Grip op aanwezigheid Iedereen bij de les Handboek Aan- en afwezigheidsregistratie en verzuimaanpak mbo 2010/2011
Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Uitgangspunt 5
2
3.
Wettelijke kaders
7
3.1
Wetgeving
7
3.2 Definities van verzuim
7
3.3 Melden en registreren van verzuim
9
3.4 Betrokkenen en verantwoordelijkheden
10
4.
Protocol registratie van aan- en afwezigheid
13
4.1
Protocol aan- en afwezigheidsregistratie
13
4.2 Registratie van aan- en afwezigheid tijdens BPV
15
4.3 Uitwerking protocol ongeoorloofd verzuim
17
4.4 Uitwerking protocol geoorloofd verzuim
21
Bijlagen: Bijlage 1 Wetsartikelen en richtlijnen voor het verlenen van extra verlof
25
Bijlage 2 Melden van verzuim aan het Digitaal Verzuimloket van DUO
26
Bijlage 3 Formulier Melding Verzuim door SLB-er/mentor/coördinator leerlingzaken
27
Bijlage 4 Standaardbrieven aan deelnemers/ouders
30
1. Inleiding In Nederland geldt de leer- en kwalificatieplicht. Dit houdt in dat jongeren tot 18 jaar onderwijs moeten volgen totdat zij minimaal een diploma op mbo niveau 2, havo of vwo hebben gehaald. Met een diploma op zak hebben onze deelnemers een betere startpositie op de arbeidsmarkt of goede kansen op doorstroom naar een vervolgopleiding in het hbo. Het is daarom van het grootste belang dat onze deelnemers, zeker zolang ze leer- of kwalificatieplichtig zijn, ook daadwerkelijk naar school gaan. Verzuim wordt gezien als een signaal van onderliggende problematiek en een mogelijke voorloper van dreigende uitval: voortijdig schoolverlaten (VSV)1. Voor een aantal deelnemers is meer ondersteuning nodig omdat zij door persoonlijke problemen vastlopen in hun studie. Bijvoorbeeld als ze thuis problemen hebben, verslaafd zijn of als ze schulden hebben. Verzuim leidt voor de deelnemer tot achterstand en vertraging in het onderwijsproces. Preventie van verzuim en daarmee van VSV is van groot belang om deelnemers met een beroepsopleiding succesvol te laten zijn op de arbeidsmarkt.
Verzuimaanpak kan alleen succesvol zijn als het een structurele aanpak wordt, die consequent door iedereen wordt gedragen (daarom de titel Iedereen bij de les). Verzuimbestrijding start met de wil en overtuiging van alle betrokkenen om er wat aan te doen. Deelnemers kunnen daarin ook een actieve rol spelen. Onderzoek laat zien dat inbreng van deelnemers die meer inhoudt dan ‘aanwezig zijn en je houden aan de regels’, de betrokkenheid en motivatie van deelnemers en de kwaliteit van het onderwijs ten goede komt en de kans op voortijdig schoolverlaten verkleint. Aandacht en zorg voor deelnemers die dreigen uit te vallen zijn hier sleutelwoorden. Onze inzet is dat deelnemers met minimaal een startkwalificatie onze scholen verlaten. Daarnaast wil Amarantis de deelnemers meer geven dan alleen een opleiding of het leren van een vak. Maatschappelijke betrokkenheid, feedback geven en krijgen, respect voor elkaar en je plek vinden in de samenleving, is minstens zo belangrijk. Met een sluitende aan- en afwezigheidsregistratie bij alle opleidingsteams wordt gestreefd naar verbetering van de bedrijfsvoering in de aanpak van de schooluitval. Amarantis Onderwijsgroep wil een organisatie zijn die mensen stimuleert mee te werken aan een betere leer- en leefomgeving (rentmeesterschap), open staat voor de belevings- en gedachtewereld van de ander (verdraagzaamheid) en die doet wat ze zegt en zegt wat ze doet (integriteit). De aandacht voor de aanwezigheid van individuele deelnemers en deelnemers (humaniteit) stimuleert tot participatie en maatschappelijke betrokkenheid (dienstbaarheid).
1
VSV-er: is iedere jongere tussen de 12 en 23 jaar die zonder startkwalificatieniveau het onderwijs verlaat
3
Doel Onderwijsinstellingen zijn verplicht om de wet op de leer- en kwalificatieplicht na te leven en melding te maken van verzuim. De verplichting melding te maken van verzuim geldt ook voor deelnemers van 18-23 jaar (BOL én BBL) zonder startkwalificatie. Binnen Amarantis Onderwijsgroep is er voor gekozen geen onderscheid te maken tussen deelnemers met of zonder startkwalificatie. We streven naar het succesvol afronden van de opleiding van álle deelnemers en willen alle deelnemers daarbij waar nodig ondersteunen. Voor deelnemers met startkwalificatie worden om deze reden dezelfde procedures en protocollen gevolgd, met uitzondering van de landelijke vereisten wat betreft de melding aan het digitale verzuimloket. Het hoofddoel van dit handboek aan- en afwezigheidsregistratie is het verbeteren van de aan- en afwezigheidsregistratie ten behoeve van: • de monitoring van deelnemers en de sturing op het voorkomen van voortijdig schoolverlaten; • onderbouwing van de bekostigingsgegevens voor DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs)2; • verantwoording naar Inspectie, gemeenten/VSV en andere stakeholders. Het handboek is bedoeld als naslagwerk voor alle medewerkers in het mbo die met het registreren van aan- en afwezigheid en met de aanpak van verzuim te maken hebben. Dit zijn in de eerste plaats de leraren, die verzuim als eersten signaleren, maar ook de (studie)loopbaanbegeleiders, mentoren en verzuimcoördinatoren. Om te komen tot een sluitende aanpak is het een voorwaarde dat alle leraren consequent de aan- en afwezigheid van de deelnemers/deelnemers registreren. In dit handboek is het verzuimprotocol beschreven dat door het College van Bestuur van Amarantis Onderwijsgroep is vastgesteld. De afspraak is dat alle teams in het mbo werken volgens het verzuimprotocol. Daarnaast is er ruimte om rekening te houden met de specifieke aard van opleidingen, deelnemers en teams. Deze ruimte kan nooit in strijd zijn met het protocol. Het handboek kan door teams worden aangevuld met beschrijvingen van eigen procedures en processen, zoals de te zijner tijd beschikbaar gestelde werkinstructies met betrekking tot het gebruik van aan- en afwezigheidsregistratiesystemen.
Verantwoordelijk voor dit handboek Dit handboek valt onder de verantwoordelijkheid van het College van Bestuur en is in beheer bij de Raad van Portefeuillehouders Onderwijs.
