No title

JAARVERSLAG

2014

Erkend en gesubsidieerd door Lid van samenwerkingsverband

Perksesteenweg 126 1910 KAMPENHOUT Tel. 016/65.91.10 Fax.016/65.91.11

1

[email protected] www.onstehuisbrabant.be

Inhoud Voorwoord .............................................................................................................................................. 4 Een terugblik op 2014 ............................................................................................................................. 7 Beknopte jaarkalender ...................................................................................................................... 8 Jaaroverzicht ......................................................................................................................................11 Jaarproject - Organisatieontwikkeling als anticipatie op de Zorgvernieuwing ..........................11 Jaarproject - Ondersteuning GiPSo-project als antwoord op de lange wachtlijsten ................. 12 21 maart 2014 – Dankavond vrijwilligers en personeel ................................................................ 13 23 maart 2014 - MTB for OTB & Lenteverkoop ateliers ............................................................... 13 28 maart 2014 – Logi Party ........................................................................................................... 13 14 mei 2014 – Bezoek van Gwenny De Vroe en Maggie De Block ............................................... 13 juni 2014 – Supporteren voor onze Rode Duivels ........................................................................ 14 18 september 2014 – Voorstelling gedichtenbundel Olofs Brevier ............................................. 14 20 september 2014 – Miss Witloofverkiezing .............................................................................. 14 28 september 2014 – Wandelactie Houtheimstappers ............................................................... 15 4 en 5 oktober 2014 – 32e Oktoberfeesten................................................................................... 15 6 december 2014 - Deelname Urban Trail Mechelen ................................................................... 15 13 en 14 december 2014 – Eindejaarsmarathon en –jogging JOKA ............................................. 16 December 2014 – Warmste week van Music For Life .................................................................. 16

Personeelskengetallen 2013 – 2014 ...................................................................................................... 17

Evaluatie actieplannen 2014..................................................................................................................25 Evaluatie actieplan 2014/1:

Organisatieontwikkeling ............................................................ 28

Evaluatie actieplan 2014/2:

Implementatie Zorgzwaartemeting ............................................32


Infastructurele Aanpassingen..................................................... 33


Ondersteunende Ict-Processen Ontwikkelen ............................ 35


Wetgeving Overheidsaankopen ..................................................37


Actieplannen Werkgroepen........................................................ 38

2

Onze plannen voor 2015 ........................................................................................................................ 41 Actieplan 2015/1 :

Implementatie Flexibel Aanbod Meerderjarigen en Prospectie Persoonsvolgende Financiering ................................................................ 42

Actieplan 2015/2 :

Organisatieontwikkeling .......................................................................... 44

Actieplan 2015/3:

Updaten Van Het Kwaliteitshandboek en Bijlagen .................................. 47

Actieplan 2015/4:

Infrastructurele Aanpassingen ................................................................. 48

Actieplan 2015/5:

Ondersteunende Ict-Processen Ontwikkelen ........................................... 49

Actieplan 2015/6:

Wetgeving Overheidsopdrachten .............................................................. 51

Actieplan 2015/7:

Actieplannen Werkgroepen ...................................................................... 53

Samenstelling van de overlegorganen................................................................................................ 56 Raad Van Bestuur ..............................................................................................................................57 Raad Van Bestuur Solidariteitsfonds ............................................................................................... 58 Gebruikersraad ................................................................................................................................. 59 Toezichtsraad ................................................................................................................................... 59 Cliëntenraad...................................................................................................................................... 59 Vernieuwde Organogram OTB 2.0 (2015) ....................................................................................... 60 Organogram En Namenlijst OTB (2014) ........................................................................................... 61

3

Voorwoord Beste lezer, U heeft ons Jaarverslag 2014 in uw handen. In de komende pagina’s zult u een verslag lezen van Ons Tehuis Brabant doorheen het jaar 2014. We schetsen een beeld van hoe 2014 eruit zag voor onze cliënten, personeelsleden en vrienden en we laten u een glimp zien van het jaar 2015. In 2014 hebben we de eerste stappen gezet in het kader van de zorgvernieuwing. Onze organisatie werd kritisch onder de loep genomen en we kozen voor een veranderingstraject, waarbij we vooral aandacht hadden voor efficiëntie en effectiviteit en waarbij we ons wilden voorbereiden op Perspectief 2020 door zoveel mogelijk mensen op de werkvloer te krijgen. Een nieuw organogram was het resultaat en in dit kader verwelkomden we Erik Torbeyns om samen met Herman Michiels als clustermanagers deel uit te maken van het afgeslankt beleidsteam ter vervanging van het directiecollege en de stuurgroep. Ik wil alle personeelsleden van harte en oprecht danken voor hun constructieve medewerking en feedback bij dit traject.

2014 was het jaar waarin we Astrid, Naiara, Georges, Claude en Véronique verwelkomden, het jaar

In 2015 zal OTB een voorziening Flexibel Aanbod Meerderjarigen worden als voorbereiding op de implementatie van de Persoonsvolgende Financiering in 2016. Dit nieuwe systeem heeft 2 grote doelstellingen met name zorggarantie realiseren en de mensen met een beperking de regie over hun leven in handen geven door vraaggestuurd te gaan werken. Op basis van een ondersteuningsplan zal de persoon met een handicap samen met zijn netwerk de ondersteuning en zorg kunnen benoemen die hij nodig heeft. Zelfzorg, mantelzorg, vrijwilligers, reguliere diensten en voorzieningen vormen een complementair geheel zoals het model van de 5 concentrische cirkels weergeeft. Ik besef dat dit een heel nieuw denken is waarin wij als professionele zorgverleners onze eigen rol kritisch moeten durven bekijken en vooral moeten gaan voor de talrijke zorgvragers, onze cliënten

Voorwoord

waarin Bert en Els ons verlieten en het jaar waarin we Madeleine en Ivo verloren. In 2014 hebben we ook goed gesupporterd voor de Rode Duivels en kregen we een nieuwe regering. Het was de aanzet van een zware besparingsgolf waar we het beste van moeten maken. We zullen de nadruk moeten leggen op samenwerking om een kwaliteitsvolle voorziening te blijven.

4

binnen OTB, maar zeker ook voor alle personen met een beperking en hun netwerk die nu geen antwoord krijgen op hun zorgvraag. Dit betekent een herverdelen van de aangeboden zorg in het kader van onze maatschappelijke taak om antwoorden te geven op soms schrijnende toestanden. We zullen meer cliënten een woon- of dagaanbod moeten geven. Hoe pakken we dit best aan? Door slim te gaan samenwerken. In dit kader ben ik mijn licht gaan opsteken in de dierenwereld:

“ Er was eens een kip en die had op een dag een lumineus idee. “Laten we gaan samenwerken,” zei de kip tegen het varken “want samen bereik je meer”. “Mij best” knorde het varken “maar hoe?” “Heel simpel” zei de kip, “we richten het bedrijf Ham and Eggs op, een wereldproduct! Overal op de ontbijttafel spek met eieren. Ik zorg voor de eieren en jij voor

”

het spek....

Dit is natuurlijk geen goede samenwerking waarbij de ene de winst opstrijkt en de andere zelfs zijn leven moet geven. Dieren die echter wél model staan voor een goede samenwerking zijn ganzen. Als een gans ziek of gewond geraakt, dan verlaten 2 andere ganzen onmiddellijk hun positie in de groep om hem te volgen. Ze helpen en beschermen de zieke gans en blijven bij hem tot hij weer kan vliegen. Pas dan vliegen ze verder en vormen een nieuw groepje, sluiten zich aan bij een nieuwe zwerm of proberen weer bij hun oude zwerm te komen. Zij hebben een duidelijke doelstelling, met name samen aankomen in warmere oorden, en beseffen dat ze door samen te werken dit doel kunnen realiseren.

Samenwerken kan je enkel door de eigen kwaliteiten, talenten en belangen optimaal af te stemmen op die van de groep en de andere, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet van direct persoonlijk belang is.

Voorwoord

Er zit zoveel meer in de medewerkers, de pijlers, de clusters en de diensten van OTB om de uitdagingen van de toekomst aan te gaan. De daartoe vereiste cultuurontwikkeling, zichtbaar in houding en gedrag, is vaak een uitdaging maar beginnen is een kunst en de eerste stap is al een avontuur.

5

Ik heb een droom dat onze voorziening een plek is waar: … mensen leren over zichzelf en zichzelf mogen en kunnen laten zien … mensen met plezier naartoe gaan en geïnspireerd naar huis weerkeren … mensen openhartig zijn, fijn kunnen samenwerken en respectvol feedback geven …mensen tot bloei komen en hun bijdrage aan de kwaliteit van leven van onze cliënten kunnen verwezenlijken …medewerkers over hun leefgroep, dienst en cluster heen samenwerken en elkaar ondersteunen waar nodig …”de weg ernaar toe” even belangrijk is als het “resultaat” …de inhoud van ons werk bijdraagt aan een betere en rechtvaardige wereld …de wieg staat van maatschappelijke verandering. We hebben al veel stappen gezet, er is ook heel veel goede wil maar de weg is nog lang. Een jaarverslag is een manier om de al afgelegde weg vast te leggen. Veel leesplezier!

Voorwoord

Edwin Smedts Algemeen Directeur

6

Een terugblik op 2014

Verandering. Het is een begrip dat in de context van de Zorgvernieuwing vaak zal vallen de komende jaren. De tijden veranderen en wij als instelling moeten mee. Maar dat is goed. Als je terugblikt naar het ontstaan van Ons Tehuis Brabant hebben we reeds vele verschillende levens gehad. We moeten blijven bewegen, zolang we ons ook blijven herinneren waar we vandaan komen. Daarom blikken we terug op het voorbije jaar. Als je vooruitgaat, herinner dan wat voorbij is. En herinner het beste ervan. Dit was het beste van 2014…

7

•• Beknopte jaarkalender ••

01/2014

13/01/2014 20/01/2014

02/2014

Nieuwjaarsreceptie en -etentje Raad van Bestuur Solidariteitsfonds vzw Cliëntenraad

04/

Gebruikersraad

18/02/2014 24/02/2014

Raad van Bestuur Ons Tehuis Brabant vzw Cliëntenraad

03/

03/2014

04/03/2014 17/03/2014 18/03/2014 21/03/2014 23/03/2014 24/03/2014 25/03/2014 25/03/2014 28/03/2014

17/

04/2014

28/04/2014

05

12/ /2014 14/05/2014 14/05/2014

02/

06/2014

10/06/2014 17/06/2014 19/06/2014 23/06/2014 24/06/2014

Start Week van de Vrijwilliger Carnaval op OTB Raad van Bestuur Solidariteitsfonds vzw Informatiemoment Zorgvernieuwing Dankavond vrijwilligers en personeel MTB for OTB en Lenteverkoop ateliers Cliëntenraad Informatiemoment Zorgvernieuwing Raad van Bestuur Ons Tehuis Brabant vzw Logi-party door Logistieke Dienst t.v.v. OTB

Sportdag Cliëntenraad

Algemene Vergadering en Raad van Bestuur Solidariteitsfonds vzw Koetsentocht Bezoek Gwenny De Vroe en Maggie De Block

Cliëntenraad Raad van Bestuur Ons Tehuis Brabant vzw BBQ en samen supporteren voor de Rode Duivels (WK) Bezoek GiPSo vzw Raad van Bestuur Solidariteitsfonds vzw Algemene Vergadering Ons Tehuis Brabant vzw


07/

8

07/2014

Gebruikersraad

08/2014

Opnames Iedereen Beroemd – Verjaardag van Luc

14/

31/08/2014

02/

09/2014

18/09/2014 20/09/2014 22/09/2014 24/09/2014 28/09/2014 30/09/2014

04/

10/2014

05/10/2014 07/10/2014 09/10/2014 14/10/2014 20/10/2014

06/

11/2014

06/11/2014 12/11/2014 17/11/2014 18/11/2014 20/11/2014 25/11/2014 26/11/2014

02/

12/2014

03/12/2014 06/12/2014 12/12/2014

Dag van de Landbouw met bezoek aan OTB

Raad van Bestuur Solidariteitsfonds vzw Voordracht gedichten Olofs Brevier door Jan Biesemans, Ann Verreth en Fien Janssens OTB helpt mee op de Witlooffeesten in Kampenhout Cliëntenraad Informatieavond GiPSo vzw Wandelactie Houtheimstappers Raad van Bestuur Ons Tehuis Brabant vzw

Oktoberfeesten – Mosselfestijn Kiwanis Vilvoorde Oktoberfeesten – Familiedag Solidariteitsfonds vzw Informatiemomenten Zorgvernieuwing Informatiemomenten Zorgvernieuwing Gebruikersraad Cliëntenraad

Herdenkingsmoment overleden cliënten Informatieavond Blijf Gezond Opleiding Office (Word – Excel – Outlook) Raad van Bestuur Solidariteitsfonds vzw Opleiding Office (Word – Excel – Outlook) Vergadering GiPSo Raad van Bestuur Ons Tehuis Brabant vzw Opleiding Office (Word – Excel – Outlook)

Opleiding Office (Word – Excel – Outlook) Voetbal met cliënten te OTB Deelname personeel aan Mechelen Urban Trail Kerstverkoop ateliers


01/

9

Eindejaarsmarathon JOKA Tentoonstelling Art Nivo Eindejaarsjogging JOKA Cliëntenraad Algemene Vergadering Ons Tehuis Brabant vzw Kerstfeest dagcentrum Feestelijk afscheid van de koffiepauzes


