[email protected]
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Sistim formal dan proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi. Sistim formal terdiri dari perencanaan starategis, anggaran dan pelaporan. Proses informal meliputi etika kerja, gaya manajemen, dan budaya. Supaya strategi perusahaan berjalan secara efektif maka sistim formal harus sesuai / mendukung proses informal. Sistem harus mempengaruhi perilaku yang mendorong terjadinya keselarasan tujuan (goal congruence).
GAMBAR PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN SECARA FORMAL Tujuan Peraturan
& Strategi
Informasi Lainnya Penghargaan (umpan balik)
Ya
Perencana an Strategis Revisi
Anggaran
Revisi
Kinerja Pusat Tanggung jawab Tindakan Koreksi
Pengukuran
Laporan Aktual Vs Rencana
Apakah Kinerja Memuaskan ? Tdk umpan balik
Faktor yang mempengaruhi perilaku
PERILAKU
KOMPETENSI
Merupakan bagian tidak kasat mata yang tercermin dalam perilaku organisasi termasuk juga kemauan untuk melakukan tingkat upaya yang tinggi ke arah tujuan organisasi. Dengan demikian motivasi dalam SPM merupakan bagian integral dalam upaya mengoptimalkan pengendalian manajemen suatu organisasi.
TEORI MOTIVASI AWAL Teori hierarki kebutuhan (Abraham Maslow) 1. kebutuhan fisiologis, seperti pangan, sandang, tempat tinggal 2. kebutuhan atas jaminan keamanan, seperti terlindungi dari resiko jasmani dan rohani 3. kebutuhan sosial, seperti keluarga, sahabat 4. kebutuhan harga diri, disegani, diakui, dihormati 5. kebutuhan aktualisasi diri, seperti prestasi, karier, tanggungjawab, kepuasan diri.
TEORI X DAN Y (DOUGLAS Mc. GREGOR) Manajer yang memiliki kategori X (kurang baik) 1. Karyawan pada dasarnya tidak menyukai pekerjaan dan sedapat mungkin menghindarinya. 2. Karyawan ditekan, dimonitor, diancam sanksi agar bekerja untuk mencapai tujuan. 3. Karyawan tidak mau bertanggung jawab dan hanya mau melaksanakan perintah saja. 4. Karyawan mementingkan jaminan kepastian kerja dan tidak mempunyai ambisi.
Lanjutan ….. Manajer yang memiliki kategori Y (baik) 1.
Karyawan bisa memandang kerja itu sangat rileks. 2. Karyawan sadar akan tugasnya dan tidak bertindak semaunya. 3. Umumnya karyawan bisa menerima, bahkan mencari tanggungjawab, seperti menerima bila dipromosikan. 4. Karyawan selalu diberikan kesempatan untuk belajar sehingga dapat mengaktualisasikan diri.
Model Motivasi Kemampuan
1. Dorongan dan pengakuan kebutuhan
2. Pencarian dan pemilihan perilaku yang termotivasi oleh pemuasan kebutuhan
3. Perilaku berarah tujuan atau usaha sesungguhnya
6. Penilaian kembali kebutuhan
5. Balas jasa atau hukuman
4. Penilaian kinerja
Kepuasan
truktur
eran
rganisasi dan
ontroller
[email protected]
JENIS – JENIS ORGANISASI Strategi perusahaan untuk mencapai tujuannya sangat mempengaruhi bentuk dari struktur organisasinya. Setidaknya ada 3 kategori umum bentuk struktur organisasi : 1. struktur fungsional 2. struktur unit bisnis 3. struktur matriks
STRUKTUR FUNGSIONAL Setiap manajer bertanggungjawab pada fungsi masing – masing yang telah dispesialisasikan seperti bagian produksi dan pemasaran Alasan : adanya gagasan perlunya seorang manajer yang memiliki ability, skill, dan knowledge yang khusus untuk merumuskan / memutuskan fungsinya secara spesifik. Misalnya seorang yang memiliki pengetahuan & pengalaman di bidang pemasaran akan lebih baik memimpin bagian pemasaran dari pada memimpin bagian keuangan atau dua bidang sekaligus.
CEO
STAFF
MANAJER MARKETING MANAJER MANUFAKTUR
STAFF STAFF
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Lanjutan ….. • Kebaikan: Efisiensi • Keterbatasan: – Tidak ada cara untuk mengukur efektivitas setiap fungsi. – Tidak ada cara yang baik untuk membuat rencana kerja untuk setiap fungsi secara terpisah. – Dapat terjadi perselisihan antar manajer fungsi.
Lanjutan ….. • Kelemahan :
– Adanya ambiguity, artinya masing-masing departemen / fungsi tidak dapat menentukan keputusan secara mandiri, karena tergantung oleh departemen lain, misalnya departemen pemasaran tidak dapat menentukan laba pada fungsi / departemennya. – Perselisihan antar manajer departemen / fungsi, misalnya departemen pemasaran ingin memuaskan kebutuhan konsumen, sehingga melemburkan bagian manufaktur, namun disisi lain, departemen produksi akan keberatan untuk merealisasikan. – Struktur fungsional tidak dapat diterapkan pada perusahaan dengan produk yang bervariasi.
– Organisasi fungsional cenderung menciptakan sekat-sekat bagi tiap fungsi yang dimiliki.
