Smart Mobility management van IT Mobile levert u een hoger rendement, meer inzicht en meer overzicht.
Specialist op het gebied van:
- Urenregistratie - Rittenregistratie - Track & Tracé - Projectregistratie - Objectregistratie
www.smartmobilitymanagement.com
ITmobile BV Gasthuisstraat 4 4161 CC Heukelum T (0345) 63 11 71 F (0345) 63 21 10 I www.itmobile.nl E
[email protected]
Voertuigregistratie gaat allang niet meer alleen gaat om de fiscale registratie of het volgen van voertuigen op de kaart.
Iedere ondernemer is geïnteresseerd in oplossingen die geld opleveren! Middels Smart Mobility management reikt ITmobile u gereedschap aan om het gemiddeld aantal kilometers per project aantoonbaar te reduceren en met zo min mogelijk auto verplaatsingen het maximale uit mens, machine en organisatie te halen. Duurzaam en verantwoord. Tevens kunt u uw leasecontracten optimaal beheren, het brandstofverbruik aanzienlijk reduceren en de bezettingsgraad verbeteren. Middels “FieldDesk” van ITmobile beschikt u over een betrouwbare basis voor:
- vergoeding van reistijd, - nacalculatie van uw projecten, - betaling van de werkelijke werktijd. - duurzaam en verantwoord ondernemen
De werking
2.
Centrale server ITmobile
4.
Internet
GPS GPRS
3.
5. 1.
Voertuigen
www.fielddesk.nl
Introductie ITmobile is dè specialist op het gebied van Urenregistratie, Rittenregistratie, Track & Tracé, Projectregistratie en Objectregistratie. De Fieldlog boordcomputer registreert elke start, ieder traject en elke stop van uw voertuigen. Nooit meer vage urenbriefjes en brandstofbonnetjes, maar een volledig geautomatiseerde reistijdregistratie en kilometeradministratie. Middels de 100% webbased applicatie heeft u direct en 24 uur per dag inzicht in waar uw mensen en/of voertuigen en/of objecten zich bevinden. Ook heeft u de beschikking over diverse rapportages waarmee u de totale controle heeft over uw bedrijfsobjecten, voertuigen en medewerkers. De online applicatie “FieldDesk” is een managementstool dat u niet manipuleerbare informatie aanreikt.
De unieke software van ITmobile registreert, destilleert en informeert! FieldDesk bestaat uit 3 verschillende varianten. Voor elke situatie bieden wij u een oplossing op maat. Daarnaast is FieldDesk modulair opgebouwd zodat het kan meegroeien met uw organisatie. U kunt dus altijd zelf bepalen welke mogelijkheden u wenst en tot hoever uw wilt uitbreiden. De verschillende varianten zijn:
1. FieldDesk Basic 2. FieldDesk
3. FieldDesk Pro
FieldDesk Basic
-Fiscale rittenregistratie
- Rapportage ritten- en bezoeken per medewerker
FieldDesk
- FieldDesk Basic
+ - Rapportgenerator
-Rapportage ritten- en bezoeken per voertuig
- Filters op rapporten
-Online kaart: “FieldMap”
- Creëren van POI’s
- Achteraf opvragen van gereden routes op de kaart
- Onderhoudsoverzicht wagenpark
- Actuele reistijd naar een ingegeven adres te verkrijgen
FieldDesk Basic is op te waarderen naar FieldDesk
FieldDesk Medium is uit te breiden met: • Fieldexport • Brandstofrapportages • FieldPay • FieldAlert • Op te waarderen naar FieldDesk Pro
FieldDesk Pro
- FieldDesk
+ - FieldExport
FieldDesk Pro is uit te breiden met: • Brandstofrapportages • FieldPay • FieldAlert
Middels FieldDesk Basic krijgt u toegang tot de basismodules van FieldDesk (3 licenties): • Het „fiscaal‟ rapport; 6 positie postcode, straat en huisnummer i.c.m. de gereden rit • Rapport „Ritten en bezoeken per medewerker‟. Tijdsduur van het bezoek op de eindlocatie per medewerker. (Geldt bij zowel bestuurder als bijrijder in geval van gebruik persoonsgebonden buttons) • Rapport „Ritten en bezoeken per voertuig‟. Tijdsduur van het bezoek op de eindlocatie per voertuig. • Online volgen van de voertuigen/personen op de kaart met „FieldMap‟. (incl. snelheid) • Achteraf opvragen van een gereden route en deze getoond op de kaart. (incl. snelheid) • Direct de actuele reistijd naar een ingegeven adres te verkrijgen met „Locate By‟ functie • 100% data garantie d.m.v. continue controle op:
- Data ontvangst, - Oplopende kilometerstand, - GPS data
• Door de fiscus geëiste 7 jaar opslaan van uw data op onze servers. • Continue beschikken over de nieuwste versie van onze software en kaartmateriaal. • Opwaarderen van FieldDesk Basic naar FieldDesk en FieldDesk Pro.
