1.
Ruang lingkup AUDIT KEPATUHAN SISTEM (AKS) Ruang lingkup audit terdiri dari keseluruhan proses bisnis yang berlangsung di UMSIDA selain Fakultas/ prodi. 2. Tujuan AMAI a. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur – unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan. b. Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan yang telah ditentukan. c. Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu d. Memenuhi syarat – syarat peraturan/ perundangan. 3. Indikator Keberhasilan: a. AKS dilaksanakan sekali dalam satu tahun akademik. b. Hasil AKS akan dilaporkan ke Rektor maksimal 1 bulan setelah kegiatan AKS dilakukan c. Hasil AKS berupa Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) akan dievaluasi dalam jangka waktu
maksimal
6
bulan
setelah
AKS
dilaksanakan
pada
unit
kerja
ybs. 4. Pihak yang terlibat a. Auditor adalah orang yang mempunyai kualifikasi untuk melakukan audit mutu. b. Teraudit adalah organisasi/unit kerja yang diaudit. 5. Acuan Kegiatan AKS dilakukan berdasarkan standar operasional prosedur yang berlaku di masing- masing unit kerja 6. Penanggungjawab kegiatan Penanggung jawab utama AKS adalah Kepala Badan Penjaminan Mutu (BPM), tetapi dalam pelaksanaannya BPM akan menunjuk Tim audit yang terdiri dari ketua tim dan anggota tim. Dimana tugas ketua dan anggota Tim adalah: Tanggungjawab ketua tim audit adalah: a. Membuka dan menutup audit. b. Memilih anggota tim audit. c. Menyiapkan jadwal dan program audit. d. Memimpin audit e. Membuat keputusan akhir atas temuan audit f. Menyerahkan laporan audit
g. Memantau tindaklanjut hasil audit. Tugas ketua tim audit adalah: a. Menentukan keperluan tiap penugasan audit termasuk kualifikasi auditor yang diperlukan. b. Merencanakan audit, menyiapkan piranti kerja untuk anggota tim dan mengarahkan tim audit. c. Mengkaji ulang dokumen aktivitas mutu akademik yang berlaku untuk menentukan kecukupannya. d. Membuat jadwal audit yang disepakati oleh teraudit. e. Memberitahukan dengan segera ketidaksesuaian yang kritis kepada teraudit. f. Melaporkan setiap hambatan besar yang dihadapi dalam melaksanakan audit. g. Melaporkan segala hasil audit kepada Rektor. Tanggungjawab anggota tim audit adalah: a. Mengaudit secara objektif sesuai lingkup audit. b. Mengumpulkan dan menganalisis bukti. c. Menjawab pertanyaan teraudit. d. Melaksanakan tugas sesuai kode etik. Tugas anggota auditor adalah: a. Mengumpulkan
dan
menganalisis
bukti
yang
relevan
agar
dapat
menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit. b. Mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit yang mungkin memerlukan pengauditan lebih lanjut. 7. Syarat mengikuti kegiatan: Prodi telah melakukan proses akademik selama 1 tahun akademik 8. Dokumen penunjang kegiatan Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tim audit adalah: a. Daftar pengecekan yang disiapkan oleh tim audit b. Borang
untuk
melaporkan
pengamatan
audit
dan
mendokumentasikan bukti pendukung. Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul selama audit. Dokumen kerja yang melibatkan informasi rahasia harus dijaga organisasi audit.
9. Prosedur Kegiatan a. Perencanaan Audit Perencanaan audit disusun oleh ketua tim audit, diinformasikan kepada auditor dan teraudit. Rencanaaudit dirancang secara fleksibel agar dapat diubah berdasarkan informasi yamh dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan sumber saya yang efektif. Rencana audit meliputi: i. Tujuan dan lingkup audit. ii. Identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung terhadap tujuan dan lingkup audit iii. Identifikasi acuan dokumen yang berlaku, antara lain standar system mutu dan manual mutu teraudit iv. Identifikasi anggota tim audit v. Tanggal dan tempat audit dilakukan b.
Pelaksanaan Audit i. Pertemuan pembukaan Tujuan pertemuan pembukaan untuk: 1. Memperkenalkan anggota tim audit kepada pimpinan teraudit. 2. Menelaah lingkup dan tujuan audit. 3. Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit. 4. Menegaskan hubungan formal antara tim audit dan teraudit. 5. Mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan. 6. Pengkonfirmasikan jadwal pertemuan dan penutupan audit. 7. Mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas.
ii. Pemeriksaan lapangan 1. Pengumpulan bukti Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan dilokasi. Jika ada indkasi yang mengarah pada ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak mencakup dalam daftar pengecekan dan diselidiki lebiih lanjut. Hasil wawancara harus diuji dengan mencari hal yang sama dari sumber lain yang independen. Selama kegiatan audit, ketua tim audit dapat mengubah tugas kerja tim audit dan rencana audit dengan persetujuan teraudit. Hal ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang
optimal. Jika tujuan audit tidak tercapai, ketua tim audit memberitahukan alasannya kepada teraudit. 2. Hasil pengamatan audit Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah semua aktivitas diaudit, tim audit menelaah semua hasil pengamatannya untuk menentukan adanya ketidaksesuaian yang akan dilaporkan. iii. Pertemuan penutupan Sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit menyiapkan pertemuan penutupan dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil audit. Catatan – catatan dalam pertemuan penutupan didokumentasikan. 10.
Diagram kegiatan
Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) BPM
Prodi
Auditor
Mulai
Pemerintah Audit Dari Rektor
Penyusunan Evaluasi Diri Prodi Pembentukan Tim Audit
Penerbitan surat tugas
Penyusunan Jadwal audit
Informasi jadwal audit dari BPM
Pelaksanaan Audit
Laporan audit dan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) Pengesahan laporan Audit dan PTK
Distribusi laporan audit ke Prodi
Penyusunan laporan AMAI untuk rektorat
Selesai
