Tájékoztató Az Államreform Operatív Program, illetve az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program pénzügyi lebonyolításáról
Tartalomjegyzék 1
2
3
4
5 6
Kifizetési igénylések típusai: előleg, időközi, záró................................................ 3 1.1 Előleg ..................................................................................................... 3 1.2 Időközi kifizetési igénylés .......................................................................... 4 1.3 Záró kifizetési igénylés ............................................................................. 5 Finanszírozási módok ...................................................................................... 6 2.1 Finanszírozási módok típusai ..................................................................... 6 2.2 Engedményezés ....................................................................................... 8 2.3 Késedelmi Kamat ..................................................................................... 8 2.4 A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok (2003. évi XCII. Törvény 36/A. §-ának értelmében) ............................................... 8 Elszámolható költségek ................................................................................... 9 3.1 Általános tudnivalók ................................................................................. 9 3.1.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek .................... 9 3.1.2 Piaci ár igazolása ..............................................................................10 3.1.3 Általános Forgalmi Adó......................................................................10 3.1.4 Bevétel ...........................................................................................10 3.1.5 Árfolyam .........................................................................................11 3.1.6 Átjárhatóság ....................................................................................11 3.1.7 Számlával szembeni követelmények ...................................................12 3.1.8 Számlakitöltő ...................................................................................13 3.2 Benyújtandó dokumentumok ....................................................................13 3.2.1 Igénybe vett szolgáltatás költségeihez benyújtandó dokumentumok .......14 3.2.2 Saját teljesítés .................................................................................15 3.2.3 Bérleti díjak .....................................................................................16 3.2.4 Személy jellegű költségek..................................................................16 3.2.5 Útiköltség, kiküldetés ........................................................................16 3.2.6 Általános (rezsi) költségek .................................................................17 3.2.7 Eszközök, immateriális javak beszerzése .............................................18 3.2.8 Beruházások, építés-felújítás elszámolásához szükséges dokumentumok.18 3.2.9 Projektelőkészítés.............................................................................18 3.3 Kifizetések felfüggesztése.........................................................................19 Költségek - Költségkategóriák átcsoportosítása..................................................19 4.1 Szerződésmódosítás nélküli átcsoportosítás Költségkategóriák között/belül változás bejelenéssel .........................................................................................19 4.2 Szerződésmódosítással járó költségátcsoportosítás......................................20 Költségek évek szerinti bontása .......................................................................20 Mellékletek....................................................................................................21
2
1
Kifizetési igénylések típusai: előleg, időközi, záró
A kifizetések a projekt terhére folyamatosan történnek forintban, a támogatási szerződés megkötése után. A projekt sikeres megkezdése érdekében lehetőség van előleget igényelni. Az időközi és a záró kifizetési igényeket számlák, illetve a projekt tevékenységek elvégzését, a költségek felmerülését igazoló egyéb dokumentumok alapján kell összeállítani. A támogatás folyósításának feltétele, hogy a Kedvezményezettnek a fizetési kérelem benyújtásakor nincs köztartozása (Magyar Államkincstár figyeli a köztartozásokat és a támogatáshalmozódásokat, amennyiben kiderül, hogy a kedvezményezettnek köztartozása van, a fizetési kérelem nem fogadható be. Amennyiben a kérelem befogadását követően szerez a Közreműködő Szervezet tudomást arról, hogy köztartozása van, a kifizetés felfüggesztésre kerül, amíg a kedvezményezett nem igazolja köztartozás mentességét). Több partner esetén a finanszírozás folyamata megállapodásban rögzített feltételek alapján történik.
a
Konzorciumi
együttműködési
1.1 Előleg
A 217/1998 (XII. 30.) Kormány rendelet 91.§ (4) és (5) bekezdés előlegigénylésre vonatkozó szabályai 2008. december 10.-i hatállyal megváltoztak. Ez alapján a támogatási szerződés hatályba lépését követően, a Kedvezményezett jogosult a támogatási összeg 25 százalékának erejéig előleget igényelni, amelyet a megkötésétől számított, 15 napon belül egy alkalommal folyósít a Közreműködő Szervezet. Az előleg igénybevételéről Pályázónak nyilatkoznia szükséges, amely a támogatási szerződés elválaszthatatlan részét képezi. Az előleg maximális mértéke a pályázati felhívásban kerül rögzítésre.
A Kedvezményezett a támogatás összegéből előleget azon projektelemekre igényelhet – a projektelemre megítélt támogatás fent meghatározott %-ának mértékében –, amelyeknél nem kíván élni a szállítói finanszírozás lehetőségével.
Az előleg kifizetésének feltételei a szerződés minden fél általi aláírása, szabályszerűen kitöltött Előlegigénylésről szerződéskötéshez; az előírt biztosítékok megléte, A kedvezményezett köteles felhasználásáról gondoskodni.
az
előlegnek
a
szóló
projekt
nyilatkozat
céljai
és
benyújtása
szabályai
a
szerinti
3
A kedvezményezett köteles visszafizetni az előleget, amennyiben nem nyújt be időközi kifizetési kérelmet az előleg fizetésétől számított 6 hónapon belül, illetve a benyújtott fizetési kérelem a támogatás nem rendeltetésnek megfelelő használatát bizonyítja. A visszafizetés teljesítéséig közbenső kifizetésre a Kedvezményezett nem jogosult.
Az előleg felhasználásával a kedvezményezett legkésőbb a projekt zárásakor köteles elszámolni.
1.2 Időközi kifizetési igénylés Előleg folyósítás esetén a Kedvezményezett az előlegből kifizetett számlák alapján időközi és záró kifizetési igényléseket nyújthat be. Előlegfizetés esetén az első utó vagy vegyes finanszírozású időközi kifizetésre vonatkozó igénylést legkésőbb az előleg fizetésétől számított 6 hónapon belül be kell nyújtani. Ebben az esetben a kifizetési igénylésnek a kedvezményezett által már kiegyenlített számlákon, ill. számviteli bizonylatokon kell alapulnia. Az időközi fizetésnek nem előfeltétele a folyósított előleg teljes összeg felhasználásának igazolása, és az azzal történő elszámolása. Amennyiben Pályázó nem igényelt előleget, a Támogatási Szerződés szerinti biztosíték eredeti példányát legkésőbb az első kifizetési kérelméhez csatolnia kell. A benyújtott számlák kifizetésének feltétele a vállalkozói szerződéskötéskor, de legkésőbb a számlák benyújtása előtt a felhívásban előírt határidőre a közbeszerzési dokumentumok megküldése a VÁTI Kht részére. A támogatási szerződés aláírását követő 12 hónapon belül a Kedvezményezettnek időközi kifizetési igénylés benyújtásával a megítélt támogatás legalább 10%-ának felhasználását igazolnia szükséges abban az esetben is, ha nem élt az előleg felvételének lehetőségével, kivéve, ha a megvalósítás érdekében harmadik féltől megvásárolandó szolgáltatásokat, árukat, építési munkákat legalább azok tervezett összértékének 50%-át elérő mértékben - esetleges közbeszerzési kötelezettségének teljesítése mellett – megrendeli, illetve az erre irányuló szerződést harmadik féllel megköti.
