DANA PENSIUN ABCD
PEDOMAN/ KEBIJAKAN ORGANISASI DAN TATAKERJA
BAGIAN TAK TERPISAHKAN DARI PEDOMAN/KEBIJAKAN PENERAPAN TATA KELOLA YANG BAIK (Good Pension Fund Governance)
DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN....................................................................................................... 1 II. PENGERTIAN ISTILAH....................................................................................... 3 III. TUJUAN PENERAPAN PEDOMAN/KEBIJAKAN ORGANISASI DAN TATAKERJA................................................................................................................. 4 IV. PEDOMAN/KEBIJAKAN ORGANISASI DAN TATAKERJA DAN G.P.F.G. ......................................................................................................................................... 5 V. DASAR DAN KEDUDUKAN PEDOMAN/KEBIJAKAN ORGANISASI DAN TATAKERJA................................................................................................................. 7 VI. TUJUAN PENDIRIAN DANA PENSIUN............................................................ 9 VII. VISI, MISI DAN NILAI-NILAI DASAR (CORE VALUES).......................... 10 VIII. SUMBER DAYA MANUSIA, ORGANISASI, DAN TATAKERJA ......... 12 1. Azas Saling Membutuhkan................................................................................. 13 2. Rasio Kebutuhan Sumber Daya Manusia...................................................... 13 3. Utilisasi Sumber Daya, bukan Eksploitasi ......................................................... 14 4. Kebersamaan, Sinergi, dan Komitmen Sumber Daya Manusia....................... 14 5. Perlakuan sebagai Manusia ................................................................................ 15 6. Kesetaraan Peran :.............................................................................................. 16 7. Profesionalitas, Integritas, Sikap dan Perilaku.................................................. 16 8. Pembinaan Karier dan Empowerment .............................................................. 16 9. Penetapan Tatakerja yang baku......................................................................... 17 IX. DASAR-DASAR PENETAPAN ORGANISASI DAN TATAKERJA DANA PENSIUN...................................................................................................................... 18 1. Pemenuhan Kaidah-kaidah Tata Kelola Yang Baik (Good Governance) ..... 18 a. Prinsip-prinsip Tata Kelola Yang Baik..................................................................................... 18 b. Etika dan Perilaku ..................................................................................................................... 21
2. Struktur Oganisasi : Function-Based Structure............................................. 22 3. Soliditas dan Fleksibilitas .................................................................................. 22 4. Fungsionalitas, Efisiensi dan Efektifitas .......................................................... 23 5. Pemanfaatan Tehnologi Informasi dan Komunikasi.................................... 23 6. Kemampuan sebagai sebuah ”Learning Entity”............................................... 23 7. Pemberian Pemberdayaan (Empowerment).................................................... 24 X. PENYUSUNAN DAN PENETAPAN STRUKTUR ORGANISASI ................ 24
1. Bidang (Kelompok Kegiatan) Dana Pensiun ................................................... 25 2. Jenis – jenis Kegiatan Dana Pensiun ................................................................. 25 3. Jenis - jenis Fungsi Dana Pensiun....................................................................... 25 4. Jenis – jenis Pekerjaan dan Tugas :.................................................................... 26 5. Jenjang Unit Organisasi...................................................................................... 26 6. Jenjang Posisi dan Jabatan dalam Struktur Organisasi.................................. 27 6.1. Pengurus (Direksi)............................................................................................ 27 6.2. Manajer / Kepala Bagian................................................................................ 28 6.3. Kepala Seksi...................................................................................................... 29 6.4. Pekerja Pelaksana ............................................................................................ 29 XI. PENGISIAN JABATAN, PEMBERIAN DELEGASI WEWENANG DAN PERINCIAN TUGAS (Job Description) ................................................................... 29 XII. SISTIM DASAR TATAKERJA DANA PENSIUN....................................... 30 1. Sistim Kepatuhan terhadap Regulasi dan Peraturan (Compliance)............... 30 2. Sistim Perencanaan dan Anggaran .................................................................... 31 3. Sistim Kewenangan Dan Tanggung Jawab........................................................ 32 4. Sistim Kontrol Dan Pengawasan ........................................................................ 32 5. Sistim Pencatatan dan Laporan.......................................................................... 33 XIII. PEDOMAN DASAR TATAKERJA DANA PENSIUN .............................. 34 XIV. ORGANISASI DAN TATAKERJA PERKANTORAN................................ 35 XV. KEWENANGAN DAN TANGGUNGJAWAB............................................... 37 XVI. PENUTUP ........................................................................................................... 38
DANA PENSIUN ABCD PEDOMAN/KEBIJAKAN ORGANISASI DAN TATAKERJA I. PENDAHULUAN Sebagai sebuah lembaga keuangan dengan kegiatan utama mengelola himpunan dana yang cukup besar dan dihimpun sebagai dana pembayaran manfaat pensiun yang melibatkan banyak peserta, Dana Pensiun dituntut untuk dapat bekerja dengan tingkat efisiensi dan keamanan yang tinggi, baik yang menyangkut dana, waktu, maupun tenaga dan sarana, dengan hasil yang maksimal. Sehubungan dengan itu, Dana Pensiun setiap saat harus dapat bekerja dan menjalankan kegiatannya secara wajar dan tertata, terorganisir dengan baik. Semua pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan harus didasarkan pada aliran penyampaian dan penggunaan data dan informasi, analisis dan pemberian rekomendasi pertimbangan, dengan jenjang kewenangan dan tanggungjawab yang baku dan jelas. Disamping itu, seluruh kegiatan harus dilaksanakan dan diselenggarakan dengan pembagian fungsi dan tugas yang jelas serta melalui proses yang baik, efisien dan dapat diharapkan berhasil guna. Dengan demikian, Dana Pensiun harus dapat bekerja sebagai sebuah badan atau organ, dimana hubungan antar bagian dan antar individu Insan Dana Pensiun diatur dan ditetapkan dengan baik dan jelas menggambarkan kegiatan, proses, fungsi dan tugas serta pekerjaan yang harus dilaksanakan. Tatanan organisasi Dana Pensiun juga harus dengan jelas dan transparan menetapkan peran, kewenangan, dan tanggungjawab dari masing-masing bagian dan masing-masing individu. Lebih lanjut, cara dan sistim bekerja, cara berinteraksi dan cara berkomunikasi antar bagian dan antar individu juga harus diatur dan ditetapkan secara jelas. Sementara itu, untuk kepentingan pihak eksternal, Dana Pensiun harus dapat memberikan keyakinan, bahwa semua kegiatan yang dilakukan dilaksanakan dengan pengaturan dan penataan prosedur serta akuntabilitas yang jelas, sehingga semua informasi dan laporan yang dibuat dapat diyakini sebagai produk yang dihasilkan dengan tatalaksana yang baik.
1
Memperhatikan hal-hal seperti tersebut diatas, Dana Pensiun harus menetapkan dan menerapkan sebuah Pedoman/Kebijakan tentang Organisasi dan Tatakerja yang baku, yang harus dipatuhi dan dijadikan pedoman dalam melaksanakan semua kegiatan, dan mencakup semua bidang. Sehubungan dengan hal tersebut, Pengurus Dana Pensiun menganggap perlu ditetapkan dan diberlakukannya sebuah Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja. Dengan penetapan kebijakan baku tersebut, Pengurus Dana Pensiun berharap bahwa disatu pihak Dana Pensiun dapat memenuhi kewajiban dan keharusan untuk melakukan kegiatan secara aman dan teratur, melalui prosedur dan alur kerja yang baku, dengan selalu menerapkan fungsi-fungsi perencanaan, pengelolaan dan pengawasan secara konsekuen. Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini berlaku sebagai acuan dasar dari penyusunan dan penerapan semua Kebijakan, Prosedur dan Pedoman Operasional bagi seluruh bagian dan bidang kegiatan, yang secara rinci diatur dan ditetapkan didalam berbagai dokumen Pedoman/Kebijakan dan Buku Pedoman Operasional. Dengan diterapkannya Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini, semua Insan Dana Pensiun diharapkan akan :
Menyadari dan menghayati, bahwa Dana Pensiun pada hakekatnya merupakan sebuah badan, sebuah organ yang hidup, dan oleh karenanya, setiap bagiannya harus dapat bekerja secara bersama-sama, sebagai sebuah kesatuan yang saling menunjang dan saling membantu.
Memahami dan menyadari sepenuhnya, bahwa Dana Pensiun harus dikelola secara secara teratur, menurut tatanan dan pembagian bidang yang baku, dengan tatakelola yang jelas dan efisien, baik pada tataran perencanaan, pelaksanaan, maupun pengawasan.
Mengetahui dan memahami batasan-batasan tata kelola bagi masing-masing Bagian dan masing-masing Insan Dana Pensiun, baik berupa hak dan wewenang, kewajiban serta tanggungjawab.
Menyadari dan memahami keberadaan dan kedudukan serta peranan masingmasing Insan Dana Pensiun secara lebih tepat, sehingga dapat menjalain hubungan kerja yang baik dan harmonis dan saling mendukung.
Memahami, bahwa pelaksanaan dan komitmen tinggi terhadap Organisasi dan Tatakerja ini dapat menjadi perisai yang baik sebagai perlindungan dan pencegahan terjadinya hal-hal yang tidak diharapkan. 2
Pelanggaran dan penyimpangan terhadap Pedoman/Kebijaksanaan Organisasi dan Tatakerja ini dapat berakibat sangat merugikan bagi Dana Pensiun, baik jangka pendek mapun jangka panjang. Disatu sisi, pelanggaran dan penyimpangan tersebut dapat mengakibatkan kelambatan, kesalahan, atau kegagalan pelaksanaan kegiatan, yang dapat membawa konsekuensi kerugian financial. Disisi yang lain, pelanggaran dan penyimpangan tersebut juga akan mengakibatkan rusaknya tatanan dan pengaturan sendi-sendi organisasi dan tatakerja yang seharusnya dipertahankan untuk kelangsungan lembaga. Oleh karena itu, dalam hal-hal tertentu pelanggaran dan penyimpangan tersebut dapat berakibat pada dikenakannya sanksi dan tindakan administratif atau mengakibatkan dikenakannya tuntutan pidana bagi Insan Dana Pensiun yang bersangkutan. Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ditetapkan oleh Pengurus dan diberlakukan oleh Pendiri, berdasarkan ketentuan-ketentuan yang ada dalam peraturan Perundang-undangan dan Peraturan Dana Pensiun, dan secara terus menerus dan berkala harus dikaji dan dievaluasi, untuk dilakukan penyempurnaan serta perubahan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan yang terjadi. Direktur Bidang Umum Dana Pensiun bertanggung jawab atas pengelolaan dan penatausahaan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini, termasuk melakukan review, perubahan dan perbaikan dari waktu ke waktu, sesuai dengan kebutuhan dan perubahan yang terjadi. Semua pejabat dan pekerja yang memiliki keragu-raguan atau ketidak pastian tentang pengertian serta penerapan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini dalam kegiatan
dan
pelaksanaan
pekerjaannya,
atau
yang
kepentingan
pribadinya
bertentangan atau tidak sesuai dengan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini, harus mengemukakan masalahnya kepada Pengurus, melalui atasan langsung dan Direktur yang membidangi. II. PENGERTIAN ISTILAH 1. Dana Pensiun adalah Dana Pensiun ABCD. 2. Organ Dana Pensiun adalah Pendiri, Dewan Pengawas dan Direksi Dana Pensiun ABCD 3. Peraturan Dana Pensiun adalah Peraturan Dana Pensiun dari Dana Pensiun ABCD 4. Peserta terdiri dari : 3
Pekerja Aktif yang telah tercatat sebagai peserta pada Dana Pensiun ABCD dan
Pensiunan ABCD.
