No title

Delta Manager

Delta Software Services Bvba Paternosterstraat 119 3110 Rotselaar Tel 016 / 58.23.39 Fax 016 / 58.34.38 [email protected] www.dss.be

Delta Software Services Bvba – Paternosterstraat 119 – 3110 Rotselaar – Tel. 016/ 58 23 39

Pagina 1

Inhoudsopgave D E L T A M A N A G E R ................................................................................................................................... 1 Algemene werking ............................................................................................................................................................. 6 Dossierselectie ..................................................................................................................................................................... 6 Sorteerindex ......................................................................................................................................................................... 6 Gebruik van het klembord.................................................................................................................................................... 6 Rekenen ................................................................................................................................................................................ 6 Standaard zoekfuncties ........................................................................................................................................................ 7 Gebruik van selectievelden .................................................................................................................................................. 8  Ingave van de selectievelden ............................................................................................................................ 8  Extra opties ....................................................................................................................................................... 8 Grafiekweergave .................................................................................................................................................................. 9  Kenmerken ........................................................................................................................................................ 9  Extra opties ....................................................................................................................................................... 9 Bestandsknoppen ............................................................................................................................................................... 10 Printpreview (Schermweergave lijst) ................................................................................................................................. 11 Labelformaat ...................................................................................................................................................................... 12 Van start gaan (Configuratie) ........................................................................................................................................... 13 Gebruikers .......................................................................................................................................................................... 13 Instellingen ......................................................................................................................................................................... 13  Dossiernaam .................................................................................................................................................... 13  Kleur ................................................................................................................................................................ 13  Boekjaar .......................................................................................................................................................... 13  Centralisatierekeningen .................................................................................................................................. 13  Parameters ...................................................................................................................................................... 14  Documentnummers ........................................................................................................................................ 14 Optionele velden ................................................................................................................................................................ 15 Paswoord ............................................................................................................................................................................ 15 Teksten ............................................................................................................................................................................... 15  Tekstcodes....................................................................................................................................................... 15  Extra opties ..................................................................................................................................................... 16 Navigatiebalk menuopties ............................................................................................................................................... 17 Voorkeur............................................................................................................................................................................. 17 Fiches.................................................................................................................................................................................. 17 Basiswerking datafiches ................................................................................................................................................ 17 Algemene rekeningen .................................................................................................................................................... 18  Kenmerken ...................................................................................................................................................... 18  Extra opties ..................................................................................................................................................... 18  Aandachtsvelden ............................................................................................................................................. 19  Lijsten .............................................................................................................................................................. 20  Lijsten historiek afsluiting................................................................................................................................ 22  Tools ................................................................................................................................................................ 23 Artikels (Stock) ............................................................................................................................................................... 25  Kenmerken ...................................................................................................................................................... 25  Extra opties ..................................................................................................................................................... 25  Aandachtsvelden ............................................................................................................................................. 27  Lijsten .............................................................................................................................................................. 29  Tools ................................................................................................................................................................ 30 Banken ........................................................................................................................................................................... 33  Kenmerken ...................................................................................................................................................... 33  Extra opties ..................................................................................................................................................... 33  Aandachtsvelden ............................................................................................................................................. 33 Bestanden ...................................................................................................................................................................... 34


Pagina 2

 Kenmerken ...................................................................................................................................................... 34  Extra opties ..................................................................................................................................................... 34 Contactpersonen ........................................................................................................................................................... 35  Kenmerken ...................................................................................................................................................... 35  Aandachtsvelden ............................................................................................................................................. 35 Contracten ..................................................................................................................................................................... 36  Kenmerken ...................................................................................................................................................... 36  Extra opties ..................................................................................................................................................... 36  Aandachtsvelden ............................................................................................................................................. 36  Tools ................................................................................................................................................................ 39 Klanten........................................................................................................................................................................... 40  Kenmerken ...................................................................................................................................................... 40  Extra opties ..................................................................................................................................................... 40  Aandachtsvelden ............................................................................................................................................. 43  Lijsten .............................................................................................................................................................. 45  Tools ................................................................................................................................................................ 47 Kwalificaties ................................................................................................................................................................... 50  Kenmerken ...................................................................................................................................................... 50  Extra opties ..................................................................................................................................................... 50 Leveranciers................................................................................................................................................................... 51  Kenmerken ...................................................................................................................................................... 51  Extra opties ..................................................................................................................................................... 51  Aandachtsvelden ............................................................................................................................................. 53  Lijsten .............................................................................................................................................................. 55  Tools ................................................................................................................................................................ 56 Materieel ....................................................................................................................................................................... 59  Kenmerken ...................................................................................................................................................... 59  Extra opties ..................................................................................................................................................... 59  Aandachtsvelden ............................................................................................................................................. 59 Personeel ....................................................................................................................................................................... 60  Kenmerken ...................................................................................................................................................... 60  Extra opties ..................................................................................................................................................... 60  Aandachtsvelden ............................................................................................................................................. 60  Tools ................................................................................................................................................................ 61 Wagens .......................................................................................................................................................................... 62  Kenmerken ...................................................................................................................................................... 62  Extra opties ..................................................................................................................................................... 62  Aandachtsvelden ............................................................................................................................................. 62 Logistiek.............................................................................................................................................................................. 63 Aankoopbeheer (Bestellingen leveranciers) .................................................................................................................. 63  Registratie van een document (bestelling, receptie van goederen of prijsaanvraag) .................................... 63  Extra opties ..................................................................................................................................................... 64  Lijsten .............................................................................................................................................................. 66  Tools ................................................................................................................................................................ 66 Betaling .......................................................................................................................................................................... 67  Registratie van een betaling ............................................................................................................................ 67  Verwerking van de kasverrichtingen / toepassing in de module financieel.................................................... 68  Lijsten .............................................................................................................................................................. 68 Factuur........................................................................................................................................................................... 69  Registratie van een document (offerte, bestelling, herstelling, levering, factuur, creditnota ….) .................. 69  Extra opties ..................................................................................................................................................... 71  Lijsten .............................................................................................................................................................. 74  Tools ................................................................................................................................................................ 74 Onderdelen .................................................................................................................................................................... 75  Bepalen van de samenstelling van de producten ........................................................................................... 75  Extra opties ..................................................................................................................................................... 75  Toepassing van de onderdelen van een artikel in de module facturatie ........................................................ 75  Lijsten .............................................................................................................................................................. 76  Tools ................................................................................................................................................................ 76 Prijzenboek .................................................................................................................................................................... 77


Pagina 3

 Instellen van een prijzenboek ......................................................................................................................... 77  Extra opties ..................................................................................................................................................... 78  Lijsten .............................................................................................................................................................. 78 Zoekhistoriek ................................................................................................................................................................. 79  Brongegevens .................................................................................................................................................. 79  Extra opties ..................................................................................................................................................... 81 Boekhouding ...................................................................................................................................................................... 82 Aankoop......................................................................................................................................................................... 82  Registratie van een aankoopboeking (factuur of creditnota) ......................................................................... 82  Extra opties ..................................................................................................................................................... 83  Lijsten .............................................................................................................................................................. 84 Afdruk journaal .............................................................................................................................................................. 85 BTW aangifte ................................................................................................................................................................. 86 Diverse ........................................................................................................................................................................... 88  Registratie van een diverse boeking ............................................................................................................... 88  Extra opties ..................................................................................................................................................... 89  Lijsten .............................................................................................................................................................. 89 Financieel ....................................................................................................................................................................... 90  Registratie van een financiële boeking ........................................................................................................... 90  Extra opties ..................................................................................................................................................... 91  Lijsten .............................................................................................................................................................. 92 Investeringen ................................................................................................................................................................. 93  Kenmerken ...................................................................................................................................................... 93  Extra opties ..................................................................................................................................................... 93  Aandachtsvelden ............................................................................................................................................. 93  Lijsten .............................................................................................................................................................. 94 Verkoop ......................................................................................................................................................................... 95  Registratie van een verkoopsboeking (factuur of creditnota) ........................................................................ 95  Extra opties ..................................................................................................................................................... 96  Lijsten .............................................................................................................................................................. 97  Tools ................................................................................................................................................................ 97 Managementinfo ................................................................................................................................................................ 99 Agenda ........................................................................................................................................................................... 99  Weergavemogelijkheden ................................................................................................................................ 99  Extra opties ................................................................................................................................................... 104  Detailscherm inhoud afspraak ...................................................................................................................... 104  Parameters .................................................................................................................................................... 105 Analyse ........................................................................................................................................................................ 106  Kenmerken .................................................................................................................................................... 106  Werkwijze tot weergave ............................................................................................................................... 106  Extra opties ................................................................................................................................................... 106 Analyse grafiek ............................................................................................................................................................ 107  Kenmerken .................................................................................................................................................... 107  Werkwijze tot weergave ............................................................................................................................... 107  Extra opties ................................................................................................................................................... 107  Standaard meegeleverde grafieken .............................................................................................................. 107 Analyse rapporten ....................................................................................................................................................... 110  Kenmerken .................................................................................................................................................... 110  Werkwijze tot weergave ............................................................................................................................... 110  Extra opties ................................................................................................................................................... 110  Standaard meegeleverde rapporten ............................................................................................................. 111 Dashboard (Cijfers) ...................................................................................................................................................... 112  Huidige toestand ........................................................................................................................................... 112  Tabel .............................................................................................................................................................. 113  Grafiek ........................................................................................................................................................... 114  Opbouw reeks ............................................................................................................................................... 115  Opbouw tabel ................................................................................................................................................ 118 Registratie.................................................................................................................................................................... 119  Registratie van een actie ............................................................................................................................... 119  Extra opties ................................................................................................................................................... 120


Pagina 4

Lijsten Aan- en Verkoophistoriek ................................................................................................................................... 122  Lijsten verkoophistoriek ................................................................................................................................ 122  Lijsten aankoophistoriek ............................................................................................................................... 123 Intrastat ......................................................................................................................................................................... 125  Basisgegevens ............................................................................................................................................... 125  Tools .............................................................................................................................................................. 125 Stappenplan voor de afsluiting van het fiscale jaar ........................................................................................................ 126  Voorbereiding ............................................................................................................................................... 126  Controles ....................................................................................................................................................... 126  Inboeken van afsluitposten ........................................................................................................................... 126  Verwerking van de investeringen .................................................................................................................. 127  Back-up .......................................................................................................................................................... 127  Effectieve afsluiting van het fiscale jaar ........................................................................................................ 127 Stappenplan voor de omschakeling van het kalenderjaar .............................................................................................. 128  Controle van de BTW – nummers van de klanten ......................................................................................... 128  Back-up van het dossier ................................................................................................................................ 128  Controle omzet klanten ................................................................................................................................. 128  BTW –listing................................................................................................................................................... 128  Nulstelling van de omzet klanten .................................................................................................................. 128  Omschakeling van de documentnummers bij de banken ............................................................................. 129  Optionele handelingen .................................................................................................................................. 129 Stappenplan voor het creëren van een nieuw boekjaar ................................................................................................. 130  Controle van de huidige instellingen ............................................................................................................. 130  Effectieve creatie van een nieuw boekjaar ................................................................................................... 130  Instellingen voor een multi-user werkingsomgeving .................................................................................... 130 Stappenplan voor het verzenden van documenten via e-mail ....................................................................................... 131  Instelling van de standaard teksten .............................................................................................................. 131  Structuur van het e-mailbericht .................................................................................................................... 131  Activatie van het automatisch creëren en verzenden van het bericht ......................................................... 132 Stappenplan voor afdruk samenvoegen ........................................................................................................................ 133  Instelling van de samen te voegen vrije teksten ........................................................................................... 133  Structuur van de samen te voegen tekst ...................................................................................................... 133  Afdruk samenvoegen .................................................................................................................................... 133


Pagina 5

Algemene werking Dossierselectie Via deze optie is het mogelijk om in een multi-dossier werkingsomgeving om te schakelen naar een ander dossier.  De optie “dossierselectie” bevindt zich onder de menuoptie “bestand” bovenaan het scherm. De lijst van de dossiers wordt geactiveerd via muisklik. Daarna wordt een dossier geselecteerd via het doorlopen van de lijst via de muis, de scrollbar en/of de pijltjestoetsen. Bij de activering van een dossier worden alle instellingen van dit dossier automatisch overgenomen en wordt de dossiernaam van het actieve dossier onderaan het scherm weergegeven.

Sorteerindex De sorteervolgorde in een datafiche wordt bepaald door de actieve index, aangeduid in het blauw en in het vet. De actieve index bepaalt ook de volgorde bij het gebruik van de bestandsknoppen. Het omschakelen naar een andere sortering gebeurt via het aanklikken van de gewenste blauwe sorteersleutel.

Gebruik van het klembord Eenmaal dat de optie geselecteerd is, wordt deze op de achtergrond uitgevoerd en worden de gegevens in het klembord geplaatst. Na het openen van de externe toepassing en het activeren van de optie “plakken” of het gebruik van de toetsencombinatie Ctrl Insert worden de geëxporteerde gegevens weergegeven in deze toepassing.

Rekenen In bepaalde velden is het mogelijk het rekenscherm te activeren. In dit scherm kan een formule opgegeven worden met de vier basisbewerkingen (+, -, * en /) die dan bevestigd dient te worden via het indrukken van de entertoets. De berekening wordt van links naar rechts uitgevoerd.


Pagina 6

Standaard zoekfuncties De standaard zoekfunctie wordt geactiveerd bij het verlaten van of het dubbelklikken op een veld dat verwijst naar een datafiche. Bij de ingave van de zoektekst, vóór het verlaten van het veld, worden de volgende zoekacties op de achtergrond doorgevoerd, afhankelijk van de opgegeven tekst: Tekst zonder spaties

De datafiche wordt geanalyseerd en alle records waar het opgegeven tekstgedeelte (in de zoekvelden) in voorkomt, worden weergegeven in het algemene zoekscherm. Het systeem positioneert zich hierin op de eerste record met de dichtstbijzijnde code ten opzichte van de opgegeven zoektekst. De weergegeven lijst is initieel gesorteerd volgens code. Indien de software gebruikt maakt van de automatische codering van de klanten en leveranciers dan wordt de tekst aangevuld met nullen (tot 6 of 8 karakters) indien deze tekst numeriek is. Indien de opgegeven zoektekst uniek is, en dus maar eenmaal voorkomt in de betreffende datafiche, dan wordt de standaard zoekfunctie niet verder geactiveerd en wordt de overeenstemmende record direct overgenomen.

Tekst met spaties

De datafiche wordt geanalyseerd en enkel de records waar al de opgegeven tekstgedeelten (in de zoekvelden) in voorkomen, worden weergegeven in het algemene zoekscherm. Het systeem positioneert zich hierin op de eerste record (bovenaan de lijst). De weergegeven lijst is initieel gesorteerd volgens code.

?+tekst

De datafiche wordt geanalyseerd en enkel de records met een firma of omschrijving beginnende met de opgegeven zoektekst worden weergegeven in het algemene zoekscherm. Het systeem positioneert zich hierin op de eerste record (bovenaan de lijst). De weergegeven lijst is initieel gesorteerd volgens firma of omschrijving.

Eenmaal dat de zoekfunctie actief is en het standaard zoekscherm wordt weergegeven, staan de volgende mogelijkheden open: 

Opgave van de op te zoeken tekst in het zoekveld onderaan het scherm en verlaten van dit zoekveld. Indien deze ingave start met een “?” dan zal het systeem enkel zoeken naar een omschrijving (firma) die start met de opgegeven waarde.



Wijzigen van de sorteervolgorde, via het aanklikken van de eerste rij van de gewenste kolom.



Mogelijkheid tot verfijnen van de zoekactie op de weergegeven selectie via vrije ingave van karakters (rekening houdende met de actieve sorteervolgorde). De ingegeven karakters verschijnen onderaan het scherm naast het zoekveld in cursieve weergave.



Dubbelklikken op een record of indrukken van de entertoets voor het activeren van de record en het afsluiten van het huidig zoekvenster.

 In het standaard zoekscherm worden niet altijd alle overeenstemmende records uit de betreffende datafiche weergegeven, daar er voor sommige datafiches een beperking ingevoerd werd op de stopdatum (klanten, leveranciers, algemene rekening, artikelen, …). Via het afduiden van de optie onderaan het zoekscherm wordt deze beperking opgeheven.


Pagina 7

Gebruik van selectievelden Deze selectievelden worden gebruikt als extra selecties in bepaalde modules, zoals de module zoekhistoriek, agenda, registratie, enz.

 Ingave van de selectievelden Vrijblijvende karakters

Het systeem zoekt naar records waarin de opgegeven karakters voorkomen. Bv.: ART  het systeem geeft ART, BARTENS, BART, ARTENS, ARTSTO, …

=

Zoeken naar identieke dezelfde gegevens met de na het “=” teken opgegeven karakters. Bv.: =ART  het systeem geeft enkel de record ART

<

Zoeken naar gegevens kleiner dan de na het “<” teken opgegeven karakters. Bv.:
>

Zoeken naar gegevens die groter zijn dan de na het “>” teken opgegeven karakters. Bv.: >BART  het systeem geeft BARTENS, …

#

Zoeken naar gegevens die niet overeenstemmen met de na het “#” teken opgegeven karakters (=verschillend van). Bv.: #STO  het systeem geeft ART, BARTENS, BART, ARTENS, …

*

Het systeem zoekt naar records met gelijkaardige gegevens als deze opgeven na het “*” teken. Bv.: ART*  het systeem geeft ART, ARTENS, ARTSTO…

+

Overname van actieve record uit de betreffende datafiche. Wanneer men deze werkwijze toepast in het veld “van datum”, dan wordt de huidige datum in dit veld overgenomen (deze wordt dan ook automatisch in het veld “tot datum” ingevuld).



Dubbelklikken op het veld. Indien beschikbaar wordt de standaard zoekfunctie op het betreffende selectieveld geopend.

=ALLE

In het tabblad realisatie geeft het systeem de gesommeerde gegevens weer voor alle klanten indien het veld “detail” aangevinkt staan.

 Extra opties Uitvoeren van de zoekactie Uitvoeren van de zoekactie op de brongegevens, rekening houdende met eventuele selecties opgegeven onderaan het scherm Blanco stellen van raster en wissen van eventuele selectiecriteria Annuleren van de zoekactie en wissen van alle selecties en het raster.


Pagina 8

Grafiekweergave Grafische weergave van cijfergegevens.

 Kenmerken 

Weergave van de cijfergegevens in staafdiagram, taartdiagram of gestapelde staafdiagram.

 Extra opties Cumul

Weergave van de gecumuleerde waarde

Gemiddelde

Weergave van de gemiddelde waarde

Waarde

Weergave van de effectieve waarde

3D weergave Gebruik van de 3D mogelijkheden in de weergave van de grafiek. Top #

Indeling in toprangschikking, van top 5 tot top 10



Copy Kopiëren van de grafiek naar het klembord.



Opslaan Bewaren van de grafiek als bitmap – afbeelding (*.bmp).



Print Rechtstreekse afdruk van de grafiek naar de printer


Pagina 9

Bestandsknoppen Enter, Tab, Shift Tab

Overgang van veld naar veld

Start van het bestand Alt S Terug naar vorige record Alt T Volgende record Alt V Laatste record Alt L Toevoegen van een record Alt + Verwijderen actieve record Alt Wijzigen actieve record Alt W Zoeken op willekeurig tekstgedeelte Alt ? Bevestiging huidige bewerking Alt O Annuleren huidige bewerking Alt E Sluiten van het huidige venster Alt F4 Weergave van cijfergegevens in grafiekvorm. Mogelijke extra selectie via rechter muisknop.


Pagina 10

Printpreview (Schermweergave lijst) Bladweergave Weergave volgens bladbreedte Weergave 100% Eerste pagina Vorige pagina Volgende pagina Laatste pagina Ga naar pagina Zoeken Kopiëren van de bladzijde naar het klembord Printerselectie en wijzigen van instellingen (aantal afdrukken, af te drukken pagina’s, …) Start afdrukken Opslaan van een rapport in een specifiek formaat (QRP (QuickReport), CSV (tekstbestand met scheiding velden door komma ), RTF (Word), XLS (Excel) of PDF) Openen van opgeslagen rapport enkel QRP formaat

Annuleren van het rapport Sluiten schermweergave Alt S


Pagina 11

Labelformaat Bij de afdruk van de labels bij de klanten, de leveranciers of de stock wordt er een vast bladformaat gebruikt. Bladformaat Linkermarge: Rechtermarge: Bovenmarge: Ondermarge: Aantal horizontaal: Aantal vertikaal: Breedte etiket: Hoogte etiket:

0.0 mm 0.0 mm 9.0 mm 9.0 mm 2 etiketten 11 etiketten 105.0 mm 25.4 mm


Pagina 12

Van start gaan (Configuratie) Om het gebruik van de software Delta Manager te optimaliseren dienen er vooreerst een aantal basisinstellingen geconfigureerd te worden voor het dossier.

Gebruikers Opgave van de respectievelijke gebruikersnamen in het dossier. Enkel van toepassing bij Multi-user werkingsomgeving!  De ingave van de gebruikersnamen kan via de navigatiebalk onder de optie “Configuratie” – “Gebruikers”. Kies daarna voor de knop “Wijzigen”en breng de gewenste namen in. De gebruikers worden bij opstart van de software weergegeven in volgorde van ingave en dus niet alfabetisch! Enkel de gebruikersnamen van het opstartdossier worden weergegeven! De namen van de in het dossier actief zijnde gebruikers, worden in het rood weergegeven.

Instellingen Bepalen van de basisinstellingen en parameters van een dossier.  De basisconfiguratie van het dossier kan via de navigatiebalk onder de optie “Configuratie” – “Instellingen”. Kies daarna voor de knop “Wijzigen”en breng de gewenste instellingen in.

 Dossiernaam Naam van het dossier. Deze dossiernaam wordt afgedrukt bovenaan de lijsten

 Kleur Bepalen van de kleur van de navigatiebalk links van het scherm.

 Boekjaar Bepalen van het boekjaar, met begindatum en einddatum ervan.

 Centralisatierekeningen Automatische centralisatie van boekingen. De opgegeven rekeningnummers worden op onderstaande manier gebruikt: 

Klanten: bij verkoop, factuur of boeking via financieel of diverse via de code "K"



Leveranciers: bij aankoop of boeking via financieel of diverse via code "L"



Aankoop goederen: bij aankoop indien aankooprekening niet gekend, rekeningnummer wordt ook voorgesteld bij creatie nieuwe leverancier



Verkoop goederen: bij verkoop of factuur indien verkooprekening niet gekend, rekeningnummer wordt ook voorgesteld bij creatie nieuwe klant of nieuw artikel



Aftrekbare BTW: boeking van bedrag aftrekbare BTW bij aankoop



Te betalen BTW: boeking van bedrag te betalen BTW bij verkoop of bij factuur



Niet aftrekbare BTW: boeking van bedrag niet aftrekbare BTW bij aankoop



Korting klanten (optioneel): boeking van de betalingsverschillen van de klanten in de module financieel, bij de bevestiging van de vraag tot het wegboeken van het verschil



Korting leveranciers (optioneel): boeking van de betalingsverschillen van de leveranciers in de module financieel, bij de bevestiging van de vraag tot het wegboeken van het verschil



Bankkosten: bij financieel voor bankkosten waarop BTW aftrek van toepassing is


Pagina 13



Korting kontante betaling: boeking van de toegekende korting voor kontante betaling in de module facturatie.

 Standaard wordt het rekeningnummer “750000” ingesteld. Indien er geen rekeningnummer wordt opgegeven, dan wordt de rekening gebruikt welke opgegeven werd bij de centralisatierekening “verkoop goederen”. 

Leeggoed: boeking van waarde van leeggoed in de module facturatie

 Parameters Aanpassen van de werking van de software naar eigen behoeften. 

Decimalen aantal: aantal decimalen voor weergave en afdruk aantallen



Decimalen prijs: aantal decimalen voor weergave en afdruk prijzen



Tegenpost klant/artikel: locatie (klanten- of stockbestand) van de te gebruiken tegenpost bij facturatie



Locale munt: centrale munteenheid waarin alle gegevens worden bijgehouden en waarin de koersen van andere munten worden berekend



BTW verkoop: standaard BTW code bij verkoop, bij facturatie en bij creatie van een artikel



Betalingstermijn klanten: standaard betalingstermijn die het systeem voorstelt bij de creatie van een nieuwe klant.

 

+ en het gewenst aantal dagen na factuurdatum of M en het gewenste aantal dagen na het einde van de factuurmaand

Betalingstermijn leveranciers: standaard betalingstermijn die het systeem voorstelt bij de creatie van een nieuwe leverancier.

 + en het gewenst aantal dagen na factuurdatum of M en het gewenste aantal dagen na het einde van de factuurmaand 

Taal: taal van het dossier, bepalend voor de afdruk van de standaardlijsten



Niveau: aantal karakters van de algemene rekening waarop een subtotaal gemaakt wordt bij de afdruk van de lijst proef- en saldibalans periode.



Aantal fact: standaard aantal afdrukken dat het systeem voorstelt bij de creatie van een nieuwe klant.



Pro rata: optie tot berekening van het afschrijvingsvoorstel rekening houdende met de aankoopdatum ten overstaan van het boekjaar.



Ondermarge in mm: aantal mm ondermarge waarmee het systeem dient rekening te houden bij de afdruk van de documenten.



Vraag factuurdatum: bij het opstarten van de facturatiemodule zal het systeem vragen naar een datum.



Passieve foutmelding: een eventuele melding wordt niet meer weergegeven in een pop-upscherm met de vraag tot bevestiging maar gewoon onderaan het scherm in het rood.



Herhalen selecties: behouden van vorige selecties na afdruk van een lijst



Intrastat: overgang naar scherm intrastat



Controle maatstaf: controle overeenstemming tussen maatstafcode, maatstaf en BTW bedrag bij ingave van een aankoop- of verkoopboeking

 Documentnummers Bepalen van eerstvolgend te gebruiken documentnummers voor de verschillende rubrieken (aankoop, verkoop (facturatie), diverse, …). 

De gebruikte documentnummers worden automatisch aangepast bij het aanmaken van de overeenkomstige gegevens. Zij moeten pas gewijzigd worden bij het starten van een nieuwe boekhouding of boekjaar.

De documentnummers (uitgezonderd deze van de financiële boekingen) worden gekoppeld aan het boekjaar. Bij het wijzigen van het boekjaar zal het systeem de nummers automatisch activeren. Bij een nieuw boekjaar worden alle nummers automatisch op nul gesteld. De documentnummers voor de financiële boekingen worden ingegeven bij de betreffende bank.


Pagina 14

Optionele velden Via het definiëren van optionele velden wordt er bepaald welke velden in een datafiche of boekingsmodule dienen ingevuld te worden en welke niet. Een niet-actief veld blijft beschikbaar via muisklik.  Het bepalen van eventuele optionele velden gebeurt via de navigatiebalk onder de optie “Configuratie” – “Optionele velden”.

Paswoord Instellen van een paswoord op dossierniveau en/of gebruikersniveau.  Het instellen van de beveiliging kan via de navigatiebalk onder de optie “Configuratie” – “Paswoord”. Eenmaal een paswoord ingesteld, zal het systeem bij het opstarten of selecteren van een dossier of gebruiker vooreerst vragen naar het paswoord. Is dit paswoord foutief dan wordt de toegang geweigerd.

Teksten Instellen van de af te drukken slotteksten, hoofdinggegevens, betalingsvoorwaarden enz.  De ingave van de teksten kan via de navigatiebalk onder de optie “Configuratie” – “Teksten”.

 Tekstcodes 

Betalingsher: Slotteksten betreffende de betalingsherinneringen en de rappels



Betalingsvw: betalingsvoorwaarden in de facturatiemodule



Hoofding: hoofdinggegevens (adresgegevens) betreffende de facturen, de rappels en de betalingsherinneringen



Prijsafspraak: slotteksten betreffende de prijsafspraken voor een bepaalde klant



Rappel1, rappel2, rappel3: slotteksten betreffende de rappels. De gebruikte teksten zijn afhankelijk van het aantal rappels dat al verstuurd werd aan een betreffende klant en afhankelijk van de taal van de klant. Werd er voor de betreffende facturen nog geen enkele rappel aan deze klant verstuurd, dan wordt de standaardtekst van de betalingsherinnering afgedrukt in de taal van de klant. Indien er al eens een rappel verstuurd werd voor dezelfde facturen, dan wordt de standaardtekst van de rappel afgedrukt in de taal van de klant. Mocht de klant al twee rappels ontvangen hebben, dan wordt de tekst afgedrukt rappel2. Indien er meer dan 2 rappels voor dezelfde facturen verstuurd werden, dan wordt de tekst rappel3 gebruikt.



Reclame: reclameteksten. Eenmaal dat er reclameteksten ingegeven zijn, zal deze op elke factuur afgedrukt worden als laatste detaillijnen in de taal van de klant (commentaarlijn met code @).



Voet: af te drukken gegevens als voettekst in de facturatiemodule



Email: standaard inhoud van het e-mailbericht bij de automatische verzending van pdf-documenten via email zoals rappels aan klanten, bestellingen aan leveranciers, facturen, offertes aan klanten enz.…



Email_x (met x de vorm uit de facturatiemodule): standaard inhoud van het e-mailbericht bij de verzending van een document uit de facturatiemodule, uitgaande van de vorm van dit document zijnde een offerte, een bestelling, een herstelling….Deze vormafhankelijke tekst heeft voorrang op de standaard inhoud (tekst “email”) van het e-mailbericht.



Email_lev: standaard inhoud van het e-mailbericht bij de automatische verzending van bestellingen aan leveranciers. Deze tekst heeft voorrang op de standaard inhoud van het e-mailbericht (tekst “email”).



