WIJZE VAN VERANTWOORDING Regiocontract Achterhoek 2012-2015 Versie april 2012 Voortgangsrapportage De subsidievrager dient jaarlijks uiterlijk 1 maart een voortgangsrapportage over het project in bij de Regio Achterhoek. De Regio Achterhoek neemt deze gegevens op in de voortgangsrapportage die uiterlijk 1 juni bij de Provincie moet worden ingediend én verwerkt de gegevens in de programmarekening (jaarrekening) van de Regio Achterhoek die uiterlijk 1 april in concept gereed moet zijn. De voortgangsrapportage per 31 december 2013 (over de jaren 2012 en 2013 (ijkmoment)) moet zijn voorzien van een accountantsverklaring. De voortgangsrapportage dient te worden opgemaakt conform het rapportagemodel in bijlage 2 bij het controleprotocol. Eindverantwoording Subsidievrager dient 4 maanden na afronding en uiterlijk 31 januari 2016 een aanvraag tot subsidievaststelling met eindverantwoording en goedkeurende accountantverklaring conform bijgevoegd controleprotocol bij de Regio Achterhoek in, waarin ten minste wordt gerapporteerd over het behalen van de beoogde resultaten, de inzet van gemeentelijke middelen, provinciale middelen en middelen van derden in relatie tot de uitgevoerde activiteiten. Controleprotocol De accountant dient het controleprotocol uit de bijlage te hanteren en de verklaring op te stellen aan de hand van de model accountantsverklaring in bijlage 1 bij het controleprotocol. Kosten accountantsonderzoek Het accountantsonderzoek wordt in opdracht en voor rekening van de subsidievrager uitgevoerd. De kosten zijn subsidiabel en kunnen worden opgenomen in de projectkosten.
Controleprotocol Regiocontract Achterhoek 2012-2015 1. Inleiding Dit controleprotocol heeft betrekking op de projecten die worden uitgevoerd in het kader van het Regiocontract Achterhoek 2012-2015 d.d. 25 april 2012. Voor deze projecten heeft de Regio Achterhoek een subsidiebeschikking afgegeven aan subsidievrager. 2. Doel en opzet controleprotocol 2.1 In dit controleprotocol wordt uiteengezet welke algemene uitgangspunten en specifieke vereisten gelden bij de accountantscontrole van het door de subsidievrager in te dienen verslag over de inhoudelijke en financiële voortgang en van de aanvraag tot subsidievaststelling. Dit controleprotocol geeft tevens aan op welke wijze door de accountant over de uitkomsten van de controle dient te worden gerapporteerd. 2.2 Het controleprotocol is geen werkprogramma. Het protocol geeft een aantal minimale eisen ten aanzien van de verplicht uit te voeren controlepunten. 3. Doel en object van accountantscontrole 3.1 Doel controle De controle heeft tot doel de Regio Achterhoek zekerheid te verschaffen dat de door de subsidievrager opgestelde verantwoordingen (het verslag inhoudelijke en financiële voortgang per 31 december 2009 en de aanvraag tot subsidievaststelling) getrouw zijn en dat de uitgaven rechtmatig zijn. Hoewel de accountant geen inhoudelijke toets (op bereikte resultaten en maatschappelijke effecten) hoeft uit te voeren, dient hij binnen de mogelijkheden van de accountantscontrole na te gaan of de besteding van de subsidie heeft plaatsgevonden binnen het doel waarvoor deze beschikbaar is gesteld. 3.2 Verslag inhoudelijke en financiële voortgang De subsidievrager brengt eenmaal per jaar schriftelijk verslag uit aan de Regio Achterhoek over de inhoudelijke en financiële voortgang van het project. De voortgangsrapportage dient uiterlijk 1 maart van het jaar volgend op het verslagjaar te worden ingediend. De voortgangsrapportage per 31 december 2013 (over de jaren 2012 en 2013 (ijkmoment))moet zijn voorzien van een accountantsverklaring (zie bijlage 1). Voor de verslagen moet het voorgeschreven rapportagemodel (zie bijlage 2) worden gebruikt. 3.3 Aanvraag tot subsidievaststelling Uiterlijk 31 januari 2016 dient de subsidievrager een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in. Deze aanvraag moet zijn voorzien van een accountantsverklaring (zie bijlage 1). Voor de aanvraag tot vaststelling moet het voorgeschreven rapportagemodel (zie bijlage 2) worden gebruikt. 3.4 Procedure Subsidievrager is opdrachtgever van het accountantsonderzoek. Het accountantsonderzoek dient te zijn gebaseerd op de relevante richtlijnen voor accountantscontrole en dit controleprotocol. De accountant stemt zijn bevindingen af met de subsidievrager. De subsidievrager zendt het verslag inhoudelijke en financiële voortgang dan wel de aanvraag tot subsidievaststelling tezamen met de accountantsverklaring naar de Regio Achterhoek. De Regio Achterhoek gebruikt de rapportages ter verkrijging van zekerheid omtrent de getrouwheid van de verantwoording alsmede de rechtmatigheid van de uitgaven. 4. Reikwijdte accountantscontrole 4.1 Onderzoeksaanpak Voor zijn onderzoek zal de accountant indien mogelijk gebruik maken van een systeemgerichte
