Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
HANDLEIDING: ATTESTEREN: DEELNAME- EN BETALINGSATTEST
& SLAGINGSATTEST
Attesteren – VTS- secretariaat– versie: 29 maart 2010
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
INLEIDING In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u een deelname- en betalingsattest of een slagingsattest opmaakt. De eerste stap beschrijft het opmaken van de deelname- en betalingsattesten. De tweede stap beschrijft hoe u slagingsattesten opmaakt. In de derde stap wordt er een melding verzonden naar de cursisten. Lees ook de opmerking betreffende het uitprinten en opsturen van deelname- en betalingsattesten of slagingsattesten naar cursisten. Als bijlage (achteraan document) worden de velden besproken die gebruikt worden om het deelname- en betalingsattest of slagingsattest op te maken.
STAP 1
STAP 2
STAP 3
Deelname- en betalingsattest opmaken
Slagingsattest opmaken
Melding verzenden naar cursist(en)
Opmerking betreffende het uitprinten en opsturen van deelname- en betalingsattesten & slagingsattesten naar cursisten
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 1
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
STAP 1 In de eerste stap wordt uitgelegd hoe een deelname- en betalingsattest kan aangemaakt worden voor de betreffende cursist(en). Normaal gaat hieraan vooraf dat de cursisten een score en beoordeling kregen (zie andere handleiding) Ga naar ‘Administratie opleidingen’ activiteitenrooster’
‘Taken cursist’
‘Module-
Vul de ‘activiteitscode’ van de module in het veld ‘Activiteitscode’ in. Klik daarna op
.
U krijgt een lijst met zoekresultaten, zoals in onderstaand voorbeeld:
Ga naar de gewenste module-activiteit via
.
U ziet onderstaand scherm:
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 2
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
U komt automatisch op de link Klik nu op de link
terecht. , waarna u onderstaand scherm krijgt:
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 3
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
Onderstaand wordt uitgelegd hoe een deelname- en betalingsattest wordt gemaakt. Selecteer via
individueel de gewenste cursist(en) of alle cursisten via .
Selecteer bij groepsactie
. Klik daarna op
.
Een deelname- en betalingsattest kan enkel opgemaakt worden voor cursisten die voldoen aan volgende criteria: •
Inschrijvingsstatus = ‘Voltooid’; ‘Niet voltooid’; ‘Vrijgesteld’ of ‘Ingeschreven’
•
Betalingsstatus = ‘Betaald’; ‘Niet van toepassing’ of ‘Terugbetaald’
•
Deelname-checkbox staat niet aangevinkt (Opmerking: indien u een attest opnieuw wil aanmaken voor een cursist, dan vinkt u de checkbox uit en kan u het attest opnieuw aanmaken).
Indien u onderstaande foutmelding krijgt, probeert u een attest op te maken voor cursisten die NIET aan bovenstaande voorwaarden beantwoorden. Dit kan meerdere oorzaken hebben, zoals bv. de cursist heeft (nog) niet betaald; de cursist heeft zich geannuleerd; enz. Controleer dus steeds VOORAF de dossiers van de betreffende cursisten, maar achteraf kan dit ook nog rechtgezet worden !
Er wordt voor de andere cursisten wel een datum ingevuld en een attest opgemaakt.
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 4
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
Bij alle geselecteerde cursisten wordt in de kolom ‘SeSe Deelnameattest’ de datum van vandaag ingevuld, en na enkele seconden verschijnt ook een pdf met alle deelname- en betalingsattesten voor alle geselecteerde cursisten waarvoor VOTAS geen foutmelding heeft gegeven. Hieronder ziet u een voorbeeld van zo’n deelname- betalingsattest voor één cursist:
Vens Clint Arenbergstraat 5, 1000 Brussel 01/01/1989
De volgorde van de cursisten in de pdf is dezelfde als de inschrijvingsvolgorde die werd gehanteerd, en dus NIET alfabetisch.
