www.spinesys.cz
[email protected] | +420 608 678 807 | www.kostruh.cz
O Firmě Firma byla založena v roce 2011 což je jistě doba relativně nedávná, ale zároveň je třeba říct, že vznikla převzetím veškerých aktivit původního oddělení IT, které se v té době již 9 let plně věnovalo poskytování služeb okolo IBM Lotus Notes/Domino. Hlavním a nosným bodem nabídky je vývoj aplikací pro IBM Lotus Notes/Domino, se kterým máme více než 15leté zkušenosti. Aplikace, jež byly nejprve produktem pouze pro interní potřeby firmy, se dalším vývojem staly balíkem hotových aplikací spinesys určených k opakovanému prodeji menším až středním firmám. Za dobu existence tohoto řešení si již celá řada firem vybrala právě spinesys za svůj infomační systém pro své obchodní procesy. Nejdůležitější ze služeb, které firma může nabídkou: ■ prodej hotových aplikací v prostředí IBM Lotus Notes Domino, ■ vývoj aplikací na míru podle požadavků zákazníka, ■ servis či úpravy již hotových aplikací (nejen námi vytvořených), ■ konzultace pro Vaše programátory nebo administrátory, ■ školení uživatelů, ■ instalace a administrace IBM Lotus Domino serverů (máme velmi bohaté zkušenosti zejména se servery provozovanými na Linuxu), ■ instalace a administrace IBM Lotus Sametime serverů, ■ administrace a podpora IBM Lotus Notes klientů. Naše vybrané reference v oblasti software: ■ CubeNet s.r.o. ■ LinuxBox.cz, s.r.o. ■ OKD, HBZS a.s. ■ Průmyslové montáže, s.r.o. ■ Střechy Majer s.r.o. ■ TOP SERVICE MANAGEMENT s.r.o. ■ VAKO Montáže s.r.o.
Kontakt:
[email protected] | +420 608 678 807 | www.kostruh.cz
www.spinesys.cz
Produkty Základem našeho portfolia v oblastí aplikací je bezpochyby modulární firemní informační systém spinesys. Jedná se o soubor již hotových „krabicových“ aplikací, které lze nasadit dle potřeby buď samostatně tak i jako ucelený systém. Většina Lotus Domino aplikací může dále využít výhod Lotus Sametime pro rozšíření možností komunikace. Nejdůležitější části systému jsou:
■ Adresář jako centrální úložiště pro veškeré adresy a kontakty,
■ Obchod představuje databázi veškeré komunikace se zákaz-
níky, tj. archív nabídek, poptávek, dopisů, smluv, e-mailů, protokolů, zápisů, jednání apod. ■ Sklad je určen k vedení kompletního skladového hospodářství - s využitím všech standardních operací: příjmu, výdeje, rezervací, návratek, dobropisů, reklamací, hlídání minimálních zásob, ... ■ Servis reprezentuje komplexní aplikaci využívanou v servisních organizacích známou také pod pojmem Helpdesk. ■ Spisová služba je elektronickou podobou knihy příchozí a odchozí pošty. Volitelně se zde mohou zaznamenávat a vytvářet i faxy. ■ Faktury jsou využívány v ostatních aplikacích ke generování faktur nebo “ruční” sestavení faktury. Faktury přijaté jsou vhodné zejména pro přehled o přijatých dokladech a fakturách, mimo jiné i pro vyhodnocování obchodních případů. ■ Banka je modul určený k práci s bankovními výpisy a pro párování plateb z výpisů s fakturami. ■ Personalistika představuje komplexní agendu týkající se zaměstnanců a uchazečů, jejich kvalifikací, hodnocení, hierarchie, dovolených, služebních cest, apod. ■ Směrnice je úložištěm vnitrofiremních pravidel a směrnic a zároveň nástrojem pro jejich tvorbu (schvalovací proces), distribuci a zveřejňování. ■ Úkoly jsou centrální přehled všech úkolů, které mohou vzniknout v jakékoliv jiné aplikaci systému spinesys. Každý úkol je zařazen do firemní hierarchie a případně přiřazen k dalším dokumentům, se kterými souvisí nebo ze kterých vznikl. ■ Směnovnice představuje jinou možnost jak sledovat náklady a výnosy za práci odpracovanou jednotlivými zaměstnanci a externími spolupracovníky na různých zakázkách. Druhou oblastí naší nabídky jsou na míru psané aplikace. Takovýchto aplikací máme za sebou již celou řadu a jsme díky různorodým zkušenostem schopni realizovat i zdánlivě obtížně splnitelné požadavky.
www.spinesys.cz
ADRESÁŘ Jedním ze základních modulů celého systému spinesys je Adresář. Jedná se centrální úložiště pro veškeré adresy a kontakty, které se pak využívají v dalších modulech nebo přímo pro tvorbu korespondence apod.