2
4
Voorheen IBG en Cfi
2. Uitgangspunt Visie op verzuim en aanpak van verzuim Uit onderzoek3 blijkt dat VSV veelal een gevolg is van meerdere problemen. Een van de conclusies van het onderzoek is dat bij aanpak van VSV en verzuim er sprake moet zijn van duidelijke regels, binding en contact tussen de deelnemer en de school (leraar). De kwaliteit van het onderwijs, de sfeer op school en de binding die een deelnemer heeft met de school, zijn belangrijk om voortijdig schoolverlaters te voorkomen. De aanpak van verzuim beperkt zich dus niet tot protocollen over de aan- en afwezigheid. We richten ons op een integrale aanpak van verzuim, gericht op een goede bedrijfsvoering én op de kwaliteit van het onderwijs. Dit biedt een grotere kans op succes. Dit betekent dat alle medewerkers het verzuimprotocol kennen en dat iedereen stuurt op de vermindering van het verzuim en daarmee het aantal voortijdig schoolverlaters. Scholen geven goed onderwijs en zorgen voor een goede sfeer op school. De visie op aanpak van verzuim bij Amarantis Onderwijsgroep is: • De deelnemer voelt verbondenheid met en door de school en weet zich gezien; • Verzuim is een signaal en vraagt om direct en persoonlijk contact; • Verzuim vraagt om een brede aanpak met meerdere partners. Amarantis Onderwijsgroep wil een effectieve aanpak van verzuim hanteren. Een functionele en persoonlijke band tussen de deelnemer en de leraar of school is daarbij leidend. Het besef van verantwoordelijkheid van de deelnemer voor zijn eigen leerproces wordt vooral bereikt door heldere gesprekken, waarin de deelnemer bewust wordt gemaakt van de gevolgen van verzuim voor hem-/ haarzelf en de voortgang van zijn/haar opleiding. In dit verband is ook een belangrijke rol weggelegd voor de ouders. De ouders worden betrokken bij de aanpak van het voortijdig schoolverlaten. Ouders worden geïnformeerd over verstuurde brieven en worden nadrukkelijk ook uitgenodigd voor gesprekken over verzuim. Dit geldt niet alleen voor deelnemers onder de 18 jaar, maar ook voor deelnemers die ouder zijn dan 18 jaar, tenzij een deelnemer nadrukkelijk heeft aangegeven niet in te stemmen met informatieoverdracht naar de ouders/verzorgers (zie Deelnemerstatuut artikel 3.2)4 .
3
WRR: “Vertrouwen in de school”(www.wrr.nl)
4
Art 3.2: Informatie over deelnemers wordt ook na de 18e verjaardag van de deelnemers aan de ouders/verzor-
gers verstrekt, tenzij de deelnemer expliciet aangeeft dat hij dat niet wil.
5
Uitgangspunten aanpak verzuim • • • • • • •
6
Direct en persoonlijk contact is belangrijk. Een vast onderdeel van de aanpak van verzuim zijn verzuimgesprekken, waarin duidelijke afspraken worden gemaakt en vastgelegd. De studieloopbaanbegeleider/mentor is de spil bij de aanpak van verzuim. Het Handboek aan- en afwezigheidsregistratie met protocollen, procedures en andere afspraken, wordt consequent gehanteerd. Er zijn duidelijke regels die gelden voor alle deelnemers van Amarantis Onderwijsgroep, die zijn vastgelegd in studiegidsen en de Onderwijsovereenkomst en gecommuniceerd met de deelnemers. Alle activiteiten naar aanleiding van verzuim worden vastgelegd in het deelnemervolgsysteem. Verzuimbeleid en borging in processen is opgenomen in het kwaliteitssysteem van Amarantis Onderwijsgroep en van de groepsdirecties.
3. Wettelijke kaders 3.1 Wetgeving Verzuim wordt op meerdere plaatsen in wet- en regelgeving genoemd: 1. de Leerplichtwet 1969 (Leerplichtwet); 2. de Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB); 3. de Wet studiefinanciering 2000 (WSF); 4. de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten (WTOS); 5. de uitvoeringsregeling bestrijding voortijdig schoolverlaten en regionale meld en coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten (aangeduid als RMC-wet). Leerplicht, kwalificatieplicht en het behalen van een startkwalificatie (‘RMC-wet’) Iedere jongere heeft recht op onderwijs en heeft tegelijkertijd een leerplicht. Jongeren hebben onderwijs nodig om zich te ontwikkelen en te ontplooien om later meer kans op werk te hebben. Iedere jongere is leerplichtig vanaf de 1e schooldag van de maand na de 5e verjaardag tot aan het einde van het schooljaar waarin de jongere 16 jaar is geworden (art. 3 Leerplichtwet). Sinds 1 augustus 2007 geldt de kwalificatieplicht. Dit houdt in dat alle jongeren wettelijk verplicht zijn onderwijs te blijven volgen totdat zijn een startkwalificatie hebben behaald of totdat zij de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt. Een startkwalificatie is een havo of vwo-diploma of een mbo diploma niveau 2 BOL of BBL. De kwalificatieplicht is daarmee een verlenging van de leerplicht. Instellingen zijn verplicht deelnemers te melden die volgens wettelijke termen verzuimen. Als een jongere 18 jaar is geworden en nog geen startkwalificatie heeft, moeten de gemeente en de school zich inspannen om hem of haar alsnog een startkwalificatie te laten halen. De gemeente is dit wettelijk verplicht totdat de jongere 23 jaar is geworden. Jongeren tussen de 18 en 23 jaar vallen niet meer onder de leerplicht en kwalificatieplicht; wél onder de zogenoemde RMC-wet. Elke jongere boven de 18 jaar die een opleiding zonder een startkwalificatie verlaat, wordt daarom geregistreerd, begeleid en gestimuleerd om alsnog tenminste een MBO2-diploma te halen tot hij / zij 23 jaar is.
Uitzonderingen De verplichting tot het behalen van een startkwalificatie geldt niet ten aanzien van jongeren die in het bezit zijn van een getuigschrift of een schooldiploma van het Praktijkonderwijs. Ook voor leerlingen van het REC III onderwijs (voor Zeer Moeilijk Lerende Kinderen) en voor leerlingen van het Speciaal Onderwijs voor Meervoudig Gehandicapte leerlingen geldt de verplichting tot het behalen van de startkwalificatie niet.
3.2 Definities van verzuim Het begrip schoolverzuim kan op verschillende manieren worden geïnterpreteerd. In de Leerplichtwet wordt onderscheid gemaakt tussen geoorloofd en ongeoorloofd schoolverzuim: 1. Geoorloofd schoolverzuim is verzuim met een geldige reden, zoals ziekte of vrijstelling van les- schoolbezoek (na toestemming van de directeur of leerplichtambtenaar, zie hiervoor bijlage 1).
7
2. Ongeoorloofd schoolverzuim is verzuim zonder geldige reden. Instellingen zijn verplicht dit verzuim te melden via het Digitaal Verzuimloket van DUO5 aan de juiste gemeente (leerplicht/RMC) Zwangerschap van deelnemers valt onder geoorloofd schoolverzuim. Het is verzuim met een geldige reden. Instellingen maken met zwangere deelnemers en tienermoeders, afhankelijk van de situatie, individuele afspraken om te voorkomen dat zij voortijdig de school verlaten. Bij ongeoorloofd schoolverzuim wordt onderscheid gemaakt tussen:
Absoluut verzuim: Van absoluut verzuim is sprake als een leerplichtige of kwalificatieplichtige jongere niet bij een instelling of onderwijsinstelling staat ingeschreven.
Relatief verzuim: Van relatief verzuim is sprake als een jongere wel bij een instelling staat ingeschreven en les6- en praktijktijd verzuimt zonder geldige reden. Binnen deze categorie wordt onderscheid gemaakt tussen: • Luxe verzuim: een leerplichtige jongere blijft zonder toestemming van de instelling weg, vanwege extra vakantie of familiebezoek; • Signaalverzuim (ook wel problematisch verzuim genoemd): het verzuim is mogelijk een uiting van achterliggende problematiek, waardoor de jongere niet goed functioneert op de instelling. Het kan hierbij gaan om een of meer achterliggende oorzaken, zoals problemen met leren op de instelling, gepest worden, motivatieproblemen, sociaal emotionele problemen, gedragsproblemen, gezinsproblemen en gezondheidsproblemen. • Te laat komen: regelmatig te laat komen bij aanvang van de les. • Patroon in verzuim: regelmatig terugkerend verzuim.
