;
Beschrijvend document Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de uitvoering van accountantsdiensten met kenmerk xxxxxxREG ten behoeve van de gemeente Alblasserdam
Datum : concept 27 juni 2011
1
INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING. 1.1 Algemeen 1.2 Beschrijving van de aanbestedende dienst 1.3 Beschrijving en doel van de aanbesteding 1.4 Onderwerp van de aanbesteding 1.5 Contractpartij 1.6 Planning. 2. VOORWAARDEN TOT INSCHRIJVING 2.1 Algemene voorwaarden 2.2 Financiële voorwaarden 2.2.1 Geldigheidsduur inschrijving 2.2.2 Prijsniveau en -wijzigingen 2.2.3 Betaling 2.2.4 Digitaal aanleveren facturen 3. INSCHRIJVINGSPROCEDURE 3.1 Publicatie 3.2 Contactpersonen 3.2.1 Contactpersoon van zijde opdrachtgever 3.2.2 Contactpersoon ondernemer tijdens de aanbesteding 3.3 Inlichtingen 3.4 Rangorde documenten 3.5 Informatie over verplichtingen inschrijvers 3.6 Wijze van aanbieden inschrijving 3.7 De beoordeling 3.7.1 Procedure gunning 3.7.2 Gunningcriteria 4. TOELICHTING BIJ DE GEVRAAGDE DOCUMENTEN 4.1 Eisen- en wensenpakket 4.2 Overige gegevens en bijlagen 4.3 Prijzen en Tarieven 5. PROGRAMMA VAN EISEN 5.1 Eisen 5.2 Wensen BIJLAGE 1 Bijlage I.A Bijlage I.C Bijlage I.D BIJLAGE Bijlage BIJLAGE BIJLAGE Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage
II II.A III IV IV.A IV.B V VI VIIVIII IXV -
AKKOORDVERKLARINGEN Akkoordverklaring beschrijvend document en gestelde eisen overeenkomst Akkoordverklaring van juistheid en volledigheid gegevens en antwoorden in inschrijving Verklaring inzake verplichtingen uit hoofde van bepalingen arbeidsbescherming en voorwaarden VOORWAARDEN Concept overeenkomst INVULFORMULIEREN/PRIJZENBLAD LIJST VAN EISEN EN WENSEN Lijst van Eisen Lijst van Wensen Functieprofielen. de organisatieverordening van de gemeente Alblasserdam; de controleverordening de financiële verordening het controleprotocol .
2
1. INLEIDING 1.1 Algemeen Voor u ligt het beschrijvend document behorende bij de Europese openbare aanbesteding voor de uitvoering van accountantsdiensten ten behoeve van de gemeente Alblasserdam. Dit document is met grote zorg samengesteld. Indien u meent dat informatie of een bepaling in dit beschrijvend document en/of de overige aanbestedingsdocumenten tegenstrijdig, onjuist, onrechtmatig of op andere wijze onregelmatig is, dan verzoeken wij u hiervan zo spoedig mogelijk (doch uiterlijk op
schriftelijk melding te maken bij de onder paragraaf 3.2.1. genoemde contactpersoon. Indien u dit nalaat, bent u niet ontvankelijk in enige (latere) vordering gericht tegen of gebaseerd op de vermeende tegenstrijdigheid, onjuistheid, onrechtmatigheid of onregelmatigheid. 1.2 Beschrijving van de aanbestedende diensten Alblasserdam Het college van Alblasserdam bestaat uit een voorzitter (de burgemeester), drie wethouders en een gemeentesecretaris. De wethouders zijn door de gemeenteraad gekozen. De burgemeester wordt benoemd door de Kroon (Koningin en ministers) en is zowel voorzitter van de raad als van het college. De gemeentesecretaris is de schakel tussen het college en de ambtelijke organisatie. De leden van het college hebben hun eigen taakvelden (portefeuille) en vergaderen iedere dinsdag vanaf 10.00 uur over de lopende zaken die spelen binnen de gemeente. Zoals dat hoort in een democratie, worden besluiten genomen bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van stemmen geeft de stem van de burgemeester de doorslag. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de algemeen directeur (de gemeentesecretaris) Hij overlegt met het managementteam met vier hoofden van afdelingen: • de afdeling Publiekszaken • de afdeling Ruimtelijke en Maatschappelijke Ontwikkeling • de afdeling Buitenruimte • de Concernstaf De organisatie is klein en goedkoop. Ondersteunende stafdiensten zijn ondergebracht in het regionale Service Centrum Drechtsteden (SCD). Alblasserdam werkt nauw samen met de andere Drechtsteden en op het gebied van brandpreventie en veiligheid in het bijzonder met Papendrecht en Sliedrecht. Alblasserdam is de brug tussen de Drechtsteden en de Alblasserwaard. Alblasserdam ligt in de West-Alblasserwaard, direct aan de A15 RotterdamNijmegen. Prima te bereiken met openbaar vervoer door middel van bus en over water met de Fast Ferry vanuit Dordrecht, Rotterdam en Krimpen a/d IJssel. Alblasserdam dat aan de rivieren De Alblas en De Noord ligt en heeft een binnenen een buitenhaven met gezellige terrassen, (overdekte) winkelcentra met ruime parkeergelegenheid en een markt op maandagmiddag. Op de grens van Alblasserdam ligt het Werelderfgoed Kinderdijk met negentien molens die rond 1740 werden gebouwd. Eén van de molens is van 1 april tot 1 oktober van 9.30 – 17.30 uur van binnen te bekijken. Ook zijn er meerdere rondvaartmogelijkheden.
3
Alblasserdam biedt veel sport - en spelmogelijkheden zoals wandelen, fietsen, wandelen, skeeleren, kanovaren, survival met o.a. vlottenbouw, klimmen en abseilen, hindernisbaan, thematochten enzovoort. Zwemmen kan in het binnenbad Blokweer, en in het natuurbad Lammetjeswiel. 1.3 Beschrijving en doel van de aanbesteding Met deze aanbesteding willen de genoemde gemeenten en Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden bereiken, dat een accountant wordt gekozen die zich, via een resultaatgerichte overeenkomst, enerzijds als een “risicodragend partner” durft op te stellen en anderzijds instaat voor de kwaliteit van de dienstverlening. Het risicodragende aspect doet zich voor bij de onzekerheden rond de in te zetten mensuren en zich wijzigende behoeften als gevolg van de Nederlandse wet- en regelgeving. Doel van de aanbesteding is afsluiten van individuele overeenkomsten namens de GRD en de deelnemende gemeenten met eenzelfde dienstverlener voor een periode van 3(drie) jaar, 2012 tot en met 2014, met de mogelijkheid van twee keer een verlenging van de overeenkomst voor een periode van 1 (één) jaar voor alle in paragraaf 1.4 genoemde werkzaamheden. 1.4 Onderwerp van de aanbesteding De accountantscontrole van de gemeente Alblasserdam kent een aantal verschillende activiteiten, te weten: 1. 2. 3. 4. 5.
Controle jaarrekening van de gemeente Alblasserdam. De controle van de verplichte bijlage bij de jaarrekening op grond van de regeling Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (Single Information en Single Audit, SiSa). Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen. Strategische advisering voortvloeiend uit de controle van de jaarrekening. Overige additionele controleopdrachten.
De uren voor activiteit 4 (Strategische advisering) vormen integraal onderdeel van de uren besteed voor de uitvoering van activiteiten 1,2 en 3; hiervoor kunnen geen extra kosten in rekening gebracht worden. Voor activiteit 5 (Additionele controleopdrachten) geldt dat een additionele controleopdracht voorafgegaan wordt door een afzonderlijke offerte, waarin een vaste prijs wordt aangeboden op basis van de onderhavige aanbesteding. Slechts onvoorziene omstandigheden kunnen voor deze controles leiden tot meerwerk. Dit meerwerk moet in voorkomend geval vooraf worden afgestemd met de opdrachtgever. Voor nadere informatie verwijzen wij ook naar de bij deze aanbesteding gevoegde documenten zoals: - de organisatieverordening - de controleverordening - de financiële verordening - het controleprotocol 2011 ad. 1) Controle jaarrekening van de gemeente Alblasserdam. De gemeente Alblasserdam is voornemens een overeenkomst aan te gaan voor de accountantscontrole van de jaarrekening en de bijbehorende overige noodzakelijke (rechtmatigheids) verantwoordingen, zoals IV3.
