Bronislava Erilová
EXCEL 2000 pro kadý den
Obsah ÚVOD .................................................................................................................................................. 7 Co je nového v oblasti základních funkcí ...................................................................................... 7 PRVNÍ SEZNÁMENÍ S PROGRAMEM EXCEL ................................................................................ 9 Instalace programu Excel 2000 .................................................................................................... 9 Minimální systémové poadavky programu Microsoft Excel 2000 ......................................... 9 Instalace nebo odebrání jednotlivých funkcí programu Microsoft Excel ................................. 9 Sputìní programu ...................................................................................................................... 10 Popis obrazovky ..................................................................................................................... 11 Dokumentové okno ................................................................................................................ 12 Ovládání programu ...................................................................................................................... 13 Nabídka programu ................................................................................................................. 13 Panely nástrojù ....................................................................................................................... 14 Nastavení stejného chování panelù nástrojù a nabídek v sadì Office 2000 ........................ 16 Zmìna zobrazení tabulky ............................................................................................................ 16 Nápovìda .................................................................................................................................... 18 Jak tedy nápovìdu pouít ...................................................................................................... 18 Nápovìda v dialogových oknech ........................................................................................... 19 Základní pojmy a parametry programu Excel ............................................................................. 19 Pohyb po buòkách listu ............................................................................................................... 21 Pøehled zajímavých klávesových kombinací ......................................................................... 21 Oznaèování (výbìr) jednotlivých bunìk a oblastí v tabulce ....................................................... 22 Klávesy pro výbìr bunìk, sloupcù nebo øádkù ...................................................................... 23 Výbìr listù v seitu ...................................................................................................................... 24 ZÁKLADNÍ OPERACE .................................................................................................................... 25 Vkládání dat ................................................................................................................................. 25 Úpravy vloených dat .................................................................................................................. 26 Vymazání obsahu buòky ....................................................................................................... 26 Anulování provedených operací ............................................................................................ 27 Opakování poslední operace ................................................................................................. 27 Vloení dat do oblasti bunìk .................................................................................................. 27 Typy dat ....................................................................................................................................... 28 Textové øetìzce ...................................................................................................................... 28 Èíselné hodnoty ..................................................................................................................... 28 Datum a èas ........................................................................................................................... 29 Tipy pøi zadávání kalendáøních dat a èasu ............................................................................ 30 Uloení kalendáøních dat a èasù v programu Excel .............................................................. 30 Komentáøe .............................................................................................................................. 31 Speciální zpùsoby vkládání dat do bunìk tabulky ...................................................................... 32 Zkopírování stejných hodnot do øádku èi sloupce ................................................................. 32 Vkládání èíselných nebo datumových posloupností øady .................................................. 33 Vkládání posloupností ze seznamù ....................................................................................... 34 Vytváøení posloupností taením myí se stisknutým levým tlaèítkem myi .......................... 36
4 Vytváøení posloupností taením myí se stisknutým pravým tlaèítkem myi ....................... 37 Vkládání hodnot do sloupce automatickým dokonèováním textu ......................................... 38 Vkládání hodnot do sloupce ze seznamu ji ve sloupci zapsaných hodnot ......................... 38 PRÁCE SE SOUBORY .................................................................................................................... 39 Uloení souboru .......................................................................................................................... 39 Uloení záloní kopie seitu .................................................................................................. 41 Automatické ukládání seitù .................................................................................................. 42 Uloení kopie seitu ............................................................................................................... 43 Zmìna výchozího formátu souboru pro ukládání seitù ............................................................. 43 Pouití souborù programu Microsoft Excel 2000 v niích verzích Excelu .......................... 43 Uloení skupiny seitù do vlastního pracovního prostoru .......................................................... 43 Otevøení existujícího souboru ..................................................................................................... 44 Pohledy ................................................................................................................................... 45 Otevøení více souborù najednou ............................................................................................ 45 Otevøení záloní kopie seitu ................................................................................................. 46 Seznam naposledy pouívaných souborù v nabídce Soubor ............................................... 46 Vytvoøení nového seitu .............................................................................................................. 46 Zavøení seitu .............................................................................................................................. 46 Nastavení pracovního prostøedí .................................................................................................. 47 Ochrana pøed viry ........................................................................................................................ 51 ablony ........................................................................................................................................ 52 PRÁCE SE SEITY A LISTY .......................................................................................................... 