NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDEN VERGADERING VAN T.V. HERCULES GEHOUDEN OP 30 JANUARI 2013 IN HET CLUBGEBOUW "DE KEET"
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Abe de Jong voorzitter Klaas van der Linde penningmeester Greet Boer secretaresse Tonny Visser voorzitter beheerscommissie Martin Breukers voorzitter laddercommissie Joop de Jong voorzitter bardienstindelingscommissie Riet Koopman voorzitster nieuweledencommissie Theo Leferink voorzitter baanonderhoudscommissie Hans Schaik is de nieuwe voorzitter van de jeugdcommissie Niels Visser is nu formeel voorzitter van de technische&toernooicommissie. Barry van Spronsen en Niels waren om de beurt aanwezig in de bestuursvergaderingen maar Barry heeft zich teruggetrokken. Verder waren 30 belangstellende leden aanwezig.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. OPENING Abe de jong opent de vergadering om 20.30 uur en heet iedereen(speciaal het erelid en de leden van verdienste) welkom op deze 17e Algemene Leden Vergadering van tennisvereniging Hercules. Helaas is Joke Gouma overleden en is Theo Oberjé ernstig ziek. Dit jaar zijn er 3 jubilarissen. 2. STUKKEN IN/UIT Er is een brief binnengekomen van de kascommissie Dit komt in punt 5 aan de orde. 3. NOTULEN VAN DE ALV D.D.25-01-2012 Deze hebben in het KJ gestaan. Op pagina 4 koffietennis is niet Ine Satink maar Ine Klepper die graag nieuwe ballen wil hebben. De notulen worden goedgekeurd. 4.JAARVERSLAG BESTUUR 1. Algemeen: Januari Commissie Vergadering Nieuwe banen. Heftige discussies en argumentaties op alle aspecten resulteerden tenslotte in advies voor de Probounce banen rood-rood met 5 voor en 2 tegen. Februari Nadat Klaas intensief met Huisman onderhandelde over het aanleggen van de Probounce banen werd op 1 februari de opdracht gegeven, met de intentie dat na de levertijd van 1 maand van de mat, met de aanleg kon worden begonnen. Ter discussie bij het opknappen van de Keet koos de Keet interieur commissie voor het verlagen van het plafond, het schilderen van deuren en wanden, uitgevoerd door fa. ter Wengel werd. Maart Aanleg Probounce banen. Behoudens wat incidenten is toch alles volledig volgens planning verlopen. Mede dank zij het weer, en de inzet van de vele vrijwilligers waren de banen op 23 maart speelklaar. Nog voor de Open Dag, waarop 50 belangstellenden kwamen.
1
April Zo'n 30 kinderen namen deel aan de Jeugd Openings Clinic die gegeven werd door Ashly Nick en Niels Holslag. Mei In het bestuur werd (vooral vanuit de T&TC) geöpperd om aan een nieuw logo te werken om ons modern te presenteren aan de buitenwereld. Dat leidde tot instellen van de Visuele Identificatie en Presentatie werkgroep. Juni Bij de competitie afsluiting waren weinig kampioenen. Gehuldigd werden 2 jeugdteams. Ook het team van heren Niels Visser werd kampioen bij Weusthag en bleven daar ook feesten waardoor een huldiging bij Hercules erbij inschoot. In de werkgroep V.I.P. werd besloten om specifiek voor het Open Toernooi op social media Twitter en Facebook te gaan. Bij de senioren clubkampioenschappen deden een record aantal deelnemers (124) mee. Bij de jeugdclubkampioenschappen was er een relatief goede deelname van 24 deelnemers. Juli Het Hercules Open was een fantastisch toernooi. De hele week zat het weer mee maar vrijdagavond 23 uur zette een tamelijke felle bui de gravelbanen blank en viel gelijktijdig alle baanverlichting uit. 3 Juli was de startbijeenkomst voor de “KNLTB Tenniskids”. Naar aanleiding van het sterk teruggevallende jeugdledental werd in het bestuur besloten om naar het KNLTB tenniskidsprogramma te gaan kijken met het idee om daarmee de jeugdlessen aantrekkelijker te maken. Augustus Het Menzis 50+ Open Toernooi kende een tamelijk magere deelname van 106 personen. Daardoor was het mogelijk om in het schema te schuiven en waren de finales reeds abnormaal vroeg om 15.30 ten einde. September Er werden afspraken gemaakt ter introductie van de Tenniskids trainingsmethodiek. Niels Holslag en Sharon Tmmers moesten hiervoor een 2-daagse workshop bij de KLNTB volgen om het vereiste diploma te behalen. Oktober De ladder- en seizoensafsluitingsfeest viel door samenloop van factoren danig in het water. Het werd aleen een intieme ladderprijsuitreiking. Op 9 oktober was er de eindelijk de lang geplande presentatie door Michael over onze website om de commissieleden/vertegenwoordigers de primaire beginselen, hoe daar wat simpele zaken op te wijzigingen, te verwijderen of toe te voegen, bij te brengen. Helaas was er minimale belangstelling vanuit de commissies. Jacqueline Geerdink was bereid om de ledenadministratie over te nemen. Annet van der Linde heeft dat 17 jaar gedaan. November De wintercup, georganiseerd door de T&TC, ging bij het ingaan van het winterseizoen van start. Het 1e deel tot de Kerst was het erg regenachtig waardoor er niet gespeeld kon worden. Het jeugd Pepernotentoernooi werd weer in de Esreinhal gehouden. Ter bestuursvergadering werd besloten om geen actie te ondernemen het terras te voorzien van heater,. omreden de omvangrijke consequenties voor de stroomvoorziening met een onacceptabel prijskaartje.
