BAB 3.
ANALISA SISTEM
Untuk merancang sistem yang sesuai kebutuhan dibutuhkan analisa dan desain yang tepat setelah proses analisa selesai maka perancangan sistem akan lebih terarah dan mempunyai target kerja yang jelas sehingga target implementasinya menjadi terukur dan nyata. 3.1. Analisa Sistem Berjalan Sistem yang berjalan saat ini masih secara manual yaitu setelah pemasangan aset selesai Pic Client harus tanda tangan basah pada form BAST yang dilampirkan dalam setiap kemasan unit. Analisa sistem berjalan ini dilakukan bertujuan untuk mengetahui permasalahan yang ditimbulkan oleh proses yang berjalan pada saat ini. Permasalahan tersebut dapat digunakan untuk menganalisis kebutuhan pengguna terhadap sistem yang baru. Kemudian, setelah permasalahan dan kebutuhan sistem dianalisis dengan baik, hasil analisis tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk perancangan sistem yang baru, sehingga dapat dihasilkan sistem baru yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Analisa sistem berjalan ini dilakukan dengan mereview proses yang berjalan selama ini dan melakukan diskusi dengan bagian Engineer
Finance dan Pic
Client.Observasi dilakukan pasa saat moment Deployment perangkat baru di salah 1 client yang sebaran perangkat nya Nasional Wide sehingga semua kebutuhan data mulai dari Serial number sebagai data aset engineer sebagai implementor dan Pic Client sebagai pengguna perangkat sekaligus pemberi approval terdapat dalam satu loop pekerjaan tersebut. Selama ini proses yang terjadi pada pekerjaan deployment masih dilakukan dengan proses manual mulai dari Pic Client Request Pengiriman Personal Computer atau Notebook ke lokasi tertentu via telpon atau Email Selanjutnya barang dikirim oleh bagian warehouse dan memberikan data serial numbernya kepada admin.Tugas admin melakukan konfirmasi via telepon atau email kepada Pic Client apakah perangkat sudah diterima jika sudah maka akan dijadwalkan pemasangan oleh engineer jika barangnya belum diterima maka admin menunggu konfirmasi
3-36 http://digilib.mercubuana.ac.id/
selanjutnya dari Pic Client via telpon atau email.Setelah pemasangan aset berlangsung oleh engineer setempat didalam box Perangkat sudah disediakan 1 lembar BAST yang harus di tanda tangan basah oleh Pic Client sebagai bukti bahwa perangkat sudah diterima dan dipasang sesuai kebutuhan selanjutnya BAST tersebut dikirim Menggunakan Kurir jika lokasi pemasangan 1 kota atau menggunakan Jasa Pengiriman jika berada diluar kota biasanya untuk lokasi paling dekat memakan waktu 2 hari sedangkan lokasi paling jauh Misal Aceh atau Papua BAST diterima paling cepat 4 hari kerja atau 1 minggu pada proses tunggu tersebut admin hanya bisa melakukan Tracking sesuai nomor resi yang diberikan oleh pihak pengiriman,sedangkan disisi lain pihak finance akan menuntut BAST segera di serahkan ke mereka untuk penagihan kepada pihak Pic Client Berikut adalah proses yang sudah berjalan sekarang dan yang diusulkan menggunakan aplikasi
3-37 http://digilib.mercubuana.ac.id/
User
Warehouse
Admin
User Req perangkat lokasi kirim
Menyiapkan dan Mengirimkan Perangkat
Menerima data Serial Number dan data user
Step 3
Engineer
Konfirmasi perangkat sudah diterima
Step 2
Step 1
Deployment Perangkat Baru
Deployment
Tanda Tangan BAST
Menerima BAST yang sudah di ttd User
Step 4
Yes
Cek Resi Pengiriman
Mengirimkan BAST dan memberikan Resi ke Admin
Step 5
Menunggu BAST
Diterima
Step 6
Update data dan Proses Penagihan
3-38 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Gambar 3-1 Simuulasi Proses Pekerjaan Existing
Step 1
Deployment Perangkat Baru User
Warehouse
Admin
User Req perangkat lokasi kirim
Menyiapkan dan Mengirimkan Perangkat
Menerima data Serial Number dan data user
Engineer
Pic Client
Step 2
Konfirmasi perangkat sudah diterima
Deployment
Step 3
Selesai
Not Approve
Verifikasi Data dan Hasil pemasangan
Approve
Menerima Update Data Pemasangan
Step 4
Update data dan Proses Penagihan
