No title

WAARDERINGSKAMER RAPPORT VAN BEVINDINGEN Gemeente/ uitvoeringsorganisatie: Datum:

Rotterdam

Datum rapport:

21 november 2014

1.

18 september 2014

Inleiding

Dit rapport van bevindingen is de weergave van ons onderzoek naar de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ). Bij deze inspectie wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de resultaten van de eigen interne controle (IC). Bij deze inspectie is verder uitgegaan van de informatie die wij al beschikbaar hebben uit de door de gemeente - of de voor de gemeente uitvoerende organisatie - ingevulde voortgangsinventarisaties. Er is tijdens de inspectie de gelegenheid gegeven om deze gegevens te actualiseren en aan te vullen. Bij de beoordeling van alle onderwerpen wordt steeds gerefereerd aan de normen en criteria die zijn vastgelegd in onder andere de Waarderingsinstructie jaarlijkse waardebepaling, in de normatiek die op de site www.waarderingskamer.nl/WOZ-kiosk te raadplegen is en in de daaraan ten grondslag liggende wet- en regelgeving.

2.

Oordeel uitvoering van de Wet WOZ

Op basis van deze inspectie ter plaatse komen wij tot het volgende oordeel: Resultaten inspectie ter plaatse Uitvoering werkzaamheden in het kader van de Wet WOZ

OORDEEL Uit ons onderzoek blijkt dat de uitvoering van de Wet WOZ in uw gemeente voldoende is.

Aandachtspunten daarbij zijn: • het tijdig verzenden van de resterende beschikkingen naar waardepeildatum 1 januari 2013, • de tijdige, volledige en juiste verwerking van de bouwmutaties, • het hoge percentage honorering en/of vernietigingen bij de bezwaarafhandeling naar waardepeildatum 1 januari 2012, • het ontbreken van sommige sturingsinformatie (o.a. de voortgang van het verzenden van de beschikkingen en de uitsplitsing van gegevens bij de bezwaarafhandeling), Versie 14.2

1

ITP ROTTERDAM

18 SEPTEMBER 2014

• een betere afstemming tussen processen bij de afdelingen FTZ en Personen en Objecten (o.a. bij het verwerken van de bouwmutaties). Wij adviseren u om meer gebruik te maken van sturingsinformatie bij de uitvoering van de werkzaamheden. Dit kan niet alleen leiden tot beter inzicht in de processen en de prestatieindicatoren, maar mogelijk ook tot betere inzet van middelen. Toelichting oordeel Tijdens deze inspectie heeft de Waarderingskamer zich een totaalbeeld gevormd over de uitvoering van de Wet WOZ bij de gemeente of de voor de gemeente uitvoerende organisatie. Tijdens de inspectie komen de diverse aandachtspunten van de uitvoering aan bod. De zwaartepunten bij de inspectie zijn afhankelijk van de periode waarin de inspectie wordt uitgevoerd. Bij een algemene inspectie ter plaatse wordt in ieder geval aandacht besteed aan: bijhouding objectkenmerken woningen en niet-woningen; marktanalyse; modelmatige waardebepaling en kwaliteitscontroles taxaties; verzending beschikkingen; bezwaar en beroep; de functionele afschrijving. Onderzoeken naar de kwaliteit van de taxaties in het kader van afronden toezicht Naast algemene inspecties ter plaatse voeren wij ook onderzoeken uit naar de kwaliteit van de taxaties. Deze onderzoeken richten zich maar op één aspect van de uitvoering van de Wet WOZ. Het kan dus voorkomen dat wij gemeenten met een slecht oordeel toestemming geven om de beschikkingen te verzenden. Wij hebben in die gevallen in principe wel getoetst of de kwaliteit van de taxaties voldoende is. Oordeelscategorieën Wij hanteren voor ons algemene oordeel een viertal categorieën. De uitvoering verloopt goed; De uitvoering is voldoende; De uitvoering moet op onderdelen verbeterd worden; De uitvoering moet dringend verbeterd worden. Doordat het algemeen oordeel altijd is gebaseerd op meer informatie, kan het algemeen oordeel afwijken van het oordeel dat gegeven wordt op basis van een individuele inspectie, een voortgangsinventarisatie of een afzonderlijk onderzoek. De bevindingen uit dit onderzoek kunnen afwijken van het algemeen oordeel zoals vermeld op onze site.

