Huurreglement ’t NIELERHOF Zilverstraat 3840 Borgloon-Kerniel verhuringen : Rullecovenstraat 115, 3840 Borgloon-Kerniel Tel. 012/74.27.85 – GSM 0474/13.63.65 HUURREGLEMENT: Geldig vanaf 01.01.2002
A. Algemene bepalingen: 1.
2.
EIke aanvraag om over een bepaalde ruimte te beschikken moet gericht zijn aan de Beheerraad van 't NIELERHOF, p.a. Rullecovenstraat 115, 3840 Borgloon - Kerniel (012/74.27.85 – 0474/13.63.65). De aanvraag kan schriftelijk of telefonisch of ter plaatse gebeuren. De sleutels kunnen afgehaald en teruggebracht worden bij de zaalverantwoordelijke. Het contract geeft recht op: a. het gebruik van de beschreven lokalen en sanitair blok. b. verlichting en verwarming van de gebruikte lokalen, normaal elektriciteits- en waterverbruik. Voor verhuringen met een abnormaal hoog elektriciteits- en waterverbruik, zal een bijkomende vergoeding ten bedrage van ½ van de waarborgsom gevraagd worden (d.i. bij gebruik van toneelspots, indien extra elektriciteitsvoorzieningen moeten gelegd worden, bij extra sfeerlicht, enz... ).
3.
Bij het afsluiten van een huurcontract wordt een voorschot betaald. Dit voorschot bedraagt 50% van de totale huurprijs en wordt verrekend in de afrekening. De afrekening wordt vereffend maximum 30 dagen na de betrokken activiteit. Bij niet-tijdige betaling wordt de huurprijs verhoogd met 10%. Wie het verschuldigde bedrag voor een bepaalde activiteit of een als serie geplande activiteit niet betaald heeft, wordt elke verdere huurmogelijkheid ontzegd.
4.
Ingeval van annulatie dient de Beheerraad tijdig daarvan in kennis gesteld te worden. Tijdig wil zeggen: 1 maand voor alle activiteiten in de feestzalen. 1 week voor alle activiteiten in de (vergader)-lokalen. De annulatiekosten bedragen het volledige voorschot bij niet-tijdig verwittigen.
5.
Om redenen van organisatorische, praktische of statutaire aard kan de Beheerraad een aanvraag verwerpen. De betrokken aanvrager ontvangt hiervan een gemotiveerd bericht.
6.
Elke gebruiker is als inrichter zelf verantwoordelijk inzake de voorschriften van gemeentelijke, provinciale en rijkstaksen op vertoningen, van auteursrechten, politiereglementen (bv. leeftijdsgrenssluitingsuur-wettelijke geluidsnormen) en op de wet van de handelspraktijken.
7.
Ingeval van zegellegging bij het niet nakomen door de huurder van de wettelijke voorschriften kan de Beheerraad van't Nielerhof NIET verantwoordelijk gesteld worden. De huurder is daarenboven verplicht bijkomend bij de huurprijs een schadevergoeding (smartengeld) te betalen aan de Beheerraad van 't Nielerhof ten bedrage van minimum € 125.
Huurreglement ‘t Nielerhof
Pag. 1
Bijlage Gemeenteraadsbesluit dd. 18.12.2001
8.
De huurder is absoluut verplicht de nooduitgangen open te sluiten en een vrije doorgang via de nooduitgang te voorzien. Het is derhalve verboden deze nooduitgang af te schermen of er obstakels (podium, bar, tafels, stoelen,...) voor te plaatsen. Na afloop van de activiteit dient de huurder erover te waken dat de nooduitgangen weer afgesloten worden. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden.
9.
De Beheerraad is niet verantwoordelijk voor eventuele ongevallen. De Beheerraad kan evenmin verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal en beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder. Het staat elke organisator-huurder vrij eigen materiaal te verzekeren tegen schade en/of diefstal.
10.
De huurder is steeds verantwoordelijk voor schade aangebracht aan het gebouw en aan het materiaal, zowel door hemzelf als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit. Deze verantwoordelijkheid geldt voor alle schade aangebracht voor, tijdens, na of tengevolge van de activiteit, die door de huurder georganiseerd werd.
