No title

SIDANG TUGAS AKHIR

1. 22. 3. 34. 35.

36. 37.

Click to change the board colour

1

2

Permasalahan Manajemen Administrasi Dokumen 25%

Tingkat Keseringan Terjadi

15%

60%

10%

5%

Kesalahan data hilang ketik

15%

10%

dokumen terselip

waitting input data

60%

delay searching document

Jurusan Teknik Industri ITS Surabaya

Inspira, 2010

Bagaimana merancang sistem manajemen dokumentasi yang dapat diaplikasikan pada proses administrasi di Jurusan Teknik Industri ITS sebagai upaya penerapan lean proses dalam administrasi dokumen.

Mengidentifikasi waste pada proses bisnis pengelolaan dokumen di Jurusan Teknik Industri ITS saat ini. Mengidentifikasi permasalahan yang menjadi waste paling berpengaruh dalam pengelolaan dokumen di Jurusan Teknik Industri ITS saat ini. Membuat rancangan arsitektur perbaikan proses bisnis dokumentasi di Jurusan Teknik Industri ITS yang lebih efektif. Membuat prototype e-document system untuk pengelolaan administrasi dokumen yang terintegrasi

Mempermudah para pengelola dokumen dalam memanajemen dokumen.

Mempermudah proses audit dan akreditasi. Mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan. Memperkecil peluang kehilangan dokumen. Meningkatkan efektivitas kerja

Dokumen yang akan dikelola oleh staf administrasi umum, staf administrasi kepegawaian dan staf administrasi akademik.

Objek penelitian adalah Jurusan Teknik Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya.

Prosedur dokumentasi tidak berubah dalam birokrasi di Jurusan Teknik Industri ITS selama penelitian


TINJAUAN PUSTAKA Swim -lane

BPR

Perampingan Proses

Lean

Analisis waste paling berpengaruh RCAFMEA

DFDCDM

Poka yoke

Pencegahan Kesalahan Ms. Access E-DOCUMENT

ERDRelation ship

Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya (Adiakso, 2005).

Elemen yang ada pada DFD : (McLeod, 2001).

•Entitas, adalah tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. •Atribut, adalah sebutan untuk mewakili suatu entitas. Atau suatu karakteristik yang melekat pada entitas. •Data value, adalah informasi yang tersimpan pada tiap atribut •Record, adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dengan mengandung informasi dari suatu entitas secara lengkap. •File, adalah kumpulan record yang sejenis yang memiliki panjang dan tipe field yang sama, atribut yang sama namun memiliki data value yang berbeda. Field key, adalah satu atribut yang melengkapi hubungan satu file dengan file yang lain

Mengeliminasi pemborosan (Waste) atau aktifitas yang tidak bernilai tambah (Non Value Adding Activity) (Toyota, 1960)

RCA ( Root Cause Analysis ) metode penyelesaian masalah yang bertujuan untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah atau kejadian FMEA ( Failure Mode and Effect Analysis ) suatu prosedur terstruktur untuk mengidentifikasi dan mencegah sebanyak mungkin mode kegagalan

Proses bisnis adalah sekelompok tugas tugas yang saling berhubungan secara logis, dilaksanakan untuk mencapai sebuah hasil bisnis yang jelas. Reengineering (rekayasa ulang) adalah dasar dari perkembangan-perkembangan manajemen yang muncul belakangan ini (Ports, 1990).

Poka yoke berasal dari bahasa Jepang yang artinya Mistake Proofing atau Error Proofing Anti Salah. Poka diterjemahkan sebagai kesalahan, dan Yoke (Yokeru) sebagai mencegah. Tujuannya adalah mencegah atau menarik perhatian orang saat kesalahan terjadi. (Shingo)

DFD bentuk diagram untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan (McLeod, 2001)

ERD  pembuatan model data yang paling fleksibel dalam pengembangan sistem dengan komponennya

CDM  membantu melakukan Analisis konsep untuk sebuah Sistem Informasi


PENELITIAN TERDAHULU

LAPORAN

MAHASISWA

SIM AKADEMIK

RBTI

STAF ADMINISTRASI AKADEMIK

HIMPUNAN DOSEN

KEPALA LAB DATABASE E-DOCUMENT

RIWAYAT SERTIFIKAT BUKTI KEGIATAN

BAUK

STAF ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

STAF ADMINISTRASI BERITA ACARA UMUM PERKULIAHAN

PENELITIAN PROYEK

LPPM

BIRO SDM

PERUSAHAAN


1.

2A. 2B. 2C. 32. 3A. 3B.

3C. 3D.

Kalab, Kasie, Koordinator, Tim Ad Hoc (Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa/Hima)

Pimpinan Jurusan

Manage Process Menetapkan Visi dan Misi Program Studi

Menetapkan Tujuan

Merumuskan tema strategis ke dalam program, sasaran serta strategi pencapaiannya

Core Business Process Mengembangkan Program Studi yang lebih berkualitas

Mendesain materi promosi untuk mendapatkan calon mahasiswa yang berkualitas

Melakukan proses pembelajaran yang efektif: (desain metode, bahan dan sistem), kualitas SDM, dll.

