No title

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : PEMBAYARAN NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES PEMBAYARAN NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 1.0

Versi : Kedua Mod :2 Tarikh Mod : 01/11/2015

OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk menerangkan langkah-langkah memproses pembayaran pelbagai yang berkualiti meliputi : (a) (b) (c)

2.0

SKOP

Pembayaran yang tepat dari segi kelayakan dan pengiraan supaya menepati peraturan yang diterima pakai. Lengkap dari segi dokumen sokongan. Pembayaran mengikut masa yang ditetapkan : i) Pendahuluan/bil/inbois/PT disediakan dalam masa 3 hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima; ii) Tuntutan pembayaran disediakan dalam masa 5 hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima.

Prosedur ini meliputi pelbagai bayaran kepada staf, pembekal, pelajar dan individu. 3.0

TERMINOLOGI Prosedur pembayaran pelbagai ini merujuk kepada semua pembayaran seperti di Lampiran A .

4.0

SINGKATAN PAP PTK Cek PTK(K) PTK Pen.A PBend NC TNC (A&A) TNC (P&I) TNC (P) TNC (HEMA) KPT PTJ UTMFin PHB BPO SODO DD TT OSPOS EFT

-

Pembantu Am Pejabat Pembantu Tadbir Kewangan Cek Pembantu Tadbir Kewangan Kanan Pembantu Tadbir Kewangan Penolong Akauntan Penolong Bendahari Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa) Kementerian Pendidikan Tinggi Pusat Tanggungjawab UTM Financial System Pejabat Harta Bina Bahagian Pengurusan Organisasi Standard Object Detail Object Demand Draft (Bank Draf) Telegraphic Transfer (Pindahan Telegrafik) Overseas Student Payment Order System Electronic Fund Transfer

1

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : PEMBAYARAN NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES PEMBAYARAN NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 GST - Goods & Services Tax PT - Pesanan Tempatan 5.0


DOKUMEN RUJUKAN 1. Dokumen Rujukan Luaran 2. Dokumen Rujukan Dalaman 3. Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti

6.0

INPUT KUALITI (UTAMA) Permohonan tuntutan pembayaran daripada pelanggan yang dikemukakan dalam Permohonan Pembayaran E-Form mengenai bayaran yang layak dibayar mengikut kelayakan dan peraturan Universiti.

7.0

KETERANGAN / PROSES KERJA 7.1

7.2

7.3

Terima tuntutan pembayaran berserta dokumen sokongan dari PTJ. - Pengesahan penerimaan melalui cop terima dan ditandatangani oleh individu/ wakil yang bertanggungjawab menguruskan PTJ yang berkaitan. Tentukan jenis tuntutan. 7.2.1

Proses Tuntutan Pembayaran a. Pembayaran Pendahuluan Pendahuluan Perjalanan Pendahuluan Pelbagai b. Pembayaran Pelbagai c. Pembayaran Bil, Inbois & PT

7.2.2

Proses Pembayaran Pelajar (Rujuk AK/UKPBEND/002)

7.2.3

Proses Pembayaran Emolumen (Rujuk AK/BEPCB.BEND/001)

Kenalpasti mod bayaran dan pengesahan penerimaan pendaftaran tuntutan E-form & dokumen sokongan. a)

Mod bayaran Cek/EFT - Rujuk Para 7.4

b)

Mod bayaran DD/TT/ OSPOS/Auto Debit/Biz Channel

TANGGUNGJAWAB PTK

PTK

PTK

PTK / Pen.A/PBend

2

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : PEMBAYARAN NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES PEMBAYARAN NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 -

-

7.4


Semak dokumen tuntutan bagi memastikan maklumat yang diterima memenuhi syarat. Isi Borang Permohonan DD/TT dan surat iringan untuk dihantar ke bank. Bagi pembayaran menggunakan Sistem OSPOS, senarai penerima akan di key in ke dalam sistem yang disediakan oleh pihak bank. Senarai penerima beserta surat arahan pembayaran akan dikemukakan kepada pihak bank. Proses pengesahan penerimaan dibuat setelah DD / salinan TT/debit advice diterima daripada pihak bank

Semak ketepatan tuntutan dan kaedah pembayaran serta dokumen sokongan mengikut kategori pembayaran.(Rujuk Lampiran B).

