BAB I PENDAHULUAN
1.1
LATAR BELAKANG Arsip merupakan salah satu aset yang sangat berharga yang dimiliki oleh
institusi ataupun perusahaan. Sebelum manusia mengenal komputer, pengelolaan arsip dilakukan secara konvensional (Classical Archiving). Saat ini di negara-negara maju sudah banyak yang meng-adopsi teknologi informasi untuk mengelola arsip secara digital. Di Indonesia sendiri teknologi tersebut masih minim diterapkan, yaitu dibidang-bidang
yang
berhubungan
dengan
kearsipan
masih
sedikit
yang
mengaplikasikan teknologi ini. Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen sebuah institusi atau perusahaan. Semua kegiatan yang dilakukan oleh institusi atau peerusahaan tersebut, baik itu berupa proposal, surat-menyurat maupun dokumen-dokumen lain akan menjadi arsip. Informasi yang terekam tersebut merupakan bukti dan juga memori bagi institusi yang bersangkutan. Arsip akan terus bertambah seiring berjalannya waktu serta semakin kompleksnya kegiatan dan fungsi institusi. Oleh karena itu, arsip perlu ditata dengan baik dengan komputerisasi untuk membangun manajemen organisasi yang efektif, efisien, dan produktif demi kemajuan institusi. Tentu saja hal tersebut harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang benar sehingga arsip tetap terjaga keutuhan informasi maupun fisiknya. Ketika informasi sudah dikomputerisasi, maka untuk mengaksesnya akan lebih mudah dan cepat. Hal ini menjadi kelebihan dari teknologi informasi. Dengan demikian, Teknologi informasi memberikan keuntungan bagi penggunanya. Maka, berbagai institusi, baik negeri maupun swasta, akan sangat terbantu dengan kehadiran teknologi informasi. Karena, informasi berperan penting dalam pengambilan keputusan. Semakin cepat dan luas informasi didapatkan, maka semakin cepat,
1 http://digilib.mercubuana.ac.id/
komprehensif dan akurat pula keputusan yang diambil. Hal ini membuat jalannya organisasi menjadi efektif. Pada perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi pastilah memiliki arsip-arsip penting dalam setiap perkerjaanya baik proyek yang pernah dikerjakan ataupun proyek yang berjalan. Khususnya pada perusahaan kontraktor PT. Prima Adriyani Lestari sistem kearsipanya masih secara fisik yaitu berupa kertaskertas dokumen yang tersimpan di dalam rak kearsipan sehingga dapat memungkinkan sulit dalam pencarianya, kurang aman dari faktor lingkungan, serta menambah biaya pengeluaran kertas-kertas kearsipan. Dengan demikian agar manajemen kearsipan pada
PT. Prima Andriyani
Lestari dapat berjalan sesuai prosedur dan dapat memanfaatkan Teknologi informasi dengan baik, maka penulis berinisiatif untuk mengangkat masalah ini dengan Judul ”PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN LAPORAN PROYEK PADA PT. PRIMA ANDRIYANI LESTARI”. Dengan adanya sistem tersebut maka di harapkan akan terciptanya sebuah website dan database kerasipan, dengan pencarian arsip secara mudah, tepat, dan bermanfat. Itulah yang akan menjadi fokus penelitian ini.
1.2
RUMUSAN MASALAH Rumusan masalah yang dapat
di rumuskan pada perancangan sistem
pengarsipan dokument laporan proyek pada PT. Prima Andriyani Lestari adalah : a. Bagaimana para staff PT. Prima Andriyani Lestari dalam melakuakan pencarian dokumen laporan proyek ? b. Bagaimana para staff PT. Prima Andriyani Lestari dalam melakukan penyimpanan dokumen laporan Proyek ?
2 http://digilib.mercubuana.ac.id/
1.3
BATASAN MASALAH Dalam Pembuatan perencanaan sistem pengarsipan dokument laporan proyek
pada PT. Prima Andriyani Lestari memiliki area bisnis atau batasan area tersendiri dalam pengerjaanya, yaitu : 1. Melakukan analisa sistem manajement pengarsipan yang berjalan di PT. Prima Andriyani Lestari. 2. Membangun Rancangan Sistem Pengarsipan dengan menggunakan aplikasi berbasis web dinamis PHP dan database MySQL. 1.4
RUANG LINGKUP Untuk menghasilkan penelitian yang lengkap dan akurat maka batasan ruang
lingkup penelitian ini mencakup pada karyawan atau staf proyek yaitu Kegiatan pendokomentsian apa saja yang telah dilaksanakan di PT. Prima Andriyani Lestari dan bagaimana mengelola arsip dokumentsai laporan proyek tersebut.
1.5
TUJUAN DAN MANFAAT Tujuan yang ingin di capai dalam pelaksanaan penelitian ini adalah: 1. Memperbaiki sistem yang dilakukan secara manual menjadi sistem yang digital atau terkomputerisasi. 2. Membangun sebuah penyimpanan arsip secara digital yaitu dengan menggunakan aplikasi database, sehinnga mudah di akses ketilka di butuhkan. 3. Membuat sistem kearsipan yang mudah digunakan.
3 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Manfaat yang ingin di capai dalam pelaksanaan penelitian ini adalah : 1. Memberi kemudahaan dalam pencarian arsip-arsip yang di butuhkan. 2. mengurangi penggunaan berkas-berkas arsip dalam pendataan dan laporan proyek. 3. Menyediakan informasi laporan, pendokumentasian atau arsip-arsip proyek yang mudah untuk di akses.
1.6 Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam proses pengumpulan data pada penelitian ini yaitu : Studi Lapangan Melakukan Observasi langsung di lokasi yaitu di PT. Prima Andriyani Lestari, memperoleh data dengan mengamati dan memahami secara langsung proses bisnis yang berjalan.
Wawancara Melakukan wawancara kepada staf atau karyawan yang bersangkutan di bagian pengarsipan dengan mengajukan pertanyaan yang sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan dalam proses penelitian. Studi pustaka Mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan dengan kearsipan dan manajemen arsip dan, Mengumpulkan literatur yang diperlukan untuk membangun sebuah aplikasi berbasis web, dengan menggunakan PHP dan My SQL, dari berbagai macam sumber (buku-buku, internet dan lain-lain).
4 http://digilib.mercubuana.ac.id/
1.7
Sistematika Penulisan Laporan
BAB I
PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah , batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodelogi penelitian, dan sistematikaka penulisan laporan penelitian.
BAB II
LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang landasan teori pendukung dari penelitian ini.
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN Bab ini berisi tentang hasil analisa bagaimana proses bisnis berjalan dan akan dirancang ke dalam sebuah sistem informasi yang akan di buat.
BAB IV
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab ini berisi tentang implementasi dari sistem yang di buat yaitu apakah sistem yang dibuat dapat dijalankan, sedangkan pengujian adalah meberikan nilai dan evaluasi terhadap sistem apakah telah sesuai dengan kebutuhan dan dapat menjalankan fungsinya dengan sebagaimana mestinya.
5 http://digilib.mercubuana.ac.id/
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan terhadap penelitian yang
telah
dilakukan
dan
saran
pengembangan dari sistem ini.
6 http://digilib.mercubuana.ac.id/
untuk
mendukung
