszerzések számlacsoporton belül minden számlára, alszámlára, azok további bontására igaz, hogy az azokon kiadásként elszámolt beszerzésekből a fel nem használt készletek értékét, az analitikus nyilvántartások alapján, állományváltozásként kell negyedévenként a 21-23. Készletek számlacsoport illeszkedő számláján könyvelni. Készlet kiadásként kell nyilvántartani: irodaszer, nyomtatvány, könyv, folyóirat, egyéb információhordozó, tüzelőanyagok, hajtó- és kenő anyagok, szakmai anyag és kis értékű tárgyi eszközök, szellemi termékek, munkaruha, védőruha, formaruha, egyenruha, egyéb készletek kiadásával kapcsolatos előirányzatokat és azok teljesítését. 65
543. Irodaszer, nyomtatvány Ezen a számlán kell kimutatni: az irodai papír, nyomtatvány, írószer, egyéb irodaszer, sokszorosítási anyagok (pl. sokszorosítók festék patronjai), egyéb irodai készletek (pl. irodatechnikai gépekbe való festékek, patronok) kiadásainak előirányzatát és előirányzat teljesítését. 544. Könyv, folyóirat, egyéb információhordozó A számlát az alábbi területekre vonatkozóan kell használni az előirányzatok feljegyzésére és a teljesített kiadások nyilvántartására: általános működést szolgáló információhordozó (napilapok, újságok, menetrendek, térképek), hivatali működést szolgáló információhordozók (CD jogtárak, törvényi szabályozások, pénzügyi szakkönyvek), szakmai tevékenységhez kötődő könyvek, folyóiratok, egyéb információhordozók. A Múzeumnál részletező számlák szolgálnak a könyv, folyóirat, és egyéb információhordozó kiadásainak teljesítésére. 546. Hajtó és kenőanyagok A gépekhez, járművekhez vásárolt hajtó- és kenőanyag beszerzés előirányzata és tényleges kiadásai jelennek meg a részletező számlákon. 547. Szakmai anyag, kis értékű tárgyi eszközök, szellemi termékek Ezen a számlán kell tervezni és kimutatni: a szakmai készletek: gyűjtemények nyilvántartásának kartonjai, katalógusai; az archiválás alapanyagai, munkaeszközei; a konzerválás, restaurálás vegyszerei, munkaeszközei, a biztonságos őrzést, a szakszerű kezelést egy éven belül szolgáló berendezési, felszerelési eszközök, a hiteles másolatkészítés és a tartalmi kivonatkiadás anyagai, a központi nyilvántartások vezetési feladatai ellátásának vásárolt, beszerzett anyagai, a szakmai kutatások végzését, a közzétételt, a szaktanácsadást szolgáló készletek, a kiadványok alap-, és segédanyagai, a szakképzéssel közvetlenül összefüggő készletek. kis értékű tárgyi eszközök – bútorok, textíliák, - irodagépek, - kommunikációs eszközök, - szerszámok, - egyéb kisértékű eszközök beszerzése. kiadási előirányzatát és annak teljesítését.
66
548. Munkaruha, védőruha, formaruha, egyenruha A Múzeumnál elsősorban a szakmai tevékenységet ellátó dolgozók részére járó munkaruha, védőruha beszerzés kiadásai számolandók el, a főkönyvi számla részletező számláin. (A munkaruha, védőruha juttatásról külön szabályzat rendelkezik.) Munkaruha, védőruha beszerzés az épületüzemeltetés és az egyéb szervezeti egységek bizonyos feladatokat ellátó dolgozóikat is megilletik. 549. Egyéb készletek A számlán kell rögzíteni a kiadási előirányzatot és annak teljesítését az alábbiakkal kapcsolatban: számítástechnikai készletek (számítástechnikai tartozékok, festékek), járművekkel kapcsolatos készletek, karbantartási anyagok, alkatrészek, tisztító-, tisztasági szerek, egyéb készletek,
55. Szolgáltatások A számlacsoport számláit (alap és vállalkozási tevékenység) a kommunikációs szolgáltatások, különféle szolgáltatási kiadások, vásárolt közszolgáltatások tervezésére és elszámolására kell alkalmazni. A számlacsoport számlaösszefüggéseit az 54. Készletek számlacsoportnál bemutatott módon kell használni a gazdasági műveletek feljegyzésére. 551. Kommunikációs szolgáltatások Ezen a számlán kell kimutatni a postai szolgáltatások díjának előirányzatát és előirányzat teljesítését. Amelyek: nem adatátviteli célú távközlési díjak telefon, telefax, telex használata után fizetett díj, ha nem adatátviteli tartalmú, azaz nem számítógépek közötti adatátvitel. adatátviteli célú távközlési díjak, amelyek számítógépek közötti adatátvitelhez kapcsolódnak, egyéb kommunikációs szolgáltatásokhoz kapcsolódó díjak számítástechnikai oktatás szolgáltatási díja, adatfeldolgozási szolgáltatás díja, adatrögzítési szolgáltatás díja,
67
egyéb, számítástechnikai rendszer működtetéséhez kapcsolódó kiadások, egyéb kommunikációs szolgáltatások díja (rádió és televízió előfizetési díj). 552. Különféle szolgáltatási kiadások Ezen a számlán kell nyilvántartani a gazdálkodó szervek igénybe veendő és kifizetett anyag jellegű szolgáltatások előzetes ÁFA nélküli értékét. Bérleti, lízingdíj (operatív lízing): aktivált tárgyi eszközök bérlése, bérleti szerződésben rögzített bérlettel kapcsolatos egyéb költségek (például: fűtés, világítás), lízing szerződéshez kapcsolódó kiadások (a számlázott lízingdíjat a 5522, az előzetesen felszámított áfát 5612, és a kamatot 5732 főkönyvi számlán kell elszámolni). Az utolsó lízingdíj kiegyenlítését követően külön adásvételi szerződés alapján az intézmény az eszközt megvásárol(hat)ja. Szállítási szolgáltatások: eszköz szállításért teljesítendő, teljesített kifizetés, amely az eszközhöz egyedileg nem kapcsolható, személyszállítási szolgáltatás díja, ami nem kiküldetés költség, nem költségtérítés és nem reprezentáció. Gáz, villamos, távhő-, melegvíz szolgáltatás, víz, csatorna díj: ezen szolgáltatások igénybevételéért fizetett közüzemi díjak. Karbantartási, kisjavítási szolgáltatások: aktivált tárgyi eszközökön idegen kivitelező által végzett szolgáltatások. A Múzeum karbantartási, kisjavítási szolgáltatások előirányzatait és teljesített kiadásait a következők szerint bontja alá: ingatlanok karbantartása, kisjavítása, számítógépek karbantartása, kisjavítása, sokszorosítási eszközök karbantartása, kisjavítása, kommunikációs eszközök karbantartása, kisjavítása, járművek karbantartása, kisjavítása, egyéb gépek, berendezések, felszerelések karbantartása, kisjavítása. Egyéb üzemeltetési, fenntartási szolgáltatások: takarítás, postai levél, csomag, távirat feladás, egyéb postai szolgáltatás (postafiók bérlés), szemétszállítás, kéményseprés, kulturális rendezvények megrendelése, egyéb üzemeltetési fenntartási kiadások (előfizetési díjak, stb.). 555. Továbbszámlázott (közvetített) szolgáltatások államháztartáson kívülre 5551. Államháztartáson kívülre továbbszámlázott (közvetített) szolgáltatások kiadási előirányzata működési
68
5552. Államháztartáson kívülre továbbszámlázott (közvetített) szolgáltatások kiadási előirányzat teljesítése működési.