3-39 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Gambar 3-2 Simulasi Proses Pekerjaan yang usulan Dari flowchart diatas disimpulaan bahwa proses penerimaan BAST masih manual dan membutuhkan waktu yang lebih lama jika lokasi pemasangan perangkat berada diluar kota Kesimpulannya jika proses tersebut dirubah menjadi digital maka akan mempercepat proses dan penagihan ke Client. 3.2. Analisa Pengguna Aplikasi ini ditujukan untuk pelaksana pekerjaan baik admin maupun engineer dan target nya Pic Client sebagai objek juga dapat terbantu karena mempunyai history pekerjaan yang bisa dicek di sesuai kebutuhan. Aplikasi dirancang mempunyai interface dan feature yang menarik agar secara fungsional mudah digunakan dan dimengerti oleh semua aktor. 3.3. Analisa Kebutuhan Aplikasi ini diperlukan oleh pelaksana pekerjaan secara umum untuk mendapatkan kepastian penyelesaian pekerjaan secara keseluruhan mulai dari pengiriman pemasangan dan pembayaran,secara khusus aplikasi ini digunakan untuk percepatan mendapatkan BAST dan menjadi database aset yang akurat. Dalam prosesnya aplikasi ini dilengkapi dengan pendaftaran account untuk mengatur hak akses dan fungsi masing masing aktor selain itu seluruh data yang akan di create , dirubah , dan di akses dari website berikut akan terkoneksi dengan satu database yang dikelola oleh admin hal ini dimaksudkan agar semua transaksi dapat termonitor dan semua aktor bisa memperoleh data yang valid. Disisi lain aplikasi juga menjadi standart apakah pekerjaan sudah berlangsung sesuai jadwal dan sesuai progres yang ditentukan karena bisa melihat seluruh transaksi pekerjaan secara lingkup nasional maupun area terdekat tanpa perlu melakukan konfirmasi via email atau telepon dengan kondisi tersebut bisa didapatkan data yang informatif ketika ada hambatan dalam melaksanakan pekerjaan. 3.4. Analisa Software
3-40 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Aplikasi dibangun dengan bahasa pemograman PHP CODEIGNITER dan XAMPP.Pilihan tersebut
diambil karena prosesnya tidak terlalu sulit dan tidak
membutuhkan spek komputer yang terlalu tinggi. Aplikasi dibuat berbasis Web agar bisa diakses dan lokasi manapun menggnakan komputer atau mobile pemilihan Web selain lebih flexsible adalah karena jika dibutuhkan pengembangan secara besar besaran aplikasi bisa direstore ke versi domain profesional secara cepat.
3.5. Analisa Perangkat Pada bagian ini dijelaskan Hardware yang digunakan untuk membuat Aplikasi System Informasi perusahaan system integrator menggunakan PHP codeigniter adalah sebagai berikut : 1.Prosesor : Core i5 4210U 2.50Ghz 2.Hardisk : 500 GB 3.Memori : 4 GB 3.6. Analisa Software Software atau perangkat lunak merupakan perangkat yang sangat penting dalam proses pengolahan data karena software berisikan program yang perintahnya digunakan untuk menjalankan sistem komputer Software yang digunakan dalam proses pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1.Sistem Operasi 2.Control Panel 3.Bahasa Pemograman 4.Database 5.Browser 6.Editor
: Windows 7 Profesional 32 Bit : XAMPP Control Panel 3.2.2 : PHP CODEIGNITER : Mysql : Mozilla Firefox 52.2 : Sublime Text 3
3.7. Analisa Sistem dan Pengguna Berdasarkan analisa kebutuhan aplikasi pengguna sebelumnya dapat disederhanakan bahwa aplikasi harus dibuat secara dinamis dan informatif serta memiliki feature feature spesifik agar bisa membantu pengelolaan data dan BAST secara akurat. 3-41 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Hasilnya semua pihak akan mendapatkan kepastian pekerjaan dan laporan proses pekerjaan yang lebih modern dan bisa mempercepat proses penagihan ke Pic Client. 3.8. Analisa Keefektifan Pengguna Aplikasi Analisa keefektifan aplikasi akan dilakukan seiring bertambahnya jumlah permintaan barang oleh Pic Client semakin banyak jumlah aset yang harus dipasang dan dikelola maka semakin fungsional juga penggunaan aplikasi dalam hal ini jika terdapat kekurangan atau kesalahan maka aplikasi dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan tersebut. 