“FieldDesk” is de vervolgmodule van “FieldDesk Basic”. U krijgt toegang tot de basismodules van FieldDesk (3 licenties). Deze basis modules stellen u in staat: • Gebruik te maken van alle functies van FieldDesk Basic
+ • Uw medewerkers af te rekenen op werkelijke reis- en werktijd, mits gebruik wordt gemaakt van de optie berijderidentificatie • Maken van uw eigen rapporten door middel van de rapportgenerator • Creëren van POI‟s (vaste locaties zoals bijvoorbeeld: privé adressen, zakelijke adressen, projecten) • Rapporteren naar aanleiding van uitzonderingen (Management by Exception) • Filteren van de data op door u aangelegde criteria • Het volgen van uw voertuigen, uw medewerkers en uw projecten op de online kaart • FieldDesk is uit te breiden met de volgende opties: • FieldExport • FieldFuel (Brandstofrapportages) • FieldPay • FieldAlert • Opwaarderen van FieldDesk naar FieldDesk Pro.
www.fielddesk.nl Middels de website www.fielddesk.nl krijgt u toegang tot de online webapplicatie.
U wordt persoonlijk welkom geheten en vervolgens kunt u de keuze maken tussen: Management: FieldLog: FieldMap: FieldPay: FieldExport: FieldAlert:
Beheer van de stamgegevens Opvragen van de verschillende rapportages Online kaart “Track & Trace” Berekent de reistijden en -vergoedingen van uw medewerkers Overzichten automatisch laten verzenden als e-mail of naar FTP Het ontvangen van waarschuwingen via sms of e-mail op het moment dat er iets met het voertuig gebeurt
FieldLog FieldDesk kent 3 verschillende soorten rapportages, te weten:
1. Rit data rapportages 2. Totaal rapporten 3. Beheer rapportages
(iedere regel in een rapport is een rit of gebeurtenis) (iedere regel in een rapport is een periode zoals: dag, week, maand of jaar) (stand van zaken van uw wagenpark en leasecontracten)
Rapportagevoorbeelden “Ritdata rapportages”
De rapportages die aangegeven zijn treft u aan als rapportagevoorbeelden in deze presentatie
Voorbeeld: Het fiscaal rapport 2011 bevat de volgende noodzakelijke kolommen: - verwachte reisafstand - werkelijk gereden afstand - notitieveld in de database
(reisafstand volgens routeplanner) (reisafstand die is afgelegd in de praktijk) (notitieveld met daarin de mogelijkheid om de reden aan te geven waarom een medewerker een andere route heeft afgelegd)
Op 5 oktober heeft Dennis een rit gemaakt van 71.1 km. Volgens de routeplanner was de snelste route van ITmobile naar Cofely West Industrie BV 53 km.
Voor de fiscus dient u de reden aan te kunnen geven waarom er afgeweken is van de snelste route, hiervoor bestaat het notitieveld.
Voorbeeld: “Bezoeken verkoop/Visits Sales”
Er is een “filter” geplaatst op de kolom ‘Duur Bezoek’. U krijgt alleen de informatie die u wenst i.p.v. een waslijst aan cijfers. U kunt op iedere kolom een filter plaatsen.
Voorbeeld: “Weekend ritten”
Er is een “filter” geplaatst op de kolom ‘Dag’. U krijgt alleen de informatie die van belang is. In onderstaande rapportage is direct inzichtelijk welke medewerkers in de maand oktober op zaterdag en/of op zondag hebben gereden.
D.m.v. Points of interests (POI's) beheert u specifieke punten of handige adressen, die interessant zijn voor uw bedrijf. Binnen de module Management heeft u de mogelijkheid om deze adressen automatisch te importeren tot een maximum van 500. U brengt de points of interests onder in groepen, waarmee u een onderverdeling binnen de points of interests aanbrengt. Op basis van deze POI’s kunt u rapporten maken die voor u belangrijk zijn!
De Points of interests (POI's) zijn zichtbaar op de online kaart. Deze onbeïnvloedbare registratiemethode levert u 100% betrouwbaar inzicht in werkelijke tijdsbesteding per medewerker per project. De 100% betrouwbare gegevens kunnen bovendien direct in uw Backoffice verwerkt worden voor verloning, nacalculatie en betaling.
Voorbeeld: “Informatie per project” U heeft inzicht in de werkelijke tijdsbesteding per medewerker per project
Voorbeeld: “Ongevalregistratie”
140 120
Wanneer een medewerker een noodstop moet maken of er vindt een ongeval plaats, dan worden de laatste 30 seconden hieraan voorafgaand geregistreerd en getoond.
100 80
60
Ook het roekeloos remgedrag, waardoor er voor u extra reparatiekosten & onderhoudskosten in rekening worden gebracht, wordt hierdoor inzichtelijk
40 20 0 1
3
5
7
9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31
Rapportagevoorbeelden “Totaal rapporten”
“Rijstijl & verbruik analyse”
De factor "autokosten" omvat een cruciaal onderdeel van uw inzet om het maximale uit uw buitendienst te halen tegen de laagste kosten, zowel economisch als milieutechnisch. Op één kostenelement heeft u, in de praktijk, minder grip. Dat is het brandstofverbruik.
