No title

TOPIK

Sales Force Automation ( SFA )

Sales Force Automation ( SFA ) I. Operasi Penjualan Konvensional (Manual) Walaupun pemakaian aplikasi komputer sudah umum dikalangan pelaku industri CPG, tapi sebagian besar masih bersifat office-centric dimana pemasukan data maupun pencetakan dokumen dilakukan di lingkungan office. Padahal banyak aktifitas penjualan industri CPG justru dilakukan di lapangan saat sales visit, seperti Van-sales/ canvassing maupun order taking. Transaksi-transaksi tersebut juga terjadi secara instant pada saat kunjungan, dan bukan sesuatu yang telah dapat dipastikan sebelumnya. Akibatnya staff penjualan harus melakukan pencatatan dan/atau pembuatan dokumen dilapangan secara manual (Tanda terima, Faktur, bukti order dan lain-lain.) sesuai transaksi yang terjadi. Data yang ditulis secara manual tersebut pada sore hari saat kembali ke office juga masih perlu dibuatkan rekapnya secara manual, sebagai bagian dari pelaporan hasil kegiatan penjualan hari itu. Selanjutnya dokumen manual yang diserahkan akan dimasukkan ke komputer oleh staff office yang umumnya baru dilakukan keesokan hari.

Gambar 1. Operasi Penjualan konvensional Mekanisme operasi penjualan seperti ini menimbulkan banyak masalah, seperti : l Waktu processing yang lama di tempat pelanggan dan sangat mengurangi produktifitas staff penjualan, antara lain karena staff tersebut :  harus menulis secara lengkap data-data pada dokumen untuk menghindari kerancuan. Contoh : item description pada faktur harus ditulis lengkap, dan tidak cukup hanya kode itemnya saja.  harus melakukan kalkulasi discount, penjumlahan total amount dan lain-lain secara manual.  harus mencatat sisa stock yang dibawanya juga secara manual. l l

6

Waktu yang cukup lama untuk pembuatan rekap saat kembali kekantor. Tingkat kesalahan yang relative tinggi, karena bentuk tulisan tangan yang tidak selalu jelas, padahal data

l

pada dokumen tersebut akan dibaca dan di-entry ke computer oleh orang lain/staff office. Adanya “time-lag” yang cukup lama sebelum data dokumen di-entry ke computer, dimana data di komputer akan berbeda dengan keadaan sebenarnya sehingga tidak up-to-date.

Masalah-masalah tersebut akan mengurangi efektifitas dan efisiensi kegiatan penjualan, dan bahkan berpotensi menimbulkan masalah dengan pelanggan.

II. Mobility Technology and Solution Perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi yang pesat akhir-akhir ini telah melahirkan kemungkinan untuk melalukan akses dan/atau pemrosesan informasi secara mobile, langsung pada lokasi kegiatan operasi. Hal ini dimungkinkan dengan telah dikembangkannya peralatan portable (mobile devices) yang sangat menunjang efektifitas users dalam melakukan kegiatan operasinya dilokasi kegiatan tersebut. Mobile devices ini secara umum dituntut untuk mampu memenuhi aspek Ergonomy, Reliability, Functionality dan Connectivity dengan baik. Benefit dan efektifitas penerapan solusi seperti ini cukup tinggi dan mendapat response yang sangat positif dari market, sehingga saat ini ”Mobility Technology & Solution” mulai berkembang menjadi suatu area spesialisasi penting dalam Teknologi Informasi. Perkembangan ini sangat sejalan dengan visi kami dalam perkembangan Teknologi Informasi, sehingga Mobility Technology & Solution telah menjadi fokus kami sejak 1995. Dalam perkembangan terakhir, kami bangga telah menjadi Microsoft certified partner pertama dan (masih) satu-satunya di area Mobility solution, yang merupakan competency-area baru pada Microsoft Partner Program.

III. Sales Force Automation (SFA) Mobility solution ini juga menjadi jawaban yang tepat untuk mengatasi permasalahan yang timbul pada operasi penjualan secara konvensional, dimana untuk penerapan di area ini umum dipakai istilah ”Sales Force Automation” (SFA). Dalam penerapan SFA, staff penjualan membawa mobile devices (portable-terminal,-printer) pada saat kunjungan (sales-visit), sehingga akses dan pemasukan data maupun pencetakan dokumen dilakukan langsung pada/oleh mobile devices tersebut. Hal ini didukung lebih jauh dengan kemampuan melakukan sinkronisasi data dengan host application yang tergantung dari strategy yang dipilih, dapat bersifat : l l l

Full On-line Hanya saat sinkronisasi diaktifkan Saat kembali di office (Via Wireless LAN atau batch upload)

TOPIK


l Synchronize to Get Journey Plan Master Data Stock

Transfer Stock

Transaction with Customer

l GPRS

l

OR ` ERP Synchronize with GPRS

Synchronize with Docking

l

Waktu processing yang jauh lebih singkat, khususnya ditempat pelanggan. Hal ini akan jauh lebih significant lagi jika sekaligus diterapkan sistim barcode, sehingga pemasukan data coding dilakukan dengan barcode scanning. Waktu processing yang jauh lebih singkat ini juga terjadi di lokasi office, baik pada pagi hari maupun saat kembali dari perjalanan. Tingkat akurasi data yang tinggi, sehingga data-data yang masuk dapat diyakini kebenarannya. Operasi penjualan yang lebih konsisten dengan policy karena tersedianya info pelanggan pada terminal, misalnya mengenai credit limit, konsistensi harga dan lain-lain. Data yang lebih up-to-date pada host application yang akan menunjang pengambilan keputusan operasional dengan lebih baik. Secara tidak langsung, point diatas mendukung peningkatan kepuasan pelanggan. Akan meningkatkan bukan hanya produktifitas dan performance staff penjualan, tapi juga “quality of life” nya.