Základem jsou karty firem, kde jsou zapsány veškeré údaje o firmě jako například: ■ adresa sídla (fakturační adresa), ■ adresa kontaktní (korespondenční), ■ další kontaktní informace jako jsou různé telefony, e-maily, faxy, www, bankovní spojení, apod. ■ obchodní informace jako IČ, DIČ, zápis v obchodním rejstříku, popř. živnostenský list, atd. K firmám lze libovolně vytvářet jednotlivé pobočky nebo jiné samostatné jednotky, a samozřejmě k nim přiřazovat osoby. U osob se pak eviduje celá řada dalších údajů, popřípadě lze nastavit, že některé údaje má osoba společné (stejné) s firmou nebo pobočkou. Firmy lze kategorizovat podle různých kriterií podle oboru činnosti, podle vztahu k naší firmě (dodavatel, odběratel), podle skupin firem, apod. Veškerá kategorizace dat probíhá pomocí uživatelsky definovatelných číselníků. Navíc lze firmy i osoby libovolně přiřazovat do distribučních seznamů pro hromadnou korespondenci, apod. Aplikace je přizpůsobena pro rychlé vyhledávání kontaktů, proto má implementováno jak rychlé hledání podle začátečních písmen, fulltextové vyhledávání tak i soukromé složky, kam si každý uživatel může uschovat své nejčastěji používané kontakty. Samozřejmostí je rovněž zpřístupnění Adresáře pro výběr e-mailových adres přímo v poštovní databázi uživatele. Výhodou je rovněž snadno konfigurovatelné vyhledávání dodatečných a aktuálních informací na internetu. Stiskem tlačítka pak lze rychle najít např. výpis z obchodního rejstříku, mapu lokality kde firma sídlí, nebo téměř jakoukoliv jinou informaci. Dalším příjemným doplňkem je možnost využití serverové SMS brány nebo FAX brány, pak lze přímo z adresáře odesílat SMS zprávy nebo faxy. Aplikaci lze intergrovat také jako adresář pro Lotus Sametime server. Třešničkou na dortu této aplikace je přímé vytáčení telefonních čísel na telefonních přístrojích, které toto podporují nebo pomocí technologie VoIP. Možná je také synchronizace adresáře s dalšími externími systémy - např. s účetnictvím. www.spinesys.cz
BANKA Tento modul je primárně určen pro párování položek z elektronického bankovního výpisu s přijatými nebo vydanými fakturami, popřípadě dalšími moduly systému.
Párování položek se provádí zejména podle variabilního symbolu platby, který je uváděn na fakturách (obvykle slouží i k identifikaci faktury). Před párováním se provádí kontrola na částky a systém umožňuje také částečné platby (splátky) jedné faktury. Před spárováním se zobrazí seznam položek ke kontrole. Načítání elektronických výpisu je možné v několika různých formátech používaných jednotlivými bankami a to jak automaticky (např. výpisy zasílané e-mailem), tak i ručně na tlačítko. Při importu výpisu lze pro přehled uložit i zůstatek na účtu. Banka vyžaduje ke své činnosti alespoň jeden z fakturačních modulů, se kterým se mají platby párovat.
www.spinesys.cz
FAKTURY Kategorie Faktur patří moduly dva: Faktury vydané (my fakturujeme zákazníkům) a Faktury přijaté (faktury od dodavatelů). Oba typy faktur a dokladů je možné přiřazovat také k obchodním případům pro další vyhodnocování.