Door de relatie tussen brandstofverbruik, brandstofkosten en rijstijl niet alleen aan te tonen, maar ook nog eens vergelijkend binnen het wagenpark zichtbaar te maken aan alle medewerkers kunt u het brandstofverbruik belangrijk reduceren. In de praktijk levert dit kostenbesparingen tot wel 10% op. Eventueel brandstofmisbruik wordt eveneens direct inzichtelijk.
Middels FieldFuel kunt u aantoonbaar “Maatschappelijk Verantwoord” en “Groen” ondernemen.
Voorbeeld: “Reis- en werktijd” Geen oeverloze discussies meer over onduidelijke werkbonnen, urenstaten of papieren administratie die veel te veel tijd in beslag neemt. Door uw werkurenadministratie te baseren op de door ITmobile aangeboden feiten wint u motivatie, tijd en geld.
Rapportagevoorbeelden “Beheer Rapportages”
Voorbeeld: “Onderhoudsoverzicht wagenpark” Middels het onderhoudsoverzicht heeft u inzicht in de kilometerstanden en de onderhoudsbeurten van uw wagenpark
Voorbeeld: “Leasecontracten” In onderstaande rapportage kunt u zien dat de auto met het kenteken 36-ZD-NN op dit moment 141.200 km op de teller heeft staan. Volgens het leasecontract mag deze 150.000 km rijden tot 31 december 2010. Volgens de berekening zou dit voertuig vandaag op 140.273 km moeten zitten. Ze zit er dus 926 km boven.
Via “FieldMap” heeft u inzicht waar uw medewerkers/voertuigen zich bevinden. Tevens geeft de kleur aan of men momenteel rijdt (blauw), stilstaat (zwart), al 3 dagen stilstaat (rood) Indien rood dan krijgt u automatisch een bericht of dit correct is. Hierdoor houdt u 100% datagarantie.
Tevens kunt u via de “Locate by” functie een adres ingeven of een punt selecteren op de kaart U beseft dat elke klantvraag direct beantwoord moet worden, zeker de vraag: "Hoe laat zijn jullie hier?" Met Fieldlog weet u waar uw voertuigen zich bevinden, maar veel belangrijker, u weet wanneer uw medewerker bij de klant zal zijn.
Voorbeeld FieldExport Uiteraard kunt u ieder rapport exporteren naar ieder gewenst bestandsformaat. Tevens kunt u zich automatisch laten informeren door de software indien er gebeurtenissen plaatsvinden die voor u belangrijk zijn. Bijvoorbeeld de medewerkers die in het weekend hebben gereden met de voertuigen maar daar geen toestemming voor hebben.
Voorbeeld FieldPay Ook bij het vergoeden van de reistijd van uw medewerkers beseft u dat een eerlijke afhandeling op basis van niet beïnvloedbare feiten enerzijds de onderlinge verstandhoudingen versterkt en anderzijds van grote invloed is op uw kosten. Betalen naar wat men heeft gereisd, niet betalen voor gedurende werktijd gemaakte reistijd, vlotte afhandeling zonder daar een zwaar en kostbaar administratief apparaat voor nodig te hebben zijn stuk voor stuk zwaarwegende argumenten.
Voorbeeld FieldAlert Via FieldAlert ontvangt u waarschuwingen via sms of e-mail op het moment dat er iets met het voertuig gebeurt. Deze gebeurtenissen kunt u zelf instellen, bijvoorbeeld het in/uitgaan van bepaalde regio’s op de kaart of het overschrijden van de maximum snelheid.
Welk bedrijf bij u in de buurt maakt gebruik van onze diensten?
Enkele feiten waarom ITmobile een unieke meerwaarde biedt!
Feit 1:
Tijd is geld.
Feit 2:
Onze software filtert data op relevantie. Problemen worden aangereikt, u acteert proactief.
Feit 3:
U beschikt over op feiten gebaseerde management rapportages. Uw acties vinden directer plaats.
Feit 4:
Onze systemen zijn gebruikersvriendelijk. Uw investering wordt werkelijk benut.
Feit 5:
Uw wagenpark wordt effectiever ingezet. U doet meer met minder kilometers.
Feit 6:
Uw voertuigen worden ‘netter’ ingezet. U onderneemt aantoonbaar “groen”.
Feit 7:
Uw wagenpark wordt efficiënter ingezet. U spaart het milieu en op uw uitvoeringskosten.
Feit 8:
U beloont op basis van werkelijke reistijd- en werkuren. Transparantie en snelheid van verwerking.
Feit 9:
TÜV bekroont onze software met een TÜV-certificaat. Uw investering rendeert ook “morgen” nog.
Feit 10:
Uw smart mobility management start met 1 telefoontje: 0345 - 631171.