Gambar 2. Aktivitas umum penjualan pada SFA

l

Secara ringkas gambaran operasi penjualan pada SFA dapat diuraikan sebagai berikut :

l

a. Staff penjualan membawa mobile terminal yang telah berisi data-data yang relevant, seperti : l Data produk, baik data master maupun stock yang dibawa. l Data pelanggan yang akan dikunjungi, termasuk history maupun outstanding transaction yang masih ada dan lain-lain. l Data lainnya yang relevant, seperti route suggestion. b. Di tempat pelanggan staff penjualan akan langsung melakukan pemasukan data dari transaksi penjualan yang terjadi, dimana : l Staff umumnya cukup memasukkan data coding dan quantity. l Aplikasi SFA akan secara otomatis dapat :  memberikan info pelanggan, seperti “status credit”, pembelian sebelumnya termasuk harga beli terakhir dan lain-lain.  melakukan perhitungan discount, jumlah tagihan dan lain-lain.  melakukan pencetakan document, seperti tanda terima, faktur, bukti order dan lain-lain.  meng-update data sisa stock yang dibawa jika terjadi transaksi penyerahan barang. c. Sinkronisasi data dengan host application dapat dilakukan langsung saat staff penjualan masih dalam perjalanan, baik secara full-online maupun dengan melakukan aktivasi sinkronisasi. d. Saat kembali ke office, staff penjualan cukup mengconnect mobile device-nya pada printer-printer yang telah disediakan. Aplikasi SFA akan secara otomatis mencetak rekap penjualan .

Benefit penerapan SFA memang sangat besar, sehingga bukan merupakan kekecualian dimana setelah diimplementasikan terjadi peningkatan rata-rata pelanggan yang dapat dikunjungi sampai 20%, padahal staff penjualan dapat pulang jam 18.00 dan bukan jam 20.00 malam seperti sebelumnya.

Dari uraian yang sangat singkat ini sudah dapat dirasakan besarnya peningkatatan efektifitas dan efisiensi operasi penjualan dengan penerapan solusi SFA :

IV. Unsur Pendukung dalam Implementasi Sales Force Automation Keberhasilan implementasi SFA sangat tergantung dari keterlibatan, kinerja maupun sinergi dari unsur-unsur pendukung berikut ini : 1. Dukungan High Level Management 2. Proses Bisnis 3. Sofware Aplikasi 4. Infrastruktur Hardware. 5. Mobile Device Management (MDM) tool 6. Hardware & Software (Local) Support. IV.1. Dukungan High Level Management Dukungan dan komitmen high level management pada implementasi SFA adalah unsur yang sangat penting. High level management harus menjadi ”sponsor” utama dalam implementasi SFA karena peran penting yang diembannya, yaitu : a. Pengambilan keputusan strategis yang berkaitan dengan perubahan proses bisnis, sekaligus mendorong keseluruhan jajaran untuk secara konsisten mendukung pelaksanaannya. Hal ini diperlukan bukan hanya saat perencanaan atau persiapan, tapi juga untuk dapat mengatasi permasalahan yang timbul saat implementasi secara cepat dan tegas. Karena itu high level management juga perlu terlibat dalam melakukan monitoring dan review pada tahapan-tahapan implementasi yang dilakukan.

7

TOPIK b.

c.

Proses sosialisasi kepada semua pihak yang terlibat, baik jajaran internal maupun pihak pelanggan. Kebehasilan implementasi SFA tidak hanya ditentukan dari kinerja team implementasi, tapi justru terutama dari pemahaman, dukungan dan kerjasama dari staff pelaksana dan, last but not least, pihak pelanggan. Proses sosialisasi yang baik akan memberikan pemahaman yang benar dan kesamaan persepsi mengenai mekanisme yang akan dilaksanakan dan benefitnya bagi semua pihak terkait, termasuk juga tahapan dan waktu pelaksanaannya. Proses sosialisasi seperti ini membutuhkan peran aktif dan wibawa high level management dan dapat dilakukan dengan mekanisme pertemuan internal, pertemuan dengan pelanggan, buletin khusus proyek SFA dan lain-lain. Perencanaan dan penyiapan Budget, karena implementasi SFA dalam lingkup yang menyeluruh umumnya membutuhkan investasi awal yang cukup besar, sehingga membutuhkan persetujuan/keputusan ditingkat high management.


Proses pengecekan dari setiap peralatan yang akan dibawa (mobile terminal, mobile printer, battery cadangan dan lainlain) perlu dilakukan setiap pagi. Contohnya kondisi battery yang harus selalu penuh pada pagi hari agar transaksi bisa berjalan baik. Hal demikian cukup sederhana tapi penting untuk dibiasakan, dan perlu dicantumkan dalam prosedur pengecekan.