PTK

Pastikan tuntutan memenuhi syarat dan telah disahkan oleh Ketua Jabatan 7.4.1

Kembalikan kepada PTJ sekiranya tuntutan tidak lengkap dan tidak memenuhi syarat yang ditetapkan. - Pengesahan pemulangan dokumen melalui cop tolak/memo dan ditandatangani oleh individu yang bertanggungjawab menguruskan PTJ yang berkaitan.

PTK

3

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : PEMBAYARAN NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES PEMBAYARAN NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 7.5 Sediakan pengiraan dan tetapkan chargeline yang bersesuaian dalam sistem seperti berikut:a) Jenis bajet b) PTJ c) Jenis Projek d) Sub Projek Kod e) SODO f) Kod Cukai GST g) Jumlah h) Keterangan bayaran

Versi : Kedua Mod :2 Tarikh Mod : 01/11/2015 PTK

Cetak draf pembayaran. 7.6

Kemukakan draf pembayaran kepada pegawai untuk semakan dan kelulusan.

7.7

Semak ketepatan maklumat pembayaran oleh pegawai

PTK / Pen. A draf

Pen. A

Tuntutan Pembayaran yang tidak tepat/lengkap dikembalikan kepada PTK untuk pembetulan dan dikemaskini dalam sistem. Luluskan draf pembayaran dan catat nombor baucer

Pen. A

7.7.1

7.8

-

7.9

Sekiranya jumlah bayaran >RM20,000, kemukakan kepada pegawai kedua untuk kelulusan.

Kemukakan kepada PTK Cek untuk proses penyediaan cek & EFT. (Rujuk AK/BABPBEND/003)&AK/BABPBEND004)

Pen.A Pen.A / PBend

PTK Cek

Nota: Semua akaun dikemaskinikan secara automatik ke dalam Sistem Kewangan mengikut transaksi proses pembayaran setelah diluluskan pembayaran. 8.0

OUTPUT KUALITI (UTAMA) Pembayaran tuntutan yang lengkap dan tepat dibuat kepada staf, pelajar, pembekal dan individu mengikut kelayakan dan peraturan oleh Universiti dan pihak yang berkepentingan.

4

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : PEMBAYARAN NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES PEMBAYARAN NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 9.0 CARTA ALIR


Carta Alir Proses Pembayaran.

5

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : PEMBAYARAN NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES PEMBAYARAN NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 10.0 DOKUMEN SOKONGAN a)


E-Form Tuntutan Tuntutan Perjalanan Arahan Bertugas Rasmi/Kursus Dalam Negara Tuntutan Perjalanan Bertugas Rasmi/Kursus Luar Negara Tuntutan Elaun Perpindahan Tuntutan Bayaran Balik

b) E-Form Tuntutan Bayaran - Lamparan Kerja - Tuntutan Bayaran Saguhati Peperiksaan - Tuntutan Syarahan Sambilan - Tuntutan ProfesorPelawat, Pemeriksa Luar, Pensyarah Jemputan Dan Profesor Tamu - Tuntutan Pengendalian Kursus Jurugegas Gas - Tuntutan Elaun Memandu Kepada Staf Bukan Pemandu - Tuntutan Doktor Sambilan - Tuntutan Elaun Pakaian - Tuntutan Jurulatih Pusat Ko-kurikulum - Permohonan Tuntutan Lain-lain Saguhati Dan Honororium - Tuntutan Skim Pelajar Bekerja/ Pelajar Praktikal c)

