Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních technologií
Student : Jana Švejdová Vedoucí bakalářské práce : PhDr. Helena Kučerová
TÉMA BAKALÁŘSKÉ PRÁCE
Procesy při vytváření a životní cyklus reklamních letáků
ROK : 2009
Prohlášení
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci zpracovala samostatně a že jsem uvedla všechny použité prameny a literaturu, ze kterých jsem čerpala.
V Praze dne 15. 05. 2009
........................... .......................... podpis
Poděkování Tímto bych ráda poděkovala své vedoucí práce paní PhDr. Heleně Kučerové za cenné rady, ochotu a vstřícnost během celé doby studia a při psaní této práce obzvlášť.
OBSAH 1. Úvod ....................................................................................................................................... 7 2. Podnikové procesy ................................................................................................................. 8 2.1. Proces ......................................................................................................................... 8 3. Workflow ............................................................................................................................... 9 4. Procesní analýza................................................................................................................... 10 5. Procesní modelování ............................................................................................................ 11 5.1. BPR – Business Process Reengineering................................................................... 12 6. Jazyk UML........................................................................................................................... 13 7. Marketingová teorie ............................................................................................................. 16 7.1. Reklama.................................................................................................................... 16 7.2. Tisk........................................................................................................................... 16 7.3. Podpora prodeje........................................................................................................ 17 7.4. Reklamní leták.......................................................................................................... 17 8. Organizační schéma ............................................................................................................. 18 9. Tvorba letáku........................................................................................................................ 25 10. Vyhodnocení ...................................................................................................................... 38 11. Závěr................................................................................................................................... 45 12. Seznam použitých zkratek.................................................................................................. 46 13. Seznam příloh..................................................................................................................... 47 14. Seznam použitých zdrojů ................................................................................................... 48
Jméno a příjmení autorky:
Jana Švejdová
Název bakalářské práce:
Procesy při vytváření a životní cyklus reklamních letáků
Jméno a příjmení vedoucího práce: PhDr. Helena Kučerová Rok odevzdání:
2009
Anotace Bakalářská práce na zadané téma popisuje postupy při tvorbě reklamních letáků. Veškeré poznatky a zkušenosti vychází z reálných procesů používaných v praxi. Struktura práce je členěna na teoretické vysvětlení použitých pojmů a postupů týkajících se procesní analýzy a vymezení termínů z oblasti reklamy v úvodní části. Následuje popis veškerých činností vznikajících během tvorby reklamního letáku s poukázáním na některé problémy a nedostatky, se kterými se skutečně pracovníci setkávají. Závěr práce je zaměřen na návrh několika řešení nebo opatření k usnadnění práce během tvorby letáku.
Annotation The Bachelor work intents to describe processes during creation of advertising brochures. All knowledge and experiences are based on real business processes which are used in praxis. Structure of the work is divided on theoretical explanation of used terms and processes which are applied to process analysis and on definition of terms from advertisement area in the introduction part. Progressing part describes all activities rising during creation of advertising brochure with definition of several problems and disadvantages which are aggravating actual work for employees of the company. The last part intents to describe a suggestion of several resolutions or acquisitions for simplification of the process during creation of the brochure.
Klíčová slova: proces, podnikový proces, procesní analýza, workflow, reklamní leták
Keywords: process, business process, process analysis, workflow, advertising brochure
6
1. Úvod Reklamní leták jako tištěná forma marketingového záměru firmy je mnohdy nedoceněný materiál. Na straně producenta není úplně podceňovaný, ale vzhledem k nákladům na jeho tvorbu bývá využíván v případě upozornění na konkrétní zboží v nějakém období. Masivní pravidelné využití je zaznamenáváno jen u velkých obchodních řetězců. Ostatní obchodníci se uchylují k využití reklamních letáků při velkých kampaních nebo volí delší lhůtu platnosti, popřípadě raději jinou formu reklamy. Na straně spotřebitelů se letáky nesetkávají s velkým nadšením. Přeplněné poštovní schránky naopak odrazují a často se ve spoustě tiskovin zajímavé výtisky lehce ztratí. Přitom mohou posloužit a usnadnit výběr při hledání konkrétního produktu. Bohužel to vyžaduje spoustu času při pročítání velkého množství materiálu. Negativně tomu přispívá i rozmach Internetu, který je pro hledání daleko snazší. I proto se někteří obchodníci uchýlili k variantě umísťovat akční letáky na svoje webové stránky. Vzhledem k nákladům a v neposlední řadě i úsilí, které je při tvorbě reklamního letáku vynaloženo, je tento krok pochopitelný. Tištěné letáky si našly oblibu pouze u konkrétních skupin spotřebitelů, ve většině případů je tato skupina neměnná. Proto distribuce a prezentace reklamy různými způsoby je víc než žádoucí.
A jak je takový reklamní leták tvořen, co všechno je zapotřebí, kolik času, úsilí a pracovních schopností je využíváno, by měla ukázat právě tato bakalářská práce. Jako konkrétní předlohu používám standardy a zkušenosti jedné reklamní agentury, která sice vytváří reklamní letáky pro více obchodníků, ale jako modelový použiji leták jednoho velkého obchodního řetězce. Tento řetězec své letáky využívá jako největší reklamu a vkládá do nich spoustu investic. Otázkou je, zda oprávněně, ale určitě si tato forma reklamy svoji cílovou skupinu našla. Ráda bych upřesnila, že sice pod pojmem reklamní leták může být míněna jakákoliv brožura i s převažujícím textem a minimem obrázků, já se v této práci zaměřuji na tvorbu letáků spotřebního zboží, kde je reklamním nástrojem obrázek a cena. Při podrobnějším zkoumání lze najít shodné prvky v letácích potravinových řetězců, drogerií nebo obchodů s elektronikou. Některé giganty na našem trhu disponují sortimentem všeho druhu a právě jejich reklamní letáky použiji jako modelové.
Procesní analýzou při tvorbě reklamních letáků bych ráda poukázala na zaběhnuté praktiky a zhodnotila, zda je vhodné něco měnit, vylepšovat, hledat vhodnější řešení či některé procesy absolutně vypustit. Samostatnou otázkou je životní cyklus reklamního letáku, rozdíl mezi
7
dobou a prací při přípravě jednoho letáku a konečnou platností a působením na zákazníka. Tato práce se ale nebude zabývat marketingovými otázkami, prioritou je vyčlenění jednotlivých procesů, jejich pojmenování, charakterizace a posouzení, jak z pohledu teorie, tak i z praxe. Nové návrhy budou rovněž vycházet z praktického hlediska, přičemž ale jejich vhodnost musí být podložena teoretickou analýzou.
2. Podnikové procesy 2.1. Proces Proces – podle slovníku cizích slov má slovo proces význam: průběh, vývoj, děj. Z tohoto významu slova budeme vycházet od samého začátku. Jakýkoliv proces ať v podniku nebo v běžném životě představuje činnost, děj. A naopak každá činnost se dá definovat jako proces. Má svůj začátek, průběh a konec, na který ve většině případů navazuje další proces rozvíjející nebo doplňující proces předchozí.
Podle WfMC, 1996 [14] je podnikový proces definován takto: Podnikový proces (business process) – je množina jedné nebo více propojených činností, společně přispívající k dosažení podnikového cíle, obvykle ve vazbě na organizační strukturu, která definuje funkční role a vztahy. [2]
Proces má definován svůj počáteční bod, koncový bod, rozhraní a zúčastněné jednotky (tj. role nebo funkční místa). Proces obvykle přechází přes hranice organizačních jednotek. Má své zákazníky – externí nebo interní. Oddělením části procesu lze vytvořit tzv. podproces.
V terminologii podnikových procesů se používá označení proces, subproces, činnost, operace a krok. Je tak naznačený hierarchický rozklad procesu. Krok je nedělitelná, nejmenší součást procesu, která ve spojení s dalšími kroky tvoří operaci a více operací představuje činnost. Pomocí činností je vykonáván subproces a ten je součástí procesu. [5]
8
Obr. 2.1 Hierarchický rozklad procesu [1]
3. Workflow Jedná se o automatizaci celého nebo části podnikového procesu, při němž se předávají dokumenty, informace nebo úkoly z jednoho účastníka procesu na druhého podle sady procedurálních pravidel tak, aby se celkové cíle podniku naplnily nebo se jim co nejvíce přiblížilo. [2] Workflow systémy obsahují několik fází. Realizační fáze řídí průběh procesu, přípravná fáze (definice procesu) a dále fáze sledovací a vyhodnocovací, což spočívá v monitorování a vyhodnocení reálného průběhu procesu. Tento systém, který propojuje jednotlivé zdroje, lze aplikovat se spoustou možností v mnoha případech. [2] V podniku vzniká kombinace všech procesů. Nejsou ale všechny definovány nebo dokumentovány, protože jsou zakomponovány do různých směrnic, postupů nebo jen myšlenek nadřízených nebo i zaměstnanců. Mohou mít podobu neformálních nařízení, popřípadě se předávat mezi zaměstnanci pouze ústní formou. [2] Rychlost provádění procesů bývá častým problémem. Proto je vhodné zaměřit se na důležitost jednotlivých procesů a zajistit, aby nejdůležitější procesy byly prováděny nejdříve. Efektivním hospodařením s procesy podle důležitosti a typu ovlivňuje chod celého podniku. [2]
9
Definice procesu (process definition) – forma podnikového procesu podporující jeho automatizované zpracování, ať už se jedná o modelování nebo jeho provedení pomocí systému řízení workflow. Obsahuje síť procesů a jejich vztahů, měřítka určující začátek a přerušení procesu a informace, které se týkají jednotlivých činností, např. o účastnících, o přidružených aplikacích, datech, atd. (WfMC, 1996) [14] , [2] V definici procesu musí být obsaženo, jak jsou role řízeny, tzn. obecné organizační označení, kdo se na jaké činnosti podílí a vykonává. Každá role je přiřazována podle organizačního modelu, obsahujícího strukturu a role uvnitř organizace. [2]
Činnost (activity) – definujeme dva typy činností, a to manuální, která je prováděna bez pomocí informačních technologií nebo automatizovanou s nebo bez pomoci uživatele. Každá činnost znázorňuje jeden logický krok procesu. Průběh procesu je zajišťován workflow činnostmi s využitím lidských a/nebo počítačových zdrojů, přičemž u lidských zdrojů je činnosti přiřazena účastníkovi workflow. (WfMC, 1996) [14], [2] Do definice procesu bývá zahrnuto velké množství činností tak, aby byly logicky propojeny podle podílu na celkové realizaci podnikového procesu. Činnost, jako nejmenší jednotka práce s časovým rámcem, nabízí jeden i více pracovních úkolů, které jsou přiřazovány účastníkům workflow. [2] V případě, že k jedné definici procesu v daném okamžiku existuje více výskytů procesu, nacházejících se v různých stavech zpracování, jedná se o tzv. výskyt procesu (process instance). Výskyt procesu zahrnuje reálné výskyty činností (activity instance), při jejichž zpracování jsou pro jednotlivé účastníky generovány pracovní úkoly (work item), a/nebo je použita externí aplikace. [2]
4. Procesní analýza Řada podniků a firem funguje zaběhnutým stylem, aniž by věděli, že tento způsob je vlastně souhrn nesčetného množství procesů. A že každý proces má svojí funkci, ne všechny procesy mají naopak smysl nebo velký význam. Při problémech chodu podniku nebo jen nesprávného fungování určitého oddělení je právě vhodné zaměřit se na jednotlivé procesy a hledat řešení touto cestou. Mnohdy stačí některé procesy vypustit, jiné rozdělit na subprocesy s většími požadavky nebo vyměnit pořadí procesů. Těmito otázkami se zabývá procesní analýza, přičemž využívá procesního modelování jako nástroje pro lepší orientaci v problému a větší
10
názornosti. Dobře zpracovaná procesní analýza daného podniku nebo jen konkrétního problému •
přináší identifikaci důležitých a nedůležitých činností
•
poukazuje na možnost věnovat se novým užitečným procesům
•
podněcuje eliminaci nákladů podniku
•
vyzdvihuje cíle podniku
•
orientuje podnik ke zvýšení výkonu a inovaci
Základem procesní analýzy je identifikace všech procesů a definování jejich vzájemných vztahů. Následuje určení vstupů a výstupů a použití zdrojů (lidských, materiálních nebo technických). Pomocí procesního modelování se vypracuje analýza, která poskytne zadavateli výše uvedené informace. [14]
5. Procesní modelování Pro jednoduchost a názornost je nejvhodnější zvolit modelování jednotlivých procesů. Grafické znázornění mnohdy řekne více, než velké množství komentářů. Alespoň z časového hlediska je tato varianta výhodnější. Proto při procesní analýze a její interpretaci se používá modelování, které je možno vytvářet v různých programech, přičemž takové vyjádření je stručné a všeříkající každému, kdo se touto problematikou zabývá.