Cursisten kunnen een duplicaat opvragen van het deelname- en betalingsattest wanneer datum vandaag ≥ ingevulde datum. Waar kan de cursist dit duplicaat raadplegen? Via ‘Selfservice cursist’
‘Cursussen’
‘Mijn cursussen’
Ook in de kolom ‘Deelnameattest’ is het selectievakje nu aangevinkt. Let op: deze vakjes dienen aangevinkt te blijven opdat de cursist(en) later toegang kunnen krijgen tot hun duplicaat van het betalings- en deelnameattest !!! Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 5
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
Onderstaand scherm zou de eindsituatie moeten zijn nadat u bovenstaande handelingen correct hebt uitgevoerd.
Klik op
onderaan de pagina.
Indien u dit niet doet, worden de gegevens niet opgeslagen; krijgt de cursist geen duplicaat te zien en dient u dit alles later opnieuw te doen.
U kan ook een betalingsattest opmaken via volgende stappen (bv. wanneer u het attest op een andere datum wil actief maken dan de datum van vandaag. Stappen: 1. Selecteer de gewenste cursisten 2. Voer de groepsactie uit. U kan een datum kiezen. 3. Voer de groepsactie uit nadat bij alle cursisten de gewenste datum werd ingevuld waarop het attest moet zichtbaar worden.
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 6
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
STAP 2 In stap 2 wordt beschreven hoe een slagingsattest voor een module kan aangemaakt worden voor de betreffende cursist(en). We vertrekken vanuit het scherm dit scherm - zie stap 1).
Selecteer via
(Opmerking: voor de navigatie naar
de gewenste cursist(en) individueel of alle cursisten via .
Selecteer bij groepsactie de optie Klik daarna op
.
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 7
.
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
Een slagingsattest kan enkel opgemaakt worden voor cursisten die voldoen aan volgende criteria: •
Inschrijvingsstatus = ‘Voltooid’ of ‘Vrijgesteld’
•
Betalingsstatus = ‘Betaald’; ‘Niet van toepassing’; ‘Terugbetaling’ of ‘Terugbetaald’
•
Beoordelingsstatus = ‘Geslaagd’; ‘Vrijgesteld’ of ‘Gedelibereerd’
•
Slagingsattest-checkbox staat niet aangevinkt (Opmerking: indien u een attest opnieuw wil aanmaken voor een cursist, dan vinkt u de checkbox uit en kan u het attest opnieuw aanmaken).
Indien u onderstaande foutmelding krijgt, probeert u een attest op te maken voor cursisten die NIET aan bovenstaande voorwaarden beantwoorden. Dit kan meerdere oorzaken hebben, zoals bv. de cursist heeft (nog) niet betaald; de cursist heeft zich geannuleerd; een cursist is niet geslaagd; enz. Controleer dus steeds VOORAF de dossiers van de betreffende cursisten, maar achteraf kan dit ook nog rechtgezet worden !
Er wordt voor de andere cursisten wel een datum ingevuld en een attest opgemaakt.
Bij alle geselecteerde cursisten wordt in de kolom ‘SeSe Slagingsattest’ de datum van vandaag ingevuld, en na enkele seconden verschijnt ook een pdf met alle slagingsattesten voor alle geselecteerde cursisten waarvoor VOTAS geen foutmelding heeft gegeven. Hieronder ziet u een voorbeeld van slagingsattest voor één cursist: Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 8
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
Vens Clint Arenbergstraat 5, 1000 Brussel 01/01/1989
De volgorde van de cursisten in de pdf is dezelfde als de inschrijvingsvolgorde die werd gehanteerd, en dus NIET alfabetisch.
Cursisten kunnen een duplicaat opvragen van het slagingsattest wanneer datum vandaag ≥ ingevulde datum. Waar kan de cursist dit duplicaat raadplegen? Via ‘Selfservice cursist’
‘Cursussen’
‘Mijn cursussen’
Ook in de kolom ‘Slagingsattest’ is het selectievakje nu aangevinkt. Let op: deze vakjes dienen aangevinkt te blijven opdat de cursist(en) later toegang kunnen krijgen tot hun duplicaat van het slagingsattest !!! Onderstaand scherm zou de eindsituatie moeten zijn nadat u bovenstaande handelingen correct hebt uitgevoerd.
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 9
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
Klik op
onderaan de pagina.
Indien u dit niet doet, worden de gegevens niet opgeslagen; krijgt de cursist geen duplicaat te zien en dient u dit alles later opnieuw te doen.