Faktury vydané Tento modul je určen zejména k snadnému vystavení faktur a to jak ručně, tak i automaticky z dalších modulů - například Sklad nebo Servis. Aplikace kromě klasické faktury umí sestavit také zálohové faktury, dobropisy a storna. U jednotlivých faktur je hlídáno datum splatnosti. Volitelně je možné nastavit automatického agenta, který odesílá (Vám nebo přímo k dlužníkovi) upomínku na zaplacení za faktury po splatnosti. Přímo v aplikaci se evidují i jednotlivé splátky faktur, samozřejmě možné jsou i částečné platby. Po napojení na modul Banka, je možné jednoduše párovat platby přímo s bankovním výpisem. Aplikace disponuje možností konfigurace velkého množství parametrů - od základních údajů až po volby několika druhů zaokrouhlování celkové částky.
Faktury přijaté V tomto modulu se evidují příchozí faktury a doklady. Z příjatých faktur je možno zapsat do aplikace pouze několik základních údajů nebo také je celé přiložit jako přílohu (např. naskenovaný dokument). U jednotlivých faktur je hlídáno datum splatnosti. Volitelně je možné zapnout automatického agenta, která odesílá upozornění na blížící se datum splatnosti. Rovněž se zde zaznamenávají splatky faktur, možné jsou i částečné platby. Po napojení na modul Banka, je možné párovat platby přímo s bankovním výpisem nebo generovat hromadné platební příkazy pro elektronické bankovnictví. Ke své činnosti vyžadují faktury modul Adresář. Doporučené návazný modul je Obchod.
www.spinesys.cz
nástroje Ideální pomocník pro výrobní a montážní firmy - to je cíl pro modul Nástroje aplikačního balíku spinesys. Zahrnuje jak evidenci veškerých nástrojů, nářadí, přístrojů a zařízení, tak i celou řadu dalších funkcí, které s nimi souvisejí.
Evidence nástrojů a nářadí ukládá všechny základní údaje o položkách jako jsou: ■ název, ■ typ, ■ rok výroby, ■ evidenční číslo, ■ výrobní číslo, ■ zopovědná osoba. Přímo do evidence lze skenovat celou řadu dalších dokumentů jako jsou záruční listy, návody, protokoly o zkouškách, apod. Kromě evidence umožní aplikace také hlídání revizí, kontrol a kalibrací. Jednoduše pro každou položku lze nastavit termín, a v nastaveném předstihu je pověřený pracovník upozorněn. Připraven také systém zápůjček nářadí včetně historie a s hlídáním termínů vrácení. Při zapujčení se mohou také tisknout a podepisovat zapůjční listy. V případě opravy přístroje se zapisují datum a důvod odeslání přístroje do opravy, lze zobrazit také celou historii oprav. Jen vybrané pověřené osoby mohout provádět vyřazení přístroje, k tomu je pak v evidenci vyhotoven zápis. Aplikace Nástroje nevyžaduje ke své činnosti žádné další návazné moduly.
www.spinesys.cz
OBCHOD Obchod je nejpoužívanějším z modulů informačního systému spinesys. Je určen k vytváření a zaznamenávání veškeré komunikace s vnějším světem (zákazníky i dodavateli), tedy veškeré korespondence (papírové nebo eletronické) a všech jednání. Díky jednoduché stavbě aplikace založené na šablonách dokumentů lze libovolně přidávat a měnit typy a vzory dokumentů přímo uživatelem, bez znalostí překračujících uživatelskou obsluhu počítače (tj. na úrovni např. Wordu, Excelu). Snadno tak lze vytvořit libovolné množství vzorů nabídek, poptávek, dopisů, smluv, protokolů, zápisů z jednání ... a mnoho dalších. Jednotlivé šablony mohou obsahovat i vložené přílohy Word, Excel, a dalších aplikací. Mezi dokumenty a přílohami je rovněž připraven přenos