Gambar 3. Mobile Computing, Cradle, Battery l

IV.2. Proses Bisnis Penerapan otomatisasi suatu kegiatan operasional, termasuk SFA, akan selalu disertai perubahan proses bisnis. Penyusunan dan pendefinisian proses bisnis ini merupakan bagian yang penting dalam implementasi SFA, karena disini ditentukan semua mekanisme operasional dan prosedur kerja yang akan dijalankan dalam penerapan SFA. Dalam penyusunan Proses Bisnis perlu diperhatikan agar : l Proses Bisnis tersebut mampu mendukung efektifitas kegiatan penjualan di lapangan, dan mencakup kondisi-kondisi operasional yang mungkin terjadi di lapangan (”Effective and Comprehensive”). l Dalam setiap tahapan penyusunan Proses Bisnis harus dilibatkan bagian-bagian yang terkait (”Participative”). Masukan dari jajaran pelaksana operasional sangat dibutuhkan agar bisnis proses yang disusun dapat cukup praktis dan realistis untuk dilaksanakan dilapangan (”Simple and Practical”), dan sekaligus menumbuhkan komitment serta dukungan dalam pelaksanaannya. l Proses Bisnis tersebut harus didefinisikan dengan jelas dan didukung dengan dokumentasi/manual yang mudah dipahami (”Clear and Well-defined”).

Penyiapan (sinkronisasi / down-loading) data pada portable terminal Proses ini juga dilakukan pada pagi hari sebelum staff penjualan berangkat ke pelanggan, dimana dilakukan sinkronisasi atau down-loading data-data komputer (data master, stock yang dibawa, transaksi outstanding, rute kunjungan dan lain-lain) dari host computer ke portable terminal yang akan dibawa. Secara umum data-data yang di-download hanyalah datadata yang specific akan dibutuhkan staff penjualan tersebut dalam kunjungan hari itu.

Gambar 4. Sinkronisasi / Downloading Data l

Serah Terima Barang Serah terima barang terjadi jika staff penjualan akan melakukan penjualan canvassing/van-sales. Data barang yang akan dibawa sebenarnya sudah ada pada portable terminal, sehingga yang terjadi disini lebih sebagai pencocokan fisik.

Contoh Komponen Proses Bisnis pada SFA : Berikut ini kami sampaikan beberapa komponen proses yang umum menjadi bagian dari Proses Bisnis SFA : l

8

Persiapan dan Pengecekan Peralatan

Gambar 5. Serah Terima Barang

TOPIK · Rute Kunjungan ke Pelanggan Jika setelah langkah tersebut dilakukan maka sales dapat memulai perjalanan menuju lokasi pelanggan berada. Informasi urutan kunjungan umumnya tersedia dan dapat diakses pada portable terminal. Walaupun demikian informasi ini umumnya bersifat ”suggested route” dimana staff penjualan dapat melakukan kunjungan dengan urutan yang berbeda jika kondisi lapangan mengharuskannya. · Transaksi di Lokasi Pelanggan Secara umum terlebih dulu akan dilakukan verifikasi kode pelanggan dilokasi sebagai bukti staff telah berkunjung kepelanggan tersebut. Selanjutnya staff penjualan akan melakukan transaksi pemesanan, penjualan maupun penyerahan barang dengan bantuan aplikasi SFA pada portable terminal. Aplikasi ini juga akan melakukan pencetakan dokumen-dokumen yang dibutuhkan (Bukti Order, Faktur, Nota Retur dan lain-lain) pada portable printer di lokasi itu. Tergantung dari fitur pada aplikasi SFA yang dipakai, maka staff penjualan dapat melakukan aktifitas seperti pendefinisian pelanggan baru, pengecekan credit limit pelanggan dan lain-lain. Jika semua transaksi yang diperlukan sudah dilakukan dan staff akan meninggalkan lokasi tersebut, maka umumnya akan dilakukan laku proses verifikasi kode pelanggan. Dengan demikian info durasi kunjungan juga akan terekam.