Dreigend verzuim Naast bovenstaand onderscheid is het gangbaar om ook dreigend verzuim als categorie te onderscheiden. ‘Regelmatig ziek zijn zonder duidelijke reden’ hoort hierbij. Er is vaak (nog) geen sprake van ernstig verzuim, maar het risico bestaat dat het verzuim toeneemt/verergert. Het kan dan voor de deelnemer steeds moeilijker worden om naar de instelling te gaan. Wordt in dergelijke gevallen de situatie nader onderzocht, dan blijkt soms dat ogenschijnlijk geoorloofd verzuim, zoals ziekte, toch signaalverzuim is. In dit kader wordt ook wel de term verborgen verzuim gehanteerd. Alle instellingen hebben hiermee te maken en zijn gebaat bij een goede registratie en aanpak van dit verzuimgedrag. De instelling volgt voor het vastleggen van ziekte als signaalverzuim de richtlijn van de GGD: - een deelnemer is langdurig ziek: meer dan twee weken; - een deelnemer is vaak ziek: binnen drie maanden drie keer ziek; - een deelnemer heeft een opvallend ziekteverzuimpatroon, bijvoorbeeld elke maandagochtend. Het protocol richt zich op alle bovengenoemde vormen van verzuim, met uitzondering van absoluut verzuim.
5
8
DUO: Dienst Uitvoering Onderwijs.
6
Hiermee wordt IIVO bedoeld: In Instellingstijd Verzorgd Onderwijs.
3.3 Melden en registreren van verzuim Volgens de wet moet ongeoorloofd verzuim (=verzuim zonder geldige reden) van de leer- en kwalificatieplichtige deelnemer via het landelijke Digitaal Verzuimloket van DUO worden gemeld aan de leerplichtambtenaar.
Deelnemers tussen de 16-18 jaar zonder startkwalificatie Indien een deelnemer zonder geldige reden gedurende een periode van vier opeenvolgende lesweken in totaal zestien uren van de les- en praktijktijd heeft verzuimd, is de instelling verplicht dit onverwijld te melden, zo mogelijk onder opgave van de reden die ten grondslag ligt aan het verzuim (Leerplichtwet, artikel 21a, lid 2). Deze melding doet de instelling aan het landelijke Digitaal Verzuimloket van DUO. Tevens is een instelling verplicht een melding te doen: - wanneer er sprake is van regelmatig te laat komen; - wanneer er sprake is van zorgelijk ziek zijn zonder geldige reden. Instellingen moeten eerder tot melding overgaan als ze vermoeden dat de door de instelling getroffen maatregelen onvoldoende effect hebben. De instelling moet de leerplichtambtenaar op de hoogte brengen van (vermoedelijk) achterliggende problemen.
Deelnemers tussen de 18-23 jaar zonder startkwalificatie De instellingen zijn verplicht de deelnemers die volgens de wettelijke termen (zie hiervoor onder het kopje “voortijdig schoolverlaten”) verzuimen en/of het onderwijs zonder startkwalificatie verlaten te melden via het Digtitaal Verzuimloket van DUO aan de woongemeente/RMC.
Deelnemers vanaf 18 jaar die onder de WTOS of WSF vallen Wanneer een deelnemer die onder de WTOS of WSF valt tenminste vier weken zonder geldige reden afwezig is, zoekt de instelling uiterlijk de 3e dag na afloop van vier weken contact met de deelnemer om te informeren naar de reden van afwezigheid. Als de deelnemer tot uiterlijk de 5e dag na afloop van acht weken afwezigheid weg is gebleven zonder geldige reden, wordt een bericht van afwezigheid door de instelling verzonden naar DUO IB-Groep met het MA-formulier (melding afwezigheid scholier/student). Deze regeling geldt niet voor deelnemers die vallen onder de prestatiebeurs voor mbo (dit is niveau 3 en 4). Is de deelnemer inmiddels weer aanwezig dan meldt de instelling dit ook. Een afschrift van de gegevens die verstrekt zijn over de deelnemer aan DUO - IB-Groep wordt door de instelling ook opgestuurd naar de deelnemer met de vermelding dat de melding gevolgen kan hebben voor de studiefinanciering of tegemoetkoming in de onderwijsbijdrage en schoolkosten. De instelling geeft ook aan wat de deelnemer kan doen als hij het niet eens met de melding van zijn afwezigheid.
9
Voortijdig schoolverlaters Instellingen zijn verplicht de deelnemer (jonger dan 23 jaar en zonder startkwalificatie te melden), die het onderwijs gedurende een aaneengesloten periode van tenminste vier weken zonder geldige reden niet meer volgt (WEB, artikel 8.3.1). Dit zijn volgens de wet de voortijdig schoolverlaters. Een eventuele uitschrijving moet binnen 7 dagen worden gemeld (Leerplichtwet artikel 18.1), zodat de afdeling leerplicht van de woongemeente kan controleren of de deelnemer al dan niet onderwijs volgt.
Melden en registreren van verzuim tijdens BPV In de Beroepspraktijkvorming (BPV) gelden dezelfde wettelijke vereisten met betrekking tot verzuim als in reguliere lesweken, zoals hiervoor beschreven.
3.4 Betrokkenen en verantwoordelijkheden7 Deelnemers • zijn medeverantwoordelijk voor hun gedrag op school en het bezoeken van de lessen.
Ouders •
zijn verantwoordelijk voor de opvoeding, het welzijn en het gedrag van hun kinderen. Op grond van de Leerplichtwet moeten zij er op toezien dat hun kind bij een school is ingeschreven én de school bezoekt. Ouders en deelnemers zijn dus primair zelf verantwoordelijk voor naleving van de leer- en kwalificatieplicht.
Scholen • • • • •
7
10
zijn sinds 1 augustus 2009 verplicht wettelijk ongeoorloofd verzuim onverwijld te melden via het digitaal verzuimloket. zijn verplicht schorsing en verwijdering met redenen direct te melden aan de inspectie en de leerplichtambtenaar. moeten gemeenten alle informatie geven over in- en uitschrijvingen (en eventuele nieuwe bestemming) van deelnemers die de gemeente nodig heeft voor uitvoering van de wet . moeten meervoudige problemen bij deelnemers signaleren en doorgeven aan de betrokken professionals, betrokken professionals in de 2e en 3e lijn inschakelen, bijvoorbeeld in de Zorg- en Advies Teams (ZAT’s). mogen een leerplichtige of startkwalificatieplichtige leerling pas uitschrijven nadat een andere school de leerling heeft aangenomen. Tot het moment van overstap naar de andere school of instelling volgt de leerling een (alternatief) programma op de school. Ingeval alle procedures van herplaatsing, aanmelding en dergelijke van een leerling zonder startkwalificatie zijn doorlopen en de school, de hulpverleners en de leerplichtambtenaar geen andere school hebben kunnen vinden, wordt de school na een periode van 8 weken ontheven van zijn inspanningsverplichting en verantwoordelijkheid om met de betreffende leerling verder te gaan.
Uit: Aanval op schooluitval van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Docenten en mentoren • zijn op school vaak de eersten die spijbelen en verzuim kunnen signaleren. Daarom is het essentieel dat zij goed op de hoogte zijn van de verzuimaanpak op hun school en de bij behorende acties uitvoeren.
Inspectie van het Onderwijs •
ziet er op toe dat scholen zich aan de wet- en regelgeving houden. Daarom onderzoekt en beoordeelt de Inspectie thematisch het meldgedrag en de daarbij horende registratie van verzuim en VSV van scholen op basis van de indicatoren van het Waarderingskader. Dit gebeurt omdat het melden van verzuim cruciaal is in de aanval op schooluitval en het melden sinds 1 augustus 2009 verplicht is.
Het Ministerie van OC&W overweegt het toezicht op de naleving van de Leerplichtwet door scholen te beleggen bij de Inspectie van het Onderwijs. De inspectie zal de bevoegdheid krijgen om een bestuurlijke boete op te leggen aan scholen die hun verzuimbeleid niet op orde hebben (zie brief van de minister en de staatssecretaris aan Tweede Kamer d.d. 18 februari 2010, Voortijdig schoolverlaten: cijfers en beleid).
