Pavel Kras
EXCEL pro pokroèilé
Praktická pøíruèka pro potøeby sekretáøek, asistentù, úèetních, administrativních pracovníkù a studentù pøísluných oborù. Pøedpokládá základní znalost práce s PC a s Excelem. Nauèí ètenáøe efektivnì vyuívat mocných prostøedkù, kterými tento moderní tabulkový procesor vládne. Pojmy jako Sluèování dat, Seznamy, Filtrování dat, Komlexní kritéria, Kontingenèní tabulka, Souhrny, Problémy citlivosti, Øeitel, ablony, Makra, Odstraòování chyb, Zamykání dat, Grafy a dalí u nebudou znít nikomu tajemnì.
Pavel Kras
EXCEL pro pokroèilé Bez pøedchozího písemného svolení nakladatelství nesmí být kterákoli èást kopírována nebo rozmnoována jakoukoli formou (tisk, fotokopie, mikrofilm nebo jiný postup), zadána do informaèního systému nebo pøenáena v jiné formì èi jinými prostøedky. Autoøi a nakladatelství nemohou pøevzít právní odpovìdnost ani ádnou záruku za pouití chybných informací a z toho vyplývajících dùsledkù. Nároky na odkodnìní na základì zmìn, chyb nebo vynechání jsou zásadnì vylouèeny. Vechny registrované nebo jiné obchodní známky pouité v této knize jsou majetkem jejich vlastníkù. Uvedením nejsou zpochybnìna z toho vyplývající vlastnická práva. Vekerá práva vyhrazena © Ing. Pavel Kras, Praha 1997 Nakladatelství BEN - technická literatura, Vìínova 5, Praha 10 Pavel Kras: EXCEL pro pokroèilé BEN - technická literatura, Praha 1997 1. vydání ISBN 80-86056-01-5
OBSAH Úvod ....................................................................................... 5 Sluèování dat ......................................................................... 7 Seznam ................................................................................. 11
Práce se seznamem jako s databází ........................................................................................ 13 Práce se seznamem - øazení .................................................................................................... 15 Vytvoøení seznamu v øádku nebo sloupci ............................................................................... 18 Filtrování dat .......................................................................................................................... 19 Hledání a zámìna ................................................................................................................... 21 Filtrování s pouitím komplexních kritérií ............................................................................ 22 Porovnávací kritéria ............................................................................................................... 22 Kopírovaní do urèitého místa ................................................................................................. 27 Odkazovací kritéria ................................................................................................................ 28 Souhrny .................................................................................................................................. 30 Pøíprava zpráv ze seznamu ..................................................................................................... 33 Hromadné zpracování seznamu pomocí funkcí ..................................................................... 35
ablony ................................................................................ 39 Kontingenèní tabulka ......................................................... 43 Vlastnosti kontingenèní tabulky ............................................................................................. 46 Vytvoøení kontingenèní tabulky ............................................................................................. 46 Slouèení dat z nìkolika oblastí do jedné kontingenèní tabulky ............................................. 51 Aktualizace kontingenèní tabulky .......................................................................................... 55 Vytvoøení grafu z kontingenèní tabulky ................................................................................. 56 Úpravy kontingenèní tabulky, pøidávání a odstraòování dat .................................................. 59 Odstranìní øádkových, sloupcových a stránkových polí ....................................................... 61 Pøidání dalího datového pole ................................................................................................ 62 Zmìna rozvrení kontingenèní tabulky .................................................................................. 64 Pouití panelu Kontingenèní tabulka ..................................................................................... 64 Formátování kontingenèní tabulky ......................................................................................... 67
Zamykání ............................................................................. 69
Ochrana seitu heslem ............................................................................................................ 69 Odstranìní hesla ..................................................................................................................... 71 Zamknutí a odemknutí okna a struktury seitu ...................................................................... 71 Zamknutí a odemknutí pouze urèitých bunìk ........................................................................ 73 Skrytí seitu nebo listu ........................................................................................................... 74
Problémy citlivosti .............................................................. 75 Hledat øeení .......................................................................................................................... 75 Datové tabulky s jedním vstupem .......................................................................................... 78