A kifizetési igénylés kezdeményezésének első lépése, mikor a Kedvezményezett a számlák rögzítését támogató elektronikus alkalmazásokon – számlakitöltő (részletesebben a 3.1.6. pontban) – keresztül rögzíti az elszámolása kapcsán felmerült számlák adatait, illetve kitölti a kifizetési igényléshez kapcsolódó dokumentumokat. A kifizetési igénylést a Közreműködő Szervezet tartalmilag és formailag is ellenőrzi. A kérelemnek meg kell felelnie a Támogatási Szerződésben rögzített követelményeknek, valamint mellékelni kell a jelen tájékoztató 3.2. fejezetében rögzített dokumentumokat. A kifizetési igényléssel egyidejűleg a kifizetési igény ütemezésére rendszeresített táblázat, frissítendő, amennyiben az adott kifizetés igénylés benyújtásának időpontja és összege eltér az eredeti tervektől. Az aktualizált kifizetési tervet a kifizetési igényléshez be kell nyújtani. Kifizetési kérelemnek az online számlakitöltő által generált kifizetési kérelmet fogadjuk el!
4
Abban az esetben, ha az online számlakitöltőből nyomtatott kifizetési kérelmen az adatok nem egyeznek a számlakitöltőbe rögzített adatokkal, kérjük az online számlakitöltő által generált hibákat a kifizetési kérelmen (áttekinthető, egyértelmű módon) kijavítani. Továbbá a kifizetési kérelem mellé csatolni nyilatkozatát, amelyben nyilatkozik a felmerült hibákról, illetve a kifizetési kérelmen milyen jellegű javításokat végzett el. Ha a benyújtott kifizetési igénylés formailag, tartalmilag hiányos, hibás és/vagy az ellenőrzés eredményei alapján nem támasztja alá kellő mértékben a támogatás igénylését, akkor a Közreműködő Szervezet a kifogás megjelölésével egy alkalommal hiánypótlást és kiegészítést kér, a beérkezéstől számított legfeljebb 30 – szállító részére történő közvetlen kifizetés esetén 15 – naptári napon belül. Ezt követően a Kedvezményezettnek pótolnia kell a hiányt, illetve rendeznie a köztartozását. A hiánypótlás teljesítésére 30 nap áll a Kedvezményezett rendelkezésére. A hiánypótláshoz szükséges idő azonban nem része a Közreműködő Szervezet által vállalt 30 napos szállítói kifizetési, illetve a 60 napos utólagos kifizetési időszaknak. A Közreműködő Szervezet alapvető hibák, hiányosságok esetén a kifizetési igénylést elutasíthatja és azt mellékleteivel együtt visszaküldheti a kedvezményezettnek.
Alapvető hibának, hiányosságnak tekintendőek többek között következők: Az utófinanszírozásra benyújtott időközi kifizetési igénylés támogatástartalma nem éri el a 2.1. pontban meghatározott százalékos arányt; Szállítói finanszírozásra benyújtott számlák egyedi támogatástartalma nem éri el a 2.1 pontban meghatározott minimális támogatási értéket; A támogató által rendszeresített kifizetési kérelem formanyomtatvány mellőzése; Az elszámolásra benyújtott tételek számlakitöltőben nem kerültek rögzítésre.
Amennyiben a kifizetési igényléssel kapcsolatban olyan hiánypótlás merül fel, amely vonatkozásában kizárólag egyes számlákhoz kapcsolódóan szükséges a hiánypótlás lefolytatása, a hiánypótlással nem érintett tételekre jutó támogatás 30/60 napon belül kifizetésre kerülnek, míg a hiánypótlandó bizonylatok kifizetését a Közreműködő Szervezet felfüggeszti. A kifizetési igénylés formai, tartalmi ellenőrzését követően a kifizetési igénylés jóváhagyásáról illetve a támogatás folyósításáról a Kedvezményezettet levélben értesíti a Közreműködő Szervezet. A kifizetési igénylés jóváhagyását követően, Közreműködő Szervezet intézkedik a támogatás folyósításáról a Magyar Államkincstáron keresztül. A kifizetéseket a Magyar Államkincstár a rá vonatkozó eljárásrendnek megfelelően teljesíti. Azon tételeket, amelyek a hiánypótlás ellenére sem befogadhatóak a Közreműködő Szervezetnek jogában áll elutasítani. Amennyiben a Kedvezményezett önhibáján kívüli okból nem tudta a hiánypótlást időben teljesíteni, lehetősége van a soron következő kifizetési kérelembe az indokokat megjelölve az érintett számlát és kapcsolódó dokumentumokat ismét benyújtani.
1.3 Záró kifizetési igénylés A záró kifizetési igénylés keretében nyújtható be az összes korábban elszámolásra még be nem adott, de a projekt megvalósításához kapcsolódó számla, valamint kötelező mellékleteként a projekt megvalósításának előrehaladásáról szóló zárójelentés (ZPEJ). Ezt követően a projekt keretében további számlák elszámolására, illetve támogatás kifizetésére már nincs lehetőség.
5
Amennyiben kötelező volt a felhívás alapján a könyvvizsgálói igazolást is be kell nyújtani a záró kifizetési igényléshez. A záró kifizetési igényléshez benyújtandó dokumentumok köre az időközi igényléshez benyújtandó dokumentumokon kívül: Záró projektelőrehaladási jelentés Könyvvizsgálói igazolás
A projekt megvalósításához felvett előleggel ugyancsak legkésőbb a záró kifizetési igénylésben el kell számolni. A Kedvezményezett tehát köteles a még el nem számolt előleg összegének megfelelő támogatás tartalmú számlákat benyújtani elszámolásra, amelyeket már teljes egészében kifizetett, de ezekre támogatást már nem igényelhet, hiszen az a megvalósítás elején előlegként már átutalásra került. A projektből származó bevételeket a kedvezményezettnek elkülönítetten, dokumentumokkal alátámaszthatóan kell nyilvántartania és a nyilvántartást helyszíni ellenőrzés során be kell mutatnia az ellenőrzést végző szervezet munkatársának.
Az utolsó kifizetési igénylés benyújtásának határideje a támogatási szerződésben meghatározott, a Projekt fizikai megvalósításának határidejét követő a támogatási szerződésben rögzített időpont. Könyvvizsgálat 100 millió forintot meghaladó támogatásban részesülő projektek esetében a záró kifizetési igényléshez könyvvizsgálói hitelesítő nyilatkozatot kell csatolni. A Főkedvezményezett köteles a projekt keretében a fentiek szerinti feladatok ellátásával független könyvvizsgálót megbízni. A könyvvizsgálati igazolás elkészítése során az auditor igazolja, hogy a benyújtott elszámolás, könyvelés (mind a bevételek, mind a kiadások tekintetében) hiteles, megbízható és megfelelő háttér-dokumentációval alátámasztott. Igazolja továbbá, hogy az csak a támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelő, támogatható, elismerhető költségeket tartalmazza. Amennyiben az auditor megállapítása szerint a könyvelésben, elszámolásban nemcsak az előbbiek szerinti támogatható, elszámolható költségek szerepelnek, akkor a jelentését korlátozó záradékkal kell ellátnia. A Projekt akkor tekinthető befejezettnek, ha a Közreműködő Szervezet a projektgazda zárójelentését és utolsó kifizetési igénylését elfogadta. A kifizetési igénylések benyújtásának végső határideje a támogatási szerződésben meghatározott, projekt fizikai megvalósulását (utolsó projekttevékenységet) követő nap. A kedvezményezettnek a fenntartási időszak során évente - a kötelezően előírt forma szerinti jelentéseket kell benyújtania. A jelentést a Közreműködő Szervezet formai, szakmai és pénzügyi szempontból is ellenőrzi.