Het College van B&W •
is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de Leerplichtwet en voor de uitvoering van de RMC-regelgeving. Gemeenten werken hiervoor samen in 39 regio’s en benoemen uit hun midden één contactgemeente die een coördinerende rol vervult. Op lokaal niveau maakt de gemeente afspraken met het onderwijsveld, de provincie, Bureau Jeugdzorg en andere betrokken instellingen over de inzet en de werkwijze van de verschillende partners in de verzuimketen en de jeugdketen.
11
De leerplichtambtenaar / RMC-coördinator • •
heeft als taak, na een verzuimmelding, eerst een onderzoek in te stellen en de ouders en de deelnemer te bewegen alsnog hun verplichtingen na te komen. Als dit niet tot resultaat leidt, heeft de leerplichtambtenaar de mogelijkheid een proces-verbaal op te stellen en stuurt dit naar de officier van justitie. De leerplichtambtenaar heeft ook de bevoegdheid om een proces- verbaal op te stellen tegen het hoofd van de school als deze het verzuim niet meldt. vervult een maatschappelijke zorgtaak. Het grootste gedeelte van de tijd zijn leerplicht ambtenaren actief bezig een oplossing te vinden voor problemen die de studieloopbaan van een deelnemer in gevaar kunnen brengen.
Schoolmaatschappelijk werk •
biedt hulp aan deelnemers, ouders en/of leerkrachten, meestal in de school; signaleert potentieel verzuim (preventie) en geeft hulp bij achterliggende problemen. Als andere hulp nodig is om de problemen op te kunnen lossen, wordt bekeken welke hulpverlening of instan- tie hiervoor geschikt is en wordt doorverwezen.
Overige hulpverlening • andere hulpverleningsinstellingen in de regionale keten komen in beeld wanneer sprake is van achterliggende problemen waarvoor extra zorg nodig is.
De politie • kan een deelnemer die onder school/praktijktijd niet op school maar op een openbare plek is, naar school terugbrengen. De politie meldt het aan de leerplichtambtenaar als blijkt dat er van schoolverzuim sprake is. Wanneer hiertoe aanleiding is stelt de politie ook Bureau Jeugdzorg op de hoogte van het contact met de deelnemer.
12
4. Protocol registratie van aan- en afwezigheid 4.1 Protocol aan- en afwezigheidregistratie Op basis van wettelijke vereisten en eigen keuzes van Amarantis Onderwijsgroep is een protocol opgesteld voor de registratie van de aan- en afwezigheid en de aanpak van verzuim. De eigen keuzes hebben betrekking op de volgende punten: 1. 2. 3. 4.
De aan- en afwezigheidsregistratie geldt voor alle deelnemers, BOL én BBL, ongeacht startkwalificatie, ongeacht leeftijd (in verband met bekostigingsregels). Het protocol verzuim geldt voor alle deelnemers tot 23 jaar; er is geen onderscheid gemaakt tussen leerlingen (met en zonder startkwalificatie) 18- en 18+. Hierover zijn ook afspraken gemaakt met Regionale Meld- en Coördinatiepunten en de afdelingen onderwijs van de betrokken gemeenten. In de wet staat dat deelnemers moeten worden gemeld die regelmatig te laat komen. Binnen Amarantis ligt de grens bij 10 keer in 4 weken. Zodra deelnemers vaker dan 10 keer te laat zijn gekomen wordt dit gemeld aan het Digitaal Verzuimloket van DUO. Onder te laat komen wordt verstaan dat een leerling meer dan 10 minuten later dan verwacht aanwezig is. Wettelijk is vastgelegd dat onverwijld moet worden gemeld na 16 uur afwezigheid binnen vier weken; binnen Amarantis Onderwijsgroep gaat het hier over klokuren, waar bij een les met een omvang van minimaal 40 minuten als 1 klokuur wordt berekend (dit betekent dus dat lessen van 30 minuten als een halve klokuur tellen).
Uitgangspunt is het zogeheten startbestand. Dit is een lijst of bestand, waaruit blijkt welke deelnemers bij aanvang van een onderwijsactiviteit (IIVO) aanwezig moeten zijn. Dit startbestand is afkomstig uit een registratiesysteem en is gebaseerd op de roosters. De inputbronnen voor het registratiesysteem is (op dagelijkse basis): het basisrooster, roosterwijzigingen, ziek- en betermeldingen en de vooraf verleende geoorloofde afwezigheid. De registratie van aan- en afwezigheid tijdens de BPV is in paragraaf 4.2 beschreven. In het hiernavolgende stroomschema is het protocol voor de aan- en afwezigheidsregistratie opgenomen en wordt de registratie en aanpak van verzuim in één schema uitgewerkt. In paragraaf 4.3 (ongeoorloofd verzuim) en 4.4 (geoorloofd verzuim) worden diverse onderdelen verder uitgewerkt. Van belang is dat iedere stap schriftelijk wordt vastgelegd in het betreffende deelnemerdossier.
13
14
Contact i.v.m. situatie + maatwerk studieprogramma
Maximaal 10 schooldagen
Ziekte
OF
Toestemming verlof / vrijstelling
Registratie in DVS
Betrekken 2e lijn
Brief 2: Officieel gesprek met deelnemer / ouder
Ziekte als signaal verzuim
Geoorloofd
JA
EN
Deelnemers zonder startkwalificatie melden bij digitaal verzuimloket
NEE
Is deelnemer aanwezig?
1e dag
Ongeoorloofd
Geen verbetering bij voorgaande acties, deelnemer is nog steeds afwezig
Geen verbetering of 100% afwezig in 4 weken
Signaal / patroon in verzuim of patroon in te laat komen
16 uur afwezig of 10 keer te laat in 4 aaneengesloten weken
Aanwezigheidsregistratie in deelnemer volgsysteem (DVS)
Deelnemers zonder startkwalificatie melden bij digitaal verzuimloket
EN
Brief 4: Schriftelijk om reden vragen en informeren over melding en gevolgen
Brief 3: officieel gesprek deelnemer / ouder
EN
Deelnemers zonder startkwalificatie melden bij digitaal verzuimloket
EN
Brief 2: officieel gesprek deelnemer / ouder
Bij geen contact deelnemer / ouder: zo nodig brief 1
Contact deelnemer / ouder
Start uitschrijvingsprocedure
Hervat onderwijs niet
Hervat onderwijs
Betrekken 2e lijn
Mbo niveau 1 en 2: Bij 4 weken 100% afwezigheid. Uiterlijk 5e werkdag na 8e week melding DUO/IBG i.v.m. studiefinanciering
Datum melden bij DUO
Deelnemer hervat onderwijs
4.2 Registratie van aan- en afwezigheid
tijdens BPV
Voor het toezicht op de naleving van de Leerplichtwet 1969 moet de aan- en afwezigheid van de deelnemer op de BPV geregistreerd en gecontroleerd worden. Immers is er een wettelijke plicht om afwezigheid van meer dan 16 uur les- of praktijktijd onverwijld te melden. Vanaf 1 september 2010 voert iedere deelnemer binnen Amarantis zelf zijn BPV-uren in, in het deelnemervolgsysteem (DVS). Per periode van 4 weken moet de deelnemer twee prints maken van het ingevulde formulier en dit laten ondertekenen door de praktijk(werk-)begeleider op het BPV-adres. Eén ondertekend formulier moet ingeleverd worden bij de deelnemersadministratie. De deelnemer krijgt dan een ontvangstbewijs. Het tweede exemplaar bewaart de deelnemer in zijn portfolio. Inlevering en controle gaan op dezelfde wijze als bij de Praktijkovereenkomsten (POK’s). Het is noodzakelijk (voor o.a. inspectie) dat er van elke BPV-periode (van 10 weken) een origineel (kopieën worden niet geaccepteerd) ondertekend formulier op de deelnemersadministratie aanwezig is. Dit is ook noodzakelijk voor de verantwoording naar studiefinanciering, leerplichtwet en examinering toe. Door deze BPV urenregistratie rechtstreeks in het DVS, kunnen alle betrokkenen (deelnemer zelf, loopbaanbegeleider, mentor, accountant, inspectie) op elk gewenst moment zien hoe het met de realisatie van de BPV-uren staat. Wat betreft de regels voor geoorloofd en ongeoorloofd verzuim gelden dezelfde regels als voor de deelnemers die onderwijs volgen. Deze zijn in de volgende paragrafen beschreven. Omdat verzuim van 16 uur in een periode van vier weken onverwijld moet worden gemeld aan DUO Verzuimloket, is het van belang dat afwezigheid van een deelnemer direct wordt gemeld aan de school. De praktijkbegeleider meldt ongeoorloofd verzuim via de mail/telefonisch aan de onderwijsbegeleider (of verzuimmedewerker/coördinator leerlingenzorg/verzuimcoördinator) binnen de wettelijk gestelde termijnen. De onderwijsbegeleider draagt er zorg voor dat dit wordt geregistreerd en dat er tijdig een melding gaat naar DUO-verzuimloket (acties worden ondernomen volgens het protocol). In het najaar wordt onderzoek gedaan naar de consequenties van deze werkwijze voor de administratieve last. Op basis van dit onderzoek kan de procedure eventueel gewijzigd worden. Situatie
Actie
Beroepspraktijk • Deelnemer voert zijn BPV-uren in in het deelnemer- Vorming (BPV) volgsysteem. • Iedere vier weken maakt de dd twee uitdraaien van het ingevulde formulier. • De formulieren worden getekend door de deelnemer en de praktijkbegeleider. • Deelnemer levert één exemplaar in bij de deelnemer- administratie, die een ontvangstbewijs aan de deelnemer geeft en het formulier archiveert. • Deelnemer bewaart 1 exemplaar in zijn portfolio.