53 Seity ........................................................................................................................................... 53 Uspoøádání oken .................................................................................................................... 53 Okna aktivního seitu ............................................................................................................. 54 Skrytí okna ............................................................................................................................. 55 Rozdìlení okna ...................................................................................................................... 55 Ukotvení pøíèek ...................................................................................................................... 56 Listy ............................................................................................................................................. 56 Vloení nového listu ............................................................................................................... 56 Pøejmenování listu .................................................................................................................. 57 Pøesun listu ............................................................................................................................. 57 Kopírování listù ....................................................................................................................... 58 Odstranìní listu ze seitu ....................................................................................................... 59 Vybírání listù ........................................................................................................................... 59 Zobrazení více nebo ménì ouek listù .................................................................................. 60 Skrytí a zobrazení listu v seitu ............................................................................................. 60 BUÒKY, SLOUPCE A ØÁDKY ........................................................................................................ 61 Sloupce ........................................................................................................................................ 61 íøka sloupce .......................................................................................................................... 61 Skrytí a zobrazení sloupce ..................................................................................................... 62 Øádky ........................................................................................................................................... 63 Výka øádku ............................................................................................................................ 63 Skrytí a zobrazení øádku ........................................................................................................ 63
5 Vkládání øádkù a sloupcù ............................................................................................................ 64 Odstranìní øádkù nebo sloupcù .................................................................................................. 65 Manipulace s buòkami ................................................................................................................. 65 Kopírování a pøesun bunìk pomocí schránky ....................................................................... 65 Kopírování mezi listy a seity ................................................................................................. 66 Kopírování pouze hodnot, vzorcù, komentáøù nebo formátù bunìk ..................................... 66 Kopírování bunìk s urèením zpùsobu vloení mezi ji existující buòky ............................... 68 Shromádìní a vloení více poloek .......................................................................................... 69 Automatické kopírování více poloek .................................................................................... 69 Monosti schránky sady Office .............................................................................................. 69 Kopírování a pøesun bunìk pomocí myi ................................................................................... 70 Kopírování a pøesun bunìk se vzorcem ................................................................................ 70 VKLÁDÁNÍ VZORCÙ A FUNKCÍ .................................................................................................... 71 Vkládání vzorcù ........................................................................................................................... 71 Poøadí provádìní operací ve vzorcích ................................................................................... 72 Datum ve vzorci ...................................................................................................................... 72 Zadání vzorce ......................................................................................................................... 72 Chybová hláení ..................................................................................................................... 73 Kopírování vzorcù ....................................................................................................................... 74 Náhrada vzorce hodnotou ...................................................................................................... 76 Ochrana bunìk ............................................................................................................................ 76 Adresy bunìk ............................................................................................................................... 77 Výpoèty mezi listy ........................................................................................................................ 80 Souhrnná tabulka s propojením ............................................................................................. 81 Vkládání funkcí ............................................................................................................................ 82 Vloení funkce SUMA ................................................................................................................. 84 Celkové souèty ....................................................................................................................... 85 Funkce SUBTOTAL ................................................................................................................ 85 Funkce KDY .............................................................................................................................. 86 Funkce pro zaokrouhlení ............................................................................................................. 87 Vnoøené funkce ........................................................................................................................... 88 Stanovení poètu výskytù podmínky ............................................................................................ 89 Automatický výpoèet ................................................................................................................... 90 Popisky a názvy ve vzorcích ....................................................................................................... 91 FORMÁT TABULKY ........................................................................................................................ 93 Formátování bunìk ..................................................................................................................... 93 Èíselné formáty karta Èíslo ...................................................................................................... 94 Typy formátù pro zobrazení obsahù bunìk ........................................................................... 94 Vytváøení vlastních formátù .................................................................................................... 96 Základní formáty kódù ............................................................................................................ 96 Úprava zarovnávání obsahù bunìk karta Zarovnání .............................................................. 98 Úprava písma karta Písmo ....................................................................................................... 99 Zmìna výchozího písma a velikosti písma pouitého v nových seitech ........................... 100 Úprava ohranièení bunìk karta Ohranièení ........................................................................... 101