5. Pekerja Aktif adalah pekerja PT. ABCD (Persero) Tbk. yang masih bekerja. 6. Pendiri adalah PT. ABCD (Persero) Tbk. 7. Direksi adalah Direksi Dana Pensiun ABCD 8. Dewan Pengawas adalah Dewan Pengawas Dana Pensiun ABCD 9. Badan Audit adalah Badan Audit Dana Pensiun ABCD 10. Pemberi Kerja adalah PT. ABCD (Persero) Tbk. 11. Insan Dana Pensiun : terdiri dan Anggota Dewan Pengawas, Anggota Badan Audit, Anggota Direksi, Pekerja Tetap dan Pekerja Kontrak Dana Pensiun ABCD. 12. Keluarga langsung adalah : Suami, Istri, Anak, Cucu, Menantu 13. Keluarga Tidak Langsung terdiri dari : Ayah dan lbu, Mertua, Adik, Kakak, Ipar, Kemenakan, dan Cucu kemenakan. 14. Stakeholders adalah pihak-pihak yang memiliki kepentingan dengan Dana Pensiun ABCD, baik langsung mapun tidak langsung, yaitu Pendiri, Peserta, Pensiunan, Dewan Pengawas, Direksi dan Pekerja Dana Pensiun, serta Pemerintah RI, Regulator, Dana Pensiun Penerima Titipan, dan pihak yang berkepentingan lainnya, 15. Anak perusahaan adalah anak perusahaan Dana Pensiun ABCD. III. TUJUAN PENERAPAN PEDOMAN/KEBIJAKAN ORGANISASI DAN TATAKERJA Secara umum, tujuan diterapkannya Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja di Dana Pensiun tidak dapat dilepaskan dari usaha untuk mencapai dan mempertahankan terpenuhinya maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun, melalui penetapan Visi dan Misi Dana Pensiun. Dengan penetapan dan penerapan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja secara tepat dan tertib, diharapkan semua proses pengambilan keputusan dan penetapan kebijaksanaan serta pelaksanaan kegiatan dapat dilakukan dengan baik dan teratur, terorganisir, melalui tatakerja yang efisien, dengan hasil yang maksimal, baik kualitas maupun kuantitasnya. Penetapan dan penerapan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja secara tepat dan tertib juga diharapkan dapat memberikan keyakinan kepada semua pihak, bahwa
4
Dana Pensiun telah dan selalu dikelola dengan baik, sebagai sebuah badan atau organ yang dapat bekerja dan melakukan kegiatan dengan aman dan dapat dipercaya. Lebih lanjut, tujuan penerapan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja tersebut antara lain terperinci sebagai berikut : 1. Memberikan pedoman bagi Badan Pengawas, Direksi dan Pekerja Dana Pensiun dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya, sesuai dengan tugas, peran, kedudukan, hak, kewenangan, dan tanggungjawab masing-masing. 2. Memberikan keyakinan kepada Pendiri dan stakeholders lainnya melalui pengungkapan informasi secara terbuka, bahwa pengurusan dan pengelolaan semua kegiatan Dana Pensiun dijalankan dengan teratur, terorganisir, aman, secara professional, sesuai dengan prinsip-prinsip pengelolaan kegiatan yang sehat 3. Menjaga, agar pengelolaan dan penggunaan sumber daya dan kekayaan Dana Pensiun dilakukan secara efisien dan berhasil guna. 4. Mengurangi potensi terjadinya berbagai benturan kepentingan yang merugikan antar Organ Dana Pensiun, semua jajaran Dana Pensiun, serta pihak-pihak lainnya dalam menjalankan kegiatan pengelolaan Dana Pensiun. 5. Penerapan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja juga dimaksudkan untuk dapat memberikan kejelasan kepada semua pihak tentang tatanan struktur serta tatakerja Dana Pensiun, sehingga eksistensi Dana Pensiun menjadi jelas dan dapat memudahkan terjalinnya hubungan serta komunikasi yang baik dan saling menguntungkan. IV. PEDOMAN/KEBIJAKAN ORGANISASI DAN TATAKERJA DAN G.P.F.G. Dalam rangka pelaksanaan dan penerapan Tata Kelola Dana Pensiun Yang Baik atau Good Pension Fund Governance, faktor Organisasi dan Tatakerja memiliki peranan yang sangat penting. Kelima prinsip Good Pension Fund Governance : Transparency, Accountability, Responsibility, Independency dan Fairness hanya akan dapat diterapkan dengan baik pada sebuah organisasi atau badan yang memiliki struktur organisasi serta tatakerja yang jelas. Oleh karena itu, Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini merupakan bagian penting dan tidak terpisahkan dari penerapan Tata Kelola Dana pension Yang Baik atau Good Pension Fund Governance, sebagaimana ditetapkan oleh Pendiri.
5
1. Tata Kelola Dana Pensiun Yang Baik atau Good Pension Fund Governance adalah suatu proses dan struktur yang digunakan oleh Dana Pensiun untuk mendorong dan mendukung pengembangan usaha dan kegiatan Dana Pensiun, pengelolaan sumber daya dan pengendalian risiko secara lebih efisien dan efektif. 2. Tata Kelola Dana Pensiun Yang Baik atau Good Pension Fund Governance juga berperan sebagai pelaksanaan pertanggung jawaban Dana Pensiun kepada Pendiri, Peserta, Pensiunan, serta para stakeholders yang lainnya, berlandaskan pada nilai-nilai etika, budaya kelembagaan, kebijakan, Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga, serta peraturan perundangan yang berlaku. 3. Prinsip-prinsip Good Pension Fund Governance hanya akan dapat terlaksana dan terpenuhi dengan baik, apabila diterapkan dengan berlandaskan pada batasanbatasan dan ketentuan tentang kepatutan dan kepatuhan terhadap batasan etika yang baik, yang mendasari cara bersikap dan berperilaku, cara berpikir, serta cara bertindak dari para Insan Dana Pensiun. 4. Oleh karena itu, pengaturan dan penataan lembaga dalam bentuk penetapan Struktur Organisasi dan Tatakerja standar yang baku, yang berlaku dan dipatuhi dengan baik oleh seluruh jajaran Insan Dana Pensiun merupakan salah satu persyaratan yang utama, serta merupakan bagian yang penting dan tak terpisahkan dari kerangka penerapan prinsip-prinsip Good Pension Fund Governance. Penerapan dasar-dasar Etika dalam Prinsip-prinsip Tata Kelola Yang Baik atau Good Pension Fund Governance tersebut meliputi :
Transparansi (Tranparenency) Keterbukaan dan transparansi dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan keterbukaan dalam mengemukakan informasi atau dalam bekerja sama dengan pihak lain hanya akan dapat direalisir dan nampak pada organ atau badan yang memiliki dan menerapkan dengan konsisten Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja. Sebaliknya, Organisasi hanya akan dapat berjalan baik, apabila semua pihak selalu bekerja dengan memperhatikan penerapan sikap keterbukaan dan menjunjung tinggi transparansi.
Akuntabilitas (Accountability) Penataan Organisasi dan Tatakerja dengan jalur dan garis komando serta garis kewenangan serta tanggungjawab yang jelas akan menjamin adanya kejelasan fungsi, peranan, pelaksanaan dan pertanggungjawaban Organ Dana Pensiun dan 6
semua insan Dana Pensiun, sehingga pengelolaan Dana Pensiun terlaksana secara wajar dan efektif
Pertanggungjawaban (Responsibility) Kesesuaian dan kepatuhan terhadap ketentuan-ketentuan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip pengelolaan kegiatan yang sehat hanya dapat dijalankan dan diukur apabila dijabarkan kedalam tatakelola yang diatur didalam penetapan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja yang baku dan mengikat.
Kemandirian (Independency) Dasar-dasar Organisasi dan penetapan fungsi serta peranan, wewenang dan tanggungjawab yang jelas dan diterapkan bersama secara konsisten, akan memberikan batasan yang jelas tentang kemampuan serta kelebihan dan kekurangan masing-masing pihak, sehingga Dana Pensiun akan dapat dikelola secara profesional, tanpa adanya benturan dan pertentangan kepentingan serta pengaruh/tekanan dari pihak manapun juga, baik internal maupun eksternal.
Kewajaran (Fairness) Keadilan dan kesetaraan di dalam memenuhi hak-hak stakeholders yang timbul berdasarkan perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku hanya akan dapat terlaksana apabila seluruh Organ Dana Pensiun dan Insan Dana Pensiun senantiasa menerapkan azas kepatuhan terhadap batasan-batasan Organisasi dan Tatakerja yang telah ditetapkan.
V. DASAR DAN KEDUDUKAN PEDOMAN/KEBIJAKAN ORGANISASI DAN TATAKERJA Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja yang harus ditetapkan dan diterapkan oleh Dana Pensiun tidak dapat dilepaskan dari hal-hal yang menjadi dasar dari keberadaan Dana Pensiun, serta ciri, karakter, dan kebiasaan-kebiasaan serta tradisi positif yang selama ini telah ada dan menjadi sifat/identitas dari Dana Pensiun. Disamping itu, penetapan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja juga didasari oleh kebutuhan untuk memiliki sebuah pedoman dan acuan moral dan etika didalam penyusunan Kebijaksanaan, Prosedur Kerja dan Pedoman Operasionil yang selanjutnya akan dipergunakan oleh semua insan Dana Pensiun untuk menjalankan kegiatannya sehari-hari, baik sebagai sebuah team maupun sendiri-sendiri.
7
1. Dasar utama dari penyusunan dan penetapan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun adalah pengertian dan pemahaman atas keinginan dan sasaran yang harus dicapai, yang dengan tegas dinyatakan sebagai Maksud dan Tujuan dari pendirian Dana Pensiun. 2. Penyusunan dan penetapan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini juga tidak terlepas dan harus didasarkan pada Visi dan Misi Dana Pensiun, yang telah ditetapkan sebagai penjabaran dari kehendak pencapaian maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun, serta langkah-langkah yang akan ditempuh. 3. Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini juga didasarkan pada Nilai-nilai Dasar (Core Values) Dana Pensiun, yang pada dasarnya merupakan intisari dari akumulasi pengalaman, kebiasaan, prestasi dan keberhasilan maupun kekurangan dan kegagalan yang selama ini telah dijalani dan dialami oleh Dana Pensiun, yang selanjutnya akan terbentuk menjadi Budaya Kerja Dana Pensiun. 4. Selanjutnya Organisasi dan Tatakerja ini merupakan dasar dari semangat dan landasan bersikap dan berperilaku, berpikir, serta bertindak dan bekerja dalam penetapan dan penerapan dari semua Kebijakan, Sistem dan Prosedur, serta Pedoman Operasionil yang diberlakukan di Dana Pensiun. 5. Dalam hal terdapat butir-butir ketetapan dalam Kebijakan, Sistem dan Prosedur, dan Pedoman Operasionil Dana Pensiun yang berlaku tidak sejalan dan tidak sesuai maupun bertentangan dengan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini, maka butir-butir ketetapan tersebut harus direvisi. Dasar dari penetapan dan kedudukan dari Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja dapat digambarkan sebagai berikut : TUJUAN PENDIRIAN DANA PENSIUN dijabarkan kedalam VISI, MISI Nilai-nilai Dasar/Core Values Dana Pensiun sebagai dasar penetapan
PEDOMAN/KEBIJAKAN PENERAPAN TATA KELOLA YANG BAIK sebagai semangat dan dasar sikap penetapan dan penerapan
8
PEDOMAN/KEBIJAKAN ORGANISASI DAN TATAKERJA melatarbelakangi penetapan dan penerapan
PEDOMAN/KEBIJAKAN BERBAGAI BIDANG Sebagai dasar penyusunan dan penerapan
BUKU PEDOMAN OPERASIONIL BERBAGAI BIDANG
VI. TUJUAN PENDIRIAN DANA PENSIUN Sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Dana Pensiun, maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun adalah : Untuk menyelenggarakan Program Pensiun Manfaat Pasti dengan tujuan memelihara
kesinambungan
penghasilan
pada
hari
tua,
sehingga
akan
menimbulkan ketenteraman kerja dan meningkatkan motivasi kerja pegawai, yang merupakan iklim yang kondusif bagi peningkatan produktifitas. Maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut juga dengan jelas memberikan gambaran, bahwa
Kegiatan Dana Pensiun sangat berkaitan dengan kepentingan kehidupan pada hari tua dari para Peserta dan keluarganya, berkaitan dengan kesinambungan penghasilan mereka, setelah tidak bekerja lagi.