Fasilitas perwalian, pembimbingan, TKK, dll.

Peningkatan kualitas SDM Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa

Perencanaan keuangan yang baik, upaya mendapatkan dana pendukung

Memaksimalkan dukungan IT dalam proses

Menjaga sustainabilitas suasana akademis

Support Process

Ketua Jurusan Sekretaris Jurusan Dewan Pertimbangan Jurusan

Koordinator Program Pascasarjana TI

Koordinator Program S1

Sekretaris Program Pascasarjana TI

Koordinator Pengajaran

Ketua RMK

Koordinator KP

Koordinator TA

Kepala Laboratorium & Bidang Studi

Kepala Seksi Laboratorium

Tim Konsultasi Kemahasiswaan

Kasie Magang

Kasie Kemitraan

Sekretariat Jurusan (Supporting Staff) Administrasi Keuangan

Administrasi Akademik

Administrasi Kepegawaian

Administrasi Umum

Staf Perpustakaan

Laboran/Teknisi

Teknisi Fasilitas

Kebersihan

Dokumen yang dibutuhkan Borang No.

Klasifikasi

1 2 Kebijakan Umum 3 4

Akademik

5

3.1.1

6 Kemahasiswaan 7 8 9 10

Kebijakan Umum

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Nomor Keterangan Sumber Dokumen Butir 1.1 Visi dan misi Ketua Jurusan Dokumen tentang aturan etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi, serta pedoman dan prosedur Staf Administrasi Umum BAUK 2.1 pelayanan. Dokumen tentang jaminan mutu. 2.4 Ketua Jurusan Dokumen (kuesioner dan hasil) kajian proses pembelajaran melalui umpan balik 2.5 Staf SIM Akademik (IPD dan SAR) dari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan.

SDM

Akademik

Penelitian

23 24 Kebijakan Umum Penelitian 25

26 27

Pengabdian masyarakat

28 29

Kerjasama

Daftar lulusan dalam lima tahun terakhir (termasuk IPK)

Staf Sistem Informasi (SIM Akademik) Staf Administrasi Akademik Staf Administrasi Akademik Staf Administrasi Umum

Dokumen pendukung pelayanan kepada mahasiswa. Dokumen (kuesioner dan hasil) kinerja lulusan oleh pihak pengguna. Laporan kegiatan himpunan alumni. Pedoman tertulis tentang sistem seleksi, perekrutan, penempatan, 4.1 Staf Administrasi Umum BAUK pengembangan, retensi dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan. Pedoman tertulis tentang monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja 4.2.1 Staf Administrasi Akademik akademik dosen dan tenaga kependidikan. Bukti tentang kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian, 4.2.2 Staf Administrasi Akademik pelayanan/pengabdian kepada masyarakat Bukti kegiatan dosen tetap dalam seminar ilmiah/ lokakarya/ penataran/ 4.5.3 Staf Administrasi Akademik workshop/ pagelaran/pameran/peragaan. 4.5.4 Bukti pencapaian prestasi/reputasi dosen. Staf Administrasi Kepegawaian 4.5.5 Fotocopi bukti keikutsertaan dosen tetap dalam organisasi keilmuan/profesi. Tim Kurikulum 4.6.1 Fotokopi ijazah dan sertifikat tenaga kependidikan. Staf Administrasi Kepegawaian 5.1.2.2 Silabus dan SAP tiap mata kuliah. Tim Kurikulum 5.1.4 Modul praktikum/praktek untuk setiap kegiatan praktikum/praktek. Kepala Laboratorium Dokumen pendukung kegiatan peninjauan kurikulum. 5.2 Koordinator TA 5.3.1 Dokumen pendukung monitoring perkuliahan. Tim Kurikulum 5.5.1 Panduan pembimbingan tugas akhir. Staf Administrasi Akademik 5.5.2 Dokumen pendukung untuk memperoleh data rata-rata lama studi mahasiswa. Staf Administrasi Umum 6.2.2 Kontrak penelitian. Staf Administrasi Umum Daftar pustaka yang relevan dengan Program Studi, yang dipilah berdasarkan 6.4.1 Staf Administrasi Umum kategorinya. 6.5.1 Daftar software yang berlisensi, petunjuk pemanfaatan SIM. Staf Administrasi Umum Hasil penelitian (rekapitulasi judul dan dokumen laporan penelitian) yang jumlah 7.1.1 Staf Administrasi Umum judulnya ada dalam borang. Daftar nama mahasiswa, dosen dan judul tugas akhir yang dilibatkan dalam 7.1.2 Staf Administrasi Umum penelitian dosen. Hasil pelayanan/pengabdian kepada masyarakat (rekapitulasi judul dan 7.2.1 Ketua PHKI A3 dokumen laporan PkM) yang jumlah judulnya ada dalam borang. 7.3.1 Dokumen pendukung kegiatan kerjasama dengan instansi dalam negeri Staf Administrasi Umum 7.3.2 Dokumen pendukung kegiatan kerjasama dengan instansi luar negeri Staf Administrasi Umum 3.2 3.3.1 3.4