3.9. Uraian Prosedur Penggunaan Aplikasi Langkah prosedur penggunaan Aplikasi system informasi perusahaan system integrator menggunakan PHP CODEIGNITER dibagi menjadi 3 Aktor yaitu Admin,Engineer,Pic client Dari sisi Admin langkah langkah nya adalah sebagai berikut : 1.Admin Log in ke Aplikasi untuk melihat target pekerjaan yang sudah selesai atau pending di Kategori Menu : REPORT HARI INI 2.Admin Log in ke Aplikasi untuk untuk melakukan proses data entry di Kategori Menu : DEPLOYMENT 3.Admin Log in ke Aplikasi untuk melihat detail informasi pekerjaan di Kategori Menu : MASTER dalam kategori tersebut terdapat sub menu “Data Karyawan”,”Data PIC Client”,Data Unit”,”Report Deployment” A.Menu “Data Karyawan” Berisi informasi target Pic Client yang akan mendapatkan perangkat baru dan dilakukan deployment di lokasi nya masing masing admin bisa menambahkan merubah dan menghapus data target Pic Client berdasarkan kebutuhan. B.Menu “Data PIC Client” Berisi informasi Pic Client atau orang yang dijadikan person in charge dalam proses pengiriman dan pelaksanaan pekerjaan Selanjutnya Pic Client berikut juga yang memberikan persetujuan dan diberikan hak akses untuk mengakses Web services 3-42 http://digilib.mercubuana.ac.id/
C.Menu “Report Deployment” Berisi data target pemasangan perangkat yang sudah dilakukan engineer dari berbagai lokasi di data tersebut juga bisa mengetahui status BAST nya sudah mendapatkan approval atau di reject oleh Pic Client.dari sisi admin tugas utamanya adalah bisa menarik merubah dan menghapus data dari menu “Report Deployment” Tersebut. 4.Admin Log in ke Aplikasi untuk mencari Serial Number atau data tertentu bisa menggunakan Menu search uniq key yang digunakan dalam menu tersebut adalah Serial Number perangkat Nama Pic Client dan Nomor induk karyawan. 5.Engineer Log in ke Aplikasi untuk melihat history pekerjaan yang pernah dilakukan menggunakan menu home.dalam menu tersebut terlihat data pekerjaan secara keseluruhan termasuk yang sudah di approve atau di reject oleh Pic Client 6.Engineer Log in ke Aplikasi untuk melihat hasil dan target kerja pada 1 hari yang sama dia membuka aplikasi menggunakan menu REPORT HARI INI didalamnya terdapat target pekerjaan selama satu hari termasuk pengajuan nya 7.Engineer Log in ke Aplikasi untuk melakukan entry data Pic Client baru yang dia kerjakan menggunakan menu DEPLOYMENT di data berikut diisi secara rinci sesuai field selanjutnya jika sudah disubmit akan meminta persetujuan ke Pic Client dan jika sudah di setujui data tersebut akan masuk ke database admin 8.Pic Client Log in ke Aplikasi untuk melihat data perangkat yang sudah dilakukan pemasangan oleh engineer rekanan di menu APPROVAL dalam menu tersebut juga bisa menampilkan data yang sudah di setujui dan tidak disetujui misal karena alasan teknis pemasangan seperti material belum lengkap,perangkat belum bekerja dengan baik dan sebagainya.persetujuan dari Pic Client menjadi ukuran kesuksesan suatu pekerjaan Deployment 9.Simulasi satu Loop Pekerjaan Deployment adalah sebagai berikut : Admin menginformasikan ke Engineer di lokasi tertentu sudah bisa dilakukan pemasangan
3-43 http://digilib.mercubuana.ac.id/
perangkat lengkap dengan alamat dan nama Pic Client nya,base on info tersebut engineer visit ke lokasi Pic Client dan melakukan pemasangan sesuai dengan data perangkat yang diterima pada saat pemasangan perangkat engineer juga menginput data detail Pic Client mulai dari Nama Nik Lokasi kerja dan serial number perangkat yang digunakan.jika data sudah sesuai dan pemasangan telah selesai dilakukan engineer submit data tersebut dan otomatis data masuk ke bin Pic Client dan Admin. Dari data tersebut Pic Client sebagai pihak yang memberikan persetujuan bisa melakukan beberapa uji kelayakan misal kondisi unit kelengkapan material dan apakah perangkat sudah bisa digunakan dengan baik jika kondisi tersebut terpenuhi maka Pic Client segera memberikan approval via web sebagai bukti pekerjaan sudah selesai,jika masih ada kekurangan material dan menyebabkan pekerjaan tidak mendapatkan persetujuan maka engineer wajib melengkapi kekurangan sesuai note yang disampaikan oleh Pic Client.
3-44 http://digilib.mercubuana.ac.id/