Email_rappel: standaard inhoud van het e-mailbericht bij de automatische verzending van een rappel aan een klant. Deze tekst heeft voorrang op de standaard inhoud van het e-mailbericht (tekst “email”).



*xxxxxxxxxxxxxxx met xxxxxxxxxxxxxxxx de verwijzing naar een vrij in te geven opgemaakte tekst voor het gebruik van de optie “afdruk samenvoegen”. Bijv. *MAILING. De samenvoegvelden dienen voorafgegaan te worden door het teken ‘<’ en afgesloten door het teken ‘>’. Bijv. .


Pagina 15

 Extra opties 

Activeren van het selectiescherm lettertype Activatie van het selectiescherm lettertype in een taalafhankelijk invoerveld van de geselecteerde tekstcode.


Pagina 16

Navigatiebalk menuopties Voorkeur Deze gebruikersafhankelijke instelling zorgt ervoor dat elke gebruiker de voor hem of haar van toepassing zijnde menuopties op een eenvoudige manier kan centraliseren.  Het instellen van deze voorkeur gebeurt via het gebruik van de rechter muisknop in de navigatiebalk en het aanvinken van de gewenste opties.

Fiches Basiswerking datafiches Bij het activeren van de fiches wordt de eerste fiche weergegeven en is de opzoekmodus van toepassing. Vanuit deze opzoekmodus kunnen dan verdere beheersfuncties via de standaardknoppen in de taakbalk doorgevoerd worden (toevoegen, wijzigen.).  De volgorde van een datafiche wordt bepaald door de actieve sortering (sorteerindex), die in een vette blauwe kleur wordt aangeduid. Bij het toevoegen van een nieuwe fiche wordt er enkel bij bevestiging een controle op het dubbel gebruik van de code doorgevoerd en niet direct bij de opgave van de code. Indien de ingegeven code al bestaat verschijnt de foutmelding “Reeds bestaande code”.  Het invoeren van een blanco code is niet toegestaan en het wijzigen van de code is achteraf niet meer mogelijk! Het verwijderen van een datafiche kan enkel indien deze fiche niet in gebruik is. Let wel op! Het verwijderen van een fiche heeft geen invloed op het verwijderen van de historische gegevens van deze fiche, welke aangeduid blijven via de oorspronkelijke code.  Indien een code hergebruikt wordt, bestaat het risico dat de historische gegevens van de verwijderde record gekoppeld worden aan de nieuwe record.


Pagina 17

Algemene rekeningen Beheer van de grootboekrekeningen aan de hand van individuele fiches.

 Kenmerken 

Vrij in te stellen rekeningstelsel.



Vastleggen van het type rekening (handelsgoed, dienst enz.) in het kader van het BTW regime en de intracommunautaire verrichtingen.



Bepalen van het percentage niet-aftrekbare BTW bij de automatische uitsplitsing van een boeking (bijv. bij aankoop van brandstof, onderhoud van een wagen enz.).



Optie tot het al dan niet samentrekken van de historiek van de rekening tot 1 lijn bij de afdruk van de lijst “historiek algemene rekening”. Deze optie tot samentrekken houdt enkel een verberging van de lijnen op de lijst in en betekent dus GEEN verlies van de detailgegevens.



Instellen van een eventuele analytische toewijzing aan een kostenplaats.

 Extra opties Grafiek Weergave in staafdiagram van de boekhoudkundig gerealiseerde omzet van de geselecteerde rekening, over de 5 laatste jaren.  

Omzet: weergave in staafdiagram van de boekhoudkundig gerealiseerde omzet voor de geselecteerde rekening over de 5 laatste jaren. Omzet per kostenplaats: weergave in taartdiagram van de boekhoudkundig gerealiseerde omzet voor de geselecteerde rekening per kostenplaats, over de 5 laatste jaren.

Historiek Algemene rekening Weergave van de bewegingen op de geselecteerde rekening. Optie tot weergave van enkel de openstaande of van alle bewegingslijnen.  

Copy data: kopiëren van de gegevens van de rekeninghistoriek naar het klembord Weergave boeking: detailweergave van de e boeking van de lijnen in de rekeninghistoriek



Wijzigen omschrijving: wijzigen van de omschrijving, de kostenplaats en/of het aantal in de rekeninghistoriek Afdruk data: afdruk van de historiek van de geselecteerde rekening, rekening houdende met de aanduiding van de optie “enkel openstaande” onderaan het scherm. Link Excel: overname van de weergegeven rekeninghistoriek naar een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.



 

Copy boeking: kopiëren van de boeking naar het klembord.

Zuiveren historiek algemene rekening Manueel aanzuiveren van de openstaande lijnen uit de rekeninghistoriek van de geselecteerde rekening (afpunting). Deze optie is niet toegestaan voor de rekening “Klanten” (400000) en “Leveranciers” (440000).  Enkel weergave indien er meer dan 1 bewegingslijn openstaat.

Het selecteren van een lijn gebeurt door in de kolom “Afp” het symbool “*” te plaatsen of dubbel te klikken op deze lijn. Delta Software Services Bvba – Paternosterstraat 119 – 3110 Rotselaar – Tel. 016/ 58 23 39

Pagina 18

Het saldo onderaan geeft het totaalbedrag van de geselecteerde lijnen weer. De aanzuivering van de geselecteerde lijnen wordt enkel uitgevoerd indien het saldo onderaan nul is en de aanzuivering bevestigd wordt. Automatische omschakeling tussen de weergave van “omschrijving 1” of “omschrijving 2” van de boeking. De term “Omschrijving 1” verwijst hierbij naar de beschrijving van de boeking, zoals ingegeven in het algemeen deel van de boeking. De term “Omschrijving 2” verwijst naar de beschrijving van de algemene rekening, zoals ingegeven in het detailgedeelte van de boeking. Automatische afpunting van de openstaande lijnen uit de historiek van de algemene rekening. Dit is enkel een voorstel tot afpunting dat nog gecontroleerd dient te worden vóór bevestiging!



Historiek afgesloten boekjaren: Schermweergave van de historiek van de geselecteerde rekening voor al de afgesloten boekjaren Optie tot weergave van enkel de openstaande of van alle bewegingslijnen.  

Copy data: kopiëren van de gegevens van de rekeninghistoriek naar het klembord. Weergave boeking: detailweergave van de oorspronkelijke boeking van de lijnen in de rekeninghistoriek voor al de afgesloten boekjaren. 




Link Excel: overname van de weergegeven rekeninghistoriek naar een MS Excel werkblad,

waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.

 Aandachtsvelden Rekeningnummer Unieke numerieke verwijzing naar het rekeningstelsel. 

Rekening houdende met de sortering van de records, is het aangeraden de lengte van de rekeningnummers even lang te maken en dus eventueel het rekeningnummer aan te vullen met nullen.

Samenv. Historiek Optie tot het al dan niet samentrekken van de historiek van de rekening tot 1 lijn bij de afdruk van de lijst “historiek algemene rekening”. 

De samengevatte historiek is niet voor elke rekening interessant maar wordt meestal wel toegepast voor de rekeningen “te betalen BTW”, “verkoop goederen”, “klanten”, “leveranciers”, “banken” enz. teneinde de lengte van de betreffende lijst te beperken. Bij de rekening “klanten” en “leveranciers” wordt de openingsbalans steeds in detail weergegeven, namelijk 1 lijn per klant of leverancier.

Analytisch Optie tot het al dan niet verplicht opgeven van een kostenplaats bij de boekingen op deze rekening.


Pagina 19

Perc. Niet Aftr. BTW Bepalen van het percentage niet-aftrekbare BTW. (bijv. Bij aankoop van brandstof, onderhoud wagen enz.). Dit percentage wordt toegepast bij de automatische uitsplitsing van een boeking 

In sommige gevallen kan dit percentage zelfs 100% bedragen (bijv. Bij het inboeken van restaurantkosten, gelegenheidsgeschenken enz.).

Type Type algemene rekening.  Blanco, geen verdere specificatie van het type algemene rekening.  D Diensten.  H Handelsgoederen.  S Stockinfo. 

Bij het ingeven van het type “S” zal het systeem automatisch bij het boeken op deze rekening vanuit de aankoopmodule overgaan naar de module manueel inkomende stock of naar de module bestellingen leveranciers en receptie van goederen.

Kostenplaats Eventuele analytische toewijzing van de algemene rekening aan een kostenplaats Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een kostenplaats. 

Indien in de module facturatie“@” als kostenplaats gebruikt wordt, dan wordt de kostenplaats opgegeven bij de algemene rekening gebruikt.

Stopdatum Deactiveren van de algemene rekening vanaf de opgegeven stopdatum. Deze stopdatum kan gebruikt worden als eventuele filter bij het opzoeken van een algemene rekening en bij de afdruk van lijsten.

 Lijsten Rekeningstelsel Afdruk van het rekeningstelsel volgens een te selecteren sorteersleutel en met vrije selectie van de rekeningen binnen deze sortering. Proef- en saldibalans periode Weergave van de proef- en saldibalans voor de gewenste rekeningen en binnen de opgegeven periode. Deze periode kan een tijdsperiode zijn of een selectie van centralisatieperiodes uit het huidige boekjaar. Bij opgave van periode 0 worden de gegevens met een datum vóór de startdatum van het boekjaar ook opgenomen, zoals de openingsbalans. 

Op het ogenblik van de afdruk van de proef- en saldibalans periode is het niet toegelaten boekingen te doen die deze lijst kunnen beïnvloeden, aangezien dan de waarde van de lijst niet gewaarborgd kan worden.


Pagina 20

Historiek algemene rekening Detailoverzicht van alle boekingen op de geselecteerde rekeningen en voor de geselecteerde periode. Deze periode kan een tijdsperiode zijn of een selectie van centralisatieperiodes uit het huidige boekjaar. Bij het activeren van de optie “enkel openstaande” worden de afgepunte lijnen niet afgedrukt. Op dat ogenblik is het selectieveld “tot datum” niet aan te passen. Indien de optie “Toepassen samenvatten alg. rek” geactiveerd wordt, gaat het systeem controleren welk type samenvatting werd opgegeven bij de algemene rekening. Enkel indien er bij de algemene rekening de optie samenvatten “J” staat en bij de selectie van de lijst de optie “Toepassen samenvatten” aangeduid wordt, wordt er voor deze rekening geen detail van de boekingen afgedrukt maar slechts één totaallijn. In alle andere gevallen worden alle boekingen in detail weergegeven. 

Bij het detail van de openingsbalans voor de rekening klanten en leveranciers wordt er per klant of leverancier één lijn afgedrukt, ongeacht bovenstaande combinatie van het samenvatten en het toepassen van de selectie.

Historiek klanten Gedetailleerd overzicht van alle boekingen op de klantenrekening en dit voor de gewenste klanten. Deze lijst kan beperkt worden tot enkel de openstaande lijnen (tot datum 31/12/2049) en vanaf een bepaalde datum. Bij aanpassing van het veld “tot datum” wordt de optie “enkel openstaande” automatisch uitgeschakeld. In plaats van een tijdsperiode kan er ook een selectie van centralisatieperiodes uit het huidige boekjaar gemaakt worden. De boekingen worden weergegeven per klant en daarna in volgorde van de boekingsdatum. Historiek leveranciers Gedetailleerd overzicht van alle boekingen op de leveranciersrekening en dit voor de gewenste leveranciers. Deze lijst kan beperkt worden tot enkel de openstaande lijnen (tot datum 31/12/2049) en vanaf een bepaalde datum. Bij aanpassing van het veld “tot datum” wordt de optie “enkel openstaande” automatisch uitgeschakeld. In plaats van een tijdsperiode kan er ook een selectie van centralisatieperiodes uit het huidige boekjaar gemaakt worden. De boekingen worden weergegeven per leverancier en daarna in volgorde van boekingsdatum. Historiek kostenplaats Gedetailleerd overzicht (indien de optie “detail” aangeduid staat) van alle boekingen op de geselecteerde rekeningen binnen de opgegeven periode en ingedeeld per kostenplaats. Bij uitschakeling van de optie “detail” geeft het systeem per kostenplaats één lijn per rekening weer. Historiek aantal Gedetailleerd overzicht (indien de optie “detail” aangeduid staat) van alle aantallen opgegeven in de boekingen op de geselecteerde rekeningen en binnen de gewenste periode, met de verwijzing naar het documentnummer. Deze aantallen werden ingegeven in de module aankoop en/of verkoop. Via opgave van het karakter “*” voor de rekening is het mogelijk een indeling in subrekeningen te maken. De aantallen (debet en credit) worden vergeleken ter bepaling van een restaantal. Dit restaantal wordt bepaald per subrekening. (Bv.: selectie *00000 en boekingen op rekeningen 600000, 601000, 700000  bepaling restaantal voor subrekening *00000 voor de rekeningen 600000 en 700000, bepaling restaantal voor subrekening *01000 voor de rekening 60100).


Pagina 21

Bij uitschakeling van de optie “detail” geeft het systeem één lijn per subrekening weer. Deze lijst wordt voornamelijk gebruikt bij een overeenkomst tussen de rekeningen voor de aankoop en de verkoop van de goederen. Op deze manier is het dan mogelijk een historiek te bekomen (per type subrekening) met de weergave van de beschikbaarheid van een bepaald type handelsgoed. Dit is slechts van toepassing indien er zowel voor de aankopen als de verkopen een zelfde type van eenheid gerespecteerd wordt en de aantallen ook zo ingegeven worden. (Bv.: aan- en verkoop van brandstoffen opgegeven in liters). Centralisatiejournaal Overzicht van alle bij afdruk bevestigde journalen van het actieve boekjaar. Hierbij worden het type journaal, de afgedrukte periode, de datum van afdruk, het nummer van het eerste en het laatste document van het journaal en het debet- en creditsaldo weergegeven. Vrije lijst Via deze optie is het mogelijk om op basis van een vooropgestelde doslijst een afdruk te maken van het resultaat voor de passief- en de actiefrekeningen. Standaard is dit de lijst “p_s.txt”. Hierbij kan de taal van de afdruk geselecteerd worden. Bij het activeren van de optie “periode” kan een bepaalde periode ingeven worden. Is deze optie niet geactiveerd dan worden alle gegevens afgedrukt en wordt er geen rekening gehouden met de opgegeven datums. Export historiek algemene rekening Export van de historiek van de rekeningen naar een vrij te bepalen bestand, met opgave van de gewenste rekeningen, kostenplaatsen en periode. Balans Actief Passief Afdruk van de balans, als zijnde actief- en passiefbalans, de resultatenrekening en het te bestemmen resultaat van het boekjaar. De afdruk van de resultaatverwerking is optioneel. Bij de afdruk van deze lijst bestaat de optie tot enkel afdruk van het huidige jaar of tot afdruk van het huidige en het vorige jaar met een vergelijking tussen beide jaren. Tevens kan bepaald worden tot welke datum de gegevens dienen opgenomen te worden. Indien gewenst, is het mogelijk om tevens de resultaatverwerking af te drukken. Deze lijst wordt dan na de afdruk van de balans actief – passief afgedrukt als een aparte lijst.

 Lijsten historiek afsluiting Proef- en saldibalans Weergave van de proef- en saldibalans voor de gewenste rekeningen en binnen de opgegeven periode voor het geselecteerde boekjaar. Historiek algemene rekening Detailoverzicht van alle boekingen op de geselecteerde rekeningen en voor de geselecteerde periode voor het geselecteerde boekjaar. Historiek klanten Gedetailleerd overzicht van alle boekingen op de klantenrekening en dit voor de gewenste klanten en de gewenste periode voor het geselecteerde boekjaar.


Pagina 22

Historiek leveranciers Gedetailleerd overzicht van alle boekingen op de leveranciersrekening en dit voor de gewenste leveranciers en de gewenste periode voor het geselecteerde boekjaar. Historiek kostenplaats Gedetailleerd overzicht (indien de optie “detail” aangeduid staat) van alle boekingen op de geselecteerde rekeningen binnen de opgegeven periode voor het geselecteerde boekjaar en ingedeeld per kostenplaats. Afdruk journaal Overgang naar het selectiescherm voor de journaalafdruk, met selectiemogelijkheid van het type journaal, het gewenste boekjaar en de betreffende periode en/of documentnummers hierin.

 Tools Controle boekhouding Het is mogelijk de computer zelf naar bepaalde fouten in de boekhouding te laten zoeken. Deze fouten zijn diegene die ontstaan door stroomonderbreking, programmafouten of verkeerde boekingen. 

Vóór het opstarten van de controle van de boekhouding is het belangrijk dat er niemand anders in het programma aan het werken is (enkel raadplegingen en de afdruk van lijsten zijn toegelaten).

BTW aangifte Bij het activeren van de BTW aangifte gaat het systeem vooreerst een controle uitvoeren op de correctheid van het BTW nummer van de aangever. Indien het BTW nummer van de aangever correct is, gaat het systeem automatisch over naar het inputveld van de op te nemen periodes, gecreëerd bij de journaalafdruk en te raadplegen via het centralisatiejournaal. Bij de selectie van de in de BTW aangifte op te nemen periodes (van – tot) gaat het systeem automatisch de gegevens voor de respectievelijke BTW vakken aanvullen.  De velden “van periode” en “tot periode” dienen effectief doorlopen te worden! Anders worden er geen gegevens overgenomen in de BTW aangifte en blijven alle bedragen nul.

De weergegeven bedragen zijn steeds aanpasbaar (met uitzondering van de vakken “71” en “72”). Alle vakken dienen doorlopen te worden teneinde een correcte aangifte te bekomen. Bij het doorlopen van de velden zal het systeem automatisch de door de bevoegde instanties bepaalde logische controles doorvoeren op de ingegeven waarden. Bij afwijkingen worden de controlenummers in het rood op het scherm weergegeven. De aangifte dient dan volledig gecontroleerd te worden en aangepast waar nodig. 

De aanpassingen aan de weergegeven bedragen worden niet bewaard. Bij de heropmaak van de BTW aangifte dienen deze gegevens dus terug manueel ingebracht of aangepast te worden

Daarna dient het jaar en de maand of het kwartaal van de aangifte ingegeven te worden. Ook dienen de alternatieven betreffende de terugbetaling en/of betaalformulieren indien gewenst geactiveerd te worden. Tenslotte dient bepaald te worden of de aangifte afgedrukt dient te worden, als XML bestand dient opgeslagen te worden (opgave van locatie) of beide samen.


Pagina 23

BTW raming Raming van het verschuldigde of terug te vorderen BTW bedrag, met selectie van de op te nemen gegevens (gebaseerd op de journaalafdruk). Jaarafsluiting Via deze tool worden alle boekhoudgegevens van het geselecteerde jaar samengetrokken. 

Het raadplegen van de boekhoudgegevens is na het uitvoeren van de jaarafsluiting niet meer mogelijk (uitgezonderd via de module boekhoudhistoriek over verschillende jaren). Gelieve dan ook voor een correcte back-up te zorgen vóór het uitvoeren van de jaarafsluiting!

Vooreerst dient het af te sluiten boekjaar bepaald te worden. Dit kan nooit het actieve boekjaar zijn! Informatief worden de actieve boekjaren op het scherm weergegeven. Het jaar "0" is de openingsbalans (van na de laatste jaarafsluiting) en kan dus niet meer afgesloten worden. Het systeem zal tevens controleren dat het oudste boekjaar eerst afgesloten wordt teneinde fouten te vermijden. 

Bij de foutmelding ‘overlapping van boekingsdatums tussen de verschillende boekjaren’ dient er vooreerst een controle boekhouding afgedrukt te worden. Er dient dan nagegaan te worden of er geen boekingen in het verkeerde boekjaar geboekt werden of dat er geen verkeerde datums gebruikt werden.

Na de opgave van het af te sluiten boekjaar, worden de rekeningen opgegeven waarop de eventuele winst of het eventuele verlies automatisch zal geboekt worden bij het samentrekken van de gegevens. Automatisch doorgevoerde handelingen: 





Copy historiek: kopiëren van de historiekgegevens van het af te sluiten boekjaar naar een andere locatie, zodat deze later per boekjaar en in detail opvraagbaar zijn indien module “boekhoudhistoriek over verschillende jaren’ actief is. Copy jaargegevens: verschuiven van de bedragen in de datafiche van de algemene rekeningen voor de verschillende periodes zodat de ‘periode -1’ de gegevens bevat van het afgesloten jaar en in ‘periode’ de gegevens van de actieve boekjaren terecht kunnen komen. berekenen jaarcijfers: berekening van de jaargegevens voor alle actieve boekjaren en samentrekking van de gegevens van het afgesloten boekjaar. De jaargegevens van de actieve boekjaren worden in de credit- en debetbedragen van de ‘periode’ overgenomen in de datafiche van de algemene rekeningen. De samengetrokken gegevens van het afgesloten boekjaar worden automatisch ingedeeld in boekjaar "0" (openingsbalans) met als boekingsdatum "01/01/50", zodat deze openingsbalans opvraagbaar is via de lijsten van de algemene rekeningen.

Inlezen algemene rekeningen (rekeningstelsel) vanuit MS Excel Inlezen van een rekeningstelsel (algemene rekeningen) vanuit MS Excel. Het bestand dient een vaste structuur te hebben (veldnamen) om het inlezen van de gegevens mogelijk te maken. Na selectie van het gewenste bestand en het gewenste tabblad dient de knop geactiveerd te worden. Na controle onderaan het scherm van de weergegeven velden mag de knop geactiveerd worden.


Pagina 24

Artikels (Stock) Beheer van de artikelen (producten en/of diensten) aan de hand van individuele fiches.

 Kenmerken 

Bepaling van het type artikel (vaste prijs, informatieartikel, …)



Indeling van de artikelen in stockgroepen. Afdruk van artikelen historieklijsten volgens stockgroep.



Bepaling van aan elkaar gelieerde artikelen (gezamenlijke overname van al deze artikelen in de facturatie-module)



Opgave van 2 taalafhankelijke omschrijvingen over meerdere lijnen per artikel



Prijsbepaling (BTW code, 5 verkoopprijzen, promoprijs en promoperiode, bebat, reprobel, recupel, accijnzen, kostenbedrag en kostenpercentage ter bepaling van reële aankoopprijs, …)



Verwijzing naar de leverancier (leverancier, code fabrikant, …)



Planning van het artikelbeleid (toekomstige prijzen, vervangingscode, stopdatum ….)



Artikelafhankelijke vraag naar serienummer in facturatie- module



Detailspecificaties per artikel (gewicht, volume, eenheid, …)



Beheer stockniveau (minimum stockaantal, bestelaantal, aantal in bestelling door klanten, aantal in bestelling bij leveranciers, te factureren leveringen, huidig stockaantal ….)



Aankoophistoriek (aankoopdatum, aantal, aankoopprijs, reële aankoopprijs, …)



Inventaris

 Extra opties Weergave prijsoverzicht inclusief BTW Schermweergave van het prijsoverzicht van de standaard verkoopprijzen inclusief BTW, afhankelijk van de gegevens in de artikelfiche (BTW) Copy omschrijving naar 2de omschrijving Automatische overname van de standaard omschrijving van het artikel (tabblad algemeen) in de 2de omschrijving van het artikel (tabblad extra). Deze 2de omschrijving wordt gebruikt indien de taal van de klant of de leverancier afwijkt van “N”. Grafiek Weergave in lijndiagram van de gerealiseerde omzetwaarde voor het geselecteerde artikel, gebaseerd op de verkoopshistoriek   

Omzet: weergave in lijndiagram van de gerealiseerde omzetwaarde voor het geselecteerde artikel Brutomarge: weergave van de gerealiseerde brutomarge voor het artikel in lijndiagram Omzet aantal: weergave in lijndiagram van de voor het geselecteerde artikel gerealiseerde omzet, uitgedrukt in aantallen


Pagina 25

Weergave aankoophistoriek Schermweergave van de aankoophistoriek van het geselecteerde artikel Enkel weergave van de unieke records  

 

Copy unieke gegevens: kopiëren van de unieke gegevens uit de aankoophistoriek naar het klembord. Afdruk unieke gegevens: afdruk van de weergegeven unieke gegevens.

Copy aankoophistoriek: kopiëren van de aankoophistoriek naar het klembord. Afdruk aankoophistoriek: afdruk van de aankoophistoriek van een artikel.

Weergave verkoophistoriek Schermweergave van de verkoophistoriek van het geselecteerde artikel Enkel weergave van de unieke records  

 

Copy unieke gegevens: kopiëren van de unieke gegevens uit de verkoophistoriek naar het klembord. Afdruk unieke gegevens: afdruk van de weergegeven unieke gegevens.

Copy verkoophistoriek: kopiëren van de verkoophistoriek van een artikel naar het klembord. Afdruk verkoophistoriek: afdruk van de verkoophistoriek van een artikel.



Copy fiche Nederlands: Kopiëren van de lijnen van de standaard omschrijving van het artikel (tabblad algemeen) naar het klembord.



Copy fiche Frans: Kopiëren van de lijnen van de 2 de omschrijving van het artikel (tabblad extra) naar het klembord.



Creatie Copy: Overname van de fiche van het actieve artikel naar een nieuw artikel, waarbij de gegevens aanpasbaar worden. De code van het nieuwe artikel dient aangepast te worden teneinde een dubbele artikelcode te vermijden.



Update prijzen: Aanpassing van de prijzen van de artikelen waarvan de updatedatum in de stockfiche (tabblad planning) vroeger valt dan de opgegeven datum. Alle huidige verkoopprijzen worden vervangen door de geplande verkoopprijzen (indien deze verschillend zijn van nul). Dit geldt tevens voor de promotieprijs en de bijbehorende promotieperiode.



Link Excel: Overname van alle artikelgegevens naar een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.


Pagina 26



Samenvoegen: Activatie van de optie “afdruk samenvoegen”. ---

: Weergave van het orderoverzicht van het actieve artikel betreffende de nog te factureren leveringen   

---

: Weergave van het orderoverzicht van het actieve artikel betreffende de openstaande bestellingen van de klanten.   

---

Link Excel: overname van de lijnen uit het weergegeven orderoverzicht in een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn. Lettertype >: verhogen van de grootte van het lettertype voor het raster met 1 Lettertype <: verlagen van de grootte van het lettertype voor het raster met 1


: Weergave van het orderoverzicht van het actieve artikel betreffende de openstaande bestellingen bij de leveranciers.   


 Aandachtsvelden Code Code van het artikel. Mogelijke bepaling van aan elkaar gelieerde artikelen, zodat deze gezamenlijk in de facturatiemodule worden overgenomen bij selectie van het startartikel. 

*

gevolgd door de code van het startartikel bij het werken met gelieerde artikelen Bijv. artikelcode van het startartikel: *HAND



*…/x

met x het nummer van het met het startartikel gelieerde artikel Bijv. artikelcodes van de aan het startartikel *HAND gelieerde artikelen: *HAND/1, *HAND/2 In de facturatie-module zal het systeem bij de selectie van het artikel *HAND automatisch ook de artikelen *HAND/1 en *HAND/2 overnemen.

Type Bepaling van het type artikel. 

V

artikel met vaste prijs, in de facturatie- module kan voor dit artikel geen korting of prijsafwijking opgegeven worden



S

standaard (stock) artikel



I

informatief artikel, in de facturatie-module wordt dit artikel aanzien als commentaarlijn waarbij·er geen prijs of aantal kan opgeven worden


Pagina 27

Omschrijving Standaard omschrijving van het artikel. Deze omschrijving wordt voorgesteld in de facturatiemodule voor de klanten met taalcode ‘N’ of bij het ontbreken van de 2de omschrijving voor de klanten met een andere taalcode. 

Shift-Enter voor nieuwe lijn

Serienr Optie tot het al dan niet vragen naar een serienummer voor het artikel in de facturatie-module. Verkoopprijzen Standaard verkoopprijzen van het artikel, exclusief BTW. Deze prijzen worden naargelang de prijsklasse van de klant in de facturatie-module voorgesteld, mits een aantal uitzonderingen zoals de opname in het prijzenboek enz. Tabblad extra Extra eigenschappen voor het betreffende artikel zoals het volume, de eenheid, de aankoopprijs bij de leverancier enz. Kostenpercentage Toe te passen kostenpercentage, berekend op de aankoopprijs en inbegrepen in reële aankoopprijs (zie tabblad historiek). Kostenbedrag Toe te passen vast kostenbedrag, inbegrepen in reële aankoopprijs (zie tabblad historiek). Minimumaantal Aanduiding minimaal vereiste aantal in stock. 

Indien het effectieve stockaantal lager wordt dan dit opgegeven minimum zal dit artikel mogelijk opgenomen worden in het bestelvoorstel leveranciers (zie stocklijsten en zoekhistoriek tabblad te bestellen).

Bestelaantal Standaard bestelhoeveelheid bij de leverancier van het artikel. Leverancierscode Verwijzing naar de artikelcode van de leverancier of de fabrikant van het artikel. Deze codes kunnen eveneens gebruik worden voor de opgave van de barcode of een verkorte code. Tegenpost De ingevulde rekening zal automatisch gebruikt worden bij de facturatie van het betreffende artikel (indien de basisinstellingen van het dossier ingesteld staan op een artikelafhankelijke tegenpost, anders wordt deze van de klant gebruikt). Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een algemene rekening. Vervangingscode Vervangingscode voor het niet langer actieve artikel. Bij selectie van dit oude artikel zal het systeem automatisch in de facturatie-module het artikel met de vervangingscode voorstellen.