13/12/2014 13/12/2014 14/12/2014 15/12/2014 16/12/2014 17/12/2014 31/12/2014

1 0

•• Jaaroverzicht •• Jaarproject - Organisatieontwikkeling als anticipatie op de Zorgvernieuwing Ons Tehuis Brabant deed in 2014 een beroep op externe procesbegeleiding van Upgrading vzw bij het ontwerpen en implementeren van een nieuw organisatiemodel voor de vzw. Doel ? Meer vraaggestuurd werken dankzij een organisatiemodel dat efficiënt én effectief werken toelaat en faciliteert. Waarom ? Het waarborgen van de kwaliteit in de verlening van zorg aan onze cliënten in het kader van de zorgvernieuwing. Zorgvernieuwing ? De eerste fase van de zorgvernieuwing is het FAM-verhaal (Flexibel Aanbod Meerderjarigen). Hier staat het werk maken van een meer flexibele en vraaggestuurde ondersteuning voor meerderjarigen met een handicap centraal. Op 1 januari 2014 zijn reeds een aantal voorzieningen in dit FAM-verhaal ingestapt en in december 2014 vernam OTB dat zij op 1 januari 2015 in het FAM-verhaal zouden moeten instappen. Een tweede fase zal de overstap zijn naar het PVF-verhaal of de PersoonsVolgende Financiering. De uitdaging was om van Ons Tehuis Brabant een voorziening te maken die rekening houdt met ‘wat moet’, maar ook met wat we ‘willen’ en met wat we ‘kunnen’. Hoe ? In maart waren er gespreksrondes met een representatieve groep van medewerkers en sleutelfiguren uit de organisatie om : Zicht te krijgen op de werking en de organisatie vanuit een breder perspectief Zicht te krijgen op desiderata naar de toekomst De medewerkers te betrekken, door te luisteren en voelen wat er leeft Goede ideeën vanuit de werking naar boven te laten komen Toekomstgericht te denken

Deze gesprekken en verschillende denkdagen, informatiesessies en analyses gaven als resultaat een organisatiemodel OTB 2.0, met o.a. een nieuw organogram en nieuwe vergaderschema’s, dat in oktober 2014 voorgesteld kon worden en in 2015 zou worden toegepast op de organisatie. In dit kader willen we uitdrukkelijk Nancy Cantens, consultant van Upgrading vzw, hartelijk danken voor haar inbreng, coaching en begeleiding! Het nieuwe organogram kunt u terugvinden op p. 60. Voor meer gedetailleerde informatie , zie ook evaluatie actieplan 2014/1 (p. 28) en actieplan 2015/2 (p. 44).


    

11

Jaarproject - Ondersteuning GiPSo-project als antwoord op de lange wachtlijsten

De wachtlijsten in de zorg zijn gekend en voor veel ouders een bron van grote zorgen. Toen wij hoorden van de oprichting van GiPSo, organiseerden wij in september 2014 een infomoment voor geïnteresseerde ouders samen met Bies Henderickx, coach bij GiPSo voor onze regio. Voluit: “Gids voor inclusieve Projecten en Sociaal ondernemen”, wil GiPSo een advies- en coachingsbureau zijn voor ouders van personen met een beperking die zelf een zorgproject willen opstarten. Dat kan zowel een woon- als dagbestedingsproject zijn. GiPSo vzw is opgericht in het voorjaar van 2014 door Inclusie Vlaanderen en wordt gesubsidieerd door het VAPH. De vzw ondersteunt netwerken van personen met een beperking om zelf initiatieven te nemen. De ondersteuning is voorzien vanaf het prille begin tot en met de nazorg. Belangrijk zijn de vier projectvoorwaarden: 

Duurzaam de eigen regie willen opnemen voor een kwaliteitsvolle zorg waarbij groot belang gehecht wordt aan het zelf kunnen kiezen met wie en hoe men samenwoont.



Een financieel toegankelijke huisvesting realiseren. Kapitaalinbreng mag geen voorwaarde zijn om te kunnen participeren in een project.



Solidariteit in de ondersteuning: dit veronderstelt de ondersteuningsmiddelen goeddeels gemeenschappelijk in te zetten.



Een visie op inclusie en vermaatschappelijking. Dit betekent dat er ook samenwerking gezocht wordt met reguliere zorgdiensten, mantelzorgers, sociale huisvestingsmaatschappij,.. en niet enkel met de vergunde/gespecialiseerde zorgaanbieders.

om

de

Na een eerste kennismaking bleken een tiental ouderparen voldoende interesse te hebben in een verdere exploratie van de samenwerkingsmogelijkheden. Zeven onder hen zijn ouders van onze dagcentrumbezoekers. Via vragenlijsten werden de profielen van zonen en dochters concreter. In een latere bijeenkomst werden de verschillende projectfasen toegelicht en het project werd Kampso gedoopt. Van de eerste verkennende gesprekken met de initiatiefnemers naar de uitwerking van een gemeenschappelijk concept en een Meer informatie? eerste engagementsverklaring tot het realisatieplan en de uiteindelijke start moet toch wel een doorlooptijd van vijf jaar www.gipso.be of geteld worden. Ook na de start blijft GiPSo beschikbaar om alle [email protected] hindernissen en groeimomenten te faciliteren. Voor “onze ouders” is de volgende stap nu het afstemmen op een gedeeld concept, samen met concrete plannen om elkaar en elkaars kinderen beter te leren kennen op een meer informele manier. OTB supportert bij dit project en is bereid te helpen bij vragen van de initiatiefnemers!


keuze

1 2

21 maart 2014 – Dankavond vrijwilligers en personeel De jaarlijkse Dankavond voor vrijwilligers op 21 maart was een gezellige bedoening. De helpers van de Oktoberfeesten, verenigd met de andere vrijwilligers, werden in de bloemetjes gezet voor hun trouwe dienst. Na de receptie werd er gespeecht door de Algemeen Directeur Edwin Smedts, de voorzitter van het Solidariteitsfonds Jan Puttemans en de vrijwilligerscoach Dora Vanhooff. Over één ding waren zij het eens : “Onze vrijwilligers zijn geweldig en onmisbaar”. We hebben een grote schare van vrijwilligers die via Solidariteitsfonds hun steentje bijdragen. De Oktoberfeesten is de grootste jaarlijks terugkerende activiteit waarbij we kunnen rekenen op honderden vrijwilligers. Dankzij deze vrijwilligers mochten we die avond van Kiwanis Vilvoorde de mooie som van € 25.000 ontvangen, van de Joggingclub Kampenhout € 5.626 en van de Hobbyclub KAV Erps-Kwerps € 1.800. Ook andere verenigingen, de steunende gemeenten en individuele mensen werden bedankt!

23 maart 2014 - MTB for OTB & Lenteverkoop ateliers 7 studenten uit de richting Handelswetenschappen aan de HogeschoolUniversiteit Brussel organiseerden op zondag 23 maart 2014 als schoolproject een mountainbike-evenement ten voordele van Ons Tehuis Brabant. Het evenement vond plaats op de terreinen van OTB, waar eveneens de Lenteverkoop georganiseerd werd door de ateliers. MTB FOR OTB bracht in totaal € 3.210 op! Wij danken Lisa, Niels, Maxime, Yannick, Leila, Xandra en Erik voor hun inzet en leuke samenwerking!

28 maart 2014 – Logi Party

14 mei 2014 – Bezoek van Gwenny De Vroe en Maggie De Block In mei mochten we politiek bezoek ontvangen in onze voorziening. Maggie De Block en Gwenny De Vroe kregen een rondleiding in onze ateliers met daarbij de nodige uitleg over onze werking. Ze luisterden ook naar wat onze cliënten te vertellen hadden en maakten het bezoek daarmee tot een succes voor alle partijen!


De Logi Party is een initiatief van onze Logistieke Dienst om een leuke avond te bieden aan alle collega’s en cliënten en om extra geld in te zamelen voor OTB. Het werd een erg leuke feestavond voor alle aanwezigen!

1 3

juni 2014 – Supporteren voor onze Rode Duivels Voor de vele voetbalfans onder onze cliënten en onder het personeel organiseerden we ter gelegenheid van het WK voetbal in juni 2014 uitzendingen op groot scherm in onze sportzaal. We kleurden allemaal zwart-geel-rood voor onze Rode Duivels en hadden veel plezier met samen supporteren!

14 augustus 2014 – Opnames Iedereen Beroemd Op 14 augustus 2014 vierde Luc Bodengien van woning 45 zijn 54e verjaardag op een heel speciale manier, namelijk samen met een filmploeg van Iedereen Beroemd. Zij volgden Luc een dag voor het vaste onderdeel over verjaardagen van het één-programma. Het was spannend en leuk! We keken allemaal erg uit naar de uitzending in september op één. De ploeg van Iedereen Beroemd heeft het zeer goed gedaan, want het was een prachtig filmpje! Het filmpje en de leuke foto’s kan je herbekijken via onze Facebookpagina of via goededoelen.be.

18 september 2014 – Voorstelling gedichtenbundel Olofs Brevier Jan Biesemans, papa van Trudy die naar ons dagcentrum komt, schreef onder het pseudoniem Fyne Fréderic Eden een nieuwe gedichtenbundel getiteld Olofs Brevier, waarvan de opbrengst van € 750 aan OTB geschonken werd! Een belangrijke rol in de bundel is –toepasselijkweggelegd voor kinderen met een beperking. Op donderdagavond 18 september, gaf Jan Biesemans een voordracht van gedichten uit Olofs Brevier. En dit samen met collega-dichters Ann Verreth en Fien Janssens en met muzikale omlijsting van een sax-kwartet.

Ter ere van het tienjarige bestaan van het Witloofmuseum werd er op 20 september 2014 een Miss Witloofverkiezing georganiseerd. Samen met 4 Landelijke Gildes werd het Solidariteitsfonds gevraagd om voor voldoende vrijwilligers te zorgen om de catering van de avond in goede banen te lijden. Hiervoor kreeg OTB 1/5 van de inkomsten, nl. € 554.


20 september 2014 – Miss Witloofverkiezing

1 4

28 september 2014 – Wandelactie Houtheimstappers Zondag 28 september 2014 passeerden er weer een heleboel wandelaars door OTB. Nieuw dit jaar was een witloofstandje in samenwerking met de vzw Brussels Grondwitloof. Alles tezamen heeft de actie € 2.000 opgebracht voor OTB! Fantastisch!

4 en 5 oktober 2014 – 32e Oktoberfeesten Op zaterdag 4 en zondag 5 oktober was het weer zover: de jaarlijkse Oktoberfeesten ! Het Solidariteitsfonds vzw, Kiwanis Vilvoorde, de Hobbyclub KAV Erps-Kwerps, het dagcentrum, de woningen en de verschillende diensten van Ons Tehuis Brabant hadden hard gewerkt om een heel weekend vol animatie en bourgondisch genieten op touw te zetten! Kort gezegd zorgde Kiwanis Vilvoorde voor een groots mosselfestijn op zaterdag (waarvoor we een cheque van € 20.000 ontvingen) en organiseerde het Solidariteitsfonds op zondag een dag vol animatie met eten en drinken! Een nieuwigheid van deze 32e editie van de Oktoberfeesten was de samenwerking met de vzw Brussels Grondwitloof. Hierdoor was er naast het mosselfestijn op zaterdag, een heus witlooffestijn op zondag. Nieuwsgierige bezoekers konden zelfs proeven van witloofbier en witloofijs! De tombola bracht dit jaar € 3.890 op en de verkoop van de Hobbyclub KAV Erps-Kwerps € 2.100. De opbrengst van het eetfestijn (met witloof of wok) bedroeg € 2.200. De witloofstand bracht € 988 op.

Op 6 december 2014 namen enkele sportieve personeelsleden van OTB deel aan de Urban Trail in Mechelen. Om 20u stonden ze tussen 4.000 andere deelnemers aan de start, klaar voor 10 km loopplezier ten voordele van Plan België! Zomaar 10 km lopen lukt natuurlijk niet. De maanden op voorhand werd er duchtig geoefend op OTB: tijdens de middagpauze vertrokken er vaak groepjes lopers om een half uurtje te gaan joggen.


6 december 2014 - Deelname Urban Trail Mechelen

1 5

13 en 14 december 2014 – Eindejaarsmarathon en –jogging JOKA Door wegenwerken op de oude locatie werd er voor de 25e jubileumeditie uitgeweken naar het Sport– en cultuurcentrum van Berg. Ook het parcours werd opnieuw uitgetekend, met onder meer een passage langs het monument voor het neergestorte Sabenavliegtuig en door landbouw– en bosgebied. Deze editie bracht maar liefst 5.800 euro op voor OTB! Dankjewel aan alle aanwezigen en aan de organisatie ! Neem voor alle leuke foto’s en filmpjes een kijkje op de website van de Joggingclub Kampenhout: www.joka.org.

December 2014 – Warmste week van Music For Life De warmste week van Studio Brussel was ook voor OTB een héél warme week! Naast verschillende mensen die plaatjes aanvroegen voor OTB, kregen we de steun van Belfiusmedewerkers die in samenwerking met onze artotheek een actie organiseerden. Ludo Jappens, de oom van Koen Cornand (bewoner van woning 8) zorgde voor de link tussen OTB en Belfius.


OTB maakte van de Belfius for Life-campagne gebruik om te tonen wat bewoners met een beperking artistiek in hun mars hebben. Onder de naam “OTB Artotheek” selecteerden Kurt Van Baekel en Hilde Meyskens een aantal representatieve werken, gemaakt in hun kunstatelier. De Belfiusmedewerkers konden de schilderijen aanschaffen of huren. In totaal kreeg OTB € 6.025 van Belfius for Life!