6 Úprava barevného pozadí bunìk karta Vzorek ..................................................................... 102 Podmínìné formátování bunìk tabulky .................................................................................... 103 Kopírování formátù z jedné buòky nebo oblasti do jiné ............................................................ 103 Pouití stylù pro formátování bunìk tabulky ............................................................................. 103 Automatický formát .................................................................................................................... 105 TVORBA GRAFÙ ........................................................................................................................... 107 Zobrazení dat listu v grafu ......................................................................................................... 107 Vloené grafy a listy s grafem ................................................................................................... 108 Vytvoøení grafu .......................................................................................................................... 108 Prùvodce grafem ....................................................................................................................... 109 Formátování grafu ..................................................................................................................... 112 Jak vybrat poloku grafu ...................................................................................................... 112 Pøesun a zmìna velikosti poloek grafu pomocí myi ........................................................ 113 Pøidání a odebrání datový øad .............................................................................................. 113 Vlastní typy grafù ....................................................................................................................... 114 Uloení vlastního typu grafu ................................................................................................ 114 Zmìna výchozího typu grafu ................................................................................................ 115 Výbìr jiného typu grafu ............................................................................................................. 115 Typy grafù ............................................................................................................................. 115 Kombinované grafy .............................................................................................................. 119 Zobrazení datové øady na vedlejí ose hodnot u 2D grafu ................................................. 120 TISK A PØÍPRAVA TABULKY PRO TISK .................................................................................... 121 Kontrola pravopisu pøed tiskem ................................................................................................ 121 Náhled ....................................................................................................................................... 122 Nastavení vzhledu stránky ........................................................................................................ 124 Karta Stránka ....................................................................................................................... 124 Karta Okraje ......................................................................................................................... 124 Karta Záhlaví a zápatí .......................................................................................................... 125 Karta List .............................................................................................................................. 126 Karta Graf ............................................................................................................................. 127 Tisk ............................................................................................................................................ 128 PRÁCE SE SEZNAMY .................................................................................................................. 129 Pouívání seznamu jako databáze ........................................................................................... 129 Øazení ....................................................................................................................................... 130 Vyhledání dat v seznamu .......................................................................................................... 132 Automatický filtr .................................................................................................................... 132 Rozíøený filtr ....................................................................................................................... 134 Vytvoøení pøehledu na listu ........................................................................................................ 134 Ruèní vytvoøení pøehledu ..................................................................................................... 135 Automatické vytvoøení pøehledu v listu ................................................................................ 135 Automatické souhrny ................................................................................................................. 136 Vnoøené souhrny .................................................................................................................. 138 Rejstøík ....................................................................................................................................... 139
Úvod 7
ÚVOD Tabulkový procesor Microsoft Excel 2000 (dále jen Excel) je souèástí kanceláøského systému Microsoft Office 2000. Excel je program pro tvorbu tabulek s výpoèty, vytváøení grafù a nabízí, mimo jiné øadu analytických nástrojù umoòujících z dat získat potøebné informace. Vyznaèuje se pohodlným a intuitivním ovládáním. Kniha je urèena nejirímu okruhu uivatelù, je pøíruèkou pro kadého, kdo zná základy systému Windows (95, 98 nebo NT). Nepøedpokládá se znalost práce s tabulkovými procesory. Jedná se o pøíruèku, která vás seznámí se základními technikami práce v Excelu, aby vám mohl slouit k plné spokojenosti. Kniha je rozdìlena do deseti kapitol. Najdete zde postupy práce, praktické pøíklady a øadu doprovodných obrázkù. V první kapitole je popsáno ovládání programu, panely nástrojù, zpùsoby zobrazení a základní pojmy a parametry Excelu. Ve druhé kapitole jsou uvedeny základní operace s daty v tabulce vèetnì typù vkládaných dat. Tøetí kapitola je vìnována práci se soubory (jejich otvírání, ukládání a zavírání) a nastavení pracovního prostøedí programu. Ve ètvrté kapitole najdete práci se seity a listy. Základní postupy zakonèí pátá kapitola, která je vìnována úpravám sloupcù a øádkù tabulek. V esté kapitole se seznámíte s vkládáním vzorcù a funkcí. Sedmá kapitola popisuje vekeré monosti grafické úpravy tabulky vèetnì èíselných formátù. Osmá kapitola je vìnována tvorbì grafù, jejich úpravám a vyuití. V deváté kapitole najdete pøípravu tabulky pro tisk. A koneènì desátá kapitola je vìnována práci se seznamy, popisuje tøídìní, filtrování a vytváøení pøehledù a souhrnù. Tato kniha není urèena programátorùm, kteøí tvoøí aplikace v Excelu pomocí programovacího jazyka Visual Basic. Nenajdete zde ani statistické a finanèní analýzy, vytváøení maker ani tvorbu vlastních funkcí. Dále kniha nepopisuje témata spoleèná programùm Office, jako je vkládání objektù, kreslení, vkládání a úpravu automatických tvarù, protoe tìmito tématy se zabývají pøíruèky popisující textové programy, zejména Word 2000.