Actor dd dd dd/PB dd DA dd
15
Situatie
Actie
Ongeoorloofd verzuim • De praktijkbegeleider meldt het ongeoorloofd verzuim tijdens BPV (16 uur in aan de onderwijsbegeleider, die volgens het protocol vier weken of 10 keer actie onderneemt (paragraaf 4.3). te laat) • De onderwijsbegeleider registreert het verzuim in het DVS. Ziekmeldingen en • De deelnemer meldt zich ziek bij de school volgens verzoeken voor extra het protocol (zie paragraaf 4.4) en geeft dit door aan verlof tijdens BPV de praktijkbegeleider. • Verzoeken voor extra verlof doet de deelnemer volgens het protocol (paragraaf 4.4) bij de school. De praktijkbegeleider wordt geïnformeerd. • De ziekmeldingen worden vastgelegd in het DVS. • Verzoeken voor extra verlof worden geregistreerd in het DVS.
Actor PB
OB/VM/ CLZ/VC dd
dd
Receptie /VM SLB-er/ mentor
Afkortingen: dd = de deelnemer, PB = praktijkbegeleider, DA = deelnemeradministratie, OB = onderwijsbegeleider, VM = Verzuimmedewerker, VC = verzuimcoördinator, CLZ = coördinator leerlingzaken.
Voor de BBL-deelnemers geldt, gezien hun arbeidsrelatie met de werkgever, een apart traject voor ziekmeldingen en verzoeken voor extra verlof. In de Praktijkovereenkomst 2010/2011 is opgenomen dat de werkgever via het DVS inzage heeft in de aan- en afwezigheid van deelnemers op de onderwijsdagen.
Situatie
Actie
Ziekmeldingen en • De deelnemer meldt zich ziek bij de werkgever en bij verzoeken voor extra de school volgens het protocol (zie paragraaf 4.4) verlof voor BBL-deel- • Verzoeken voor extra verlof op een lesdag doet de nemers tijdens lestijd. deelnemer bij de werkgever en volgens het protocol (paragraaf 4.4) bij de school. • De ziekmeldingen worden vastgelegd in het DVS. • Verzoeken voor extra verlof worden geregistreerd in het DVS.
16
Actor dd dd
Receptie/ VM SLB-er/ mentor
4.3 Uitwerking protocol ongeoorloofd verzuim Voor de situaties waarin sprake is van ongeoorloofd verzuim, geldt het protocol zoals hieronder beschreven. Voor de helderheid is in eerste instantie een deel van het stroomschema aan- en afwezigheidsregistratie weergegeven en daarna volgt een tabel met een nadere uitwerking van iedere stap, met daarbij aangegeven wie de actor is en of er beschikbare documenten zijn. De brieven 1 tot en met 4 zijn als bijlage bijgevoegd en worden opgenomen in het deelnemervolgsysteem. Enkele van de genoemde beschikbare documenten worden in de loop van 2010/2011 opgesteld en beschikbaar gesteld. Ongeoorloofd
Contact deelnemer/ouder
Deelnemer hervat onderwijs
1e dag Bij geen contact deelnemer/ouder zo nodig brief 1
Situatie
Actie
Actor
Beschikbare documenten
Start onderwijseenheid8
• Docent beschikt over een lijst met te verwachten deelnemers. • Aan – en afwezigheid van de deelnemer wordt geregistreerd. • Telaatkomers worden in de cate gorie ‘te laat’ geregistreerd.
L
Deelnemer is 1 dag ongeoorloofd afwezig9
• Contact opnemen met deelnemer en/of ouders /wettelijke verte genwoordiger. • Zo nodig bij geen contact: brief 1. • Bij verzending van brief 1 wordt deze vastgelegd in het deelnemer dossier.
SLB/VM/VC/ VM/VC/ CLZ
Lijst van deelnemers per onderwijseenheid Protocol aan- en afwezigheid registratie in digitaal deelnemervolgsysteem. Vermelding afwezigheid met onderscheid van ‘ongeoorloofd’, ‘ziek’, ‘verlof’, ‘vrijstelling’ of ‘te laat’. Procedure contact opnemen met de deelnemer in geval van verzuim Brief 1 aan deelnemer en ouders/verzorgers
Afkortingen: L = Leraar; SLB = Studieloopbaanbegeleider, VM = Verzuimmedewerker, VC = verzuimcoördinator, CLZ = coördinator leerlingzaken
8
Lesuur 9 Is verzuim zonder geldige reden, zie ook paragraaf 3.2
17
Amarantis Onderwijsgroep streeft naar een “lik op stuk beleid”, waarbij gezamenlijk met externe partijen (gemeente, schoolmaatschappelijk werk, arbodiensten) een systeem van huisbezoek wordt opgezet. Dit wordt op gemeentelijk niveau opgepakt. Indien er geen verbetering in de situatie is: Ongeoorloofd
Brief 2: Officieel gesprek deelnemer/ouder
16 uur afwezig of 10 keer te laat in 4 aaneengesloten weken
EN Deelnemer zonder startkwalificatie melden bij digitaal verzuimloket
Situatie
Actie
Actor
Beschikbare documenten
16 uur ongeoorloofd afwezig of 10 keer te laat in 4 aaneengesloten weken
• Brief 2. • Officieel gesprek met deelnemer en ouders/verzorgers (binnen 2 weken). • Brief 2 en het verslag van het gesprek worden vastgelegd in het deelnemerdossier. • Deelnemers zonder startkwalifi catie: Melding aan leerplicht en/of RMC via digitaal verzuimloket (DUO).