Disamping itu, tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut juga menggambarkan besarnya jumlah pihak (Peserta dan keluarganya) yang kepentingannya harus selalu dijaga dan diperhatikan serta dipenuhi dengan baik.
Lebih lanjut, tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut jga memberikan gambaran tentang jangkauan kurun waktu yang tidak terbatas bagi keberadaan dan operasionil Dana Pensiun, yang meliputi kurun waktu sejak seseorang tercatat sebagai peserta, sampai saat selesainya pembayaran Manfaat Pensiun bagi keluarga (anak) dari Peserta yang terakhir.
Dengan demikian jelaslah, bahwa kegiatan Dana Pensiun pada hakekatnya merupakan sebuah amanah yang sangat mulia dan sepatutnya dijalankan serta dikelola dengan
9
baik, dengan pengaturan dan penataan Organisasi yang efisien dan rapi, serta penetapan dan penerapan Tatakerja baku dengan konsekuen. VII. VISI, MISI DAN NILAI-NILAI DASAR (CORE VALUES) Visi dan Misi Dana Pensiun ditetapkan sebagai sasaran yang ingin dituju dan rincian pelaksanaannya, sebagai penjabaran dari maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun. Selanjutnya, sebagai sebuah lembaga yang telah lama berdiri dan melakukan kegiatan, Dana Pensiun memiliki pengalaman yang membentuk butir-butir kebiasaan serta tradisi positif, berupa Nilai-nilai Dasar atau Core Values Dana Pensiun Visi dan Misi sebagai acuan pencapaian maksud dan tujuan serta serta Nilai-nilai Dasar (Core Values) Dana Pensiun yang menjadi dasar pertimbangan penyusunan serta penetapan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja adalah sebagai berikut : 1. Visi Dana Pensiun : Menjadi Dana Pensiun yang sehat dan mampu menunjang kepentingan Pendiri dalam memberikan jaminan terpeliharanya kesinambungan penghasilan hari tua bagi para peserta. 2. Misi Dana Pensiun :
Menyelenggarakan Sistim Kepesertaan Program Pensiun secara rapi, tertib, dan akurat.
Menyelenggarakan Sistim Penerimaan dan Administrasi Iuran Pensiun secara tertib dan bertanggungjawab.
Menyelenggarakan pembayaran Manfaat Pensiun secara tertib dan tepat waktu.
Mengelola kekayaan Dana Pensiun melalui kebijakan investasi sesuai dengan Arahan Investasi Pendiri dan ketentuan perundangan yang berlaku, aman, serta memberikan hasil investasi yang maksimal
3. Nilai-nilai Dasar atau Core Values dalam pelaksanaan kegiatan Dana Pensiun, yang juga mendasari penusunan dan penetapan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini pada hakekatnya adalah nilai-nilai dalam Budaya Kerja Dana Pensiun, yang terbentuk dari berbagai hasil dan pengalaman serta catatan keberhasilan dan kegagalan, sepanjang sejarah Dana Pensiun yang panjang. Segenap Insan Dana Pensiun selalu berpikir dan bertindak sesuai prinsip-prinsip dalam Nilai-nilai dasar terebut dalam semua aktifitas mereka untuk kepentingan Dana Pensiun. Nilai-nilai Dasar atau Core Values tersebut terdiri dari : 10
Integritas Insan Dana Pensiun adalah pribadi yang mendapatkan kepercayaan, dan harus melaksanakan tugas pekerjaan yang bersifat amanah. Karena itu semua insan Dana Pensiun harus bertaqwa, penuh dedikasi, jujur, selalu mengutamakan kebenaran, serta menjaga kehormatan dan nama baik, serta taat pada tatanan serta pengaturan yang telah ditetapkan dalam Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun dan semua peraturan yang berlaku.
Profesionalisme Semua Insan Dana Pensiun mengutamakan kehandalan dan keberhasilan dalam bekerja, dan karena itu selalu harus bertanggungjawab, bekerja dengan efektif, efisien, berdisiplin, peka terhadap perubahan dan perkembangan, serta berorientasi ke masa depan dalam mengantisipasi tantangan dan kesempatan, sadar akan risiko dan peluang yang selalu dihadapi. Semua itu hanya mungkin terlaksana apabila semua kegiatan tersebut dijalankan dan diselenggarakan didalam sebuah Organisasi yang ditata dengan baik, dengan pedoman Tatakerja yang jelas.
Kepuasan Peserta dan Pensiunan Seluruh jajaran Dana Pensiun meyakini bahwa keberhasilan Dana Pensiun sangat tergantung dan sangat dipengaruhi oleh kepuasan para Peserta dan Pensiunan. Karena itu Dana Pensiun harus selalu berusaha untuk dapat memenuhi kebutuhan dan mengutamakan kepentingan Peserta dan Pensiunan dengan memberikan pelayanan yang terbaik, dengan tetap selalu memperhatikan penerapan Kebijakan Organisasi yang tertata dengan baik, serta penerapan Tatakerja yang telah digariskan, dengan konsekuen.
Keteladanan Semua Insan Dana Pensiun menyadari kedudukannya sebagai panutan yang dengan konsisten harus selalu bertindak adil, bersikap tegas dan berjiwa besar. Hubungan keteladanan dan penerapan predikat panutan dan pembinaan antar Insan Dana Pensiun akan menjadi jelas apabila tergambar dalam susunan Organisasi yang terbuka dan adanya penetapan pola hubungan Tatakerja yang baku.
Penghargaan kepada Sumber Daya Manusia 11
Segenap jajaran Dana Pensiun menyadari dan meyakini, bahwa Sumber Daya Manusia adalah salah satu aset utama Dana Pensiun. Oleh karenanya, Dana Pensiun selalu mengupayakan adanya penerimaan, pelatihan, pengembangan, dan pembinaan terus menerus, yang mengarah kepada terbentuknya Sumber Daya Manusia yang berkualitas. Sumber Daya Manusia atau Pekerja harus selalu diperlakukan dan dipekerjakan berdasarkan kepercayaan, keterbukaan, keadilan dan saling menghargai, dengan selalu mengembangkan sikap kerjasama dan kemitraan. Penghargaan dan pengakuan atas prestasi kerja diberikan berdasarkan hasil kerja individu dan kerjasama tim yang menciptakan sinergi positif untuk kepentingan Dana Pensiun. Selanjutnya, dengan penataan dan penetapan Organisasi dan Tatakerja yang baik dan baku, semua potensi yang dimiliki oleh Sumber Daya Manusia diharapkan akan dapat tersalur dan termanfaatkan untuk organisasi. Budaya menghargai orang hanya dapat terbentuk dan terbina dengan baik pada lingkungan yang terbiasa bekerja dalam tatanan Organisasi yang teratur dan bekerja serta bertindak bersama berdasarkan Tatakerja yang seragam. VIII. SUMBER DAYA MANUSIA, ORGANISASI, DAN TATAKERJA Dana Pensiun memandang, memahami, dan meyakini, bahwa Sumber Daya Manusia memiliki peran dan kedudukan yang sangat menentukan bagi kelangsungan kegiatan Dana Pensiun secara keseluruhan. Sebagai salah satu sumber daya Dana Pensiun, Sumber Daya Manusia sangat berperan sebagai sarana penggerak organisasi, dan harus dimanfaatkan sebaik-baiknya bersama sumber daya yang lain (dana, peralatan/logistik, methoda). Lebih dari itu, Sumber Daya Manusia memiliki peran yang lebih besar, yang berupa kemampuan yang lain berupa ide, inisiatif, budi dan kemampuan kodrati lainnya, yang pemanfaatannya secra baik juga akan sangat menentukan bagi Dana Pensiun. Sumber Daya manusia adalah sumber dari potensi Perencana, Penggerak, dan Pelaksana dari semua kegiatan organisasi Dana Pensiun. Kreatifitas, inisiatif, daya intelegensia dan kemampuan berpikir serta potensi lainnya yang dimiliki oleh seluruh Sumber Daya Manusia harus dapat disalurkan, disatu-padukan, dan dimanfaatkan sebesar-besarnya untuk kepentingan Dana Pensiun
12
Sehubungan dengan itu, semua kemampuan dan peran yang sangat dibutuhkn dari Sumber Daya Manusia bagi kepentingan Dana Pensiun harus dikordinir, diatur, ditata dalam sebuah wadah berupa organisasi Dana Pensiun yang baku, disesuaikan dengan berbagai kegiatan dan fungsi yang harus dijalankan oleh Dana Pensiun dalam rangka mencapai tujuannya. Disamping itu, pelaksanaan kegiatan Dana Pensiun oleh semua jajaran Sumber Daya Manusia harus dilakukan secara bersama-sama dan saling menunjang satu sama lain, dan untuk itu harus ditetapkan sebuah aturan Tatakerja yang harus dipatuhi dan dilaksanakan. Kebijakan Dana Pensiun sehubungan dengan Sumber Daya Manusia Organisasi, dan Tatakerja antara lain sebagai berikut : 1. Azas Saling Membutuhkan
Keberadaan Sumber Daya Manusia di Dana Pensiun adalah didasarkan kepada asas saling membutuhkan antara dua pihak.
Untuk dapat melaksanakan kegiatannya, Dana Pensiun membutuhkan Sumber Daya Manusia yang akan memberikan daya dan tenaga, dan sebaliknya Sumber Daya Manusia membutuhkan pekerjaan yang akan memberikan penghasilan.
Dana Pensiun tidak menerima dan mempekerjakan Sumber Daya Manusia untuk kepentingan yang lain, kecuali guna memenuhi kebutuhan atas daya dan tenaga kerja bagi kepentingan Dana Pensiun.
Demikian pula, Dana Pensiun hanya akan menerima dan mempekerjakan Sumber Daya Manusia yang bersedia bekerja dan memberikan daya tenaganya karena kebutuhan akan pekerjaan yang memberikan penghasilan. Dana Pensiun tidak mempekerjakan Sumber Daya Manusia yang bersedia bekerja dengan alasan yang lain.
Asas saling membutuhkan tersebut akan tertuang didalam Prosedur Penerimaan dan Perjanjian Kerja Sumber Daya Manusia.
2. Rasio Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Semua Sumber Daya Manusia harus menempati satu atau lebih posisi dan jabatan tertentu didalam Organisasi Dana Pensiun, semata-mata menurut pertimbangan dan keputusan Pengurus.
Jumlah Sumber Daya Manusia yang bekerja di Dana Pensiun semata-mata diperhitungkan berdasarkan potensi dan kemampuan yang dimiliki, serta kontribusi yang dapat diberikan, yang diarahkan untuk sedapat mungkin cukup 13
memenuhi kebutuhan yang ada, termasuk kebutuhan untuk pengembangan yang harus diantisipasi.
Sesuai dengan perkembangan yang ada, kebutuhan akan Sumber Daya Manusia tersebut setiap saat ditinjau dan direview kembali, untuk selanjutnya dilakukan penyesuaian (penambahan/pengurangan, atau pengaturan kembali)
Perhitungan kebutuhan Sumber Daya Manusia juga harus dilakukan dengan mempertimbangkan kemungkinan terjadinya penggunaan peralatan dan teknologi, sesuai dengan kepentingan Dana Pensiun
Dana Pensiun tidak menerima dan mempekerjakan Sumber Daya Manusia yang melebihi Rasio kebutuhan, atau dengan
las an serta pertimbangan yang lain,
misalnya : membantu seseorang atau pihak tertentu, karena tekanan atau desakan pihak lain, dan sebagainya.
Dikecualikan dari hal tersebut diatas adalah Sumber Daya Manusia yang bekerja atas dasar perjanjian dan maksud khusus, misalnya untuk pelatihan, magang, on the job training, dan sebagainya, untuk kepentingan pihak lain.