Pagina 28

Tabblad historiek Weergave van de stockhistoriek van het artikel als zijnde de aanwezige stockaantallen met hun respectievelijke (reële) aankoopprijs, het aantal in bestelling door klanten, het aantal in bestelling bij leveranciers, de toekomstige stock enz. Tabblad planning Instellen van de toekomstige gegevens voor het artikel als zijnde de stopdatum, de toekomstige verkoopprijzen en de updatedatum vanaf wanneer deze prijzen zullen gelden. Stopdatum Deactiveren van het artikel vanaf de opgegeven stopdatum. Deze stopdatum kan gebruikt worden als eventuele filter bij het opzoeken van een artikel en bij de afdruk van lijsten. Datum update Datum vanaf wanneer de opgegeven toekomstige prijzen geactiveerd mogen worden (via de extra optie “update prijzen”).

 Lijsten Standaard Prijslijst Afdruk van de artikelprijzen (exclusief en inclusief BTW) voor de geselecteerde prijsklasse en dit volgens een te selecteren sorteersleutel en met vrije selectie van de gewenste groepen en leveranciers. Klantafhankelijke Prijslijst Afdruk van de artikelprijzen (exclusief en inclusief BTW) specifiek voor de geselecteerde klant en dit volgens een te selecteren sorteersleutel en met vrije selectie van de gewenste groepen en leveranciers. Inventarislijst Afdruk van de inventarislijst (met weergave van de gemiddelde aankoopprijs, het huidige stockaantal en de overeenstemmende waarde) met vrije selectie op de gewenste stockgroepen en leveranciers. Labelafdruk Afdruk op labels in een vast formaat van enerzijds de artikelomschrijving (omschrijving 1 uit de datafiche stock) en anderzijds de standaard verkoopprijs (prijsklasse 1) inclusief BTW. Minimum stock Overzicht van de huidige stock, de toekomstige stock (rekening houdende met het aantal in bestelling door klanten en bij de leveranciers en het aantal in de nog te factureren leveringsnota’s) en het vereiste minimum stockaantal voor de geselecteerde artikelen.


Pagina 29

Omzetlijst Afdruk van de behaalde omzetbedragen (exclusief BTW) per periode voor die artikelen waarvan het omzetbedrag uit periode 1 het opgegeven bedrag overschrijdt. Bij de afdruk van deze lijst kan er een selectie op de gewenste groep en de leverancier gemaakt worden. De lijst wordt in aflopende grootte van het omzetbedrag weergegeven. Bovenaan de lijst wordt de totale omzet weergegeven dus inclusief deze van de niet afgedrukte artikelen. Het weergegeven percentage per lijn is een aanduiding van de omzet van het artikel uit periode 1 ten opzichte van deze totale omzet. Bij opgave van een negatief getal worden ook de artikelen opgenomen waarvoor enkel creditnota’s werden opgesteld of waarvoor het totaalbedrag van de creditnota’s het totaalbedrag van de facturen overschrijdt.



Bestelvoorstel Afdruk van de artikelen waarvoor de toekomstige stock (rekening houdende met het aantal in bestelling door klanten en bij de leveranciers en het aantal in de nog te factureren leveringsnota’s) niet voldoet aan het minimum vereiste aantal. Controlelijst aankoopprijzen Overzicht van de verkochte artikelen waarvan de aankoopprijs nul is. Er kan hierbij een selectie gemaakt worden op de gewenste stockgroepen.

 Tools Manueel inkomende stock volgens artikel Ingave of manueel wijzigen (zowel negatief als positief) van de stockaantallen. Deze wijzigingen gebeuren artikel per artikel. Elke ingave of wijziging wordt (indien beschikbaar) geregistreerd in de aankoophistoriek van het artikel en de leverancier. Activeren van de datafiche artikels Manueel inkomende stock volgens document Ingave of manueel wijzigen (zowel negatief als positief) van de stockaantallen. Deze wijzigingen worden ingegeven per document. Elke ingave of wijziging wordt (indien beschikbaar) geregistreerd in de aankoophistoriek van het artikel en de leverancier. Verwijderen van lijnen Weergave aankoophistoriek van opgegeven leverancier Manueel inkomende stock vanuit Excel Inlezen van inkomende stockaantallen vanuit MS Excel. Het bestand dient een vaste structuur te hebben (veldnamen) om het inlezen van de gegevens mogelijk te maken. Na selectie van het gewenste bestand en het gewenste tabblad dient de knop geactiveerd te worden. Na controle onderaan het scherm van de weergegeven velden mag de knop geactiveerd worden. Stockprijzen Manuele aanpassing van de verschillende prijzen van een artikel, met extra selectie op groep en/of leverancier.


Pagina 30

Prijsverhoging Automatisch verhoging van de prijzen van de artikelen in de opgegeven stockgroep(en) met het ingegeven percentage (Bv.: percentage 1.05 = verhoging met 5 %), rekening houdende met de ingestelde afronding. Inlezen stock (artikelgegevens) Inlezen van stockgegevens vanuit MS Excel. Het bestand dient een vaste structuur te hebben (veldnamen) om het inlezen van de artikelgegevens mogelijk te maken. Na selectie van het gewenste bestand en het gewenste tabblad dient de knop geactiveerd te worden. Na controle onderaan het scherm van de weergegeven velden mag de knop geactiveerd worden. Actualisatie van de stock Automatisch verwijderen van alle niet actieve artikelfiches uit de opgegeven groep (“@”=alle groepen) en met een laatste verkoopsdatum vóór de opgegeven datum. De opgegeven datum moet minstens 1 jaar geleden zijn! 

Een artikel wordt aanzien als zijnde “niet actief” indien er geen stockaantallen aanwezig zijn, het artikel niet in bestelling is door klanten, niet besteld is bij leveranciers, niet aanwezig is in de aankoop - en/of verkoophistoriek en niet aanwezig is in het prijzenboek.

Nulstelling stockaantallen Automatisch op nul stellen van al de aanwezige stockaantallen in de datafiche artikels (tabblad historiek - aantal 1 tem aantal 5). Er worden hierbij geen verdere controles doorgevoerd en er zijn geen voorwaarden tot het al dan niet nulstellen van de aantallen. Gelieve dus vooreerst voor een correcte back-up te zorgen. 

Het aantal in bestelling door de klanten of bij de leveranciers en het aantal te factureren leveringen blijft bij de nulstelling behouden, net zoals de omzetaantallen van de periodes.

Verwerking onderdelen Aanpassing van de huidige stockaantallen voor de onderdelen in verhouding met hun detailaantal in de hoofdartikels. Update verkoophistoriek Gelijkstellen van de aankoopprijs in de verkoophistoriek aan de huidige aankoopprijs indien deze aankoopprijs in de historiek nul is. Update aankoophistoriek Gelijkstellen van de aankoopprijs in de aankoophistoriek aan de huidige aankoopprijs indien deze aankoopprijs in de historiek nul is.


Pagina 31

Nulstelling omzet stock Deze functie zal op gelijk welk tijdstip al de omzetbedragen van de artikelen voor de geselecteerde periodes (periode 1, 2 en/of 3) op nul stellen. Er worden hierbij geen verdere controles doorgevoerd en er zijn geen voorwaarden tot het al dan niet nulstellen van de aantallen. 

Teneinde de omzetcijfers van de artikelen op een later tijdstip nog te kunnen raadplegen, is het aangewezen vóór het doorvoeren van de nulstelling te voorzien in een correcte back-up en deze veilig te archiveren.

Promoprijzen Toekennen van promotieperiodes en promoprijzen (specifieke prijzen of kortingen) per artikel, per prijsklasse en eventueel per klantensector. 

Aandachtsvelden  Prijsklasse Selectielijst van de prijsklasse van de klant waarop de promoprijzen van toepassing zullen zijn. Weergave van prijsklasse 1 tot 5.  Sector Selectielijst van de klantensector waarop de promoprijzen van toepassing zullen zijn. Weergave van alle unieke sectoren ingegeven in het klantenbestand.  Indien de sector ingevuld is, dan dient zowel de voorwaarde van de prijsklasse als de voorwaarde van de sector voldaan te zijn. Is de sector leeg, dan geldt de promo voor alle klanten uit de geselecteerde prijsklasse (ongeacht de sector).    

Van Startdatum van de promotie. Tot Einddatum van de promotie. Artikel Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een artikel. Prijs Specifieke prijs voor het betreffende artikel, die tijdens de facturatie zal primeren op de andere prijzen gedurende de geldigheidsperiode van deze promo. Vrije ingave.





Extra korting Specifiek kortingspercentage, tijdens de facturatie berekend op de standaardprijs van het artikel voor de prijsklasse van de klant. Vrije ingave.





Aangezien de prijs en het kortingspercentage elkaar uitsluitende alternatieven zijn, kan er maar één van de twee opgegeven worden en wordt het andere alternatief automatisch op nul gesteld.


Extra opties:  Standaardwaarde: Enkel van toepassing in wijzigen of toevoegen van een promo. Toekenning van de ingegeven veldwaarde als standaardwaarde bij het toevoegen van nieuwe promogegevens  Link Excel: Overname van alle promogegevens naar een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerking in MS Excel mogelijk zijn.  Zuiveren: Automatisch verwijderen van de niet-actieve promoties (tot datum < vandaag).


Pagina 32

Banken Beheer van de banken en kassen aan de hand van individuele fiches.

 Kenmerken 

Bij het gebruik van kassen dienen deze eveneens als banken aanzien te worden en dient er voor elke kas een bankfiche aangemaakt te worden.



Per bank opgave van de omschrijving/naam van de bank of kas, het beginsaldo en het eerst volgend te gebruiken documentnummer.



Bepalen van de tegenpost per bank voor de boekhoudkundige verwerking van de boekingen op deze bank.



Opgave per bank van de overeenkomstige bankcode voor het elektronisch bankieren.

 Extra opties Afdruk van de bankgegevens Rechtstreekse afdruk van de gegevens van alle banken, afgedrukt in volgorde van de actieve sorteerindex. De afdrukvolgorde is te wijzigen vóór de afdruk van lijst via het klikken op de gewenste blauwe sorteersleutel.

 Aandachtsvelden Beginsaldo Beginsaldo van het eerstvolgend in te geven financieel document. Documentnr Nummer van het eerstvolgend in te geven financieel document. Tegenpost Algemene rekening voor wegschrijven van de financiële boeking. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een algemene rekening. Rekeningnr Bankrekeningnummer. Om elektronisch te kunnen bankieren, moet dit correct ingegeven worden. Bankinfo Overeenkomstige bankcode voor elektronisch bankieren.  Structuur: # bankcode


Pagina 33

Bestanden Beheer van de hulpbestanden aan de hand van individuele fiches

 Kenmerken 

Beheer van de hulpbestanden, ter vereenvoudiging van het invullen van de datafiches



De onderliggende hulpbestanden zijn  BTW codes, inclusief BTW percentage en toe te kennen vakken bij de BTW aangifte  Kostenplaatsen, ter ondersteuning van de analytische toewijzing van de gegevens  Landen  Munten, inclusief koers ten overstaan van de lokale munt van het dossier  Postcodes  Stockgroepen  Verkopers

 Extra opties Afdruk van de gegevens uit de hulpbestanden Rechtstreekse afdruk van de gegevens van alle fiches in het geselecteerde hulpbestand, afgedrukt in volgorde van de actieve sorteerindex. De afdrukvolgorde is te wijzigen vóór de afdruk van lijst via het klikken op de gewenste blauwe sorteersleutel.


Pagina 34

Contactpersonen Beheer van de contactpersonen aan de hand van individuele fiches

 Kenmerken 

Beheer van de contactpersonen, ter raadpleging vanuit de datafiches klanten en leveranciers



Toewijzing van de contactpersoon aan een specifieke klant of een leverancier



Vermelding van de naam, titel, afdeling, e-mailadres, telefoon, gsm …

 Aandachtsvelden Link Verwijzing naar het type van contactpersoon (Klant of Leverancier). Code Code van de klant of de leverancier waarop deze contactpersoon betrekking heeft.


Pagina 35

Contracten Beheer van de contracten aan de hand van individuele fiches

 Kenmerken 

Beheer van de contracten, onder andere ter raadpleging in de module registratie



Vermelding van de basisgegevens van de contracten alsook de factuurgegevens en de inhoud van de contracten.



Omzetting van offertes naar contracten



Optie afdruk samenvoegen voor het samenvoegen van contractgegevens in specifieke teksten


Link Excel: Overname van alle contractgegevens naar een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.



Samenvoegen: Activatie van de optie “afdruk samenvoegen”.



Omzetting offerte: Omzetting van een bestaande offerte naar een contract. Weergave van selectielijst met bestaande offertes. Aanmaak contract met aanvulling van de contractgegevens met de gegevens uit de offerte: Contractnummer “C” + offertenummer. Toekenning van offerteklant aan contractklant. Startdatum wordt datum van omzetting offerte naar contract. Factuurtekst “uitgevoerde werken volgens offerte” + offertenummer en offertedatum. Aanvulling inhoud van contract met artikelcodes uit offerte.

 Aandachtsvelden Nummer Contractnummer, vrije ingave. 

Bij het omzetten van een offerte naar een contract wordt het contractnummer opgebouwd als volgt: “CO” + offertenummer.

Project Vrije ingave, toewijzing van het contract aan een project. Weergave van de reeds bestaande projecten via dropdown lijst. Omschrijving Beschrijving van het contract, vrije ingave. 

Bij het omzetten van een offerte naar een contract wordt de referentie van de offerte omgezet naar de omschrijving van het contract.


Pagina 36

Klant Code van de klant waarop dit contract betrekking heeft, verwijzing naar de datafiche klanten. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een klant. Tabblad Basis Beschrijving van de basiskenmerken van het contract, zoals de starten einddatum, de toepassingskenmerken enz. Opzeggingstermijn Opzeggingstermijn in dagen. Indexatie 

J

Ja, indexatie van toepassing



N

Neen, geen indexatie van toepassing



R

Regel, indexatie volgens de regel 20/80



S

Speciaal, speciale indexatie van toepassing

Verantwoordelijke Persoon verantwoordelijk voor dit contract, verwijzing naar de datafiche verkopers. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een verkoper. Maandag … Zondag Aanduiding van de dagen waarop het contract van toepassing is. Week/Maand Uitvoering van het contract per week of per maand 

W

Week



M

Maand

Frequentie Frequentie van uitvoering (om de hoeveel maanden of weken terugkerend). Van 1 tot 12. Eerste … laatste week Aanduiding van de weken in een maand waarop het contract van toepassing is. Tabblad factuurinfo Beschrijving van de gegevens inzake de facturatie van het contract. Factuurbedrag Aan te rekenen factuurbedrag. Factuurtekst De tijdens de facturatie van het contract weer te geven tekst.  

Shift-Enter voor nieuwe lijn Bij het omzetten van een offerte naar een contract wordt de factuurtekst van het contract opgebouwd als volgt: “Uitgevoerde werken volgens offerte” + offertenummer en offertedatum.


Pagina 37

Omzetting van specifieke variabelen uit de factuurtekst bij de facturatie van de contracten: 

<WEEK>

gefactureerde week



<MAAND>

gefactureerde maand



<JAAR>

gefactureerd jaar



aangerekende periode (aantal reeds aangerekende periodes + 1)



aantal periodes

Eenmalige kost Bedrag van een eenmalige kost, aan te rekenen bovenop het factuurbedrag. Eenmaal deze kost gefactureerd, wordt deze terug op nul gesteld. Info kost De tijdens de facturatie van het contract weer te geven tekst voor de aangerekende eenmalige kost. 


Periode Facturatieperiode van dit contract. Weergave van de mogelijke periodes via dropdown lijst. 

7

7-dagen, wekelijks



14

14-dagen, 2-wekelijks



28

28-dagen, 4 -wekelijks



56

56-dagen, 8-wekelijks



M

Maandelijks



T

Per trimester



J

Jaarlijks

Deze periode worden samen met het aantal periodes en het aantal aangerekende periodes gebruikt ter bepaling of een contract dient gefactureerd te worden Facturatiedatum Datum van het eerstvolgend op te stellen factuur voor dit contract, gebaseerd op de facturatieperiode van het contract. Deze datum worden samen met de periode, het aantal periodes en het aantal aangerekende periodes gebruikt ter bepaling of een contract dient gefactureerd te worden. Aantal periodes Aantal te factureren periodes van dit contract. Indien het aantal periodes nul is, dan is de aanrekening van het contract niet gebonden aan periodes. Deze periodes worden samen met de facturatiedatum, de periode en het aantal aangerekende periodes gebruikt ter bepaling of een contract dient gefactureerd te worden. Aangerekende periode Aantal gefactureerde periodes van dit contract. Deze periode wordt samen met het aantal periodes en de facturatiedatum gebruikt ter bepaling of een contract dient gefactureerd te worden.


Pagina 38

Inhoud Inhoud van het contract naar artikels toe. 

Deze gegevens kunnen enkel toegevoegd of gewijzigd worden bij een bestaand contract, dus niet rechtstreeks bij de aanmaak van een nieuw contract. Het nieuwe contract dient eerst aangemaakt te worden en dan kunnen de inhoudgegevens toegevoegd worden via het wijzigen van het contract.

Code Code van de artikel, verwijzing naar de datafiche artikels Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een artikel.

Omschrijving Standaard omschrijving van het artikel, aanpasbaar. 


Personeel Code van het personeelslid, verwijzing naar de datafiche personeel Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een personeelslid

 Tools Facturatie Facturatie van contracten via de werkingsmodule factuur.

 Om de facturatie van de contracten mogelijk te maken dient er in de datafiche artikels een artikel met code “CONTRACT” te bestaan. Omzetting van specifieke variabelen uit de factuurtekst bij de facturatie van de contracten: 

<WEEK>

gefactureerde week



<MAAND>

gefactureerde maand



<JAAR>

gefactureerd jaar



aangerekende periode (aantal reeds aangerekende periodes + 1)



aantal periodes


Pagina 39

Klanten Beheer van de klanten aan de hand van individuele fiches.

 Kenmerken   

  

Opgave van de contactgegevens van de klant. Bepalen van het BTW regime van de klant (BTW nummer, BTW stelsel…). Vastleggen van de betalingsvoorwaarden en factuurvoorwaarden van de klant (factuurklant, betalingstermijn, aantal factuurafdrukken, kredietlimiet, korting, korting kontante betaling …) Eventuele deactivatie/stopzetting van een klant door opgave van een stopdatum Toewijzing van de sector en verkoper aan een klant Gebruik van een notitieveld per klant

 Extra opties Grafiek Weergave in staafdiagram van de omzet van de geselecteerde klant, op basis van de verkoopshistoriek over de 5 laatste jaren.    

Omzet: weergave in staafdiagram van de gerealiseerde omzet voor de geselecteerde klant over de 5 laatste jaren, op basis van de verkoopshistoriek. Brutomarge: weergave in staafdiagram van de gerealiseerde brutomarge voor de geselecteerde klant over de 5 laatste jaren, op basis van de verkoophistoriek. Boekhoudkundige omzet: weergave in staafdiagram van de gerealiseerde omzet voor de geselecteerde klant over de 5 laatste jaren, op basis van de boekhoudhistoriek (inclusief BTW). Omzet per productgroep: weergave in cirkeldiagram van de gerealiseerde omzet voor de geselecteerde klant per productgroep, op basis van de verkoophistoriek

Contactpersonen Weergave van de aan de geselecteerde klant toegewezen contactpersonen.  Kopiëren van de gegevens van de geselecteerde contactpersoon naar het klembord

Overzicht historische gegevens Weergave van een overzicht van de historische gegevens voor de geselecteerde klant (de individuele rekening, de verkoophistoriek, het orderoverzicht en de uitgevoerde acties voor deze klant), met diverse selectiemogelijkheden. Individuele rekening klanten Weergave van de bewegingen op de individuele rekening van de geselecteerde klant. Optie tot weergave van enkel de openstaande of van alle bewegingslijnen.


Pagina 40

 

Copy data: kopiëren van de weergegeven individuele rekening naar het klembord. Weergave boeking: detailweergave van de oorspronkelijke boeking van de lijnen in de weergegeven individuele rekening 

     


Wijzigen omschrijving: wijzigen van de omschrijving, de vervaldag of de rappelinformatie in de weergegeven lijn uit de individuele rekening Afdruk data: afdruk van de weergegeven individuele rekening. Hierbij wordt er rekening gehouden met de aanduiding van de optie “enkel openstaande” onderaan het scherm. Betalingsherinnering: afdruk van een rekeninguittreksel voor de geselecteerde klant. Hierbij wordt er rekening gehouden met de aanduiding van de optie “enkel openstaande” onderaan het scherm. Rappel: afdruk van een rappel voor de geselecteerde klant, met opgave van het minimum aantal dagen te laat. Rappel met intrest: afdruk van een rappel voor de geselecteerde klant, met opgave van het minimum aantal dagen te laat, intrestperiode, intrestpercentage en/of vast aan te rekenen bedrag. Link Excel: overname van de weergegeven lijnen uit de individuele rekening van de geselecteerde klant in een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.

Zuiveren individuele rekening klanten Aanzuiveren van de openstaande lijnen uit de individuele rekening van de geselecteerde klant.  Enkel weergave indien er meer dan 1 bewegingslijn openstaat.

Het saldo onderaan geeft het totaalbedrag van de geselecteerde lijnen weer. De aanzuivering van de geselecteerde lijnen wordt enkel uitgevoerd indien het saldo onderaan nul is en de aanzuivering bevestigd wordt. Automatische afpunting van de openstaande lijnen uit de individuele rekening van de klant. Dit is enkel een voorstel tot afpunting dat nog gecontroleerd dient te worden vóór bevestiging! Klantennota’s Weergave van de nota’s van de geselecteerde klant. De klantennota’s worden gekoppeld aan een datum en een vrij te bepalen type. Het type en de datum bepalen de schermvolgorde van de nota’s. De prioriteit en de informatielijnen zijn vrij te bepalen.  Het is aangewezen een logische sleutel te kiezen voor het type en de prioriteit, daar deze gegevens de verdere selecties bepalen bij enerzijds de afdruk van de nota’s via de klantenlijst “To Do” en anderzijds bij het verwijderen van de nota’s.

Afdruk van de nota’s: rechtstreeks afdruk van de nota’s voor de geselecteerde klant vanuit het weergegeven scherm. Bij het activeren van de knop kunnen verdere selecties gemaakt worden betreffende de periode, het type en de prioriteit van de nota’s. De afgedrukte nota’s worden weergegeven volgens type en daarna in oplopende datumvolgorde.



Copy nota’s: kopiëren van de nota’s naar het klembord.


Pagina 41

Weergave verkoophistoriek Schermweergave van de verkoophistoriek van de geselecteerde klant Enkel weergave van de unieke records  

 

Copy unieke gegevens: kopiëren van de unieke gegevens uit de historiek naar het klembord. Afdruk unieke gegevens: afdruk van de weergegeven unieke gegevens.

Copy verkoophistoriek: kopiëren van de verkoophistoriek van een klant naar het klembord. Afdruk verkoophistoriek: afdruk van de verkoophistoriek van een klant.



Copy adres: Kopiëren van de adresgegevens van de klant naar het klembord.



Copy fiche: Kopiëren van de weergegeven klantenfiche naar het klembord.



Copy bestand: Kopiëren van het volledige klantenbestand naar het klembord.



Creatie Copy: Overname van de fiche van de actieve klant naar een nieuwe klant, waarbij de gegevens aanpasbaar worden. De code van de nieuwe klant dient aangepast te worden teneinde een dubbele klantencode te vermijden.



Labelafdruk: Afdruk van de adresgegevens van de klant op een label, met opgave van de labelpositie (rekeninghoudend met het standaard labelformaat en labelindeling in de software.)



Afdruk fiche: Afdrukvoorbeeld van de geselecteerde klantenfiche



Prijzenboek: Overgang naar het prijzenboek van deze klant



Orders: Schermweergave van het orderoverzicht voor de klant.



Check actieve linken: Controle of de klant nog actief is. Schermweergave van de gelinkte modules.



Mail to: Automatisch opstart en overgang naar het standaard e-mailprogramma van de gebruiker, met overname van het opgegeven e-mailadres van de klant.


Pagina 42



Link Excel: Overname van alle klantgegevens naar een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.




 Aandachtsvelden Firma Firmanaam of naam van de klant. 

Een blanco firmanaam is niet toegelaten. De naam van een privépersoon dient ingevuld te worden in de firmanaam en niet bij de naam. Het is beter de rechtsvorm van de firma (NV,BVBA…) of de titel van de persoon niet als eerste te plaatsen aangezien dit het opzoeken bemoeilijkt

Woonplaats Opgave van de postcode en de gemeente. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een postcode. De voorgestelde gemeente is steeds wijzigbaar. 

Bij ingave van meer dan 10 karakters wordt er geen verdere controle uitgevoerd op de gegevens en worden deze integraal aanvaard.

E-mail E-mailadres van de klant. Dit e-mailbericht dient ingevuld te zijn indien er voor deze klant gebruik zal gemaakt worden van de automatische opmaak en verzending via e-mail van pdf-documenten (zie hoofdstuk “Stappenplan voor het verzenden van documenten via e-mail”). 

Bij het dubbelklikken op dit e-mailadres gaat het systeem automatisch de standaard web browser opstarten en zoeken naar de website van deze klant, zich baserend op het laatste stuk van het e-mailadres (na “@” ).

BTWnr BTW nummer van de klant. Voorafgegaan door de landcode en de cijfers niet gescheiden door leestekens. Het systeem voert een controle uit op de Belgische nummers en geeft een waarschuwing bij een foute ingave of bij gebruik van een andere structuur. 

Voor een klant zonder BTW nummer dient de vermelding “#” opgegeven te worden. Dit is belangrijk voor latere controles en voor de BTW listing.


Pagina 43

BTW stelsel Geldend BTW stelsel. Selectie uit de voorgestelde alternatieven. 

S

Standaard stockafhankelijke stelsel. Het systeem maakt gebruikt van de gegevens opgegeven in de datafiche artikels of van de standaard in de instellingen van het dossier opgegeven BTW code.



M

Medecontractant



E

Klanten uit EG-landen met verlegging van de BTW.



V

Vrij van BTW.



B

Buiten BTW. Er zal geen BTW verrekening plaatsvinden.



F

Opstellen fiche zaakvoerders.

Betalingstermijn Voor te stellen betalingstermijn. Ter bepaling van de vervaldatum in de facturatie-module of bij het inboeken van verkopen. Voorstel van de opgegeven betalingstermijn in de basisinstellingen van het dossier. 

+ teken, gevolgd door het gewenste aantal dagen na factuurdatum, bijv. +10



letter “M” gevolgd door het gewenste aantal dagen na het einde van de factuurmaand, bijv. M30 “M99” = einde van de factuurmaand + 120 dagen

Aantal fact. Aantal afdrukken van de documenten in de facturatie-module. Voorstel van het aantal facturen opgegeven in de basisinstellingen van het dossier. Tegenpost Algemene rekening voor het wegschrijven van de verkoopsboeking. De ingevulde rekening zal automatisch worden voorgesteld bij het inboeken van een verkoop aan de betreffende klant en wordt automatisch gebruikt bij de facturatie aan deze klant (indien de basisinstellingen van het dossier ingesteld staan op een klantafhankelijke tegenpost). Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een algemene rekening. Bankrekening Nummer van de bankrekening van de klant. Scheiding van de cijfers door leestekens. Het systeem voert een controle uit op de Belgische nummers Prijsklasse Prijscategorie 1 tot 5 (verwijzing naar de 5 verkoopprijzen in de datafiche artikels). Enkel van toepassing bij de facturatie-module. Deze prijsklasse is niet te wijzigen op het ogenblik van facturatie. Korting Mogelijke extra korting (tussen 0 en 99.9) op bovenstaande prijsklasse. Deze korting zal voor elk artikel voorgesteld worden in de facturatie-module en is dan aanpasbaar. Korting kontante betaling Mogelijk voor te stellen korting contante betaling (tussen 0 en 10) in de facturatie-module.


Pagina 44

Kortingsgroep Klantencode van de kortingsgroep. Optioneel. Bij een herkenbare klantencode, wordt de overeenkomstige klant gebruikt voor de prijsbepaling in de facturatie-module. Fact.klant Klantencode van de factuurklant. Optioneel. Bij een herkenbare klantencode, wordt de overeenkomstige klant gebruikt voor het wegschrijven van de facturen. Stopdatum Deactiveren van de klant vanaf de opgegeven stopdatum. Deze stopdatum kan gebruikt worden als eventuele filter bij het opzoeken van een klant en bij de afdruk van lijsten. Kredietlimiet Het maximum bedrag dat bij de klant mag openstaan. Bij het overschrijden van dit bedrag door het klantensaldo wordt er in de facturatie-module een waarschuwing gegeven. Sector Sector van de klant. Vrij in te geven of selectie uit de al ingegeven sectoren. Bij opgave van een nieuwe sector wordt deze automatisch toegevoegd aan de selectielijst van de beschikbare sectoren. Info Vrij in te geven infoveld. Beperkt in lengte tot 60 karakters. Extra informatie kan in het memoveld of in de klantennota’s geplaatst worden. 

#, gevolgd door de klantafhankelijke voor te stellen vorm in de facturatie-module. bijv. #L



#DETAIL Voor deze klant worden er geen detailgegevens weergegeven bij het inlezen van bestaande orderdocumenten in de facturatie-module.

Memo Vrij in te geven infoveld. 


 Lijsten Klantenlijst Afdruk van de klantenfiches volgens een te selecteren sorteersleutel en met vrije selectie van de klanten binnen deze sortering. Omzetlijst klanten Afdruk van de behaalde omzetbedragen (exclusief BTW) voor die klanten waarvan de omzet het opgegeven bedrag overschrijdt. Bij opgave van een negatief getal worden ook de klanten opgenomen waarvoor enkel creditnota’s werden opgesteld of waarvoor het totaalbedrag van de creditnota’s het totaalbedrag van de facturen overschrijdt.


