l
OBEC BRLOH
směrnice o oběhu
I !
účetníchdokladů
I
čt. r
účela rozsah směrnice (1) Zákon o účetnicWíukládá účetníjednotce vést účetnicwísprá\rné, ]úplné, prŮkazné, srozumitelné, přehledné a zpŮsobem zaručujícímtrvalost účetníchzáznamťt tak, aby úČetnízávérka sestavená na jeho základě podávala věrný a pocti\4ý obraz předmětu účetnictvía finančnísituace účetníjednotky. (2) Účetní jednotkou je Obec
Brloh (dále jen ,,Obec"). (3) |edním ze zá|
působnost směrnice
(l) Tato směrnice závazné upravuje způsob, kompetence, formu, lhůty a pracolmí ÚČast pracovníkŮ Obecního úřad Brloh (dále jen ,,OÚu), kteří se podflejí na hospodářs\ých a účetníchoperacích při jejich naíízení,kontrole,přezkušováni účtování a úschově účetníchdokladů. (2) Tato směrnice je závazná i pro členy zastupitelstva obce.
čt. s Odpovědné místo (1) Pro potřebu rozpočtování,účtování a přezkušování příjmů a qýdajů se vymezuje v rozpočtu obce tzv. odpovědná osoba, kterou je účetníobce.
čl. +
Metodickéřízení (1)
Základním orgánem Obce vykonávajícím metodické íízenív oblasti oběhu
účetníchdokladů a vedení účetníevidence je účetníObce.
Metodic§im přímýrn nadřízeným orgánem Obce v oblasti dodržování rozpočtoqých pravidel a postupŮ účtováníplatných pro obce je Krajs§ý úřad Pardubic\i kraj (dále jen ,,KÚ1, nejvyššímmetodiclqim nadřízenýrn orgánem je Ministerswo financí Českérepublilqy (dále jen,,MF ČRl. (2)
čt. s
účetnídoktad (1) Účetní doklad je průkazný účetnízáznamtěch operací, které mají být zachyceny v účetnicWía je nejdůležitějšímprvkem průkaznosti účetnicwí.Účetnídoklady jsou tedy podkladem pro účetnípřípad a prokazují, že se uskutečnil. (2) V
účetníchdokladech
se
zachycují operace, které znamenají změny
v majetkoqich složkách,závazcích, příjmech a qýdajích účetníjednotky.
(3) Účetnídoklady jsou rozděleny a čísloványpodle číselnýchřad (Příloha č. 1).
čl. o Náležitosti účetníhodokladu (l) Aby mohl být určiqý dokument považován za účetnídoklad, musí obsahovat povinné náležitosti stanovené zákonem o účetnictví.Není přitom směrodatné, zda jsou §rto údaje na jednom listě, či plynou z doložení více písemností jako jsou např. smlouvy, objednávky aj. Naopah obsahuje-li jiná písemnost než účetnívšechny náležitosti účetníhodokladu požadovanézákonem,lze ji použítjako rovnocenný doklad, (2)
Účearí doklad musí obsahovat:
a) označeníúčetníhodokladu,
b) obsah účetníhopřípadu a jeho účastníky, c) peněŽní Částku nebo informaci
o cenézaměrnou jednotku
a
vyjádření množství,
d) okamžik vyhotovení účetníhodokladu, e)
okamžik uskutečněníúčetníhopřípadu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetníhodokladu,
f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetnípřípad a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování,což musí b;it vymezeno vjejich popisu práce, přičemžvymezení odpovědnosti musí být doloženo podpisový,rnivzory (Příloha č.2) se stanovením obdobi po které platí. (3) Pokud nastane rozdíl mezi daťy uvedenlirni v předchozím ustanovení, je povaŽován za okamžik uskutečněníúčetníhopřípadu okamžik, ve kterém dojde ke splnění dodávlry, platbě závazku, inkasu pohledávky, postoupení pohledávky, převzetí dluhu, zjištěnímanka, schodku, přebytku či škody, pohybu majetku uvnitř účetní jednotky a k dalšímskutečnostem vypllývajícím ze zv|áštních předpisů nebo z vnitřní organizace práce, které jsou předmětem jejího účetnicwí. (4) Při převodu vlastnicWí k nemovitostem, které podléhají vkladu do katastru, nemovitostí, se za den uskutečnění účetníhopřípadu považuje den doručenínáwhu nal vklad katastr. úřadu, přičemž můžedojít k následné korekci podle skutečností, které nastaly.