2
Finanszírozási módok
2.1 Finanszírozási módok típusai Utófinanszírozás
6
A támogatás folyósítása közvetlenül a Kedvezményezettnek – illetve engedményezés esetén az engedményesnek – a Szerződésben megjelölt bankszámlájára történő utalással történik, a közlemény rovatban az azonosító szám feltűntetésével; A projekt során felmerülő költségek utólagos támogatási formája, minden számla, vagy egyéb, az elszámolást alátámasztó dokumentum (a továbbiakban: számla) teljes összegének kiegyenlítését igazolni szükséges. Ebben az esetben a kifizetési kérelem benyújtását követő 60 napon belül kerül sor a támogatás folyósításra, hiánypótlás idejét nem beleértve. 10 milliárd forintot meghaladó támogatási összeg esetén kizárólag utófinanszírozás céljából időközi kifizetési igénylés benyújtásának gyakoriságáról a támogatási szerződés rendelkezik. 1 milliárd forintot meghaladó támogatás esetén kizárólag utófinanszírozású számlát tartalmazó közbenső kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha abban az igényelt támogatás összege meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 2 %-át. 1 milliárd forintot meg nem haladó támogatás esetén kizárólag utófinanszírozású számlát tartalmazó közbenső kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 10 %-át. Szállítói finanszírozás A támogatás folyósítása közvetlenül a szállító részére történő kifizetéssel – illetve engedményezés esetén az engedményesnek – történik a Kedvezményezettet terhelő, a számla támogatáson felüli összege kifizetésének igazolása mellett; Ebben a finanszírozási formában a számla, támogatásra eső része közvetlenül a szállítónak kerül kifizetésre az önerő kifizetésének igazolása után, és a teljesítésigazolás kiállítása után, a benyújtást követő 30 napon belül, hiánypótlás idejét nem beleértve. Vegyes finanszírozás A kedvezményezett a szállítói számláinak közvetlen kifizetése mellett kérheti bizonyos költségei utólagos megtérítését. A szállítói finanszírozási mód keretében elszámolható költségek típusát és összegét a támogatási szerződés tartalmazza A kizárólag szállítói finanszírozású, vagy szállítói finanszírozást és utófinanszírozást vegyesen tartalmazó időközi kifizetés akkor nyújtható be, ha a szállítói számla támogatási értéke meghaladja a nettó egymillió forintot. Előleg csak az utólagos finanszírozású projektelemekre folyósítható a következőképpen: Előleg csak azon projektelemekre vehető igénybe, ahol utólagos megtérítésre kerül sor. A projektelemenként igényelhető előleg összegének az adott projektelemre jutó támogatás 25%-ának kell lennie. A projektelemenként igényelt előlegek együttes összege nem haladhatja meg a pályázati felhívásban rögzített igénybe vehető előleg maximális értéket. A szállítói kifizetésű projektelemeket a támogatási szerződésben meg kell határozni. Amennyiben az egész projektre vonatkozóan igényel a Kedvezményezett előleget, csak utólagos finanszírozási forma választható a projekt lebonyolítása alatt. A támogatás folyósításának feltétele, hogy a Kedvezményezettnek a fizetési kérelem benyújtásakor nincs köztartozása.
7
2.2 Engedményezés Az engedményezés során az engedményező (utófinanszírozás esetén: Kedvezményezett, Szállítói finanszírozás esetén:a szállító) a kötelezettel (jelen esetben a Közreműködő Szervezettel) szembeni követelését az engedményesre (hitelintézményre, szállítóra) ruházza át, így a követelés új jogosultja az engedményes. Kedvezményezett az engedményezés tényéről a Közreműködő Szervezetet értesítenie kell, az engedményezési szerződés benyújtásával. A kötelezett, azaz a Közreműködő Szervezet mindaddig, amíg őt nem értesítették, teljesíthet az engedményezőnek, vagyis a régi jogosultnak, függetlenül attól, hogy már létrejött egy engedményezési szerződés. Onnantól kezdve, hogy a Közreműködő Szervezet megkapja az értesítést – az engedményezésről szóló szerződést – már csak az engedményesnek, vagyis az új jogosultnak teljesít. Kedvezményezettnek a kifizetési igényléshez csatolnia szükséges az engedményezésről szóló szerződést. A szerződést elegendő egyszer, illetve változás esetén csatolnia.
2.3 Késedelmi Kamat Amennyiben a lebonyolító szervezet utófinanszírozás esetén a kifizetési igénylés beérkezésétől számított 60 naptári napon belül, illetve szállító részére történő kifizetés esetén 30 naptári napon belül történő kifizetést, a szervezetnek felróható okokból elmulasztja, úgy a késedelmének időtartamára a határidő lejáratának napján érvényes jegybanki alapkamat mértékének megfelelő késedelmi kamatot köteles fizetni.
2.4 A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok (2003. évi XCII. Törvény 36/A. §-ának értelmében) 2009. február 14-től a közbeszerzési eljárás nyertese és a közreműködő alvállalkozók között megkötött vállalkozási szerződések, valamint a Kbt. szerinti ajánlatkérő, illetve a nevében eljáró más személy és a nyertes ajánlattevő között létrejött szerződések alapján havonta nettó módon (forgalmi adót nem tartalmaz) 200 ezer forintot meghaladó kifizetés csak abban az esetben teljesíthető, ha a kifizetést megelőzően a kifizetés jogosultja bemutat/átad/megküld egy 30 napnál nem régebbi együttes, nemleges adóigazolást, vagy a kifizetés időpontjában szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban amellyel igazolja, hogy az állami adóhatóságnál és a vámhatóságnál nyilvántartott köztartozása nincs. Ennek érdekében a Közreműködő Szervezet fenntartja a jogot, hogy az elszámolások jóváhagyását követően, a közbeszerzés során megkötött szerződésekből eredő szállítói kifizetések esetében a szállítókra vonatkozó köztartozás mentességet alátámasztó igazolást kérjen be, - abban az esetben ha a szállító nem szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban – , továbbá az igazolás beérkezéséig a kifizetéseket visszatartsa.
8
3
Elszámolható költségek
A projekt lebonyolítása során csak olyan költségek számolhatóak el, melyekre a pályázati felhívás és útmutató lehetőséget nyújt, és a pályázatban betervezésre kerültek. A költségek elszámolása mindig a hatályos, vonatkozó jogszabályok alapján történhet.
3.1 Általános tudnivalók 3.1.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek Csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek megfelelnek a következő feltételeknek:
A kedvezményezetteknél ténylegesen felmerült költségek, és teljesülésük, jogalapjuk (szerződéssel, megrendelővel, közigazgatási határozattal, stb.), számlával, bevallással egyéb hiteles számviteli vagy egyéb belső bizonylattal igazolhatóak.
A támogatási szerződésben rögzített megvalósítási időszakban merültek fel, kiegészítve az alábbiakkal: -
-
A támogatásban részesülő projektek esetén elszámolhatóak a pályázati útmutatóban meghatározott időpont után felmerülő projekt előkészítési – a pályázat benyújtásához előírt dokumentációk elkészítéséhez kapcsolódó – költségek, valamint A pályázat befogadásáról szóló – vagyis miután a Közreműködő Szervezet a formai és jogosultsági kritériumoknak való megfelelés alapján a pályázatot befogadta és erről a pályázót értesítette – értesítés kézhezvételét követő naptól kezdődően felmerülő költségek, vagy ettől eltérően az útmutatóban rögzített időpontnak megfelelően
Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy végrehajtásához és a projekt elfogadott költségvetésében, illetve annak hatályos módosításában betervezésre kerültek.
