EasyCON Kft.
ME 07-04 Minőségirányítási folyamatleírás
Elszámolás és számlázás /kivonat/
A Minőségirányítási folyamatleírás az EasyCon Kft. tulajdona. A folyamatleírásban található információk a tulajdonos előzetes jóváhagyása nélkül nem használhatók fel üzleti vagy más célra. MÁSOLÁSA NEM MEGENGEDETT.
Hatályba lépés időpontja: 2014. december 01.
A FOLYAMATLEÍRÁS NYOMTATOTT FORMÁBAN CSAK TÁJÉKOZTATÓ JELLEGŰ! Kinyomtatva: 2015. február 26.
ME 07-04 folyamatleírás
Elszámolás és számlázás
EasyCON Kft.
Tartalom 1
A folyamatleírás célja, területi érvényessége ..................................................... 3
2
Folyamatleírás ............................................................................................... 4
2.1
Elszámolás .................................................................................................... 4
2.1.1
Time&material típusú munkák elszámolása ................................................... 4
2.1.2
Support, kis fejlesztés jellegű munkák elszámolása ........................................ 5
2.1.3
Projekt vagy kisebb fejlesztések elszámolása ................................................ 5
2.2
Számlázás .................................................................................................... 6
2.2.1
Számlázás az ügyfelek felé ......................................................................... 6
2.2.2
Tanácsadók, partnerek számláinak kiegyenlítése ........................................... 7
3
Feljegyzések kezelése .................................................................................... 8
Módosítások Verzió
Dátum
Fejezet(ek)
Módosítás oka, lényege
1.1
2014.12.01
egész
Első elrendelt verzió.
-2/8Bizalmas
ME 07-04 folyamatleírás
Elszámolás és számlázás
EasyCON Kft.
1 A FOLYAMATLEÍRÁS CÉLJA, TERÜLETI ÉRVÉNYESSÉGE Jelen folyamatleírás célja, hogy szabályozza az elvégzett munkák elszámolásának, teljesítés igazolásának és számlázásának folyamatát, beleértve az alvállalkozói (tanácsadói, partneri) teljesítéseket is. Ennek megfelelően vonatkozik valamennyi a projektekben résztvevő munkatársra és bevont tanácsadóra, partnerre (projektvezető, tanácsadók, fejlesztők), valamint a backofficera.
-3/8Bizalmas
ME 07-04 folyamatleírás
Elszámolás és számlázás
EasyCON Kft.
2 FOLYAMATLEÍRÁS Az elszámolás, számlázási folyamat bemenete, hogy valamilyen feladatot elvégeztünk, sikeresen teljesítettünk. A folyamat általános menete szerint a teljesítést igazoló dokumentumokat a backoffice-hoz kell továbbítani. Ott készül és kerül jóváhagyatásra a TIG, majd a számlázás következik. 2.1
Elszámolás
Az elvégzett munkák elszámolása és leigazoltatása különböző típusú munkák esetén más-más módon történik. 2.1.1 Time&material típusú munkák elszámolása Ezeknél a munkáknál a ráfordított idő arányában történik az elszámolás. Ilyen munkák lehetnek alapvetően a • body leasing típusú munkák, • teljesen ügyfél folyamatai szerinti fejlesztések, • bizonyos support feladatok. A munkát végző tanácsadók havonta elkészítik saját tevékenység listáikat. Ez készülhet akár az ügyfél rendszerében is, amiben az elvégzett feladataikat dokumentálják. A tevékenység listákat a tanácsadóknak kell az ügyfél képviselőjével jóváhagyatni, ennek folyamatát az ügyfél vagy a szerződés vagy a support szabályok (Support Rules) szabályozza. Ha probléma van az elvégzett tevékenységek jóváhagyatásával, akkor a tanácsadók az ügyfél felelőshöz fordulhatnak. Ekkor az ügyfél felelős egyeztet az ügyfél képviselőjével vagy vezetőségével.
-4/8Bizalmas
ME 07-04 folyamatleírás
Elszámolás és számlázás
EasyCON Kft.