2
December In december gingen er weer traditioneel de kerstgroeten uit naar al onze vrijwilligers, en de uitnodiging voor de Vrijwilligersdag. Tot Slot Abe de Jong benadrukt het belang van alle vrijwilligers die met al hun inzet van vrije tijd onze vereniging draaiende hebben gehouden. 2. Secretarieel Er hebben in 2012 er 10 bestuursvergaderingen plaats gevonden. De jeugdcommissie werd door verschillende leden van deze commissie vertegenwoordigd. Aan het eind van het jaar konden we Hans van Schaik verwelkomen als kandidaat voorzitter van de Jeugdcommissie. Het ledental stond per 31 dec 2012 0p 754 leden, waarvan 26 ddd-leden en 15 donateurs en zieken. Per 01-01-2013 bedankten er 101 leden, zodat de stand begin 2013 uitkomt op 653. Het volledige overzicht van de ledenopbouw, en ook van de historische ontwikkeling ove de afgelopen 10 jaren is te vinden in het jaarverslag 2012. 3. Beheerscommissie De herhalingscursus AED en reanimatie is op 22 november gehouden en gegeven door Geert Hengstman. De blusmiddelen zijn goedgekeurd. Er zijn 10 nieuwe terras stoelen aangeschaft. De kantine is geschilderd. Het clubgebouw is door de milieudienst voor 5 jaar weer goedgekeurd. Vanwege lekkage in het voorraadhok moest de koelmotoren van het dak om daar een nieuwe dakbedekking te leggen. Voor de keuken is een nieuwe afwasmachine aangeschaft. 4. Technische&toernooicommissie Aan de voorjaarscompetitie hebben in totaal 32 teams deelgenomen. Het aantal teams is nagenoeg gelijk gebleven. Dit jaar hebben er in totaal 207 koppels deelgenomen aan het Hercules Open. Dit jaar heeft met name in het teken gestaan van vernieuwing. Terug te zien in de nieuwe in de poster, daarnaast in het inzetten van Social Media en opzetten van de verloting. Door regenachtig weer zijn op de finaledag alle wedstrijden in de hal gespeeld. In totaal hebben 124 deelnemers aan de clubkampioenschappen mee gedaan. Een toename van 10 ten opzichte van 2011. De Wintercup werd gespeeld op de woensdag- en de vrijdag gespeeld. 5. 50+ toernooicommissie Dit Menzis open toernooi is voor het 7e jaar weer gerealiseerd en was volledig volgeboekt. Voor 2013 is een naamswijziging bij de KNLTB aangevraagd i.v.m. het beëindigen van Menzis als sponsor en wordt dit '"Hercules 50+ toernooi'". Het eendaags SPT toernooi was gezellig met een volle bak waaraan zelfs 2 rolstoelers meenamen. 6. Nieuwe Leden Commissie De commissie heeft als doel nieuwe leden te werven met als belangrijkste de Open Dag. Dit jaar hebben wij weer flyers verspreid en de open dag werd druk bezocht. Ca 18 leden hebben zich die dag ingeschreven. Het komende jaar wordt er een spandoek aan de straat opgehangen met informatie voor de open dag die zaterdag 30 maart gehouden wordt. 7. Baanonderhoudscommissie We kunnen terug kijken op een prima jaar. Zeker met de 2 nieuwe Probounce banen. In de commissie hebben zich 2 nieuwe leden opgegeven voor het onderhoud.