1 6

Personeelskengetallen 2013

– 2014

Het Vlaams Welzijnsverbond publiceert naar jaarlijkse gewoonte cijfers over het personeel in de Vlaamse welzijnssector. 187 werkgevers uit de welzijnssectoren (personen met een handicap, bijzondere jeugdbijstand, gezinsondersteuning en kinderopvang), tezamen goed voor ruim 20.500 werknemers, leverden personeelscijfers voor de periode 2009 tot en met 2013. Deze steekproef vertegenwoordigt 42 % van de totale tewerkstelling in de paritaire comités 319.01 en 331 op basis van de gegevens van de RSZ. We bekijken de evolutie over de afgelopen 5 jaar, met aandacht voor de positionering van Ons Tehuis Brabant en vatten de voornaamste vaststellingen samen.

1 7

Sinds 2009 is de werkgelegenheid binnen de steekproef toegenomen met 9,2% of ruim 1.700 jobs. Dit betekent een groei van de werkgelegenheid met gemiddeld ruim 2% per jaar. Welzijn doet het daarmee beduidend beter dan de totale Vlaamse arbeidsmarkt, waar de werkgelegenheid op basis van RSZ-cijfers sinds 2009 slechts met 1% is gestegen en de voorbije 2 jaar zelfs daalde. Welzijn biedt met andere woorden kansen voor wie op zoek is naar werk. In de zorgsector wordt er meer dan 80% van de subsidies gespendeerd aan personeel (83,10% voor Ons Tehuis Brabant in 2014). Het personeel vormt zodoende het belangrijkste kapitaal van een voorziening en evoluties binnen de loopbaan van de werknemers betekenen zodoende een belangrijk item in het maatschappelijk verantwoord ondernemen. Uit de veelheid aan informatie haalden we een aantal opvallende cijfers.

Het personeel is gemiddeld 40 jaar in de sector. Dit is ook de gemiddelde leeftijd van de Vlaamse werknemer. De voorbije jaren was er een continue toename, maar in 2013 wijzigt het gemiddelde amper. Per functiegroep zien we een toename van de gemiddelde leeftijd van het leidinggevend personeel tot 47,4 jaar. Voor het ondersteunend personeel (42,2 jaar) en het personeel in de directe zorg (38 jaar) blijft het gemiddelde stabiel. In Ons Tehuis Brabant is de gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand 43,64 jaar. We zien zodoende een stijging van de gemiddelde leeftijd met ongeveer 2,76 jaar ten opzichte van 2007, wat merkelijk hoger is dan het sectorgemiddelde en het gemiddelde van Vlaanderen. De gemiddelde leeftijd lijkt dan wel te stabiliseren in de sector, toch blijft het aandeel van de 50 plussers jaar na jaar sterk toenemen: van 24,14% in 2009 naar 28,79% in 2013. Dit percentage ligt hoger dan de 26% op basis van de RSZ-cijfers. De sector personen met een handicap spant de kroon met bijna 30% 50 plussers. De welzijnssectoren volgen daarmee de algemene evolutie op de Belgische arbeidsmarkt waar het aantal werkende 50 plussers het voorbije jaar met 42.000 koppen groeiden (FOD Economie). Voor Ons Tehuis Brabant is het aandeel van de 50 plussers 39,10%.

Personeelskengetallen 2013 – 2014

Leeftijd en anciënniteit

1 8

In 2013 genoot reeds 51,92% van het personeelsbestand in Ons Tehuis Brabant vanaf 45, 50 en 55 jaar van de extra dagen arbeidsduurvrijstelling. In 2007 bedroeg dit nog 38,96%, een op te volgen evolutie. Op sectorniveau is slechts 41,11% boven de 44 jaar. De aantal dagen vrijstelling arbeidsprestaties in Ons Tehuis Brabant bedroegen in 2007 6.314,00 en in 2014 10.180,93 (een stijging van afwezigheid van 1,95 voltijdse eenheden). Dit betekent een toename van 3.866,93 uren over 8 jaar waar geen vervanging tegenover staat. Het toenemend aantal vrije dagen arbeidsduurvermindering vanaf 45 jaar verhoogt de werkdruk voor collega’s en vraagt van hen ook meer flexibiliteit Uit voorgaande kunnen we besluiten dat de welzijnssectoren een groot aantal 50 plussers aan het werk houden. Toch moeten we er rekening mee houden dat door de vergrijzing van het personeelsbestand en een gemiddelde uitstapleeftijd die in de steekproef op ongeveer 60 jaar ligt, meer dan een 1/4e van het personeel moet vervangen worden de komende 10 jaar. Enkel voor deze steekproef van 20.500 werknemers moeten in die periode 5.900 nieuwe krachten gevonden worden ter vervanging van zij die de job vaarwel zeggen. Een helse opdracht als men rekening houdt met de vraag naar personeel gezien de verwachte toename van welzijnsbehoeften ten gevolge van de 55 vergrijzing, de concurrentie op de 45 arbeidsmarkt en de 35 2014 2019 2024 knelpuntberoepen. Wanneer we deze 50-plussers 40,13 48,41 45,86 cijfers extrapoleren naar de volledige 45-plussers 54,78 58,6 54,78 paritaire comités 319 en 331 bekomen we een personeelsbehoefte voor de komende 10 jaar van ruim 14.000 medewerkers. Naar aanleiding van een generatiescan uitgevoerd op basis van de cijfers van 2014 konden we een prognose maken voor de eerstvolgende 10 jaar voor Ons Tehuis Brabant. In 2014 is het aandeel van de 45 plussers 54.78%. Dit aandeel stijgt naar 58,60% in 2019 en vanaf dan zal het aandeel afnemen naar 54.78% in 2024. Het aandeel van de 50 plussers evolueert van 40,13% in 2014 naar 48,41% in 2019 en naar 45,86% in 2024. In deze prognose houden we wel rekening met een pensioenleeftijd van 65 jaar, wat in de toekomst gaat evolueren naar 67 jaar. De welzijnswerker blijft gemiddeld 11,5 jaar aan de slag bij dezelfde organisatie en in Ons Tehuis Brabant 13,46 jaar. We noemen dit de dienstanciënniteit. Ruim 1/5e van het personeelsbestand werkt reeds meer dan 20 jaar bij zijn/haar huidige werkgever en in Ons Tehuis Brabant bijna 1/4e.


leeftijd

prognose leeftijd personeel OTB tot 2024

1 9

Bekijken we de baremieke anciënniteit (dit is het aantal dienstjaren dat in rekening wordt gebracht voor de bepaling van het loon), dan bekomen we een gemiddelde van 16,14 jaar in de sector en 18,27 jaar in Ons Tehuis Brabant. Jaar na jaar stijgt de gemiddelde anciënniteit. Deze anciënniteitsgroei heeft uiteraard ook zijn gevolgen voor de loonkost van het personeel. Ruim 37% van het personeel heeft intussen meer dan 20 jaar baremieke anciënniteit in de sector en in Ons Tehuis Brabant ruim 44,87%. De welzijnswerker is een blijver. Loyaal personeel met een schat aan ervaring in de sector verhoogt de kwaliteit van de zorg. Voor sommigen is het dan ook een job voor het leven, wat ook zijn schaduwkanten heeft zoals burn-out en gebetonneerd zitten in de job. Een belangrijk aandachtspunt blijft hierbij dat er bijkomende inspanningen zullen moeten geleverd worden om de competenties op niveau te houden en aan te passen aan de evolutie van de zorg.

Het personeel heeft een vrij hoge scholingsgraad. 57,38% van het personeel heeft minimaal een bachelor diploma in de sector. In Ons Tehuis Brabant heeft 67,23% minimaal een bachelor diploma. Hier scoren we dus duidelijk hoger dan in de gehandicaptensector. Deze personeelsgroep situeert zich vooral in het begeleidend en stafpersoneel. Bij het logistiek en administratief personeel is deze tendens zeker niet waar, wat een probleem oplevert bij de stijgende vraag naar specialisatie rond ICT-gebeuren, administratieve regelgeving en innoverende technieken rond gebouwenbeheer.


Scholingsgraad

2 0

Man – vrouwverdeling De welzijnssector is duidelijk een vrouwelijke sector. Als we de man – vrouwverdeling berekenen bekomen we immers een verhouding van 80% vrouwen en 20% mannen in de sector en een verhouding van 76% vrouwen en 24% mannen in Ons Tehuis Brabant

Veel deeltijds werk 1 op 2 werknemers heeft een deeltijdse baan. Bij de mannen is dit cijfer 1 op 4 en bij de vrouwen 6 op 10. Meest deeltijds werk is er in de leeftijdsgroep tussen 35 en 49 jaar.

De cijfers hebben betrekking op de aard van arbeidsovereenkomsten, deeltijds of voltijds. Op de werkvloer zijn er echter nog veel meer mensen effectief deeltijds aan het werk. Ruim 12% van het personeel is niet actief wegens deeltijds tijdskrediet, ziekte, zwangerschap, ouderschapsverlof en dergelijke. De keuze voor deeltijdse tewerkstelling heeft ook te maken met het dienstensysteem in de woningen en de mogelijkheden om loopbaanvermindering in het kader van tijdskrediet op te nemen. We stellen wel vast dat de jonge werknemers een voorkeur hebben voor voltijdse jobs.

Tijdskrediet In 2013 onderbrak 23,24% van het personeel zijn loopbaan via tijdskrediet. Het percentage loopt voor Ons Tehuis Brabant op van 20,55% in 2009 tot 29,41 % in 2014. De jaarlijkse kostprijs van deze modaliteiten bedraagt voor Vlaanderen meer dan 800 miljoen euro.


In Vlaanderen werkt ongeveer 1 op 3 deeltijds. Dit is opvallend minder dan 1 op 2 in de welzijnssectoren. In Ons Tehuis Brabant werken ongeveer 2 op 3 werknemers deeltijds.

2 1

Tijdskrediet wordt het meest opgenomen door 50 plussers. De landingsbaan +50 jaar, maar vanaf 2012 +55 jaar, is erg in trek. Sinds 2012 zien we een daling van deze cijfers voor tijdskrediet, te verklaren door de striktere voorwaarden opgelegd door de overheden. Met de sanering van de overheidspremies verwachten we een verdere daling. Het succes van tijdskrediet in de sector wijst erop dat er een klimaat heerste om werk en privé beter op elkaar af te stemmen. We kunnen hieruit besluiten dat werkgevers uit de welzijnssectoren voor grote uitdagingen staan om tegelijk de continuïteit van de zorg georganiseerd te krijgen en een sociaal personeelsbeleid te voeren met aandacht voor het evenwicht tussen werk en privé en ruimte voor flexibele werkgelegenheden. Het blijft in ieder geval een moeilijke evenwichtsoefening die heel tijds- en arbeidsintensief is voor de personeelsdienst en het kader.

Arbeidsverzuim Het arbeidsverzuim (ziekteverzuim, zwangerschap, arbeidsongevallen, klein verlet, verlof om dwingende familiale reden, …) bedroeg in 2013 12,53% en in Ons Tehuis Brabant 15,19%. Het ziekteverzuim in 2013 beliep 7,18% in de sector en 9,51% (2013) en 8,76 % (2014) in Ons Tehuis Brabant. Het kortstondig en langdurig ziekteverzuim van minder en meer dan 1 maand neemt daarvan 3,05% voor zijn rekening (in Ons Tehuis Brabant 2,90%). Het ziekteverzuim van meer dan 1 maand neemt daarbij jaarlijks toe, in de sector 4,72% en in Ons Tehuis Brabant 6,62%. Deze evolutie wordt bevestigd door cijfers van SD WORX. Het ziekteverzuim van minder dan 1 maand ligt met 3,05% van de uurcapaciteit hoger dan het gemiddelde bij SD WORX (2,51%). Door Idewe werden er verzuimcijfers berekend op een steekproef van 450.000 medewerkers uit ongeveer 15.000 Belgische organisaties en ondernemingen. De algemene trends zijn de volgende:

Het globale verzuimcijfer bedroeg in 2013 4,8 % terwijl dit in 2002 nog 3,82 % was. In de praktijk betekent dit dat werknemers ruim 2,5 dagen langer ziek zijn dan in 2002. De stijgende trend die de laatste jaren duidelijk werd in het langdurig ziekteverzuim blijft bestaan. Het langdurig ziekteverzuim komt hier meer op hetzelfde niveau als het kortdurig absenteïsme en deze evolutie is waarneembaar in alle sectoren. Volgens het RIZIV is er een spectaculaire stijging van mensen werkonbekwaam door depressie. Het aantal mensen dat langdurig werkonbekwaam is door een depressie steeg van 17.000 mensen in 2007 naar 27.000 mensen in 2012, een stijging van 60%. Het aantal patiënten dat met een burn out langer dan een jaar afwezig is op het werk en daarvoor een vergoeding krijgt van de ziekteverzekering, steeg procentueel even sterk, ook met ongeveer 60% in 5 jaar: van 3.500 naar ongeveer 5.750. We zien de volgende evolutie van uren ziekte in Ons Tehuis Brabant: 18.818,98 uren in 2010, 17.587,37 uren in 2011, 15.332 uren in 2012, 18.984,01 uren in 2013 en 17.498,78 uren in 2014.


Het kort verzuim (binnen gewaarborgd maandloon) steeg de afgelopen 11 jaar bijna constant, van 2,22 % in 2002 tot 2,5 % in 2013. Volgens SD WORX is het kortdurend ziekteverzuim in opmars, van 2,13 % in 2004 naar 2,50 % in 2014. Het langdurend ziekteverzuim is vooral de laatste jaren aan een sterke opmars bezig en steeg van 1,49 % in 2004 naar 2,62% in 2014.