čt.l základní členěníúčetníchdokladů (1) Účetními doklady jsou zejména: a)
bankovníqipisy,
b) došléfaktury, c) vydané faktury d) příjmové a qidajové pokladní doklady, e)
interní účetnídoklady, např. mzdové sestavy, oprarmé doklady, zápis ústřední inventarizační komise, dokumentace škodoqých událostí a protokoly o likvidaci majetku apod.,
f) dalšídoklady a podklady, např. smlouvy, objednávky, platební poukazy, apod.
čt. a Opravy v účetníchdokladech (1) OPravY v ÚČetních dokladech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti,; nesPrárrnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictvía musí být izay ,
l
l
a) oznaČeny datem a podpisem praco,rníka odpovědného zaprovedení opravy, b) Provedeny ta§ aby bylo moŽno zjistit jak obsah opravovaného doldadu před opravou tak jeho obsah po
opravě
c)}e{ijižúčetnípřípadzaúčtován'provádíopravuzaúčtováníúčetní.
;
čt. g
oběh účetníchdoktadů - základní činnosti (1) Oběhem ÚČetních dokladů se rozumí proces vyhotovení dokladu nebo
jeho ; Přijeť aŽ po archivováni popř. skartaci. Musí být organizován ta[, aby zajišťoval správnýpostupzpracovánídokladůazajistilausnadniljejichpřezkušování. (2) Činnosti při oběhu účetníchdokladů jsou a)
,
'
:
třídění
b) přezkušování
l il
c)zaúčtováni e) vyŤazování, resp, skartace.
ilro
Tříděníúčetníchdokladů ,
(1) Třídění ÚČetních dokladů znamená jejich rozdělení dle obsahu, např. došlé] faktury vydané faktury, pokladní doklady aj. Veškerédoklady jsou po doručenipředány starostovi, kteÝ zajistí jejich předání kompetentním osobám. Místostarosta doklady doručenépoštou zapíše do knihy doručenépošty.Tříděníúčetníchdokladů provádí účetníobce.
l
čl rr přezkoušení účetníchdokladů (1) PřezkouŠeníúčetníchdokladů znamená ověření přípustnosti zaznarnenaných operací a sprármosti uvedených
údajů.
a to
@ Každý účetnídoklad musí být přezkoušen po stránce věcné a formální
vždy před zaúčtováním.
(3) PřezkuŠovánívěcné správnosti spočívávověření souladu zápisu na účetním
dokladu se skuteČností,tj. ověření rozsahu dodávky, přijaté služby a její provedeni ověření plnění ve vazbě na objednávku je-li k dispozici, správnosti uvedenéhó množswí
l
a ceny vČetně DPH, dodrŽení podmínek ze smlouvy s dodavatelem, jakož i správnost; čísel.údajů.
,
(4) Přezkušování formální správnosti provádí starosta Obce.
'
čt.rz uschovávání účetníchdokladů
1l
| :
(1) Uschovávání účetníchdokladů, které jsou důleži!ýrnprůkaznímmateriálem, rnusí být prováděno tah aby je bylo kdykoli možno použítpři kontrole a při objasnění
, '
později vzniklých nesro,rnalostí. Úschovu účetníchdokladů provádí účetnistejně jako iejich zaúčtování.
ÚČetní doklady, včetně příloh, uschovává účtárnav archivu po dobu 5 let následující po roce, kterého se týkají. Originál objednávek a smluv se uchovávají rovněž po dobu 5let. (2)
Ii
čL rs Vyra zováníúčetníchdoktadů
, ;
(l)YyŤazavání účetníchdokladů, tj. skartace se provádí po uplynutí doby :
stanovené pro archivování, ato takoq.ýrn způsobem, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.
čl. t+ Účetní knihy a finančnívý|
a)
účetníknihy,
a to
:
'
hlavní kniha, deník a kniha analytic§ich účtů,
b) účetnívýl
í
c) finanČn výkazy, a to např . Yýkaz pro hodnocení plnění rozpočtu územních samosprármých celků a dobrovolných svazků obcí Fin 2-t2M, d)
inventární soupisy majetku, mzdové listy apod. čt. rs Podpisov évzory (1) Platební doklady (tj. došléfaktury
a platební poukazy) je nutné opatřovat
podpisy dle platných podpisoqých vzorů (Příloha č.2) uložených na OÚ vždy před jejich proplacením, jinak platba nebude provedena, atobez ohledu na datum splatnosti.
