Puskeilerová, L. – VUT v Brně, FSI, Ústav metrologie a zkušebnictví
DOKUMENTACE INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ A „PUBLIC CONTROL“ Ing. Lenka Puskeilerová Vysoké učení technické v Brně, Fakulta strojního inženýrství Ústav metrologie a zkušebnictví, Technická 2896/2, 616 69 Brno e-mail:
[email protected] Anotace Integrované systémy řízení představují současný módní trend. Automatickým požadavkem integrovaných systémů řízení je i integrovaná dokumentace. Má integrovaná dokumentace dostatečnou přidanou hodnotu vzhledem k efektivitě komunikace uvnitř a vně organizace? To je otázka, kterou řeší tento příspěvek zejména ve vztahu k povinné dokumentaci podle zákona o prevenci závažných havárií ve smyslu „PUBLIC CONTROL“, tj. práva veřejnosti na informace a kontrolu bezpečnostních opatření. Klíčová slova: integrované systémy řízení, příručka jakosti, bezpečnostní program, externí komunikace 1
Úvod
V průběhu dvou posledních let značně stoupla obliba integrovaných systémů řízení. Integrované systémy v sobě nejčastěji spojují - systém řízení jakosti podle ČSN EN ISO 9001:2001, systém environmentálního managementu podle ČSN EN ISO 14001:2005 a dále i systém managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci podle OHSAS 18001:1999. Tyto systémy řízení je vcelku snadné propojit, protože mají a) obdobné požadavky, b) podobnou strukturu a členění, c) stejnou formu v podobě normy. Samozřejmě můžeme se setkat i s jinými „alternativními“ systémy řízení, jako jsou například Bezpečný podnik, EMAS II, Safety Care, HACCP apod. Organizace zpravidla volí systém řízení v dané oblasti podle požadavků zákazníka - tedy podle toho, jaký certifikát či jiný doklad zákazník požaduje. Nebývá proto neobvyklé, že má společnost zaveden například pro oblast životního prostředí systém řízení jednak podle ČSN EN ISO 14001:2005, tak i podle EMAS II - Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (ES) č. 761/2001. Organizace se na jedné straně musí přizpůsobovat požadavkům všech svých významných zákazníků, aby si zajistila přežití a prosperitu. Na druhé straně však musí zachovávat přiměřenou rovnováhu mezi množstvím požadavků a z nich následně plynoucích procesů, které nemají významný vliv na tvorbu přidané hodnoty výrobku či služby. Z této bilance jednoznačně vyplývá snaha o efektivní sjednocování a propojování podobných požadavků v různých systémech řízení a také snaha o efektivně řízenou komunikaci. Módní vlna zavádění integrovaných systémů řízení dnes zasahuje i do problematiky bezpečnosti, jak ji pojímá zákon 59/2006 Sb. o prevenci závažných havárií způsobených vybranými nebezpečnými chemickými látkami a chemickými přípravky.
1
květen 2006
Puskeilerová, L. – VUT v Brně, FSI, Ústav metrologie a zkušebnictví Pozdější funkčnost integrovaného systému řízení ohrožují zejména tyto skutečnosti: •
laxní přístup ke specifikům a odlišným požadavkům integrovaných celků,
•
chybná identifikace „zákazníka“,
•
nefungující komunikační rozhraní,
•
formální přístup k dokumentaci,
•
nepochopení odlišných potřeb komunikace jednotlivých zainteresovaných stran,
•
nedostatečná zralost integrovaných systémů.