Co je nového v oblasti základních funkcí Pro uivatele starích verzí nabízíme pøehled nejdùleitìjích novinek. Byly zjednodueny pøedevím bìné úkoly, jako je otevírání a ukládání souborù, které uivatelé èasto provádìjí nejen pøi práci v programu Excel. Otevøení a uloení dokumentù: Zdokonalená dialogová okna Otevøít a Uloit umoòují ve vech programech sady Microsoft Office zobrazit více souborù souèasnì a získat k nim rychlejí pøístup. Nejèastìji pouívané sloky a umístìní otevøete pomocí Panelu míst. Klepnutím na tlaèítko Historie zobrazíte 20 a 50 dokumentù a sloek, se kterými jste pracovali v poslední dobì. K posledním pouívaným slokám se snadno vrátíte klepnutím na tlaèítko Zpìt. Kopírování a vkládání pomocí schránky: Do nové schránky sady Office lze kopírovat objekty ze vech programù sady Office, vèetnì prohlíeèe sítì WWW, a v pøípadì potøeby je kdykoli vloit na poadované místo. Do schránky sady Office lze uloit a 12 objektù. Náhled formátování výbìru: Nový zpùsob formátování výbìru nabízí místo inverzních bledìmodrou barvou. Vyberete-li buòky obsahující barevný text, nezobrazí se text v inverzním barevném schématu, ale zùstane oznaèen pùvodní barvou. Symbol mìny euro: K dispozici jsou dalí èíselné formáty obsahující symbol mìny euro. Více krokù pøíkazu Zpìt: Je moné vrátit zpìt posledních 16 akcí. To ji obsahoval Excel 97.
8 Úvod Záhlaví øádkù a sloupcù oznaèují aktivní buòku: Jestlie vyberete jako aktivní urèitou buòku nebo buòky, zvýrazní se odpovídající èísla øádkù a písmena sloupcù, take mùete snadno rozeznat, které buòky jsou aktivní. To rovnì obsahoval Excel 97. Individuální nabídky a panely nástrojù: V nabídkách a na panelech nástrojù programù sady Office 2000 jsou pøednostnì zobrazeny jen nejpouívanìjí poloky. Nabídky lze snadno rozíøit a zobrazit vechny pøíkazy. Klepnete-li na pøíkaz, bude pøi pøítím pouití na nabídky zobrazen mezi èasto pouívanými pøíkazy. Vechny panely nástrojù jsou umístìny na jednom øádku. Díky tomu lze tak pracovat na vìtí ploe. Klepnete-li na tlaèítko v panelu nástrojù, bude pøidáno do zobrazeného panelu. Panely nástrojù lze snadno upravovat pøetahováním ovládacích prvkù myí na panely. Dodateèná instalace: Pøi práci mùete narazit na pøíkazy a souèásti, které nebyly nainstalovány pøi prvotní instalaci. Pokud je budete chtít pouít, mùete je okamitì doinstalovat.
Konvence pouité v knize V celé pøíruèce je pouito toto grafické odliení:
TIP !!!
KLÁVESA Tuènì
Názvy kláves oznaèujeme velkými písmeny, napø. ENTER, CTRL+S. Dùleité pojmy a pasáe textu jsou vysazeny tuènì.
Tuènì
Texty, které se objevují u prostøedí programu jsou vysazeny tuèným bezpatkovým písmem. Takto jsou odlieny pøíkazy z nabídek, názvy dialogových oken, popisy tlaèítek a dalí citace z obrazovky.
bezpatkovì
Formát>Sloupec
Jednotlivé pøíkazy v posloupnosti pøíkazù zadávané v nabídkách a podnabídkách oddìlujeme znakem > (vìtí). Napø. Nástroje>Monosti.
