No title

http://www.guruvalah.tk

Sekolah Mata Diklat Program Studi Kompetensi Kode Durasi Pemelajaran Penyusun/Tutor

: : Keterampilan Komputer Dan Pengelolaan Informasi : Semua Program Studi : Mengoperasikan Software Email Client : SWR.OPR.102.(1).A : 10 Jam @ 45 menit :

I. Petunjuk 1. Bacalah modul ini dengan seksama sebelum Kamu melakukan praktik diruangan komputer 2. Jika ada yang kurang kamu pahami mintalah petunjuk tutormu (guru) 3. Praktikkan setiap tutorial hingga selesai sebelum kamu mempraktikkan tutorial berikutnya 4. Kerjakan Tes Kemampuan baik secara teoretis maupun praktik dengan benar 5. Jika kamu telah mengikuti semua tutorial dan tes kemampuan laporkan pada tutormu untuk dikoreksi 6. Mintalah Tes Formatif 7. Jika tes kamu lulus Kamu akan memelajari modul berikutnya, namun jika belum lulus kamu harus mengulang memelajari modul ini. II. Kriteria Kinerja 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Software Email Client telah terinstalasi dan dapat berjalan normal User manual Software Email Client sudah disediakan dan dipahami Perangkat komputer sudah dinyalakan, dengan sistem operasi dan persyaratan sesuai dengan Installation Manual dan SOP yang berlaku. Account Email telah dimiliki. Software Email Client dijalankan Menu-menu yang disediakan beserta shortcut-nya dikenali berdasarkan user manual. Format alamat Email Client dipahami. Konfigurasi sederhana dapat dilakukan, seperti: SMTP server, POP server, IMAP server (jika menggunakan IMAP), account Email, default user dan password. Email baru dapat diambil dari server menggunakan menu/tombol yang tersedia. Email dapat dikenali asal dan dapat dibaca isinya. File attachment (jika ada) dapat diekstrak dari Email Email dapat di forward/reply ke alamat tertentu Email baru dapat dibuat/dikomposisi dan dikirim dengan menggunakan fitur yang disediakan Pengiriman Email dapat dilakukan ke suatu alamat atau beberapa dan dapat disertai dengan file attachment Email dapat dicetak ke printer Fitur-fitur dasar pencetakkan dapat digunakan, seperti page setup, printer setup, print preview Email dapat disimpan ke media yang tersedia

III. Tujuan Pemelajaran Setelah mempelajari modul ini, Kamu diharapkan untuk dapat : 1. Menjelaskan konsep dasar Email 2. Mempersiapkan software Email Client 3. Menjalankan menu, format, alamat Email dan konfigurasi sederhana software email client 4. Mengambil, membaca dan mengirim Email 5. Mencetak dan menyimpan Email IV. Uraian Materi

Mengoperasikan Software Email Client

1


A. E-MAIL I. Hakikat E-mail E-mail (Electronic Mail ) adalah satu cara unruk mengirimkan pesan dalam format data elektronik, dari satu komputer ke komputer lainnya. Pesan yang pada e-mail dibuat dengan pengolah kata yang menghasilkan suatu dokumen yang segera dikirimkan secara elektronik dengan menggunakan komputer. Proses pembentukan data e-mail sebenarnya afalah dengan menyususn data dengan menggunakan program tertentu misalnya Outlook Express, kemudian proses pengiriman dilaksnakan secara otomatis oleh program. Pada dasarnya email sama dengan surat biasa ( snail mail ) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet yang disebut dengan mail server. Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan ( seperti yang ditunjuk pada alamat e-mail kepada siapa kita menulis email ), maka email tersebut disimpan pada sebuah emailbox. Si pemilik alamat email baru bisa mendapatkan email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya. Alamat email terdiri dari tiga bagian yaitu identitas pengguna (user name), tanda @ yang dibaca et (artinya ‘lokasinya di’ ) dan yang terakhir nama domain tempat e-mail pengguna e-mail tersebut berada. Misalnya [email protected] yanga dibaca falah_yunus yang lokasinya di domain telkom.net (falah_yunus at telkom.net). Di sini identitas pengguna ( user name) adalah falah_yunus . User name bisa merupakan nama si pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. User name juga menjadi nama bagi emailbox yang dimiliki seseorang di sebuah mail server. Sedangkan telkom.net disebut domain name, yang menunjukkan identitas mail server di mana seorang user memiliki emailbox. Jadi e-mial tersebut bisa juga Kamu baca falah_yunus di server telkom.net . Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email yaitu : Point to Point. Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Carbon Copy / CC. Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat ( dengan mesin tik konvensional ) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”. Blind Carbon Copy / BCC. Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express versi 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers. Distribution List. Distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu ( pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya ), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan memforward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list. Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan secara manual. Discussion List. Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja. Mengoperasikan Software Email Client

2


Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription ( mendaftar ) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang administrator yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.

