No title

DIAGRAM ALIR PELAYANAN PAKET LELANG DAN KATALOG SECARA ELEKTRONIK MELALUI PORTAL SPSE PADA UPTB LPSE KOTA SAMARINDA Sesuai Peraturan Walikota Samarinda Nomor 05 Tahun 2013 Tentang SOP Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Secara Elektronik Dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda SKPD/PANITIA/ POKJA ULP

Staf Administrasi

Kepala UPTB LPSE

Kepala TU UPTB LPSE

Verifikator

Admin Aplikasi

Keterangan

MULAI

Awal dan akhir Mengirimkan surat permohonan serta dilampiri kelengkapan

Berkas permohonan tayang lelang / e-katalog : 1. Copy DPA 2. Print out SiRUP 3. Copy SK Pejabat terkait * (PA/KPA/PPK/PP/Pokja) 4. Copy sertifikat PBJ **

Berkas permohonan tayang lelang / e-katalog : 1. Copy DPA 2. Print out SiRUP 3. Copy SK Pejabat terkait * (PA/KPA/PPK/PP/Pokja) 4. Copy sertifikat PBJ **

Mendisposisi Surat Permohonan dari SKPD / Panitia / Pokja ULP

Berkas permohonan tayang lelang

Melanjutkan Disposisi Surat

Proses


Mencatat dibuku agenda surat masuk dan memberikan lembar disposisi


Crosscheck kelengkapan dokumen

Cek User ID dan Password Panitia


Validasi User ID dan password Meminta kekurangan dokumen

Membuat User ID dan password Pokja/PPK/PP

Validasi Data Ya Operasi secara manual


Menayangkan Pengumuman Lelang dan Paket Pekerjaan di Portal LPSE

Mengkonfirmasi kepada Pokja tentang Paket sudah bisa tayang

Proses e-katalog

Mengkonfirmasi kepada PPK/PP untuk e-katalog

Catatan : * : Cukup sekali selama tidak ada penggantian ** : Cukup sekali

Tidak

Dokumen Fisk / Elektronik

Tidak

Ya

SELESAI

Keputusan

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) REGISTRASI DAN PENDAFTARAN PENYEDIA PENYEDIA

SPSE

VERIFIKATOR

HELPDESK

KA. TU UPTB LPSE

KA. TU UPTB LPSE

MULAI Awal dan akhir

Mengklik Ling Mendaftar sebagai Penyedia Barang/ Jasa

Proses

Mengisi Alamat E-Mail, Download Formulir Pendaftaran dan Keikutsertaan

Mengklik Tomobol Mendaftar

Keputusan

Mengirim Email kepada Penyedia berupa Konfirmasi Pendaftara Rekanan


Email dari SPSE Perihal Konfirmasi Pendaftara Rekanan

Operasi secara manual

Mengklik Link untuk melanjutkan

Lanjut kehalaman berikutnya


SPSE

VERIFIKATOR

HELPDESK

KA. TU UPTB LPSE

KA. TU UPTB LPSE

Awal dan akhir

Mengisi Formulit Pendaftara secara online berikut User ID dan Password

Mengklik Tombol Mendaftar

Proses Mengirim Email berisi Pemberitahuan User ID Selamat Bergabung di LPSE Nasional

Keputusan

Email dari SPSE Perihal User ID Dokumen Fisk / Elektronik Mengisi Formulir Pendaftaran dan Formulir Keikutsertaan

Mendownload Syarat Verifikasi

Melengkapi Syarat Verifikasi




SPSE

VERIFIKATOR

HELPDESK

KA. TU UPTB LPSE

KA. TU UPTB LPSE

Awal dan akhir

Pengecekan Kelengkapan Dokumen

Dokumen Syarat Verifikasi Asli dan Fotocopy

Verifikasi Data Pendaftaran Online dg Dokumen Asli Penyedia

Menyerahkan PrintOut Dokumen Pendaftaran,Formu lir keikutsertaan dan Dokument Syarat Verifikasi

Y

Proses

Keputusan

Dokumen Sudah Lengkap ?