Na začátku tvoření procesního modelu je nutné identifikovat jednotlivé procesy a popsat je alespoň z hledisek, které uvedli ve své knize autoři Fiala a Ministr. [3] Zmiňovanými hledisky jsou: -
procesní cíl určující, k čemu daný proces slouží a co je jeho výsledkem
-
obsah procesu, co všechno má být během procesu vykonáno a kdo je za průběh procesu zodpovědný
-
pro koho je proces určen, zda výsledky vykonaného procesu využije jiný proces a jaký
-
vstupy a výstupy procesu a jeho hranice, tzn. co je potřeba k vykonání procesu, jaký má být výsledek, v jakém momentě daný proces začíná a končí
Pro základní formulaci procesů je důležité stanovit základní parametry: -
určení základní činnosti, což jsou v podstatě úkony případných procesů
11
-
ponětí o základních událostech a následných předpokládaných reakcí (kontextová představa organizace)
-
představa o základních předmětech zájmu a jejich průběhu (objektová představa organizace)
Analýzu procesů potom můžeme rozdělit do tří fází:
1. analýza elementárních procesů – stanovení primárních procesů, jejich skladby a vzájemného propojení, a to pomocí analýzy událostí a reakcí a jejich vzájemných souvislostí 2. upřesnění klíčových procesů - zjištění klíčových procesů v organizaci, jejich složení, vzájemné vazby a podstatné znaky, využitím objektové analýzy produktů organizace spolu s výsledky předchozí fáze 3. upřesnění podpůrných procesů – na základě objektové analýzy organizace spolu s výsledky předchozí fáze se zjistí podpůrné procesy v organizaci, stejně tak i jejich složení, vzájemné vazby a podstatné znaky
Analýzou procesů získáme konceptuální model organizace, jenž nám poslouží při fázi implementace procesů. Jednotlivé procesy se převedou do konkrétní podoby s přihlédnutím na organizační a technologickou infrastrukturu organizace. Následuje příprava pro chod procesů, která spočívá ve vytvoření podmínek jak organizačních tak technických. Před zavedením systému procesů je možné zahrnout i reengineering podnikových procesů. [10]
5.1. BPR – Business Process Reengineering Po zjištění, že některý ze stávajících procesů je absolutně nevyhovující, přichází na řadu jeho kompletní přepracování, změna nebo výměna za jiný, lepší proces. Touto problematikou se zabývá právě BPR. Pokud se nejedná o radikální reengineering, spočívající v komplexní změně veškerých zájmů, cílů a strategií podniku, dal by se tento způsob chápat a provést následujícím způsobem. V prvopočátku je nutné zhodnotit, do jaké míry jsou procesy nevyhovující a jaký je vlastně rozsah projektu. Ne všechny potřeby mohou být uspokojeny z důvodu nedostatku prostředků a možností, proto i tento krok je nedílnou součástí analýzy reengineeringu. Za stěžejní a asi nejvíce pracné je vytvoření nových procesů, vyhovujících všem požadavkům. Je nutné dbát zvýšené opatrnosti, aby se neopakovaly chyby předchozího systému procesů, nejlepší je začít
12
z jiného konce a naprosto od začátku. Výhodou je i střízlivá vize budoucnosti a porovnání s konkurencí. Každý méně či více radikální přechod by měl mít stanovený přesný termín pro přípravu jak technologického zázemí, tak organizačního. Zvážení rozdílu mezi současným stavem a stavem budoucím by mělo být samozřejmostí, a proto musí být do celkového plánu zahrnuto, aniž by tento stav přinesl sebemenší komplikace. Následuje už jen samotná implementace a žádoucí je i monitoring vývoje a reakcí na nový procesní systém. [11]
6. Jazyk UML Jazyk UML (Unified Modeling Langauge) je vizuální modelovací jazyk. Prošel dlouhým vývojem a v podstatě vychází z ostatních metodik jako je Boochova1 metoda objektového modelování, OMT nebo OOSE. Díky tomu poskytuje vlastnosti, pro které se stává nejlepší variantou při výběru vhodné metodiky vizuálního modelování. I oproti ostatním modelovacím jazykům, jako jsou vývojové diagramy, E-R modely nebo jazyky pro popis stavů, nabízí UML větší vypovídací schopnosti a soudržnost. Jazyk UML je složený z mnoha grafických prvků, které libovolnou kombinací podle stanovených pravidel tvoří diagram. Takový diagram je potom výsledkem několika pohledů na daný systém. Modelováním pomocí jazyka UML popisujeme, co má vybraný systém dělat. Proto je vhodným nástrojem i pro procesní modelování, kdy dokážeme graficky znázornit jednotlivé procesy. Pro potřeby této práce si vysvětlíme charakteristiky jen několika diagramů, jazyk UML jich ale nabízí mnohem více. [16], [17]
Diagram tříd (Class diagram) Třída – kategorie nebo skupina věcí s podobnými vlastnostmi a stejným nebo podobným chováním. Chování věcí ve třídě charakterizují specifické operace (metody). – je symbolizována obdélníkem, který je rozdělený do tří částí. V horní je napsané jméno, uprostřed jsou zaznamenány vlastnosti a dolní část označuje operace. Propojení tříd vyznačuje vzájemné vztahy tříd. [16], [17]
1
Gardy Booch a Jim Rumbaugh ze společnosti Rational Software paralelně pracovali na vývoji dvou modelovacích metodik. Po čase sjednotili své poznatky, díky čemuž mohl vzniknout jazyk UML. Výsledné podobě jazyku UML pomohlo i pozdější připojení metodiky OOSE, vyvíjené Ivarem Jacksonem.
13
Jméno třídy - atribut : int + operace () : int
třída 2
třída 1 0..* 0..1
Obr. 6.1 Diagram tříd [16]
Digram objektů (Object diagram) Konkrétní datové objekty vyplývající z dané třídy sestavují objektový diagram. [16], [17]
Diagram činností (Aktivity diagram) Při běžném užití objektu nebo jeho typickém chování dochází k určitým činnostem. Ty popisuje diagram činností. [16], [17]
14
začátek
akce
rozhodování [podmínka 1]
[podmínka 2]
činnost 1
činnost 2
č innost 3
synchronizační čára
č innost 4
č innost 5
soubežné akce
konec
Obr. 6.3 Diagram činností [16]
Diagram spolupráce (Collaboration Digram) V každém systému spolu prvky nějakým způsobem spolupracují, proto je užitečné umět takovou spolupráci vyjádřit. [16], [17]
15
Objekt_1 1: zpráva 1
Objekt_2 4: zpráva 4 3: zpráva 3
2: zpráva 2 Objekt_3
Obr. 6.4 Diagram spolupráce [16]
7. Marketingová teorie 7.1. Reklama Pojmem reklama je myšlena placená forma neosobní, masové komunikace. Informuje spotřebitele a snaží se ovlivnit jejich chování pomocí různých prostředků. Podle účelu cílů plní funkce informativní, přesvědčovací nebo připomínací. Reklama může využívat čtyř základních druhů médií a to: televize, rozhlasu, tisku a exteriérových médií, což jsou různé poutače, firemní štítky a reklamní předměty, reklamy na dopravních prostředcích apod. [12]
7.2. Tisk Tištěná reklama je jedním z nejefektivnějších prostředků. Tím, že je umístěna na papíře (časopisy, noviny, letáky), dává čtenáři možnost si ji prohlédnout několikrát, v klidu analyzovat popř. si ji i vystřihnout. Výhodou je i četnost vydání, pravidelnost a široký okruh spotřebitelů, kteří se s tištěnou reklamou mohou setkat. Dalšími ovlivňujícími faktory je papír, na kterém je reklama vytištěna, množství obrázků a fotografií, uspořádání a vlastní nápad reklamy. Většina reklamních tiskovin nese informace o produktu, na vytváření image značky se v tomto případě nezaměřuje. [12]
16
7.3. Podpora prodeje Cílem podpory prodeje je stimulovat prodej výrobků a služeb s využitím dostatečných podnětů. Reklama se soustředí na delší časové období a snaží se přimět zákazníka změnit přístup k firmě či výrobku. Podpora prodeje se s reklamou často prolínají a pozitivním výsledkem je rychlé zvýšení prodeje určitého výrobku. V případě dlouhodobé kampaně je žádoucí i vytvoření dlouhodobých dobrých vztahů mezi výrobcem a distributorem. [12]
7.4. Reklamní leták Reklamní leták patří mezi jednoduché reklamní prostředky, jejichž úkolem je vzbudit pozornost o produkt a vyvolat zájem. Grafika i text nevyžadují náročné provedení ani složité nápady. Informace je podávána pomocí jednoduchých textů, což je hlavním účelem. K potenciálnímu zákazníkovi se leták dostává všemožnými prostředky a vychází se z myšlenky, že ke skutečnému zájemci se dostane jen malá část nákladu. Nejdůležitějším úkolem je zaujmout na první pohled, protože zájemce nemá čas ani náladu text letáku číst. V ostatních případech ale může sloužit jako zdroj informací, které usnadňují výběr zboží nebo cílené nakupování. [6]
Zvláštním případem jsou letáky obchodních řetězců, což jsou podle marketingové literatury v podstatě spíše katalogy z důvodu, že se zaměřují na široký sortiment. V běžné praxi se ale používá označení reklamní leták z hlediska jednoduchosti textů i grafiky. Pod pojmem katalog se v této oblasti rozumí reklamní text o více stránkách (většinou 10 a více) zaměřující se na konkrétní druh sortimentu nebo určitou sezónu. Myšleny jsou např. vánoční katalogy, katalogy se zahradní tématikou nebo katalogy delikates. V tomto případě je nabídka oddělena od běžné nejen v obchodě, ale i právě zvláštním druhem reklamního materiálu. Odlišný je i papír, na který je katalog tištěn, stejně tak jako náročnost grafiky. Klasický leták je zaměřen na výmluvnost fotografií a jednoznačnost stručných popisných textů. Logická struktura je uspořádána podle druhu sortimentu a zaručuje tak snadnou orientaci v několika stránkovém textu. Nejvýhodnější akce mají své místo na každé stránce a jsou opatřeny speciálními vlastnostmi pro odlišení (velikost obrázku i cenovky, upozorňující piktogramy nebo hesla). Každý leták má svoji platnost, ve většině případů vycházejí takovéto letáky periodicky s pravidelnou, neměnnou dobou platnosti. U čerstvého zboží (maso, mléčné výrobky, zelenina) je platnost zkrácena oproti platnosti celého letáku.