Periode Keperluan Dokumen update 5 tahun Tidak Perlu 4 tahun

Tidak Perlu

5 tahun

Tidak Perlu

1 tahun

Perlu

5 tahun

Perlu

1 tahun 1 tahun 1 tahun

Perlu Perlu Perlu

1 tahun

Perlu

1 bulan

Perlu

1 tahun

Perlu

1 tahun

Perlu

1 tahun 1 tahun 1 tahun 1 tahun 0,5 tahun 1 tahun 1 tahun 1 tahun 1 tahun 1 tahun

Perlu Perlu Perlu Perlu Perlu Perlu Perlu Perlu Perlu Perlu

1 tahun

Perlu

5 tahun

Perlu

1 tahun

Perlu

1 tahun

Perlu

1 tahun

Perlu

1 tahun 1 tahun

Perlu Perlu

Dokumen yang dibutuhkan SELAIN Borang No

Staf Administrasi Akademik

1 semester

Perlu

Staf Administrasi Akademik Dosen Ketua Laboratorium

1 semester 1 semester 1 tahun

Perlu Perlu Perlu

SK Studi Lanjut

Biro SDM

1 tahun

Tidak Perlu

Data Riwayat DP3(Daftar Kehadiran)

Staf Administrasi Kepegawaian Staf Administrasi Kepegawaian

1 tahun 1 semester

Perlu Perlu

Akademik

Form E,F,G Kerja Praktek Form Tugas Akhir Contoh Soal Modul Praktikum

Administra si Umum 6 Kepegawai 7 an 5

Keperluan update

Keterangan

1 2 3 4

Periode Dokumen

Klasifikasi

Sumber Dokumen

Staf Kepegawaian

Staf Administrasi Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Alumni (Lulusan) Staf administrasi

Alumni

Auditor

Staf Akademik

Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Sumber Daya Manusia (Dosen) Dosen

Staf administrasi Kepegawaian

Biro SDM

Auditor

Mulai

Proses Bisnis Pengolahan Dokumen Laporan dan Nilai Kerja Praktek Mahasiswa

Mulai

Treasure study

Data kegiatan Pengabdian masyarakat

Meminta dokumen fisik

Database lima tahun alumni

Menginputkan data update pada CV

Data terbaru

(1) (2)

SK Studi Lanjut

Mencari dokumen fisik

Menyerahkan dokumen fisik


Selesai

Form KP-F (Perusahaan)

Dosen

Form KP-E (Penilaian Eksternal)

Auditor

Tanda tangan Pembimbing Internal

Lap. KP dan Form KP-F

Tidak

Form KP-F di stempel oleh Petugas RBTI Form KP-F (RBTI)

Form KP-F (Perusahaan)

Mulai

Mengisi berita acara perkuliahan

Merekap dalam lembaran monitoring

Rekapan Monitoring dosen


Form KP-G (Penilaian Internal)



RBTI

Selesai

Form KP-F (RBTI)

Staf administrasi akademik

Tanda tangan Koordinator dan stempel Jurusan

Perusahaan

(3)

Form KP-E (Penilaian Eksternal)

Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Monitoring Perkuliahan

Pembimbing Internal

Laporan KP



Koordinator

Mulai

Data kegiatan Penelitian

Update Database

Administrasi Akademik

Lengkap & Benar ? Ya Pengarsipan Berkas Nilai

Selesai Selesai

Staf Kepegawaian

Staf Administrasi

Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Kemahasiswaan

Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Publikasi Ilmiah Dosen

Staf Akademik Proses Bisnis Pengolahan Dokumen Tugas Akhir

Staf Administrasi

RBTI

Auditor

Mahasiswa

Staf administrasi Akademik

Himpunnan

Auditor

BAAK

Mahasiswa

Staf Administrasi Akademik

Dosen Pembimbing

RBTI

Mulai Mulai

Membuat buku/jurnal/proceeding

Data prestasi mahasiswwa

Memeriksa hasil pengadaan pustaka

Memberikan Hardcopy (paper)

Membuat dokumentasi database

Tidak


Menyimpan dokumen dalam perpustakaan Meminta dokumen fisik Menyerahkan dokumen fisik dan laporan


Form TA-1 (Usulan dosen pembimbing)

Laporan kegiatan kemahasiswaan



Ya

Database penelitian

Update Database

Database kemahasiswaan terbaru

Mengaudit

Mencatat dan menklasifikasikan

Mulai


Melihat beban bimbingan setiap dosen pembimbing di Sistem Informasi Akademik

Menyerahkan form TA-1 ke sekretariat

Tidak disetujui? Selesai

Ya

Proposal TA

Selesai Form TA-2 (pendaftaran Seminar proposal TA) Tidak

Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Bahan Pustaka Dosen

Staf Administrasi

LPPM

Auditor Lulus ?