implementasi SFA akan sangat tergantung dari efektifitas software aplikasi. Ada beberapa aspek penting yang harus diperhatikan dalam pembuatan ataupun pengadaan software aplikasi SFA : a. Aspek Fitur (Application features) Software aplikasi yang dipergunakan harus memiliki fiturfitur yang mampu menunjang seluruh kegiatan penjualan seperti yang ditentukan dalam Proses Bisnis, secara praktis/mudah dan efektif. Ini berarti, bukan hanya harus tersedia program untuk transaksi yang dilakukan dilapangan (misal : transaksi penjualan, peng-order-an barang, pembayaran dan lainlain), tapi aplikasi tersebut juga harus menyediakan fitur-fitur yang dibutuhkan atau berlaku untuk suatu transaksi seperti yang telah digariskan dalam Proses Bisnis (Contoh : discount khusus, rebate, barang promosi dan lain-lain). Aspek fitur ini dapat dilihat dalam 2 perspektif :  Back-end Application pada server : Dalam konteks SFA, aspek fitur untuk back-end application umumnya hanya berkaitan dengan updating dari data master. Pada saat ini backend aplikasi dari SFA umumnya berbasis web karena alasan kemudahan dalam mengakses dan melakukan monitoring. Pada aplikasi berbasis web dapat dilihat hasil dari transaksi penjualan yang ada pada front-end Application SFA yang terdapat pada mobile terminal.  Front-end / Mobile Application pada terminal : Mobile application inilah yang menyediakan fiturfitur yang akan dipakai dalam melakukan transaksi operasional sales seperti yang telah diuraikan. b. Aspek Konektivitas.  Software aplikasi SFA tersebut harus mampu berkomunikasi dengan Host/ERP database & aplikasi yang sudah dipakai oleh customer. Sebaliknya bila customer belum memiliki host application tertentu maka Software aplikasi tersebut harus mampu berdiri sendiri.  S o f t w a r e a p l i k a s i S FA j u g a h a r u s m a m p u melakukan transfer data ke mobile terminal dengan cepat dan simultant (bersamaan) baik melalui media cradle maupun Wireless LAN.

Gambar 6. Transaksi di Customer · Sinkronisasi data Sinkronisasi data dapat dilakukan dimana saja dan kapanpun jika memang dibutuhkan, bahkan bisa dilakukan secara full-online jika fasilitas komunkasi yang dipakai mendukung. Uraian lebih detail mengenai sinkronisasi data dapat dilihat pada halaman 10 dalam uraian mengenai fitur paket aplikasi SALESTR@CK. IV.3. Software Aplikasi Software aplikasi merupakan alat bantu yang sangat penting dalam penerapan SFA. Keberhasilan

c. Aspek Processing/Transaction speed Aspek processing/transaction speed harus diperhatikan agar aplikasi SFA yang dipakai dapat menunjang kelancaran pelaksanaan operasi. Aplikasi harus dapat melakukan proses dengan cepat terutama pada :  Back-End Application : Saat proses penyiapan/pemilihan data, serta downloading dan uploading data. Hal ini biasa terjadi saat awal dan akhir dari proses SFA (pagi dan sore hari) dimana proses tersebut dilakukan dalam waktu yang hampir bersamaan dan dengan jumlah mobile terminal yang banyak.

9

TOPIK  Mobile Application : Saat proses akses dan updating data, pencetakan data maupun pengiriman data dilapangan pada waktu kunjungan. Transaction speed yang tinggi akan mempercepat/mempersingkat proses operasi ditempat pelanggan atau dengan kata lain meningkatkan jumlah pelanggan yang dapat dikunjungi pada hari tersebut. Kecepatan disini tidak hanya dipengaruhi aspek software aplikasi tapi juga oleh aspek spesifikasi hardware (kecepatan dari processornya, memory RAM/ROM) dan cara komunikasi dengan host (OnLine dengan GPRS, Batch dengan Cradle, Sinkronisasi dengan WLAN). Contoh Paket Aplikasi SFA ”SALES TR@CK” Untuk lebih jelasnya kami uraikan berikut ini kelengkapan dan fitur pada paket aplikasi SFA SALES TRA@CK yang kami develop. Kelengkapan dan fitur ini umum dibutuhkan dalam penerapan SFA Software ini kami buat dengan menggunakan: · Microsoft Visual Studio .NET dengan berbasis web aplikasi. · MS SQL Server sebagai data base server. · Crystal report sebagai report generator. · .NET Compact frame work 2 sebagai aplikasi di sisi client. Fasilitas umum SALES TR@CK, antara lain : · User management : Otorisasi dan kontrol user. · Terintegrasi dengan Mobile terminal . · Terintegrasi dengan Barcode / RFID. · Interface dengan portable printer. · Interchange data dengan Back End via : Text file, XML atau ODBC koneksi. · Synchronization dengan GPRS atau Cradle.

Gambar 7. Topology SFA Fitur-fitur SALES TR@CK, antara lain : · Penentuan Otorisasi User Selain user harus terdaftar, pada SALES TR@CK dapat ditentukan hak user untuk mengakses dan menjalankan menu-menu yang terdapat pada SFA, baik yang terdapat pada back-end maupun pada