Pagina 45

Bovenaan de lijst wordt de totale omzetwaarde weergegeven dus inclusief deze van de niet afgedrukte klanten. Het weergegeven percentage per lijn is een aanduiding van de klantenomzet ten opzichte van deze totale omzet. Individuele rekening klanten Afdruk van de individuele rekening van de geselecteerde klanten met mogelijke beperking op enkel de openstaande lijnen (tot datum 31/12/2049). Bij aanpassing van het veld “tot datum” wordt de optie “enkel openstaande” automatisch uitgeschakeld. Het veld “tot datum” laat toe om het openstaand saldo van de klanten op een bepaalde datum te bepalen. Dit kan belangrijk zijn bij de jaarafsluiting wanneer er al facturen en/of betalingen voor het nieuwe jaar geboekt zijn. Individuele rekening klanten met vermelding referentie Afdruk van de individuele rekening van de geselecteerde klanten met mogelijke beperking op enkel de openstaande lijnen (tot datum 31/12/2049). Bij aanpassing van het veld “tot datum” wordt de optie “enkel openstaande” automatisch uitgeschakeld. Deze lijst wordt in landscape afgedrukt, met weergave van de referentie van de klant die opgegeven werd bij de facturatie en/of verkoopsboeking Het veld “tot datum” laat toe om het openstaand saldo van de klanten op een bepaalde datum te bepalen. Dit kan belangrijk zijn bij de jaarafsluiting wanneer er al facturen en/of betalingen voor het nieuwe jaar geboekt zijn. Openstaand saldo klanten Weergave van het totaal openstaand saldo per klant tot aan de opgegeven datum. Betalingsherinnering Afdruk van een rekeninguittreksel voor de geselecteerde klanten op voorwaarde dat deze een openstaand saldo hebben. 

De hoofding en de taalafhankelijke slotteksten van de betalingsherinnering worden ingegeven onder de menuoptie “extra” – “teksten”.

Rappel Afdruk van een overzicht van alle openstaande lijnen van een klant, op voorwaarde dat er tenminste één factuur meer dagen openstaat dan de opgegeven dagen. 

De hoofding en de taalafhankelijke slotteksten van de betalingsherinnering worden ingegeven onder de menuoptie “extra” – “teksten”. Creatie van een pdf-document en e-mailen van dit document (zie hoofdstuk “Stappenplan voor het verzenden van documenten via e-mail”)

Rappel met intrest Afdruk van een overzicht van alle openstaande lijnen van een klant, op voorwaarde dat er tenminste één factuur meer dagen openstaat dan de opgegeven dagen. Aanrekening van intrest en eventueel vast bedrag Creatie van pdf-document en e-mail van dit document (zie hoofdstuk “Stappenplan voor het verzenden van documenten via e-mail”)

Vervaldagboek klanten Opsplitsing van de openstaande klantensaldo’s in verschillende periodes en dit afhankelijk van het aantal dagen te laat en de boekingsdatum. De indelingsperiode is vrij te kiezen.


Pagina 46

To do klanten Afdruk van de klantennota’s voor de geselecteerde klanten, binnen de opgegeven periode en met extra selecties op het type van de nota en de prioriteit ervan. Labelafdruk klanten Afdruk van de adresgegevens van de geselecteerde klanten op labels in een in de software opgenomen vast bladformaat. Tegoed klanten Overzicht van alle klanten die een tegoed hebben vóór de opgegeven datum, met weergave van hun overeenkomstig tegoedbedrag. Betalingsoverzicht klanten Overzicht van de betalingen van de klanten, gesommeerd per datum en met weergave van de betreffende klant, het betaalde bedrag, het eventuele documentnummer en de omschrijving van de boeking.

 Tools Nulstelling omzet Deze tool zal op gelijk welk tijdstip al de omzetbedragen van de klanten op nul stellen. 

Teneinde de omzetcijfers van de klanten op een later tijdstip nog te kunnen raadplegen, is het aangewezen vóór het doorvoeren van de nulstelling te voorzien in een correcte back-up en deze veilig te archiveren.

Indien de BTW listing gebruikt wordt, mag deze optie enkel uitgevoerd worden na afdruk van deze listing en vóór het inbrengen van de eerste verkoopsfactuur voor het nieuwe kalenderjaar. Verwijderen nota’s Bij het activeren van deze tool worden alle nota’s voor de geselecteerde klanten verwijderd die binnen de opgegeven periode vallen. Tevens kunnen er hierbij extra selecties gemaakt op het type van de nota en de prioriteit ervan. Automatisch zuiveren individuele rekening Bij het activeren van deze tool worden alle vóór de opgegeven datum aangezuiverde lijnen (aangeduid met het symbool “*”) uit de individuele rekening verwijderd. 

Aangezien de gegevens definitief verwijderd worden uit de individuele rekening is het aangeraden de volledige individuele rekening (en dus niet alleen de opstaande gegevens) af te drukken vooraleer de zuiveringstool wordt doorgevoerd.

Zuiveren verkoopshistoriek Aanzuiveren van de aan- en/of de verkoophistoriek, met eventuele selectie van een specifieke klant of leverancier (“@” = alle) en bepaling van de uiterste datum tot waar deze gegevens verwijderd mogen worden. Controle BTW nummers Controle op de correctheid van de BTW nummers van de klanten, meestal ter voorbereiding van het afdrukken van de BTW listing. Het systeem genereert een lijst van alle klanten van wie het BTW - nummer niet overeenkomt met de Belgische controle. De klanten waarbij er in het BTW - nummer een # staat worden automatisch uitgesloten, net zoals de klanten zonder omzet. Delta Software Services Bvba – Paternosterstraat 119 – 3110 Rotselaar – Tel. 016/ 58 23 39

Pagina 47

BTW listing Samenstellen van de lijst van de Belgische afnemers met een omzetbedrag hoger dan de opgegeven minimum waarde. 

Voor het samenstellen van de BTW - listing worden de omzetcijfers uit het klantenbestand gebruikt (omzet en omzet BTW) en dit vanaf het moment van de laatste nulstelling van deze omzetbedragen. Er dient dus aandacht besteed te worden aan het moment van de nulstelling van de omzet van de klanten. Is deze nulstelling op een foutief moment of niet doorgevoerd, dan kan de tool voor de heropbouw van de BTW – listing een oplossing brengen teneinde een correcte samenstelling te bekomen.

Vooreerst dienen de identificatiegegevens van de aangever gecontroleerd en eventueel aangevuld te worden. Daarna dienen het jaar der handelingen en de gegevens betreffende de vrijstellingsregeling en de landbouwondernemingen aangevuld te worden indien deze van toepassing zouden zijn. In het geval van een gevolmachtigde indiener, dienen de identificatiegegevens van deze indiener gecontroleerd en eventueel aangevuld te worden. Het minimum bedrag gaat bepalen welke klanten worden opgenomen daar dit bedrag vergeleken wordt met het omzetbedrag van de klant uit zijn klantenfiche. Tevens worden enkel de klanten opgenomen met een correct Belgisch BTW nummer. Tenslotte dient de locatie van het te creëren XML- bestand opgegeven te worden. De lijst van de in de BTW- listing opgenomen klanten verschijnt uiteindelijk op het scherm (schermweergave) en het XML- bestand wordt automatisch gecreëerd op de opgegeven locatie. Heropbouw BTW listing Via deze tool worden de omzetbedragen in het klantenbestand opnieuw samengesteld over de opgegeven periode. De opgegeven periode omvat meestal een kalenderjaar. Automatisch zal het systeem eerst de omzetbedragen op nul stellen en daarna deze terug opbouwen over de geselecteerde periode. 

Voorwaarde hierbij is dat er geen gegevens mogen vernietigd zijn die betrekking hebben op de opgegeven periode. (Bv.: het jaar is al afgesloten, het boekjaar is verschillend van het kalenderjaar…).

Intracommunautaire handelingen Samenstellen van de lijst van de intracommunautaire handelingen, met selectie van de op te nemen gegevens (gebaseerd op de journaalafdruk van de verkopen), zijnde de respectievelijke periodes en het bijbehorende boekjaar. Vooreerst dienen de op te nemen gegevens (gebaseerd op de journaalafdruk van de verkopen), met name de respectievelijke periodes en het bijbehorende boekjaar opgegeven te worden. Schermweergave van de opgenomen handelingen, waarbij nog eventuele wijzigingen kunnen worden aangebracht. Daarna dienen de identificatiegegevens van de aangever gecontroleerd en eventueel aangevuld te worden en in een volgende fase het jaar en de periode van de aangifte. In het geval van een gevolmachtigde indiener, dienen de identificatiegegevens van deze indiener gecontroleerd en eventueel aangevuld te worden.


Pagina 48

Tenslotte is er de keuze tussen de afdruk van de intracommunautaire aangifte of de aanmaak van een XML- bestand hiertoe, waarbij de locatie van het te creëren XML- bestand opgegeven dient te worden. Het XML- bestand wordt dan automatisch gecreëerd op de opgegeven locatie. Verwijderen documenten orderopvolging Verwijderen van orderdocumenten van de klanten, met opgave van het type document, van één of een reeks van te verwijderen documentnummers en een eventuele specifieke klantencode (“@” = alle) zodat enkel de documenten voor deze klant verwijderd worden. Inlezen van klantengegevens vanuit MS Excel Inlezen van klantengegevens vanuit MS Excel. Het bestand dient een vaste structuur te hebben (veldnamen) om het inlezen van de klantengegevens mogelijk te maken. Na selectie van het gewenste bestand en het gewenste tabblad dient de knop geactiveerd te worden. Na controle onderaan het scherm van de weergegeven velden mag de knop geactiveerd worden.


Pagina 49

Kwalificaties Beheer van de kwalificaties van de personeelsleden aan de hand van aparte fiches.

 Kenmerken 

Opgave van de kwalificaties, ter raadpleging in de datafiche personeel


Link Excel: Overname van alle kwalificaties naar een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.


Pagina 50

Leveranciers Beheer van de leveranciers aan de hand van individuele fiches.

 Kenmerken      

Opgave van de contactgegevens van de leverancier. Bepalen van het BTW regime van de leverancier (BTW nummer, BTW stelsel…). Vastleggen van de betalingsvoorwaarde en factuurvoorwaarden van de leverancier (betalingstermijn, korting, …) Eventuele deactiveren/stopzetting van een leverancier door opgave van een stopdatum Toewijzing van de sector aan een leverancier Gebruik van een notitieveld per leverancier

 Extra opties Grafiek Weergave in staafdiagram van de omzet van de geselecteerde leverancier, op basis van de aankoophistoriek over de 5 laatste jaren.   

Omzet: weergave in staafdiagram van de gerealiseerde omzet voor de geselecteerde leverancier over de 5 laatste jaren, op basis van de aankoophistoriek. Boekhoudkundige omzet: weergave in staafdiagram van de gerealiseerde omzet voor de geselecteerde leverancier over de 5 laatste jaren, op basis van de boekhoudhistoriek (inclusief BTW). Omzet per productgroep: weergave in cirkeldiagram van de gerealiseerde omzet voor de geselecteerde leveranciers per productgroep, op basis van de aankoophistoriek

Contactpersonen Weergave van de aan de geselecteerde leverancier toegewezen contactpersonen.  Kopiëren van de gegevens van de geselecteerde contactpersoon naar het klembord

Overzicht historische gegevens Weergave van een overzicht van de historische gegevens voor de geselecteerde leverancier (de individuele rekening, de aankoophistoriek, het orderoverzicht en de uitgevoerde acties voor deze leverancier), met diverse selectiemogelijkheden. Individuele rekening leveranciers Weergave van de bewegingen op de individuele rekening van de geselecteerde leverancier. Optie tot weergave van enkel de openstaande of van alle bewegingslijnen. 

Copy data: kopiëren van de gegevens van de weergegeven individuele rekening naar het klembord.


Pagina 51



Weergave boeking: detailweergave van de oorspronkelijke boeking van de lijnen in de weergegeven individuele rekening 

  


Wijzigen omschrijving: wijzigen van de omschrijving of de vervaldag in de weergegeven lijn uit de individuele rekening Afdruk data: afdruk van de weergegeven individuele rekening. Hierbij wordt er rekening gehouden met de aanduiding van de optie “enkel openstaande” onderaan het scherm. Link Excel: overname van de weergegeven lijnen uit de individuele rekening van de geselecteerde leverancier in een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.

Zuiveren individuele rekening leveranciers Manueel aanzuiveren van de openstaande lijnen uit de individuele rekening van de geselecteerde leverancier.  Enkel weergave indien er meer dan 1 bewegingslijn openstaat.

Het saldo onderaan geeft het totaalbedrag van de geselecteerde lijnen weer. De aanzuivering van de geselecteerde lijnen wordt enkel uitgevoerd indien het saldo onderaan nul is en de aanzuivering bevestigd wordt. Automatische afpunting van de openstaande lijnen uit de individuele rekening van de klant. Dit is enkel een voorstel tot afpunting dat nog gecontroleerd dient te worden vóór bevestiging! Leveranciersnota’s Weergave van de nota’s van de geselecteerde leverancier. De leveranciersnota’s worden gekoppeld aan een datum en een vrij te bepalen type. Het type en de datum bepalen de schermvolgorde van de nota’s. De prioriteit en de informatielijnen zijn vrij te bepalen.  Het is aangewezen een logische sleutel te kiezen voor het type en de prioriteit, daar deze gegevens de verdere selecties bepalen bij enerzijds de afdruk van de nota’s via de leverancierslijst “To Do” en anderzijds bij het verwijderen van de nota’s.

Afdruk van de nota’s: rechtstreekse afdruk van de nota’s voor de geselecteerde leverancier vanuit het weergegeven scherm. Bij het activeren van de knop kunnen verdere selecties gemaakt worden betreffende de periode, het type en de prioriteit van de nota’s. De afgedrukte nota’s worden weergegeven volgens type en daarna in oplopende datumvolgorde.




Weergave aankoophistoriek Schermweergave van de aankoophistoriek van de geselecteerde leverancier Enkel weergave van de unieke records  



Pagina 52

 

Copy aankoophistoriek: kopiëren van de historiek van een leverancier naar het klembord. Afdruk aankoophistoriek: afdruk van de gegevens van de aankoophistoriek.



Copy adres: Kopiëren van de adresgegevens van de leverancier naar het klembord.



Copy fiche: Kopiëren van de fiche van de leverancier naar het klembord.



Copy bestand: Kopiëren van het gehele leveranciersbestand naar het klembord.



Creatie Copy: Overname van de fiche van de actieve leverancier naar een nieuwe leverancier, waarbij de gegevens aanpasbaar worden. De code van de nieuwe leverancier dient aangepast te worden teneinde een dubbele leverancierscode te vermijden.



Labelafdruk: Afdruk van de adresgegevens van de klant op een label, met opgave van de labelpositie (rekening houdend met het standaard labelformaat en labelindeling in de software).



Orders: Schermweergave van het orderoverzicht voor de leverancier.



Mail to: Automatisch opstart en overgang naar het standaard e-mailprogramma van de gebruiker, met overname van het e-mailadres van de leverancier.



Link Excel: Overname van alle leveranciersgegevens naar een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.




 Aandachtsvelden Firma Firmanaam of naam van de leverancier. 

Een blanco firmanaam is niet toegelaten. De naam van een privépersoon dient ingevuld te worden in de firmanaam en niet bij de naam. Het is beter de rechtsvorm van de firma (NV,BVBA…) of de titel van de persoon niet als eerste te plaatsen aangezien dit het opzoeken bemoeilijkt.


Pagina 53

Woonplaats Opgave van de postcode en de gemeente. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een postcode. De voorgestelde gemeente is steeds wijzigbaar. 

Bij ingave van meer dan 10 karakters wordt er geen verdere controle uitgevoerd op de gegevens en worden deze integraal aanvaard.

E-mail E-mailadres van de leverancier. Dit e-mailbericht dient ingevuld te zijn indien er voor deze leverancier gebruik zal gemaakt worden van de automatische opmaak en verzending via e-mail van pdf-documenten (zie hoofdstuk “Stappenplan voor het verzenden van documenten via e-mail”). 

Bij het dubbelklikken op dit e-mailadres gaat het systeem automatisch de standaard web browser opstarten en zoeken naar de website van deze leverancier, zich baserend op het laatste stuk van het e-mailadres (na “@” ).

BTWnr BTW nummer van de leverancier. Voorafgegaan door de landcode en de cijfers niet gescheiden door leestekens. Het systeem voert een controle uit op de Belgische nummers en geeft een waarschuwing bij een foute ingave of bij gebruik van een andere structuur. Voor een leverancier zonder BTW nummer dient de vermelding “#” opgegeven te worden.



BTW stelsel Geldend BTW stelsel. Selectie uit de voorgestelde alternatieven. 

S

Standaard stockafhankelijke stelsel. Het systeem maakt gebruikt van de gegevens opgegeven in de datafiche artikels of van de standaard in de instellingen van het dossier opgegeven BTW code.



M

Medecontractant



E

Leveranciers uit EG-landen met verlegging van de BTW.



V

Vrij van BTW.



B

Buiten BTW. Er zal geen BTW verrekening plaatsvinden.



F

Opstellen fiche zaakvoerders.

Betalingstermijn Voor te stellen betalingstermijn. Ter bepaling van de vervaldatum in de aankoopmodule. Voorstel van de opgegeven betalingstermijn in de basisinstellingen van het dossier. 

+ teken, gevolgd door het gewenste aantal dagen na factuurdatum, bijv. +10



letter “M” gevolgd door het gewenste aantal dagen na het einde van de factuurmaand, bijv. M30

Tegenpost Algemene rekening voor het wegschrijven van de aankoopboeking. De ingevulde rekening zal automatisch worden voorgesteld bij het inboeken van een aankoop aan de betreffende leverancier. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een algemene rekening.


Pagina 54

Bankrekening Nummer van de bankrekening van de leverancier. Scheiding van de cijfers door leestekens. Het systeem voert een controle uit op de Belgische nummers Korting Mogelijke extra korting (tussen 0 en 99.9). Stopdatum Deactiveren van de leverancier vanaf de opgegeven stopdatum. Deze stopdatum kan gebruikt worden als eventuele filter bij het opzoeken van een leverancier en bij de afdruk van lijsten. Sector Sector van de leverancier. Vrij in te geven of selectie uit de al ingegeven sectoren. Bij opgave van een nieuwe sector wordt deze automatisch toegevoegd aan de selectielijst van de beschikbare sectoren. Info Vrij in te geven infoveld. Beperkt in lengte tot 60 karakters. Extra informatie kan in het memoveld of in de leveranciersnota’s geplaatst worden. Memo Vrij in te geven infoveld. 


 Lijsten Leverancierslijst Afdruk van de leveranciersfiches volgens een te selecteren sorteersleutel en vrije selectie van leveranciers binnen deze sortering. Omzetlijst leveranciers Afdruk van de omzetbedragen (exclusief BTW) voor die leveranciers waarvan de omzet het opgegeven bedrag overschrijdt. Bij opgave van een negatief getal worden ook de leveranciers opgenomen waarvoor enkel creditnota’s werden ontvangen of waarvoor het totaalbedrag van de creditnota’s het totaalbedrag van de facturen overschrijdt. Bovenaan de lijst wordt de totale omzet weergegeven dus inclusief deze van de niet afgedrukte leveranciers. Het weergegeven percentage per lijn is een aanduiding van de leveranciersomzet t.o.v. van deze totale omzet. Individuele rekening leveranciers Afdruk van de individuele rekening van de geselecteerde leveranciers met mogelijke beperking op enkel openstaande lijnen (tot datum 31/12/49). Bij aanpassing van het veld “tot datum” wordt de optie “enkel openstaande” automatisch uitgeschakeld. Het veld “tot datum” laat toe om het openstaand saldo van de leveranciers op een bepaalde datum te bepalen. Dit kan belangrijk zijn bij de jaarafsluiting wanneer er al facturen en/of betalingen voor het nieuwe jaar geboekt zijn.


Pagina 55

Individuele rekening leveranciers met referentie Afdruk van de individuele rekening van de geselecteerde leveranciers met mogelijke beperking op enkel openstaande lijnen (tot datum 31/12/49). Bij aanpassing van het veld “tot datum” wordt de optie “enkel openstaande” automatisch uitgeschakeld. Deze lijst wordt in landscape afgedrukt, met weergave van de referentie van de leverancier die opgegeven werd bij de aankoopboeking. Het veld “tot datum” laat toe om het openstaand saldo van de leveranciers op een bepaalde datum te bepalen. Dit kan belangrijk zijn bij de jaarafsluiting wanneer er al facturen en/of betalingen voor het nieuwe jaar geboekt zijn. Individuele rekening leveranciers tot vervaldag Afdruk van alle openstaand lijnen uit de individuele rekening van de leveranciers met een vervaldag vóór de opgegeven datum. Deze lijst kan gebruikt worden als zijnde de betaallijst leveranciers tot vervaldatum. Openstaand saldo leveranciers Weergave van het totaal openstaand saldo per leverancier tot aan de opgegeven datum. Vervaldagboek Opsplitsing van de openstaande leverancierssaldo’s in verschillende periodes en dit afhankelijk van het aantal dagen te laat en de boekingsdatum. De indelingsperiode is vrij te kiezen. To do leveranciers Afdruk van de leveranciersnota’s voor de geselecteerde leveranciers binnen de opgegeven periode, met extra selecties op het type van de nota en de prioriteit ervan. Labelafdruk leveranciers Afdruk van de adresgegevens van de geselecteerde leveranciers op labels in een in de software opgenomen vast bladformaat. Tegoed leveranciers Overzicht van alle leveranciers met een tegoed vóór de opgegeven datum, met weergave van het overeenkomstig tegoedbedrag.

 Tools Verwijderen bestellingen leveranciers Verwijderen van bestellingen leveranciers, met opgave van één of een reeks van te verwijderen documentnummers. Nulstelling omzet Deze tool zal op gelijk welk tijdstip al de omzetbedragen van de leveranciers op nul stellen. 

Om de omzetcijfers van de leveranciers op een later tijdstip nog te kunnen raadplegen, is het aangewezen vóór het doorvoeren van de nulstelling een correcte back-up te voorzien en deze veilig te archiveren.


Pagina 56

Automatisch zuiveren individuele rekening Bij het activeren van deze tool worden alle vóór de opgegeven datum aangezuiverde lijnen (aangeduid met het symbool “*”) uit de individuele rekening verwijderd. 

Aangezien de gegevens definitief verwijderd worden uit de individuele rekening is het aangeraden de volledige individuele rekening (en dus niet alleen de opstaande gegevens) af te drukken vooraleer de zuiveringstool wordt doorgevoerd.

Betaallijst leveranciers Opmaak van een betaalbestand of afdruk van de betaallijst leveranciers. 

Opgave van de uiterste vervaldatum van de betaallijst: weergave onderaan het scherm in het raster van alle openstaande facturen of creditnota’s met een vervaldag vóór de opgeven datum verschijnen.

 Deze datum kan vrij ingegeven worden of er kan vanaf de systeemdatum een aantal dagen verder geteld worden door ingave van “+XX” (met XX = het aantal gewenste dagen). Enkel de lijnen voor de leveranciers met een geldig Belgisch banknummer in het leveranciersbestand worden hierbij weergegeven. Indien de bedragen onderaan in het raster voor een bepaalde leverancier zijn saldo overschrijden, dan wordt er in de kolom “opmerking” het saldo van deze leverancier weergegeven en is het aangeraden de individuele rekening voor deze leverancier eerst te controleren alvorens verder te gaan. Via muisklik op het raster onderaan is het enerzijds mogelijk de referentie en anderzijds het bedrag van de betreffende lijn aan te passen. Indien er bepaalde lijnen niet dienen opgenomen te worden, dient het bedrag op nul gesteld te worden. 

Afdrukvoorbeeld van de in het raster vermelde gegevens.



Indien het huidige scherm afgesloten wordt zonder verder te gaan, gebeurt er verder niets met de vermelde gegevens en blijven deze ongewijzigd openstaan in de individuele rekening van de leveranciers.



Na opgave van de code van de financiële instelling waarvoor het betaalbestand bestemd zal zijn, worden de standaard gegevens van het huidige dossier overgenomen (BTW nummer, firma en adresgegevens). Indien deze gegevens niet beschikbaar zijn, dienen deze eenmaal ingegeven te worden. De volgende keer worden deze gegevens opnieuw weergegeven en kunnen dan indien gewenst aangepast worden. Daarna wordt de huidige systeemdatum als datum van betaling voorgesteld, die steeds aanpasbaar is. Tenslotte kan de naam van het betaalbestand vrij bepaald worden. Hiertoe wordt zowel de locatie als de naam opgegeven.



Effectieve aanmaak van het betaalbestand met de opgegeven naam en op de vermelde locatie. Indien het bestand al bestaat, verschijnt er een foutmelding. Bij de creatie van het bestand houdt het systeem rekening met de informatie opgegeven bij de banken (rekeningnummer, code financiële instelling). Het gecreëerde bestand kan voor verdere verwerking aangewend worden.



Indien het huidige scherm afgesloten wordt zonder verder te gaan, gebeurt er verder niets met de vermelde gegevens en blijven deze ongewijzigd openstaan in de individuele rekening van de leveranciers.



Na opgave van de tegenpost, met name de rekening waarop het totaalbedrag van het betaalbestand weggeschreven wordt en die meestal de rekening van de geldtransacties of transfers is, kan de transactie eventueel verduidelijkt worden in het veld van de omschrijving.



Effectieve boekhoudkundige verwerking van de betaallijst of het betaalbestand, met registratie van de in het raster vermelde gegevens in de individuele rekening van de betreffende leveranciers. De betreffende lijnen worden hierbij aangeduid om in aanmerking te komen voor het automatisch zuiveren (vermelding van “*” in kolom “afp” in de individuele rekening van de leverancier) indien het bedrag uit de individuele rekening overeenstemt met het bedrag uit de betaallijst.

Verwijderen nota’s Bij het activeren van deze functie worden alle nota’s voor de geselecteerde leveranciers verwijderd die binnen de opgegeven periode vallen. Tevens kunnen er hierbij extra selecties gemaakt op het type van de nota en de prioriteit ervan.


Pagina 57

Zuiveren aankoophistoriek Aanzuiveren van de aan- en/of de verkoophistoriek, met eventuele selectie van een specifieke klant of leverancier (“@” = alle) en opgave van de uiterste datum tot waar deze gegevens verwijderd mogen worden. Heropbouw BTW omzet leveranciers Opnieuw samenstellen van de omzetbedragen in het leveranciersbestand over de opgegeven periode en op basis van het aankoopjournaal. De opgegeven periode omvat meestal een kalenderjaar. Automatisch zal het systeem eerst de omzetbedragen op nul stellen en daarna deze terug opbouwen over de geselecteerde periode. 

Voorwaarde hierbij is dat er geen gegevens mogen vernietigd zijn die betrekking hebben op de opgegeven periode. (Bv.: het jaar is al afgesloten, het boekjaar is verschillend van het kalenderjaar…).

Inlezen van leveranciersgegevens vanuit MS Excel Inlezen van leveranciersgegevens vanuit MS Excel. Het bestand dient een vaste structuur te hebben (veldnamen) om het inlezen van de gegevens mogelijk te maken. Na selectie van het gewenste bestand en het gewenste tabblad dient de knop geactiveerd te worden. Na controle onderaan het scherm van de weergegeven velden mag de knop geactiveerd worden.


Pagina 58

Materieel Beheer van materieel aan de hand van individuele fiches.

 Kenmerken  

Opgave van de gegevens van het materieel Uitleengegevens van het materieel (uitleentijd, blokkeringtype, blokkering tot een bepaalde datum enz.)


Link Excel: Overname van alle gegevens van de personeelsleden naar een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.

 Aandachtsvelden Locktype Blokkering van het materieel, vrij ingave bijv. uitgeleend, defect, enz. Weergave van de reeds bestaande types via dropdown lijst.


Pagina 59

Personeel Beheer van de personeelsleden aan de hand van individuele fiches.

 Kenmerken   

Opgave van de contactgegevens van het personeelslid. Opgave van de werktijden of het aantal uren per dag per personeelslid Toekennen van kwalificaties aan een personeelslid


Link Excel: Overname van alle gegevens van de personeelsleden naar een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.

 Aandachtsvelden Code Code van het personeelslid, vrije ingave. Codes die beginnen met de letter “T” worden aanzien als zijnde typedefiniëringen van standaard werktijden. Deze kunnen dan overgenomen worden bij de verschillende personeelsleden.



Tabblad Basis Beschrijving van de algemene gegevens van het personeelslid zoals de contactgegevens, de datum van indiensttreding enz. Nummer Nummer van het personeelslid in het personeelsregister Type Vrije ingave, beschrijving van het type personeelslid bijv. arbeider, bediende, enz. Weergave van de reeds bestaande types via dropdown lijst. Contract Vrije ingave, beschrijving van het type contract van het personeelslid bijv. vast, interim, bepaalde duur enz. Weergave van de reeds bestaande contracttypes via dropdown lijst. Kost Vrije ingave, interne kost van het personeelslid. Notificatie Berichtgeving of contactopname met het personeelslid 

E

via E-mail



S

via SMS


Pagina 60

Tabblad Werktijden Opgave van de werkdagen en de respectievelijke werktijden per dag van het personeelslid in aantal uren of in starten eindtijd uitgedrukt. selectielijst type werktijden Codes die beginnen met de letter “T” worden aanzien als zijnde typedefiniëringen van standaard werktijden. Deze werktijden en dagen kunnen dan overgenomen worden bij de verschillende personeelsleden. Weergave van de reeds bestaande types via dropdown lijst.

overname van de werkdagen en werktijden van het geselecteerde type werktijden Tabblad kwalificaties Toekenning van kwalificaties aan het personeelslid.

