I.
PENDAHULUAN Knowledge Management IPC Grup adalah pusat informasi yang mengelola pengetahuan explicit dan tacit pegawai IPC Grup serta komunitas pelabuhan , maritim, dan logistik. Pengetahuan explicit dan tacit IPC Grup bersumber dari kompetensi pegawai teknis dan spesialis yang dimiliki IPC Grup, baik yang masih bekerja maupun yang sudah purna tugas. Panduan Portal knowledge Management IPC Group disusun untuk memberikan panduan kepada pegawai IPC Group dalam menggunakan Portal Knowledge Management. Panduan pengelolaan pengetahuan ini mendeskripsikan langkah teknis dalam penggunaan portal knowledge management sebagai alat dan teknologi untuk mengumpulkan, mengolah, dan menyebarluaskan pengetahuan bidang port, maritime, logistic, leadership, dan management.
II. PANDUAN PORTAL KNOWLEDGE MANAGEMENT A. Akses Portal Knowledge Management (KM) Portal Knowledge Management (KM) dapat diakses di
http://km.ipc-corporateuniversity.com Berikut tampilan potal knowledge management
1|
Untuk dapat mengakses portal tersebut, user diharuskan log in terlebih dahulu. Bagi user atau pegawai yang sudah terdaftar menjadi anggota perpustakaan, maka dapat menggunakan username dan password yang dipakai di aplikasi library. Bagi user yang belum terdaftar menjadi anggota IPC Library, dapat melakukan aktivasi akun portal KM dengan mengirimkan email ke
[email protected] dengan format :
Nama/Jabatan/NIPP/Perusahaan
Setelah mengirimkan email konfirmasi melalui akun tersebut, maka user akan diberikan username dan password agar dapat mengakses dan berkontribusi dalam portal KM. Ketika pertama kali log in, user akan diarahkan ke laman activity. Laman tersebut merupakan laman untuk mengatur profil user dan sebagai B. Program dan Pengisian Entri di Portal KM 1. IPC Pedia IPC Pedia adalah menu ensiklopedia pengetahuan dan proses yang ada di IPC, khususnya pengetahuan/proses port, maritime, logistic, leadership, dan management
2|
(Tampilan menu IPC Pedia) Untuk menambahkan entri baru di Menu IPC Pedia, caranya adalah sebagai berikut : i. Klik tombol tambah baru yang ada di sebelah kanan monitor ii. Ketikkan judul dari IPC Pedia, contohnya adalah Shipping iii. Tentukan gambar atau ilustrasi yang menjelaskan tentang bahasan tersebut. iv. Deskripsikan data, infomasi, dan pengetahuan tema bahasan tersebut. v. Setelah itu pilih Save, maka tulisan akan terbit di menu IPC Pedia Keunikan dari IPC Pedia sendiri adalah menu ini dapat diubah oleh siapapun untuk menyempurnakan isi atau konten dari suatu bahasan yang di sajikan. Dalam menu ini pun terdapat log history dari kegiatan editing yang dilakukan, sehingga user dapat mengetahui siapa saja yang dapat berkontribusi dalam mengembangkan materi/bahasan yang dituangkan di IPC Pedia. 2. IPC Today IPC Today adalah menu untuk berbagi data, informasi, pengetahuan yang disampaikan oleh para pimpinan kepada karyawan sehari sekali yang menggambarkan kondisi atau agenda IPC grup hari tersebut yang sifatnya memberikan pengetahuan ataupun motivasi. Tampilan menu IPC Today Menu IPC Today hanya bisa diakses oleh level Direksi Kantor Pusat, Direksi Anak Perusahaan, General Manager Cabang dan Senior Vice President IPC. Untuk mengisi entri di menu IPC Today caranya adalah sebagai berikut : i. Klik tombol tambah baru yang ada di sebelah kanan monitor ii. Deskripsikan pengetahuan atau motivasi yang akan disampaikan kepada seluruh pegawai IPC Grup iii. Setelah itu pilih Save, maka tulisan akan terbit di bagian IPC Today
3|
3. IPC Action Review IPC Action Review adalah menu untuk berbagi proses singkat terhadap suatu proyek, kegiatan, atau program (pelatihan) yang sudah selesai dijalankan di dalam perusahaan, untuk menganalisis apa yang terjadi, mengapa hal itu terjadi, dan apa yang bisa dipelajari oleh para peserta dan mereka yang bertanggung jawab atas proyek, kegiatan atau program (pelatihan) tersebut. (Tampilan menu IPC Action Review) Untuk menambahkan entri baru di Menu IPC Action Review, caranya adalah sebagai berikut : i.