10


mobile application. · Kalkulasi Diskon secara otomatis & komprehensif Perhitungan diskon dilakukan dengan mengisi parameter diskon untuk dapat menghitung diskon secara otomatis pada saat transaksi penjualan terjadi. Jika ada promosi untuk regional atau kota tertentu diskon dapat dirubah berdasarkan regional atau kota yang dipilih. Diskon bisa dalam bentuk pengurangan harga maupun bonus produk. · Rencana Kunjungan Digunakan untuk merencanakan kunjungan ke pelanggan agar lokasi yang dikunjungi searah satu dengan yang lainnya. Hal ini dapat mengoptimalkan waktu kunjungan sales ke pelanggan dan pemanfaatan waktu yang baik. · Verifikasi Kunjungan Untuk memastikan bahwa staff penjualan benar melakukan kunjungan pada pelanggan, perlu dilakukan verifikasi kode pelanggan yang diletakan pada lokasi pelanggan berada. Kode pelanggan dapat berbentuk Barcode atau RFID untuk datanya. Barcode/RFID akan dibaca menggunakan barcode scanner atau RFID reader untuk membaca kode pelanggan tersebut. Sehingga secara prosedur dilapangan sales harus mengunjungi pelanggan untuk mendapatkan verifikasi data pelanggan dan kemungkinan untuk memanipulasi lebih kecil. Setelah verifikasi dilakukan, sales dapat melakukan transaksi penjualan, pemesanan barang dan pertukaran barang dilokasi pelanggan. · Penjualan (canvassing/direct sales) Menu ini digunakan untuk penjualan langsung dengan stock yang dibawa oleh sales. Pada menu ini juga terdapat validasi stock yang ada. Sehingga transaksi penjualan otomatis tidak dapat dilakukan (ditolak) jika stock tidak mencukupi. · Pemesanan Barang (order taking) Jika stock barang yang dibawa sales tidak mencukupi maka dapat dilakukan pemesan barang dengan menggunakan menu ini. · Penyerahan Barang (delivery order) Penyerahan terjadi jika sebelumnya ada pemesanan barang. Jumlah yang diserahkan bisa langsung sesuai dengan yang dipesan, bisa juga parsial sesuai dengan jadwal yang diinginkan pelanggan. · Penukaran Barang Jika ada barang yang kadaluarsa atau rusak. Barang dapat ditukar dengan yang baru. Pada penukaran barang akan dibedakan pada stock antara barang yang baru dengan barang yang lama/rusak. · Perpindahan Stock Perpindahan barang dari gudang ke staff penjualan (Van/truk) maupun sebaliknya dapat terjadi harian maupun untuk periode yang lebih lama sesuai dengan patron perjalanan staff penjualan bersangkutan. Begitu pula perpindahan barang yang terjadi dilapangan antar sales jika memang diperbolehkan secara Proses Bisnis. Untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan perpindahan stock, pada menu ini telah dibuat validasi dan sinkronisasi yang terarah.

TOPIK · Pencetakan Dokumen Penjualan Transaksi yang terjadi dilapangan seperti penjualan, pemesanan, penerimaan dan penukaran barang memerlukan adanya bukti/dokumen pendukung. Untuk itu selain mobile terminal, mobile printer juga dibutuhkan untuk transaksi-transaksi tersebut. · Sinkronisasi dengan GPRS, SD Card dan Cradle / Wireless LAN Sinkronisasi adalah proses yang dilakukan untuk meng-konsistenkan/menyamakan kembali data pada server dengan data pada mobile terminal. Hal ini bersifat dua arah. Walaupun terdengar sederhana, sinkronisasi data bisa memicu proses maintenance yang berat apabila tidak direncanakan dan dikelola dengan baik. Ada dua cara melakukan sinkronisasi, yaitu Online dan Offline.  Sinkronisasi data Online Dilakukan setiap terjadi transaksi sehingga data yang ada up-to-date. Hal ini dilakukan melalui GPRS (General Packet Radio Service) yaitu komunikasi Data melalui jaringan komunikasi bergerak. Komunikasi dengan GPRS ini memungkinkan setiap orang untuk mengirim dan menerima data dimanapun, sepanjang infrastruktur GPRS tersedia. Jika perubahan data memang sering terjadi, penerapan sinkronisasi online seperti ini akan lebih menguntungkan

Gambar 8. Sinkronisasi dengan GPRS Bila dalam suatu daerah tidak tersedia infrastruktur GPRS maka media sinkronisasi bisa dilakukan melalui media penyimpanan data (SD Card). SD Card yang dipergunakan bukan jenis dari consumer product melainkan khusus untuk Industrial SD Card. SD Card jenis ini dapat membaca dan menulis data lebih cepat dan life time nya lebih tingi dibanding SD Card consumer. Jadi jangan ambil resiko data hilang setelah seharian bekerja saat akan melakukan transfer ke program applikasi di kantor.


· Offline, sinkronisasi terjadi setelah staff penjualan kembali ke office. Data transaksi yang tersimpan di local database (SD Card) dapat di sinkronisasi dengan mengunakan Cradle atau media Wireless LAN. Bila menggunakan Cradle maka sistimnya adalah antrian menunggu sales yang lain selesai melakukan sinkronisasi. Lain halnya dengan Wireless LAN, sistim sinkronisasi dengan Wireless LAN relatif lebih cepat karena tidak perlu antrian secara fisik sehingga data ditransfer dengan lebih cepat.

Gambar 9. Sinkronisasi dengan Cradle / WLAN IV.4. Infrastruktur Hardware Hardware pendukung dalam penerapan SFA dapat dikelompokan sebagai berikut : a. Mobile Devices Ciri dari hardware ini harus mampu memenuhi kebutuhan di lapangan seperti : mudah dibawa dan dioperasikan (ergonomis), durable/ketahanan fisik yang tinggi, pemakaian battery yang effisien, tampilan layar harus mampu dibaca baik di dalam ruangan maupun di luar ruangan (cahaya matahari), life time dari produknya, after sales servicenya, terutama ketersediaan spare-part minimal 3-5 tahun kedepan, penyimpanan memory dan lain-lain. Beberapa standard hardware yang umum dipakai dalam penerapan SFA adalah sebagai berikut : · Mobile Terminal Setiap staff penjualan akan membawa mobile terminal dalam pelaksanaan tugasnya. Pada mobile terminal ini sudah ter-install mobile application SFA. Mobile terminal ini biasanya dilengkapi dengan barcode scanner atau RFID Reader untuk peningkatan efisiensi dan kecepatan pemasukan data.