4
Uitgangspunt voor de controle zijn de eisen overeenkomstig artikel 213 van de Gemeentewet leidend tot een controleverklaring bij de jaarrekening, waarbij de gemeente Alblasserdam in het bijzonder aandacht vraagt voor: -
-
-
het controleren van de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en interne controle, op basis van de werkzaamheden die door de gemeente Alblasserdam op dit gebied worden verricht; het controleren op de toepassing van de relevante interne en externe voorschriften, zoals opgenomen in de voor de gemeente Alblasserdam relevante Europese en nationale wet- en regelgeving en het Normen- en Toetsingskader rechtmatigheid van de gemeente Alblasserdam; het controleren op de rechtmatige aanwending van de middelen; het controleren of de informatie in de jaarrekening consistent is met hetgeen in de financiële administratie en in het jaarverslag is opgenomen.
De volgende rapportages en verklaringen dienen te worden verzorgd: De controleverklaring voor rechtmatigheid en getrouwheid en een accountantsverslag behorende bij de jaarrekening ten behoeve van de gemeente Alblasserdam conform artikel 213van de Gemeentewet. In het rapport wordt gerapporteerd over de onderwerpen die wettelijk zijn voorgeschreven en over onderwerpen omschreven in bijlage IV van deze offerteaanvraag. Een managementletter behorende bij de (interim) controle ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders. Algemeen geldt dat de beoogde externe accountant goed bekend is met overheidsaccountancy, specifieke materiekennis is vereist met betrekking tot de gemeentelijke financiële systematiek op het gebied van begroten en verantwoorden en de daarop betrekking hebbende wet- en regelgeving. De accountant wordt benoemd door de gemeenteraad en werkt in opdracht van de gemeenteraad. De accountant treedt op als adviseur van de auditcommissie en ondersteunt haar bij het uitoefenen van haar bestuurlijke verantwoordelijkheden Ad. 2) De verplichte bijlage bij de jaarrekening op grond van de regeling verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (Single Information en Single Audit (SiSa)) Voor SiSa is de reguliere jaarrekeningcontrole door de accountant, uitmondend in een accountantsverklaring bij de jaarrekening, het uitgangspunt. Deze accountantsverklaring bij de jaarrekening vervangt tevens de afzonderlijke accountantsverklaringen per verantwoording over een specifieke uitkering. Over de bijlage bij de jaarrekening met informatie over de specifieke uitkeringen wordt geen afzonderlijk oordeel gegeven. Conform de eisen die zijn opgenomen in artikel 3a Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) beoordeelt de accountant voor elke specifieke uitkering of er sprake is van risico's die richtinggevend zijn voor de inrichting van de accountantscontrole. Indien de gemeente één of meer specifieke uitkeringen ontvangt met een omvang van ten minste € 50.000,- in het verantwoordingsjaar voert de accountant in ieder geval voor elk van die specifieke uitkeringen een deelwaarneming uit. Voor de bevindingen over specifieke uitkeringen gelden daarnaast op grond van artikel 5, lid 4 BAPG afwijkende rapporteringtoleranties ten opzichte van andere onderdelen van de reguliere jaarrekening.
5
Ad. 3 De specifieke verklaringen (van toepassing op GR Drechtsteden) De GR Drechtsteden voert een groot aantal taken en regelingen voor de gemeente uit. Voor het verkrijgen van de bijzondere uitkeringen en subsidies moet de GR Drechtsteden verantwoordingen opstellen en deze zelf, danwel door de gemeente verstrekken aan andere overheden (de geldgevers). De gemeente neemt deze verantwoordingen dan over in het geval van verantwoording door de gemeentein de eigen jaarrekening. Belangrijk hierbij is dat deze verantwoordingen op een betrouwbare wijze tot stand komen. In veel gevallen verlangt de geldgever een accountantsverklaring bij deze verantwoordingen. • In een aantal gevallen moeten deze verantwoordingen worden opgesteld ten behoeve van de deelnemende gemeente, omdat de gemeenten verantwoordingsplichtig zijn naar de betrokken geldgevers. Het aantal verantwoordingen en de eisen die aan de controle worden gesteld, wijzigt jaarlijks.
Het SCD houdt zich bezig met dienstverlening ten behoeve van de Drechtstedengemeenten, de Regio Zuid-Holland Zuid, de Veiligheidsregio ZuidHolland Zuid, de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, en de GR Drechtsteden zelf, waaronder de verwerking van financiële gegevens. De deelnemers blijven zelf primair verantwoordelijk voor de verantwoording van deze financiële gegevens in hun eigen jaarrekening. Zij zijn daarbij afhankelijk van de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking bij het SCD. In het kader van de overdracht van werkzaamheden door de deelnemers aan het SCD zijn nadere afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheid van zowel het SCD als de deelnemers in het kader van deze gegevensverwerking en over de manier waarop de accountantscontrole daarop moet worden ingevuld. Het SCD verstrekt aan de deelnemers een assurancerapport, waarin een oordeel wordt gegeven over de opzet en de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomeninterne controles op de gegevensverwerking bij het SCD. Zie voor het overzicht het prijsinvulformulier.
Ad. 4) Strategische advisering aan de auditcommissie en de gemeentelijke organisatie , voortvloeiend uit de controle van de jaarrekening. Van de accountant wordt verwacht dat hij, in het kader van zijn natuurlijke adviesfunctie bij de controle van de jaarrekening, zijn kennis en ervaring in de branche aanwendt om de gemeentelijke organisatie op strategisch niveau te adviseren. Deze advisering wordt onder meer vormgegeven doordat de accountant twee tot drie keer per jaar aanwezig is in een vergadering van de auditcommissie, ter bespreking van de managementletter, accountantsverslag, accountantsverklaringmet de contactpersoon ambtelijke organisatie,gemeentesecretaris en de portefeuillehouder financiën en één keer per jaar in een vergadering van de gemeenteraad en regulier overleg heeft met de contactpersonen van de ambtelijke organisatie ten tijde van de controles en de voorbereiding daarop. Van de accountant wordt verwacht dat hij deze overleggen actief mede voorbereidt, dat wil zeggen relevante onderwerpen ter verbetering van de financiële huishouding van de gemeente of de verslaglegging, voor agendering aandraagt. Het bestuur heeft tevens de mogelijkheid om de accountant specifieke onderzoeksvragen mee te geven, waaraan binnen de accountantscontrole extra aandacht besteed dient te worden.
6
Ad. 5) Additionele controleopdrachten De additionele controleopdrachten omvatten zowel controleopdrachten voor de gemeente als financiële verantwoordingen aan subsidieverschaffers. Burgemeester en wethouders en de verantwoordelijke proceseigenaar kunnen de accountant additionele controleopdrachten verlenen, waarvoor de accountant voorafgaand aan de start van de werkzaamheden per opdracht een offerte indient, waarin een vaste prijs wordt aangeboden gebaseerd op een standaard uurtarief zoals geoffreerd. De werkzaamheden starten nadat het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur opdracht heeft verleend naar aanleiding van de offerte. De controle op alle financiële verantwoordingen aan subsidieverschaffers betreft alle verantwoordingen die door de gemeente of de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden worden opgesteld en waarvoor een accountantsverklaring is benodigd. Het gaat hier meestal om subsidieverschaffers. De specifieke uitkeringen van de rijksoverheid en de provincie Zuid-Holland worden merendeels verantwoord op basis van de regeling SiSa en vallen onder activiteit 2. Voor projecten waarin de gemeente participeert, maar waarvoor een andere partij de financiële verantwoording opstelt, geldt een inspanningsverplichting voor de gemeente om deze werkzaamheden aan de contractpartij te gunnen. De gemeente kan in de laatstgenoemde gevallen echter nooit aansprakelijk worden gesteld, indien de opdracht aan een andere partij wordt gegund. 1.5 Contractpartijen In het bestek voor deze Europese aanbesteding komt tot uitdrukking wat de aanbestedende diensten belangrijk vinden voor de keuze van haar accountant. Het aanbestedingsdocument is vastgesteld door de gemeenteraad. Na de definitieve gunning worden de overeenkomsten, op basis van een besluit van de gemeenteraad, gesloten tussen de aanbestedende dienst en de economisch meest voordelige inschrijver. De gemeenteraad wijst de accountant aan. 1.6 Planning Datum (onder voorbehoud) ………2011
(nog in te vullen) Omschrijving Uiterste datum voor het stellen van vragen door inschrijvers
………2011
Verzenden Nota van Inlichtingen
………2011
Uiterste datum en tijdstip van ontvangst van inschrijvingen bij: De gemeenschappelijke regeling Drechtsteden T.a.v. …………………. Postbus 619 3300 AP Dordrecht Evaluatie inschrijvingen Presentatie ondernemer(s) Besluitvorming in de gemeenteraad over de aanwijzing van de accountant Verzending voorlopige gunningbeslissing Ondertekening overeenkomst
Week … ………2011 ………2011 ………2011 ………2011
Vanaf de datum van verzending van de voorlopige gunningbeslissing is er gedurende 15 kalenderdagen de gelegenheid uw bezwaren ten aanzien van deze gunningbeslissing kenbaar te maken.