3. Utilisasi Sumber Daya, bukan Eksploitasi
Keberadaan Sumber Daya Manusia dalam Organisasi Dana Pensiun adalah atas dasar penggunaan atau utilisasi Daya Manusia yang dimiliki dan diperlukan oleh Dana Pensiun, sesuai batas-batas yang wajar menurut perhitungan yang berlaku umum.
Dana Pensiun tidak menggunakan Sumber Daya Manusia untuk pelaksanaan kegiatan dan maksud-maksud diluar kepentingan dan keperluan Dana Pensiun
Sumber Daya Manusia tidak dituntut untuk dapat memberikan daya dan kemampuan yang dimilikinya sebanyak-banyaknya atau sebesar-besarnya, sehingga melampaui kemampuan dan ketahanan kodratinya.
Sebaliknya, Sumber Daya Manusia hanya akan memperlakukan Dana Pensiun sebagai pihak pengguna Daya Manusia yang mereka miliki dengan batasan kewajiban memberi imbalan yang wajar, dan tidak dituntut untuk melakukan peran dan fungsi yang lain.
4. Kebersamaan, Sinergi, dan Komitmen Sumber Daya Manusia
Kebutuhan Dana Pensiun akan Sumber Daya Manusia diperhitungkan berdasarkan penetapan Struktur Organisasi yang disesuaikan dengan keperluan untuk menjalankan dan melaksanakan kegiatan secara bulat, menyeluruh, sebagai kegiatan sebuah lembaga, sebuah organisasi. 14
Oleh karenanya, keberadaan Sumber Daya Manusia di Dana Pensiun juga didasarkan pada perhitungan potensi Daya Manusia yang terorganisir dan bekerjasama dalam sebuah Organisasi, tidak hanya sekedar bekerja bersamasama, dan bukan potensi Daya Manusia yang dihitung satu persatu dan berdiri sendiri-sendiri.
Sehubungan dengan itu, keberadaan Sumber Daya Manusia di Dana Pensiun adalah keberadaan sebuah himpunan potensi Daya Manusia yang bekerja secara utuh sebagai sebuah kesatuan, dengan satu orientasi kerja : guna memenuhi kepentingan Dana Pensiun.
Kesatuan dan kebersamaan dari semua potensi Daya Manusia harus selalu dibina dan dipupuk, untuk memperoleh sinergi, gabungan dari potensi, yang bobot dan nilainya pasti akan melebihi jumlah semua potensi apabila dihitung satu persatu.
Kesadaran akan pentingnya saling ketergantungan, saling percaya, saling membantu,
serta
saling
menjaga
kepentingan
harus
terus
menerus
dikembangkan.
Sumber Daya Manusia di Dana Pensiun dituntut untuk dapat memberikan komitmen yang kuat dan selalu memiliki kesadaran yang tinggi akan arti kesatuan dan kebersamaan, serta penjabaran dan pelaksanaannya dalam bekerja
5. Perlakuan sebagai Manusia
Dana Pensiun menyadari dan meyakini, bahwa potensi Daya Manusia merupakan salah satu unsur paling menentukan bagi keberhasilan pelaksanaan kegiatan.
Oleh karenanya, Struktur Organisasi Dana Pensiun ditetapkan antara lain dengan maksud, agar semua sumber dari potensi tersebut, yakni Sumber Daya Manusia sebagai manusia, dapat dan harus dipertahankan, dipelihara, dibina, serta ditingkatkan dan dikembangkan keberadaanya sebagai sumber potensi, agar potensi Daya Manusia yang sangat diperlukan tersebut selalu tersedia dan dapat digunakan dengan baik untuk kepentingan Organisasi.
Salah satu cara terbaik yang harus dijalankan untuk meksud tersebut diatas adalah : memperlakukan Sumber Daya Manusia sebagai sumber potensi Daya Manusia tersebut apa adanya, memperlakukannya sebagai Manusia.
15
Pada satu sisi, semua harkat, kepentingan dan kebutuhan kodrati manusia harus selalu diperhatikan dan dapat dipenuhi dengan sebaik-baiknya, baik kepentingan dan kebutuhan phisik, badaniah, maupun psikis, batiniah.
Disisi yang lain, semua kemampuan (potensi) kodrati yang dimiliki Sumber Daya Manusia berupa Karsa (Ide, Kehendak), Cipta (Daya Pikir, Kepandaian, Pengetahuan), Rasa (Budi Pekerti, Perasaan) dan Karya (kemampuan berbuat, bekerja, melakukan sesuatu), harus dapat dimanfaatkan dan dikembangkan dengan
baik,
tidak
hanya
untuk
kepentingan
Dana
Pensiun
yang
menggunakannya, tetapi juga untuk Sumber Daya Manusia sendiri, karena semua potensi itu harus dikembangkan untuk memenuhi tuntutan alamiahnya. 6. Kesetaraan Peran :
Sesuai dengan tugas, fungsi serta wewenang dan tanggungjawabnya, setiap individu Sumber Daya Manusia memberikan kontribusinya bagi Dana Pensiun dan kelangsungan kegiatannya.
Bagaimanapun kecil dan rendahnya posisi Sumber Daya Manusia didalam Organisasi Dana Pensiun, peran dan kontribusinya tetap sangat diperlukan, karena tanpa kontribusi tersebut, jalinan dan alur gerak Organisasi akan terganggu.
Dana Pensiun selalu memperlakukan semua Bagian, semua Unit Kerja dan semua individu Sumber Daya Manusia memiliki peran yang penting dan ikut menentukan jalannya Organisasi.
7. Profesionalitas, Integritas, Sikap dan Perilaku
Integritas merupakan landasan terpenting bagi semua Sumber Daya Manusia dalam bekerja dan melaksanakan tugasnya.
Setiap individu Sumber Daya Manusia harus memiliki kesadaran yang tinggi tentang penting dan mulianya tugas serta pekerjaannya, sebagai pengemban amanat dari kelangsungan dan keberhasilan Program Pensiun.
Tanpa mengurangi pentingnya arti dan penilaian atas aspek profesionalitas, kemampuan dan ketrampilan, Integritas, Sikap dan Perilaku merupakan ukuran penilaian bagi Sumber Daya Manusia didalam penentuan posisi, jabatan dan peran masing-masing didalam Organisasi Dana Pensiun.
8. Pembinaan Karier dan Empowerment
16
Sumber Daya Manusia di Dana Pensiun dituntut untuk selalu dapat bekerja dan melaksanakan tugasnya, yang setiap saat dapat berubah dan mengalami perkembangan.
Mereka juga diharapkan untuk dapat menerima penugasan dan pemberian wewenang serta tanggungjawab yang lebih luas dan menuntut potensi serta kemampuan yang lebih tinggi, apabila diperlukan oleh Organisasi Dana Pensiun.
Sehubungan dengan itu, Sumber Daya Manusia di Dana Pensiun memiliki kesempatan dan kemungkinan yang sama dan terbuka untuk dapat maju dan berusaha untuk menduduki jabatan yang lebih baik, melalui jenjang pembinaan karier yang dimungkinkan di Dana Pensiun.
Sisi lain dari penerapan pembinaan karier adalah, Sumber Daya Manusia Dana Pensiun berhak mendapat kesempatan untuk selalu meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan serta kemampuan kerjanya, melalui pelatihan dan pendidikan terus menerus, yang diprakarsai dan dibiayai oleh Dana Pensiun
9. Penetapan Tatakerja yang baku
Sebagai sebuah Lembaga Keuangan, Dana Pensiun harus bekerja dengan menerapkan kaidah-kaidah Tata Kelola Yang Baik, yang pada pokoknya meliputi semua pengaturan pada sisi Struktur (Organ), dan Proses (Tatakerja)
Sebaik apapun Struktur Organisasi ditetapkan sesuai dengan Tujuan Organisasi, dan setinggi apapu kualitas, etika, perilaku, integritas dan profesionalisme serta kemampuan dan ketrampilan individu Sumber Daya Manusia, tidak akan ada artinya bagi Organisasi, apabila pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tidak terkordinir dan tidak terikat pada kepatuhan terhadap Tatakerja yang baku.
Sehubungan dengan itu, pada satu sisi Dana Pensiun harus memiliki Struktur Organisasi yang mengatur tentang siapa pihak-pihak yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan serta hubungan kerjanya, dan disisi yang lain Dana pensiun harus menetapkan dan memiliki Tatakerja Dana Pensiun, yang mengatur tentang bagaimana pihak-pihak tersebut melaksanakan kegiatannya sebagai sebuah kesatuan.
Organisasi Dana Pensiun yang terstruktur tersebut hanya akan dapat bergerak dan berjalan dengan baik setelah ditetapkan Tatakerja yang baku dan mengikat.
17
IX. DASAR-DASAR PENETAPAN ORGANISASI DAN TATAKERJA DANA PENSIUN Penyusunan dan penetapan Struktur Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun didasarkan kepada beberapa pertimbangan dan acuan dasar, sebagai berikut : 1. Pemenuhan Kaidah-kaidah Tata Kelola Yang Baik (Good Governance) Penetapan Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun didasarkan kepada kaidah-kidah yang berlaku pada Tata Kelola Yang Baik atau Good Pension Fund Governance. Kaidah-kaidah dan batasan yang ada pada Tata Kelola yang Baik harus dapat terserap dan terlaksana dengan baik didalam penyelenggaraan setiap kegiatan, dan oleh karena itu harus digunakan sebagai dasar dari setiap pengaturan dan penetapan Struktur Organisasi serta Tatakerja Dana Pensiun. Dalam pada itu, keberadaan Dana Pensiun selalu tidak dapat dilepaskan dari lingkungan, yang memberikan pengaruh yang sangat menentukan bagi penerapan Tata Kelola Yang Baik di Dana Pensiun. Oleh karena itu, pelaksanaan kegiatan Dana Pensiun yang didasarkan pada penataan Struktur Organisasi serta penetapan Tatakerja, hanya akan dapat berjalan dan berlangsung dengan baik, apabila pengelolaan kegiatan Dana Pensiun dapat berjalan dengan baik, sesuai dengan prasyarat bagi penerapan Tata Kelola Yang Baik atau Good Pension Fund Governance, yakni adanya situasi yang kondusif, berkaitan dengan pelaksanaan peran dan fungsi dari Regulator sebagai penentu kebijakan dan pembuat peraturan serta pengawas dan pembina Dana Pensiun, dan Peserta sebagai pemangku kepentingan dan pengguna jasa Dana Pensiun. Kaidah-kaidah Tata Kelola Yang Baik yang menjadi dasar dari penetapan Struktur Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun tersebut adalah : a. Prinsip-prinsip Tata Kelola Yang Baik
Transparansi (Tranparenency) o Organisasi Dana Pensiun harus disusun dan ditetapkan dengan selalu menekankan, bahwa keterbukaan dan transparansi dalam semua penyampaian dan pengungkapan informasi materiil dan relevan, baik untuk keperluan internal maupun eksternal, dapat dilakukan secara tepat waktu, memadai, jelas, dapat dipercaya. o Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun harus memberikan jaminan, bahwa semua jajaran Dana Pensiun mempunyai akses yang sama
18
terhadap informasi yang benar dan akurat, sesuai dengan tingkat kewenangan dan peran serta fungsinya, guna pelaksanaan kegiatannya. o Tatakerja Dana Pensiun menjamin, bahwa Pendiri, Peserta, Pensiunan dan para Stakeholders lainnya harus diberikan kemudahan akses guna mendapatkan informasi tentang Dana Pensiun. o Dana Pensiun juga menetapkan dalam Tatakerjanya, bahwa Dana Pensiun bekerja secara terbuka, dan menerima semua pendapat, usul serta saran yang disampaian oleh Peserta. o Semua kebijakan Dana Pensiun harus ditetapkan dalam bentuk tertulis, dan dikomunikasikan kepada pihak yang berkepentingan (Stakeholders) yang berhak untuk memperoleh informasi tentang kebijakan tersebut. o Secara internal, Organisasi Dana Pensiun dengan jelas harus menegaskan adanya penetapan kewenangan dan tanggungjawab bagi setiap jenjang jabatan, serta proses dan prosedur yang transparan dalam rangka menerapkan keterbukaan dan transparansi dalam pengambilan keputusan. o Prinsip keterbukaan ini tidak mengurangi keharusan Dana Pensiun untuk menetapkan dalam Tatakerjanya, tentang pemenuhan peraturan dan ketentuan berkaitan dengan Kerahasiaan, yang berlaku bagi informasi atau keterangan yang karena sifatnya atau sesuai dengan ketentuan undang-undang, harus dirahasiakan..