11.
Er wordt vanuit gegaan dat elk lokaal (en het ter beschikking gesteld materiaal) in goede staat verkeert bij de aanvang van de activiteit. Ingeval de huurder op voorhand schade opmerkt dient hij dit voor hij het goed in gebruik neemt te melden aan de zaalverantwoordelijke.
12.
De verantwoordelijke aanvrager van de gebruikersgroep verbindt zich ertoe alle taken, vermeld in dit huishoudelijk reglement uit te voeren. De Beheerraad is steeds gemachtigd een boete ten belopen van de opruimingskosten of extra energiekosten te verrekenen, wanneer de gereserveerde ruimte niet behoorlijk werd opgeruimd of de verwarming niet werd afgezet. De ruimten dienen tijdens het dagdeel na de activiteit opgeruimd en gepoetst te worden. Ze dienen op het einde van het dagdeel nà de activiteit opnieuw gebruiksklaar te zijn.
13.
Het ingereedheid brengen van de zalen gebeurt in principe in het dagdeel dat aan de activiteit voorafgaat. Het opruimen van het lokaal gebeurt in principe dadelijk na de activiteit en in het dagdeel onmiddellijk na de activiteit. Wil men echter zeker kunnen beschikken over de ruimte buiten de voorziene opbouw- en afbraakperiode, dan dient men de ruimte te reserveren aan het opbouwtarief. Dit bedraagt 1/5 van de normale huurprijs van dezelfde ruimte.
14.
Bij het einde van de activiteit, de voorstelling of na de laatste van een ononderbroken reeks voorstellingen, en uiterlijk bij de terugbrenging van de sleutel, moeten alle voorwerpen die niet tot het patrimonium van de zaal behoren, verwijderd worden.
15.
Het is verboden om de ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden.
16.
Gedurende elke activiteit kan ieder lid van de Beheerraad toezicht uitoefenen.
17.
De verbruikers zijn ertoe verplicht -ook bij eigen uitbating- alle bieren, frisdranken, waters en fruitsappen, alsook de koffie en toebehoren af te nemen via de zaal aan de prijs bepaald door de Beheerraad.
18.
Een contract is pas definitief na ondertekening van de huurbevestiging en na het storten van het voorschot.
Huurreglement ‘t Nielerhof
Pag. 2
Bijlage Gemeenteraadsbesluit dd. 18.12.2001
B. Reservatie van ruimten 19.
De vermelde tarieven voor socio-culturele activiteiten in de lokalen en de zalen van 't NIELERHOF zijn prijzen voor maximum één dag. Voor extra opbouw- en/of opruimtijd wordt per dag 1/5 van de huurprijs van de zaal in kwestie aangerekend (zie ook art . 13) De Beheerraad heeft het recht de vereniging of persoon pas toegang te verlenen tot de gebouwen op een later tijdstip (= tijd nodig om te poetsen).
20.
De huurprijzen variëren naargelang de aanvrager een Loonse vereniging is, een vereniging van buiten Borgloon of een particulier.
21.
Onder verenigingen wordt verstaan: - die organisaties die erkend zijn door het Bestuur voor Jeugdvorming (BJV) - alle sociaal-cultureel werk erkend door het Bestuur voor Volksontwikkeling en Openbare Bibliotheken - de sportverenigingen erken door de sportfederaties.
22.
Onder 'Loonse'verenigingen wordt verstaan: - die verenigingen die aangesloten zijn bij de Gemeentelijke Adviesraden (Cultuurraad, de Jeugdraad, de Seniorenraad, de Sportraad), of als dusdanig door het Gemeentebestuur van Borgloon erkend zijn - alle openbare instellingen van Borgloon alsook alle gemeentelijke vzw's van Borgloon. - alle scholen van Borgloon
23.
De vermelde prijzen voor verenigingen van Borgloon worden enkel toegepast wanneer het gaat om activiteiten waarbij een vereniging van Borgloon alleen organisator is of mede-organisator met financiële verantwoordelijkheid.