56. Különféle dologi kiadások A számlacsoporton belül kell elszámolni általános forgalmi adóval, kiküldetéssel, reprezentációval, reklámmal kapcsolatos, egyéb dologi kiadások előirányzatát és előirányzat teljesítését. 561. Általános forgalmi adó kiadások Ezen a számlán kell elszámolni az előirányzatot, és a teljesítést (kifizetést, átutalást) az általános forgalmi adóval kapcsolatosan, azaz: a vásárolt termékek és szolgáltatások előzetesen felszámított általános forgalmi adóját, a kiszámlázott termékek és szolgáltatások után fizetendő általános forgalmi adót, az értékesített tárgyi eszközök és immateriális javak után fizetendő általános forgalmi adót. Fentiekhez kapcsoltan olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja mind az előzetesen felszámított általános forgalmi adó, mind a vevők felé felszámított általános forgalmi adó részletes adatait, alapját képezi az adóhatóság felé történő elszámolásnak. Az értékesítésre, szolgáltatásnyújtásra felszámított általános forgalmi adó analitikus nyilvántartását a vevő analitika keretében kell megoldani. Az analitikus nyilvántartás tartalmának meghatározásánál figyelembe kell venni azt, hogy vannak olyan általános forgalmi adó köteles események, amelyek nem kapcsolhatók vevőkhöz, nem történik számlázás velük kapcsolatban; saját kivitelezésű beruházás, eszköz térítésmentes átadása. Az analitikus nyilvántartások alapján kell meghatározni az adófizetési kötelezettséget. Az adófizetési halasztás lehetőségét törvény határozza meg. Az analitikus nyilvántartások formáját, rendjét belső szabályozás keretében határozzuk meg. 5612. Általános forgalmi adó kiadási előirányzat teljesítése Ezen a számlán kell elszámolni: készletbeszerzésekhez, szolgáltatás igénybevételéhez a szállító által számlázott és a Múzeum által kiegyenlített forgalmi adó összegét,
69
az általános forgalmi adó befizetési kötelezettség teljesítését az adóhatóság felé: a kiszámlázott termékek, szolgáltatások, értékesített tárgyi eszközök, immateriális javak vevő által megfizetett ÁFA bevétele, a vevő által a törvényben meghatározott halasztási idő végéig meg nem fizetett adó, egyéb felszámított általános forgalmi adó (saját kivitelezésű beruházás). A számla tartozik oldalára kell könyvelni az előzetesen felszámított általános forgalmi adó kiegyenlített összegét és az adóhatóság felé történt átutalást. A számla követel oldalára kell könyvelni a helyesbítő tételeket és a számlazárást. Számlaösszefüggések Előirányzatok könyvviteli feljegyzése Megegyezik az 54. számlacsoportnál rögzítettekkel. Előirányzatok teljesítésének könyvviteli feljegyzése 1. Szállítónak, adóhatóságnak átutalt általános forgalmi adó, közgazdasági osztályozás szerint
T5612 – K3311
2. Szállítónak, adóhatóságnak átutalt általános forgalmi adó, funkcionális osztályozás szerint
T712 – K599
3. Szállítói engedmény, helyesbítések visszautalása közgazdasági osztályozás szerint
T3311 – K5612
4. Szállítói engedmény, helyesbítések visszautalása funkcionális osztályozás szerint
T599 – K712
5. Év végi egyenleg zárása
T599 – K5612
562. Kiküldetés, reprezentáció, reklám kiadások Ezen a számlán kell elszámolni az elemi költségvetés bontásának megfelelően: a belföldi kiküldetés, a külföldi kiküldetés, a reprezentációval kapcsolatos kiadási előirányzatokat és azok tényleges teljesítését. Belföldi kiküldetés kiadása tartalmazza: közlekedési kiadásokat (utazási költség vagy költségtérítés, saját személygépkocsi használatánál), szállítási díjat, egyéb kiküldetéssel kapcsolatos kiadásokat. A belföldi és külföldi kiküldetés kiadása nem tartalmazza a napidíjat. Annak elszámolását a nem rendszeres személyi juttatások között kell elvégezni. 70
Külföldi kiküldetés kiadása tartalmazza: a belföldi kiküldetésénél leírtakat, a devizában felmerülő kiadások forintra átszámított értékén. Reprezentációs kiadás tartalmazza: hivatalos tárgyalások rendezési, vendéglátási kiadásait, ellenérték nélkül felszolgált étel, ital kiadását, természetben nyújtott ellátás (utazás, szállásnyújtás kiadásait), ingyenesen nyújtott egyéb szolgáltatások kiadásait, természetben átadott ajándék értékét, vezetői beosztással járó reprezentáció esetén, utólagos elszámolási kötelezettséggel kifizetett összeget. A kiküldetéssel, reprezentációval kapcsolatban gyakran kerül sor előleg adására utólagos elszámolási kötelezettség mellett. A gazdálkodó szervek ezen előlegeket a 392. Munkavállalókkal kapcsolatos átfutó kiadások főkönyvi számlán tartja nyilván. Ehhez a számlához kapcsoltan kell vezetni az elszámolásra kiadott előlegek analitikus nyilvántartását. A kiküldetéssel kapcsolatos jogi szabályozás tartalmazza az elszámolás rendjét, az egységes kezelés szabályait. 563. Egyéb dologi kiadások Ezen a számlán kell tervezni és elszámolni a dologi kiadások között nem nevesített minden más, a gazdálkodó szervek tevékenységével kapcsolatosan tervezett és teljesített kiadást: közbeszerzési díjak (ha nem a beszerzési ár része), ügyvédi munkadíj, továbbképzéssel, oktatással kapcsolatos kiadások, kegyeleti kiadások, egyéb dologi kiadások (hír-figyelés).
57. EGYÉB FOLYÓ KIADÁSOK A számlacsoportban kell tervezni és elszámolni az előirányzatot és a ténylegesen teljesített kiadást a(z): különféle költségvetési befizetések, adók, díjak, egyéb befizetések jogcímeken. 571. Különféle költségvetési befizetések Ezen a számlán kell elszámolni:
71
az előző évi előirányzat maradványt terhelő, önrevízióval megállapított, nem az intézményt illető maradványt, felügyeleti szerv által megállapított pótlólagos befizetési kötelezettséget, a felügyeleti szerv által meghatározott, egyéb befizetéseket, a költségvetési törvényben előírt o eredeti előirányzatot meghaladó többletbevétel meghatározott százalékát, o szabályozott bevételi körből ténylegesen befolyt bevételek meghatározott százalékát, a befektetett eszközökkel kapcsolatos befizetési kötelezettséget, egyéb, egyedileg előírt befizetési kötelezettség (például: ellenőrzés során megállapított) előirányzatát és az előirányzat teljesítését. Számlaösszefüggések I. Előirányzatok könyvviteli feljegyzése Az előirányzati számlákon való könyvviteli feljegyzés megegyezik az 5. Kiadások előirányzata és előirányzat teljesítése számlaosztály 54. számlacsoportjánál rögzítettekkel. II. Előirányzatok teljesítésének könyvviteli feljegyzése A számlaösszefüggéseket az 57. Egyéb folyó kiadások számlacsoport minden számláján alkalmazni kell. 1. Központi költségvetés, felügyeleti szerv felé átutalt befizetési kötelezettség, közgazdasági osztályozás szerint
T5712 – K3311
2. Központi költségvetés, felügyeleti szerv felé átutalt befizetési kötelezettség, funkcionális osztályozás szerint
T712 – K599
3. Év végi egyenleg zárás a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T599 – K5712 T425 – K712
572. Adók, díjak, egyéb befizetések A számlán kell tervezni és elszámolni: hatósági díjak, adók, biztosítások (például: jármű vizsgáztatás), a munkáltatót terhelő személyi jövedelemadót, nemzetközi tagsági díjakat, kártérítéseket, kötbéreket, bírságokat, bankköltségeket, késedelmi kamatot, különféle egyéb kiadásokat (közbeszerzési törvény alapján fizetendő ajánlati biztosíték, csődtörvény (1991. évi XLIX. törvény 46.§-a) alapján fizetendő 1% nyilvántartásba vételi díj).
72
59. KÜLÖNFÉLE ELSZÁMOLÁSOK Ezen számlacsoport keretében kell elszámolni: a tervezett maradványt, eredményt, tartalékot, az értékcsökkenési leírást valamint az átvezetéseket. 591. Tervezett maradvány, eredmény előirányzata Tervezett maradvány eredeti és módosított előirányzatának kimutatására szolgál a számla. Számlaösszefüggések 1. Eredeti előirányzat felvezetése, közgazdasági osztályozás szerint
T498 – K591
2. Eredeti előirányzat felvezetése, funkcionális osztályozás szerint
T498 – K711
3. Tervezett előirányzat-maradvány előirányzat módosításának, megfelelő kiadási előirányzat egyidejű módosításával
T591 – 51-57
592. Tartalék illetve zárolt előirányzatok 5922 Zárolt kiadási előirányzat számla A zárolást kizárólag közgazdasági osztályozás szerint kell könyvelni 1. 2.