Gambar 10. Mobile Terminal

11

"TRAINING dan IMPLEMENTASI Proyek SFA”

Dalam rangka implementasi proyek SFA (sales force automation) di salah satu customer kami yaitu perusahaan distribusi makanan, tim engineer kami sedang memberikan pelatihan pengoperasian mobile computer dan mobile printer.

12

Manajemen dan Seluruh Staff mengucapkan :

Selamat Menunaikan Ibadah Puasa Dan Menyambut Hari Raya Idul Fitri 1 syawal 1429 h PT. AUTOJAYA IDETECH www.autojaya.com

PT. SOLUSI PERIFERAL www.solper.com

13

TOPIK · Mobile Printer Mobile printer yang digunakan lebih baik yang sudah mempunyai fasilitas bluetooth agar sales mudah menggunakannya, tanpa perlu koneksi kabel dari mobile terminal ke mobile printer.


tersebut selanjutnya akan diproses untuk meng-update data pada host application.

Gambar 13. Access Point Gambar 11. Mobile Printer IV.5. MDM (Mobile Device Management) tool · Accessories pendukung. Tas (Holster), battery cadangan, batterry charger, kertas untuk pencetakan dokumen, cadangan ribbon adalah accessories yang standard dibawa staff penjualan. Dalam hal ini sangat dianjurkan untuk memakai tas (holster) dalam penerapan SFA dilapangan sebagai tempat untuk menyimpan accessories. Dalam tahap awal implementasi pengalaman kami staff penjualan biasanya sering meninggalkan mobile terminalnya di lokasi customer karena faktor kebiasaan sebelum implementasi SFA. Selain itu holster juga memudahkan bagi staff dalam melaksanakan kegiatannya dilapangan. b. Hardware di Lokasi Office. Untuk menunjang SFA selain server dan komputer, maka dibutuhkan juga hardware tambahan yang penggunaannya adalah untuk konektivitas atau sinkronisasi data antara Mobile terminal dengan Host dalam proses upload dan download data. Beberapa standard hardware yang umum dipakai adalah: · Terminal Cradle (Cradle) Cradle digunakan untuk meng-upload data dari mobile terminal ke komputer yang terhubung (wired) dengan cradle tersebut. Data tersebut selanjutnya akan diproses untuk meng-update data pada host application.

Gambar 12. Cradle · Access Point Access Point digunakan untuk upload data secara wireless dari mobile terminal ke database Server yang akan menampung data tersebut. Data

14

Penerapan SFA umumnya akan melibatkan jumlah mobile terminal yang cukup besar, bahkan bisa mencapai ribuan terminal. Pemakaian terminal ini juga bersifat mobile dan tersebar dalam area yang luas secara geografis. Ditambah dengan aspek kebutuhan operasi harian yang tergantung dari pemakaian terminal tersebut, maka praktis tidak mungkin untuk melakukan pengumpulan seluruh mobile terminal guna melakukan tindakan-tindakan maintenance, khususnya software maintenance (upgrade version, patching, additional features dan lain-lain) yang harus dilakukan serentak. Hal ini dapat menimbulkan kesulitan operasional karena software maintenance relatif umum terjadi, baik dalam konteks perbaikan/peningkatan software performance maupun karena modifikasi program sekaitan dengan perubahan proses bisnis. Hal lain yang seringkali menimbulkan concern adalah aspek security, khususnya karena pemakaian terminal dalam jumlah besar secara mobile, tersebar dan berbasis wireless. Kemungkinan kehilangan terminal dan usaha akses data oleh pihak yang tidak berwenang cukup terbuka. Untuk menjawab masalah diatas diperlukan suatu tool yang memberikan kemampuan untuk dapat melakukan aktifitas operational management maupun security control dari keseluruhan jaringan mobile devices tersebut, secara centralised / remote. Software tool ini biasa disebut Mobile Device Management Tool, contoh : Avalance (Wavelink). Pada buletin volume 3 yang lalu telah dijelaskan mengenai software tool MDM (Mobile Device Management) secara teknis. Pada buletin volume 4 ini dapat dilihat manfaat langsung penggunaan MDM tool tersebut dalam penerapan SFA. Prinsip pemanfaatan MDM tool dalam penerapan SFA terletak pada 2 hal yaitu : · Operational Monitoring and Management Untuk memastikan efektifitas operasi dengan jumlah maupun ketersebaran users yang tinggi seperti SFA maupun ketersebaran users yang tinggi seperti SFA maka diperlukan kemampuan secara centralised dan remote untuk melakukan pengelolaan dan Pemeliharaan (maintenance) yang comprehensive dari jaringan yang ada, terutama yang mencakup aspek :