Toekennen van de aan de linkerzijde geselecteerde kwalificatie aan het personeelslid (activeren)

Verwijderen van de aan de rechterzijde geselecteerde kwalificatie (deactiveren) zodat deze kwalificatie voor deze persoon niet meer actief is.

 Tools Inlezen van personeelsgegevens vanuit MS Excel Inlezen van personeelsgegevens vanuit MS Excel. Het bestand dient een vaste structuur te hebben (veldnamen) om het inlezen van de gegevens mogelijk te maken. Na selectie van het gewenste bestand en het gewenste tabblad dient de knop geactiveerd te worden. Na controle onderaan het scherm van de weergegeven velden mag de knop geactiveerd worden.


Pagina 61

Wagens Beheer van de wagens aan de hand van individuele fiches.

 Kenmerken 

Opgave van de basisgegevens van de wagens.


Link Excel: Overname van de wagengegevens naar een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.

 Aandachtsvelden Onderhoud Datum laatste onderhoud. Olie Datum laatste vervanging van olie. Actie km Kilometerstand waarop een actie verwacht wordt zoals bijv. onderhoud. Info actie Beschrijving van de verwachte actie bij het overschrijden van de kilometerstand opgegeven bij “actie km”.


Pagina 62

Logistiek Aankoopbeheer (Bestellingen leveranciers) Opstellen van een aankoopdocument.

 Registratie van een document (bestelling, receptie van goederen of prijsaanvraag) Leverancier Opgave van de leverancier op wie het document betrekking heeft. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een leverancier. Automatische overname van de adresgegevens van de leverancier. Deze adresgegevens zijn aanpasbaar maar gelden dan alleen voor de afdruk van het actieve document. 

Extra inputmogelijkheden: . doc.nr wijzigen van een bestaande bestelling Indien beschikbaar zal het geselecteerde document automatisch op het scherm verschijnen, waarna het document kan gewijzigd worden. Enkel het type document kan niet gewijzigd worden. Het oorspronkelijke document zal bij bevestiging volledig verwijderd worden en er zal automatisch een nieuw document gecreëerd worden met een nieuw documentnummer en met als datum de actieve datum.



Wijzigen document: weergave van het orderoverzicht voor de geselecteerde leverancier met selectiemogelijkheid van het gewenste document.

Type Type document: Bestelling, Receptie of Prijsaanvraag Munt Voorgesteld op basis van de gegevens in de leveranciersfiche (fact.munt). Niet aanpasbaar. Na het verlaten van het veld “type” gaat het systeem automatisch over naar het detailgedeelte van het orderdocument. Bovenaan het scherm worden enerzijds het lijnnummer van de actieve lijn en anderzijds het totaal aantal lijnen van het document weergegeven. Deze gegevens worden telkens automatisch aangepast bij de ingave van de detaillijnen. Code Opgave van een artikelcode uit het artikelbestand of van een vrije lijn. 

Code van de artikelcode uit het artikelbestand. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een artikel. Automatische overname van de taalafhankelijke omschrijving en de aankoopprijs van het artikel. Deze gegevens zijn aanpasbaar maar gelden dan alleen voor het actieve document.



“@” input vrije omschrijving. Het is echter niet mogelijk voor deze lijn een prijs, aantal of leveringsdatum in te geven.

Omschrijving Voorgesteld op basis van de in de vorige stap opgegeven (artikel)code en afhankelijk van de taal van de leverancier. 



Pagina 63

Aantal Vrije ingave. Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /). Prijs Voorgesteld op basis van de artikelcode. Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /). Leveringsdatum Voorstel van de actieve systeemdatum

 Extra opties Inlassen van een lijn Inlassen van een lijn vóór de geselecteerde lijn Verwijderen van een lijn Verwijderen van de geselecteerde lijn Bevestiging afdruk en registratie van het document Registratie en effectieve afdruk van het document in de taal van de leverancier (indien beschikbaar). Bij het afdrukken van het document geeft het systeem een intern document nummer bovenaan het scherm weer, waaronder de gegevens weggeschreven werden. Annuleren / Cancel Volledig annuleren van het document. Er worden geen gegevens aangepast. Leveranciersnota’s Weergave van de nota’s van de geselecteerde leverancier. De nota’s worden gekoppeld aan een datum en een vrij te bepalen type. Het type en de datum bepalen de schermvolgorde van de nota’s. De prioriteit en de informatielijnen zijn vrij te bepalen.  Het is aangewezen een logische sleutel te kiezen voor het type en de prioriteit, daar deze gegevens de verdere selecties bepalen bij enerzijds de afdruk van de nota’s via de leverancierslijst “To Do” en anderzijds bij het verwijderen van de nota’s.

Afdruk van de nota’s: rechtstreekse afdruk van de nota’s voor de geselecteerde leverancier vanuit het weergegeven scherm. Bij het activeren van de knop kunnen verdere selecties gemaakt worden betreffende de periode, het type en de prioriteit van de nota’s. De afgedrukte nota’s worden weergegeven volgens type en daarna in oplopende datumvolgorde.



Copy nota’s: kopiëren van de weergegeven nota’s naar het klembord.


Pagina 64

Weergave aankoophistoriek leverancier Schermweergave van de aankoophistoriek van de geselecteerde leverancier Enkel weergave van de unieke records  

 


Copy aankoophistoriek: kopiëren van de gegevens van de aankoophistoriek van een leverancier naar het klembord. Afdruk aankoophistoriek: afdruk van de gegevens van de aankoophistoriek.

Individuele rekening leveranciers Weergave van de bewegingen op de individuele rekening van de geselecteerde leverancier. Optie tot weergave van enkel de openstaande of van alle bewegingslijnen.  

Copy data: kopiëren van de weergegeven lijnen uit individuele rekening naar het klembord. Weergave boeking: detailweergave van de oorspronkelijke boeking van de lijnen in de weergegeven individuele rekening



Wijzigen omschrijving: wijzigen van de omschrijving of de vervaldag in de weergegeven lijn uit de individuele rekening Afdruk data: afdruk van de individuele rekening. Hierbij wordt er rekening gehouden met de aanduiding van de optie “enkel openstaande” onderaan het scherm. Link Excel: overname van de weergegeven lijnen uit de individuele rekening van de geselecteerde leverancier in een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.



 


Inlezen bestaand document Inlezen van een of meerdere voor de geselecteerde leverancier bestaande orderdocumenten. Bij het selecteren van een orderdocument worden er onderaan het scherm automatisch alle detailgegevens van het betreffende document weergegeven.  Selectie van meerdere orderdocumenten tegelijkertijd via het inhouden van de CTRL toets en het klikken met de muis op alle gewenste hoofddocumenten.

Het effectief inlezen van een document gebeurt via het dubbelklikken op de gewenste lijn in het bovenste gedeelte van het scherm of via bevestiging via de knop waardoor alle gegevens van het bestaande orderdocument worden overgenomen in het onderliggende scherm. Creatie pdf en e-mail Automatische creatie van een pdf-document van het opgemaakte document en opstarten van het e-mailprogramma tot verzending van dit document. (zie ook het hoofstuk “Stappenplan voor het verzenden van documenten via e-mail”)


Pagina 65

 Lijsten Bestellingen leveranciers Afdruk van het overzicht van alle openstaande bestellingen bij de leveranciers, eventueel in detail, en dit volgens een te selecteren sorteersleutel en met vrije selectie van de gewenste leveranciers.

 Tools Verwijderen bestellingen leveranciers Verwijderen van bestellingen aan leveranciers, met opgave van één of een reeks van te verwijderen documentnummers.


Pagina 66

Betaling Registratie van de inkomende en uitgaande betalingen.

 Registratie van een betaling Datum Datum van de betaling Code Code van de klant, leverancier of algemene rekening 

K gevolgd door de code van de klant. Opgave van “K” en dan gebruik van de standaard zoekfuncties voor het opzoeken van een klant.



L gevolgd door de code van leverancier. Opgave van “L” en dan gebruik van de standaard zoekfuncties voor het opzoeken van een leverancier.



Rekeningnummer van de algemene rekening. Gebruik van de standaard zoekfuncties voor het opzoeken van een algemene rekening.



D gevolgd door het intern documentnummer van het verkoopsdocument van de klant. Het systeem gaat het betreffende documentnummer zoeken in de individuele rekening van alle klanten. Bij overeenstemming wordt automatisch het documentnummer en het bedrag ingevuld. Deze gegevens zijn wijzigbaar.



I gevolgd door het intern documentnummer van het aankoopdocument van de leverancier Het systeem gaat het betreffende documentnummer zoeken in de individuele rekening van alle leveranciers. Bij overeenstemming wordt automatisch het documentnummer en het bedrag ingevuld. Deze gegevens zijn wijzigbaar.



O gevolgd door het door de klant betaalde bedrag. Het systeem gaat het betreffende bedrag zoeken in de individuele rekening van alle klanten. Bij overeenstemming wordt automatisch het documentnummer en het bedrag ingevuld. Deze gegevens zijn wijzigbaar.



B gevolgd door het aan de leverancier betaalde bedrag. Het systeem gaat het betreffende bedrag zoeken in de individuele rekening van alle leveranciers. Bij overeenstemming wordt automatisch het documentnummer en het bedrag ingevuld. Deze gegevens zijn wijzigbaar.

Document Intern documentnummer van het document dat betaald werd. Bedrag Betaald bedrag.

 De hiernavolgende velden zijn enkel beschikbaar indien de boekhoudmodule van toepassing is!

KKB Toekenning van het percentage Korting Kontante betaling. Enkel van toepassing bij de overgang vanuit de facturatie-module naar de betalingen. Volledige betaling Aanduiding van de betalingswijze indien het bedrag volledig via deze betalingswijze werd voldaan.


Pagina 67

Uitsplitsing van de betaling Opgave van het betaalde bedrag per betalingswijze, met onderaan weergave van de restwaarde.

 Verwerking van de kasverrichtingen / toepassing in de module financieel  De hiernavolgende optie tot inlezen is enkel beschikbaar indien de boekhoudmodule van toepassing is! Indien dit niet het geval is, worden de kasverrichtingen rechtstreeks verwerkt en zijn er geen verdere handelingen tot het verwerken van de kasverrichtingen vereist!

Bij het opstarten van de module financieel en na opgave van de betreffende code van de bank of kas, verschijnt bovenaan de knop tot het inlezen van de niet-verwerkte kasverrichtingen. Via deze optie worden alle niet-verwerkte kasverrichtingen overgenomen in de financiële boeking tot aan de opgegeven datum (hierbij zijn geen verdere selecties mogelijk). 

Deze optie tot inlezen is niet meer beschikbaar eenmaal het detailgedeelte van de boeking geactiveerd werd.

Bij bevestiging en verwerking van de financiële boeking worden de in deze boeking opgenomen kasverrichtingen automatisch verwerkt.

 Lijsten  De hiernavolgende lijsten zijn enkel beschikbaar indien de boekhoudmodule van toepassing is!

Niet-verwerkte kasverrichtingen Overzicht volgens betalingswijze van de nog niet-verwerkte kasverrichtingen binnen de opgegeven datumperiode. Verwerkte kasverrichtingen Overzicht volgens betalingswijze van de nog niet-verwerkte kasverrichtingen binnen de opgegeven datumperiode. Alle kasverrichtingen Overzicht volgens betalingswijze van alle kasverrichtingen binnen de opgegeven datumperiode.


Pagina 68

Factuur Opstellen van een verkoopsdocument.

 Registratie van een document (offerte, bestelling, herstelling, levering, factuur, creditnota ….) Factuurdatum Opgave van de datum van het document. 

Het systeem gaat deze vraag enkel stellen indien bij de “parameters” in de “instellingen” van het dossier deze optie geactiveerd werd. Anders zal de actieve datum van het systeem gebruikt worden.

Klant Opgave van de klant op wie de boeking betrekking heeft. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een klant. Automatische overname van de adresgegevens van de klant. Deze adresgegevens zijn aanpasbaar maar gelden dan alleen voor de afdruk van het actieve document. Automatische controle op het BTW nummer van de klant en op het overschrijden van een eventuele kredietlimiet. 

Extra inputmogelijkheden: * doc.nr wijzigen van een bestaande offerte . doc.nr wijzigen van een bestaande bestelling $ doc.nr wijzigen van een bestaande levering Indien beschikbaar zal het geselecteerde document automatisch op het scherm verschijnen, waarna het document kan gewijzigd worden. Enkel het type document kan niet gewijzigd worden. Het oorspronkelijke document zal bij bevestiging volledig verwijderd worden en er zal automatisch een nieuw document gecreëerd worden met een nieuw documentnummer en met als datum de actieve datum.

 

  



Wijzigen document: weergave van het orderoverzicht voor de geselecteerde klant met selectiemogelijkheid van het gewenste document. Herafdruk factuur: Herafdruk van één bestaande factuur of creditnota (enkel invullen van selectieveld “van document”) of van een reeks van opeenvolgende facturen en/of creditnota’s (invullen van de beide selectievelden “van document” en “tot document”). Creatie van een pdf-document en e-mailen van dit document (zie hoofdstuk “Stappenplan voor het verzenden van documenten via e-mail”) Inlezen XML: Inlezen van een bestaand XML bestand (bestellingen ….). Opgave of selectie van het gewenste in te lezen XML bestand. Inlezen factuur/creditnota: Creatie van een nieuw document op basis van een bestaande factuur of creditnota. Van het ingelezen document is het mogelijk alle gegevens te wijzigen, bepaalde delen te verwijderen of extra informatie toe te voegen. Inlezen te factureren gegevens: Inlezen van te factureren gegevens vanuit een MS Excel bestand. Het bestand dient een vaste structuur te hebben (veldnamen) om het inlezen van de gegevens mogelijk te maken. Na selectie van het gewenste bestand en het gewenste tabblad dient de knop geactiveerd te worden. Na controle onderaan het scherm van de weergegeven velden mag de knop geactiveerd worden. Contracten: Activatie van het overzicht van de te factureren contracten met selectiemogelijkheid, voorgesteld op basis van de gegevens in de datafiche contracten en rekening houdende met de vereisten tot weergave (aantal periodes, factuurdatum, aangerekende periodes…).

 Om de facturatie van de contracten mogelijk te maken dient er in de datafiche artikels een artikel met code “CONTRACT” te bestaan.


Pagina 69

F/C Type document: Factuur, Creditnota, Leveringsnota, Proforma- factuur, Bestelling, Offerte of Herstelling Referentie Vrije ingave. Deze referentie wordt de individuele rekening van de klant bijgehouden (omschrijving). Vervaldatum Vrije ingave, voorgesteld op basis van de gegevens uit de klantenfiche (betalingstermijn) 

Bepalen van vervaldatum X dagen na factuurdatum via opgave van “+” en aantal dagen, bijv. +10. Bepalen van vervaldatum X dagen na einde maand via opgave van “M” en aantal dagen, bijv. M10

BTW stelsel Voorgesteld op basis van de gegevens in de klantenfiche (BTW stelsel). Indien verschillend van “S” wordt het betreffende BTW stelsel toegepast op alle factuurlijnen. Bij het BTW stelsel “S” wordt er echter voor elke lijn de BTW code toegepast die vermeldt staat bij het geselecteerde artikel. K.K.B. (Korting kontante betaling) Voorgesteld op basis van de gegevens in de klantenfiche (KKB). Verkoper Voorgesteld op basis van de gegevens in de klantenfiche (verkoper). Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een verkoper. Kostenplaats Toe te passen kostenplaats of gebruik van de link naar het rekeningstelsel via “@”. In het veld kostenplaats kan een specifieke kostenplaats opgegeven worden waaraan het gehele orderdocument wordt toegewezen. Bij opgave van een “@” als kostenplaats wordt er automatisch de standaard kostenplaats van de tegenpost gebruikt. Indien de “instellingen” van het dossier verwijzen naar een artikelafhankelijke tegenpost dan gebeurt deze toewijzing per artikellijn, bij een klantafhankelijke tegenpost echter wordt het gehele document aan deze kostenplaats toegewezen. Na het verlaten van het veld “kostenplaats” gaat het systeem automatisch over naar het detailgedeelte van het orderdocument. Bovenaan het scherm worden enerzijds het lijnnummer van de actieve lijn en anderzijds het totaal aantal lijnen van het document weergegeven. Deze gegevens worden telkens automatisch aangepast bij de ingave van de detaillijnen.


Pagina 70

Code Opgave van een artikelcode uit het artikelbestand of van een vrije lijn. 

Code van de artikelcode uit het artikelbestand. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een artikel. Automatische overname van de taalafhankelijke omschrijving en de prijs van het artikel. Deze gegevens zijn aanpasbaar maar gelden dan alleen voor het actieve document.



“@” input vrije omschrijving. Het is echter niet mogelijk voor deze lijn een prijs, aantal of leveringsdatum in te geven.



“=”

overname van de code van de vorige lijn



“*”

transfer van het in de verkoophistoriek van de klant door het dubbelklikken geselecteerde artikel

Omschrijving Voorgesteld op basis van de in de vorige stap opgegeven (artikel)code en afhankelijk van de taal van de klant. 


Gedwongen bladsprong via ingave van “/P”. Bij het aanpassen of ingeven van een omschrijving, zal er bovenaan het scherm (achter de titel “omschrijving”) enerzijds het aantal karakters van de omschrijving en anderzijds een vooruitgangsbalk verschijnen. Eenmaal de beschikbare 50 karakters van de omschrijving overschreden, wordt de gehele titelbalk rood, als zijnde een waarschuwing dat enkel de 50 eerste karakters zullen worden overgenomen en dat de rest van de karakters wegvalt. Aantal Vrije ingave. Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /). Weergave van het stockoverzicht met bijbehorende aankoopgegevens via opgave van “S”. Prijs Voorgesteld op basis van de artikelcode, rekening houdende met de prijsklasse van de klant en/of het prijzenboek. Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /). Weergave van het prijsoverzicht met optie tot selectie via opgave van “P”. Voor drankcentrales ingave van “D” voor opgave van deeleenheden. Korting Voorgestelde lijnkorting op basis van de gegevens uit de klantenfiche of het prijzenboek. Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /).

 Extra opties F10

Weergave totale aankoopprijs en toegevoegde waarde + kopie van al de detailgegevens van de factuur naar het klembord Schermweergave van de totale aankoopprijs, de toegevoegde waarde en het % hiervan t.o.v. de aankoopprijs. Tevens worden alle detailgegevens van de factuur automatisch gekopieerd naar het klembord.


Pagina 71

Betaling Opgave van eventuele kasverrichtingen zonder alle velden te moeten doorlopen. Zie hoofdstuk “Betaling” Inlassen van een lijn Inlassen van een lijn vóór de geselecteerde lijn Verwijderen van een lijn Verwijderen van de geselecteerde lijn Bevestiging afdruk en registratie van het document Registratie en effectieve afdruk van het document in het aantal exemplaren vermeld in de klantenfiche en in de taal van de klant (indien beschikbaar).  Indien er reclameteksten opgegeven zijn in de basisinstellingen van het dossier, dan zal automatisch de taalafhankelijke reclametekst afgedrukt worden als laatste detaillijnen (commentaarlijnen met code @).

Bij het afdrukken van het document geeft het systeem een intern document nummer bovenaan het scherm weer, waaronder de gegevens weggeschreven werden.  Indien de module kasverrichtingen van toepassing is, zal het systeem automatisch bij de afdruk van een orderdocument (met uitzondering van een offerte) overgaan naar het inputscherm van deze verrichtingen en hierbij de nodige velden gaan invullen.

Na de effectieve afdruk van het orderdocument zal het systeem automatisch de vraag tot herafdruk stellen. Bij bevestiging wordt het document nog eens afgedrukt in het aantal exemplaren vermeld in de klantenfiche. Annuleren / Cancel Volledig annuleren van het document. Er worden geen gegevens aangepast. Klantennota’s Weergave van de nota’s van de geselecteerde klant. De klantennota’s worden gekoppeld aan een datum en een vrij te bepalen type. Het type en de datum bepalen de schermvolgorde van de nota’s. De prioriteit en de informatielijnen zijn vrij te bepalen.  Het is aangewezen een logische sleutel te kiezen voor het type en de prioriteit, daar deze gegevens de verdere selecties bepalen bij enerzijds de afdruk van de nota’s via de klantenlijst “To Do” en anderzijds bij het verwijderen van de nota’s.

Afdruk van de nota’s: rechtstreekse afdruk van de nota’s voor de geselecteerde klant vanuit het weergegeven scherm. Bij het activeren van de knop kunnen verdere selecties gemaakt worden betreffende de periode, het type en de prioriteit van de nota’s. De afgedrukte nota’s worden weergegeven volgens type en daarna in oplopende datumvolgorde.





Pagina 72

Weergave verkoophistoriek klant Schermweergave van de verkoophistoriek van de geselecteerde klant Enkel weergave van de unieke records  

 


Copy verkoophistoriek: kopiëren van de verkoophistoriek naar het klembord. Afdruk verkoophistoriek: afdruk van de verkoophistoriek van een klant.

Weergave individuele rekening klant Weergave van de bewegingen op de individuele rekening van de geselecteerde klant. Optie tot weergave van enkel de openstaande of van alle bewegingslijnen.  

Copy data: kopiëren van de weergegeven individuele rekening naar het klembord. Weergave boeking: detailweergave van de oorspronkelijke boeking van de lijnen in de weergegeven individuele rekening



Wijzigen omschrijving: wijzigen van de omschrijving, de vervaldag of de rappelinformatie in de weergegeven lijn uit de individuele rekening Afdruk data: afdruk van de individuele rekening van de geselecteerde klant. Hierbij wordt er rekening gehouden met de aanduiding van de optie “enkel openstaande” onderaan het scherm. Betalingsherinnering: afdruk van een rekeninguittreksel voor de geselecteerde klant. Hierbij wordt er rekening gehouden met de aanduiding van de optie “enkel openstaande” onderaan het scherm. Rappel: afdruk van een rappel voor de geselecteerde klant, met opgave van het minimum aantal dagen te laat. Rappel met intrest: afdruk van een rappel voor de geselecteerde klant, met opgave van het minimum aantal dagen te laat, intrestperiode, intrestpercentage en/of vast aan te rekenen bedrag. Link Excel: overname van de weergegeven lijnen uit de individuele rekening van de geselecteerde klant in een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.



    


Inlezen bestaand document Inlezen van een of meerdere voor de geselecteerde klant bestaande orderdocumenten.  Selectie van meerdere orderdocumenten tegelijkertijd via het inhouden van de CTRL toets en het klikken met de muis op alle gewenste hoofddocumenten.

Bij het selecteren van een orderdocument worden er onderaan het scherm automatisch alle detailgegevens van het betreffende document weergegeven.  Indien er voor de geselecteerde klant in de datafiche klanten de vermelding “#DETAIL” werd opgenomen in de informatielijn, zullen er voor deze klant geen detailgegevens worden weergegeven van de bestaande orderdocumenten.

Het effectief inlezen van een document gebeurt via het dubbelklikken op de gewenste lijn in het bovenste gedeelte van het scherm of via het klikken op de knop waardoor alle gegevens van het bestaande orderdocument worden overgenomen in het onderliggende scherm. Delta Software Services Bvba – Paternosterstraat 119 – 3110 Rotselaar – Tel. 016/ 58 23 39

Pagina 73

Creatie pdf en e-mail Automatische creatie van een pdf-document van het opgemaakte document en opstarten van het e-mailprogramma tot verzending van dit document. (zie ook het hoofstuk “Stappenplan voor het verzenden van documenten via e-mail”) Kasgegevens Inlezen van de in een andere toepassing geregistreerd kasverkopen, met selectie op de tijdsperiode.

Datum Weergave van de factuurdatum. Door het klikken op dit datumveld is het mogelijk de factuurdatum aan te passen.



Historiek klant - artikel Weergave van de specifieke historiek van de klant voor het opgegeven artikel.



Korting 0 % Toekenning van 0% korting op alle lijnen van het document.







 Lijsten Orderoverzicht klanten Afdruk van het overzicht van alle openstaande orderdocumenten bij de klanten en dit volgens een te selecteren sorteersleutel en met vrije selectie van de gewenste artikelen of klanten. Naast de selectie van één of een reeks van klanten of artikelcodes, is het tevens mogelijk de gewenste periode en het type document van de orderdocumenten (“@” = alle) op te geven. Om het overzicht van de orderdocumenten nog meer te specificeren, kunnen er maximaal 5 specifieke artikelcodes opgegeven worden, waardoor enkel het overzicht voor deze 5 artikelen zal weergegeven worden.

 Tools Verwijderen documenten orders klanten Verwijderen van orderdocumenten van de klanten, met opgave van één of een reeks van te verwijderen documentnummers.


Pagina 74

Onderdelen Beheer van samengestelde producten en hun onderdelen

 Bepalen van de samenstelling van de producten Bij het activeren van de fiche onderdelen wordt het eerste artikel uit het stockbestand weergegeven. Hoofdartikel Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een artikel. Automatische weergave van de al bestaande samenstelling. Onderdeel Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een artikel. 

Het verwijderen van onderdeel is enkel mogelijk indien het bijbehorende aantal gelijk gesteld wordt aan nul. Anders krijgt men de melding “record in gebruik”.

Aantal Aantal stuks van het onderdeel in het betreffende hoofdartikel Vrije ingave.

 Extra opties Afdruk van een lijst van de onderdelen voor het geselecteerde hoofdartikel Creatie van stockaantallen voor het hoofdartikel De stockaantallen van de onderdelen worden onmiddellijk mee verrekend (rekening houdende met het detailaantal van een onderdeel in een hoofdartikel).

 Toepassing van de onderdelen van een artikel in de module facturatie Indien er in de module facturatie een leveringsnota (type = ‘L’) of een factuur (type = ‘F’) gecreëerd wordt met daarop een hoofdartikel, verschijnen de onderdelen niet op het scherm! Deze onderdelen verschijnen wel op de afdruk van de factuur. 

Het is echter mogelijk de vermelding van de onderdelen op de afdruk van het document te onderdrukken via het correct instellen van het parameterbestand “dm_factuur.ini”

Er wordt geen automatische stockaanpassing van de onderdelen doorgevoerd tijdens de facturatie. Dit dient achteraf te gebeuren via de verwerking van de onderdelen (zie tools). De aanpassing van de stockaantallen van de hoofdartikels gebeurt echter wel direct!


Pagina 75

 Lijsten Onderdelen Afdruk van het overzicht van de hoofdartikels en de bijbehorende onderdelen, met selectie op één of meerdere hoofdartikels.

 Tools Verwerking onderdelen Via deze optie worden de huidige stockaantallen voor de onderdelen aangepast in verhouding met hun detailaantal in de hoofdartikels.


Pagina 76

Prijzenboek Via het prijzenboek kunnen er per klant specifieke productcodes of stockgroepen opgegeven worden waarvoor er tijdens de facturatie een speciale prijs primeert of een speciaal kortingspercentage dient toegekend te worden.

 Instellen van een prijzenboek Bij het activeren van de fiche prijzenboek wordt de eerste klant uit het klantenbestand weergegeven. Aangezien alle klanten automatisch opgenomen worden in het prijzenboek, dient vooreerst de gewenste klant geselecteerd te worden. De adresgegevens van de geselecteerde klant worden informatief op het scherm weergegeven. Productcode Code van de artikelcode uit het artikelbestand of “$” en code van groep Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een artikel of van een groep, voorafgegaan door “$”. Aantal Aantal voor toekenning van de staffelprijzen. Vrije ingave. Prijs Specifieke prijs voor het betreffende artikel, die tijdens de facturatie zal primeren op de andere prijzen. Vrije ingave  Dubbelklik tot activeren van prijsoverzicht exclusief BTW, met selectiemogelijkheid 


Percentage Specifiek kortingspercentage, tijdens de facturatie berekend op de standaardprijs van het artikel of al de artikelen uit deze stockgroep voor de prijsklasse van de klant. Vrije ingave 


Aankoop/verkoop Toekenning van kortingspercentage op de aankoop- of verkoopprijs voor het geselecteerde artikel of de geselecteerde groep Extra korting Extra kortingspercentage te verrekenen bovenop de toegekende kortingen


Pagina 77

 Extra opties Afdruk van de gemaakte prijsafspraken voor de actieve klant Overzicht van de toegekende prijzen en/of kortingen Dit overzicht kan voor de opgegeven klant(en) weergegeven worden volgens klantencode of productcode. Artikel/groep

Extra zoekfunctie, weergave van alle klanten met het betreffende artikel of artikelen uit de opgegeven groep in het prijzenboek Opgave van een artikelcode of “$” en de code van de stockgroep Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een artikel of een stockgroep indien voorafgegaan door “$”



Link Excel Overname van de weergegeven gegevens uit het raster in een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.



Verwijderen van gegevens Verwijderen van alle gegevens uit het prijzenboek voor de actieve klant.



Omschakelen klant Toewijzen van alle gegevens uit het prijzenboek voor de actieve klant aan een andere klant. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een klant.

 Lijsten Afdruk lijst prijzenboek Overzicht van de toegekende prijzen en/of kortingen voor de geselecteerde klant (en), weergegeven volgens klantencode of artikelcode.


Pagina 78

Zoekhistoriek De optie zoek historiek biedt de mogelijkheid om op een eenvoudige manier de aanwezige data verder te gaan analyseren aan de hand van een snelle zoekfunctie.