II. Etika Penulisan Email Netiket atau Nettiquette, adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. 1. Jangan terlalu banyak mengutip. Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima, juga pada pihak si pengirim. 2. Perlakukan e-mail secara pribadi. Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Kamu secara pribadi, Kamu tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal. 3. Jangan gunakan huruf kapital. Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Kamu. 4. Jangan Membicarakan Orang Lain. Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekankejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang Kamu tulis. E- mail memiliki fasilitas bernama 'Forward', yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain. 5. Jangan gunakan CC. Jika Kamu ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Kamu melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Kamu akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri. 6. Jangan gunakan format HTML. Jika Kamu mengirim sebuah pesan penting ke rekan Kamu, jangan gunakan format HTML tanpa Kamu yakin bahwa program e-mail rekan Kamu bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Kamu sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text. 7. Jawablah Secara Masuk Akal. Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Kamu menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat menyebalkan. III. Cara untuk mengakses-Email Cara mengakses e-mail dapat dilakukan dua cara, yaitu dengan : 1. Akses Email dengan software khusus (Email Client). Biasanya email ini diperoleh langsung ketika Kamu mendaftarkan diri untuk mengakses melalui ISP. Misalnya [email protected] , artinya valah di server ISP cbn.net.id. Pelanggan ISP akan mendapatkan e-mail tadi satu buah atau lebih, tergantung pada paket akses yang didaftarkan. Biasanya untuk mendapatkan e-mail lebih dari yang ditentukan, pelanggan harus membayar per setiap e-mail tambahan. Kamu harus menggunakan software khusus untuk mengambil email yang kamu dapat, misalnya Outlook Express, Eudora Mail dan sebagainya. Software tadi harus disetting sedemikian rupa, agar bisa mengambil email yang ditujukan kepada si penerima. Kebaikannya, e-mail yang masuk proses pengambilan relative cepat, kekuranagnnya e-mail hanya dapat diambil satu kali, e-mail yang diserver akan dihapus. Kalau Kamu membutuhkan ditempat lain dan lupa membawa filenya, Kamu tidak bisa mengambil lagi karena yang diserver sudah dihapus. 2. Akses e-mail dengan halaman web. Fasilitas ini umumnya diberikan secara gratis oleh penyelenggara web. Untuk membuka e-mail Kamu harus mengunjungi web mereka. Kamu dapat memperoleh e-mail gratis ini dengan mendaftarkan diri langsusng ke web mereka misalnya ke http://www.plasa.com secara online.


3


Kelebihannya, gratis, e-mail dapat dilihat berulang-ulang meskipun Kamu ditempat yang berlainan. Kekurangannya melewati banyak prosedur yang membutuhkan waktu lama dalam pengambilan data, relative lambat karena adanya banner (iklan atau gambar-gambar).

III. Rangkuman 1. E-mail (Electronic Mail ) merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet. E-mail bekerja seperti surat biasa ( snail mail ) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet yang disebut dengan mail server 2. Alamat email terdiri dari tiga yaitu user name (ID), tanda @ dan domain name misalnya [email protected] 3. Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email : Point to Point, Carbon Copy / CC, Blind Carbon Copy / BCC, Distribution List 4. Etika penulisan email : Jangan terlalu banyak mengutip, Perlakukan e-mail secara pribadi, Jangan gunakan huruf kapital, Jangan Membicarakan Orang Lain, Perhatikan penggunakan CC, Jangan gunakan format HTML, Jawablah Secara Masuk Akal. 5. Mengakses E-mail ada dua cara yaitu akses dengan software khusus (email client) dan akses dengan halaman web.

IV. Evaluasi Sekarang kerjakan pertanyaan nomor 1-5 pada buku tugasmu: 1. Jelaskan apa yang dimaksud email 2. Jelaskan cara kerja email 3. Jelaskan anatomi email 4. Tuliskan bentuk komunikasi pada email 5. Apa yang harus diperhatikan pada penulisan email

B. EMAIL CLIENT Dalam tutorial ini kita mencoba membahas salah satu program email client yaitu Outlook Express 6. Outlook Express 6 adalah sebuah aplikasi pengelolaan email client dan workgroup yang dikeluarkan oleh Microsoft yang tersedia dan terbundel di dalam Windows. Agar bisa menggunakan Outlook Express 6 sebagai aplikasi E-mail, Kamu harus mempunyai e-mail account berbasis POP3. Daftarlah kesalah satu ISP (internet service provider), dan Kamu akan mendapat e-mail account. Kamu juga dapat memperoleh email account berbasis POP3 (Post Office Protocol 3) secara gratis untuk membuka e-mail dan menjalankan protocol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) untuk mengirim e-mail. Contoh e-mail gratis yang bisa dibuka oleh Outlook Express, Microsoft Outlook, Netscape Mail atau Eudora adalah TelkomMail (http://mail.telkom.net) dan Hotmail.