Mulai Ya

Revisi Proposal dan Lembar Perbaikan yang sudah disetujui penguji ke sekretariat

Membuat pengumuman rencana pengadaan bahan pustaka

Memeriksa hasil pengadaan bahan pustaka

Memberikan Hardcopy bahan pustaka

Form TA-2 (pendaftaran Sidang TA) beserta kelengkapannya

Mengaudit Tidak

Mencatat dan menklasifikasikan bahan pustaka

Tidak

Ya

Lulus ? Ya

Membuat dokumentasi database

Database penelitian

Menyimpan dokumen dalam perpustakaan

Yudisium

Meminta dokumen fisik Mencari dokumen fisik

Menyerahkan dokumen fisik dan laporan

Selesai

Revisi TA Nilai TOEFL SKEM

Laporan TA

Selesai

7 wastes


1. 2A. 2B. 2C. 2D.

32. 3A. 3B. 3C.

Paretto waste

1.0

100

0.8

80

0.6

60

0.4

40

0.2

20

0.0 Jenis Waste

g tin ai W

fe De

ct ve O

Count Percent Cum %

0.29 29.0 29.0

ry to en v n rI

e at

i pr ro p ap In 0.20 0.17 20.0 17.0 49.0 66.0

o Pr

ce

g in ss

ve si es c Ex

0.16 16.0 82.0

n io ot M

0.13 13.0 95.0

r he Ot

0.05 5.0 100.0

0

Percent (%)

Rank (Bobot)

Pareto Chart of Waste

Root Cause Analysis

Con’t

FMEA (Failure Mode and Effect Analysist)

= MxHxM = H (High)


DFD level 0 ung nduk en pe injauan m u k en Do tan p kegia urikulum k Silabus dan SA P

Bukti keikutsertaan organisasi Form KP F keilmuan/keprofesian Data Riwayat elitian k pen didikan Proye Kepen enaga T t a k ai KP si fi Seri P G Nil n Form K prese a r a buku c a a Berit Form TA (1)

Dosen

1

Administrasi Dokumen

E-document system Jurusan Teknk Industri ITS

Contoh soal

Bukti kegiatan , penghargaan Publikasi Ilmiah

tudi

s lama -rata

iswa

n

ga

Rata

Lap or Him an Keg Kem punan iatan aha d sisw an aan

ir

bin

bim

em

nP

BAAK

a l a m Daft lim a a r Lu ta lu hu sa n n te ra kh

ua

po

ran

Mahasiswa

Doku me n kin luusa erja n

nd

La

HMTI

Dokumen Pendukung Pelayananan kepada Mahas

Pa

Data Prestasi Mahasiswa

Kalab

hibah Lapo ran p eneli ora tian d np eng an P KM abd ian ma sya rak La at po ran Laporan Tu ga penelitian sA khi La dan hibah r po buku ran Ke rja Pra kte k

Lap

l du m Mo ktiku a pr

Dpkumen tentang jaminan mutu

Auditor

Perusahaan

Biro SDM

Bukti keikutsertaan organisasi keilmuan/keprofesian

DP3

Laporan Penelitian

d

Tim Kurikulum

ng duku n pen jauan e m u in Dok pen Laporan Proyek kegiatan ulum ik r u k penelitian utu an m jamin ama ah g n a tent rjas n hib men a t Ke Doku Sura litiand e n e AP np ora an S ing Lap labus d nitor o Si am si car a esta n r a rit aP rgaa Be Dat ngha e p , n giata ti ke Buk n litia ene at p k r roye Su sama nP rja ora p e a K L SK studi

Alumni

jurnal

PHKI LPPM pro

cee

RBTI

din

g

DFD Level 1 Silabus Bukti keikutsertaan organisasi keilmuan/keprofesian

, Bukti kegiatan D1 penghargaan

r Rata

Alumni

wa

po

ran

Tu

ga

sA

Mahasiswa

kh

Auditor

ir jurnal proceeding

buku

Biro SDM

Bukti keikutsertaan organisasi keilmuan/keprofesian

Lapo

ran p eneli tian d La an P po KM ran pe ng ab dia nm asy a

g ukun pend uan men ja Doku tan penin ek kegia urikulum k oy Pr n n ia ra lit utu e m po en inan La p g jam n a h tenta sam iba me n erja an h Doku at K nd Sur litia P ene n p dan SA g n ora s ori Lap Silabu nit mo i ara restas aan ac P arg rita Data ngh n,pe iata