údajů - například do smlouvy vložené jako příloha MS Word, lze přenášet automaticky číslo smlouvy, údaje o firmě, IČ, DIČ, bankovní spojení, adresu, apod. Vkládat lze samozřejmě také naskenované dokumenty nebo elektronické faxy. V aplikaci lze také centrálně shromažďovat všechny obchodní e-maily. Po připojení na aplikaci Úkoly je možné k obchodním případům nebo i jednotlivým dokumentů vytvářet a úkoly. Všechny dokumenty lze přiřazovat jak k jednotlivým firmám, tak i k obchodním případům. Obchodní případy jsou pak složkami na dokumenty. Lze u nich hlídat různé termíny, hlídat splnění kontrolních bodů, vyhodnocovat je apod. Z uživatelského hlediska systém nabízí mnoho zjednodušujících vlastností. Například: dokumenty, se kterými uživatel naposledy pracoval se uchovávají v jeho složce „moje dokumenty“. Veškeré dokumenty jsou mezi sebou provázány odkazy, takže nikdy netrvá nikdy příliš dlouho se k hledanému dokumentu dostat. Navíc aplikace využívá i obecných systémových vlastností platformy Lotus Notes/Domino - zabezpečení, fulltextové hledání, víceuživatelská práce ... Jednoduše lze také nastavit automatickou archivaci, kdy podle zadaných pravidel jsou uzavřené obchodní případy po uplynutí dané doby uloženy do archívů dle roků. Pokud je aplikace napojena na další moduly jako jsou například Faktury, Sklad nebo Směnovnice lze k obchodním případům snadno sestavit ekonomické vyhodnocení. Toto vyhodnocení přehledně na jednom místě dává přehled o všech vydaných a přijatých fakturách, o zboží vydaném k tomuto obchodnímu případu nebo o odvedené práci. Z těchto příjmů a výdajů sestaví závěrečné shrnutí v podobě rozdílu mezi náklady a výnosy. Aplikace Obchod ke své činnosti vyžaduje modul Adresář. Doporučené návazné moduly jsou fakturační moduly. www.spinesys.cz
PC Scan PC Scan je profesionální nástroj vhodný zejména pro administrátory počítačových sítí, kde jsou nainstalovány Lotus Notes. Aplikace využívá ke své činnosti této platformy a umožní snadno získávat, evidovat, a sledovat změny v instalacích jednotlivých stanic. Požadavky na kontrolu stanic se posílají z aplikace jednotlivým uživatelům e-mailem, který po otevření spustí skript ke zkontrolování veškerého software a zjištění hardware. Není proto nutná fyzická asistence administrátora u jednotlivých stanic. Kontroly je možné provádět periodicky nebo jen na vyžádání. Zjištěné informace se ukládají jak k jednotlivým počítačům tak i k uživatelům. Na přehledy se lze dívat v kompletním soupisu nebo jako na seznam změn. Připraveny jsou také tiskové výstupy. Detailní ucelené informace v přehledné grafické úpravě mohou být velkou pomocí například při softwarovém auditu, při údržbě počítačové sítě nebo při reinstalacích stanic. Jako zajímavý příklad lze uvést hledání počítače podle toho zda má nebo nemá nainstalovan určitý balíček aktualizací. Program navíc monitoruje také aktuální stav hardware v PC, záznamy o výrobci každého počítače. Aplikaci je možné dodávat buď s prázdnou nebo s již vytvořenou databází vybraného sw, který je roztříděn podle typů a také podle licencí. Nalezený sw je pak již automaticky zařazen do připravené kategorie. V případě dodání prázdné aplikace může administrátor jednoduchým přiřazením si tuto db vytvořit i svépomocí. Stejně tak je možné i její další rozšiřování. Pro nasazení této aplikace není nutná instalace žádného dalšího doplňku, plně se využívá platformy Lotus Notes.