E-Form Bayaran Balik Wang - Tuntutan Yuran Keahlian Badan Professional - Tuntutan Yuran Kelab Rekreasi dan Sukan - Lain-lain Bayaran Balik Wang

d) E-Form Arahan Bayaran - Elaun Lebih Masa - Elaun Pelajar - Elaun Lembaga Pengarah - Gaji - Pinjaman Kenderaan - Bil Perubatan - Tiket Kapal Terbang - Cuti Belajar - Exgratia - Yuran - Ganjaran Kontrak - Gantian Cuti Rehat - Selain Belanja e)

E-Form Tuntutan Permohonan Pendahuluan Perjalanan

f)

E-Form Tuntutan Permohonan Pendahuluan Pelbagai

g)

E-Form Inbois Bil

6

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : PEMBAYARAN NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES PEMBAYARAN NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001


h) E-Form Pesanan Tempatan

11.0

i)

Borang Pendaftaran Harta dan Inventori (Borang KEW PA-2 & KEW PA-3)

j)

Borang Panjar Wang Runcit (Borang KEW 249A & KEW249A–PWR01)

k)

Borang Pemeriksaan Fizikal Harta Tetap Bagi Tujuan Pembayaran

l)

Borang Permohonan Kiriman Wang

REKOD KUALITI Rekod

Rujukan Fail

Lokasi

Baucer No Baucer Mula – Bilik Baucer - E-Form tuntutan No Baucer Akhir/ No. Dinar/Riyal pembayaran Kotak - Pesanan Tempatan Kuning Arkib & Biru - Nota Hantaran - Inbois - Borang Inden - Lampiran Pengiraan Bayaran - Lain-lain dokumen sokongan bayaran Daftar Baucer

UBA/002/Tahun

Rak PTK

Rekod Keluar Masuk Baucer

UBA/0013/Tahun

Rak PTK

7

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : PEMBAYARAN NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES PEMBAYARAN NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001


9.0 Carta Alir Proses Pembayaran. MULA

Terima dokumen tuntutan pembayaran daripada PTJ

7.1

7.2

7.2.1

7.2.2 AK Proses Pembayaran Pelajar

  

(AK/UKP.BEND/002)

Kembalikan ke PTJ

Tentukan jenis tuntutan

Pembayaran Pendahuluan Pembayaran Pelbagai Pembayaran Bil, Invois & PT

Kenalpasti mod bayaran dan pengesahan penerimaan pendaftaran tuntutan E-Form & dokumen sokongan

7.4

Semak ketepatan tuntutan dan dokumen sokongan bagi memastikan ia memenuhi syarat mengikut kategori pembayaran.

7.5

Sediakan pengiraan, tetapkan chargeline yang bersesuaian dan cetak draf pembayaran

7.6

Kemukakan draf pembayaran kepada pegawai untuk semakan dan kelulusan

Ya

Kembalikan kepada PTK untuk pembetulan

(AK/BEPCB.BEND/001)

7.3 Tidak 7.4.1

7.2.3 AK Pembayaran Emolumen

7.7.1 Tidak

Semak ketepatan maklumat pembayaran oleh pegawai

7.7

draf

Ya 7.8

7.9

TAMAT

Lulus dan catat no. Baucer

Kemukakan kepada PTK Cek untuk proses penyediaan cek & EFT. (Rujuk AK/BABP.BEND/003) (Rujuk AK/BABP.BEND/004)

8

LAMPIRAN A

JENIS-JENIS PEMBAYARAN ADALAH SEPERTI BERIKUT:1. PEMBAYARAN PENDAHULUAN 

Pendahuluan Perjalanan Merupakan pendahuluan yang diberikan kepada staf untuk perjalanan dalam dan luar negeri. 90% bagi perjalanan dalam negeri. 100% bagi perjalanan luar negeri. Had minima : o Kump.A – RM500.00 o Kump.B – RM300.00 o Kump.C – RM100.00 o Kump.D – Tiada had -



Pendahuluan Pelbagai Merupakan pendahuluan yang diberikan kepada staf untuk aktiviti/program rasmi dalam dan luar negeri. Had tidak melebihi RM5,000.00 (untuk bajet mengurus), sekiranya melebihi RM5,000.00 perlu kelulusan dari pihak pengurusan Pejabat Bendahari.