keg

an

La

RBTI

ing

Himpunan

Be

b bim

Data Prestasi La Mahasiswa po ran Ke rja Pra kte k

n litia t ne ura ma e p S sa ek rja roy Ke P n a r SK studi po La

Lapo

ti Buk

ora nK e H Kem impun giatan aha an sisw aan i d u t ma s ata la

E-document system administrasi JTI ITS

Pem

Kalab

BAAK

Pengelolaan Administrasi Umum

luusan

Form TA (2) ul od m M tiku ak pr

n dua Pan

Dokumen tentang jaminan mutu

DP3

Dokumen Pendukung Pelayananan kepada Mahasis

proceeding

Pengelolaan Administrasi Kepegawaian

buku

Lap

Contoh soal

Pengelolaan dokumen Akademik

1.3

Dokumen kinerja

Publikasi Ilmiah

Laporan Penelitian

1.2

da

Dosen

1.1

elitian k pen ikan e y o r P pendid aga Ke n e T t n Serifika liaha erku Form ing p r o it Form KP G Mon KP F Form (TA1)

Perusahaan

Administrasi Dokumen

ir

Daftar Riwayat

1

dan SAP

la Da m ft lim ar a Lu ta lu hu sa n n te ra kh

Tim Kurikulum

Dokumen pendukung kegiatan peninjauan kurikulum

LPPM rak

ran h

at

ibah

PHKI

DFD Level 2 Silabus dan SAP

Tim Kurikulum

ung nduk n pe jauan e m u Dok tan penin kegia urikulum k

G

idikan

pend aga Ke

Ten erifikat

S

n

liaha

rku g pe

itorin

Mon

Dosen

1.1.2

Pengolahan Kegiatan Kemahasiswaan

1.1.3

Pengelolaan Perkuliahan

1.1.4

oy

Pr

p La

Perusahaan

rat Su sama rja Ke

Biro SDM

SK studi Pengelolaan Tugas AkhirBukti keikutsertaan organisasi

Pengelolaan Kerja Praktek

keilmuan/keprofesian

Contoh Soal k po La

a, isw as ah ir m kh a sa rja Ke am ga n k r n tu ra te ta ul po rak af jud La P )D n (2 da TA sen rm do

Fo

Surat Kerjasama

Auditor

AP

kh ir

Rata-rata lama studi

nS

RBTI

ug as A

da

La po ran T

us

BAAK

Himpunan

lab Si

an at gi Ke nan aan n ra pu isw po Him has a m

Ke

Data Prestasi Mahasiswa

La

Kalab

g an nt te utu en m m an ku in Do jam

Dokumen pendukung kegiatan peninjauan kurikulum

ran T

ugas

hir

database Tugas Akhir

Ak

database perkuliahan

Modul

praktikum

D4

Laporan databasepenelitian Kerja Praktek dan hibah

ran

Ke

rja

database kegiatan kemahasiswaan

D3

D2

ug as

kte Pra

Dokumen tentang jaminan mutu

D1

g ukun Pend pada men e Doku ananan k a y Pela ahasisw M

Lapo

nT

KP

1.1.1

n o ra

an liti

e en

p ek

La po ra

rm Fo

Pengelolaan dokumen Akademik

1.1

k

aP

erj

Mahasiswa

po

La

K ran

te rak

Akhir

RBTI

DFD Level 3 1.1

Dosen

K

Form KP F pengajuan Dosen Pembimbing

P

D3

database Kerja Praktek Form KP E Nilai KP

Panduan Pembimbingan Kerja Praktek

Perusahaan

ung nduk n Pe kepada ume Dok ananan wa y Pela Mahasis

Fo rm Do KP se n P F pe em nga bim jua La bin n po ran g KP

1.1.3 Pengelolaan Dokumen Kerja Praktek 1.1.3.3 1.1.3.1 1.1.3.2 Menyampaikan Menghim- Membuat dokumen/ data pun data klasifikasi

Kerjasama

Form

ilai K PGN

Pengelolaan Dokumen Akademik

Mahasiswa Laporan KP

Lapor

an KP

Doku m kegia en pend ukun tan p g e kurik ninjauan ulum

RBTI

ERD Dosen · · · · · · · · · · · · · ·

Mahasiswa

NIP Nama_Dosen Bidang_Keahlian Kuota Password Bimbingan E-mail_Dosen SK_studi Sertifikat_Studi (L) SK pengukuhan (L) Bukti_ penelitian (L) Bukti_Hibah (L) Bukti_PKM (L) Riwayat hidup (L)

· · · · · · · ·

Alumni

· · · ·

Form KP E, F, G (L) Form TA 1 dan 2 (L)

· ·

Bahan Pustaka

Nama_Perusahaan Nama_Alumni Tahun_Lulus Tahun_Masuk_Kerja Gaji_Pertama Jabatan

· · · · · ·

NRP Nama_mahasiswa Password E-mail_mahasiswa Nama_dosen SKS IPK

· · · · · · ·

ID_Buku Judul Tahun_Publish Nama_Dosen Proceeding (L) Jurnal (L) Penelitian (L) Hibah (L)