Akuntabilitas (Accountability) o Kejelasan fungsi, kompetensi, kewenangan dalam pelaksanaan kegiatan dan pertanggungjawaban Organ Dana Pensiun, harus ditetapkan dengan jelas secara tertulis dalam penetapan Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun serta dalam semua Pedoman dan Kebijakan. o Pengelolaan Dana Pensiun harus dilaksanakan dengan penetapan secara jelas fungsi, kegiatan dan tugas yang harus dijalankan, sesuai dengan arah dan tujuan pendirian Dana Pensiun. o Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun harus menetapkan, bahwa semua fungsi, kegiatan dan tugas harus dijalankan dan diselenggarakan dengan pemisahan tanggungjawab yang jelas. o Dana Pensiun juga harus menetapkan kriteria dan persyaratan, sehingga semua fungsi, kegiatan dan tugas dilaksanakan oleh organ dan jajaran 19
Dana Pensiun yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan tanggungjawabnya. o Penerapan prinsip Akuntabilitas ini juga harus disertai dengan penerapan sistim kontrol dan pengawasan, disamping sistim penilaian kinerja bagi semua jajaran Dana Pensiun.
Pertanggungjawaban (Responsibility) o Pertanggungjawaban setiap Organ Dana Pensiun dan jajaran Dana Pensiun harus dinyatakan dengan jelas dalam Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun dan antara lain diterapkan dalam bentuk pengelolaan Dana Pensiun berdasarkan prinsip kehati-hatian secara konsisten serta pepatuhan terhadap semua ketentuan Peundang-undangan dan peraturan lainnya yang berlaku.. o Penerapan Standar Etika dan Perilaku yang baik, dan kesadaran akan risiko, serta penetapan dan penerapan Kebijakan Pengelolaan Risiko juga menjadi dasar dan pedoman kerja pengelolaan Dana Pensiun. o Disamping itu, Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun juga menjamin adanya kesesuaian dan kepatuhan terhadap pelaksanaan dan penerapan prinsip-prinsip pengelolaan kegiatan yang sehat dan lazim berlaku umum.
Kemandirian (Independency) o Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun menegaskan, bahwa Dana Pensiun dikelola secara profesional, tanpa benturan dan pertentangan kepentingan serta pengaruh/tekanan dari pihak manapun juga, yang tidak sesuai dan/atau menyimpang dari peraturan perundang-undangan yang berlaku serta tidak berdasarkan prinsip-prinsip pengelolaan kegiatan yang sehat. o Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun menetapkan, bahwa pengelolaan Dana Pensiun merupakan tanggungjawab kolektif semua jajaran Dana Pensiun, dan harus dijalankan secara bersama-sama, dengan saling memberikan dukungan dan kerjasama. o Kunci dari keberhasilan kegiatan bersama tersebut adalah adanya kemandirian untuk masing-masing fungsi dan penanggunjawabnya, sehingga tidak terjadi adanya paksaan, tekanan dan pengaruh dari pihak lain dalam pelaksanaan kegiatan. 20
Kesetaraan / Kewajaran (Fairness) o Keadilan dan kesetaraan di dalam memenuhi hak-hak stakeholders yang timbul berdasarkan perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku harus dengan tegas ditekankan didalam Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun. o Organisasi dan Tatakerja Daa Pensiun juga menegaskan, bahwa dalam menjalankan
kegiatannya,
semua
jajaran
Dana
Pensiun
selalu
memperhatikan, bahwa semua pihak yang berkepentingan dengan Dana Pensiun (stakeholders) harus memperoleh perlakuan dan perhatian yang sama dan wajar. o Semua masukan, usul dan saran Peserta dan stakeholders yang lain, yang secara terbuka harus diterima oleh Dana Pensiun, harus diperlakukan sama dan semua mempunyai hak yang sama untuk mendapatkan tanggapan dan tindaklanjut. b. Etika dan Perilaku
Disamping pemenuhan semua Prinsip – prinsip Tata Kelola Yang Baik, Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun juga harus ditetapkan dengan memperhatikan kaidah-kaidah penerapan Tata Kelola Yang Baik atau Good Pension Fund Governance juga menetapkan, bahwa tatakelola hanya dapat berjalan secara efektif, apabila semua tatakerja organisasi dijalankan dengan dasar penerapan standar Perilaku dan Etika yang prima
Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun hanya dapat diterapkan dan berjalan dengan baik, apabila seluruh jajaran Dana Pensiun dan semua pihak yang terkait, baik Pendiri/Pemberi Kerja, Pengawas, Mitra Kerja, dan para Peserta harus senantiasa bersikap, berpikir, bekerja dan bertindak serta berinteraksi dengan penerapan Perilaku dan Etika yang baik.
Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun harus menegaskan, bahwa semua jajaran Dana Pensiun bekerja dengan penerapan oleh Akhlak dan Moral yang baik, kepatuhan terhadap norma – norma Hukum yang berlaku, norma – norma kepatutan dan kepantasan, pencegahan terjadinya benturan kepentingan dan berpegang teguh pada kejujuran serta sikap kehati-hatian.
Pemenuhan standar Perilaku dan Etika dari para Pengurus, Pejabat, dan Pekerja Dana Pensiun mutlak harus ditetapkan dalam bentuk penetapan dan penerapan Pedoman / Kebijakan Kode Etik yang mengikat. 21
2. Struktur Oganisasi : Function-Based Structure
Struktur
Organisasi
Dana
Pensiun
disusun
menggunakan
pendekatan
(berdasarkan) fungsi (Function based Structure).
Dengan demikian, jalur kewenangan ditetapkan vertikal, per fungsi atau bidang.
Disadari, bahwa Function based Structure memiliki kelemahan dalam hal koordinasi antar fungsi karena tidak memiliki garis hubungan horizontal.
Tetapi, mengingat terbatasnya jumlah fungsi dan ukuran organisasi yang relatif kecil (dalam ukuran jumlah kegiatan/fungsi), Organisasi disusun dalam bentuk Function based structure.
Disamping itu,
jenis
dan
sifat
kegiatan
Dana
Pensiun
juga
tidak
memungkinakan untuk di Organisir berdasarkan Proses (Process based Structure), dimana Organisasi lebih berbentuk Horizontal, terdiri dari berbagai team.
Namun demikian, menghadapi Era Perubahan saat ini, dimana tuntutan kepentingan kegiatan usaha harus dapat dipenuhi dengan cepat, sehingga berbagai keputusan harus dibuat secara cepat juga, Dana Pensiun telah mempertimbangkan pembentukan berbagai team atau Komite, untuk menunjang Struktur Organisasi.
3. Soliditas dan Fleksibilitas Untuk dapat menjawab tantangan dan memenuhi tuntutan yang timbul berkaitan dengan perubahan dan perkembangan yang selalu terjadi, organisasi Dana Pensiun harus memiliki kemampuan dasar yang tidak saja diperlukan untuk tetap dapat menjalankan kegiatannya dengan baik sebagai sebuah Orhanisasi yang solid, tetapi juga untuk dapat melakukan penyesuaian terhadap perubahan dan perkembangan. Untuk itu, organisasi Dana Pensiun disusun dengan memperhatikan :
Kemampuan untuk menjaga serta memelihara keutuhan organisasi yang solid, efisien, namun fleksibel dan selalu siap bergerak.
Kemampuan untuk memperoleh manfaat dari sumber daya organisasi secara maksimal.
Kemampuan untuk memiliki perhatian, kepedulian, serta kepekaan terhadap (perubahan) lingkungan (environment awareness)
Kemampuan melakukan pengelolaan atas perubahan yang terus menerus dan selalu terjadi (change management)
22
Kemampuan untuk selalu siap melakukan perubahan dan penyesuaian (change readiness)
4. Fungsionalitas, Efisiensi dan Efektifitas
Struktur
Organisasi
dan
Tatakerja
Dana
Pensiun
ditetapkan
dengan
memperhatikan faktor fungsionalitas, dalam arti bahwa semua kegiatan dan fungsi harus tertampung didalam Sturktur Oeganisasi, dan ditetapkan Tatakerjanya.
Disamping itu, dengan memperhatikan prinsip bahwa penggunaan kekayaan Dana Pensiun harus sebesar-besarnya untuk pemenuhan kewajiban pembayaran Manfaat Pensiun, Struktur Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun ditetapkan dengan bersifat sederhana, berdasarkan penerapan prinsip-prinsip penghematan dan kesadaran biaya yang sehat, dengan sama sekali tanpa mengurangi pentingnya pencapaian tujuan.
Tatakerja Dana Pensiun dan jalannya organisasi Dana Pensiun harus senantiasa memperhatikan penggunaan semua sarana, baik yang berupa tenaga, waktu, dana dan peralatan maupun informasi dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang maksimal.
5. Pemanfaatan Tehnologi Informasi dan Komunikasi
Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun juga disusun dan ditetapkan dengan memperhatikan perlunya penerapan dan penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi.
Mengingat adanya perkembangan dan kemajuan yang terus menerus dibidang penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (komputer) dan sarana teknologi lainnya, organisasi dan tatakerja Dana Pensiun juga harus memperhatikan kemungkinan serta fleksibilitas untuk mengikuti perubahan dan perkembangannya.
6. Kemampuan sebagai sebuah ”Learning Entity”
Sebagai sebuah Badan Usaha, Dana Pensiun harus dapat menyerap, mengikuti, serta menerapkan pengetahuan dan informasi yang selalu berkembang sejalan dengan berkembangnya pasar dan masyarakat umumnya, maupun sebagai dampak dari penggunaan teknologi yang semakin maju.
Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun disusun dengan memperhatikan adanya keharusan untuk setiap saat meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan semua
23
jajaran Dana Pensiun, baik sendiri-sendiri sebagai bagian dari organisasi, maupun secara keseluruhan sebagai sebuah badan atau lembaga.
Struktur Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun harus ditetapkan, dengan memperhatikan keharusan bagi semua jajaran Dana Pensiun untuk selalu mengembangkan pengetahuan dan ketrampilan kerja, serta memberikan kesempatan bagi mereka untuk mewujudkannya, sesuai dengan kemampuan Dana Pensiun dan sejalan dengan kepentingan Dana Pensiun.
7. Pemberian Pemberdayaan (Empowerment)
Dana Pensiun mengutamakan pengisian personil untuk semua posisi dan jabatan dalam organisasi Dana Pensiun dengan Sumber Daya Manusia yang sudah ada dan dimiliki Dana Pensiun.
Para pekerja yang dinilai telah mengalami peningkatan pengetahuan, kemampuan serta ketrampilannya, sedapat mungkin harus dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya untuk kepentingan Dana Pensiun, dan untuk itu harus diberikan wewenang dan tanggungjawab yang lebih besar (empowerment), sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan Dana Pensiun. X. PENYUSUNAN DAN PENETAPAN STRUKTUR ORGANISASI
Penyusunan dan penetapan Struktur Organisasi Dana Pensiun tidak dapat dilepaskan dari kepentingan pencapaian Tujuan Pendirian Dana Pensiun. Agar tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut dapat tercapai dan terlaksana dengan baik, harus disusun dan ditetapkan Struktur Organisasi dari Dana Pensiun, sebagai lembaga yang meyelenggarakan usaha pencapaian tujuan tersebut, melalui pelaksanaan berbagai kegiatan yang diperlukan. Sehubungan dengan itu, sebagaimana sebuah badan usaha lembaga keuangan, struktur organisasi Dana Pensiun disusun dan ditetapkan berdasarkan fungsi yang harus dijalankan dalam pengelolaan Dana Pensiun. Seperti telah disebutkan sebelumnya, Struktur Organisasi Dana Pensiun merupakan sebuah Function-Based Structure, atau Struktur Organisasi yang disusun dan ditetapkan berdasarkan fungsi-fungsi yang ada dan harus dijalankan oleh Dana Pensiun. Untuk memudahkan pelaksanaan dan kordinasi semua fungsi tersebut, beberapa fungsi dikelompokkan menjadi Kegiatan, dan pada tingkat yang paling tinggi, Kegiatankegiatan dikelompokkan kedalam beberapa Bidang atau Kelompok Kegiatan.