SLB/M/ CLZ
Brief 2 aan deelnemer en ouders/verzorgers
Wanneer er sprake is van signaal of patroon in verzuim of patroon in te laat komen, is het volgende deel van het stroomschema van toepassing:
Ongeoorloofd
Signaal/patroon in verzuim of patroon in te laat komen
Deelnemer zonder startkwalificatie melden bij digitaal verzuimloket EN Brief 3: Officieel gesprek deelnemer/ouder
18
Betrekken 2e lijn
Situatie
Actie
Actor
Beschikbare documenten
Signaal en/of patroon in ongeoorloofd verzuim of patroon in te laat komen
• Brief 3. • Officieel gesprek met deelnemer en ouders/verzorgers. • Brief 3 en het verslag van het gesprek worden vastgelegd in het deelnemerdossier. • Melding aan leerplicht en/of RMC via digitaal loket. • Contact met leerplichtambtenaar of RMC-medewerker. • Betrekken interne 2e lijnsvoor ziening of ZAT. • Iedere stap wordt vastgelegd in het deelnemerdossier.
SLB/M/ CLZ
Brief 3 aan deelnemer en ouders/wettelijke vertegenwoordiger
SLB/M/ CLZ VM/VC SLB/M/ CLZ Procedure voor inschakelen ZAT SLB/M/ CLZ
Afkortingen: SLB = Studieloopbaanbegeleider, M = Mentor, CLZ = coördinator leerlingzaken, VM = verzuimmedewerker, VC = verzuimcoördinator
Wanneer er geen verbetering plaatsvindt en de deelnemer is gedurende vier weken 100% afwezig, worden de volgende stappen genomen:
Ongeoorloofd
Geen verbetering of 100% afwezigheid in 4 weken
Geen verbetering bij voorgaande acties, deelnemer is nog steeds afwezig
Brief 4: Schriftelijk om reden vragen en informeren over melding en gevolgen
Hervat onderwijs Hervat onderwijs niet
EN Deelnemers zonder startkwalificatie melden bij digitaal verzuimloket
Datum melden bij DUO
Mbo niveau 1 en 2: Bij 4 weken 100% afwezigheid. Uiterlijk 5e werkdag na 8e week melding DUO/IBG ivm Studiefinanciering
Start uitschrijvingsprocedure
19
Situatie
Actie
Actor
Beschikbare documenten
Geen verbetering, 100% afwezig in 4 aaneengesloten weken
• Brief 4: Binnen 3 dagen na verzuim van 4 aaneengesloten weken. Reden afwezigheid schriftelijk opvragen + gevolgen melden bij deelnemer en ouders/wettelijke vertegenwoordiger. • Voor deelnemers mbo niveau 1 en 2: Melding DUO-IBGroep ivm stu- diefinanciering uiterlijk 5e werkdag na 8e week 100% verzuim. • Contact met leerplichtambtenaar of RMC-medewerker. • Afschrift van melding + informeren deelnemer. • Iedere stap wordt schriftelijk vast gelegd in het deelnemerdossier.
SLB/M/ CLZ VM/VC
Aangetekende brief 4 aan deelnemer en ouder/wettelijke vertegenwoordiger Format voor melding aan leerplicht / RMC Formulier melding afwezigheid deelnemer via digitaal verzuimloket DUO Bij hervatting onderwijs: datum melden bij DUO
Voorgaande acties hebben geen verbetering opgeleverd, deelnemer is nog steeds ongeoorloofd afwezig
• Start uitschrijvingsprocedure. • Schriftelijk informeren van deel nemer en ouders/wettelijke vertegenwoordiger. • Uitnodiging voor exitgesprek deelnemer en ouders/wettelijke vertegenwoordiger. • Schriftelijke melding aan leer plichtambtenaren en Onderwijs inspectie.
TM/CLZ SLB/M VM/VC
Procedure uitschrijving
Afkortingen: SLB = Studieloopbaanbegeleider, M = Mentor, CLZ = coördinator leerlingzaken, VM = Verzuimmedewerker, VC = verzuimcoördinator, TM = Teammanager N.B. Aan- en afwezigheid tijdens les- en praktijktijd is tijdens de mentor/studieloopbaangesprekken een item van gesprek. Alle acties en afspraken worden in het dossier van de deelnemer in het digitale deelnemervolgsysteem vastgelegd.
20
4.4 Uitwerking protocol geoorloofd verzuim Veelvuldig geoorloofd verzuim kan leiden tot onderwijsachterstand en is soms een voorloper van schooluitval. Daarom vraagt dit verzuim ook aandacht. Ook de wet voorziet hierin. Veelvuldig geoorloofd verzuim kan bij het Digitaal Verzuimloket van DUO worden gemeld als ‘dreigend verzuim’. Er zijn drie soorten van geoorloofd verzuim waarvoor protocollen zijn opgesteld: 1. Verzuim als gevolg van ziekte (‘Ziek- en betermelding’) 2. Verzuim als gevolg van bezoek aan artsen of andere (para)medici (‘Aanvraag bezoek aan artsen of ander medisch bezoek’) 3. Verzuim dat tot stand komt door toestemming van school of de leerplichtambtenaar voor extra verlof In het deelnemervolgsysteem zijn niet alle stappen van het protocol geoorloofd verzuim uitgebreid opgenomen. Het systeem is gericht op de output, waarbij de aanvullende stappen uit het protocol kunnen worden beschouwd als een advies.
Toestemming verlof / vrijstelling Geoorloofd
OF Ziekte
Maximaal 10 schooldagen
Ziekte als signaal verzuim
Contact i.v.m. situatie + maatwerk studieprogramma
Brief 2: Officieel gesprek met deelnemer/ouder
EN
Deelnemers zonder startkwalificatie melden bij digitaal verzuimloket
Betrekken 2e lijn
21
Verzuim als gevolg van ziekte: Situatie
Actie
Actor
Beschikbare documenten
Deelnemer is ziek
• De deelnemer meldt zich (of wordt gemeld door de wettelijke verzor ger) zo spoedig mogelijk (voor 8.30 uur, zoals vastgelegd in de Onder wijsovereenkomst, artikel 14.1) ziek bij school via een daarvoor bedoeld telefoonnummer /e-mail adres en vóór een door de school aangege ven tijdstip. De receptie/verzuim- medewerker verwerkt de ziekmel dingen direct in het DVS.
dd receptie/ VM
Procedure geoorloofd verzuim
Deelnemer wordt tijdens schooldag ziek
• De deelnemer meldt zich met een formulier ‘Ziekmelding’ bij de SLB-er/mentor voor onderteke ning en levert dit in bij de receptie/ verzuimmedewerker, die het direct verwerkt in het DVS.
dd SLB/M/VC/VM
Formulier ziekmelding
Deelnemer is beter
• De deelnemer meldt zich zo spoedig mogelijk beter via het formulier ‘Betermelding’, dat bij de receptie ligt. • De receptie/verzuimmedewerker verwerkt dit direct in DVS.
dd/VC/VM
Formulier betermelding
Bij ziekte van maximaal 10 schooldagen
• Contact met deelnemer en/of ouders /wettelijke vertegenwoor diger ivm situatie. • Afspraken over studieprestaties en hervatting onderwijs en zo nodig maatwerk inhaalprogramma. • Gemaakte afspraken worden in het DVS vastgelegd.
SLB/M/ CLZ
Procedure geoorloofd verzuim
Ziekte als signaalverzuim10
• Contact met deelnemer en/of ouders /wettelijke vertegen woordiger. • Melding aan leerplicht en/of RMC via digitaal verzuimloket DUO. • Betrekken interne 2de lijnsvoor ziening of ZAT. • Iedere stap en actie wordt vast gelegd in het DVS.