www.spinesys.cz
Personalistika Pro interní potřeby každé firmy je k dispozici balík aplikací souhrně nazvaných Personalistika. Jednotlivé aplikace se využívájí k vedení všech agend souvisejících se zaměstnanci firmy. Vhodná je také pro evidence vedené dle normy ČSN EN ISO 9001:2001 Soubor aplikací zahrnutých pod pojem Personalistika obsahuje zejména: ■ organizační strukturu, ■ evidenci zaměstnanců a údajů o nich, ■ pracovní smlouvy a zařazení, ■ zkoušky a certifikáty pracovníků, ■ docházka - dovolené, nemocenské, volna ■ služební cesty a jejich vyúčtování Organizační schéma funkčních míst vytváří mimo jiné přehled o hierarchii, který je pak využíván dalšími aplikacemi – například pro schvalování dokumentů. Hierarchii lze libovolně měnit v průběhu používání aplikací. Evidence zaměstnanců je nástroj pro vedení kompletní agendy o lidských zdrojích, pracovních poměrech a zpracování veškerých údajů, které s tím souvisí. Zaměstnancům jsou pak přiřazeny funkce z organizačního schéma. Samozřejmostí je zde striktně řízený přístup k jednotlivým údajům o zaměstnancích, uchazečích, apod. Pro firmy využívající různých profesí a odborníků je velmi výhodný soubor funkcí pro práci s certifikáty a zkouškami pracovníků. Zadáním všech zkoušek a certifikátu se systém sám postará o hlídání jejich platnosti a případného upozornění na blížící se potřebu obnovení. Ke všem zaměstnancům patří také systém pro evidenci jejich docházky. Zejména evidence jejich absence – nemocenských, dovolených apod. U dovolených lze systém nastavit jednak na nutnost schválení dovolené nadřízeným ale také na nutnost zajištěním svého zástupu na dobu nepřítomnosti. V celkových přehledech je možné v kalendáři vidět jednotlivé záznamy (absence) umožňující jednoduché plánování pro vedoucí pracovníky. V jiných přehledech jsou také vidět již vyčerpané dny dovolené a řada dalších údajů. Další velmi často využívanou vlastností je agenda služebních cest (cestovních příkazů), která zahrnuje kompletní proces zadání, schválení a vyúčtování cestovního příkazu.
www.spinesys.cz
SERVIS Aplikace tohoto typu jsou také známy pod názvem Helpdesk, neboli systémy pro řízení a záznamy činností, které se provádí v rámci servisu a podpory v servisní organizaci nebo v oddělení podpory.
Naše aplikace se snaží procesy servisu maximálně zjednodušit a ulehčit. Je možné ji zavést jak do prostředí s vyhrazeným operátorem, který přijímá nové požadavky, tak to plně automatizovaného provozu, kde se požadavky samy řadí ve frontě a jsou podle zadaných kriterií rozdělovány přímo řešitelům. K jednotlivým servisním zásahům je možno (ale nikoliv nutno) vést celou agendu: ■ čas strávený při řešení, ■ spotřebovaný materiál, ■ ujeté vzdálenosti, ■ všechny zprávy, které si při řešení vyměňuje řešitel se zadavatelem, ■ předávání servisů mezi zodpovědnými osobami Pro vedoucí pracovníky jsou připraveny podrobné rozpisy, reporty a statistiky. Servis navíc obsahuje připravený fakturační modul umožňující jediným stiskem tlačítka sestavit fakturu za provedený servisní zásah nebo za celé vybrané období. Tato aplikace je unikátní také velkým množstvím různých parametrů, kterými se přizpůsobuje konkrétnímu procesu ve firmě. Základním nástrojem jsou kódy práce, ceníky, karty zákazníků, číselníky řešitelů, a další. Samozřejmostí je také hlídání všech případných termínů, zdržení, apod. Ke své činnosti vyžaduje modul Adresář. Doporučené návazné moduly jsou Faktury vydané a Sklad.
www.spinesys.cz
SKLAD Aplikace Sklad je vhodná k vedení menšího až středního skladového hospodářství. Zejména vhodný je například pro servisní a montážní organizace, které při plnění zakázek vyžadují také vedení skladu materiálu.
Nová generace naší aplikace Sklad si zachovává všechny vlastnosti původní verze a přidává moderní způsob práce s položkami skladu pomocí košíku (známého z internetových obchodů). Pomocí košíku lze vybírat zboží z takřka kteréhokoliv místa v aplikaci a pak pohodlně operaci dokončit nebo operace na sebe navázat aniž by bylo potřeba zboží znovu vybírat. Košíků může mít jeden uživatel i více a je také možné si košíky mezi uživateli předávat. Aplikace umožní veškeré pohyby zboží: ■ příjem ■ výdej ■ rezervace ■ objednávka ■ dobropis ■ návratka ■ reklamace Součástí aplikace je také katalog zboží, kde jsou uloženy údaje společné nebo obvyklé pro jednotlivé položky včetně cen, pohybů, zařazení, obrázků nebo informací od výrobce. Katalog je řazen hierarchicky ve stromu. U položek se dále rozlišuje kolik a jakých jednotek je potřeba při práci s položkou - příkladem více jednotkového popisu jsou kabely nebo trubky, kdy je třeba udržet přehled nejen o počtu kusů ale také o jejich délce v metrech. Na druhé straně jsou položky, kde je potřeba hlídat a evidovat sériová čísla - i s těmito údaji umí aplikace pracovat. Při vydávání nebo rezervacích zboží se uplatňuje pravidlo FIFO (fronta) – což znamená, že přednostně jsou vyskladňovány nejstarší položky. K dalším vlastnostem aplikace patří také hlídání minimálních skladových zásob, různé druhy přehledů o zboží a jejich pohybech (inventury), a v neposlední řadě napojení na další aplikace systému spinesys. Sklad používá ke své činnosti moduly Adresář, Faktury vydané a Obchod. Lze jej však modifikovat jako samostatně stojící. Modulu Sklad využívá například i aplikace Servis.