Szerepelnek a pályázati kiírásban az elszámolható költségek listáján, és nem szerepelnek a nem elszámolható költségek listáján.
A költségszámítás alapjául szolgáló egységárak nem haladják meg a szokásos piaci árat (vagy a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződésben rögzített árat) és a piaci ár független módon megállapítható és ellenőrizhető.
A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, ill. amilyen mértékben annak célját szolgálják.
Az egyes költségek finanszírozás.
Az elszámolhatóság időszakában merültek fel.
Csak olyan vállalkozói szerződések számolhatóak el, amelyek projekt előkészítéséhez és/vagy végrehajtáshoz feltétlenül szükségesek és arányos hozzá adott értéket képviselnek.
Nem számolhatóak el az olyan közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kötött vállalkozói szerződéssel kapcsolatban felmerült költségek, amely szerződés a kifizetést a tevékenység összköltségének a százalékos arányában határozza meg, kivéve, ha a részteljesítés lehetőséget a szerződés, vagy hatályos módosítása tartalmazza, és az ilyen ténylegesen felmerült és kiegyenlített részköltséget a végső kedvezményezett alátámasztja a munka vagy a szolgáltatás tartalmára és valóságos értékére való hivatkozással, részletes teljesítésigazolással.
elszámolása
alkalmával
nem
valósulhat
meg
kettős
9
Az elszámolható személyi jellegű költség mértéke nem haladhatja meg az adott intézményben szokásos értéket, valamint igazodnia kell az alkalmazásban állók esetén a szokásos jövedelmi viszonyokhoz.
3.1.2 Piaci ár igazolása Az elszámolásra kerülő egységárak nem haladhatják meg a szokásos piaci árat. A piaci ár igazolására közbeszerzési eljárásban, vagy más jogszabályban meghatározott eljárástípus (különös tekintettel a 143/2004 Korm. rendelet) szabályozása mentén beszerzett javak és szolgáltatások esetén maga az eljárás dokumentációja szolgál. Közbeszerzési értékhatár alatt vagy közbeszerzési kötelezettség hiányában az egy szállítótól (vállalkozótól), egy költségkategóriára nettó 1.000.000,- Ft feletti - nem a pályázati felhívás megjelenése előtt felmerült előkészítési költségekhez kapcsolódó – beszerzések esetén a szállító kiválasztásához, a piaci árnak való megfelelés biztosításához, legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű, írásos ajánlatot kell bekérni. A kereskedelmi forgalomban kapható (üzletben, a kereskedelemről szóló 2005. évi CLXIV. Tv. 3. § (1) – (3) bekezdései szerint) eszközök esetén az írásos ajánlat kiváltható hivatalos árajánlatok bemutatásával (pl: forgalmazó cégek honlapja). Az alátámasztó dokumentumok (árajánlatok, kimutatások) nem lehetnek a megrendelés időpontjához képest 6 hónapnál régebbiek. Amennyiben az ajánlatok a piaci ár igazolására alkalmatlanok (különösen: nem összehasonlíthatóak, nem azonos tárgyúak, nem egymástól független piaci szereplőktől származnak, a tényleges piaci árat jelentősen meghaladják), a felmerült költségek a projekt terhére nem elszámolhatóak. A bérszint, és a szakértői díjak egységárának megalapozására elfogadható még független statisztika, kimutatás csatolása (különös tekintettel hivatalos központi pl. KSH adatokra, kamarai díjszabásokra). A három árajánlat benyújtásától eltérni csak a Közreműködő Szervezet által adott egyedi engedély alapján, a beszerzendő eszköz vagy szolgáltatás egyedi jellegének alátámasztásával lehet (pl. hatósági, monopolium, közüzemi szolgáltatás). A piaci ár bizonyítása a Kedvezményezett feladata és felelőssége. 3.1.3 Általános Forgalmi Adó Az ÁFA elszámolhatósága kapcsán alapszabályként az Ámr. 91. § (1) rendeletét kell alkalmazni, ennek értelmében a továbbhárított ÁFA csak akkor elszámolható kiadás, amennyiben a kedvezményezett a projekttel érintett tevékenysége tekintetében nem jogosult azt levonni. A levonható ÁFA nem elszámolható költség, még abban az esetben sem, ha a kedvezményezett ténylegesen nem él a levonás, illetve visszaigénylés lehetőségével. A hatályos magyar Áfa törvény (2007. évi CXXVII. Tv.) rendelkezései természetesen szintén betartandók. 3.1.4 Bevétel A projekt során keletkezett bevételek tervezéséről a pályázati felhívás, valamint az NFÜ honlapjáról letölthető „Módszertani útmutató az EKOP és az ÁROP keretében megvalósuló jövedelemtermő projekteknél a támogatási összeg kiszámításához” című dokumentum tartalmaz részletes szabályozást. Megvalósítás alatt keletkező bevételek: A) Pénzügyi bevételek: A projekt megvalósításához igénybe vett előleg révén keletkező kamatbevételt a projekttel összefüggésben felmerülő, a projekt elfogadott költségvetésén kívüli költségeire használható fel, erről a kifizetési kérelmen nyilatkozni szükséges 10
B) Egyéb, a projekthez kapcsolódó bevételek: A projekttel összefüggésben, az értékesítésből, szolgáltatásból, bérbeadásból regisztrációs díjból és egyéb bevételből a megvalósítás időszakát magába foglaló teljesítési időponttal számlázott bevétel a teljesítés időpontját is tartalmazó elszámolási időszakban a módszertani útmutatóban meghatározott számolási mód szerint csökkenti a projekt elszámolható költségeinek összegét. Az elszámolható költségek csökkentése nem szükséges, amennyiben a jövedelemtermelő projekthez készített útmutató alapján a keletkezett bevétel már figyelembe vételre került támogatási összeg számításánál. Nem tartozik a bevételek közé:
kötbér,
a közbeszerzési dokumentumok eladásából származó bevétel (amennyiben a dokumentáció ellenértéke megfelel 2003. évi CXXIX törvény 54§(5) leírtaknak.
A projektből a projektmegvalósítás ideje alatt származó bevételeket a Kedvezményezettnek elkülönítetten kell nyilvántartania és a nyilvántartást helyszíni ellenőrzés során be kell mutatnia az ellenőrzést végző szervezet munkatársának.
3.1.5 Árfolyam A támogatási szerződések forintban kerülnek megkötésre, a támogatás folyósítása is forintban valósul meg, függetlenül attól, hogy a kedvezményezett költsége forintban vagy devizában keletkezett-e. Amennyiben devizában kiállított szállítói számlát nyújt be a kedvezményezett, a kifizetési kérelemben, illetve az annak mellékletét képező költségösszesítőben a számlák értékét forintban kell megjelölni, a számlán szereplő devizát a gazdasági teljesítés napján érvényes MNB középárfolyamon kell átszámítani forintra. Ha a kedvezményezett, vagy közvetlenül szállítói számlára történő fizetés esetén a szállító nem forintban kéri a számla ellenértékének a kiegyenlítését, hanem devizában, a számla értékét a fent megadott árfolyamon átszámított forint összegben folyósítjuk.