U kan ook een slagingsattest opmaken via volgende stappen (bv. wanneer u het attest op een andere datum wil actief maken dan de datum van vandaag. Stappen: 1. Selecteer de gewenste cursisten 2. Voer de groepsactie uit. U kan een datum kiezen. 3. Voer de groepsactie uit nadat bij alle cursisten de gewenste datum werd ingevuld waarop het attest moet zichtbaar worden.
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 10
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
STAP 3 In stap 3 wordt besproken hoe u een melding kan verzenden naar de cursisten met de uitslag van de module (dus na de deliberatie). Laat de cursisten waarvoor u een deelname- en betalingsattest en/of slagingsattest hebt opgemaakt geselecteerd.
Ga naar de link
. U ziet dan onderstaand scherm:
Selecteer bij groepsactie de optie Klik daarna op
.
U krijgt onderstaand scherm:
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 11
.
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
We bekijken even 3 belangrijke velden: 1. In het veld ‘Bcc’ dienen de cursisten worden geplaatst. De e-mailadressen van de cursisten worden automatisch ingevuld in het veld ‘Aan’. Knip (ctrl a + ctrl x) deze en plak (ctrl v) deze in het veld ‘Bcc’! In het veld ‘Aan’ plaatst u uw eigen e-mailadres. In het veld ‘Cc’ kan u de DSKO en de CV plaatsen. 2. Typ hier het onderwerp. Dit is altijd ‘Deliberatiegegevens beschikbaar voor uw deelname aan de VTS-cursus < ACTIVITEITSCODE >. Vervang ‘ACTIVITEITSCODE door de betreffende module-activiteitscode. 3. In dit veld kopieert u de tekst uit de conceptmail. Deze e-mail vindt u op: Eschijf AFDELING SPORTKADEROPLEIDING 0-Votas III Conceptmails 100326_Deliberatie_na_module.docx Hieronder ziet u een printscreen van die e-mail: Vergeet niet de velden
en te vervangen door respectievelijk de moduleactiviteitscode en de naam van de module.
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 12
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
Vanaf vermoedelijk 15 april wordt deze procedure vervangen door een workflow !!!
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 13
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
OPMERKING Uitprinten & opsturen van deelname- en betalingsattesten & slagingsattesten naar cursisten Met het VTS-secretariaat zijn we volop de digitale weg ingeslagen, waardoor we zo weinig mogelijk per post proberen te versturen. De deelname- en betalingsattesten en slagingsattesten worden daarom slechts voor bepaalde cursisten uitgeprint en verzonden. Voor welke cursisten dienen deelname- en betalingsattesten uitgeprint en opgestuurd te worden? 1. Cursisten die dit expliciet vragen Dit kan voor cursisten die het deelname- en betalingsattest op een later tijdstip vragen!
2. Cursisten uit de module ‘Begeleiden van sporters met een handicap’ 3. Cursisten uit de module ‘Begeleiden van sportende senioren’ Voor welke cursisten dienen slagingsattesten uitgeprint en opgestuurd te worden? 1. Cursisten die dit expliciet vragen 2. Cursisten uit de opleiding ‘Sportfunctionaris’ meerbepaald uit de modules 1,2,3 en 4 3. Cursisten uit het ’Algemeen Gedeelte’ van het opleidingsstramien ‘Initiator’ (indien het Algemeen Gedeelte sporttak- of cursusplaatsoverschrijdend is), ‘Instructeur B’, ‘Trainer B’ en ‘Trainer A’.
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 14
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
BIJLAGEN In onderstaande tabel worden de gebruikte velden beschreven die gebruikt worden om het deelname- en betalingsattest aan te maken: Velden op het deelname- en betalingsattest
Veld in VOTAS III
Opmerkingen
Naam Voornaam
Zoals terug te vinden op de PersonenTabel voor de EfftDate≤endDate ModAct. Voor Belgische adressen: Adress3 Nr Nr2 PostalCode City Voor Niet-Belgische Adressen: =CONCATENATE(Adress1; Adress2) Country Zoals terug te vinden op de PersonenTabel
Persoonsgegevens
Primaire adres op EfftDate≤endDate ModAct
Geboortedatum
Modulegegevens
AttestBepaling
Atestbenaming
Op Module, geldig op LM_EFFDT (op act)
Bevoegdheden
Op Module, geldig op LM_EFFDT (op act) Indien er geen bevoegdheden werden ingevuld, dient de kader waarin deze worden getoond op het attest, te verdwijnen.