17
8. Organizační schéma Název oddělení
Funkce jednání se zadavatelem, předávání
Account požadavků DTP operátorům, kontrola DTP studio
vytváření letáků, retuš a ořez fotografií zhotovování fotografií podle přání
Fotograf zadavatele zpracování fotografií, příprava podkladů pro DTP operátory, Fotobanka zpracování materiálu pro umístění na webu grafické návrhy letáků, vytváření Grafika nových designů Korektor
textové korektury zajištění dodání materiálů pro tisk a
Produkce
distribuce vytištěných letáků, komunikace se zadavatelem
Tiskárna
tisk připravených materiálů
Account oddělení Oddělení account managerů dbá o splnění veškerých požadavků zadavatele. Na straně zadavatele má každý marketingový zaměstnanec na starosti konkrétní úsek reklamního letáku, o němž jedná s konkrétním account managerem. Oddělení má i svého vedoucího, ten zajišťuje správný chod oddělení, rozděluje práci, komunikuje jak s vedoucím na straně zadavatele, tak i s vedením agentury, prezentuje nové nápady a připomínky, kontroluje podklady i vytvořený materiál. Ve své podstatě reprezentuje zájmy celého týmu podílejícího se na tvorbě letáků. Má za úkol i řešení všech problémů, technické otázky deleguje příslušnému oddělení, např. IT. Komunikuje s produkcí, hlídá termíny včasného splnění požadavků. Běžný account manager má přidělený konkrétní úsek letáku, o něž se stará. Přijímá e-maily a telefonicky komunikuje s marketingovým oddělením zadavatele a zjišťuje nové návrhy, úpravy, korekce. Úzce spolupracuje s DTP operátory, během jejich práce jim vysvětluje
18
všechny změny a požadavky. Důležitou činností je i kontrola vypracovaných materiálů. V praxi to probíhá tak, že vytvořenou část letáku DTP operátor vytiskne, předá account managerovi příslušného sortimentu, ten materiál zkontroluje a předá k opravě DTP operátorovi. To vše je nutné zvládnout v poměrně krátkém časovém úseku, neboť musí být dodržen termín včasného odeslání ke kontrole zadavatelem. Account manageři přijímají i fotografie pro leták a přeposílají je správcům fotobanky s určením umístění fotografie v letáku.
DTP operátoři DTP je zkratka anglického slovního spojení Desktop publishing. Pomocí sazečských programů vytvářejí DTP operátoři dokumenty určené k tisku. Všichni operátoři jsou vybaveni počítačem s několika grafickými a sazečskými programy. Jejich hlavní pracovní náplní je tvorba reklamních letáků podle zadání, včetně zapracování všech korektur a oprav. Za svoji práci nesou i finanční zodpovědnost, o této formě postihu ale rozhoduje vedení firmy. Oddělení DTP operátorů je rozděleno na týmy, přičemž každý tým zpracovává předem dohodnuté vydání reklamních letáků. Je tedy snadně kontrolovatelné, kdo a kdy jakou chybu způsobil a tím pádem i vyvozovat patřičné důsledky. Práce tohoto typu vyžaduje preciznost a schopnost dlouhého soustředění. I přes stanovené termíny odesílání a přijímání zadání, korektur a změn, je očekávaná od pracovníků značná časová flexibilita. V době kontroly dokumentů account managery nebo zadavatelem vznikají časové prodlevy, při nichž mají operátoři možnost buď přípravy jiných podkladů a materiálů, nebo je využít ke svému osobnímu volnu. Naopak ale musí obětovat čas mimo pracovní dobu jako například o víkendech, svátcích a různě podle potřeby. I DTP studio má svého hlavního operátora. Ten má ještě nad rámec běžných povinností pracovníka DTP na starosti řešení všech komplikací, požadavků vedení nebo ostatních spolupracujících oddělení a zajišťovat co nejplynulejší návaznost všech kroků při tvorbě letáků. Pracovní náplň operátora zahrnuje nejenom sazbu textu v dokumentu, ale i vkládání fotografií. V případě reklamních letáků je nutné každý vyfotografovaný výrobek zbavit přirozeného pozadí pro možnost vkládání jiného barevného pozadí nebo stínů. Tento krok se provádí takzvaným ořezáváním, kdy v grafickém programu se pomocí určitého nástroje označí produkt a pozadí se smaže. Tento postup je také zahrnut do pracovních úkonů DTP operátorů, stejně tak jako drobné retušování fotografií nebo jiná malá úprava. Velkou
19
výhodou a šikovným nástrojem je kvalitní softwarové zázemí. To je symbolem pracoviště na vysoké úrovni a udává prestiž agentury.
Fotograf Vlastního fotografa a ateliér využívají firmy pouze v případě nevyhnutelnosti. V současnosti se dají fotografie nalézt na Internetových fotobankách a za zpoplatnění použít. Pokud se ale jedná o velké množství fotografií, obzvlášť spotřebního zboží, je fotograf velkým přínosem. Spousta produktů mění své obaly a design, proto je nejjednodušší novou podobu znovu vyfotografovat. Marketingové oddělení zadavatele komunikuje s fotografem a na případy nových fotografií jej upozorní. Ten si konkrétní produkty obstará nebo vypůjčí od zadavatele a pořídí nové fotografie. Ty potom doručí do agentury k dalšímu zpracování. Stejně tak i když naopak DTP operátorům chybí nějaký produkt ze zadání, prostřednictvím account managera zkontaktují fotografa a ten zajistí nápravu. Kreativnější činností je vymýšlení různých aranžmá na zadané téma. Jedná se o seskupení produktů s doplňujícími prvky na vhodném pozadí. Tyto fotografie se používají na titulní stránky, do specializovaných katalogů nebo jako upozornění na výjimečnou akci. V těchto situacích má fotograf možnost ukázat svoje dovednosti a kvality, efektivním je například fotografování výrobků na zrcadlové podložce apod. I tak se ale jedná o poměrně nenáročnou práci v tomto oboru, proto si troufám tvrdit, že profesionální fotografy na úrovni taková práce příliš nenaplňuje.
Fotobanka Stejně jako vlastní fotograf je pro agenturu pro tvorbu letáku prakticky luxusem, i správci fotobanky nejsou naprosto nevyhnutelným prvkem v organizační struktuře firmy. To všechno je ale na úkor organizace, pořádku a přehlednosti. Množství příchozích fotografií mohou ukládat i DTP operátoři vždy, když se jim nějaká nová objeví v korektuře. Z časového nedostatku to ale ne vždy zvládnou udělat správně tak, aby příště byla fotografie snadno dohledatelná. Proto správci fotobanky disponují databázovým programem, kam ukládají nově příchozí fotografie a přiřazují je do příslušných letáků. DTP operátorům potom napíšou klíčová slova, podle kterých se dají jednoduše fotografie dohledat. Samozřejmě ukládání fotografií má svá pravidla, kontrolou totožnosti počínaje a uložením všech potřebných parametrů konče. Je důležité dávat si pozor na duplikace. Obzvlášť, když fotograf nebo zadavatel občas posílá emailem nejprve náhledové fotografie a potom teprve v požadované kvalitě. Jakmile někdo 20
uloží náhled i normální fotografii a ještě třeba do jiného adresáře, zahlcuje se databáze zbytečným množstvím položek a při nedůsledném hledání se potom do letáků mohou dostat málo kvalitní fotografie. Takovým situacím se snaží zabránit právě správci fotobanky, kteří dodržují stanovená pravidla, a pak funguje vše, jak má. Fotobanku využívá i zadavatel, respektive marketingové oddělení zadavatele. Pokud potřebují nějakou fotografii do promo materiálu zhotovovaného jinou agenturou, náhled konkrétní fotografie k posouzení či schválení, kontaktují správce fotobanky přímo nebo prostřednictvím account managera. Ve volném čase pomáhají správci fotobanky DTP operátorům s ořezem fotografií nebo s předstihem kontrolují příchozí korektury a ukládají z nich fotografie. Mají odpovědnost i za zpracování a odeslání materiálů na web. V době, kdy DTP operátoři skončí svoji práci na letáku, a hotový dokument je zaslán do tiskárny, přichází chvíle pracovníka fotobanky, aby se hotovým letákem zabýval. Jeho úkolem je připravit podklady, které se poté posílají další agentuře. Ta zpracovává informace z letáků všech obchodních řetězců ve stejné době platnosti a na svém webu pak uvádí nejvýhodnější ceny konkrétního produktu. Dále se pak posílají materiály zadavateli pro umístění letáku na jeho webových stránkách.