Kiadási előirányzat Bevételi előirányzat
T 1-5 – K5922 T 984 – K4,9
593. Értékcsökkenési leírás Az immateriális javak és tárgyi eszközök után a Múzeum a Kormányrendeletben meghatározott mértékben, negyedévenként, a tényleges használatnak megfelelően időarányosan értékcsökkenést számol el. Az értékcsökkenést mindaddig el kell számolni míg az eszközöket rendeltetésüknek megfelelően használják. Ha a tárgyi eszközt már nem lehet az eredeti rendeltetésének megfelelően használni, akkor a készletek közé kell átsorolni azokat, vagy le kell selejtezni. Az értékcsökkenés elszámolása lehet terv szerinti, terven felüli. A terv szerinti értékcsökkenéseket a bekerülési (beszerzési, előállítási) érték alapján számítva az értékcsökkenési leírási kulcsok szerint kell megállapítani.
73
A terven felüli értékcsökkenés leírásának feltételei: az immateriális javak, tárgyi eszközök (ide értve a beruházás) könyv szerinti értéke tartósan és jelentősen magasabb, mint a piaci értéke, a szellemi termék, a tárgyi eszköz (ideértve a beruházást is) feleslegessé vált, vagy megrongálódott, megsemmisült, illetve hiány következtében rendeltetésének megfelelően nem használható, illetve használhatatlan, az immateriális javak, tárgyi eszközök térítésmentesen átadásra kerülnek, a vagyoni értékű jog a szerződés módosulása miatt csak korlátozottan vagy egyáltalán nem érvényesíthető. Az elszámolt terven felüli értékcsökkenés visszaírással a leírás mértékéig csökkenthető, amennyiben a terven felüli értékcsökkenés elszámolásának okai már nem állnak fenn. A számlát az elszámolt értékcsökkenés nyilvántartásba vételére úgy kell használni, hogy az mutassa: egyrészt eszközcsökkenésként, másrészt forráscsökkenésként az értékcsökkenés összegét. A főkönyvi számlát legalább mérlegtétel mélységű bontásban kell vezetni. 5931. 5932. 5933.
Terv szerinti értékcsökkenés leírás Terven felüli értékcsökkenés Terven felüli értékcsökkenés visszaírása
Számlaösszefüggések 1. Immateriális javak, ingatlanok, gépek, berendezések és felszerelések, járművek negyedév végi állománya után elszámolt értékcsökkenés T5931 – K112, 122, 1312, 1322 2. Immateriális javak, tárgyi eszközök után elszámolt értékcsökkenés tőkeváltozásként való könyvelése
T412 – K5931
3. Terven felüli értékcsökkenés elszámolása
T5932 – K112, 122, 1312, 1322
4. Terven felüli értékcsökkenés tőkeváltozásként történő elszámolása T412 – K5932 5. Terven felüli értékcsökkenés visszaírása
T112, 122, 1312, 1322 – K5933
6. Terven felüli értékcsökkenés visszaírása tőkeváltozásként történő elszámolása
T5933 – K412
74
596. Behajthatatlan követelés hitelezési vesztesége Amennyiben a követelés a számviteli kormányrendelet 5. § 3. pontja alapján behajthatatlanná válik, a követelést hitelezési veszteségként le kell írni. Ez egyben nem jelenti az Áht. szerinti követelésről való lemondást. Legfontosabb számlaösszefüggések 1. Behajthatatlan követelés elszámolása
T596 – K28
2. Behajthatatlan követelés tőkeváltozásként történő elszámolása
T412 – K596
598. Készletek leltározási különbözetének, illetve selejtezésének elszámolása 599. Kiadások átvezetési számlája Technikai jellegű számla. Biztosítja az 5. számlaosztályban elszámolt kiadások 7. számlaosztályba való átvezetését. Ezen számlával szemben kell zárni év végén a kiadásnemek (5. számlaosztály) előirányzat teljesítési számláit. Számlaösszefüggések Év közben a kiadás nemek elszámolás, a funkcionális osztályozás szerint T712 – K599 Év végén az 5. számlaosztály zárása
T599 – K5..2
6. SZÁMLAOSZTÁLY Azokat a kiadásokat, amelyekről a felmerülés időpontjában nem állapítható meg, hogy melyik szakfeladat érdekében merültek fel, funkcionálisan, elsődlegesen ezen számlaosztályban kell kimutatni. Az itt kimutatott közvetett (általános) kiadásokat (ideértve a hozzájuk kapcsolódó előzetesen felszámított általános forgalmi adót is) azok felmerülésének helye szerint kell csoportosítani. Így az alap- és vállalkozási tevékenység ellátását biztosító kisegítő részlegek, a szakmai egységek, a szakágazatok, az épületek és a központi irányítás kiadásait lehet elkülöníteni. A számlaosztályban elszámolt „általános” kiadások olyanok, amelyeknek a szakfeladatra jutó hányada elsődlegesen (a felmerüléskor) – nem határozható meg és a 7. számlaosztály zámláira csak másodlagosan – a számlaosztályban való elsődleges gyűjtésük után – oszthatók fel. A számlaosztályban a kiadások elsődlegesen könyvelésénél arra kell törekedni, hogy azok köre minél szűkebb legyen. Ennek megfelelően felmerülésükkor azokat a kiadásokat, melyeknek a szakfeladata azonnal megállapítható (pl.: fogyasztásmérőn keresztül vásárolt energia, víz stb.). vagy állandó arány szerint megbontható, közvetlenül a 7. számlaosztályban, a megfelelő szakfeladaton kell könyvelni. A szakfeladatra történő felosztás naturális mutató, szakfeladaton addig elszámolt kiadás, vagy meghatározott kulcs alapján történik.
75
A számlaosztály számláin könyvelt általános kiadások felosztását a költségvetési szervnek kell elvégeznie – az általa megállapított vetítési kulcsok alapján – a vonatkozó analitikus nyilvántartásokban foglaltaknak megfelelően. Főkönyvi összefüggések Közgazdasági osztályozás
T 51-57, 11-14 T 5621
K 33
Funkcionális osztályozás
T 71 T 69
K 69 K 66
7. SZÁMLAOSZTÁLY TEVÉKENYSÉGEK KIADÁSI ELŐIRÁNYZATA ÉS ELŐIRÁNYZAT TELJESÍTÉSE (funkcionális osztályozás szerint) A számlaosztály a költségvetésben meghatározott szakfeladat rend (funkcionális osztályozás) szerinti tagolásban tartalmazza a jóváhagyott költségvetési előirányzatot és a teljesített kiadásokat a közgazdasági osztályozás szerint nyilvántartott és elszámolt (1-5. számlaosztály) előirányzatokkal és teljesített kiadásokkal azonos összegben. A 7. Tevékenységek kiadási előirányzata és előirányzat teljesítése számlaosztályban a Múzeum alapító okiratában meghatározott szakfeladat figyelembevételével kell kialakítani a számlaosztály belső tagolását. A számlaosztály felépítése: 71100000 71200000
Alaptevékenység kiadásainak funkcionális előirányzata Alaptevékenység kiadásainak funkcionális teljesítése
Szakfeladatos megosztás: Alaptevékenység: Vállalkozási tevékenység: Vállalkozási
923215 751957
7810000 Vállalkozási tevékenység különféle kiad. előirányzata 7910000 Vállalkozási tevékenység különféle kiad.
A számlarendnél az alaptevékenység 711-es és 712 számlaszámai lettek feltüntetve, de minden esetben a vállalkozási esetében minden kiadásnál a 781-es és 791 –es főkönyvi számlaszám a másodlagos.