TOPIK  Software Maintenance, agar semua software, driver, firmware setting dan lain-lain. Pada seluruh mobile terminal yang digunakan selalu up-to-date. Instalasi dari software update tersebut harus dapat dilakukan secara remote dan serentak pada semua mobile terminal yang dipakai.  Network Monitoring & Diagnostic, Pemantauan jaringan, identifikasi serta diagnosis dari permasalahan yang ditemukan dapat secara langsung dilakukan corrective action secara remote tanpa harus datang ke lapangan. · Security Aspek security pada jaringan wireless merupakan faktor penting yang harus diperhatikan karena jaringan wireless bersifat terbuka dan secara potensial dapat diakses/dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang, apalagi dengan sifat mobilitas dari usernya yang sangat tinggi. Oleh karena itu MDM tool sangat dibutuhkan dalam penerapan SFA. Secara umum security yang dibutuhkan dapat di uraikan sebagai berikut :  Network Level: Standard Level security : SSID, WEP,WPA2 LEAP, PEAP, TKIP.  Mobile Terminal Level : Device Control List & IP Address List.  User Level (Access Control List): - Otorisasi pemakaian resources jaringan - Otorisasi aplikasi dan data (Authentikasi)  Encryption  Dynamic Key atau WEP key-rotation. IV.6. Hardware & Software (Local) Support Kesuksesan implementasi dan penerapan SFA akan sangat membutuhkan dukungan service/support yang berkualitas dan profesional untuk hardware maupun software yang dipergunakan. Support tersebut harus mampu secara efektif dan cepat mengatasi permasalahan yang timbul. Hal ini dapat dipahami karena operasi penjualan adalah ”jantung” dari kegiatan bisnis pelanggan, dan dalam penerapan SFA pelaksanaan operasionalnya sangat tergantung pada kelancaran fungsi dari hardware maupun software yang dipakai. Dalam hal ini perlu diperhatikan 2 aspek, yaitu : a. Support Provider Support provider dituntut untuk memiliki :  Kemampuan dan profesionalisme yang kuat untuk dapat memberikan support yang efektif dan cepat.  Track-record atau hands-on experience dalam melakukan support untuk SFA. Hal ini sangat


l

dibutuhkan karena permasalahan yang timbul dalam penerapan SFA seringkali merupakan permasalahan lapangan atau karena kondisi khusus dilapangan. Pemahaman akan kondisi-kondisi ini akan memungkinkan support provider tersebut melakukan tindakan korektif yang lebih cepat dan terarah. Kapasitas provider juga harus mampu memberikan dukungan yang baik sesuai lingkup proyek, karena relatif banyak penerapan SFA yang berskala besar.

b. Support Arrangement Yang tak kalah pentingnya adalah mekanisme support atau support arrangement yang harus mampu mendorong penyelesaian permasalahan dengan lebih cepat atau meminimalisir down-time dari peralatan yang dipakai. Dalam hal ini sangat dianjurkan untuk menempuh mekanisme service/maintenance contract yang cukup komprehensif dan mencakup aspek-aspek berikut ini : · (Remote) Help Desk : Diperlukan karena sebagian permasalahan sebenarnya terjadi hanya karena kekurang-pahaman users dalam mengoperasikan peralatan. Fungsi help desk ini harus tersedia sesuai waktu kegiatan operasi pelanggan. Dalam beberapa kasus bahkan dibutuhkan help-desk setiap saat ( 7 / 24 arrangement ). · Delivery & pick-up service untuk peralatan yang rusak: Diperlukan untuk menghindari internal process yang seringkali bertele-tele dan memakan waktu bila pelanggan harus mengirimkan/mengambil sendiri peralatan yang rusak ke / dari support provider. Dalam service contract juga perlu ditentukan agar support provider sudah harus mengambil peralatan yang rusak dalam jangka waktu tertentu setelah dilaporkan. · Service ”Turn around Time” (TAT) : Hal ini mengatur komitmen support provider dalam penyelesaian permasalahan. Komitmen TAT ini bisa dikombinasikan dengan kewajiban penyediaan backup unit bila provider tidak mampu menyelesaikan permasalahan dalam TAT yang disepakati. · Standard Price untuk kasus yang tidak dicover : Adalah umum dimana service contract tidak mengcover penggantian parts yang bersifat consumables (contoh : printhead) ataupun karena lama pemakaian/”wear-andtear” (contoh : penggantian keypad). Walaupun demikian hal ini tetap menjadi bagian yang rutin akan terjadi. Untuk menghindari proses negosiasi dan mekanisme ordering yang bersifat case-to-case dan memakan banyak waktu, maka perlu ditetapkan standard price jika kasus seperti itu terjadi. · Summary Report & Review : Pelaporan secara berkala dan review bersama diperlukan untuk memperoleh gambaran mengenai permasalahan yang umum ditemui maupun mengenai

15

TOPIK


kondisi peralatan. Hal ini akan membantu pelanggan dalam mengambil usaha-usaha perbaikan.