T


Menyerahkan Dokumen Asli Syarat Verifikasi

Menerima Dokumen Asli Syarat Verifikasi

Operasi secara manual Menerima Email tentang Konfirmasi User ID dan Password dapat digunakan

Selesai

Mengirimkan Email bahwa User ID dan Password bisa digunakan pada SPSE

Mengklik Tombol Setuju

Menyimpan Dokumen Syarat Verifikasi

Menerima Fotocopy Dokumen Syarat Verifikasi dan paraf Lembar Pengesahan

Menerima Fotocopy Dokumen Syarat Verifikasi dan paraf Lembar Pengesahan


STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENERBITAN USER ID DAN PASSWORD PPK PPK

HELPDESK

STAF ADM

KA. UPTB LPSE

KA. TU UPTB LPSE

ADMIN SYSTEM / APLIKASI

Mulai

Mengisi Buku Tamu

Menyampaikan Maksud dan Tujuan Kedatangan

Awal dan akhir Menyapa dengan baik dan sopan

Memberikan Form Pelayanan Helpdesk Kepada Tamu

Mengisi Form Pelayanan HELPDESK

Mencatat di Buku Agenda Surat Masuk

Mendisposisi dan menyetujui Surat Permohonan


Menerima Disposisi Surat Proses

Memasukkan Data PPK Keputusan

Mengirimkan email User ID dan Password PPK Dokumen Fisk / Elektronik

Mengajukan Surat Permohonan

Mengirimkan SK Pengangkatan PPK serta Biodata PPK

Email tentang User ID dan Password

Selesai

Surat Permohonan berserta Lampiran



STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) REGISTRASI AUDITOR AUDITOR

STAF ADM

KA. UPTB LPSE

KA. TU UPTB LPSE

ADMIN SYSTEM

Mulai

Mengajukan Surat Permohonan Permintaan User ID dan Password serta menentukan batas akhir waktu Pemeriksaan

Mengirimkan Salinan Surat Perintah Pemeriksaan serta Daftar Peket yang akan diperiksa

Menapatkan User ID dan Password melalui

Selesai

Awal dan akhir


Mendisposisidan Menyetujui Surat Permohonan

Proses


Menerima Disposisi Surat Keputusan

Memasukan Data Auditor dan Paket yang akan diperiksa




STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) REGISTRASI ADMIN AGENCY INSTANSI

STAF ADM

KA. UPTB LPSE

KA. TU UPTB LPSE

ADMIN SYSTEM

Mulai Mengajukan Surat Permohonan Permintaan sebagai Admin Agencyyang ditandatangani Kepala Instansi Vertikal

Mengirimkan SK Pengangkatan sebagai Admin Agency serta Biodata Personil Admin Agency

Mendapatkan User ID Dan Password melalui Email

Selesai

Awal dan akhir

Proses


Mendisposisi dan Menyetujui Surat Permohonan

Melanjutkan disposisi Surat


Memasukan Data Admin Agency




STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERMINTAAN PELATIHAN/BIMTEK DARI INSTANSI PEMERINTAH INSTANSI

STAF ADM

KA. UPTB LPSE

KA. TU UPTB LPSE

Mulai

Awal dan akhir

Proses

Mengajukan Surat Permintaan Pelatihan / Bimtek


Mendisposisi danMenyetujui Surat

Menandatangani Surat Balasan

Surat Balasan

Surat Balasan

Surat Balasan


Surat Balasan

Keputusan




Arsip Selesai

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENANGANAN MUNCUL ERROR DI MENU - PENGGUNA PENGGUNA

HELPDESK

ADMIN SYSTEM

LKPP

Mulai Muncul ERROR di Halaman Pengguna

Awal dan akhir

Penjelasan Prosedur Penyampaian Permasalahan ERROR yang muncul pada System dan Aplikasi

Muncul ERROR di Halaman Pengguna

Menerima Penjelasan

Menerima Email dari Helpdesk

Proses

Keputusan

Menerima Pengecekan Dokumen Fisk / Elektronik

Menerima Email dari Penyedia Masalah ?