76
A főkönyvi számlák további tagolását úgy kell kialakítani, hogy az ellátott szakfeladat teljes kiadási előirányzata és a feladatellátással kapcsolatos, ténylegesen teljesített kiadások összege elkülönítetten rendelkezésre álljon. Számlaösszefüggések I. Előirányzatok könyvelése (számlaösszefüggések az előirányzati számla tartalmának bemutatásánál szerepelnek
T498 – K711
II. Kiadási előirányzatok teljesítésének könyvelése (a számlaösszefüggések a közgazdasági osztályozás – kiadás-nemek – szerinti könyvelési tételek mellett megismerhetők) T712 – K599 Átvezetési számla T791 – K599 III. Számlák zárása 1. Előirányzati számlák Az alaptevékenység és vállalk. szakfeladatai kiadási előirányzatának zárása év végén T711 – K425 T781 – K 425 - K427 2. Teljesítési számla Az alaptevékenység, és vállalk. szakfeladatai kiadási előirányzat teljesítésének zárása T425 – K712 T427
9. SZÁMLAOSZTÁLY BEVÉTELEK ELŐIRÁNYZATA ÉS ELŐIRÁNYZAT TELJESÍTÉSE (Közgazdasági és funkcionális osztályozás szerint) A Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum alapító okirata szerinti, alaptevékenységként, vállalkozási (amennyiben lesz ilyen) tevékenységként és kiegészítő tevékenységéként ellátott feladataihoz közvetlenül kapcsolódó, a költségvetés végrehajtása során jelentkező minden bevételt ebben a számlaosztályban kell számba venni. A 9. számlaosztály tartalma: jóváhagyott bevételi előirányzatok, a költségvetés végrehajtása során ténylegesen teljesített bevételek, pénzforgalom nélküli bevételek. A számlaosztály tartalmába tartozó részek elszámolására az elemi költségvetés szerkezeti tagolásának megfelelően, annak továbbontásával – kell a főkönyvi számlák rendszerét kialakítani. A számlaosztályon belül a bevételeket közgazdasági (bevételi fajtánkénti) és funkcionális (szakfeladatonkénti) osztályozás szerint is fel kell jegyezni. Kiemelt jelentőségű a funkcionális osztályozás szerint könyvelés, mivel e számlakörben a bevételek teljes köre megjelenik (szakfeladatonként), függetlenül a közgazdaságilag megjelölt, alkalmazott nyilvántartás rendjétől.
77
Az előirányzat-módosításokról az államháztartás működési rendjéről szóló a többször módosított 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet előírása teljesítéséhez olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja az előirányzat-módosítások hatáskörönkénti (Országgyűlés, Kormány, felügyeleti szerv, intézményi) számbavételét. A 9. számlaosztályon belül a főkönyvi számlák általános működési rendje: Az előirányzat számlák: Tartozik oldalán kell könyvelni: az eredeti előirányzatot, az eredeti előirányzatot növelő előirányzat-módosításokat. Követel oldalán kell könyvelni: az eredeti előirányzatot csökkentő előirányzat-módosításokat, év végén a számla egyenlegének zárását. Az előirányzat teljesítési számlák: Követel oldalán kell könyvelni: az előirányzat-felhasználási keretszámlára befolyt bevételt. Tartozik oldalán kell könyvelni: a teljesített bevételt helyesbítő tételeket, év végén a számla egyenlegének zárását. A számlaosztályon belül az egyes gazdasági események feljegyzésének alapja a kincstári értesítő. Egyes esetekben belső bizonylat. Az alkalmazott számlacsoportok, számlák 91.
Intézményi működési bevétel 911. Alaptevékenység bevételei 912. Alaptevékenységgel (egyéb), és vállalkozási tevék. összefüggő bevételek 913. Intézmények egyéb sajátos bevételei 914. Továbbszámlázott (közvetített) szolgáltatások bevételei 919. Általános forgalmi adó bevételek, visszatérülések
93.
Felhalmozási és tőke jellegű bevételek 931. Tárgyi eszközök, immateriális javak értékesítése
94.
Központi költségvetésből kapott költségvetési támogatás 941. Felügyeleti szervtől kapott támogatás
98.
Pénzforgalom nélküli bevételek 981. Előző évi előirányzat-pénzmaradvány igénybevétele
99.
Bevételek funkcionális osztályozás szerinti elszámolása 991. tevékenység, és vállalkozási tev. szakfeladatainak bevételi előirányzata 992. Alaptevékenység és vállalkozási tev. szakfeladatai bevételi előirányzatának teljesítése 999. Bevételek átvezetési számla 78
Számlaösszefüggések I. Előirányzatok könyvviteli feljegyzése 1. Intézményi működési bevételek eredeti előirányzata, közgazdasági osztályozás szerint
T9121-9191- K498
2. Intézményi működési bevételek eredeti előirányzata, funkcionális osztályozás szerint
T991 – K498
3. Intézményi működési bevételek előirányzatát növelő tételek, közgazdasági osztályozás szerint T9121-9191 – K497 4. Intézményi működési bevételek előirányzatát növelő tételek, funkcionális osztályozás szerint T991 – K497 5. Intézményi működési bevételek előirányzatát csökkentő tételek, közgazdasági osztályozás szerint T497 – K9121-9191 6. Intézményi működési bevételek előirányzatát csökkentő tételek, funkcionális osztályozás szerint T497 – K991 7. Intézményi működési bevételek előirányzatának év végi egyenleg zárása közgazdasági osztályozás szerint T496 – K9121-9191 8. Intézményi működési bevételek előirányzatának zárása, funkcionális osztályozás szerint
T426 – K991
II. Előirányzatok teljesítésének könyvviteli feljegyzései 1. Intézményi működési bevételként befolyt bevétel a) közgazdasági osztályozás szerint
T3311 – K9122-9192
b) funkcionális osztályozás szerint
T999 – K992
2. Alaptevékenységből, és vállalkozási tev. származó bevétel csökkentése a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T9122-9192 – K3311 T992 – K999
3. A számla egyenlegének zárása év végén a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T9122-9192 – K999 T992 – K426
79
91. INTÉZMÉNYI MŰKÖDÉSI BEVÉTELEK 912. Alaptevékenységgel összefüggő egyéb, és a vállalkozási tevékenység bevételei A számlán kell könyvelni: az állami (alaptevékenységi) feladatok ellátása mellett folytatott kiegészítő, vállalkozási tevékenység, kisegítő tevékenység keretében létrehozott, vásárolt, keletkezett és értékesített termékek ellenértékének, az alaptevékenység körében végzett, létrehozott, vásárolt, keletkezett szolgáltatások ellenértékének és az alaptevékenység sajátos szolgáltatásai ellenértékének előirányzatát és előirányzat teljesítését. A vállalkozási tevékenység bevételeit Állami feladat ellátása során létrehozott, vásárolt termék, készlet ellenértéke: kiadványok, folyóiratok értékesítése. Alaptevékenység körében végzett szolgáltatás ellenértéke: más gazdálkodó szervek, lakosság részére végzett szolgáltatások (a főkönyvi számla alszámla bontását ehhez igazodva kell elvégezni). Vállalkozási tevékenység körében végzet értékesítés bevétele: Az alapító okirat által engedélyezett vállalkozási tevékenység nettó bevételének elszámolására szolgáló főkönyvi számlaosztály. Ezen bevételeknek fedezniük kell a szolgáltatásnyújtás közben felmerült, kapcsolódó kiadásokat. Szolgáltatások bevételei: Ezen a számlán kell elszámolni más gazdálkodó szervezetnek nyújtott szolgáltatások díját: könyv, kiadvány értékesítés jogdíj bevétel belföldi vevők – film, xerox szolgáltatás külföldi vevők – film, xerox szolgáltatás restaurálás, könyvkötés, fotózás 913. Intézmények egyéb sajátos bevételei A Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum tulajdonában, kezelésében, használatában lévő vagyontárgyak bevételei, a működése során keletkező, pontosan nem tervezhető bevételek, megtérülés jellegű bevételek,
bérbeadásának
80
előirányzatának és előirányzat teljesítésének rögzítésére kell a főkönyvi számlát alkalmazni. A számlát az alábbi tartalomnak megfelelően kell tovább bontani: Bérleti és lízing díj bevételek: A Múzeum kezelésében, illetve használatában lévő ingatlan, befejezetlen beruházási objektum, tárgyi eszköznek minősülő vagyontárgy más szerv, illetőleg személy használatára való szerződés, lízing-szerződés keretében történő átengedése folytán keletkezik. Ha a bérbe adó a helyiségek fűtéséről, világításáról, takarításáról is gondoskodik, amennyiben a kötött szerződés szerinti a bérleti díj ezt tartalmazza, ezt a bevételt is itt kell elszámolni. Külső szerv által fizetett lakbér. Elhasználódott, feleslegessé vált készletek értékesítése A Múzeum vagyonában lévő rendeltetésszerű működése során elhasználódott feleslegessé vált készletek értékesítéséből származó bevételek. Dolgozók kártérítése, egyéb térítése A dolgozók kártérítése kilépés esetén: felbontott tanulmányi ösztöndíj-, és költség-visszatérítésből kapott bevétel, kilépők egyen-, munkaruha tartozás bevétele. Kötbér, bírság, egyéb kártérítés, bánatpénz bevétel: Kötelező tartalmi bontás: kötbér, bírság, biztosítói kártérítés, egyéb kártérítés, bánatpénz megfizetéséből származó bevétel. Egyéb bevételek: Az eddig nem rögzített bevételi kör, például: egyéb intézményi bevétel, dokumentumértékesítés (tender), előző években kiadásként elszámolt tételek visszatérülése, pénztár többlet, megtérített perköltség, tanfolyami továbbképzés.