24
Perincian dan jenis fungsi yang ada pada organisasi Dana Pensiun dan penyusunan serta pengelompokannya kedalam Kegiatan dan Bidang dalam Struktur Organisasi Dana Pensiun adalah sebagai berikut : 1. Bidang (Kelompok Kegiatan) Dana Pensiun Seluruh kegiatan Dana Pensiun sebagai Dana Pensiun Pemberi Kerja (DPPK), dengan Program Pensiun Manfaat Pasti (PPMP) dikelompokkan kedalam : 1.1. Bidang (Kelompok Kegiatan) Kepesertaan 1.2. Bidang (Kelompok Kegiatan) Pengembangan Dana (Investasi) 1.3. Bidang (Kelompok Kegiatan) Operasionil dan Penunjang 2. Jenis – jenis Kegiatan Dana Pensiun Ketiga kelompok Kegiatan Dana Pensiun diatas, masing-masing terinci dan meliputi berbagai Kegiatan, sebagai berikut :
Bidang Kepesertaan, terdiri dari o Kegiatan Aktuaria dan Pendanaan o Kegiatan Pelayanan Kepesertaan
Bidang Pengembangan Dana (Investasi), terdiri dari o Kegiatan Penempatan Dana (Investasi) pada Pasar Uang o Kegiatan Penempatan Dana (Investasi) pada Pasar Modal o Kegiatan Pembinaan Anak Perusahaan
Bidang Umum / Penunjang, terdiri dari : o Kegiatan Perencanaan o Kegiatan Pengawasan o Kegiatan Sekretariat o Kegiatan Akuntansi dan Pelaporan
o Kegiatan Administrasi Sumber Daya Manusia dan Logistik o Kegiatan Sistim Informasi Teknologi 3. Jenis - jenis Fungsi Dana Pensiun Masing-masing kegiatan hanya akan dapat berjalan dalam bentuk pelaksanaan dari berbagai fungsi dan terikat dalam rangkaian atau alur sebuah Proses yang baku dan teratur. Berjalannya berbagai fungsi inilah yang pada hakekatnya merupakan inti dari penyelenggaraan tatakelola Dana Pensiun, dan menjadi dasar dari penyusunan serta penetapan Struktur Organisasi Dana Pensiun. Pembagian Kegiatan kedalam Fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut : 25
Kegiatan Aktuaria dan Pendanaan meliputi : o Fungsi Aktuaria dan Perhitungan Pendanaan o Fungsi Administrasi Kepesertaan
Kegiatan Pelayanan Kepesertaan meliputi : o Fungsi Pelayanan Iuran Pensiun o Fungsi Pelayanan Manfaat Pensiun o Fungsi Pelayanan Hubungan Kepesertaan
Kegiatan Penempatan Dana (Investasi) pada Pasar Uang meliputi : o Fungsi Analisis Investasi o Fungsi Hubungan Kelembagaan
Kegiatan Penempatan Dana (Investasi) pada Pasar Modal meliputi : o Fungsi Analisis Investasi o Fungsi Hubungan Kelembagaan
Kegiatan Pembinaan Anak Preusan meliputi : o Fungsi Pembinaan Usaha o Fungsi Pembinaan Lembaga
Kegiatan Perencanaan
Kegiatan Pengawasan
Kegiatan Sekretariat
Kegiatan Umum meliputi : o Fungsi Administrasi Logistik o Fungsi Administrasi Sumber Daya Manusia
Kegiatan Administrasi Keuangan meliputi : o Fungsi Akuntansi o Fungsi Kas dan Settlement o Fungsi Laporan
Kegiatan Sistim Informasi Teknologi meliputi : o Fungsi System Administrator o Fungsi Pelayanan User
4. Jenis – jenis Pekerjaan dan Tugas : Setiap Fungsi merupakan kumpulan atau kesatuan dan kordinasi dari pelaksanaan berbagai Tugas (Task) dan Pekerjaan (Job), yang sehari-hari dilaksanakan dan dijalankan oleh individu dalam organisasi sebagai pelaksana. 5. Jenjang Unit Organisasi 26
Pengurus menetapkan pembentukan dan kordinasi serta hubungan kerja dari Unit Organisasi Dana Pensiun, sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan dari pengelolaaan Dana Pensiun. Berdasarkan penggolongan Bidang, Kegiatan, dan Fungsi seperti diatas, Struktur Organisasi Dana Pensiun secara keseluruhan disusun dan ditetapkan dengan jenjang Unit Organisasi sebagai berikut (dari Unit Organisasi terkecil)
Tugas dan Pekerjaan : Merupakan Unit Organisasi terkecil, yang merupakan bentuk tugas atau pekerjaan tertentu sebagai bagian dari pelaksanaan penyelesaian sebuah Proses. Pembentukan dan penambahan/pengurangan Tugas atau Pekerjaan diputuskan oleh Direktur Bidang, berdasarkan usul dari Manajer/Kepala Bagian yang terkait.
Seksi atau Sub Bagian Merupakan Unit Organisasi yang bertanggungjawab untuk melaksanakan fungsi penyelesaian sebuah proses kegiatan tertentu, yang merupakan gabungan atau kumpulan dari pelaksanaan berbagai Tugas atau Pekerjaan Pembentukan dan penambahan/pengurangan Seksi diputuskan oleh Pengurus berdasarkan usul dari Manajer/Kepala Bagian yang terkait melalui Direktur Bidang.
Bagian : Merupakan Unit Organisasi yang bertanggungjawab untuk pelaksanaan dan kordinasi dari sebuah Kegiatan, yang merupakan gabungan atau kumpulan dari Seksi atau Sub Bagian. Pembentukan dan penambahan/pengurangan Bagian diputuskan oleh Pengurus berdasarkan usul dari Direktur Bidang.
Bidang : Merupakan pengelompokan dari beberapa Bagian. Sebenarnya bukan merupakan Unit Organisasi, tetapi hanya dimaksudkan guna pengaturan dan memudahkan pengelompokan kordinasi oleh Pengurus Dana Pensiun Pendiri menetapkan Bidang-bidang yang menjadi tanggungjawab dari masingmasing Pengurus pada saat penunjukannya.
6. Jenjang Posisi dan Jabatan dalam Struktur Organisasi 6.1. Pengurus (Direksi) 27
Sebagaimana ketentuan dalam Undang-undang No. 11 Tahun 1992 tentang Dana Pensiun, penanggungjawab keseluruhan pengelolaan Dana Pensiun adalah Pengurus.
Dalam melaksanakan pekerjaannya, Pengurus terikat dalam hubungan kerja sebagai sebuah lembaga yang disebut Direksi, yang terdiri dari Direktur Utama dan beberapa Direktur.
Pembidangan pekerjaan, wewenang dan tanggungjawab Pengurus adalah sebagai berikut : o Direktur Utama membidangi kegiatan-kegiatan
Perencanaan,
Pengawasan, dan
Sekretariat.
o Masing-masing Direktur Bidang membidangi beberapa kegiatan, yang dikelompokkan kedalam Bidang-bidang sebagai berikut :
Bidang Kepesertaan
Bidang Pengembangan Dana (Investasi)
Bidang Umum dan Administrasi Keuangan
6.2. Manajer / Kepala Bagian
Para Manager / Kepala Bagian memimpin dan mengkordinir pelaksanaan fungsi Dana Pensiun pada tingkat Kegiatan, dalam Jenjang Bagian atau Satuan.
Manager / Kepala Bagian atau Kepala Satuan berada dalam kordinasi dan bertanggungjawab kepada Direktur Bidang
Struktur Organisasi Dana Pensiun secara keseluruhan memiliki 10 (sepuluh) posisi jabatan pada jenjang Bagian dan 1 (satu) Kepala Satuan, sebagai berikut : o Bagian Aktuaria dan Pendanaan o Bagian Pelayanan Kepesertaan o Bagian Penempatan Dana (Investasi) pada Pasar Uang o Bagian Penempatan Dana (Investasi) pada Pasar Modal o Bagian Pembinaan Anak Perusahaan o Bagian Perencanaan o Satuan Pengawasan Internal o Bagian Sekretariat 28
o Bagian Umum o Bagian Administrasi Keuangan o Bagian Sistim Informasi Teknologi
Pengurus menentukan dan menempatkan para pejabat Manager atau Kepala Bagian, sesuai dengan kualifikasi dan kriteria kemampuan serta ketrampilan dan persyaratan lainnya.
Posisi atau jabatan Manager / Kepala pada Bagian tertentu dapat dirangkap atau dijalankan oleh Manager / Kepala pada Bagian lainnya.
Posisi atau jabatan Manager / Kepala Bagian juga dapat dikosongkan, dan ditangani langsung oleh Direktur Bidang.
6.3. Kepala Seksi
Jenjang posisi atau jabatan berikutnya hádala Kepala Seksi, yang berada dalam kordinasi serta pembinaan para Manager / Kepala Bagian atau Kepala Satuan.
Para Kepala Seksi melaksanakan dan mengkordinir pekerjaan dan tugas para pelaksana pada masing-masing jenjang organisasi Seksi.
6.4. Pekerja Pelaksana
Para Petugas Pelasana adalah individu pekerja Dana Pensiun yang melaksanakan Tugas atau Pekerjaan yang diperlukan dalam setiap Seksi.
Catatan : Struktur Organisasi Dana Pensiun : terlampir XI. PENGISIAN JABATAN, PEMBERIAN DELEGASI WEWENANG DAN PERINCIAN TUGAS (Job Description) Sesuai dengan kaidah penerapan Tata Kelola Yang Baik atau Good Pension Fund Governance, semua kegiatan dan aktifitas yang dilakukan oleh Dana Pensiun harus dilaksanakan pejabat dan pekerja Dana Pensiun berdasarkan pemberian otoritas yang baku dan resmi, dengan akuntabilitas dan responsibilitas yang jelas. Sehubungan dengan itu, pemberian kewenangan dan tanggungjawab kepada para pejabat dan pekerja Dana Pensiun ditetapkan sebagai berikut :
Para Pengurus Dana Pensiun ditunjuk dan diangkat serta memperoleh penetapan kewenangan dan tanggungjawab secara individuil dari Pendiri, berdasarkan Surat Keputusan Pengangkatan masing-masing.
29
Para pejabat dan pekerja Dana Pensiun diangkat dan dipekerjakan oleh Pengurus, sesuai dengan kebutuhan Dana Pensiun dan kegiatan yang harus dilaksanakan.
Penerimaan dan pengangkatan atau perpindahan dan pergantian pejabat Dana Pensiun pada tingkat Manajer/Kepala Bagian atau Kepala Satuan harus dilaporkan kepada Dewan Pengawas.
Penempatan dan penunjukan semua pejabat dan pekerja Dana Pensiun pada posisi dan jabatannya masing-masing dilakukan oleh Pengurus, dalam bentuk Surat Keputusan.
Sebagai kelengkapan dari Surat Keputusan Pengangkatan masing-masing, untuk dapat melaksanakan tugasnya, kepada para pejabat dan pekerja Dana Pensiun diberikan Delegasi Wewenang dari atasan langsungnya, secara berjenjang.
Manajer/Kepala Bagian atau Kepala Satuan memperoleh pelimpahan atau Delegasi Wewenang untuk menjalankan tugasnya dari Direktur Bidang, dengan diketahui oleh Pengurus.