SLB/M/ CLZ
Formulier melding digitaal verzuimloket
VM/VC
Brief 2
Zie hiervoor de richtlijn van de GGD, beschreven op pagina 8 10
22
Aanvraag bezoek aan artsen of andere (para)medici Situatie
Actie
Actor
Beschikbare documenten
Gepland bezoek arts/(para)medici
• De deelnemer geeft zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 2 dagen van te voren aan dat hij zal verzuimen in verband met bezoek aan een arts of andere medische zorg. • Hiervoor maakt hij gebruik van het formulier dat bij de receptie ligt. • De SLB-er/mentor ondertekent voor akkoord. • De deelnemer levert dit briefje in bij de receptie/verzuimmedewerker, die het direct verwerkt in het registratiesysteem. • De deelnemer en de SLB-er/mentor hebben een gesprek over de eventuele achterstand en het inhaalprogramma als gevolg van het verzuim. • Afspraken worden vastgelegd in het DVS.
dd
Formulier aanvraag verlof11
• De deelnemer meldt dit ’s morgens via de ziekmeldingslijn/receptie/emailadres van school. • De receptie/verzuimmedewerker verwerkt de ziekmeldingen direct in het DVS.
dd
Onverwachts artsenbezoek
SLB/M dd/VC/VM
Procedure geoorloofd verzuim
dd/SLB/M
Receptie/VM/ VC
Afkortingen: dd = deelnemer, SLB = Studieloopbaanbegeleider, M = Mentor, CLZ = coördinator leerlingzaken, VM = Verzuimmedewerker, VC = verzuimcoördinator
11
Dit formulier volgt in het najaar.
23
Verlenen van toestemming voor extra verlof (zie bijlage 1 voor de richtlijnen) Situatie
Actie
Actor
Beschikbare documenten
Deelnemer wil toestemming voor extra verlof
• De deelnemer dient zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 4 dagen van tevoren, een schriftelijk verzoek in voor toestemming bij de SLB-er/ mentor. De brief is gericht aan de TM. • De SLB-er/mentor en de deelnemer bespreken dit verzoek. • De SLB-er/mentor voorziet dit verzoek van een advies* voor het al dan niet instemmen met dit verzoek. • De SLB-er/mentor legt dit vast in het registratiesysteem. • De TM verleent al dan niet toe stemming voor het bijzondere verlof (tot 18 jaar aan de hand van de Leerplichtwet en tot 10 dagen) via een antwoordbrief per e-mail naar de SLB-er/mentor. (Aanvragen voor meer dan 10 dagen gaan naar de leerplichtambtenaar). • De SLB-er/mentor ontvangt de brief en bespreekt met de deel nemer de gevolgen voor het onder wijsproces van de deelnemer. • De SLB-er/mentor legt de ant woordbrief vast in het DVS en ver zendt deze naar de deelnemer. • Ook de gemaakte afspraken worden vastgelegd in DVS. • De SLB-er/mentor meldt in het DVS de deelnemer als geoorloofd afwe zig voor de toegewezen uren/ dagen.
dd/SLB/M/TM
Formulier verlof aanvraag12 Toestemmingsbrief
Afkortingen: dd = deelnemer, SLB = studieloopbaanbegeleider, M = mentor, TM = teammanager
* Standaardbrief: advies inzake verzoek bijzonder verlof, volgt in het najaar
24
12
Dit formulier volgt in het najaar.
Bijlagen Bijlage 1 Wetsartikelen en richtlijnen voor het verlenen van extra verlof Soms vragen ouders/verzorgers voor hun kind verlof buiten de schoolvakanties aan. In dergelijke gevallen moet (waar mogelijk) ruim van tevoren een schriftelijk verzoek worden ingediend bij de directeur van de school. Als de aanvraag voor extra verlof niet meer dan tien dagen binnen één schooljaar betreft, beslist de directeur of het verlof kan worden verleend. Bij meer dan tien dagen beslist de leerplichtambtenaar over de aanvraag. Bij de beoordeling van bovenbedoelde aanvragen voor extra verlof dienen de school en de leerplichtambtenaar zich te houden aan onderstaande wettelijke richtlijnen.
Vakantieverlof Dit kan worden verleend indien het door de specifieke aard van het beroep van een van de ouders/ verzorgers slechts mogelijk is om buiten de schoolvakanties met hun kind(eren) op vakantie te gaan. Hiertoe moet een schriftelijk verzoek worden ingediend, dat gepaard gaat met een werkgeversverklaring. Binnen deze voorwaarden mag het vakantieverlof: • één maal per schooljaar plaatsvinden en maximaal tien schooldagen beslaan; • niet plaatsvinden in de eerste twee lesweken van het schooljaar. (Bovenstaande is gebaseerd op artikel 13a van de Leerplichtwet.)
Vrijstelling wegens vervulling van plichten voortvloeiend uit godsdienst of levensovertuiging Ouders/verzorgers en deelnemers worden vrijgesteld van de verplichting de school te (laten) bezoeken, indien dit wordt verhinderd door vervulling van plichten voortvloeiend uit godsdienst of levensovertuiging. Een beroep op deze regel kan slechts worden gedaan, indien de directeur uiterlijk twee dagen vóór de verhindering daarvan in kennis is gebracht. (Bovenstaande is gebaseerd op artikel 11 en 13b van de Leerplichtwet.)
Andere gewichtige omstandigheden Een verzoek om verlof wegens andere gewichtige omstandigheden (voor maximaal tien schooldagen per schooljaar ) dient vooraf of uiterlijk binnen twee dagen na het ontstaan van de verhindering aan de directeur te worden voorgelegd. (Bovenstaande is gebaseerd op artikel 11 en 14 van de Leerplichtwet.) In de praktijk komen de volgende invullingen voor: • voldoen aan een wettelijke verplichting, als dit niet buiten de lesuren kan plaatsvinden; • verhuizing, voor ten hoogste één dag; • bijwonen van een huwelijk van bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad, voor één of ten hoogste twee dagen (afhankelijk van de vraag of het huwelijk in of buiten de woonplaats van de leerplichtige wordt gesloten); • ernstige ziekte van ouders of bloed- en aanverwanten tot en met de vierde graad, duur in overleg met de directeur;
25
• • • •
overlijden van bloed- en aanverwanten in de eerste graad voor ten hoogste vier dagen; van bloed- en aanverwanten in de tweede graad voor ten hoogste twee dagen; van bloed- en aanverwanten in de derde of vierde graad voor ten hoogste één dag; bevalling van moeder/verzorgster, duur in overleg met de directeur; ambtsjubilea (25, 40, 50 jaar) en huwelijksjubilea (12½, 25, 40, 50, 60 jaar) van bloeden aanverwanten tot en met de vierde graad, voor ten hoogste één dag; (andere) calamiteiten en naar het oordeel van de directeur belangrijke redenen.
Bijlage 2 Melden van verzuim aan het
Digitaal Verzuimloket van DUO
Aanleiding Met ingang van 1 september 2009 zijn alle onderwijsinstellingen verplicht om verzuim van leeren kwalificatieplichtigen (tot 18 jaar) en langdurig verzuim (18-23 jaar) te melden bij één digitaal loket, dat vervolgens automatisch de juiste gemeente (RMC/Leerplicht) op de hoogte stelt. Amarantis hanteert dezelfde procedure zowel voor deelnemers 18- en 18+, zie hoofdstuk 4.
Werkwijze Log in op de website van DUO: (http://ib-groep.nl/zakelijk/verzuim/Inloggen_loket_verzuim_en_vsv.asp). Er verschijnt nu een pagina met invulvelden. Hierin moet worden ingevuld: NAW- en opleidingsgegevens van de deelnemer, hoeveelheid verzuim, reeds ondernomen acties en de gevraagde actie aan leerplichtambtenaar of RMC. Ook kan hier de contactpersoon voor de gemelde deelnemer en de manier van contact zoeken worden vermeld. DUO levert per locatie twee inlogaccounts aan. Op termijn is een koppeling mogelijk tussen KRD, het registratiesysteem en DUO, zodat zowel de NAW- en opleidingsgegevens van de deelnemer als de ondernomen acties automatisch kunnen worden overgezet. Tot dat moment is de melding op de website een administratieve handeling waarvoor inhoudelijke input nodig is. Met ingang van 1 september 2009 vindt de verzuimmelding plaats op de website door een medewerker van de deelnemersadministratie/verzuimcoördinator of -medewerker. Inhoudelijke input hiervoor wordt door de SLB-er/mentor/zorgcoördinator leerlingzaken aangeleverd in de vorm van een speciaal daarvoor ontwikkeld formulier.