81
A bérleti és lízingdíjból, az elhasználódott és feleslegessé vált készletek értékesítéséből, az egyéb bevételekből származó bevételek után a Múzeumat a költségvetési törvény előírásai szerint 5% befizetési kötelezettség terheli. 914. Továbbszámlázott (közvetített) szolgáltatások bevételei 91411. Államháztartáson kívülre továbbszámlázott (közvetített) szolgáltatások bevételi előirányzata 91422. Államháztartáson kívülre továbbszámlázott (közvetített) szolgáltatások bevételi előirányzat teljesítése 919. Általános forgalmi adó bevételek, visszatérülések A számla tartalma: a kiszámlázott termékek, szolgáltatások, értékesített immateriális javak és tárgyi eszközök felszámított általános forgalmi adója, a működési, felhalmozási kiadásokhoz kapcsolódó ÁFA visszatérülések előirányzata és teljesítése. Fenti tartalomnak megfelelő bontást kell az alszámlákon biztosítani. Az általános forgalmi adó elszámolásához biztosítani kell az analitikus nyilvántartás vezetését. A Múzeumnál az alábbi számlabontás biztosított: 9191.
Általános forgalmi adó bevételek, -visszatérülések előirányzata 91911 91912 91913 91914
Működési kiadásokhoz kapcsolódó áfa visszatérülés előirányzata Felhalmozási kiadásokhoz kapcsolódó áfa visszatérülés előirányzata Kiszámlázott termékek és szolgáltatások áfa előirányzat alaptevékenységre, és vállalkozási tevékenységre Értékesített tárgyi eszközök, immateriális javak áfájának előirányzata
9192.
Általános forgalmi adó bevételek, -visszatérülések előirányzat teljesítése (részletezés az előirányzatok számláival megegyező)
9191.
Általános forgalmi adó bevételek, -visszatérülések előirányzata. Az alszámlára kell könyvelni az adóköteles tevékenységgel kapcsolatosan az adóhatóságtól visszaigényelhető áfa előirányzatát, valamint a végzett adóköteles tevékenység bevételéhez kapcsolódó felszámított általános forgalmi adó előirányzatát. Itt kell nyilvántartásba venni továbbá az értékesített immateriális javak, tárgyi eszközök értékesítésének bevételéhez kapcsolódó áfa előirányzatát is.
82
9192.
Általános forgalmi adó bevételek, visszatérülések előirányzat teljesítése. Az alszámlán kell könyvelni azt a bevételt, amelyet az előzetesen felszámított áfa-ból az adóköteles tevékenységhez (működés, felhalmozás) kapcsolódóan visszaigényelt a gazdálkodó szerv és az pénzügyileg realizálódott, amit a Múzeum szolgáltatás nyújtásról, termékértékesítésről, immateriális javak, tárgyi eszközök értékesítéséről kiállított számlában felszámított áfa-ként kiszámlázott, vevő által ténylegesen megfizetett. A számla követel oldalára kerülnek a beérkezett, jóváírt összegek a Kincstár értesítése alapján. A számla tartozik oldalára kerülnek a helyesbítő tételek, illetve a számla év végi egyenlegének zárása. Az alszámla alábontása az előirányzati számlákkal megegyezően célszerű.
93. FELHALMOZÁSI ÉS TŐKEJELLEGŰ BEVÉTELEK A számlacsoport vezetésének célja: a Múzeum tulajdonában, kezelésében, használatában lévő immateriális javak, tárgyi eszközök, befektetett pénzügyi eszközök értékesítéséből származó bevételek előirányzatának és a befolyt bevételek teljesítésének feljegyzése, függetlenül attól, hogy mely tevékenységi körhöz kapcsolódott. A számlacsoportot tárgyi eszköz-fajtánként (ingatlanból kiemelve a földet), illetve immateriális javakra befektetett pénzügyi eszközökre kell tovább bontani. (Lásd I. számlaosztály Befektetett eszközök részletezése szerint). Értékesítéskor mind az immateriális javak, mind a tárgyi eszközök bruttó értékét, és már elszámolt értékcsökkenését a nyilvántartásokból ki kell vezetni Az ingatlanok értékesítésénél figyelemmel kell lenni arra, hogy a Minisztérium gazdálkodó szervei – mint központi költségvetési szervek – vagyonkezelésben lévő ingatlanok értékesítési szabályait törvény határozza meg. Ennek értelmében a befolyt bevétel meghatározott aránya illeti csak meg a központi költségvetési szervet. A számlatükör elkülönítetten tartalmazza az immateriális javakra, tárgyi eszközökre (931. számla), a befektetett pénzügyi eszközökre (933. számla), alszámlákat, tovább részletezve az előirányzati és előirányzat teljesítési bontásban.
83
Az immateriális javak és tárgyi eszközkörben alkalmazott előirányzati számlák (9311) vezetése, év végi zárása megegyezik a 912 Alaptevékenységgel összefüggő egyéb bevételek számla vezetésével. A 9312. előirányzat teljesítése számla Követel oldalán kell könyvelni a Kincstár értesítése alapján a jóváírt bevétel összegét, Tartozik oldalán a számla év végi zárását. Számlaösszefüggések 1. Az immateriális javak, tárgyi eszközök értékesítéséből kapott bevételek a) közgazdaságilag b) funkcionálisan
T3311 – K9312 T999 – K9921
2. Az értékesített immateriális javak, tárgyi eszközök bruttó értékének a befejezetlen beruházások nyilvántartási értékének kivezetése
T412 – K111, 121, 1311, 1321, 117, 127, 1317, 1327
3. Az értékesített immateriális javak tárgyi eszközök értékcsökkenésének kivezetése
T112, 122, 1312, 1322 - K412
4. A számla év végi zárása
T9312 – K999
94. KÖZPONTI KÖLTSÉGVETÉSBŐL KAPOTT KÖLTSÉGVETÉSI TÁMOGATÁS A számlacsoporton belül a gazdálkodó szervek gazdálkodásukhoz egy-egy számlát alkalmaznak. 941. Felügyeleti szervtől kapott támogatás A számlát a Múzeum alaptevékenységének ellátásához a központi költségvetésből származó támogatások előirányzatának és a megnyitott keret támogatások elszámolásának nyilvántartására kell alkalmazni. Külön alszámlán kell kezelni a működési költségvetési támogatás (beleértve: fejezeti kezelésű előirányzatokat), intézményi felhalmozási kiadások támogatása, kormányzati felhalmozási kiadások támogatása, előirányzatát és előirányzat teljesítését. A számla további bontása a felsorolásnak megfelelően biztosított. Az előirányzat felhasználási keretek megnyitása havi ütemezéssel történik. Fejezeti kezelésű előirányzatok, a feladatfinanszírozás körébe tartozó előirányzatok és központi beruházások előirányzat finanszírozása esetében idő-, illetve teljesítményarányosan.