3.1.6 Átjárhatóság A 2007-13-as programozási időszak egyik szabályozása az, hogy egy OP-t főszabályként csak egy Alap finanszírozhat (1083/2006/EK rendelet). Az ebből adódó rugalmatlanságok enyhítésére azonban az általános rendelet 34. cikk 2. bekezdése lehetőséget teremt arra, hogy főszabályként egy – prioritási tengely szintjén értelmezett – 10%-os határ erejéig a strukturális alapok (ERFA, ESZA) egymás tevékenységi körébe tartozó beavatkozásokat, (költségeket) finanszírozzanak („átjárhatóság”). Kiemelt projektek esetében az átjárhatósági limit projekt szinten főszabályként a projekt elszámolható költségeinek 20%-a erejéig engedi az átfinanszírozást. Az átjárhatóság lehetősége abban az esetben alkalmazható, amikor az adott Alap elszámolhatósági szabályai adott projekten belül nem teszik lehetővé olyan költségtétel elszámolását, amely az adott projekt sikerességéhez, megvalósításához feltétlenül szükséges.
11
Az Államreform Operatív Program főszabályként az Európai Szociális Alapból van finanszírozva. Az átjárhatóság alkalmazásával az ÁROP esetében az eszközbeszerzés, építés, felújítási költségek elszámolhatóak. Az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program alapvetően egy beruházási ERFA finanszírozású operatív program. Alap esetben az ERFA rendelet nem zárja ki tisztán az ESZA típusú tevékenységek finanszírozását sem, amennyiben az szorosan köthető a projekt beruházásához. Pl.: Egy eszközbeszerzéshez kapcsolódó képzés Infrastrukturális fejlesztéshez kapcsolódó oktatás
Nyilvántartás Az átjárhatóság alkalmazásával érintett projektek esetében a projekt támogatható tevékenységeit be kell sorolni aszerint, hogy azok ERFA- vagy ESzA-típusúnak minősülnek. Az elszámolható költségeket ennek megfelelően kell rögzíteni a támogatási szerződésben. Az átjárhatóság alapján az eltérő alapból finanszírozott tevékenység elszámolható összköltsége nem haladhatja meg a betervezett összeget. 3.1.7 Számlával szembeni követelmények A Kedvezményezettnek a hatályos jogszabályok (ÁFA törvény) szerint a Kedvezményezett vagy a támogatási szerződésben megnevezett, a projekt végrehajtásában részt vevő szervezet nevére kiállított számlák hitelesített, másolati példányát. Amennyiben a megítélt támogatás összege meghaladja a 25 millió forintot, elegendő az 500 ezer forintot meg nem haladó támogatási igényű számlák esetén a számlák hitelesített másolatát kiváltó számlaösszesítőt benyújtani a Közreműködő Szervezetnek. Amennyiben a megítélt támogatás összege nem haladja meg a 25 millió forintot elegendő a 100 ezer forintot meg nem haladó támogatási igényű számlák esetén a számlák hitelesített másolatát kiváltó számlaösszesítőt benyújtani a Közreműködő Szervezetnek. Az eredeti számlán cégszerű aláírással kell a teljesítést igazolni, illetve a számlára rá kell vezetni a projekt regisztrációs számát, illetve a „támogatás elszámolására benyújtásra került” szöveget. Továbbá, kettő prioritásból történő finanszírozás esetén a számlán fel kell tüntetni, hogy mely prioritásból kerül finanszírozásra a projekt. Országos kihatású projektek esetében a támogatás folyósítása két prioritásból (szakmaiKMR) történik, ezért minden költségtételt meg kell osztani ÁROP esetében 58-42% arányban, EKOP esetében 86.61-13.39% arányban! Ez a számlák esetében azt jelenti, hogy egy teljesítésről két számlát kell a szállítótól kérni, míg összesítőn benyújtandó költségeknél az összesítő utolsó két oszlopában kell a megosztást feltüntetni! Időközi kifizetési igény benyújtására vonatkozó korlátok, számlabontás előtt értendőek. A számlának tartalmaznia kell az alábbi kötelező tartalmi elemeket: − számla kelte, − számla sorszáma, − teljesítés időpontja, − termék/szolgáltatás megnevezése, − az adó alapja, − az adó mértéke,
12
− −
áthárított adó, adómentesség.
A számlán szereplő teljesítés és a kifizetés dátuma nem lehet korábbi, mint a pályázat befogadása, valamint a számla a projektmegvalósítás időtartamán belüli. (kivéve projektelőkészítés költségeihez tartozó számlák) Külföldi számla esetén a számla fő tartalmi elemeiről a fordítás, a Kedvezményezett aláírásával hitelesítve kerül benyújtásra. A Kifizetési kérelemhez a Kedvezményezettnek csatolnia kell a számlák hiteles másolatát, (amely a számla első eredeti példányáról készült) és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok általa hitelesített másolatát. A kifizetést igazoló bizonylatok lehetnek bankkivonatok, pénztárbizonylatok és elektronikus bankkivonatok. Szállítói finanszírozás esetén a számla nem támogatásból kiegyenlített részének kifizetését kell igazolni (önrész és az ÁFA). 3.1.8 Számlakitöltő A kedvezményezett elszámolási tevékenységét számlakitöltő program támogatja, mely biztosítja a kifizetési kérelemhez beadandó dokumentumok könnyű, hibamentes előállítását. Az elektronikus alkalmazás online megoldás, felépítésében követi az EMIR felépítését. A számlakitöltő program használata 2009. április 1-jétől kötelező, de nem mentesíti a kedvezményezettet az elszámolási csomag dokumentum alapon történő benyújtásától. A számlakitöltő kezelésének szabályait felhasználói kézikönyv tartalmazza, amelynek segítségével a Kedvezményezett egyszerű és érthető, ábrákkal alátámasztott leírás alapján tölti fel adatokkal a programot. Az országos kihatású projektek esetén a Kedvezményezetteknek két elszámolást kell rögzíteniük a rendszerben a finanszírozási alapok megosztása miatt. A számlakitöltővel kapcsolatban felmerült Kedvezményezetti kérdések kezelésére az NFÜ Helpdesk szolgáltatást üzemeltet. Kizárólag a Helpdesk szolgálat illetékes a számlakitöltő alkalmazásával kapcsolatban információt szolgáltatni a kedvezményezettnek. A számlakitöltő alkalmazás az NFÜ honlapján a Pályázói Tájékoztató felületről érhető el.
3.2 Benyújtandó dokumentumok A közreműködő szervezet fenntartja a jogot arra, hogy a kötelezően beküldendő dokumentumok mellett az egyes projekt tevékenységhez kapcsolódó, további alátámasztó bizonylatokat kérjen be a kedvezményezettől. Abban az esetben, ha az alábbiakban részletezett dokumentumok (pl. megbízási szerződés, szállítói szerződés, stb.) valamelyikével kapcsolatban a projekt megvalósítási és elszámolási ideje alatt több alkalommal folyósítható támogatás, a dokumentumokat elegendő egyetlen alkalommal benyújtani azon kifizetési kérelem mellé, amelyben az adott költség először felmerül. A kedvezményezettek által benyújtott kifizetési kérelemhez a dokumentumok eredetivel megegyező, másolati példányát kell csatolni. A másolati példányokat a kedvezményezett vagy a kedvezményezett jelen projektben aláírási joggal bíró képviselőjének ellenjegyzésével kell ellátni. Az alábbi dokumentumok esetében eredeti példány benyújtása szükséges:
13
- a Támogatási Szerződésben rögzített biztosítékok iratanyaga, - Kifizetési kérelem formanyomtatvány, - Összesítő táblázatok (számlaösszesítő, valamint az összes olyan összesítő táblázat, amely egyben nyilatkozatokat is tartalmaz), - Záró kifizetési igénylés esetén a könyvvizsgálói igazolás. Az országos kihatású projektek estén a finanszírozási források megosztásának megfelelően támogatás igénylésekor két kifizetési kérelmet kell benyújtani. A
két kérelmen fel kell tüntetni, hogy a két kérelem elválaszthatatlan egységet képez egymással, így az összesítőkből a költségeket alátámasztó dokumentumokból (pl.: szerződések, bankszámla kivonatok) elégséges egy példány benyújtása. Az összetartozó kérelmeket egyidejűleg kell benyújtani!