Klik tombol tambah baru yang ada di sebelah kanan monitor
ii.
Ketikkan judul project atau kegiatan dari IPC Action Review
iii.
Tentukan gambar atau ilustrasi yang menjelaskan tentang project atau kegiatan tersebut.
iv.
Tentukan tanggal pelaksanaan project tersebut, kapan kegiatan mulai dilaksanakan dan kapan kegiatan tersebut selesai dilaksanakan.
v.
Deskripsikan lokasi project atau kegiatan tersebut dilaksanakan
vi.
Deskripsikan secara singkat (highlight) dari kegiatan project tersebut
vii.
Deskripsikan Perencanaan, Hambatan, dan Solusi dari project atau kegiatan yang dilaksanakan di kolom yang telah tersedia.
viii.
Unggah file yang dirasa perlu dan bersifat terbuka untuk diakses oleh pegawai terkait pelaksanaan project ini, file dapat berupa presentasi, bahan kajian, dan sebagainya.
ix.
Setelah itu pilih Save, maka tulisan akan terbit di menu IPC Action Review
4. Port Expert Port Expert adalah menu berupa direktori ahli di bidang port, maritime, logistic, leadership, management, dsb yang dapat menjadi direktori pegawai dengan keterangan pengetahuan tacit yang dimilikinya.
4|
Semua pegawai dapat memberikan kontribusi dalam port expert tersebut, hal ini dimaksudkan untuk membangun direktori keahlian para pegawai IPC Grup dari level pelaksana hingga top management. (Tampilan menu Port Expert) Untuk menambahkan entri baru di Menu Port Expert, caranya adalah sebagai berikut : i.
Klik tombol tambah baru yang ada di sebelah kanan monitor
ii.
Tuliskan nama anda atau expert yang akan dimasukkan datanya dalam port expert
iii.
Pilih foto yang akan dijadikan profil expert.
iv.
Tulis histori pendidikan anda atau expert.
v.
Tulis histori pengalaman anda atau expert.
vi.
Tulis bidang keahlian yang anda atau expert kuasai.
vii.
Tuliskan nomor telepon yang bisa dihubungi
viii.
Tuliskan email yang aktif
ix.
Unggah file Curriculum Vitae expert
x.
Deskripsikan Keterangan tentang diri anda atau expert, seperti profil singkat, prestasi dan lain sebagainya.
xi.
Setelah itu pilih Save, maka tulisan akan terbit di menu Port Expert
5. IPC Learning IPC Learning adalah menu untuk berbagi pengetahuan yang disampaikan oleh pegawai IPC Grup setelah mengikuti program pelatihan, studi banding, seminar, dan program pembelajaran lainnya.
(Tampilan menu IPC Learning)
5|
Untuk menambahkan entri baru di Menu IPC Learning, caranya adalah sebagai berikut : i.
Klik tombol tambah baru yang ada di sebelah kanan monitor
ii.
Tuliskan nama program Learning yang diikuti
iii.
Tuliskan siapa penyelenggara program learning tersebut
iv.
Tentukan tanggal mulai dan tanggal selesainya kegiatan learning yang diikuti
v.
Tuliskan lokasi atau tempat learning tersebut dilaksanakan
vi.
Jabarkan dalam kolom deskripsi materi dan intisari dari kegiatan learning tersebut
vii.
Unggah file foto yang menggambarkan kegiatan learning/pelatihan tersebut
viii.
Unggah file atau materi learning yang sekiranya dapat diakses oleh seluruh pegawai
ix.
Setelah itu pilih Save, maka tulisan akan terbit di menu IPC Learning
6. IPC Community of Practice (CopIce) IPC CopIce adalah menu untuk berbagi common interest dalam area knowledge atau kompetensi tertentu dan bersedia bekerja dan belajar bersama dalam periode waktu tertentu untuk mengembangkan dan membagikan knowledge, ideide/praktik yang baik, mengeksplorasi cara kerja, serta mengidentifikasi solusi umum. Menu ini berbentuk forum diskusi online mengenai suatu bahasan tertentu, sehingga semua user dapat memberikan tanggapan.