2

ITP ROTTERDAM

3.

18 SEPTEMBER 2014

Managementsamenvatting per onderwerp

Hieronder staat vermeld in hoeverre de gemeente of de voor de gemeente uitvoerende organisatie aan onze criteria voldoet. Activiteiten met betrekking tot waardepeildatum 1 januari 2013 Waardevaststelling

Dagtekening en percentage nog te verzenden beschikkingen:

Gemaakte afspraken / adviezen

BEVINDING Verzenddatum: 31-1-2014 Er moet nog voor 2608 van de 332877 objecten een beschikking worden verzonden. Dit betekent dat er nog voor 0,8% van de objecten een beschikking moet worden verzonden. De resterende beschikkingen zo spoedig mogelijk verzenden

OORDEEL Voldaan aan criteria

Achterstand

- van de 2608 nog te beschikken objecten zijn er 1018 objecten met een belanghebbende vertrokken onbekend waarheen. Exclusief dit aantal moet de gemeente nog voor 0,5% van alle objecten een beschikking versturen Voortgang bezwaarafhandeling en beroepen Aantal ontvangen bezwaarschriften Aantal objecten onder bezwaar: Percentage bezwaarschriften (aantal ontvangen geschriften / aantal verzonden beschikkingen) Percentage objecten onder bezwaar (aantal objecten waartegen bezwaar / totaal aantal objecten)

BEVINDING

OORDEEL

6.528 waardebezwaren 3.688 plichtsbezwaren 6.528 waardebezwaren 3.688 plichtsbezwaren 2,9%

2,9%

Voortgang bezwaarafhandeling

Er is voor 7408 (waarvan 4460 waardebezwaren) van de 10216 (6528 waardebezwaren) objecten het bezwaar afgehandeld. De bezwaren zijn inmiddels afgehandeld voor 72,5% van alle objecten.


Geen

Voldaan aan criteria

3

ITP ROTTERDAM

18 SEPTEMBER 2014

Activiteiten met betrekking tot waardepeildatum 1 januari 2012 Waardevaststelling

BEVINDING

OORDEEL

Aantal objecten waarvoor nog een beschikking moet worden verzonden op datum inspectie

Er moet nog voor 803 objecten (0,2%) een beschikking worden verzonden.



De resterende beschikkingen zo spoedig mogelijk verzenden

- van de 803 nog te beschikken objecten zijn er 441 objecten met een belanghebbende vertrokken onbekend waarheen. Exclusief dit aantal moet de gemeente nog voor minder dan 0,1% van alle objecten een beschikking versturen Bezwaarafhandeling en beroepen Aantal objecten onder bezwaar: Percentage bezwaarschriften (aantal ontvangen geschriften / aantal verzonden beschikkingen) Percentage objecten onder bezwaar (aantal objecten waartegen bezwaar / totaal aantal objecten)

Voortgang afhandeling bezwaarschriften

Verbetering WOZ-administratie n.a.v. bezwaarafhandeling Percentage WOZ-objecten waarvan de waarde is verminderd of vernietigd na bezwaar (t.o.v. aantal WOZ-objecten waarvoor het bezwaar is afgehandeld) Percentage WOZ-objecten waarvan de waarde is verminderd of vernietigd na bezwaar (t.o.v. totaal aantal WOZobjecten)

BEVINDING

OORDEEL

8095 waardebezwaren 6195 plichtsbezwaren 1,4%

4,0% Er moet nog voor 549 (waarvan 371 waardebezwaren) van de 14240 objecten het bezwaar worden afgehandeld. De bezwaren zijn inmiddels afgehandeld voor 96,1% van alle objecten.