Form KP F (L) Form TA 2 (L) Laporan_TA (L) Laporan_KP (L)

Himpunan No_Kegiatan Departemen Prestasi_Mahasiswa

· · ·

Kerjasama BAAK · · · · · · ·

Kode NIP dosen Jenis pengabdian Waktu pengabdian Surat Kerjasama TA 1 dan 2 KP E, F, G

· · · ·

Prestasi_mahasiswa Jurusan Penelitian PKM

Kalab

Kurikulum · · · · · · · · · ·

Biro SDM · · · · ·

SK Studi lanjut NIP dosen Jabatan Waktu promosi Jabatan

· · · · · · · ·

Kode_KP Judul_KP NRP Nama_Mahasiswa Bidang_Keahlian Nama_Dosen NIP Nama_Perusahaan

No_SK Nama_Praktikum Isi_Praktikum Modul Praktikum Pelaksanaan Tempat NIP Nama_Dosen Bidang_Keahlian SAP_Kurikulum

Penelitian · · · · · · ·

Tugas Akhir

Kerja Praktek · · · · · · ·

Kode_TA Judul_TA NRP Nama_Mahasiswa Bidang_Keahlian Nama_Dosen NIP

Kode_Lab NIP Nama _Dosen Modul praktikum Kegiatan_Seminar_ Pelatihan

· · · · ·

No_klasifikasi Judul_Penelitian Nama_Dosen Dipublikasikan Tahun_Penyajian Tingkatan Bukti_Penelitian

Hibah · · · · · ·

ID Nama_Kegiatan Waktu_Pelaksanaan Nama_Dosen Nama_Maasiswa Bukti_Hibah

Concept Data Praktikum # o o o

noPrak NamaPrak buktiModul tempatPrak

Lab # idLab o namLab o bidangLab

modul praktikum detilPrak

TugasAkhir # o o o

# idDPRAK

noTA Judul Bidang buktiTA

strukturLab Pembimbing

membawahi

Mahasiswa

# o o o o

Prestasi idPrestasi peringkatPrestasi tingkatPrestasi buktiPrestasi ketPrestasi

berpartisipasi melaksanakan mengikuti

KP noKP mitraKP tahunKP buktiKP noKeS

buku acuan

MataKuliah

Dosen

# nrp o namaMahasiswa o passMahasiswa

# o o o o

# idPustaka o namaPustaka o buktiPustaka

o jabatan

mengerjakan

menuai

Pustaka

kepala

# o o o o o o o o o

NIP kodeDosen emailDosen namaDosen bidangDosen buktiPengukuhan buktiStudi buktiProfesi buktiIjazah buktiRiwayat

detilHibah

menjadi

mengajar

kurikulum

kodeMK namaMK smstMK bobotMK bidangMK

detilMK # idDMK

melakukan

# idDH

# o o o o

Alumni # o o o

diberikan

idAlumni namaAlumni2 tahunLulus2 gajiPertama2

Penelitian dosen bersama mahasiswa Hibah # o o o

idHibah namaHibah waktuHibah buktiHibah

detil SK o Jenis_SK

surat ketetapan

SK o Jenis_SK o tahuin terbit o nama dosen

# o o o o o o

noPltian tahunPltian tingkatPltian judulPltian penulisPltian buktiPltian jenisPltian

Staff # idStaff o namaStaff o passwordStaff

# o o o o

Kerjasama noKS namaKS mulaiKS akhirKS manfaatKS

Ms.Access Relationship

Alur sistem 1. Akademik 2. Kepegawaian

1. TA

3. Umum

2. KP

1. Akademik

3. Perkuliahan

1. Home

4. Kegiatan kemahasiswaan 1. Penelitian 2. SK 2. Create

2. Kepegawaian

3. DP3

3. Umum

1. Bahan Pustaka

Login

Menu: 1. Home 2. Input data 3. Search 4. Report 5. Edit

1. Akademik

2. Publikasi Ilmiah 3. Alumni

3. Search

2. Kepegawaian 3. Umum 1. Lihat

4. Report

2. Download

Logout 3. Delete 4. Print out 5. Edit

1. Akademik 2. Kepegawaian 3. Umum


FAKTOR PENYEBAB WASTE PALING BERPENGARUH Lingkungan

Manusia Tidak seimbangnya jumlah pekerja

Jarak antar fasilitas yang berjauhan

Banyaknya delay Belum tersedia PIC yang bertugas melakukan pengelolaan dokumen

Rak dokumen pada RBTI

Waiting Tidak ada material handling Rak tidak tertata

Kurang ada SOP yang jelas Manual Belum tersedianya aplikasi pengelolaan dokumen

Alat

Metode

Kertas/plastik Sering lengket/ menempel Tidak terdapat standar material kertas dan tinta yang digunakan