24.
Verenigingen die podiumactiviteiten organiseren mogen 1 maal gratis repeteren op het podium van de zaal van't NIELERHOF, op voorwaarde dat de voorstellingen eveneens plaatsvinden in deze zaal. Voor bijkomende repetities kan de zaal gehuurd worden aan de prijs, die gelijk is aan de opbouwprijs (1/5de van de huurprijs).
C. Het gebruik van de keuken. 25. Alvorens de keuken wordt gebruikt is de huurder verplicht: a. de inventaris van het beschikbare materiaal te controleren. Indien hij hier opmerkingen op heeft dient hij die voor het ingebruik nemen van de keuken te melden aan de Beheerraad of aan de zaalverantwoordelijke; b. de gebruiksaanwijzing betreffende de werking van de apparaten te lezen en toe te passen; c. te controleren of alle apparaten in de keuken in goede staat zijn op het ogenblik van ingebruikname. Is dit niet het geval, dan meldt hij dit voor zijn activiteit aan de Beheerraad of aan de plaatselijke zaalverantwoordelijke. Indien sommige stukken na gebruik van de keuken, ofwel verdwenen, stuk of beschadigd zijn, zal de huurder van de keuken verantwoordelijk gesteld worden. Hij dient de prijs van de dag te betalen. 26.
De keuken, alsmede de materialen, apparaten, ovens dienen onmiddellijk na gebruik volledig gepoetst en op hun plaats gezet te worden. Alle materialen, eigendom van de huurder, moeten eveneens onmiddellijk verwijderd worden. De materialen van de keuken mogen niet buiten de zaal gebruikt worden. Bij niet-naleving wordt 1/2 van de waarborgsom ingehouden.
Huurreglement ‘t Nielerhof
Pag. 3
Bijlage Gemeenteraadsbesluit dd. 18.12.2001
D. Cafetaria 27.
De tooginstallatie, tafels, stoelen, glazen en alle gebruikte materialen dienen onmiddellijk na afloop van de activiteit gepoetst te worden.
28.
De drankvoorraad wordt door de zaalverantwoordelijke ter ondertekening voorgelegd aan de huurder. Het staat de huurder vrij de drankvoorraad te controleren. Eventuele opmerkingen dient hij voor het in gebruik nemen van het cafetaria (of andere lokalen) te melden. Ondertekening van de stockcontrole houdt in dat de huurder akkoord gaat met de dranktelling.
29.
De sleutel dient afgehaald te worden bij de plaatselijke zaalverantwoordelijke, Rullecovenstraat 115, 3840 Borgloon-Kerniel tegen betaling van een waarborgsom van € 62. Na afloop van de activiteit wordt deze waarborg terugbetaald op voorwaarde dat de zaal degelijk is opgeruimd en volledig gepoetst. Indien geoordeeld wordt dat de huurder niet aan de poetsverplichting heeft voldaan, wordt de waarborg geheel of gedeeltelijk ingehouden, volgens de verdeling: -zaal: € 20 -keuken: € 25 -buffet: € 17
30.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, worden de voorwaarden door de Beheerraad nader bepaald.
31.
De gebruikers verklaren zich akkoord met dit Huishoudelijk Reglement door ondertekening van het reservatieformulier en/of de huurbevestiging.