7
2. VOORWAARDEN TOT INSCHRIJVING 2.1 Algemene voorwaarden De aanbestedende diensten hanteren de volgende voorwaarden voor deelname aan de inschrijving: . Het doen van een inschrijving houdt in dat u met de bepalingen uit dit beschrijvend document instemt. . U dient de inschrijving geheel in overeenstemming met dit beschrijvend document en bijbehorende documenten aan te leveren. . Uw inschrijving dient door een daartoe rechtsgeldig bevoegd persoon te worden ondertekend. . Uw inschrijving dient voor de aanbestedende diensten kosteloos te zijn. . Een eventuele opdracht zal gebaseerd zijn op de bijgaande overeenkomst, zoals die in Bijlage II.A Conceptovereenkomst is toegevoegd aan dit beschrijvend document. . Uw algemene verkoopvoorwaarden, branchevoorwaarden of andere voorwaarden worden uitdrukkelijk uitgesloten, behoudens Nivra regelgeving, mits deze niet conflicterend zijn met genoemde voorwaarden van de opdrachtgever; de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Drechtsteden en de deelnemers aan gemeenschappelijke regeling Drechtsteden blijven in dat geval leidend. . Uw inschrijving dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. . Correspondentie, contacten en contractering zullen eveneens in de Nederlandse taal geschieden. . Het is niet toegestaan medewerk(st)ers van de aanbestedende diensten tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen, anders dan verwoord in dit document. . Indien zich wijzigingen voordoen of dreigen voor te doen in uw bedrijfsvoering, welke van invloed zijn op de voortgang en afhandeling van de aanbesteding of daarna, indien de overeenkomst met u is afgesloten, dient u dit zo spoedig mogelijk kenbaar te maken aan de contactpersonen als vermeld onder paragraaf 3.2.1., respectievelijk de opdrachtgever. . De aanbestedende diensten behouden zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de beoogde overeenkomst de gehele of een gedeelte van de aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. Tevens hebben de aanbestedende diensten geen verplichting tot gunning. Door het doen van een inschrijving verklaart u zich akkoord met het voorbehoud en het daaromtrent gestelde. . Indien u gedurende de aanbestedingsprocedure aangeeft dat u uw voor de aanbesteding relevante bedrijfsactiviteiten staakt, dan behoudt de aanbestedende dienst zich eveneens het recht voor de procedure voor u definitief te stoppen. . U heeft in bovenstaande situaties geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, schade en/of anderszins. . De aanbestedende diensten zullen uw inschrijving, alle bijlagen, verklaringen, documentatie en dergelijke welke u in het kader van de aanbesteding toezendt, afgeeft of laat afgeven vertrouwelijk behandelen. . De door u verstrekte informatie wordt na afloop niet geretourneerd, tenzij deze te laat is ontvangen. . Het risico van het ontbreken van informatie en/of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, berust bij u en kan leiden tot puntenverlies. Of uitsluiting van verdere deelname.
8
2.2 FINANCIËLE VOORWAARDEN 2.2.1 Geldigheidsduur inschrijving De inschrijving dient een geldigheidsduur te hebben van 6 maanden gerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijvingen. 2.2.2 Prijsniveau en -wijzigingen De in de inschrijving aangeboden tarieven (aanneemsom en uurtarieven) gelden voor de contractperiode van 3 jaar en 2 optiejaren. Zie bijlage prijstabel. De aanneemsom en uurtarieven kunnen bij aanvang van de controle van het nieuwe verslagjaar, voor het eerst bij aanvang van de controle van het Verslagjaar 2013, op verzoek van inschrijver geïndexeerd worden met de stijging van het prijsindexcijfer (CBS-index zakelijke dienstverlening accountantsdiensten). Tevens zullen de aanbestedende diensten jaarlijks voor aanvang van de controle van het nieuwe verslagjaar beoordelen of er significante wijzigingen zijn opgetreden in de omvang van de door de accountant te controleren gebieden, die zouden moeten leiden tot een aanpassing van de aanneemsom. De wijzigingen worden aangemerkt als significant, indien deze redelijkerwijs ten minste 10% meer of 10% minder capaciteit vergen, dan is overeengekomen. Eventuele aanpassingen in de aanneemsom worden voor aanvang van de controlewerkzaamheden schriftelijk overeengekomen. Alle vermelde prijzen en tarieven dienen gesteld te zijn in euro’s exclusief BTW. De door u aangeboden prijzen en tarieven dienen inclusief alle bijkomende kosten, zoals reis- en verblijfkosten, kosten van administratie en facturering te zijn. 2.2.3 Betaling Betaling vindt plaats conform het gestelde in de overeenkomst, die als Bijlage II.A Conceptovereenkomst bij dit beschrijvend document is gevoegd.
9
3. INSCHRIJVINGSPROCEDURE In dit hoofdstuk zal de gehanteerde procedure worden uitgewerkt. Inschrijvingen dienen, conform de aanwijzingen in dit hoofdstuk, gedaan te worden. 3.2 Contactpersonen 3.2.1 Contactpersoon van de zijde van de opdrachtgever Vragen met betrekking tot de aanbestedingsprocedure en/of de inhoud van de opdracht kunt u uitsluitend per e-mail stellen aan [email protected] ter attentie van de heer A.J. Romijnsen en/of de heer M. van Ballegooijen. 3.2.2 Contactpersoon ondernemer tijdens de aanbesteding De aanbestedende diensten wensen het contact met u als inschrijver te laten verlopen via één contactpersoon en één plaatsvervanger van deze contactpersoon van uw bedrijf. De namen, adressen en telefoonnummers van de contactpersoon en zijn plaatsvervanger dienen in uw inschrijving te worden vermeld. Beide personen dienen gemachtigd te zijn om namens uw organisatie te kunnen optreden. De contactpersoon van de ondernemer en diens plaatsvervanger dienen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate te beheersen. 3.3 Inlichtingen Inhoudelijke vragen omtrent de aanbesteding kunnen uitsluitend per e-mail bij inkoop@drechtsteden ter attentie van de heer A.J. Romijnsen en/of de heer M. van Ballegooijen worden gesteld. De uiterste datum van indienen van de vragen is 2011. Het antwoord op deze vragen zal uiterlijk zes (6) dagen voor de sluitingsdatum van de inschrijvingen in een Nota van Inlichtingen worden verwerkt. Deze nota wordt gepubliceerd op www.aanbestedingskalender.nl en maakt integraal onderdeel uit van het beschrijvend document. N.B.: Telefonische vragen zullen niet worden beantwoord. 3.4 Rangorde documenten In geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en het beschrijvend document prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen. Indien er meer Nota’s van Inlichtingen zijn, prevaleert in geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota’s van Inlichtingen, het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen, dus die met het hoogste nummer. 3.6 Wijze van aanbieden inschrijving Inschrijvingen dienen met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften te zijn opgemaakt en te worden ingezonden dan wel afgeleverd. 1.
2.
3.
Uw inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend en in tweevoud te worden ingediend. Tevens dient uw inschrijving digitaal (cd-rom/memorystick)te worden aangeleverd. Bij eventuele tegenstrijdigheden in de verschillende versies is de ‘papieren versie’ leidend. Inschrijvingen per fax of e-mail worden niet geaccepteerd. Is een enveloppe te klein om uw inschrijving te bevatten, dan dient u deze gesloten te verpakken. Noch op de u toegezonden enveloppe, noch op de eventuele andere verpakking mag uw naam of adres worden vermeld of anderszins zichtbaar zijn. Op de enveloppe of verpakking dient in de linkerbovenhoek vermeld te worden "niet openen aanbesteding accountantsdiensten, referentie xxxxxxREG” De enveloppe dient gesloten te worden ingezonden. Uw inschrijving dient uiterlijk op ……… 2011 om …….. uur in het bezit te zijn van de: gemeenschappelijke regeling Drechtsteden
10
Postbus 619 3300 AP Dordrecht Wilt u uw inschrijving persoonlijk bezorgen, dan kunt u deze uitsluitend op ……… 2011 tussen …… uur en …………uur afgeven bij de: Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden… Noordendijk 250 te Dordrecht t.a.v. de heer A.J. Romijnsen en/of de heer M. van Ballegooijen. 4. 5. 6.
7. 8.