'
Q)Vpřípadě organizačních a personálních změn, vjejichž důsledku dojde ke změně správcŮ finančníchprostředků a z toho plynoucích kompetencí a odpovědností zajistí starosta aktuální podpisové vzory.
l
čl re Základní oběh došlých faktur
(l) Starosta vytřídídošléfalrtury z přijaté pošty a zajistíjejich předání účetní,která
1'e
pověřena jejich prvotním zaevidováním do knihy došlých faktur [dále jen ,,KDF"). (2) Účetní je povinna fakturu:
zaevidova! a to pouze na základě předloženého originálu, popř. opisu faktury, který musí blýt takto označen, b) vybavit prŮvodkou, na kterou vypíše pořadové číslofaktury, datum zaevidování do KDF, splaťnost a provede účetnípředpis závazku (do aktuálního roku jsem předepsányfaktury kteréjsou doručenédo 10. 1. roku následujícího). (3) Účetní je povinna fakturu takto přezkoušet a nejsou-ti á;iSteňy žádnévěcné, nesrovnalosti: a) v případě nabývání majetku zajistit jeho zaťazení do příslušnéevidence pro potřeby invenfury fuřidělit invent. číslo)a toto uvést na průvodce faktury b) uvést začleněníqýdaje dle platné rozpočtovéskladby a platného rozpočtu Obce, c) powrdit věcnou správnost qýdaje sqýrn podpisem na průvodce faktury. a)
(a) V případě neúplnosti dokladů zajistí účetníjejí vrácení nebo doplnění.
(5) ÚČetnípřekontroluje použitou rozpočtovou skladbu a rozpočtovékrytí a nejsouti zjiŠtěny Žádné nesrovnalosti, poWrdí toto sqým podpisem a provede platbu a účetní likvidaci dokladu, Došléfaktury jsou účtoványdo přivedené číselnéřady. čt,
tl
Náležitosti došléfakrury
i
(1) Faktura (daňoqi dokladJ je doklad, v němž dodavatel požaduje vyplacení určité peněžníčást}
čt. rg
Dobropis (1) Dobropis je účetnídoklad o vrácení mylně fakturované peněžní částky nebo vrácení přeplatku u zálohově posílaných plateb. (2) Účetní označídoklad ,,Dobropis" a dále se při přezkušování postupuje obdobně, iako u došléfaktury. (3) Vpřípadě, že se jedná o vrácení částky fakturované Obci vminulých letech, je nutnéjakoúčetpříjemceuvéstpříjmoqiúčetfiednáseopříjemběžnéhoroku).
čl. rg Doba splatnosti
, (1)
Při
rninimálně
sjednávání smluv
!4
se
doporučuje požadovat dobu splatnosti faktur
dní ode dne doručenífaktury na OÚ.
čt. zo
Odběratelské faktury (1)odběratelskéfakturyvystavujeúčetnínazákladěpříkazukvystavenífalrturyod.
řadou.
§tarosty. Odběratelské faktury se číslujípostupně jednou číselnou
.' Účetníje zodpovédná za vedení evidence faktur v knize odeslaných faktur,, " sleduje splaťnosti jednotliqých faktur, zajišťujezaúčtovánípohledávek, upomíná odběratele po uplynutí lhůty splatnosti, postoupení pohledávky k vymáháni vystavuje (2)
faktury na smluvní pokutu, úrok z prodlení apod. (3) Odběratelské podepisuje starosta.
faktury kontroluje po věcné a formá]ní stránce, schvaluje
a
čl.zt
]
Bankovní doklady (1) Bankovní účetje obsluhován pomocí internetového bankovnictrrí. Všechny
transakce musí potwdit starosta a účetníobce. Pííkazyk úhradě jsou zadávány základě doručených faktur nebo jiných účetníchdokladů (např. podklady k mzdám).
na,
Všechny transakce na běžném bankovním účtujsou účtoványúčetníobce na základě qýdenních qipisů, stažených z internetového bankovnictví. (2)
(3) Originální qýkajícíchse banky.
qipisy zasí|anébankou jsou uschovávány u účetníchdokladů
(4) Obec využívá dva základní běžnéúčty.Účet vedený u Komerčníbanky (hlavní účetobce) a účetvedený u ČNg. Každý účetmá svou číselnouřadu pro zaúčtování.
čl.zz Pokladní doklady (1) Pokladní doklady jsou: pokladní kniha, příjmové pokladní doklady, qfdajové,
pokladnídoklady,přílohypříjmoqýchaqidajoqichpokladníchdokladů.
(2) Pokladní operace smí provádět pouze hmotně odpovědný pracovník obce.