Grafika Jedno grafické oddělení slouží všem projektům reklamní agentury, přičemž na reklamní letáky je využíváno nárazově. Pracovní tým je rozdělen na dvě podskupiny, část se zabývá vyloženě grafikou a další tým pracuje na kreativních návrzích. Zadání potřebných návrhů získává od zadavatele account manager a ten potom přání zákazníka tlumočí vedoucímu oddělení grafiky. Podle typu zpracování a potřeb pracuje na úkolu určitý počet pracovníků, opět podle určení vedoucího. Vypracovaný návrh zasílá account manager zadavateli pro zhodnocení a připomínky. Konečná podoba návrhu je výsledkem několika přepracování a hodně záleží na komunikaci, jak mezi odděleními uvnitř agentury, tak mezi account managerem a zadavatelem. Schválená grafická podoba projektu je použita v konkrétním materiálu, jímž může být leták, katalog, plakát nebo POS materiály. Jednou schválený a použitý návrh je uložen mezi vzory všech dokumentů a je připraven pro případné další použití, úpravy nebo jako vzorový podklad. Grafické oddělení včetně své kreativní části může pracovat v jednom čase na návrzích pro různé reklamní letáky nebo jiné potřeby, musí být však zachována loajalita a mlčenlivost o reklamních záměrech jednotlivých zadavatelů. Proto i práci a týmy určuje vedoucí pro zajištění zmíněných podmínek. 21
Korektor Práce korektora v reklamní agentuře je rovněž jako v případě fotografa určitým nenaplněním v oboru. Místo korekce textů knih nebo podobně rozsáhlých publikací, kontroluje korektor reklamní slogany, hesla nebo relativně krátké texty v reklamních letácích. Nicméně i toto je důležitá práce, bez které by se reklamní agentura neobešla. Pravopisné a stylistické chyby za žádnou cenu nesmí proniknout do tištěného dokumentu. Je to z jedné strany sankcionováno zadavatelem a také to nedělá dobou pověst firmy. Korektor funguje pro celou agenturu, na každé materiály má vyhraněný určitý čas. Než se jakýkoli materiál dostane do tiskárny, projde rukama korektora několikrát. U reklamního letáku, který je využíván jako modelový, je kontrola i na straně zadavatele, stejně tak si vypracované dokumenty pročítají i account manageři. I přes všechna opatření se však stane, že se nějaká chyba přehlédne a pronikne to tištěné formy. Zodpovědnost za podobná pochybení je sice stanovena předem, ale určuje se stěží. Proto je důležité, aby si každý svoje materiály archivoval a případně použil jako důkazný materiál. To platí v případě korektora dvojnásob.
Produkce Produkční se stará o prezentaci agentury, získávání zákazníků a uzavírání kontraktů s nimi. Musí znát všechny schopnosti pracovníků, vybavení agentury a umět posoudit požadavky zákazníka. Dohlíží, aby veškeré domluvené závazky byly splněny do posledního detailu a zákazník byl s prací spokojen. Práci na reklamních letácích pro konkrétního zadavatele si připouští stejně jako všechny ostatní zakázky, přičemž ale nastávají výjimky při určité prestiži zákazníka. Mezi všemi zákazníky je nutné určit prioritního a tomu i věnovat maximální péči. V takových případech se produkční dostává do situací, kdy se snaží svojí prací přičinit na celkovém výsledku, i když by tuto práci mohl delegovat na někoho jiného. Největší důraz je kladen na fázi před nebo při zahájení tisku. Stane se, že se objeví nějaký nedostatek, chyba nebo překlep až po odeslání dokumentu do tiskárny. To je úloha pro produkčního, kdy má pravomoc tisk zastavit a nechat dokument přepracovat. Snahou všech je potom chyby napravit v co nejkratším čase bez povšimnutí zákazníka nebo případných následků. Aby byly služby kompletní, právě produkční zajišťuje distribuci konečných reklamních materiálů. Uzavírá smlouvy s distributorskými firmami nebo hledá vhodné formy doručení ke
22
spotřebiteli. Za to nese svoji zodpovědnost, proto sleduje dodržování všech termínů, aby byl jeho úkol splněn včas a podle domluvených kritérií.
Tiskárna Tiskové služby mohou zajišťovat externí firmy, nebo pokud je majitel agentury podnikavý, může mít tiskárnu svoji a naopak poskytovat její služby ostatním zákazníkům. U reklamní agentury, zabývající se přípravou tištěných dokumentů, je vlastnictví tiskových služeb víc než žádoucí a hlavně výhodné. Další variantou je forma úzké spolupráce mezi agenturou a externí tiskárnou, záleží už na podmínkách a vyjednávacích schopnostech majitele agentury. Tiskárna by měla být vybavena stroji a technologiemi pro tisk různých běžných formátů, na různé materiály, pro velkoplošný tisk, pro vysokokapacitní tisk, pro různé možnosti vazby a v různých barevných provedeních. Technické zázemí je podmínkou, nároky jsou ale kladeny i na časové možnosti, neboť i tisk je omezen časovým termínem. Vytištěné materiály putují k distributorům a ty už je pak předávají zákazníkům. Každý krok navazuje na předchozí a časová rezerva je minimální.
Komunikace mezi všemi účastníky Vzhledem k tomu, že v modelovém přikladu zvolil majitel firmy rozložení oddělení do jednotlivých kanceláří a ne jako „open space“ pracoviště2, jak je v současnosti moderní, otázkou k řešení zůstává způsob komunikace. Dosud jsou využívány tři formy komunikace, a to: e-mail, telefon a ústní podání. Běžné, nenaléhavé otázky, problémy a požadavky se řeší prostřednictvím e-mailu. E-maily si vyměňují zaměstnanci agentury mezi sebou nebo zadavatel s agenturou. Pokud adresát e-mailu není schopen díky svým kompetencím problém řešit, má za úkol přeposlat e-mail vhodné osobě. Urgentní záležitosti řeší zadavatel s agenturou po telefonu, pracovníci agentury mezi sebou ústní formou. Protože vyřizování vzkazů a řešení problému osobně značně vyrušovalo při práci, osvědčilo se využití aplikací ICQ nebo Skype.
Komunikace mezi účastníky procesu tvorby letáku je znázorněna na diagramu (viz obr. 7.1.) Šipky určují směr komunikace. Číslování zasílaných zpráv v tomto případě není reálné, protože nelze určit přesné pořadí.
2
Pracoviště bez členění na kanceláře. Všichni pracovníci obývají jednu místnost nebo prostor, soukromí zajišťuje pouze vhodně umístěný nábytek.
23
3: požadavky na celkový proces zpracování letáku
produkce
zadavatel 2: dotazy k zadání, řešení problémů
4: dotazy a vyjednávání o celé zakázce
1: požadavky a zadání letáku 7: zadání na vypracování grafických návrhů account manager v agentuře
grafika
8: žádost o korekturu textu
5: zadání fotografických prací
17: kontrola tisku, dohled nad časovým plánem
10: dotazy, nesrovnalosti, problémy fotograf
14: dotazy při nejasnostech korektor
6: zaslání pořízených fotografií
11: požadavky od zákazníka, kontrola letáku
15: zaslání zadání, upřesnění jednotl. fotografií
fotobanka
13: žádost o nalezení fotografií
9: zaslání korektury k zanesení DTP
tiskárna
16: konečná verze k tisku 12: informace o fotografiích
Obr. 7.1 Komunikace mezi odděleními 24
9. Tvorba letáku Pokud se některý obchodní řetězec, prodejce spotřebního zboží nebo v podstatě jakýkoliv obchodník rozhodne nabízet svoje akční zboží prostřednictvím reklamního letáku, je vhodné zpracovat marketingovou analýzu a stanovit si určité cíle. V první řadě se to týká škály sortimentu, jenž hodlá nabízet, dále cílové skupiny oslovených potencionálních zákazníků a v neposledním i co je od letáku očekáváno. Po zhotovení předběžných plánů je nasnadě oslovit několik reklamních agentur k vypracování jednoduchých návrhů podoby letáku. Zadavatel musí stanovit konkrétní parametry, které budou součástí každého letáku pro vytvoření vhodné šablony. Tento proces je otázkou relativně dlouhé doby, ale čím lepší zpracování na začátku, tím lepší spolupráce do budoucna. Po domluvení spolupráce s určitou agenturou začíná pravidelný běh na dlouhou trať.
Základní šablona obsahuje:
-
standardní vzhled titulní stránky
-
stanovení počtu výrobků na stránce
-
jakým způsobem bude zvýrazňována nejvýhodnější položka
-
jak bude sortiment po sobě následovat
-
kolik stránek bude mít běžný leták
-
doba platnosti standardního zboží a doba platnosti čerstvého zboží
-
návrh cenovek
-
typy použitých písem
-
grafická podoba znázornění procentních slev
-
grafická podoba piktogramů a veškerých upozornění
-
vzhled záhlaví, zápatí a číslování stránek
-
standardní hesla, texty a obrázky umístěné v každém letáku
-
standardní podoba zadní strany
Takto připravená a schválená šablona v sazečském programu je k dispozici všem DTP operátorům, aby v ní mohli tvořit nová vydání letáků. Jakákoliv změna prochází procesem návrhů a schvalování, drobné sezonní úpravy se ani do šablon nevkládají. Razantním změnám předchází nespočet návrhů a konzultací. Takové úpravy vychází z požadavků zadavatele, především při zjištění nových trendů v grafických provedeních nebo nalezení lákavější formy grafického prezentování zboží. Velkým úspěchem pro agenturu je vlastní návrh bez žádosti 25
zadavatele a setkání se s přijetím a použitím návrhu. Tento příklad je vzorem ideální spolupráce mezi agenturou a zadavatelem.