2 2

De totaal uren ziekte binnen gewaarborgd maandloon bedroegen 6.754 uren in 2008, 6.805 uren in 2009, 7.795 uren in 2010, 7.577 uren in 2011, 5.187 uren in 2012, 5.778 uren in 2013 en 6.183 uren in 2014. Deze afwezigheidsuren kunnen niet vervangen worden, daar de titularis een gewaarborgd loon krijgt en we zien een duidelijke toename in 2013 – 2014. Dit is een aandachtspunt in het kader van het verzuimbeleid voor het CPBW en het beleidsteam. We zien de totaal uren ziekte buiten gewaarborgd maandloon evolueren van 4.667 uren in 2009 naar 5.028 uren in 2010 naar 5.789 uren in 2011 naar 5.166 uren in 2012 naar 7.146 uren in 2013 en naar 5.031 uren in 2014. De totaal uren ziekte na één jaar evolueerden van 5.170 uren in 2009 (4 werknemers) naar 5.996 uren (5 werknemers) in 2010 naar 4.222 uren (3 werknemers) in 2011 naar 4.980 uren in 2012 (6 werknemers) naar 6.060 uren in 2013 (7 werknemers) en naar 6.284 uren in 2014 (5 werknemers). Zodoende stellen we een duidelijke stijging van langdurige ziektes vast te wijten aan burnout, rugproblemen en ernstige ziektes. De Bradfordfactor van het totale personeelsbestand beliep in 2010 36.065 (159 personeelsleden), in 2011 24.300 (163 personeelsleden) in 2012 11.576 (173 personeelsleden), in 2013 14.005 (177 personeelsleden) en in 2014 19.793,50 (175 personeelsleden). De pieken bevonden zich bij de poetsdienst (gemiddeld 420 in 2014), leefgroep 7 (280 in 2014) en leefgroep 9 (405 in 2014). We vermelden ook nog dat 62 werknemers op 175 werknemers in 2014 een bradfordfactor hadden van 5 of lager. Deze personeelsleden kregen een cadeaucheque. In het kader van het verzuimbeleid worden deze cijfers ook op alle diensten en leefgroepen besproken. Op basis van een onderzoek van SD WORX is er een duidelijke stijging van kort en langdurend ziekteverzuim te wijten aan burnout, fysieke aandoeningen (rugproblematiek en ernstige ziektes), stijgende werkdruk en vergrijzing van de werknemerspopulatie. Deeltijdse werknemers blijken vaker ziek te zijn dan voltijdse werknemers. Uit een tevredenheidsonderzoek bij werknemers blijkt dat langdurige verzuimers negatief scoren op vragen over stressniveau, tijdsdruk en mentale en lichamelijke belasting.

1,96% van het personeelsbestand in de sector is van allochtone afkomst (1,28% in Ons Tehuis Brabant) en 0,64% is arbeidsgehandicapt in de sector (1,92% in onze voorziening). Positief is dat de cijfers een stijgende trend vertonen maar ze geven ook aan dat er wat mis is met de evenredige vertegenwoordiging en de diversiteit. Percentages voor de volledige Vlaamse arbeidsmarkt zijn niet beschikbaar. Voor de Vlaamse overheid zijn die cijfers er wel en deze liggen opvallend hoger, met name 3,8% is van allochtone afkomst en 1,3% is arbeidsgehandicapt. We merken wel dat werknemers in het kader van re-integratie na een lange ziekteperiode terug tewerkgesteld worden in onze voorziening als personen met een arbeidshandicap met tewerkstellingsondersteunde maatregelen (VOP). De positieve evolutie in de sector bij aanwerving van personeelsleden van allochtone afkomst is voornamelijk te danken aan een beperkt aantal voorzieningen, veelal uit de kinderopvang of gelegen in grootsteden waar deze groep een betere vertegenwoordiging kent.


Diversiteit

2 3

Tewerkstellingsindicatoren Interessante informatie voor onze voorziening is ook de evolutie van het aantal gewerkte uren ten opzichte van de ingezette personele middelen. De gewerkte uren stegen van 156.335,85 uren in 2010 naar 158.960,20 uren in 2014 met 2.624,35 uren. De ingezette voltijdse eenheden stegen van 99,97 voltijdse eenheden in 2010 naar 101,65 voltijdse eenheden in 2014 met 1,68 voltijdse eenheden (3.332 uren). Dit betekent dat de nieuwe ingezette personele middelen van 1,68 voltijdse eenheden maar rendeerden voor 79%. Dit is een ernstig aandachtspunt en te wijten aan de vergrijzing en het ziekteverzuim. De bijkomende personele middelen werden gefinancieerd via de nieuwe VIA-akkoorden (0,28 eenheden in 2013 naar 0,42 eenheden in 2014) en via afgesloten persoonsvolgende convenanten en overeenkomsten rechtstreekse toegankelijk hulp (gemiddeld 1,50 eenheden).

CONCLUSIE : De tendensen die we de laatste jaren vaststelden zetten zich nog meer door. De 45-plussers zijn oververtegenwoordigd in Ons Tehuis Brabant (meer dan 51%) wat een sterke toename van de VAP-dagen (vrijstelling van arbeidsprestaties) betekent. Dit heeft als gevolg dat het saldo van de netto werkuren systematisch daalt. Dit zal in de toekomst nijpende tekorten geven op de werkvloer.

Toegenomen leeftijd en anciënniteit zijn ook een belangrijke kostendrijver voor de sector. De kostprijs en kwaliteit wordt eveneens sterk bepaald door 67% personeelsleden met een hogere opleiding. We kunnen ook de vraag stellen of de witte sector niet te vrouwelijk en te wit is. Terwijl er op de Vlaamse arbeidsmarkt sinds de crisis in 2009 amper jobgroei was, bleef de werkgelegenheid in de welzijnssectoren toenemen. Tevens eindigt 1 werknemer op 4 binnen de komende 10 jaar zijn loopbaan en moet zodoende vervangen worden. Volgens SD WORX breekt ziekteverzuim alle records en zal dit enkel kunnen aangepakt worden via een actief verzuimbeleid. In ieder geval moeten we op zoek gaan naar innoverende antwoorden via een creatief HR-beleid en onze organisatie steeds evalueren in het kader van effectiviteit en efficiëntie.


Tevens is er een duidelijk probleem van vergrijzing. Vervangingen gaan vaak over deeltijdse en tijdelijke jobs (te wijten aan het groot aantal deeltijdse tewerkstellingen, ziekteverzuim, zwangerschapsverlof en tijdskrediet), die voor jonge mensen minder aantrekkelijk zijn en dus moeilijker ingevuld worden. Vacatures geraken niet altijd gemakkelijk ingevuld. Het vinden van medisch, leidinggevend, begeleidend en logistiek personeel is vooral in Vlaams-Brabant problematisch. De organiseerbaarheid hiervan geeft veel puzzelwerk voor de verantwoordelijken van de voorziening. De hoge anciënniteit (20 jaar) bij het personeel verwijst naar een grote trouw aan de sector. De mogelijkheid om deeltijds te werken en de arbeidsduurvermindering voor oudere werknemers is een troef van de sector maar tegelijkertijd een probleem. De subsidies voor de vervangingen zijn onvoldoende, waardoor de last op de schouders van de verantwoordelijken van de voorziening en de jonge werknemers terecht komt.

2 4

Evaluatie actieplannen 2014

2 5

Betreffende ons strategisch beleid werden er 6 actieplannen opgesteld voor het jaar 2014. Er werd vooral ingezet op efficiënter werken om mee te kunnen draaien in een veranderende sector. Met de hulp van Upgrading vzw werd onze organisatiestructuur en –werking onder de loep genomen. Door kritisch naar onszelf te kijken, kunnen we groeien naar een organisatie die doeltreffend en cliëntgericht werkt. Een ander hulpmiddel om efficiënter (en sneller) te gaan werken waarop ingezet werd in 2014, is het computergebeuren. Door het gebruiken van verschillende digitale platformen zoals Orbis, Outlook, Excel, etc. kan er tijd bespaard worden op administratie en communicatie en daarmee kan er meer tijd naar de cliënt gaan. Er werden verschillende interne opleidingsmomenten georganiseerd om het leren werken met nieuwe tools te vergemakkelijken.

Een van de grote doelstellingen van de Zorgvernieuwing is natuurlijk het verminderen van de lange wachtlijsten. Ook wij stelden plaatsen open in 2014 en verwelkomden nieuwe cliënten : Ontslag / overlijden

Plaats opengesteld

Plaats ingevuld

DC 28/03/2014

12/05/2014

5/08/2014

DC 09/04/2014

12/05/2014

06/08/2014

TNW 23/01/2014

03/02/2014

23/05/2014

TNW 08/12/2014

Noodopname, geen plaats opengesteld

31/01/2014

Persoonsvolgend convenant

08/02/2014

Bijkomende plaatsen RTH

8 cliënten


Zodoende realiseerden we toch een toename van de te begeleiden cliënten met 4 % (6 koppen meer dan in 2013) :

2 6

Een aanzet tot zelfevaluatie met oplijsting van meetindicatoren was een andere belangrijke verwezenlijking voor de werking van OTB. Het jaarlijks bijhouden van een aantal cijfers staat ons toe om onze evolutie in de zorg van onze cliënten te volgen. 

Meldingen grensoverschrijdend gedrag van cliënt ten opzichte van cliënt : 27



Meldingen grensoverschrijdend gedrag van cliënt ten opzichte van personeel : 47



Registraties vrijheidsbeperkende maatregelen: 32



Klachten van ouders en wettelijke vertegenwoordigers: 1



Afgesloten Individuele DienstOvereenkomsten:

59

49

van 131 in

54 van de 131 in 2013 en 52

van 131 in

van de 131 in 2013 en



Afgesloten Persoonlijke OndersteuningsPlannen: 2014, zodoende reeds 106 afgesloten POP’s.

Sinds 2013 werd het opstellen van een Persoonlijk OndersteuningsPlan (POP) geïmplementeerd ter vervanging van het vroegere Zorgplan van elke cliënt, als exponent van een nieuwe zorgvisie. Dit betekent dat alle evolutiebesprekingen en tussentijdse opvolgingen van cliënten nu gebeuren via de nieuwe methodiek. De pedagogen ondersteunen de begeleiders om vertrouwd te geraken met deze nieuwe werkwijze. Op de bespreking zelf is een prominentere rol weggelegd voor de cliënt, zijn familie en de aandachtsbegeleider. De nieuwe werkwijze is een exponent van een fundamenteel veranderde visie op ondersteuning van mensen met een beperking.


2014, zodoende reeds 98 afgesloten IDO’s.

2 7


Verbeterdoel:

      

ORGANISATIEONTWIKKELING

De organisatie omvormen naar een voorziening met een Flexibel Aanbod voor Meerderjarige personen met een mentale beperking (FAM) op basis van vraagsturing. Dit met specifieke aandacht voor:

Zo veel mogelijk zorg bieden voor zoveel mogelijk cliënten Verhoging van de flexibiliteit van de personele middelen Het inzetten van de personele middelen met grote focus op de core business, met name zo veel mogelijk personeel op de werkvloer Het actief aanspreken van het sociaal netwerk van de cliënt en van vrijwilligers Het optimaliseren van de ondersteunende processen De evolutie van begeleiders naar een andere professionaliteit met een belangrijke mate van zelfverantwoordelijkheid (van begeleider naar ondersteuner). Ontwikkeling van personeelsbeleid op basis van competentiemanagement.

Gerealiseerd in 2014: In samenwerking met vzw Upgrading werd er een nieuw organisatiemodel ontworpen en geïmplementeerd. Dit proces kadert enerzijds binnen de evolutie naar meer vraaggestuurd werk en anderzijds binnen de zoektocht naar een organisatiemodel dat efficiënt en effectief werken zo goed mogelijk toelaat en faciliteert. Het centrale vertrekpunt diende een consensus over de visie op vraaggestuurd werken te zijn. Belangrijk hierin was een consensus te vinden binnen de gehele personeelsgroep over een aantal werkingsprincipes, met name:

In maart 2014 werden twee infomomenten georganiseerd voor alle personeelsleden waarbij een toelichting werd gegeven rond het Flexibel Aanbod Meerderjarigen (FAM) en de methodiek van de organisatieontwikkeling. Tevens was er een gespreksronde met een representatieve groep van medewerkers om zicht te krijgen op de organisatie en haar werking in de as is-situatie. In april 2014 werd er een veranderingscharter opgesteld op basis van de hierboven omschreven principes en de resultaten van de sterkte-zwakteanalyse. Het was de bedoeling dat er een veranderingscharter voor handen zou zijn, waarin criteria opgenomen werden waaraan de reorganisatie kon getoetst worden en die achteraf ook dienden als evaluatiecriteria. De bedoeling was om, op basis van het bestaande, te resulteren in een kader dat toelaat een toekomstig gewenst organisatiemodel uit te tekenen en duidelijkheid te creëren over de criteria waaraan


 De bereidheid om bestaande zaken (bevoegdheden, taken, structuren en gewoonten) in vraag te stellen.  De bereidheid om vanuit een leeg blad te denken (is niet tabula rasa en het goede overboord gooien).  De bereidheid om constructief mee te denken aan de realisatie van een succesvolle toekomst voor de organisatie en te denken vanuit organisatiebelang, vanuit het belang van de cliënten en vanuit het belang van de medewerkers. Deze 3 invalshoeken dienen in evenwicht te zijn.