Tampilan menu IPC CopIce Untuk mengisi entri di menu IPC CopIce caranya adalah sebagai berikut : i. Klik tombol add new forum topic yang terdapat di menu IPC CopIce ii. Ketikkan judul atau tema yang hendak didiskusikan iii. Deskripsikan tema diskusi tersebut
6|
iv. Setelah itu pilih Save, maka diskusi online melalui forum IPC CopIce sudah digelar. Untuk memberikan komentar pada suatu diskusi dalam suatu tema di IPC CopIce adalah sebegai berikut : i. Masuk ke menu IPC CopIce ii. Pilih tema besar dari diskusi yang diminati iii. Pilih salah satu tema diskusi iv. Dibagian bawah deskripsi, terdapat kolom komentar, klik add new comment untuk memberikan tanggapan. 7. Book Insight Book Insight merupakan menu untuk berbagi pengatahuan dan berdiskusi mengenai buku yang telah dibaca.
Tampilan menu Book Insight Untuk mengisi entri di menu Book Insight caranya adalah sebagai berikut : i. Klik tombol tambah baru yang ada di sebelah kanan monitor ii. Tulis Judul buku yang hendak di ulas iii. Deskripsikan konten dan pengetahuan dari isi buku tersebut iv. Setelah itu pilih Save, maka tulisan akan terbit di bagian Book Insight 8. Movie Insight adalah menu untuk berbagi pengetahuan dan berdiskusi tentang film yang telah dibaca dan ditonton. Tampilan Movie Insight Untuk mengisi entri di menu Book Insight caranya adalah sebagai berikut : i. Klik tombol tambah baru yang ada di sebelah kanan monitor ii. Tulis Judul Film yang hendak di ulas
7|
iii. Pilih media atau potongan film yang hendak dibagikan iv. Deskripsikan intisari dan insight dari isi film tersebut v. Setelah itu pilih Save, maka tulisan akan terbit di bagian movie Insight 9. IPC Innovation IPC Innovation merupakan menu untuk berbagi proses dalam bentuk lomba di mana beberapa pegawai dalam kelompok mengajukan proposal ide inovasi dan mengimplementasikannya.
Tampilan IPC Innovation Untuk mengisi entri di menu IPC Innovation caranya adalah sebagai berikut : i. Klik tombol tambah baru yang ada di sebelah kanan monitor ii. Tulis Judul Inovasi yang hendak ditawarkan iii. Tentukan jangka waktu project inovasi tersebut iv. Tentukan jumlah anggaran yang investasi dalam program inovasi v. Tuliskan siapa penanggung jawab program inovasi tersebut disertai dengan NIPP vi. Deskripsikan overview atau ringkasan dari program inovasi tersebut, meliputi latar belakang, masalah, dan penyelesaian masalah dengan program inovasi vii. Lampirkan proposal program inovasi viii. Lampirkan gambar yang mengilustrasikan produk inovasi tersebut ix. Setelah itu pilih Save, maka tulisan akan terbit di bagian IPC Innovation untuk selanjutnya ditindaklanjuti. 10. IPC Knowledge Appreciation IPC Knowledge Appreciation adalah menu untuk berbagi proses pemberian penghargaan bagi para karyawan yang aktif berperan serta dalam kegiatan berbagi pengetahuan di Portal Knowledge Management (KM) dan Program-program KM lainnya.
8|
11. Menu sebelah kiri 12. Infografis kepelabuhanan 13. Fasilitas Pencarian 14. Link Perpustakaan 15. Link E Learning 16. Link Registrasi Member IPC Library
III.
PENUTUP Demikian panduan portal pengelolaan pengetahuan ini dibuat sebagai dasar pengembangan Knowledge Management IPC Grup secara berkesinambungan. Pengelolaan Knowledge Management akan berhasil dengan dukungan dari sisi strategis dan teknis dari Pimpinan, Pegawai, dan Stakeholder IPC Grup.
9|