Modelový leták (obr. 7.2) Reklamní leták a jeho tvorbu, které používám jako vzorové, má tyto parametry: -
platnost celého letáku trvá 14 dní, přičemž čerstvé zboží má zkrácenou platnost na 1 týden
-
základní podoba letáku má 16 stránek
-
čerstvé potraviny jsou umístěny na předních stránkách (tímto umístěním se často od sebe liší letáky potravinových řetězců)
-
na stránce je umístěno standardně 12 položek
Každá položka se skládá z pěti prvků: -
fotografie produktu
-
cenovka
-
text
-
pozadí
-
grafika
Reklamní leták - platnost : Date - poč etStránek : Number - typLetáku : int
Položka Letáku - stránkaUmístění : Number - typPoložky : int
Text -
text typPísma velikostPísma zarovnání typTextu
: : : : :
int int Number int int
Cenovka
Fotografie - velikost : Number - kvalita : Number - zarovnání : int
-
druhCenovky velikost zarovnání cena
: : : :
Grafika int Number Number Float
Pozadí - barva : int - druh : int
-
typ velikost zarovnání text
: : : :
int Number int int
Obr. 7.2 Model reklamního letáku 26
Dokumenty pro tisk se zpracovávají v sazečských programech, do tisku se posílají vyexportované dokumenty ve formátu pdf a jpg. Veškeré dokumenty ke kontrole, korektury, zadání a úpravy jsou prezentovány rovněž ve formátu pdf, přičemž zadavatel využívá funkce zapisování do takovýchto dokumentů. Tím lze vkládat příslušné komentáře, ukládat fotografie jako přílohy a používat popisky.
Technické zázemí Všichni pracovníci reklamní agentury jsou vybaveni výkonnými počítači s kvalitním softwarem. Základním požadavkem je vysokorychlostní Internet, velkokapacitní úložiště dat, rychlý přenos dat po síti a několik ftp serverů pro přístup zákazníků a dodavatelů. Náhledové fotografie, pdf dokumenty a běžné zprávy se posílají e-mailem. Objemná data se převážně ukládají na ftp servery, kam mají přístup pověřené osoby.
Následující obrázek (viz obr. 8.1) ukazuje, jaké stěžejní činnosti vykonávají jednotliví pracovníci oddělení.
27
Zadání letáku
Zadavatel
vytvořit nebo opravit dokument reklamního letáku
Account manager
Správce fotobanky
DTP operátor
kontrola práce DTP operátorů
upozornit na nedostatky v korekturách zpracovat příchozí fotografie
komunikace se zadavatelem
ořez uložených fotografií
zapracovat leták
Vytvoření letáku
Obr. 8.1 Znázornění aktivit při tvorbě letáku
28
Proces zadání nového čísla reklamního letáku a jeho zpracování Ve stanovený termín umístí zadavatel na ftp server zadání nového čísla letáku. Počáteční zpracování je úkolem správců fotobanky. Zadání je zasíláno formou tabulek připomínající rozmístění položek na stránce. V tabulce jsou napsány názvy položek, jejich umístění a zdroje fotografií. Jedná se asi ani ne o polovinu sortimentu, který bude nakonec v letáku umístěn, přičemž některé položky uvedené v zadání bývají během vytváření letáku nahrazeny jinými. Tento postup může vypadat jako zbytečná dvojí práce, ale podle dlouhodobých zkušeností nebyl nalezen vhodnější způsob. V zadání jsou uvedeny zdroje fotografií z předchozích čísel letáků. Proto správce fotobanky, pracující na tomto zadání, nalezne v archivu číslo příslušného letáku a následně má dvě možnosti. Všechny letáky jsou uloženy ve dvou formátech, v sazečském programu a pdf dokumentu. V pdf dokumentu se lépe hledá, ale nelze zde dopátrat názvu fotografie ani cestu k místu jejího uložení. Dalším nedostatkem je, že ne v každém letáku mají totožné položky stejný název. Tudíž v zadání je název položky a číslo letáku, kde je tato položka použita a přitom se ve starším letáku jmenovala naprosto jinak. Z tohoto důvodu není tolik výhodné používat funkci „Hledat“, která v jiných případech značně usnadňuje práci. Druhou variantou je otevřít si sazečský program, postupně si prohlédnout všechny položky, nalézt hledanou a jednoduchým způsobem zjistit název fotografie a místo jejího uložení. Potom už stačí název fotografie nebo alespoň klíčové slovo zadat do databázového programu, kde jsou uloženy všechny fotografie a požadovanou fotografii dát vyhledat. Po nalezení se jen jednoduchým způsobem přiřadí do příslušného čísla letáku a pro usnadnění práce DTP operátorů se k položce připíše klíčové slovo, podle kterého dohledají správnou fotografii. Takto se zpracuje celé zadání letáku.
Problémy vznikající při této činnosti Je výhodné a usnadňující práci, když pracovník na straně zadavatele připravující zadání, kromě čísla letáku, z něhož bude použita fotografie konkrétního produktu, uvede i číslo stránky. Vzhledem k tomu, že onen pracovník má daný dokument otevřený, aby viděl, zda fotografie odpovídá požadavkům, je připsání čísla stránky nenáročným úkonem. I když je umístění položek v každém letáku podobné, vždy se jedná o prohledávání několika stránek. Dalším klasickým problémem je selhání lidského faktoru a to v podobě nedůslednosti a nepečlivosti. Vznikají pak různé překlepy, omyly a nesmysly, které zbytečně zabírají čas při hledání neexistujícího.
29
Tabulky se zadáním se zpravidla tisknou na papír a následně se ručně doplňují klíčová slova pro hledání fotografií. Takto zpracované zadání se předá do DTP oddělení, kde se ho ujme ten pracovník, který zrovna dané číslo letáku bude vytvářet. Při stránkovém rozsahu letáku, jako je v našem případě, pracují na jednom čísle letáku 2 DTP operátoři. Z harmonogramu je totiž patrné, že zadání nového čísla přichází v době rozpracování několika letáků předchozích. Kapacitně se to v takovém případě řeší dvěma týmy operátorů plus 1-2 operátoři jako asistenti. Týmy si pak střídavě rozdělují zpracování čísel letáků. Podle zadání se ve vzorovém dokumentu upraví celý leták, vkládání fotografií následuje až po napsání textů. V databázovém programu pro hledání fotografií jsou vytvořeny adresáře podle čísel letáku. Právě do těchto adresářů přiřazují správci fotobanky fotografie pomocí příznaku, který je shodný s názvem adresáře. Po otevření adresáře se objeví všechny přiřazené fotografie a pomocí klíčových slov se konkrétně dají snadno dohledat, protože i když je tento adresář pro jedno číslo letáku, obsahuje spoustu fotografií. Z časového pohledu je na tuto práci vyhrazen více než týden. Během této doby ukládá fotograf nové fotografie na ftp server, který je propojen s databázovým programem. Správcům fotobanky se proto v poměrně krátkém čase po uložení zobrazí všechny fotografie v programu na zpracování. Fotograf musí vědět, do jakého čísla letáku produkty patří. Na ftp serveru jsou připraveny adresáře s jednotlivými čísly letáků. Po uložení do adresáře se fotografie objeví v databázi a v příznaku má zobrazeno právě číslo adresáře a tím pádem i číslo letáku, kam patří. Správci fotobanky nejdříve prohledají databázi, zda už stejná fotografie není uložena. Pokud je fotografie naprosto nová, otevře se v příslušném programu na úpravu fotografií, vyplní se veškeré potřebné informace, jako jsou klíčová slova nebo číslo letáku a náležitě upraví, co se velikosti a kvality týká. Během týdenní lhůty na zapracování veškerých podkladů zasílá zadavatel různé změny a úpravy pro průběžné zapracování. V této fázi rozpracování se příliš nehledí na podobu textu, záleží hlavně na základním zapracování. Je to z důvodů častých změn a úprav, takže by precizní práce ztrácela smysl, nehledě na plýtvání časem. Nad celou prací dohlížejí account manageři. Veškeré požadavky zadavatele jsou zasílány jim, proto je musí tlumočit DTP operátorům, aby bylo vše zapracováno správně a zabránilo se časovým prodlevám při neporozumění a následných dodatečných úpravách. Komunikace je v této fázi více než důležitá, proto i správci fotobanky kontaktují account managery při sebemenším problému. Po zapracování celého zadání a změn se dokument vyexportuje do pdf dokumentu a ten se pošle zadavateli ke kontrole.
30
V tomto čase jsou i zadávána témata do grafického oddělení, aby měli dostatek času na vypracování návrhů, výsledný návrh prošel procesem schvalování a ještě zbyl čas na zapracování do letáku.
V diagramu (viz obr. 8.2) jsou zakresleny postupně všechny kroky popsané v textu výše. Grafické podání poukazuje na relativní jednoduchost jednotlivých na sebe navazujících procesů a tím pádem je i tato varianta snadno aplikovatelná na různé podobné aktivity.
31
přijetí zadání reklamního letáku
hledání a přiřazování fotografií do letáku
[ne]
[ano]
nalezeny všechny fotografie
předání zadání k zapracování
žádost o upřednění zdrojů fotografií
[ne]
chybí fotografie
[ano]
zapracování průběžných změn a oprav
odeslání ke kontrole zadavateli
Obr. 8.2 Procesy zpracování zadání nového čísla letáku
32
1. korektura a 2. korektura Proces při zapracovávání 1. i 2. korektury je totožný, proto vše zahrnu společně a 1. i 2. korekturu pojmenuji neutrálně - korektura. Kontrolou odeslaného dokumentu a novými úpravami a doplněním na straně zadavatele vznikne korektura. Dokument ve formátu pdf je opět uložen na ftp serveru, kde ho vyhledají správci fotobanky. Tentokrát se už nejedná o tabulku s produkty, nýbrž pdf dokument nese podobu letáku s tím rozdílem, že v něm chybí spousta položek. Marketingové oddělení zadavatele prohlédlo celý dokument, na definitivně schválené položky bez chyb napsalo slovo „schváleno“, k položkám k opravě jsou připojeny komentáře, poznámky nebo jsou přeškrtnuté celé položky a místo nich je specifikováno, která položka je nahradí. Přesuny položek se naznačují šipkami. Veškerá symbolika je předem stanovená a musí být pro všechny srozumitelná. Správce fotobanky pro jejich práci tyto znaky příliš nezajímají. Kontrolují stránku po stránce, zda je k nějakému produktu přiložena nová fotografie. Porovnají přiložené fotografie s případnými nalezenými fotografiemi z databáze, a buď nově příchozí uloží a přiřadí do letáku nebo pouze starší, stejné fotografie přiřadí do příslušného letáku. V praxi je tento proces komplikovaný ještě tím, že v korekturách jsou uloženy náhledy fotografií a správci fotobanky potom musí pátrat po fotografiích v požadované kvalitě. Většinou pověří account managera konzultací se zadavatelem nebo fotografem. Uložené a přiřazené fotografie znovu poslouží DTP operátorům při zapracovávání změn a nových položek. Přepisování textů, výměna fotografií, úprava cenovek nebo velikosti některých prvků je poměrně rychlá práce. Horší situace nastává, když je potřeba změnit rastr. Rastr je jakási mřížka barevných bodů, která při tisku zajišťuje viditelnost světlejších a tmavších míst. Aby byl tisk kvalitní, je potřeba mít vhodně nastavený rastr a ostatní parametry. Pokud se rastr musí změnit, je nutné všechny výrobky ze stránky přesunout stranou, změnit rastr a vše potom naskládat zpátky. Stejně tak, když se zadavatel rozhodne pro změnu stránek. Nelze jednoduše pouze přepsat čísla stránek a tím považovat změnu za hotovou, ale každá položka na stránce se musí nahradit položkou z druhé stránky a naopak. Takovéto rádoby jednoduché úpravy naopak přinášejí ztrátu spousty času. Ve fázi zapracovávání korektur je i vhodná doba na zapracování grafických návrhů, pokud jsou přáním zadavatele. Pokud je to nevyhnutelné, je možné zapracovat grafický návrh i v pozdější době, ale v časovém presu to je na úkor kvality, ostatně ať se to týká čehokoliv. Hotové, vyexportované dokumenty se znovu posílají zadavateli ke kontrole a čeká se na vyjádření, opravy a 1. z finálních korektur. Všeobecně platí, čím pozdější korektura, tím méně 33
nových položek. Výjimkou je ovoce a zelenina a nejlevnější akční zboží, které zadavatel upřesňuje až den před tiskem. Obrázek (viz obr. 8.3) ukazuje, jak spolupracují jednotlivá oddělení při tvorbě letáku. Čísla pořadí zasílaných zpráv vypovídají o následnosti jednotlivých informací a činností ve skutečnosti.