2 8

(zowel op korte als op lange termijn) de effectiviteit van het nieuw organisatiemodel kan afgetoetst worden. De kadertekst was een visietekst, maar bevat concrete handvaten om van start te gaan met de uittekening van het nieuwe organisatiemodel. In mei 2014 werden drie organisatiemodellen uitgetekend, op basis van de uitkomst van het bovenstaande. Er was een duidelijke koppeling tussen de resultaten van de vorige stappen en deze voorstellen. Gebaseerd op andere ervaringen bracht de procesbegeleider een eigen input, met theoretische insteken inzake organisatiekunde, wat de basis zou zijn voor een gestructureerd debat over een toekomstig organisatiemodel. Er werd uiteindelijk gekozen voor het model dat de grootste verandering inhield. De organisatieontwikkeling startte van boven uit en diende zodoende vertaald te worden naar alle medewerkers. Er werd geopteerd voor een divisiemodel als organisatiemodel. Er wordt vertrokken van een ‘moeder’organisatie met daaronder een aantal zelfstandig opererende en functionerende units of entiteiten, met name “clusters”. De aansturing tussen de ‘moeder’organisatie en de entiteiten gebeurt op basis van formeel gemaakte afspraken in de vorm van doelstellingen. Staffuncties en ondersteunende functies worden zoveel als mogelijk gecentraliseerd bij de ‘moeder’organisatie. Het werken op basis van doelstellingen is een manier van werken voor de organisatie en wordt doorvertaald naar elk niveau in de organisatie. De autonomie is aanwezig binnen het kader van de gemaakte afspraken en gaat ook samen met responsabilisering van elke medewerker. Medewerkers krijgen voldoende vrijheid en autonomie toegewezen om hun job uit te oefenen, maar binnen het gestelde kader. Directies moeten meer inzetten op beleidsmatige zaken en op leiderschap, met name meer durven delegeren. Delegeren is bovendien ook een effectief instrument in de ontwikkeling van medewerkers aan wie gedelegeerd wordt. Management by objectives is het sturingsmechanisme dat op onze organisatie het meest van toepassing is. Dit houdt het volgende in:

-

Het gemeenschappelijk stellen van doelen door twee opeenvolgende niveaus in de hiërarchie. Periodieke meting en vergelijking van werkelijke prestaties met overeengekomen doelen en doelstellingen. Doelstellingen worden zo smart mogelijk geformuleerd.

Als dienst- of zorgverlenende organisatie beseffen we zeer goed dat de kwaliteit van onze dienst of zorgverlening afhangt van de kwaliteit van onze medewerkers. We dienen meer dan ooit in te zetten op ons Human Resources – beleid. We geloven dat ons personeelsbeleid dient gebaseerd te zijn op de principes van het competentiemanagement, tenminste als we de competenties van onze medewerkers gericht en gestuurd willen verhogen en verder ontwikkelen. Als organisatie verwachten we meer flexibiliteit en multidisciplinariteit van onze medewerkers en moeten we dit zodoende sterk faciliteren. Los daarvan moeten we ons steeds bewust blijven van het feit dat onze organisatie haar legitimiteit haalt uit onze cliënten en hun vragen en behoeften en niet uit onze medewerkers. Het realiseren van een integraal HR-beleid met een consistent HR-instrumentarium willen we realiseren door het creëren van de functie HRbeleidsmedewerker. De essentie van de gemaakte analyses en de effectiviteitscriteria moeten leiden tot efficiënter en effectiever werken. Dit betekent :


-

2 9

-

-

-

Minder en anders vergaderen, met name de insteek is cliëntgericht en alles wat personeel en organisatie betreft is secundair. Een vorm van samenwerking realiseren tussen het huidige dagcentrum en tehuis nietwerkenden die zich kenmerkt door medewerkers die –van zeer ad hoc tot meer structureel- op beide pijlers worden ingezet. Een vorm van schaalvergroting, met name het inzetten van clustermanagers en teambegeleiders over een grotere pool van medewerkers (grotere span of control) Meer samenwerking realiseren tussen de begeleiders in de woningen en op een bredere schaal kijken dan een huidige woning, daar een woning een te kleine entiteit is om efficiënt te organiseren. Op een bredere schaal kijken dan de huidige scope van een atelier, daar een atelier een te kleine entiteit is om efficiënt rond te organiseren. De organisatie meer te focussen op de cliënt in alle facetten, met name in overleg, maar ook naar inzet van personeel. Het realiseren van responsabilisering op elk niveau (‘ownership’) en te werken volgens de principes van de divisiestructuur. Dat de aansturing zowel verticaal als horizontaal (transversaal) zal gebeuren. De klassieke aansturing gebeurt verticaal, met name iedere medewerker heeft een duidelijke leidinggevende. De pedagogische en medische aansturing ligt transversaal op de werking van de clusters met nadruk op samenwerking en afstemming. We bedoelen zodoende met een horizontale aansturing vooral een inhoudelijke aansturing.

-

Het aantal directieleden en hoger leidinggevenden werd verminderd van 8 (5 directieleden en 3 coördinatoren) naar 6 (4 directieleden en 2 clustermanagers). Samen vormen zij het beleidsteam.

-

Het huidige woon- en dagaanbod wordt voortaan opgedeeld in 2 clusters. Zowel het woon- en dagaanbod van leefgroepen 7, 8 en 9 en het woonaanbod in leefgroepen 1, 2 en 3 wordt toegewezen aan cluster A. Het woonaanbod in leefgroepen 45 en 6, Zuurhage en atelierwerking valt onder cluster B.

-

De clustermanagers hebben een belangrijke opdracht om pedagogische en medische antwoorden op zorgvragen van onze cliënten te vertalen naar organisatie en het personeelsbeleid. Om zo flexibel mogelijk op zorgvragen te kunnen antwoorden, is het hun opdracht om de samenwerking tussen dagen woonaanbod en tussen woningen onderling te bevorderen.

-

Het middenkader (de teamanimatoren die nu “teambegeleiders” genoemd worden) krijgen meer bevoegdheid.

-

Nieuw is dat ook de ateliers een teambegeleider krijgen en dat in pijler A (het vroegere “blok A” (woningen 1,2 en 3)) en in pijler B (het vroegere “blok B” (woningen 45 en 6)) gekozen is voor één teambegeleider en één co-teambegeleider. Deze keuze komt voort


Dit resulteerde in een volgende structuur en organisatie :

3 0

uit de filosofie dat het aantal personen aan wie direct leiding wordt gegeven groot genoeg moet zijn en dat we meer begeleiders op de werkvloer willen.

Inhoudelijk willen wij nog beter aansluiten bij de vragen van onze cliënten en hun netwerken. Concreet heeft elke cliënt een aandachtsbegeleider die als belangenbehartiger fungeert en de aanspreekpersoon is voor zowel interne als externe contacten. We trekken in ons nieuw overlegmodel voluit de kaart van de cliënt. De aandachtsbegeleider, sociaal assistent en pedagoog bekijken samen wie aanwezig moet zijn op het cliëntgericht overleg. We willen immers veel minder rond een team (organisatie) en voornamelijk rond de vraag van de cliënt overleggen (inhoud). Het nieuwe organogram (p. 60). en organisatiemodel werd in september en oktober 2014 voorgesteld aan de Raad van Bestuur, de Gebruikersraad en alle personeelsleden.


Er dienen nog een aantal thema’s en items in de diepte te worden uitgewerkt en deze werden meegenomen naar het actieplan 2015/2 (p. 44).

3 1


Verbeterdoel:

IMPLEMENTATIE ZORGZWAARTEMETING

Het efficiënt inzetten van personele middelen TNW op basis van de resultaten van de zorgzwaartemeting. De zorgzwaartemeting is gebaseerd op cliëntgegevens van 2013 en de netto begeleidersuren TNW in januari 2014 vormen de basis voor de verdeling.

Realisatie in 2014: Het tijdspad uitgezet in het actieplan hebben we helemaal uitgerold. In februari zijn alle bewoners ingeschaald op zorgzwaarte. We gebruikten hiervoor hetzelfde instrument als in 2013. Alle bewoners zijn in de juiste woning gezet, nieuwe bewoners kregen een zorgscore 11 en een gemiddelde aanwezigheidsscore. In deze meting werden de aanwezigheden niet meer dubbel geteld. Team 2 en Team 3 werden in deze meting als 1 team beschouwd (in tegenstelling tot de vorige meting). Op 24 maart 2014 werden de resultaten bekend gemaakt en besproken op de stuurgroep en op de teamanimatorenvergadering. Op de teamanimatorenvergadering werd beslist om de personeelsverschuivingen niet te beperken tot de teams die moeten ‘inleveren’ of ‘bijkrijgen’, maar de volledige begeleidingsploeg tehuis niet-werkenden te betrekken bij de verschuivingen. Er werd ook beslist een 2e vliegende begeleider aan te werven: hiervoor leverde elk team 10% aan jobtime in.

De antwoorden werden verzameld op 27/3/2014 door de coördinatoren. Begin april werd de nieuwe personeelspuzzel goedgekeurd. Begeleiders die veranderden van team of jobtime werden persoonlijk op de hoogte gebracht. Op 03/04/2014 werden alle begeleiders via e-mail op de hoogte gebracht van de nieuwe personeelspuzzel. De wijzigingen gingen van kracht op 1 mei 2014 en zullen lopen tot 30 april 2015.


De coördinatoren bevroegen bij elke begeleider of 1. Hij/zij al dan niet van team wenste te veranderen (voor de periode van 1 jaar) 2. Hij/zij al dan niet van jobtime wenste te veranderen (voor de periode van 1 jaar)

3 2


Verbeterdoel:

INFASTRUCTURELE AANPASSINGEN

Op basis van een masterplan, goed te keuren door de Raad van Bestuur, zouden de volgende infrastructurele aanpassingen gerealiseerd worden:

a. Een comfortabele en ergonomische ruimte creëren om met gebruik van een railsysteem rolstoelgebruikers te kunnen verzorgen, betreffende toiletgebruik en douches in het dagcentrum b. Het aanpassen van de verlichting van blok A en B c. Energiebesparende aanpassingen toepassen d. Renovatie van sanitaire voorzieningen e. Vervangen van oude installaties f. Verhogen van het veiligheidsgevoel op de campus en zorgen voor technische ondersteuning van pedagogische taken door camerabewaking te voorzien g. De opmerkingen uit het verslag van de Voedselinspectie en de bedrijfsgeneeskundige dienst IDEWE realiseren h. Veilig maken van het bos i. Patrimoniumbeheer

a. Het plan voor deze sanitaire ruimte werd uitgetekend en een lastenboek met de technische bepalingen werd opgemaakt. b. In alle slaapkamers van blok A en B werden na een studie en het uittesten van enkele modellen alle armaturen vervangen. c. In woning 7 werd bijkomende isolatie geplaatst in de zone van de leefruimte en de warme zone van de badkamer en isolatieruimte in de slaapgang. d. Het sanitair ter hoogte van de cafetaria werd volledig gerenoveerd. Binnenwanden, vloer en chape werden volledig uitgebroken. De nieuwe PVC vloerbekleding moet het toelaten de ruimten eenvoudig te onderhouden. De wanden werden vervangen door kunststofwanden. Hierdoor konden we een volgens de norm rolstoeltoegankelijke wc bekomen. Het herentoilet kreeg een extra urinoir. Een mechanische verluchting werd aangesloten op de nieuw led-verlichting, die automatisch gestuurd wordt door gebruik van bewegingsdetectoren. e. De vaatwasser in de centrale keuken werd vervangen en een nieuwe minibus werd besteld. Voor het ophalen van restafval werd een nieuw contract afgesloten. Hierdoor is opmerkelijk een betere prijs bekomen. De installatie van een half ingegraven container voor restafval blijft interessant. Met de nieuwe firma werden contacten gelegd voor de installatie. f. Voor het renoveren van de telefooncentrale werd uiteindelijk gekozen voor een nieuwe telefooncentrale. Tevens werd het renoveren van het kameroproepsysteem hier aan gekoppeld en werden de biepers vervangen door smartphones. Er werden beveiligingscamera’s geplaatst met zicht op de toegangspoort en een camera met zicht op de loodsen. Deze geven meer veiligheid aan onze nachtwaak. Na enkele testen en een


Gerealiseerd in 2014:

3 3

proefopstelling werd er ook een camera goedgekeurd voor gebruik in de separatieruimten. g. Naar aanleiding van de voedselinspectie, een verslag van IDEWE en na advies van de architect werden volgende aanpassingen gerealiseerd: a. De verlichtingsarmaturen van de bakkerij en het tuinatelier werden vervangen. b. De afwasbare wanden in de centrale keuken werden hersteld. c. De verdeelkarren werden vervangen. d. De filters en bevestigingen van de dampkap in de centrale keuken werden vervangen. e. In het klei- en kaarsenatelier werden de gewone deuren door branddeuren vervangen en de brandweerstand werd verhoogd door verwijdering van de binnenramen. h. Voor een veilig wandelbos met mijmerplek werden de nodige contacten genomen met milieudienst Kampenhout, de boswachter, Natuurpunt, Bos en natuur, de Groene Corridor Vlaams Brabant en een tuinbouwschool. Alle bospercelen werden in kaart gebracht en er werd nagegaan van welke domeinen OTB eigenaar is. Er werd een inventaris opgemaakt van de bomen binnen de omheining van OTB. In 2014 werd een kapvergunning aangevraagd. Het kappen van de bomen zelf is voorzien in 2015 en 2016. Voor het uitwerken van een masterplan gebouwen hebben we besloten een architect en een ingenieur te contacteren voor een studie betreffende de gebouwen. Het heraanleggen van het terras van woning 2 werd samen met de heraanleg van de klinkerbanen als preventie tegen struikelen uitbesteed aan een externe firma. De sluitingen van alle buitendeuren van het dagcentrum werden aangepast en waar nodig vernieuwd. Voor de akoestiekproblemen in de sportzaal en cafetaria werd een studie uitgevoerd. Er is een sleutelplan opgemaakt en 7 ramen aan de zuidkant werden voorzien van rolluiken. Living en bureel van woning 1 en 6 werden geschilderd, alsook enkele burelen en lokalen geschilderd in functie van een interne verhuis.


i.