Het risico van vertraging in de postbestelling of anderszins rust bij u. Frankeer de enveloppe, waarmee u uw inschrijving inzendt, voldoende. (Met strafport bezwaarde zendingen worden geweigerd). De enveloppe, waarmee u uw inschrijving inzendt, mag niet bij andere van u afkomstige stukken worden ingesloten. Sluit geen andere bescheiden dan uw inschrijving met de eventueel daarbij behorende bijlagen in de enveloppe. Omdat de enveloppe tot uiterste datum van ontvangst van de inschrijvingen ongeopend wordt bewaard, zal dit voor de andere bescheiden tot vertraging leiden. Op alle bij de inschrijving in te zenden bijlagen gelieve te vermelden: a. uw naam en adres b. de referentie Inschrijvingen, welke niet aan de voorwaarden onder 1 (rechtsgeldige ondertekening), 23 (datum en tijdstip van ontvangst inschrijvingen) en 4 (voldoende frankeren)voldoen worden uitgesloten van de verdere selectie en gunningsprocedure. Indien dit laatste het geval mocht zijn, dan zult u hierover schriftelijk worden geïnformeerd, onder vermelding van de reden.
3.7 De beoordeling 3.7.1 Procedure gunning Na datum van ontvangst van de inschrijvingen, wordt uw inschrijving getoetst op de uitsluitingsgronden. Aanleiding tot uitsluiting, zijn het niet voldoen aan de gestelde eisen en knock-out criteria, zoals aangegeven in Bijlage I.A Akkoordverklaring beschrijvend document en gestelde eisen of het niet akkoord gaan met een van de andere akkoordverklaringen in Bijlage I. Inschrijvingen die niet tijdig zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen en teruggezonden. De resterende inschrijvingen worden vervolgens geëvalueerd aan de hand van de (sub)gunningcriteria, zoals hieronder vermeld. 3.7.2 Gunningscriteria Gunning vindt plaats aan de inschrijver die voldoet aan de in dit beschrijvend document gestelde eisen en die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. Beoordeling zal als volgt plaatsvinden: (voorbeeld is nog nader af te stemmen) 1.
Voldoen aan de gestelde Eisen Nadrukkelijk wordt gesteld dat aan de in dit beschrijvend document gestelde Eisen volledig moet worden voldaan. Het niet voldoen aan een Eis betekent uitsluiting van verdere beoordeling en de inschrijver valt af. (knock-out criterium). De getekende verklaringen in Bijlage I Akkoord Verklaringen worden eveneens als Eis gekenmerkt.
2.
Beoordeling inschrijving op basis van de onderstaande gunningcriteria. Deze worden hierna met hun relatieve weging aangegeven.
11
Kwaliteit 1
Criterium Kwaliteit Aansluiting van de aanbieding op de Wensen van de aanbestedende diensten en beoordeling van de antwoorden van de gestelde Vragen; SUBTOTAAL KWALITEIT
Maximaal aantal punten 40
40
Prijs: Criterium Prijs 1. Gehanteerde prijzen, tarieven en kosten voor: . Totaalprijs Controle jaarrekening van de deelnemers . Totaalprijs specifieke controles(alleen GRD) . Uurtarieven voor additionele controleopdrachten SUBTOTAAL PRIJS
Maximaal aantal punten 45 0 5 50
Presentatie: Criterium Presentatie Presentatie van het team betreffende de dienstverlening SUBTOTAAL PRESENTATIES
Maximaal aantal punten 10
10
Alle aanbieders die voldoen aan de in dit beschrijvend document gestelde eisen, worden uitgenodigd voor het houden van een presentatie. De gemeenschappelijke regeling verwacht dat de partner, die door de aanbiedende partij als ‘strategische partner’ voor het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur wordt voorgesteld, de presentatie zal verzorgen. De presentatie is een toelichting op de aanbieding en dient de volgende onderwerpen te bevatten: . Natuurlijke adviesfunctie voor het bestuur (3 punten). . Idem voor de ambtelijke organisatie (3 punten). . Aansprekende en consistente Controleaanpak (1 punten). . Wijze en concrete maatregelen om de controleopdracht en advisering goed te managen binnen het afgesproken tijdpad en controle-inspanningen (3 punten). Alle inschrijvers ontvangen schriftelijk (per e-mail en per brief) bericht over de voorlopige gunningsbeslissing. Dit bericht houdt geen aanvaarding in van het aanbod van de ondernemer die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan, door dit bericht komt derhalve geen overeenkomst tot stand als bedoeld in artikel 6:217 BW. De ondernemers van wie de inschrijving is afgewezen, ontvangen in ditzelfde bericht de motivering van de afwijzing, waarbij de naam van de ondernemer die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan, wordt vermeld alsmede de kenmerk(en) en voorde(e)l(en) van de economisch meest voordelige inschrijving ten opzichte van hun eigen inschrijving. Bezwaar tegen de afwijzing dient binnen 15 kalenderdagen na datum van de voorlopige gunningsbeslissing in kort geding te zijn aangespannen en ter informatie schriftelijk aan de in dit document genoemde contactpersoon van de gemeenschappelijke regeling kenbaar gemaakt te worden. De individuele aanbestedende diensten behouden zich het recht voor om niet tot gunning over te gaan.
12
Dit kan dus inhouden dat niet alle percelen gegund worden en dat er minder overeenkomsten gesloten worden als beoogd wordt. Gunning houdtin dat met de desbetreffende begunstigde inschrijver door de individuele aanbestedende diensten overeenkomsten worden aangegaan, inclusief alle daarbij behorende voorwaarden. Daarin zal, geheel of gedeeltelijk, worden opgenomen hetgeen door de inschrijver is aangeboden.
13
4. TOELICHTING BIJ DE GEVRAAGDE DOCUMENTEN 4.1 Eisen- en wensenpakket Het eisen- en wensenpakket behorende bij dit beschrijvend document is opgenomen in hoofdstuk 5. 4.2 Overige gegevens en bijlagen De inschrijver dient alle in dit beschrijvend document vermelde vragen volledig te beantwoorden, zowel algemeen als specifiek. Als de inschrijver besluit een vraag niet te (kunnen) beantwoorden, moet hij dit expliciet en met redengeving aangeven. Er wordt met nadruk op gewezen dat de aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt onvolledige inschrijvingen niet verder in behandeling te nemen. Bij dit beschrijvend document zijn tevens bijlagen gevoegd die volledig dienen te worden ingevuld en waarvan de daarin gestelde vragen volledig dienen te worden beantwoord. Uw inschrijving dient te bestaan uit de volgende bijlagen, waarbij u de onderstaande indeling aanhoudt. U vindt de modellen die ingevuld moeten worden als bijlagen bij het beschrijvend document. Uw inschrijving dient onderstaande informatie te bevatten en deze volgorde dient u aan te houden in uw inschrijving: Vooraf Voorwoord, inleiding, samenvatting, ondertekening verantwoordelijke partner Tabblad 1. Te overleggen eigen verklaringen en bewijsstukken conform de Bijlage I Akkoord Verklaringen Tabblad 1.A Bijlage I.A Akkoordverklaring beschrijvend document en gestelde eisen. Tabblad 1.B Bijlage I.B Akkoordverklaring conceptovereenkomst Tabblad 1.C Bijlage I.C Akkoordverklaring van juistheid en volledigheid gegevens en antwoorden in inschrijving. Tabblad 1.D Bijlage I.D Verklaring inzake verplichtingen uit hoofde van bepalingen arbeidsbescherming en -voorwaarden. Tabblad 2. Kostenopgave inschrijving. Indeling conform Bijlage III Invulformulieren/prijzenblad. Tabblad 3. Bijlage IV Lijst van Eisen en Wensen Tabblad 3.A Ingevuld invulformulier Bijlage IV.A Lijst van Eisen. Tabblad 3.B Ingevuld invulformulier Bijlage IV.B Lijst van Wensen Tabblad 4. Foldermateriaal, overige gegevens Tabblad 5. e.v. Overig(e) (bijlagen) A.u.b. uw inschrijving in een ordner aanbieden en geen gebruik maken van plastic insteekhoesjes (ten behoeve van folders wordt een uitzondering gemaakt). Ook (deels) ingebonden inschrijvingen met ring- en/of lijmrug zijn niet wenselijk.
4.3 Prijzen en Tarieven U dient hiertoe, met in achtneming van het onderstaande, (Standaardformulier Prijsstelling Bijlage III) in te vullen. Voor de werkzaamheden die in paragraaf 1.4 zijn aangegeven onder de punten 1 tot en met 4 controle jaarrekening van de gemeente, controle verantwoording specifieke uitkeringen (SiSa), de specifieke verklaringen en de strategische advisering aan het bestuur en de ambtelijke organisatie wordt u verzocht een bindend tarief in de vorm van een aanneemsom per jaar af te geven.