84
A kincstári rendszeren belül az előirányzat felhasználási keretet automatikusan állapítják meg, és írják jóvá a Múzeum előirányzat felhasználási keretszámlájára, a fejezeti elosztás számla közbeiktatásával. Ez a keret a rendelkezésre bocsátott költségvetési támogatás. Ettől eltérő gyakorlat köztartozás esetén alakul ki, mikor is a gazdálkodó szervnél a fennálló köztartozás összegéig. de legfeljebb a havi keret 50%-ig, zárolt fedezeti számlára nyitják a keretet, amit a 33193. számlával szemben kell bevételként könyvelni. Számlaösszefüggések I. Előirányzatok könyvviteli feljegyzése 1. Fejezettől kapott támogatási előirányzat feljegyzése közgazdasági osztályozás szerint
T94111, 94112, 94113 - K3311
2. Fejezettől kapott támogatási előirányzat feljegyzése funkcionális osztályozás szerint
T9911 – K497 vagy K498
3. Az előirányzati számlák zárása a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T496 – K9411 T426 – K9911
(Az előirányzat növelések az eredeti előirányzat feljegyzésével azonosan, a csökkentések ellentétesen kerülnek felvezetésre.) II. Előirányzatok teljesítésének feljegyzése 1. Kincstár által keretnyitás a Múzeum részére, közgazdasági osztályozás szerint, kincstári értesítés alapján
T3311 – K94121, 94122, 94123
2. Kincstár általi keretnyitás a Múzeum részére, funkcionális osztályozás szerint
T999 – K9921
3. Kincstár által megnyitott előirányzat keret könyvelése zárolt keretként közgazdasági osztályozás szerint
T33193 – K9412
4. Kincstár által megnyitott előirányzat keret könyvelése zárolt keretként funkcionálisan
T999 – K9921
5. Fejezeti kezelésű előirányzatok, feladatfinanszírozásba vont előirányzatok, központi beruházások előirányzatainak - felhasználással azonos összegű – keret könyvelése támogatásként a) közgazdaságilag b) funkcionálisan
T3312, 3313,3314 – K9412 T999 – K9921
6. A bevételi teljesítési főkönyvi számlák zárása
85
a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint
T9412 – K999 T9921 – K426
98. PÉNZFORGALOM NÉLKÜLI BEVÉTELEK A számlacsoporton belül kell kimutatni a Múzeum alaptevékenysége, és vállalkozási tevékenység ellátása során keletkező és jóváhagyott előirányzat-maradvány felhasználásának előirányzatát és előirányzat teljesítését. 981. Előző évi előirányzat pénzmaradvány igénybevétele Az előirányzat pénzmaradvány a tervezett és teljesített felhasználása pénzforgalom nélküli bevételnek minősül, mivel a tárgyévet megelőző év (évek) teljesített bevételei és fel nem használt kiadások maradványaként keletkezik, és használható fel a tárgyévben. A számlát évenkénti bontásban kell vezetni. A 9811. Előző évi előirányzat pénzmaradvány igénybevétele előirányzata számla vezetésénél figyelembe kell venni: elsődlegesen felvállalt kötelezettségek teljesítésére kell az előirányzat-maradványt felhasználni, csak személyi juttatások maradványából fizethető személyi juttatás, illetve annak járulékai, a személyi juttatások maradványon túli maradvány, mind működési, mind felhalmozási kiadások teljesítésére felhasználható. Az előirányzat-maradvány felhasználásának könyvelése a Kincstár értesítése alapján történik. Számlaösszefüggések: I. Előirányzatok könyvviteléi feljegyzése Azonos módon történik a 9. Bevételek számlaosztálynál leírtakkal. II. Előirányzatok teljesítésének könyvviteli feljegyzése 1. Előirányzat maradvány felhasználásának könyvelése a) közgazdasági osztályozás szerint b) funkcionális osztályozás szerint 2. Kapcsolódóan a megfelelő kiadások teljesítésének elszámolása a) közgazdasági osztályozás szerint a.1. kiadások teljesítése a.2. befizetési kötelezettség teljesítése b) funkcionális osztályozás szerint
T424 – K9812 T999 – K9921
T1-5 – K3311, 3312, T5712 – K3311 T712 – K599 86
T791 – K599 3. A főkönyvi számla év végi zárása
99. BEVÉTELEK ELSZÁMOLÁSA
FUNKCIONÁLIS
T9812 – K999
OSZTÁLYOZÁS
SZERINTI
Funkcionális, azaz tevékenységenkénti bevételi előirányzatok és bevételek teljesítése kimutatására szolgál a számlacsoport. Az 1-2., 4. számlaosztályokban és a 91-98. számlacsoportban közgazdasági osztályozás szerint feljegyzett bevételi előirányzatok és teljesítések összegével a 99. számlacsoport számláinak előirányzata és teljesítései kötelezően megegyeznek. 991. Alaptevékenység, és vállalkozási szakfeladatainak bevételi előirányzat 992. Alaptevékenység, és vállalkozási szakfeladatai bevételi előirányzatának teljesítése 993 Vállalkozási tevékenység különféle bevételeinek előirányzata 995 Vállalkozási tevékenység különféle bevétele 999. Bevételek átvezetési számla A számlán keresztül kell átvezetni a 9. Bevételek számlaosztályban teljesített bevételek közgazdasági osztályozás szerinti elszámolását a gazdálkodó szerv által végzett szakfeladatainak számláira. Technikai számlaként szolgál, év végén egyenlege nem lehet. Számlaösszefüggések 1. A 9. számlaosztály számláin, alszámláin könyvelt bevételek funkcionálisan (szakfeladatokra) való könyvelése - alaptevékenység, kieg., és vállalk. tev.