Totaal Betaald Bedrag (Berekend)
Berekening als volgt: ((“Betaald per overschrijving”“Terugbetaald Overschrijving”) + (“Betaald met OC” – “Terugbetaald met OC”)) “Betaald per overschrijving”“Terugbetaald Overschrijving”
Module-activiteitsgegevens
Totaal Overschrijving
(datum betaling / [datum terugbetaling]) “Betaald met OC” – Totaal OC “Terugbetaald met OC” (datum betaling / [datum terugbetaling]) Indien de module intern Aanbieder georganiseerd wordt, dient “De Vlaamse Trainersschool (Bloso)” als organisator-waarde getoond te worden. Label geldig op LM_EFFDT (op Cursusplaats act)
EindDatum van de ModActiviteit # Uren
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 15
=VT_PLAN_TOTAL op Moduleactiviteit
Arenberggebouw - Arenbergstraat 5 – 1000 Brussel Tel: 02/209.47.21 – Fax: 02/209.47.15
In onderstaande tabel worden de gebruikte velden beschreven die gebruikt worden om het slagingsattest aan te maken: Velden op het slagingsattest
Veld in VOTAS III
Opmerkingen
Naam Voornaam
Zoals terug te vinden op de PersonenTabel voor de EfftDate≤endDate ModAct. Voor Belgische adressen: Adress3 Nr Nr2 PostalCode City Voor Niet-Belgische Adressen: =CONCATENATE(Adress1; Adress2) Country Zoals terug te vinden op de PersonenTabel
Persoonsgegevens
Primaire adres op EfftDate≤endDate ModAct
Geboortedatum
Modulegegevens
AttestBepaling
AtestBenaming
Op Module geldig op LM_EFFDT (op act)
Bevoegdheden
Op Module geldig op LM_EFFDT (op act) Indien er geen bevoegdheden werden ingevuld, dient de kader waarin deze worden getoond op het attest, te verdwijnen.
Aanbieder
Cursusplaats
Indien de module intern georganiseerd wordt, dient “De Vlaamse Trainersschool (Bloso)” als organisator-waarde getoond te worden. Label geldig op LM_EFFDT (op act)
SlagingsDatum
= VT_PASS_DT
# Uren
=VT_PLAN_TOTAL
Module-activiteitsgegevens
VT_PASS_DT : Dit is een datumveld op module-activiteit en is te zien via het module-activiteitenrooster. Dit veld zal automatisch opgevuld worden vanuit de onderliggende vak-activiteit(en) met de mogelijkheid om manueel aangepast te worden. De opvulling van dit veld gebeurt wanneer een gebruiker (docent; DSKO of denkcelsecretaris) een score toevoegt voor een bepaalde cursist, op een bepaald onderdeel. Wanneer de score opgeslagen wordt zal het systeem nagaan of de VT_PASS_DT reeds een waarde bevat en nagaan of deze waarde groter is dan de laatste sessie van het beoordeelde cursusonderdeel. Indien beide voorwaarden niet vervuld zijn, zal het systeem de VT_PASS_DT opvullen met de datum van de laatste sessie van het beoordeelde cursusonderdeel.
Attesteren – VTS-secretariaat – versie: 29 maart 2010 – p. 16
Arenberg ggebouw - Arenbergstr A raat 5 – 100 00 Brussel T 02/209.4 Tel: 47.21 – Fax: 02/209.47.15
Schematische vo oorstelling:
v vrijsttellingen !!! ! Consequenties voor Binnen VOTAS III zijn zowe el automatiische als manueel m to oegekende vrijstelling gen mogelijjk. Bij het manueel toekennen t n van een vrijstellin ng in het ro ooster dient deze da atum en, of dientt men het onderdeel o e manueel opgevulld te worde als “niet affgelegd” te n het vak vrij v te stelle en. beoordelen (score = “N”) en
Attesterren – VTS-secretariaatt – versie: 29 9 maart 2010 – p. 17