14
Hiertegenover staat dat meerwerk als gevolg van inefficiënties in de administratieve organisatie en interne beheersing van de aanbestedende dienst niet zullen worden geaccepteerd. Zie hiervoor ook de informatie die onder paragraaf 2.2. Financiële voorwaarden is opgenomen. De prijsstelling is “all-in”. Dat wil zeggen dat in ieder geval zijn inbegrepen: salariskosten, overheadkosten, kosten voor ondersteunend werk, kosten voor het gebruik van apparatuur, normale binnenlandse reis- en verblijfkosten, die worden gemaakt ten gevolge van de opdracht, parkeerkosten, opleidingskosten, wervingsen selectiekosten, vervanging, verzekeringspremies, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten. Het all-in tarief is exclusief de van toepassing zijnde BTW. Voor de werkzaamheden die in paragraaf 1.4 zijn aangegeven onder punt 5 de overige additionele controleopdrachten. Dient u uurtarieven op te geven. Deze uurtarieven dienen gehanteerd te worden bij het uitbrengen van een offerte voor eventuele additionele werkzaamheden, die pas uitgevoerd mogen worden na schriftelijke opdracht.
15
5. PROGRAMMA VAN EISEN De uit te voeren werkzaamheden als ook het eisenpakket van de aanbestedende dienst zijn in dit hoofdstuk opgenomen. 5.1 Eisen In Bijlage IV.A lijst van Eisen zijn eisen opgenomen waaraan uw aanbieding dient te voldoen. Bij uw aanbieding dient deze bijlage ingevuld te worden toegevoegd. Het niet voldoen aan een Eis betekent uitsluiting van verdere beoordeling en de inschrijver valt af (knock-out criterium). 5.2 Wensen In Bijlage IV.B Lijst van Wensen is het van belang dat uw inschrijving aansluit bij wensen (en vragen) van de aanbestedende dienst. Deze wensen worden door de aanbestedende dienst beoordeeld conform 3.7.2. Bij uw inschrijving dienen deze bijlagen ingevuld te worden toegevoegd.
16
BIJLAGE 1 AKKOORDVERKLARINGEN Bijlage I.A Akkoordverklaring beschrijvend document en gestelde eisen Hierbij verklaart ondergetekende akkoord te gaan met de eisen die zijn opgenomen in Bijlage IV.A Lijst van Eisen. Wanneer u aangeeft “akkoord” houdt dit in dat u instemt met de gestelde eisen en dat uw inschrijving hierin volledig voorziet. De lijst met eisen is opgenomen in Bijlage IV.A Lijst van Eisen. Het betreft hier knock-out criteria. Het niet akkoord verklaren met een van de genoemde eisen leidt tot uitsluiting van de procedure. Naam Functie Onderneming Handtekening
Plaats en datum
17
Bijlage I.B Akkoordverklaring conceptovereenkomst Hierbij verklaart ondergetekende zonder voorbehoud/onder voorbehoud ¹ akkoord te gaan met de overeenkomst in Bijlage II.A Conceptovereenkomst van het beschrijvend document. Tevens verklaart de inschrijver bij ondertekening van de overeenkomst bij een van de aanbestedende diensten op de aangegeven datum aanwezig en rechtsgeldig vertegenwoordigd te zijn, indien de opdracht aan deze inschrijver wordt gegund. U mag voor ……… 2011 voorstellen doen voor aanvullingen op de concept overeenkomst. Met de Nota van Inlichtingen wordt kenbaar gemaakt welke voorstellen worden opgenomen, dit ter beoordeling aan de gemeenschappelijke regeling . Met de Nota van Inlichtingen wordt de definitieve overeenkomst meegestuurd. Onderstaand format gebruikt u voor onderdelen waarvoor u een nieuw tekstvoorstel wilt indienen. Volgens navolgende indeling: Artikelnr. Tekstvoorstel en subnr.
Toelichting
Mate van belangrijkheid (1, 2, of 3) *
* De volgende typering zal gelden voor mate van belangrijkheid: 1. Zeer belangrijk voor u als inschrijver, breekpunt. 2. Belangrijk voor u als inschrijver, maar wel bespreekbaar. 3. Relevant, maar niet essentieel. Naam Functie Onderneming Handtekening
Plaats en datum
18
Bijlage I.C Akkoordverklaring van juistheid en volledigheid gegevens en antwoorden in inschrijving Hierbij verklaart ondergetekende dat alle aangeleverde gegevens en antwoorden in zijn inschrijving op het beschrijvend document juist en volledig zijn. Naam Functie Onderneming Handtekening
Plaats en datum
1 Doorhalen wat niet van toepassing is.
19
Bijlage I.D Verklaring inzake verplichtingen uit hoofde van bepalingen arbeidsbescherming en -voorwaarden Hierbij verklaart ondergetekende bij het opstellen van zijn inschrijving rekening gehouden te hebben met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en de arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de verrichting wordt uitgevoerd. Naam Functie Onderneming Handtekening
Plaats en datum
20
BIJLAGE II VOORWAARDEN Bijlage II.A Conceptovereenkomst De ondergetekenden: De gemeente Alblasserdam, gevestigd te Alblasserdam, ten deze vertegenwoordigd door de , de heer ………., hierna te noemen: Opdrachtgever; en ,gevestigd te , <straat>, <postcode> en geregistreerd in het handelsregister onder nummer , hierna te noemen: Opdrachtnemer; In aanmerking nemende dat: *
*
* * *
Opdrachtnemer er zijn bedrijf van maakt om onder meer accountantscontroles uit te voeren bij overheidsorganisaties als provincies en gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, additionele controles uit te voeren en te adviseren over verbetering van de inrichting en werking van betreffende overheidsadministraties; Opdrachtgever een Europese openbare aanbesteding heeft uitgeschreven om een contract aan te gaan voor de uitvoering van accountantsdiensten, waarmee hij op basis van economisch meest voordelige aanbieding wenst te contracteren; Opdrachtnemer heeft ingeschreven op deze aanbesteding en op een offerte heeft uitgebracht; Opdrachtgever aan de uitvoering van de gevraagde dienstverlening heeft gegund onder de voorwaarden zoals vastgelegd in deze overeenkomst; partijen voor de uitvoering van genoemde dienstverlening een contractuele relatie willen aangaan en de voorwaarden, waaronder de werkzaamheden zullen plaatshebben, schriftelijk willen vastleggen;
Verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Artikel 1. Onderwerp overeenkomst 1. 2. 3.
Opdrachtgever geeft opdracht aan Opdrachtnemer tot het verrichten van de diensten, zoals omschreven in het beschrijvend document, welke opdracht Opdrachtnemer aanvaardt. Het beschrijvend document, inclusief de daarbij behorende bijlagen en de offerte, zijn als respectievelijk bijlage 1 en bijlage 2 aan deze overeenkomst gehecht en maken daarvan een integraal onderdeel uit. De navolgende documenten maken deel uit van deze overeenkomst. Voor zover deze documenten met elkaar in tegenspraak zijn prevaleert het eerder genoemde document boven het later genoemde en wel als volgt: 1. deze overeenkomst; 2. de Algemene Inkoopvoorwaarden van Opdrachtgever 3. de door de opdrachtnemer uitgebrachte offerte met bijlagen. 4. De door Opdrachtnemer te verrichten diensten voldoen aan de eisen gesteld in het beschrijvend document.
Artikel 2. Duur van de overeenkomst
21
1. 2.
Deze overeenkomst is aangegaan voor de duur van 3 (drie) verslagjaren, ingaande het Verslagjaar 2012, na verloop waarvan de overeenkomst van rechtswege is geëindigd. Drie maanden voor afloop van deze periode kan de overeenkomst bij wederzijds goedvinden maximaal twee maal verlengd worden met 1 (één) verslagjaar.
Artikel 3. Betaling 1.
2.
3.
Opdrachtgever en Opdrachtnemer komen voor de in de bijlage 1, beschrijvend document paragraaf 1.4 omschreven activiteiten 1 (controle jaarrekening), activiteit 2 (verplichte bijlage op grond van SiSa), activiteit 3 (specifieke verklaringen), activiteit 4 (strategische advisering aan het bestuur en de ambtelijke organisatie) een vaste prijs van , exclusief BTW, overeen conform bijlage 2 (offerte). Voor activiteit 5 (additionele controleactiviteiten) wordt voorafgaand aan de start van de werkzaamheden per opdracht een offerte opgesteld waarin een vaste prijs wordt aangeboden, gebaseerd op het uurtarief zoals aangeboden bij onderhavige aanbesteding. De werkzaamheden starten nadat het college van burgemeester en wethouders of de verantwoordelijke proceshouder opdracht heeft verleend naar aanleiding van de offerte. Werkzaamheden waarvoor opdrachtgever geen schriftelijke opdracht heeft verleend voor aanvang van werkzaamheden, worden niet vergoed. Betaling van de prijs genoemd in het eerste lid vindt maandelijks achteraf plaats op basis van de voortgang van de controle. Opdrachtgever betaalt het verschuldigde bedrag aan Opdrachtnemer binnen 30 dagen na de ontvangst van de factuur.