-
účetní
(3) Povinnosti účetní- pokladníka:
a) zabezpečuje, prověřuje a odpovídá za to, že pokladní doklady kqiplatě mají stanovené náležitosti,
b) chronologicky
c)
vede záznamy v pokladní knize,
dodržuje stanovený pokladní limit a v průběhu roku při překročení limitu se musí část hotovosti odvést do banlqy.
d) do pokladní knihy zapisuje vzestupně číslapříjmoqich dokladů za příslušnýden, qýdaje zpokladny za nákup zbožívhotovosti, dále qiběr hotovosti zbanky - na
l
výplaťy mezd, apod. a odvod peněz do banky.
e) všechny doklady musí dát jednou za měsíc zkontrolovat starostovi místostarostovi a nechat podepsat v pokladní knize.
nebo
i
, :
0
Pokladna je evidována denně, ale zaúčtováníprobíhá vždy nakonci měsíce. (4) Příjmoqi pokladní doklad
- vystavuje jej účetníve dvou vyhotoveních, přičernž, na základě kopie dojde kzaúčtovánído pokladní knihy a přiloží se kvyúčtování pokladny a archivuje se společně s pokladními doklady. Doklad musí obsahovat podpis pokladníka
Výdajoqý pokladní doklad - vystavuje jej účetníjednou při qideji peněz pokladny a předkládá jej spolu s příslušným dokladem k zaúčtovánía k archivaci. (5)
z
Doklad musí obsahovat podpis pokladníka a příjemce peněz.
čt.zg
Mzdy - Prvotní účetnídoklady (1)
Veškeré prvotní účetnídoklady
,
pro zpracování mezd, resp. platů jsou
zpracovány účetníobce, která je také uschová. V termínu od 1. do 5. každéhoměsíce jsou
účetnípředávány podklady pro zpracování mezd za uplynulý měsíc.
(2) Počítačovězpracované mzdy jsou zaměstnancům vypláceny v hotovosti nebo zasflány na bankorrní účet.Současně s qiplatami mezd jsou elektronicky zpracovány a rrhrazeny odvody daní a zdravotního, popř. sociálního
pojištění.
(3) Za zaúčtovánívšech operací souvisejících s qýplatou mezd účetní,která správnost dokladů stvrdí svým podpisem.
je zodpovědná
:
(4) Podklady formálně přezkušuje a schvaluje starosta obce, který přezkoušení stvrdí sqýrn podpisem na účetnímdokladu.
cL.24
Dlouhodobýmaietek
'
(1) Při pořízení dlouhodobého majetku dojde k zaevidování došléfaktury a vedení majetku na pořizovacím účtu.Po ukončenípořizování dochází k zaevidování do Evidence majetku a přeúčtovánína majetkoqi účet(01B, 02,2, 028,031J. Majetek je zaevidován a opatřen inventárním číslem.Zařazeníprovede účetnikterá operaci stvrdí
sqýmPodPisem'
člzs
',
Systém archivace a skartace (1) Archivace se provádí dle zákona o účetnictvía dle spisového a skartačníhořádu.
čt. ze
Ukládání účetníchpísemností (r) Účetníjednotlqy ukládají účetnípísemnosti podle předem stanoveného pořádku odděleně od ostatních písemností do archivu a uschovávají je po dobu dále stanovenou. (2) Před uloženímdo archivu musí b;it písemnosti uspořádány pracovnílqy, kteří, je používali ke své práci azabezpečenyproti ztráté,zničenínebopoškození.
8
iI ]
čt,
zl
směrnice účinnostidnem 30. It. 2014 Účinnost
,
qfiimkou ustanovení
(1)
Směrnice nabyvá
(2)
Touto směrnicí jsou povinni se řídit a dodržovatl její ustanovení všichni
s
vyp|ývajícíchpřímo zezákona o účetnicWía z vyhlášky o účetnicwí.
zaměstnanci, kteří z tifulu své pracorrrní náplně mají povinnost podílet se na vystavováni schvalování a oběhu účetníchdokladů, nebo jsou pověřeni činit úkony jako příkazce operace, správce rozpočtu či hlavní účetní.
Ing. Luboš Minařík
Aleš Draho
místostarosta
starosta
:
9
pŘíroHA č. 1 _ čísprxÉ Řapv iI
, 1tnorl , 12xxx1 ', ZIw.x1. :
22>w,L
, SOxxxr
Vlipisy běžnéhoúčtu- Komerčníbanky V;ipisy běžnéhoúčfu- Českénárodní ban}
40po<1
Pokladna
,
50>oor1
Zaíazení a vyřazení majetku
'
60xxx1
Internídoklady
61pol1
Odpisy
I
]
l
1o .,
l
;i;],; |,|
l
:
pníroHA č.2 . poDpIsovÉ vzoRy Iiil ]
Funkce
Iméno Osoba odpovědná za účetnípřípad / schválil Osoba odpovědná za
účetnípřípad / schválil Osoba odpovědná za
zaúčtování/ zaúčtoval
Aleš Drahokoupil
starosta
Podpis l ]:
í+=_--á..a
Luboš Minařík
rnístostarosta
Krislina Burešová
účetní
i
:
Podpisové vzory jsou platné od 30. 71,,2074,
ii
11
Y-r-r,_r,
i]