Kifizetés bizonylata Utólagos finanszírozás esetén a számlák mellé csatolni kell a számlák teljes ellenértékének megfizetését igazoló bankszámla kivonat, elektronikus banki tranzakciót igazoló kimutatás (pl. banki forgalmi kimutatás,) nyomtatott, példányát, kiadási pénztárbizonylat hiteles másolatát. A támogatást megelőlegező pénzügyi intézmény (pl.: bank) számlájára való átutalás esetén be kell mutatni a vonatkozó engedményezési szerződést. Amennyiben a benyújtott bankszámlakivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó számla kiegyenlítését igazoló tételt egyértelmű, a beazonosítást elősegítő jelzéssel kell ellátni.
Összesítő táblák A kedvezményezettnek az egyes költség fajtákra vonatkozó összesítő táblákat a Kedvezményezetti Tájékoztató mellékletében, illetve a számlakitöltőben elérhető meghatározott formában kell benyújtania. Az összesítő táblák adatait a kedvezményezettnek a számviteli nyilvántartásában megtalálható, számviteli és adótörvényeknek megfelelő alátámasztó dokumentáció alapján kell összeállítania. A kedvezményezett az alátámasztó dokumentációt helyszíni ellenőrzés alkalmával köteles az ellenőrzést végző szervezet munkatársának bemutatni illetve megtekinthetőségéről gondoskodni. Az összesítő táblákat Kedvezményezettnek országos kihatású projektek esetén elégséges egy példányban benyújtania,az országos projektekre kialakított formanyomtatványon, ahol a táblának részét képezi a prioritásonkénti bontás.
Az iratok megőrzési kötelezettsége 2020. december 31-ig áll fenn. AZ EGYES PÁLYÁZATI FELHÍVÁSOK HATÁROZZÁK MEG AZ ELSZÁMOLHATÓ KÖLSTÉGEK KÖRÉT, EGY ADOTT PROJEKT KERETÉBEN CSAK AZON KÖLTSÉGEK SZÁMOLHATÓAK EL, AMIKET A FELHÍVÁS NEVESÍT. 3.2.1 Igénybe vett szolgáltatás költségeihez benyújtandó dokumentumok - Számla, - Számlaösszesítő (100 ezer illetve 500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz) - Piaci ár igazolás, - Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést,
14
- Kifizetés bizonylata - Teljesítésigazolás, tárgyiasult vételével:
szolgáltatás
esetén
az
alábbiak
figyelembe
Egyes elszámolható költségekhez benyújtandó teljesítésigazolások Tanulmány Elektronikus példány Szakértői díjak Beszámoló az elvégzett tevékenységről Projektmenedzsment Beszámoló a tárgyidőszaki tevékenységről Rendezvény fénykép v. videó (elektronikus formában is megfelelő) Nyilvánosság Köteles példány (pl. brosúra, plakát, stb..) −
Teljesítésigazolás, nem tárgyiasult szolgáltatás esetén: Amennyiben a számlán egyértelműen beazonosítható, hogy a pályázatban szereplő szolgáltatás valósult meg, úgy elegendő Kedvezményezettnek a számlán igazolnia a teljesítést. Amennyiben a számla alapján nem egyértelműen beazonosítható, hogy a pályázatban szereplő tevékenység valósult meg, az elvégzett szolgáltatásról külön teljesítésigazolást kell készíteni a Kedvezményezettnek.
Képzés és rendezvény esetén jelenléti ív benyújtása szükséges, abban az esetben ha a költség elszámolása a résztvevők létszáma alapján történik. Amennyiben a költség elszámolása a résztvevők létszáma alapján történik, úgy a jelenléti íven szereplő létszámnak az elszámolt költségekkel összhangban kell lennie. Abban az esetben ha a jelenléti íven szereplő létszám nincs összhangban az elszámolt költségekkel úgy, a számla és a jelenléti ív mellé szükséges csatolni az eltérés indoklását. A képző intézmény által kiállított, a képzés sikeres elvégzését igazoló dokumentumok, illetve a részvételt igazoló jelenléti ívek – amennyiben a költség elszámolása nem a résztvevő létszám alapján történik – a helyszíni ellenőrzés során rendelkezésre állnak.
3.2.2 Saját teljesítés Saját teljesítésnek kell tekinteni, ha a Kedvezményezett bizonyos szolgáltatásokat nem szerez be, hanem saját maga nyújtja, vagy bizonyos tevékenységeket saját maga végez. Ez a szolgáltatás, vagy tevékenység értéke nem haladhatja meg a piaci értéket, és nem lehet több mint a pénzügyileg rendezett tételek alapján kimutatott közvetlen önköltség. Saját teljesítésként csak azon közvetlen költségek számolhatóak el, amelyek a Tervezési Felhívás és Útmutatóban az elszámolható költségek körénél megnevezésre került, mint saját teljesítésként nevesített tevékenységek közvetlen önköltségei. A saját teljesítés elszámolásának a Kedvezményezett szervezet belső szabályzatai alapján szabályosan kiállított belső bizonylatokon, számlákon, kimutatásokon kell alapulnia. Az önköltség számítási szabályzat alapján számított, és bizonylatokkal igazolt közvetlen önköltség számolható el. A saját teljesítés elszámolásához benyújtandó dokumentumok: - Saját teljesítés összesítő táblázat, - Az összesítőben szereplő számlák, belső bizonylatok, kimutatások - Igazolás, hogy a saját teljesítésbe bevont eszköz a Kedvezményezett tulajdona. - Nyilatkozat saját teljesítésről
15
3.2.3 Bérleti díjak Bérleti díjak abban az esetben számolható el, ha a felhívás lehetővé tette, és a projekt megvalósításához szükséges. Amennyiben nem a teljes bérlemény kerül a projekt terhére elszámolásra, a bérleti díjat arányosítani szükséges. Az elszámoláshoz benyújtandó dokumentumok: - Számla, - Számlaösszesítő (100 ezer illetve 500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz) - Bérleti szerződés, - Arányosítás módszertana, (benyújtása egyszer, az 1. elszámoláskor, ill. változás esetén) - Kifizetés bizonylata, - Piaci ár igazolás.