aanpak. Hij gaat daarbij minimaal na in welke mate hij kan steunen op het geheel van interne procedures binnen de organisatie van de subsidievrager die de betrouwbaarheid van de informatieverzorging en de rechtmatigheid van de uitgaven borgen. Uiteraard kan de accountant ook kiezen voor een gegevensgerichte aanpak. Niet de aanpak is bepalend maar het verkrijgen van voldoende onderbouwing van zijn oordeel omtrent rechtmatigheid en getrouwheid van de verantwoording gelet op de eisen van betrouwbaarheid en nauwkeurigheid. De accountant draagt zorg voor een inzichtelijke opbouw van het controledossier inclusief controleprogramma, gebruikte controlesheets, interne review etc. 4.2 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid
a. Goedkeuringstolerantie 1. De accountant gebruikt ten behoeve van de oordeelsvorming de volgende
2. 3.
4.
5.
goedkeuringstoleranties: - ten aanzien van fouten in de verantwoording 5% van de omvangsbasis - ten aanzien van onzekerheden in de controle 10% van de omvangsbasis De omvangsbasis is gerelateerd aan de totale begrote kosten van het project, zoals opgenomen in de beschikking tot subsidieverlening onder “Kosten en financiering”. De fouten in de verantwoording en de onzekerheden in de controle kunnen betrekking hebben op het getrouwe beeld en/of op de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. De accountant richt zijn controle zodanig in dat een redelijke mate van zekerheid bestaat dat fouten en onzekerheden die afzonderlijk of gezamenlijk de goedkeuringstoleranties voor fouten in de verantwoording respectievelijk onzekerheden in de controle overschrijden worden ontdekt. De accountant onthoudt een goedkeurende accountantsverklaring aan de verantwoording indien één of beide goedkeuringstoleranties, zoals opgenomen in het eerste lid, worden overschreden.
b. Betrouwbaarheid De accountantsverklaring dient een hoge mate van zekerheid te verschaffen omtrent de getrouwheid van de verantwoording en rechtmatigheid. In procenten uitgedrukt bedraagt de betrouwbaarheid minimaal 95%. Nadere toelichting op goedkeuringstoleranties en omvangsbasis: Bij de oordeelsvorming over de verantwoording spelen de goedkeuringstoleranties een belangrijke rol. De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) worden overschreden zal geen goedkeurende accountantsverklaring maar één van de drie andere hieronder aangegeven oordelen worden verstrekt door de accountant.
Fouten (F) in het bestedingsverslag (in % van totale kosten) Onzekerheden in de controle (O) (in % van de totale kosten)
goedkeurend F kleiner of gelijk aan 5%
Met beperking 5% < F < 10%
oordeelonthouding -
afkeurend F groter of gelijk aan 10%
O kleiner of gelijk aan 10%
10% < O < 20%
O groter of gelijk aan 20%
-
4.3 Definitie van fouten in de verantwoording - het bedrag heeft geen betrekking op het project zoals opgenomen in de subsidiebeschikking (inclusief tussentijdse door de Regio Achterhoek toegestane wijzigingen) - het bedrag is niet onderbouwd door deugdelijke bescheiden waarop controletechnische functiescheiding is toegepast - onjuiste toepassing van het model verantwoording 4.4 Het ontdekken van fouten door de accountant Indien de accountant fouten in de verantwoording constateert, bespreekt de accountant dit met de subsidievrager. Met betrekking tot de fouten kunnen twee situaties worden onderscheiden: a. fouten die geen gevolgen hebben voor de strekking van de accountantsverklaring b. fouten die wel gevolgen hebben voor de strekking van de accountantsverklaring. Geadviseerd wordt de door de accountant geconstateerde fout (situatie a) te corrigeren in de eindverantwoording. In situatie b dient de subsidievrager de fout altijd te corrigeren in de verantwoording. Zo niet, dan leidt dit niet tot een goedkeurende accountantsverklaring. De Regio Achterhoek zal deze bevindingen van de accountant betrekken bij zijn subsidievaststelling, hetgeen in principe tot de vaststelling van een lager subsidiebedrag dan het verleende bedrag zal leiden. 4.5 Normenkader De accountant toetst of voldaan is aan de voorwaarden zoals die vastliggen in de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als normenkader voor de rechtmatigheid geldt het volgende: a. een algemene bepaling b. de subsidiebeschikking
ad. a. Algemene bepaling De subsidievrager voert een zodanig ingerichte administratie, dat ten allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen alsmede de betalingen en ontvangsten kunnen worden nagegaan.