Huurreglement ‘t Nielerhof
Pag. 4
Bijlage Gemeenteraadsbesluit dd. 18.12.2001
E. DRANKEN Aangezien het Gemeentebestuur Borgloon een contract heeft met de N.V.Brouwerij Haacht kunnen uitsluitende volgende dranken aangeschaft en verkocht worden binnen de gebouwen van 't Nielerhof en het vergaderlokaal: Dranken permanent aanwezig in stock: Primus pils
50 l. 30 l. flesjes
Wit bier
30 l. flesjes
Palm
30 l. flesjes
Gildenbier Geuze Jacobins Kriek Jacobins Pater bruin bier Star blond (alcoholvrij) Pepsi cola Val limonade Val spa Val water Val tonic Looza . Koffie, melk suiker en koekje(s) Volgende dranken enkel na tijdige bestelling te verkrijgen Pale-Ale Gordon ScotchBacchus Tongerlo Trappist
Huurreglement ‘t Nielerhof
Pag. 5
Bijlage Gemeenteraadsbesluit dd. 18.12.2001
F. POETSEN EN OPRUIMEN: WAT MOET DE HUURDER DOEN? De huurder en elke gebruiker van de gebouwen verbinden zich ertoe volgende taken uit te voeren: Zaal: -tafels en stoelen afvegen en volgens de oorspronkelijke opstelling terugzetten -zaal uitborstelen en dweilen -verwarming afzetten -lichten doven Cafetaria: -buffet opruimen en afwassen -alle glazen, tassen en ondertassen afwassen, afdrogen en in de rekken plaatsen -gebroken glazen en ander beschadigd materiaal in de daartoe bestemde dozen zetten -koffie-apparaten en perculators ledigen en afwassen -tafels afvegen, asbakken ledigen en uitspoelen -drank uit de frigo's nemen en sorteren bij de drankvoorraad, leeggoed sorteren bij het leeggoed -cafetaria dweilen -verwarming afzetten -lichten doven Keuken: -porselein, bestek en gebruikt kookmateriaal afwassen, afdrogen en terug op hun plaats in de kasten zetten -vuren en afwasbekkens afwassen -keuken dweilen -verwarming afzetten -lichten doven -frigo uittrekken en laten openstaan Vergaderlokaal: -tafels afvegen, asbakken ledigen -leeggoed opruimen -verwarming afzetten -lichten doven De huurder wordt eraan herinnerd dat: -het verboden is om de ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Affiches kunnen op het daartoe bestemde prikbord opgehangen worden. -hij de nooduitgangen moet opensluiten en vrije doorgang moet voorzien -hij zowel de drankvoorraad als de inventaris kan controleren en eventuele opmerking OP VOORHAND moet melden aan de zaalverantwoordelijke -hij alle materialen die niet tot de zaal behoren op het einde van zijn activiteit moet verwijderen -hij alle dranken (met uitz. van wijnen) moet afnemen via de zaal. Indien de huurder niet aan deze plichten voldoet zal de waarborg worden ingehouden. De huurder kan op voorhand ervoor kiezen om niet zelf te poetsen, maar poetsgeld (= de waarborgsom) te betalen. In noodgevallen kan de huurder de zaalverantwoordelijke contacteren de Heer Pieter Borms, (012/74.27.85 – 0474/13.63.65) of de heer Luc Peters (012/74.40.23).
Huurreglement ‘t Nielerhof
Pag. 6
Bijlage Gemeenteraadsbesluit dd. 18.12.2001
HUURPRIJZEN 't NIELERHOF IN EURO VANAF 1.1.2002. aard activiteit
Loonse
Niet-Loonse
Particulieren
Vereniging
Vereniging
tarief
tarief
tarief
€6
€ 11
€ 15
€ 75
€ 104
€ 104
€ 38 € 75
€ 62 € 75
€ 75 € 75
€ 12
€ 22
1. Vergaderzaal Lokaal 1 2. Feestzaal feestzaal zaal vergadering (+bar) zaal: koffietafel 3. Keuken kooklessen
Opmerkingen:
1. In de huurprijs is inbegrepen: de ruimte (voor feesten is telkens de keuken inbegrepen met gebruik van materialen en porselein, cafetaria, elektriciteit en water) 2. In noodgevallen kan de huurder de zaalverantwoordelijke contacteren: de Heer Pieter Borms 012/74.27.85 – 0474/13.63.65 of de Heer Luc Peters 012/74.40.23
Gezien en goedgekeurd door de Gemeenteraad in zitting van 18.12.2001 De Secretaris wnd.,
De Burgemeester,
Mevr. A. PALLEN
E. AWOUTERS
Huurreglement ‘t Nielerhof
Pag. 7
Bijlage Gemeenteraadsbesluit dd. 18.12.2001