Artikel 4. Rapportage 1. 2. 3. 4. 5.
Opdrachtnemer draagt zorg voor schriftelijke verslaglegging aan het bestuur en de ambtelijke organisatie aansluitend op het cyclisch informatievoorzieningsproces van de gemeente. Opdrachtnemer stelt ten behoeve van de gemeente een resumé van alle uitgevoerde controlebevindingen op. Opdrachtnemer stelt ten behoeve van de gemeente een managementletter op, waarin opgenomen een totaalbeeld ten aanzien van de zelfstandige administraties. Opdrachtnemer stelt ten behoeve van het bestuur een Rapport van Bevindingen op. Opdrachtnemer geeft, indien noodzakelijk, ten behoeve van verschillende instanties deelverklaringen af.
Artikel 5. Garantie Opdrachtnemer garandeert dat: a. b. c.
hij de door of namens hem te verlenen diensten op zorgvuldige en vakbekwame wijze uitvoert; de door of namens hem te verlenen diensten en de resultaten daarvan zullen voldoen aan de vereiste kwalificaties; voor de duur van deze overeenkomst zijn personeel voldoet en zal blijven voldoen aan de overeengekomen kwaliteiten ten aanzien van opleiding, deskundigheid en ervaring.
Artikel 6. Vervanging Personeel
22
1.
2.
3. 4. 5.
Opdrachtnemer zal personeelsleden tijdelijk of definitief mogen vervangen, na overleg met de Opdrachtgever. Opdrachtnemer brengt Opdrachtgever(voor zover van toepassing) hiervoor geen hogere uurtarieven in rekening. Ter bestendiging van de continuïteit zetten partijen zoveel mogelijk dezelfde personen in, waardoor de last voor de Opdrachtgever tot een minimum wordt beperkt. Bij iedere vervanging van personeelsleden stelt Opdrachtnemer, zonder dat dit voor Opdrachtgever tot hogere kosten leidt, vervangend personeel beschikbaar dat qua deskundigheid, opleidingsniveau en ervaring van minimaal gelijk niveau is als het oorspronkelijk ingezette personeel. Inwerkkosten voor vervangend personeel worden niet in rekening gebracht. Opdrachtnemer is verplicht zijn personeel, dat wegens ziekte niet in staat is werkzaamheden te verrichten direct na melding van de ziekte te vervangen. Indien Opdrachtgever van mening is dat een of meer personeeleden van Opdrachtnemer niet c.q. niet goed voldoet, dan wel niet bereid of in staat is de werkzaamheden naar behoren te verrichten, vervangt Opdrachtnemer dit personeel. Hiertoe is onder meer aanleiding, indien door een of meer personeelsleden van Opdrachtnemer in strijd met de bij Opdrachtgever gebruikelijke huisregels is gehandeld of op enige andere wijzen het vertrouwen van Opdrachtgever is geschonden. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 7. Meer-/minderwerk 1.
2. 3.
Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd de omvang van de door Opdrachtnemer op grond van deze overeenkomst te verrichten werkzaamheden, in redelijkheid te wijzigen, echter niet dan na voorafgaand overleg. Opdrachtnemer bevestigt schriftelijk verzoeken tot meer-/minderwerk van Opdrachtgever. Opdrachtnemer geeft de financiële en andere consequenties hiervan in een offerte aan. Opdrachtgever zal de door Opdrachtnemer uitgebrachte offerte inzake meer/minderwerk uitsluitend schriftelijk aanvaarden.
Artikel 8. Informatieverplichting Een partij informeert de andere partij, voor zover die situatie al van toepassing kan zijn, onmiddellijk over: a. b. c. d. e.
een wijziging van zijn statuten; een dreiging dat hij in de toestand komt te verkeren dat hij heeft opgehouden te betalen of het voornemen om zijn faillissement of surseance van betaling aan te vragen; aan hem verleende surseance van betaling en zijn faillietverklaring; overmacht of dreigende overmacht waardoor hij zijn verplichtingen uit deze overeenkomst niet meer nakomt of waardoor dreigt dat hij zijn verplichtingen uit deze overeenkomst niet meer zal kunnen nakomen; alle andere feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een goede uitvoering van deze overeenkomst.
Artikel 9. Toestemming voor overdracht of verpanding vorderingen Opdrachtnemer behoeft toestemming van Opdrachtgever voor het overdragen of verpanden van zijn vorderingen op Opdrachtgever op grond van deze overeenkomst aan anderen dan aan zijn vaste bankrelatie.
23
Artikel 10. Geheimhouding 1.
2. 3.
Opdrachtnemer houdt alle door hem uit hoofde van deze overeenkomst verkregen gegevens van Opdrachtgever alsmede gegevens van derden geheim. Opdrachtnemer gebruikt deze gegevens slechts ter vervulling van de in deze overeenkomst vastgelegde opdracht. Geen van beide partijen zal zonder schriftelijke toestemming van de andere partij in publicaties of reclame-uitingen van deze overeenkomst melding maken. Opdrachtnemer zal de door hem ingezette personen vooraf een geheimhoudingsverklaring laten tekenen en zendt hiervan voor de aanvang van de werkzaamheden een afschrift aan Opdrachtgever.
Artikel 11. Bewaren en beveiligen van gegevens Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat de gegevens, die in het kader van de uitvoering van de opdracht worden verkregen en verwerkt, op zorgvuldige wijze worden bewaard en beveiligd. Daartoe treft Opdrachtnemer in ieder geval technische en organisatorische voorzieningen op een passend niveau ter voorkoming van: a) verlies of beschadiging van gegevens; b) onachtzaamheid, verkeerd gebruik en onnodige verzameling of onrechtmatige verwerking; c) ongeoorloofde toegang of inzage in de gegevens. Artikel 12. Vrijwaring 1.
2.
Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever en de leden en werknemers van Opdrachtgever voor alle aanspraken of gestelde aanspraken van derden ten opzichte van Opdrachtgever en de leden en werknemers van Opdrachtgever, die voortvloeien uit de uitvoering van deze overeenkomst door Opdrachtnemer. Opdrachtnemer verplicht zich tot het vergoeden van alle kosten en schade die Opdrachtgever en de leden en werknemers van Opdrachtgever maken of lijden door in het eerste lid bedoelde aanspraken.
Artikel 13. Ontbinding in bijzondere gevallen Onverminderd de mogelijkheden die de wet biedt tot ontbinding van deze overeenkomst, is een partij gerechtigd, zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist, deze overeenkomst door een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang of met ingang van een daarbij aangegeven datum te ontbinden, voor zover die situatie al van toepassing kan zijn, indien: a.
b.
de andere partij: 1. surseance of voorlopige surseance van betaling aanvraagt; 2. faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard; 3. wordt geliquideerd of de huidige onderneming staakt; 4. fuseert of hij zijn onderneming overdraagt; beslag wordt gelegd op een aanmerkelijk deel van het vermogen van de andere partij.
Artikel 14. Opzegging
24
1. 2.
Opdrachtgever kan deze overeenkomst te allen tijde met onmiddellijke ingang of met ingang van een bij die opzegging vermelde datum opzeggen. Opdrachtnemer kan de overeenkomst niet opzeggen.
Artikel 15. Gevolgen van beëindiging van de overeenkomst 1. 2.
3.
4.
Als de overeenkomst met toepassing van artikel 14 door opzegging van Opdrachtgever eindigt, is Opdrachtgever aan Opdrachtnemer uitsluitend vergoeding verschuldigd van de tot het moment van opzegging gewerkte uren. Als Opdrachtgever de overeenkomst ontbindt door een tekortkoming in de nakoming van één van de verplichtingen van Opdrachtnemer op grond van deze overeenkomst, of ontbindt met toepassing van artikel 13, is Opdrachtgever niets aan Opdrachtnemer verschuldigd. Verplichtingen uit deze overeenkomst, die naar hun aard zijn bestemd om ook na beëindiging van de overeenkomst voort te duren, blijven na de beëindiging van deze overeenkomst bestaan. Daartoe behoren in ieder geval de verplichtingen in: a. artikel 10 over geheimhouding; b. artikel 11 over bewaren en beveiligen van gegevens; c. artikel 12 over de vrijwaring. Het derde lid is van overeenkomstige toepassing op het bepaalde in artikel 17 over toepasselijk recht en de bevoegde rechter.