Na příkladu integrace Příručky jakosti, tedy vrchového dokumentu systému managementu jakosti podle ČSN EN ISO 9001:2001 a Bezpečnostního programu* (*Bezpečnostním programem v textu je myšlena také Bezpečnostní zpráva), coby vrcholového dokumentu podle zákona 59/2006 Sb. o prevenci závažných havárií způsobených vybranými nebezpečnými chemickými látkami a chemickými přípravky, budeme demonstrovat výše uvedené chyby v postupu integrace. 2
Přístup
Laxní přístup ke specifikům a odlišným požadavkům integrovaných celků je patrně nejzávažnější chybou, která v sobě může od počátku znamenat „časovanou bombu“ ohrožující systém řízení v organizaci.V našem případě si musíme uvědomit, že podobnost mezi Příručkou jakosti a Bezpečnostním programem nemusí být ve všech rovinách stejná. I když si můžeme představovat Bezpečnostní program jako určitou Příručku jakosti pro oblast bezpečnosti. Stále zde jsou rozdíly. Příručka jakosti vznikla z popudu normy, jejíž požadavky jsme se zavázali dodržovat. Bezpečnostní program vznikl na základě zákona, který jsme povinni dodržovat. V případě, že nedodržíme ustanovení Příručky jakosti nebo, že tato příručka bude obsahovat chyby, hrozí nám zejména ztráta důvěry zákazníků a případně následné ztráty ekonomické. Pokud však nedodržíme ustanovení Bezpečnostního programu, nebo bude tento obsahovat chyby, hrozí nám nejen finanční pokuta i několik milionů korun, ale také případný další postih podle ustanovení legislativy. V souvislosti s Bezpečnostním programem, Bezpečnostní zprávou a zákonem 59/2006 Sb. máme právo se domnívat, že došlo k významovému posunu v překladu. V originále dokumentu v Seveso II Directive [96/82/EC] je v souvislosti s Bezpečnostním programem, Bezpečnostní zprávou použit výraz „demonstrating“, což v anglosaském pojetí znamená proaktivní přístup – předvedení nebo aktivní důkaz o tom, že organizace zajišťuje uvedenou bezpečnostní úroveň. V českém překladu se objevuje spojení „provozovatel je povinen uvést“, které v sobě již proaktivní přístup neobsahuje. Často jsou předkládány programy a zprávy, které mají pouze formální charakter a jsou z hlediska své reálné použitelnosti malým přínosem. Pro objasnění situace ještě musíme uvést, že zatímco v případě normy ČSN EN ISO 9001:2001 a ostatně všech mezinárodních norem je při sporu nadřazen originál normy překladu, v případě harmonizované legislativy je tomu jinak. Český překlad je nadřazen z hlediska národního práva originálu. Jenže pouze do chvíle než vznikne první závažný problém. Pak může dojít na přezkoumávání legislativy a vzhledem k tomu, že patrně při překladu nebyl zcela dodržen „duch“ zákona lze očekávat závažné potíže. Žaloba podaná poškozenými občany k Evropskému soudu by se vztahovala jednak na organizaci, která je
2
květen 2006
Puskeilerová, L. – VUT v Brně, FSI, Ústav metrologie a zkušebnictví poškodila tím, že zpracovala nevyhovující program nebo zprávu, dále pak na instituci, která dokumentaci schválila a v neposlední řadě i na Českou republiku, coby tvůrce nepovedeného zákona. 3
Zákazník - partner
Chybná identifikace „zákazníka“, představuje další závažnou chybu. Základním posláním Příručky jakosti (dále jen příručka) je informovat našeho „zákazníka“ o tom, jak fungují naše procesy a jak zajišťujeme jakost našeho výrobku nebo služby. Tato komunikace je dobrovolná a má jednoznačně aktivně vycházet z naší strany. Z toho důvodu by měla být příručka zveřejněna nejsnáze na internetu. Zde bychom rádi podotkli, že zveřejňování příručky se organizace brání s odůvodněním, že zveřejňují politiku a cíle, což je dostatečné. Bohužel není tomu tak. Politika a cíle ukazují směr, jakým se organizace hodlá ubírat, ale nevypovídají nic o způsobu, jakým se to děje. Právě tím, že budeme informovat o způsobu naší skutečné práce, zvýšíme kredit organizace a posílíme důvěru mezi zúčastněnými stranami. Aktivní komunikace se zákazníky je vždy známkou dobrého partnerského vztahu. Zatím co u příručky je „zákazníkem“ nejčastěji náš skutečný zákazník - tedy obchodní partner, u Bezpečnostního programu je identifikace „zákazníka“ obtížnější. Bezpečnostní program slouží jako zdroj základních informací o zajišťování bezpečnosti v organizaci. Přestože je jeho vznik vynucen zákonem a musí být schválen úředníky, kteří reprezentují stát a v přenesených souvislostech i zájmy občanů, není bezpečnostní program určen těm či oněm konkrétním úředníkům. Bezpečnostní program je vrcholový dokument a jako takový musí obsahovat základní informace v podobě srozumitelné široké veřejnosti. 4
Rozhraní