T999 – K992
2. A bevételi előirányzat teljesítés számlák (közgazdasági osztályozás szerint) zárása év végén
T91-98 – K999
3. A bevételi előirányzat teljesítés számlák (funkcionális osztályozás szerint) zárása év végén (alaptevékenység) vállalkozási tevékenység
T992 – K426 K428
87
0. SZÁMLAOSZTÁLY NYILVÁNTARTÁSI SZÁMLÁK A számlaosztály a(z) anyagi vagy egyéb értékek, követelések, pénzügyi elszámolások nyilvántartására szolgáló főkönyvi számlákat tartalmazza. Nyilvántartási céllal ebben a számlaosztályban kell megjeleníteni a kölcsönkapott valamint kölcsönadott tárgyi eszközöket, készleteket, a 0-ra leírt és használatból kivont tárgyi eszközökét selejtezésig, értékesítésig, az értéküket meghaladó nyomtatványokat (pl. étkezési jegyek, bankkártyák, csekkek), a térítés nélkül átadott eszközöket, szolgáltatásokat. A számlaosztály számlavezetési sajátosságai a 0-s számlaosztályban számlát megnyitni és vezetni mindig ellenszámlával szemben kell, adott számla és ellenszámlája összevont egyenleget nem mutathat, a számlákat év végén az ellenszámlákkal szemben kell lezárni. A számlaosztály kötelező számlacsoportjainak tartalma és számlaösszefüggéseik
01. BEFEKTETETT ESZKÖZÖK NYILVÁNTARTÁSI SZÁMLÁJA A számlacsoportban kell a gazdálkodó szerveknek kimutatni a kölcsönadott, valamint kölcsönkapott tárgyi eszközök bruttó értékét, a 0-ra leírt és használatból kivont tárgyi eszközök bruttó értékét a selejtezés illetve az értékesítés időpontjáig. A főkönyvi nyilvántartás mellett olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amely egyértelműen azonosítja a kölcsönadott tárgyi eszközt, a kölcsönbevevőt és a kölcsönadás értékét, a kölcsönvett tárgyi eszközt, a kölcsönadót valamint a kölcsönbe vett tárgyi eszköz értékét. Számlaösszefüggések 1. A nyitó tétel feljegyzése
T01 – K091
2. A kölcsönadott, kölcsönvett tárgyi eszközök bruttó értékének nyilvántartásba vétele
T01 – K091
3. A használatból kivont 0-ra leírt tárgyi eszközök bruttó 88
értékének nyilvántartásba vétele 4. A visszaadott vagy visszakapott (selejtezett vagy értékesített) tárgyi eszköz bruttó értékének kivezetése
T01 – K091
5. A számlák év végi zárása
T091 – K01
T091 – K01
07. KÖTELEZETTSÉGEK NYILVÁNTARTÁSI SZÁMLÁJA Itt kell kimutatni az államháztartás szervezet által vállalt kötelezettségeket. A kötelezettségvállalás nyilvántartására szolgáló számlákat az Amr. 134. §-ának (4)-(6) bekezdésében foglaltak figyelembevételével kell vezetni. A számlát a 097. Kötelezettségvállalások nyilvántartási ellenszámlával szemben kell megnyitni, vezetni és zárni. A számlakeretben megadott bontásban kell a könyvelését elkészíteni. Kötelezettségvállalás a gazdasági vezető vagy az általa írásban kijelölt személy ellenjegyzése után és csak írásban történhet, kivéve nem szükséges előzetes, írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 50ezer forintot el nem érő kifizetés esetén. Azonban ennek rendjét és nyilvántartási formáját (könyvelésre való feladását) belső szabályzatban kell rögzíteni. A kötelezettségekhez kapcsolódóan olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható a kötelezettség fajtája, sorszáma, keletkezésének időpontja és összege, a kedvezményezett adatai, a kötelezettség teljesítésének időpontja. Az analitikus nyilvántartásnak biztosítania kell a pénzügyileg teljesített tételek egyeztethetőségét a kapcsolódó főkönyvi számlákkal. A nyilvántartásnak biztosítania kell a 60 napot túli kiegyenlítetlen kötelezettséget állományára előírt adatszolgáltatási kötelezettséget. A nyilvántartásba be kell vezetni és a 0-s számlaosztályba le kell könyvelni az 50 ezer forintot el nem érő írásos kötelezettséggel nem rendelkező kifizetéseket is. A PIR-ből a KV_01 tábla használata javasolt, melynél a kifizetéseknek meg kell egyezni a pénzforgalmi űrlapok teljesítési adatával (az egyéb különféle dologi kiadások 03/32, 03/37, 03/38 űrlap/sor adatát tartalmazza, melyet a 07550000 Szolgáltatások kiadási előirányzatai kötelezettségvállalásának állománya számlára kell könyvelni a 03/15, 03/27, 0/28 szolgáltatások mellett). Év végén a ki nem fizetett oszlopnak a kötelezettségvállalással terhelt maradvánnyal, a kötelezettségvállalással nem terhelt maradványnak meg kell egyezni a módosított előirányzat és az eddig vállalt kötelezettség oszlopának különbségével. Amennyiben előirányzat átadására kerül sor azt is kötelezettségként kell nyilvántartásba venni és annak átadását teljesítésként kell kivezetni, az űrlapoktól csak ebben lehet eltérni, melyet ki kell mutatni. Számlaösszefüggések 1. A nyitó tétel feljegyzése
T01 – K091
2. A vállalt kötelezettség nyilvántartásba vétele
T07 – K097
89
3. A kifizetett és átcsoportosított kötelezettségek értékének kivezetése
T091 – K01
4. A számlák év végi zárása
T091 – K01
09. NYILVÁNTARTÁSI ELLENSZÁMLÁK A számlacsoport számlái a 01., 02., 03. 04. és 07. nyilvántartási számlák ellenszámlaként működnek. Mint ellenszámlák a nyilvántartási számlák nyitását, vezetését és zárását szolgálják. Az alábbi számlák alkalmazandók: 091. Befektetett eszközök nyilvántartási ellenszámlája 097. Kötelezettségek nyilvántartási ellenszámlája A számlacsoport számlái év végén összevetésre kerülnek a nyilvántartási számlákkal.
BIZONYLATI REND Az analitikus nyilvántartással kapcsolatos feladatokat, gazdasági eseményeket, ezekkel összefüggő bizonylatokat, azok útját, a bizonylatokkal összefüggő döntési jogosítványokat a Múzeum Bizonylati szabályzata tartalmazza. 1. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. A pénzeszközöket (készpénz és számlapénz) érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a pénzmozgással egyidejűleg, illetve a kincstári/pénzintézeti értesítés (számlakivonat) megérkezésekor könyvelni kell. Egyéb gazdasági műveletek, események adatait, illetve a folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartásokból készített feladás adatai a gazdasági művelet megtörténte után, de legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó 15. napjáig kell könyvelni. 2. Bizonylat fogalma, alaki és tartalmi kellékei Számviteli bizonylat minden olyan a költségvetési szerv által kiállított , készített illetve a vele kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által magyar nyelven (de feltüntethető több nyelven is az adattartalma) kiállított, készített okmány (pl. számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, bankkivonat stb.) amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek valamint rendelkezik a számviteli törvényben
90
meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel. A bizonylat előállításánál világosság számviteli alapelvet szem előtt kell tartani. Külföldi szállító, szolgáltató számláján azokat az adatokat kell magyar nyelven feltüntetni, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez, az utólagos ellenőrzéshez feltétlenül szükséges. 3. Szigorú számadási kötelezettség Szigorú számadású bizonylatok, nyomtatványok a készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményhez kapcsolódó bizonylatokat, valamint minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadási nyomtatványokat páncélszekrényben (páncél kazettában) kell őrizni. A szigorú számadású nyomtatványok átvételét, nyilvántartását, ellenőrzését, őrzését, a nyomtatvány felhasználást, kiadását és azzal való elszámolás módját és idejét belső szabályzatban kell rögzíteni. 4. A bizonylat kiállítása, helyesbítése A bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. A bizonylatok az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók (olvasható alakra hozhatók), az esetlegessé váló utólagos változtatások felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek. A szabályszerű javításokat a következők szerint elvégezni: A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni. A hibás bejegyzéseket a bizonylat minden példányán javítani kell. Fel kell tüntetni továbbá, a helyesbítés keltét és a bizonylatot helyesbítő személy aláírását. Pénztári bizonylatokat javítani nem szabad! Az utaláshoz való feladáson, utalványon és utalvány rendeleten tilos javítani a jogosult számlaszámát, nevét, az utalandó összeget, és időpontját valamint a kötelezettségvállalásnál a nyilvántartásba vétel sorszámát. A rontott pénztári bizonylat, készpénzcsekk stb. helyett új bizonylatot kell kiállítani és a rontott, stornírozott bizonylatot (annak összes példányát) meg kell őrizni. A külső szervektől beérkező bizonylatokat alaki és tartalmi szempontból ellenőrizni kell (de azon nem javíthat), amelyre felelős személyt kell kijelölni. Az ellenőrzés során talált hibákról a bizonylat kiállítójaként értesíteni kell, és fel kell szólítani a hibás bejegyzés helyesbítésére. A javítás történhet az eredeti – hibás – bizonylat érvénytelenítésével és új bizonylat kiállításával, de történhet helyesbítő bizonylattal. A helyesbítő bizonylatnak tartalmaznia kell: az eredeti bizonylat azonosításához szükséges adatokat és a módosításnak megfelelő új adatokat.