 Brongegevens Verkoophistoriek – brongegevens verkoophistoriek(uitgaande stroom van artikelen) De aanwezige gegevens kunnen gefilterd worden op basis van de klant en/of de firmanaam van de klant, het artikel en/of de omschrijving hiervan, het document (verwijzing naar het nummer van de verkoopfactuur) en/of op basis van een geselecteerde datum en/of periode. Bij selectie van 1 documentnummer ( = ) wordt onderaan het scherm de omzet van het geselecteerde document in het rood weergegeven. Offerte – bestelling – levering – brongegevens orderopvolging klanten De aanwezige gegevens kunnen gefilterd worden op basis van de klant en/of zijn firmanaam, het artikel en/of de omschrijving hiervan, het document (verwijzing naar het nummer van het document) en/of het type document (bestelling, offerte, levering, …). Tevens kan er een beperking opgelegd worden via de opgave van een specifieke datum en/of periode. Ook op de referentie van de klant kan er een extra selectie gemaakt worden. Bij de selectie van een bepaald type document, bijv. offertes, wordt onderaan het scherm de waarde van de geselecteerde offertes in het rood weergegeven. Bij selectie van 1 klant ( = ) en 1 documentnummer ( = ) wordt de knop beschikbaar. Via deze optie is het mogelijk om de in het raster geselecteerde lijnen om te zetten naar de facturatie- module. Een bestelling zal hierbij omgezet worden naar een levering en een levering naar een factuur. Het selecteren van de lijnen gebeurt via het klikken op 1 lijn via de muis, het gebruik van de pijltjestoetsen om naar een andere lijn te gaan en het drukken op de spatiebar voor het extra selecteren van deze lijn. Bovendien wordt onderaan het scherm weergegeven hoeveel van de geselecteerde lijnen leverbaar zijn en/of beperkt leverbaar. Stock – brongegevens stockbestand De aanwezige gegevens kunnen gefilterd worden op basis van de leverancier en/of zijn firmanaam, het artikel en/of de omschrijving hiervan. Tevens kan er een beperking opgelegd worden op basis van de stockgroep van het artikel en/ of de omschrijving hiervan. Ook het magazijn van het artikel kan als filter gebruikt worden. Via het aanduiden van de optie “beschikbaar” worden enkel deze artikelen weergegeven die beschikbaar zijn voor verkoop (totaal huidig stockaantal – te factureren leveringen – bestellingen klanten). Aankoop – brongegevens aankoophistoriek (inkomende stroom van artikelen). De weergave van de aanwezige gegevens kan beperkt worden op basis van de leverancier van het artikel en/of zijn firmanaam, het artikel en/of de omschrijving hiervan, het document (verwijzing naar het nummer van de receptie), het toegewezen aankoopfactuur (veld documentnummer maar de ingave start met de letter“A”) en/of op basis van een geselecteerde datum en/of periode. Via het aanduiden van de optie “niet toegewezen” worden enkel deze gegevens weergegeven waarvan de receptie nog niet werd toegewezen aan een aankoopfactuur. Het toewijzen van een aankoopfactuur aan bepaalde lijnen is mogelijk op onderstaande werkwijze. Vooreerst dient de gewenste leverancier en de betreffende receptie (document) geselecteerd te worden en dient de optie “niet toegewezen” aangeduid te zijn. Hierdoor wordt de knop toegankelijk. Daarna dienen de gewenste lijnen bovenaan in het raster geselecteerd te worden. Meerdere lijnen selecteren is mogelijk via het ingedrukt houden van de CTRL-toets en het klikken op de gewenste lijnen. Delta Software Services Bvba – Paternosterstraat 119 – 3110 Rotselaar – Tel. 016/ 58 23 39

Pagina 79

Het deselecteren van lijnen gebeurt op de zelfde manier. De totale waarde van de geselecteerde lijnen wordt automatisch bepaald en wordt in het rood weergegeven onderaan het scherm. Via het activeren van de knop kan er een toe te wijzen documentnummer (verwijzing naar nummer van aankoopfactuur) opgegeven worden waardoor dit bij bevestig wordt toegekend aan alle geselecteerde lijnen. Realisatie – bepalen van gerealiseerde brutowinst per klant De weergave van de brutowinst per klant (gebaseerd op de verkoop- en aankoophistoriek) kan beperkt worden op basis van de klant en/of zijn firmanaam, het artikel en/of de omschrijving hiervan, het document (verwijzing naar het nummer van de verkoopfactuur ) en/of de verkoper. Tevens kan er een selectie gemaakt worden op de stockgroep van een artikel en/of de omschrijving van deze groep. Ook kan de opgave van een specifieke datum en/of een periode kan de weergegeven data gaan beperken. Bij het aanduiden van de optie “detail” wordt de gerealiseerde brutowinst per klant (raster bovenaan) en per artikel (raster midden) weergegeven. Bij opgave van de klant “=ALLE” en het aanduiden van de optie “detail” wordt de brutowinst voor alle klanten en voor alle producten samen bepaald. Onderaan het scherm wordt het aantal weergegeven records, de gerealiseerde omzet, de kost en de brutowinst in het rood vermeld. Realisatie Periode – vergelijking van de gerealiseerde omzet per klant tussen 2 periodes In het tabblad “realisatie periode” worden de gerealiseerde omzet per klant tussen 2 periodes vergeleken (gebaseerd op de verkoophistoriek). Hiertoe dienen de 2 periodes ingevuld te worden. Worden er geen datums ingevuld in de selectieperiodes dan wordt de totale omzet per klant bepaald tot op heden en wordt deze in allebei de periodes in het raster weergegeven. Onderaan het scherm wordt de totale omzet per geselecteerde periode vermeld. Te bestellen – automatisch bepalen van bestelvoorstel aan leveranciers Via dit tabblad kan automatisch een bestelvoorstel bepaald worden zodat men weet welke artikelen dienen besteld te worden bij de leveranciers en in welke aantallen. Hierbij wordt er rekening gehouden met de beschikbare stock, het aantal al in bestelling bij de leveranciers, de minimum vereiste stockhoeveelheid en tenslotte de minimum bestelhoeveelheid van het artikel. Onderaan wordt er enerzijds de totale waarde van de te bestellen goederen voor alle leveranciers weergegeven in het rood. Bij detailselectie wordt ook de waarde van de te bestellen goederen voor de geselecteerde leverancier vermeld. Marge – weergave van de marge per verkoopprijs voor de geselecteerde artikelen De aanwezige gegevens kunnen gefilterd worden op basis van de leverancier en/of zijn firmanaam, het artikel en/of de omschrijving hiervan en de artikelgroep en/of de omschrijving hiervan. Bestellingen leveranciers – brongegevens orderopvolging leveranciers De aanwezige gegevens kunnen gefilterd worden op basis van de leverancier en/of zijn firmanaam, het artikel en/of de omschrijving hiervan, het document (verwijzing naar het nummer van het document) en/of het type document (bestelling, …). Tevens kan er een beperking opgelegd worden via de opgave van een specifieke datum en/of periode. Bij de selectie van een bepaald type document, bijv. bestellingen, wordt onderaan het scherm de waarde van de geselecteerde bestellingen in het rood weergegeven. Bij selectie van 1 leverancier ( = ) en 1 documentnummer ( = ) wordt de knop beschikbaar. Via deze optie is het mogelijk om de in het raster geselecteerde lijnen om te zetten naar de module bestellingen leverancier. Een bestelling zal hierbij omgezet worden naar een receptie. Delta Software Services Bvba – Paternosterstraat 119 – 3110 Rotselaar – Tel. 016/ 58 23 39

Pagina 80

Het selecteren van de lijnen gebeurt via het klikken op 1 lijn via de muis, het gebruik van de pijltjestoetsen om naar een andere lijn te gaan en het drukken op de spatiebar voor het extra selecteren van deze lijn.

 Extra opties F11

Overdracht selectievelden naar het tabblad “offerte, bestellingen, levering” of naar het tabblad “verkoophistoriek"

F12

Overdracht selectievelden naar het tabblad “stock”



Dubbelklikken op raster tot overname van gegevens in selectievelden Bij het dubbelklikken op een record in een kolom van het raster, worden de overeenstemmende gegevens onderaan het scherm overgenomen in het betreffende selectieveld. Bv.: Klant, artikel, van datum enz.






Verkoophistoriek Overgang naar het tabblad “Verkoophistoriek”.



Offerte-levering-bestelling Overgang naar het tabblad “Offerte-levering-bestelling”



Stock Overgang naar het tabblad “Stock”



Aankoop Overgang naar het tabblad “Aankoop”



Bestellingen Leveranciers Overgang naar het tabblad “Bestellingen leveranciers”



Lettertype > Verhogen van de grootte van het lettertype voor het raster met 1



Lettertype < Verlagen van de grootte van het lettertype voor het raster met 1


Pagina 81

Boekhouding Aankoop  Registratie van een aankoopboeking (factuur of creditnota) Leverancier Opgave van de leverancier op wie de boeking betrekking heeft Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een leverancier. F/C Type document: Factuur of Creditnota Referentie Vrije ingave, meestal gebruikt voor de verwijzing naar de referentie van de leverancier op het aankoopdocument (te vermelden bij betaling). Deze vermelding wordt weergegeven in de individuele rekening van de leverancier (omschrijving). Datum Factuurdatum, vrije ingave Vervaldatum Vrije ingave, voorgesteld op basis van de gegevens uit de leveranciersfiche (betalingstermijn) 


Totaal bedrag Totaalbedrag inclusief BTW Munt Vrije ingave, voorgesteld op basis van de gegevens uit de leveranciersfiche (factuurmunt) Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een munt Koers Vrije ingave, voorgesteld op basis van de gegevens uit de fiche van de munt (koers) Omschrijving Omschrijving van de boeking, voorstel van de firma van de leveranciers Rekening Te gebruiken grootboekrekening voor het registeren van de aankoopboeking Eerste lijn voorgesteld op basis van de gegevens in de leveranciersfiche (tegenpost) Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een rekening.


Pagina 82

Omschrijving Omschrijving van de rekening met mogelijkheid tot verduidelijking Voorgesteld op basis van de gegevens in de fiche van de algemene rekening (omschrijving). KP (Kostenplaats) Kostenplaats, voorgesteld op basis van de gegevens in de fiche van de gebruikte rekening (kostenplaats). Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een kostenplaats. Bedrag Opgave van het op de algemene rekening te boeken bedrag. Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /). 

Via ingave van het “+” teken zal het systeem een automatische uitsplitsing maken van het saldo van de boeking naar bedrag en BTW bedrag toe, en dit volgens de gegevens opgegeven in de fiche van de algemene rekening (percentage niet aftrekbare BTW en type rekening).

MC (Maatstafcode) Maatstafcode Voorgesteld op basis van de gegevens opgegeven in de leveranciersfiche (BTW stelsel) en de gegevens in de fiche van de algemene rekeningen (type). Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een maatstafcode Aft.BTW Bedrag aftrekbare BTW Voorgesteld op basis van het opgegeven bedrag en de maatstafcode Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /). Hoeveel Hoeveelheid Facultatief in te geven Weergave in journaalafdruk Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /).

 Extra opties Individuele rekening leveranciers Weergave van de bewegingen op de individuele rekening van de geselecteerde leverancier. Optie tot weergave van enkel de openstaande of van alle bewegingslijnen.  

Copy data: kopiëren van de weergegeven individuele rekening naar het klembord. Weergave boeking: detailweergave van de oorspronkelijke boeking van de lijnen in de weergegeven individuele rekening 



Pagina 83

  

Wijzigt omschrijving: wijzigen van de omschrijving, de vervaldag of de rappelinformatie in de weergegeven lijn uit de individuele rekening Afdruk data: afdruk van de weergegeven individuele rekening. Hierbij wordt er rekening gehouden met de aanduiding van de optie “enkel openstaande” onderaan het scherm. Link Excel: overname van de weergegeven lijnen uit de individuele rekening van de geselecteerde leverancier in een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.

Inlezen bestaande boeking Inlezen van een vorige aankoopboeking voor de opgegeven leverancier, met opgave van het gewenste documentnummer. Hierbij wordt de boeking integraal overgenomen (gebruikte tegenposten, maatstafcodes, bedragen ….). Historiek Algemene rekening Weergave van de bewegingen op de geselecteerde rekening. Optie tot weergave van enkel de openstaande of van alle bewegingslijnen.  

Copy data: kopiëren van de gegevens van de rekeninghistoriek naar het klembord. Weergave boeking: detailweergave van de oorspronkelijke boeking van de lijnen in de rekeninghistoriek



Wijzigen omschrijving: wijzigen van de omschrijving, de kostenplaats en/of het aantal in de rekeninghistoriek Afdruk data: afdruk van de historiek van de geselecteerde rekening. Hierbij wordt er rekening gehouden met de aanduiding van de optie “enkel openstaande” onderaan het scherm.








Recap van de boeking: Schermweergave van de samenstelling van de boeking naar de verschillende maatstafcodes en bijbehorend BTW bedragen toe. Overgang naar het selectiescherm voor de afdruk van de journalen (dagboeken) Zie hoofdstuk “afdruk journaal”

 Lijsten Afdruk journaal Afdruk van het aankoopjournaal, met weergave van de recapitulatie per rekening, per maatstaf en per BTW -vak. Controle op de volgorde van de documentnummers en op het evenwicht tussen debet en credit.


Pagina 84

Afdruk journaal In het selectiescherm van de journaalafdruk stelt het systeem standaard het aankoopjournaal voor. Het gewenste journaal kan geselecteerd worden via muisklik op het gewenste journaal of door het gebruik van de sneltoets ALT S in één van de verdere selectievelden. Bij selectie van een journaal worden automatisch de laatste bij afdruk bevestigde periode en het start en einddocument binnen deze periode weergegeven. Indien gewenst kunnen deze gegevens gewijzigd worden. Als de weergave van een journaal effectief start, controleert het systeem of er voor het geselecteerde journaal geen documentnummers ontbreken of dubbel gebruikt werden. Indien dit echter wel zo is, dan verschijnt er een melding. Eenmaal dat een journaal effectief afgedrukt wordt naar een printer, zal het systeem gaan controleren of voor de af te drukken gegevens het debetbedrag gelijk is aan het creditbedrag. Indien dit niet zo is, dan zal er een melding op het scherm verschijnen. Bij bevestiging van deze melding via de knop of bij gelijkheid tussen debet en credit, zal een extra scherm verschijnen ter bevestiging van de indeling van de journalen in periodes, met overeenkomstig start - en einddocument namelijk de vraag tot “wegschrijven gegevens”. Het wegschrijven van de journalen is bepalend voor de volgende afdruk. De periode wordt verhoogd met 1 en het voorgestelde startdocument is het einddocument van de vorige periode, verhoogd met 1.  Enkel weggeschreven journalen kunnen opgenomen worden in de BTW aangifte, in de aangifte van de intracommunautaire handelingen en de BTW raming


Pagina 85

BTW aangifte Bij het activeren van de BTW aangifte gaat het systeem vooreerst een controle uitvoeren op de correctheid van het BTW nummer van de aangever. Dit BTW nummer dient eenmaal opgegeven te worden, namelijk bij de eerste activatie van de tool. Daarna zal dit BTW nummer, samen met de identificatiegegevens van de aangever, bij het doorvoeren van de BTW aangifte opgeslagen worden. Bij een volgende activatie van deze tool worden de bewaarde gegevens terug opgehaald en kunnen deze indien gewenst aangepast worden. Indien het BTW nummer van de aangever correct is, gaat het systeem automatisch over naar het inputveld van de op te nemen periodes, gecreëerd bij de journaalafdruk en te raadplegen via het centralisatiejournaal. Bij de selectie van de in de BTW aangifte op te nemen periodes (van – tot) gaat het systeem automatisch de gegevens voor de respectievelijke BTW vakken aanvullen.  De velden “van periode” en “tot periode” dienen effectief doorlopen te worden! Anders worden er geen gegevens overgenomen in de BTW aangifte en blijven alle bedragen nul. De weergegeven bedragen zijn steeds aanpasbaar (behalve de vakken “71” en “72”). Alle vakken dienen doorlopen te worden teneinde een correcte aangifte te bekomen. Bij het doorlopen van de velden zal het systeem automatisch de door de bevoegde instanties bepaalde logische controles doorvoeren op de ingegeven waarden. Bij afwijkingen worden de controlenummers in het rood op het scherm weergegeven. De aangifte dient dan volledig gecontroleerd te worden en aangepast waar nodig. De volgende controles of controlenummers worden gebruikt: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Neg Info in andere vakken

Als er een bedrag vermeld wordt in rooster [01] en/of [02] en/of [03] dan moet er ook een bedrag vermeld staan in rooster [54] Als er een bedrag vermeld wordt in rooster [54] dan moet er ook een bedrag vermeld staan in rooster [01] en/of [02] en/of [03] Als er een bedrag vermeld wordt in rooster [86] dan moet er eveneens een bedrag vermeld staan in rooster [55] Als er een bedrag vermeld wordt in rooster [87] en/of [88] dan moet er in de roosters [56] en/of [57] eveneens een bedrag worden vermeld Rooster [65] en rooster [66] mogen voorlopig niets bevatten Rooster [91] mag uitsluitend een bedrag bevatten in de maandaangifte met betrekking tot december Rooster [01] X 6% + rooster [02] X 12% + rooster [03] X 21% = rooster [54] Rooster [55] <= (roosters [84] + [86]) X 21% Rooster [56] <= (roosters [85] + [87]) X 21% Rooster [57] <= (roosters [85] + [87]) X 21% Rooster [59] <= (roosters [81] + [82] + [83] + [84] + [85]) Rooster [63] <= rooster [85] X 21% Rooster [64] <= roosters [49] X 21% (Rooster [55] + [56] + [57]) <= (roosters [84] + [85] + [86] + [87]) X 21% Negatieve bedragen zijn niet toegelaten Voor de op te nemen gegevens bevindt er zich informatie in andere BTW vakken dan de standaard erkende vakken. (De gegevens zijn via het gebruik van een BTW code (datafiche BTW codes) toegewezen aan een niet- erkend vak)


Pagina 86

De aanpassingen aan de weergegeven bedragen worden niet bewaard. Bij de heropmaak van de BTW aangifte dienen deze gegevens dus terug manueel ingebracht of aangepast te worden Na het doorlopen van de vakken dienen de identificatiegegevens van de aangever gecontroleerd en eventueel aangevuld te worden. Daarna dienen het jaar en de maand of het kwartaal van de aangifte ingegeven te worden. Tenslotte dienen de alternatieven betreffende de terugbetaling en/of betaalformulieren indien gewenst geactiveerd te worden en dit door op het gewenste alternatief te klikken. Indien van toepassing dienen de identificatiegegevens van de gevolmachtigde indiener gecontroleerd en eventueel aangevuld te worden. Tenslotte dient de locatie van het te creëren XML- bestand opgegeven te worden. De BTW- aangifte verschijnt uiteindelijk op het scherm (schermweergave) en het XML- bestand wordt automatisch gecreëerd op de opgegeven locatie.


Pagina 87

Diverse  Registratie van een diverse boeking Datum Vrije opgave, boekingsdatum Omschrijving Vrije opgave, omschrijving van de boeking Weergegeven in de journaalafdruk en weggeschreven bij de in de boeking gebruikte algemene rekening (omschrijving2). Rekening Boeking op een grootboekrekening Opgave van de code van rekening Activatie van de standaard zoekfunctie voor het opzoeken van een rekening via het verlaten van het veld Boeking op een klantenfiche Opgave van “K” en de code van de klant Opgave van “K” en activeren van de standaard zoekfunctie voor het opzoeken van een klant via het verlaten van het veld Boeking op een leveranciersfiche Opgave van “L” en de code van de leverancier Opgave van “L” en activeren van de standaard zoekfunctie voor het opzoeken van een leverancier via het verlaten van het veld D en documentnummer verkoop I en intern documentnummer aankoop B en betaald bedrag O en ontvangen bedrag Omschrijving Standaardomschrijving van de rekening of firmanaam van de geselecteerde klant of leverancier, met mogelijkheid tot verduidelijking. KP (Kostenplaats) Voorgesteld op basis van de gegevens in de fiche van de gebruikte rekening (kostenplaats). Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een kostenplaats. Doc. Nr. (Documentnummer) Opgave documentnummer met automatisch opzoeken van bijhorend bedrag. Bedrag Opgave te boeken bedrag (debet positief, credit negatief) Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /).


Pagina 88

Hoeveel Hoeveelheid, facultatief in te geven Weergegeven in de journaalafdruk. Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /).

 Extra opties Weergave historiek algemene rekening, individuele rekening klanten of leveranciers Mogelijkheid tot overname van een lijn via selectie van de lijn en het sluiten van de weergave. Weergave van de openstaande lijnen uit de historiek algemene rekening, individuele rekening klanten of leverancier Mogelijkheid tot selectie van meerdere lijnen via dubbelklik op de gewenste lijnen, waardoor deze aangeduid worden met een “*”. De aangeduide lijnen worden overgenomen in het onderliggende scherm bij bevestiging via de knop. Inlezen bestaande boeking Inlezen van een vorige diverse boeking, met opgave van het gewenste documentnummer. Hierbij wordt de boeking integraal overgenomen (gebruikte rekeningen, bedragen ….). Overgang naar het selectiescherm voor de afdruk van de journalen (dagboeken) Zie hoofdstuk “afdruk journaal” Inlezen van de afschrijvingen Overname van de afschrijvingen, met opgave van het over te nemen percentage en beperking tot datum

 Lijsten Afdruk journaal Afdruk van het journaal van de diverse boekingen, met weergave van de recapitulatie per rekening, per maatstaf en per BTW -vak. Controle op de volgorde van de documentnummers en op het evenwicht tussen debet en credit.


Pagina 89

Financieel  Registratie van een financiële boeking Bank Opgave van de code van de bank of de kas (zoals aangemaakt onder de datafiche bank) Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een bank. Uittreksel Documentnummer, automatisch voorgesteld op basis van de gegevens in de datafiche bank (documentnr) Datum Datum van de boeking, meestal de datum van het bankuittreksel Koers Automatisch voorgesteld op basis van de gegevens in de datafiche bank (munt) Beginsaldo Beginsaldo van de boeking, automatisch voorgesteld op basis van de gegevens in de datafiche bank (beginsaldo) Eindsaldo Eindsaldo van de boeking, in te geven 

Indien het eindsaldo nul is bij het boeken van een kas, dan wordt de knop

beschikbaar.

Omschrijving Vrije ingave, verduidelijking bank of kas Rekening Boeking op een grootboekrekening Opgave van de code van rekening Activatie van de standaard zoekfunctie voor het opzoeken van een rekening via het verlaten van het veld Boeking op een klantenfiche Opgave van “K” en de code van de klant Opgave van “K” en activeren van de standaard zoekfunctie voor het opzoeken van een klant via het verlaten van het veld Boeking op een leveranciersfiche Opgave van “L” en de code van de leverancier Opgave van “L” en activeren van de standaard zoekfunctie voor het opzoeken van een leverancier via het verlaten van het veld D en documentnummer verkoop I en intern documentnummer aankoop B en betaald bedrag O en ontvangen bedrag Delta Software Services Bvba – Paternosterstraat 119 – 3110 Rotselaar – Tel. 016/ 58 23 39

Pagina 90

Omschrijving Standaardomschrijving van de rekening of firmanaam van de geselecteerde klant of leverancier, met mogelijkheid tot verduidelijking. KP (Kostenplaats) Voorgesteld op basis van de gegevens in de fiche van de gebruikte rekening (kostenplaats). Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een kostenplaats. Doc. Nr. (Documentnummer) Opgave documentnummer met automatisch opzoeken van bijhorend bedrag. M.Bedrag (Muntbedrag) Opgave te boeken bedrag (debet positief, credit negatief) Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /). Munt Voorgesteld op basis van de gegevens in de fiche van de bank (munt). Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een munt. Koers Voorgesteld op basis van de gegevens in de fiche van de munt (koers). Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /). Bedrag Omrekening muntbedrag naar de locale munt Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /).

 Extra opties Weergave historiek algemene rekening, individuele rekening klanten of leveranciers Mogelijkheid tot overname van een lijn via selectie van de lijn en het sluiten van de weergave. Weergave van de openstaande lijnen uit de historiek algemene rekening, individuele rekening klanten of leverancier Mogelijkheid tot selectie van meerdere lijnen via dubbelklik op de gewenste lijnen, waardoor deze aangeduid worden met een “*”. De aangeduide lijnen worden overgenomen in het onderliggende scherm bij bevestiging via de knop. Inlezen van kasverrichtingen Inlezen van de niet-verwerkte kasverrichtingen (ingegeven via de optie betaling) tot aan de opgegeven datum. Zie hoofdstuk “Betaling”


Pagina 91

Automatisch bepalen van het eindsaldo Enkel van toepassing bij bankcode “KAS” en eindsaldo=0 Automatische berekening van het eindsaldo Overgang naar het selectiescherm voor de afdruk van de journalen (dagboeken) Zie hoofdstuk “afdruk journaal”



Pagina 92

Investeringen Beheer van de investeringen en de bijbehorende afschrijvingen aan de hand van individuele fiches.

 Kenmerken 

Automatische bepaling van de combinatie tussen het jaar en het investeringsnummer.



Bepalen van afschrijvingsregime van de investering  Afschrijvingsmethode (Vast, Lineair of Degressief)  Percentage of vast bedrag



Automatische bepaling van de boekwaarde op basis van aanschafwaarde en al afgeschreven waarde

 Extra opties (Automatische) berekening afschrijvingsvoorstel Verwijderen van de bestaande afschrijvingsvoorstellen voor alle aanwezige investeringen en automatische herberekening op basis van de aanschafwaarden, de afschrijvingsmethodes en de al afgeschreven waarden. (Automatische) verwerking van het afschrijvingsvoorstel Automatische verwerking van alle afschrijvingsvoorstellen. Hierbij wordt de al afgeschreven waarde van de investering verhoogd met het voorstel, waardoor er tevens een nieuwe boekwaarde en restwaarde bepaald worden.  Enkel de voorstellen van het vorige boekjaar zullen verwerkt worden teneinde fouten te vermijden betreffende de investeringen van het huidige boekjaar!

 Aandachtsvelden Jaar / nr Uniek combinatie van het boekjaar en het nummer van de investering voor het actieve boekjaar. Het systeem stelt de eerst volgende te gebruiken combinatie voor. Aanschafwaarde Effectieve aanschafwaarde van de investering. 

De aanschafwaarde en de reeds afgeschreven waarde worden gebruikt voor de automatische bepaling van de boekwaarde

Reeds afgeschreven Totaal van de op de investering reeds afgeschreven waarden. Methode Afschrijvingsmethode. 

V

vast afschrijvingsbedrag



L

lineaire afschrijving



D

degressieve afschrijving


Pagina 93

Percentage / bedrag Percentage van de afschrijving (tussen 0 en 100 %) bij lineaire of degressieve afschrijving of bedrag van de afschrijving bij afschrijving via een vast bedrag Voorstel afschrijving Voorstel van het afschrijvingsbedrag, gebaseerd op de boekwaarde, de afschrijvingsmethode en het percentage of het vast bedrag van de afschrijving

 Lijsten Overzicht afschrijvingen Overzicht en subtotaal per algemene rekening van de op de geselecteerde rekeningen geboekte investeringen. Dit overzicht kan beperkt worden via de selectie op de aankoopdatum van de investeringen. Per rekeningnummer worden de investeringen gesorteerd volgens de combinatie jaar/investeringsnummer en per investering wordt de aanschaf-, de boeken de restwaarde, het bedrag van de afschrijvingen, de afschrijvingsmethode en de leverancier weergegeven. Tevens wordt er een voor alle geselecteerde rekeningen samen een algemeen totaal (voor de aanschafwaarde, de boekwaarde, de restwaarde en de afschrijvingen) bepaald. Investeringen / boekjaar Overzicht en subtotaal per boekjaar van de in de geselecteerde boekjaren geboekte investeringen. Per boekjaar worden de investeringen gesorteerd volgens de combinatie jaar/investeringsnummer en per investering wordt de aanschafwaarde, de aanschafdatum, het intern documentnummer (aankoop) en de betreffende leverancier weergegeven. Tevens wordt er voor alle geselecteerde boekjaren samen een totaal (voor de aanschafwaarde) bepaald. Prognose investeringen Prognose van de afschrijvingen over 5 jaren, rekening houdende met de aanschafwaarde en de afschrijvingsmethode. De investeringen worden gesorteerd volgens de combinatie jaar/investeringsnummer. Naast de weergave van de aanschafwaarde en de afschrijvingsmethode, wordt er per investering een prognose gemaakt van de afschrijvingen en de restwaarde voor het huidige boekjaar en de 4 hierop volgende jaren. Hierbij wordt er tevens een algemeen totaal gemaakt van enerzijds de aanschafwaarden en anderzijds van de afschrijvingen en restwaarden over de 5 jaren. Jaaroverzicht afschrijvingen Overzicht en subtotaal per algemene rekening van de op de geselecteerde rekeningen geboekte investeringen. Hierbij wordt er per rekening een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de bestaande activa en de anderzijds de aanschaffingen in het huidige boekjaar. Dit overzicht kan beperkt worden via de selectie op de aankoopdatum van de investeringen. Per rekeningnummer worden de investeringen gesorteerd volgens de combinatie jaar/investeringsnummer en per investering wordt het intern document, de aanschafwaarde, de afschrijvingsmethode en de startdatum weergegeven. Tevens worden het totaal van de al afgeschreven waarden, de huidige afschrijving en het totaal van de afschrijvingen, met de daaruit voortvloeiende restwaarde van de investering bepaald. Naast het subtotaal van de bestaande activa en aanschaffingen per rekeningnummer, wordt er ook een totaal per rekeningnummer bepaald. Tevens wordt het algemeen totaal voor alle geselecteerde rekeningen weergegeven. Deze totalen worden bepaald voor de aanschafwaarden, de al afgeschreven waarden, de huidige afschrijvingen, het totaal van de afschrijvingen en de restwaarden. Delta Software Services Bvba – Paternosterstraat 119 – 3110 Rotselaar – Tel. 016/ 58 23 39

Pagina 94

Verkoop  Registratie van een verkoopsboeking (factuur of creditnota) Klant Opgave van de klant op wie de boeking betrekking heeft Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een klant. F/C Type document: Factuur of Creditnota Referentie Vrije ingave, meestal gebruikt voor de verwijzing naar de referentie van de klant. Deze vermelding wordt weergegeven in de individuele rekening van de klant (omschrijving). Datum Factuurdatum, vrije ingave Vervaldatum Vrije ingave, voorgesteld op basis van de gegevens uit de klantenfiche (betalingstermijn) 


Totaal bedrag Totaalbedrag inclusief BTW Munt Vrije ingave, voorgesteld op basis van de gegevens uit de klantenfiche (factuurmunt) Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een munt. Koers Vrije ingave, voorgesteld op basis van de gegevens uit de fiche van de munt Omschrijving Omschrijving van de boeking, voorstel van de firma van de klant Rekening Eerste lijn voorgesteld op basis van de gegevens in de klantenfiche (tegenpost). Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een rekening. Omschrijving Voorstelling van de standaardomschrijving van de rekening met mogelijkheid tot verduidelijking, voorgesteld op basis van de gegevens in de fiche van de algemene rekening (omschrijving).