3
8. Jeugdcommissie Op zondag 12 februari zijn we met 40 jeugdleden naar Yip's geweest om te bowlen. De Openingsclinic hebben we gehouden op zondag 1 april o.l.v. het FC Twente damesteamtrainster Ashley Nick die samen met Niels Holslag een circuittraining had uitgezet. Voor de jeugdladder 13t/m 17 waren er maar 2 aanmeldingen en is daarop niet gestart. De jeugdladder t/m 12 werd naar de 2e ronde al gestaakt. Dit jaar hebben er helaas maar 3 teams meegedaan aan de jeugdcompetitie maar wel met succes. De jeugdclubkampioenschappen werden georganiseerd vanaf 18 juni t/m 24 juni. De wedstrijden in fase rood en oranje hebben een medaille ontvangen. Bij het altijd gezellige ouder-kind toernooi was de opkomst goed. 9. Laddercommissie De laddercompetitie is van start gegaan met 155 deelnemers. Omdat er in 2012 te weinig animo was, is na de 1e jeugdladder-ronde is dit ladder-onderdeel afgelast. 10. Bardienstindelingscommissie In 2012 waren er 222 bardienstleden en 450 bardiensten. Er zal geen extra straf-bardiensten meer worden ingedeeld wanneer iemand zijn/haar bardienst verzuimd heeft. Bij de 1e verzuimde bardienst zal de verhoogde contributie worden geïncasseerd van €25,-. Bij de 2e verzuimde bardienst eveneens € 25,- en kan voor men het nieuwe seizoen niet meer voor de verlaagde contributie kiezen. De niet te voorkomen verzuimde bardiensten zullen opnieuw worden ingevuld met de mensen die zich hebben opgegeven om een betaalde bardienst te willen draaien. De BIC doet een beroep op de leden om zich op te geven om één of meerdere extra bardiensten te willen draaien. Een woord van dank van de BIC gaat uit naar Martin Breukers die zich bij dit alles zeer behulpzaam getoond heeft. 11. Redactiecommissie Keetjournaal Michael Holsbeeke heeft er weer voor gezorgd dat, volgens jaarplanning, het gebruikelijke maandelijkse infoboekje bij alle leden op de mat plofte. De vouwdames stonden weer paraat om het Keetjournaal weer te voorzien van adresstickers waarna ze ter verzending bij de Stadspost afgeleverd werden. Toen Multicopy onze huisdrukker werd stapten we over op geautomatiseerd vouwen en nieten. Nu gaat ook het het adresseren bij de Stadspost ondergebracht worden, en en wordt de “vouwdamesgroep” opgeheven. De dames worden bedankt voor hun jarenlange inzet. Op een zeker moment zullen we waarschijnlijk overgaan op digitale publicatie van onze website en/of email. 12. Sponsorcommissie De sponsorwerving werd voor een groot gedeelte gedaan door Tonny Visser, vooral wat betreft het baandoeken, advertenties Keetjournaal en Open Toernooi betreft en voor het laatste aangevuld door Niels Visser. De score komt dit jaar op totaal gerealiseerd op € 8358,14 en begroot op €8610,-Hiermee valt te leven, zeker gezien moeite die in deze crisistijd nodig is om sponsors nog te bewegen om over de brug te komen. Het 50+ toernooi kon dit jaar nog profiteren van de naamsponsoringcontract van de afgelopen 3 jaar . 13. Internetcommissie In de praktijd kwam het er feitelijk op neer dat Michael Holsbeeke de internet commissie vormde. De wens van het bestuur is en blijft om meer kennis en kunde van internet te verbreiden en relevante leden in de commissie bekend te maken voor het updaten van de site, zodat zij dat zelf kunnen doen. Op 9 oktober hield Michael een boeiende presentatie over de beginselen op onze website en de "bitcreator" editor waar mee zaken op de site gewijzigd kunnen worden, voor helaas véél te weinig belangstellenden.