Artikel 16. Algemene voorwaarden opdrachtgever en opdrachtnemer De Algemene Inkoopvoorwaarden van Opdrachtgever (De algemene inkoopvoorwaarden van de Drechtsteden en haar deelnemers)zijn van toepassing voor zover daarvan in de onderhavige overeenkomst niet wordt afgeweken. Algemene voorwaarden van Opdrachtnemer zijn niet van toepassing op deze overeenkomst. Artikel 17. Toepasselijk recht en bevoegde rechter 1. 2.
Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die naar aanleiding van deze Overeenkomst mochten ontstaan en die niet in der minne kunnen worden opgelost, worden beslecht door de bevoegde rechter te Dordrecht. Partijen kunnen evenwel overeenkomen dat geschillen worden gearbitreerd.
Artikel 18. Wijzigingen of aanvullingen van de overeenkomst Wijzigingen van of aanvullingen op de bepalingen van deze overeenkomst worden na wederzijds akkoord tussen partijen van kracht door een door beide partijen ondertekend schrijven, dat aan deze overeenkomst wordt gehecht en geacht wordt daarvan deel uit te maken. Artikel 19. Overige bepalingen 1. 2. 3. 4.
Opdrachtnemer is bij de uitvoering van opdrachten gebonden aan de Gedragsen Beroepsregels Registeraccountants (GBR) die als Bijlage 3 bij deze overeenkomst zijn gehecht. Kennisgevingen die partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. Gedurende de duur van deze overeenkomst zullen partijen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij een of meer
25
medewerkers van deze andere partij in dienst nemen, dan wel anderszins voor zich laten werken. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend, te [plaats] op [datum] Opdrachtgever,………………………………………….Opdrachtnemer…………………………..……….
26
BIJLAGE III INVULFORMULIEREN/PRIJZENBLAD De prijsstelling is “all-in”. Dat wil zeggen dat in ieder geval zijn inbegrepen: salariskosten, overheadkosten, kosten voor ondersteunend werk, kosten voor het gebruik van apparatuur, normale binnenlandse reis- en verblijfkosten, die worden gemaakt ten gevolge van de opdracht, parkeerkosten, opleidingskosten, wervingsen selectiekosten, vervanging, verzekeringspremies, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten. Het all-in tarief is exclusief de van toepassing zijnde BTW.
Werkzaamheden Totaal aangeboden prijs per jaar voor Alblasserdam voor de gehele accountantscontrole ( & 1.4 Punt 1 tot en met 4) Uurtarieven voor additionele werkzaamheden voor functies die ten minste overeenkomen met de bijgevoegde functieprofielen (bijlage V). Accountant/partner strategische advisering Accountant/partner controle jaarrekening controleleider Assistant accountant Senior EDP-auditor EDP-auditor
27
Bedrag
BIJLAGE IV LIJST VAN EISEN EN WENSEN Bijlage IV.A Lijst van Eisen Nr.
Eisen
E1
Aanbieder vervult de natuurlijke adviesfunctie en is "sparringpartner" voor het algemeen bestuur en adviseur op het gebied van controle en verslaggeving voor het dagelijks bestuur en de ambtelijke organisatie. Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt ook gerekend het gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren inzake actuele ontwikkelingen op onder andere het gebied van planning en control, fiscale aangelegenheden, risicomanagement etc. De inzet voor deze functie wordt binnen het af te sluiten contract afgebakend.
E2
Om de natuurlijke adviesfunctie zo goed mogelijk te kunnen vervullen, maakt de aanbieder gebruik van deskundigheid op het gebied van: -Nederlands belastingrecht -Automatisering -Bedrijfsvoering -Benchmarking -Administratieve organisatie en interne controle -EDP-audits -Relevante wetgeving die van toepassing en van invloed is op het accountants- en de gemeenschappelijke regeling functioneren -Wetgeving met betrekking tot provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in het algemeen. -Maatschappelijke en politieke ontwikkelingen die van invloed zijn op de bedrijfsvoering van de Gemeenschappelijke Regeling. Het in de inschrijving aangeboden team gaat in principe gedurende de gehele
E3
Eventuele toelichting en bewijsstukken Deze advisering wordt onder meer vormgegeven doordat de accountant minimaal één keer per jaar aanwezig is in een vergadering van het algemeen bestuur en minimaal één keer per jaar in het dagelijks bestuur, twee keer per jaar overleg voert met de directeur van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden en regulier overleg heeft met de contactpersonen van de ambtelijke organisatie ten tijde van de controles en de voorbereiding daarop. Het dagelijks bestuur heeft tevens de mogelijkheid om de accountant specifieke onderzoeksvragen mee te geven, waaraan binnen de accountantscontrole extra aandacht besteed dient te worden
Akkoord * Ja/Nee
Ja/Nee
De wisselingen blijven tot een minimum beperkt, zodanig dat het niet
28
Ja/Nee
looptijd van de overeenkomst de opdracht uitvoeren.
E4
E5
E6
Aanbieder draagt jaarlijks zorg voor het certificeren van de jaarrekening. De door de aanbieder te verrichten werkzaamheden, inclusief de daaropvolgende verslaglegging, moeten de planningen van de gemeenschappelijke regeling volgen, dit alles binnen de in overleg vastgestelde tijdslimieten: -planning- en controlcyclus -IC-plan dat door de gemeente en/ of de Gemeenschappelijke Regeling jaarlijks wordt opgesteld met bijbehorende planning. De aanbieder biedt jaarlijks een managementletter aan voor 31 december in het betreffende boekjaar.
E7
De aanbieder geeft concreet toepasbare adviezen welke in bovenstaande managementletter worden opgenomen.
E8
Het Accountantsverslag en behoeve van het algemeen bestuur omvat naast wettelijke eisen, minimaal de volgende onderdelen: 1. samenvatting 2. (toelichting op de accountantscontrole) 3. (toelichting) op de accountantsverklaring 4. financiële positie en resultaat 5. financieel beheer. Het financiële beheer van de opdracht wordt zodanig gemanaged dat geen meerwerk wordt gedeclareerd.
E9
als hinderlijk wordt ervaren door opdrachtgever.
de Ja/Nee
- interim-controle: vanaf 1 oktober met een doorlooptijd van maximaal vier weken. - jaarrekeningcontrole: vanaf 1 maart met een doorlooptijd van maximaal vier weken.
Ja/Nee
Bijzonderheden die bij de uitvoering van de controle op de jaarrekening naar voren komen en naar de mening van de aanbieder verbeterd kunnen worden en/of verbetering behoeven, dan wel de zaken die in algemene zin memorabel zijn, dienen in de managementletter te worden opgenomen. In de hiervoor uit te voeren interim-controle moeten thema’s worden meegenomen die kunnen worden aangedragen door het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.
Ja/Nee
Het Verslag van Bevindingen dient in heldere taal te worden opgesteld, waarbij wordt afgezien van overbodig vakjargon, opdat de strekking ook voor niet-financieel deskundige bestuursleden duidelijk is.
Ja/Nee
Meerwerk wordt slechts gedeclareerd na een uitdrukkelijk verzoek van de Opdrachtgever om extra activiteiten te verrichten en wordt voorafgegaan door een door de Opdrachtgever geaccordeerde offerte met een vaste prijs.
Ja/Nee
29
Ja/Nee
E10
E11
E12
E13
E14
E15
E16
Aanbieder hanteert de goedkeuringstoleranties zoals in het controleprotocol is opgenomen Aanbieder stelt rapportages transparant op.
De door de aanbieder voorgestelde partner zal tevens de presentatie, onderdeel van de gunning, verzorgen Alle aangeboden prijzen zijn door aanbieder ingevuld in bijgevoegde bijlage III en gelden voor de hele looptijd inclusief de mogelijke verlengingsjaren.
Alle aangeboden prijzen zijn inclusief alle bijkomende kosten, zoals reis- en verblijfkosten, kosten van administratie, facturering, creditering, alle eventuele overige kosten en exclusief BTW Aanbieder geeft inzicht in zijn organisatie inclusief organogram en de weergave van managementfuncties.
Ja/Nee
Dit houdt in dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, in de rapportages een consistente gedragslijn gevolgd wordt, tekortkomingen tijdig gesignaleerd worden en oplossingen worden aangegeven. Ook positieve ontwikkelingen die in het oog springen dienen in de rapportage te worden opgenomen en bij de adviezen in een rapportage dient ook te worden aangegeven hoe de uitvoering van de bevindingen vorm kan krijgen.