Mengirimkan email ke Helpdesk LPSE

Melakukan Kroscek terhadap permasalahan

Mengirimkan jawaban kepada penyedia melalui Email

Melaporkan permasalahan kepada Admin System

Selesai

Menyampaikan Solusi Penyelesaian Masalah

System


Aplikasi

Mengirimkan Email Permasalahan kepada Helpdesk LKPP

Menyelesaikan Permasalahan

Melakukan Pengecekan kembali

Memberikan Jawaban


STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENANGANAN LUPA USER ID DAN ATAU PASSWORD PANITIA POKJA ULP

HELPDESK

ADMIN SYSTEM

Mulai

Awal dan akhir

Lupa User ID

Menerima email Permohonan Informasi User ID Panitia

Menerima email Permohonan Informasi User ID

Mengirimkan Email Permohonan Informasi User ID Panitia

Mengirimkan email Permohonan Informasi User ID Panitia

Melakukan Pengecekan di Aplikasi SPSE

Lupa Password

Mengirimkan email Permohonan Reset Password Panitia Menerima Informasi User ID dan atau Password Baru Selesai

Menerima email Permohonan Reset Password Panitia Mengirimkan email Permohonan Reset Password Panitia

Mengirimkan User ID

Menerima email Permohonan Reset Password Panitia

Melakukan Reset Password Menerima dan Menginformasi kepada Penitia ybs

Proses

Keputusan




STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENANGANAN LUPA USER ID DAN ATAU PASSWORD ADMIN AGENCY ADMIN AGENCY