ad. b. De subsidiebeschikking -
-
-
-
-
-
Bij de uitvoering van de controle dient minimaal, niet limitatief, te worden vastgesteld dat voldaan is aan al hetgeen is vastgelegd in de beschikking tot subsidieverlening en bijbehorende subsidievoorwaarden (o.a. de Algemene Subsidieverordening van de Regio Achterhoek en de Subsidieregeling meerjarenprogramma’s Gelderland). Hoewel de accountant geen inhoudelijke toets op de realisatie van het programma hoeft uit te voeren, dient hij binnen de mogelijkheden van de accountantscontrole na te gaan dat de besteding van de subsidie heeft plaatsgevonden in het kader van het doel waarvoor deze middelen ter beschikking zijn gesteld. Vastgesteld dient te worden dat voor het betreffende project een aparte c.q. binnen de algemene administratie te identificeren projectadministratie wordt gevoerd, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, betrouwbaar en volledig zijn vastgelegd en te verifiëren met bewijsstukken. De administratie dient daarbij zodanig te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate tussentijdse rapportages, alsmede voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de subsidievoorwaarden. Er dient sprake te zijn van een deugdelijke dossiervorming, waarbij alle facetten van een ordelijk en controleerbaar financieel beheer (administratie, bewijsstukken, aansluitingen, correspondentie) op een snelle en toegankelijke wijze inzichtelijk kunnen worden gemaakt. De specifieke regels voor archivering en bewaartermijnen dienen in acht te worden genomen. Hoewel de controle primair is gericht op de bestedingen in het kader van de verstrekte subsidie, wordt van de accountant verwacht dat hij alert is op een juiste en volledige verantwoording van de bijdragen van gemeenten en derden, die op grond van het financieringsplan, nader gebleken feiten en gepleegd (accountants)onderzoek, aan het project dienen te worden toegerekend. Dit ter signalering van oversubsidiëring. Nagegaan dient te worden dat de aanbesteding van het project op een verantwoorde en gangbare wijze heeft plaatsgevonden, alsmede dat in het bijzonder is voldaan aan de Europese richtlijnen voor aanbesteding van overheidsopdrachten, zoals aangegeven in de beschikking tot subsidieverlening en de daarbij behorende bijlagen.
-
Indien het projectvoorstel en/of de begroting is gewijzigd dient te worden vastgesteld dat hiervoor vooraf schriftelijk toestemming is verkregen van de subsidiegever.
4.6 Uitvoering van delen van het project en bestedingen door derden a. Indien subsidievrager (onderdelen van) een project door derden middels subsidiëring laat uitvoeren geldt het volgende. De subsidievrager is ervoor verantwoordelijk dat de uitgaven ook door derden rechtmatig worden gedaan en door subsidievrager als zodanig zijn vastgesteld. b. Indien (onderdelen van) een project door derden worden uitgevoerd in de vorm van privaatrechtelijke opdrachten, dient een aanbestedingsbeleid te worden gehanteerd dat voldoet aan nationale en Europese regelgeving. 5. Rapportages accountantsonderzoek 5.1 Accountantsverklaring De accountant geeft bij het inhoudelijk en financieel verslag per 31 december 2013 en bij de aanvraag tot de subsidievaststelling van de subsidievrager een accountantsverklaring af. In de bijlage is een voorbeeldtekst van de goedkeurende accountantsverklaring opgenomen. Indien de accountant een accountantsverklaring met een andere strekking dan een goedkeurende moet afgeven, laat hij een niet goedkeurende accountantsverklaring zo goed mogelijk aansluiten op de indeling die in het in de bijlage opgenomen model is gegeven. De accountant richt die verklaring uiteraard in met inachtneming van de door het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants vastgestelde gedrags- en beroepsregels voor registeraccountants, dan wel van de door de Nederlandse Orde van Accountants Administratieconsulenten vastgestelde gedrags- en beroepsregels voor accountants administratieconsulenten. 5.2 Verslag van bevindingen In het verslag van bevindingen maakt de accountant (indien van toepassing) melding van: a. niet door de subsidievrager gecorrigeerde fouten in de verantwoording b. bevindingen betreffende niet-financiële rechtmatigheid c. bevindingen met betrekking tot de beoordeling van de registratiesystemen vanuit het oogpunt van betrouwbare informatievoorziening met betrekking tot gerealiseerde resultaten en effecten. ad a. Ten aanzien van niet gecorrigeerde fouten gelden voor het verslag van bevindingen de volgende financiële grenzen: Omvangsbasis (=S) S ≤ € 100.000,-€ 100.000 < S < € 1.000.000 S ≥ € 1.000.000