Podmínkou úspěšné integrace je vhodné komunikační rozhraní. Toto rozhraní může představovat osnovu jednotlivých integrovaných systémů. Přes tuto osnovu spolu jednotlivé systémy mohou komunikovat. U integrovaných systémů by mělo být jednotné. Pokud není rozhraní jednotné, stává se integrace složitou. Komunikační rozhraní dále umožňuje „zákazníkovi“ rychlou a jednoduchou orientaci nejen v systému samotném, ale také v jeho dokumentaci. Podíváme-li se na osnovu Příručky jakosti, která by měla být odvozena z obsahu normy a osnovu Bezpečnostního programu, zjistíme, že lze nalézt prvotní obsahovou podobnost. Bude ovšem záviset na tvůrci integrovaného systému, jak nakonfiguruje jednotlivá rozhraní mezi systémy a konečně i rozhraní mezi systémem a uživatelem. Nikdy bychom neměli zapomínat na to, že „ interním zákazníkem“ dokumentace jsou její uživatelé – naši pracovníci. Dokumentace proto musí být srozumitelná, přehledná, stručná a esteticky zpracovaná. Interní dokumentace je součástí firemní kultury a výrazným způsobem ovlivňuje efektivitu interní komunikace. Jistě si každý z vás vzpomene na jistou nechuť, která vás ovládne, když máte prostudovat tlustý, nepřehledný a neupravený fascikl dokumentace. Za takových podmínek budete svoji výkonnost jen těžko zvyšovat.☺
3
květen 2006
Puskeilerová, L. – VUT v Brně, FSI, Ústav metrologie a zkušebnictví 5
Dokumentace
Formální přístup k dokumentaci je další z chyb, které se objevují při zavádění integrovaných systémů. Jejich tvůrci se často snaží omezit nutnost složitého a časově náročného řízení dokumentace tím, že za sebou řetězí odkazy na konkrétní požadované informace. Odkazy nás při studiu dokumentace vedou do stále hlubších a hlubších vrstev dokumentace, což je značně zatěžující a odporuje to základní myšlence na rychlé, jasné a stručné informování o základních věcech. Prohlášení typu dodržujeme legislativu, bezpečnost máme zajištěnu v souladu s dokumentací a legislativou, jsou pouze plýtváním časem „zákazníků“. Navíc není přípustné, aby se veřejnost nedozvěděla základní informace na základě toho, že se Příručka nebo Program odvolávají na hlubší vrstvy dokumentace, do kterých již veřejnost nemá přístup. Takový způsob komunikace zvyšuje nedůvěru na straně veřejnosti a může vést až k obviněním ze zatajování důležitých informací. Organizace si musí uvědomit, že veřejnost má právo na kontrolu činností, které probíhají v jejím okolí (tj. i za branou továrny) a dále že, veřejnost má právo na informace. Pakliže organizace bude tato práva respektovat, pak může očekávat jistou podporu ze strany veřejnosti. Otevřená komunikační strategie, pravdivé informování a férový přístup pak mohou výrazně pozitivně ovlivnit sympatie veřejnosti i k organizaci, která může z podstaty své činnosti představovat rizika pro bezpečnost nebo životní prostředí. 6
Odlišné potřeby komunikace
Je nepochybné, že požadavky na interní a externí komunikaci, její obsah a četnost budou různé. Často se také zapomíná na rozdílné lokální podmínky, místní zvyklosti a různé dílčí formální i obsahové odlišnosti. Dále je nutné připomenout, že komunikace je ve své podstatě umění, a proto by se jí zejména v kritických okamžicích (havárie, úniky nebezpečných látek apod.) měli věnovat osoby, které toto umění bezpečně ovládají a neopomenou přizpůsobit styl komunikace svým aktuálním partnerům. Z hlediska image organizace patrně není nic horšího než, když je její oficiální mluvčí přichycen při zcela vědomé lži. Ztracená důvěra „zákazníků“ – partnerů se jen těžko obnovuje. 7
Nezralost systémů
Poslední z chyb v našem výčtu je nedostatečná zralost dílčích integrovaných systémů. Není vhodné zapracovávat do řízené dokumentace dokumenty, které nebyly ještě ani schváleny oprávněnými institucemi nebo nebyly vyzkoušeny ve zkušebním provozu. Taková předčasná integrace nevyzrálého systému se systémem jež plně fungujícím v sobě nese i jistá rizika pro stabilitu systému řízení jako celku.
4
květen 2006
Puskeilerová, L. – VUT v Brně, FSI, Ústav metrologie a zkušebnictví 8
Závěr
Integrované systémy řízení představují současný trend v řízení podniků. Jsou rozšířené a často používané. Při tvorbě integrovaného systému si musíme uvědomit, že stabilita integrovaného systému je silně ovlivněna počtem integrovaných systémů, jejich vzájemnou podobností, dále pak počtem integračních uzlů a stupněm integrace. Je zřejmé, že se může jednat o složitou a značně spletitou strukturu vzájemných vazeb, vztahů, dokumentů a komunikačních kanálů, která nakonec nemusí být pro organizaci ani přínosem. Navíc v komunikaci s veřejností neexistuje větší deviza než důvěryhodnost. Tu může organizace snadno ztratit zamlžováním informací o nehodách, nepravdivým nebo nedostatečným informováním okolní veřejnosti. Součástí obecné kvality organizace je i její schopnost komunikovat o nepříjemných záležitostech se zainteresovanými stranami. Veřejnost laická i odborná má právo na pravdivé informace a korektní zacházení a podíl na procesu dohlížení nad bezpečností. Literatura: [1]
ČSN EN ISO 9001:2001. Systémy managementu jakosti – Požadavky. Praha: Český normalizační institut, 2001.
[2]
Seveso II Directive [96/82/EC]
[3]
Zákon č. 59/2006 Sb., o prevenci závažných havárií způsobených vybranými nebezpečnými chemickými látkami nebo chemickými přípravky a o změně zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a zákona č. 320/2002 Sb., o změně a zrušení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů, ve znění pozdějších předpisů, (zákon o prevenci závažných havárií)
5
květen 2006