I. Cara Mendapatkan E-mail Account Berbasis POP3 dari TelkomMail PRAKTIK 1 Agar Kamu bisa praktik dan bisa mensetup Outlook Express maka Kamu harus mempunyai e-mail account berbasis POP3, cobalah dapatkan gratis di Telkommail, adapun langkahnya sebagai berikut : 1. Arahkah browser kamu ke alamat http://mail.telkom.net 2. Klik link Daftar/Regristrasi. Lalu baca aturan main, jika setuju klik tombol setuju. Isikan data-data Kamu pada formulir isian secara lengkap dan benar. Kemudian klik Submit 3. Jika nama pengenal (ID) telah dipakai orang lain atau ada kolom yang belum terisi atau kesalahan mengisi akan muncul pesan Error. Klik saja tombol Back pada Browser dan ganti nama/ID, dan isikan kolom yang kosong pada form. Jika Kamu telaten dan segalanya beres maka Kamu akan mendapat email account dari TelkomMail. 4. Untuk membaca dan mengirim e-mail dengan Eudora atau Outlook Express, setting e-mail yang harus Kamu lakukan adalah : E-mail Account : [email protected]


4


POP server SMTP server

: pop3.telkom.net : smtp.telkom.net

II. Setting E-mail Account untuk POP3 PRAKTIK 2 Langkah 1. Dengan OS Windows XP klik [Start] [Outlook Express]

Langkah 2: Klik menu [Tools] [Accounts]

Langkah 3: Pada tampilan kotak dialog Intrenet Account, klik tombol Add lalku klik Mail, maka akan tampil kotak dialog Internet Connection Wizarad, pada opsi E-mail address ketik email kamu : misal [email protected]. Selanjutnya klik Next

Langkah 4: Pada tampilan Wizard berikutnya pada opsi Incoming mail (POP3, IMAP or HTTP) server, ketik pop3.telkom.net. Selanjutnya pada opsi Ougoing mail (SMTP) server, ketik smtp.telkom.net selanjutnya klik Next (jika Kamu tidak tahu alamat server incoming dan outgoing tanyakan pada ISP langganan Kamu)


5


Langkah 5: Pada tampilan Wizard, pada opsi Password berikutnya, Isikan password Kamu.

Langkah 6 : lanjutkan dengan klik Finish, klik Close pada kotak dialog Internet Accounts, maka Alamat E-mail Kamu siap digunakan.

III. Menyiapkan dan Mengirim E-mail PRAKTIK 3 Langkah 1. Buka aplikasi Outlook Express 6 Langkah 2. Klik tombol Create Mail Langkah 3. Selanjutnya pada tampilan jendela New Message. Kamu ketik isi pesan, masukkan alamat e-mail penerima pada kotak To, isi subyek/perihal pada kotak Subjek, ketik pada opsi CC (Carbon Copy) jika Kamu ingin memberikan copy pesan kepada orang lain, misalnya ke [email protected] .net. Kemudian ketik pesan/isi surat yang ingin Kamu sampaikan

Langkah 4. Jika selesai semuanya klik tombol Send Langkah 5. Otomatis jendela New Message ditutup dan pesan Kamu masuk ke dalam folder Outbox. Langkah 6. Buat koneksi ke Internet Mengoperasikan Software Email Client

6


Langkah 7. Setelah konek, klik Send and Receive All untuk mengirim pesan-pesan yang ada dalam folder Outlook sekaligus juga mendownload (mengambil) pesan dari server mail Kamu.

IV. Menerima E-mail PRAKTIK 4 Langkah 1. Lakukan koneksi ke internet Langkah 2. Buka aplikasi Outlook Express 6 Langkah 3. Pesan yang masuk secara otomatis tersimpan di dalam folder Inbox. Buka folder dengan mengklik Inbox.

Langkah 4. klik tombol Send and Receive untuk mendownload pesan daru server e-mail Kamu. Langkah 5. Putuskan koneksi Internet. Sekarang kamu bisa membaca pesan secara langsung dengan mengklik folder Inbox.

V. Mengirim Pesan Disertai Attachment PRAKTIK 5 Outlook Express menyediakan fasilitas untuk melampirkan dokumen, gambar atau file lainnya dalam e-mail yang Kamu kirimkan. Langkah-langkahnya adalah : 1. Buka Outlook Express 2. Klik tombol Create Mail 3. Pada jendela New Message, ketik kepada siapa dan apa isi pesan Kamu 4. untuk memasukkan lampiran , klik [Insert] [File Attachment] 5. Pada tampilan kotak dialog File Attachment pilih/klik file dokumen/image yang ingin Kamu masukkan. 6. Klik tombol Send 7. Lakukan koneksi ke Internet 8. Lalu klik tombol Send and Receive All Masih banyak fasilitas Outlook Express yang bisa Kamu praktikkan, oleh karena itu kamu dapat mencoba fasilitas dengan membaca literature baik melalui perpustakaan maupun melallui internet.

VI. Rangkuman

1. Outlook Expres, Microsoft Outlook, Eudora adalah contoh program untuk mengelola email yang berbasis client 2. Outlook Express menjadi paket dalam Windows yang terinstal bersama ketika kamu menginstall OS Windows 3. Sebelum digunakan terlebih dahulu Outlook Express di setting agar bisa mengelola e-mail yang berbasis POP3 (misalnya untuk http://mail.telkom.net) atau berbasis SMTP (misalnya http://hotmail.com)

Ke Halaman Tentang Web Mail )


7

No title

Recommend Documents