HELPDESK

ADMIN SYSTEM

Mulai

T

Lupa User ID Y Mengirimkan Email Permohonan Informasi User ID Admin Agency

Lupa Password

Awal dan akhir

Menerima Email Permohonan Informasi User ID Admin Agency

Menerima Email Permohonan Informasi User ID Admin Agency

Mengirimkan Email Permohonan Informasi User ID Admin Agency

Melakukan pengecekan di Aplikasi SPSE

Menerima Email Permohonan Reset Password Admin Agency

Mengirimkan User ID

Mengirimkan Email Permohonan Reset Password Admin Agency


Y Mengirimkan Email Permohonan Reset Password Admin Agency

Menerima Informasi User ID dan atau Password Baru

Selesai

Melakukan Reset Password Menerima dan Menginformasikan kepada Admin Agency ybs

Proses

Keputusan




STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENANGANAN LUPA USER ID DAN ATAU PASSWORD AUDITOR AUDITOR

HELPDESK

ADMIN SYSTEM

Mulai

Lupa User ID

Mengirimkan Email Permohonan Informasi User ID Auditor

Lupa Password

Mengirimkan Email Permohonan Reset Password Auditor

Awal dan akhir

Menerima Email Permohonan Informasi User ID Auditor

Menerima Email Permohonan Informasi User ID Auditor

Mengirimkan Email Permohonan Informasi User ID Auditor

Melakukan pengecekan di Aplikasi SPSE


Mengirimkan User ID

Mengirimkan Email Permohonan Reset Password Auditor

Menerima Email Permohonan Reset Password Auditor

Menerima Informasi User ID dan atau Password Baru

Selesai

Melakukan Reset Password Menerima dan Menginformasikan kepada Auditor ybs

Proses

Keputusan




STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PELAYANAN FRONT OFFICE INSTANSI PEMERINTAH/ ASOSIASI/ UMUM

HELPDESK

Mulai

Menyapa dengan baik dan sopan

Mengisi Buku Tamu

Memberikan Form Pelayanan HELPDESK kepada Tamu

Menyampaikan maksuda dan tujuan kedatangan

Mengisi Form Pelayanan HELPDESK Mendapatkan Pelayanan sesuai Ceklist Pilihan

Selesai

Awal dan akhir

Proses

Keputusan

Form Pelayanan HELPDESK yang telah diisi Tamu

Keperluan sesuai dengan ceklist


T Mengirim email

Menerima Email dari HELPDESK LPSE


Memberikan Jawaban dari Pertanyaan HELPDESK LPSE


Y Memberikan Pelayanan sesuai dengan SOP

Mendapatkan Klarifikasi

HELPDESK LKPP

Email Jawaban

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENERBITAN USER ID DAN PASSWORD POKJA POKJA ULP

HELPDESK

STAF ADM

KA. UPTB LPSE

KA. TU UPTB LPSE


Mulai

Mengisi Buku Tamu

Menyampaikan Maksud dan Tujuan Kedatangan

Awal dan akhir Menyapa dengan baik dan sopan

Memberikan Form Pelayanan Helpdesk Kepada Tamu

Mengisi Form Pelayanan HELPDESK

Mengajukan Surat Permohonan

Mengirimkan SK Pengangkatan Pokja ULP serta Biodata Personil Pokaja ULP

Email tentang User ID dan Password

Selesai


Mendisposisi dan menyetujui Surat Permohonan


Menerima Disposisi Surat Proses

Memasukkan Data Pokja ULP Keputusan

Mengirimkan email User ID dan Password Pokja ULP


Surat Permohonan berserta Lampiran



STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PELAYANAN KONSULTASI E-PROCUREMENT PENYEDIA/POKJA ULP/INSTANSI PEMERINTAH/ASOSIASI/UMUM

Mulai

Mengisi Buku Tamu

Menyampaikan Maksud dan tujuan kedatangan Mengisi Form Pelayanan Helpdesk dan memilih checklist Konsultasi EProcurement serta menulis pertanyaan Mendapatkan Jawaban atas pertanyaan yang diajukan Selesai Mendapatkan tambahan jawaban atas pertanyaan yang diajukan

HELPDESK

KA. UPTB LPSE

ADMIN LPSE

Menyapa dengan baik dan sopan

Awal dan akhir

Proses

Memberikan Form Pelayanan Helpdesk kepada Tanu

Keputusan

Form Pelayanan Helpdesk yang telah diisi Tamu Dokumen Fisk / Elektronik

Memberikan Penjelasan atas pertanyaan Operasi secara manual

Memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang kebikan dan teknis

T

Y

Penjelasan tambahan tentang Kebijakan


Penjelasan tambahan Tentang Teknis

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENAYANGAN DAFTAR HITAM MELALUI POTAL LPSE INSTANSI

STAF ADM

KA. UPTB LPSE

KA. TU UPTB LPSE


HELPDESK LKPP

Mulai

Mengajukan Surat Bantuan Penayangan Penyedia yang masuk Daftar Hitam

Awal dan akhir

Mencatat dibuku Agenda Surat Masuk

Proses

Mendisposisi Surat

Melajutkan Disposisi Surat


Mengirimkan SK Daftar Hitam

Mengirimkan Email Nama Penyedia yang terkena Daftar Hitam

Daftar Penyedia yang Masuk Daftar Hitam


Daftar Penyedia Jasa yang Masuk Daftar Hitam


Mulai


STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PADA SAAT LISTRIK PADAM ADMIN JARINGAN

ADMIN SYSTEM

KA. UPTB LPSE

SPSE

Mulai

Awal dan akhir

Listrik Padam Proses

Mengecek Power Server Otomatis berpindah ke UPS

Keputusan


T

Listrik mati lebih dari kapasitas UPS

Pemberitahuan kepada Pokja ULP agar segera melakukan penyesuaian Jadwal Lelang

Listrik menyala kembali

Y Shutdown Apliasi secara berurutan Cek Konfirmasi dan Restart Service Selesai

T

Fungsi Konfirmasi Berjalan Normal Y

Pembeliatahuan Listrik padam

Pembeliatahuan Listrik padam Memberikan Surat Pemberitahuan



STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PADA SAAT APLIKASI ERROR ADMIN LPSE

LKPP

Mulai

Awal dan akhir

Login sebagai Admin Proses Login sebagai Admin

T Fisik Server Hidup?