11
Hiervoor worden de formulieren van betreffende gemeente gebruikt.
12
Het maximum van 10 dagen is gerelateerd aan de bevoegdheid van de school.
Als voor meer dan 10 dagen per jaar verlof wordt gevraagd, “besluit de ambtenaar van de woongemeente van de deelnemer, het hoofd gehoord.”
26
Bijlage 3 Formulier Melding Verzuim
door SLB-er/mentor/coördinator
leerlingzaken13
1. 2. 3. 4. 5.
De studieloopbaanbegeleider/mentor/coördinator leerlingzaken vult dit formulier in Maak een afdruk van het absentiepatroon en voeg dit toe aan die formulier Dit formulier wordt ingeleverd bij de medewerker die de meldingen verwerkt (deelnemersadministratie) De medewerker verwerkt de informatie via het invoerscherm van de Verzuimloket software De medewerker noteert de invoerdatum, neemt meldingsnummer over en archiveert dit meldingsformulier
Afkomstig van Naam medewerker : Functie medewerker : ❏ studieloopbaanbegeleider/mentor/coördinator leerlingzaken ❏ anders, nl: Emailadres : Doorkiesnummer : Onderwijslocatie :
Betreft deelnemer Achternaam Roepnaam Geboortedatum Opleidingsnaam Onderwijssector Leerjaar Niveau
: : : : : : :
❏ Voltijd ❏ BOL
❏ Deeltijd ❏ BBL
Betreft wet
:
❏ RMC wet
❏ (ook) WSF melding
❏ Leerplichtwet
Betreft reden Kruis de categorie aan van de geconstateerde absentie: ❏ (18-/18+) Regelmatig te laat ❏ (18-/18+) 16 uur of meer binnen periode van 4 weken ❏ (zonder startkwalificatie) Langer dan 4 weken absent ❏ Langdurig ziek ❏ Beginnend/zorgwekkend absentiepatroon ❏ Vermoeden/constateren van luxe verzuim
13
Dit formulier is een handreiking en kan gebruikt worden (het bevat dezelfde informatie als het invulscherm van
het Verzuimloket van Duo). Zodra er een koppeling is tussen het DVS en DUO-verzuimloket vervalt dit formulier.
27
Omschrijf de (vermoedelijke) achtergrond van dit verzuim:
Begin datum verzuim: Einde datum verzuim:
dag–maand –jaar : dag–maand–jaar:
… - … - 20… … - … - 20…
Totaal aantal uren (per categorie, bijvoorbeeld: 10 x te laat, 24 uur ongeoorloofd verzuim)*:
*voeg daarnaast ook de afdruk (print of doc. in email) van het absentiepatroon toe!
Verwachtingen: Actie door Leerplichtambtenaar of RMC begeleider gewenst? ❏ ja, (de deelnemer zal worden opgeroepen) ❏ nee, want (toelichting verplicht:)
Gegevens ouders e/o toezichthouders: Telefoonnummer Afwijkend adres
: :
Zijn ouders / toezichthouders op de hoogte van de melding aan de leerplicht (is er een kennisgevingbrief verzonden?): ❏ ja, informerende brief verzonden op datum ❏ nee
:
.. - .. - ….
Overige informatie: Welke acties zijn ondernomen, wat zijn resultaten? (bijvoorbeeld noteren dat er telefonisch contact is geweest, dat er afspraken zijn gemaakt, dat overgedragen is intern aan het ZAT, etc.)
28
Is er sprake van inzet van hulpverlening (geweest)? Welke?
Andere van belang zijnde informatie?
In te vullen door deelnemeradministratie: Ingevoerd in e-verzuimloket: Datum, paraaf, meldingsnummer
29
Bijlage 4 Standaardbrieven aan deelnemers/ouders Alle standaardbrieven zijn opgenomen in het registratiesysteem en worden geactualiseerd door directie Onderwijs en Kwaliteit.
Verzendinstructie: Deelnemers die om ongeoorloofde redenen niet deelnemen aan onderwijsactiviteiten worden in een kennisgevingbrief gevraagd daarover contact op te nemen met de locatie waar zij ingeschreven staan. Ook wordt de deelnemer via deze brief geïnformeerd over de mogelijke gevolgen van het ongeoorloofd verzuim voor zijn/haar opleiding. Bij deelnemers onder de 18 jaar worden bovendien altijd de wettelijk toezichthoudende verzorgers van de deelnemer geïnformeerd. Bij deelnemers van 18 tot 23 jaar wordt de brief ook naar de wettelijk toezichthoudende verzorgers, tenzij hier andere afspraken over zijn gemaakt met de deelnemer. De wet- en regelgeving over de plichten van de onderwijsinstelling m.b.t. de opvolging van het ongeoorloofd verzuim geldt voor alle deelnemers, ongeacht de opleidingskeuze of opleidingsv ariant. Om die reden zijn er standaardbrieven opgesteld, die door alle opleidingen kunnen worden gebruikt. Wanneer de brieven moeten worden verzonden, staat beschreven in het protocol ongeoorloofd en geoorloofd verzuim. De teammanager is eindverantwoordelijk voor het tijdig en correct verzenden van de kennisgevingbrieven en kan deze taak desgewenst, en indien mogelijk, delegeren aan een onderwijsassistent en/of het secretariaat, coördinator leerlingzaken. De standaardbrieven kunnen worden verzonden vanuit het deelnemervolgsysteem.
Brief
Aan
Inhoud brief
Moment
1
Deelnemer
Verzoek contact opnemen en 1e officiële waarschuwing
Eind dag 2 bij geen contact 1e dag ongeoorloofd afwezig en geen hervatting van het onderwijs de volgende dag
Ouders/verzorgers van deelnemer
Informeren over brief 1 aan deelnemer
Eind dag 2 of dag 3
Deelnemer zonder startkwalificatie
Informeren over melding verzuimloket en reden van melding, uitnodigen gesprek (evt met 2e lijn in geval van ziekmeldingen), officiële waarschuwing
Na >16 uur afwezig in 4 weken Na > 10 keer te laat in 4 weken Veelvuldig verzuim, bv door ziekmelding
2
30
Brief
Aan
Inhoud brief
Moment
2
Deelnemer met startkwalificatie
Reden van melding, uitnodiging gesprek, officiële waarschuwing
idem
Ouders/verzorgers van deelnemer zonder startkwalificatie
Informeren over brief 2 aan deelnemer
Idem
Ouders/verzorgers van deelnemer met startkwalificatie
Informeren over brief 2 aan deelnemer
Idem
Deelnemer 18-
Uitnodiging gesprek met 2e lijn
Signaal en/of patroon in ongeoorloofd verzuim of te laat
Deelnemer 18 +
Idem
Ouders/verzorgers van deelnemer
Informeren over brief 3 aan deelnemer
Idem
Deelnemer 18-
Informeren over gevolgen, verzoek tot contact
Bij geen verbetering in verzuim > 4 weken 100% afwezig
Deelnemer 18+
Idem + evt. melding IBG ivm studiefinanciering
Idem
Ouders/verzorgers van deelnemer 18-
Idem
Idem
Ouders/verzorgers van deelnemer 18+
Idem
Idem
3
Colofon colofon Uitgave Samenstelling Vastgesteld door College van Bestuur d.d. Kenmerk CvB vastgesteld Kenmerk oorsprong
: : : : :
Amarantis Onderwijsgroep Stuurgroep KRDVS 15 juni 2010 U100715 U100331/OW
31