fotograf
6: žádost o pořízení fotografie 7: zaslání fotografie
2: vzhled položky v letáku
account manager na straně agentury
1: jak má vypadat položka v letáku?
account manager na straně zákazníka
5: jaká fotografie k položce v letáku? 9: zaslání náhledu fotografie, žádost o zapracování
4: jaká fotografie k položce v letáku?
3: vzhled položky v letáku DTP operátor
10: kde je fotografie uložena správce fotobanky
8: zaslání fotografie, žádost o zapracování
Obr. 8.3 Spolupráce při tvorbě letáku
Finální zpracování reklamního letáku Stejný postup jako u předchozích korektur probíhá i v případě 1. a 2. finální korektury. Rozdíl je už jen v množství oprav a nových položek. V těchto korekturách už prakticky nebývají nové fotografie ani výrazné změny. Naopak se dokument předává ke kontrole textovému korektorovi, ten dokument opraví a předá zpět na opravu chyb. Po tomto kroku se již text výrazně nekontroluje, alespoň ne z hlediska případných pravopisných chyb. Korektor si opravené dokumenty archivuje. Kdyby došlo byť i k nechtěnému zásahu do textu a způsobení tím chyby, která by se dostala až do tištěné podoby letáku, zodpovídá za svoji neopatrnost DTP operátor. 34
Během posledního dne před tiskem se kompletuje celý dokument, přičemž se alespoň dvakrát v průběhu jednoho dne posílá ke kontrole zadavateli. Doplňují se produkty, jež dosud nebyly specifikovány. Po dokončení finálních doplnění a úprav vytvoří DTP operátoři postskriptový soubor z dokumentu v sazečském programu a následný osvit. V této podobě je dokument připraven pro tisk, podklady se uloží na ftp server tiskárny. Další cestu dokumentu kontroluje produkční, aby se reklamní letáky dostaly ke všem potenciálním zákazníkům. Pro shrnutí poslouží následující obrázek (viz obr. 8.4.) Jedná se o zjednodušení celého procesu tvorby letáku.
zadání letáku
zapracování fotobankou
zapracování DTP operátorem
kontrola account managerem
[ne] zaslání na korekturu zadavateli
obsahuje leták všechny položky?
[ano]
osvit a zaslání do tiskárny
Obr. 8.4 Zjednodušený proces tvorby letáku
35
Příprava podkladů pro web V době, kdy se DTP operátoři věnují dalšímu číslu letáku a předchozí vydání je pro ně téměř zapomenuté, nastává další práce pro správce fotobanky na právě tištěném letáku. Jejich úkolem je připravit podklady pro zpracování letáků na web. V praxi se ještě v tomto momentu objeví chyby v letáku a ty snadno opravitelné lze řešit. Produkční zastaví tisk, pověří DTP operátory k opravě a tisk se znovu zahájí. Tyto kroky jsou ale velmi nežádoucí a svědčí o nedůsledné kontrole. Ne vždy se také dá ještě zabránit rozběhnutému tisku. Výsledkem je vyvozování patřičných důsledků a opatření. Správce fotobanky disponuje speciálním programem na úpravu a přípravu dat pro web. Ze sazečského programu vyexportuje XML dokument, jenž obsahuje nadefinované části letáku. Standardně se jedná o název položky a cenu. Další parametry jsou předmětem testování a v současnosti zatím nejsou k dispozici. Ostatně popisovaný program je v podstatě aplikace vytvořená pro interní potřeby firmy a je přímo určena k usnadnění práce při zpracování dat na web. Data se ukládají do SQL databáze, ze které se na konci práce opět vyexportují do csv dokumentu. Tento formát je vyžadován agenturou zpracovávající data v další fázi. Data v aplikaci jsou zobrazena pomocí tabulky, do níž se doplní další požadované údaje. Jedná se o všechny údaje tak, jak jsou uvedeny v letáku. Dalším krokem je vykopírování fotografií z letáku a převedení jejich formátu z tif na jpg. Převod formátů je z důvodu nepotřebnosti vysoké kvality rozlišení jako při tisku. Protože jedna položka odpovídá jednomu řádku v tabulce, nese jako index číslo onoho řádku. Tímto indexem se pojmenuje fotografie příslušné položky proto, aby pozdějším automatickým postupem byla k sobě přiřazena fotografie a odpovídající název a další parametry. Vyexportovaný csv dokument s texty jednotlivých položek letáku a přejmenované fotografie ukládá správce fotobanky na ftp server, odkud si tyto materiály stahují další agentury ke zpracování. Dále se ještě posílá na web dokument letáku ve formátu pdf, který je rovněž umístěn na webových stránkách. Výsledkem této práce je možnost prohlížení celého letáku ve formátu pdf nebo hledání konkrétních položek podle různých filtrů, například podle ceny nebo druhu sortimentu na webových stránkách zadavatele. Rovněž jsou tyto data poskytována webovému serveru, který se zabývá porovnáním cen stejných produktů mezi různými obchodníky v daném období.
36
Životní cyklus letáku Na hodnocení životního cyklu letáku je možné aplikovat marketingovou teorii životního cyklu produktu. Ta se rozděluje do několika fází, kdy použití marketingových nástrojů v každé fázi ovlivňuje reakce zákazníků, trh samotný a konkurence. Teorie životního cyklu není nijak složitá, obtížnější je určit, v jaké fázi se produkt nachází. Fáze životního cyklu jsou následující: -
výzkum a vývoj
-
uvedení na trh
-
růst prodeje
-
zralost
-
nasycení trhu
-
pokles prodeje
[15] Produkt v tomto případě představuje reklamní leták. Životní cyklus je u každého letáku naprosto stejný a je dán harmonogramem pravidelných činností. Teoretická fáze výzkum a vývoj přestavuje v praxi tvorby letáku dobu jeho zpracování. Uvedení na trh znamená tisk a distribuci. I doba platnosti letáku omezuje jeho životní cyklus a do této kategorie spadají zbylé teoretické fáze, tj. růst prodeje, zralost, nasycení trhu a pokles prodeje. Reklamní leták jako forma podpory prodeje svůj účel plní. V každém obchodě, supermarketu apod. je k dispozici zákazníkům a taktéž se objevuje v poštovních schránkách spotřebitelů. Akční zboží je připraveno v obchodě k prodeji, tudíž je pouze na spotřebiteli, nahlédne-li do letáku a přijde si vybrané zboží koupit. Vzhledem k tomu, že letáků se pořád objevuje velké množství i jejich periodicita je poměrně krátká, lze jim přisuzovat osvědčenost a přínos obchodníkům. Jak je vidět z harmonogramu (viz příloha 1), kde je znázorněna doba životnosti letáku, celá tvorba letáku trvá stejně dlouho jako jeho platnost. Zároveň je v počátku platnosti jednoho letáku rozpracováno dalších pět promocí a sestavuje se zadání šesté (tzn. promoce č. 7). To je způsobeno také tím, že v našem případě platí vždy dvě promoce jeden týden současně. V obecném případě by i takový model životního cyklu letáku byl mnohem jednodušší. Harmonogram ale ukazuje i to, kolik práce se v jednom čase vykonává, tím je pochopitelné rozdělení pracovního týmu na dvě skupiny. Pracovat současně na několika promocích způsobuje právě jeden z největších problémů této činnosti a to, zanášení chyb a časové prodlevy. Neustálé otevírání dokumentů při sebemenší změně v nějakém čísle letáku zajistí, že pracovník po chvíli ztratí přehled, co v jakém letáku udělal naposled.
37
Otázkou zůstává, zda se obchodníkovi vyplatí podpora prodeje v takovém rozsahu. Po uvedení letáku do obchodu, a současně s ním i akčního zboží, zůstává na spotřebiteli, zda nabídky využije či nikoliv. A troufám si říct, že po prvním, maximálně druhém přečtení, získá leták úplně jinou funkci, než ke které byl původně určen. Nehledě na jeho platnost 14 dní.
10. Vyhodnocení Ačkoliv se popsaný postup při tvorbě reklamních letáků může zdát jako propracovaný a osvědčený, v praxi se setkává neustále s nedostatky způsobující časové ztráty. Ve většině případů se jedná o selhání lidského faktoru a špatnou komunikaci. Jako počáteční chybu vidím špatný postup při výběru zaměstnance, proto bych kladla velký důraz na tento proces a potažmo na kvalitu personálního oddělení. Stává se totiž, že i po značně dlouhé době strávené touto prací zaměstnanci stále některé úkony nezvládají. Ve fungujícím týmu si členové navzájem pomohou, což je jediný způsob, díky kterému tyto nedostatky nevyplývají příliš na povrch, ale pro správný chod celého projektu je nutná eliminace podobných projevů. Bohužel se něco podobného stává i na straně zadavatele, když pracovník, jehož úkolem je kontrola dokumentu, nezapíše korekční značky do dokumentu, protože neumí tolik pracovat s příslušným programem. Obdobné nedostatky byly zmiňovány o několik stránek výše. Drobnosti, jako je domluvení se na konkrétním formátu určitých dat, opět urychlují práci. DTP operátoři spoustu textů kopírují ze zadání, aby je nemuseli znovu přepisovat. V momentě, kdy je napsána část textu s diakritikou a část bez ní, a tudíž vyžaduje úpravy, je taková práce dvojnásobně dlouhá. Často se stává, že si zadavatel vyžádá změnu konkrétní položky, ze strany agentury je mu vyhověno a následně je novým úkolem původní položku vrátit. Všechny procesy, popisované v této práci, představují pravidelně se opakující činnost. Proto v případě špatného pracovního návyku nebo mylné představy není toto pochybení zapomenuto, ale znovu a znovu klade pracovníkům překážky.