Kepala Seksi memperoleh pelimpahan atau Delegasi Wewenang untuk menjalankan tugasnya dari Manajer/Kepala Bagian atau Kepala Satuan, dengan diketahui oleh Direktur Bidang
Para Pekerja Pelaksana memperoleh pelimpahan atau Delegasi Wewenang untuk menjalankan tugas atau pekerjaannya dari Kepala Seksi, dengan diketahui oleh Manajer/Kepala Bagian atau Kepala Satuan.
Setiap pemberian Delegasi Wewenang, harus disertai dengan penetapan Perincian Tugas (Jobs Description), yang dengan jelas menetapkan tugas dan pekerjaan yang harus dilaksanakan dan dikerjakan, serta wewenang dan tanggungjawab yang melekat pada jabatan dan/atau tugas serta pekerjaan tersebut. XII. SISTIM DASAR TATAKERJA DANA PENSIUN
Tatakerja Dana Pensiun diterapkan dengan kebijakan untuk menggunakan berbagai Sistim, yang diterapkan sebagai dasar pada setiap pelaksanaan kegiatan. Berbagai Sistim Dasar tersebut adalah : 1.
Sistim Kepatuhan terhadap Regulasi dan Peraturan (Compliance) Pengelolaan Dana Pensiun dilakukan berdasarkan legitimasi dan pedoman serta batasan ketentuan-ketentuan yang diatur melalui peraturan perundang-undangan yang umum maupun ketentuan-ketentuan internal yang semuanya tertulis.
30
Secara umum pelaksanaan kegiatan Dana Pensiun selalu berpedoman pada ketentuan Undang-undang, Peraturan Pemerintah, dan hirarki peraturan umum lainnya, termasuk ketentuan dalam peraturan lainnya yang dibuat dan ditetapkan oleh pihak yang berwenang (antara lain Menteri Keuangan RI, Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan, Direktur Jenderal Pajak, Direktur Dana Pensiun pada Departemen Keuangan, dan sebagainya)
Pedoman jangka panjang diberikan oleh Pendiri berupa wewenang untuk pengelolaan umum serta pengembangan dana dan kekayaan Dana Pensiun, yang kesemuanya merupakan kebijakan umum Pendiri, tertuang dalam bentuk Surat Keputusan, Surat Edaran, dan berbagai dokumen lainnya.
Semua pedoman dan ketentuan-ketentuan umum tersebut diatas dituangkan dalam bentuk Peraturan Dana Pensiun yang ditetapkan berlakunya dalam Surat Keputusan Pendiri dan mendapatkan persetujuan dalam bentuk Keputusan Menteri Keuangan.
Peraturan Dana Pensiun tersebut berfungsi sebagai dokumen Akta Pendirian atau Anggaran Dasar Dana Pensiun yang diumumkan dalam Berita Negara, sebagai pegangan pokok pelaksanaan kegiatan, dan sekaligus juga sebagai dokumen peraturan Program Pensiun yang secara resmi dimiliki (diberikan) kepada setiap peserta.
2. Sistim Perencanaan dan Anggaran Setiap kegiatan Dana Pensiun harus dilaksanakan dan diselenggarakan dengan diawali oleh penetapan dan penyusunan
Rencna Kerja dan Anggaran sebagai
pegangan. Sistim perencanaan kegiatan Dana Pensiun dilaksanakan dalam bentuk dan penjabaran mekanisme yang baku, dalam hirarkhi dan tatacara sebagai berikut :
Secara umum perencanaan kegiatan Dana Pensiun didasarkan pada Tujuan pendirian Dana Pensiun yang ditetapkan didalam Peraturan Dana Pensiun.
Selanjutnya Pendiri menetapkan dan memberikan batasan-batasan serta sasaran pengelolaan dana melalui penetapan Arahan Investasi.
Setiap tahun disusun Rencana pelaksanaan kegiatan Dana Pensiun dalam bentuk Rencana Investasi dan Rencana Kerja dan Anggaran (RKAP) yang harus disetujui oleh Pendiri.
Pelaksanaan semua kegiatan selalu harus dilakukan dengan memperhatikan serta berpedoman pada Rencana Kerja dan Anggaran yang telah ditetapkan. 31
Dengan demikian, diharapkan pelaksanaan semua kegiatan akan dapat berjalan dengan arah yang benar, tepat waktu, efektif dan efisien.
3. Sistim Kewenangan Dan Tanggung Jawab Segenap jajaran Dana Pensiun memiliki kewenangan dan tanggungjawab tertentu, yang kesemuanya didasarkan dan dimaksudkan untuk pencapaian hasil tatakelola yang optimal.
Pendiri memiliki kewenangan dan tanggungjawab tertentu sebagaimana ditetapkan didalam Undang-undang dan dijabarkan didalam Peraturn Dana Pensiun.
Wewenang dan tanggungjawab pengawasan terhadap pebtelenggaraan Dana Pensiun berada pada Dewan Pengawas.
Wewenang san tanggung jawab Pengurus adalah untuk menjalankan dan melakukan pengurusan Dana Pensiun sehari-hari dengan mengutamakan kepentingan Dana Pensiun dan stakeholdernya dalam rangka meningkatkan dan mengembangkan Dana Pensiun dan pemenuhan tujuan pelaksanaan Program Pensiun.
Selanjutnya semua jajaran Dana Pensiun memperoleh penetapan wewenang dan tanggungjawab dari Pengurus, berupa pemberian Delegasi Wewenang dan penetapan Job Description untuk semua jabatan.
4. Sistim Kontrol Dan Pengawasan Pengelolaan Dana Pensiun dilakukan dengan penerapan Pengawasan dan Kontrol. Secara internal, Pengawasan Internal Dana Pensiun dilakukan oleh jajaran Satuan Pengawasan Intern (SPI) yang bertanggungjawab kepada Direktur Utama. Pengawasan terhadap Dana Pensiun dilakukan oleh Dewan Pengawas, yang dalam pelaksanaannya membentuk Badan Audit. Badan (2) lainnya dapat dibuat apabila dianggap perlu. Setiap tahun, Laporan Keuangan Dana Pensiun di audit oleh Auditor Kantor Akuntan Publik sesuai ketentuan Menteri Keuangan RI. Pembinaan dan Pengawasan juga dilakukan oleh Regulator, dalam hal ini Biro Dana Pensiun pada Departemen Keuangan R.I. Lebih lanjut, Sistim Kontrol dan Pengawasan Dana Pensiun dilaksanakan sebagai berikut :
Satuan Pengawasan Intern melakukan audit dan pengawasan secara terus menerus terhadap peleksanaan semua kegiatan Dana Pensiun. 32
Pengawasan atas ketaatan dan pemenuhan serta pencapaian Rencana Kerja dan Anggaran serta Rencana Investasi oleh Dewan Pengawas.
Dewan Pengawas juga melakukan evaluasi terhadap organisasi, Kontrol dan prosedur, sumber daya manusia serta kinerja Dana Pensiun, termasuk pelaksanaan fungsi Audit lntern dan Audit Ekstern. Pengawasan oleh Regulator (Direktorat Dana Pensiun Dept. Keuangan R.I.) dilakukan baik melalui Laporan berkala yang meliputi semua kegiatan Dana Pensiun, maupun dengan pelaksanaan Pemeriksaan Langsung apabila dianggap perlu. Dalam kaitan dengan Kontrol dari stakeholders, Dana Pensiun memberikan kebebasan bagi seluruh Peserta untuk mendapatkan informasi yang akurat tentang perkembangan kegiatan Dana Pensiun, dan menyampaikan saran/usul atau pendapat tentang pengelolaan dan pengembangan dana oleh Dana Pensiun. 5. Sistim Pencatatan dan Laporan Kegiatan Dana Pensiun berkaitan dengan kepentingan dari Peserta yang meliputi jumlah yang sangat besar. Disamping itu, kegiatan Dana Pensiun juga melibatkan jumlah dana yang besar, dan semakin membesar seiring dengan bertambahnya kekayaan Dana Pensiun. Dari segi jangka waktu, jangkauan kurun waktu kegiatan Dana Pensiun juga amat panjang, bahkan mungkin tak terbatas. Sehubungan dengan itu, pengelolaan Dana Pensiun harus dilakukan dengan Sistim Pencatatan serta Pelaporan yang baik.
Sistim Akuntansi Dana Pensiun harus benar-benar baik, dapat dipercaya dan memiliki tingkat keakuratan yang tinggi, serta tepat waktu.
Pencatatan dalam bentuk dokumen, filing, arsip dan catatan lainnya harus dibuat dan dipelihara serta disimpan sesuai dengan kebutuhan (masa retensi).
Penggunaan informasi dan data untuk keperluan internal, dalam rangka pengambilan keputusan dan tindakan, harus tersedia dengan memadai, akurat, tepat waktu dan dapat dipercaya.
Penerapan Sistim pencatatan dan pelaporan yang mencakup kepentingan Regulator, Pendiri dan stakeholders lainnya, maupun untuk kepentingan internal manajemen Dana Pensiun, berintikan pada Laporan Keuangan dan Laporan Portofolio Investasi.
33
XIII. PEDOMAN DASAR TATAKERJA DANA PENSIUN Sistim Dasar Tatakerja Dana Pensiun yang menjadi acuan bagi penyelenggaraan Tatakerja Dana Pensiun seperti disebutkan diatas, pelaksanaannya diterapkan dan dituangkan kedalam berbagai Pedoman yang ditetapkan dan diterapkan untuk semua kegiatan, yang harus ditetapkan secara baku dan diterapkan serta dipatuhi secara konsisten. Pengurus Dana Pensiun menyusun dan menetapkan Pedoman yang diperlukan untuk melaksanakan setiap kegiatan, sehingga dengan demikian tidak ada kegiatan atau aktifitas yang dilakukan Dana Pensiun yang ridak ditetapkan Pedomannya. Pedoman-pedoman tersebut tidak hanya sangat diperlukan untuk digunakan sebagai pegangan dan petunjuk bagi semua jajaran Dana Pensiun dalam melaksanakan kegiatan, namun juga memiliki arti yang lebih luas sebagai bagian dari usaha untuk menyelenggarakan Tatakelola Dana Pensiun yang Baik atau penerapan Good Pension Governance. Dengan penetapan dan penerapan Pedoman-pedoman tersebut secara konsisten, diharapkan Tatakerja Dana Pensiun dapat berjalan dengan baik dan lancar, serta sekaligus memperoleh berbagai manfaat dan pencapaian antara lain :
Diterapkannya Prinsip-prinsip Kepatutan dan Etika Bisnis yang baik, serta kepatuhan dan ketaatan terhadap ketentuan Perundang - undangan dan Peraturan lainnya yang berlaku.
Terhindarnya praktek – praktek kecurangan dan manipulasi.
Perlindungan bagi Pejabat dan Petugas Dana Pensiun dari kemungkinan terjadinya hal – hal yang tidak diharapkan
Diperolehnya Peringatan Dini (Early Warning) terhadap kemungkinan terjadinya masalah dan hal yang tidak diharapkan.
Pemanfaatan Dana, Sarana, Sumber Daya Manusia dan Sumber Daya Lainnya secara maksimal
Kemudahan dan kebenaran penguasaan Manajemen atas semua situasi dan masalah yang harus dihadapi.