Bahan

Con’t Manusia Kurangnya konsentrasi Admin Human Error

Banyak berkas menumpuk Rak terbatas

Manual Belum tersedianya aplikasi penyimpanan dokumen

Rak tidak tertata

Alat

Metode

Con’t Manusia Kurangnya konsentrasi Admin Human Error Banyaknya jenis pekerjaan yang dilakukan

Kesalahan Proses Belum ada aplikasi pengelolaan database Metode yang masih manual Klasifikasi kurang detail

Metode

Con’t Lingkungan

Manusia Kurangnya konsentrasi Admin Human Error

Bencana alam

kehilangan dokumen Tidak ada material handling

Manual Belum tersedianya aplikasi penyimpanan dokumen

Rak tidak tertata

Alat

Metode

Dokumen terselip Kurang tersusun rapi

Bahan

PEMILIHAN SOLUSI ALTERNATIF KEBIJAKAN No

Alternatif kebijakan perbaikan

1.

Pengadaan fasilitas tambahan untuk rak

2.

Pembuatan SOP

3.

Perancangan aplikasi database untuk dokumen

No

Alternatif

Keterangan

1

0

Tidak menerapkan perbaikan

2

1

Menerapkan perbaikan 1

3

2

Menerapkan perbaikan 2

4

3

menerapkan perbaikan 3

5

4

Menerapkan kombinasi perbaikan 1 dan 2

6

5

menerapkan kombinasi perbaikan 1 dan 3

7

6

menerapkan kombinasi perbaikan 2 dan 3

IDENTIFIKASI SOLUSI PERMASALAHAN

Solusi eliminasi waste waiting Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Alumni (Lulusan) Staf administrasi

Alumni

Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Sumber Daya Manusia (Dosen)

Auditor

Staf administrasi Kepegawaian

Dosen

Mulai

Biro SDM

Auditor

Mulai

Treasure study tidak Cek database update?

Sanksi tidak diperbolehkan legalisir ijasah

ya


Database pertahun alumni


E-document system


Dokumen kelengkapan kegiatan Penelitian Dokumen kelengkapan PKM Diberi sanksi tidak bisa mencairkan gaji tunjangan penelitian dan PKM

Selesai

tidak

Update CV dan data riwayat kegiatan dosen ???

SK Studi Lanjut

ya Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Monitoring Perkuliahan Dosen

Staf administrasi akademik

Auditor

Data terbaru Meminta dokumen fisik

E-document system

Mulai ya Cek sudah diisi apa belum setelah kuliah

Mengisi berita acara perkuliahan

Rekapan Monitoring dosen


tidak


E-document system


Menyerahkan dokumen fisik Menyerahkan dokumen fisik

Selesai

Selesai

Excess Inventory • Banyak berkas yang sudah tidak dipakai masih di simpan dalam ruang kerja disebabkan tidak ada aplikasi untuk retensi dokumen. • solusi permasalahan menggunakan aplikasi database yang memiliki fungsi edit dan delete.

Defect • Dokumen hilang disebabkan 1. Human Eror: admin lupa menaruh dokumen, hal ini erat kaitanya dengan penumpukan dokumen, sehingga berkas yang diperlukan menjadi terselip. 2. faktor alam seperti kebakaran yang bisa menghilangkan dokumen penting. Oleh karena itu diperlukan sebuah aplikasi yang dapat menyimpan dokumen dalam sebuah database yang aman • Solusi yang bisa dilakukan yakni berupa pokayoke system yakni 1. security system pada login 2. beberapa list sebagai pilihan ketika menginputkan dokumen.

Kelebihan E-document System Dimungkinkan laporan dalam bentuk softcopy Dalam pencarian dokumen dapat diketahui letak lokasi dokumen dengan mudah Retensi dokumen dapat diketahui secara otomatis

Kemudahan akses dokumen yang sudah terintegrasi

Otoritas masing-masing admin yang berbeda. Dibuat secara intranet (localhost) sehingga tidak dimungkinkan bisa diakses dari luar proxy ITS.


SIMPULAN

1

2

• Adapun waste yang ditemukan pada proses bisnis adminstrasi di Jurusan Teknik Industri ITS saat ini yaitu waste kategori waiting sebanyak 29%, deffect sebesar 20%, Excessive Inventory sebesar 17% dan inappropriate proccessing sebesar 16%.

• Adapun permasalahan paling berpengaruh yang menjadi penyebab waste dalam pengelolaan dokumen di Jurusan Teknik Industri ITS saat ini yaitu menunggu memasukkan data/dokumen, banyak berkas yang sudah tidak dipakai menumpuk, kesalahan memasukkan data dan dokumen yang hilang dengan nilai RPN terbesar yakni kategori H (High risk).

SIMPULAN

3

4

• Prototype e-document system untuk pengelolaan administrasi dokumen disimulasikan secara langsung dengan hasil lebih efektif dalam pengelolaan dokumen.

• Database berbasis web dapat mengintegrasikan antar pengelola dokumen akademik, kepegawaian dan admininstrasi umum.