3.2.4 Személy jellegű költségek A projekt céljának megvalósításban és a projektmenedzsmentben közvetlenül közreműködő munkatársak bére és járulékai illetve egyéb juttatások elszámolhatók, amennyiben a projekt költségvetésében eredetileg is fel voltak tüntetve. A személy jellegű költségek alapja munkaszerződés, kinevezés, megbízási szerződés, célfeladat kiírás lehet. Amennyiben a munkavállaló munkaidejének csak egy részében foglalkozik a projekttel, a munkabérének az arányos része számolható el. Ebben az esetben a munkaköri leírásából ki kell derülnie, hogy a munkaidejének mekkora hányadát fordítja a projektre, és az elszámoláshoz munkaidő nyilvántartást kell csatolni. Nem elszámolható a jutalom. Egyéb személyi jellegű juttatások között az alábbiak számolhatóak el: - A Törvény által előírt kötelezően adandó és a vonatkozó belső szabályzat által biztosított adómentes juttatások, az adómentesen adható juttatások jogszabályi keretösszege erejéig. A béren kívüli juttatások, csak a munkaszerződéssel/kinevezéssel rendelkező munkatársak után számolhatóak el, a projektre fordított munkaidő arányában. A személy jellegű költségek elszámolásához benyújtandó dokumentumok: - Összesítő tábla, - személyi jellegű költségek (bér és járulékai, étkezési hozzájárulás) - Kifizetést igazoló bizonylatok (minden járuléktípusra és a nettó bérre vonatkozóan), - Munkaszerződés/kinevezés/megbízási szerződés/célfeladat kiírás, - Munkaszerződés esetén munkaköri leírás, (projekt megvalósítók esetén egyszer, az 1. elszámoláskor, ill változás esetén) - Munkaidő nyilvántartás, munkabér arányos elszámolása esetén, ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra - bérszint igazolás
3.2.5 Útiköltség, kiküldetés A projektben részt vevő munkatársaknak a projekt megvalósításához közvetlenül köthető, a támogatott tevékenységekhez kapcsolódó, külső helyszínen történő munkavégzése, a projekt megvalósításával összefüggő továbbképzése miatt felmerülő utazási és szállás költségei elszámolhatóak. Az utazási és napidíj költségek a magyar jogszabályok szerint járulékokkal együtt számolhatóak el.
16
Az útiköltségek a 2. osztályú tömegközlekedés eszközök igénybevétele alapján, hivatali vagy saját gépkocsi használat esetén a megtett kilométerek alapján a tényleges benzinköltség/ vagy az APEH által közzétett elszámolható üzemanyag költség és a kilométerenkénti adómentes térítés figyelembe vételével számolhatók el. A napi utazási idő és a bekerülési költségek alapján kell dönteni a naponta való utaztatás és az egyszeri (több hetes távollét esetén, hetente egyszeri) utaztatás és a helyszínen való elszállásolás között. Amennyiben a napi utazási idő meghaladja a három órát, akkor célszerű az utóbbit választani, egyéb esetekben a költségek felmérését követően az alacsonyabb költséggel járó megoldást kell választani. Benyújtandó dokumentumok: - Útiköltség és kiküldetés összesítő, - Kifizetés bizonylata.
A szállás költségek elszámolása esetén legfeljebb három csillagos szállodai elhelyezés költsége számolható el. Amennyiben ellátási költségeket is érvényesíteni kíván a kedvezményezett, a költségeket számlával kell igazolni, és az elszámolható költségek összege nem haladhatja meg a szállás költség 50%-t. Benyújtandó dokumentumok: - Számla, - Számlaösszesítő (100 ezer illetve 500 számlákhoz) - Szerződés, megrendelő, - Kifizetés bizonylata.
ezer Ft támogatás tartalom alatti
3.2.6 Általános (rezsi) költségek Az általános (közvetett, rezsi, dologi) költség nem kapcsolható teljes mértékben egy adott folyamathoz, vagy tevékenységhez. Ilyen költségek pl.: közüzemi díjak és szolgáltatások (víz, gáz, elektromos áram, telefon, fax, internet, telekommunikációs költségek), postaköltségek, takarítás, szemétszállítás, őrzés, állagmegóvás/karbantartás stb. Kizárólag a pályázati útmutatóban nevesített számolhatóak el ebben a költségkategóriában.
általános
rezsi
költségek
Az általános költségek elszámolásának módja kétféleképpen történhet: - átalány alapján - arányosítással Amennyiben a pályázati útmutató nem határozza meg, hogy melyik elszámolási mód alapján kell kedvezményezettnek a költségekkel elszámolnia, akkor kedvezményezettnek nyilatkoznia kell, hogy mely elszámolás típust kívánja alkalmazni a projekt végrehajtása során. Azon projektek esetében, ahol a tervezett általános költségek nem haladják meg a tíz millió forintot, ott a pályázónak kötelező az átalány alapon történő elszámolást választania. Benyújtandó dokumentumok Átalány alapján történő elszámolás esetén: −
Az átalány alapú általános (rezsi) költségek fizetési kérelme c. nyilatkozat
−
Átalány összesítő záró kifizetési igényléshez (ERFA)
17
Benyújtandó dokumentumok Arányosítás alapján történő elszámolás esetén: -
Rezsiköltség összesítő táblázat,
-
Kifizetés bizonylata,
-
Arányosítás módszertana (az első kifizetés igényléshez).
Az arányosítás alkalmazható módszere a költség jellegétől függően a következő lehet pl: −
Munkaidő alapú,
−
Az igénybevett terület/tér nagyságán alapuló
3.2.7 Eszközök, immateriális javak beszerzése Beszerzések elszámolásához szükséges dokumentumok: - Szállítói szerződés, megrendelő vagy nyilatkozat, hogy nem kötöttek szerződést, - Számla, - Számlaösszesítő (100 ezer illetve 500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz) - Kifizetést igazoló bizonylatok, - Ha a beszerzés magánszemélytől történik, adás-vételi szerződés, - Immateriális javak beszerzése esetén a szoftverek átvételi jegyzőkönyve, illetve a tanulmányok, felmérések stb. esetén elektronikus példány, - Az eszköz átvételét igazoló átvételi jegyzőkönyv, ami tartalmaz az eszköz azonosításául szolgáló azonosítót (pl: gyári szám), - Piaci ár igazolás. - Szállítólevél (csak devizában kiállított számla esetén) - Vámáru nyilatkozat és vámhatározat (amennyiben az eszközt a kedvezményezett nem hazai forgalmazón keresztül, hanem közvetlenül külföldről szerzi be.) - Eredetigazolás az eladótól (használt eszközök esetén) - Használt eszköz esetén: nyilatkozat az eladótól, hogy az eszköz korábbi beszerzése az előző hét év során nem nemzeti vagy közösségi támogatás igénybevételével történt.
3.2.8 Beruházások, építés-felújítás elszámolásához szükséges dokumentumok -
-
Kivitelezői szerződés, Számla, Kifizetés bizonylata, Hatósági engedélyek, Vállalkozó nyilatkozata a teljesítésről – 5 millió Ft támogatási összeg alatt, Mérnök/műszaki ellenőri igazolása – 5 250 millió Ft támogatási összeg között (A műszaki, független szakterületi ellenőr a számla eredeti példányán is igazolhatja a teljesítést), Nem engedélyköteles építési beruházásnál kivitelezői nyilatkozat a kezdésről, Engedélyköteles építési beruházásnál, felújításnál építési napló az első kifizetési igényhez, független mérnök nyilatkozata - 250 millió Ft támogatási összeg fölött Piaci ár igazolása.
3.2.9 Projektelőkészítés A projekt előkészítése, kidolgozása kapcsán a pályázati felhívásban meghatározott legkorábbi időpont és a támogatási szerződésben rögzített a tényleges megvalósításának kezdetéig számolhatóak el a felmerült költségek.
18
Projekt előkészítése során, elszámolható költségek például: megvalósíthatósági tanulmány, környezeti hatásvizsgálat, egyéb szükséges háttértanulmányok, szakvélemények, szükséges engedélyezési dokumentumok, műszaki tervek, terület előkészítő munkák költségei, közbeszerzési költségek, előzetes igényfelmérés, célcsoport elemzés, piackutatás, előkészítéshez kapcsolódó tanácsadás.
