www.d everh u i s c o o rd i n a t o r. n l
• Nieuwe technieken, nieuwe afspraken en procedures, nieuwe instructies zoals bijvoorbeeld: • • • • • • • • • • •
Telefooncentrale BMC en ontruimingsinstallatie Printerplan Inlogprocedures Introductie van multifunctionals (Digitaal) archiveren Toegangscontrole Gebouwbeheersystemen Clean Desk Vergaderfaciliteiten Catering
• Nieuwe werkomgeving (Andere bereikbaarheid, parkeermogelijkheden, voorzieningen) • Van vaste werkplekken naar flex • etcetera Verhuizen betekent: grote veranderingen voor de organisatie
De Verhuiscoördinator presentatie
2
• Vaststellen kaders • Inrichten projectorganisatie • Inventarisatie vraagzijde • Inventarisatie aanbodzijde • Offertes en opdrachtverstrekking • Verhuizen • Nazorg Een juiste aanpak kan zijn:
De Verhuiscoördinator presentatie
3
• Projectorganisatie en besluitvorming • Vlekkenplan (welke afdeling waar naar toe) • Inrichtingsprincipes • meubilair (oud/nieuw, flex/vast) • ICT • Hardware (bestaand/nieuw) • Printerplan (aantal en soort) • (digitaal) Archiveren • Telefonie
• • • • • • • • • • • • •
Arbo Catering Productieverlies Planning en mijlpalen Verhuiskosten Communicatie (extern en intern) Klanten/leerlingen Leveranciers Management Medewerkers Ondernemingsraad Diverse specifieke uitgangspunten …..
vaststellen kaders (projectdocument)
De Verhuiscoördinator presentatie
4
Voorbeeld vlekkenplan of wandenplan
De Verhuiscoördinator presentatie
5
•Inventarisatie van de vraagkant – Wie gaan er waar naar toe en wat nemen ze mee? (van-naar lijst) Zie volgend voorbeeld – Uitwerken van de vlekkenplannen (kamerplattegronden met werkpleknummers, kastnummers, en plaats faxen, printers en copiers Zie volgend voorbeeld
Verhuizen
De Verhuiscoördinator presentatie
6
PERSOONSGEGEVENS
ALGEMENE GEGEVENS verhuis huidige registr nr. vast/tijdelijk datum kamer 001159 vast 02-01-2004 AA 855
afdeling
naam
functie
Comm. Str.
Theo van Aalst
Manager Commerciële Strategie
Comm. Str.
Tiny König
Managementasssistente
466319 vast
02-01-2004
Comm. Str.
Elles van Vegchel
Managementasssistente
382922 tijdelijk
02-01-2004
nieuwe kamer AA 1242
werkplek nr. Type apparaat NIET tvi 1 printer
AA 1359
AA 1241
1
AA 886
AA 1241
2
fax/printer fax
VOICE GEGEVENS outlet oud
outlet nieuw
Bestaand telefoonnr 42177
42177
44074
44074
44519
44519
Nieuw telefoonnr type toestel EL 4 EL 4 + module EL 4 + module
fax nummer nee 0703344091 0703343219
externe isdn nee
externe analoge lijn ja
doorschakeling: 44074
Internationaal nee
nee
ja
nee
ja
nee
ja
nee
nee
Shef-sec schakeling 44074
Groepschakeling nee
42177
nee
nee
nee
DATA GEGEVENS outlet oud
outlet nieuw
Beweging
Servernaam
Desktop/Laptop
TVI nummer PC
V
GV022N05
Desktop/Laptop
01451846
TVI nummer beeldscherm 01198725
V
GV022F01
Desktop
01403141
01400179
V
GV022N02
Desktop
01431562
01397825
TVI Nummer Docking station nee nvt nvt
TVI nummer Printer I-paq + toebehoren 01404997
Ja
staat er niet op
nee
nvt
nee
Voorbeeld van-naar schema
De Verhuiscoördinator presentatie
7
Voorbeeld kamerplattegronden
De Verhuiscoördinator presentatie
8
• Besluitvorming • Communicatie van en naar o.a.: directie, management, medewerkers, klanten, leerlingen leveranciers, MR, OR) • Nazorg
Kritieke succesfactoren
De Verhuiscoördinator presentatie
9
• • • • • • • • •
Plan van aanpak Checklist Managementbrief Verhuisbrief Verhuisinstructie Zie volgend voorbeeld Van-naar lijst Plattegronden en kamertekeningen Attentie en Welkomstboekje Nazorg: formulieren, T-shirts
Communicatie middelen zijn o.a.
De Verhuiscoördinator presentatie
10
Voorbeeld verhuisinstructie
De Verhuiscoördinator presentatie
11
• Zorg dat de verhuisdag een leuke dag wordt. Lekker vroeg beginnen, en op tijd allemaal klaar. • Denk aan attentie medewerkers • Onderschat de nazorg niet • Verhuizen is voor iedere organisatie weer anders verhuizen is maatwerk!
Tips
De Verhuiscoördinator presentatie
12
De Verh u i sc o ö r di n at o r, 44 R .I.-st ra at 10, 4051 AR Och ten T 0344 – 64 14 53 E i n fo@d ev er h u i s c o o r di n at o r .n l