Pedoman-pedoman tersebut dibuat dalam 2 (dua) tingkatan, terdiri dari :
Pedoman pada tingkat Kebijakan, yang dibuat untuk masing-masing bidang dan kegiatan. Pedoman pada tingkat Kebijakan tersebut selanjutnya dijabarkan dan diperinci menjadi 34
Pedoman pada tingkat Opearsional,
dalam bentuk penyusunan dan penetapan
Buku Pedoman Operasional atau Standar Operational Procedure pada masingmasing bidang kegiatan. Pedoman pada tingkat Kebijakan diberlakukan bagi seluruh jajaran Dana Pensiun melalui penetapan/persetujuan Pendiri, sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari penerapan Tata Kelola Dana Pensiun yang Baik atau Good Pension Fund Governance. Pedoman pada tingkat Kebijakan tersebut antara lain terdiri dari : 1. Pedoman/Kebijakan Sistim Pengendalian Intern 2. Pedoman/Kebijakan Kode Etik (Code Of Conduct) 3. Pedoman/Kebijakan Pengelolaan Risiko 4. Pedoman/Kebijakan Aktuaria dan Pendanaan 5. Pedoman/Kebijakan Investasi 6. Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja 7. Pedoman/Kebijakan Penyusunan Rencana Kerja Dan Anggaran 8. Pedoman/Kebijakan Akuntansi 9. Pedoman/Kebijakan Pelayanan Kepesertaan 10. Pedoman/Kebijakan Sistim Teknologi Informasi 11. Pedoman/Kebijakan Penjualan, Pelepasan, dan Penghapusan Aktiva Investasi Bermasalah dan Aktiva Operasionil 12. Pedoman/Kebijakan Perpajakan 13. Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang Dan Jasa 14. Pedoman/Kebijakan Pengambilan Keputusan 15. Pedoman/Kebijakan Kearsipan 16. Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat Pengurus harus membuat dan menetapkan Pedoman lainnya, dalam hal diperlukan. Disamping itu, Pengurus harus melakukan revisi dan/atau perubahan terhadap semua Pedoman yang telah ada, sesuai dengan perkembangan dan perubahan yang terjadi. XIV. ORGANISASI DAN TATAKERJA PERKANTORAN Sebagai kelengkapan dan bagian dari pelaksanaan penetapan Organisasi dan Tatakerja Dana Pensiun, pelaksanaan pekerjaan sehari-hari Dana Pensiun juga harus diorganisir dan ditetapkan Tatakerjanya, dengan penetapan Organisasi dan Tatakerja Perkantoran. Organisasi Perkantoran menetapkan lay out atau tata ruang kantor berdasarkan keperluan pelaksanaan pekerjaan dan kegiatan dari masing-masing Bagian. 35
Selanjutnya masing-masing Bagian akan mengatur ruang kerja dan peralatan kerja yang dipergunakan berdasarkan kepentingan kelancaran alur pekerjaan pada masing-masing Seksi dan para Pekerja Pelaksana. Hal-hal yang harus mendapatkan perhatian dalam penataan ruang kerja adalah :
Seluruh Ruang Kerja (kantor) Dana Pensiun adalah wilayah ruang bebas rokok.
Ruang Kerja Dana Pensiun dibagi menjadi kelompok ruang yang terdiri dari : Ruang Kerja Pengurus, Ruang Rapat, Ruang Tamu/Ruang Tunggu, Area Penerima Tamu, Ruang Kerja pejabat Manajer/Kepala Bagin kebawah dan pekerja lainnya, Ruang Arsip/Dokumen.
Keamanan dan kelengkapan dari semua sarana perkantoran, baik peralatan, mebelair, dokumen, alat tulis dan sebagainya harus mendapatkan perhatian utama.
Pemegangan dan penggunaan kunci, kode, sandi dan sarana pengaman lainnya bagi penggunaan dan pemakaian semua sarana kantor, baik yang berupa pengamanan phisik maupun non phisik ditetapkan dengan jelas oleh Direktur Bidang masingmasing.
Seluruh aktifitas kantor dan semua kegiatan sehari-hari harus selalu dalam keadaan terkendali dan berlangsung dengan aturan serta penataan yang baik dan baku.
Efisiensi, efektifitas dan pencapaian hasil yang maksimal harus menjadi perhatian utama dari penyelenggaraan kegiatan kantor.
Kehadiran dan keberadaan Pekerja dan semua orang di kantor harus diatur, baik yang berkaitan dengan jam kerja, waktu istirahat, dan sebagainya, maupun yang berkaitan dengan penerimaan tamu, pelayanan Peserta atau pihak lain yang memiliki kepentingan.
Pengaturan ruangan kantor, tempat duduk dan tempat bekerja juga harus ditetapkan dengan baik, sehingga menunjang kenyamanan dan ketertiban bekerja.
Penggunaan komputer, mesin fotocopy, dan peralatan kantor lainnya juga harus diatur dan ditetapkan dengan baik, dengan pemisahan yang jelas antara peralatan yang digunakan secara bersama-sama (kolektif) dan peralatan yang digunakan secara individuil.
Pengorganisasian dan penggunaan serta lalu lintas perpindahan dokumen dan berkas kerja juga harus ditetapkan, untuk menghindari hal-hal yang tidak diharapkan.
36
Rincian tentang Pedoman Organisasi dan Tatalaksana Perkantoran dituangkan kedalam dokumen Peraturan Perkantoran yang digunakan sebagai pegangan bagi semua jajaran Dana Pensiun.
Direktur Bidang Umum bertanggungjawab mengkordinir dan membina serta mengawasi penetapan serta penerapan ketentuan organisasi dan tatakerja perkantoran, yang sehari-harinya menjadi tanggungjawab dari Manajer/Kepala Bagian Umum. XV. KEWENANGAN DAN TANGGUNGJAWAB Direktur Utama pada dasarnya bertanggungjawab dalam kordinasi penetapan dan pelaksanaan seluruh Kebijakan Organisasi dan Tatakerja. Dalam hal diperlukan, baik atas pertimbangan sendiri, maupun atas usul Pengurus, Direktur Utama setiap saat dapat mempertimbangkan perlunya dilakukan kajian kembali (review) terhadap Struktur Organisasi Dana Pensiun, dan dilakukannya perubahan dan reorganisasi, sesuai dengan perkembangan yang terjadi dan tuntutan/keperluannya. Namun demikian, perubahan dan reorganisasi dalam skala yang menurut keputusan Pendiri cukup penting dan mendasar, harus mendapatkan persetujuan Pendiri. Untuk maksud tersebut, setiap kali Direktur Utama memandang perlu untuk dilakukan evaluasi dan reorganisasi, harus dilaporkan terlebih dulu kepada Pendiri melalui Dewan Pengawas. Setiap kali dilakukan perubahan dan reorganisasi, harus selalu diikuti dengan penetapan perubahan pada Tatakerja Dana Pensiun, yang sepenuhnya harus selalu ditetapkan dengan memperhatikan serta menyesuaikan terhadap Struktur Organisasi yang ada. Dibawah kordinasi Direktur Utama, semua anggota Pengurus bertanggungjawab untuk melaksanaan tugas memberikan arahan dan mengkordinir pelaksanaan semua Kegiatan dalam Bidangnya, serta selalu memelihara kerjasama dan kelancaran hubungan antar Bidang, serta menjaga kesatuan dan kekompakan sebagai bagian dari Organisasi. Secara khusus, Direktur Bidang Umum bertanggungjawab sebagai kordinator dalam pelaksanaan kegiatan administratif yang berkaitan dengan masalah Organisasi dan Tatakerja, dan bertanggungjawab kepada Direktur Utama. Dalam kedudukannya seperti itu, Direktur Bidang Umum bertanggungjawab untuk melakukan monitoring dan evaluasi secara terus menerus terhadap organisasi dan tatakerja Dana Pensiun, serta mengajukan usul dan pertimbangan kepada Pengurus, 37
berkaitan dengan Revisi dan Perubahan yang dipandang perlu untuk dilakukan terhadap Pedoman/Kebijakan Investasi. Usul dan pertimbangan tersebut selanjunya dimintakan keputusan dari Direktur Utama. Direktur Bidang Umum juga bertanggungjawab melakukan evaluasi dan kajian terhadap keberadaan Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja, termasuk kemungkinan dan keperluan untuk dilakukannya revisi atau penyesuaian dengan perubahan dan perkembangan yang terjadi. Pelaksanaan kegiatan Operasional dan administrasi sehari-hari yang berkaitan dengan Organisasi dan Tatakerja pada tingkat operasional berada pada Manajer Bagian Umum/SDM. Mengingat bahwa jalannya kegiatan Organisasi dan penerapan Tatakerja tidak dapat dilepaskan dari peranan berbagai fungsi dan kegiatan serta proses pada Bidang-bidang lainnya, para Direktur Bidang yang lain beserta seluruh jajarannya juga bertanggungjawab untuk
selalu memberikan dukungan yang sebaik-baiknya bagi
kelancaran dan keamanan serta keberhasilan berjalannya sendi-sendi Organisasi dan penerapan Tatakerja dengan sebaik-baiknya. Secara umum, seluruh jajaran Dana Pensiun bertanggungjawab dan berkewajiban untuk selalu melaksanakan semua kegiatannya dengan berlandasakan pada tatanan Organisasi Dana Pensiun yang telah ditetapkan, serta mengikuti dan menerapkan Pedoman Kebijakan serta Operasionil Tatakerja Dana Pensiun yang berlaku. XVI. PENUTUP 1. Ketentuan dan kaidah – kaidah dalam Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja yang disusun oleh Pengurus dan dinyatakan berlakunya oleh Pendiri ini menjadi dasar dan atau pedoman bagi seluruh Insan Dana Pensiun dan Pekerja dalam Unit Kerja Dana Pensiun dalam bersikap, berpikir dan bertindak melaksanakan tugas dan pekerjaannya. 2. Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini merupakan bagian tak terpisahkan dari Pedoman/Kebijakan Penerapan Tata Kelola Yang Baik yang berlakunya ditetapkan oleh Pendiri. 3. Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini menetapkan Prinsip-Prinsip Pedoman/Kebijakan dari kegiatan penyusunan dan penetapan Struktur Organisasi dan Tatakerja yang diterapkan di Dana Pensiun. 38
Perincian pelaksanaan dari Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini lebih lanjut dituangkan dalam bentuk Pedoman/Kebijakan berbagai bidang yang lain dan pedoman dan prosedur operasional yang ditetapkan dalam bentuk Buku Pedoman Operasional (BPO) masing-masing bidang 4. Sejak berlakunya Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini maka seluruh kebijakan, peraturan atau ketentuan yang bertentangan dengan prinsip-prinsip dalam
Pedoman/Kebijakan
Organisasi
dan
Tatakerja ini
akan
diadakan
penyesuaian. 5. Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini berlaku sejak penetapan berlakunya Pedoman/Kebijakan Penerapan Tata Kelola Yang Baik oleh Pendiri. 6. Sebelum dinyatakan berlaku, Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja ini diberitahukan dan disosialisasikan kepada semua jajaran Dana Pensiun. Jakarta, ………………………….. DANA PENSIUN ABCD PENGURUS
(Direktur Utama)
(Direktur)
(Direktur)
39
Lampiran Pedoman/Kebijakan Organisasi dan Tatakerja
STRUKTUR ORGANISASI DANA PENSIUN ABCD
DIREKTUR UTAMA
SATUAN PENGAWASAN INTERN
PERENCANAAN
SEKRETARIAT
DIREKTUR BIDANG KEPESERTAAN
BAGIAN AKTUARIA DAN PENDANAAN
DIREKTUR BIDANG INVESTASI
BAGIAN PELAYANAN KEPESERTAAN
BAGIAN INVESTASI PASAR UANG
DIREKTUR BIDANG UMUM DAN ADM. KEUANGAN
BAGIAN INVESTASI PASAR MODAL
BAGIAN PEMBINAAN ANAK PERUSAHAAN
BAGIAN UMUM
SEKSI AKTUARIA
SEKSI IURAN PENSIUN
SEKSI ANALISA INVESTASI
SEKSI ANALISA INVESTASI
SEKSI PEMBINAAN USAHA
SEKSI ADMINISTRASI PESERTA
SEKSI MANFAAT PENSIUN
SEKSI HUBUNGAN LEMBAGA
SEKSI HUBUNGAN LEMBAGA
SEKSI PEMBINAAN LEMBAGA
SEKSI HUBUNGAN PESERTA
40
BAGIAN ADMINISTRASI KEUANGAN
SEKSI LOGISTI K
SEKSI ADMINISTRASI S.D.M
BAGIAN INFORMASI TEKNOLOGI
SEKSI AKUNTANSI
SYSTEM OPERATOR
SEKSI SETTLEMENT
SEKSI PELAYANAN USER
SEKSI LAPORAN