SARAN 1

• Membutuhkan studi lanjutan terkait dengan efektifitas desain website serta konten website agar memenuhi prinsip kognitif.

2

• Masih terdapat peluang untuk penelitian dilanjutkannya dengan mengembangkan model dengan mempertimbangkan keuangan.

3

• Mensosialisasikan bersama manajemen dokumen agar staf pengelola dokumen menerima sistem perbaikan.

DAFTAR PUSTAKA • • • • • • • •

Adiakso, L. H. 2005. Sistem Informasi Penilaian Kinerja. Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS. Gaspersz, Vincent. 2007. Lean Six Sigma For Manufacturing and Service Industries. Jakarta: Penerbit Pt. Gramedia Pustaka Utama Hidayati, T. 2006. Pendekatan Time Study untuk Perbaikan Proses Pengelolaan dokumen Guna Menunjang Penerapan Lean Administration. Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS. Holzinger, A. 2005. Usability Engineering for Software Developers, Communications of the ACM (ISSN 0001-0782). Computer Engineering, 71-74. Inspira. 2010. http://www.ims.web.id/sistem_kearsipan_dms. htm. Diakses tanggal 28 Maret 2012 Jucan, George. 2005. Root Cause Analysis for IT Incidents Investigation. Kementrian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia. 2009. Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (e-archieve). Kurniawan. V. 2011. Implentasi Lean Manufacturing untuk Meningkatkan Efisiensi pada UD. Kembang jaya. Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS.

DAFTAR PUSTAKA • • • • • •

• •

McLeod, R.J. 2001. Management Information System, Casebook. Texas: Pearson. Mustafa, Y. 1997. An Information System To Improve Customer Service In. Information System, 11-18 Nurazwar, I. 2007. Database Manajemen System Teknik Informatika ITS. Surabaya: Tugas Akhir Teknik Informatika ITS. Petersen, K. 2010. Software process improvement through the Lean Administration Measurement (SPI-LEAM) method. Software Improvement. 413-427. Sinaga, D. N. 2010. Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Berbasis Agent System untuk Pengalokasian Order Pada Virtual Cluster Usaha Kecil Menengah. Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS. Susetyo, Joko. 2009. Analisis Pengendalian Kualitas Dan Efektivitas Dengan Integrasi Konsep Failure Mode & Effect Analysis Dan Fault Tree Analysis Serta Overall Equipment Effectiveness. Jurnal Teknologi Technoscientia, Vol. 2 No. 1. 7077. Teknik Industri ITS. 2008. http://www.ie.its.ac.id. Diakses tanggal 21 Juni 2012 Yuang, C. M. 2010. KM-Orriented Business Proccess Re Engineering for Construction Fir. Engineering Process.

Dalam interaksi antar manusia – komputer di mana interaksi kapabilitas manusia dengan program komputer. (Holzinger, 2005)

Matriks Perkalian Kategori X

L

M

H

L

L

M

M

M

M

M

H

H

M

H

H

1-4 : L 5-7 : M 8-10 : H

Pembobotan solusi alternatif

Alternatif 4 terpilih yakni kombinasi solusi 1dan2

Pembobotan solusi alternatif

Alternatif 4 terpilih yakni kombinasi solusi 1dan2

Standar proses Buka Internet Information Services. Find the web site, find the folder, right click the folder and select "Convert To Application". On the next screen, click the Select button and select “.net 4.0” then click OK. Pastikan terinstal IIS7 seperti langkah di atas. Masukkan file zip database dalam ekstrak di C:\inetpub\wwwroot.

Kuesioner Jenis Pemborosan

Ranking

Overproduction Over Inventory Excessive Transportation Waiting Defect Innapropriate Processing Excessive Motion Total

28

Kriteria penilaian

Kriteria penilaian

Bobot

Perubahan SOP

9

8

7

6

5

4

3

2

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Pembuatan Aplikasi

Perubahan SOP

9

8

7

6

5

4

3

2

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Penyediaan Fasilitas

Pembuatan Aplikasi

9

8

7

6

5

4

3

2

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Penyediaan Fasilitas

Wawancara PERTANYAAN 1.Apakah Anda mengalami permasalahan dalam mengelola dokumen di JTI ITS? 2. Permasalahan apa saja yang sering terjadi? 3. Proses apa yang menyebabkan waktu pengelolaan data menjadi lama? 4. Apakah perlu perbaikan roses dalam pengelolaan data? 5. Bagaimana manajemen dokumen saat ini? 6. Apakah perlu sistem manajemen yang terotomasi dan terintegrasi?

JAWABAN PERTANYAAN

1. Apakah tampilan sudah menarik? 2. Apakah tampilan cukup sederhana? 3. Apakah tampilan sistem membuat Anda bosan? 4. Apakah Bahasa dalam sistem mudah dimengerti? 5. Apakah Anda mudah dalam mengoprasikan sistem? 6. Apakah isi dari sistem sudah sesuai dengan kebutuhan?

YA

TIDAK

No title

Recommend Documents