4
14. Koffietennis Het koffietennis is een puur recreatie gebeuren en voor ieder lid van Hercules toegankelijk. Opgave is niet nodig. We starten om 9.30 uur. In april tijdens de dinsdag voorjaarscompetitie wordt er op de maandagen gespeeld daarna spelen we op de dinsdagen. 15. Feestcommissie De algemene afsluitavond en de afsluiting van de ladder competitie is met een gezellig onderonsje afgesloten. Ten gevolge van ziektes had het aan enige organisatie ontbroken, en was de was de opkomst navenant bedroevend laag Ook voor de ladder trofee wedstrijden was te weinig animo. De commissie zoekt naar uitbreiding of vervanging van de commissie. 5 FINCIEEL VERSLAG 1.Jaarverslag over 2012. 2012 was een positief jaar. Er zijn een aantal zaken die er t.o.v. de begroting nogal uitsprongen: Het aantal leden was begroot op 780 en werd 754. Dit leverde ons €1.335,- minder op. De omzet in de Keet was €40.032 en het winstpercentage was 93%. Dat lag voornamelijk aan de gestegen inkoopsprijzen. De 2 nieuwe probounce banen hebben € 63.894,- gekost. Dit is betaald uit het fonds renovatie banen. Het OT leverde € 979,- winst op. Ons 50+ toernooi leverde ons € 663,-winst. Ons vermogen komt uit op € 164.700,-. De stille reserve plus het feit dat we geen hypotheek meer hebben betekent dat onze financiële positie er goed uit ziet. 2.Begroting 2013 De begroting sluit met een batig saldo van €1,-. We gaan er van uit dat we in 2013 730 leden hebben. De contributie blijft gelijk. De consumptieprijzen worden verhoogd. Koffie wordt €1,-, warnsteiner €1,20 en de wijnen € 1,60. Tonny Wijlens is tegen de verhoging van het bier. Jan Hogeslag vraagt waarom het witbier goedkoper wordt en het blikje appelsap veel duurder wordt. Ook wordt gevraagd waarom de blikjes niet allemaal hetzelfde kunnen kosten. Dat is veel makkelijker. Er wordt geopperd om de contributie te verhogen. Klaas: wij zijn de goedkoopste vereniging. De contributie is al jaren hetzelfde. Dat kan leden aantrekken. 3. Verslag Kascommissie In een brief van de kascommissie delen Niels Visser en Tonny Wijlens mee dat er geen onregelmatigheden gevonden zijn. Het bestuur wordt hierna gedechargeerd voor de fanancien van 2012. 4, Benoeming Kascommissie voor 2013. Niels Visser treed volgens rooster af. Tonny Wijlens wordt 1e lid, Niels Versteeg 2e lid. Ine Klepper wordt reserve lid. 6. HULDIGING JUBILARISSEN Intermezzo: Annet van der Linde wordt na 17 jaar ledenadministratie en nog diverse andere aktiviteiten door het bestuur voorgedragen voor benoeming tot Lid van Verdienste. De vergadering stemt daar unaniem mee in. Annet zat ook in de jeugdcommissie, de schoonmaakploeg,en de vouwdames. Bij haar Lid vaan Verdienste benoeming ontving zij een cadeau en een bos bloemen. De 25 jarige jubilaressen waren dit jaar:Ine ter Elst, Joop de Jong en Herbert Schutten.. Allen kregen bloemen aangeboden. Herbert kon helaas niet aanwezig zijn. Alie Drent zou hem vervangen maar was ziek.
5
7. VERKIEZING BESTUUR. Aftredend volgens rooster: Secretaris, Greet Boer, Niet herkiesbaar. vz. Nieuwe Leden Commissie, Riet Koopman, herkiesbaar vz. Ladder Commissie, Martin Breukers, herkiesbaar. Bestaande vacature: vz Jeugdcommissie. Het bestuur stelt kandidaat: Secretaris:……… vz. Nieuweledencommissie: Riet Koopman vz. Laddercommissie: Martin Breukers vz. Jeugdcommissie: Hans van Schaik Greet Boer neemt afscheid na 13 jaar secretariswerk in het bestuur. Greet wordt door Abe toegesproken, waarin zij bedankt wordt voor haar inzet, voor het werk, en haar uithoudingsvermogen om telkens maar weer die ellenlange bestuurvergaderingen uit te zitten en te notuleren. Want zichtbaar was altijd wél, dat dat flink wat moeite kostte. Greet krijgt bij haar afscheid bloemen, en de welbekende pen met inscriptie. 8. SAMENSTELLING COMMISSIES Onder dit punt worden traditioneel weer alle commissies opgenoemd, met degenene die daaruit het afgelopen jaar vertrokken zijn en wie er nieuw inkomen. De volledige lijst van commissiesamestellingen is te vinden in TV Hercules Jaarverslag 2012. Jeroen Heysteck is door het bestuur uitverkoren als vrijwilliger van het afgelopen jaar en krijgt een bloemetje aangeboden. Hij heeft als VCL de competitie in uitstekende banen geleid, mede hiervoor ook assitentie verleend aan de Jeugdcommissie voor de jeugscompetitie, en ook de publicatie op onze internetsite zijn compleet en actueel. 9. RONDVRAAG 1. Jan Hogeslag: Feliciteert de jubilarissen en ook de leden die er niet zijn. Het bestuur wordt bedankt voor alle inspanningen van het afgelopen jaar. 2. Theo Scholten: Wil een computermonitor ter beschikking stellen aan de vereniging, vooral t.b.v. de 50+ toernooicommissie. 10. AFSLUITING Abe de Jong sluit de vergadering om 22.40 uur en bedankt de aanwezigen. De volgende ALV is op woensdag 31 januari 2014.
6