Pokud se vrátím k vhodnému postupu při volbě nového zaměstnance, naznačuje tento proces následující model (viz obr. 9.1).
38
reakce na i nzerát
[ano]
[ne]
vhodnost kandi dáta podl e ži votopi su
osobní pohovor
praktický test dovedností
[ano]
kl adné hodnocení
[ne]
školení na danou práci
prakti cký úkol na budoucím pracovi šti
[ano]
úspěšně provedeno
[ne]
při jetí do pracovního pom ěru
Obr. 9.1 Volba nového zaměstnance 39
Základem pro úspěšnou volbu kandidáta je vhodný posudek personálního oddělení. Osobního pohovoru by se ale měl též účastnit vedoucí oddělení, na něž je kandidát přijímán. Rovněž zpracování podrobného manuálu o činnosti na dané pozici by bylo velkým usnadněním a pomocníkem pro pochopení. Setkání s výtkami vedení by mohlo představovat požadované školení, neboť takováto záležitost bývá finančně nákladná, byť se školení provádí interními zaměstnanci. A i když je školení všeobecně nepopulárním krokem, při zajímavém a praktickém zaměření bývá velkým přínosem. Testování nejenom kvalit pracovníka, ale i vhodnost a kvalita školení je další bod v modelu a tím je praktický úkol na budoucím pracovišti. Nezvládnutí symbolizuje nekvalitní školení. Celý tento proces je žádoucí zavést na obou stranách, v agentuře i u zadavatele.
Navazujícím krokem je přesná definice formy všech informací vyměňujících se mezi zadavatelem a agenturou. Pracovníci marketingového oddělení zadavatele by měli být seznámeni s pracovními postupy při tvorbě reklamního letáku, stejně tak pracovníci agentury s postupy u zadavatele. Pomůckou by mohly být manuály vytvořené na obou stranách. Vedoucí každého oddělení v agentuře by napsal požadavky a očekávání od zadavatele, vytvořil vzorový dokument a specifikoval všechny informace, které potřebuje pro vykonání úkolu znát. Zdůraznil by opakující se chyby a prohřešky a naznačil složitost jejich řešení. Stejný postup by vypracoval i zadavatel. Takovými manuály by se zabezpečila i výměna pracovníků. Pokud by nastoupil nový zaměstnanec, prostudoval by příslušné manuály, tudíž by ho neznalost poměrů nijak neomlouvala. Do manuálu by měl možnost nahlížet každý pracovník a to kdykoliv, v případě úprav a změn by se rozesílala nová verze.
Jako velmi důležitý prvek, který v celém postupu postrádám, je zavedení procesu kontroly. A tím je myšlený dohled nad pracovníky, jejich pracovními postupy, dodržování termínů a hodnocení jejich práce. Podobnou funkci plní vedoucí jednotlivých oddělení, ale jak bude popsáno dále, s efektivitou a kontrolním procesem v pravém slova smyslu to nemá příliš společného.
Každý kontrolní proces plní určité funkce a průběh všech procesů je podobný, i když se mohou provádět na jiné úrovni řízení nebo být zaměřeny na různé činnosti organizace.
Funkce kontrolního procesu Aby byl systém kontroly efektivní, měl by splňovat 4 základní funkce a to: dohled, srovnávání, náprava odchylek a ovlivňování budoucích rozhodnutí. 40
Dohled – za účelem dosažení požadovaného výkonu se v průběhu činnosti zjišťuje, zda se provádí příslušné aktivity Srovnání – porovnání a vyhodnocení rozdílů mezi aktuálním a požadovaným výkonem Jáprava odchylek – nápravná opatření mohou být buď okamžitá, nebo zásadní. Okamžité opatření ovlivňuje současný výkon, oproti tomu je zásadní opatření pro výsledky budoucí. Součástí by měla být i analýza příčin odchylky pro zamezení výskytu v budoucnosti. Ovlivňování budoucích rozhodnutí – vyvarování se budoucích chyb lze pomocí zpětné vazby, která přináší ponaučení
Průběh kontrolního procesu Pro dosažení efektivity je důležité rozplánovat proces do dílčích na sebe navazujících prvků.
realizace nápravného opatření
cíl kontroly
kontrolní kritéria, měřítka, standardy
výběr nápravného opatření
analýza odchylek
identifikace odchylek
Obr. 10.1 Kontrolní cyklus [13]
41
Cíl kontroly: efektivitu zajišťuje předem stanovený cíl procesu Kontrolní kritéria, měřítka, standardy: každý proces má svůj plán, který je rozdělen do klíčových bodů. Realizace bodů plánu je pomocí standardů, měřítek či kritérií. Identifikace odchylek: porovnání plánovaných bodů procesu s kontrolovanými body Analýza odchylek: odlišení významných odchylek, vyžadujících přijetí nápravného opatření od zanedbatelných, nevýznamných odchylek, určení pozitivních a negativních odchylek a jejich významu
Výběr nápravného opatření: vede ke korekci odchylky a realizuje se pomocí například přepracování plánu, modifikace cíle, změny organizační struktury a povinností, výběru jiných zaměstnanců nebo změny stylu řízení.
Realizace nápravného opatření: vytvoření závěrů nad zvolenou metodou nápravného opatření, následná kontrola po zavedení nápravných opatření
Slabiny kontrolních procesů Při výskytu nějakého nedostatku při kontrole může být ovlivněna efektivita řízení a cíl plánu. Velkou roli hraje např. absence kontroly, těsnost nebo naopak volnost kontroly, vysoké náklady, poskytování neodpovídajících údajů, složitost a nesrozumitelnost výstupů nebo zpětné vazby kontroly, subjektivní hodnocení a samoúčelnost kontroly.
Zásady efektivní kontroly Správná kontrola s pozitivním výsledkem v závěru musí být především plně integrovaná do daného organizačního prostředí, mít preventivní charakter, srozumitelná pro všechny, co se s některým z prvků kontroly setkají, pružně reagovat na změny a vytvářet klima motivace.
Integrace: smyslem je návaznost a začlenění mezi všechny související práce a funkce
Přiměřenost: kontrole by se měly podrobovat důležité a závažné činnosti a procesy
Hospodárnost: náklady na kontrolu by měly být minimální a řešení problémů by mělo být jedinečné bez možnosti nežádoucích vedlejších účinků nebo přistupování na alternativní řešení, které potřebuje další náklady na realizaci
42
Zaměření do budoucnosti: efektivní kontrola je zaměřena do budoucna, tudíž se odhalí významné odchylky od plánovaných záměrů dříve, než nastanou Srozumitelnost: výsledky kontroly vyžadují srozumitelnost pro všechny zúčastněné
Pružnost: i neočekávané změny mající vliv na firemní cíle, plány i postupy by efektivní kontrolní systém neměly překvapit a současně by sám měl být nastaven na kontrolu aktuálnosti zavedených pravidel, postupů a standardů
Motivace: efektivní kontrolní systém by měl vést k vnitřní kontrole a tím pádem usnadňovat kontrolní proces díky větší preciznosti pracovníků [13]
I když každý pracovník nese zodpovědnost za svoji práci, ne vždy je vše plněno tak, jak má být. Zavedení psaní reportů a jiných kontrolních materiálů by přivedlo spousty administrativy navíc a zřejmě by i tato činnost byla prováděna na úkor pracovních povinností. Efektivní řešení by mohl přinést např. speciální program na vyplňování údajů, kdy by každý uživatel vyplnil právě dokončenou činnost, dobu trvání, problémy nebo nedostatky a podobně. Vyžadovalo by to nejspíš jednoho zaměstnance na zpracování a vyhodnocení denních údajů, neboť plná automatizace by nemusela přinést kýžený výsledek. V tabulce 10.1 je navržen obsah formuláře. Vhodnější než tabulka by samozřejmě byl vyplňovací formulář s nadefinovanými stavy u některých sloupců, jako je např. typ práce. Data z formuláře by se potom ukládaly do databáze, z níž je jednoduché vytvořit různé statistiky, denní přehledy, seznamy apod. Vyplňování takového formuláře si určitě vyžádá obětování části pracovní doby, nicméně pro zlepšení systému práce by bylo přínosem. Stejně tak správa databáze, tvorba přehledů a kontrola údajů by zaměstnala jednoho pracovníka navíc. Ale pro fázi vylepšení spolupráce a ustálení návyků to považuji za vhodný způsob. Obzvlášť z důvodů upozornění konkrétních pracovníků na jejich špatné postupy. Záměrně v tabulce není sloupec na označení viníka nedostatků, ale při zadání údajů, jak je naznačeno v tabulce, je zdrojový dokument snadno dohledatelný. To vše by bylo úkolem zaměstnance spravujícího databázi, včetně řešení nápravy nedostatků a problémů. A pokud by nedostatky ani problémy nebyly uvedeny, hodnotil by reálnost času na zpracování podle typu práce. Takový zaměstnanec by plnil funkci kontrolního orgánu nad všemi pracovníky podílející se na tvorbě letáku a jeho kompetencí by byla i komunikace se zaměstnanci zadavatele pro případ, že by nedostatky plynuly z jejich strany. 43
příjmení oddělení
Novák
DTP
číslo doba letáku práce 15
typ práce
zanesení 5,5 korektury
problémy neexistující zdroj obrázku
nedostatky chybějící diakritika v korektuře
Tabulka 10.1 (ávrh kontrolního formuláře
Komunikace Dalším bodem, vhodným k řešení a snaze o zlepšení, je komunikace. Lepší návrh pro písemnou komunikaci, než je e-mail, by bylo asi obtížné hledat. Ale jak bylo zmíněno v kapitole o komunikaci, v agentuře začíná být využívána aplikace ICQ. Po zaměnění ICQ za aplikaci Skype by nastala možnost kromě vyřizování běžných vzkazů i možnost telefonování a zdarma. Pochopitelně telefony by tato varianta rozhodně nenahradila v plném rozsahu, vždyť mobilita této aplikace je značně omezená, respektive mobilní zařízení pro aplikaci Skype by v tomto případě bylo zbytečné. Ale během práce by bylo využití této varianty užitečné. Obzvlášť, když by aplikaci používal i zadavatel. To potom by se DTP operátor při sebemenším problému nebo otázce mohl spojit s kompetentní osobou na straně zadavatele, nechat si vše vysvětlit a současně změny rovnou zapracovávat. Skype nabízí balíček programů pro firmy usnadňující instalaci a ovládání programu. IT správcům sítě umožňuje lepší dohled a kontrolu v rámci podnikové sítě. Uskutečňování hovorů na pevné linky a do mobilních sítí by asi v tomto případě zůstalo nevyužito, ale taková možnost tu také je. [7] Podle vyhodnocení projektu MOSEK (Monitoring služeb elektronických komunikaci 2008) se ve větších firmách aplikace ICQ a Skype skutečně využívají, nejčastěji k interní komunikaci. Převažuje aplikace Skype nad ICQ, asi i z důvodu, že aplikace ICQ je určena výhradně pro soukromé účely, tudíž hromadné používání ve firmách není v licenci zahrnuto. [8] , [9] Komunikace nejen uvnitř firmy, ale i mezi firmami je lákavé vyzkoušet, neboť by při správné funkčnosti ušetřila čas i finance.