Pagina 95

KP (Kostenplaats) Kostenplaats, voorgesteld op basis van de gegevens in de fiche van de gebruikte rekening (kostenplaats). Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een kostenplaats. Bedrag Ingave te boeken bedrag op de algemene rekening. Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /). 

Via ingave van het “+” teken zal het systeem een automatische uitsplitsing maken van het saldo van de boeking naar bedrag en BTW bedrag toe, en dit volgens de gegevens opgegeven in de fiche van de algemene rekening (percentage niet aftrekbare BTW en type rekening)

MC (Maatstafcode) Maatstafcode, voorgesteld op basis van de gegevens opgegeven in de klantenfiche (BTW stelsel) en de gegevens in de fiche van de algemene rekeningen (type). Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een maatstafcode voor de BTW uitsplitsing. BTW Bedrag te betalen BTW, automatisch voorgesteld op basis van het opgegeven bedrag en de maatstafcode. Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /). Hoeveel Hoeveelheid, facultatief in te geven, weergave in afdruk journaal Activatie van de standaard optie “Rekenen” via ingave van “R” of basisbewerking (+, -, *, /).

 Extra opties Individuele rekening klanten Weergave van de bewegingen op de individuele rekening van de geselecteerde klant. Optie tot weergave van enkel de openstaande of van alle bewegingslijnen.  

Copy data: kopiëren van de weergegeven individuele rekening naar het klembord. Weergave boeking: detailweergave van de oorspronkelijke boeking van de lijnen in de weergegeven individuele rekening



Wijzigen omschrijving: wijzigen van de omschrijving, de vervaldag of de rappelinformatie in de weergegeven lijn uit de individuele rekening Afdruk data: afdruk van de individuele rekening. Hierbij wordt er rekening gehouden met de aanduiding van de optie “enkel openstaande” onderaan het scherm. Betalingsherinnering: afdruk van een rekeninguittreksel voor de geselecteerde klant. Hierbij wordt er rekening gehouden of de optie “enkel openstaande” al dan niet aangeduid staat.



 



Pagina 96

  

Rappel: afdruk van een rappel voor de geselecteerde klant, met opgave van het minimum aantal dagen te laat. Rappel met intrest: afdruk van een rappel met aanrekening van intrest, met opgave van minimum aantal dagen te laat, intrestperiode, intrestpercentage en/of vast aan te rekenen bedrag. Link Excel: overname van de weergegeven lijnen uit de individuele rekening van de geselecteerde klant in een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.

Historiek Algemene rekening Weergave van de bewegingen op de geselecteerde rekening. Optie tot weergave van enkel de openstaande of van alle bewegingslijnen.  

Copy data: kopiëren van de gegevens van de rekeninghistoriek naar het klembord. Weergave boeking: detailweergave van de oorspronkelijke boeking van de lijnen in de rekeninghistoriek 

 




Wijzigen omschrijving: wijzigen van de omschrijving, de kostenplaats en/of het aantal in de rekeninghistoriek Afdruk data: afdruk van de historiek van de geselecteerde rekening. Hierbij wordt er rekening gehouden met de aanduiding van de optie “enkel openstaande” onderaan het scherm.

Recap van de boeking: Schermweergave van de samenstelling van de boeking naar de verschillende maatstafcodes en bijbehorend BTW bedragen toe. Overgang naar het selectiescherm voor de afdruk van de journalen (dagboeken) Zie hoofdstuk “afdruk journaal”


 Tools Inlezen van factuurgegevens vanuit MS Excel De in MS Excel aangeleverde gegevens dienen in EURO uitgedrukt te zijn. Er zal geen controle op de munteenheid worden doorgevoerd en bijgevolg ook geen omrekening naar euro’s. Het bestand dient een vaste structuur te hebben (veldnamen) om het inlezen van de verkoopsgegevens mogelijk te maken. Er kunnen maximaal 4 verschillende verkoopsrekeningen worden gebruikt.


Pagina 97

Na selectie van het gewenste bestand en het gewenste tabblad dient de knop geactiveerd te worden. Na controle onderaan het scherm van de weergegeven velden mag de knop geactiveerd worden. Op het einde van de verwerking zal er een bericht op het scherm worden weergegeven met een beperkte vermelding van alle tijdens het inlezen geconstateerde fouten. Tevens wordt er onder de directory van het programma een bestand aangemaakt met hierin de geconstateerde foutmeldingen bij het inlezen van de verkoopsgegevens, namelijk “inlezen_verkoopsgegevens_DDMMJJ_Z.txt “ (met DDMMJJ de datum van het inlezen en Z het nummer van de gebruiker).


Pagina 98

Managementinfo Agenda Overzicht van de geplande afspraken (gebaseerd op de gegevens uit de module Registratie).

 Weergavemogelijkheden Kalender Selectie van de datum uit de weergegeven kalender. Mogelijkheid tot herpositionering kalender: klikken op weergegeven maandnaam voor overgang naar maandweergave/jaar en klikken op weergegeven jaar voor overgang naar jaarweergave.

Dag Dagweergave van de geselecteerde datum (24-uurs indeling). Intervalindeling van de tijdstippen in te stellen via het configuratiebestand van het dossier. Elke afspraak krijgt een andere kleur. Weergave van de detailgegevens van een afspraak over meerdere lijnen (weer te geven velden (max. 3) in te stellen via het configuratiebestand van het dossier)

Aantal overlappende lijnen op dit tijdstip


Pagina 99



Nieuw Creatie van een nieuwe afspraak voor de geselecteerde dag en tijdstip(pen). Gelijktijdige selectie van meerdere tijdstippen mogelijk. Weergave van detailscherm inhoud afspraak: Creatie nieuwe afspraak op de geselecteerde dag. Overname van geselecteerde tijdstip(pen) als starten eindtijd. Overname van extra gegevens, rekening houdende met de onderaan opgegeven selecties.



Wijzigen Wijzigen van de geselecteerde afspraak. Weergave van detailscherm inhoud afspraak: Overname van de geregistreerde gegevens, met mogelijkheid tot wijzigen

 Het wijzigen van een afspraak is slechts mogelijk indien er geen overlappingen zijn op dit tijdstip.



Copy Kopiëren van de geselecteerde afspraak, met het doel deze afspraak op een ander tijdstip (dag en uur) in de actieve agenda of in een andere agenda te plakken.



Plakken Plakken van een in een vorige handeling gekopieerde afspraak. Weergave van detailscherm inhoud afspraak: Creatie van een nieuwe afspraak voor de geselecteerde dag(en) en tijdstip(pen). Gelijktijdige selectie van meerdere tijdstippen mogelijk. Overname van de geregistreerde gegevens naar nieuwe tijdstip(pen) en dag(en) Overname van extra gegevens, rekening houdende met de onderaan opgegeven selecties. Mogelijkheid tot wijzigen

 Het plakken van een afspraak kan over verschillende dagen en tijdstippen tegelijk.



Verwijderen Verwijderen van de geselecteerde afspraak.  Het verwijderen van een afspraak is slechts mogelijk indien er geen overlappingen zijn op dit tijdstip of indien de afspraak nog actief is (nog niet manueel op passief gesteld of nog niet afgesloten door de facturatie ervan).

Dag-taak Takenoverzicht. Weergave van de verschillende afspraken voor de geselecteerde dag op een tijdslijn (24-uur), met maximaal 48 afspraken op 1 dag. Sortering van de afspraken volgens startuur. 

In deze weergave is het selecteren van een taak (met het doel deze taak te kopiëren of te wijzigen) niet mogelijk.


Pagina 100

Afspraken met opgave starten eindtijd Weergave van deze taken op de tijdslijn. Afspraak zonder opgave start- of eindtijd



Nieuw Creatie van een nieuwe afspraak voor de geselecteerde dag en tijdstip(pen). Gelijktijdige selectie van meerdere tijdstippen mogelijk. Weergave van detailscherm inhoud afspraak: Creatie nieuwe afspraak op de geselecteerde dag. Overname van geselecteerde tijdstip(pen) als starten eindtijd. Overname van extra gegevens, rekening houdende met de onderaan opgegeven selecties.













Pagina 101




Week Weekweergave vanaf de geselecteerde datum.

Aantal overlappende lijnen op dit tijdstip



Nieuw Creatie van een nieuwe afspraak voor de geselecteerde dag(en) en tijdstip(pen). Gelijktijdige selectie van meerdere dagen en van meerdere tijdstippen mogelijk. Weergave van detailscherm inhoud afspraak: Reeksovername van geselecteerde dagen als dag. Overname van geselecteerde tijdstip(pen) als starten eindtijd. Overname van extra gegevens, rekening houdende met de onderaan opgegeven selecties.









Pagina 102








 titel

Overgang naar de dagweergave voor de geselecteerde dag

Maand Maandweergave vanaf de geselecteerde datum.

Vermelding in agenda met opgave starten eindtijd Vermelding in agenda zonder opgave start- of eindtijd Aantal in de agenda opgenomen lijnen op dit tijdstip

 titel

Overgang naar de dagweergave voor de geselecteerde dag


Pagina 103

 Extra opties Creatie van een extra agenda

 Detailscherm inhoud afspraak Datum Datum van uitvoering, vrije ingave Wie Persoon die de actie registreert, verwijzing naar de datafiche verkopers. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een verkoper.

Verwijzing naar het type actie, zijnde een actie voor een klant “K” of voor een leverancier “L”. Code Opgave van de klant of leverancier op wie de actie betrekking heeft, verwijzing naar de datafiche klanten of leveranciers. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een klant of een leverancier. Artikel Gepresteerde actie, verwijzing naar de datafiche artikels Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een artikel. Omschrijving Beschrijving van de gepresteerde actie, vrije ingave Automatisch voorgesteld op basis van de opgegeven artikelcode 


Referentie Referentie van de gepresteerde actie. Vrije ingave. Tijd/Aantal Bestede tijd of aantal. Vrije ingave.   

Bij de ingave van een waarde met decimalen wordt de ingegeven waarde door het systeem aanzien als een ingave in uren en minuten (Bestede tijd). In het andere geval wordt de waarde aanzien als een aantal. Indien het aantal ingevuld wordt, dan worden de starttijd en de eindtijd automatisch op nul gesteld. Acties met een aantal zijn enkel in de weergavemodi “dag-taak” en “maand” zichtbaar en niet in de weergavemodi “dag” of “week”.


Pagina 104

Starttijd Starttijd van de actie. Ingeven in uur en minuten.  

Indien de starttijd ingevuld wordt, dan wordt het aantal op nul gesteld. Acties met een starttijd zijn in alle weergavemodi zichtbaar.

Eindtijd Eindtijd van de actie. Ingeven in uur en minuten.   

Voor een actie die eindigt om 24u00 dient de eindtijd 23u59 opgegeven te worden. Indien de eindtijd ingevuld wordt, dan wordt het aantal op nul gesteld. Acties met een starttijd zijn in alle weergavemodi zichtbaar.

Personeel Persoon die de actie uitvoert, verwijzing naar de datafiche personeel. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een personeelslid.



Standaardwaarde Standaard voor te stellen waarde voor dit veld. Deze waarden wordt automatisch voorgesteld bij de toekomstige input van dit veld.

 Parameters Inzake de weergave van de agenda kunnen er een aantal paramaters gedefinieerd worden in het configuratiebestand van het dossier. Starttijd Startuur van de weergave van de kalender. Het systeem zal zich initieel positioneren op dit startuur en zal de periode tussen het starten einduur in een andere kleur weergeven. Eindtijd Einduur van de weergave van de kalender. Het systeem zal de periode tussen het starten einduur in een andere kleur weergeven. Interval Tijdsinterval tussen 2 tijdstippen ter indeling van de agenda. Weer te geven velden (3) Bepaling van de velden dewelke uit het detailscherm van een afspraak worden weergegeven.


Pagina 105

Analyse Analyse van cijfergegevens aan de hand van vrij te bepalen queries.

 Kenmerken    

De gegevens kunnen uit verschillende bronbestanden komen. Vrij te bepalen analyses via het gebruik van de standaard SQL-taal. Mogelijkheid tot inlezen van een analyse vanuit een tekstbestand. Indien de klant werkt met verschillende dossiers dan zijn deze analyses voor alle dossiers beschikbaar.

 Werkwijze tot weergave  

Opgave van een query gebruik makend van de standaard SQL taal op een MS Access Database of opvragen van een als txt -bestand opgeslagen query via de knop Selectie van de knop

 Extra opties Inlezen Opvragen van een in bestaande analyse, dewelke werd opgeslagen als een tekstbestand.



Link Excel Overname van de weergegeven lijnen uit de individuele rekening van de geselecteerde klant in een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn.






Lettertype > Vergroten van het lettertype van het raster.



Lettertype < Verkleinen van het lettertype van het raster.


Pagina 106

Analyse grafiek Weergave van cijfergegevens in grafiekvorm, op basis van specifiek opgestelde criteria.

 Kenmerken  

De gegevens kunnen uit verschillende bronbestanden komen Indien de klant werkt met verschillende dossiers dan zijn deze grafieken voor alle dossiers beschikbaar.

 Werkwijze tot weergave    

Keuze van de gewenste grafiek via het aanklikken van de gewenste grafieknaam in de weergegeven lijst Gebruik van de muis, de tabtoets of entertoets om naar het volgende veld te gaan Opgave van eventuele selecties Selectie van de knop


Copy Kopiëren van de grafiek naar het klembord



Opslaan Opslaan van de grafiek als figuur (“*.bmp”)



Print Afdruk van de grafiek, rechtstreeks naar de standaard ingestelde printer

 Standaard meegeleverde grafieken Omzet jaar prijsklasse Weergave van de omzet per jaar per prijsklasse in waarde over de 5 laatste jaren in de vorm van een gestapeld staafdiagram. Hierbij zijn er geen extra selecties voorzien. De grafiekweergave kan nog aangepast worden naar een toprangschikking.


Pagina 107

Omzet jaar productgroep Weergave van de omzet per jaar per productgroep in waarde en in de vorm van een gestapeld staafdiagram. Hierbij zijn er geen extra selecties voorzien. De grafiekweergave kan nog aangepast worden naar een toprangschikking.

Omzet klant – groep Weergave van de omzetwaarde voor 1 klant in 1 groep voor de laatste 5 jaar, weergegeven per maand in een staafdiagram. Bij deze grafiek dient de gewenste klant en de gewenste productgroep opgegeven te worden. De grafiekweergave kan aangepast worden naar de weergave van “cumul”, “gemiddelde” of “waarde”.

Omzet klant – product Weergave van de omzetwaarde voor 1 klant voor 1 product voor de laatste 5 jaar, weergegeven per maand in een staafdiagram. Bij deze grafiek dient de gewenste klant en het gewenste product opgegeven te worden. De grafiekweergave kan aangepast worden naar de weergave van “cumul”, “gemiddelde” of “waarde”.

Omzet klanten per prijsklasse Weergave van de omzetwaarde voor 1 prijsklasse voor alle klanten over de laatste 5 jaar, weergegeven per maand in een staafdiagram. Bij deze grafiek dient de gewenste prijsklasse opgegeven te worden. De grafiekweergave kan aangepast worden naar de weergave van “cumul”, “gemiddelde” of “waarde”.

Omzetverdeling per artikelgroep Weergave van de omzetverdeling per productgroep, weergegeven in taartdiagram. Bij deze grafiek dient de gewenste tijdsperiode opgegeven te worden (van datum – tot datum). De grafiekweergave kan aangepast worden naar de weergave in “percentage” of “waarde” en eventueel bijkomend naar een toprangschikking.


Pagina 108

Omzetverdeling per prijsklasse Weergave van de omzetverdeling per prijsklasse, weergegeven in taartdiagram. Bij deze grafiek dient de gewenste tijdsperiode opgegeven te worden (van datum – tot datum). De grafiekweergave kan aangepast worden naar de weergave in “percentage” of “waarde” en eventueel bijkomend naar een toprangschikking.

Omzetverdeling per verkoper Weergave van de omzetverdeling per verkoper, weergegeven in taartdiagram. Bij deze grafiek dient de gewenste tijdsperiode opgegeven te worden (van datum – tot datum). De grafiekweergave kan aangepast worden naar de weergave in “percentage” of “waarde” en eventueel bijkomend naar een toprangschikking.


Pagina 109

Analyse rapporten Deze module gaat een klein tekstbestand (met hierin de omschrijving van de gewenste gegevens en van de lay-out) omvormen naar een gegevenstabel. Deze gegevenstabel kan dan vervolgens via één muisklik omgezet worden naar een Excel document of naar een lijst.

 Kenmerken       

De gegevens kunnen uit verschillende bronbestanden komen Beperking tot 10 + 1 weer te geven gegevens (10 kolomgegevens en 1 subtitel) Het is mogelijk om op elk van deze gegevens een totaal en subtotaal te maken. De selectie van de lijst moet zich beperken tot 4 vrij op te geven waarden. (onbeperkt aantal vaste criteria) Mogelijkheid tot subtotaal op 1 niveau met opgave van de gewenste omschrijving Sortering op één of meerdere velden Indien de klant werkt met verschillende dossiers dan zijn deze lijsten voor alle dossiers beschikbaar.

 Werkwijze tot weergave    

Keuze van het gewenste rapport via het aanklikken van de gewenste naam in de weergegeven lijst Gebruik van de muis, de tabtoets of entertoets om naar het volgende veld te gaan Opgave van eventuele selecties Selectie van de knop


Lijst Lijstweergave van de in het raster weergegeven data. Hierbij hebt u de standaard mogelijkheden van een lijstweergave



Label Afdruk van de in het raster weergegeven data als labels. De instellingen van de labelafdruk (labelformaat, marges,... ) worden opgegeven in het in te lezen tekstbestand.



Link Excel Overname van de weergegeven data in een MS Excel werkblad, waarna verdere standaard bewerkingen in MS Excel mogelijk zijn





Pagina 110



Lettertype > Vergroten van het lettertype van het raster



Lettertype < Verkleinen van het lettertype van het raster.

 Standaard meegeleverde rapporten    

Eenvoudige klantenlijst Omzet per verkoper per periode Omzet per artikelgroep Weergave van verkoopfactuur


Pagina 111

Dashboard (Cijfers) Weergave van de huidige kerncijfers (momentopname) of van de evolutie van vrij te selecteren cijferreeksen in tabelvorm of als grafiek.

 Huidige toestand Weergave van de huidige kerncijfers (momentopname tot op heden). Openstaand saldo klanten Totaal openstaand bedrag van de klanten (gebaseerd op de weergegeven saldo’s uit de datafiche klanten) Betalingstermijn klanten Effectieve betalingstermijn voor alle klanten samen (gebaseerd op de werkelijke betalingstermijn en het effectief verschuldigd bedrag per klant uit de individuele rekening klanten) Openstaand saldo leveranciers Totaal openstaand bedrag aan de leveranciers (gebaseerd op de weergegeven saldo’s uit de datafiche leveranciers) Betalingstermijn leveranciers Effectieve betalingstermijn voor alle leveranciers samen (gebaseerd op de werkelijke betalingstermijn en het effectief verschuldigd bedrag per leverancier uit de individuele rekening leveranciers) Openstaand saldo BTW Saldo verschuldigd aan of nog te recupereren van de BTW administratie. Hierbij wordt rekening gehouden met: 

de centralisatierekening verschuldigde BTW en de afgeleide rekeningen hiervan (karakters voor de nullen gelijk)



de centralisatierekening aftrekbare BTW en de afgeleide rekeningen hiervan (karakters voor de nullen gelijk)



de rekening ‘4989’ voor de betaalde voorschotten en de afgeleide rekeningen hiervan (karakters voor de nullen gelijk)

Liquide middelen Totaal overzicht van de beschikbare middelen, gebaseerd op de klassen ‘55’, ‘57’ en ‘58’ van de algemene rekeningen Omzet klanten Totaal omzetbedrag van alle klanten (vanaf de laatste nulstelling van de omzet klanten en gebaseerd op de weergegeven omzetbedragen in de datafiche klanten) Omzet leveranciers Totaal omzetbedrag van alle leveranciers (vanaf de laatste nulstelling van de omzet leveranciers en gebaseerd op de weergegeven omzetbedragen in de datafiche leveranciers). Delta Software Services Bvba – Paternosterstraat 119 – 3110 Rotselaar – Tel. 016/ 58 23 39

Pagina 112

Omzet stock Totaal omzetbedrag van alle artikelen voor periode 1 (vanaf de laatste nulstelling van de omzet stock en gebaseerd op de weergegeven omzetbedragen in de datafiche stock). Stockwaarde Gemiddelde waarde van de totale stock Openstaande bestellingen klanten Totaal bedrag van de openstaande bestellingen (type ‘B’) van de klanten Openstaande bestellingen leveranciers Totaal bedrag van de openstaande bestellingen (type ‘B’) bij de leveranciers 

Indien de benaming van een kerncijfers onderstreept is, is het mogelijk om via het dubbelklikken op deze tekst de samenstelling van dit globaal bedrag in detail te raadplegen. De detailgegevens van het kerncijfer worden in het raster rechts van het scherm weergegeven en worden geactiveerd via muisklik op dit raster.



Copy data Kopiëren van al de detailgegevens van het geselecteerde kerncijfer naar het klembord



Weergave fiche Automatische overgang naar de specifieke datafiche van de geselecteerde klant, leverancier, algemene rekening of artikel



Ind. Rekening Automatische overgang naar de individuele rekening van de geselecteerde klant of leverancier.



Historiek Automatische overgang naar de historiek van de geselecteerde algemene rekening.

 Tabel Weergave van één vooraf gedefinieerde tabel (via tabblad “opbouw tabel”). Selectie Selectie van een tabel uit de lijst met de vooraf gedefinieerde tabellen, teneinde hiervan een weergave in tabelvorm te bekomen. Bij het selecteren van een tabel worden onmiddellijk al de onderliggende reeksen (en hun bijbehorende waarde per maand) automatisch heropgebouwd en bovenaan het scherm weergegeven.


Pagina 113

Waardebepaling 

Cumul: gecumuleerde waarde over de vorige maanden, initiële waardebepaling



Gemiddelde: gemiddelde waarde voor de betreffende maand.



Waarde: effectieve waarde voor de betreffende maand

Jaarbepaling 

Huidig boekjaar, initiële jaar.



Jaar -1: vorig boekjaar



Jaar -2: 2 boekjaren terug









Vergelijking: vergelijking van de totale waarde van het huidige jaar met de totale waarden van de vorige jaren. Enerzijds worden de totale waarden van de 5 boekjaren weergegeven en anderzijds wordt het percentage berekend van de waarde van het huidige jaar ten opzichte van de waarde van het andere jaar.

 Bij de optie “vergelijking” is het niet mogelijk een waardebepaling (cumul of gemiddelde) op te geven maar wordt steeds de totale waarde van een jaar genomen

Weergave van de actieve tabel als schermafdruk



Copy data Exporteren van al de gegevens (alle maandgegevens van alle reeksen) van de geselecteerde tabel naar het klembord.

 Grafiek Weergave van één of meerdere vooraf gedefinieerde reeksen (via het tabblad “opbouw reeks”) in de vorm van een grafiek. Selectie van reeksen Selectie van één of meerdere reeksen uit de alfabetische lijst met de vooraf gedefinieerde reeksen, teneinde hiervan een weergave in grafiekvorm te bekomen. 

Selectie van de gewenste reeks via muisklik op deze reeks.



Selectie van meerdere reeksen via de combinatie van het inhouden van de -toets en muisklik op de gewenste reeksen.



Nieuwe selectie (verwijderen van vorige selecties) via de combinatie van het inhouden van de <SHIFT> toets en muisklik op de gewenste reeks(en).

Waardebepaling 

Cumul: gecumuleerde waarde over de vorige maanden, initiële waardebepaling



Gemiddelde: gemiddelde waarde voor de betreffende maand.



Waarde: effectieve waarde voor de betreffende maand


Pagina 114

Jaarbepaling 

Huidig boekjaar, initiële jaar.



Jaar -1: vorig boekjaar












Vergelijking: vergelijking over 5 boekjaren van maximaal één reeks. Indien er bij de optie “vergelijking” meer dan één reeks geselecteerd werd, wordt enkel de eerste geselecteerde reeks (in alfabetische volgorde) weergegeven

 Bij de selectie van een jaar (dus niet van de optie “vergelijking”) kunnen er maximaal 5 reeksen geselecteerd worden. Indien er meerdere reeksen geselecteerd worden, worden enkel de 5 eerste geselecteerde reeksen (in alfabetische volgorde) weergegeven.

Weergave van de actieve grafiek als schermafdruk Weergave van de grafiek naar 3D weergave



Copy data Kopiëren van de volledige grafiek naar het klembord.

 Opbouw reeks Samenstelling van de cijferreeksen, die als basis van de tabelopbouw en/of de grafieken zullen functioneren.  Enkel de hier gedefinieerde reeksen kunnen verder gebruikt worden in de tabellen en/of grafieken.

Teneinde een correcte weergave van de tabel en/of grafiek te garanderen, dienen alle gegevens in de opbouw van een reeks volledig en correct ingevuld te zijn! Oorsprong: 

Algemene rekening: de reeks is gebaseerd op de rekeningnummers uit de algemene rekeningen en hun bijbehorende historiek algemene rekening.



Omzet klanten algemene rekening: de reeks is gebaseerd op de omzet van de klanten, bepaald via de algemene rekeningen en de bijbehorende historiek algemene rekeningen



Omzet leveranciers algemene rekening: de reeks is gebaseerd op de omzet van de leveranciers, bepaald via de algemene rekeningen en de bijbehorende historiek algemene rekening



BW klanten: de reeks is gebaseerd op de verkoophistoriek van de klanten en bepaald de gerealiseerde brutowinst van de klanten



Omzet artikels: de reeks is gebaseerd op de verkoophistoriek van de artikels en bepaald de gerealiseerde omzet van de artikels (stock).



BW artikels: de reeks is gebaseerd op de verkoophistoriek van de artikels en bepaald de gerealiseerde brutowinst van de artikels



Omzet artikelgroep: de reeks is gebaseerd op de verkoophistoriek van de stockgroepen en bepaald de gerealiseerde omzet van de stockgroepen



BW artikelgroep: de reeks is gebaseerd op de verkoophistoriek van de stockgroepen en bepaald de gerealiseerde brutowinst van de stockgroepen.


Pagina 115



Artikelaantal: de reeks is gebaseerd op de verkoophistoriek van de artikelen en bepaald de gerealiseerde verkoopsaantallen van de artikelen.



Groepsaantal: de reeks is gebaseerd op de verkoophistoriek van de stockgroepen en bepaald de gerealiseerde verkoopsaantallen van de stockgroepen

Teken Het teken bepaald of de betreffende reeks positief of negatief dient weergegeven te worden in de tabellen en/of grafieken. Onderdelen Elk onderdeel wordt van een ander gescheiden via het teken ‘<’ vóór en het teken ‘>’ na het onderdeel. Oorsprong

Mogelijke onderdelen

Algemene rekening

1 of meerdere specifieke rekeningnummers uit de datafiche algemene rekeningen. Bv.: 400000 klanten Groep van rekeningnummers, samengesteld uit de beginkarakters van de rekeningnummers gevolgd door een ‘*’. Bv.: ‘70*’ waardoor alle rekeningnummers uit de datafiche algemene rekeningen beginnende met ‘70’ worden opgenomen Omzet klanten algemene rekening

Alle klanten uit de datafiche klanten, via ‘@’ alle klanten 1 of meerdere specifieke klantencodes uit de datafiche klanten Omzet leveranciers algemene rekening

Alle leveranciers uit de datafiche leveranciers, via ‘@’ alle leveranciers 1 of meerdere specifieke leverancierscodes uit de datafiche leveranciers BW klanten

Alle klanten uit de datafiche klanten, via ‘@’ alle klanten 1 of meerdere specifieke klantencodes uit de datafiche klanten


Pagina 116

Omzet artikels

Alle artikelen uit de datafiche stock, via ‘@’ alle artikelen 1 of meerdere specifieke artikelcodes uit de datafiche stock BW artikels

Alle artikelen uit de datafiche stock, via ‘@’ alle artikels 1 of meerdere specifieke artikelcodes uit de datafiche stock Omzet artikelgroep

Alle stockgroepen uit de datafiche stockgroepen, via ‘@’ alle stockgroepen 1 of meerdere specifieke codes uit de datafiche stockgroepen BW artikelgroep

Alle stockgroepen uit de datafiche stockgroepen, via ‘@’ alle artikelgroepen 1 of meerdere specifieke codes uit de datafiche stockgroepen Artikelaantal

Alle artikelen uit de datafiche stock, via ‘@’ alle artikels 1 of meerdere specifieke artikelcodes uit de datafiche stock Groepsaantal

Alle stockgroepen uit de datafiche stockgroepen, via ‘@’ alle artikelgroepen 1 of meerdere specifieke codes uit de datafiche stockgroepen

Selectie van onderdelen 

Selectie van het gewenste onderdeel door middel van het doorlopen van de detaillijst via de muis, de scrollbar en/of de pijltjestoetsen.