Kurzíva
Vysvìtlivky, poznámky, názvy souborù oznaèujeme kurzívou.
Takto je uveden odstavec obsahující zajímavé doporuèení. Tøemi vykøièníky je uveden odstavec s dùleitým upozornìním nebo postupem. Vzhledem k tomu, e nemùe dojít k zámìnì, dovolíme si zjednoduené názvy. Pro celý název produktu Microsoft Excel 2000 budeme pouívat jen Excel.
Rejstøík 139
Rejstøík A Adresace 77 Anulování provedených operací 27 Aplikaèní okno 11 Automatické ukládání 42 Automatický formát 105 Automatický výpoèet 90
B
vzorek 102 zarovnání 98 Funkce 82 COUNTIF 89 KDY 86 SUBTOTAL 85 SUMA 84 vnoøené 88 zaokrouhlení 87
G
Buòka 19 adresy 77 kopírování 66 oznaèování (výbìr) 22 pohyb po buòkách 21 pojmenování 92 speciální zpùsoby vkládání 32 vkládání dat 25 vymazání obsahu 26
Graf 107 datové øady 113 formátování 112 Kombinovaný 119 prùvodce 109 typy grafù 115 vedlejí osa 120
D
K
Dokumentové okno 12 Duální formát souboru 43
E Excel 2000 dokumentové okno 12 instalace 9 nabídka programu 13 nápovìda 18 panely nástrojù 14 popis obrazovky 11 sputìní 10 ukonèení práce s programem 10
F Filtrování automatický filtr 132 rozíøený 134 Formátování bunìk 93 automatický 105 èíslo 94 kopírování formátù 103 ohranièení 101 písmo 99 styly 103 vlastní èíselný formát 96
Ch Chybové hodnoty 73 Komentáøe 31 Konce stránek 123 Kontrola pravopisu 121 Kurzor myi 19 textový 20
L List kopírování 58 nový 56 odstranìní 59 pøejmenování 57 pøesun 57 skrytí a zobrazení 60 výbìr listù 24 vybírání 59 Lupa 17
M Makroviry 51 Møíka tisk 126 zobrazení 47
N Nabídka programu 13 Náhled 122
140 Rejstøík Nápovìda 18 Nastavení pracovního prostøedí 47
O Oblasti 79 Odkaz absolutní 78 názvy 91 relativní 77 smíený 78 Ochrana bunìk 76 Okno rozdìlení 55 skrytí 55 ukotvení pøíèek 56 uspoøádání oken 53 vzorce 82 Opakování poslední operace 27
P Panely nástrojù 14 Pohyb v tabulce 21 Posloupnosti. Viz øady vytváøení taením levou myí 36 vytváøení taením pravou myí 37 ze seznamu 34 Pracovní prostor 43 Propojení v tabulce 81 Pøehledy 134 Automatické vytvoøení pøehledu 135 Ruèní vytvoøení pøehledu 135
Ø Øádek skrytí a zobrazení 63 vloení a odstranìní 65 výbìr 23 výka 63 Øady kalendáøní 33 lineární 33 Øazení 130 dle seznamù 132
S Seznamy 34, 129 filtrování 132 pøehledy 134 øazení 130 souhrny 136 Schránka 65
Schránka sady Office 69 Sloupec skrytí a zobrazení 62 íøka 61 vloení a odstranìní 64 výbìr 23 Soubor automatické ukládání 42 nový 46 otevøení 44 uloení 39 výchozího formátu souboru pro ukládání 43 Souhrny 136 vnoøené 138
ablony 52
T Tisk 128 èíslování stránek 124 graf 127 komentáøe 127 konce stránek 123 møíka 126 náhled 122 nastavení okrajù 124 oblast tisku 126 opakovat øádky 126 orientace 124 záhlaví a zápatí 125 Transponování tabulky 68 Typy dat èíselné hodnoty 28 datum a èas 29 textové øetìzce 28
V Vloit jinak 66 Výbìr metoda rozíøeného výbìru 24 nesouvislý 23 Vzhled stránky 124 Vzorce chybová hláení 73 kopírování 74 náhrada vzorce hodnotou 76 operátory 71 popisky a názvy ve vzorcích 91 výpoèty mezi listy 80
Z Zmìna zobrazení 16