91
A bizonylatok, nyomtatványok alaki és tartalmi szempontból történő szabályszerű kitöltéséért valamint ellenőrzéséért szabályzatban megjelölt személyek a felelősök. 5. A bizonylatok feldolgozása A bizonylat feldolgozására és ellenőrzésére kijelölt személynek ellenőrizni kell a bizonylaton feltüntetett adatokat, azok hitelességét. A feldolgozás során rögzíteni kell a könyvelés megtörténtét (hivatkozási számot), időpontját és az egyeztetés tényét. A feldolgozás során ellenőrizni kell az aláírók jogosultságát, a bizonylat alaki és számszaki helyességét, valamint azt, hogy a könyveléshez minden bizonylat megérkezett-e, továbbá azt, hogy az adatok feldolgozása teljes körűen megtörtént-e, a munkafolyamatba épített ellenőrzés megtörtént-e. (A gépi adathordozón levő adatok helyesbítésének módját és annak esetleges változtatását, a feldolgozási dokumentációban szabályozottak szerint kell elvégezni.) A számítógépes adatfeldolgozás keretében a törzsadatokat a bizonylati elv alapján kell rögzíteni, változásaikat nyilvántartani. A törzsadatok rögzítéséért és változások nyilvántartásáért felelős személyt kell kijelölni. 6. Bizonylatok ellenőrzése A számszaki vizsgálat során meg kell győződni arról, hogy a mennyiségi és értékadatok, számolási műveletek helyesen kerültek-e rögzítésre. A megállapított számszaki és egyéb hibát a bizonylaton a kiállítási színtől eltárő színű tollal kell javítani. Vizsgálni kell: a gazdasági esemény bizonylatolása az előírt bizonylati úrlapon történt-e, a bizonylati űrlapot sorszám szerint vették-e használatba (szigorú számadási nyomtatványoknál), bizonylatok kitöltése teljes körűen megtörtént-e, minden adat szerepe-e, a kiállító, érvényesítő, ellenjegyző, utalványozó, valamint a gazdasági eseményben érintett dolgozók aláírása szerepel-e a bizonylaton, a bizonylatok kiállítása megfelelő-e, javítások szabályszerűek-e, a szükséges mellékletek csatolva vannak-e. 7. A bizonylatok szállítása A bizonylatok szállításánál úgy kell eléjárni, hogy azokba illetéktelen személy ne tekinthessen be, külső károsodás ne érje, és hiánytalanul eljussanak a rendeltetési helyre. A bizonylatok elhelyezésére és szállítására szolgáló eszköz megválasztásakor figyelembe kell venni tartalmuk fontosságát, a szállításukra vonatkozó technikai előírásokat. 8. A bizonylatok tárolása A könyvelési bizonylatokat időrendi sorrendben kell tárolni, hogy azok könnyen visszakereshetők legyenek és a tárolás alatt károsodást ne szenvedjenek. A gazdasági évet 92
megelőző év összegyűjtött könyvelési anyagát a beszámoló mellett kell tárolni a könnyebb hozzáférhetőség érdekében. Ezt követően gondoskodni kell az irattárnak történő átadásáról, melyről jegyzőkönyvet kell készíteni. 9. A bizonylatok megőrzése A költségvetési szerv a költségvetési évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, valamint a számviteli törvény követelményének megfelelő nyilvántartást olvasható formában valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott működőképes számítógépes programot a Múzeum Iratkezelési Szabályzatában rögzítettek alapján, de legalább 10 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus , illetve részletező nyilvántartásokat, szigorú számadású nyomtatványokat is), legalább 8 évig olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon kell megőrizni. (A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik.) A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. 10. Alkalmazandó nyomtatványok A Múzeum által, a gazdasági események rögzítéséhez használt valamennyi bizonylatot a Bizonylati Szabályzat tartalmazza. KÖNYVVITELI ZÁRLATI FELADATOK A könyvviteli zárlat egyrészt azoknak a gazdasági műveleteknek az elszámolását jelenti, amelyeket hó végén, negyedév végén és év végén kell elvégezni, a könyvviteli számlák zárása előtt, másrészt jelenti a főkönyvi számlák adatairól készített kimutatások elkészítését. Havi zárlati feladatok: - havi jövedelmek elszámolása - a jövedelmeket terhelő TB járulék elszámolása - az üzembe helyezett tárgyi eszközök aktiválása - az ÁFA elszámolása (negyedéves) - előirányzat módosítások felvezetése - főkönyvi kivonat készítése. Havi egyeztetési feladatok: - a pénztárszámla egyenlegének egyeztetése a pénztárnapló záró adataival - a bankszámla egyenlegének egyeztetése a hónap utolsó napi bankkivonatával - a bérek, juttatások és TB járulék címen kifizetett havi összegek egyeztetése a havi bérösszesítővel - az elszámolási számla és pénztár, valamint egyéb bankszámlák közötti átvezetések egyeztetése.
93
Negyedévi egyeztetési feladatok: A havi egyeztetési feladatokon kívül: - 1, 3, 5 és 6, 7 számlák forgalmának és egyenlegének egyeztetése, - az előlegszámlák egyenlegének egyeztetése az analitikus nyilvántartásokkal, - a lakásépítési számla forgalmának egyeztetése a személyenkénti kölcsön nyilvántartással, - a beruházási, felújítási számlák egyeztetése a kapcsolódó analitikus nyilvántartásokkal, - a tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása és a főkönyvi könyvelés adatainak egyeztetése - a készletek analitikus nyilvántartása és a főkönyvi könyvelés adatainak egyeztetése (raktár). Negyedévi zárlati feladatok: - Készletek, követelések és kötelezettségek záró- és nyitóállomány különbözetének könyvelése. - az értékcsökkenés elszámolása, Félévi zárlati feladatok: A havi és negyedévi feladatokon kívül: - a közvetett kiadások felosztása és átvezetése a szakfeladatok számláira. Év végi zárlati feladatok: A havi zárlati feladatokon kívül: - az eszközök és készletek részletező analitikus nyilvántartásai alapján az esetleges eltérések rendezése, - a kis értékű új tárgyi eszközök raktári záró- és nyitóállománya különbözetének könyvelése, - készletek záró- és nyitóállomány különbözetének könyvelése, - kötelezettségek záró- és nyitóállomány különbözetének könyvelése, - követelések záró- és nyitóállomány különbözetének könyvelése, - a főkönyvi kivonat I. elkészítése, - pénzforgalmi kimutatás elkészítése, - a közvetett kiadások felosztása és átvezetése a szakfeladatok számláira, - az 5. számlaosztály számláinak összevezetése, - a 7. alaptevékenység és vállalkozási tev. szakfeladatai kiadási előirányzat teljesítésének nyilvántartására szolgáló számlák év végi egyenlegének átvezetése a 425., 427 számlára, a 992 alaptevékenység szakfeladatai bevételi előirányzat teljesítésének nyilvántartására szolgáló számlák év végi egyenlegének átvezetése a 426.,428 számlára, - a 37-38. számlacsoportok számláinak összevezetése a 389. Átvezetési számlára, - a 46-47. számlacsoportok számláinak átvezetése a 469. számlára, - a forgalmi számlák egyenlegének átvezetése az állományi számlákra, - a főkönyvi kivonat II. elkészítése, - az 1-4. számlaosztályok számláinak zárása a 493 számlával szemben. Év végi egyeztetési feladatok: A havi és negyedévi egyeztetési feladatokon kívül: - az előirányzat módosítások és a pénzmaradvány felhasználások, többletbevételek, pótelőirányzatok, zárolások, egyeztetése, - az állami költségvetéssel szembeni elszámolási kötelezettségek, egyéb elszámolások egyeztetése, - a december havi bérek hóközi kifizetésének egyeztetése,
94
-
a függő, átfutó, kiegyenlítő rendezetlen tételekről részletező kimutatás elkészítése, a lakáskölcsön felhasználásáról és törlesztéséről kimutatás készítése.
Aktív és passzív pénzügyi elszámolásokról vezetett analitikus nyilvántartás A függő, kiegyenlítő, átfutó kiadásokról és bevételekről az analitikus nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen a • keletkezésének ideje, • keletkezésének oka, • összege, • amennyiben lehetséges a partner (kedvezményezett, kötelezett, szállító, vevő) megnevezése, • rendezés vagy továbbutalás módja, ideje, • a rendezés vagy továbbutalás érdekében tett intézkedések. Az analitikus nyilvántartások üzemgazdasági és pénzforgalmi főkönyvi könyvelés állományi és forgalmi számláival történő egyeztetésének határideje: tárgyhónapot követő hónap 12. napja. Analitika vezetéséért felelős: Pénzügyi és számviteli osztályvezető
ZÁRÓ RENDELKEZÉS Jelen Számlarend 2013. április 01-én lép hatályba, egyidejűleg a Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum előző Számlarendje hatályát veszti.
Budapest 2013.március 31. Készítette:
Szivák Ildikó gazdasági igazgató
95