financiële grens € 10.000,-10% van de omvangsbasis € 100.000,--
ad c. De accountant beoordeelt de opzet van het registratiesysteem dat de gekwantificeerde prestaties genereert in die zin, dat het systeem met waarborgen moet zijn omgeven om een juiste en volledige vastlegging te bewerkstelligen. De accountant geeft aan of hij in het inhoudelijk deel van de rapportages strijdigheden met het financiële deel heeft aangetroffen. Indien de accountant geen meldenswaardige bevindingen heeft, volstaat een korte toelichting. Bijlagen: 1. Model accountantsverklaring 2. Rapportagemodel
Bijlage 1: Model accountantsverklaring
Accountantsverklaring bij verslag inhoudelijke en financiële voortgang per 31 december 2009 / aanvraag tot subsidievaststelling Projecttitel Subsidievrager Programma Zaaknummer subsidiebeschikking Datum subsidiebeschikking
: : : :
Opdracht Wij hebben (het verslag inhoudelijke en financiële voortgang per 31 december 2013) / (de aanvraag tot subsidievaststelling) gecontroleerd. Het verslag / De aanvraag heeft betrekking op het project …….. en de periode 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx en vermeldt het volgende bedrag aan totale werkelijke subsidiabele uitgaven van €…… Het verslag / De aanvraag is opgesteld onder verantwoordelijkheid van (…naam subsidievrager…). Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake het verslag / de aanvraag te verstrekken. Werkzaamheden Onze controle is verricht in overeenstemming met de in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten, alsmede met inachtneming van het “Controleprotocol Regiocontract Achterhoek 2012-2015”. Dienovereenkomstig dienen wij onze controle zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat er geen sprake is van afwijkingen van materieel belang. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Oordeel - Wij zijn van oordeel dat het verslag / de aanvraag een getrouw beeld geeft van de uitgaven en inkomsten van het project - Wij zijn van oordeel dat de in het verslag / de aanvraag opgenomen uitgaven en inkomsten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met relevante van toepassing zijnde wet- en regelgeving en met het bepaalde in de beschikking tot subsidieverlening en de Algemene Subsidieverordening van de Regio Achterhoek. Onze bevindingen bij de controle zijn opgenomen in het bijgevoegde verslag van bevindingen. Plaats, datum Ondertekening
Bijlage 2: rapportagemodel projecten Regiocontract Achterhoek 2012-2015 Subsidievrager Projecttitel Programma Zaaknummer subsidiebeschikking Datum subsidiebeschikking Rapportage betreft
Verslag inhoudelijke en financiële voortgang (jaarlijks uiterlijk 1 maart indienen) over het jaar 20xx Aanvraag tot subsidievaststelling (uiterlijk 4 maanden na einddatum project en vóór 31 januari 2016)
Doel Kernactiviteiten
Inhoudelijk
Beoogd 2014
Gerealiseerd 2014
Prognose 2015
Begroot 2014 €
Gerealiseerd 2014 €
Prognose 2015 €
Resultaten Maatschappelijke effecten
Financieel Totale kosten/uitgaven - Kosten aankopen grond - Kosten aankopen gebouw - Grond- en bouwwerken - Ontwerp, voorbereiding en toezicht - Investering productiemiddelen - Inrichtingskosten - Exploitatiekosten - Loonkosten - Overhead - Advies en onderzoek - Reis- en verblijfkosten - Promotie en publiciteit - Kantoorkosten - Uitvoeringskosten - Projectmanagement - Accountantsverklaring
- Niet verrekenbare btw TOTAAL SUBSIDIABELE KOSTEN Niet subsidiabele kosten TOTALE PROJECTKOSTEN Financiering/inkomsten - provincie Gelderland - gemeente(n) - derden
€ € €
Monitoring
Beoogd
Resultaat 1. 2. 3.
€ € €
€ € €
Gerealiseerd