Positionering op een onderdeel door het ingeven van het eerste karakter van de gezochte informatie (positionering op 1ste karakter).



Selectie van meerdere onderdelen via de combinatie van het inhouden van de -toets en muisklik op de gewenste onderdelen (de onderdelen dienen elkaar niet op te volgen).



Selectie van meerdere onderdelen via de combinatie van het inhouden van de <SHIFT> -toets en muisklik op de gewenste records (de onderdelen volgen elkaar op).


Pagina 117

Toevoeging van onderdelen aan actieve reeks De volgorde van de selectie van de onderdelen wordt gerespecteerd bij de weergave van de reeksen in de opbouw van de tabellen of als grafiek. Verwijderen van onderdelen uit de actieve reeks

 Opbouw tabel Samenstelling van de tabellen, gebaseerd op één of meerdere vooraf gedefinieerde cijferreeksen (via tabblad “opbouw reeks”) 

Enkel de hier gedefinieerde tabellen kunnen effectief in tabelvorm worden weergegeven!

Teneinde een correcte weergave van de tabel te garanderen, dienen alle gegevens in de opbouw van een tabel volledig en correct ingevuld te zijn! Selectie van reeksen 

Selectie van de gewenste reeks door middel van het doorlopen van de detaillijst via de muis, de scrollbar en/of de pijltjestoetsen.



Positionering op een reeks door het ingeven van het eerste karakter van de gezochte informatie (positionering op 1ste karakter) uit de omschrijving van de reeks.



Selectie van meerdere reeksen via de combinatie van het inhouden van de -toets en muisklik op de gewenste reeksen (de reeksen dienen elkaar niet op te volgen).



Selectie van meerdere reeksen via de combinatie van het inhouden van de <SHIFT> -toets en muisklik op de gewenste reeksen (de reeksen volgen elkaar op).

Toevoeging van reeksen aan actieve tabel De volgorde van de selectie van de reeksen wordt gerespecteerd bij de weergave van de tabel in tabelvorm Verwijderen van reeksen uit de actieve tabel


Pagina 118

Registratie Registratie van de voor een klant of leverancier uitgevoerde acties (taken, afspraken), al dan niet toegewezen aan een specifiek project.

 Registratie van een actie Wie Persoon die de actie registreert, verwijzing naar de datafiche verkopers. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een verkoper. Datum Datum van uitvoering, vrije ingave Link Verwijzing naar het type actie, zijnde een actie voor een klant “K” of voor een leverancier “L” Code Opgave van de klant of leverancier op wie de actie betrekking heeft, verwijzing naar de datafiche klanten of leveranciers. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een klant of een leverancier. Contact Naam van de contactpersoon, verwijzing naar de datafiche contactpersonen Gebruik van de knop voor het opzoeken van een contactpersoon. Project Vrije ingave, toewijzing van de actie aan het project Weergave van de reeds bestaande projecten via dropdown lijst. Artikel Gepresteerde actie, verwijzing naar de datafiche artikels Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een artikel. Omschrijving Beschrijving van de gepresteerde actie, vrije ingave Automatisch voorgesteld op basis van de opgegeven artikelcode 


Tijd Bestede tijd, weergeven in uren en minuten Prijs Verkoopprijs 1, automatisch voorgesteld op basis van de opgegeven artikelcode.


Pagina 119

KM Afgelegde km, weergegeven in km Toestand Toestand van de actie, actief “A”of passief “P” Prioriteit Vrije ingave Bestand Verwijzing naar een aan de actie toegewezen document Referentie Vrije ingave Contract Link naar een eventueel bij de actie bijbehorend contract, verwijzing naar de datafiche contracten. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een contract. Start Starttijd van de actie. Tijdsopgave. Stop Eindtijd van de actie. Tijdsopgave. Personeel Code van het personeelslid die de actie uitvoert, verwijzing naar de datafiche personeel. Gebruik van de standaard zoekopties voor het opzoeken van een personeelslid.

 Extra opties Contactpersonen Weergave van het overzicht van de aan de geselecteerde klant of leverancier toegewezen contactpersonen Afdrukvoorbeeld van de uitgevoerde acties Bij de weergave van dit afdrukvoorbeeld wordt er rekening gehouden met de opgegeven selecties onderaan het inputscherm.


Pagina 120

Passiefstellen van de geselecteerde acties Aanpassing van de toestand van de geselecteerde acties van actief naar passief.



Dubbelklikken op raster tot overname van gegevens in selectievelden Bij het dubbelklikken op een record in een kolom van het raster, worden de overeenstemmende gegevens onderaan het scherm overgenomen in het betreffende selectieveld. Bv.: Klant, artikel, van datum enz.






Lettertype > Verhogen van de grootte van het lettertype voor het raster met 1



Lettertype < Verlagen van de grootte van het lettertype voor het raster met 1


Pagina 121

Lijsten Aan- en Verkoophistoriek Afdruk van lijsten betreffende de aankoop- of verkoophistoriek.  Deze lijsten hebben enkel een waarde bij een correcte opvolging van de stock.

 Lijsten verkoophistoriek Verkoophistoriek Afdruk van een te selecteren historieklijst (sorteringwijze), met vrije selecties. Deze lijsten betreffende de verkoophistoriek geven enerzijds de verkochte aantallen en de aankoop- en verkoopwaarde weer en anderzijds de brutowinst in waarde en procenten. Selectie van de lijsten (sortering van de lijst): 

Klant/Artikel: subtotaal per artikel en algemeen totaal per klant.



Artikel/Klant: subtotaal per klant en algemeen totaal per artikel.



Verkoper/Klant: subtotaal per klant en algemeen totaal per verkoper.



Klant/Document: subtotaal per document en algemeen totaal per klant.



Groep/Artikel: subtotaal per artikel en algemeen totaal per groep.

Verkoophistoriek periode Afdruk van een te selecteren historieklijst (sorteringwijze), met vrije selecties. Deze lijsten betreffende de verkoophistoriek geven enerzijds de verkoopswaarde voor de totale periode en anderzijds de verkoopswaarde per periode weer. Deze periode is vrij te bepalen. Selectie van de lijsten (sortering van de lijst): 

Artikel Nederlands: per artikel, met weergave van de Nederlandse omschrijving.



Artikel Frans: per artikel, met weergave van de 2de omschrijving.



Groep: per groep.



Klant: per klant.



Verkoper: per verkoper.

Verkoophistoriek Year-to-date Afdruk van de verkoophistoriek vanaf vorig jaareinde tot de opgegeven datum, met vrije selecties en weergegeven in bedrag of aantal. Code afhankelijke verkoophistoriek Afdruk van de verkoophistoriek gesorteerd per leverancier (bij wie het artikel aangekocht werd), met een subtotaal per artikel en een algemeen totaal per leverancier, met een vrij te bepalen zoeksleutel op (een deel van) de artikelcode. Op deze lijst worden enerzijds de verkochte aantallen, de aankoop- en verkoopwaarde weergegeven en anderzijds de brutowinst in waarde en procenten. Vooreerst dient de zoeksleutel op de code van het artikel bepaald te worden. Hierbij dient eerst de startpositie, dit wil zeggen het aantal karakters uit de artikelcode vanaf waar het systeem dient te starten. Daarna dient de lengte van de zoeksleutel in aantal karakters doorgegeven te worden.


Pagina 122

Verkoophistoriek volgens omschrijving Afdruk van de verkoophistoriek gesorteerd per klant, met een subtotaal per datum en een algemeen totaal per klant, met een vrij te bepalen zoeksleutel op (een deel van) de omschrijving. Op deze lijst wordt het type document en het bijbehorende documentnummer weergegeven. Vooreerst dient de zoeksleutel op de omschrijving van het artikel bepaald te worden. Deze zoeksleutel is een vrij op te geven tekstgedeelte waarop het systeem dan zal zoeken. Daarna dient opgegeven te worden waarin het systeem deze zoeksleutel dient te gaan zoeken. Deze locatie kan zijn: 

Omschrijving van een artikel: bij facturatie opgave van artikelcode uit datafiche stock.



Vrije omschrijving: bij facturatie opgave van artikelcode “@”.



Beide: combinatie van bovenstaande alternatieven.

Specifieke historiek per klant Afdruk van de verkoophistoriek voor een specifieke klantencode en/of verkoper. Selectie van voorwaarden: 

Enkel de gratis artikelen: prijs=0.



Enkel de aangerekende artikelen: prijs<>0.



Totaal van de artikelen: combinatie van bovenstaande alternatieven.

Het systeem zal eerst een hulpscherm weergeven van waaruit dan de lijst kan afgedrukt worden. In dit scherm is het mogelijk om via de knop het totaal van de inhoud van de weergegeven producten automatisch te laten bepalen. Vóór het afdrukken van de weergegeven data als lijst staan de volgende extra selecties nog open: 

Afdruk verkoopprijs



Afdruk marge

Afnemers Afdruk van de lijst van alle afnemers van één of meerdere producten en dit vanaf een bepaalde datum. Als resultaat worden alle afnemers weergeven met hun adresgegevens, hun telefoonnummer, fax en gsm. Ook hun omzetbedrag wordt weergegeven. Inventarislijst tot datum Afdruk van de inventarislijst tot een vrij te bepalen datum, gebaseerd op zowel de aankoopals de verkoophistoriek. Deze lijst geeft enerzijds een subtotaal betreffende de aantallen en de waarden per artikel weer en anderzijds een totaal betreffende de aantallen en de waarden per groep.

 Lijsten aankoophistoriek Aankoophistoriek Afdruk van een te selecteren historieklijst (sorteringwijze), met vrije selecties. Deze lijsten betreffende de aankoophistoriek geven enerzijds de verkochte aantallen en de aankoop- en verkoopwaarde weer en anderzijds de brutowinst in waarde en procenten. Selectie van de lijsten (sortering van de lijst): 

Leverancier/Artikel: subtotaal per artikel en algemeen totaal per leverancier.



Artikel/Leverancier: subtotaal per leverancier en algemeen totaal per artikel



Leverancier/Document: subtotaal per document en algemeen totaal per leverancier.


Pagina 123

Inventarislijst tot datum Afdruk van de inventarislijst tot een vrij te bepalen datum, gebaseerd op zowel de aankoopals de verkoophistoriek. Deze lijst geeft enerzijds een subtotaal betreffende de aantallen en de waarden per artikel weer en anderzijds een totaal betreffende de aantallen en de waarden per groep.


Pagina 124

Intrastat  Basisgegevens GN8 codes Korte beschrijving van de aanwezige codes uit de standaard GN8 nomenclatuur.

Intrastat Overzicht van de geregistreerde gegevens inzake intrastat. Afdruk van de intrastat-gegevens en creatie van een bestand (intrastataangifte) Afdruk van de voor de geselecteerde periode opgenomen intrastat-gegevens, inclusief de creatie van een bestand dat ingelezen kan worden in de software IDEP.

 Tools Inlezen GN8 codes Inlezen vanuit het bestand c:\export\gn8.txt van de GN8 nomenclatuur. Heropbouw Intrastat aankoop Heropbouw van de gegevens inzake de intrastat gebaseerd op de aankoopboekingen en de aankoophistoriek voor de geselecteerde periode. Hierbij worden de reeds voor de opgegeven periode geregistreerde gegevens verwijderd. Heropbouw Intrastat verkoop Heropbouw van de gegevens inzake de intrastat gebaseerd op de verkoopboekingen en de verkoophistoriek voor de geselecteerde periode. Hierbij worden de reeds voor de opgegeven periode geregistreerde gegevens verwijderd.


Pagina 125

Stappenplan voor de afsluiting van het fiscale jaar Zorg ervoor dat er niemand anders in de software Delta Manager aan het werken is en dat deze software op geen ander toestel actief is.

 Voorbereiding 

Afdruk van de noodzakelijke lijsten  Individuele rekening klanten tot datum (enkel openstaand)  Individuele rekening leveranciers tot datum (enkel openstaand)  P&S balans  Historiek algemene rekening  Centralisatiejournaal  Inventaris einde boekjaar

Bestand – lijsten – klanten Bestand – lijsten – leveranciers Bestand – lijsten – algemene rekeningen Bestand – lijsten – algemene rekeningen Bestand – lijsten – algemene rekeningen Bestand – lijsten – stock



Kopie van alle investeringsfacturen



Kopie van de BTW aangiftes



Kopie van het laatste uittreksel van de BTW administratie



Kopie laatste bankuittreksels



Kopie laatste ingave kasboek



Kopie aankoopfacturen interim-arbeid



Kopie van mogelijke aflossingstabellen betreffende de kredieten bij de bankinstellingen



Afpunten van de klantengegevens



Afpunten van de leveranciersgegevens



Wegboeken van de gegevens op de wachtrekening



Controle van de aanduiding tot het al dan niet samentrekken van de historiek bij de algemene rekeningen

 Controles 

Controle boekhouding (Zie ook het hoofdstuk “Fiches” – “Algemene Rekeningen” – “Tools”)



Saldo individuele rekening klanten: alle gegevens



Saldo individuele rekening klanten: enkel openstaand



Openstaand saldo klanten met P&S balans



Saldo individuele rekening leveranciers: alle gegevens



Saldo individuele rekening leveranciers: enkel openstaand



Openstaand saldo leveranciers met P&S balans



Eindsaldo banken en kas met de algemene rekening van de bank of kas (5 -rekening)

Tools – controle boekhouding

 Inboeken van afsluitposten 

Wijzigen van het boekjaar (automatische aanpassing van datum en documentnummers) Extra - instellingen (Zie ook het hoofdstuk “Stappenplan voor het creëren van een nieuw boekjaar” of het hoofdstuk “Van start gaan” – “Instellingen”)



Boeken van correcties

 

Afdruk van het journaal van de diverse boekingen Afdruk van P&S balans ter controle



Mogelijke correcties van de inventaris

Module – afdruk journaal Bestand – lijsten – algemene rekeningen


Pagina 126

 Verwerking van de investeringen 

De verwerking van de investeringen dient te gebeuren voor de eerste boeking van een investering in het nieuwe boekjaar. (Zie ook het hoofdstuk “Investeringen” - “Extra opties”).

 Back-up 

Het is aangeraden een back-up te maken van de data en de software voor de afsluiting.

 Effectieve afsluiting van het fiscale jaar 

Afdruk van alle nodige lijsten  Indiv. Rek. klanten, alle gegevens (of klantenhistoriek) Bestand – lijsten – klanten  Indiv. Rek. leveranciers, alle gegevens (of leveranciershistoriek) Bestand – lijsten – leveranciers  Controle afdruk van alle journalen  Centralisatiejournaal (extra controlemogelijkheid) Bestand – lijsten – algemene rekeningen  P&S (controle totaal 6-rekeningen en 7-rekeningen moeten gelijk aan elkaar zijn, anders moet het toekennen van het verlies/of de winst nog gebeuren) Bestand – lijsten – algemene rekeningen  Historiek algemene rekening tot datum, alle gegevens Bestand – lijsten – algemene rekeningen  Inventarislijst Bestand – lijsten – stock



Eigenlijke afsluiting (Zie ook het hoofdstuk “Fiches” – “Algemene Rekeningen” – “Tools”)



Afdruk van P&S balans tot einddatum vorig fiscaaljaar als openingsbalans Bestand – lijsten – algemene rek. Controleer deze balans met de P&S balans van de afsluiting.



Mogelijk zuiveren van de individuele rekening van de klanten tot datum (einde vorig boekjaar) Na deze zuivering is het aangeraden het saldo zowel bij afdruk van alle gegevens als enkel de openstaande gegevens te controleren met het saldo van voor de zuivering. Tools – zuiveren ind.rek.



Mogelijk zuiveren van de individuele rekening van de leveranciers tot datum (einde vorig boekjaar) Na deze zuivering is het aangeraden het saldo zowel bij afdruk van alle gegevens als enkel de openstaande gegevens te controleren met het saldo van voor de zuivering. Tools – zuiveren ind.rek.

Tools - jaarafsluiting


Pagina 127

Stappenplan voor de omschakeling van het kalenderjaar  Controle van de BTW – nummers van de klanten 

Deze controle dient te gebeuren na het laatste verkoopsfactuur van het huidig kalenderjaar en vóór het eerste verkoopsfactuur van het volgende kalenderjaar. 

Afdruk van de controlelijst van de ontbrekende en/of foute BTW – nummers van de klanten. Deze lijst bevindt zich onder de optie “Tools” – “Controle BTW – nummers”. (Zie ook het hoofdstuk “Fiches”- “Klanten” – “Tools”).



In het klantenbestand dient u de op de lijst vermelde BTW – nummers verder aan te vullen of te corrigeren. Deze lijst moet in orde zijn tegen het einde van het jaar (vóór het eerste verkoopsfactuur van het nieuwe kalenderjaar).

 Back-up van het dossier 

Het is aangeraden een interne of externe back-up te maken vooraleer verder te gaan.

 Controle omzet klanten 

Deze controle dient te gebeuren vóór het uitvoeren van de BTW – listing op diskette! Deze lijst bevindt zich onder de optie “Bestand” – “lijsten” – “ klanten” – “omzetlijst”. (Zie ook het hoofdstuk “Fiches” – “Klanten” – “Lijsten”).



Bij de controle van de omzet van de klanten mag het totaalbedrag nooit hoger zijn dan het totaalcijfer aangegeven aan de BTW administratie gedurende het kalenderjaar. Een bijkomende controle kan u uitvoeren via de vergelijking van de omzet met de omzetbedragen op de 7- rekeningen gedurende het kalenderjaar of via controle met de verkoopshistoriek. Klopt dit niet, dan is waarschijnlijk de datum van de nulstelling van het vorige jaar fout. Het is dan beter contact op te nemen met D.S.S. voor een mogelijke heropbouw van de omzet.

 BTW –listing De BTW – listing moet uitgevoerd worden na de ingave van de laatste verkoopfactuur van het huidige kalenderjaar en vóór de eerste verkoopfactuur van het nieuwe kalenderjaar.

 

Deze tool bevindt zich onder de optie “Tools” – “BTW-listing”. (Zie ook het hoofdstuk “Fiches” – “Klanten” – “Tools”).

 Nulstelling van de omzet klanten 

Deze optie moet uitgevoerd worden vóór het maken van de eerste verkoopfactuur van het nieuwe kalenderjaar. 

Deze tool bevindt zich onder de optie “Tools” – “ Nulstelling omzet” – optie “ Klanten”. (Zie ook het hoofdstuk “Fiches” – “Klanten” – “Tools”).


Pagina 128

 Omschakeling van de documentnummers bij de banken 



Na het inboeken van het laatste kas- of bankdocument is het noodzakelijk de documentnummers bij de bankgegevens te wijzigen zodat deze gelijklopen met deze van de bankinstellingen. Zie ook het hoofdstuk “Fiches” – “Banken”. Indien het boekjaar niet gelijklopend is met het kalenderjaar dient u de nummering met 1000 te verhogen (bijvoorbeeld 1001). Op deze wijze hebben we steeds een oplopende nummering in één boekjaar en komt elke nummer slechts 1 maal voor.

 Optionele handelingen 

Deze opties kunnen ook gekoppeld worden aan het boekjaar, afhankelijk van uw eigen wensen.

Afdruk leveranciersomzet  Deze optie moet uitgevoerd worden na de boeking van het laatste aankoopfactuur en vóór het boeken van de eerste aankoopfactuur van het nieuwe kalenderjaar. 

Deze lijst is terug te vinden onder de optie “Bestand”- “ lijsten” – “ leveranciers”- “omzetlijst”. (Zie ook het hoofdstuk “Fiches” – “Leveranciers” – “Lijsten”).

Nulstelling van de omzet leveranciers 

Deze tool bevindt zich onder de optie “Tools” – “Nulstelling omzet” – optie “leveranciers”. (Zie ook het hoofdstuk “Fiches” – “Leveranciers” – “Tools”).

Afdruk omzet stock 

Deze lijst is terug te vinden onder de optie “Bestand”- “ lijsten” – “ stock”- “omzetlijst”. (Zie ook het hoofdstuk “Fiches” – “Artikels” – “Lijsten”).

Nulstelling omzet stock 

Deze tool bevindt zich onder de optie “Tools” – “Nulstelling omzet” – optie “ stock”. De verschillende periode kunnen we gebruiken om bijvoorbeeld een jaaromzet, maandomzet en totale omzet bij te houden. (Zie ook het hoofdstuk “Fiches” –“ Artikels” – “Tools”).


Pagina 129

Stappenplan voor het creëren van een nieuw boekjaar  Controle van de huidige instellingen 

De basisconfiguratie van het dossier is beschikbaar via de navigatiebalk onder de optie “Configuratie” – “Instellingen”. (Zie ook het hoofdstuk “Van Start gaan” – “Instellingen”).

Noteer de centralisatierekeningen en de vaste instellingen (parameters) van het huidige jaar. Deze dienen in een latere stap als controlemiddel.

 Effectieve creatie van een nieuw boekjaar 

De basisconfiguratie van het dossier is beschikbaar via de navigatiebalk onder de optie “Configuratie” – “Instellingen”. Kies daarna voor de knop “Wijzigen”en breng de gewenste instellingen in.

Na ingave van een nieuw boekjaar zal het systeem vragen of het dit boekjaar moet creëren Controleer de voorgestelde gegevens en voer mogelijke aanpassingen door.  Opgelet bij de opgave van nieuwe documentnummers! Zorg er voor dat deze nummers jaarafhankelijk zijn, anders kunnen er problemen optreden bij het gebruik van bepaalde tools.

 Instellingen voor een multi-user werkingsomgeving Start de software voor de verschillende gebruikers op en pas voor elke gebruiker het boekjaar aan.  Opgelet! Indien het systeem de creatie van een nieuw boekjaar voorstelt, dan is er iets fout met het opgegeven boekjaar. De creatie van het boekjaar en het aanpassen van de parameters is slechts eenmaal nodig.


Pagina 130

Stappenplan voor het verzenden van documenten via e-mail  Instelling van de standaard teksten Het instellen van de inhoud van de e-mailberichten kan via de navigatiebalk onder de optie “Configuratie” – “Teksten”. (Zie ook het hoofdstuk “Van Start gaan” – “Teksten”). De tekstcodes kunnen niet in opgemaakte tekst vermeld worden en worden dus steeds omgezet naar platte niet-opgemaakte tekst.

 

Mogelijke tekstcodes: 

Email: standaard inhoud van het e-mailbericht bij de automatische verzending van pdf-documenten via email zoals rappels aan klanten, bestellingen aan leveranciers, facturen, offertes aan klanten enz.…



Email_x (met x de vorm uit de facturatiemodule): inhoud van het e-mailbericht bij de verzending van een document uit de facturatiemodule, uitgaande van de vorm van dit document zijnde een offerte, een bestelling, een herstelling….Deze vormafhankelijke tekst heeft voorrang op de standaard inhoud (tekst “email”) van het e-mailbericht.



Email_lev: inhoud van het e-mailbericht bij de automatische verzending van een document uit de module aankoopbeheer (bestellingen leveranciers). Deze tekst heeft voorrang op de standaard inhoud van het emailbericht (tekst “email”).



Email_rappel: inhoud van het e-mailbericht bij de automatische verzending van een rappel of een rappel met intrest aan een klant. Deze tekst heeft voorrang op de standaard inhoud van het e-mailbericht (tekst “email”).



Bij het gebruik van voorgedrukt papier in de facturatiemodule dienen ook de teksten voor de hoofding en de voet aangevuld te worden teneinde een afdruk van de firmagegevens te bekomen op het pdf-document. 

Hoofding: hoofdinggegevens (adresgegevens) betreffende de facturen, de rappels en de betalingsherinneringen



Voet: af te drukken gegevens als voettekst in de facturatiemodule

 Structuur van het e-mailbericht Het systeem gaat automatisch een e-mailbericht opstellen met de volgende structuur:





Onderwerp: titel van het document + “-” + naam van het dossier Bijv. Faktuur - DSS



Inhoud: de inhoud van de overeenstemmende tekstcode (zie hierboven )



Bestemmeling: het e-mailadres van de klant of de leverancier, overgenomen uit de betreffende datafiche



Verzender: naam van de standaard account van het gebruikte e-mailprogramma (tenzij anders opgegeven in het gebruikersafhankelijke configuratiebestand van de software Delta Manager)



Bijlage: het door het systeem aangemaakte pdf-document, waarvan ook een kopie wordt bijgehouden onder de subdirectory “pdf_doc” onder de directory van het dossier Het systeem maakt automatisch onder de directory van het dossier een sub-directory aan “PDF_DOC” waaronder de door het systeem gecreëerde pdf-documenten terechtkomen.


Pagina 131

 Activatie van het automatisch creëren en verzenden van het bericht 

Het verzenden van het automatisch gecreëerde pdf-document kan alleen als het e-mailprogramma actief is (enkel bij gebruik van MS Outlook) en het e-mailprogramma werkt via het Mapi-protocol (niet hotmail, gmail enz.). (MAPI (Messaging Application Program Interface) is a Microsoft Windows program interface that enables you to send e-mail from within a Windows application and attach the document you are working on to the e-mail note.)



Er wordt tevens gecontroleerd dat het e-mailadres bij de betreffende klant of leverancier ingevuld staat. Anders wordt de optie tot de creatie van een pdf-document en het e-mailen ervan niet actief.

De aanmaak van de pdf-documenten en de automatische creatie van een e-mailbericht kan op één van onderstaande manieren: In de facturatiemodule of de module aankoopbeheer (bestellingen leveranciers) Bij de optie “Herafdruk factuur” of bij het verzenden van een rappel, al dan niet met intrest, aan een klant Automatisch wordt er een pdf-document gecreëerd met de volgende structuur: 

“DOC_” + boekjaar + “_“ + vorm + “_“ + documentnummer + “.PDF” voor de documenten v/d facturatiemodule Bijv.: DOC_2011_F_2011001.PDF



“DOC_” + vorm + “_“ + documentnummer + “_DUPLICAAT.PDF” voor de her- afgedrukte facturen Bijv.: DOC_C_2011001_DUPLICAAT.PDF



“DOC_” + boekjaar + “_“ + vorm + “L_“ + documentnummer + “.PDF” voor de documenten uit de module aankoopbeheer (bestellingen leveranciers) Bijv.: DOC_2011_BL_2011001.PDF



“RAPPEL_” + boekjaar + “.PDF” voor de rappels aan de klanten Bijv.: RAPPEL_2011.PDF



“RAPPEL_I_” + boekjaar + “.PDF” voor de rappels met intrest aan de klanten Bijv.: RAPPEL_I_2011.PDF

Dit document wordt gecreëerd onder de subdirectory “PDF_DOC” onder de directory van het actieve dossier. Bijv.: c:\delta_m\data 2007\dss\PDF_DOC\DOC_2011_F_2011001.PDF  In de facturatiemodule dient er inzake het aantal af te drukken exemplaren van het document rekening mee gehouden te worden dat de afdruk naar het pdf-document telt als zijnde 1 exemplaar.

 Bij de afdruk van een rappel is de verzending ervan via e-mail niet mogelijk indien er in de individuele rekening van de klant naast facturen ook nog diverse boekingen, betalingen, creditnota’s enz. openstaan. De rappel wordt dan steeds afgedrukt.


Pagina 132

Stappenplan voor afdruk samenvoegen  Instelling van de samen te voegen vrije teksten Het instellen van de inhoud van de e-mailberichten kan via de navigatiebalk onder de optie “Configuratie” – “Teksten”. (Zie ook het hoofdstuk “Van Start gaan” – “Teksten”). De vrij te bepalen tekstcodes dienen in opgemaakte tekst vermeld te worden en dienen voorafgegaan te zijn door een ‘*’. In de opgegeven teksten dienen de samenvoegvelden voorafgegaan te worden door het teken ‘<’ en afgesloten te worden door het teken ‘>’. Deze samenvoegvelden zijn een verwijzing naar de veldnamen in de datafiches.

  

 Structuur van de samen te voegen tekst Het systeem gaat automatisch de samenvoegvelden (indien beschikbaar) vervangen door de gegevens uit de betreffende datafiches van waaruit de optie geactiveerd werd. Speciale samenvoegvelden: 

dit samenvoegveld wordt vervangen door de huidige systeemdatum



dit samenvoegveld wordt vervangen door de dossiernaam van het actieve dossier

Voorbeeld van een tekstcode: *MAILING Rotselaar, AAN: TAV: Adres: <straat> <woonplaats> Geachte Bij deze hadden wij u er graag aan herinnerd….. ….. Met vriendelijke groeten,

 Afdruk samenvoegen De activatie van de optie “afdruk samenvoegen” kan vanuit de datafiches klanten, leveranciers, artikels en contracten en vanuit de opties analyse en analyse rapporten. Het systeem geeft een overzicht van de teksten dewelke voor samenvoeging in aanmerking komen. Bij selectie van een tekst wordt deze bovenaan weergegeven in zijn opmaakstructuur met weergave van de te vervangen samenvoegvelden. Vervanging van de samenvoegvelden door de gegevens van de datafiche Weergave van de samengevoegde tekst in de taal van de klant of leverancier indien van toepassing. Deze tekst is verder aanpasbaar. Schermweergave van de samengevoegde, en eventueel gewijzigde tekst Delta Software Services Bvba – Paternosterstraat 119 – 3110 Rotselaar – Tel. 016/ 58 23 39

Pagina 133


Pagina 134

No title

Recommend Documents