Ja/Nee
Ja/Nee
Voor indexatie geldt dat de aanneemsom en de geoffreerde tarieven na het eerste controlejaar, dat wil zeggen bij de start van het controlejaar 2013, op verzoek van de inschrijver ten hoogste jaarlijks geïndexeerd kunnen worden met het CBSprijsindexcijfer zakelijke dienstverlening accountantsdiensten.
Ja/Nee
Ja/Nee
Organogram op twee niveaus, de totale organisatie en de vestiging waar vandaan de opdracht zal worden uitgevoerd.
De werkzaamheden van de aanbieder voldoen aan de beroepsstandaarden en de kwaliteitseisen, zoals die zijn geformuleerd in “Gedrag en Beroepsregels Registeraccountants (GBR) ” en aan bestaande wetten regelgeving, alsmede de provinciale verordeningen en intern geldende centrale kaders en richtlijnen.
Ja/Nee
Ja/Nee
30
E17
Inschrijver dient stukken ter zake een adequate aansprakelijkheidsverzekering te kunnen overleggen, passend bij de aard van de opdracht (kopie van polis, waar het verzekerd bedrag staat vermeld en verzekeringsvoorwaarden).
E18
Orderportefeuille: Inschrijver dient te verklaren ruime ervaring te hebben met de controle van publiekrechtelijke organisaties, in het bijzonder gemeenschappelijke regelingen, zorginstellingen en gemeenten. Tevens dienst de inschrijver goed op de hoogte te zijn van de specifieke kenmerken. Dit moet ondermeer blijken uit het feit dat de inschrijver binnen zijn orderportefeuille orders heeft zitten voor tenminste €450.000 per jaar aan publiekrechtelijke instellingen/organisaties, en €200.000 in de zorgsector Referentie: Door het overleggen van een drietal referenties dient te blijken of en in hoeverre de inschrijver ervaring heeft met betrekking tot soortgelijke opdrachten die qua aard, omvang en complexiteit vergelijkbaar zijn aan de thans te verstrekken opdracht. De referenties dienen elk een minimale omvang van €100.000 per jaar te hebben.
E19
Indien Inschrijver geen voldoende aansprakelijkheidsverzekering heeft, dan dient Inschrijver te verklaren dat deze bij gunning van de opdracht, en ten laatste bij de ingangsdatum van de te sluiten overeenkomst, een aansprakelijkheidsverzekering heeft met tenminste €2.500.000 dekking per jaar.
Ja/Nee
Ja/Nee
Ja/Nee
31
32
Bijlage IV.B Lijst van Wensen Nr. Wensen Eventuele toelichting
W1
Aanbieder heeft oog voor de organisatie en de complexe/ veelzijdige omgeving en zal haar ondersteunen in het streven haar ambities te verwezenlijken.
Aanbieder geeft een omschrijving van het cliënt serviceplan. De volgende onderwerpen dienen minimaal in het serviceplan beschreven te worden: 1. Controleaanpak voor de reguliere accountantscontrole (inrichting controle) vanuit het risicoprofiel van de gemeenschappelijke regeling.en de gemeenten. 2. Voorstel van de te rapporteren onderwerpen in managementletter (dagelijks bestuur)en Rapport van Bevindingen (Algemeen bestuur). 3. Voorstel voor de communicatiestructuur. 4. Visie op interne beheersing en de invloed van de kwaliteit van de interne beheersing op de uitvoering van de accountantswerkzaamheden. 5. Visie op automatisering van de bedrijfsprocessen en de rol daarvan bij de uitvoering van de accountantswerkzaamheden. 6. Visie op interne controle en de wijze waarop hiervan bij de accountantswerkzaamheden gebruik wordt gemaakt. 7. Verwachtingen over de kwaliteit en de wijze van aanleveren van verbijzonderde interne controles waarvan gebruik zal worden gemaakt,
33
Toelichting in bijlage opnemen Bijlage A
Maximaal te behalen aantal punten 20
alsmede van de samensteldossiers voor de jaarrekeningcontrole.
W2
Aanbieder dient een beschrijving te geven van de in te zetten medewerkers (team).
W3
Vanuit de natuurlijke adviesfunctie van de accountant adviseert aanbieder het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de algemeen directeur en de ambtelijke organisatie en begeleidt en adviseert de organisatie bij de opbouw en de uitwerking van in te zetten verbetermaatregelen op het gebied van verbijzonderde interne controle, financieel beheer en financiële verslaggeving. Accountantscontrole in het licht van de intergemeentelijke samenwerking
W4
8. Aanbieder licht toe in hoeverre en op welke overwegingen hij regelgeving 'rule based' of vooral 'principle based' benadert. De beschrijving dient tenminste te bestaan uit CV's met een overzicht van opleiding/expertise en een chronologische opsomming van werkervaring met vergelijkbare diensten. Visie van de aanbieder op de natuurlijke adviesfunctie, onderscheiden naar het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de directeur en de ambtelijke organisatie. De visie met toelichting dient een concreet beeld op te leveren wat van de aanbieder kan worden verwacht. Aanbieder geeft tevens een aanpak aan voor verbetermaatregelen.
Visie van de aanbieder op de ontwikkeling van de accountantscontrole in het licht van de, mogelijk verdergaande, intergemeentelijke samenwerking. Mogelijkheden controles binnen de samenwerking in de toekomst efficiënter en effectiever uit te voeren.
Totaal
Bijlage B
10
Bijlage C
15
Bijlage D
5
50
.
34
35
BIJLAGE V FUNCTIE-PROFIELEN Accountant/Partner strategische advisering Profiel: . Accountant met certificerende bevoegdheid (RA of AA). . Kennis van en ervaring met de strategische onderwerpen in de provinciale en gemeentelijke overheid. . Leiding kunnen geven aan inhoudelijk complexe en qua sturing veelomvattende opdrachten. . Leiden van interne projecten op eigen specialiteit. . Zich uitstekend mondeling en schriftelijk kunnen uitdrukken. . Sociaal vaardig. . Ten minste vier jaar ervaring als accountant. . Deelname in relevante kennisplatforms en overlegorganen. . Aantoonbare, relevante werkervaring in het werkveld van provincies en gemeenten Accountant/Partner jaarrekening controle Profiel: . Accountant met certificerende bevoegdheid (RA of AA). . Leiding kunnen geven aan inhoudelijk complexe en qua sturing veelomvattende opdrachten. . Leiden van interne projecten op eigen specialiteit. . Zich uitstekend mondeling en schriftelijk kunnen uitdrukken. . Sociaal vaardig. . Ten minste vier jaar ervaring als accountant. . Aantoonbare, relevante werkervaring in het werkveld van provincies en gemeenten Controleleider Profiel: . Aantoonbare vakkennis op het niveau van: NIVRA-opleiding voorzover deze recht geeft op toelating tot de studie van het vak administratieve organisatie plus tentamen externe verslaglegging dan wel volledig SPD of HEAO-BE/HEAO-RA aangevuld met specifieke cursussen of opleidingen aangevuld met een goede ervaring ten aanzien van de genoemde werkzaamheden. . Leidinggevende capaciteiten. . Vaardigheid in het beoordelen van de administratieve organisatie, de interne controle en de controleaspecten van geautomatiseerde systemen, een en ander ook in gecompliceerde situaties. . Vaardigheid in het hanteren van moderne controletechnieken. . Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden. . Sociaal vaardig. . Ten minste twee jaar ervaring als controleleider. . Aantoonbare, relevante werkervaring bij een gemeente en/of provincie. Assistent-accountant Profiel: . Aantoonbare vakkennis op het niveau van NIVRA-opleiding afgeronde eerste fase dan wel volledig SPD of HEAO-BE/HEAO-RA, aangevuld met specifieke cursussen of opleidingen, aangevuld met goede ervaring ten aanzien van de genoemde werkzaamheden. . In staat zijn om uitgebreide regelgeving te hanteren.
36
Senior EDP-auditor Profiel: . Register EDP-auditor (RE). . Specialistische automatiseringskennis op post-doctoraal (EDP-auditing) niveau. . Diepgaande kennis van de leer van de accountantscontrole en administratieve organisatie. . Goede contactuele eigenschappen. . Leidinggevende capaciteiten. . Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. . Tenminste vier jaar ervaring als EDP-auditor. . Aantoonbare, relevante werkervaring bij een organisatie in het werkveld van provincies en gemeenten. EDP-auditor Profiel: . Aantoonbare vakkennis op het gebied van automatisering van bedrijfsprocessen en de organisatie van automatiseringsprocessen, aangevuld met relevante ervaring bij organisaties in het werkveld van de Drechtsteden. . In staat zijn om complexe, in hoge mate geautomatiseerde processen te doorgronden.
37