V. Tahapan Implementasi SFA. Sebenarnya persiapan dan tahapan implementasi suatu aplikasi pada dasarnya sama dengan aplikasi lainnya. Walaupun demikian karakteristik dan tantangan nya bisa berbeda-beda. Kami hanya akan memberikan tekanan pada karakteristik dan tantangan berikut ini dalam implementasi dan penerapan SFA : a. Perubahan kultur kerja dan kultur hubungan Selain perubahan proses bisnis, secara umum juga akan terjadi perubahan kultur kerja maupun hubungan, khususnya dengan pihak luar/pelanggan. Hubungan antara staff penjualan dan pelanggan yang sebelumnya kental diwarnai dengan personal trust/relation dengan segala kreatifitas dan fleksibilitas nya, sekarang terpaksa menjadi lebih terstruktur dan mengikuti ketentuan operaisonal secara konsisten. Hal ini potensial menimbulkan resistensi. b. Variasi kondisi dan lingkungan implementasi Penerapan SFA secara umum akan lebih efektif bila dilakukan secara menyeluruh/nasional. Hal ini berarti kondisi dan environment yang dihadapi sangat bervariasi dan berbeda-beda (Kota besar vs kota kecil, Jawa vs luar Jawa dan lain-lain.) Bahkan proses bisnis yang dilakukan pun bisa berbeda karena kondisi spesifis di area tertentu. Belum lagi kondisi infrastruktur komunikasi yang dibutuhkan dalam penerapan SFA sangat bervariasi antar daerah. c. Banyaknya Pihak yang terlibat Secara umum penerapan SFA akan melibatkan jumlah staff (sebagai users) yang besar, dan sangat sibuk. Apalagi kegiatan staff penjualan merupakan basis dari kegiatan bisnis perusahaan. Hal ini merupakan tantangan yang cukup besar, sehingga bahkan tidak mudah untuk merencanakan dan melakukan usertraining. Dalam menghadapi tantangan diatas, aspek Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan kunci keberhasilan. Karena itu usaha-usaha untuk mengembangkan dalam menghadapi tantangan diatas, aspek Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan kunci keberhasilan. Karena itu usaha-usaha untuk mengembangkan pemahaman (contoh : dengan usaha sosialisasi) maupun Kemampuan (contoh : dengan usaha training) dalam penerapan S F A harus diperhatikan dengan serius. Standard Tahapan dalam implementasi SFA dapat diuraikan sebagai berikut : · Pembentukan Tim dan implementation plan : Perlu diperhatikan bahwa team ini harus mencakup semua semua department yang terkait (Information

16

·

·

·

·

·

·

·

Technology/IT, Sales, Finance, bahkan bagian umum ) dan terdiri dari figur-figur yang memiliki leadership yang kuat. Team ini selanjutnya akan menyusun implementation plan beserta time-tablenya dan melakukan monitoring serta review atas jalannya kegiatan implementasi ini dari waktu ke waktu. Penyiapan dan penyusunan Proses Bisnis dan Standard Operating Procedure (SOP). Proses Bisnis yang efektif, jelas, dan didukung dengan dokumentasi serta sosialisasi yang baik akan sangat mendukung kesuksesan implementasi SFA. Seleksi dan Pengadaan Perangkat Hardware maupun Software. Dalam hal ini umumnya akan dilakukan bench-marking dan functional trial/test, dengan memperhatikan aspek ease-ofuse/ergonomy, performance, konektifitas dan ketahanan/ ruggedness. Hal penting lain yang tidak boleh dilupakan adalah vendor support seperti yang diuraikan di point. IV.6 (halaman 15), Sosialisasi Sosialisasi ini khususnya mengenai obyektif penerapan SFA ini, Proses Bisnis baru dan perubahannya, maupun benefitnya secara umum bagi semua pihak-pihak yang terkait, baik internal maupun pihak external / pelanggan. Instalasi dan setup dari perangkat, hardware maupun software. Dalam tahap ini selain instalasi dan setup, hal penting yang akan dilakukan adalah total connectivity test untuk memastikan berfungsinya seluruh sistim sebagai suatu kesatuan. Test ini mencakup aspek aplikasi, inter-koneksi antar peralatan, maupun communication connectivity yang berkaitan dengan pihak lain, seperti communication provider (GPRS). Training / pelatihan Training ini dilakukan bukan hanya dalam konteks pemakaian peralatan dan aplikasi, tapi juga dalam penguasaan Proses Bisnisnya dan SOP. Bukan hanya unsur teknis yang diperhatikan dalam training ini, tapi juga perlu diperhatikan aspek pengembangan motivasi dan rasa keterlibatan dari staff dalam penerapan SFA. Pilot – Rollout Rollout biasanya dilakukan bertahap, dimulai dengan Pilot Rollout. Dalam hal ini implementasi hanya akan dilakukan pada area tertentu yang dipilih, dengan obyektif untuk memastikan keseluruhan sistim dapat berfungsi efektif seperti yang direncanakan, dan mengatasi masalah-masalah awal yang umum timbul dalam suatu implementasi. Secara umum pilot-rollout dilakukan diarea-area yang dinilai memiliki kompleksitas tinggi, tapi juga sekaligus memiliki ”profile” tertentu yang mewakili area-area lainnya. Total Rollout Setelah pilot-rollout dianggap berjalan stabil dan masalahmasalah yang timbul dapat diatasi dengan baik, serta diperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai pattern yang paling cocok dalam pelaksanaan implementasi, maka total rollout tentunya dapat dijalankan pada area-area lainnya.

No title

Recommend Documents