3 4


Verbeterdoel:

ONDERSTEUNENDE ICT-PROCESSEN ONTWIKKELEN

Het ontwikkelen van dossiers (Orbis) en het automatiseren van agenda’s en dagboeken.


Onder begeleiding van Walter Limme, coach van Softwel, werden er een aantal afspraken en een tijdspad vastgelegd op een kick-off vergadering in november. Bij de kick-off werd het proces van de dossierontwikkeling beschreven, met name aandacht voor: - vorm van informatie (duurzame informatie, bruginformatie en gebruik van al ontwikkelde producten) - strategie (benadering gebruiker naar dossier toe), per discipline of multi-disciplinair? - beheer en ontwerp (bepaling beheerders-, ontwerpers-, eigenaars- en gebruikersgroepen) - data (output, lijsten, velden, kalender, …) - communicatie (stappenplan en implementatie)


In het kader van Orbis (Open Relationeel BeleidsInformatiesysteem) werd in het najaar een aanzet gegeven tot implementatie van het Orbis-dossier, met name een uitermate flexibele database voor het zelf ontwerpen en beheren van dossiers over cliënten, personeel, producten, activiteiten, enz. met als enige grens de eigen creativiteit.

3 5

-

policy (afspraken rond privacy en beveiliging)

Dit overleg wordt bemand door een pedagoge, een verpleegster, een geneesheer, een coteambegeleider, de verantwoordelijke cliëntenadministratie, een maatschappelijk werker, de ICTverantwoordelijken, de financieel/ pedagogisch en algemeen directeur. Het was de bedoeling om per dienst een analyse van een basisdossier op te maken en dit als basis te gebruiken voor het ontwikkelen van dossiers in Orbis. De eerste opdracht was onderzoek naar overlappingen van informatie binnen de diensten. Belangrijk was ook dat er geopteerd werd om Dossier te gebruiken voor duurzame informatie en Logboek voor communicatie van snelle en voorbijgaande zaken. De focus zal in de eerste fase liggen op het uitwerken van een pedagogisch-sociaal dossier. In 2014 werd als pilootproject de implementatie van een elektronisch dagboek gerealiseerd in leefgroep 45 en 6, met leesfuncties voor pedagogen en medische dienst. Logboek is de webapplicatie van Softwel die gebruikt kan worden voor de dagelijkse werking van leefgroepen en een vervanging van het papieren dagboek. De module bestaat uit drie grote luiken waaronder het dagverloop, de agenda en registratiefiches. De registratiefiches werden geprogrammeerd door onze ICT-dienst. Gezien het heel gevarieerd aanbod aan activiteiten voor onze cliënten zou dit programma ons moeten helpen om meer te weten over de dagelijkse planning van onze cliënten, wat veel communicatieproblemen zou oplossen op vlak van planning, organisatie en samenwerking tussen personeel, vrijwilligers en het sociaal netwerk.


Binnen het programma Outlook werden agenda’s aangemaakt om het gebruik van vergaderzalen te kunnen reserveren en beheren. Hiervoor werden tevens basisopleidingen georganiseerd voor het personeel in het najaar rond het gebruik van Office en Windows.

3 6


Verbeterdoel:

WETGEVING OVERHEIDSAANKOPEN

Voldoen aan de wetgeving overheidsopdrachten. Dit betreft alle wederkerende werkingskosten boven een bepaalde materialiteit en alle investeringen boven een bepaalde materialiteit (materialiteit: momenteel geïndexeerd op 8.500 euro, exclusief BTW).

Realisatie in 2014: Er is deelgenomen aan: -

Reflectiedagen SUM / Zorgnet / VL Welzijnsverbond m.b.t. samenaankoop (verdere info, zie http://www.wijkopensamen.be/ ) Werkgroepen tRede voor samenaankoop & wetgeving overheidsopdrachten SAK-evenement (aankoopcentrale)

Er werd een inventaris opgemaakt van bestaande contracten om de eindtermijnen te kennen. Begin 2014 is Ons Tehuis Brabant vzw lid geworden van opdrachtencentrale CARITAS (SAK). Er zijn vervolgens verschillende mandaten getekend bij deze opdrachtencentrale. Dit betreft vooral de aankoop van energie, voeding, afval, vaste / mobiele telefonie, ongediertebestrijding, tankkaarten, matrassen. Behalve SAK is er ook deelgenomen aan de opdrachten uitgeschreven door IRO (Bisdom) en ESV (ziekenhuizen voor energie). In totaal is er al voor een totale waarde van geschat € +/- 250 k per jaar ingeschreven via opdrachten/aankoopcentrales. Einde van 2014 zijn er ook contacten gelegd met een nieuwe aankoopcentrale (FARYS) voor lidmaatschap om zo gebruik te maken van bestaande diensten door deze aankoopcentrale.


Er is een oplijsting & planning gemaakt van welke aankoopdossiers (zowel investering- als werkingskosten) behandeld worden in 2015.

3 7


1.

ACTIEPLANNEN WERKGROEPEN

Werkgroep Grijze Cel

Doelstellingen:     

Organisatie van het herdenkingsmoment en finaliseren van de fotocollage voor de herdenkingskapel Herwerken van het huidige document “levensverhaal” Vormingsmoment rond “rouw en verlies” houden in Flex Dialoog over dementie voor personeel en familie starten Vormingen: o “Dementie en mentale handicap” van Handicum: nagaan in welk team /atelier meeste nood is om deze vorming te volgen met aandacht voor de terugkoppeling naar teams/ateliers o “Rituelen”

Gerealiseerd in 2014: Het herdenkingsmoment is doorgegaan op donderdag 6 november 2014 bij de kunsttafels aan de hoofdingang. De fotocollage werd gefinaliseerd. Zolang het bos niet toegankelijk is, wordt de fotocollage bewaard op de sociale dienst. Er kwam de vraag vanuit de staf om het levensverhaal van cliënten te herwerken. Een nieuw sjabloon hiervan werd voorgesteld op de bijeenkomst van 26 mei 2014. Wat betreft dementie werd de werkgroep Grijze Cel opengetrokken voor andere geïnteresseerde begeleiders. Er werd gebruik gemaakt van de methodiek “ pluk de dag”-dialogen. Ook families werden bevraagd en zij gaven aan hiervoor meer nood te hebben aan individueel overleg.

2. Werkgroep Ondersteunende Communicatie

Doelstellingen:



Intervisie rond het gebruik van O.C.-middelen: leren van elkaars good practices. Dit mede vanuit de vaststelling dat we erg veel in huis hebben aan ondersteunende hulpmiddelen en dat we deze te weinig gebruiken.



Introductie en opvolging van nieuwe hulpmiddelen: spraakcomputer, time-timer, communicatiepaspoort, observatieboekje (binnen P.O.P.-procedure),…


De vorming “rituelen” werd geannuleerd, maar de vorming “dementie en mentale handicap” bleek heel interessant en enkele begeleiders schreven zich in dit kader in voor een tweedaagse vorming in januari 2015.

3 8



Smogtrainingen voor communicatieverantwoordelijken: gekend arsenaal uitgebreid met gebaren rond voeding. De verantwoordelijken geven dit op hun beurt door aan hun collega’s op teamvergaderingen en op de algemene vergadering van het dagcentrum.



Interne vorming rond het “sensorisch dieet” (aanbod en omgeving aanpassen aan de eigenheid van cliënten die hun wereld ervaren op sensatieniveau).

Gerealiseerd in 2014: Intervisie rond good practices en introductie van nieuwe hulpmiddelen zijn gebeurd op de bijeenkomsten van de WG O.C. Deze werden gevolgd door alle communicatieverantwoordelijken (1 deelnemer per woningteam en 4 deelnemers van het dagcentrum). In maart en november werden de vergaderingen van het expertiseteam gevolgd door een Smogtraining (gegeven door gebrevetteerde Smoginstructrices). Vorming “sensorisch dieet”: deze workshop is niet doorgegaan wegens al te veel andere omwentelingen in de organisatie (en daarmee gepaard gaande infosessies). Dit thema bleek ook geen prioriteit bij de geïnventariseerde leernoden.

3. Werkgroep seksualiteit en relaties


Uitwerken pakketten voor onze vormingssessies Afstemming rond inhouden en werkwijze bij vorming geven Geleidelijke inwerking van nieuw lid in expertiseteam Casusgerichte intervisie op aanvraag Verspreiden aandachtspunten rapport preventie van Seksueel GrensOverschrijdend Gedrag (SGOG)

Op elk overleg werd ingegaan op de verschillende onderdelen van onze vormingspakketten. Werkwijze en methodieken werden uitgewisseld. Materiaal werd bekeken en aangevuld met 3Dmateriaal en nieuw didactisch materiaal. Dia’s van de basisvorming werden gedigitaliseerd zodat deze gebruiksvriendelijker worden tijdens de sessies. Er was 1 casusgerichte intervisie op aanvraag op 17 maart 2014. We opteerden om aandacht te besteden aan het sensibiliseren van cliënten in functie van preventie rond grensoverschrijdend gedrag. Via de cliëntenraad werd het vlaggensysteem (is een tool waarmee de ernst van seksueel gedrag kan worden beoordeeld) bekend gemaakt bij cliënten. In bepaalde teams werd hier nog verder mee gewerkt. Het was de bedoeling om dit ruimer te verspreiden in de ateliers, maar dit is niet gelukt.



3 9

4. Werkgroep ICT

Doelstellingen:

Implementatie pc-gebruik, pakket Orbis Dagboek en Dossier

Gerealiseerd in 2014: De implementatie van het Dagboek Orbis werd besproken en gepland. Leefgroep 45 en leefgroep 6 werden als pilootproject uitgekozen. Op het einde van het jaar was dit programma succesvol in gebruik door beide leefgroepen. Voortaan kon er dagelijks informatie geregistreerd worden over de cliënten, de geplande afspraken van elke cliënt wordt bijgehouden in een agenda en er is ook een algemene agenda van de leefgroep. Er is ook een mogelijkheid om taken digitaal op te nemen in een takenlijst zodat deze gemakkelijk toegewezen kunnen worden aan een bepaalde periode (dag of week). Op vraag van deze werkgroep werden in het najaar opleidingen van basisvaardigheden Office en Windows gegeven. De inhoud van deze opleidingen werd beslist op basis van een voorafgaande enquête bij het personeel. Na de opleidingen werd er tevens een evaluatiebevraging rondgestuurd.


Naar aanleiding van de implementatie van de nieuwe telefooncentrale werd er een basisopleiding smartphones gepland begin januari 2015. Eveneens werd het interne e-mailverkeer geoptimaliseerd door onder andere groepsadressen aan te maken.

4 0

Onze plannen voor 2015

4 1

Actieplan 2015/1 : IMPLEMENTATIE FLEXIBEL AANBOD MEERDERJARIGEN EN PROSPECTIE PERSOONSVOLGENDE FINANCIERING In december 2014 werden alle voorzieningen – tegen eerdere communicatie in — in het kader van de besparingen aangemaand om in 2015 de huidige erkenningsvormen (zoals dagcentrum en tehuis nietwerkenden) om te zetten in het zorgvernieuwings-project Flexibel Aanbod Meerderjarigen (FAM). Oorspronkelijk was deze overgang voorzien in 2016 en waren we in volle voorbereiding om te anticiperen op deze verandering. Het instappen in het FAM-verhaal betekent een andere vorm van registratie van aanwezigheden van cliënten en het werken met personeelspunten, en een voorbereiding op de persoonsvolgende financiering (PVF).

Verbeterdoel:

De transitie van de voorziening naar het Flexibel Aanbod voor Meerderjarige personen met een mentale beperking (FAM).

Tijdspad:

2015 - 2016

 Januari 2015: o Het bijwonen van technische en inhoudelijke infosessies van het VAPH en het Vlaams Welzijnsverbond. o Het bijwonen van intervisievergaderingen met andere voorzieningen van het samenwerkingsverbond tRede en de beroepsverenigingen Vlaams Welzijnsverbond en SOM. o Aanzet implementatie analytische boekhouding en afschrijvingsmodule in het kader van kostprijsberekening. o Prospectie ondersteuning gebruikersgroep rond inclusief wonen in samenwerking met GiPSo.  Februari 2015: o Voorbereiding binnen de voorziening op het invullen van de maandelijkse registratietool:  Toelichting van de wetgeving en de praktische implementatie aan het beleidsteam, beleidsmedewerkers, stafleden en administratieve medewerkers.  Bepaling criteria van de ondersteuningsvormen en herziening afspraken rond vakantieregeling cliënten.  Aanpassing registratiemodellen voor begeleiding en hulpverleners.  Update Orbis in het kader van de aanwezigheidsregistratie en facturatie o Omzetting historisch kader naar personeelspunten o Berekening werkingsmiddelen op basis van dagprijsdossier 2012 o Communicatie naar Gebruikersraad en Raad van Bestuur o Activering zorgregie in het kader van het FAM-verhaal  Maart 2015: o Bepaling Begeleidings-, Permanentie- en Nachtwaarden van alle cliënten door de pedagogische dienst.