2. PEMBAYARAN PELBAGAI -

Pembayaran Pelbagai adalah meliputi pembayaran kepada staf, individu luar, pembekal dan juga pelajar. Jenis-jenis Pembayaran Pelbagai adalah seperti berikut: 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 2.19 2.20

Tuntutan Lain-lain Saguhati dan Honorarium Tuntutan Elaun Skim Pelajar Bekerja Tuntutan Elaun Syarahan Sambilan/Fasilitator/Demonstrator Tuntutan Elaun Jurulatih Ko-Kurikulum Tuntutan Elaun Pemandu Bukan Pemandu Tuntutan Lamparan Kerja Tuntutan Elaun Jurugegas Gas Tuntutan Profesor Pelawat / Tamu Tuntutan Elaun Kerja Lebih Masa Tuntutan Ganjaran Kontrak / GCR Tuntutan Elaun Cuti Belajar Tuntutan Bayaran Keahlian Badan Profesional/ Kelab Rekreasi dan Sukan Tuntutan Pinjaman Kenderaan / Komputer Tuntutan Black Tie / Pakaian Panas / Pakaian Istiadat Tuntutan Bayaran Balik Wang Tuntutan Elaun Pindah / Tukar Tuntutan Arahan Pembayaran Tuntutan Bayaran Saguhati Peperiksaan Tuntutan Elaun Doktor Sambilan Tuntutan Perjalanan

LAMPIRAN A

3. PEMBAYARAN BIL/INVOIS/PT -

Proses Pembayaran Bil, Invois & PT adalah meliputi pembayaran kepada pembekal bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan. Pembayaran Bil & Invois melibatkan perolehan di bawah RM5,000.00. Pembayaran PT melibatkan perolehan RM5,000.00 dan ke atas. Bagi perolehan Harta Tetap (item yang bernilai RM3,000 dan ke atas kecuali perabot) disertakan Borang KEW.PA2 dan pastikan proses verifikasi telah dilakukan (Rujuk PA Harta). Bagi perolehan Inventori (item yang bernilai bawah RM3,000) disertakan Borang KEW.PA3.

LAMPIRAN B

NO

JENIS PEMBAYARAN

DOKUMEN SOKONGAN -

-

1.

Tuntutan Perjalanan

-

2.

Tuntutan Lain-lain Saguhati dan Honorarium

3.

Tuntutan Elaun Skim Pelajar Bekerja/ Pelajar Praktikal

4.

Tuntutan Elaun Syarahan Sambilan/Fasilitator/Demonstrator

5.

Tuntutan Elaun Jurulatih Ko-Kurikulum

6.

Tuntutan Elaun Pemandu Bukan Pemandu

7.

Tuntutan Lamparan Kerja

8.

Tuntutan Elaun Jurugegas Gas

9.

Tuntutan Profesor Pelawat / Tamu

10.

Tuntutan Elaun Kerja Lebih Masa

-

Surat Arahan Bertugas Rasmi / Kursus / Surat kelulusan TNC yang berkaitan untuk perjalanan luar negeri. Surat Kelulusan daripada KPT (bagi Pengurusan Atasan) Resit Tol / Penyata Touch ‘n’ Go / Pengesahan Touch ‘n’ Go bagi tuntutan Tambang Gantian dan elaun perjalanan kenderaan Resit hotel bagi tuntutan penginapan ‘Boarding Pass’ atau tiket kapal terbang atau ‘itenary ticket’ Resit-resit pengangkutan awam Resit dobi (untuk perjalanan lebih 3 malam) Surat Temujanji Rawatan (mengiringi ahli keluarga). Surat Lantikan Salinan I/C / Passport Salinan Kontrak Surat Lantikan Jadual Kehadiran & Pengesahan daripada Penyelia Surat Lantikan Senarai Kehadiran Pelajar Jadual Mengajar Surat Lantikan Senarai Kehadiran Pelajar Surat Arahan Bertugas Jadual Pergerakan Pemandu Jadual Lamparan Kerja Surat Lantikan Jadual Mengajar Surat Lantikan Salinan I/C / Passport Salinan Kontrak Surat Arahan Bertugas E-Form Tuntutan Kerja Lebih Masa Slide Kedatangan