A jóváhagyott tevékenység listákat a tanácsadók az operatív igazgatóhoz vagy az ügyfél felelőshöz továbbítják, aki szintén ellenőrzi és jóváhagyja őket. Ezután az operatív igazgató vagy az ügyfél felelőse továbbítja a backoffice-hoz. Az operatív igazgató vagy az ügyfél felelős rendelkezhet úgy is, hogy az ő ellenőrzésére nincs szükség, ekkor a tanácsadók közvetlenül juttatják el az ügyfél által jóváhagyott tevékenység listákat a backoffice-hoz. 2.1.2 Support, kis fejlesztés jellegű munkák elszámolása A support feladatok, kis fejlesztések elszámolása hasonló a time&material típusú munkák elszámolásához. A support feladatokat időszakonként (nincs megszabott rendszeresség) az operatív igazgató vagy az ügyfél felelős áttekinti és kigyűjti az ügyfél által elfogadott, de még le nem számlázottakat. Ebből tevékenység listát készít és eljuttatja backofficehoz. 2.1.3 Projekt vagy kisebb fejlesztések elszámolása A projektek teljesítésekor vagy részteljesítésekor (mérföldkőnél), illetve kisebb bevezetéseknél, funkcióbővítéseknél annak lezárásakor történik az elvégzett munkák elszámolása. Ha a megállapodás fix összeget írt elő a teljesítéshez vagy részteljesítéshez, akkor a projektvezető igazoltatja a teljesítést az ügyfél képviselőjével a szerződésben előírtak szerint. Ha a szerződés ráfordítás alapú volt, akkor a projektvezető felelős a tevékenység lista elkészítésért. Ezt vagy a projektvezető elkészíti vagy a tanácsadókkal készítettei el és összesíti. A tevékenység listákat a projektvezetőnek kell az ügyfél képviselőjével jóváhagyatni, ennek folyamatát az ügyfél vagy a szerződés szabályozza. A jóváhagyott projekt teljesítés vagy részteljesítés igazolását, illetve a tevékenység listát a projektvezető eljuttatja a backoffice-hoz.
-5/8Bizalmas
ME 07-04 folyamatleírás
2.2
Elszámolás és számlázás
EasyCON Kft.
Számlázás
2.2.1 Számlázás az ügyfelek felé Az elvégzett munkák teljesítésének igazolásait, melyeket az ügyfelek már jóváhagytak a backoffice manager kapja meg. Amikor megkapja, ellenőrzi, hogy nála a létezik-e érvényes megrendelés, visszaigazolás vagy szerződés erre a tevékenységre. Ha nem létezik, akkor ezt bekéri az ügyfél felelősétől. Addig nem léphet tovább, amíg meg nem kapta. Ha ez szükséges – például time&material típusú, havi tevékenység listák a tanácsadóktól – , akkor a backoffice manager ügyfelenként összesítést készít. Az ügyfelek által jóváhagyott teljesítmény elszámolások alapján a backoffice manager elkészíti a Teljesítés igazolásokat (TIG), és eljutatja az ügyfél képviselőjének jóváhagyásra. Az ügyfél képviselőjének észrevételei, kifogásai esetén a backoffice manaer a projektvezetővel, operatív igazgatóval vagy az ügyfél felelőssel közösen megvizsgálják az esetet. Szükség esetén az operatív igazgató, projektvezető vagy az ügyfél felelős egyeztet az ügyfél képviselőjével. Ha szükséges a backoffice manager javítja, pontosítja a TIG-et. Az ügyfél képviselőjének jóváhagyása (aláírt vagy e-mail-ben visszajelzéssel elfogadott TIG) a backoffice managerhez érkezik vissza. Ennek alapján a beckoffice manager elkészíti a számlát, melyhez a szerződés vagy az ügyfél képviselőjének elvárásai szerint csatolja: • visszakapott és aláírt TIG-et • e-mailben való visszajelzéssel elfogadott TIG-et • ügyfél által jóváhagyott tevékenység listá(ka)t. A számlát a csatolt alátámasztó bizonylatokkal együtt a backoffice manager juttatja el ügyfélhez (általában postán). A kiszámlázott összegeket a nyilvántartó excelbe felvezeti.
-6/8Bizalmas
ME 07-04 folyamatleírás
Elszámolás és számlázás
EasyCON Kft.
A számlák kiegyenlítését a backoffice manaer figyeli az EasyCon bankszámla kivonatai alapján. A beérkezett összeget a nyilvántartó excelbe felvezeti, a lejárt kintlévőségeket jelenti az ügyvezető igazgatónak. 2.2.2 Tanácsadók, partnerek számláinak kiegyenlítése Amikor az ügyfél már elfogadta a TIG-et , akkor a tanácsadók által leadott és az ügyfelek által jóváhagyott tevékenység listák alapján a backoffice manager tanácsadónként vagy partnerenként elkészíti a teljesítés igazolásokat (TIG) és eljutatja a tanácsadókhoz, partnerekhez. Ennek alapján kell a tanácsadóknak, partnereknek a számlát elkészíteniük és benyújtaniuk. A költségeket a nyilvántartó excelbe felvezeti. A beérkező számlákat a backoffice manager fogadja és ellenőrzi. A számlák kiegyenlítését is a backoffice manager végzi, a kifizetéseket felvezeti a nyilvántartó excelbe.
-7/8Bizalmas
ME 07-04 folyamatleírás
Elszámolás és számlázás
EasyCON Kft.
3 FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE A folyamatleírásban szabályozott folyamatok végrehajtásakor keletkezett feljegyzések készítését, letárolását a Dokumentum mátrix, megőrzésüket a Minőségirányítási Kézikönyv szabályozza
-8/8Bizalmas