Pøidání vzorcù do ji existujících datových tabulek .............................................................. 81 Datová tabulka se dvìma vstupy ............................................................................................ 82 Úpravy datové tabulky ........................................................................................................... 84 Práce se scénáøi ...................................................................................................................... 84
Øeitel ................................................................................... 89 Makra .................................................................................. 95
Nahrání nového makra ........................................................................................................... 95 Spoutìní a úpravy ji vytvoøených Maker ............................................................................ 98
Odstranìní chyb ................................................................ 101
Trasovaèe ............................................................................................................................. 102 Odstranìní ipek trasovaèe ................................................................................................... 103 Následníci ............................................................................................................................. 103 Vyhlédání zdroje chyb trasovaèem ....................................................................................... 104 Pøidání komentáøe k listu ..................................................................................................... 104 Vkládání poznámky do aktivní buòky ................................................................................. 105 Zobrazení informaèního okna .............................................................................................. 106 Vyhledávání vzorcù, které neodpovídají danému vzoru ...................................................... 106
Graf .................................................................................... 107
Vytvoøení grafického listu v seitu ....................................................................................... 110 Aktivace pøi zmìnách grafu ................................................................................................. 111 Dalí monosti formátování grafu ........................................................................................ 113 Prostorové grafy 3D ............................................................................................................. 116 Sestrojení grafu z dat, která leí v nesousedících oblastech ................................................ 117 Odstranìní datové øady ........................................................................................................ 119 Vytvoøení piktogramù v grafu .............................................................................................. 119 Kombinace nìkolika typù grafu ........................................................................................... 120 Doplnìní datové øady trendovou køivkou ............................................................................ 121 Vytvoøení trendové køivky .................................................................................................... 121 Chybové úseèky ................................................................................................................... 122
Knihy nakladatelství BEN - technická literatura ......... 124 Pøehled prodejních míst firmy BEN - technická literatura ................................................... 127
Úvod Excel je krásný a dokonalý. Jestlie jsi u zaèal s Excelem pracovat a pøekonal jsi první zaèáteènické krùèky, urèitì chce získat dalí dovednosti. Uetøit si spoustu práce, provést analýzu problémù, posoudit vechna hlediska, podívat se na problémy ze vech moných úhlù. Vyuít informací, které vyprodukuje tento tabulkový procesor, k získání pøehledu, k rozhodnutí se o správné cestì, k pøesvìdèení nadøízených. Prezentovat výsledky na vysoké estetické úrovni. Nechce-li vydávat peníze za profesnì provedené software, které jsou limitovány ochotou programátora, jeho schopností vstoupit do problému a samozøejmì Tvými finanèními monostmi. Chce-li si sám vytvoøit naprosto pruné postupy ke zpracování dat, chce-li pracovat tvùrèím zpùsobem, pak jsi se rozhodl správnì. Tabulkový procesor Excel Ti otevøe monosti, o kterých se Ti nesnilo. Úkolem, který jsem si pøi psaní této pøíruèky vytyèil je, nezahltit uivatele spoustou teorie. Nechci vyèerpat danou problematiku, napsat tìkou knihu za vysokou cenu. Moji snahou je, na základì zkueností z vedení kurzù Excel ve velkém podniku, dát zájemcùm o dalí vìdomosti praktickou pøíruèku s omezeným poètem stran. V ní pokyny k øeení nìkterých úkolù, které se bìnì ve firmách vyskytují a které je schopen uivatel, který u nìco o tabulkovém procesoru ví, zvládnout bìhem krátké doby. Obsah pøíruèky odpovídá dvoudennímu kolení pracovníkù, kteøí ji zvládli základy tabulkového procesoru. Vìdí co je buòka, zformátují tabulku, provedou jednoduché matematické operace. Vìdí co je pracovní oblast, jak se zachází v Excelu s myí, dokáou pøipravit dokument k tisku a vytisknout jej. Na pøíkladech chci ukázat uivateli dalí monosti. Chci, aby se mohl pøipravovat nejen u poèítaèe, ale i studiem v dobì, kdy nemá poèítaè k dispozici. Kdy má ale klid, èas a chu získat dalí znalosti a dovednosti. Proto je text doplnìn obrázky a tabulkami s popisem, které ukazují stav obrazovky, jak ho uivatel vidí pøi své práci. To by mìlo pomoci pøi samostatném studiu a uetøit mnoho èasu i práce. Pøi tvorbì pøíruèky jsem pouil textový procesor MS Word a tabulkový procesor Excel. Pøíruèka slouí tedy i ke chvále toho, jaké jsou monosti tìchto produktù a jak tìsnì a úspìnì mohou spolupracovat. A teï pøeji sobì, aby jste se v pøíruèce dobrali konce a Vám, aby jste v ní nali to, co ke své práci potøebujete. Pavel Kras
Pavel Kras: EXCEL pro pokroèilé - BEN technická literatura
5