Te realiseren in 2015:

4 2

o o o

Ontwikkeling tool opvolging personeelspunten Ontwikkeling tool rond kostprijsberekening i.s.m. de financieel-economische commissie Vlaams Welzijnsverbond. Verkenning mogelijkheden rond Zorghotel

 April 2015: o Opstellen beheersovereenkomst en bevestiging geïndividualiseerde berekeningen VAPH. o Opname controle bezettingsgraad en herbekijken opnamebeleid van cliënten. o De inzet van personele middelen binnen de dagen woonwerking herbekijken en herberekenen op basis van de bepaling van de zorgzwaarte van de cliënten door de pedagogische dienst via nieuwe methodiek en een registratietool opgemaakt binnen tRede  Mei 2015: Communicatie ondertekende beheersovereenkomst naar ondernemingsraad en Raad van Bestuur en Beleidsteam.  Juni 2015: o Communicatie ondertekende beheersovereenkomst naar Gebruikersraad o Ontwikkeling registratietool aanwezigheden door de ICT-dienst binnen de webapplicatie dagboek o Deelname door de Algemeen Directeur aan werkgroepen samen met VAPH, SOM, Vlaams Welzijnsverbond en vakbonden over loonkostdekkende financiering en organisatiegebonden kosten versus zorggebonden kosten o Communicatie van de werkwijze en de resultaten van de zorgzwaartemeting op basis van de nieuwe methodiek op het clusteroverleg o Binnen het clusteroverleg oplossingen zoeken betreffende de inzet van personele middelen op basis van de zorgzwaartemeting o Deelname aan een studiedag over het breder perspectief van een plan, met name cocreatief leidinggeven, middelen waardevol inzetten, een zorgzaam personeelsbeleid en denken in scenario’s.

 Oktober 2015 o Infomoment voor de gebruikers en hun vertegenwoordigers  November 2015: Evaluatie implementatie FAM-verhaal.  December 2015: Prospectie rond sociaal ondernemerschap en fondsenwerving rond innovatieve projecten.

Uitvoering: Opvolging:

Beleidsteam en beleidsmedewerkers

Beleidsteam


 September 2015: o Informatiemomenten naar personeel o Revisie van het protocol en charter, IDO en POP in het kader van het FAM-verhaal

4 3

Actieplan 2015/2 :

Verbeterdoel:

       

ORGANISATIEONTWIKKELING

De organisatie omvormen naar een voorziening met een Flexibel Aanbod voor Meerderjarige personen met een mentale beperking (FAM) op basis van vraagsturing. Dit met specifieke aandacht voor:

Zo veel mogelijk en zo vraaggestuurd mogelijk zorg bieden voor zoveel mogelijk cliënten Het actief aanspreken van het sociaal netwerk van de cliënt en van vrijwilligers Vanuit de vraagsturing het dagaanbod actualiseren en nog beter afstemmen op de noden van de cliënten Verhoging van de flexibiliteit van de personele middelen Het inzetten van de personele middelen met grote focus op de core business, met name zo veel mogelijk personeel op de werkvloer Het optimaliseren van de ondersteunende processen en overlegmodellen De evolutie van begeleiders naar een andere professionaliteit met een belangrijke mate van zelfverantwoordelijkheid (van begeleider naar ondersteuner). Ontwikkeling van personeelsbeleid op basis van competentiemanagement.

Tijdspad:

2015

In samenwerking met vzw Upgrading werd er een nieuw organisatiemodel ontworpen en geïmplementeerd in 2014. Dit proces kaderde enerzijds binnen de evolutie naar meer vraaggestuurd werk, en anderzijds binnen de zoektocht naar een organisatiemodel dat efficiënt en effectief werken zo goed mogelijk toelaat en faciliteert. Op basis van het nieuwe organogram moet in 2015 de focus liggen op de taak- en functieomschrijvingen van de nieuwe of vernieuwde functies en op het overlegmodel.

 Januari 2015: o Opstarten nieuwe overlegcultuur, met name uitwerking agenda cliëntgericht, pijler- en clusteroverleg . o Uitschrijven taak- en functieomschrijving aandachtsbegeleider. o Nieuwjaarsgesprekken tussen algemeen directeur en een 10-tal personeelsleden als feedback organisatieontwikkeling. o Opstarten HR-beleid met HR beleidsmedewerker op basis van een duidelijk stappenplan (werving, selectie, evaluatie, competentiemanagement). o Uitschrijven procedure werving, opvolging en evaluatie stagiairs  Februari 2015: o Evaluatie en optimaliseren taak- en functieomschrijving vliegende begeleiders. o Opstart revisie arbeidsreglement in het kader van de organisatieontwikkeling en nieuwe wetgeving rond psychosociaal welzijn, ICT-gebruik, camerabewaking en wetgeving privacy (i.s.m. de juridische dienst van Acerta en bestuurders).


Te realiseren in 2015:

4 4

o

Opstarten van het denkproces bij het beleidsteam en de beleidsmedewerkers omtrent de aanpassingen van het dagaanbod naar aanleiding van de vraagsturing.

 Maart 2015: o Evalueren en optimaliseren taak-en functieomschrijving teambegeleider en coteambegeleider. o Prospectie rond activering vrijwilligerswerking en sociale netwerken. o Tijdspad en procesverloop bepalen voor de aanpassingen aan het dagaanbod n.a.v. het vraaggestuurd werken.  April 2015: o Opmaken visietekst dagbesteding 2.0 binnen een werkgroep samengesteld uit begeleiders, pedagogen, teambegeleiders en clustermanagers.  Mei 2015: o Bekendmaking van de resultaten van de zorgzwaartemeting en acties tot verschuivingen binnen de personele middelen. o Opstart competentiemanagement i.s.m. Nancy Cantens (coach Upgrading vzw) binnen de projectgroep van tRede, met name ontwikkelen van een competentiewoordenboek en HR-tools.  Juni 2015: o Acties tot bevordering van de samenwerking tussen dagen woonbegeleiding. o Realisatie inzet personele middelen op basis van een nieuw model betreffende zorgzwaartemeting. o Evaluatie proefproject werken in uren, i.p.v. in diensten voor woonbegeleiding. o Bespreking en concretisering dagbesteding 2.0 in OTB binnen de werkgroep beleidsteam en clusteroverleg.  September 2015: o Evaluatie en verbeteren nieuwe overlegstructuur. o Implementatie vernieuwd dagaanbod.

 November 2015: o Doornemen en updaten van alle visieteksten in het kader van de organisatieontwikkeling. o Uitschrijven visietekst rond omvorming begeleider naar ondersteuner en rond onderscheid tussen begeleider en verzorgende. o Evaluatie en optimaliseren van de opgestelde methodiek rond zelfevaluatie.


 Oktober 2015: o Activering vrijwilligerswerking en sociale netwerken in het kader van de concentrische cirkels. o Evalueren en optimaliseren taak- en functieomschrijving aandachtsbegeleider.

4 5

o

Evaluatie van het uitgewerkte arbeidsreglement i.s.m. de juridische dienst van Acerta en bestuurders.

Uitvoering:

Beleidsteam en beleidsmedewerkers

Opvolging:

Beleidsteam


 December 2015: o Denkdag beleidsteam i.s.m. Nancy Cantens (coach Upgrading vzw) o Evalueren en optimaliseren taak- en functieomschrijving clustermanager. o Evaluatie organisatieontwikkeling en stand van zaken HR-beleid.

4 6

Actieplan 2015/3:

UPDATEN VAN HET KWALITEITSHANDBOEK EN BIJLAGEN

Het organogram werd volledig hertekend en niet alleen de functies, taken en bevoegdheden werden gewijzigd maar bovendien wordt een totaal andere terminologie in het leven geroepen. Zo spreken we voortaan over clusters en pijlers, teambegeleiders, clustermanagers,… hetgeen uiteraard zijn repercussies heeft voor het Kwaliteitshandboek en zijn respectievelijke bijlagen.

Verbeterdoel:

Het Kwaliteitshandboek en de bijlagen aanpassen aan de vernieuwde organisatiestructuur.

Tijdspad:

2015

Stappenplan:  Februari 2015 : de kwaliteitscoördinator maakt een inhoudstafel van de procedures waaraan wijzigingen dienen te gebeuren.  Maart – juli 2015: de verschillende procedures en bijlagen van het Kwaliteitshandboek worden nagelezen. Indien mogelijk worden de correcties aangebracht door de kwaliteitscoördinator. Waar nodig worden de procedures doorgestuurd naar de respectievelijke procedureverantwoordelijken die de nodige aanpassingen verrichten.  September – oktober 2015: het digitale Kwaliteitshandboek en de bijlagen worden aangepast conform de wijzigingen. In samenwerking met ICT-medewerkers wordt vervolgens gecontroleerd of de hyperlinks- gekoppeld aan de inhoudstafel- dienen aangepast te worden.  November – December 2015: verdere finalisatie en het opnieuw ter beschikking stellen van het vernieuwde Kwaliteitshandboek, de bijlagen en de inhoudstafel op de Y-schijf.  Januari 2016 : evaluatie van het actieplan en de getroffen maatregelen.

ICT-medewerkers, kwaliteitscoördinator Kwaliteitscoördinator Onze plannen voor 2015


4 7

Actieplan 2015/4:

Verbeterdoel: -

-

INFRASTRUCTURELE AANPASSINGEN

Op basis van een masterplan, goed te keuren door de Raad van Bestuur, zullen de volgende infrastructurele aanpassingen gerealiseerd worden:

Een comfortabele en ergonomische ruimte creëren om met gebruik van een railsysteem rolstoelgebruikers te kunnen verzorgen, betreffende toiletgebruik en douches in het dagcentrum Energiebesparende aanpassingen Renovatie van sanitaire voorzieningen Vervangen van oude installaties Veilig maken van het bos Beheer patrimonium

Tijdspad:

2015

 Februari 2015: o Bespreking opstellen masterplan op de Raad van Bestuur met aandacht voor prospectie rond het aanstellen van een architect en technisch ingenieur in een adviserende rol. o Evaluatie van de renovatie van de telefooncentrale en het oproepsysteem. o Bespreking op Raad van Bestuur van mogelijke samenwerking met de Groene Corridor rond het bosbeheer.  Maart 2015 : Installatie restafvalcontainer MOLOK-systeem  Juni 2015: o Vervangen van minibus, aangepast aan vervoer van personen met een beperking. o Plaatsen van informatieborden op de campus  Oktober 2015: Realisatie omvorming van het huidige sanitair dagcentrum tot een verzorgingsruimte met een railsysteem waarbij onze gebruikers zich op een comfortabele manier kunnen verplaatsen vanuit hun rolstoel naar de WC en/of douche.  December 2015: o Mogelijke vervanging van de steamer centrale keuken. o Infrastructurele aanpassingen in Zuurhage naar aanleiding van de risicoanalyse externe preventieadviseur. o Renovatie platte daken dagcentrum o Vervanging centrale verwarmingsketel pijler C o Aanpassing leiding waterverzachters o Renovatie receptie en heraanleg klinkers bakkerij en containerpark o Renovatie douchekamer o Vervanging noodbatterijen en branddeuren DC o Opstellen masterplan met advies van architect en technisch ingenieur


Logistieke dienst Algemeen en Administratief Directeur


Uitvoering:

4 8

Actieplan 2015/5:

Verbeterdoel:

Tijdspad:

ONDERSTEUNENDE ICT-PROCESSEN ONTWIKKELEN

Het automatiseren van agenda’s en dagboeken en het ontwikkelen van dossiers.

2014 - 2016

Meer en meer ontstaat de nood aan een gedetailleerde opvolging van de trajecten van de cliënten. Gezien het heel gevarieerd aanbod aan activiteiten voor onze cliënten zou meer weten over de dagelijkse planning van onze cliënten veel communicatieproblemen oplossen op vlak van planning, organisatie en samenwerking tussen personeel, vrijwilligers en het sociaal netwerk. Tevens is het belangrijk om de communicatie over dossiers te verbeteren en de registratie van ondersteuningsvormen in het kader van het FAM-verhaal te digitaliseren.

 Januari 2015: Implementatie van de webapplicatie Dagboek in alle leefgroepen onder begeleiding van de ICT-dienst en leefgroepen 45 en 6. Het betreft hier een webapplicatie om de dagdagelijkse werking in de leefgroep te registreren. Deze toepassing is een instrument om de communicatie tussen collega’s binnen en buiten de leefgroep te verbeteren. Ook het opvolgen en beheren van afspraken wordt eenvoudiger door deze applicatie.  Februari 2015: Ontwerp bètaversie van het pedagogisch, sociaal en medisch dossier via het softwareprogramma Orbis door de ICT-dienst. De module Dossier geeft de mogelijkheid om dossiers te ontwerpen op maat van de voorziening. Het is een uitermate flexibele database voor het zelf ontwerpen en beheren van dossiers over cliënten, personeel, producten, activiteiten, enz. met als enige grens de eigen creativiteit. Dossier is maatwerk in eigen beheer.  April 2015: o Keuze van verdere opbouw van dossiers o Start uitwerken per gekozen dossier (huidige situatie analyseren) o Ontwikkelen van een gemeenschappelijke visie over de informatie die in het dossier moet zitten en hoe er in de toekomst mee omgegaan moet worden o Nadenken over de verwachte output (rapportering en welke informatie kan geraadpleegd worden) o Toetsen verwachte output binnen multidisciplinair team op basis van uniforme onderverdeling van titels en eigenschappen  Juni 2015: o Proefproject rond gebruik van het ontwikkeld pedagogisch, sociaal en medisch dossier binnen 1 leefgroep en staffuncties. o Toelichting rond informatieveiligheid en het aanstellen van een veiligheidsconsulent. o Verspreiding Info via website-intranet. o Ontwikkeling registratietool aanwezigheden en ondersteuning cliënten  December 2015: Prospectie en ontwerp bètaversie extra personeelsdossier door de ICTdienst met aandacht voor het bijhouden van documenten en informatie over


Stappenplan:

4 9

Uitvoering:

ICT-dienst

Opvolging:

Algemeen en Administratief Directeur

evaluatieen wervingsreserve,


beroepskledij, sleutelbeheer, arbeidsgeneeskunde, functioneringsgesprekken, gevolgde opleidingen, competentieprofielen, …

5 0

Actieplan 2015/6:

Verbeterdoel:

WETGEVING OVERHEIDSOPDRACHTEN

Voldoen aan de wetgeving overheidsopdrachten op vlak van alle wederkerende werkingskosten boven een bepaalde materialiteit en alle investeringen boven een bepaalde materialiteit (materialiteit: momenteel geïndexeerd op 8.500 euro, exclusief BTW).