44
11. Závěr Tato práce se snažila poukázat na množství procesů a činností při tvorbě reklamních letáků. Podle teoretické části je zřejmé, že samotná procesní analýza vyžaduje značné množství znalostí a informací. I přes poměrně široké spektrum vědomostí ze školních předmětů bylo nutné při analýze pročíst velké množství materiálů pro získání kvalitních podkladů. V praktické části je kladen důraz na přesné vymezení pracovních činností. Podrobný popis veškerých kroků zajišťuje přesné vysvětlení a pochopení. Jak je zřejmé, že organizační členění firmy, potažmo její části na zpracovávání konkrétního letáku, vyhovuje všem požadavkům na takovéto pracoviště. Počet a rozčlenění zaměstnancům pokrývají všechny úkony spojené s tvorbou letáku. Volba specializace pracovníků, jejich rozdělení na oddělení a náplň práce je daná dlouholetou zkušeností v této oblasti a vychází z poznatků z předchozích let. Dalším důvodem je skutečnost, že v popisované agentuře zpracovává několik týmu několik různých letáků. I přes drobné odchylky v postupech a organizaci je možné říci, že mnou popsaný model lze považovat za vzorový nebo obecný. Rozsah reklamního letáku, který popisuji, je velký a proto i práce vyžaduje nemálo činností. Pokud by se jednalo o méně složitý leták, použily by se mnou popsané kroky v jednodušší formě. V práci nejsou zohledňovaná speciální vydání letáků, jako jsou např. sezónní katalogy, které zasahují do běžné činnosti a ve většině případů si vysluhují větší pozornost. I přes tuto skutečnost je na proces jejich tvorby možná aplikace modelového vzoru pro tvorbu letáků, přičemž některé procesy proběhnou ve více fázích nebo je kladen větší důraz na určité části procesu. Všechny naznačené problémy, komplikující rychlost zpracování procesů, jsou podloženy skutečností a jejich návrhy jsou plánovány na reálné použití. Na druhou stranu, kromě vhodnosti procesu kontroly, nejsou navrhované úpravy nijak závažné ani složité a slouží pouze ke komfortu a usnadnění práce při vytváření reklamních letáků. V této práci bylo použito několik typů diagramů, i když jazyk UML poskytuje širší škálu využití. Ostatní varianty diagramů by i tak v tomto případě nebylo vhodné použít. Všechny mnou navržené modely jsou založeny na jednoduchosti a přehlednosti. Složitější konstrukce procesů a jejich vzájemných vztahů by mohla způsobit nejasnosti a nevyjádřila by základ analýzy. Při detailním zkoumání jednotlivých procesů nebo podprocesů pro účel např. tvorby aplikačního rozhraní nebo zásadní změny v procesu, nabízí jazyk UML spoustu variant pro ilustraci dějů v procesu. Cílem této analýzy ale bylo zobecnění procesů při tvorbě letáku, jejich popis a
45
eventuální návrh řešení na zlepšení, nikoliv zásadní přepracování zaběhnutých a osvědčených postupů.
12. Seznam použitých zkratek Csv – comma-separated values – čárkou oddělené hodnoty. Formát souboru pro výměnu dat mezi aplikacemi.
ftp – protokol určený k přenosu dat, ftp server je úložiště dat
ICQ – aplikace pro výměnu zpráv, posílání souborů a i videohovory sítí Internet
pdf – formát dokumentu, jež vyvinula společnost Adobe. Lze v něm ukládat texty, obrázky, na všech zařízeních se dokument zobrazuje stejně.
POS materiál – Point of sale – místo prodeje, jedná se o reklamní předměty, plakáty, brožury, bannery, samolepky, letáky a spousta dalších reklamních materiálů určených k propagaci konkrétního výrobku nebo produktu
SQL – dotazovací jazyk pro použití v databázích
XML – jazyk pro prezentaci dat a informací
OMT – Object Modeling Technice – metodika modelování vyvíjená Jamesem Rumbaughem, použita při vývoji jazyka UML
OOSE – Object-Oriented Software Engeneering – metodika modelování vyvíjená Ivarem Jacobsonem, použita při vývoji jazyka UML
46
13. Seznam příloh Příloha 1 – Harmonogram (životní cyklus letáku)
47
14. Seznam použitých zdrojů Jako hlavní informační zdroj byly použity interní informace a postupy reklamní agentury, která si nepřeje být jmenována. [1]
BASL, J., TŮMA, M., GLASL, V. Modelování a optimalizace podnikových procesů, 1. vydání Plzeň : Západočeská univerzita v Plzni 2002, 140 stran, ISBN 80-7082-936-2.
[2] [3]
CARDA, A., KUNSTOVÁ, R. Workflow . (ástroj manažera pro řízení podnikových procesů, 2. vydání Praha: Grada Publishing 2003, 156 stran, ISBN 80-247-0666-0. FIALA, J., MINISTR, J. Průvodce analýzou modelováním procesů, Ostrava: VŠBTechnical University of Ostrava, 2003, 109 stran, ISBN 80-248-0500-6.
[4]
ICT consult, spol. s r.o., [online], dostupné z www:
[5]
KAPOUNOVÁ, V., Zlepšování podnikových procesů, (Bakalářská práce) Brno: Masarykova Univerzita, 2007.
[6]
KŘÍŽEK, Z., CRHA I. Jak psát reklamní text, Grada Publishing 2003, ISBN 80-2470556-7, str. 123-124.
[7]
[8]
KUŽNÍK, J. Technet.cz Přes Skype budou volat i velké firmy, tvrdí zástupci společnosti, [online], 25. 4. 2007, dostupné z www: Licence aplikace ICQ dostupná z www:
[9]
MACICH, J. ČTÚ zveřejnil výsledky druhého kola projektu MOSEK, [online], 16.9.2008, dostupné z www:
[10]
[11]
MINISTR, J. Úloha rámcového procesního modelu při implementaci BPM ve veřejné správě, [online], VŠB Ostrava Příspěvek z konference MOPP 2008, dostupný na WWW: ŘEPA, V. Podnikové procesy. Procesní řízení a modelování, Praha: Grada Publishing 2006, 265 stran, ISBN 80-247-1281-4.
[12]
SVĚTLÍK, J. Marketing - cesta k trhu, EKKA Zlín 1992, ISBN 80-900015-8-0, str. 161178.
[13]
ŠULEŘ, O. Manažerské techniky II, 1. vydání Olomouc: Rubico s.r.o. 1997, ISBN 8085839-19-9.
[14]
WfMC Terminology & Glossary, Workflow Management Coalition, [online], 1996, dostupné z www: 48
[15]
Životní cyklus produktu, [online], 22.10.2001, dostupné z www:
[16]
SCHMULLER, J. Myslíme v jazyku UML, 1. vydání Praha: Grada s.r.o. 2001, 360 stran, ISBN 80-247-0029-8
[17]
Objektová analýza, návrh a programování, [online], 21.6.2005, dostupné z www:
49
úterý
středa
čtvrtek
pátek
zapracování
promo 3
promo 4
promo 5
promo 6
promo 7
Příloha 1 - Harmonogram
sobota
neděle
pondělí
úterý kontrola
pondělí
export zadavateli
neděle
vzorky foto
sobota
zapracování
vzorky foto
pátek
zadání
promo 2
čtvrtek zapracování
promo 1
zadání
středa
zapracování
promo 6
promo 7
Příloha 1 - Harmonogram
vzorky foto
úterý
kontrola
kontrola
pondělí
kontrola
zapracování
neděle
export zadavateli
kontrola
zapracování
zapracování
promo 5
sobota
export zadavateli
pátek
export zadavateli
čtvrtek 2.korektura
středa
zapracování
vzorky foto
zapracování
zadání
úterý
1.korektura
pondělí
zadání
promo 4
neděle
kontrola
zapracování
promo 2
promo 3
sobota
export zadavateli
pátek
export zadavateli
promo 1
čtvrtek
1.korektura
středa
zapracování
promo 6
promo 7
Příloha 1 - Harmonogram
zapracování
tisk distribuce
pondělí
zapracování
kontrola
final OZ
zapracování
kontrola
zapracování
neděle
kontrola
zapracování
sobota
export zadavateli
pátek
export zadavateli
čtvrtek
2. final
zapracování
1. final
středa
export zadavateli
2.korektura
kontrola
kontrola
final OZ
úterý
vzorky foto
zapracování
pondělí
1.korektura
zapracování
export zadavateli
zapracování
export zadavateli
zapracování
neděle
kontrola
2.korektura
sobota
zapracování
promo 4 pátek
export zadavateli
zapracování
kontrola
promo 3 2. final
1. final
promo 2
vzorky foto
zapracování
promo 1
1.korektura
čtvrtek
zadání
promo 5 zadání
středa úterý
tisk
středa
čtvrtek
pátek
sobota
neděle
pondělí
úterý
pátek
sobota
neděle
pondělí
úterý
platnost
zapracování
vzorky foto
zapracování
tisk
kontrola
zapracování
final OZ
2. final
2.korektura zapracování
1. final
kontrola
Příloha 1 - Harmonogram
zapracování
export zadavateli
final OZ export zadavateli
zapracování
distribuce
kontrola
zadání
1.korektura
zapracování
kontrola
zapracování
kontrola
promo 6
zapracování
platnost
tisk
export zadavateli
zapracování 2.korektura
promo 5
zapracování
export zadavateli
1. final
promo 4
distribuce
2. final
promo 3
kontrola
tisk
1.korektura
promo 2
promo 7
čtvrtek
export zadavateli
promo 1
středa
export zadavateli
kontrola