Voldoende gebruik signalen


44,6%

3,8%

Aantal ontvangen beroepschriften

300

Aantal nog af te handelen beroepschriften

203


Geen

Verbeterpunt**

- 196 van de 203 nog lopende beroepszaken zijn van no cure no pay bedrijven ** de percentages naar waardepeildatum 1 januari 2013 zijn inmiddels verbeterd

4

ITP ROTTERDAM

18 SEPTEMBER 2014

Activiteiten met betrekking tot waardepeildatum 1 januari 2011 Waardevaststelling Aantal objecten waarvoor nog een beschikking moet worden verzonden op datum inspectie Gemaakte afspraken / adviezen

BEVINDING Er moet nog voor 616 objecten (0,2%) een beschikking worden verzonden. De resterende beschikkingen zo spoedig mogelijk verzenden


- van de 616 nog te beschikken objecten zijn er 375 objecten met een belanghebbende vertrokken onbekend waarheen. Exclusief dit aantal moet de gemeente nog voor minder dan 0,1% van alle objecten een beschikking versturen Bezwaarafhandeling en beroepen Percentage bezwaarschriften (aantal ontvangen geschriften / aantal verzonden beschikkingen) Percentage objecten onder bezwaar (aantal objecten waartegen bezwaar / totaal aantal objecten)

BEVINDING

OORDEEL

2,3%

3,2%

Voortgang afhandeling bezwaarschriften

Er is al voor 11399 van de 11474 objecten het bezwaar afgehandeld. Dit is 99,3% van alle Voldaan aan criteria objecten waarvoor een bezwaar is ingediend.

Aantal ontvangen beroepschriften

765

Aantal nog af te handelen beroepschriften

398


Geen

- de lopende beroepszaken zijn allen van no cure no pay bedrijven

Procesmatige werkzaamheden Kwaliteit bezwaarafhandeling Kwaliteit bezwaarafhandeling en uitspraken


BEVINDING De kwaliteit van de bezwaarafhandeling en de kwaliteit van de uitspraken is naar behoren Wij adviseren u om meer gebruik te maken van sturingsinformatie zoals aantal bezwaren dat is afgehandeld met een inpandige opname, door een opname ter plaatse en door middel van een administratieve controle.


5

ITP ROTTERDAM Bouwmutaties Voortgang verwerking (ver)bouwmutaties

18 SEPTEMBER 2014 BEVINDING

OORDEEL

Verwerkt t/m juni 2014 Verbeterpunt*

Uitvoering verwerking (ver)bouwmutaties


De bouwmutaties worden niet op een juiste manier verwerkt Wij adviseren u om de aanlevering van de bouwmutaties te verbeteren zodat de betrokken medewerkers deze efficiënter en effectiever kunnen verwerken

* Dit oordeel is deels gebaseerd op de uitleg van de betrokken medewerker en deels op een deelwaarneming. De betrokken medewerker heeft aangeven dat deze deelwaarnemingen representatief zijn voor de werkwijze. De aanlevering vanuit de BAG is dusdanig dat dit veel risico oplevert bij de verwerking van de bouwmutaties. De medewerkers die de bouwvergunningen verwerken doen wat binnen hun vermogen ligt maar het proces van aanlevering moet verbeterd worden. De WOZ krijgt een txt bestand zonder uitsplitsing en dit wordt handmatig geconverteerd naar excel en een onderverdeling wordt door de betrokken medewerker gedaan. In een reactie heeft de gemeente aangegeven dat er momenteel wordt gewerkt aan de totstandkoming

van een geautomatiseerde koppeling. Dit zou fouten in de verwerking moeten voorkomen. Resultaten interne controle objectkenmerken Kwaliteitsbewaking (IC) juistheid en volledigheid van de primaire objectkenmerken Kwaliteitsbewaking (IC) juistheid en volledigheid van de secundaire objectkenmerken Vastlegging controles Bijhouding objectkenmerken tijdens de processen (permanente marktanalyse, bezwaarafhandeling en bouwmutaties) Bijhouding objectkenmerken naast de processen Juistheid en volledigheid primaire objectkenmerken (grootte, bouwjaar, type, etc.) in de WOZ-administratie Juistheid en volledigheid secundaire objectkenmerken ( kwaliteit, onderhoud, uitstraling, doelmatigheid en voorzieningen) in de WOZ-administratie


BEVINDING

OORDEEL

Het beoordelingsprotocol is 14 oktober 2014 ingevuld Voldaan aan criteria Het beoordelingsprotocol is 14 oktober 2014 ingevuld Het beoordelingsprotocol is Voldaan aan criteria 14 oktober 2014 ingevuld De bijhouding van de objectkenmerken is naar behoren Voldaan aan criteria voor zowel de primaire kenmerken als de secundaire kenmerken Wij hebben dit onderdeel niet Niet gecontroleerd behandeld Wij hebben dit onderdeel niet behandeld

Niet gecontroleerd

Wij hebben dit onderdeel niet behandeld

Niet gecontroleerd

Wij adviseren u om de informatie uit de vraagprijsgegevens meer te gaan gebruiken bij de werkzaamheden ten behoeve van de taxaties van courante nietwoningen.