3.3 Kifizetések felfüggesztése A Közreműködő Szervezet a jogszabályban illetve a Támogatási Szerződésben meghatározott esetekben köteles, illetve jogosult a kifizetéseket felfüggeszteni. A támogatás felfüggesztésének esetei:
4
-
A Kedvezményezettnek az adóhatóságok tájékoztatása esedékességű, meg nem fizetett köztartozása van;
-
A Kedvezményezett által végzett tevékenység eltér a pályázatban foglalt céloktól, illetve a Szerződésben meghatározott célokhoz mért előrehaladás nem kielégítő és a Kedvezményezett az előírt korrekciót nem teljesíti, illetve az ehhez kapcsolódó szerződésmódosítás a Kedvezményezettnek felróható okból nem jön létre;
-
Amennyiben a Kedvezményezettel szemben szabálytalansági gyanú merül fel;
-
Amennyiben a projekt előrehaladási jelentés elutasításra kerül;
-
Amennyiben a folyamatban;
-
Rendkívüli helyszíni ellenőrzés esetén.
kifizetési
kérelemhez
kapcsolódóan
alapján
szerződésmódosítás
lejárt
van
Költségek - Költségkategóriák átcsoportosítása
4.1 Szerződésmódosítás nélküli átcsoportosítás Költségkategóriák között/belül változás bejelenéssel A támogatási szerződés módosítására vonatkozó rendelkezéseinek figyelembe vételével saját hatáskörben változás bejelentéssel jelezve, vagy a Közreműködő Szervezet előzetes hozzájárulásával a költségvetés átcsoportosítására a következő keretek között van lehetőség: (A költségkategóriák a Támogatási Szerződés mellékleteiben található a projekt elszámolható költségei táblájában, illetve az elszámolható költségek részletező táblájában nevesített tevékenységek. Ilyenek lehetnek pl. projekt előkészítés, projektmenedzsment, képzés, rendezvényszervezés, közbeszerzés költségei stb.továbbiakban: költségkategória) 4.1.1 Költségkategórián belüli átcsoportosítás Az átcsoportosítás okai lehetnek: - a számviteli kategória sorain szereplő összegek alul illetve felül tervezése − nem megfelelő számviteli kategóriához történő rögzítés (pl. a számviteli kategória eredetileg nem volt betervezve) Ez esetben változás-bejelentővel szükséges jelezni az átcsoportosítás igényét Közreműködő Szervezet felé, amelyben jelöli Kedvezményezett, hogy mely számviteli kategóriákat érint, az átcsoportosítás, és mekkora összegben. Az átcsoportosítás során a költségkategóriák és a projekt elszámolható összköltsége nem változhat.
19
4.1.2 Költségkategóriák közötti átcsoportosítás Abban az esetben ha a projekt elszámolható összköltségének húsz százalékát meg nem haladó mértékben változik költségek – költségkategóriák szerinti bontása a támogatási szerződésben rögzítetthez képest a Kedvezményezett köteles változást a Közreműködő Szervezet részére bejelenteni. Az átcsoportosítás okai lehetnek: - a költségkategóriák alul illetve felül tervezése - az elszámolandó költségek nem megfelelő betervezésre
költségkategóriához
kerültek
Nem lehet olyan költségkategóriára átcsoportosítást végezni, amelyre korábban költség nem volt betervezve, továbbá a projekt részletes bemutatása során sem került nevesítésre! Az átcsoportosítás igényét, változás-bejelentővel szükséges jelezni Közreműködő Szervezet felé, amelyben jelöli Kedvezményezett, hogy mely költségkategóriákat érint, az átcsoportosítás, mekkora összegben és százalékos mértékben. Az átcsoportosítás során a költségkategóriák és a projekt elszámolható összköltsége nem változhat! Ha a költségkategóriák közötti költség átcsoportosítások kumuláltan elérik a projekt elszámolható összköltségének húsz százalékát, ez esetben a szerződést módosítani kell.
4.2 Szerződésmódosítással járó költségátcsoportosítás Abban az esetben ha projekt elszámolható összköltségének húsz százalékát meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása a támogatási szerződésben rögzítetthez képest. Illetve a változásbejelentéssel történő költség átcsoportosítások kumulálva meghaladják a húsz százalékos mértéket. Nem lehet olyan költségkategóriára átcsoportosítást végezni, amelyre korábban költség nem volt betervezve, továbbá a projekt részletes bemutatása során sem került nevesítésre! Ha az elszámolandó költségek nem a megfelelő költségkategóriához kerültek betervezésre és a Kedvezményezett az átcsoportosítást egy olyan költségkategóriára tervezi, amelyre a költségvetésben költség nem volt betervezve, az átcsoportosítás szerződésmódosítással akkor engedélyezhető, ha a projektadatlapban/pályázatban a költségkategóriáról (tevékenységről) már beszámolt, és a költségkategória egyértelműen nevesítésre került a projekt részletes bemutatása során.
5
Költségek évek szerinti bontása
Amennyiben a Projekt megvalósításának tervezett időtartama meghaladja a 2 évet vagy a támogatása meghaladja a 250 millió forintot / az 1 milliárd forintot, és a teljes támogatás értékének húsz százalékát / tíz százalékát meghaladó mértékben változik a költségek évek szerinti bontása a támogatási szerződés meghatározott számú
20
mellékletében szükséges.
rögzített
bontáshoz
képest
(kumuláltan),
a
szerződés
módosítása
A Kedvezményezett köteles figyelemmel kísérni a kifizetési igény éves időbeni ütemezésének változását a Támogatási Szerződés értelmében, és amennyiben a változások a rögzített határértékeket elérik, köteles a szerződés módosítását kezdeményezni. Emellett a Közreműködő Szervezet is vizsgálja a kifizetési igény éves időbeni ütemezését. A támogatási szerződésben rögzített (naptári) éves időbeni ütemezést összeveti az elszámolásra benyújtott kifizetési igényekkel, és amennyiben a fenti százalékos mértéket meghaladó eltérést tapasztal, erre a tényre felhívja a Kedvezményezett figyelmét., Amennyiben Kedvezményezett időszaki kifizetési igény ütemezése eltér a szerződésben rögzítettől, ezt a tényt köteles a Támogatási szerződésben foglalt határidőn belül változás bejelentővel illetve a kifizetési igény ütemezésére rendszeresített táblázat módosításával, jelenteni Közreműködő Szervezet felé .
6
Mellékletek
Könyvizsgaloi_igazol as.doc
Nyilatkozat saját teljesítésről.doc
Nyilatkozat szóbeli Rezsi költsegek Kifiz magállopodásról.doc arányaosításának módszertana.doc igenyles_utemezese_AROP_EKOP.xls
Egy prioritásból történő finanszírozás esetén
Átalány alapú Összesítők_AROP_E EKOP_ERFA_atalany KOP.xls ált(rezsi) költségek fiz kérelme.doc _osszesito_zárókifiz-nél.xls
Országos kihatású projektek (kettő prioritásból történő finanszírozás esetén)
összesítő összesítő AROP_Átalány alapú EKOP_Átalány alapú EKOP_ERFA_atalany táblák_ÁROP_orsz.xlstáblák_EKOP_orsz.xlsált (rezsi) költségek fizáltkérelme_orsz.doc (rezsi) költségek fiz_osszesito_zárókifiz-nél_orsz.xls kérelme_orsz.doc
21