LAMPIRAN B

NO

JENIS PEMBAYARAN

11.

Tuntutan Ganjaran Kontrak

12.

GCR (Gantian Cuti Rehat)

13.

Tuntutan Elaun Cuti Belajar

14.

Tuntutan Bayaran Keahlian Badan Profesional/ Kelab Rekreasi dan Sukan

15.

Tuntutan Pinjaman Kenderaan / Komputer

DOKUMEN SOKONGAN -

Surat Arahan daripada PTJ Salinan Buku Perkhidmatan sepanjang tempoh kontrak

Surat Arahan PTJ Borang Perkiraan Faedah Cuti Rehat Surat Tawaran daripada HCD Resit Tol / Pengesahan Touch ‘n’ Go bagi tuntutan Tambang Gantian dan elaun perjalanan kenderaan Resit hotel bagi tuntutan penginapan ‘Boarding Pass’ atau tiket kapal terbang atau ‘itenary ticket’ Resit-resit pengangkutan Awam - Sijil Kelahiran Anak di luar negeri. - Resit Bayaran yang telah disahkan. - Komputer - Sebutharga - Borang Permohonan - Salinan Slip Gaji Penjamin dan Pemohon - Salinan I/C Penjamin dan Pemohon - Perjanjian lengkap - Pengesahan penilaian sebutharga - Kenderaan - Sebutharga - Surat Pengesahan Jawatan - Salinan Surat Opsyen Bersara Wajib - Salinan Lesen Memandu - Borang Permohonan Pinjaman - Salinan Slip Gaji Penjamin dan Pemohon - Salinan I/C Penjamin dan Pemohon - Geran - Perjanjian lengkap -

LAMPIRAN B

NO

16.

17.

18.

JENIS PEMBAYARAN

Tuntutan Black Tie / Pakaian Panas / Pakaian Istiadat

Tuntutan Bayaran Balik Wang

Tuntutan Elaun Pindah / Tukar

-

19.

Tuntutan Arahan Pembayaran

20.

Tuntutan Bayaran Saguhati Peperiksaan

21.

Tuntutan Elaun Doktor Sambilan

DOKUMEN SOKONGAN Surat Arahan PTJ Surat Arahan Universiti Resit yang telah disahkan / gambar Surat jemputan menghadiri majlis Surat kelulusan PTJ/Universiti Resit Bayaran yang telah disahkan. Surat Sokongan Surat Arahan Pindah / Tukar Resit pengangkutan barang Salinan Sijil Nikah Salinan CF Salinan Perjanjian Jual-Beli Rumah Salinan I/C dan Sijil kelahiran Anak Salinan surat pindah sekolah Anak

-

Surat Arahan / Surat Lantikan Resit Bayaran yang telah disahkan.

-

Surat Lantikan Jadual Peperiksaan Senarai Nama Pelajar Surat Lantikan Borang Tuntutan Doktor Sambilan Slide Kedatangan Surat Arahan Bertugas Rasmi/Kursus/Surat Kelulusan TNC yang berkaitan untuk perjalanan Luar Negeri.

22.

Pendahuluan Perjalanan

23.

Pendahuluan Pelbagai

-

Surat Kelulusan Aktiviti termasuk senarai perbelanjaan.

24.

Pembayaran Bil, Invois ,PT

-

Bil/Invois, Nota Hantaran PT Kuning & Biru

No title

Recommend Documents