Nyalakan dengan menekan Tombol Power

Keputusan

Y Login sebagai Admin

Cek apakah Service berjalan?


T Sidupkan service yang seharusnya berjalan

Y Refresh Service

Y


Apakah service dapat dijalankan?

T Y Aplikasi dapat berjalan normal

Cek apakah Service berjalan normal?

Restart Secara Fisik Server


T Selesai

Hubungai IT Center LPSE Pusat Memberikan petunjuk Penelesaian Permasalahan

Menganalisa Permasalahan Aplikasi

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERAWATAN INFRSTRUKTUR JARINGAN INTRANET DAN INTERNET ADMIN JARINGAN / ADMIN SYSTEM

KA. UPTB LPSE

Mulai

Awal dan akhir

Pengecekan Fisik Infrastruktur

Proses T

Apakah terjadi kerusakan

Nyalakan dengan menekan Tombol Power Keputusan

Y Analisa penyebab kerusakan dan solusi perbaikan

Menemukan sumber penyebab kerusakan dan solusi perbaikan

Melakukan langkah Korektif terhadap kondisi abnormal

T

Sidupkan service yang seharusnya berjalan Dokumen Fisk / Elektronik Restart Secara Fisik Server


Cek apakah Service berjalan normal?

Y Lanjut kehalaman berikutnya

Penggantian Alat Baru

Membuat Laporan

Selesai

Menerima Hasil Laporan

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGGUNAAN BIDDING ROOM REKANAN

WAKTU PELAYANAN

SARANA DAN PRASARANA

HELPDESK

Mulai

Awal dan akhir

Y

Ingin mengikuti Lelang Secara Elektronik

Membawa Laptop

Proses

Fasilitas HotSpot [24 jam]

T Daftar ke BIDDING ROOM [Gratis]

Jam Kerja Senin - Jum’at

Selesai

Komputer Desktop Dokumen Fisk / Elektronik

T

Dapat Meminta Bantuan

Keputusan

Konsultan Mengikuti Lelang


Y Dapat meminta Bantuan

Memberi Pendapingan


STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) USER ID DAN ATAU PASSWORD REKANAN

HELPDESK

Awal dan akhir

Mulai

Proses

Lupa User ID atau Password ?

PASSWORD

Mengarahkan Ke Menu Lupa Password



Selesai USER ID


Selesai

Keputusan

1. Menanyakan identitas Pemohon an Perusahaan 2. Melakukan Pencarian Data Menggunakan Pakar Report 3. Menginformasikan User ID



STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) BACKUP FILE SYSTEM DAN DATABASE ADMIN LPSE Mulai Awal dan akhir Masuk ke Ruang Server Proses

Login sebagai Root

Siapkan Hardisk Portable

Keputusan

Copykan File System dan Database ke Hardisk Portable

Replace Existing File


Buat Folder Baru

Transfer File System Dan Database ke Hardisk Fortale


Selesai

Ditetapkan di Samarinda Pada tanggal 22 Januari 2013 WALIKOTA SAMARINDA, Ttd Diundangkan di Samarinda Pada tanggal 22 Januari 2013 SEKRETARIS DAERAH KOTA SAMARINDA, Ttd H. ZULFAKAR NOOR BERITA DAERAH KOTA SAMARINDA TAHUN 2013 NOMOR 5

H. SYAHARIE JAANG Salinan sesuai dengan aslinya Sekretariat Daerah Kota Samarinda Kepala Bagian Hukum

SUPARMI, SH, MH. Nip. 196905121989032009


No title

Recommend Documents