15
STRUKTUR UNIT BISNIS Setiap manajer bertanggungjawab pada aktivitas masing – masing dari unit bisnis, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semi independen dari perusahaan. Unit bisnis dapat disebut juga sebagai divisi / divisional. Alasan : adanya berbagai kelemahan yang ada di struktur fungsional dan biasanya struktur ini digunakan bagi perusahaan yang memiliki produk beragam serta adanya kejelasan dalam hal kinerja masing-masing divisi, dengan standar umum yaitu laba / volume penjualan. Selain itu, biasanya masing-masing unit bisnis akan mendekati pasar konsumennya.
CEO
DIREKTUR UNIT Z DIREKTUR UNIT Y DIREKTUR UNIT X
MANAJER PEMASARAN
MANAJER PABRIK
MANAJER PEMASARAN
MANAJER PABRIK
MANAJER PEMASARAN
MANAJER PABRIK
Lanjutan ….. • Unit bisnis (divisi) bertanggungjawab terhadap seluruh fungsi yang terkait dengan produksi dan pemasaran (profit center dan investment center) • Keunggulan: Sebagai tempat latihan untuk jadi general manajemen, keputusan yg dihasilkan lebih baik • Keterbatasan:
– Duplikasi staf fungsional – Perselisihan antar manajer divisi
Lanjutan ….. Kelemahanya :
• Biaya operasional sangat tinggi, misalnya perusahaan Boeing mempunyai 2 divisi yaitu : pesawat berbadan kecil (737 & 757) dan divisi pesawat berbadan besar (747,767 & 777), akan tetapi dalam pembuatan komponen struktural utamanya membutuhkan piranti-piranti yang dikendalikan komputer dengan jumlah besar & mahal. Karena adanya duplikasi piranti komputer untuk kedua divisi harus dipenuhi. • Perselisihan spesialis fungsional, hal ini sama dengan struktur fungsional, namun tidak begitu berpengaruh terhadap perusahaan secara menyeluruh.
STRUKTUR MATRIKS Struktur matriks, dimana unit-unit fungsional
memiliki tanggung jawab rangkap. Biasanya struktur matrik dilakukan pada perusahaan kontraktor bangunan / developer yang memiliki banyak proyek pembangunan. Struktur ini mempunyai tingkat kesulitan yang tinggi terutama dalam hal perencanaan & koordinasinya, begitu pula pada jajaran manajer fungsi yang merangkap berbagai proyek yang ada.
CEO Direktur Fungsional
Direktur Proyek MANAJER FUNGSI A
MANAJER PROYEK A
MANAJER FUNGSI B
MANAJER PROYEK B
MANAJER FUNGSI C
MANAJER PROYEK C
PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI PADA PROYEK TIPE ORGANISASI
KARAKTERISTIK PROYEK OTORITAS
% PERSONIL ORGANISASI YG FULL TIME DI PROYEK
FUNGSIONAL
TAK ADA -RENDAH
MATRIKS LEMAH TERBATAS
MATRIKS SEIMBANG RENDAH -SEDANG
MATRIKS KUAT SEDANG -TINGGI
PROYEK
TINGGI -PENUH
-
0 – 25 %
15% – 60%
50 % – 95 %
85 % -- 100 %
PERAN MANAJER PROYEK
TDK PENUH WAKTU
TDK PENUH WAKTU
PENUH WAKTU
PENUH WAKTU
PENUH WAKTU
SEBUTAN MANAJER PROYEK
KOORD. / PIMPINAN PROYEK
KOORD. / PIMPINAN PROYEK
MANAJER PROYEK
MANAJER PROYEK/ PROGRAM
MANAJER PROYEK/ PROGRAM
TDK PENUH WAKTU
TDK PENUH WAKTU
TDK PENUH WAKTU
PENUH WAKTU
PENUH WAKTU
STAF ADMINISTRASI
22
IMPLIKASI TERHADAP RANCANGAN SISTEM DARI JENIS STRUKTUR ORGANISASI. • Perancangan SPM lebih mudah pada struktur unit bisnis, karena kriteria & evaluasi kinerja pada masing-masing bagian jelas, artinya masing-masing divisi dituntut untuk merancang rencana, koordinasi & performanya untuk menghasilkan laba. Dalam hal pengambilan keputusan cepat, karena berdasarkan pada divisinya masing-masing. Sedangkan pada struktur fungsional & matrik, tingkat efektifitas penilaian jajaran manajer tidak dapat diukur dengan jelas, karena dalam pengambilan keputusan tergantung pada fungsi yang lainnya. • Namun di lain pihak, struktur fungsional lebih efisien dalam piranti-piranti yang dibutuhkan & dalam memperoleh SDM yang lebih baik. Artinya mereka melakukan tanggungjawab berdasarkan spesifikasi & spesialisasi jabatan yang dibebankan & berdasarkan pada departemennya masing.
FUNGSI CONTROLLER • Controller : orang yang bertanggungjawab terhadap desain dan operasi SPM atau disebut juga Chief Financial Officer (CFO). TUGAS :
• Desain dan operasi sistim informasi dan pengendalian. • Meyiapkan laporan keuangan (termasuk lap. Pajak). • Menyiapkan dan analisis serta menginterprestasikan laporan kinerja. • Menbimbing audit internal dan prosedur pengendalian akuntansi. • Mengembangkan personel pada bagian controller. • Penanggungjawab proses pengendalian internal atas keandalan laporan keuangan
Corporate Controler
Corporate Controler
Busines Unit Manager
Busines Unit Controler
Busines Unit Manager
Busines Unit Controler
26