* tijdens de inspectie heeft de gemeente aangegeven dat, volgens planning, er volgend jaar gestart wordt met Gouw7 in combinatie met Iwoz waardoor er direct er vergelijking met de vraagprijs mogelijk is.

6

ITP ROTTERDAM

18 SEPTEMBER 2014

Woningen Marktontwikkeling woningen Opgave marktontwikkeling alle woningen tussen waardepeildata 1 januari 2012 en 1 januari 2013 Opgave marktontwikkeling alle woningen tussen waardepeildata 1 januari 2013 en 1 januari 2014

Permanente marktanalyse

BEVINDING

OORDEEL

-3,7%

-1,8%

BEVINDING

OORDEEL

Verwerking kadastrale mutaties/verkooptransacties

Verwerkt t/m juni 2014 / juni 2014


Voortgang marktanalyse

Geanalyseerd t/m april 2014


Uitvoering marktanalyse

De wijzigingen na aankoop zijn op een juiste wijze in de administratie Voldaan aan criteria verwerkt en komen voldoende tot uitdrukking in de waarde


Geen

Niet-woningen Marktontwikkeling niet-woningen Opgave marktontwikkeling niet-woningen tussen waardepeildata 1 januari 2012 en 1 januari 2013 Opgave marktontwikkeling niet-woningen tussen waardepeildata 1 januari 2013 en 1 januari 2014

Marktanalyse courante niet-woningen

BEVINDING

OORDEEL

-3,9%

-3,0%

BEVINDING

Voortgang marktanalyse verkoopcijfers

Verwerkt t/m april 2014

Voortgang marktanalyse huurcijfers

Verwerkt t/m april 2014

OORDEEL


Uitvoering marktanalyse


De informatie uit vraagprijzen en de huurinlichtingenformulieren wordt nog onvoldoende in de WOZ-administratie verwerkt* Wij adviseren u om maatregelen te nemen zodat bovenstaand aandachtspunt wordt opgelost

Aandachtspunt

* De informatie vanuit de huurinlichtingenformulieren wordt verwerkt en geregistreerd in het systeem.

Tijdens de analyse van gerealiseerde huurtransacties worden deze formulieren door de taxateur beoordeeld en waarnodig zal, na onderzoek, een correctie in onze WOZ-administratie worden doorgevoerd. Met de ‘grote’ accounts is de afspraak dat de nieuw afgesloten huurcontracten overlegd

7

ITP ROTTERDAM

18 SEPTEMBER 2014

moeten worden. Tijdens inspectie aangegeven dat, volgens planning, er volgend jaar gestart wordt met Gouw7 in combinatie met Iwoz waardoor er direct er vergelijking met de vraagprijs mogelijk is. Aangezien dit ten tijde van de inspectie nog was gerealiseerd en we in onze deelwaarneming hebben geconstateerd dat sommige gegevens niet goed waren verwerkt, hebben we dit als “aandachtspunt benoemd”.

Modelmatige waardebepaling Uitvoering modelmatige waardebepaling


Kwaliteitscontroles taxaties incourant en agrarisch

BEVINDING Er wordt op een modelmatige wijze gewaardeerd waarbij de onderlinge waardeverhoudingen goed zijn geborgd Wij adviseren u om alleen de leegstand in de kapitalisatiefactor te verdisconteren en de andere secundaire kenmerken alleen te gebruiken voor het bepalen van de meterprijs. Daarnaast adviseren wij u om sowieso extra aandacht te besteden aan de onderbouwing van de gehanteerde meterprijzen.


BEVINDING

OORDEEL

Bepaling functionele afschrijving

De functionele afschrijving komt overeen met de daadwerkelijke situatie



Geen

8

No title

Recommend Documents