Deze handleiding is geschikt voor gebruikers van Rekeningbeheren.nl en S4Dunning. Rekeningbeheren.nl is de basis applicatie voor het uitvoeren van acties in batches en kan worden gezien als de “lite” versie van S4Dunning. Voor een overzicht van verschil in functionaliteiten, verwijzen wij u graag naar onze website onder downloads. De handleiding behandelt alle functionaliteiten van S4Dunning en de er wordt aangegeven welke functies niet in Rekeningbeheren.nl beschikbaar zijn. Inloggen Ga naar https://rekeningbeheren.s4financials.com/site/login of https://s4dunning.s4financials.com/site/login en log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. De applicatie is in 5 talen beschikbaar en door de vlag van het land te selecteren schakelt de software over naar de gewenste taal.
Dashboard Na het inloggen wordt het dashboard getoond. Dit is tevens de home pagina van de software. Hierop wordt links n het scherm een aantal grote menu buttons verschijnen die op ieder scherm in de applicatie zichtbaar en hetzelfde zijn. Afhankelijk van de rechten die toegekend zijn aan de gebruiker, worden bepaalde menu knoppen wel of niet getoond en zijn functionaliteiten wel of niet beschikbaar. Het dashboard toont overzichtelijk een aantal grafieken en tabellen, waarin gefilterd kan worden op administratie, debiteuren profiel en gebruiker. Dit geeft in één oogopslag een beeld van de trends in de portefeuille op basis van de selectie. Daarnaast wordt een top 15 van debiteuren getoond die gesorteerd kan worden op openstaand bedrag, vervallen bedrag en totaal gefactureerd bedrag. Het overzicht onderaan het dashboard geeft aan hoeveel acties van welk type er per maand is uitgevoerd, waardoor ook daar een trend kan worden getoond over de gemaakte selectie.
Solutions for Financials B.V. | Postbus 137 | 1250 AC LAREN | T: +31 (0)35-539 55 60 | KvK.nr. 57735875 BTWnr. NL8527.12.807.B01 | IBAN NL19 RABO 0119 4606 45 | W:www.s4financials.nl | E:
[email protected]
Mijn Debiteuren Binnen het menu Mijn Debiteuren kan er gezocht worden naar debiteuren op verschillende manieren. Er kan gesorteerd worden op de kolommen en er kan gefilterd worden door in de zoekvelden een zoekargument te type. Verder zijn de kolommen binnen het scherm van volgorde te wijzigen door ze eenvoudig te slepen naar de gewenste positie en kunnen kolommen zichtbaar en onzichtbaar gemaakt worden. Dit kan worden aangepast door op het “tandwiel” rechts bovenin het scherm te klikken en vervolgens de kolom namen te (de-)selecteren. De software voorziet in het aanmaken van variabelen. Dit zijn gegevens die per opdrachtgever verschillen en toegevoegd kunnen worden aan de applicatie. Deze velden zijn dan ook beschikbaar tussen de kolom namen.
Debiteuren dashboard Na het selecteren van een debiteur door op het debiteur nummer te klikken, volgt het debiteuren dashboard. Hierin worden de details van de debiteur getoond, zoals NAW gegevens, een grafiek voor snel inzicht in betaalgedrag, openstaand en vervallen saldo. * Binnen Rekeningbeheren.nl ontbreekt de snelle actie Betalingsregeling.
Via de optie Snelle acties kan een betalingsregeling worden afgesproken met de debiteur. Een andere optie binnen de Snelle acties is een vordering uit handen geven aan uw incasso relatie. Bij deze acties zal er een email naar uw incasso relatie worden gestuurd met de verstuurde brieven en gemaakt notities als bijlage.
Via het debiteuren dashboard worden tevens de facturen getoond, waarbij eenvoudig de openstaande, betaalde of beide getoond kan worden. Verder kunnen op deze pagina notities worden toegevoegd en kunnen verstuurde documenten opnieuw bekeken worden. Het debiteuren dashboard geeft tot slot ook nog inzicht in het debiteuren traject dat van toepassing is op de geselecteerde debiteur en toont het verloop van de acties.
Notities Tijdens de opvolging van de acties en het contact leggen met debiteuren, zal er gebruik worden gemaakt van het notitie scherm. In het notitie scherm kunnen klachten geregistreerd worden, gespreksnotities worden vastgelegd en kan men ervoor kiezen om bijvoorbeeld bepaalde acties uit te stellen naar aanleiding van de geregistreerde notitie.
*Binnen S4Dunning is er een uitgebreide klachten module aanwezig, waarbij een standaard email kan worden aangemaakt die voor interne opvolging doorgestuurd kan worden. Deze optie is in Rekeningbeheren.nl niet aanwezig. Klachten kunnen wel worden vastgelegd en op basis daarvan een traject (tijdelijk) blokkeren.
Mijn acties Aan de hand van de debiteuren profielen en de aanmaan trajecten die zijn aangemaakt wordt berekend welke acties uitgevoerd dienen te worden per debiteur. Vanuit dit scherm kan eenvoudig een reeks acties geselecteerd en uitgevoerd worden. Verder kunnen er op iedere kolom filters en sorteringen worden aangebracht om de debiteuren nog even eenvoudig door te lopen voordat de acties definitief worden uitgevoerd. Wanneer een bepaalde actie toch niet uitgevoerd mag worden, kan deze uit het proces worden gehaald door de actie niet te selecteren, dan komt deze de volgende dag wel weer in beeld. Wanneer de actie een bepaalde periode niet in de lijst voor dient te komen, kan dit via een notitie of een blokkade op de factuur worden geregeld.
Mijn rapportages In de applicatie bestaat de mogelijkheid om gegevens in een Excel rapport te exporteren om daar vervolgens allerlei analyses op uit te voeren. Door een rapport te selecteren en te downloaden, verschijnt deze in de beschikbare rapportages en kan deze naar Excel worden geëxporteerd. Het aanmaken of wijzigen van rapporten wordt uitgelegd in het document Inrichting S4Dunning.