Dit willen we realiseren door:   



Maximaal in te zetten op huidige opdrachten-of aankoopcentrales; Een centraal dossierbeheer (Administratief Directeur) boven de materialiteit die de kwaliteit en correctheid controleert. Het opmaken/volgen van een “procedure wetgeving overheidsopdrachten” die mee opgenomen wordt in het kwaliteitshandboek. Deze procedure dient jaarlijks geauditeerd te worden. Het compliance-proces zo op te bouwen dat het werkbaar, efficiënt en effectief is.

Tijdspad:

Gestart in 2013, lopende tot einde 2015 voor de aankopen die het meest risicovol zijn (mee verwerkt in stappenplan). Deze wetgeving stopt niet na 2015 en zal verder uitlopen in een continue proces (via de uitgeschreven procedure).

 Januari 2015: Intensieve opleiding administratief directeur rond wetgeving overheidsopdrachten  Februari 2015: Voorstelling door administratief directeur van de wetgeving overheidsopdrachten aan de Raad van Bestuur en vraag naar visieontwikkeling  Maart 2015: verdere prospectie rond aankoopcentrales en aansluiting bij aankoopcentrale FARYS – Watergroep voor onder andere volgende projecten: o Multifunctionele printers en kopieerapparaten o Elektrisch materiaal o Strooizout o Onderhoudsproducten o Bedrijfskledij o Koffie- en waterautomaten  September 2015: Prospectie rond de volgende investeringen, na goedkeuring van de inhoud van het pakket met betrekking tot aanstelling van een architect en opstellen masterplan, met name: o Platte daken dagcentrum o Rolluiken kamers zuidgevels o Ombouw toiletruimte tot verzorgingsruimte o Inclusief railsysteem o CV ketel pijler C o Werken in onroerende staat op middellange termijn  December 2015: evaluatie ontwikkelde visie door Raad van Bestuur


Stappenplan:

5 1

Administratief: Administratief directeur Technisch: Technische expert (volgens bestek, meestal technische dienst of architect, kan ook aankoopverantwoordelijke zijn) Opvolging: Administratief directeur en/of aankoopverantwoordelijke

Opvolging:

Administratief directeur


Uitvoering:

5 2

Actieplan 2015/7: 1.

ACTIEPLANNEN WERKGROEPEN

Werkgroep Grijze Cel


Organisatie van het jaarlijkse gedenkmoment voor overleden bewoners Het levensverhaal: gebruik en implementatie van het levensverhaal vanuit de visie op dementie en ouder worden in OTB. Flex “rouw en verlies” : voorbereiding, organisatie en evaluatie Infomoment organiseren over dementie voor personeel en familie Vorming : “dementie en mentale handicap” van Handicum: terugkoppeling naar woningen

Activiteiten en timing:       

Organisatie gedenkmoment: datum vastleggen op overleg van 23 februari 2015 Voorbereiding en uitvoering in het najaar enkel met de actief betrokken medewerkers Levensverhaal: in mei Flex rouw en verlies: evaluatie 2014 op 26 januari 2015 met de actief betrokken begeleiders Selectie kandidaten in mei met Grijze cel. Voorbereiding nieuwe reeks op 15 juni 2015 en evaluatie in dec met actief betrokken begeleiders. Info dementie : terugkoppeling vorming dementie en mentale handicap op 23 februari 2015 Info en gesprek over dementie met familie op vraag.

Uitvoering:

Grijze cel

Opvolging:

Grijze Cel en Sociaal-Pedagogische staf

Doelstellingen: 

 

Intervisie rond het gebruik van O.C.-middelen: leren van elkaars good practices. Dit mede vanuit de vaststelling dat we erg veel in huis hebben aan ondersteunende hulpmiddelen en dat we deze te weinig gebruiken. Introductie en opvolging van nieuwe hulpmiddelen: spraakcomputer, time-timer, visueel educatief /therapeutisch materiaal,… Smogtrainingen voor communicatieverantwoordelijken. Zij leren dit op hun beurt door aan hun collega’s op hun respectievelijke pijleroverleg.


2. Werkgroep Ondersteunende Communicatie

5 3



Interne vormingen - rond het “sensorisch dieet”: aanbod en omgeving aanpassen aan de eigenheid van cliënten die hun wereld ervaren op sensatieniveau. - ondersteunde communicatie bij personen met ASS (Autisme Spectrum Stoornissen)

Activiteiten en timing: 



Intervisie rond good practices en introductie van nieuwe hulpmiddelen gebeuren op de bijeenkomsten van de WG O.C.. Deze worden viermaal per jaar gepland voor alle communicatieverantwoordelijken (één deelnemer per woningteam en 4 deelnemers van het dagcentrum). In mei en november worden de vergaderingen van het expertiseteam gevolgd door een Smogtraining (gegeven door gebrevetteerde Smoginstructrices). Vormingen: - O.C. bij ASS: terugkoppeling vanuit de opleiding van 02/02/2015 -“sensorisch dieet”: workshop wordt voorbereid en begeleid door de pedagogen en gepland in het najaar.

Uitvoering en opvolging:

Expertiseteam O.C. (o.l.v. de Pedagogisch Directeur)

3. Werkgroep seksualiteit en relaties

Doelstellingen:

   

Casusgerichte intervisie op aanvraag Visietekst : nagaan welke thema’s of rubrieken een actualisatie vragen; eveneens aftoetsen aan de nieuwe organisatiestructuur. Stimuleren van overleg over seksualiteit bij begeleiders Betrekken van het netwerk van cliënten wanneer ze vorming krijgen om zo de overdracht naar het dagelijks leven te versterken Communicatie bij SGOG bekijken in onze nieuwe organisatiestructuur (cliëntoverleg en POP, …) Afwerken en in gebruik nemen van mobiele intieme ladenkast

Activiteiten en timing: Vragen van aandachtsbegeleiders, teams, pedagogen kunnen worden voorgelegd aan het expertiseteam. In functie van de vraagstelling wordt een ad hoc intervisiegroep samengesteld samen met de leden van het expertiseteam. Op het expertiseteam van 26 januari 2015 bepalen we welke rubrieken/thema’s aan bod moeten komen, ook tijdspad en werkwijze worden afgesproken.


 

5 4

Rond het netwerk van cliënten betrekken en overdracht versterken, organiseren we een (voorbeeld) sessie voor ouders en begeleiders van cliënten die aangemeld worden voor de basisvorming in het najaar van 2015 door de begeleiders van deze vormingsreeks Toetsen van een paar situaties aan ons communicatie-pad zoals deze worden beschreven bij het vlaggensysteem. De mobiele intieme ladenkast wordt afgewerkt en in gebruik genomen.

Uitvoering:

Expertiseteam

Opvolging:

Expertiseteam en Pedagogisch Sociale Staf

4. Werkgroep ICT

Doelstellingen:

Implementatie van pc-gebruik en het pakket Orbis Dagboek en Dossier

Activiteiten en timing: De volgende doelstellingen zullen in 2015 gerealiseerd worden: -

Implementatie webapplicatie Dagboek in alle woningen en ateliers Implementatie registratietool binnen Dagboek van de aanwezigheden in alle woningen en ateliers Organiseren van opleidingen rond ICT-gebruik Implementatie digitaal registreren van het reserveren het gebruik van het busvervoer. Het gebruik van digitale kostennota’s, beschikbaar binnen de website (intranet).

Uitvoering:

Werkgroep ICT

Opvolging:

Algemeen Directeur, Administratief Directeur en ICT-dienst


Tevens kunnen er binnen deze werkgroep specifieke FAQ’s opgelijst en beantwoord worden.

5 5

Samenstelling van de overlegorganen

5 6

RAAD VAN BESTUUR Segers Herman, Voorzitter Geysen Jan, Secretaris

Bestuurders: De Ceulaer Huguette Delmotte Jean Hemmerechts Herwig Lauwers Peter Taels Wim Van Belle Guy Vanwinsen Alfred

Afgevaardigden Gebruikersraad: Biesemans Jan Paps Marcel

Directie:

Michiels Herman, Directeur Dagaanbod Smedts Edwin, Algemeen Directeur Vanheste Bart, Administratief Directeur Vanmechelen Wim, Medisch Directeur


Decavele Katy, Pedagogisch Directrice

5 7

RAAD VAN BESTUUR SOLIDARITEITSFONDS Puttemans Jan, Voorzitter Biesemans Jan, Ondervoorzitter Huybrechts Sarah, Secretaris

Bestuurders: De Heyn Dominique De Heyn Ann Jappens Bart Jappens Magda Luyten Rita Peeters Moniek Segers Herman Smedts Edwin Tordeur Annick Vanderpooten Anita Van Ooyen Marc

Worden uitgenodigd: Blervacq Kathleen Bruyneel Axelle Depelchin Elke Vanhooff Dora


Dedullen Claude, afgevaardigde Kiwanis Vilvoorde

5 8

GEBRUIKERSRAAD Verhaeren Brigitta, Voorzitter Vlassenbroeck Annemie, Ondervoorzitter Dekelver Jan, Secretaris Biesemans Jan De Valck Marc Jappens Magda Paps Marcel Petitjean Willy Puttemans Jan Ronse Yves Slootmaekers Monique

TOEZICHTSRAAD Van Den Abeele Jacques, Voorzitter Segers Herman, Afgevaardigde van de Inrichtende Macht Paps Marcel, Afgevaardigde van de Gebruikersraad

Leefgroep 1

Verhasselt Eddy

Leefgroep 2

Hespel Arlette

Leefgroep 45

Baets Guy (vervanger: Sabinne Verboomen)

Leefgroep 6

Boucher Axel

Leefgroep 8

Clerens Jos

Zuurhage

Cochet Sonja (vervanger: Schots Philippe)

Dagcentrum

Desmet Joost Deroover Katrien Van Nerom Kristina (vervangers Dagcentrum: Bouharat Meryam, Ceulemans Wouter)


CLIËNTENRAAD

5 9


VERNIEUWDE ORGANOGRAM OTB 2.0 (2015)

6 0


ORGANOGRAM EN NAMENLIJST OTB 1.0 (2014)

6 1

Directiecollege Algemeen Directeur

Edwin Smedts

Pedagogisch Directeur

Katy Decavele

Medisch Directeur

Wim Vanmechelen

Directeur Dagaanbod

Herman Michiels

Administratief Directeur

Bart Vanheste

Coördinatoren Tehuis niet-werkenden (TNW) Woning 7 - 8 - 9

Raf Belmans

Woning 1 - 2 - 3 - nachtploeg

Annick Vanaverbeke

Woning 45 – 6 - ZH

Ann Cornette

Coördinator techn. dienst/keuken + preventieadviseur

Frans Van Meel

Coördinator poetsdienst en wasserij + plaatsvervangend preventieadviseur

Marc Volkaerts

Sociale Dienst Woning 1 - 2 - 3 - 45 – 9 - ZH

Greet Beelen

Woning 6 - 7 – 8

Nele Van Vlasselaer

DC-bezoekers

Mia Vandervelde

Woning 1 – 2 – 6 – 9 - ZH

Ilse Patteet

Woning 7- 8 - externen

Veerle Bernaert

Woning 3 - 45

Katy Decavele

Kwaco (kwaliteitscoördinator) & Vertrouwenspersoon

Inge Francois

Huisarts

Wilfried Geeraerts

Kiné/Beweging

Tamara Arruti (Lien LIPPENS & Anne VRINSSEN) Koen De Rick


Pedagogen

6 2

Verpleging

Karen Room Mieke Vandebotermet Vera Jacobs

Teamanimatoren (TA) Leefgroep 1

Luc schoenmakers

Leefgroep 23

Kristel De Cock / Veerle De Cauter

Leefgroep 45

Johan D’Hoore

Leefgroep 6

Koen Hanssens

Leefgroep 7

Kris Vanderstijlen

Leefgroep 8

Hilde Frère

Leefgroep 9

Mark Van Ingelgom

Zuurhage

Wouter Vlassak

Co-coördinator DC

Magda Van Lankveld

Vrijwilligerscoach

Dora Vanhooff

Receptie/Boekhouding

Ann Herbots

Boekhouding

Kathleen Blervacq

Cliëntenadministratie/Boekhouding

Denise Claes

Cliëntenadministratie

Dora Vanhooff

Directiesecretariaat

Sarah Huybrechts

Loonadministratie

Elke Depelchin

Aankoop

Christel Nevens

Kassierster

Anita Vankeerberghen

ICT-dienst

Plamena Ruseva / Walter Cockx


Administratie

6 3

6 4


No title

Recommend Documents