www.spinesys.cz
SMĚNOVNICE Aplikace Sněmovnice slouží zejména pro sledování a vyhodnocování práce zaměstnanců, ale také externích pracovníků. Ideálně se hodí pro firmy, kde jednotliví pracovníci pracují za dané období na různých zakázkách nebo také pro firmy, které pro práci na zakázkách využívají služeb externích spolupracovníků nebo živnostníků. Hlavní součástí jsou zejména tzv. výkazy práce. Nástroj, jimž se k zakázkám zadávají odpracované hodiny pracovníků. Každý z těchto pracovníků může mít určenu svou hodinovou sazbu, za níž pracuje. Podobně lze nastavit sazbu, kterou za takového pracovníka inkasuje firma (například podle kvalifikace). Systém automaticky eviduje práci o víkendech a svátcích a umí je zohlednit ve vyhodnoceních (například připočítat příplatky). Vyhodnotit pak lze úspěšnost zakázky (mzdové náklady proti výnosům) z hlediska odvedené práce. Je možné sestavovat přehledy odpracovaných hodin pro mzdové účetnictví, nebo také měsíční souhrny zakázek. Aplikace Směnovnice může používat ke své činnosti modul Adresář. Vyhodnocení zakázky lze využít také v aplikaci Obchod.
www.spinesys.cz
SPISOVÁ SLUŽBA Modul Spisová služba je určen k zaznamenávání příchozí a odchozí „klasické“ pošty - jedná se vlastně o náhradu tradiční Knihy příchozí a odchozí pošty.
Pomocí jednoduchého formuláře se zapíše typ pošty, odesílatel a příjemce. Aplikace automaticky každé zásilce přidělí jedinečné číslo (jednací číslo). Navíc lze také poštu přiřazovat k obchodním případům. Volitelně lze použít funkci upozornění na příchozí poštu, kdy se uživatelům posílají výzvy k vyzvednutí pošty například na sekretariátě. Pokud je ve firmě používán také elektronický fax, lze v aplikaci pracovat také s těmito faxy. Spisová služba ke své funkci vyžaduje nainstalovaný modul Adresář.
www.spinesys.cz
ÚKOLY Aplikace Úkoly je místem, kde jsou uloženy všechny úkoly vznikající v systému spinesys. Díky centralnímu uložení je snadné si udržet potřebný přehled o jednotlivých úkolech, jak pro samotné řešitele tak i pro zadavatele úkolů a vedoucí pracovníky. U úkolů je možné zadávat celou řadu parametrů jako jsou termíny, priority, návaznosti na další úkoly, návaznosti na další dokumenty v systému spinesys a podobně. Úkoly je možné také řadit do firemní hierarchie kategorií. Úkoly mohou být buď jednoduchého typu (s rozlišením je/není vyřešen), nebo tzv. projektové úkoly, které ve svém životním cyklu prochází celou řadou stavů a u nichž se také sleduje jaká část je již hotova (včetně historie). Ke všem úkolům je možné přidávat hodiny strávené při plnění úkolu. Takto zapsané hodiny jsou součástí různých přehledů, případně závěrečného vyúčtování a vyhodnocení. Je možné je použít také jako podklad pro vyučtování obchodních případů. Důležitou součástí aplikace je také vedení porad, kdy úkoly mohou být přiřazené k poradám, na kterých vznikly nebo na kterých byly projednány. Při vzniku nové pravidelné porady je tak možné přebírat všechny nedokončené úkoly z porady minulé. Aplikaci je možné provozovat samostatně nebo ji napojit další aplikace např. Obchod, Servis a další.
www.spinesys.cz
